ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
Н А К А З
09.08.2010 N 219
Про затвердження Порядку підготовкита проведення нарад
в режимі відеоконференції
З метою запровадження у Головдержслужбі проведення нарад
в режимі відеоконференції Н А К А З У Ю:
1. Затвердити Порядок підготовки та проведення нарад в режимі
відеоконференцій з використанням технологій IP-телефонії
у Головдержслужбі (додається).
2. Затвердити Інструкцію з встановлення, підключення
та використання системи трансляції зображення робочого столу
(додається) ( va219351-10 ).
3. Затвердити Пам'ятку учасника наради, що проводиться
у режимі відеоконференції з використанням технологій IP-телефонії
(додається).
4. Адміністративно-фінансовому департаменту: - привести Порядок підготовки та проведення нарад
в Головдержслужбі, затверджений наказом Головдержслужби
від 06.08.2008 року N 219 ( v0219351-08 ), у відповідність до
цього наказу; - забезпечити оприлюднення цього наказу на офіційному
веб-сайті Головдержслужби; - ознайомити з цим наказом заступників Начальника
Головдержслужби, директора Центру адаптації державної служби до
стандартів Європейського Союзу, директора Школи вищого корпусу
державної служби, керівників структурних підрозділів
та територіальних органів Головдержслужби.
5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
В.о. Начальника Головдержслужби В.Ткач
ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Головдержслужби
України
підготовки та проведення нарад
в режимі відеоконференцій
у Головдержслужбі
1. Цей Порядок визначає особливості організаційних заходів
щодо підготовки та проведення нарад, які пов'язані з використанням
відеоконференцій на базі технологій IP-телефонії (далі -
відеонарада) в Головному управлінні державної служби (далі -
Головдержслужба) за участю працівників центрального апарату,
підвідомчих установ та територіальних органів Головдержслужби.
2. Загальні питання організаційного забезпечення нарад, які
проводяться в режимі відеоконференції, та контроль за виконанням
рішень, прийнятих на цих нарадах, здійснюється відповідно до
Інструкції з діловодства Головного управління державної служби
України, затвердженої наказом Головдержслужби від 20.07.2006 року
N 262 ( v0262351-06 ), та наказу Головдержслужби від 06.08.2008
року N 219 ( v0219351-08 ) "Про затвердження нової редакції
Порядку підготовки та проведення нарад в Головдержслужбі України".
3. Технічний супровід відеонарад здійснюється департаментом
модернізації державної служби. Технічний супровід включає: - технічне планування відеонаради в системі IP-телефонії
(далі - Система) на зазначений час; - налаштування технічних параметрів відеонаради; - введення у Систему списку учасників відеонаради; - налаштування технічних параметрів відеонаради для кожного
учасника; - направлення електронних листів-повідомлень на відеонараду.
4. Відповідальний підрозділ за організацію наради, яка
проводиться в режимі відеоконференції: - розміщує сформований пакет матеріалів до відеонаради на
внутрішньому веб-сайті Головдержслужби у розділі "Матеріали до
відеонарад" відповідно до термінів, зазначених наказом
Головдержслужби від 06.08.2008 року N 219 ( v0219351-08 ) "Про
затвердження нової редакції Порядку підготовки та проведення нарад
в Головдержслужбі України", та одночасно направляє учасникам
відеонаради від територіальних органів Головдержслужби засобами
електронної пошти; - подає до департаменту модернізації державної служби, не
пізніше ніж за 1 робочий день до дня проведення відеонаради,
інформацію щодо теми, часу проведення та складу учасників
відеонаради.
5. Дії учасників відеонаради: - прийняти виклик на IP-телефон за 10 хвилин до зазначеного
часу початку відеонаради. Такий виклик на IP-телефон надходить до
всіх учасників, окрім головуючого для перевірки стану технічної
готовності; - увійти до системи трансляції зображення робочого столу
(далі - конференцклієнт) за 5 хвилин до зазначеного часу початку
відеонаради, що надає змогу демонструвати підготовані
мультимедійні матеріали та переглядати їх під час демонстрації
іншим учасникам відеонаради.
6. Місцем проведення відеонаради є власне постійне робоче
місце учасника, за яким закріплений статичний номер IP-телефону.
7. Учасникам відеонаради забороняється: - мати при собі увімкнений мобільний телефон або
використовувати його; - відповідати на паралельні дзвінки IP-телефону та інших
стаціонарних телефонів; - розмовляти зі сторонніми; - закривати об'єктив веб-камери.
8. Головуючий відкриває та закриває засідання відеонаради,
надає слово учасникам відеонаради, що доповідають з питань порядку
денного, надає слово для пропозицій, реплік та оголошень.
9. Учасник відеонаради має змогу просити слово за допомогою
функції "чату", що вбудована в систему конференцклієнта.
10. Під час проведення відеонаради необхідно керуватися
інструкцією-пам'яткою для учасників відеонаради (додається).
ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Головдержслужби
України
з встановлення, підключення
та використання системи трансляції
зображення робочого столу
( va219351-10 )
ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Головдержслужби
України
учасника наради у режимі відеоконференції
з використанням технологій IP-телефонії
(перед початком кожної відеонарадиобов'язково прочитати)
1. Перед початком відеонаради необхідно: - перевести у беззвучний режим мобільні та всі інші телефони; - попередити співробітників про нараду та забезпечити тишу
у приміщенні; - відкоригувати положення відеокамери для досягнення високої
якості зображення.
2. За 10 хвилин до відеонаради: при надходженні виклику із номеру, що починається на 61ХХ,
необхідно підняти та утримувати слухавку (або ввімкнути IP-телефон
в режимі гучного зв'язку, при цьому необхідно вимкнути мікрофон,
який вмикається лише у випадку надання слова); - якщо Учасник не встиг підняти слухавку, необхідно набрати
на IP-телефоні номер конференції (вказаний в листі-повідомленні -
61ХХ). - при піднятті слухавки не говоріть "Алло", тому що виклик
здійснюється автоматично в режимі автодозвону.
3. За 5 хвилин до відеонаради: - перейти в Internet Explorer за посиланням, що міститься
в листі-повідомленні (наприклад http://10.0.0.16/cuvm?ID=61ХХ); - відкрити документи або мультимедійні матеріали, що будуть
використовуватися в процесі відеонаради; - закрити всі програми, що не будуть використовуватися під
час відеонаради.
4. Головуючий веде відеонараду та надає слово учасникам
відповідно до порядку денного.
5. Попросити слово можливо за допомогою функції "Чат", що
вбудована в систему конференцклієнта.
6. Під час наради потрібно: - говорити виключно з дозволу Головуючого, спочатку необхідно
представитися, чітко промовивши свою посаду, прізвище, ім'я
та по батькові; - не робити швидких рухів перед веб-камерою.
7. Можлива відсутність Вашого зображення на екрані монітору
серед учасників відеонаради зумовлена технічними обмеженнями
Системи. У разі надання Вам слова Ваше зображення автоматично
з'явиться на екрані монітору.
8. Якщо з будь-яких причин аудіозв'язок перервався, покладіть
слухавку та наберіть номер конференції для продовження сеансу.
В разі такого підключення підпис зображення учасника відеонаради
на екрані монітору відображується латиницею внаслідок технічних
особливостей Системи.
-
скопійовано
-
