МІНІСТЕРСТВО УКРАЇНИ З ПИТАНЬ НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЙТА У СПРАВАХ ЗАХИСТУ НАСЕЛЕННЯ ВІД НАСЛІДКІВ
ЧОРНОБИЛЬСЬКОЇ КАТАСТРОФИ
Н А К А З
24.07.2007 N 498
Про організацію архівної роботив територіальних органах МНС
Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд
та архівні установи" ( 3814-12 ), Положення про Міністерство
України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту
населення від наслідків Чорнобильської катастрофи, затвердженого
постановою Кабінету Міністрів України від 2 листопада 2006 р.
N 1539 ( 1539-2006-п ), та з метою покращення організації архівної
роботи, забезпечення збереження документів, що утворюються в
процесі діяльності головних управлінь (управлінь) МНС в Автономній
Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі,
Н А К А З У Ю:
1. Затвердити:
1.1. Інструкцію з організації архівної роботи в головних
управліннях (управліннях) МНС в Автономній Республіці Крим,
областях, містах Києві та Севастополі, що додається.
1.2. Примірне положення про архівний підрозділ головного
управління (управління) МНС в Автономній Республіці Крим,
областях, містах Києві та Севастополі, що додається.
1.3. Примірне положення про експертну комісію головного
управління (управління) МНС в Автономній Республіці Крим,
областях, містах Києві та Севастополі, що додається.
2. Начальникам головних управлінь (управлінь) МНС в
Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі
в місячний строк організувати розробку положення про архівні
підрозділи та положення про експертні комісії, створити експертні
комісії, забезпечити виконання вимог Інструкції з організації
архівної роботи в головних управліннях (управліннях) МНС в
Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора
Департаменту організаційно-контрольної роботи Пачківа І.В.
Міністр Н.Шуфрич
ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ МНС
з організації архівної роботи в головних
управліннях (управліннях) МНС в Автономній
Республіці Крим, областях, містах Києві
та Севастополі
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1 Інструкція з організації архівної роботи в головних
управліннях (управліннях) МНС в Автономній Республіці Крим,
областях, містах Києві та Севастополі (далі - Інструкція)
розроблена відповідно до Закону України "Про Національний архівний
фонд та архівні установи" ( 3814-12 ), Правил роботи архівних
підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування,
підприємств, установ і організацій ( z0407-01 ).
1.2 Основними завданнями Інструкції є встановлення єдиного
порядку роботи з документами від їх створення в діловодстві до
зберігання в архівному підрозділі (архіві), підвищення
ефективності організації архівної справи, забезпечення виконання
вимог законодавчих та нормативно-правових актів з питань архівної
справи та діловодства.
2. СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУР І ФОРМУВАННЯ СПРАВ
2.1 Складання номенклатур справ 2.1.1 Номенклатура справ - це систематизований перелік
найменувань справ, створюваних у діловодстві головного управління
(управління) МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах
Києві та Севастополі (далі-територіального органу), оформлений у
відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. 2.1.2 Номенклатура справ є обов'язковим для кожного
структурного підрозділу документом, який складається для створення
єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого
розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на
державне зберігання у процесі діловодства. 2.1.3 Є три види номенклатур справ: типова, примірна та
індивідуальна. Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для
установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою
індексації і є нормативним актом. Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ
для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за
структурою, і має рекомендаційний характер. Типові і примірні номенклатури справ розробляються органами
вищого рівня для мережі організацій, що належать до сфери
управління установи, і використовуються ними як методичні
посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ. 2.1.4 Незалежно від наявності типової чи примірної
номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну
номенклатуру справ. Індивідуальна номенклатура справ територіального органу
складається з номенклатур справ його окремих структурних
підрозділів. 2.1.5 Номенклатура справ структурного підрозділу
територіального органу розробляється посадовою особою,
відповідальною за діловодство у структурному підрозділі
(діловодом), із залученням фахівців, підписується керівником
структурного підрозділу та обов'язково погоджується з працівником
архівного підрозділу територіального органу (додаток 1). 2.1.6 Номенклатура справ структурного підрозділу складається
на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності. 2.1.7 Після виконання документів вони групуються у справи,
яким надаються найменування (заголовки), що в стислій формі
відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною
заголовка є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться. 2.1.8 Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу
повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з
урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних
справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає
документи органів вищого рівня, далі - група
організаційно-розпорядчої документації територіального органу
(накази, розпорядження), планово-звітна документація і листування.
У групі листування першими розміщуються справи, що містять
листування з органами вищого рівня. 2.1.9 Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна
мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс
справи структурного підрозділу складається з індексу структурного
підрозділу (за штатним розкладом або класифікатором структурних
підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі
наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі
із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо. 2.1.10 У кінці діловодного року номенклатура справ
структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим
записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично
заведених за рік справ. Підсумковий запис засвідчує своїм підписом
особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі
(діловод). 2.1.11 Номенклатура справ структурного підрозділу
територіального органу складається у трьох примірниках, на кожному
з яких обов'язково заповнюється гриф погодження із керівником
архівного підрозділу територіального органу: перший примірник - недоторканий, зберігається у структурному
підрозділі; другий примірник - передається до архівного підрозділу
територіального органу; третій примірник - використовується у структурному підрозділі
для формування справи і пошуків потрібного документа. 2.1.12 Номенклатури справ структурних підрозділів після їх
розгляду й аналізу зводяться службою діловодства в єдину (зведену)
номенклатуру справ територіального органу. 2.1.13 Під час розроблення єдиної (зведеної) номенклатури
справ територіального органу, крім зведення номенклатур
структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність
територіального органу в цілому. При цьому використовуються:
положення про територіальний орган та його структурні підрозділи,
штатні розклади, типові чи примірні номенклатури, номенклатури та
описи справ за минулі роки, класифікатори документів і
кореспондентів, що ведуться в територіальному органі, типові та
відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання
документів, а також враховуються завдання територіального органу
на наступний рік. 2.1.14 Як до номенклатури справ структурного підрозділу так і
до зведеної номенклатури справ територіального органу включаються
найменування справ, що відображають всі документовані ділянки їх
роботи. До номенклатури справ включаються не закінчені діловодством
справи, що надійшли від інших установ, для їх продовження, у тому
числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ,
документи, створені за допомогою персонального комп'ютера. Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року
(перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року
впродовж всього терміну їх вирішення. 2.1.15 До номенклатури справ не включаються друковані
видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали,
експрес-інформація тощо. 2.1.16 Зведена номенклатура справ територіального органу
після її остаточного доопрацювання схвалюється експертною комісією
(ЕК) територіального органу та погоджується експертно-перевірною
комісією (ЕГЖ) відповідного державного архіву, після чого
затверджується керівником територіального органу (додаток 2). 2.1.17 Як у номенклатурі структурного підрозділу, так і у
зведеній номенклатурі справ територіального органу впродовж
діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про
заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про
посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу
справ до архівного підрозділу територіального органу та інших
установ для їх продовження тощо. 2.1.18 У кінці діловодного року зведена номенклатура справ
територіального органу обов'язково закривається підсумковим
записом. Підсумковий запис засвідчує своїм підписом керівник
діловодної служби. 2.1.19 Зведена номенклатура справ складається у трьох
примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф
погодження з ЕПК відповідного державного архіву. Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в
такому порядку: перший - зберігається в архівному підрозділі для здійснення
контролю за формуванням справ у структурних підрозділах; другий - надсилається до відповідної державної архівної
установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ; третій - розподіляється за розділами між відповідними
структурними підрозділами для практичної роботи. 2.1.20 Зведена номенклатура справ територіального органу, як
і номенклатура справ структурних підрозділів, щорічно (не пізніше
листопада-грудня поточного року) переглядається, аналізується і
уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ
передруковується і затверджується керівником територіального
органу. Зведена номенклатура справ підлягає повторному складанню і
погодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років
або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи
територіального органу.
2.2 Формування справ 2.2.1 Формування справ - це групування виконаних документів у
справи відповідно до номенклатури справ. 2.2.2 Під час формування справ слід дотримуватись таких
правил: групувати у справи тільки оригінали (у разі відсутності -
засвідчені у встановленому порядку копії) правильно оформлених і
виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових,
особистих, дублетних документів, що підлягають поверненню, та
розмножених копій; групувати у справи документи одного діловодного року (за
винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи
формуються протягом всього часу роботи особи у територіальному
органі; групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового
строків зберігання (як виняток, коли цього вимагає специфіка
роботи установи, документи постійного і тимчасового строків
зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть
групуватися протягом діловодного року в одну справу). Після
закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний
підрозділ територіального органу документи повинні бути розкладені
за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній справі
документи постійного, в інший - документи тимчасового терміну
зберігання; включати до справи документи тільки з одного питання або
групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний
комплекс: спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в
логічній послідовності; якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не
можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою,
заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та
строку зберігання в діючу номенклатуру справ; документи, створені за допомогою персонального комп'ютера,
групуються у справи на загальних підставах; справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм
завтовшки). 2.2.3 Документи всередині справи групуються у хронологічному
чи логічному порядку або у їх поєднанні. 2.2.4 Розпорядчі документи разом з додатками групуються у
справи за їх характером і хронологією. Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені
розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом
із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні
документи, то їх групують в окремі справи. Накази групуються в різні справи: - з основної діяльності; - про прийняття, переведення, звільнення, заохочення,
сумісництво працівників; - про надання відпусток; - про накладення стягнення на працівника; - про відрядження працівників; - з адміністративно-господарських питань. 2.2.5 Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з
їх виконанням, групуються у справи за напрямками діяльності
територіального органу. При невеликій кількості таких документів
вони формуються в одну справу. Всередині справи документи
систематизуються за датами доручень. 2.2.6 Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у
справах окремо від проектів цих документів. 2.2.7 Листування групується за змістом та кореспондентським
принципом і систематизується у хронологічній послідовності;
документ-відповідь йде за документом-запитом. 2.2.8 Документи в особових справах групуються у
хронологічному порядку в міру їх надходження у такій
послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи;
заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий
листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги
з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до
особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про
заохочення; довідки та інші документи. Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я
та інші аналогічні документи групуються в окремі справи
тимчасового зберігання і до особових справ не включаються. Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо
до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням
відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів. 2.2.9 Особові рахунки працівників та інші подібні документи
систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку. 2.2.10 Методичне керівництво і контроль за формуванням справ
у територіальному органі та його структурних підрозділах
здійснюється службою діловодства.
2.3 Оперативне зберігання документів 2.3.1 Документи з часу створення (надходження) і до передачі
їх в архівний підрозділ територіального органу зберігаються за
місцем їх формування у справах (у структурному підрозділі доцільне
зберігання справи централізовано у діловода). З метою підвищення оперативності розшуку документів справи
розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях
обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. 2.3.2 У разі зберігання справ у структурних підрозділах
збереженість документів і справ забезпечується керівниками
структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за
діловодство (діловодами). 2.3.3 3 метою забезпечення збереженості документів справи
повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених
для цієї мети приміщеннях, у шафах, що зачиняються. 2.3.4 Документи, створені за допомогою персональних
комп'ютерів, зберігаються на загальних підставах. 2.3.5 Видача справ у тимчасове користування стороннім
установам здійснюється з дозволу керівника територіального органу.
На видану справу заводиться карта - замінник справи, у якій
зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі,
кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для
розписів в одержанні і прийомі справи. 2.3.6 Вилучення документів із справи постійного зберігання
забороняється. У виняткових випадках вилучення документа
допускається з дозволу керівника територіального органу з
обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
3. ПІДГОТОВКА СПРАВ ДО ЗБЕРІГАННЯТА ВИКОРИСТАННЯ
3.1 Закінчені діловодством справи постійного і тривалого
(понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архівний
підрозділ територіального органу для наступного зберігання та
використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно)
можуть передаватися в архівний підрозділ за погодженням із
заступником начальника територіального органу - куратором
архівного підрозділу.
3.2 Підготовка документів до передачі в архівний підрозділ
включає: експертизу цінності документів; оформлення справ; складання описів справ; передачу справ до архівного підрозділу і забезпечення
схоронності документів.
3.3 Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх
цінності з метою встановлення строків зберігання документів і
відбору їх на державне зберігання.
3.4 Для організації та проведення експертизи цінності
документів у територіальному органі створюється постійно діюча
експертна комісія (ЕК).
3.5 Експертиза цінності документів провадиться на підставі
номенклатур справ і переліків (типових) документів із зазначенням
строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів
складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років)
зберігання, з особового складу та акт про вилучення для знищення
документів, не внесених до Національного фонду (далі - акт).
3.6 Вилучення документів для знищення і складання про це акта
провадиться після підготовки описів постійного, тривалого (понад
10 років) зберігання та з особового складу за цей же період. Акти
розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ і
затверджуються заступником начальника після схвалення описів справ
постійного зберігання, погодження описів справ з особового складу
та акта ЕПК відповідного державного архіву (додаток 3).
3.7 Після затвердження акта зазначені документи здаються
керівником архівного підрозділу (особою, відповідальною за архів)
господарській службі територіального органу або підприємствам із
заготівлі вторинної сировини.
3.8 Документи територіального органу групуються у справи
після закінчення діловодного року. Справи постійного, тривалого
(понад 10 років) зберігання, з особового складу підлягають такому
оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону; нумерація
аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі
потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки
справи.
3.9 Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не
підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів
оформлення не провадиться.
3.10 Окремі групи справ постійного зберігання, найменування
яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами,
розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати
внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку
справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх
короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.
3.11 Обкладинка справ постійного, тривалого (понад 10 років),
з особового складу зберігання оформляються за встановленою формою
(додаток 4).
3.12 Після закінчення діловодного року до написів на
обкладинках справ постійного, тривалого (понад 10 років)
зберігання, з особового складу вносяться необхідні уточнення,
перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту
підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться
додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів,
види і форми звітності тощо).
3.13 Дата на обкладинці справи повинна відповідати року
початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш
ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є
документи за... роки".
3.14 На обкладинках справ, що складаються з кількох томів
(частин), проставляються дати першого і останнього документів
кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати
вказується число, місяць і рік. Числа і рік позначаються
арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
3.15 На обкладинці справи проставляється номер справи за
описом і, за погодженням з архівним підрозділом територіального
органу, номер опису і фонду.
3.16 У разі зміни назви територіального органу (його
структурного підрозділу) впродовж періоду, який охоплюють
документи, або під час передачі справи до іншої установи
(структурного підрозділу), на обкладинці зазначається нова назва
територіального органу (структурного підрозділу).
3.17 Написи на обкладинках справ постійного і тривалого
строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом
або тушшю.
3.18 За результатами експертизи цінності документів
складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років)
зберігання та з особового складу.
3.19 Описи справ, зазначені у пункті 3.18 цієї Інструкції, як
територіального органу в цілому так і кожного структурного
підрозділу окремо, складаються за встановленою формою (додаток 5).
3.20 Описи справ структурного підрозділу складаються
посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у
структурному підрозділі, при методичній допомозі архівного
підрозділу територіального органу.
3.21 Опис справ структурного підрозділу складається з
дотриманням таких правил: номер опису структурного підрозділу повинен складатися з
цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою
справ з доданням початкової літери найменування категорії
документів, що входять до опису, та чотирьох цифр року, в якому
заведені включені до опису справи. Наприклад: описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання
та з особового складу зберігання структурного підрозділу N 5, що
значаться за номенклатурою справ і заведені у 2003 році, будуть
мати номери: 5 П-2003-5 Т-2003; 5 О/С-2003; графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених
на обкладинку справи. В опису справ тривалого (понад 10 років)
зберігання має бути додаткова графа "Строк зберігання, стаття за
переліком"; графа опису "Примітка" використовується для позначок про
особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим
структурним підрозділам територіального органу, про наявність
копій тощо; систематизація справ структурного підрозділу, що включаються
до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою
справ як структурного підрозділу, так і територіального органу в
цілому; кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим
номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний
том (частина) вноситься до опису під окремим номером; у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим
заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а
інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному
новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом,
тематикою, хронологією.
3.22 Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною
суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний
розділ опису. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням
(цифрами і літерами) кількох справ, що значаться за описом, перший
і останній номери справ за описом, а також обумовлюються
особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери
справ). До річного розділу опису вносяться також справи, не завершені
діловодством року. У таких випадках у кінці річних розділів опису
кожного наступного року, впродовж якого справи продовжувалися
діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також
у розділі за _______ рік, N ____".
3.23 Опис справ структурного підрозділу підписується
укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником
архівного підрозділу і затверджується керівником структурного
підрозділу.
3.24 Опис справ структурного підрозділу територіального
органу складається у двох примірниках, один з яких передається до
архівного підрозділу територіального органу, а другий залишається
як контрольний примірник у структурному підрозділі.
3.25 Описи справ структурних підрозділів є підставою для
складання річного розділу зведеного опису справ територіального
органу, за яким справи передаються на зберігання до відповідних
державних архівів.
3.26 Зведений опис справ постійного зберігання
територіального органу складається у чотирьох примірниках і
підлягає обов'язковому погодженню ЕПК відповідного державного
архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для
схвалення ЕПК державного архіву надсилаються всі чотири примірники
описів, один з яких після схвалення залишається у державному
архіві, а решта повертається до територіального органу. Відповідно
до схвалених описів справ територіальний орган зобов'язаний
передати справи до державного архіву у встановлені строки.
3.27 Зведені описи справ тривалого (понад 10 років)
зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і
описи справ постійного зберігання. Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання не
подаються на погодження ЕПК державного архіву.
3.28 Закінчені діловодством справи постійного, тривалого
(понад 10 років) зберігання та з особового складу разом з
реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на
документи передаються до архівного підрозділу територіального
органу через два роки після завершення їх у діловодстві
(наприклад, справи за 2004 рік передаються до архівного підрозділу
у 2007 році. Справи тимчасового строку зберігання передаються до
архівного підрозділу територіального органу на розсуд заступника
начальника територіального органу - куратора архівного
підрозділу). Передавання справ до архівного підрозділу здійснюється за
графіком, складеним архівним підрозділом, погодженим з керівниками
структурних підрозділів і затвердженим заступником начальника
територіального органу - куратором архівного підрозділу. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для
поточної роботи, архівний підрозділ територіального органу
оформляє видачу справ у тимчасове користування.
3.29 Приймання (передавання) кожної справи здійснюється
працівником архівного підрозділу в присутності працівника
діловодної служби (діловода) лише після проведення експертизи її
науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення.
Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються до
архівного підрозділу за описами. При цьому на всіх примірниках
описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису працівник архівного
підрозділу розписується у прийнятті справ з обов'язковим
зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівного
підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису
повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в
архівному підрозділі територіального органу. Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися до
архівного підрозділу територіального органу за номенклатурою
справ.
3.30 Справи передаються до архівного підрозділу
територіального органу зв'язаними належним чином.
3.31 Збереження документів у територіальному органі
забезпечується архівним підрозділом територіального органу згідно
із Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні
установи" ( 3814-12 ).
4. ПОРЯДОК ПРИЙМАННЯ-ПЕРЕДАВАННЯДОКУМЕНТІВ У РАЗІ ЗМІНИ КЕРІВНИКА АРХІВНОГО
ПІДРОЗДІЛУ, РЕОРГАНІЗАЦІЇ, ЛІКВІДАЦІЇ ТЕРИТОРІАЛЬНОГО
ОРГАНУ, СТРУКТУРНОГО ПІДРОЗДІЛУ
4.1 Приймання-передавання документів при зміні керівника
архівного підрозділу 4.1.1 При зміні керівника архівного підрозділу (особи,
відповідальної за архів) приймання-передавання справ, довідкового
апарату до них, а також приміщень, обладнання та інвентарю
архівного підрозділу здійснюється за актом (додаток 6). 4.1.2 Під час приймання-передавання перевіряється наявність і
стан справ; облікових документів та науково-довідкового апарату
(паспорти архівного підрозділу, описів справ, книг надходження і
вибуття справ, довідкових картотек, каталогів тощо); печаток і
штампів, якими користується архівний підрозділ; охоронної
сигналізації, стелажного, протипожежного та іншого обладнання;
умов зберігання документів. 4.1.3 Акт передавання-приймання при зміні керівника архівного
підрозділу (особи, відповідальної за архів) підписується особами,
які передають та приймають справи, членами комісії і
затверджується начальником територіального органу.
4.2 Приймання документів у разі реорганізації або ліквідації
територіального органу, структурного підрозділу 4.2.1 У разі реорганізації територіального органу,
структурного підрозділу з передачею їх функцій іншому органу,
структурному підрозділу останні приймають за актом документи, не
завершені в діловодстві, та архівні справи тимчасового зберігання.
Архівні справи, віднесені до Національного архівного фонду,
передаються в упорядкованому стані до відповідного державного
архіву. 4.2.2 Якщо функції територіального органу, структурного
підрозділу, що реорганізується, передаються декільком іншим
органам, структурним підрозділам, архівні справи тимчасового
зберігання, строк зберігання яких ще не закінчився, передаються до
органів, структурних підрозділів відповідно до переданих функцій. Архівні справи, віднесені до Національного архівного фонду,
передаються в упорядкованому стані до відповідних державних
архівів. 4.2.3 Якщо територіальний орган, структурний підрозділ
ліквідуються без правонаступників, їх архівні справи, віднесені до
Національного архівного фонду, передаються до відповідного
державного архіву. 4.2.4 Кошти на впорядкування, дострокове приймання архівних
документів передбачаються в кошторисі комісії, створеної для
реорганізації або ліквідації територіального органу, структурного
підрозділу.
Додаток 1до пункту 2.1.5 Інструкції
з організації архівної
роботи в головних
управліннях (управліннях)
МНС в Автономній Республіці
Крим, областях, містах Києві
та Севастополі
ГУ(У) МНС
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
___________________ N ___на __________________ рік ___________________________
(найменування розділу)
------------------------------------------------------------------ | NN | Індекс |Найменування | Кількість | Строк | Примітка | | пп | справи |справи (тому,| справ | зберігання | | | | | частини) | (томів, | справи | | | | | | частин) | (тому, | | | | | | | частини) і | | | | | | | номери | | | | | | | статей за | | | | | | | переліком | | |----+--------+-------------+-----------+------------+-----------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ------------------------------------------------------------------
Найменування посади керівника
структурного підрозділу (Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
ПОГОДЖЕНОКерівник архівного
підрозділу (особа,
відповідальна за архів)
(Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених
у _______ році в структурному підрозділі
------------------------------------------------------------------ | За строками | Усього | У тому числі: | | зберігання | |-------------------------------| | | | таких, що |з позначкою "ЕК"| | | | переходять | | |---------------------+----------+--------------+----------------| |Постійного | | | | |---------------------+----------+--------------+----------------| |Тривалого (понад | | | | |10 років) | | | | |---------------------+----------+--------------+----------------| |Тимчасового (до | | | | |10 років включно) | | | | |---------------------+----------+--------------+----------------| |Разом | | | | ------------------------------------------------------------------
Найменування посади
особи, відповідальної
за діловодство (Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
Підсумкові відомості передано до діловодної служби
Найменування посади
особи, відповідальної
за передачу відомостей (Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
Формат А4 (210 x 297)
Форма номенклатури справ структурного підрозділу
Додаток 2до пункту 2.1.16 Інструкції
з організації архівної
роботи в головних
управліннях (управліннях)
МНС в Автономній Республіці
Крим, областях,
містах Києві та Севастополі
ЗАТВЕРДЖУЮНачальник ГУ(У) МНС
(Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
ГУ(У) МНС
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ___________________ N____ на _______ рік
------------------------------------------------------------------ | NN пп |Індекс | Найменування |Кількість| Строк |Примітка | | |справи | справи (тому, | справ | зберігання | | | | | частини) | (томів, | справи | | | | | | частин) | (тому, | | | | | | | частини) і | | | | | | | номери | | | | | | | статей за | | | | | | |переліком(*)| | |-------+-------+---------------+---------+------------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ------------------------------------------------------------------
__________________________________________________________________(найменування розділу)
Керівник служби
діловодства (Підпис) Ініціали, прізвище
Віза керівника архівного
підрозділу (особи
відповідальної за архів)
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК ГУ(У) МНС Протокол ЕПК державного _______________ N____ архіву ____________ N____
______________* - Назва переліку із зазначенням строків зберігання
документів та його вихідні дані.
Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у
_____ році в ГУ(У) МНС:
------------------------------------------------------------------ | За строками | Усього | У тому числі | | зберігання | |-------------------------------| | | | таких, що | з позначкою | | | | переходять | "ЕПК" | |---------------------+----------+--------------+----------------| |Постійного | | | | |---------------------+----------+--------------+----------------| |Тривалого (понад | | | | |10 років) | | | | |---------------------+----------+--------------+----------------| |Тимчасового (до | | | | |10 років включно) | | | | |---------------------+----------+--------------+----------------| |Разом | | | | ------------------------------------------------------------------
Керівник служби
діловодства (Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
Підсумкові відомості передано до
Найменування посади
особи, відповідальної
за передачу відомостей (Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
_____ році в ГУ(У) МНС:
------------------------------------------------------------------ | За строками | Усього | У тому числі | | зберігання | |-------------------------------| | | | таких, що | з позначкою | | | | переходять | "ЕПК" | |---------------------+----------+--------------+----------------| |Постійного | | | | |---------------------+----------+--------------+----------------| |Тривалого (понад | | | | |10 років) | | | | |---------------------+----------+--------------+----------------| |Тимчасового (до | | | | |10 років включно) | | | | |---------------------+----------+--------------+----------------| |Разом | | | | ------------------------------------------------------------------
Керівник служби
діловодства (Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
Підсумкові відомості передано до
Найменування посади
особи, відповідальної
за передачу відомостей (Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
Формат А4 (210 x 297)
Форма зведеної номенклатури справ ГУ(У) МНС
Додаток 3до пункту 3.6 Інструкції
з організації архівної
роботи в головних
управліннях (управліннях)
МНС в Автономній Республіці
Крим, областях, містах Києві
Начальник ГУ(У) МНС
(Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
ГУ(У) МНС
АКТ ___________________ N____ _________________________(місце складання)
Про вилучення для знищення документів, не внесених до
Національного архівного фонду
На підставі _____________________________________________________(назва і вихідні дані переліку документів
__________________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання або номенклатури справ) відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення, документи фонду
N ______________________
(найменування фонду)
------------------------------------------------------------------ |NN|Найменуван-|Дата | Номери | Індекс | Кіль- | Строк | При-| |пп| ня справи |спра-| описів | справи | кість |зберіга- |мітка| | | або групи | ви |(номенк- | (тому, | справ | ння | | | | справ | або |латур) за|частини) |(томів,| справи | | | | |край-| рік |за номен-|частин)| (тому, | | | | | ні | (роки) |клатурою | |частини) | | | | |дати | |або номер| |і номери | | | | |справ| |справи за| |статей за| | | | | | | описом | |переліком| | |--+-----------+-----+---------+---------+-------+---------+-----| |1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | | ------------------------------------------------------------------
Разом _____________________________________ справ за _______ роки(цифрами і літерами)
Описи справ постійного зберігання за ______ роки затверджені,
а з особового складу погоджені з ЕК __________________________________________________________________(найменування архівної установи)
(протокол ____________ N ___)
Найменування посадової
особи, яка проводила
експертизу цінності
документів (Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕКГУ(У) МНС Протокол ЕПК державного ________________N ___ архіву _______________ N ___
Документи в кількості _____________________________________ справ(цифрами і літерами)
вагою __________________ кг здано в ______________________________(найменування установи)
________________________________________________ на переробку за
приймально-здавальною накладною ____________________________ N ___
Найменування посади
особи, яка здала
документи (Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
Формат А4 (210 x 297)
Форма акта про вилучення документів до знищення
Додаток 4до пункту 3.11 Інструкції
з організації архівної
роботи в головних
управліннях (управліннях)
МНС в Автономній Республіці
Крим, областях, містах Києві
та Севастополі
------------------------------------------------------------------ | код держархіву ____________| | код установи ______________| | | |________________________________________________________________| |________________________________________________________________| |________________________________________________________________| |________________________________________________________________| | (найменування державного архіву) | | | |________________________________________________________________| |________________________________________________________________| |________________________________________________________________| |________________________________________________________________| | (найменування установи і структурного підрозділу) | | | | СПРАВА N ___ ТОМ N ___ | | | |________________________________________________________________| |________________________________________________________________| |________________________________________________________________| |________________________________________________________________| |________________________________________________________________| |________________________________________________________________| | (заголовок справи) | | | |________________________________________________________________| | (дата) | | | | На ________________ аркушах| | Зберігати _________________| ------------------------------------------------------------------
Додаток 5до пункту 3.19 Інструкції
з організації архівної
роботи в головних
управліннях (управліннях)
МНС в Автономній Республіці
Крим, областях, містах Києві
та Севастополі
__________________________________________________________________(найменування установи)
__________________________________________________________________(найменування структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮНайменування посади
керівника структурного
підрозділу
(Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
ОПИС N ___ _______________________________________(назва розділу)
------------------------------------------------------------------ |NN| Індекс |Найменування| Крайні |Кількість| Строк |Приміт-| |пп| справи | справи | дати |аркушів у| зберігання | ка | | | (тому, | (тому, | справи | справі | справи | | | |частини)| частини) | (тому, | (томі, | (тому, | | | | | |частини)|частині) | частини), | | | | | | | | стаття за | | | | | | | |переліком(*)| | |--+--------+------------+--------+---------+------------+-------| |1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ------------------------------------------------------------------
У цей опис включено _______________________________________ справ(цифрами і літерами)
з N _____ по N _____, у тому числі:
літерні номери: __________________;
пропущені номери: _______________.
Найменування посади укладача опису (Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
ПОГОДЖЕНОКерівник архівного
підрозділу (особа,
відповідальна за архів)
(Підпис) Ініціали, прізвище
Передав ___________________________________________________ справ(цифрами і літерами)
та ______________________________________ реєстраційно-контрольних(цифрами і літерами)
карток до документів(**)
Найменування
посади працівника
структурного підрозділу
(діловод) (Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
Прийняв ______________________ справ та _________________________(цифрами і літерами) (цифрами і літерами)
реєстраційно-контрольних карток до документів.
Керівник архівного
підрозділу (особа,
відповідальна за архів) (Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
Формат А4 (210 x 297)
Форма опису справ постійного,тривалого (понад 10 років) зберігання,
з особового складу структурного
підрозділу ГУ(У) МНС
______________* - Графа шоста опускається в описах справ постійного
зберігання. ** - Передаються разом із справами канцелярії.
Додаток 6до пункту 4.1.1 Інструкції
з організації архівної
роботи в головних
управліннях (управліннях)
МНС в Автономній Республіці
Крим, областях, містах Києві
Начальник ГУ(У) МНС
(Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
ГУ(У) МНС
АКТ ________________ N ___ ____________________________(місце складання)
приймання-передавання справ під час зміни керівника архівного
підрозділу (особи, відповідальної за архів)
Відповідно до наказу ____________________________________________
N ________________________ передав, а ____________________________ (прізвище, ініціали) (прізвище, ініціали)
прийняв у присутності комісії, створеної на підставі зазначеного
наказу, у складі голови __________________________________________(прізвище, ініціали)
і членів комісії _________________________________________________(прізвище, ініціали)
документи архіву та обліково-довідковий апарат до них
------------------------------------------------------------------ |NN пп| Назва і номер | Кількість | Кількість |Примітка | | | опису | примірників | справ, що | | | | | опису | прийняті за | | | | | |кожним описом | | |-----+-----------------+---------------+--------------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ------------------------------------------------------------------
Разом прийнято ___________________________________________ справ,(цифрами і літерами)
_____________________ описів у _______________________ примірниках
(цифрами і літерами) (цифрами і літерами)
Стан документів і описів ________________________________________(загальна характеристика стану)
__________________________________________________________________
Одночасно передаються ___________________________________________(види обліково-довідкового
__________________________________________________________________апарату, його обсяги, стан) та
__________________________________________________________________(назви печаток і штампів архіву, їх кількість)
Стан приміщень архіву ___________________________________________(загальна характеристика стану)
__________________________________________________________________
Наявність і стан обладнання та інвентарю архіву __________________________________________________________________(загальна характеристика стану)
Передав Підпис Ініціали, прізвище
Прийняв Підпис Ініціали, прізвище
Голова комісії Підпис Ініціали, прізвище
Члени комісії Підпис Ініціали, прізвище
Дата Підпис Ініціали, прізвище
Формат А4 (210 x 297)
Форма акта приймання-передаваннясправ під час зміни керівника (особи, відповідальної
за архівний підрозділ) архівного підрозділу
ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ МНС
24.07.2007 N 498
ПРИМІРНЕ ПОЛОЖЕННЯпро архівний підрозділ головного управління
(управління) МНС в Автономній Республіці Крим,
областях, містах Києві та Севастополі
1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний
фонд та архівні установи" ( 3814-12 ) та наказу Державного
комітету архівів України від 06.08.2002 N 58 ( z0682-02 ) "Про
затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу
державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і
комунального підприємства, установи та організації" у головних
управліннях (управліннях) МНС в Автономній Республіці Крим,
областях, містах Києві та Севастополі створюється архівний
підрозділ для зберігання документів, закінчених у діловодстві,
користування ними із службовою, виробничою або іншою метою, а
також для захисту законних прав та інтересів громадян.
2. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Законом
України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"
( 3814-12 ), іншими актами законодавства України, Державного
комітету архівів України, МНС, Основними правилами роботи
державних архівів України ( n0001560-04, na001560-04 ), Правилами
роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого
самоврядування, підприємств, установ і організацій ( z0407-01 ),
Інструкцією з організації архівної роботи в головних управліннях
(управліннях) МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах
Києві та Севастополі та цим Положенням.
3. Основним завданням архівного підрозділу є: прийняття документів на паперових та інших носіях від
структурних підрозділів та забезпечення їх збереження; контроль за своєчасністю передачі документів Національного
архівного фонду на архівне зберігання; контроль за правильністю складання номенклатур у частині
формування документів у справи та визначення строків їх
зберігання; проведення попередньої експертизи цінності документів, що
знаходяться на зберіганні, складання описів документів
Національного архівного фонду, описів справ з особового складу, а
також погодження актів про вилучення для знищення документів, не
віднесених до складу Національного архівного фонду; створення та вдосконалення довідкового апарату архівного
підрозділу; організація користування документами, видача в установленому
порядку архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і
фізичним особам, інформаційне забезпечення їх потреб; підготовка і передача документів Національного архівного
фонду до відповідного державного архіву; участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації
працівників територіальних органів, які відповідають за роботу з
документами.
4. Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань
йому надається право: вимагати від структурних підрозділів територіального органу
своєчасної передачі на зберігання документів, оформлених згідно з
чинними державними стандартами і правилами; повертати на доопрацювання документи, оформлені з порушенням
установлених вимог; давати структурним підрозділам територіального органу
рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного
підрозділу; запитувати від структурних підрозділів територіального органу
відомості, необхідні для роботи; інформувати керівництво територіального органу про стан
роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення; брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які
проводяться в територіальному органі у разі розгляду на них питань
роботи з документами.
5. Архівний підрозділ працює за планом роботи (річним,
піврічним, квартальним).
6. Архівний підрозділ очолює керівник (особа, відповідальна
за архів); у своїй діяльності керівник архівного підрозділу (особа,
відповідальна за архів) керується Конституцією України
( 254к/96-ВР ), законами України, актами Президента України,
Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, МНС,
положеннями про ГУ(У) МНС, про архівний підрозділ та Інструкцією з
організації архівної роботи в головних управліннях (управліннях)
МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та
Севастополі; керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів)
призначається та звільняється з посади наказом начальника
територіального органу.
6.1 Функціональні та посадові обов'язки Керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів)
при виконанні своїх посадових обов'язків керується наступними
документами: Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні
установи" ( 3814-12 ); Положенням про архівний підрозділ територіального органу; Положенням про експертну комісію територіального органу; рекомендаціями Державного комітету архівів України; основними правилами роботи відомчих архівів; правилами роботи архівних підрозділів центральних органів
виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств,
установ та організацій; переліком типових документів, що утворюються в діяльності
центральних органів виконавчої влади та органів місцевого
самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із
зазначенням термінів зберігання документів. Крім того: несе персональну відповідальність за комплектування архіву
документами та їх збереження згідно із затвердженою номенклатурою
справ; організовує роботу з прийому за описами від структурних
підрозділів територіального органу на збереження в упорядкованому
стані закінчених у діловодстві документів, їх обліку і збереження,
проведення експертизи; щороку готує для розгляду експертною комісією річні розділи
описів справ, які підлягають збереженню, і акти на справи, що
виділені для знищення у зв'язку із закінченням строків їх
зберігання; готує документи до передачі їх на зберігання до відповідного
державного архіву; видає документи структурним підрозділам територіального
органу в тимчасове користування, веде реєстраційний журнал видачі
документів та стежить за своєчасним поверненням документів до
архівного підрозділу; видає у встановленому порядку копії документів та архівні
довідки; веде облік використання документів, які зберігаються в
архіві; виконує перевірку збереження, правильності формування та
оформлення справ у діловодстві територіального органу; бере участь у розробці нормативно-методичних документів з
архівної справи та організації документів у діловодстві; складає зведену номенклатуру справ територіального органу; бере участь у здійсненні перевірки ведення діловодства та
архівної справи в структурних підрозділах територіального органу; несе персональну відповідальність за технічний стан
персонального комп'ютера, за зберігання і правильне використання
закріплених за посадою печаток і штампів, стежить за санітарним і
протипожежним станом робочого місця, раціонально використовує
матеріально-технічне приладдя, меблі тощо.
6.2 Права і відповідальність Керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів)
повинен знати: структуру територіального органу; роль усіх структурних підрозділів територіального органу та
їх співробітників; порядок організації управлінської діяльності; практику застосування чинного законодавства; правила та норми охорони праці та протипожежного захисту; основні принципи роботи на комп'ютері та відповідні програмні
засоби. Керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів)
має право брати участь в організації та проведенні інструктивних
нарад (семінарів) з питань, що належать до його компетенції. Взаємовідносини зі співробітниками та іншими працівниками
структурних підрозділів територіального органу керівник (особа,
відповідальна за архівний підрозділ) будує на підставі Положення
про архівний підрозділ.
7. Кваліфікаційні вимоги На посаду керівника архівного підрозділу (особи,
відповідальної за архів) може бути прийнята особа з вищою освітою
відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним
рівнем спеціаліста, стажем роботи за фахом не менш 3 років або
стажем роботи за фахом в інших сферах управління не менш 5 років.
8. До складу документів архівного підрозділу входять: закінчені у поточному діловодстві документи на паперових
носіях, віднесені до Національного архівного фонду, та тривалого
(понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами
територіального органу; науково-технічна, кіно-, фото-, фоно-, відеодокументація,
електронні документи, створені територіальним органом або одержані
ним на законних підставах; особові архівні фонди працівників територіального органу; друковані видання, що доповнюють архівні документи і
необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи
архівного підрозділу територіального органу; довідковий та обліковий апарат до архівних документів. Документи за кожним видом носіїв інформації повинні
зберігатися в архівному підрозділі територіального органу окремо.
9. Документи на паперових носіях передаються із структурних
підрозділів територіального органу до архівного підрозділу через
два роки після закінчення їх у діловодстві в упорядкованому стані
за описами зразка, затвердженого Державним комітетом архівів
України. Науково-технічна та електронна документація передається до
архівного підрозділу територіального органу одразу після
затвердження у порядку, встановленому державними стандартами
України. Кіно-, фото-, фоно-, відеодокументація передається до
архівного підрозділу територіального органу одразу після
завершення їх виробництва.
10. Установлюються такі граничні строки тимчасового
зберігання документів Національного архівного фонду в архівному
підрозділі територіального органу: для територіального органу та безпосередньо підпорядкованих
йому організацій - 15 років; для документів з особового складу - 75 років; для науково-технічної документації - 25 років; для кінофільмів, кіножурналів, сюжетів кінолітопису,
фотодокументів, звукозаписів і відеозаписів - 3 роки після
закінчення їх виробництва або виходу в світ; для електронних документів - 5 років після виготовлення. Строки тимчасового зберігання документів у архівному
підрозділі територіального органу можуть бути змінені з дозволу
державного архіву, до якого зазначені документи надходять на
постійне зберігання.
ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ МНС
24.07.2007 N 498
ПРИМІРНЕ ПОЛОЖЕННЯпро експертну комісію головного управління
(управління) МНС в Автономній Республіці Крим,
областях, містах Києві та Севастополі
1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний
фонд та архівні установи" ( 3814-12 ) і Порядку утворення та
діяльності експертних комісій з визначення цінності документів,
затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від
16 листопада 2002 року N 1739 ( 1739-2002-п ), у головних
управліннях (управліннях) МНС в Автономній Республіці Крим,
областях, містах Києві та Севастополі утворюється експертна
комісія (далі - ЕК) для проведення попередньої експертизи цінності
документів, пов'язаних із внесенням їх до Національного архівного
фонду (далі - НАФ) або вилученням документів з нього.
2. ЕК є дорадчим органом. Її рішення набувають чинності після
затвердження керівництвом територіального органу. Рішення є
обов'язковим для виконання структурними підрозділами
територіального органу.
3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією
( 254к/96-ВР ) і законами України, актами Президента України,
Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та
положенням про ЕК, затвердженим на підставі цього Примірного
положення.
4. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджує
голова ЕК, і звітує перед ним про проведену роботу.
5. Основними завданнями ЕК є: розгляд номенклатур справ структурних підрозділів, прийняття
рішень про схвалення та подання на погодження до архівного
підрозділу територіального органу, фондоутворювачами яких вони є; розгляд описів документів, віднесених експертизою цінності
документів до НАФ, схвалення та подання на погодження відповідній
ЕПК; розгляд і затвердження актів про вилучення для знищення
документів, не віднесених експертизою до НАФ, строки зберігання
яких закінчилися; розгляд актів про невиправні пошкодження документів; розгляд пропозицій структурних підрозділів територіального
органу про встановлення строків зберігання документів, не
передбачених чинними переліками, та про зміну строків зберігання
документів, затверджених чинними переліками.
6. ЕК має право: давати вказівки структурним підрозділам територіального
органу з питань проведення експертизи цінності документів та
підготовки їх для передавання на архівне зберігання; вимагати від керівників структурних підрозділів
територіального органу розшуку відсутніх документів НАФ і
підготовки матеріалів розслідування причин втрати; вимагати від структурних підрозділів територіального органу
відомостей, необхідних для визначення цінності і строків
зберігання документів; заслуховувати на своїх засіданнях інформацію керівника
діловодної служби про якість оформлення документів і формування
справ у діловодстві, стан обліку та збереженості документів НАФ та
документів тривалого (понад 10 років) зберігання; запрошувати на засідання як консультантів та експертів
фахівців структурних підрозділів територіального органу; інформувати керівництво територіального органу з питань, що
входять до компетенції ЕК.
7. До складу ЕК, який затверджується керівником
територіального органу, уключаються керівник служби діловодства та
керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів),
досвідчені працівники інших структурних підрозділів, фахівці
відповідної державної архівної установи. Головою ЕК призначається
один із заступників начальника ГУ(У) МНС, а секретарем - керівник
архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів).
8. Секретар ЕК за вказівками голови ЕК забезпечує скликання
засідань ЕК, складає план роботи, збирає пропозиції для внесення
до порядку денного чергового засідання, складає протоколи,
доводить до відома посадових осіб рішення ЕК, здійснює облік і
звітність про проведену роботу, веде документацію ЕК і забезпечує
її збереженість.
9. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і
вважаються правомірними, якщо на них присутні не менш як дві
третини складу її членів. Рішення приймаються більшістю голосів членів ЕК, присутніх на
засіданні. Засідання ЕК оформляється протоколом, який підписується
головою і секретарем. Якщо засідання проводив заступник голови ЕК,
протокол засідання затверджується начальником територіального
органу.
10. У разі відмови голови ЕК затвердити протокол засідання ЕК
вона може звернутися до ЕПК відповідного державного архіву,
рішення якої з цього питання є остаточним.
-
скопійовано
-
-
