Наказ № 60 від 02.03.2009 Про удосконалення переходу центрального апарату Головдержслужби України до використання безпаперового електронного документообігу. Редакція від 26.04.2011

open

Головна
Нормативні акти
Наказ
Наказ № 60 від 02.03.2009 Про удосконалення переходу центрального апарату Головдержслужби України до використання безпаперового електронного документообігу

скопійовано

Оберіть редакцію 26/04/2011

Документ має містити точну фразу

Документ не має містити наступного терміну

Документ має містити один з двох термінів

Документ має містити обидва терміни

Замінює символ або декілька символів наприкінці терміну

* Правила використання інтелектуального пошуку

скопійовано

Оберіть редакцію 26/04/2011

Чинна

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
Н А К А З
02.03.2009 N 60

Про удосконалення переходу центрального

апарату Головдержслужби України

до використання безпаперового

електронного документообігу
{ Зміни до Наказу див. в Наказах Головного

управління державної служби

N 5 ( v0005351-11 ) від 13.01.2011

N 61 ( v0061351-11 ) від 21.03.2011 }
{ Із змінами, внесеними згідно з Наказом Головного

управління державної служби

N 109 ( v0109351-11 ) від 26.04.2011 }

З метою удосконалення реалізації переходу центрального
апарату Головдержслужби України до використання безпаперового
електронного документообігу та впорядкування окремих питань цієї
діяльності Н А К А З У Ю:
1. Затвердити Програму переведення документообігу
центрального апарату Головдержслужби України у електронну
безпаперову форму (додається).
2. Першому заступнику, заступникам Начальника Головдержслужби
України, керівникам структурних підрозділів центрального апарату
Головдержслужби України забезпечити в межах компетенції перехід
центрального апарату Головдержслужби України до використання
безпаперового електронного документообігу відповідно до вимог та у
терміни, встановлені Програмою переведення документообігу
центрального апарату Головдержслужби України у електронну
безпаперову форму.
3. Затвердити Загальний порядок організації безпаперового
електронного документообігу у центральному апараті Головдержслужби
України (додається).
4. Затвердити Посадові рольові інструкції щодо організації
роботи у режимі безпаперового електронного документообігу для
керівництва Головдержслужби України, керівників структурних
підрозділів центрального апарату Головдержслужби України,
керівників підрозділів, що входять до складу структурних
підрозділів центрального апарату Головдержслужби України, головних
спеціалістів центрального апарату Головдержслужби України та
реєстратора Головдержслужби України (додаються).
5. Затвердити Положення про організацію періодичних навчань
персоналу Головдержслужби України з питань використання системи
електронного документообігу (додається).
6. Управлінню аналізу політики і стратегії розвитку державної
служби, разом з керівниками інших структурних підрозділів
Головдержслужби України забезпечити в межах компетенції проведення
періодичних навчань персоналу Головдержслужби України відповідно
до вимог та у терміни, встановлені Положенням про організацію
періодичних навчань персоналу Головдержслужби України з питань
використання системи електронного документообігу.
7. Затвердити Порядок подання заявок на технічне
обслуговування системи електронного документообігу та форму Заявки
на технічне обслуговування системи електронного документообігу
(додаються).
8. Визначити управління аналізу політики і стратегії розвитку
державної служби відповідальним управлінням з питань впровадження
безпаперового електронного документообігу у Головдержслужбі
України.
9. Визначити управління організаційно-аналітичного
забезпечення роботи керівника та кадрової роботи відповідальним за
виконання функцій Служби керівника в межах реалізації рольових
функцій учасників безпаперового електронного документообігу у
Головдержслужбі України та начальника зазначеного управління
відповідальним за виконання функцій керівника відповідної служби.
10. Управлінню справами забезпечити оперативне інформування
відповідального управління з питань впровадження безпаперового
електронного документообігу у Головдержслужбі України щодо
створення, зміни та ліквідації електронних адрес персоналу
Головдержслужби України.".
11. Сектору кадрової роботи забезпечити оперативне
інформування відповідального управління з питань впровадження
безпаперового електронного документообігу у Головдержслужбі
України щодо поточних кадрових змін у центральному апараті
Головдержслужби України.
12. Встановити, що право вносити терміни виконання до простих
(з одним пунктом виконання) та складних (з кількома пунктами
виконання) резолюцій відноситься до компетенції Начальника
Головдержслужби, а у випадку необхідності встановлення
випереджувального терміну - до компетенції першого заступника,
заступників Начальника Головдержслужби.
13. Головним спеціалістам, що виконують функції діловодів
структурних підрозділів, обов'язково здійснювати у системі
електронного документообігу закриття контролів виконаних
електронних резолюцій, головними виконавцями яких є відповідні
структурні підрозділи.
14. Управлінню організаційної роботи, документообігу та
контролю ознайомити з цим наказом першого заступника Начальника
Головдержслужби, заступників Начальника Головдержслужби, директора
Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського
Союзу, директора Школи вищого корпусу державної служби, керівників
структурних підрозділів Головдержслужби України, керівника сектору
кадрової роботи.
15. Визнати наказ Головдержслужби України від 18 грудня
2008 року N 369 таким, що втратив чинність.
16. Контроль за виконанням цього наказу покласти на
заступника Начальника Головдержслужби з питань стратегії розвитку
державної служби.
Начальник Головдержслужби Т.Мотренко

Додаток 1

до наказу Головдержслужби

України

02.03.2009 N 60

ПРОГРАМА

переведення документообігу центрального

апарату Головдержслужби України

у електронну безпаперову форму

1. Найменування етапів програми та терміни їх реалізації
1.1. Переведення документообігу центрального апарату
Головдержслужби України здійснюється у чотири етапи, під час
кожного з яких здійснюється впровадження та випробування окремої
групи функцій без паперового документообігу.
1.2. Перший етап "Тестовий режим безпаперового електронного
документообігу" здійснюватиметься з 08.01.2009 року до
31.01.2009 року.
1.3. Другий етап "Режим інформаційного безпаперового
електронного документообігу" здійснюватиметься з 01.02.2009 року
до 28.02.2009 року.
1.4. Третій етап "Режим погодження у форматі безпаперового
електронного документообігу" здійснюватиметься з 01.03.2009 року
до 30.04.2009 року.
1.5. Четвертий етап "Режим остаточного безпаперового
електронного документообігу" здійснюватиметься з 01.05.2009 року
до 30.06.2009 року.
2. Вміст етапів переведення
2.1. Реалізація Тестового режиму безпаперового електронного
документообігу передбачає, не відмовляючись від існуючого порядку
паперового документообігу, освоєння на практиці персоналом
Головдержслужби України основних принципів роботи із системою
електронного документообігу в межах організації доведення до
виконавців в електронному вигляді усіх доручень керівництва
Головдержслужби України до службових записок, апаратних та інших
нарад керівництва.
2.2. Принципи реалізації другого етапу. 2.2.1. Припинення доведення до виконавців у паперовому
вигляді: - доручень керівництва Головдержслужби України до службових
записок; - протоколів апаратних та інших нарад керівництва; - інформаційних листів; - службових записок структурних підрозділів. 2.2.2. Обов'язковість створення електронних образів вхідних,
вихідних та внутрішніх документів, з урахуванням положень
Загального порядку організації безпаперового електронного
документообігу у центральному апараті Головдержслужби України щодо
сканування документів. 2.2.3. Обов'язковість накладання на електронні документи
електронних резолюцій особами, які є їх авторами.
2.3. Принципи реалізації третього етапу: 2.3.1. Припинення доведення до виконавців у паперовому
вигляді Наказів Головдержслужби України. 2.3.2. Запровадження з 01.03.2009 року безпаперового
погодження в межах підготовки: - подань щодо зняття з контролю та щодо перенесення терміну; - інформаційних листів, за підписом заступників Начальника
Головдержслужби; - службових записок між структурними підрозділами. 2.3.3. Запровадження з 01.04.2009 року безпаперового
погодження в межах підготовки: - листів до територіальних управлінь Головдержслужби України; - усіх інформаційних листів до органів державної влади; - усіх службових записок. 2.3.4. Запровадження використання електронного цифрового
підпису при накладанні електронних резолюцій та візуванні
електронних документі". 2.3.5. Запровадження використання засобів електронного
контролю за проходженням електронного документа.
2.4. Принцип реалізації четвертого етапу 2.4.1. Припинення доведення до виконавців у паперовому
вигляді: - листів із постановчим питанням, в тому числі доручень
Кабінету Міністрів України; - актів Верховної Ради України, Президента України та
Кабінету Міністрів України. 2.4.2. Запровадження безпаперового погодження в межах
підготовки усіх документів, що готуються у центральному апараті
Головдержслужби України. 2.4.3. Внесення управлінням організаційної роботи,
документообігу та контролю змін до Інструкції з діловодства
Головного управління державної служби України, затвердженого
наказом Головдержслужби України від 20.07.2006 N 262
( v0262351-06 ), щодо переведення внутрішнього документообігу
Головдержслужби України у безпаперову форму.
2.5. Перший робочий день після закінчення четвертого етапу,
вважається днем припинення функцій діловодів структурних
підрозділів центрального апарату Головдержслужби України, в
частині забезпечення здійснення документообігу відповідних
структурних підрозділів.
3. Вимоги до реалізації етапів переведення
3.1. Керівники структурних підрозділів центрального апарату
Головдержслужби України подають відповідальному управлінню з
питань впровадження безпаперового документообігу до дня закінчення
відповідного етапу, інформацію про стан та результати впровадження
відповідного етапу.
3.2. Відповідальне управління з питань впровадження
безпаперового документообігу узагальнює подану структурними
підрозділами інформацію та подає її на розгляд Начальнику
Головдержслужби України впродовж п'яти робочих днів з дня
закінчення відповідного етапу.

Додаток 2

до наказу Головдержслужби

України

02.03.2009 N 60

ЗАГАЛЬНИЙ ПОРЯДОК

організації безпаперового електронного

документообігу у центральному апараті

Головдержслужби України

1. Загальні положення
1.1. Безпаперовий електронний документообіг реалізується на
базі системи електронного документообігу Головдержслужби (далі -
СЕД) - "Мегаполіс. Документообіг".
1.2. Цим Порядком визначається єдина схема організації роботи
із електронними документами у СЕД для центрального апарату,
територіальних органів та підвідомчих установ Головдержслужби.
1.3. Організація роботи у СЕД здійснюється за виключним
посадовим принципом, відповідно до повноважень наступних груп
користувачів: - керівництво Головдержслужби - Начальник Головдержслужби,
заступники Начальника Головдержслужби (далі - Заступники); - керівники структурних підрозділів, підвідомчих установ,
територіальних органів; - керівники підрозділів (керівники відділів та секторів); - головні спеціалісти.
1.4. Окремі функціональні повноваження у СЕД встановлені для
Служби керівника, реєстраторів та контролерів, а також
адміністраторів СЕД. Функції та права адміністраторів визначаються
окремим наказом Головдержслужби.
1.5. Цим порядком встановлюються наступні визначення: висхідний рух проекту електронного документа - погодження та
підписання документів у безпаперовому вигляді; вхідний документ - паперовий або електронний документ, що
надійшов від зовнішнього кореспондента; підготовлений документ - електронний документ, створений
внаслідок реєстрації підписаного (затвердженого) проекту
електронного документа, разом із відповідним йому паперовим
документом, який направляється адресату; електронний документ (далі - Е-документ) - зареєстрований у
СЕД документ, що має усі нормативно визначені атрибути паперового
документа; низхідний рух Е-документа - доведення документа до виконання
у безпаперовому вигляді від керівника до виконавця на основі
накладання на нього електронних резолюцій (далі - Е-резолюції); погоджувач - особа, яка погоджує проект електронного
документа; підписувач - особа, яка підписує (затверджує) проект
електронного документа; проект електронного документа (далі - Е-проект) - документ у
СЕД, який знаходиться на стадії підготовки, погодження або
підписання та до моменту його реєстрації у СЕД; установа - центральний апарат, підвідомча установа або
територіальний орган Головдержслужби (термін вживається лише у
положеннях, які стосуються будь-якої із зазначених установ).
2. Реєстрація вхідних документів
2.1. Реєстрація вхідних документів установи здійснюється її
реєстратором.
2.2. Вхідний паперовий документ, що надійшов до установи,
надходить до реєстратора, який здійснює його реєстрацію, створюючи
ідентичний йому Е-документ.
2.3. Вхідний електронний документ, що надійшов до установи,
надходить до реєстру вхідних документів "Обмін" СЕД, з якого
автоматично реєструється по команді реєстратора. Якщо у вхідному електронному документі, який надійшов до
реєстру вхідних документів "Обмін" СЕД, не підтверджуються
електронні цифрові підписи, то такий документ одразу відхиляється
реєстратором із зазначенням причини відхилення та автоматично
повертається до його відправника (кореспондента).
2.4. У межах створення Е-документа: - заводиться електронна реєстраційна контрольна картка
документа (далі - ЕРКК); - якщо вхідний документ є паперовим, він сканується у повному
обсязі для створення електронного образу Е-документа.
2.5. Паперовий документ, після створення ідентичного йому
Е-документа, залишається у реєстраторів Головдержслужби. Паперовий
документ може бути переданий виконавцю за зверненням останнього у
встановленому порядку.
2.6. Зареєстрований Е-документ передається реєстратором
установи через СЕД до Служби керівника, Заступника, керівника
структурного підрозділу центрального апарату або територіального
органу належністю відповідно до їх повноважень.
3. Розгляд вхідних документів

Начальником Головдержслужби
3.1. Служба керівника здійснює попередній розгляд отриманих
від реєстраторів Е-документів та забезпечує створення проектів
Е-резолюцій Начальника Головдержслужби, або особи, яка виконує
його обов'язки.
3.2. Резолюціями Начальника Головдержслужби визначаються: головні виконавці (співвиконавці, отримувачі "до відома")
Е-документа з числа керівників департаментів (управлінь),
територіальних органів та підвідомчих установ Головдержслужби; розподіл завдань між визначеними виконавцями; куратори виконання Е-документа з числа Заступників, які
координують роботу внесених до Е-резолюції виконавців; контролер - заступник керівника структурного підрозділу, який
відповідає за забезпечення контролю виконавської дисципліни.
3.3. Попередньо розглянуті Службою керівника Е-документи
доповідаються Начальнику Головдержслужби, або особі, яка виконує
його обов'язки, керівником Служби керівника відповідно до вимог,
встановлених пунктом 5.12 Інструкції з діловодства Головного
управління державної служби України, затвердженої наказом
Головдержслужби України від 20.07.2006 року N 262 ( v0262351-06 ).
3.4. Начальник Головдержслужби, або особа, яка виконує його
обов'язки, опрацьовує Е-документ, у разі згоди, підписує
підготовлений проект Е-резолюції, або відхиляє його із
зауваженнями.
4. Загальний розгляд вхідних документів
4.1. Заступником, керівником департаменту (управління,
територіального органу, підвідомчої установи Головдержслужби)
здійснюється первинне, у випадку отримання Е-документа від
реєстратора установи, або вторинне, у випадку отримання
Е-документа на підставі Е-резолюції вищого рівня, опрацювання
Е-документа, після чого накладається власна Е-резолюція, підписана
його особистим електронним цифровим підписом (далі - ЕЦП).
4.2. Керівники відділів (секторів) опрацьовують отримані на
підставі Е-резолюцій вищого рівня Е-документи та накладають на
них, у разі необхідності, власні, підписані їх особистими ЕЦП,
Е-резолюції щодо організації виконання завдань, передбачених
резолюціями вищого рівня до відповідного Е-документа.
4.3. У разі необхідності, керівник департаменту (управління,
територіального органу Головдержслужби) має право доручити розгляд
частини Е-документів, що надходять до підрозділу, своєму
заступнику.
4.4. Резолюціями Заступників визначаються: головні виконавці (співвиконавці, отримувачі "до відома")
Е-документа з числа підпорядкованих їм керівників підвідомчих
установ, територіальних органів Головдержслужби та керівників
відділів (секторів) Головдержслужби; розподіл завдань між визначеними виконавцями; куратори виконання Е-документа з числа підпорядкованих їм
керівників департаментів (управлінь), які координують роботу
внесених до Е-резолюції виконавців; контролер - заступник керівника структурного підрозділу, який
відповідає за забезпечення контролю виконавської дисципліни.
4.5. Резолюціями керівників департаментів (управлінь,
територіальних органів та підвідомчих установ Головдержслужби)
визначаються, відповідно до компетенції: головні виконавці (співвиконавці, отримувачі "до відома")
Е-документа з числа керівників підпорядкованих відділів
(секторів); розподіл завдань між визначеними виконавцями.
4.6. Резолюціями керівників відділів (секторів) визначаються: головні виконавці (співвиконавці, отримувачі "до відома")
Е-документа з числа підпорядкованих спеціалістів; розподіл завдань між визначеними виконавцями.
4.7. В окремих випадках у Е-резолюціях поряд із
підрозділами-співвиконавцями визначають підлеглих спеціалістів,
але виключно у випадках необхідності забезпечення відповідним
виконавцем окремих специфічних завдань, за виконання яких у
Головдержслужбі (структурному підрозділі) він відповідає.
4.8. Термін розгляду Е-документів не повинен становити більше
2 робочих годин з моменту передачі відповідного документа на
розгляд. У випадках короткотривалої відсутності особи, яка їх має
відпрацювати (менше одного робочого дня), з поважних причин
(місцеве відрядження, участь у нараді тощо), час опрацювання
електронного документа не повинен перевищувати 8 робочих годин.
4.9. Усі примірники Е-документа, що одночасно надійшли через
СЕД Головдержслужби до кількох працівників, мають однакову
юридичну силу.
5. Створення Е-проектів
5.1. Головним розробником Е-проекту є департамент або
управління (у територіальному органі чи підвідомчій установі -
відділ або сектор), що здійснює його підготовку. Підготовку (опрацювання) Е-проекту здійснює підрозділ, до
компетенції якого віднесено питання, що розглядається у
відповідному проекті. Якщо питання, що розглядається у Е-проекті, належить до
компетенції кількох підрозділів, головним розробником визначається
підрозділ, компетенція якого у відповідному питанні є домінуючою. Інші підрозділи, що відповідно до компетенції беруть участь у
розробленні та погодженні Е-проекту, є заінтересованими
підрозділами.
5.2. Головний розробник самостійно визначає перелік
заінтересованих підрозділів, виходячи із змісту основних положень
Е-проекту. За дорученням керівника (заступника керівника) установи до
підготовки (опрацювання) та погодження Е-проекту можуть залучатись
як підрозділи, що не входять до переліку заінтересованих
структурних підрозділів, визначених головним розробником, так і
окремі працівники.
5.3. Головний розробник є відповідальним за підготовку та
погодження Е-проекту в установі.
5.4. Головний розробник спрямовує і координує роботу
заінтересованих підрозділів з підготовки Е-проекту, вживає
вичерпних заходів для врегулювання розбіжностей та проводить
узгоджувальні процедури (консультації та погоджувальні наради).
5.5. Підготовка (опрацювання) Е-проектів здійснюється у
електронному вигляді. Роздрукований текст Е-проекту має відповідати вимогам
ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої
документації. Вимоги до оформлення документів" ( v0055609-03 ). Е-проект також може містити табличні та графічні матеріали,
завантажені у систему у файлах стандартних форматів.
5.6. Автором, що створює Е-проект, є працівник головного
розробника.
5.7. Створення Е-проекту включає: - підготовку вихідного тексту Е-проекту у електронному
вигляді; - підготовку, у разі необхідності, супровідних матеріалів до
Е-проектів у електронному вигляді (у тому числі сканованих копій
паперових документів); - створення та заповнення реквізитів форми Е-проекту,
введення до створеної форми зазначених матеріалів; - прив'язку Е-проекту до Е-документа, на виконання якого
створено проект; - визначення куратора, це як правило керівник відповідного
відділу (сектору), та реєстратора відповідного Е-проекту; - створення маршруту узгодження; - у разі підготовки Е-проекту наказу Головдержслужби до
короткого змісту Е-проекту, через два інтервали після тексту
короткого вмісту, вноситься інформація щодо необхідності
проведення його веб-публікації (пункт 10.8 цього Загального
порядку).
5.8. Головний розробник: - супроводжує процедуру погодження, узагальнює надані
заінтересованими підрозділами пропозиції; - у разі підготовки проектів наказів Головдержслужби або
проектів нормативно-правових актів направляє Е-проект до
юридичного підрозділу для проведення юридичної експертизи на
предмет відповідності Конституції ( 254к/96-ВР ) і законодавству
України; - направляє погоджений Е-проект до Служби керівника.
5.9. Реєстраторами Е-проектів визначаються: - автор проектів - у випадках реєстрації внутрішніх
документів структурних підрозділів (службових записок, заявок
тощо); - контролер - у випадках реєстрації окремих доручень, подань
про зняття з контролю та про перенесення терміну виконання,
протоколів, планів, графіків, звітів та інших контрольних
документів; - реєстратор установи - у всіх інших випадках.
5.10. У випадку підготовки проекту наказу Головдержслужби про
внесення змін до іншого наказу Головдержслужби головний розробник,
разом із проектом про внесення змін, готує проект нової редакції
відповідного наказу, яка вводиться у СЕД Головдержслужби разом із
проектом відповідних змін.
5.11. У разі необхідності Заступник, який є куратором
головного розробника, за поданням останнього, проводить робочі
консультації з керівниками заінтересованих підрозділів з питань
підготовки (погодження) відповідного проекту.
5.12. При введенні проектів наказів Головдержслужби у
СЕД Головдержслужби слід використовувати наступні найменування для
файлів проектів: "Наказ про..." або "Зміни до наказу від... N..." - для
текстів проектів; "Нова редакція наказу" - для текстів наказів, до яких
вносяться зміни; "Проект постанови (закону, указу, розпорядження) "або "Проект
змін до постанови (закону, указу, розпорядження) від... N..." -
для текстів проектів нормативно-правових актів; "Д1_Порядок (загальний порядок, положення, інструкція
тощо)" - для додатків до проектів.
6. Узгодження Е-проектів
6.1. Узгодження Е-проекту полягає у його погодженні усіма
заінтересованими підрозділами та Заступниками - їх кураторами. У разі узгодження проектів наказів Головдержслужби та
проектів нормативно-правових актів юридичний підрозділ не
відноситься до заінтересованих підрозділів, а особливості
погодження ним відповідних проектів визначено розділом 7 цього
Загального порядку. Служба керівника не є заінтересованим підрозділом.
6.2. Узгодження Е-проекту здійснюється на основі сформованого
маршруту узгодження - переліку усіх погоджувачів та підписувачів
відповідного Е-проекту, на основі якого система здійснює
автоматичну доставку Е-проекту від одного учасника узгодження до
іншого.
6.3. Маршрут узгодження Е-проектів проектів є поетапним:
I етап (сувора послідовність погоджувачів) - погодження
головним розробником: - автор Е-проекту - у якості першого погоджувача Е-проекту; - керівник відповідного відділу (сектору); - керівник підрозділу - Головного розробника;
II етап (несувора послідовність погоджувачів) - погодження
керівниками заінтересованих підрозділів (юридичний підрозділ
включається до відповідного переліку останнім);
III етап (не сувора послідовність погоджувачів) - погодження
Заступниками-кураторами головного розробника та заінтересованих
структурних підрозділів;
IV етап (у разі узгодження проектів наказів Головдержслужби
та проектів нормативно-правових актів) - погодження керівником
юридичного підрозділу за результатами проведення юридичної
експертизи;
V етап (сувора послідовність погоджувачів) - погодження
Службою керівника: - представник Служби керівника, який відповідно до покладених
на нього обов'язків приймає документи до підпису та здійснює їх
попередній розгляд; - керівник Служби керівника;
VI етап (сувора послідовність погоджувачів) - підписання
Е-проекту: - підписувачі, підписи яких є необхідними для створення
вихідного документа відповідного типу, але не є такими, що
затверджують документ; - підписувач, яким затверджується документ.
6.4. Головний розробник направляє Е-проект на узгодження
через СЕД до його погоджувачів. Етапи із суворою послідовністю проходять послідовно, тобто
Е-проект опрацьовується наступним погоджувачем лише після його
погодження попереднім погоджувачем. Етапи із не суворою послідовністю проходять паралельно, тобто
Е-проект опрацьовується та погоджується усіма погоджувачами в
межах відповідного етапу одночасно.
6.5. Головний розробник самостійно визначає та вносить до
СЕД термін погодження Е-проекту, виходячи з наступних вимог. Погодження Е-проекту повинно бути завершено не пізніше ніж за
два дні до визначеного терміну його внесення на розгляд Начальнику
Головдержслужби. У разі, коли термін внесення Е-проекту на розгляд Начальнику
Головдержслужби становить від 1 до 2 днів, його погодження
заінтересованими підрозділами та відповідними кураторами може бути
завершено до 13:00 дня, визначеного для внесення на розгляд. Погодження Е-проекту, розробленого на виконання закону
України, постанови Верховної Ради України, акта Президента
України, рішення Кабінету Міністрів України, доручення
Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний
строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. У всіх інших випадках термін для процедури погодження
Е-проекту визначається як 5 робочих днів з дня направлення його на
погодження.
6.6. Погодження Е-проекту здійснюється у СЕД з використанням
особистих ЕЦП погоджувачів. Незавізований (непогоджений) належним чином проект не
підлягає подальшому розгляду.
6.7. Заінтересовані підрозділи за надходженням до них через
СЕД Е-проекту беруть участь у його опрацюванні та погодженні в
частині, що стосується їх компетенції.
6.8. Свою позицію щодо опрацьованого Е-проекту
заінтересований підрозділ доводить до відома головного розробника
через СЕД. Заінтересований підрозділ має чітко обґрунтувати свою позицію
щодо Е-проекту, а у разі необхідності - викласти окремі положення
у новій редакції.
6.9. У разі погодження проекту керівник заінтересованого
підрозділу/куратор візує проект у СЕД Головдержслужби своїм
особистим ЕЦП.
6.10. Якщо у позиціях головного розробника та
заінтересованого структурного підрозділу є розбіжності, які не
можуть бути врегульовані на рівні фахівців відповідних структурних
підрозділів, керівник головного розробника забезпечує проведення
узгоджувальних процедур визначених пунктами 5.4 та 5.11 цього
Загального порядку. У разі необхідності Начальник Головдержслужби за ініціативою
Заступника-куратора головного розробника проводить погоджувальну
нараду з питань узгодження розбіжностей по Е-проекту. Результати погоджувальної наради оформлюються протоколом, що
підписується усіма учасниками наради. Домовленості, досягнуті під час погоджувальної наради та
викладені у її протоколі, є обов'язковими для виконання усіма
учасниками процесу узгодження розбіжностей.
6.11. Проект потребує переузгодження: - усіма погоджувачами, якщо в результаті врахування головним
розробником наданих до Е-проекту зауважень проект або окремі його
положення зазнали змін; - новим керівником заінтересованого підрозділу або новим
Заступником-куратором - у разі звільнення особи, особистим
ЕЦП якої було завізовано проект, окрім випадку звільнення після
дати затвердження Е-проекту.
6.12. Процедура узгодження Е-проекту забезпечується автором
відповідного проекту, за якість підготовки та проходження якого
він відповідає, а у разі його відсутності - керівник відповідного
відділу (сектору). Погоджувачі несуть персональну відповідальність за дотримання
передбачених для них вимог щодо погодження Е-проектів.
6.13. Окремі вимоги до узгодження Е-проектів. 6.13.1. Дії погоджувача при отриманні Е-проекту: - ознайомитись із текстом проекту; - керівник підрозділу - головного розробника контролює
правильність заповнення реквізитів Е-проекту; - візування, у разі згоди, Е-проекту своїм особистим ЕЦП; - внесення, у разі незгоди, зауважень до коментаря Е-проекту
(у випадку концептуальних зауважень) або безпосередньо до тексту
документа у режимі виправлень. 6.13.2. Погоджувач погоджує Е-проект лише у разі відсутності
в нього жодних зауважень до відповідного Е-проекту, обов'язково
зазначаючи свою резолюцію "Погоджено". Погоджений Е-проект
автоматично передається наступному погоджувачу. 6.13.3. У разі наявності будь-яких зауважень погоджувач
відхиляє Е-проект, обов'язково зазначаючи свою резолюцію
"Відхилено". Відхилений Е-проект автоматично відкликається з
процедури узгодження та повертається його автору. 6.13.4. Автор проекту, після повернення йому Е-проекту на
доопрацювання, створює його "нову версію", після чого усі
параметри повернутого Е-проекту (результати погодження, накладені
ЕЦП, зауваження тощо) заносяться до архіву, а погодження поточного
Е-проекту, після доопрацювання, розпочинається спочатку. 6.13.5. Погоджувач, яким отримано Е-проект, розглядає його
впродовж: - 1 робочого дня з моменту передачі йому документа із
терміном виконання від 8 до 30 днів; - 5 робочих годин з моменту передачі йому документа із
терміном виконання від 3 до 7 днів; - 2 робочих годин з моменту передачі йому документа із
терміном виконання до 2 днів. Розглянувши Е-проект, погоджувач зобов'язаний або погодити
його, або відхилити із вмотивованими зауваженнями за результатами
його розгляду. 6.13.6. Процедура погодження Е-проекту є аналогічною на усіх
рівнях.
6.14. Е-проект вважається узгодженим лише після того, як його
буде завізовано (погоджено) особистими ЕЦП усіх його погоджувачів.
7. Юридична експертиза
7.1. Е-проекти наказів Головдержслужби та нормативно-правових
актів проходять юридичну експертизу на предмет їх відповідності
Конституції ( 254к/96-ВР ) і законодавству України. Юридична експертиза проводиться юридичним підрозділом
відповідно до вимог, встановлених Загальним положенням про
юридичну службу міністерства, іншого центрального органу
виконавчої влади, державного підприємства, установи та
організації, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України
від 26.11.2008 року N 1040 ( 1040-2008-п ).
7.2. Е-проект, що надійшов через СЕД на проходження юридичної
експертизи, роздруковується автором, візується власноручним
підписом керівника структурного підрозділу - головного розробника,
після чого впродовж одного робочого дня направляється у паперовому
вигляді до юридичного підрозділу для проведення юридичної
експертизи. У разі необхідності до юридичного підрозділу також подаються
супровідні матеріали до Е-проекту.
7.3. Юридична експертиза проводиться щодо паперового проекту
і її завданням є: перевірка проекту на відповідність законодавству та
міжнародним договорам України; об'єктивне і повне дослідження поданого на розгляд проекту
відповідно до предмета експертизи та виходячи із
загальносуспільних і загальнодержавних інтересів, засад побудови
правової системи; розроблення, у разі необхідності, пропозицій щодо внесення до
проекту або інших пов'язаних з ним актів необхідних змін і
доповнень; підготовка, у разі необхідності, обґрунтованого експертного
висновку з усебічною оцінкою проекту; перевірка, у разі опрацювання проекту внесення змін до наказу
Головдержслужби, відповідності проекту нової редакції наказу
Головдержслужби його чинній редакції та погодженим змінам до
нього.
7.4. Вимоги щодо підготовки висновку за результатами
проведеної юридичної експертизи (далі - висновок): 7.4.1. Висновок готується за формою, що затверджена
Мін'юстом. 7.4.2. Висновок реєструється у СЕД як внутрішній електронний
документ, підписаний особистим ЕЦП керівника юридичного
підрозділу. 7.4.3. Висновок направляється у паперовій та електронній
формі до головного розробника.
7.5. Якщо згідно з висновком проект визнано таким, що не
відповідає Конституції ( 254к/96-ВР ) і законодавству України, то
такий проект доопрацьовується головним розробником з урахуванням
позиції юридичного підрозділу, після чого направляється на
переузгодження відповідно до пункту 6.11 цього Загального порядку.
7.6. Якщо згідно з висновком проект визнано таким, що
відповідає Конституції ( 254к/96-ВР ) і законодавству України,
керівник юридичного підрозділу візує паперовий проект власноручним
підписом та відповідний йому Е-проект - своїм особистим ЕЦП.
7.7. Після проведення юридичної експертизи паперовий проект
повертається головному розробнику.
7.8. Внесення проектів наказів Головдержслужби та
нормативно-правових актів на підпис без попереднього розгляду та
погодження юридичним підрозділом не допускається.
8. Підписання Е-проектів
8.1. Цим Загальним положенням визначаються дві окремі
процедури підписання Е-проектів: підписання Начальником
Головдержслужби та підписання Заступником або керівником
територіального органу чи підвідомчої установи Головдержслужби.
8.2. Вимоги щодо забезпечення підписання вихідних документів
Начальником Головдержслужби або особою, що виконує його обов'язки. 8.2.1. Керівник Служби керівника здійснює попередній розгляд
та, у разі згоди, візування особистим ЕЦП отриманого ним
Е-проекту. 8.2.2. Керівник Служби керівника має право доручити розгляд
Е-проектів уповноваженому представнику Служби керівника. В цьому
випадку Е-проект також повинен бути завізований персональним
ЕЦП такого працівника. 8.2.3. Якщо останнє погодження Е-проекту, що надійшов на
розгляд до Служби керівника, здійснено після 17-00 поточного дня,
то такий проект розглядається Службою керівника після
10-00 наступного робочого дня. Е-проекти, які за результатами розгляду Начальником
Головдержслужби визначені як "термінові", а також документи щодо
підготовки проектів нормативно-правових актів можуть бути подані
до Служби керівника на підпис Начальнику Головдержслужби, як
виняток, у день контролю до 13-00. Такі документи доповідаються
Начальнику Головдержслужби під час розгляду "невідкладних
документів". 8.2.4. Керівник Служби керівника має право відхилити Е-проект
із вмотивованими зауваженнями за результатами його опрацювання
Службою керівника. Служба керівника перевіряє відповідність паперового та
електронного проектів, поданих на підпис Начальнику
Головдержслужби, а також справжність ЕЦП Е-проекту. 8.2.5. Завізований у встановленому порядку Службою керівника
Е-проект роздруковується в одному примірнику та подається
керівником або уповноваженим представником Служби керівника на
підпис. У разі підготовки проектів наказів Головдержслужби та
нормативно-правових актів паперовий примірник проекту, завізований
керівником Юридичного підрозділу, подається до Служби керівника
головним розробником. 8.2.6. Начальник Головдержслужби розглядає Е-проекти лише
разом із відповідними їм паперовими проектами. 8.2.7. Підписання Е-проекту особистим ЕЦП Начальника
Головдержслужби здійснюється разом із підписанням відповідного
йому паперового проекту. Не підписаний (відхилений) Начальником Головдержслужби проект
повертається Службою керівника до головного розробника. 8.2.8. Підписаний паперовий документ передається автору
відповідного Е-проекту.
8.3. Вимоги щодо підписання документів Заступником або
керівником територіального органу чи підвідомчої установи
Головдержслужби. 8.3.1. Якщо вихідний документ за створеним та погодженим
Е-проектом підписується Заступником або керівником територіального
органу чи підвідомчої установи Головдержслужби, то такий Е-проект
роздруковується його автором у двох примірниках (перший - на
бланку установи, другий - без бланка) та подається на підпис
відповідному Заступнику (керівнику територіального органу чи
підвідомчої установи Головдержслужби) одночасно у паперовому та
електронному вигляді. 8.3.2. Підписання особистим ЕЦП Заступника (керівника
територіального органу чи підвідомчої установи Головдержслужби)
Е-проекту здійснюється лише разом із підписанням відповідного йому
паперового примірника.
8.4. Підписання документів, що мають окремі нормативно
визначені особливості оформлення їх паперових примірників (далі -
особливі документи). 8.4.1. Під нормативно визначеними особливостями оформлення
паперового документа розуміється наявність затвердженої форми для
документа та/або обов'язковість присутності на вихідному
примірнику документа, що надсилається адресату, визначеної
кількості власноручних підписів і печаток. 8.4.2. У випадку підготовки особливого документа його
електронний примірник повинен відповідати усім затвердженим для
відповідних документів вимогам щодо їх форми та вмісту. 8.4.3. У випадку погодження Е-проекту особливого документа
його автор спочатку здійснює безпаперове погодження, після чого
роздруковує паперовий примірник та забезпечує проставлення на
ньому усіх необхідних підписів. 8.4.4. Після підписання паперового та електронного
примірників особливого документа автор, у разі необхідності,
забезпечує проставлення на паперовому примірнику усіх необхідних
печаток.
8.5. Вихідні паперові документи за підписом Начальника
Головдержслужби підписуються лише у одному оригінальному
примірнику (на бланку).
9. Реєстрація та зберігання вихідних документів
9.1. Реєстрація вихідних документів здійснюється
реєстраторами установи.
9.2. Після підписання Е-проекту він автоматично надходить на
реєстрацію до реєстраторів, а паперовий документ подається на
реєстрацію разом із його другим паперовим примірником автором
проекту, який зобов'язаний: - вказати на зворотній стороні другого паперового примірника
вихідного документа номер відповідного Е-проекту; - поставити у нижньому лівому куті лицьової сторони другого
примірника вихідного документа своє прізвище, робочий телефон та
власноручний підпис.
9.3. Реєстрація Е-проектів здійснюється у автоматичному
режимі реєстраторами Головдержслужби на підставі наявних
підписаних паперового та повністю йому відповідного електронного
проектів. За результатами реєстрації створюється ідентичний паперовому
вихідному документу вихідний Е-документ, що містить усі необхідні
реквізити вихідного документа, текст документа, ЕЦП підписувача та
усіх погоджувачів. Якщо впродовж двох робочих днів після надходження вихідного
Е-проекту на реєстрацію до реєстраторів автором документа не
надано їм відповідного паперового примірника зазначеного документа
та належним чином оформленої його копії, то такий Е-документ
підлягає невідкладному відхиленню та поверненню автору. Реєстратор несе відповідальність за втрату чинності
електронних цифрових підписів при реєстрації ним документів.
9.4. Вимоги щодо реєстрації вихідного Е-документа: - заведення ЕРКК вихідного документа у відповідному
електронному журналі реєстрації вихідних документів; - внесення до ЕРКК вихідного документа усіх реквізитів,
визначених нормативно-правовими актами для документів, що
зберігаються в органах виконавчої влади.
9.5. Паперовий документ, після створення ідентичного йому
вихідного Е-документа, відправляється адресату, а його копія
передається до архіву установи.
9.6. Зберігання вихідних документів здійснюється одночасно у
паперовому та електронному вигляді.
9.7. Зберігання зареєстрованих паперових документів,
підготовка і передача їх до архівної установи здійснюються з
додержанням вимог нормативних актів, затверджених спеціально
уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері
архівної справи.
9.8. Зберігання електронних документів здійснюється з
додержанням вимог Порядку зберігання електронних документів в
архівних установах, затвердженого наказом Державного комітету
архівів України від 25.04.2005 року N 49 ( z0627-05 )
(реєстр. N 627/10907).
9.9. Строк зберігання електронних документів відповідає
строку, що встановлений законодавством для відповідних паперових
документів.
10. Особливості проходження безпаперового

електронного документообігу для внутрішніх

документів Головдержслужби
10.1. Безпаперовий електронний документообіг внутрішніх
документів здійснюється відповідно до вимог розділів 2-9 цього
Порядку, з урахуванням особливостей, визначених цим розділом.
10.2. Внутрішні документи не мають паперових примірників, а
їх передача здійснюється лише через СЕД, окрім випадку,
встановленого п. 8.4 цього Порядку.
10.3. Особливості підготовки службових записок на ім'я
Начальника Головдержслужби. 10.3.1. Службова записка на ім'я Начальника Головдержслужби
готується на загальних підставах, причому частина "Пропозиції"
оформляється у вигляді проекту доручення Начальника
Головдержслужби із конкретним розписом виконавців (включно з
виконавцями у статусах "куратор" та "до відома"), а також їх
завдань, у тому числі вказівки щодо необхідності взяття
відповідного доручення на контроль. 10.3.2. Службова записка готується та погоджується відповідно
до розділів 5-6 цього Порядку. У разі необхідності вона
погоджується з керівниками заінтересованих підрозділів, після чого
підписується Заступником. 10.3.3. Підписані службові записки реєструються їх авторами
та передаються до Служби керівника шляхом внесення до
реєстраційного поля "Кому" запису "Начальник Головдержслужби". 10.3.4. Уповноважений представник Служби керівника, після
надходження до нього службової записки, створює до неї проект
резолюції Начальника Головдержслужби, після чого направляє
службову записку до спеціалізованої папки "Документи до розгляду
Начальником Головдержслужби". 10.3.5. Службові записки не погоджуються особистими
ЕЦП уповноважених представників Служби керівника, окрім випадків,
коли ініціатором службової записки виступає Служба керівника. 10.3.6. Начальник Головдержслужби, у разі згоди, підписує
своїм особистим ЕЦП підготовлений проект Е-резолюції.
10.4. Підписані та зареєстровані листи між структурними
підрозділами передаються через СЕД адресатам їх авторами.
10.5. Зареєстровані протоколи, окремі доручення, плани та
графіки передаються через СЕД до їх виконавців шляхом накладання
контрольної резолюції, яку накладає контролер - реєстратор
відповідного окремого доручення.
10.6. Електронний документообіг між центральним апаратом,
підвідомчими установами здійснюється як внутрішній документообіг.
10.7. Оригінальною електронною версією наказу Головдержслужби
є його електронний образ, розміщений у СЕД Головдержслужби.
10.8. Веб-публікація наказів Головдержслужби. 10.8.1. Веб-публікацією наказів Головдержслужби є їх
розміщення на офіційному та/або внутрішньому сайті
Головдержслужби. 10.8.2. З метою забезпечення веб-публікації наказу
Головдержслужби його реєстратор передає відповідний наказ до
контролера шляхом визначення його у реєстраційній картці адресатом
документа. 10.8.3. Контролер накладає на наказ Головдержслужби
контрольну резолюцію, якою відповідний наказ надсилається до його
виконавців. 10.8.4. Контрольною резолюцією до наказу Головдержслужби
відповідний наказ передається до юридичного підрозділу для
веб-публікації. 10.8.5. Керівник юридичного підрозділу, у разі надходження до
нього контрольної резолюції із завданням щодо веб-публікації
наказу Головдержслужби, своєю резолюцією визначає відповідального
працівника, яким проводитиметься веб-публікація. 10.8.6. Відповідальний за веб-публікацію працівник,
визначений керівником юридичного підрозділу, забезпечує: - веб-публікацію наказу Головдержслужби у відповідності із
внесеною до короткого змісту відповідного наказу інформацією; - у разі внесення змін до наказу(ів) Головдержслужби,
веб-публікацію нових редакцій наказу(ів) Головдержслужби, до
якого(их) було внесено зміни; - у разі скасування наказу(ів) Головдержслужби, внесення до
веб-публікацій скасованого(их) наказу(ів) інформації щодо втрати
ним(и) чинності; - внесення до наказів Головдержслужби гіперпосилань на
накази, з якими він є логічно взаємопов'язаний, в першу чергу
гіперпосилання щодо внесених до наказів змін.
11. Міжвідомчий електронний документообіг
11.1. Електронний документообіг з усіма територіальними
органами здійснюється як міжвідомчий електронний документообіг, що
має окремі особливості.
11.2. У загальному випадку міжвідомчий електронний
документообіг здійснюється через вихідні листи установ. Також через міжвідомчий документообіг доводяться до виконання
територіальним органам: протоколи Головдержслужби; окремі доручення Начальника та заступників Начальника
Головдержслужби; резолюції Начальника Головдержслужби та Заступників.
11.3. Передача документів до територіальних органів. Передача вихідних документів Головдержслужби до
територіальних органів здійснюється через реєстратора
Головдержслужби, який реєструє відповідні вихідні документи у
спеціалізованому журналі реєстрації, що забезпечує автоматичну
передачу документів до територіальних органів Головдержслужби
через міжвідомчий обмін. Доведення до виконання територіальним органам протоколів,
окремих доручень та резолюцій здійснюється контролером, якого
визначено відповідальним за контроль виконання відповідного
документа. Для цього контролер у електронному документі створює
спеціальний список міжвідомчого пересилання, до якого додає усі
територіальні органи, визначені виконавцями (співвиконавцями або
виконавцями "до відома") у відповідних протоколах, окремих
дорученнях або резолюціях.
11.4. Отримання документів від територіальних органів
здійснюється реєстраторами Головдержслужби у автоматизованому
режимі. Документи від територіальних органів надходять у
спеціалізовану підсистему обміну. Уповноважений реєстратор Головдержслужби щогодини переглядає
зазначену підсистему на предмет надходження нових документів. Якщо реєстратором Головдержслужби установлено, що документ
надійшов помилково до підсистеми обміну, такий документ
повертається реєстратором його кореспонденту. У інших випадках реєстратор дає дозвіл на автоматичну
реєстрацію відповідного документа. Після реєстрації документа, реєстратор передає його за
належністю відповідно до вимог пункту 2.6 цього Загального
порядку.
11.5. Передача вихідних документів територіального органу до
центрального апарату, підвідомчих установ або інших територіальних
органів Головдержслужби здійснюється через реєстратора відповідної
установи, який реєструє відповідні вихідні документи у
спеціалізованому журналі реєстрації, що забезпечує автоматичну
передачу документів до зазначених органів через міжвідомчий обмін.
11.6. Отримання документів територіальним органом через
міжвідомчий обмін від центрального апарату, підвідомчих установ
або інших територіальних органів Головдержслужби здійснюється
реєстратором відповідної установи у відповідності до вимог пункту
11.4 цього Загального порядку.
12. Обмеження щодо здійснення Е-документообігу
12.1. Заборонено вводити до СЕД Головдержслужби будь-яку
інформацію, яка має гриф "для службового користування".
12.2. Начальник Головдержслужби має право своїм рішенням,
оформленим у вигляді відповідного наказу, вводити та виводити
окремі типи документів із низхідного або висхідного безпаперового
проходження.
12.3. Заборонено здійснювати накладання резолюцій, передачу
документа та накладання особистого ЕЦП від чужого імені.
12.4. Заборонено здійснювати прив'язку Е-проектів до номерів
низхідних документів того ж виду, що і створюваний Е-проект.
{ Загальний порядок в редакції Наказу Головного управління
державної служби N 109 ( v0109351-11 ) від 26.04.2011 }

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головдержслужби

України

02.03.2009 N 60

ПОСАДОВА РОЛЬОВА ІНСТРУКЦІЯ

щодо організації роботи у режимі

безпаперового електронного документообігу

для керівництва Головдержслужби України

1. Загальні положення
1.1. Електронний безпаперовий документообіг центрального
апарату Головдержслужби України реалізується на базі системи
електронного документообігу "Мегаполіс. Документообіг".
1.2. Організація безпаперового електронного документообігу
(далі - Е-документообіг) здійснюється на підставі загальної схеми
його організації, визначеної Загальним порядком організації
безпаперового електронного документообігу у центральному апараті
Головдержслужби України.
1.3. Робота у режимі Е-документообігу для керівництва
Головдержслужби організується відповідно до положень цієї
інструкції.
1.4. Вхід до системи Е-документообігу здійснюється з ярлика
"Вхід в систему" у вигляді ключів, розташованого на робочому
столі, після подвійного кліку лівою кнопкою миші, якою
відкривається форма "Вхід до системи".
1.5. У формі "Вхід до системи" необхідно заповнити
персональними даними поля "Ім'я користувача" та "Пароль", за
вмовчанням інші поля форми заповнюються наступним чином: - поле "Домен" - guds; - поле "Назва консолі" - Діловодство та КВД; - поле "Сервер" - sunrise; - опція "Зберегти пароль" - включена; - опція "Увійти як інтерактивний користувач" - відключена; - опція "Очистити Кеш при старті" - включена.
1.6. Для входу у систему Е-документообігу натиснути кнопку
"ОК", для відміни входу - кнопку "Скасувати", а для того, щоб
сховати усі поля форми "Вхід до системи", окрім полів "Ім'я
користувача" та "Пароль" - кнопку "Параметри".
1.7. Система Е-документообігу складається з меню системи
(вгорі над усіма іншими елементами), панелі ярликів (ліва частина
робочої області), робочої області (права частина системи) та
інформаційної панелі (внизу під усіма іншими елементами).
1.8. У панелі ярликів відображено функціональні папки, за
допомогою яких реалізуються основні функції керівництва
Головдержслужби України, а саме: - "Рух документа" - отримання документа, його розгляд,
накладання особистого електронного підпису (далі - ЕЦП),
накладання резолюцій, передача документа; - "Контроль керівником підрозділу" - контроль виконання
завдань, визначених власними резолюціями; - "Пошук документів" - пошук документів за їх реквізитами; - "Звіти" - моніторинг стану виконання структурними
підрозділами покладених на них завдань.
1.9. У робочій області відображено вміст обраної папки панелі
ярликів.
1.10. У інформаційній панелі наведено дані щодо користувача
системи (прізвище, ім'я, по батькові) та працездатності серверу
даних (світлофор: зелений - робота без перебоїв, жовтий - дані із
серверу надходять із затримкою, червоний - дані з серверу не
надходять).
2. Отримання Е-документообігу
2.1. Повідомлення щодо передачі Е-документа будь-кому з
керівництва Головдержслужби України надходять на його особисту
адресу електронної пошти із зазначенням номеру та дати реєстрації
відповідного документа.
2.2. Для того, щоб знайти переданий Е-документ, необхідно
відкрити перелік "підтверджених передач Е-документів: панель
ярликів, робоча папка "Рух документа -> Отримання у
підрозділі -> Документи -> Непідтверджені". У робочій області
відкривається у вигляді таблиці перелік документів, що були
передані керівнику, але не були ним прийняті до розгляду.
2.3. Для того, щоб у переліку непідтверджених документів
знайти необхідний документ потрібно: - на панелі інструментів робочої області відключити
автофільтр (лупа на фоні документа); - правою кнопкою миші натиснути на назві колонки
"Реєстраційний номер", після чого поряд із назвою з'явиться
трикутник, вказуючи напрямок сортування (трикутник догори -
сортування згори вниз, перегорнутий трикутник - зворотній
порядок); - розпочати вводити з клавіатури відповідний номер, при цьому
система автоматично буде переходити по номерах, шукаючи найбільш
відповідний.
2.4. Після знаходження необхідного документа, подвійним клік
лівої кнопки миші відкриває його електронну реєстраційну
контрольну картку (далі - ЕРКК).
2.5. Переходимо на закладку "Вміст", після чого упевнюємося у
наявності електронного образу документа з ярликом у вигляді
сканера (розділ 5 цієї Інструкції).
2.6. Якщо електронний образ відсутній, то такий Е-документ не
підлягає підтвердженню.
2.7. Закриваємо ЕРКК документа - хрестик у правому верхньому
куті ЕРКК.
2.8. Для підтвердження Е-документа на панелі меню робочої
області натискаємо кнопку "Підтвердити", у випадку, якщо необхідно
одночасно підтвердити усі документи - кнопку "Підтвердити всі",
після чого документ переміщається у папку "Архів підтверджених" -
Е-документ отримано.
2.9. У папці "Архів підтверджених", за допомогою папок
сортування ми можемо переглянути документи, що надійшли: - сьогодні - папка "Сьогодні"; - впродовж поточного тижня - папка "Поточний тиждень"; - впродовж поточного місяця - папка "Поточний місяць"; - впродовж поточного року - папка "Поточний рік"; - впродовж інших років.
2.10. У будь-якій з папок сортування папки "Архів
підтверджених" подвійний клік лівої кнопки миші відкриває
ЕРКК Е-документа для роботи.
2.11. Якщо ви бажаєте відмінити підтвердження документа, тоді
виділяєте строку відповідного документа у папці "Архів
підтверджених" -> меню -> кнопка "Відмінити підтвердження", після
мого документ повертається у папку "Непідтверджені".
2.12. Відомості щодо часу підтвердження передачі заносяться
до закладки "Рух документа" -> вікно "Внутрішня
передача" -> колонки "Надіслано" та "Отримано".
3. Накладання електронних резолюцій
3.1. Посадові особи з числа керівництва Головдержслужби
України, в межах своєї компетенції, здійснюють накладання двох
типів електронних резолюцій (далі - Е-резолюції): простих та
складних.
3.2. Накладання усіх Е-резолюцій здійснюється на закладці
"Резолюції" ЕРРК відповідного Е-документа.
3.3. Накладання Е-резолюцій у вікні резолюцій закладки
"Резолюції". 3.3.1. Усі резолюції накладаються з активної строки вікна
резолюцій шляхом встановлення на неї курсору. 3.3.2. Незалежно від типу Е-резолюції, перша резолюція у
вікні резолюцій, а також усі резолюції Начальника Головдержслужби
України завжди накладаються з першої активної строки вікна
резолюцій "Резолюції". 3.3.3. Е-резолюції заступників Начальника Головдержслужби
України накладаються з активної строки резолюції Начальника
Головдержслужби України, якою визначено одним з її виконавців
відповідного заступника.
3.4. Порядок накладання простих Е-резолюцій. 3.4.1. Перейти на активне поле вікна резолюцій, обраного
відповідно до підпункту 3.3 цієї Інструкції.

3.5.2. Натиснути кнопку "Додати -> Складну резолюцію...",
після чого відкривається форма "Складна резолюція" для простої
резолюції. 3.5.2. Натиснути кнопку "Додати -> Складну резолюцію...",
після чого відкривається форма "Складна резолюція" для простої
резолюції. 3.5.3. У полі "Підписав" вводиться прізвище автора резолюції,
яке визначається системою за введеними першими трьома літерами
після натискання кнопки "Enter" клавіатури. 3.5.4. У полі "Посада" після введення прізвища автора
резолюції обирається його посада. 3.5.5. Поле "Зміст" форми "Складна резолюція", як правило, не
заповнюється. 3.5.6. Для додавання до резолюції пункту виконання натискаємо
кнопку "Додати", після чого відкривається форма "Пункт складної
резолюції"'. 3.5.7. У полі "N" вводиться номер розділу, підрозділу, пункту
чи підпункту документа, до якого вводиться відповідний пункт
резолюції. 3.5.8. У полі "Зміст" вводиться текст по пункту резолюції,
який може бути введено з клавіатури, або додано з довідника, що
відкривається натисканням кнопки" З шаблону...". 3.5.9. У полі "Термін виконання" встановлюється термін
виконання відповідного пункту резолюції, окрім випадків
інформаційного документа, який не повинен перевищувати термін
виконання документа. 3.5.10. Для введення переліку виконавців по пункту резолюції,
у полі "Виконавці" натискаємо кнопку "Додати", після чого
відкривається форма "Виконавець", робота з якою здійснюється
відповідно до Розділу 4 цієї Інструкції. 3.5.11. Після того, як виконавців було додано до поля
"Виконавці" форми "Пункт складної резолюції" натискаємо
кнопку "OK" - повертаємося до форми "Складна резолюція". 3.5.12. Повторюємо дії, викладені у підпунктах 3.5.6-3.5.11
цього Загального порядку, створюючи необхідну кількість резолюцій
за пунктами документа. 3.5.13. Після завершення створення резолюцій за пунктами, у
формі "Складна резолюція" натискаємо кнопку "OK" - складну
Е-резолюцію створено і додано до дерева резолюцій закладки
"Резолюції.
3.6. Е-резолюції повинні бути підтверджені особистими
електронними цифровими підписами авторів резолюції, що
накладаються у закладці "Підписи" форм "Резолюція" та "Складна
резолюція". Порядок накладання ЕЦП здійснюється згідно з порядком,
визначеним розділом 6 цієї Інструкції.
4. Порядок додавання виконавців до резолюції
4.1. Додавання виконавців до резолюції здійснюється за
допомогою форми "Виконавець" та з метою додавання виконавців до
створених резолюцій.
4.2. Порядок заповнення форми "Виконавець": 4.2.1. У полі "Роль" обрати статус виконавця, що додається до
переліку виконавців, причому, при додаванні першого виконавця
відповідне поле заповнюється значенням "Головний виконавець", при
додаванні ж наступних виконавців роль обирається зі списку
значень: співвиконавець. до відома, контролер та куратор. 4.2.2. У полі "Виконавець" вводиться прізвище виконавця
резолюції, яке видається системою за введеними першими трьома
літерами після натискання кнопки "Enter" клавіатури, або після
натиснення кнопки "..." з довідника, після подвійного кліку лівою
кнопкою миші. 4.2.3. Для того, щоб здійснити автоматичне повідомлення особі
щодо її включення до переліку співвиконавців резолюції, необхідно
увімкнуте опцію "Надіслати виконавцю екземпляр документа", при
цьому: - стають доступними поля "Звідки" та "Екземпляр"; - у полі "Звідки" повинно бути відображено прізвище
відправника Е-документа (Начальник Головдержслужби України або
його заступник); - у полі "Екземпляр" необхідно зазначити, який саме
Е-документ передається: оригінал (отримане), у випадку головного
виконавця усього документа, або нова копія, у випадку
співвиконавця документа або інформування до відома. 4.2.4. Якщо автор резолюції бажає додати окремі настанови для
окремого виконавця, відповідні настанови вносяться до поля
"Уточнення". 4.2.5. При натисканні кнопки "OK" виконавець додається до
відповідного переліку, а до закладки "Рух документа" вноситься
передача, здійснена на підставі накладання Е-резолюції.
4.3. Виконавець резолюції не має можливості редагувати
зазначені поля форми "Виконавець", але має доступ до поля "Звіт
виконавця", до якого, у разі необхідності, вносить інформацію щодо
виконання настанов, визначених у полі "Уточнення".
5. Робота з електронним образом документа
5.1. Електронний образ документа розміщується у закладці
"Вміст" ЕРКК Е-документа та буває двох типів: такий, що не
редагується, та такий, що редагується.
5.2. Як правило, електронний образ документа, що не
редагується, відображено значком із зображенням сканеру, а
електронний образ документа, що редагується - значком із
зображенням логотипу MS Word.
5.3. Відкриття будь-якого електронного образу документа
здійснюється шляхом подвійного кліку лівою кнопкою миші на значку
відповідного документа.
5.4. Відкриття електронного образу документа, що не
редагується передбачає можливість лише його перегляду,
маштабування (значки меню лупа зі знаками "+" та "-") та
перегортання (значки меню із перегорнутими пірамідками) на екрані,
а також його друк (значок меню із принтером).
5.5. Відкриття електронного образу документа, що редагується,
передбачає можливість його повного редагування, форматування та
друку. Збереження змін, що було внесено до такого електронного
образу, відбувається автоматично при закритті документа.
6. Накладання особистих електронних цифрових підписів
6.1. Особистий ЕЦП накладається у двох випадках: при
створенні резолюції до Е-документа (закладка "Підписи" у формі
"Резолюція" або "Складна резолюція") та при візуванні зворотного
Е-документа (закладка "Підписи" у ЕРКК Е-документа).
6.2. Порядок накладання особистого ЕЦП. 6.2.1. Перейти на відповідну закладку "Підпис". 6.2.2. Приєднати до ПК електронний носій сертифікату
особистого ЕЦП (зазвичай Flash-пристрій). 6.2.3. Після розпізнавання носія сертифікату операційною
системою натиснути кнопку "Підписати". 6.2.4. До інформаційного вікна закладки "Підпис" одразу буде
додано інформацію щодо накладання особистого ЕЦП відповідним
користувачем. 6.2.5. Зупинити та від'єднати Flash-пристрій.
6.3. Якщо користувач бажає перевірити дійсність свого
особистого ЕЦП. тоді він має здійснити перевірку підпису, порядок
здійснення якої є аналогічним порядку накладання особистого ЕЦП, з
тією відмінністю, що процедура проходить за допомогою
кнопки "Перевірити".
6.4. Якщо користувач бажає відкликати свій особистий ЕЦП,
тоді він мас виділити запис про підписання ним резолюції/документа
після чого здійснити процедуру аналогічну порядку накладання
особистого ЕЦП, з тією відмінністю, що процедура проходить за
допомогою кнопки "Відкликати".
7. Передача Е-документа
7.1. Передача Е-документа від Начальника Головдержслужби
України до його заступників, та від заступника Начальника
Головдержслужби України до керівника підлеглого структурного
підрозділу центрального апарата Головдержслужби України
здійснюються в межах процедури накладання резолюцій відповідно до
підпунктів 4.2.3 та 4.2.5 цієї Інструкції.
7.2. Усі передачі документа між підрозділами центрального
апарату Головдержслужби України відображаються у вигляді дерева
передач у полі "Внутрішня передача" закладки "Рух документа"
ЕРКК Е-документа.
7.3. Загальний порядок передачі Е-документа між структурними
підрозділами. 7.3.1. Перший заступник, заступники Начальника
Головдержслужби України - як куратори структурних підрозділів,
після отримання зворотного Е-документа, від керівника структурного
підрозділу опрацьовують електронний образ документа та здійснює
один з наступних кроків: - повертає Е-документ із зауваженнями: - накладає особистий ЕЦП. 7.3.2. Після накладання особистого ЕЦП здійснюється передача
Е-документа у порядку, визначеному пунктом 7.4 цієї Інструкції: - у разі підписання вихідного документа відповідним
заступником Начальника Головдержслужби України - автору документа
із повідомленням "До підпису"; - у разі візування документа - керівнику структурного
підрозділу, яким здійснюється візування, із повідомленням щодо
візування або зауваженнями; - у разі завершення процедури візування - керівнику Служби
керівника із повідомленням "До підпису". 7.3.3. Керівник Служби керівника здійснює підтвердження
Е-документа, його візування та накладає особистий ЕЦП Начальника
Головдержслужби України, після підписання останнім паперового
документа.
7.4. Порядок здійснення передачі Е-документа. 7.4.1. Передача Е-документа здійснюються у вікні "Внутрішня
передача" закладки "Рух документа"; 7.4.2. Перед початком створення передачі, автору відповідної
передачі, необхідно перейти на поле, у якому його визначено
адресатом попередньої передачі Е-документа, тобто передачі, згідно
з якою йому було передано даний Е-документ на розгляд та
опрацювання. 7.4.3. Для створення передачі Е-документа на виконання його
головному виконавцю необхідно натиснути кнопку
"Передати -> Отримане..." "у іншому ж випадку натискаємо кнопку
"Передати -> Нову копію...", після чого відкривається форма
"Передача документа"; 7.4.4. Поля "Дата час" та "Звідки" заповнюються автоматично
та не редагуються; 7.4.5. У полі "Куди" вводиться код підрозділу, до якого
здійснюється передача Е-документа. 7.4.6. У полі "Додаткова інформація" автором створення
завдання руху може бути введено окремі пояснення щодо здійснення
відповідної передачі документа. 7.4.7. У заблокованому полі "Екземпляр" зазначається, який
саме документ передається: оригінал, у випадку головного
виконавця, або нова копія, у випадку співвиконавця. 7.4.8. Для завершення створення завдання руху натиснути
кнопку "OK", після чого дані щодо здійсненої передачі вносяться до
дерева передач. 7.4.9. У випадку зворотної передачі Е-документа від
підлеглого виконавця до його керівника, при збереженні документа
відкривається запит щодо зміни виконавця - натискаємо кнопку "НІ".
7.5. Умовні позначення, використані для організації дерева
передач Е-документа: - лист із червоною печаткою - передача оригіналу документа до
його відповідального виконавця; - лист із жовтою печаткою - передача документа до його
співвиконавців; - білий лист без печаток - передача документа до відома
виконавця.
8. Контроль Е-документообігу
8.1. У системі Е-документообігу керівництвом Головдержслужби
України проводиться "контроль керівництва", який здійснюється щодо
резолюцій, накладених відповідним керівником на Е-документи, що
надійшли до нього на розгляд. Відповідні функції реалізуються у
робочій папці "Контроль керівником підрозділу -> Пункти власних
резолюцій".
8.2. Контроль здійснюються за допомогою шести груп контролю,
організованих за функціональним призначенням. - Сьогодні - документи/резолюції, термін виконання яких
припадає на день перегляду цієї групи документів; - Термін три доби - документи/резолюції, термін виконання
яких настане на не довше ніж через три доби; - Термін виконання не надійшов - документи/резолюції, термін
виконання яких настане на довше ніж через три доби; - Прострочені - документи/резолюції, термін виконання яких
пройшов; - Виконані - документи/резолюції, які було виконано; - До відома - документи/резолюції, що не мають терміну
виконання.
8.3. Моніторинг стану виконання резолюцій здійснюється у
наступному порядку: - відповідно до стану виконання резолюції відкрити одну з
груп контролю, наведених у підпункті 8.2 цієї Інструкції; - замість ЕРКК Е-документа одразу відкривається форма
"Резолюція" із даними щодо відповідної резолюції.
8.4. Для впорядкування переліку документів, що відкриваються
у певній групі контролю необхідно: - відключити автофільтр (меню робочої області, ярлик лупа на
фоні документа); - виділити за допомогою кліку лівої кнопки миші назву колонки
"Відповідальний підрозділ"; - не відпускаючи кнопку миші перетягнути виділену назву
колонки на поле "Перетягніть заголовок колонки для групування по
одній колонці"; - звичайна таблиця переформатується по групам, що
відповідають структурним підрозділам Головдержслужби України; - для відміни режиму впорядкування необхідно натиснути і не
відпускати лівий клік миші на назві колонці у полі "Перетягніть
заголовок колонки для групування по одній колонці", та перетягнути
назву колонки назад до рядка назв колонок таблиці.
9. Пошук Е-докуменів
9.1. Для пошуку Е-документів у системі Е-документообігу
передбачено папку "Пошук документів -> Пошук документів", за
викликом якої відкривається форма "Пошук документів".
9.2. Робота з пошуку ведеться у вкладці "Реквізити".
9.3. Порядок додавання реквізиту пошуку: 9.3.1. Натиснути кнопку "Додати" до вкладки "Реквізити"
додається поле із переліком реквізитів 9.3.2. Після обрання необхідного реквізиту з переліку до поля
переліку додаються ще два поля: "Оператор" та "Значення": 9.3.3. У полі "Оператор" обираємо один з десяти можливих
операторів відповідно до завдання пошуку: - оператор "=" - для завдання точного критерію пошук без
жодної помилки:

- оператор "<>" - для завдання критерію, який не повинен
відповідати значенню реквізиту; - оператор "<>" - для завдання критерію, який не повинен
відповідати значенню реквізиту; - оператор "починається з" - для завдання літер або чисел, з
яких починається реквізит; - оператор "містить" - для завдання набору літер або чисел,
що можуть входити до значення реквізиту; - оператор "порожнє" - для вибору документів із відповідним
порожнім полем (наприклад, порожній термін виконання - невиконані
документи); - оператор "між" - для введення значень, між якими
знаходиться значення реквізиту; - оператор "не починається з" - для завдання літер або чисел,
з яких не починається реквізит: - оператор "не містить" - для завдання набору літер або
чисел, що не входять до значення реквізиту; - оператор "не порожнє" - для вибору документів із
відповідним заповненим полем (наприклад, заповнений термін
виконання - виконані документа); - оператор "не між" - для введення значень, між якими не може
знаходиться значення реквізиту. 9.3.4. У полі "Значення" залаємо конкретні значення реквізиту
для пошуку. 9.3.5. Якщо треба задати складний реквізит пошуку, не
видаляючи існуючий реквізит, натискаємо кнопку "Додати" та вводимо
наступний реквізит аналогічно пунктам 9.3.2-9.3.4 цієї Інструкції. 9.3.6. Для того, щоб усі додані реквізити були одночасно
застосовані до пошуку, у перемикачі "Оператор" необхідно
встановити значення "ТА". У випадку ж якщо ми хочемо провести
одночасний пошук окремо по усіх реквізитах, тоді перемикач
"Оператор" встановлюється на значення "АБО". 9.3.7. Опція "Враховувати регістр літер" повинна бути
вимкненою. 9.3.8. Для вилучення певного реквізиту, необхідно встановити
на ньому курсор миші та натиснути кнопку "Вилучити", для вилучення
усіх реквізитів - кнопку "Очистити все".
10. Моніторинг стану виконання
10.1. Для перегляду звіту щодо моніторингу стану виконання
структурними підрозділами покладених завдань необхідно у панелі
ярликів відкрити папку "Звіти" -> "Моніторинг про стан виконання",
за викликом якої відкривається форма "Фільтр".
10.2. У формі фільтр обираємо параметри щодо формування
відповідного звіту: - "Період:" - задаємо період формування звіту; - "Тип періоду:" - зазвичай задаємо значення "довільний", але
тут можливо обрати квартальну або річну звітність; - "Тип документа" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо
перелік, з якого обираємо тип документів, відносно яких
здійснюватиметься моніторинг; - "Підрозділ" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо перелік,
з якого обираємо підрозділи, відносно яких здійснюватиметься
моніторинг; - "До документа" - у даному полі необхідно здійснювати
моніторинг за всіма параметрами; - "Рівень контролю" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо
перелік, з якого обираємо відносно документів якого контролю
здійснюватиметься моніторинг. - "Стан виконання" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо
перелік, з якого обираємо стан документів, відносно яких
здійснюватиметься моніторинг (виконані, невиконані, термінові або
прострочені).
10.3. Після натискання кнопки "OK" формується і відкривається
звіт.
10.4. Для повторного запуску звіту із новими параметрами його
викликають з меню робочої області за допомогою ярлика у вигляді
воронки або клавішею "F4".
10.5. Виведення звіту на друк здійснюється клавішею "F6".

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головдержслужби

України

02.03.2009 N 60

ПОСАДОВА РОЛЬОВА ІНСТРУКЦІЯ

щодо організації роботи у режимі

безпаперового електронного документообігу

для керівників структурних підрозділів

Головдержслужби України

1. Загальні положення
1.1. Електронний безпаперовий документообіг центрального
апарату Головдержслужби України реалізується на базі системи
електронного документообігу "Мегаполіс. Документообіг".
1.2. Організація безпаперового електронного документообігу
(далі - Е-документообіг) здійснюється на підставі загальної схеми
його організації, визначеної Загальним порядком організації
безпаперового електронного документообігу у центральному апараті
Головдержслужби України.
1.3. Робота у режимі Е-документообігу для керівництва
Головдержслужби організується відповідно до положень цієї
інструкції.
1.4. Вхід до системи Б документообігу здійснюється з ярлика
"Вхід в систему" у вигляді ключів, розташованого на робочому
столі, після подвійного кліку лівою кнопкою миші, якою
відкривається форма "Вхід до системи".
1.5. У формі "Вхід до системи" необхідно заповнити
персональними даними поля "Ім'я користувача" та "Пароль", за
вмовчанням інші поля форми заповнюються наступним чином: - поле "Домен" - guds; - поле "Назва консолі" - Діловодство та КВД; - поле "Сервер" - sunrise; - опція "Зберегти пароль" - включена; - опція "Увійти як інтерактивний користувач" - відключена; - опція "Очистити Кеш при старті" - включена.
1.6. Для входу у систему Е-документообігу натиснути
кнопку "OK", для відміни входу - кнопку "Скасувати", а для того,
щоб сховати усі поля форми "Вхід до системи", окрім полів "Ім'я
користувача" та "Пароль" - кнопку "Параметри".
1.7. Система Е-документообігу складається з меню системи
(вгорі над усіма іншими елементами), панелі ярликів (ліва частина
робочої області), робочої області (права частина системи) та
інформаційної панелі (внизу під усіма іншими елементами).
1.8. У панелі ярликів відображено функціональні папки, за
допомогою яких реалізуються основні функції керівництва
Головдержслужби України, а саме: - "Рух документа" - отримання документа, його розгляд,
накладання особистого електронного підпису (далі - ЕЦП),
накладання резолюцій, передача документа; - "Контроль керівником підрозділу" - контроль виконання
завдань визначених власними резолюціями; - "Пошук документів" - пошук документів за їх реквізитами; - "Звіти" - моніторинг стану виконання структурними
підрозділами покладених на них завдань.
1.9. У робочій області відображено вміст обраної папки панелі
ярликів.
1.10. У інформаційній панелі наведено дані щодо користувача
системи (прізвище, ім'я, по батькові) та працездатності серверу
даних (світлофор: зелений - робота без перебоїв, жовтий - дані із
серверу надходять із затримкою, червоний - дані з серверу не
надходять).
2. Отримання Е-документообігу
2.1. Повідомлення щодо передачі Е-документа будь-кому з
керівників структурних підрозділів центрального апарата
Головдержслужби України надходять на його особисту адресу
електронної пошти із зазначенням номеру та дати реєстрації
відповідного документа.
2.2. Для того, щоб знайти переданий Е-документ, необхідно
відкрити перелік непідтверджених передач Е-документів: панель
ярликів, робоча папка "Рух документа -> Отримання у
підрозділі -> Документи -> Непідтверджені". У робочій області
відкривається у вигляді таблиці перелік документів, що були
передані керівнику, але не були ним прийняті до розгляду.
2.3. Для того, щоб у переліку непідтверджених документів
знайти необхідний документ потрібно: - на панелі інструментів робочої області відключити
автофільтр (лупа на фоні документа); - правою кнопкою миші натиснути на назві колонки
"Реєстраційний номер", після чого поряд із назвою з'явиться
трикутник, вказуючи напрямок сортування (трикутник догори -
сортування згори вниз, перегорнутий трикутник - зворотній
порядок); - розпочати вводити з клавіатури відповідний номер, при цьому
система автоматично буде переходити по номерах, шукаючи найбільш
відповідний.
2.4. Після знаходження необхідного документа, подвійний клік
лівої кнопки миші відкриває його електронну реєстраційну
контрольну картку (далі - ЕРКК).
2.5. Переходимо на закладку "Вміст", після чого упевнюємося у
наявності електронного образу документа з ярликом у вигляді
сканера (розділ 5 цієї Інструкції).
2.6. Якщо електронний образ відсутній, то такий Е-документ не
підлягає підтвердженню.
2.7. Закриваємо ЕРКК документа - хрестик у правому верхньому
куті ЕРКК.
2.8. Для підтвердження Е-документа на панелі меню робочої
області натискаємо кнопку "Підтвердити", у випадку, якщо необхідно
одночасно підтвердити усі документи - кнопку "Підтвердити всі",
після чого документ переміщається у папку "Архів підтверджених" -
Е-документ отримано.
2.9. У папці "Архів підтверджених", за допомогою папок
сортування ми можемо переглянути документи, що надійшли: - сьогодні - папка "Сьогодні"; - впродовж поточного тижня - папка "Поточний тиждень"; - впродовж поточного місяця - папка "Поточний місяць"; - впродовж поточного року - папка "Поточний рік"; - впродовж інших років.
2.10. У будь-якій з папок сортування папки "Архів
підтверджених" подвійний клік лівої кнопки миші відкриває ЕРКК
Е-документа для роботи.
2.11. Якщо ви бажаєте відмінити підтвердження документа, тоді
виділяєте строку відповідного документа у папці "Архів
підтверджених" -> меню -> кнопка "Відмінити підтвердження", після
чого документ повертається у папку "Непідтверджені".
2.12. Відомості щодо часу підтвердження передачі заносяться
до закладки "Рух документа" -> вікно "Внутрішня
передача" -> колонки "Надіслано" та "Отримано".
3. Накладання електронних резолюцій
3.1. Керівники структурних підрозділів центрального апарата
Головдержслужби України, в межах своєї компетенції, здійснюють
накладання двох типів електронних резолюцій (далі - Е-резолюції):
простих та складних.
3.2. Накладання усіх Е-резолюцій здійснюється на закладці
"Резолюції" ЕРРК відповідного Е-документа.
3.3. Накладання Е-резолюцій у вікні резолюцій закладки
"Резолюції". 3.3.1. Усі резолюції накладаються з активної строки вікна
резолюцій шляхом встановлення на неї курсору. 3.3.2. Незалежно від типу Е-резолюції, перша резолюція у
вікні резолюцій завжди накладається з першої активної строки вікна
резолюцій "Резолюції". 3.3.3. Е-резолюції керівника структурного підрозділу
центрального апарата Головдержслужби України накладаються з
активної строки резолюції заступника Начальника Головдержслужби
України, його куратора, якою визначено одним з її виконавців
відповідного керівника структурного підрозділу.
3.4. Порядок накладання простих Е-резолюцій. 3.4.1. Стати на активне поле вікна резолюцій, обраного
відповідно до підпункту 3.3 цієї Інструкції.

3.5.2. Натиснути кнопку "Додати -> Складну резолюцію...",
після чого відкривається форма "Складна резолюція" для простої
резолюції. 3.5.2. Натиснути кнопку "Додати -> Складну резолюцію...",
після чого відкривається форма "Складна резолюція" для простої
резолюції. 3.5.3. У полі "Підписав" вводиться прізвище автора резолюції,
яке визначається системою за введеними першими трьома літерами
після натискання кнопки "Enter" клавіатури. 3.5.4. У полі "Посада", після введення прізвища автора
резолюції обирається його посада. 3.5.5. Поле "Зміст" форми "Складна резолюція", як правило, не
заповнюється. 3.5.6. Для додавання до резолюції пункту виконання натискаємо
кнопку "Додати", після чого відкривається форма "Пункт складної
резолюції". 3.5.7. У полі "N" вводиться номер розділу, підрозділу, пункту
чи підпункту документа, до якого вводиться відповідний пункт
резолюції. 3.5.8. У полі "Зміст" вводиться текст по пункту резолюції,
який може бути введено з клавіатури, або додано з довідника, що
відкривається натисканням кнопки "З шаблону...". 3.5.9. У полі "Термін виконання" встановлюється термін
виконання відповідного пункту резолюції, окрім випадків
інформаційного документа, який не повинен перевищувати термін
виконання документа. 3.5.10. Для введення переліку виконавців по пункту резолюції,
у полі "Виконавці" натискаємо кнопку "Додати", після чого
відкривається форма "Виконавець", робота з якою здійснюється
відповідно до розділу 4 цієї Інструкції. 3.5.11. Після того, як виконавців було додано до поля
"Виконавці" форми "Пункт складної резолюції" натискаємо кнопку
"OK" - повертаємося до форми "Складна резолюція". 3.5.12. Повторюємо дії, викладені у підпунктах 3.5.6-3.5.11
цього Загального порядку, створюючи необхідну кількість резолюцій
за пунктами документа. 3.5.13. Після завершення створення резолюцій за пунктами, у
формі "Складна резолюція" натискаємо кнопку "OK" - складну
Е-резолюцію створено і додано до дерева резолюцій закладки
"Резолюції".
3.6. Е-резолюції повинні бути підтверджені особистими
електронними цифровими підписами авторів резолюції, що
накладаються у закладці "Підписи" форм "Резолюція" та "Складна
резолюція". Порядок накладання ЕЦП здійснюється згідно з порядком,
визначеним розділом 6 цієї Інструкції.
4. Порядок додавання виконавців до резолюції
4.1. Додавання виконавців до резолюції здійснюється за
допомогою форми "Виконавець" та з метою додавання виконавців до
створених резолюцій.
4.2. Порядок заповнення форми "Виконавець": 4.2.1. У полі "Роль" обрати статус виконавця, що додається до
переліку виконавців, причому, при додаванні першого виконавця
відповідне поле заповнюється значенням "Головний виконавець", при
додаванні ж наступних виконавців роль обирається зі списку
значень: співвиконавець, до відома, контролер та куратор. 4.2.2. У полі "Виконавець" вводиться прізвище виконавця
резолюції, яке видається системою за введеними першими трьома
літерами після натискання кнопки "Enter" клавіатури, або після
натиснення кнопки "..." з довідника, після подвійного кліку лівою
кнопкою миші. 4.2.3. Для того, щоб здійснити автоматичне повідомлення особі
щодо її включення до переліку співвиконавців резолюції необхідно
увімкнути опцію "Надіслати виконавцю екземпляр документа", при
цьому: - стають доступними поля "Звідки" та "Екземпляр"; - у полі "Звідки" повинно бути відображено прізвище
відправника Е-документа (керівник структурного підрозділу); - у полі "Екземпляр" необхідно зазначити, який саме
Е-документ передасться: оригінал (отримане), у випадку головного
виконавця усього документа, або нова копія, у випадку
співвиконавця документа або інформування до відома. 4.2.4. Якщо автор резолюції бажає додати окремі настанови для
окремого виконавця, відповідні настанови вносяться до поля
"Уточнення". 4.2.5. При натисканні кнопки "OK" виконавець додається до
відповідного переліку, а до закладки "Рух документа" вноситься
передача, здійснена на підставі накладання Е-резолюції.
4.3. Виконавець резолюції не має можливості редагувати
зазначені поля форми "Виконавець", але має доступ до поля "Звіт
виконавця", до якого, у разі необхідності, вносить інформацію щодо
виконання настанов, визначених у полі "Уточнення".
5. Робота з електронним образом документа
5.1. Електронний образ документа розміщується у закладці
"Вміст" ЕРКК Е-документа та буває двох типів: такий, що не
редагується, та такий, що редагується.
5.2. Як правило, електронний образ документа, що не
редагується, відображено значком із зображенням сканеру, а
електронний образ документа, що редагується - значком із
зображенням логотипу MS Word.
5.3. Відкриття будь-якого електронного образу документа
здійснюється шляхом подвійного кліку лівою кнопкою миші на значку
відповідного документа.
5.4. Відкриття електронного образу документа, що не
редагується передбачає можливість лише його перегляду,
маштабування (значки меню лупа зі знаками "+" та "-") та
перегортання (значки меню із перегорнутими пірамідками) на екрані,
а також його друк (значок меню із принтером).
5.5. Відкриття електронного образу документа, що редагується,
передбачає можливість його повного редагування, форматування та
друку. Збереження змін, що було внесено до такого електронного
образу, відбувається автоматично при закритті документа.
6. Накладання особистих електронних цифрових підписів
6.1. Особистий ЕЦП накладається у двох випадках: при
створенні резолюції до Е-документа (закладка "Підписи" у формі
"Резолюція" або "Складна резолюція") та при візуванні зворотного
Е-документа (закладка "Підписи" у ЕРКК Е-документа).
6.2. Порядок накладання особистого ЕЦП. 6.2.1. Перейти на відповідну закладку "Підпис". 6.2.2. Приєднати до ПК електронний носій сертифікату
особистого ЕЦП (зазвичай Flash-пристрій). 6.2.3. Після розпізнавання носія сертифікату операційною
системою натиснути кнопку "Підписати". 6.2.4. До інформаційного вікна закладки "Підпис" одразу буде
додано інформацію щодо накладання особистого ЕЦП відповідним
користувачем. 6.2.5. Зупинити та від'єднати Flash-пристрій.
6.3. Якщо користувач бажає перевірити дійсність свого
особистою ЕЦП, тоді він мас здійснити перевірку підпису, порядок
здійснення якої є аналогічним порядку накладання особистого ЕЦП, з
тією відмінністю, що процедура проходить за допомогою кнопки
"Перевірити".
6.4. Якщо користувач бажає відкликати свій особистий ЕЦП,
тоді він мас виділити запис про підписання ним резолюції/документа
після чого здійснити процедуру аналогічну порядку накладання
особистого ЕЦП, з тією відмінністю, що процедура проходить за
допомогою кнопки "Відкликати".
7. Передача Е-документа
7.1. Передача Е-документа від керівника структурного
підрозділу центрального апарата Головдержслужби України до
керівника підлеглого підрозділу здійснюються в межах процедури
накладання резолюцій відповідно до підпунктів 4.2.3 та 4.2.5 цієї
Інструкції.
7.2. Усі передачі документа між підрозділами центрального
апарату Головдержслужби України відображаються у вигляді дерева
передач у полі "Внутрішня передача" закладки "Рух документа"
ЕРКК Е-документа.
7.3. Загальний порядок передачі Е-документа між структурними
підрозділами. 7.3.1. Керівник структурного підрозділу центрального апарата
Головдержслужби України, після отримання зворотного Е-документа,
від керівника підлеглого підрозділу опрацьовує електронний образ
документа та здійснює один з наступних кроків: - повертає Е-документ із зауваженнями; - накладає особистий ЕЦП. 7.3.2. Після накладання особистого ЕЦП здійснюється передача
Е-документа у порядку, визначеному пунктом 7.4 цієї Інструкції: - у разі необхідності погодження зворотного Е-документа
керівниками інших структурних підрозділів - відповідним керівникам
із повідомленням "До візування"; - після завершення погодження зворотного Е-документа
керівниками інших структурних підрозділів - куратору структурного
підрозділу, яким здійснюється візування; - після візування зворотного Е-документа куратором
структурного підрозділу, у разі необхідності, - заступникам
Начальника Головдержслужби із повідомленням "До візування"; - після візування зворотного Е-документа заступниками
Начальника Головдержслужби - куратору структурного підрозділу із
повідомленням про завершення візування.
7.4. Порядок здійснення передачі Е-документа. 7.4.1. Передача Е-документа здійснюються у вікні "Внутрішня
передача" закладки "Рух документа"; 7.4.2. Перед початком створення передачі, автору відповідної
передачі, необхідно перейти на поле, у якому його визначено
адресатом попередньої передачі Е-документа, тобто передачі, згідно
з якою йому було передано даний Е-документ на розгляд та
опрацювання. 7.4.3. Для створення передачі Е-документа на виконання його
головному виконавцю необхідно натиснути кнопку
"Передати" -> Отримане..." у іншому ж випадку натискаємо кнопку
"Передати -> Нову копію...", після чого відкривається форма
"Передача документа"; 7.4.4. Поля "Дата час" та "Звідки" заповнюються автоматично
та не редагуються; 7.4.5. У полі "Куди" вводиться код підрозділу, до якого
здійснюється передача Е-документа. 7.4.6. У полі "Кому", у разі необхідності, вводиться прізвище
головного спеціаліста, до якого здійснюється передача Е-документа. 7.4.7. У полі "Додаткова інформація" автором створення
завдання руху може бути введено окремі пояснення щодо здійснення
відповідної передачі документа. 7.4.8. У заблокованому полі "Екземпляр" зазначається, який
саме документ передасться: оригінал, у випадку головного
виконавця, або нова копія, у випадку співвиконавця. 7.4.9. Для завершення створення завдання руху натиснути
кнопку "OK", після чого дані щодо здійсненої передачі вносяться до
дерева передач. 7.4.10. У випадку зворотної передачі Е-документа від
підлеглого виконавця до його керівника, при збереженні документа
відкривається запит щодо зміни виконавця - натискаємо кнопку "НІ".
7.5. Умовні позначення, використані для організації дерева
передач Е-документа: - лист із червоною печаткою - передача оригіналу документа до
його відповідального виконавця; - лист із жовтою печаткою - передача документа до його
співвиконавців; - білий лист без печаток - передача документа до відома
виконавця.
8. Контроль Е-документообігу
8.1. У системі Е-документообігу керівниками структурних
підрозділів центрального апарата Головдержслужби України
проводиться "контроль управління", який здійснюється щодо
резолюцій, накладених відповідним керівником на Е-документи, що
надійшли до нього на розгляд. Відповідні функції ревізуються у
робочій папці "Контроль керівником підрозділу -> Пункти власних
резолюцій".
8.2. Контроль здійснюються за допомогою шести груп контролю,
організованих за функціональним призначенням. - Сьогодні - документи/резолюції, термін виконання яких
припадає на день перегляду цієї групи документів: - Термін три доби - документи/резолюції, термін виконання
яких настане на не довше ніж через три доби; - Термін виконання не надійшов - документи/резолюції, термін
виконання яких настане на довше ніж через три доби; - Прострочені - документи/резолюції, термін виконання яких
пройшов; - Виконані - документи/резолюції, які було виконано; - До відома - документи/резолюції, що не мають терміну
виконання.
8.3. Моніторинг стану виконання резолюцій здійснюється у
наступному порядку: - відповідно до стану виконання резолюції відкрити одну з
груп контролю, наведених у підпункті 8.2 цієї Інструкції; - замість ЕРКК Е-документа одразу відкривається форма
"Резолюція" із даними щодо відповідної резолюції.
8.4. Для впорядкування переліку документів, що відкриваються
у певній групі контролю необхідно: - відключити автофільтр (меню робочої області, ярлик лупа на
фоні документа); - виділити за допомогою кліку лівої кнопки миші назву колонки
"Відповідальний підрозділ"; - не відпускаючи кнопку миші перетягнути виділену назву
колонки на поле "Перетягніть заголовок колонки для групування по
одній колонці"; - звичайна таблиця переформатується по групам, що
відповідають структурним підрозділам Головдержслужби України; - для відміни режиму впорядкування необхідно натиснути і не
відпускати лівий клік миші на назві колонці у полі "Перетягніть
заголовок колонки для групування по одній колонці", та перетягнути
назву колонки назад до рядка назв колонок таблиці.
9. Пошук Е-докуменів
9.1. Для пошуку Е-документів у системі Е-документообігу
передбачено папку "Пошук документів -> Пошук документів", за
викликом якої відкривається форма "Пошук документів".
9.2. Робота з пошуку ведеться у вкладці "Реквізити".
9.3. Порядок додавання реквізиту пошуку: 9.3.1. Натиснути кнопку "Додати" до вкладки "Реквізити"
додається поле із переліком реквізитів 9.3.2. Після обрання необхідного реквізиту з переліку до поля
переліку додаються ще два поля: "Оператор" та "Значення"; 9.3.3. "У полі "Оператор" обираємо один з десяти можливих
операторів відповідно до завдання пошуку: - оператор "=" - для завдання точного критерію пошук без
жодної помилки;

- оператор "<>" - для завдання критерію, який не повинен
відповідати значенню реквізиту; - оператор "<>" - для завдання критерію, який не повинен
відповідати значенню реквізиту; - оператор "починається з" - для завдання літер або чисел, з
яких починається реквізит; - оператор "містить" - для завдання набору літер або чисел,
що можуть входити до значення реквізиту: - оператор "порожнє" - для вибору документів із відповідним
порожнім полем (наприклад, порожній термін виконання - невиконані
документи); - оператор "між" - для введення значень, між якими
знаходиться значення реквізиту; - оператор "не починається з" - для завдання літер або чисел,
з яких не починається реквізит; - оператор "не містить" - для завдання набору літер або
чисел, що не входять до значення реквізиту; - оператор "не порожнє" - для вибору документів із
відповідним заповненим полем (наприклад, заповнений термін
виконання - виконані документи); - оператор "не між" - для введення значень, між якими не може
знаходиться значення реквізиту. 9.3.4. У полі "Значення" задаємо конкретні значення реквізиту
для пошуку. 9.3.5. Якщо треба задати складний реквізит пошуку, не
видаляючи існуючий реквізит, натискаємо кнопку "Додати" та вводимо
наступний реквізит аналогічно пунктам 9.3.2-9.3.4 цієї Інструкції. 9.3.6. Для того, щоб усі додані реквізити були одночасно
застосовані до пошуку, у перемикачі "Оператор" необхідно
встановити значення "ТА". У випадку ж якщо ми хочемо провести
одночасний пошук окремо по усіх реквізитах, тоді перемикач
"Оператор" встановлюється на значення "АБО". 9.3.7. Опція "Враховувати регістр літер" повинна бути
вимкненою. 9.3.8. Для вилучення певного реквізиту, необхідно встановити
на ньому курсор миші та натиснути кнопку "Вилучити", для вилучення
усіх реквізитів - кнопку "Очистити все".
10. Моніторинг стану виконання
10.1. Для перегляду звіту щодо моніторингу стану виконання
структурним підрозділом покладених на нього завдань необхідно у
панелі ярликів відкрити папку "Звіти" -> "Моніторинг про стан
виконання", за викликом якої відкривається форма "Фільтр".
10.2. У формі фільтр обираємо параметри щодо формування
відповідного звіту: - "Період:" - задаємо період формування звіту; - "Тип періоду:" - зазвичай задаємо значення "довільний", але
тут можливо обрати квартальну або річну звітність; - "Тип документа" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо
перелік, з якого обираємо тип документів, відносно яких
здійснюватиметься моніторинг; - "Підрозділ" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо перелік,
з якого обираємо відповідний підрозділи, відносно якого
здійснюватиметься моніторинг; - "До документа" - у даному полі необхідно здійснювати
моніторинг за всіма параметрами; - "Рівень контролю" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо
перелік, з якого обираємо відносно документів якого контролю
здійснюватиметься моніторинг. - "Стан виконання" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо
перелік, з якого обираємо стан документів, відносно яких
здійснюватиметься моніторинг (виконані, невиконані, термінові або
прострочені).
10.3. Після натискання кнопки "OK" формується і відкривається
звіт.
10.4. Для повторного запуску звіту із новими параметрами його
викликають з меню робочої області за допомогою ярлика у вигляді
воронки або клавішею "F4".
10.5. Виведення звіту на друк здійснюється клавішею "F6".

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головдержслужби

України

02.03.2009 N 60

ПОСАДОВА РОЛЬОВА ІНСТРУКЦІЯ

щодо організації роботи у режимі

безпаперового електронного документообігу

для керівників підрозділів, що входять

до структурних підрозділів центрального

3.4.2. Натиснути кнопку "Додати -> Резолюцію...", після чого
відкривається форма "Резолюція". 3.4.2. Натиснути кнопку "Додати -> Резолюцію...", після чого
відкривається форма "Резолюція". 3.4.3. У полі "Підписав" вводиться прізвище автора резолюції,
яке визначається системою за введеними першими трьома літерами
після натискання кнопки "Enter" клавіатури. 3.4.4. У полі "Посада", після введення прізвища автора
резолюції обирається його посада. 3.4.5. У полі "Зміст" вводиться текст самої резолюції, який
може бути введено з клавіатури, або додано з довідника, що
відкривається натисканням кнопки "З шаблону...", після чого
відкривається перелік стандартних резолюцій, з якого подвійний
клік лівої кнопки миші додає необхідну резолюцію. 3.4.6. У полі "Термін виконання" встановлюється термін
виконання цієї резолюції, окрім випадків інформаційного документа,
який не повинен перевищувати термін виконання документа. 3.4.7. Для введення переліку виконавців у підрозділі
"Виконавці" натискаємо кнопку "Додати", після чого відкривається
форма "Виконавець", робота з якою здійснюється відповідно до
розділу 4 цієї Інструкції. 3.4.8. Після того, як виконавців було додано до підрозділу
"Виконавці" форми "Резолюції", натискаємо кнопку "ОК" - просту
Е-резолюцію створено і додано до дерева резолюцій закладки
"Резолюції". 3.5. Е-резолюції повинні бути підтверджені особистими
електронними цифровими підписами авторів резолюції, що
накладаються у закладці "Підписи" форм "Резолюція". Порядок
накладання ЕЦП здійснюється згідно з порядком, визначеним розділом
6 цієї Інструкції.
4. Порядок додавання виконавців до резолюції
4.1. Додавання виконавців до резолюції здійснюється за
допомогою форми "Виконавець" та з метою додавання виконавців до
створених резолюцій.
4.2. Порядок заповнення форми "Виконавець": 4.2.1. У полі "Роль" обрати статус виконавця, що додається до
переліку виконавців, причому, при додаванні першого виконавця
відповідне поле заповнюється значенням "Головний виконавець", при
додаванні ж наступних виконавців роль обирається зі списку
значень: співвиконавець, до відома, контролер та куратор. 4.2.2. У полі "Виконавець" вводиться прізвище виконавця
резолюції, яке видається за введеними першими трьома літерами
після натискання кнопки "Enter" клавіатури, або після натиснення
кнопки "..." з довідника, після подвійного кліку лівою кнопкою
миші. 4.2.3. Для того, щоб здійснити автоматичне повідомлення особі
щодо її включення до переліку співвиконавців резолюції необхідно
увімкнути опцію "Надіслати виконавцю екземпляр документа", при
цьому: - стають доступними поля "Звідки" та "Екземпляр"; - у полі "Звідки" повинно бути відображено прізвище
відправника Е-документа (керівник підрозділу); - у полі "Екземпляр" необхідно зазначити, який саме
Е-документ передається: оригінал (отримане), у випадку головного
виконавця усього документа, або нова копія, у випадку
співвиконавця документа або інформування до відома. 4.2.4. Якщо автор резолюції бажає додати окремі настанови для
окремого виконавця, відповідні настанови вносяться до
поля "Уточнення". 4.2.5. При натисканні кнопки "OK" виконавець додається до
відповідного переліку, а до закладки "Рух документа" вноситься
передача, здійснена на підставі накладання Е-резолюції. 4.3. Виконавець резолюції не має можливості редагувати
зазначені поля форми "Виконавець", але мас доступ до поля "Звіт
виконавця", до якого, у разі необхідності, вносить інформацію щодо
виконання настанов, визначених у полі "Уточнення".
5. Робота з електронним образом документа
5.1. Електронний образ документа розміщується у закладці
"Вміст" ЕРКК Е-документа та буває двох типів: такий, що не
редагується, та такий, що редагується.
5.2. Як правило, електронний образ документа, що не
редагується, відображено значком із зображенням сканеру, а
електронний образ документа, що редагується - значком із
зображенням логотипу MS Word.
5.3. Відкриття будь-якого електронного образу документа
здійснюється шляхом подвійного кліку лівою кнопкою миші на значку
відповідного документа.
5.4. Відкриття електронного образу документа, що не
редагується передбачає можливість лише його перегляду,
маштабування (значки меню лупа зі знаками "+" та "-") та
перегортання (значки меню із перегорнутими пірамідками) на екрані,
а також його друк (значок меню із принтером).
5.5. Відкриття електронного образу документа, що редагується,
передбачає можливість його повного редагування, форматування та
друку. Збереження змін, що було внесено до такого електронного
образу, відбувається автоматично при закритті документа.
5.6. Додавання електронного образу документа, що редагується,
здійснюється наступним чином: - у ЕРКК Е-документа перейти на закладку "Вміст"; - натиснути кнопку "Додати -> з файлу..."; - у стандартному вікні Windows "відкрити файл" необхідно
знайти і виділити файл, що додається та натиснути кнопку
"Відкрити", після чого файл буде додано до закладки "Вміст".
5.7. У якості електронного образу документа, що редагується,
необхідно додавати файли MS Word, що збережено у форматі *.rtf.
5.8. Вилучення будь-якого електронного образу документа
здійснюється шляхом виділення відповідного значка та натискання
кнопки "Вилучити".
6. Накладання особистих електронних цифрових підписів
6.1. Особистий ЕЦП накладається у двох випадках: при
створенні резолюції до Е-документа (закладка "Підписи" у формі
"Резолюція") та при візуванні зворотного Е-документа (закладка
"Підписи" у ЕРКК Е-документа).
6.2. Порядок накладання особистого ЕЦП. 6.2.1. Перейти на відповідну закладку "Підпис". 6.2.2. Приєднати до ПК електронний носій сертифікату
особистого ЕЦП (зазвичай Flash-пристрій). 6.2.3. Після розпізнавання носія сертифікату операційною
системою натиснути кнопку "Підписати". 6.2.4. До інформаційного вікна закладки "Підпис" одразу буде
додано інформацію щодо накладання особистого ЕЦП відповідним
користувачем. 6.2.5. Зупинити та від'єднати Flash-пристрій.
6.3. Якщо користувач бажає перевірити дійсність свого
особистого ЕЦП, тоді він мас здійснити перевірку підпису, порядок
здійснення якої є аналогічним порядку накладання особистого ЕЦП, з
тією відмінністю, що процедура проходить за допомогою кнопки
"Перевірити".
6.4. Якщо користувач бажає відкликати свій особистий ЕЦП.
тоді він має виділити запис про підписання ним резолюції/документа
після чого здійснити процедуру аналогічну порядку накладання
особистого ЕЦП, з тією відмінністю, що процедура проходить за
допомогою кнопки "Відкликати".
7. Передача Е-документа
7.1. Передача Е-документа від керівника підрозділу до
головного спеціаліста здійснюються в межах процедури накладання
резолюцій відповідно до підпунктів 4.2.3 та 4.2.5 цієї Інструкції.
7.2. Усі передачі документа між підрозділами центрального
апарату Головдержслужби України відображаються у вигляді дерева
передач у полі "Внутрішня передача" закладки "Рух документа"
ЕРКК Е-документа.
7.3. Загальний порядок передачі Е-документа між підрозділами,
що входять до одного структурного підрозділу. 7.3.1. Керівник підрозділу, після отримання зворотного
Е-документа, від підлеглого головного спеціаліста опрацьовує
електронний образ документа та здійснює один з наступних кроків: - повертає Е-документ із зауваженнями; - накладає особистий ЕЦП. 7.3.2. Після накладання особистого ЕЦП здійснюється передача
Е-документа у порядку, визначеному пунктом 7.4 цієї Інструкції: - у разі необхідності погодження зворотного Е-документа із
керівниками інших підрозділів цього ж структурного підрозділу -
відповідним керівникам із повідомленням "До візування"; - після завершення погодження зворотного Е-документа
керівниками інших підрозділів - керівнику цього ж структурного
підрозділу, яким здійснюється візування.
7.4. Порядок здійснення передачі Е-документа. 7.4.1. Передача Е-документа здійснюються у вікні "Внутрішня
передача" закладки "Рух документа"; 7.4.2. Перед початком створення передачі, автору відповідної
передачі, необхідно перейти на поле, у якому його визначено
адресатом попередньої передачі Е-документа, тобто передачі, згідно
з якою йому було передано даний Е-документ на розгляд та
опрацювання. 7.4.3. Для створення передачі Е-документа на виконання його
головному виконавцю необхідно натиснути кнопку
"Передати -> Отримане..." "у іншому ж випадку натискаємо кнопку
"Передати -> Нову копію...", після чого відкривається форма
"Передача документа"; 7.4.4. Поля "Дата час" та "Звідки" заповнюються автоматично
та не редагуються; 7.4.5. У полі "Куди" вводиться код підрозділу, до якого
здійснюється передача Е-документа. 7.4.6. У полі "Кому", у разі необхідності, вводиться прізвище
головного спеціаліста, до якого здійснюється передача Е-документа. 7.4.7. У полі "Податкова інформація" автором створення
завдання руху може бути введено окремі пояснення щодо здійснення
відповідної передачі документа. 7.4.8. У заблокованому полі "Екземпляр" зазначається, який
саме документ передається: оригінал, у випадку головного
виконавця, або нова копія, у випадку співвиконавця. 7.4.9. Для завершення створення завдання руху натиснути
кнопку "OK", після чого дані щодо здійсненої передачі вносяться до
дерева передач. 7.4.10. У випадку зворотної передачі Е-документа від
підлеглого виконавця до його керівника, при збереженні документа
відкривається запит щодо зміни виконавця - натискаємо кнопку "НІ".
7.5. Умовні позначення, використані для організації дерева
передач Е-документа: - лист із червоною печаткою - передача оригіналу документа до
його відповідального виконавця: - лист із жовтою печаткою - передача документа до його
співвиконавців; - білий лист без печаток - передача документа до відома
виконавця.
8. Контроль Е-документообігу
8.1. У системі Е-документообігу керівниками підрозділів
проводиться "особистий контроль", який здійснюється щодо
Е-документів, що надійшли на опрацювання до відповідного
підрозділу. Відповідні функції реалізуються у робочій папці
"Контроль керівником підрозділу -> Пункти резолюцій та документів
на виконанні підрозділу".
8.2. Контроль здійснюються за допомогою шести груп контролю,
організованих за функціональним призначенням. - Сьогодні - документи/резолюції, термін виконання яких
припадає на день перегляду цієї групи документів; - Термін три доби - документи/резолюції, термін виконання
яких настане на не довше ніж через три доби; - Термін виконання не надійшов - документи/резолюції, термін
виконання яких настане на довше ніж через три доби; - Прострочені - документи/резолюції, термін виконання яких
пройшов; - Виконані - документи/резолюції, які було виконано; - До відома - документи/резолюції, що не мають терміну
виконання.
8.3. Моніторинг стану виконання резолюцій здійснюється у
наступному порядку: - відповідно до стану виконання резолюції відкрити одну з
груп контролю, наведених у підпункті 8.2 цієї Інструкції; - замість ЕРКК Е-документа одразу відкривається форма
"Резолюція" із даними щодо відповідної резолюції.
8.4. Для впорядкування переліку документів, що відкриваються
у певній групі контролю необхідно: - відключити автофільтр (меню робочої області, ярлик лупа на
фоні документа); - виділити за допомогою кліку лівої кнопки миші назву колонки
"Відповідальний підрозділ"; - не відпускаючи кнопку миші перетягнути виділену назву
колонки на поле "Перетягніть заголовок колонки для групування по
одній колонці"; - звичайна таблиця переформатується по групам, що
відповідають структурним підрозділам Головдержслужби України; - для відміни режиму впорядкування необхідно натиснути і не
відпускати лівий клік миші на назві колонці у полі "Перетягніть
заголовок колонки для групування по одній колонці", та перетягнути
назву колонки назад до рядка назв колонок таблиці.
9. Пошук Е-документів
9.1. Для пошуку Е-документів у системі Е-документообігу
передбачено папку "Пошук документів -> Пошук документів", за
викликом якої відкривається форма "Пошук документів ".
9.2. Робота з пошуку ведеться у вкладці "Реквізити".
9.3. Порядок додавання реквізиту пошуку: 9.3.1. Натиснути кнопку "Додати" до вкладки "Реквізити"
додається поле із переліком реквізитів. 9.3.2. Після обрання необхідного реквізиту з переліку до поля
переліку додаються ще два поля: "Оператор" та "Значення"; 9.3.3. У полі "Оператор" обираємо один з десяти можливих
операторів відповідно до завдання пошуку: - оператор "=" - для завдання точного критерію пошук без
жодної помилки;

- оператор "<>" - для завдання критерію, який не повинен
відповідати значенню реквізиту; - оператор "<>" - для завдання критерію, який не повинен
відповідати значенню реквізиту; - оператор "починається з" - для завдання літер або чисел, з
яких починається реквізит; - оператор "містить" - для завдання набору літер або чисел,
що можуть входити до значення реквізиту; - оператор "порожнє" - для вибору документів із відповідним
порожнім полем (наприклад, порожній термін виконання - невиконані
документи); - оператор "між" - для введення значень, між якими
знаходиться значення реквізиту; - оператор "не починається з" - для завдання літер або чисел,
з яких не починається реквізит; - оператор "не містить" - для завдання набору літер або
чисел, що не входять до значення реквізиту; - оператор "не порожнє" - для вибору документів із
відповідним заповненим полем (наприклад, заповнений термін
виконання - виконані документи); - оператор "не між" - для введення значень, між якими не може
знаходиться значення реквізиту. 9.3.4. У полі "Значення" задаємо конкретні значення реквізиту
для пошуку. 9.3.5. Якщо треба задати складний реквізит пошуку, не
видаляючи існуючий реквізит, натискаємо кнопку "Додати" та вводимо
наступний реквізит аналогічно пунктам 9.3.2-9.3.4 цієї Інструкції. 9.3.6. Для того, щоб усі додані реквізити були одночасно
застосовані до пошуку, у перемикачі "Оператор" необхідно
встановити значення "ТА". У випадку ж якщо ми хочемо провести
одночасний пошук окремо по усіх реквізитах, тоді перемикач
"Оператор" встановлюється на значення "АБО". 9.3.7. Опція "Враховувати регістр літер" повинна бути
вимкненою. 9.3.8. Для вилучення певного реквізиту, необхідно встановити
на ньому курсор миші та натиснути кнопку "Вилучити", для вилучення
усіх реквізитів - кнопку "Очистити все".
10. Моніторинг стану виконання
10.1. Для перегляду звіту щодо моніторингу стану виконання
структурним підрозділом покладених на нього завдань необхідно у
панелі ярликів відкрити папку "Звіти" -> "Моніторинг про стан
виконання", за викликом якої відкривається форма "Фільтр".
10.2. У формі фільтр обираємо параметри щодо формування
відповідного звіту: - "Період:" - задаємо період формування звіту; - "Тип періоду:" - зазвичай задаємо значення "довільний", але
тут можливо обрати квартальну або річну звітність; - "Тип документа" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо
перелік, з якого обираємо тип документів, відносно яких
здійснюватиметься моніторинг; - "Підрозділ" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо перелік,
з якого обираємо відповідний підрозділи, відносно якого
здійснюватиметься моніторинг; - "До документа" - у даному полі необхідно здійснювати
моніторинг за всіма параметрами; - "Рівень контролю" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо
перелік, з якого обираємо відносно документів якого контролю
здійснюватиметься моніторинг. - "Стан виконання" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо
перелік, з якого обираємо стан документів, відносно яких
здійснюватиметься моніторинг (виконані, невиконані, термінові або
прострочені).
10.3. Після натискання кнопки "OK" формується і відкривається
звіт.
10.4. Для повторного запуску звіту із новими параметрами його
викликають з меню робочої області за допомогою ярлика у вигляді
воронки або клавішею "F4".
10.5. Виведення звіту на друк здійснюється клавішею "F6".

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головдержслужби

України

02.03.2009 N 60

ПОСАДОВА РОЛЬОВА ІНСТРУКЦІЯ

щодо організації роботи у режимі

безпаперового електронного документообігу

для головних спеціалістів центрального

апарату Головдержслужби України

1. Загальні положення
1.1. Електронний безпаперовий документообіг центрального
апарату Головдержслужби України реалізується на базі системи
електронного документообігу "Мегаполіс. Документообіг".
1.2. Організація безпаперового електронного документообігу
(далі - Е-документообіг) здійснюється на підставі загальної схеми
його організації, визначеної Загальним порядком організації
безпаперового електронного документообігу у центральному апараті
Головдержслужби України.
1.3. Робота у режимі Е-документообігу дня керівництва
Головдержслужби організується відповідно до положень цієї
інструкції.
1.4. Вхід до системи Е-документообігу здійснюється з ярлика
"Вхід в систему" у вигляді ключів, розташованого на робочому
столі, після подвійного кліку лівою кнопкою миші, якою
відкривається форма "Вхід до системи".
1.5. У формі "Вхід до системи" необхідно заповнити
персональними даними поля "Ім'я користувача" та "Пароль", за
вмовчанням інші поля форми заповнюються наступним чином: - поле "Домен" - guds: - поле "Назва консолі" - Діловодство та КВД; - поле "Сервер" - sunrise; - опція "Зберегти пароль" - включена; - опція "Увійти як інтерактивний користувач" - відключена; - опція "Очистити Кеш при старті" - включена.
1.6. Для входу у систему Е-документообігу натиснути
кнопку "OK", для відміни входу - кнопку "Скасувати", а для того,
щоб сховати усі поля форми "Вхід до системи", окрім полів "Ім'я
користувача" та "Пароль" - кнопку "Параметри".
1.7. Система Е-документообігу складається з меню системи
(вгорі над усіма іншими елементами), панелі ярликів (ліва частина
робочої області), робочої області (права частина системи) та
інформаційної панелі (внизу під усіма іншими елементами).
1.8. У панелі ярликів відображено функціональні папки, за
допомогою яких реалізуються основні функції керівництва
Головдержслужби України, а саме: - "Налагодження" - опція регістратора структурного
підрозділу, щодо визначення принтера штрих-коду; - "Реєстрація" - опція регістратора структурного підрозділу,
щодо здійснення реєстрації внутрішніх документів; - "Рух документа" - отримання документа, його розгляд,
накладання особистого електронного підпису (далі - ЕЦП),
накладання резолюцій, передача документа; - "Пошук документів" - пошук документів за їх реквізитами; - "Звіти" - опція регістратора структурного підрозділу, щодо
здійснення моніторингу стану виконання структурними підрозділами
покладених на них завдань.
1.9. У робочій області відображено вміст обраної папки панелі
ярликів.
1.10. У інформаційній панелі наведено дані щодо користувача
системи (прізвище, ім'я, по батькові) та працездатності серверу
даних (світлофор: зелений робота без перебоїв, жовтий - дані із
серверу надходять із затримкою, червоний - дані з серверу не
надходять).
2. Отримання Е-документообігу
2.1. Повідомлення щодо передачі Е-документа будь-кому з
головних спеціалістів надходять на його особисту адресу
електронної пошти із зазначенням номеру та дати реєстрації
відповідного документа.
2.2. Для того, щоб знайти переданий Е-документ, необхідно
відкрити перелік непідтверджених передач Е-документів: панель
ярликів, робоча папка "Рух документа -> Отримання у
підрозділі -> Документи -> Непідтверджені". У робочій області
відкривається у вигляді таблиці перелік документів, що були
передані керівнику, але не були ним прийняті до розгляду.
2.3. Для того, щоб у переліку непідтверджених документів
знайти необхідний документ потрібно: - на панелі інструментів робочої області відключити
автофільтр (лупа на фоні документа); - правою кнопкою миші натиснути на назві колонки
"Реєстраційний номер", після чого поряд із назвою з'явиться
трикутник, вказуючи напрямок сортування (трикутник догори -
сортування згори вниз, перегорнутий трикутник - зворотній
порядок); - розпочати вводити з клавіатури відповідний номер, при цьому
система автоматично буде переходити по номерах, шукаючи найбільш
відповідний.
2.4. Після знаходження необхідного документа, подвійний клік
лівої кнопки миші відкриває його електронну реєстраційну
контрольну картку (далі - ЕРКК).
2.5. Переходимо на закладку "Вміст", після чого упевнюємося у
наявності електронного образу документа з ярликом у вигляді
сканера (розділ 5 цієї Інструкції).
2.6. Якщо електронний образ відсутній, то такий Е-документ не
підлягає підтвердженню.
2.7. Закриваємо ЕРКК документа - хрестик у правому верхньому
куті ЕРКК.
2.8. Для підтвердження Е-документа на панелі меню робочої
області натискаємо кнопку "Підтвердити", у випадку, якщо необхідно
одночасно підтвердити усі документи - кнопку "Підтвердити всі",
після чого документ переміщається у папку "Архів підтверджених" -
Е-документ отримано.
2.9. У папці "Архів підтверджених", за допомогою папок
сортування ми можемо переглянути документи, що надійшли: - сьогодні - папка "Сьогодні"; - впродовж поточного тижня - папка "Поточний тиждень"; - впродовж поточного місяця - папка "Поточний місяць"; - впродовж поточного року - папка "Поточний рік": - впродовж інших років.
2.10. У будь-якій з папок сортування папки "Архів
підтверджених" подвійний клік лівої кнопки миші відкриває
ЕРКК Е-документа для роботи.
2.11. Якщо ви бажаєте відмінити підтвердження документа, тоді
виділяєте строку відповідного документа у папці "Архів
підтверджених" -> меню -> кнопка "Відмінити підтвердження", після
чого документ повертається у папку "Непідтверджені".
2.12. Відомості щодо часу підтвердження передачі заносяться
до закладки "Рух документа" -> вікно "Внутрішня
передача" -> колонки "Надіслано" та "Отримано".
3. Перегляд електронних резолюцій
3.1. Головні спеціалісти, з метою визначення обсягів
покладених на них завдань, здійснюють перегляд електронних
резолюцій (далі - Е-резолюції).
3.2. Усі Е-резолюцій розмішені на закладці "Резолюції"
ЕРРК відповідного Е-документа.
3.3. Перегляд Е-резолюцій. 3.3.1. У дереві резолюцій на закладці "Резолюції" необхідно
знайти резолюцію накладену безпосереднім керівником відповідного
відділу (сектору), якщо така резолюція відсутня, тоді резолюцію
керівника відповідного структурного підрозділу. 3.3.2. Подвійний клік лівою кнопкою миші на відповідній
резолюції відкриває форму "Резолюція" або "Складна резолюція". 3.3.3. Відповідно до відкритої форми, для головного
спеціаліста доступно лише для перегляду наступні поля: - поле "Підписав" - прізвище автора резолюції; - поле "Посада" - посада автора резолюції; - поле "Зміст" - текст самої резолюції; - поле "Термін виконання" - термін виконання цієї резолюції. 3.3.4. У нижній частині відповідної форми введено перелік
виконавців, серед яких необхідно відшукати власне прізвище, у
іншому випадку резолюція/пункт резолюції не є завданням
відповідного головного спеціаліста. Подвійний клік лівою кнопкою
миші на власному прізвищі відкриває форму "Виконавець", робота з
якою здійснюється відповідно до розділу 4 цієї Інструкції.
4. Порядок додавання виконавців до резолюції
4.1. Перегляд статусу виконавця та персонального завдання до
виконання здійснюється за допомогою форми "Виконавець".
4.2. Основні поля форми "Виконавець", що не редагуються: 4.2.1. У полі "Роль" визначається статус головного
спеціаліста, як виконавця документа: головний виконавець,
співвиконавець, до відома або контролер. 4.2.2. У полі "Виконавець" введено прізвище виконавця
резолюції. 4.2.3. Увімкнена опція "Надіслати виконавцю екземпляр
документа" дозволяє переглянути, яким чином завдання до документа
було доведено до головного спеціаліста: - у полі "Звідки" відображено прізвище особи, що передала
Е-документ; - у полі "Екземпляр" зазначено, який саме Е-документ було
передано: оригінал (отримане), у випадку головного виконавця
усього документа, або нова копія, у випадку співвиконавця
документа або інформування до відома. 4.2.4. У полі "Уточнення" автором резолюції, зазвичай,
вказуються окремі настанови для відповідного головного
спеціаліста.
4.3. Головний спеціаліст має можливість редагувати лише поле
"Звіт виконавця", до якого, у разі необхідності, вносить
інформацію щодо виконання настанов визначених у полі "Уточнення".
5. Робота з електронним образом документа
5.1. Електронний образ документа розміщується у закладці
"Вміст" ЕРКК Е-документа та буває двох типів: такий, що не
редагується, та такий, що редагується.
5.2. Як правило, електронний образ документа, що не
редагується, відображено значком із зображенням сканеру, а
електронний образ документа, що редагується - значком із
зображенням логотипу MS Word.
5.3. Відкриття будь-якого електронного образу документа
здійснюється шляхом подвійного кліку лівою кнопкою миші на значку
відповідного документа.
5.4. Відкриття електронного образу документа, що не
редагується передбачає можливість лише його перегляду,
маштабування (значки меню лупа зі знаками "+" та "-") та
перегортання (значки меню із перегорнутими пірамідками) на екрані,
а також його друк (значок меню із принтером).
5.5. Відкриття електронного образу документа, що редагується,
передбачає можливість його повного редагування, форматування та
друку. Збереження змін, що було внесено до такого електронного
образу, відбувається автоматично при закритті документа.
5.6. Додавання електронного образу документа, що редагується,
здійснюється наступним чином: - у ЕРКК Е-документа перейти на закладку "Вміст"; - натиснути кнопку "Додати -> з файлу..."; - у стандартному вікні Windows "Відкрити файл" необхідно
знайти і виділити файл, що додається та натиснути кнопку
"Відкрити", після чого файл буде додано до закладки "Вміст".
5.7. Створення електронного образу документа, що не
редагується, є функцією головного спеціаліста - реєстратора
структурного підрозділу, що здійснюється у наступному порядку: - у ЕРКК Е-документа перейти на закладку "Реєстрація"; - закласти у сканер паперовий документ; - натиснути кнопку "Функції -> Сканування"; - після завершення сканування, електронний образ автоматично
буде розміщено у закладці "Вміст" відкритого ЕРКК.
5.8. У якості електронного образу документа, що редагується,
необхідно додавати файли MS Word, що збережено у форматі *.rtf.
5.9. Вилучення будь-якого електронного образу документа
здійснюється шляхом виділення відповідного значка та натискання
кнопки "Вилучити".
6. Накладання особистих електронних цифрових підписів
6.1. Особистий ЕЦП накладається у випадку візуванні головним
спеціалістом, який автором документа, створеного зворотного
Е-документа (закладка "Підписи" у ЕРКК Е-документа).
6.2. Порядок накладання особистого ЕЦП. 6.2.1. Перейти на відповідну закладку "Підпис". 6.2.2. Приєднати до ПК електронний носій сертифікату
особистого ЕЦП (зазвичай Flash-пристрій). 6.2.3. Після розпізнавання носія сертифікату операційною
системою натиснути кнопку "Підписати". 6.2.4. До інформаційного вікна закладки "Підпис" одразу буде
додано інформацію щодо накладання особистого ЕЦП відповідним
користувачем. 6.2.5. Зупинити та від'єднати Flash-пристрій.
6.3. Якщо користувач бажає перевірити дійсність свого
особистого ЕЦП, тоді він має здійснити перевірку підпису, порядок
здійснення якої є аналогічним порядку накладання особистого ЕЦП, з
тією відмінністю, що процедура проходить за допомогою кнопки
"Перевірити".
6.4. Якщо користувач бажає відкликати свій особистий ЕЦП,
тоді він має виділити запис про підписання ним резолюції/документа
після чого здійснити процедуру аналогічну порядку накладання
особистого ЕЦП, з тією відмінністю, що процедура проходить за
допомогою кнопки "Відмикати".
7. Передача Е-документа
7.1. Усі передачі документа між підрозділами центрального
апарату Головдержслужби України відображаються у вигляді дерева
передач у полі "Внутрішня передача" закладки "Рух документа"
ЕРКК Е-документа.
7.2. Загальний порядок передачі Е-документа від головного
спеціаліста до його безпосереднього керівника та, у разі
необхідності, до інших головних спеціалістів цього ж підрозділу. 7.2.1. Головний спеціаліст, після створення зворотного
Е-документа або Керівник підрозділу, після отримання зворотного
Е-документа. накладає особистий ЕЦП та здійснює передачу у порядку
визначеному пунктом 7.3 цієї Інструкції. 7.2.2. Після накладання особистого ЕЦП здійснюється передача
Е-документа: - у разі необхідності погодження зворотного Е-документа із
безпосереднім керівником - відповідному керівнику; - у разі необхідності передачі інформації автору зворотного
Е-документа - відповідному головному спеціалісту.
7.3. Порядок здійснення передачі Е-документа. 7.3.1. Передача Е-документа здійснюються у вікні "Внутрішня
передача" закладки "Рух документа"; 7.3.2. Перед початком створення передачі, автору відповідної
передачі, необхідно перейти на поле, у якому його визначено
адресатом попередньої передачі Е-документа, тобто передачі, згідно
з якою йому було передано даний Е-документ на розгляд та
опрацювання. 7.3.3. Для створення передачі зворотного Е-документа
натискаємо кнопку "Передати -> Нову копію...", після чого
відкривається форма "Передача документа"; 7.3.4. Поля "Дата час" та "Звідки" заповнюються автоматично
та не редагуються; 7.3.5. У полі "Куди" вводиться код керівника підрозділу, до
якого здійснюється передача Е-документа. 7.3.6. У полі "Кому", у разі необхідності, вводиться прізвище
головного спеціаліста, до якого здійснюється передача Е-документа. 7.3.7. У полі "Додаткова інформація" автором створення
завдання руху може бути введено окремі пояснення щодо здійснення
відповідної передачі документа. 7.3.8. У заблокованому полі "Екземпляр" зазначається, який
саме документ передається: оригінал, у випадку головного
виконавця, або нова копія, у випадку співвиконавця. 7.3.9. Для завершення створення завдання руху натиснути
кнопку "OK", після чого дані щодо здійсненої передачі вносяться до
дерева передач. 7.3.10. У випадку зворотної передачі Е-документа від
підлеглого виконавця до його керівника, при збереженні документа
відкривається запит щодо зміни виконавця - натискаємо кнопку "НІ".
7.4. Умовні позначення, використані для організації дерева
передач Е-документа: - лист із червоною печаткою - передача оригіналу документа до
його відповідального виконавця; - лист із жовтою печаткою - передача документа до його
співвиконавців; - білий лист без печаток - передача документа до відома
виконавця.
8. Контроль Е-документообігу
8.1. У системі Е-документообігу головними спеціалістами, що є
реєстраторами структурних підрозділів проводиться "особистий
контроль", який здійснюється щодо Е-документів, що надійшли на
опрацювання до відповідного підрозділу. Відповідні функції
реалізуються у робочих папках "Контроль відділом
моніторингу -> Пункти резолюцій та документів на виконання" та
"Контроль відділом моніторингу -> Документи".
8.2. Контроль здійснюються за допомогою шести груп контролю,
організованих за функціональним призначенням. - Сьогодні - документи/резолюції, термін виконання яких
припадає на день перегляду цієї групи документів; - Термін три доби - документи/резолюції, термін виконання
яких настане на не довше ніж через три лоби; - Термін виконання не надійшов - документи/резолюції, термін
виконання яких настане на довше ніж через три доби; - Прострочені - документи/резолюції, термін виконання яких
пройшов; - Виконані - документи/резолюції, які було виконано; - До відома - документи/резолюції, що не мають терміну
виконання.
8.3. Моніторинг стану виконання резолюцій здійснюється у
наступному порядку: - відповідно до стану виконання резолюції відкрити одну з
груп контролю, наведених у підпункті 8.2 цієї Інструкції; - замість ЕРКК Е-документа одразу відкривається форма
"Резолюція" із даними щодо відповідної резолюції.
8.4. Моніторинг стану виконання документів здійснюється у
наступному порядку: - відповідно до стану виконання резолюції відкрити одну з
груп контролю, наведених у підпункті 8.2 цієї Інструкції; - при відкриття Е-документа дає доступ до всіх закладок його
ЕРКК.
8.5. Для впорядкування переліку документів, що відкриваються
у певній групі контролю необхідно: - відключити автофільтр (меню робочої області, ярлик лупа на
фоні документа); - виділити за допомогою кліку лівої кнопки миші назву колонки
"Відповідальний підрозділ"; - не відпускаючи кнопку миші перетягнути виділену назву
колонки на поле "Перетягніть заголовок колонки для групування по
одній колонці"; - звичайна таблиця переформатується по групам, що
відповідають структурним підрозділам Головдержслужби України; - для відміни режиму впорядкування необхідно натиснути і не
відпускати лівий клік миші на назві колонці у полі "Перетягніть
заголовок колонки для групування по одній колонці", та перетягнути
назву колонки назад до рядка назв колонок таблиці.
9. Пошук Е-докуменів
9.1. Для пошуку Е-документів у системі Е-документообігу
передбачено папку "Пошук документів -> Пошук документів", за
викликом якої відкривається форма "Пошук документів".
9.2. Робота з пошуку ведеться у вкладці "Реквізити".
9.3. Порядок додавання реквізиту пошуку: 9.3.1. Натиснути кнопку "Додати" до вкладки "Реквізити"
додається поле із переліком реквізитів; 9.3.2. Після обрання необхідного реквізиту з переліку до поля
переліку додаються ще два поля: "Оператор" та "Значення"; 9.3.3. У полі "Оператор" обираємо один з десяти можливих
операторів відповідно до завдання пошуку: - оператор "=" - для завдання точного критерію пошук без
жодної помилки;

- оператор "<>" - для завдання критерію, який не повинен
відповідати значенню реквізиту; - оператор "<>" - для завдання критерію, який не повинен
відповідати значенню реквізиту; - оператор "починається з" - для завдання літер або чисел, з
яких починається реквізит; - оператор "містить" - для завдання набору літер або чисел,
що можуть входити до значення реквізиту; - оператор "порожнє" - для вибору документів із відповідним
порожнім полем (наприклад, порожній термін виконання - невиконані
документи); - оператор "між" - для введення значень, між якими
знаходиться значення реквізиту; - оператор "не починається з" - для завдання літер або чисел,
з яких не починається реквізит; - оператор "не містить" - для завдання набору літер або
чисел, що не входять до значення реквізиту; - оператор "не порожнє" - для вибору документів із
відповідним заповненим полем (наприклад, заповнений термін
виконання - виконані документи); - оператор "не між" - для введення значень, між якими не може
знаходиться значення реквізиту. 9.3.4. У полі "Значення" задаємо конкретні значення реквізиту
для пошуку. 9.3.5. Якщо треба задати складний реквізит пошуку, не
видаляючи існуючий реквізит, натискаємо кнопку "Додати" та вводимо
наступний реквізит аналогічно пунктам 6.3.2-6.3.4 цієї Інструкції. 9.3.6. Для того, щоб усі додані реквізити були одночасно
застосовані до пошуку, у перемикачі "Оператор" необхідно
встановити значення "ТА". У випадку ж якщо ми хочемо провести
одночасний пошук окремо по усіх реквізитах, тоді перемикач
"Оператор" встановлюється на значення "АБО". 9.3.7. Опція "Враховувати регістр літер" повинна бути
вимкненою. 9.3.8. Для вилучення певного реквізиту, необхідно встановити
на ньому курсор миші та натиснути кнопку "Вилучити", для вилучення
усіх реквізитів - кнопку "Очистити все".
10. Моніторинг стану виконання
10.1. Моніторинг стану виконання є функцією головних
спеціалістів, що є реєстраторами структурних підрозділів.
10.2. Для перегляду звіту щодо моніторингу стану виконання
структурним підрозділом покладених на нього завдань необхідно у
панелі ярликів відкрити папку "Звіти" -> "Моніторинг про стан
виконання", за викликом якої відкривається форма "Фільтр".
10.3. У формі фільтр обираємо параметри щодо формування
відповідного звіту: - "Період:" - задаємо період формування звіту; - "Тип періоду:" - зазвичай задаємо значення "довільний", але
тут можливо обрати квартальну або річну звітність; - "Тип документа" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо
перелік, з якого обираємо тип документів, відносно яких
здійснюватиметься моніторинг; - "Підрозділ" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо перелік,
з якого обираємо відповідний підрозділи, відносно якого
здійснюватиметься моніторинг; - "До документа" - у даному полі необхідно здійснювати
моніторинг за всіма параметрами; - "Рівень контролю" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо
перелік, з якого обираємо відносно документів якого контролю
здійснюватиметься моніторинг. - "Стан виконання" - натисканням кнопки "F9" відкриваємо
перелік, з якого обираємо стан документів, відносно яких
здійснюватиметься моніторинг (виконані, невиконані, термінові або
прострочені).
10.4. Після натискання кнопки "OK" формується і відкривається
звіт.
10.5. Для повторного запуску звіту із новими параметрами його
викликають з меню робочої області за допомогою ярлика у вигляді
воронки або клавішею "F4".
10.6. Виведення звіту на друк здійснюється клавішею "F6".

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головдержслужби

України

02.03.2009 N 60

РОЛЬОВА ІНСТРУКЦІЯ

для реєстраторів Головдержслужби України

1. Загальні положення
1.1. Електронний безпаперовий документообіг центрального
апарату Головдержслужби України реалізується на базі системи
електронного документообігу "Мегаполіс. Документообіг".
1.2. Робота реєстраторів Головдержслужби України у режимі
безпаперового електронного документообігу (далі - Е-документообіг)
здійснюється на підставі Загального порядку організації
безпаперового електронного документообігу у центральному апараті
Головдержслужби України, згідно вимог цієї інструкції та з
урахуванням положень їх відповідних Посадових рольових інструкцій.
1.3. У панелі ярликів реєстратора відображено три додаткові
функціональні папки, за допомогою яких реалізуються їх основні
функції, а саме: - "Налагодження" - налаштування параметру "Принтер
штрих-коду"; - "Довідники" - робота із довідниками організацій-адресатів
та персон-підписантів вхідних документів і адресатів вихідних
документів (лише для реєстраторів Головдержслужби України); - "Реєстрація" - здійснення реєстрації усіх вхідних,
внутрішніх та вихідних документів.
1.4. Реєстраторами Головдержслужби України визначаються усі
працівники відділу, що є відповідальним за організацію
документообігу.
1.5. Реєстраторами структурних підрозділів визначаються
головні спеціалісти відповідних структурних підрозділів, які є
авторами внутрішніх документів.
2. Розподіл реєстраційних документів за типами
2.1. Реєстраційні документи розподілено на чотири типи:
вхідні, вихідні, внутрішні постановці та внутрішні інформаційні
документи.
2.2. Реєстрація усіх документів здійснюється у робочій папці
"Реєстрація -> Поточні журнали", після чого відповідний реєстратор
обирає електронний журнал реєстрації відповідно до типу
реєстрації: 2.2.1. Вхідні документи реєструються у електронних журналах
реєстрації: - Доручення; - Звернення народного депутата; - Інформаційний документ: - листи громадян. 2.2.2. Вхідні документи реєструються у електронних журналах
реєстрації: - Вихідний документ; - Масова розсилка. 2.2.3. Внутрішні постановчі документи реєструються у
електронних журналах реєстрації: - Накази Головдержслужби; - Окремі доручення керівників Головдержслужби: - Подання про перенесення терміну; - Службові записки. 2.2.4. У випадку реєстрації внутрішніх інформаційних
документів використовуються електронні журнали реєстрації
"Внутрішні документи" із номером, що відповідають коду
структурного підрозділу у системі Е-документообігу. 2.2.5. Електронний журнал реєстрації "Технічний документ"
використовується для автоматичної реєстрації актів
невідповідності, що створюються до електронних документів, у
реєстрації яких було виявлено помилки, що унеможливлюють їх
опрацювання.
3. Порядок реєстрації документів
3.1. Для здійснення реєстрації документа необхідно завести
відповідну електронну реєстраційну контрольну картку документа
(далі - ЕРКК), створення якої здійснюється реєстратором при
відкритті відповідного електронного журналу реєстрації шляхом
натиснення на панелі меню журналу кнопки "Вхідний" або натисканням
клавіші "F2" клавіатури.
3.2. Після заведення ЕРКК реєстратор повинен внести до її
закладки "Реєстрація" реквізити Е-документа, відповідно до його
типу. 3.2.1. До складу реквізитів реєстрації вхідних документів
віднесено: - Вид документа; - Вихідний номер та дата реєстрації кореспондента, а також
номер документа, на виконання якого було підготовлено відповідний
документ; - Найменування кореспондента; - Особа, що підписала документ; - Порядок розгляду та короткий зміст документа. 3.2.2. До складу реквізитів реєстрації вихідних документів
віднесено: - Вид документа; - Номер та дата реєстрації документа, на виконання якого було
підготовлено відповідний документ; - Статус документа (інформаційний або постановчий); - Відповідальне управління та відповідальний виконавець; - Особа, яка підписала документ, та її посада; - Короткий зміст документа та примітка до нього; - Адресат документа. 3.2.3. До складу реквізитів реєстрації внутрішніх документів
віднесено: - Вид документа; - Відповідальне управління та відповідальний виконавець; - Особа, яка підписала документ, та її посада; - Короткий зміст документа.
3.3. Після внесення до ЕРКК реквізитів документа, згідно типу
документа, реєстратором створюється електронний образ документа. 3.3.1. Створення електронного образу, що не редагується: - у ЕРКК документа перейти на закладку "Реєстрація"; - закласти у сканер паперовий документ; - натиснути кнопку "Функції -> Сканування"; - після завершення сканування, електронний образ автоматично
буде розмішено у закладці "Вміст" відкритого ЕРКК. 3.3.2. Створення електронного образу, що редагується: - створити електронний документ, бажано у форматі *.rtf; - у ЕРКК документа перейти на закладку "Вміст"; - натиснути кнопку "Додати -> з файлу..."; - у стандартному вікні Windows "Відкрити файл" необхідно
знайти і виділити файл, що додається та натиснути кнопку
"Відкрити", після чого файл буде додано до закладки "Вміст"
відкритого ЕРКК.
3.4. У випадку реєстрації документа, що пов'язаний змістом з
інтим документом необхідно створити посилання на відповідний
документ. Усі посилання створюються у наступному порядку: - у ЕРКК документа перейти на закладку "Посилання"; - натиснути кнопку "Створити"; - у полях "N документа" та "Дата реєстрації" внести
відповідні реквізити документа, на який створюється посилання; - натиснути кнопку "Створити"; - у формі повідомлення щодо вибору форми посилання обрати
"Зв'язаний логічно"; - посилання на документ автоматично додається до
ЕРКК документа; - для перегляду дерева посилань у закладці "Посилання"
необхідно обрати позицію перемикача вигляду закладки у позицію"
Дерево посилань розгорнуте".
4. Допоміжні функції реєстрації
4.1. Для зручності роботи реєстратора, у ЕРКК передбачена
реалізація окремих допоміжних функцій щодо часткової автоматизації
роботи реєстратора.
4.2. Для проміжного збереження внесеної до ЕРКК інформації
без закриття самого ЕРКК використовується кнопка "Застосувати".
4.3. Для друку автоматично сформованої
реєстраційно-контрольної картки необхідно натиснути кнопку
"Функції -> Друк РКК".
4.4. Друку штрих-коду на паперовий документ використовується
кнопка "Функції -> Друк штрих-коду".
4.5. Друк інформаційної довідки документа щодо поточного
документа здійснюється кнопкою "Функції -> Інформаційна довідка".
4.6. Для створення акта невідповідності до документа
призначено кнопку "Функції -> Акт невідповідності".
4.7. Для паралельної із відкритим ЕРКК роботи з формою "Пошук
документів" необхідно натиснути кнопку "Функції -> Пошук...".
4.8. Повне очищення всіх даних ЕРКК здійснюється кнопкою
"Нова...".
5. Робота із закладкою "Налагодження"
5.1. Закладка "Налагодження" призначена для вибору принтера,
на якому друкується штрих-код на паперовий документ.
5.2. Для виклику необхідної функції налаштування необхідно
вибрати "Налагодження -> Діловодство -> Журнали -> Принтер
штрих-коду -> Налагодження принтера", після чого відкривається
форма "Вибір принтера".
5.3. У формі, що відкрилась є лише одне поле із
розгортаючимся списком "Виберіть принтер для друку штрих-коду". Із
розгорнутого списку, з числа доступних для друку принтерів,
необхідно обрати той, на якому здійснюватиметься друк штрих-коду,
після чого натиснути кнопку "OK".
6. Робота із закладкою "Довідники"
6.1. Закладка "Довідники" призначена для роботи із
довідниками "Організації" та "Персони".
6.2. Для відкриття одного із довідників необхідно вибрати
"Довідники -> Загальні довідники -> Організації або Персони",
після чого відкриється відповідний довідник.
6.3. Створення нового запису довідника здійснюється шляхом
натиснення на панелі меню журналу кнопки "Вхідний" або натисканням
клавіші "Ins" клавіатури.
6.4. Вилучення запису довідника здійснюється шляхом
натиснення на панелі меню журналу кнопки "Вилучення" або
одночасним натисканням клавіш "Ctrl + Del" клавіатури.
6.5. Для відкриття картки "Організації або "Персони"
необхідно відкрити відповідний довідник та натиснути кнопку "F2"
клавіатури.
6.6. Робота із карткою "Організації". 6.6.1. У закладці "Загальні дані" обов'язково заповнюються
наступні параметри реєстрації організації: - код організації; - назва та офіційна назва організації; - дата створення запису; - категорія організації (державна установа, учбовий заклад
тощо); - адміністративна одиниця розташування організації. 6.6.2. У закладці "Адреса та контакти" вносяться дані щодо
поштової та юридичної адреси організації. 6.6.3. У закладці "Додаткові дані", у випадку ліквідації або
реорганізації відповідної організації, здійснюється розформування
запису організації шляхом внесення дати його розформування у поле
"Дата розформування".
6.7. Робота із карткою "Персони". 6.7.1. У закладці "Загальні дані" обов'язково заповнюються
наступні параметри реєстрації персони: - Прізвище, ім'я та по батькові; - Прізвище з ініціалами; - стать; - дата вступу в дію запису. 6.7.2. У закладці "Адреса та контакти" вносяться дані щодо
електронної адреси персони. 6.7.3. У закладці "Додаткові дані", у випадку необхідності
розформування запису персони, вноситься дата розформування запису
у поле "Дата розформування".

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головдержслужби

України

02.03.2009 N 60

ПОЛОЖЕННЯ

про організацію періодичних навчань

персоналу Головдержслужби України

з питань використання системи

електронного документообігу

1. Загальні положення
1.1. Навчання персоналу Головдержслужби України з питань
використання системи електронного документообігу (далі - навчання)
організуються відповідальним управлінням з питань впровадження
електронного документообігу у Головдержслужбі України (далі -
відповідальне управління) та забезпечуються Школою вищого корпусу
державної служби.
1.2. Навчання проводяться у наступних випадках: - навчання нових користувачів системи електронного
документообігу (далі - Е-документообіг) - загальні навчання; - навчання користувачів щодо використання нових
функціональних можливостей Е-документообігу - функціональні
навчання; - спеціалізоване навчання щодо поглибленого використання
Е-документообігу (для реєстраторів, контролерів та адміністраторів
Головдержслужби України) - спеціалізовані навчання.
1.3. Навчання, що проводяться відповідно до частин першої та
другої пункту 1.2 цього Положення проводять представники
відповідального управління. Загальні навчання проводяться у обладнаній комп'ютеризованій
аудиторії, підготовку якої для проведення відповідних занять
забезпечує Школа вищого корпусу державної служби.
1.4. Навчання, що проводяться відповідно до частини третьої
пункту 1.2 цього Положення проводять представники ЗАТ "Софтлайн" у
спеціальному навчальному центрі відповідно до укладених між
Головдержслужбою України та ЗАТ "Софтлайн" договорів.
2. Замовлення та проведення навчання
2.1. Загальні навчання проводяться за необхідністю, але не
частіше одного разу на місяць, як правило, впродовж останнього
тижня місяця (далі - навчальний тиждень).
2.2. Заявки, щодо необхідності проведення загальних навчань
працівників структурних підрозділів центрального апарату,
територіальних управлінь та відомчих установ Головдержслужби
подаються до відповідального управління керівниками структурних
підрозділів центрального апарату, територіальних управлінь та
відомчих установ Головдержслужби відповідно. Відповідні заявки подаються не пізніше останньої п'ятниці
перед початком навчального тижня. У разі необхідності проведення навчань працівників
територіальних підрозділів, питання щодо їх відрядження на
навчання вирішуються в установленому порядку.
2.3. Право визначення відповідного тижня поточного місяця
навчальним, затвердження графіку навчань та призначення
відповідальних викладачів для проведення запланованих навчань,
віднесено до компетенції керівника відповідального управління. Керівник відповідального управління зобов'язаний повідомити
керівників, якими було направлено заявки щодо навчання їх
працівників у навчанні, щодо дати (графіку) проведення навчання. З метою замовлення комп'ютеризованої навчальної аудиторії для
проведення загальних навчань, керівник відповідального управління,
не пізніше ніж за два робочих дні до дня початку навчань, подає
директору Школи вищого корпусу державної служби відповідну заявку
довільної форми.
2.4. Загальні навчання складаються з двох навчальних занять
та одного тестування, які проходять у різні дні, як правило -
вівторок, середу та п'ятницю навчального тижня. Загальні навчання зобов'язані проходити усі працівники
центрального апарату, територіальних підрозділів, діловодство яких
є інтегрованим до системи електронного документообігу
Головдержслужби. та відомчих установ Головдержслужби. Новопризначені працівники повинні проходити відповідні
навчання впродовж першого місяця з дня свого призначення. Жінки, які вийшли на роботу після декретної відпустки,
повинні обов'язково пройти повторне тестування. Усі працівники несуть персональну відповідальність за
ухилення або вчасне не проходження загальних навчань, особливо
тих, до яких їх було заявлено, окрім випадків хвороби працівника.
2.5. Директор Школи вищого корпусу державної служби
зобов'язаний забезпечити, за поданою керівником відповідального
управління заявкою, проходження загальних навчань у
комп'ютеризованій аудиторії впродовж визначених у заявці термінів. У випадку коли визначені у поданій заявці терміни відведені
для проведення у конференц-залі представницьких заходів високого
рівня, керівництво Школи вищого корпусу державної служби
перепогоджує із керівником відповідального управління терміни
проведення запланованих занять.
2.6. Функціональні навчання проводяться, по мірі
необхідності, за ініціативою відповідального управління, про що
повідомляються представники інших структурних підрозділів, але не
пізніше ніж за один день до проведення відповідних навчань.
2.7. Загальні та функціональні навчання є груповими.
2.8. Порядок, формат та час проведення загальних та
функціональних навчань визначається керівником відповідального
управління самостійно.
2.9. У загальному випадку, функціональні навчання проводяться
для представників структурних підрозділів, визначених
відповідальними особами з питань Е-документообігу, але, в окремих
випадках, за рішенням керівника відповідального управління,
відповідні навчання проводяться у форматі загальних навчань.
2.10. У випадку проведення функціональних навчань для
відповідальних осіб структурних підрозділів з питань
Е-документообігу, зазначені особи, після проходження ними
навчання, є зобов'язаними довести викладене під час навчань до
усіх інших працівників їх структурного підрозділу.
2.11. Спеціалізовані навчання проводяться, по мірі
необхідності, за рішенням керівництва Головдержслужби України
відповідно до поданих заявок структурними підрозділами щодо
проведення відповідних навчань.
2.12. Порядок, формат та час проведення спеціалізованих
навчань визначаються відповідно до укладених згідно пункту 1.4
цього Положення договорів.
2.13. Усі проведені навчання оформлюються журналом
відповідного навчання, у якому зазначається тематика навчання,
прізвище відповідального викладача, питання до розгляду, а також
перелік осіб, що повинні були відвідати навчання.
2.14. У разі відсутності на навчанні особи, яка була заявлена
до його проведення, відповідальним викладачем ставиться відмітка
про відсутність відповідної особи.
3. Прикінцеві положення
3.1. Це положення набирає чинності з 1 січня 2009 року.
3.2. Підготовка та супровід проходження договорів щодо
організації та проведення спеціалізованих навчань здійснюється
відповідальним управлінням.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головдержслужби

України

02.03.2009 N 60

ПОРЯДОК

надання заявок на технічне обслуговування

системи електронного документообігу

1. Порядок підготовки та подання заявки
1.1. Заявка на технічне обслуговування системи електронного
документообігу (далі - Заявка) подасться структурним підрозділом
центрального апарату Головдержслужби України за ініціативою
працівника відповідного підрозділу.
1.2. Заявка подасться у наступних випадках: - необхідність здійснення клієнтської інсталяції на новому
робочому місці, або на робочому місці після переустановлення
операційної системи; - необхідність налаштування сертифікату доступу нового
співробітника до системи електронного документообігу далі (СЕД); - некоректної роботи довідника (відсутності певних осіб,
підрозділів та організацій у списку, що випадає або
відкривається); - недоступності певних робочих ярликів та папок; - недоступності певних рольових функцій; - інші помилки.
1.3. Заявка оформлюється відповідно до затвердженої форми.
1.4. Заявка подається до відповідального управління з питань
впровадження безпаперового електронного документообігу у
Головдержслужбі України (далі - відповідальне управління) виключно
за підписом керівника відповідного структурного підрозділу, або
особи, що виконує його обов'язки.
1.5. Заявка підлягає реєстрації у системі електронного
документообігу.
2. Заповнення заявок
2.1. Заявка готується її ініціатором та заповнюється
відповідно до затвердженої форми для подання відповідних заявок.
2.2. Номер Заявки присвоюється відповідальним управлінням.
2.3. У полі "Структурний підрозділ" зазначається повне
найменування структурного підрозділу, що подає Заявку.
2.4. Ініціатором Заявки є особа, на технічне обслуговування
робочого місця якої подасться відповідна Заявка.
2.5. Ініціатор Заявки, у якості реквізитів ініціатора,
обов'язково зазначає: - займану посаду; - прізвище та ініціали; - кабінет, у якому знаходиться робоче місце із клієнтською
інсталяцією, що потребує технічного обслуговування; - особистий підпис ініціатора.
2.6. У переліку "Обставини, на підставі яких подано заявку"
необхідно позначити ту причину, на підставі якої підготовлено
відповідну Заявку.
2.7. Підготовлену Заявку підписує керівник відповідного
структурного підрозділу із обов'язковим зазначенням дати та часу
її підписання.
2.8. Отриману відповідальним управлінням заявку підписує
керівник відповідального управління із обов'язковим зазначенням у
полі "Взято до виконання" дати та часу її підписання.
2.9. У полі "Виконано" особою, що виконувала роботи згідно з
заявкою, обов'язково зазначаються дата та час виконання.
2.10. У полі "Проведено роботу" особою, що виконувала роботи
згідно з заявкою, стисло зазначається суть проведеної роботи.
2.11. Підпис та прізвище особи, що виконувала роботи згідно з
заявкою, зазначається у полі "Відповідальний виконавець".
2.12. Ініціатор Заявки приймає роботу, зазначаючи у полі
"Прийняв" свої підпис та прізвище.
3. Порядок обслуговування
3.1. Заявка вважається поданою з часу її підписання
керівником відповідного структурного підрозділу.
3.2. Заявка вважається прийнятою до виконання з часу її
підписання керівником відповідального підрозділу.
3.3. Після прийняття до виконання Заявки, особа, яка є
виконавцем робіт за поданою заявкою, присвоює відповідній Заявці
її порядковий номер.
3.4. Терміни обслуговування Заявок: 3.4.1. Заявки щодо необхідності здійснення клієнтської
інсталяції на новому робочому місці, або на робочому місці після
переустановлення операційної системи та щодо налаштування
сертифікату доступу нового співробітника до СЕД виконуються
впродовж трьох робочих днів, з часу їх прийняття до виконання. 3.4.2. Заявки щодо некоректної роботи довідника (відсутності
певних осіб, підрозділів та організацій у списку, що випадає або
відкривається) виконуються впродовж двох робочих днів, з часу їх
прийняття до виконання. 3.4.3. Заявки щодо недоступності певних робочих ярликів і
папок, а також щодо недоступності певних рольових функцій
виконуються впродовж одного робочого дня, з часу її прийняття до
виконання. 3.4.4. Заявки щодо недоступності рольових функцій пов'язаних
із перешкодами реєстрації документів виконуються позачергово та
невідкладно. 3.4.5. Заявки, виконання яких пов'язано із необхідністю
залучення фахівців компанії розробника програмного забезпечення
електронного документообігу, виконуються відповідно з термінами,
визначеними відповідними договорами.
3.5. Якщо вчасне виконання Заявок за пунктами 3.4.1-3.4.3
цього Порядку унеможливлюється в результаті появи позачергових та
невідкладних Заявок, тоді терміни виконання Заявок за вказаними
пунктами збільшуються вдвічі.
3.6. Заявки, що подані за обставинами, які не відносяться до
переліку випадків технічного обслуговування клієнтських інсталяцій
системи електронного документообігу, а також ті що пов'язані із
тимчасовими незручностями використання окремих функцій, які було
видозмінено в результаті модернізації чи оновлення програмного
забезпечення, при цьому відповідні функції є працездатними,
визначаються як некоректні.
3.7. Заявки визнані некоректними не підлягають розгляду, про
що відповідальне управління офіційно повідомляє структурний
підрозділ, яким подано Заявку.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головдержслужби

України

02.03.2009 N 60

ЗАЯВКА N _____________

на технічне обслуговування системи

електронного документообігу

Структурний підрозділ: ______________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Ініціатор:
посада: ______________________ каб. _________________
прізвище ______________________ та ініціали:
підпис: ______________________
Обставини, на підставі яких подано заявку: необхідність здійснення клієнтської інсталяції на новому
робочому місці, або на робочому місці після переустановлення
операційної системи; необхідність налаштування сертифіката доступу нового
співробітника до системи електронного документообігу; некоректна робота довідника (відсутності певних осіб,
підрозділів та організацій у довідниковому списку що випадає або
окремо відкривається); недоступності певних робочих ярликів та папок; недоступності певних рольових функцій; інші помилки.
Керівник структурного підрозділу
"___" ______________ 20 ___ рік ____________ год. __________ хв.
_____________ _______________________

(підпис) (ім'я та прізвище)
Взято до виконання: "___" ________ 20 __ рік __ год. __ хв.
Керівник відповідального
управління: ______________ ______________________

(підпис) (ім'я та прізвище)
Виконано: "___" ______ 20 __ рік ___ год. ___ хв.
Проведено роботу щодо: ______________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Відповідальний виконавець: ______________ ____________________

(підпис) (ім'я та прізвище)
Прийняв: ______________ ____________________

(підпис) (ім'я та прізвище)

Джерело: Офіційний портал ВРУ

скопійовано

Замовити платну консультацію

Відновити пароль

Авторизація

Реєстрація

Реєстрація

Навчальні відео: Як користуватись системою

Ця функція стане доступною в повній версії продукту

Зберегти в обраному

Надіслати на вказаний адрес