ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
Н А К А З
13.07.2006 N 255
{ Наказ втратив чинність на підставі НаказуГоловного управління державної служби
N 356 ( v0356351-06 ) від 27.10.2006 }
Про затвердження Порядку підготовкиорганізаційних документів в Головному
управлінні державної служби України
та його територіальних органах
З метою приведення організації діяльності Головного
управління державної служби України та його територіальних органів
до вимог стандарту ДСТУ 9001:2001 Н А К А З У Ю:
1. Затвердити Порядок підготовки організаційних документів у
Головному управлінні державної служби України та його
територіальних органах (далі - Порядок), що додається.
2. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату та
керівникам територіальних управлінь державної служби Головного
управління державної служби України забезпечити неухильне
виконання вимог цього Порядку.
3. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату
Головного управління державної служби України до
25 липня 2006 року забезпечити приведення відповідних
організаційних документів у відповідність до вимог цього Порядку.
4. Управлінню організаційної роботи, документообігу та
контролю (Яцуба О.І.) ознайомити з цим наказом першого заступника,
заступників Начальника Головного управління державної служби
України, директора департаменту персоналу державних органів та
місцевого самоврядування, керівників структурних підрозділів
центрального апарату Головного управління державної служби України
та керівників територіальних управлінь державної служби Головного
управління державної служби України.
5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Начальник Головдержслужби Т.Мотренко
ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Головдержслужби
України
підготовки організаційних документів
в Головному управлінні державної служби України
та його територіальних органах
I. Загальні положення
Цей Порядок визначає правила підготовки організаційних
документів у Головному управлінні державної служби України та його
територіальних органах (далі - Головдержслужба та її територіальні
органи).
Порядок розроблено з метою приведення організації діяльності
Головдержслужби України та її територіальних органів до вимог
стандарту ДСТУ ISO 9001:2001.
Організаційні документи є правовою основою діяльності
Головдержслужби України та її територіальних органів, містять
положення, які ґрунтуються на нормах адміністративного права і є
обов'язковими для їх виконання державними службовцями.
Організаційні документи в Головдержслужбі України - це
документи, які закріплюють порядок здійснення процедур діяльності,
а також регулюють загальний порядок діяльності Головдержслужби
України та її територіальних органів або порядок їх діяльності
щодо виконання повноважень, віднесених до їхньої компетенції.
Порядок розроблено із врахуванням вимог: 1. Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003
(Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації,
затвердженої наказом Держспоживстандарту України від
7 квітня 2003 р. N 55 ( v0055609-03 ); 2. Системи управління якістю Головдержслужби України,
побудованої відповідно до ДСТУ ISO 9001:2001; 3. Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших
центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної
Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої
постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153
( 1153-97-п ); 4. Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик
посад державних службовців, затвердженого наказом Головдержслужби
України від 1 вересня 1999 р. N 65 ( v0065354-99 ) (із
доповненнями); 5. Тимчасового регламенту Головного управління державної
служби України та його територіальних органів, затвердженого
наказом Головного управління державної служби України від
13 березня 2006 р. N 72 ( v0072351-06 ).
Організаційні документи розробляються відповідно до
Конституції України ( 254к/96-ВР ), законів України, актів
Президента України, Кабінету Міністрів України та інших
нормативно-правових актів.
Територіальні органи Головдержслужби України забезпечують
організацію своєї діяльності відповідно до вимог, визначених
розробленими та затвердженими Головдержслужбою України
організаційними документами (крім положень про відділи та
посадових інструкцій).
Організаційні документи візуються (узгоджуються) з першим
заступником, заступниками Начальника Головдержслужби України
(відповідно до розподілу обов'язків), керівниками зацікавлених
структурних підрозділів, управлінням організаційно-аналітичного
забезпечення роботи керівника та кадрової роботи, а також у разі,
якщо документ потребує юридичної експертизи, юридичним
управлінням.
Організаційні документи в обов'язковому порядку проходять
процедуру затвердження залежно від виду документа.
Залежно від виду організаційні документи можуть
затверджуватися наказом Головдержслужби України (наказом
територіального органу), безпосередньо Начальником Головдержслужби
України (начальником територіального органу), першим заступником,
заступниками Начальника Головдержслужби України.
Датою організаційного документа є дата його затвердження.
Враховуючи термін дії, організаційні документи відносяться до
безстрокових: вони діють до їх відміни або до затвердження нових
(виняток складає штатний розпис, який розробляється і
затверджується щорічно).
У разі реорганізації Головдержслужби України та її
територіальних органів розробляються і затверджуються нові
організаційні документи.
Порядок внесення змін або їх перегляду залежить від виду
організаційних документів.
Розробку організаційних документів здійснюють структурні
підрозділи Головдержслужби України (територіальних органів) у
межах своєї компетенції.
У територіальних органах положення про відділи та посадові
інструкції візуються юрисконсультами.
II. Види організаційних документів.
До організаційних документів відносяться: положення,
інструкції, штатні розписи, регламенти, порядки, правила.
Положення
Положення - це підзаконний нормативно-правовий акт, який
встановлює структуру і функції будь-якого органу, визначає форми
та умови здійснення певної діяльності підприємств та установ, а
також їх структурних підрозділів (відділів, секторів).
Положення про територіальний орган розробляється
безпосередньо цим органом відповідно до Типового положення про
управління державної служби Головдержслужби України в Автономній
Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі,
затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від
5 липня 2004 р. N 842 ( 842-2004-п ).
Обов'язковими реквізитами положень є: найменування виду
документа, дата документа, заголовок до тексту, підпис, візи
узгодження документа, гриф затвердження.
Положення є: 1. Про структурні підрозділи організації (установи і т.д.),
наприклад: Положення про управління організаційної роботи,
документообігу та контролю Головного управління державної служби
України. 2. Положення про відділи та сектори у складі структурного
підрозділу організації (установи і т.д.), наприклад: Положення про
організаційний відділ управління організаційної роботи,
документообігу та контролю Головного управління державної служби
України; Положення про сектор кадрової роботи управління
організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та
кадрової роботи Головного управління державної служби України. 3. Положення про колегіальний або дорадчий орган організації
(установи і т.д.) Наприклад: Положення про колегію Головного
управління державної служби України ( v0004351-06 ).
Текст положення про структурний підрозділ (відділ, сектор)
включає наступні розділи: Загальні положення. Основні завдання. Функції. Структура. Права і обов'язки. Начальник управління. Взаємодія.
Загальні положення
У розділі вказуються повна офіційна назва структурного
підрозділу (відділу, сектору), чим керується структурний підрозділ
(відділ, сектор) у своїй діяльності, ким очолюється і кому
підпорядковується, здійснення планування роботи, порядок
призначення і звільнення з посади керівника структурного
підрозділу (відділу, сектору).
Основні завдання
У розділі зазначається перелік основних завдань, що
регламентують діяльність структурного підрозділу за
організаційно-юридичними ознаками та за змістом діяльності.
Функції
У розділі перераховуються функції, які виконує структурний
підрозділ (відділ, сектор) (облік, аналіз, створення банку даних,
участь у розробленні проектів організаційно-розпорядчих
документів, здійснення контролю, створення комісій для перевірки,
участь у підготовці та проведенні засідань, сприяє, готує, вносить
пропозиції і т.п.) для здійснення поставлених перед ним завдань.
Функції повинні повністю відображати специфіку діяльності
структурного підрозділу (відділу, сектору).
Структура
У розділі зазначається структура та штатна чисельність
структурного підрозділу (відділу, сектору) Головного управління
державної служби України.
Права і обов'язки
У розділі перераховуються права, якими може користуватись
структурний підрозділ (відділ, сектор) для здійснення своїх
повноважень при виконанні покладених на нього завдань та
обов'язків, що передбачають вимоги цих завдань.
Начальник управління
У розділі зазначаються обов'язки і права начальника
структурного підрозділу (відділу, сектору), а також, у разі
відсутності начальника структурного підрозділу (відділу, сектору),
хто виконує його обов'язки та несе відповідальність за виконання
покладених на підрозділ завдань.
Взаємодія
У розділі вказується перелік підрозділів і організацій з
якими взаємодіє структурний підрозділ (відділ, сектор) та з яких
питань.
Положення про структурні підрозділи центрального апарату
Головдержслужби України розробляються їх керівниками, погоджуються
із заступником Начальника Головдержслужби України (відповідно до
розподілу обов'язків), юридичним управлінням, управлінням
організаційної роботи, документообігу та контролю, управлінням
організаційно-аналітичного забезпечення керівника та кадрової
роботи і затверджуються Начальником Головдержслужби України.
У територіальних органах Головдержслужби України положення
про відділ розробляється його начальником відповідно до положення
про територіальний орган, погоджується із заступником начальника
територіального органу, юрисконсультом, затверджується начальником
територіального органу.
Обов'язковими реквізитами положення про структурний підрозділ
є: найменування виду документа, заголовок до тексту, підпис, візи
узгодження документа, гриф затвердження.
Інструкція
Інструкція - це організаційний документ, в якому визначаються
правила, які регулюють організаційні, науково-технічні,
технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності
установ, підприємств, їх підрозділів та служб, а також посадових
осіб або громадян.
Інструкції є: 1. Інструкції, що регулюють організаційні питання діяльності,
наприклад: Інструкція з діловодства Головдержслужби України
( v0065351-00 ), посадові інструкції та інше 2. Інструкції, що регулюють технічні, фінансові та ін.
сторони діяльності, наприклад: Інструкція з питань охорони праці.
Інструкції видаються також для роз'яснення і визначення
порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів
(наприклад, наказів).
Текст інструкції починається, як правило, розділом "Загальні
положення", в якому вказуються мета її видання, сфера
застосування, порядок використання та інші відомості загального
характеру.
Інструкція є документом постійної або тривалої дії (до заміни
новою).
Текст інструкції носить вказівний характер, тут вживаються
формулювання із імперативами "повинен", "слід", "необхідно", "має
право", "не дозволяється", і т.д. Заголовок інструкції має чітко
окреслювати коло питань, об'єктів чи осіб, на які розповсюджуються
її вимоги, наприклад: "Інструкція з діловодства Головдержслужби
України" ( v0065351-00 ), "Посадова інструкція головного
спеціаліста".
Текст інструкції подається від третьої особи (наприклад:
"Керівники підрозділів систематично аналізують, узагальнюють заяви
громадян") або в безособовій формі (наприклад: "Резолюція
підписується і формулюється").
Інструкція затверджується наказом Головдержслужби України.
При затвердженні інструкції наказом встановлюється початок дії
інструкції, перераховуються необхідні організаційні заходи,
зазначаються відповідальні виконавці.
Посадова інструкція
Посадова інструкція - документ, що видається з метою
регламентації організаційно-правового статусу працівника, його
конкретних завдань та обов'язків, прав, відповідальності,
забезпечує умови для його ефективної роботи.
Посадова інструкція розробляється керівниками персонально на
кожного працівника відділу (сектору) у складі структурного
підрозділу відповідно до положення про них.
У посадовій інструкції мають бути чітко окреслені місце та
роль державного службовця в діяльності підрозділу, межі його
повноважень та відповідальності.
Підготовка та періодичне уточнення посадових інструкцій мають
забезпечувати раціональний розподіл та необхідну кооперацію праці
державних службовців при виконанні завдань та функцій відповідного
підрозділу.
Як інструмент для оцінки результатів діяльності, посадові
інструкції використовуються при атестації фахівців, посадових
переміщеннях, формуванні резерву, висуненні на керівні посади,
заохоченні.
Посадові інструкції можуть бути типовими і конкретними.
Типові посадові інструкції розробляються для однотипних
організацій і структурних підрозділів.
При розробці посадових інструкцій необхідно забезпечити
єдиний підхід до їх побудови, формулювання змісту розділів,
послідовності їх викладу. При цьому вони повинні відображати все
коло посадових обов'язків, повноважень і відповідальності
працівника, мати чіткі й короткі формулювання, бути гнучкими й
динамічними.
Посадові обов'язки керівників структурних підрозділів
центрального апарату Головдержслужби України (територіальних
органів) визначаються в їх положеннях, а працівників - у посадових
інструкціях, що розробляються згідно вимог, визначених у Довіднику
типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних
службовців, затвердженого наказом Головного управління державної
служби України від 1 вересня 1999 р. N 65 ( v0065354-99 ) (із
доповненнями) та відповідно до Положень про відділи (сектори) у
складі структурних підрозділів центрального апарату
Головдержслужби України та її територіальних органів.
Посадові інструкції працівників структурних підрозділів
центрального апарату Головдержслужби України готуються
начальниками відділів (секторів) відповідних структурних
підрозділів і затверджуються заступниками Начальника
Головдержслужби України (відповідно до розподілу обов'язків).
Посадові інструкції працівників відділів (секторів) у складі
територіальних органів готуються їх керівниками і затверджуються
начальником територіального органу.
Посадові інструкції готуються у двох примірниках, один з яких
зберігається у секторі кадрової роботи (оригінал), а другий - у
начальників відповідних підрозділів (територіальних органів).
Державному службовцю видається під розписку копія посадової
інструкції.
Текст посадової інструкції, як правило, складається з
наступних розділів: Загальні положення. Завдання та обов'язки. Права. Відповідальність. Взамодія.
У правому куті першої сторінки інструкції розташовується
слово "Затверджено", вказуються посада керівника, ініціали та
прізвище, підпис керівника про її затвердження, а також дата
затвердження.
У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва
посади та структурного підрозділу, а також прізвище, ім'я, по
батькові працівника.
Загальні положення
Розділ включає: - найменування посади з зазначенням структурного підрозділу; - підпорядкованість працівника (вказується посадова особа,
якій безпосередньо підпорядковується працівник); - основну мету діяльності працівника (наприклад: "Забезпечує
організацію засідань Колегії"); - порядок призначення на посаду та припинення виконання
посадових обов'язків; - перелік нормативних, методичних та інших документів, якими
керується працівник, що займає дану посаду; - кваліфікаційні вимоги (рівень освітньої підготовки, рівень
кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, відповідний
стаж державної служби, інші вимоги); - вимоги до спеціальних знань і навичок (зазначається, що
працівник повинен вміти працювати на комп'ютері та знати програмні
засоби, знати законодавство з питань охорони праці, правила
техніки безпеки та пожежної безпеки, гігієни праці).
У цьому ж розділі рекомендується мати пункт про те, кого
відповідальний працівник заміщує на час відсутності у зв'язку з
відпусткою, хворобою та іншими причинами, а також хто заміщує
його.
Завдання та обов'язки
У розділі встановлюється конкретний зміст діяльності
працівника, зокрема зазначається: - відносно самостійна ділянка роботи відповідно до положення
про підрозділ. Ділянка роботи може визначатися або тематично, або
шляхом виділення групи питань з відповідних напрямів, або
закріпленням за працівником переліку самостійних питань; - перелік видів робіт, з яких складаються функції, що
виконуються. При встановленні видів робіт слід визначати їх за
організаційно-юридичними ознаками (здійснює, організовує,
розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує
тощо);
Завдання та обов'язки працівника мають відповідати завданням
і функціям підрозділу та вимогам професійно-кваліфікаційної
характеристики відповідної посади.
При переліку обов'язків їх слід розбити на групи: - обов'язки з розробки, підготовки або участі в складанні
документів з конкретних питань, що знаходяться в компетенції
працівника (наказів, інструкцій і т.п.); - обов'язки зі своєчасного і якісного збору, обробки, аналізу
і використанню інформації (узагальнень, звітів, правок, усної
інформації і т.п.); - обов'язки з використання працівником організаційних,
методичних, інструкторських, контрольно-інспекційних та інших форм
роботи (виїзди на місця, скликання нарад або участь у них,
проведення семінарів, консультацій, т.п.); - обов'язки з дотримання термінів виконання конкретних
завдань.
Також у цьому розділі зазначається, що працівник зобов'язаний
дотримуватись правил внутрішнього трудового розпорядку. Виконує
інші доручення керівника відділу, начальника управління.
Права
У розділі визначаються засоби, за допомогою яких працівник
має забезпечувати у процесі своєї діяльності виконання покладених
на нього завдань та обов'язків. Наприклад, вносити пропозиції
керівнику з відповідних питань та покращення роботи, приймати
певні рішення, узгоджувати проекти документів, підписувати у межах
своєї компетенції окремі документи, виконувати обов'язки
представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах
і проводити їх, проводити у межах своєї компетенції перевірки,
готувати інформаційні матеріали, отримувати необхідну для
виконання своїх завдань та функцій інформацію від відповідних
установ і підрозділів, долучати до роботи фахівців, необхідних для
виконання поставленого завдання.
Відповідальність
У розділі зазначаються критерії оцінки роботи і ступінь
персональної відповідальності працівника. Критеріями оцінки є
об'єктивні показники, що характеризують якість і своєчасність
виконання роботи, використання наданих прав.
Державний службовець несе відповідальність за неякісне або
несвоєчасне виконання посадових завдань та обов'язків,
бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення норм
етики поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних з
прийняттям на державну службу та її проходженням.
Взаємодія
У розділі зазначається від кого, в які терміни і яку
інформацію одержує працівник; кому, яку і в які терміни
представляє; з ким погоджує проекти документів, що готуються; з
ким спільно готує документи, а також розглядаються інші питання
інформаційних взаємозв'язків працівника з підрозділами, особами,
організаціями.
Посадову інструкцію підписує керівник структурного
підрозділу, керівник відділу (сектору) у складі структурного
підрозділу.
Датою введення в дію посадової інструкції є дата її
затвердження.
Після затвердження посадова інструкція передається
працівнику, який проставляє на ній: "З інструкцією ознайомлений",
дата, підпис.
Обов'язковими реквізитами посадової інструкції є:
найменування організації, дата, номер документа, заголовок до
тексту, візи узгодження, підпис, гриф затвердження.
Посадові інструкції повинні бути замінені і наново
затверджені в наступних випадках: - при зміні назви установи, (організації, підприємства) або
структурного підрозділу; - при зміні назви посади; при звільненні колишнього
працівника і заміні його іншим.
Розподіл посадових обов'язків між заступниками Начальника
Головдержслужби України встановлюється розпорядчим документом -
наказом Головдержслужби України, який готується юридичним
управлінням.
Регламенти
Регламент - організаційний документ, що встановлює порядок
організації діяльності установи, колегіального або дорадчого
органу.
Види: 1. Регламент організації, установи підприємства і т.д.,
наприклад: Тимчасовий регламент Головного управління державної
служби України та її територіальних органів ( v0072351-06 ). 2. Регламент діяльності колегіального або дорадчого органу,
наприклад: Регламент підготовки та проведення засідань колегії
Головного управління державної служби України ( v0004351-06 ).
Регламенти готуються структурними підрозділами в межах
компетенції, візуються всіма структурними підрозділами
Головдержслужби України, заступниками Начальника Головдержслужби
України та затверджуються Начальником Головдержслужби України.
Обов'язковими реквізитами регламенту є: вид документа, дата,
номер документа, заголовок до тексту, візи узгодження документа,
підпис, гриф затвердження.
Порядки
Порядок - це організаційний документ, який відповідно до
встановлених вимог, правил і норм визначає чітку послідовність дій
певного процесу, із зазначенням способів та методів його
використання, форми та умови здійснення певної діяльності.
Порядки готуються структурними підрозділами в межах
компетенції і візуються, першим заступником, заступниками
Начальника Головдержслужби України, а також юридичною службою,
управлінням організаційно-аналітичного забезпечення роботи
керівника та кадрової роботи, зацікавленими структурними
підрозділами. Затверджуються порядки Начальником Головдержслужби
України.
Наприклад: Порядок підготовки та проведення нарад в
Головдержслужбі України.
Правила
Правила - це різновид підзаконних нормативно-правових актів,
які приймаються (затверджуються) в установленому порядку
компетентними державними органами або посадовими особами з метою
встановлення єдиного здійснення певної діяльності чи окремих дій,
єдиних вимог до поведінки учасників правовідносин у відповідній
сфері. Характерною особливістю правил є регулювання ними
обмеженого кола суспільних відносин, але з великим ступенем
деталізації юридичних, організаційних та інших приписів (вимог).
До правил належать службові документи організаційного
характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що
регламентують певний порядок певних дій, поведінки. Розрізняють,
наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, підготовки
документальних матеріалів до здачі в архів, правила експлуатації
приладів і т.п.
Правила готуються структурними підрозділами в межах
компетенції, візуються усіма зацікавленими сторонами і
затверджуються Начальником Головдержслужби України.
Штатний розпис
Штатний розпис - це перелік посад в установі (організації) із
зазначенням їх кількості і розмірів посадових окладів.
Штатний розпис застосовується для оформлення структури,
штатного складу і штатної чисельності організації відповідно до її
статуту (положення) і містить перелік структурних підрозділів,
найменування посад, спеціальностей, професій із вказівкою
кваліфікації.
Штатний розпис візується керівниками підрозділів,
підписується завідувачем сектору кадрової роботи і начальником
фінансово-бюджетного відділу.
Штатний розпис центрального апарату, кошторис видатків
Головдержслужби України затверджує Начальник Головдержслужби
України, підпис якого скріплюється гербовою печаткою із
зазначенням дати, за погодженням з Міністерством фінансів України.
Штатні розписи, чисельність працівників і кошториси видатків
територіальних органів Головдержслужби України затверджує
Начальник Головдержслужби України.
Зміни до штатного розпису вносяться наказом Головдержслужби
України "Про внесення змін до штатного розпису".
Управління організаційної роботи,
документообігу та контролю
Організаційний відділ
-
скопійовано
-
-
