open Про систему
Попередня
                             
                             
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
Н А К А З
20.07.2006 N 262

Про затвердження Інструкції

з діловодства Головдержслужби України
{ Із змінами, внесеними згідно з Наказами Головного

управління державної служби

N 37 ( v0037351-07 ) від 08.02.2007

N 46 ( v0046351-07 ) від 12.02.2007

N 166 ( v0166351-07 ) від 13.06.2007

N 170 ( v0170351-07 ) від 18.06.2007

N 126 ( v0126351-08 ) від 14.05.2008

N 205 ( v0205351-08 ) від 22.07.2008

N 264 ( v0264351-08 ) від 01.10.2008

N 303 ( v0303351-08 ) від 31.10.2008

N 314 ( v0314351-08 ) від 06.11.2008

N 324 ( v0324351-08 ) від 11.11.2008

N 384 ( v0384351-08 ) від 31.12.2008

N 80 ( v0080351-09 ) від 20.03.2009

N 134 ( v0134351-09 ) від 30.04.2009

N 246 ( v0246351-09 ) від 16.09.2009

N 366 ( v0366351-09 ) від 01.12.2009

N 400 ( v0400351-09 ) від 25.12.2009

N 199 ( v0199351-10 ) від 15.07.2010 }
{ У тексті Наказу та Інструкції з назви управління

організаційної роботи, стратегічного планування,

документообігу та контролю вилучено слова

"стратегічного планування" на підставі Наказу

Головного управління державної служби N 126

( v0126351-08 ) від 14.05.2008 }

З метою приведення діловодства у центральному апараті,
управліннях державної служби Головного управління державної служби
України в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та
Севастополі та Центрі сприяння інституційному розвитку державної
служби до вимог системи управління якістю Головдержслужби України
ДСТУ ISO 9001-2001, уніфікованої системи організаційно-розпорядчої
документації державної уніфікованої системи документації
Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003, Регламенту
Головного управління державної служби України та його
територіальних органів, затвердженого наказом Головдержслужби від
26.03.2008 N 71 ( v0071351-08 ), Порядку підготовки організаційних
документів в Головному управлінні державної служби України та його
територіальних органах, затвердженого наказом Головдержслужби
України від 13.07.2006 N 255 ( v0255351-06 ), враховуючи
результати внутрішнього аудиту та необхідність внесення
відповідних змін у здійснення контролю та діловодства
Головдержслужби України, Н А К А З У Ю: Преамбула із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного
управління державної служби N 126 ( v0126351-08 ) від 14.05.2008 }
1. Затвердити Інструкцію з діловодства Головного управління
державної служби України (далі - Головдержслужба України)
(додається).
2. Першому заступнику, заступникам Начальника Головдержслужби
України, керівникам структурних підрозділів, начальникам управлінь
державної служби Головдержслужби України в Автономній Республіці
Крим, областях, мм. Києві та Севастополі, директору Центру
сприяння інституційному розвитку державної служби: забезпечити неухильне дотримання вимог зазначеної Інструкції; привести у відповідність до вимог Інструкції з діловодства
Головдержслужби України та Номенклатури справ Головдержслужби
України індексацію документів.
3. Управління організаційної роботи, документообігу та
контролю (Яцуба О.І.) у тижневий термін ознайомити з цим наказом
першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби
України, керівників структурних підрозділів, начальників управлінь
державної служби Головдержслужби України в Автономній Республіці
Крим, областях, мм. Києві та Севастополі, директора Центру
сприяння інституційному розвитку державної служби. Пункт 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного
управління державної служби N 37 ( v0037351-07 ) від 08.02.2007 }
4. Наказ Головдержслужби України від 01.03.2004 N 39
(із змінами і доповненнями, внесеними наказами Головдержслужби
України від 17.02.2005 N 56, від 31.03.2005 N 74, від 17.10.2005
N 247 та від 23.06.2005 N 160) вважати таким, що втратив чинність.
5. Контроль за виконанням наказу покласти на першого
заступника Начальника Головдержслужби України Ткача В.Д. Пункт 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного
управління державної служби N 324 ( v0324351-08 ) від 11.11.2008 }
Начальник Головдержслужби Т.Мотренко

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головдержслужби

України

20.07.2006 N 262

ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА

Головного управління державної служби України
{ По тексту Інструкції внесено зміни у назву управління

організаційної роботи, документообігу та контролю,

додавши після слова "роботи" слова "стратегічного

планування" згідно з Наказом Головного управління

державної служби N 37 ( v0037351-07 ) від 08.02.2007 }
1. Загальні положення
1.1. Інструкція з діловодства Головного управління державної
служби України (далі - Інструкція) встановлює загальні правила
документування управлінської діяльності Головного управління
державної служби України (далі - Головдержслужба України),
управлінь державної служби Головного управління, державної служби
в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі
(далі - управління державної служби Головдержслужби України) та
Центру сприяння інституційному розвитку державної служби
(далі - Центр) і регламентує порядок роботи з документами з
моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі
в архів. Вимоги; Інструкції обов'язкові для виконання усіма
працівниками центрального апарату Головдержслужби України,
управлінь державної служби Головдержслужби України та Центру.
1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального
діловодства, її положення поширюються на всю службову
документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних
комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки
документальної інформації повинні відповідати вимогам державних
стандартів та цієї Інструкції. Записи (протоколи) є документами особливого типу (наприклад:
листи, звернення, протоколи, акти, плани-графіки, журнали
реєстрації). Вони повинні бути доступними, легкими для читання та
ідентифікації. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з
обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян
визначається спеціальними нормативно-правовими актами.
1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо
порядку здійснення діловодних процесів в Головдержслужбі України
розроблені відповідно до Примірної інструкції з діловодства у
міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді
міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої
влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від
17.10.97 N 1153 ( 1153-97-п ), зі змінами, внесеними постановою
Кабінету Міністрів України від 28.07.2003 N 1173 ( 1173-2003-п ),
а також вимог системи управління якістю Головдержслужби України
ДСТУ ISO 9001-2001, уніфікованої системи організаційно-розпорядчої
документації державної уніфікованої системи документації
Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003, з урахуванням
вимог Регламенту Головного управління державної служби України та
його територіальних органів, затвердженого наказом Головдержслужби
від 26.03.2008 N 71 ( v0071351-08 ), Порядку підготовки
організаційних документів у Головному управлінні державної служби
України та його територіальних органах, затвердженого наказом
Головдержслужби України від 13.07.2006 N 255 ( v0255351-06 ). Пункт 1.3 розділу 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом
Головного управління державної служби N 126 ( v0126351-08 ) від
14.05.2008 }
1.4. Ведення діловодства покладається на відділ організації
документообігу управління організаційної роботи, документообігу та
контролю (далі - ВОД). У Центрі та управліннях державної служби Головдержслужби
України, в яких за штатним розписом не передбачено посади
працівника з діловодства, ця робота покладається на уповноважену
особу - відповідального за здійснення поточного контролю та
діловодства. Порядок ведення діловодства відповідальними за здійснення
поточного контролю та діловодства, їх функції, обов'язки, права та
відповідальність визначено Типовою інструкцією відповідального за
здійснення поточного контролю та діловодства, затвердженою наказом
Головдержслужби України від 24.09.2007 N 254 ( v0254351-07 ).
{ Абзац третій пункту 1.4 розділу 1 із змінами, внесеними згідно з
Наказом Головного управління державної служби N 126
( v0126351-08 ) від 14.05.2008 } Загальне керівництво та координація діяльності щодо ведення
діловодства покладається на начальника управління організаційної
роботи, документообігу та контролю.
1.5. Здійснення контролю за дотриманням порядку
документообігу в центральному апараті Головдержслужби України
покладається на першого заступника Начальника Головдержслужби
України.
1.6. Перший заступник Начальника Головдержслужби України в
межах наданих йому прав зобов'язаний: здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для
виконання актів законодавства, доручень Президента України,
Прем'єр-міністра України; вживати необхідних заходів щодо скорочення службового
листування; не допускати вимагання від органів державної влади, органів
місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій
різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених
нормативно-правовими актами, якщо це не викликане службовою
необхідністю; забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства; всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації
діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення ВОД
сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і
локальними обчислювальними мережами на базі ПК; забезпечувати організацію навчання працівників, задіяних у
процесі документообігу центрального апарату Головдержслужби
України, Центру та управлінь державної служби Головдержслужби
України для підвищення кваліфікації; здійснювати контроль за обов'язковим дотриманням у
центральному апараті Головдержслужби України, Центрі та
управліннях державної служби Головдержслужби України вимог щодо
складання, оформлення документів і організації діловодних
процесів, передбачених ДСТУ 9001-2001 та цією Інструкцією.
1.7. У разі звільнення працівника, а також у разі його
відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин, усі
не виконані, не закриті до справи та не передані до архіву
документи за вказівкою його безпосереднього керівника передаються
особі, що його заміщає, з відповідною відміткою у письмовій формі.
1.8. Центральний апарат, Центр та управління державної служби
Головдержслужби України здійснюють діловодство, ведуть
документацію і листування між собою державною мовою.
2. Документування управлінської діяльності
2.1. Документування управлінської діяльності полягає у
фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних
носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
2.2. Управлінська діяльність Головдержслужби України
здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Підставами для
цього є Конституція ( 254к/96-ВР ) і закони України, постанови
Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України,
постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, а також
відповідним Положенням. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів
органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням
найменування цих документів, дат, номерів і заголовків. З питань,
що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних
установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.
2.3. Розпорядчі документи, що надходять до Головдержслужби
України від органів вищого рівня, доводяться до Центру, управлінь
державної служби Головдержслужби України. Головдержслужба України має право розсилати ксерокопії
документів органів вищого рівня зазначеним управлінням та Центру
разом із супровідним листом.
2.4. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються
колегіальними органами, на зборах, засіданнях, нарадах фіксуються
у протоколах. Протоколи оформлюються на підставі записів і
стенограм, зроблених у ході засідань.
2.5. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців,
Центру і управлінь державної служби Головдержслужби України шляхом
надсилання їм відповідних рішень.
2.6. Головдержслужба України під час здійснення оперативних
зв'язків з управліннями державної служби Головдержслужби України,
іншими установами та організаціями, окремими громадянами надсилає
листи (зразки листів наведені у додатках 1-4). Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або
важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні
роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести
інструктування тощо.
2.7. Внутрішнє листування між структурними підрозділами у
Головдержслужбі України здійснюється у формі службових записок
(додаток 5). Службові записки, які готуються структурними підрозділами
разом з відповідними дорученнями Начальника Головдержслужби
України або особи, яка офіційно виконує його обов'язки,
передаються для виконання через ВОД.
2.8. Якщо службовий документ потребує негайного виконання,
передача тексту документа може здійснюватися електронною поштою,
по телефону, телеграфу або телефаксу.
2.9. Затвердження розпорядчих документів і змін до них
здійснюється наказами Головдержслужби України відповідно до
Регламенту Головного управління державної служби України та його
територіальних органів ( v0071351-08 ). { Абзац перший пункту 2.9
розділу 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного
управління державної служби N 126 ( v0126351-08 ) від 14.05.2008 } Оригінал документа після його затвердження є контрольним
примірником, який зберігається у ВОД (зразок наказу - у
додатку 6). При внесенні істотних чи численних змін може бути прийняте
рішення про заміну документа. У новій версії документа відображаються усі зміни, внесені до
попередньої версії.
3. Порядок проходження документів
3.1. Порядок прийому документів 3.1.1. Усі документи, що надходять до Головдержслужби
України, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються
централізовано у ВОД, а у неробочий час - відділом
організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника
управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи
керівника та кадрової роботи. 3.1.2 Документи можуть надходити до ВОД через: поштову скриньку, що розташована на першому поверсі
адміністративного будинку Головдержслужби; поштовий зв'язок; доставлення документів кур'єрською або фельд'єгерською
службами; громадську приймальну або приймальну Начальника
Головдержслужби; електронну пошту Головного управління державної служби
України - електронні документи, підписані електронним цифровим
підписом; { Підпункт 3.1.2 пункту 3.1 розділу 3 доповнено абзацом
згідно з Наказом Головного управління державної служби N 246
( v0246351-09 ) від 16.09.2009 } урядову телефонну "гарячу лінію". { Підпункт 3.1.2 пункту 3.1
розділу 3 доповнено абзацом згідно з Наказом Головного управління
державної служби N 246 ( v0246351-09 ) від 16.09.2009 } Категорично забороняється працівникам ВОД та інших
структурних підрозділів Головдержслужби отримувати від працівників
інших державних органів, підприємств, установ і організацій
документи, доставлені до Головдержслужби нарочно. Забороняється реєструвати електронні документи, які надійшли
на адресу Головдержслужби України електронною поштою, без
вкладення електронного цифрового підпису (не підписані електронним
цифровим підписом). { Підпункт 3.1.2 пункту 3.1 розділу 3
доповнено абзацом згідно з Наказом Головного управління державної
служби N 246 ( v0246351-09 ) від 16.09.2009 } Підрозділ 3.1 доповнено новим пунктом 3.1.2 згідно з Наказом
Головного управління державної служби N 37 ( v0037351-07 ) від
08.02.2007 } 3.1.3. У ВОД розкриваються усі конверти, за винятком тих, що
мають напис "особисто". У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому
реєстрі та на конверті. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли
лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час
відправлення та одержання документа, або коли у конверті відсутні
окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів
номерам на конверті. 3.1.4. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені,
засвідчені відтворенням підпису за допомогою сканера чи
копіювальної техніки - крім масової розсилки), пошкоджені або
надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або
пересилаються адресатові. Документи з факсимільним відтворенням підписів осіб,
відповіді яким надаються за підписом Начальника Головдержслужби
України, передаються без попередньої реєстрації до управління
організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та
кадрової роботи для доповіді Начальникові Головдержслужби України.
3.2. Порядок реєстрації документів 3.2.1. Реєстрація документа - це фіксація факту створення або
надходження документа шляхом позначення на ньому умовного
реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах
необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх
обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної
в документах інформації. Під час реєстрації документа надається умовне позначення -
реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в
межах групи документів, що реєструються, та може доповнюватися
індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності,
кореспондентами тощо. Індексами наказів, протоколів засідань колегій, службових
записок є їхні реєстраційні номери, які присвоюються окремо
кожному виду документів у межах календарного року. Нумерація ведеться арабськими цифрами і щороку починається з
N 1. Облік перелічених видів документів ведеться в окремих
журналах. Доведення змісту розпорядчих документів під розпис
безпосереднім виконавцям забезпечує ВОД. 3.2.2. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку,
виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові,
звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) - як
ті, що створюються і використовуються в Головдержслужбі України,
так і ті, що надходять від інших установ і громадян, а також
документи, які надходять на електронну пошту Головдержслужби
України та на урядову телефонну "гарячу лінію". { Абзац перший
підпункту 3.2.2 пункту 3.2 розділу 3 із змінами, внесеними згідно
з Наказом Головного управління державної служби N 246
( v0246351-09 ) від 16.09.2009 } Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні)
документи, так і створені за допомогою ПК. Перелік документів, що не підлягають реєстрації у ВОД,
наведено у додатку 7. 3.2.3. Документи реєструються у межах груп залежно від виду,
автора і змісту. Окремо реєструються закони України, акти та доручення
Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів
України, накази Головдержслужби України з основної діяльності;
кадрові накази (про прийняття, переведення, звільнення,
заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про
накладення стягнення на працівника; відрядження працівників);
рішення колегії Головдержслужби України, акти ревізій
фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи,
заявки на матеріально-технічне постачання тощо. Реєстрація і облік наказів з питань основної діяльності і
відряджень працівників та службових записок здійснюється ВОД. Реєстрація і облік наказів по особовому складу, про надання
чергових відпусток та з інших питань по роботі з персоналом
здійснюється сектором кадрової роботи. Реєстрація і облік рішень колегій ведеться секретарем
колегії. Реєстрація і облік договорів, актів ревізій
фінансово-господарської діяльності, бухгалтерських документів,
заявок на матеріально-технічне постачання тощо здійснюється
управлінням справами. 3.2.4. Реєстрація довідок, доповідних і службових записок та
інших документів, складених за ініціативою структурних підрозділів
для внутрішнього користування, ВОД не проводиться. Їх облік
здійснюється у відповідних структурних підрозділах Головдержслужби
України. Винятком є службові записки, подання про перенесення терміну
виконання доручень, що розглядаються Начальником Головдержслужби
України, або особою, яка офіційно виконує його обов'язки. { Абзац
другий підпункту 3.2.4 пункту 3.2 розділу 3 в редакції Наказу
Головного управління державної служби N 314 ( v0314351-08 ) від
06.11.2008 } Зазначені внутрішні документи реєструються у ВОД і
передаються виконавцям. 3.2.5. Звіти, що надходять до Головдержслужби України від
управлінь державної служби Головдержслужби України за
встановленими формами, затвердженими наказом Головдержслужби
України від 13.11.2006 N 374а, реєструються працівниками ВОД та
передаються на розгляд до структурних підрозділів відповідно до
переліку форм звітності (додаток 14 до Інструкції). Підрозділ 3.2 доповнено новим пунктом 3.2.5 згідно з Наказом
Головного управління державної служби N 37 ( v0037351-07 ) від
08.02.2007 } 3.2.6. Основним принципом реєстрації документів є
однократність. Кожний документ реєструється в Головдержслужбі
України лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше
наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час,
створювані - у день підписання або затвердження та подання на
реєстрацію у ВОД до 16-00. Документи, подані на реєстрацію у ВОД після 16-00,
реєструються наступного дня. Документи, підготовлені на виконання доручень, позначених
червоною позначкою "терміново", реєструються у ВОД протягом
робочого дня у момент їх подання на реєстрацію. У разі передачі зареєстрованого документа з одного
структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється. 3.2.7. ВОД після реєстрації законів України, актів Верховної
Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України,
наказів центральних органів виконавчої влади, зареєстрованих у
Міністерстві юстиції України, інших нормативно-правових актів з
питань державної служби надає юридичному управлінню враховану
копію документа. { Абзац перший підпункту 3.2.7 пункту 3.2 із
змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної
служби N 126 ( v0126351-08 ) від 14.05.2008 } Начальник юридичного управління у дводенний термін приймає
рішення щодо доцільності розміщення електронної копії документа на
внутрішньому та/або зовнішньому веб-сайтах Головдержслужби
України. Особа, відповідальна від юридичного управління за розміщення
інформації на веб-сайтах, не пізніше ніж у триденний термін готує
електронну копію документа, розміщує її на відповідному веб-сайті
Головдержслужби України і повідомляє про нові надходження
документів у розділі "Анонси" внутрішнього веб-сайту. Відповідальність за повноту, відповідність електронної копії
оригіналу документа та терміни розміщення несе працівник
юридичного управління, відповідальний за розміщення зазначених
документів. Роздрукований примірник електронної версії документа має
статус інформаційного документа, що визначається написом червоного
кольору "інформаційний документ". У разі використання друкованого примірника електронної версії
документа більше ніж один місяць, його необхідно врахувати в
облікових формах та завірити печаткою "для пакетів" на
відповідність оригіналу у ВОД. 3.2.8. Реєстрація наказів Головдержслужби України з основної
діяльності (далі - накази з основної діяльності) здійснюється
працівниками ВОД, на яких покладено відповідальність щодо
забезпечення реєстрації, зберігання та розміщення актуальної
версії вказаних документів на веб-сайтах Головдержслужби України,
у такому порядку: усі накази з основної діяльності (регламентуючі,
організаційні, щодо затвердження матеріалів методичного характеру,
щодо проведення перевірок, з фінансово-бюджетних та окремих
кадрових питань) приймаються ВОД у паперовому вигляді,
реєструються у встановленому порядку у паперовому й електронному
журналах реєстрації наказів з основної діяльності та скануються; окремі групи наказів з основної діяльності (регламентуючі,
організаційні, щодо затвердження матеріалів методичного характеру)
приймаються ВОД для реєстрації виключно разом з їх електронною
версією у відповідному форматі (шрифт "Verdana", розмір шрифту 10)
з метою одночасного розміщення на веб-сайтах Головдержслужби
України. Разом з наказами з основної діяльності про зміни, які
визначені для розміщення на веб-сайтах Головдержслужби України, до
ВОД подається остання версія наказу із внесеними змінами у
паперовому та електронному виглядах; стосовно наказів з основної
діяльності інших груп - на внутрішньому веб-сайті Головдержслужби
України розміщуються лише їх реквізити (дата видання, його
реєстраційний номер та назва); накази з основної діяльності, що зареєстровані у Міністерстві
юстиції України, та щодо затвердження методичних матеріалів в
обов'язковому порядку розміщуються також на зовнішньому веб-сайті
Головдержслужби України, накази з основної діяльності інших груп
такому розміщенню підлягають лише за пропозицією одного із
заступників Начальника Головдержслужби України, відповідального за
роботу структурного підрозділу Головдержслужби України, яким
підготовлено даний документ, або директора Центру сприяння
інституційному розвитку державної служби. Профільний заступник
Начальника Головдержслужби України або директор вказаного Центру
також визначає, які з наказів з основної діяльності необхідно
перекласти російською мовою та надати для розміщення на
російськомовній версії офіційного веб-сайту Головдержслужби
України. Пункт 3.2 доповнено новим підпунктом 3.2.8 згідно з Наказом
Головного управління державної служби N 126 ( v0126351-08 ) від
14.05.2008 } 3.2.9. Автоматизована реєстрація документів ведеться
централізовано у ВОД шляхом формування банку реєстраційних даних. Автоматизований реєстраційний банк даних забезпечує
працівників інформацією про усі документи і місце їх знаходження
за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення
машинограм. Пошук інформації проводиться централізовано на
автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач має можливість одержувати інформацію за кількома
реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа
на даний час. Записи здійснюються на базі обов'язкових реквізитів шляхом
прямого перенесення з документа встановленого обов'язкового складу
реквізитів: назви документа; автора (кореспондента); дати
документа; індексу документа або його короткого змісту; резолюції
(виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідального
виконавця; терміну виконання; позначки про виконання (короткий
запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс
документа-відповіді). Для реєстрації всіх документів застосовується єдина
реєстраційно-контрольна картка (далі - РКК), придатна для
оброблення ПК, яка зберігається у ВОД (додаток 8). 3.2.10. РКК групуються у довідкові картотеки, які створюються
окремо на кожний календарний рік. Довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і
виконаних документів. Перша частина картотеки використовується для пошуків
документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами
або термінами виконання. Друга частина - для пошуків виконаних
документів з певного питання.
3.3. Порядок попереднього розгляду документів 3.3.1. Усі документи, що надійшли до Головдержслужби України,
підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється головним
спеціалістом ВОД Головдержслужби України відповідно до розподілу
обов'язків між працівниками у день одержання або у перший робочий
день при надходженні їх у неробочий час. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на
ті, що потребують обов'язкового розгляду Начальником
Головдержслужби України або його заступниками відповідно до
розподілу функціональних обов'язків, визначення необхідності
реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання
документів, які передаються структурним підрозділам чи
безпосереднім виконавцям. 3.3.2. Після відкриття конвертів та реєстрації кореспонденції
у ВОД документи, які повинні розглядатися Начальником
Головдержслужби України, передаються на попередній розгляд до
управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи
керівника та кадрової роботи під розпис у спеціальній книзі
відповідального за прийом вказаних документів працівника цього
управління (для підготовки відповідних проектів доручень). Начальником Головдержслужби України розглядаються наступні
документи: Закони України, акти та доручення Президента України,
Кабінету Міністрів України; листи Секретаріату Президента України, Ради національної
безпеки і оборони України, Генеральної прокуратури України,
Конституційного Суду - за підписом керівників вказаних органів та
їх заступників; подання щодо погодження призначення на посади та звільнення з
посад керівників та заступників керівників управлінь державної
служби Головдержслужби України, перших заступників міністрів -
керівників апаратів, заступників керівників інших центральних
органів виконавчої влади, відповідальних за роботу апарату,
заступників голів облдержадміністрацій - керівників апаратів,
керівників кадрових служб центральних та місцевих органів
виконавчої влади, а також керівників центрів перепідготовки та
підвищення кваліфікації працівників органів державної влади,
органів місцевого самоврядування, керівників державних
підприємств, установ та організацій; листи центральних органів виконавчої влади щодо погодження
проектів нормативно-правових актів, погодження продовження терміну
перебування на державній службі державним службовцям, які
призначаються на посади та звільняються з посад Верховною Радою
України, Президентом України, Кабінетом Міністрів України, або
призначення яких погоджується з ними та щодо присвоєння рангів
державним службовцям I категорії посад; { Абзац підпункту 3.3.2
пункту 3.3 розділу 3 в редакції Наказу Головного управління
державної служби N 264 ( v0264351-08 ) від 01.10.2008 } інші листи центральних органів виконавчої влади та
облдержадміністрацій за підписом першої особи (крім присвоєння
рангів державним службовцям, які обіймають посади II категорій, а
також звітної інформації з питань компетенції Головдержслужби
України, яка надходить регулярно, проміжні інформації щодо
виконання доручень тощо); { Абзац підпункту 3.3.2 пункту 3.3
розділу 3 в редакції Наказу Головного управління державної служби
N 264 ( v0264351-08 ) від 01.10.2008 }

{ Абзац восьмий підпункту 3.3.2 пункту 3.3 втратив чинність
на підставі Наказу Головного управління державної служби N 170
( v0170351-07 ) від 18.06.2007 }

листи органів державної влади, які стосуються кадрових питань
центрального апарату та управлінь державної служби Головдержслужби
України; листи від або стосовно осіб, які обіймають (обіймали) посади
державних службовців I-II категорій чи голів районних державних
адміністрацій. 3.3.3. Усі інші документи передаються ВОД на розгляд першого
заступника, заступників Начальника Головдержслужби України
відповідно до розподілу обов'язків. Також на розгляд першого заступника, заступників Начальника
Головдержслужби України передаються документи, які входять
виключно до компетенції одного із структурних підрозділів. При
цьому, листи органів державної влади, органів місцевого
самоврядування, підприємств, установ та організацій щодо надання
роз'яснень стосовно застосування законодавства з питань
проходження державної служби та служби в органах місцевого
самоврядування розглядаються юридичним управлінням. { Абзац другий
підпункту 3.3.3 пункту 3.3 розділу 3 із змінами, внесеними згідно
з Наказом Головного управління державної служби N 303
( v0303351-08 ) від 31.10.2008 } Структурним підрозділом вважається самостійний сектор,
відділ, управління, департамент із чітко визначеним функціональним
напрямком діяльності. 3.3.4. Для забезпечення ритмічності роботи ВОД за погодженням
з Начальником Головдержслужби України, першим заступником,
заступниками Начальника Головдержслужби України і керівниками
структурних підрозділів розробляє графіки роботи ВОД та передачі
кореспонденції керівництву і структурним підрозділам. 3.3.5. У разі надходження відповідей, додаткових матеріалів
та роз'яснень щодо виконання доручень, які уже були розглянуті
Начальником Головдержслужби України і ним накладена відповідна
резолюція, ці матеріали надаються безпосередньому виконавцеві для
опрацювання чи узагальнення. При цьому ставиться відповідний
реєстраційний індекс. Якщо у зазначених документах є питання, які мають
вирішуватися Начальником Головдержслужби України або його
заступниками, керівник структурного підрозділу - безпосередній
виконавець особисто доповідає про це та подає на розгляд
Начальникові Головдержслужби України або його заступникам
відповідні пропозиції. 3.3.6. Після розгляду Начальником Головдержслужби України
оригінали документів/доручень передаються управлінням
організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та
кадрової роботи до відділу контролю управління організаційної
роботи, документообігу та контролю під розпис у спеціальній книзі
для ознайомлення та поставлення документів на контроль. Після виготовлення контрольних копій та ознайомлення
начальника управління організаційної роботи, документообігу та
контролю документи/доручення повертаються до ВОД з метою передачі
їх головному виконавцеві.
3.4. Порядок накладання резолюцій 3.4.1. Резолюція - це напис керівництва на документі або
дорученні до документа, і містить вказівки щодо його виконання. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї
резолюції. У разі необхідності деталізації порядку виконання документа з
резолюцією Начальника Головдержслужби України заступники
Начальника Головдержслужби України або керівники структурних
підрозділів вказані резолюції роблять на окремих аркушах або
спеціальних бланках, які зберігаються разом з основним документом
в архівній справі. 3.4.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище
виконавця (виконавців), зміст доручення, загальні вимоги до змісту
доповіді, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним
виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі
не обумовлено інше. Під час підготовки проектів доручень Начальника
Головдержслужби до вхідної кореспонденції визначається перший
заступник чи заступник Начальника Головдержслужби - головний
виконавець і, щонайбільше, один співвиконавець над текстом
резолюції. Усі інші особи, які можуть бути співвиконавцями
зазначеного доручення - це, зокрема, заступники Начальника
Головдержслужби, директор Центру адаптації державної служби до
стандартів Європейського Союзу, директор Школи вищого корпусу
державної служби, а також один керівник структурного підрозділу,
куратором якого є головний виконавець, і контролер виконання
доручення зазначаються після тексту резолюції до відома. У цьому
випадку особи, які зазначені у дорученні до відома, мають право
внести головному виконавцю свої пропозиції по змісту доручення у
терміни визначені цією Інструкцією. Вказаний порядок не
поширюється на доручення типу: "Для керівництва в роботі", "Для
врахування в роботі", "До відома". { Підпункт 3.4.2 пункту 3.4
розділу 3 доповнено новим абзацом згідно з Наказами Головного
управління державної служби N 384 ( v0384351-08 ) від 31.12.2008 -
зміни діють з 01.01.2009 до 28.02.2009, N 80 ( v0080351-09 ) від
20.03.2009; в редакції Наказу Головного управління державної
служби N 134 ( v0134351-09 ) від 30.04.2009 } Для виконання доручення головному виконавцю надається право
скликати інших виконавців і координувати їх роботу. { Абзац
підпункту 3.4.2 пункту 3.4 розділу 3 в редакції Наказів Головного
управління державної служби N 384 ( v0384351-08 ) від 31.12.2008 -
зміни діють з 01.01.2009 до 28.02.2009, N 80 ( v0080351-09 ) від
20.03.2009 } 3.4.3. Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на
документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного
тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на
вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого
аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для
підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних
бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або
деталізується порядок виконання документа та уточнюються
виконавці. Написання резолюцій на зверненнях громадян не допускається. 3.4.4. На документах з термінами виконання, які не потребують
додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис
автора резолюції, дата.
3.5. Порядок тиражування, передачі та опрацювання документів
у структурних підрозділах 3.5.1. Якщо в резолюції (після розгляду Начальником
Головдержслужби України або особою, що його заміщує) визначено два
або більше виконавців, оригінал документа терміново передається до
структурного підрозділу, що визначений в резолюції першим. Співвиконавцям доручення передаються копії доручень, завірені
печаткою ВОД. Для підготовки вказаних копій ВОД щоденно складає заявку на
тиражування документів особі, яку згідно з наказом Головдержслужби
України визначено відповідальною за тиражування. Копії передаються на розгляд першому заступникові,
заступникам Начальника Головдержслужби України з подальшою їх
передачею на виконання у підпорядковані їм структурні підрозділи. 3.5.2. Відповідальні за здійснення поточного контролю та
діловодства у структурних підрозділах центрального апарату
Головдержслужби України (далі - відповідальні за діловодство),
зобов'язані отримати документи у ВОД щоденно з 10-00 до 12-00 і
з 15-00 до 16-00. У разі надходження термінової кореспонденції працівники ВОД
зобов'язані негайно викликати працівника відповідного структурного
підрозділу для передачі документів виконавцю та внести відповідний
запис у РКК, проставляючи дату, прізвище та підпис особи, яка
отримала документ. 3.5.3. Керівник структурного підрозділу розподіляє документи
та доручення, що надійшли, між співробітниками підрозділу, вносячи
їх до робочих планів виконавців із зазначенням терміну отримання
документа/доручення безпосереднім виконавцем. Документи/доручення, що знаходяться на розгляді у першого
заступника, заступників Начальника Головдержслужби України,
керівників структурних підрозділів розміщуються у папках "Вхідні
документи та доручення", що знаходяться у приймальних першого
заступника, заступників Начальника Головдержслужби України та у
кожному структурному підрозділі. 3.5.4. Співвиконавці мають ознайомитись та опрацьовувати
копію документа/доручення та в межах компетенції, зважаючи на
терміни його виконання, своєчасно подати свої пропозиції першому
виконавцеві. У разі коли строк виконання у документі не зазначено,
Начальником Головдержслужби встановлюється місячний термін його
виконання від дати підписання цього документа. При необхідності
строк виконання може бути перенесено Начальником Головдержслужби з
відповідними обґрунтуваннями, яке подається на розгляд Начальнику
Головдержслужби за 3 дні до закінчення строку виконання доручення.
У разі невиконання зазначених вимог, термін вважається таким, що
не може бути перенесено. { Абзац підпункту 3.5.4 пункту 3.5
розділу 3 в редакції Наказу Головного управління державної служби
N 205 ( v0205351-08 ) від 22.07.2008 } Якщо термін виконання доручення не визначений і становить 30
днів, пропозиції від співвиконавців подаються за 7 днів до його
закінчення, якщо доручення має термін "терміново" - за 3 дні,
"невідкладно" - у день підписання доручення. { Абзац підпункту
3.5.4 пункту 3.5 розділу 3 в редакції Наказу Головного управління
державної служби N 205 ( v0205351-08 ) від 22.07.2008 } Перший виконавець зобов'язаний подати документ на підпис з
оригіналом доручення та у пакеті з пропозиціями усіх
співвиконавців. У такому ж порядку документ подається до ВОД для присвоєння
йому вихідного номера. Копія доручення, опрацьована структурним підрозділом -
співвиконавцем доручення, закривається до справ структурного
підрозділу. Порядок зберігання цих копій визначається керівником
структурного підрозділу. 3.5.5. Передача доручень між структурними підрозділами
здійснюється лише через ВОД.
4. Порядок роботи із зверненнями та запитами народних
депутатів України і листами громадян
4.1. Порядок розгляду звернень та запитів народних депутатів
України 4.1.1. Розгляд звернень народних депутатів України
здійснюється безпосередньо Начальником Головдержслужби України
або, у разі його відсутності, заступником, виконуючим його
обов'язки. 4.1.2. Вмотивована відповідь на депутатський запит або
звернення надсилається у письмовій формі у визначений
законодавством термін. 4.1.3. У разі неможливості розгляду запиту або звернення у
визначений строк народному депутату України направляється
відповідне повідомлення з викладенням причин продовження строку
розгляду, причому термін розгляду не може перевищувати 30 днів з
моменту одержання. 4.1.4. Якщо депутатський запит або звернення розглядається за
дорученням Кабінету Міністрів України, то до Кабінету Міністрів
України (за дорученням) надсилається інформація про виконання
доручення разом з проектом відповіді народному депутату,
завізованим керівником, та з залишенням місця для підпису
посадової особи Кабінету Міністрів України, яка дала доручення,
відповідно у 10- і 5-денний строк після реєстрації у Секретаріаті
Кабінету Міністрів України, якщо в дорученні не визначено іншого
порядку та інформування.
4.2. Порядок роботи з листами громадян 4.2.1. Усі листи громадян, що надійшли до Головдержслужби
України, приймаються та реєструються у ВОД у день їх надходження
на РКК і зберігаються в поточному діловодстві та в архіві в
алфавітному порядку. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому
прийомі, також підлягають реєстрації у ВОД. 4.2.2. Реєстраційний індекс складається з початкової літери
прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги,
що надійшла. 4.2.3. У разі надходження повторних листів їм надається
черговий номер, а у відповідній графі РКК проставляється
реєстраційний індекс першого звернення, робиться позначка
"Повторно" і підбирається все попереднє листування. 4.2.4. Листи одного й того ж громадянина з одного й того ж
питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до
Головдержслужби України (дублетні), обліковуються за реєстраційним
індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового
номера, що проставляється через дріб, наприклад: Д-401/1, Д-401/2,
Д-401/3. 4.2.5. У разі коли про результати письмового звернення
необхідно повідомити іншу організацію, РКК та перший аркуш
контрольного звернення позначається словом "Контроль" або
літерою "К". Листи, на які даються попередні відповіді, з контролю не
знімаються, контроль завершується тільки після прийняття і вжиття
заходів щодо розгляду порушеного у листі питання, вирішення
пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв, скарг
приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль. 4.2.6. Індекс письмової відповіді складається з порядкового
номера вихідного документа, реєстраційного індексу виконавця та
зазначається календарний рік, наприклад NN 8538/11-06, 4237/41-06. 4.2.7. Документи розміщуються у справах у хронологічному
порядку. Кожне письмове звернення з усіма документами щодо його
розгляду становить у справі самостійну групу. У разі одержання повторного листа або появи додаткових
документів вони підшиваються до даної групи. 4.2.8. Термін зберігання листів громадян - п'ять років.
4.3. Порядок роботи із зверненнями громадян, установ та
організацій, що надходять до Головдержслужби України з регіонів
України 4.3.1. Центральним апаратом Головдержслужби України
розглядаються звернення громадян, установ та організацій, що
надійшли з регіонів України: від Ради міністрів Автономної
Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських
державних адміністрацій, Верховної Ради Автономної Республіки
Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад та
інших, для відповіді, на які необхідно залучення інших центральних
органів виконавчої влади. 4.3.2. Усі інші звернення, що надходять до Головдержслужби
України з регіонів України, розглядаються відповідними
управліннями державної служби Головдержслужби України. Начальником Головдержслужби України розглядаються зазначені
звернення, що надіслані Радою міністрів Автономної Республіки
Крим, обласними, Київською і Севастопольською міськими державними
адміністраціями, Верховною Радою Автономної Республіки Крим,
обласними, Київською і Севастопольською міськими радами за
підписом першої особи. 4.3.3. При надходженні до Головдержслужби України звернень з
регіонів України, не визначених у пп. 4.3.1 та абзаці другому
пп. 4.3.2, перший заступник, заступники Начальника Головдержслужби
України відповідно до розподілу обов'язків своєю резолюцією дають
доручення керівникам відповідних управлінь державної служби
Головдержслужби України щодо надання відповіді заявникам у
місячний термін від дня реєстрації документа у Головдержслужбі
України та надсилання копії відповіді. Копія звернення з відповідною резолюцією адресується ВОД до
управління державної служби Головдержслужби України. Оригінал звернення зберігається у відповідному структурному
підрозділі центрального апарату Головдержслужби України до
надходження з управління державної служби Головдержслужби України
копії відповіді заявникові, після чого закривається до справи у
ВОД в установленому порядку. Для прискорення отримання управліннями державної служби
Головдержслужби України вказаної кореспонденції можливе одночасне
її відправлення по факсу. 4.3.4. Керівниками управлінь державної служби Головдержслужби
України щоквартально надається інформація Начальникові
Головдержслужби України про стан розгляду звернень громадян,
установ і організацій, що надійшли на їх адресу безпосередньо та
за дорученням Головдержслужби України.
5. Складання та оформлення службових документів
5.1. Порядок складання документів 5.1.1. Для складання службових документів в Головдержслужбі
України повинен використовуватися папір форматів A3 (297х420 мм),
A4 (210х297 мм) та A5 (210х148 мм). Складання документів на папері довільного формату не
дозволяється. 5.1.2. Усі службові документи оформляються, як правило, на
бланках Головдержслужби України (додаток 9). Затверджені види бланків встановленого зразка: для листів,
для розпорядчих документів та довідок виготовляються згідно з
вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов'язковим
додержанням таких правил: бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому
папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору; бланки документів повинні мати такі береги: лівий - 30 міліметрів; правий - 10 міліметрів; верхній і нижній - 20. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, службові і
доповідні записки, окремі службові довідки тощо) та документи,
створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються
не на бланках. На основі загального бланку Головдержслужби України
структурні підрозділи розробляють бланки структурних підрозділів у
тому разі, якщо керівник структурного підрозділу має право підпису
документів. 5.1.3. З метою прискорення виконання документів та
правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен
містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів,
планів, звітів та узагальнюючих документів. 5.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану
інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно,
без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть
змістового навантаження. Зміст документа має бути пов'язаний із
змістом раніше виданих з даного питання документів. 5.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного
складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох
частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для
складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення,
розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну
резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без
констатуючої, лист - прохання без пояснення. Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або
словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих
документах, документах з матеріально-технічного постачання і
збуту, фінансових документах тощо. Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або
словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових,
звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських,
організаційно-розпорядчих та інших документах. У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти,
ознаки та їх показники у разі потреби кодуються. 5.1.6. Службові листи, що надсилаються організаціям,
установам, підприємствам, службовим або приватним особам,
готуються на бланках встановленого зразка та мають інші
обов'язкові реквізити: адресат, поштову адресу, текст, підпис із
зазначенням посадової особи, візу, дату, індекс, а також
стабільний порядок їх розміщення. 5.1.7. Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній
частині сторінки жирним шрифтом. Кожний елемент - назву установи
чи підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову
адресу - пишуть з нового рядка і з великої літери. У листах, адресованих органам законодавчої та виконавчої
влади, як правило, поштова адреса не зазначається, її зазначають у
листах приватним особам. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному
відмінку. Наприклад:
Федерація професійних спілок

України

01121, м. Київ,

майдан Незалежності, 2
Якщо лист адресовано керівникові установи або організації,
назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посада - у
давальному відмінку, а назва установи - у родовому. Наприклад:
Голові Федерації профспілок

України ____________________________

(ініціали, прізвище)
5.1.8. Починати лист необхідно із звернення, яке є
загально-прийнятною формою ввічливості. Найпоширенішим є: Шановний(на)...! В окремих випадках використовуються такі звернення до осіб,
які мають великі заслуги перед державою, обіймають найвищі посади
в країні: Вельмишановний(на)...! Глибокошановний(на)...! Високошановний(на)...! Звертання вживають лише у формі кличного відмінка. Наприклад: Шановний Вікторе Григоровичу! Шановна Олено Михайлівно! Після звертання до службової особи ставиться знак оклику і
перше слово тексту листа пишеться з великої літери і з абзацу. 5.1.9. Лист умовно ділиться на три логічні частини: вступ,
основну частину і висновок. Вступ і висновок мають, як правило, по
одному абзацу, а основна частина, якщо вона має відповідний обсяг
і в ній порушується кілька питань, може мати кілька абзаців. 5.1.10. В ділових документах, у тому числі листах, перевага
надається стилістично нейтральним мовним засобам: стандартна
лексика. Відсутність емоційно забарвлених слів, виклад гранично
точний, без власних оцінок щодо викладеного. Якщо лист є відповіддю на низку листів організації, необхідно
посилатися на всі їхні номери листів і дати. 5.1.11. У разі відсутності Начальника Головдержслужби України
лист підписує особа, яка його заміщає, на відповідному бланку. Наприклад:
Заступник
Начальника Головдержслужби ________ _________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)
Якщо необхідний ще чийсь підпис після підпису основної особи,
то тоді другий підпис ставиться під першим. Наприклад:
Начальник Головдержслужби ________ _________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)
Начальник
фінансово-бюджетного відділу ________ _________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)
5.1.12. Якщо лист має додатки, то позначку про їх наявність
роблять у лівій частині сторінки під текстом з нового рядка. 1. Якщо лист має додатки, про які згадувалося в тексті, або
ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформлюють так: Додаток: на 4 арк. 2. Якщо надсилається кілька примірників додатка, то
зазначається кількість (у 2-х прим.). 3. Якщо лист містить не зазначені в тексті додатки, то їх
слід перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному з них
і кількості примірників, якщо їх надсилається кілька: Додатки: 1. Проект Розпорядження Секретаріату Президента України на
2 арк. 2. Акт про знищення документів Управління документального
забезпечення за 2005 рік на 4 арк., у 2-х примірниках. 3. Якщо лист містить велику кількість додатків, то окремо
складають їх список, а в листі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до списку на 3-х аркушах. 5.1.13. Листи складаються у двох примірниках: перший
примірник - на бланку Головдержслужби України, другий примірник
повинен мати візи усіх виконавців. У випадку якщо лист підписаний Начальником Головдержслужби
України, відповідальний за діловодство у відповідному структурному
підрозділі додатково виготовляє його копію. Накази Головдержслужби України готуються на підпис
Начальникові Головдержслужби України в одному примірнику, який
повинен мати візи. { Абзац підпункту 5.1.13 пункту 5.1 в редакції
Наказу Головного управління державної служби N 166 ( v0166351-07 )
від 13.06.2007 } Службові записки готуються в одному примірнику разом з
проектом доручення Начальника Головдержслужби України або особи,
яка його офіційно заміщує.
5.2. Оформлення документів 5.2.1. Службовий документ, що складається у Головдержслужбі
України, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок
їх розміщення: назву виду документа (не зазначається на листах),
дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначку
про виконання документа і направлення його до справи. Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових
реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього
вимагає призначення документа або його обробка. 5.2.2. Заголовок до тексту документа повинен бути
надрукованим жирним шрифтом, містити максимально короткий та
точний виклад змісту документа, граматично узгоджуватися з назвою
документа, формуватися за допомогою дієслівного іменника і
відповідати на питання "про що?", "чого?". Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може
бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері
формату A5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та
повідомлень.
5.3. Датування документів 5.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання та реєстрації у ВОД;
для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його
прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження. 5.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті,
що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один
рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 січня
2005 року слід писати: 13.01.2005. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї
цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 2005 року слід писати: 03.04.2005. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять
відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий
спосіб оформлення дат: 30 травня 2005 року. 5.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його
підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. 5.3.4. Обов'язковому датуванню (з обов'язковим зазначенням
часу) і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах,
пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження,
візи, відмітки про виконання документа і направлення його до
справи). Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється
нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у
відповідній графі.
5.4. Індексація документів 5.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних
позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації
і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. 5.4.2. Індекси вхідних документів складаються з порядкових
номерів у межах групи документів, що реєструються, відповідно до
журналів реєстрації, доповнюються зазначенням номера, що означає
кількість звернень із зазначеного питання, номера вказаного
журналу та останніх двох цифр календарного року. Наприклад: вх. N 1234/0/11-06; N 23/0/13-06; N 154/0/14-06. 5.4.3. Індекс вихідного документа складається з трьох груп
арабських цифр, дві перші з яких проставляються через косу риску,
третя - через тире. Перша група цифр - порядковий номер реєстрації
вихідного документа з початку року; друга - індекс структурного
підрозділу - виконавця (додаток 10); третя - останні дві цифри
календарного року. Наприклад: вих. N 4253/12-06, N 521/61-06. Індексами наказів та розпоряджень, протоколів, довідок є їхні
реєстраційні порядкові номери, які присвоюються кожному виду
документа окремо в межах календарного року. Індекси можуть доповнюватися через косу риску індексами за
номенклатурою справ, де буде зберігатись документ, та через тире -
літерами з питань діяльності. Наприклад: накази з основної діяльності - N 24; накази щодо особового складу - N 13/23-к/о, розпорядження про відрядження N 102-в; доручення щодо перевірки органів державної влади - N 14/70. Облік розпорядчих документів та довідок здійснюється в
окремих журналах (форми реєстрації відряджень наведено у
додатках 11, 12). 5.4.4. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен
складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються
через дріб. Складові частини індексу відокремлюються одна від
одної косою рискою. Наприклад: 415/01-13/27 або 41/68/59. 5.4.5. Під час реєстрації документів, що містять інформацію
про факти корупції, на документі проставляється позначка "КД". Підрозділ 5.4 розділу 5 доповнено пунктом згідно з Наказом
Головного управління державної служби N 400 ( v0400351-09 ) від
25.12.2009 }
5.5. Погодження документів 5.5.1. З метою оцінки доцільності документа та встановлення
його відповідності законодавству здійснюється погодження проекту
документа. Погодження може здійснюватися як у Головдержслужбі України
посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються
питаннями, порушеними в проекті документа (згідно з положеннями
про відповідні структурні підрозділи та покладеної резолюції) -
внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє. 5.5.2. Внутрішнє погодження проектів документів, що
розробляються на виконання законів України, постанов Верховної
Ради України, актів та доручень Президента України, рішень
Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України,
Начальника Головдержслужби України (у тому числі підготовлені
проекти службових записок та проекти доручень до них), проводиться
не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення
безпосереднім виконавцем з керівником структурного підрозділу та
заступником Начальника Головдержслужби згідно розподілу
обов'язків, визначеним у дорученні Начальника Головдержслужби
головним виконавцем. { Абзац перший підпункту 5.5.2 пункту 5.5
розділу 5 в редакції Наказів Головного управління державної служби
N 384 ( v0384351-08 ) від 31.12.2008 - зміни діють з 01.01.2009 до
28.02.2009, N 80 ( v0080351-09 ) від 20.03.2009 } У разі, якщо доручення Начальника Головдержслужби щодо
розробки відповідного проекту документа надавалось іншим
заступникам Начальника Головдержслужби та керівникам структурних
підрозділів до відома, які у ході підготовки проекту документа
подали до нього свої змістовні пропозиції, то підготовлений проект
документа погоджується з ними в обов'язковому порядку. В іншому
випадку погодження підготовленого проекту документа не
здійснюється. { Підпункт 5.5.2 пункту 5.5 розділу 5 доповнено
новим абзацом згідно з Наказами Головного управління державної
служби N 384 ( v0384351-08 ) від 31.12.2008 - зміни діють з
01.01.2009 до 28.02.2009, N 80 ( v0080351-09 ) від 20.03.2009 } Проект документа подається на погодження в окремій папці з
обов'язковим зазначенням відповідного структурного підрозділу,
прізвища безпосереднього виконавця та внутрішнього контактного
телефону. Проекти таких документів розглядаються Начальником
Головдержслужби України або його заступниками відповідно до
розподілу обов'язків між Начальником, першим заступником та
заступниками Начальника Головдержслужби невідкладно. { Абзац
третій підпункту 5.5.2 пункту 5.5 із змінами, внесеними згідно з
Наказом Головного управління державної служби N 126
( v0126351-08 ) від 14.05.2008 }
5.5.3. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів
проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у
відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається
для розгляду. 5.5.4. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту
документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи,
яка візує документ, та дату і час візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи,
наприклад:
Начальник юридичного управління ________ ____________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата та час
Віза може проставлятися як на лицьовому, так і на зворотному
боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на
лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються
в Головдержслужбі України. 5.5.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа
викладаються як правило на окремому аркуші, про що на проекті
робиться відповідна відмітка за такою формою:
Начальник юридичного управління ________ ____________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Зауваження і пропозиції додаються
Дата
Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує
документ. 5.5.6. Проекти нормативно-правових актів Головдержслужби
України перевіряються юридичним управлінням Головдержслужби
України на відповідність їх законодавству і візуються ними на
першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту
акта після погодження з усіма співвиконавцями. 5.5.7. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів
проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у
відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається
для розгляду. Зовнішнє погодження проектів оформляється відповідним грифом.
Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці
останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово
"ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект
документа (включаючи найменування установи), особистий підпис,
ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра економіки України __________ ________________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
5.5.8. Якщо зовнішнє погодження проекту документа
здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження
оформляється таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Вищої
атестаційної комісії України
Дата, N
5.5.9. У разі коли зміст документа стосується більше ніж
трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться
відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається. Аркуш погодження оформляється за
такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва документа
Найменування посади Найменування посади ________ ____________________ ________ ____________________
(підпис) (ініціали, прізвище) (підпис) (ініціали, прізвище)
Дата Дата
5.6. Засвідчення документів 5.6.1. Документи засвідчуються підписом, грифом затвердження
та печаткою. 5.6.2. Документи підписуються посадовими особами
Головдержслужби України відповідно до їх компетенції. На бланках Головдержслужби України документи підписуються
Начальником Головдержслужби України або його заступниками
відповідно до їх повноважень, враховуючи вимоги
нормативно-правових актів та цієї Інструкції. Документи, що надсилаються управлінням державної служби
Головдержслужби, підписуються Начальником Головдержслужби України,
першим заступником, заступниками Начальника Головдержслужби
України, а також директором департаменту персоналу державних
органів та місцевого самоврядування відповідно до їх компетенції. Відповіді на листи підписуються першим заступником або
заступниками Начальника Головдержслужби України, які розглядали
відповідні вхідні документи, якщо інше не передбачено дорученням
Начальника Головдержслужби. 5.6.3. За підписом Начальника Головдержслужби або особи, яка
його офіційно заміщує, мають надсилатися наступні листи: на виконання законів України, актів та доручень Президента
України, Кабінету Міністрів України, за виключеннями доручень
Кабінету Міністрів України, які передаються на розгляд першому
заступникові, заступникам Начальника Головдержслужби України; висновки Головдержслужби України щодо подань про погодження
призначення на посади та звільнення з посад перших заступників
міністрів - керівників апаратів, заступників керівників інших
центральних органів виконавчої влади, відповідальних за роботу
апарату, заступників голів облдержадміністрацій - керівників
апаратів, керівників кадрових служб центральних і місцевих органів
виконавчої влади, а також керівників центрів перепідготовки та
підвищення кваліфікації працівників органів державної влади,
органів місцевого самоврядування, керівників державних
підприємств, установ та організацій; відповіді на листи за підписом першої особи, надіслані
головним розробником проектів нормативно-правових актів щодо їх
погодження; щодо направлення на погодження та внесення в установленому
порядку до Кабінету Міністрів України проектів нормативно-правових
актів; листи щодо надання на запит органів державної влади,
підприємств, установ, організацій та громадян копій довідок
(актів) за результатами проведених перевірок чи службових
розслідувань; { Підпункт 5.6.3 пункту 5.6 доповнено абзацом шостим
згідно з Наказом Головного управління державної служби N 46
( v0046351-07 ) від 12.02.2007 } відповіді на інші листи центральних органів виконавчої влади
та облдержадміністрацій за підписом першої особи, якщо інше не
передбачено дорученням Начальника Головдержслужби України до
вказаних листів. При цьому проміжні відповіді дописувачам
підписуються заступниками Начальника Головдержслужби України
відповідно до розподілу обов'язків. За підписом Начальника Головдержслужби України надсилаються
листи щодо погодження продовження терміну перебування на державній
службі державним службовцям, які досягли граничного віку. На бланках структурних підрозділів Головдержслужби України,
довідках з окремих питань, при засвідченні копій тощо ставиться
підпис посадової особи, у межах компетенції якої робиться
відповідь. 5.6.4. Підпис друкується жирним шрифтом в один ряд і
складається з найменування посади особи, яка підписує документ
(повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на
документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу
імені і прізвища. Наприклад:
Начальник Головного управління
державної служби України ________ _________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)
Начальник Головдержслужби ________ _________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)
Начальник Головдержслужби України підписує лише перший
примірник документа, який йому подається на підпис. Для оформлення архівних справ виконавцем знімається копія
цього документа та додається до другого примірника з візами. 5.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком
установам вищого рівня Начальник Головдержслужби України підписує
всі перші примірники. 5.6.6. У разі надсилання документа одночасно кільком
організаціям підписується тільки оригінал, який залишається у
справі Головдержслужби України, а на місця розсилаються засвідчені
ВОД примірники. 5.6.7. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у
разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб
(акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у
послідовності відповідно до посади. Наприклад:
Начальник Головдержслужби ________ _________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)
Начальник
фінансово-бюджетного відділу ________ _________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)
5.6.8. У разі підписання документа кількома особами однакових
посад, їх підписи розміщуються на одному рівні. Наприклад:
Заступник Начальника Заступник Міністра юстиції

Головдержслужби ________ ____________________ ________ ____________________
(підпис) (ініціали, прізвище) (підпис) (ініціали, прізвище)
5.6.9. Документи колегіальних органів підписуються головуючим
на засіданні колегіального органу і секретарем (якщо є). Наприклад:
Голова ________ _________________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)
Секретар ________ _________________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)
5.6.10. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на
проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка
виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково
зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище
(виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом,
наприклад: "в.о.", "заст."). Не допускається підписання документа з прийменником "за" або
використання косої риски перед найменуванням посади. 5.6.11. Особливим способом засвідчення документа після його
підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними
посадовими особами Головдержслужби України, до компетенції яких
належить вирішення питань, викладених у цих документах. 5.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою
особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово
"ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище
особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Наприклад:
"ЗАТВЕРДЖУЮ"

Начальник Головдержслужби ________ __________________

(підпис) (ініціали,

прізвище)
Дата
5.6.13. Під час затвердження документа розпорядчим актом на
документі зазначається гриф за такою формою:
ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головдержслужби

20.04.2005 N 15
5.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому
кутку першого аркуша документа. 5.6.15. На документах, що засвідчують права громадян і
юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і
матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен
завірятися гербовою печаткою (додаток 13). Гербова печатка ставиться також на договорах, посвідченнях,
довіреностях. Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою
печаткою, визначається на підставі чинних нормативно-правових
актів. Печатка, яка відтворює найменування Головдержслужби України
або структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях
документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених
примірниках розпорядчих документів у разі розсилання. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала
останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала
документ.
5.7. Адресування документів 5.7.1. Документи адресуються установі, її структурним
підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному
підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування
подаються у називному відмінку. Наприклад:
Міністерство юстиції України
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування
установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище
адресата - у давальному. Наприклад:
Управління справами

Головному спеціалісту ____________________________

(прізвище, ініціали)
У разі адресування документа керівнику установи або його
заступнику найменування установи входить до складу найменування
посади адресата. Наприклад:
Голові Державного комітету

архівів України ____________________________

(прізвище, ініціали)
У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися
почесне звання та вчений ступінь. Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям,
адресата необхідно зазначати узагальнено. Наприклад:
Генеральним директорам

виробничих об'єднань,

директорам підприємств

і керівникам організацій
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово
"копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів
не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом
адресатам складається список на розсилку і на кожному документі
зазначається тільки один адресат. 5.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і
форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати
правилам користування поштовим зв'язком. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим
кореспондентам. Наприклад:
Редакція журналу

"Архіви України"

252110, МСП, Київ-110,

вул. Солом'янська, 24
У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається
поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача. Наприклад:
327025,

м. Миколаїв-25,

Київське шосе, 67, кв. 4 ____________________________

(прізвище, ініціали)
5.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і
виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на
документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти
із завчасно надрукованими адресами.
5.8. Відмітки про проходження та виконання документів 5.8.1. Під час проходження документа в Головдержслужбі
України обов'язково робляться такі помітки: про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому полі
першого аркуша документа (дата надходження документа, індекс
документа) відповідно до п. 3.2 цієї Інструкції; про взяття документа на контроль - на лівому полі першого
аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово
"Контроль" або літера "К"; про виконання документа і направлення його до справи - на
нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про
виконання, якщо немає документа про виконання, слова направлення
документа до справи, найменування і підпис виконавця). Наприклад:
До справи N 06/24
Питання вирішено позитивно
у телефонній розмові 05.03.2006 ______________________________
(посада, ініціали, прізвище)
Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над
документом закінчена. 5.8.2. Кожний документ повинен мати відмітку про
безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера
службового телефону, які зазначаються на зворотному боці
останнього аркуша документа. Наприклад:
Петренко 277 12 64
5.9. Оформлення копій документів 5.9.1. Копія документа для зовнішнього використання
виготовляється і видається тільки з дозволу Начальника
Головдержслужби України, його першого заступника чи заступників. Головдержслужба України може засвідчувати копії лише тих
документів, що створюються нею. Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу,
навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також
під час формування особових справ працівників установа може
виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії
дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо). 5.9.2. Копія документа виготовляється рукописним,
машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним
способами текст документа відтворюється повністю, включаючи
елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка
підтверджує відповідність копії оригіналу. Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині
лицьового боку першого аркуша документа. Напис про засвідчення документа складається із слова
"Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка
засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії
і проставляється нижче реквізиту "Підпис". Наприклад:
Згідно
Головний спеціаліст управління ________ _________________________

(підпис) (ініціал імені, прізвище)
Дата
5.9.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у
справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата
підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи,
яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення. Наприклад:
Дата, індекс _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
Начальник відділу ________ ______________________

(підпис) (ініціали, прізвище)
Головний спеціаліст відділу ________ ______________________

(підпис) (ініціали, прізвище)
На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб,
з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення
документа, завірений печаткою Головдержслужби України (негербовою)
або ВОД. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в
оригіналі.
5.10. Оформлення додатків до документів 5.10.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання
документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту
документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна
відповідати назві самого додатка. 5.10.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів: додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими
документами (додатки до розпорядчих документів); додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного
документа; додатки, що є самостійними документами і надсилаються із
супровідним листом. Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі
необхідні для конкретного виду документа реквізити. У розпорядчому
документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті. Наприклад: "Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану
за формою, зазначеною у додатку 1". Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з
посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша
додатка. Наприклад:
Додаток

до наказу Головдержслужби

20.04.2006 N 15
У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються
порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N
перед цифровим позначенням не ставиться. Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись
керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні
останнього аркуша додатка. Відомості про наявність додатків до планів, звітів,
протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому
порядку: якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у
тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою
формою: Додаток: на 5 арк. у 2 прим.; якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у
тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням
кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників,
наприклад: Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на
II квартал 2005 р. на 5 арк. в 1 прим. 2. Графік розвантажувальних робіт на III квартал 2005 р. на
2 арк. в 1 прим.; якщо до документа додається інший документ, що має додатки,
то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином: Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії
25.01.2005 N 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.; якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів
не зазначається; при великій кількості додатків на них складається опис, а в
самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до
опису на _____ арк.; якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі
адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою: Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.
5.11. Розмноження документів 5.11.1. Порядок розмноження документів засобами
розмножувальної техніки визначається Начальником Головдержслужби
України, а необхідність розмноження окремих документів -
заступниками Начальника Головдержслужби України відповідно до їх
компетенції та керівниками структурних підрозділів. 5.11.2. Розмноження невеликих за обсягом документів може
здійснюватись безпосередньо відповідальним за діловодство за
допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці. 5.11.3. Розмноження великих за обсягом документів повинно
здійснюватися за окремим дорученням Начальника Головдержслужби
України або особи, яка виконує його обов'язки. Для виконання розмножувальних робіт великих за обсягом
документів виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник
структурного підрозділу, і передає керуючому справами разом із
замовленням. Оригінали документів після виготовлення з них копії
повертаються за належністю. Тиражування і копіювання документів згідно заявок структурних
підрозділів здійснюється також через ВОД з наданням номера
врахованого екземпляру по списку поширення.
5.12. Порядок подання документів на підпис Начальникові
Головдержслужби України 5.12.1. Документи, що подаються для підпису Начальникові
Головдержслужби України, приймаються відділом
організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника
управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи
керівника та кадрової роботи не пізніше ніж за один день до
терміну, визначеного Начальником Головдержслужби України, щоденно
(крім вихідних днів) з 10-00 до 17-00. Такі документи подаються на розгляд Начальникові
Головдержслужби України наступного дня при розгляді пошти. Виконавець повинен враховувати, що документ перевіряється у
вказаному відділі на предмет: - дотримання контрольних термінів; - формальної частини; - змістовної частини та літературного редагування
нормативно-правових актів, що розробляються Головдержслужбою та
направляються на розгляд до Кабінету Міністрів України. Пункт 5.12.1 підпункту 5.12 розділу 5 із змінами, внесеними
згідно з Наказом Головного управління державної служби N 199
( v0199351-10 ) від 15.07.2010 }
5.12.2. Документ приймається особисто заступником начальника
управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи
керівника та кадрової роботи - начальником відділу
організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника. Усі документи, завізовані вказаною особою впродовж дня та
прийняті до подальшого розгляду, передаються на розгляд та
візування начальникові управління організаційно-аналітичного
забезпечення роботи керівника та кадрової роботи не пізніше 18-00. 5.12.3. Документи на виконання доручень, термін виконання
яких визначено Начальником Головдержслужби України 10 і менше днів
(такі доручення при розгляді Начальником Головдержслужби України
помічаються червоною позначкою "терміново"), а також доручень щодо
підготовки проектів нормативно-правових актів (крім службових
записок, подань про перенесення термінів та зняття з контролю),
можуть бути подані до управління організаційно-аналітичного
забезпечення роботи керівника та кадрової роботи у порядку подання
на підпис Начальникові Головдержслужби України, як виняток, у день
контролю, визначений дорученням Начальника Головдержслужби
України, до 13-00. Такі документи доповідаються Начальникові Головдержслужби
України під час розгляду невідкладних документів. 5.12.4. Управління організаційно-аналітичного забезпечення
роботи керівника та кадрової роботи здійснює контроль за
дотриманням структурними підрозділами вимог зазначеного порядку та
доповідає Начальникові Головдержслужби України щодо його порушень. 5.12.5. У випадку, якщо документ подається до управління
організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та
кадрової роботи з порушенням вказаних вимог, начальник цього
управління, з урахуванням робочого графіка Начальника
Головдержслужби України, приймає остаточне рішення щодо доповіді
вказаного документа як невідкладного Начальникові Головдержслужби
України. Вказане стосується лише документів без зовнішніх термінів
виконання. Щодо можливості зриву термінів виконання по таких
документах відповідальність несе виключно керівник структурного
підрозділу - головний виконавець зазначеного документа.
6. Порядок обробки та розсилки вихідних документів
6.1. Обробка та організація централізованої розсилки вихідних
документів здійснюється працівниками ВОД в день їх одержання від
структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня. Не допускається надсилання або передача документів без
реєстрації документів у ВОД.
6.2. Під час приймання від діловодів вихідних документів
обов'язково перевіряється: правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх
реквізитів; правильність зазначення адреси; прізвище та телефон виконавця; наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках
до нього; наявність віз на копії документа, що залишається у справах
установи; наявність на документі відмітки про додатки; відповідність кількості примірників кількості адресатів.
6.3. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж
адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються
реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.
6.4. Документи, що адресуються постійним кореспондентам,
рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та
відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або
друкарським способом.
6.5. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім
найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати
точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця,
номер будинку).
6.6. У РКК або в журналі зазначаються номер вихідного
документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і
номер справи, в якій буде зберігатися його копія.
6.7. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо
залишаються в установах, які є авторами цих документів. В інші
установи надсилаються їх завірені копії.
6.8. Документи на електронних носіях надсилаються із
супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам
збереження електронних носіїв із записаною на них інформацією.
Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних
умовах.
6.9. Вихідні документи та інші поштові відправлення
структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати
до ВОД у години, встановлені для цього Інструкцією.
7. Організація контролю за виконанням документів
7.1. Контроль у центральному апараті Головдержслужби України,
Центрі та управліннях державної служби Головдержслужби України
здійснюється відповідно до Порядку здійснення контролю,
затвердженого наказом Головдержслужби України від 24 вересня
2007 р. N 254 ( v0254351-07 ), та Методики процесу "Виконання
актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України.
{ Пункт 7.1 розділу 7 із змінами, внесеними згідно з Наказом
Головного управління державної служби N 126 ( v0126351-08 ) від
14.05.2008 }
7.2. Завданням контролю за виконанням документів є
забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.
7.3. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких
встановлено завдання.
7.4. Контроль за виконанням документів включає такі види
робіт: постановку документів (доручень) на контроль, формування
картотеки контрольованих документів; перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; попередні перевірки і регулювання ходу виконання; облік і узагальнення результатів контролю за виконанням
документів (доручень); інформування керівника про хід та підсумки виконання
документів (доручень); повідомлення про хід і підсумки виконання документів на
оперативних зборах, засіданні колегіальних органів; зняття документів з контролю; формування картотеки виконаних документів.
7.4. Організацію контролю в Головдержслужбі України за
виконанням завдань, визначених законами України, актами та
дорученнями Верховної Ради України, Президента України, Кабінету
Міністрів України здійснює перший заступник Начальника
Головдержслужби України. Безпосередній контроль за виконанням документів/доручень
покладається на відділ контролю управління організаційної роботи,
документообігу та контролю. У структурних підрозділах центрального апарату
Головдержслужби України, Центрі та управліннях державної служби
Головдержслужби України безпосередній контроль за виконанням
доручень здійснюють працівники, до посадових обов'язків яких
входить здійснення поточного контролю та діловодства. Їх діяльність, основні завдання, обов'язки, права та
відповідальність визначені Типовою інструкцією відповідального за
здійснення поточного контролю та діловодства в центральному
апараті та управліннях державної служби Головдержслужби України,
затвердженою наказом Головдержслужби України від 24.09.2007 N 254
( v0254351-07 ). { Абзац четвертий пункту 7.4 розділу 7 із
змінами, внесеними згідно з Наказом Головного управління державної
служби N 126 ( v0126351-08 ) від 14.05.2008 }
7.5. Безпосередній контроль за дотриманням термінів виконання
доручень першого заступника, заступників Начальника
Головдержслужби України, директора департаменту персоналу
державних органів та місцевого самоврядування структурними
підрозділами центрального апарату Головдержслужби України та управліннями державної служби
Головдержслужби України здійснює відділ контролю управління
організаційної роботи, документообігу та контролю за системою "АСД
Головдержслужби України". Загальний контроль в структурних підрозділах центрального
апарату та управліннях державної служби Головдержслужби України -
відповідальні за здійснення поточного контролю та діловодства. Персональну відповідальність за невиконання або недотримання
термінів виконання зазначених доручень несуть керівники
структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби
України та керівники управлінь державної служби Головдержслужби
України.
8. Складання номенклатури і формування справ
8.1. Складання номенклатур справ 8.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік
найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений
у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. 8.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи
документом, який складається для створення в установі єдиної
системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку
документа за його змістом та видом, відбору документів на державне
зберігання у процесі діловодства. 8.1.3. Номенклатура справ Головдержслужби України складається
з номенклатури справ окремих структурних підрозділів. 8.1.4. Номенклатура справ структурного підрозділу
розробляється посадовою особою, відповідальною за документообіг у
структурному підрозділі, на підставі вивчення документів та
підписується керівником. 8.1.5. Після виконання документів вони групуються у справи,
яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій
формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною
частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона
заводиться. 8.1.6. Розміщення справ у номенклатурі структурного
підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що
вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до
конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає
документи органів вищого рівня, далі група
організаційно-розпорядчої документації (накази, розпорядження,
рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі
листування першими розміщуються справи, що містять листування з
органами вищого рівня. 8.1.7. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати
умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи
структурного підрозділу складається з індексу структурного
підрозділу та порядкового номера в межах підрозділу. У разі
наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі
із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо. 8.1.8. У кінці діловодного року номенклатура справ
структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим
записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично
заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом
відповідальний працівник. 8.1.9. Номенклатура справ структурного підрозділу складається
у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються
грифи погодження з експертною комісією (ЕК) і керівником ВОД; перший примірник - зберігається у структурному підрозділі;
другий примірник - передається у ВОД Головдержслужби України;
третій примірник - використовується для формування справ і пошуків
потрібного документа. 8.1.10. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх
розгляду й аналізу зводяться ВОД в єдину (зведену) номенклатуру
справ Головдержслужби України. 8.1.11. Управління державної служби Головдержслужби України
складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену
номенклатуру справ Головдержслужби України. 8.1.12. До номенклатури справ не включаються друковані
видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали,
експрес-інформація тощо. 8.1.13. Зведена номенклатура справ Головдержслужби України
після її остаточного доопрацювання погоджується з
експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву
та затверджується Начальником Головдержслужби України. 8.1.14. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так
і у зведеній номенклатурі справ Головдержслужби України протягом
діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про
заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про
посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу
справ в архівний підрозділ установи та інші установи для їх
продовження тощо. 8.1.15. У кінці діловодного року номенклатура справ
Головдержслужби України обов'язково закривається підсумковим
записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом керівник ВОД. 8.1.16. Зведена номенклатура справ складається у трьох
примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф
погодження з архівною установою. Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в
такому порядку: перший - зберігається у справі у ВОД; другий - надсилається до державної архівної установи, з якою
погоджувалися примірники номенклатури справ; третій - розподіляється за розділами між відповідними
структурними підрозділами для практичної роботи. 8.1.17. Зведена номенклатура справ установи, як і
номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше
листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню
і перепогодженню з державним архівом один раз на п'ять років або у
разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.
8.2. Формування справ 8.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів
у справи відповідно до номенклатури справ. 8.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких
вимог: групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності -
засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і
виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових,
особистих, дублетних документів, документів, що підлягають
поверненню, та розмножених копій; групувати у справи документи одного діловодного року
(за винятком особових, судових, перехідних справ); групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового
строків зберігання. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи
Головдержслужби України, документи постійного і тимчасового
строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть
групуватися протягом діловодного року в одну справу. 8.2.3. Після закінчення діловодного року або перед передачею
справи до архіву документи розкладаються за окремими справами
згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій - документи
тимчасового терміну зберігання; включати до справи документи тільки з одного питання або
групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний
комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в
логічній послідовності; якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не
можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою,
заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та
строку зберігання в діючу номенклатуру справ; документи, розміщені на електронних носіях, групуються у
справи на загальних підставах; справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм
завтовшки). 8.2.4. Документи всередині справи групуються у хронологічному
чи логічному порядку або у їх поєднанні. 8.2.5. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у
справи за їх характером і хронологією. Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені
розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом
із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні
документи, то їх групують в окремі справи. Накази з основної діяльності; про прийняття, переведення,
звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання
відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження
працівників, з адміністративно-господарських питань тощо
групуються у різні справи. 8.2.5. Документи засідань колегіальних органів групуються у
дві справи: протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо); документи з організації засідань (порядок денний, проекти та
копії рішень тощо). Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами.
Документи до засідань систематизуються за датами та номерами
протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного
протоколу, - за порядком денним. 8.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані
з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності
установи. При невеликій кількості таких документів вони формуються в
одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами
доручень. 8.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у
справах окремо від проектів цих документів. 8.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським
принципом і систематизується у хронологічній послідовності:
документ-відповідь йде за документом-запитом. 8.2.9. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ
в установі та її структурних підрозділах здійснюється управлінням
організаційної роботи, документообігу та контролю.
8.3. Зберігання документів 8.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі
їх у ВОД зберігаються за місцем їх формування у справах. На
корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. 8.3.2. У разі зберігання справ у структурних підрозділах
схоронність документів і справ забезпечується керівниками
структурних підрозділів і діловодами. 8.3.3. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на
загальних підставах. 8.3.4. Вилучення документа із справи постійного строку
зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення
документа допускається з дозволу Начальника Головдержслужби
України з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії
документа. 8.3.5. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого
(понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися у ВОД для
наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть
передаватися у ВОД за погодженням з її керівником. 8.3.6. Підготовка документів до передачі включає: експертизу цінності документів; оформлення справ; складання описів справ; передачу справ до архівного підрозділу установи і
забезпечення схоронності документів. 8.3.7. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх
цінності з метою встановлення строків зберігання документів і
відбору їх на державне зберігання. 8.3.8. Для організації та проведення експертизи цінності
документів в установах та їх структурних підрозділах створюються
постійно діючі експертні комісії (ЕК). 8.3.9. Експертиза цінності документів проводиться на підставі
номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із
зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи
цінності документів складаються описи документів постійного і
тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення
документів, що не підлягають зберіганню. 8.3.10. Виділення документів для знищення і складання про це
акта провадиться після підготовки описів справ постійного і
тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення
документів для знищення, що не підлягають зберіганню,
розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. При передачі документів на державне зберігання акти
затверджуються Начальником Головдержслужби України після
затвердження описів справ постійного зберігання
експертно-перевірною комісією (ЕПК). Після затвердження акта про виділення документів для знищення
зазначені документи здаються працівниками ВОД управлінню справами
Головдержслужби України або підприємствам із заготівлі вторинної
сировини. 8.3.11. Документи Головдержслужби України групуються у справи
після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають
такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону,
нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису;
складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів;
оформлення обкладинки справи. 8.3.12. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у
справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення
елементів оформлення обкладинки не провадиться. 8.3.13. Окремі групи справ постійного строку зберігання,
найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з
постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні
мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на
початку справи і містить зазначення індексів документів у справі,
їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі. Обкладинка
справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за
встановленою формою. 8.3.14. На обкладинці справи проставляється номер справи за
описом і, за погодженням з архівним підрозділом установи, номер
опису і фонду. 8.3.15. Опис справ структурного підрозділу складається з
дотриманням таких правил: номер опису структурного підрозділу повинен складатися з
цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою
справ з доданням початкової літери найменування категорії
документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в
якому заведені включені до опису справи; графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених
на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання
повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за
переліком"; графа опису "Примітка" використовується для позначок про
особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим
структурним підрозділам установи, про наявність копій тощо; систематизація справ структурного підрозділу, що включаються
до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою
справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому; якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний
том (частина) вноситься до опису під окремим номером; у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим
заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а
інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному
новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом,
тематикою, хронологією. 8.3.16. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною
суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний
розділ опису. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням
(цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом,
перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються
особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери
справ). У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені
діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису
кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися
діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за _____ рік,
N _________". 8.3.17. Опис справ структурного підрозділу підписується
укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником
ВОД і затверджується керівником структурного підрозділу. За
наявності в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження
розглядається та ухвалюється ЕК. 8.3.18. Опис справ структурного підрозділу складається у двох
примірниках, один з яких передається разом із справами до ВОД, а
другий залишається як контрольний примірник у структурному
підрозділі. 8.3.19. Описи справ структурних підрозділів є підставою для
складання річного розділу зведеного опису справ Головдержслужби
України, за яким справи передаються на зберігання до Державного
архіву. 8.3.20. Зведений опис справ постійного строку зберігання
Головдержслужби України складається у чотирьох примірниках і
підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК Державного архіву через
два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до Державного архіву надсилаються всі чотири
примірники описів, один з яких після затвердження залишається у
Державному архіві, а решта повертається до Головдержслужби
України. Передавати справи до Державного архіву необхідно в
установлені строки. 8.3.21. Зведені описи справ тривалого строку зберігання
складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на
справи постійного зберігання. Описи справ тривалого строку
зберігання Державним архівом не затверджуються. 8.3.24. Справи передаються до архівного підрозділу установи
зв'язаними належним чином. 8.3.25. Схоронність документів в установі забезпечується
наявністю архівного підрозділу установи згідно із Законом України
"Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 ).

Додаток 1

до Інструкції
Міністерство закордонних

справ України
^

| 3 інтервали v
Згідно з Протоколом про наміри щодо співробітництва між
Головним управлінням державної служби України та Головою
Управління Цивільної Служби Республіки Польща, підписаним
12 грудня 2000 року, Головдержслужбою України підготовлено проект
робочої програми співробітництва між Головним управлінням
державної служби України і Управлінням цивільної служби Республіки
Польща на 2005 рік. Просимо сприяння щодо отримання проекту робочої програми
Управлінням цивільної служби Республіки Польща. Приклад Республіки Польща, як країни - члена Європейського
Союзу, є дуже корисним для України в питаннях здійснення заходів
щодо розвитку та модернізації державної служби з урахуванням
стандартів ЄС. Враховуючи викладене, звертаємось з проханням: - підтримати ініціативу Головдержслужби України та сприяти у
зміцненні співпраці з Управлінням цивільної служби Республіки
Польща; - доручити Посольству України в Республіці Польща підготувати
та надати інформацію про донорські організації, які б могли
здійснити фінансування заходів відповідно до робочої програми. Просимо інформувати Головдержслужбу України щодо стану
проходження зазначених документів з метою здійснення необхідних
заходів та швидкого реагування.
^ | 1 інтервал v
Додаток: на 3 арк.
^ | 2 інтервали v
Начальник Головдержслужби Т.Мотренко

Додаток 2

до Інструкції
Міністру Кабінету Міністрів

України

І.І.Іванову
^

| 2 інтервали v
Шановний Іване Івановичу!
^

| 1 інтервал v
Головне управління державної служби України направляє Вам у
порядку інформації копію Пам'ятної записки з питань реформи
державного управління та державної служби місії Світового банку,
що працювала з 25 травня по 7 червня 2004 року, та лист до неї
директора Світового банку по Україні, Білорусі та Молдові Луки
Барбоне.
^
| 1 інтервал v
Додаток: на 16 арк.
^
| 2 інтервали v
З повагою
^
| 1 інтервал v
Начальник Головдержслужби Т.Мотренко

Додаток 3

до Інструкції
Першому заступнику Міністра

Кабінету Міністрів України

І.І.Іванову
На лист від 26.08.2004
N 5712/0/2-04
^

| 2 інтервали v
Шановний Іване Івановичу!
^

| 1 інтервал v
Головне управління державної служби України розглянуло Ваш
лист від 26.08.2004 N 5712/0/2-04 щодо погодження виїзду до Канади
з 2 по 24 жовтня 2004 року Загаєцької О.А. з метою участі у
конференції "Інформаційно-телекомунікаційні технології заради
розвитку - від стратегії бачення до дії"". Згідно з Положенням про Головне управління державної служби
України (пункт 21), затвердженим Указом Президента України від
02.10.99 N 1272, Порядком надання Головному управлінню державної
служби інформації про направлення за кордон державних службовців з
метою навчання, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України
від 26.12.2003 N 2019, погоджуємо подані документи для подальшого
оформлення наказу про службове відрядження за кордон з метою
навчання вказаної особи.
^
| 2 інтервали v
З повагою
^
| 1 інтервал v
Начальник Головдержслужби Т.Мотренко

Додаток 4

до Інструкції
Міністерство закордонних

справ України

01018, Київ-18,

Михайлівська пл., 1
^

| 3 інтервали v
Згідно з Протоколом про наміри щодо співробітництва між
Головним управлінням державної служби України та Головою
Управління Цивільної Служби Республіки Польща, підписаним
12 грудня 2000 року, Головдержслужбою України підготовлено проект
робочої програми співробітництва між Головним управлінням
державної служби України і Управлінням цивільної служби Республіки
Польща на 2005 рік. Просимо сприяння щодо отримання проекту робочої програми
Управлінням цивільної служби Республіки Польща. Приклад Республіки Польща, як країни - члена Європейського
Союзу, є дуже корисним для України в питаннях здійснення заходів
щодо розвитку та модернізації державної служби з урахуванням
стандартів ЄС. Враховуючи викладене, звертаємось з проханням: - підтримати ініціативу Головдержслужби України та сприяти у
зміцненні співпраці з Управлінням цивільної служби Республіки
Польща; - доручити Посольству України в Республіці Польща підготувати
та надати інформацію про донорські організації, які б могли
здійснити фінансування заходів відповідно до робочої програми. Просимо інформувати Головдержслужбу України щодо стану
проходження зазначених документів з метою здійснення необхідних
заходів та швидкого реагування.
^ | 1 інтервал v
Додаток: на 3 арк.
^ | 2 інтервали v
Начальник Головдержслужби Т.Мотренко

Додаток 5

до Інструкції
Начальнику Головдержслужби

Т.В.Мотренку
^

| 2 інтервали v

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
^

| 1 інтервал v
Від: першого заступника Начальника Головдержслужби БОРСУКА М.О.
^
| 1 інтервали v
Стосовно: виконання окремого доручення Начальника

Головдержслужби України від 04.05.2006 щодо

розроблення проекту Порядку проведення

щоквартальної наради апарату Головдержслужби України
^
| 1 інтервал v
Суть питання:
^
| 1 інтервал v
З урахуванням пропозицій керівників структурних підрозділів
Головдержслужби України управлінням організаційної роботи,
документообігу та контролю розроблено Порядок проведення
щоквартальної наради апарату Головдержслужби України (додається).
^
| 1 інтервал v
Пропозиції:
^
| 1 інтервал v
Прошу Вас погодити зазначений Порядок з метою використання
при підготовці та проведенні розширеної щоквартальної апаратної
наради.
^
| 2 інтервали v
З повагою
"___" ___________ 200_ року М.Борсук

Додаток 6

до Інструкції
(Державний

Герб

України)
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
^

| 2 інтервали v
Н А К А З
^

| 1 інтервал v
м. Київ
"___" __________ 2006 року N _________
^

| 1 інтервал v
Про внесення змін до наказу

Головдержслужби від 14.11.2003 N 132
^

| 1 інтервал v
З метою забезпечення реалізації конституційного права
громадян на звернення і відповідно до статті 22 Закону України
"Про звернення громадян", Указу Президента України від 13.08.2002
N 700 "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації
громадянами конституційного права на звернення"
^
| 1 інтервал v
Н А К А З У Ю:
^

| 1 інтервал v
1. Внести зміни до наказу Головдержслужби від 14.11.2003
N 132, виклавши пункти 4 та 5 у такій редакції: "4. Управлінню справами (Яремчук І.М.) разом з юридичним
управлінням та департаментом персоналу державних органів та
місцевого самоврядування двічі на рік (у січні та липні)
аналізувати стан роботи зі зверненням громадян, аналітичні довідки
з цього питання надавати Начальникові Головдержслужби. 5. Інформаційно-аналітичному управлінню (Балюк В.В.)
забезпечити оприлюднення аналітичних матеріалів про стан роботи зі
зверненнями громадян у журналі "Вісник державної служби".
2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого
заступника Начальника Головдержслужби Борсука М.О.
^
| 3 інтервали v
Начальник Головдержслужби Т.Мотренко
Підготовлено: Погоджено:
управління організаційної роботи, перший заступник
документообігу та контролю Начальника Головдержслужби ________________________ О.Яцуба ___________________ М.Борсук
заступник

Начальника Головдержслужби _______________ В.Буяльський
заступник

Начальника Головдержслужби ___________________ В.Сороко
заступник

Начальника Головдержслужби _____________________ В.Ткач
юридичне управління __________________ В.Баланюк
управління справами __________________ І.Яремчук
департамент персоналу

державних органів та

місцевого самоврядування ___________________ В.Саєнко
інформаційно-аналітичне

управління ____________________ В.Балюк
управління

організаційно-аналітичного

забезпечення роботи

керівника та кадрової роботи ____________________ Ю.Піжук

Додаток 7

до Інструкції

ПЕРЕЛІК

документів, що не підлягають реєстрації

відділом організації документообігу управління

організаційної роботи, документообігу та контролю

Головдержслужби України

1. Копії листів, що надійшли до відома. 2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки. 3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок
денний. 4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки. 5. Зведення та інформація, надіслані до відома. 6. Навчальні плани, програми (копії). 7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад,
конференцій тощо. 8. Прейскуранти (копії). 9. Норми витрати матеріалів. 10. Вітальні листи і запрошення. 11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені). 12. Наукові звіти за темами. 13. Місячні, квартальні, піврічні звіти. 14. Форми статистичної звітності. 15. Листи та телеграми з вдячністю щодо власного привітання.

Додаток 8

до Інструкції

------------------------------------------------------------------ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ|2. 09.08.2006 | | | 1. РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА |--------------------| |(Контрольний термін)| (доручення) (Доручення) | | -------------------------------------------+--------------------| 3. Реєстраційний N та|4. Кореспондент |5. Вихідні | дата документа |м/р Донецька обл. |реєстраційний N та | |м. Торез |дата документа | N 9410/0/11-06 | |02-32-1519 | 10.07.2006 14:41:09 | |03.07.2006 | -------------------------------------------+--------------------| 6. Короткий зміст |7. На N | |--------------------| Про обчислення та зарахування до стажу д/с |8. Відповідальний | |підрозділ: | 9. Резолюція та її автор |02/ | -----------------------------------------------------------------

Додаток 9

до Інструкції
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ MAIN DEPARTMENT OF THE
ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ CIVIL SERVICE OF UKRAINE
(Державний Герб України)
вул. Прорізна, 15, Київ-01, 15, Prorizna Street, 01601,

Україна 01601 Kyiv, Ukraine
тел. +3 8 (044) 254-06-00; tel: +3 8 (044) 254-06-00;

279-57-90 279-57-90
E-mail: zagal@guds.gov.ua E-mail: zagal@guds.gov.ua

www.guds.gov.ua www.guds.gov.ua
__________________________________________________________________
_______________ N ________ __________________________
ЗРАЗОК
{ Додаток 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного
управління державної служби N 366 ( v0366351-09 ) від 01.12.2009 }

Додаток 10

до Інструкції

ПЕРЕЛІК

індексів по апарату Головного управління

державної служби України

01 Начальник Головдержслужби України
02 Перший заступник Начальника Головдержслужби України
03 Заступник Начальника Головдержслужби України
04 Заступник Начальника Головдержслужби України
05 Заступник Начальника Головдержслужби України
06 Заступник Начальника Головдержслужби України
10 Юридичне управління
11 Відділ нормативно-правової роботи та взаємодії з Верховною

Радою України 12 Відділ консультативно-правової роботи
20 Управління організаційної роботи, стратегічного планування
та контролю
21 Відділ контролю та організаційної роботи 22 Відділ організації документообігу
30 Управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи
керівника та кадрової роботи
31 Відділ організаційно-аналітичного забезпечення роботи

керівника 32 Відділ протоколу та консультацій з громадськістю
40 Департамент персоналу державних органів та місцевого
самоврядування
41 Відділ центральних державних органів 42 Відділ моніторингу професійної діяльності державних

службовців I-III категорій посад 46 Відділ координації діяльності територіальних підрозділів

Головдержслужби 47 Відділ місцевих державних адміністрацій та служби

в органах місцевого самоврядування
50 Управління організації професійного навчання державних
службовців та посадових осіб місцевого самоврядування
51 Відділ професійної підготовки 52 Відділ підвищення кваліфікації
60 Управління аналізу політики і стратегії розвитку
державної служби
61 Відділ аналізу політики і стратегічного планування 62 Відділ електронного урядування 63 Відділ міжнародного співробітництва та європейської

інтеграції
70 Контрольно-інспекційне управління
71 Відділ з питань запобігання проявам корупції 72 Відділ з контролю за дотриманням законодавства

з питань державної служби 73 Відділ спецперевірок та службових розслідувань
80 Управління справами
81 Фінансово-бюджетний відділ 82 Відділ господарського обслуговування

та матеріально-технічного забезпечення 83 Сектор внутрішнього фінансового контролю 84 Сектор інформаційної інфраструктури
90 Координаційна рада з питань державної служби при Президентові
України
91 Методично-консультативна рада з питань державної служби та
служби в органах місцевого самоврядування при Головному
управлінні державної служби України
92 Редакційна колегія видання "Бібліотека молодого державного
службовця"
94 Центр сприяння інституційному розвитку державної служби
95 Сектор кадрової роботи
96 Наукова рада
97 Редколегія журналу "Вісник державної служби України"
98 Громадська рада при Начальнику Головдержслужби України
{ Додаток 10 із змінами, внесеними згідно з Наказами Головного
управління державної служби N 37 ( v0037351-07 ) від 08.02.2007,
N 126 ( v0126351-08 ) від 14.05.2008 }

Додаток 11

до Інструкції

ЖУРНАЛ

реєстрації працівників, які відбувають у відрядження

з Головного управління державної служби України

-------------------------------------------------------------------------- N | Прізвище, |Посада,| Номер | Прізвище, | Дата | п/п| ім'я, по | яку |посвідчення| посада |-----------------------| | батькові | він | про |працівника,|відбуття у |прибуття з | |відрядженого|займає |відрядження| який |відрядження|відрядження| |працівника | |та наказу | підписав | | | | | | |посвідчення| | | | | | | про | | | | | | |відрядження| | | ---+------------+-------+-----------+-----------+-----------+-----------| | | | | | | | ---+------------+-------+-----------+-----------+-----------+-----------| | | | | | | | ---+------------+-------+-----------+-----------+-----------+-----------| | | | | | | | -------------------------------------------------------------------------

Додаток 12

до Інструкції

ЖУРНАЛ

обліку працівників, які прибувають у відрядження

до Головного управління державної служби України

----------------------------------------------------------------------- N | Прізвище, | Посада, | Найменування | Дата | п/п| ім'я, по | яку | об'єднання, |-----------------------| | батькові | займає | підприємства, |відбуття у |прибуття з | |відрядженого| | установи, що |відрядження|відрядження| |працівника | |видала посвідчення| | | | | | про відрядження | | | ---+------------+---------+------------------+-----------+-----------| | | | | | | ---+------------+---------+------------------+-----------+-----------| | | | | | | ---+------------+---------+------------------+-----------+-----------| | | | | | | ----------------------------------------------------------------------

Додаток 13

до Інструкції

ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ,

на які ставиться гербова печатка

- Акти (списання, експертизи тощо) - Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів - Довідки (лімітні; використання бюджетних асигнувань на
зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо) - Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей,
бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення - Договори (про матеріальну відповідальність,
науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про
здійснення робіт тощо) - Заявки (на обладнання, винаходи тощо) - Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають
право здійснювати фінансово-господарські операції - Посвідчення про відрядження та доручення на право перевірки
органів виконавчої влади - Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на
підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію
за договором, на капітальне будівництво тощо) - Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо) - Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями;
преміями) - Протоколи (погодження планів поставок) - Реєстри (чеків, бюджетних доручень) - Специфікації (виробів, продукції тощо) - Статути державних підприємств (об'єднань) - Титульні списки - Штатні розписи - Телеграми

Додаток 14

до Інструкції

ПЕРЕЛІК

форм звітності, затверджених наказом

від 13.11.2006 N 374а

------------------------------------------------------------------ N форми | Назва звіту | Кому надсилається | --------+-----------------------------+-------------------------| Форма 1 |Звіт про розгляд звернень, |Департамент персоналу | |заяв і скарг громадян |державних органів та | | |місцевого самоврядування | --------+-----------------------------+-------------------------| Форма 2 |Звіт про розгляд письмових |Департамент персоналу | |звернень, заяв і скарг |державних органів та | | |місцевого самоврядування | --------+-----------------------------+-------------------------| Форма 3 |Звіт про участь в роботі |Департамент персоналу | |колегій, регіональних |державних органів та | |(координаційних) рад з питань|місцевого самоврядування | |державної служби та інших | | |комісіях ОДА | | --------+-----------------------------+-------------------------| Форма 4 |Звіт про моніторинг |Управління організаційно-| |громадської думки |аналітичного забезпечення| | |роботи керівника та | | |кадрової роботи | --------+-----------------------------+-------------------------| Форма 5 |Звіт про надання методично- |Департамент персоналу | |консультативної допомоги |державних органів та | | |місцевого самоврядування | --------+-----------------------------+-------------------------| Форма 6 |Звіт про перевірки та |Контрольно-інспекційне | |службові розслідування |управління | --------+-----------------------------+-------------------------| Форма 7 |Звіт про кількість проведених|Департамент персоналу | |семінарів, тренінгів, нарад, |державних органів та | |круглих столів, конференцій |місцевого самоврядування | |з питань державної служби та | | |служби в органах місцевого | | |самоврядування | | --------+-----------------------------+-------------------------| Форма 8 |Звіт про розробку та видання |Департамент персоналу | |методичних матеріалів щодо |державних органів та | |реалізації функцій та завдань|місцевого самоврядування | |територіальних органів | | |Головдержслужби | | --------+-----------------------------+-------------------------| Форма 9 |Звіт щодо запровадження |Департамент персоналу | |системи управління якістю |державних органів та | |ISO 9001-2001 в органах |місцевого самоврядування | |виконавчої влади | | --------+-----------------------------+-------------------------| Форма 10|Узагальнені відомості про |Департамент персоналу | |стан наповнення бази даних |державних органів та | |обліку державних службовців |місцевого самоврядування | --------+-----------------------------+-------------------------| Форма 11|Звіт про висвітлення в ЗМІ |Управління організаційно-| |діяльності територіального |аналітичного забезпечення| |управління державної служби |роботи керівника та | | |кадрової роботи | --------+-----------------------------+-------------------------| Форма 12|Звіт про передплату журналу |Інформаційно-аналітичне | |"Вісник державної служби |управління | |України" | | ----------------------------------------------------------------- Інструкцію доповнено Додатком 14 згідно з Наказом Головного
управління державної служби N 37 ( v0037351-07 ) від 08.02.2007 }

Додаток N 15

до Інструкції

НАЧАЛЬНИК

ГОЛОВНОГО УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ

СЛУЖБИ УКРАЇНИ

_________________________________________________

До __________________________________________

від ____________ N ____________
ТКАЧУ В.Д.
Прошу організувати виконання у визначений термін.
БОРСУКУ М.О.

БУЯЛЬСЬКОМУ В.Ф.

ЮРЧЕНКУ Ю.Є.
Левицькому Р.В. - контроль.

Т.МОТРЕНКО
"___" ____________ 2009 р.
до N ____________
{ Інструкцію доповнено Додатком 15 згідно з Наказом Головного
управління державної служби N 134 ( v0134351-09 ) від 30.04.2009 }

  • Друкувати
  • PDF
  • DOCX
  • Копіювати скопійовано
  • Надіслати
  • Шукати у документі
  • Зміст

Навчальні відео: Як користуватись системою

скопійовано Копіювати
Шукати у розділу
Шукати у документі

Пошук по тексту

Знайдено: