Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України
{Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства охорони здоров'я
№ 794 від 12.10.2012
№ 445 від 29.05.2013}
На виконання вимог п. 2 постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України, що додається.
2. Керівникам установ, підприємств, організацій, які належать до сфери управління Міністерства охорони здоров'я України (далі - МОЗ України), розробити на основі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади та Інструкції з діловодства у МОЗ України (далі - Інструкція) інструкції з діловодства у підпорядкованих установах та погодити в МОЗ України у термін до 01.05.2012.
3. Начальнику Адміністративного управління Вакуленко Л.Л.:
3.1. Ознайомити з Інструкцією керівників структурних підрозділів МОЗ України;
3.2. Забезпечити організацію навчання з ведення діловодства працівників МОЗ України;
3.3. Забезпечити структурні підрозділи МОЗ України, установи, підприємства, організації, підпорядковані МОЗ України, копіями Інструкції;
3.4. Встановити контроль за виконанням вимог Інструкції у структурних підрозділах МОЗ України та в установах, підприємствах і організаціях, які належать до сфери управління МОЗ України.
4. Керівникам структурних підрозділів МОЗ України:
4.1. Забезпечити неухильне дотримання вимог Інструкції з діловодства у МОЗ України;
4.2. Визначити відповідальних за ведення діловодства у кожному структурному підрозділі МОЗ України.
5. Визнати таким, що втратили чинність, накази МОЗ України від 05.02.98 № 20 "Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України", від 29.05.98 № 140 "Про внесення змін і доповнень до наказу МОЗ України від 05.02.98 № 20 "Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України", від 06.11.2000 № 287 "Про внесення змін до Інструкції з діловодства МОЗ України", від 08.05.2001 № 177 "Про внесення доповнення до Інструкції з діловодства у МОЗ України", від 04.06.2003 № 252 "Про внесення змін та доповнень до наказу МОЗ України від 05.02.98 № 20 "Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України", від 30.10.2003 № 501 "Про внесення доповнення до Інструкції з діловодства у МОЗ України", від 10.09.2004 № 453 "Про внесення доповнення до Інструкції з діловодства у МОЗ України", від 11.01.2010 № 2 "Про внесення змін та доповнень до Інструкції з діловодства Міністерства охорони здоров'я України та Класифікатора звернень громадян", від 20.10.2010 № 907 "Про внесення змін та доповнень до деяких наказів МОЗ України", від 28.12.2011 № 993 "Щодо внесення змін до Переліку документів, на які ставиться гербова печатка".
6. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Богачева Р.М.
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України
{У тексті Інструкції слова "Віце-прем'єр-міністр України - Міністр охорони здоров'я України" замінено словами "Міністр охорони здоров'я України", "Адміністративне управління" замінено словами "Департамент інформаційно-організаційного та документального забезпечення", "Департамент кадрової політики, освіти, науки та запобігання корупції" замінено словами "Департамент роботи з персоналом, освіти та науки", "Відділ з питань запобігання та виявлення корупції" замінено словами "Сектор з питань запобігання та виявлення корупції", "Департамент правового забезпечення та міжнародної діяльності" замінено словами "Юридичне управління", "Служба Віце-прем'єр-міністра України Міністра охорони здоров'я України" замінено на "Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба)" по всьому тексту у відповідному відмінку згідно з Наказом Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
1. Інструкція з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Інструкція) підготовлена на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003, Регламенту роботи Міністерства охорони здоров'я України (далі - МОЗ України), затвердженого наказом МОЗ України від 29.12.2007 № 884 "Про затвердження Регламенту роботи МОЗ України".
2. Ця Інструкція встановлює загальні вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами, незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
3. Положення Інструкції поширюються як на традиційне діловодство, так і на організацію роботи з документами, створюваними засобами обчислювальної техніки.
Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.
4. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві установи, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.
5. Відповідальність за організацію діловодства в центральному апараті несе заступник Міністра - керівник апарату.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники Міністра згідно з розподілом функціональних обов'язків.
6. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства з використанням оновленої системи електронного документообігу у центральному апараті МОЗ України (далі - СЕД) та зберігання документів у структурних підрозділах МОЗ України відповідають їх керівники.
Керівник структурного підрозділу призначає особу, відповідальну за організацію діловодства в структурному підрозділі, яка забезпечує облік і проходження документів у встановлений строк з використанням СЕД, інформує керівника про стан їхнього виконання, формує справи відповідно до номенклатури справ та готує їх на архівне зберігання, здійснює ознайомлення працівників з нормативними та методичними документами з діловодства.
{Пункт 6 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
7. Працівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за виконання вимог цієї Інструкції та збереженість документів, що знаходяться у них на опрацюванні.
8. Права, обов'язки, відповідальність працівників, які задіяні у документаційному забезпеченні діяльності МОЗ України, визначаються посадовими інструкціями.
9. Передавання документів, їх копій працівникам сторонніх установ дозволяється з дозволу керівництва МОЗ України або керівників структурних підрозділів центрального апарату МОЗ України.
10. Організація діловодства в МОЗ України покладається на Департамент інформаційно-організаційного та документального забезпечення.
11. Основним завданням Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення є встановлення в МОЗ України єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах МОЗ України. Департамент інформаційно-організаційного та документального забезпечення відповідно до покладених на нього завдань:
розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ МОЗ України;
здійснює реєстрацію та веде облік документів;
організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до структурного підрозділу, який відповідає за архів (архівного підрозділу);
забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами МОЗ України вимог інструкцій, регламентів та національних стандартів;
вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в МОЗ України та в установах, організаціях, що належать до сфери його управління;
проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах МОЗ України, а також на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери його управління;
координує впровадження та експлуатацію оновленої системи електронного документообігу (СЕД) у центральному апараті МОЗ України;
{Абзац восьмий пункту 11 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в МОЗ України;
забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;
організовує збереження документаційного фонду МОЗ України та користування ним;
ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників МОЗ України з питань діловодства;
засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом МОЗ України.
Департамент інформаційно-організаційного та документального забезпечення здійснює нормативно-методичне забезпечення підприємств, установ, організацій (далі - установ), що належать до сфери управління МОЗ України, зокрема: розробляє типові інструкції з діловодства, типові (примірні) номенклатури справ для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, відомчі (галузеві) переліки документів із зазначенням строків зберігання та погоджує такі документи із центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.
II. Документування управлінської інформації
Загальні вимоги до створення документів
12. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформації про управлінські дії.
13. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Положенням про МОЗ України та його структурні підрозділи, а також посадовими інструкціями працівників МОЗ України.
14. У МОЗ України визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про його діяльність.
15. Відповідно до повноважень, визначених законодавством, МОЗ України видає такі правові акти: накази, інструкції, правила, положення.
16. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи (накази, листи).
17. Акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, що надходять до МОЗ України, доводяться до відома установ, що належать до сфери його управління, шляхом:
видання власних наказів, у яких викладається зміст документа відповідного органу державної влади стосовно завдань МОЗ України і визначаються конкретні заходи щодо їх виконання;
надсилання інформаційних листів за підписом керівництва МОЗ України, якщо акт державного органу має обов'язкове значення, але не містить доручень, на виконання яких МОЗ України визначав би конкретні дії;
розсилання копій актів із супровідним листом.
18. Документи, що видаються на підставі актів органів державної влади повинні мати посилання на них у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повна назва (заголовок).
19. У межах своєї компетенції МОЗ України направляє листи для здійсненні оперативних зв'язків з центральними та місцевими органами виконавчої влади, установами, що належать до сфери його управління, сторонніми установами та організаціями, окремими громадянами.
20. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами на зборах, засіданнях, нарадах фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів.
21. Рішення колегіальних органів МОЗ України доводяться до виконавців і установ, що належать до сфери його управління, шляхом надсилання їм копій відповідних рішень.
Рішення колегії МОЗ України затверджуються для виконання наказами МОЗ України.
22. Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися телеграмами, телефонограмами, факсимільним зв'язком, електронною поштою.
23. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.
Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.
24. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника уніфікованих (типових) форм документів МОЗ України.
25. МОЗ України здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.
Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування у порядку, встановленим законодавством України.
26. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.
Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові особи МОЗ України, дозволяється оформлювати рукописним способом.
27. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції з дотриманням ДСТУ 4163-2003.
28. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень) тільки Міністром охорони здоров'я України.
Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):
Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).
29. У МОЗ України застосовуються такі бланки документів:
загальний бланк для створення різних видів документів, окрім листів (додаток 2);
бланк для листів (додаток 3);
бланк наказу (додаток 4);
{Абзац п'ятий пункту 29 виключено на підставі Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
бланк рішення колегії (додаток 6).
30. Бланки документів повинні виготовлятися за допомогою комп'ютерної техніки на білому папері високої якості з використанням фарби чорного кольору.
Шаблони бланків встановлюються на персональних комп'ютерах працівників МОЗ України. Облік бланків не здійснюється.
31. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.
Оформлення реквізитів документів
32. Організаційно-розпорядчі документи мають строго встановлений певний комплекс реквізитів (додаток 7) і стабільний порядок їх розміщення (додаток 8).
Зображення Державного Герба України
33. Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з поздовжнім розташуванням реквізитів у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.
Зображення Державна Герба України відтворюється на всіх бланках МОЗ України, крім бланку рішення колегії і бланків структурних підрозділів.
34. Ідентифікаційний код МОЗ України згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) розміщується на бланках для листів після реквізиту "Довідкові дані про установу".
35. Код форми документа розміщується згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД) вище назви виду документа. Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймається керівником окремо щодо кожного виду документа.
36. Найменування міністерства на бланку повинне відповідати найменуванню, зазначеному в Положенні про нього - Міністерство охорони здоров'я України. Скорочене найменування - МОЗ України - розміщується (у дужках) нижче повного найменування, окремим рядком у центрі.
{Абзац другий пункту 36 виключено на підставі Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
37. Довідкові дані про МОЗ України містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти тощо, адресу веб-сайту. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу.
Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.
38. Назва виду документа, складеного або виданого МОЗ України, регламентується Положенням про нього і зазначається на загальному бланку великими літерами друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД. У листах назву виду документа не зазначають.
Назва виду документа (наказ, доповідна записка, довідка тощо) зумовлює особливості викладення змісту і структури тексту.
39. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться.
У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 09 січня 2012 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 лютого 2012 р.
Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.
Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.
Реєстраційний індекс документів
40. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.
Реєстраційний індекс складається з індексу групи документів, що реєструються за номенклатурою справ, який доповнюється порядковим номером документа у межах групи.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений у МОЗ України.
Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з індексу за номенклатурою справ та порядкового номера, наприклад: 10/1023, де 1023 - порядковий номер, 10 - індекс справи за номенклатурою.
У вихідного документа реєстраційний індекс складається з індексу за номенклатурою справ та порядкового номера, наприклад: 3.0-10/1023/874, де 3.0-10/1023 - індекс справи за номенклатурою, 874 - порядковий номер.
З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 10/877 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".
Якщо документ підготовлений двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних наказів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів.
Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.
{Пункт 40 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
Посилання на реєстраційний індекс і дату
41. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.
Наявність цього реквізиту виключає необхідність згадування номера і дати документа, на якій дають відповідь, у тексті листа-відповіді.
42. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України.
Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.
43. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".
44. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:
Міністерство фінансів |
У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:
Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.
Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
Науково-практичний медичний центр |
У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:
У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.
Кожна складова частина реквізиту "Адресат" друкується з нового рядка.
45. Документ затверджується Віце-прем'єр-міністром України - Міністром або заступниками Міністра. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються наказом МОЗ України.
Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 9).
Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:
У разі коли документ затверджується наказом, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:
Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.
46. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.
Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.
Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.
На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.
Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.
У разі необхідності повернення документів, які надходять до МОЗ України з відміткою "Підлягає поверненню", резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням індексу і дати документа, якого вона стосується.
47. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.
Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.
48. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.
Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення слова "Контроль" (з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.
У разі необхідності повернення документа установі - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.
49. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.
Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.
Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.
Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.
Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.
У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.
Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.
В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.
50. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.
51. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження додатка".
Відмітки про наявність додатків
52. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.
53. Додатки до документів можуть бути таких видів:
додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);
додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;
додатки, що надсилаються із супровідним листом.
54. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 45 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)".
На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:
55. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:
У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком, "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2 "
56. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".
У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "N " перед цифровим позначенням не ставиться.
Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.
Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються наказами МОЗ України, підписуються керівниками структурних підрозділів МОЗ України на лицьовому боці останнього аркуша додатка.
57. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.
Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки: | 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2011 р. на 5 арк. в 1 прим. |
Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:
Додаток: | лист Українського центру спортивної медицини від 20.01.2011 № 55/01-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим. |
У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:
Додаток: згідно з описом на 3 арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
58. Посадові особи МОЗ України підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у Положенні про МОЗ України, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі про розподіл обов'язків між Міністром охорони здоров'я України та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності Віце-прем'єр-міністра України - Міністра та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.
Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються Міністром охорони здоров'я України або за його дорученням - заступником Міністра-керівником апарату, заступниками Міністра. У МОЗ України право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади та які не пов'язані із здійсненням Міністром охорони здоров'я України політичних функцій, може надаватися керівникам самостійних структурних підрозділів.
Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються Віце-прем'єр-міністром України - Міністром, заступником Міністра-керівником апарату або заступниками Міністра згідно з розподілом повноважень або керівниками самостійних структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.
59. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:
Міністр охорони здоров'я України | підпис | ініціали (ініціал імені), прізвище |
Віце-прем'єр-міністр України - | підпис | ініціали (ініціал імені), прізвище |
60. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня Міністр охорони здоров'я України підписує всі його примірники.
У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора, а на місця розсилаються засвідчені відділом документозабезпечення та контролю його копії.
61. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:
Віце-прем'єр-міністр України - | підпис | ініціали (ініціал імені), прізвище |
Головний бухгалтер | підпис | ініціали (ініціал імені), прізвище |
У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються гербовими печатками установ, наприклад:
Міністр охорони здоров'я України | Міністр фінансів |
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище | підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище |
62. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:
Голова комісії | підпис | ініціали (ініціал імені), прізвище |
Секретар комісії | підпис | ініціали (ініціал імені), прізвище |
63. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посадової особи слів "Виконуючий обов'язки" або "В.о." здійснюється у разі заміщення посадової особи за наказом.
64. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.
65. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
66. Погодження може здійснюватись як в МОЗ України посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).
67. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи. Віза повинна відповідати затвердженому зразку підпису відповідно регламенту роботи МОЗ України.
68. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в МОЗ України.
69. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:
Начальник відділу документозабезпечення та контролю
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
Зауваження і пропозиції додаються.
Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.
70. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає керівник структурного підрозділу, який створює документ виходячи з його змісту.
Проекти листів, що подаються на підпис Міністру, в обов'язковому порядку візуються виконавцями, їх керівниками, керівниками заінтересованих структурних підрозділів, Сектором з питань запобігання та виявлення корупції, літредактором, Юридичним управлінням, першим заступником, заступниками Міністра згідно з розподілом обов'язків, а також начальником Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба).
Листи, які направляються за підписами першого заступника та заступників Міністра, візуються виконавцями (співвиконавцями) та їх керівниками, Управлінням із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба), а листи на запити правоохоронних органів - Юридичним управлінням.
{Пункт 70 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
71. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.
72. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.
73. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:
Міністр охорони здоров'я України
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
Протокол засідання Вченої медичної ради
74. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.
75. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.
76. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:
з установами однакового рівня та іншими установами;
з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;
77. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою МОЗ України. Перелік документів, підписи на яких, необхідно скріплювати гербовою печаткою наведено у додатку 10.
78. Відбиток печатки відділу документозабезпечення та контролю (без зазначення герба) ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".
79. Наказом Віце-прем'єр-міністра України - Міністра визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.
Відмітка про засвідчення копій документів
80. МОЗ України може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Віце-прем'єр-міністра України - Міністра, його заступників або керівника структурного підрозділу.
У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників МОЗ України може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.
81. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:
Провідний спеціаліст відділу | підпис | ініціали (ініціал імені), прізвище |
Дата |
Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою відділу документозабезпечення та контролю.
82. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах МОЗ України (відпусках), текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки відділу документозабезпечення та контролю, наприклад:
___________________________________________________________________________ | |
___________________________________________________________________________ |
Директор | ініціали (ініціал імені), прізвище | |
Згідно з оригіналом | ||
Провідний спеціаліст відділу | підпис | ініціали (ініціал імені), прізвище |
відбиток печатки відділу | ||
Дата |
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах МОЗ України (відпусках) повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.
Копія документа повинна відповідати оригіналу.
Відмітки про створення, виконання документа, наявність його в електронній формі та надходження до установи
83. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:
Петренко Олена Іванівна 253 23 29
84. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його необхідно долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату.
85. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:
До справи № 03-10 | До справи № 05-19 |
Лист-відповідь від 20.05.2011 | Питання вирішено позитивно |
посада, підпис, ініціали (ініціал імені), | посада, підпис, ініціали (ініціал імені), |
86. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc
87. Відмітка про надходження документа до МОЗ України проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є повна назва Міністерства, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа.
88. Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 158 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).
У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.
У разі коли установа - автор документа подає на реєстрацію відділу документального забезпечення та контролю документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі - авторові, реєстраційний штамп не проставляється.
89. Запис про державну реєстрацію робиться на наказах МОЗ України у Міністерстві юстиції в установленому законодавством порядку.
На першій сторінці наказу нормативно-правового характеру для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.
Складення деяких видів документів
90. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності МОЗ України, адміністративно-господарських та кадрових питань.
91. Проекти наказів з основних питань діяльності та адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами відповідно до плану організаційної роботи МОЗ України, а також за дорученням керівництва МОЗ України чи за власною ініціативою.
92. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує Департамент роботи з персоналом, освіти та науки на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.
93. Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проекту наказу і подання його на підпис в установлений строк покладається на керівника структурного підрозділу, у якому розроблено проект наказу.
94. Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, директором Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення, завідувачем Сектору з питань запобігання та виявлення корупції, літредактором, начальником Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба), начальником Юридичного управління, іншими посадовими особами, яких стосується документ.
{Пункт 94 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
95. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) візуються працівником, який створив документ, та керівником відповідного відділу Департаменту роботи з персоналом, освіти та науки, а також залежно від видів наказів - завідувачем Сектору з питань запобігання та виявлення корупції, Управлінням бухгалтерського обліку, начальником Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба), начальником Юридичного управління, іншими посадовими особами, яких стосується документ.
{Пункт 95 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
96. Директор Юридичного управління візує всі види наказів за наявності необхідних віз профільних та контролюючих підрозділів.
97. Проекти наказів, що надаються для підписання Міністру, візуються його заступниками відповідно до розподілу функціональних обов'язків та обов'язково заступником Міністра - керівником апарату.
{Пункт 97 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
98. У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.
Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.
99. Накази підписуються Віце-прем'єр-міністром України - Міністром, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки.
Заступник Міністра - керівник апарату підписує накази з питань, що належать до його компетенції.
Перед підписуванням проект наказу ретельно перевіряють та уточнюють. При цьому особливої уваги потребує перевірка назв нормативно-правових актів, що стали підставою для видання наказу, цифрових даних, прізвищ, імен і по батькові, строків виконання.
Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.
100. Наказ оформляється на бланку наказу. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...",) або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи...").
101. Текст наказу з питань основної діяльності МОЗ України та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.
У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.
Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.
У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи, установи, що належать до сфери управління МОЗ України, або конкретні посадові (службові) особи) у давальному відмінку, конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання, наприклад:
Департаменту лікувально-профілактичної допомоги підготувати аналітичний звіт про стан здоров'я дитячого населення за перше півріччя 2011 р. до 01.08.2011.
Директору Державної установи "Український центр профілактики і боротьби зі СНІДом" Нізовій Н. М. підготувати аналітичну довідку про ситуацію з захворюваністю на СНІД в Україні та найбільш гострі проблеми, що потребують термінового вирішення, до 01.12.2011.
Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "головним державним санітарним лікарям", "начальникам управлінь охорони здоров'я".
При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.
102. Якщо наказом відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність,...".
Зміни, що вносяться до наказу оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:
Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:
"1) пункт 2 викласти в такій редакції: ...";
"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами ...".
Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу зазначається:
"1) Внести зміни до... (додаються)".
103. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби повинен містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.
104. До наказів не повинен включатися пункт "Наказ довести до відома...". Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення після підписання такого документа.
105. Накази з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).
106. Зміст індивідуального наказу з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення...", "Про прийняття...". У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".
107. У тексті наказів з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.
108. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими - ім'я, по батькові працівника та текст наказу.
109. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом, наприклад:
1.1. АНТОНЕНКО Ольгу Степанівну на посаду начальника відділу бухгалтерського обліку з 15 листопада 2005 р. з посадовим окладом згідно зі штатним розписом.
Підстава: заява Антоненко О.С. від 10.11.2005.
1.2. ГЕРАСИМЕНКА Вадима Федоровича на посаду провідного спеціаліста відділу методологічного забезпечення стандартизації медичної допомоги з 15 листопада 2005 р. місячним випробним терміном, з окладом згідно зі штатним розписом.
Підстава: заява Герасименка В.Ф. від 09.11.2005.
110. У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.
111. У зведених наказах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.
112. У кожному пункті наказу з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).
113. Під час ознайомлення з наказом з кадрових питань (особового складу) згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.
114. Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО". Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.
Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.
115. Порядок підготовки наказів нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації в Мін'юсті, визначається законодавством.
116. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.
До номерів наказів з питань основної діяльності літери не додаються. До номерів наказів з адміністративно-господарських питань додаються літерна позначка "Адм". З метою розрізнення наказів з кадрових питань (особового складу) система літерних індексів до їх номерів розробляється Департаментом роботи з персоналом, освіти та науки.
117. Копії наказів засвідчуються Департаментом інформаційно-організаційного та документального забезпечення чи Департаментом роботи з персоналом, освіти та науки і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.
118. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в МОЗ України рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.
119. Протоколи складаються в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.
120. Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів).
121. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.
122. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.
123. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.
124. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.
125. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.
У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.
Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".
126. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:
СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).
Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.
127. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.
Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".
128. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.
129. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.
Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.
130. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.
Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.
131. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.
В окремих випадках протокол можуть підписувати члени комісії, якщо це передбачено положенням про відповідний колегіальний орган.
132. Деякі протоколи засідань (методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо), відповідно до положень про ці колегіальні органи, підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.
133. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою відділу документозабезпечення та контролю і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам.
Список розсилки складає і підписує секретар.
134. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:
відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб;
відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;
відповіді на виконання доручень Кабінету Міністрів України;
відповіді на запити інших установ;
відповіді на звернення громадян;
відповіді на запити на інформацію;
135. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).
136. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.
Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції. Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".
Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.
Службовий лист розпочинають із загальноприйнятої форми звертання до адресата листа, а завершують - заключною формою вияву ввічливості. Звертання використовується у випадку, якщо лист адресується конкретній посадовій особі, компетентній у вирішенні викладеного в листі питання. Якщо посада особи, до якої лист потрапить на розгляд, не відома, застосовувати форму звертання недоречно, листа слід адресувати безпосередньо установі, наприклад: Міністерство юстиції, Редакція газети "Факти".
Як правило, у листі порушується одне питання.
Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити..." "роз'яснюємо, що..." або від третьої особи однини - "міністерство інформує...", "управління вважає за доцільне".
Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу...", "пропоную...".
Службові листи підписуються відповідно до пункту 58 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.
137. Службовий лист візується у порядку, визначеному п. 70 Інструкції.
У листі обов'язково мають зазначатися прізвище працівника МОЗ, який є виконавцем, та номер його робочого телефону. Ця відмітка проставляється у нижній лівій частині аркуша під підписом керівника.
{Пункт 137 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
138. Вносити будь-які виправлення або доповнення в підписані листи не дозволяється.
139. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про неї.
140. Засідання колегії проводяться відповідно до затверджених планів її роботи та у разі потреби.
У плані роботи колегії зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду питання на засідання колегії, строк подання документів.
Проект плану роботи колегії складається секретарем, який відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи колегії з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.
Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на її засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегії.
Затверджений колегією план роботи доводиться до відома її членів і керівників структурних підрозділів МОЗ України. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегії можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегії інформує всіх членів колегії та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.
141. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:
доповідну записку, адресовану голові колегії (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;
проект рішення колегії, завізований членами колегії, керівниками заінтересованих структурних підрозділів МОЗ України (за необхідності), та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані членами колегії та керівниками структурних підрозділів, а у разі потреби - проект наказу;
довідку про погодження проекту рішення членами колегії, із заінтересованими структурними МОЗ України та іншими установами;
список осіб, які запрошуються на засідання колегії;
інші документи, необхідні для розгляду питань.
142. Документи, підготовлені для розгляду колегії, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегії або протокольній частині колегії МОЗ України з кожного засідання.
143. У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.
144. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегії відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів МОЗ України та секретар колегії.
145. Секретар колегії забезпечує організацію роботи колегії, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.
Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.
146. Протокол кожного засідання колегії складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 118 - 133 цієї Інструкції.
147. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою відділу документозабезпечення та контролю.
Документи про службові відрядження
148. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи МОЗ України.
У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи МОЗ України, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я Віце-прем'єр-міністра України - Міністра або його заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.
Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, підготовленим Департаментом роботи з персоналом, освіти та науки, передається Віце-прем'єр-міністру України - Міністру, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.
Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 11).
149. Після повернення з відрядження працівник готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.
Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до Управління бухгалтерського обліку.
III. Організація документообігу та виконання документів
Вимоги щодо раціоналізації документообігу
150. Документообіг МОЗ України - це проходження документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.
Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в МОЗ України на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.
151. Ефективна організація документообігу передбачає:
проходження документів в МОЗ України найкоротшим шляхом;
скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);
одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;
централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;
раціональне розташування в МОЗ України структурних підрозділів і робочих місць.
152. Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, Порядком експлуатації оновленої СЕД, Інструкцією користувача при роботі в оновленій СЕД та Функціями користувачів при роботі у СЕД, які затверджені наказом МОЗ від 25 вересня 2012 року № 742 "Про оновлену систему електронного документообігу у центральному апараті МОЗ України", положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.
{Пункт 152 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
153. У МОЗ України застосовується система електронного документообігу (СЕД).
{Пункт 153 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
154. Обсяг документообігу МОЗ України - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в МОЗ України (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).
155. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.
За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані відділом документозабезпечення та контролю, підраховуються окремо на основі прийнятої системи обліку документів.
Облік документів може здійснюватися як за МОЗ України в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.
Результати обліку документів узагальнюються відділом документозабезпечення та контролю і подаються керівництву МОЗ для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.
156. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 12).
Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до МОЗ України
157. Доставка документів до МОЗ України здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку і електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службою.
Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.
Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.
Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, документи в електронній формі.
Усі документи, що надходять до МОЗ України, приймаються централізовано відділом документозабезпечення та контролю.
Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.
У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.
У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.
Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником МОЗ України.
158. У відділі документозабезпечення та контролю розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".
159. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.
У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.
У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у відділі документозабезпечення та контролю.
160. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.
161. Факт і дата надходження документа до МОЗ України обов'язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 87 цієї Інструкції.
162. Електронні носії інформації обов'язково передаються до МОЗ України із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.
163. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.
164. Документи, адресовані керівникам МОЗ України, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду у відділі документозабезпечення та контролю
165. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду Міністром, його заступниками або структурними підрозділами.
Міністру подаються на розгляд документи, які надійшли на його ім'я за підписом Президента України, Глави Адміністрації Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України, Генерального прокурора України, Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України, голів вищих спеціалізованих судів України, Голови Вищої ради юстиції України, Голови Національного банку України, Голови Центральної виборчої комісії України, перших керівників міністерств, Голови Рахункової палати України, запити, звернення і листи народних депутатів України, звернення Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни. Зазначені документи після реєстрації невідкладно подаються до Управління із забезпечення діяльності Міністра (патронатна служба) для доповіді Міністру. Після доповіді документи, виконання яких взято на контроль, терміново повертаються до відділу документозабезпечення та контролю для постановки на контроль, після чого передаються визначеним у дорученні посадовим особам для виконання. За три робочих дні до закінчення строку виконання керівник структурного підрозділу подає до Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба) підготовлені у встановленому порядку на підпис Міністру документи. Виконані документи на підпис Міністру подаються начальником Управління із забезпечення діяльності Міністра охорони здоров'я України (патронатна служба).
Першому заступникові, заступникам Міністра подаються на розгляд адресовані на їх ім'я або на адресу МОЗ України листи та звернення, інші документи відповідно до розподілу між ними обов'язків, а структурним підрозділам - відповідно до їх функціональних обов'язків. Першому заступнику Міністра, заступникам Міністра документи на підпис подаються керівниками структурних підрозділів, якщо не визначено ними інше.
У разі відсутності Міністра термінові документи подаються на розгляд в.о. Міністра або заступнику Міністра - керівнику апарату, з подальшою доповіддю Міністру.
{Пункт 165 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
166. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
167. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб'єктів розгляду кореспонденції, передбачені у Положенні про МОЗ України та у положеннях про структурні підрозділи, наказах про розподіл обов'язків між Міністром та його заступниками, посадових інструкціях, а також, номенклатура справ, схеми проходження документів.
168. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації відділом документозабезпечення та контролю (додаток 13), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.
169. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.
Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.
170. Реєстрація вхідних документів (актів органів державної влади та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд Міністра та його заступників, проводиться централізовано відділом документозабезпечення та контролю Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення в СЕД.
{Пункт 170 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
171. Реєстрація вихідних документів здійснюється централізовано відділом документозабезпечення та контролю Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення.
{Пункт 171 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
172. Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів МОЗ України та виконуються ними, реєструються в цих структурних підрозділах, відповідно до вимог цієї Інструкції.
Накази з кадрових питань (особового складу), у тому числі про відрядження, реєструються у Департаменті роботи з персоналом, освіти та науки.
Господарські договори, прейскуранти, наряди, заявки, рознарядки, тощо реєструються відповідно до вимог цієї Інструкції.
Документи, створені в апараті МОЗ України (доповідні записки, довідки, окремі доручення, плани, порядки денні апаратних нарад, колегій, протоколи, рішення нарад, колегій тощо), реєструються як вхідні внутрішні документи. Рішенню колегії присвоюється реєстраційний індекс "КМ".
{Абзац четвертий пункту 172 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
{Пункт 172 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
173. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.
У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.
174. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:
акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до МОЗ України;
накази з основних питань діяльності МОЗ України;
накази з адміністративно-господарських питань;
накази з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);
акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
заявки на матеріально-технічне постачання;
175. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються шляхом додавання до реєстраційного номера літери "ф" після цифри реєстраційного номера.
{Пункт 175 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
176. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.
177. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах відповідно до пункту 180 і 184 цієї Інструкції.
178. Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 40 цієї Інструкції.
179. Система електронного документообігу (СЕД), що застосовується в МОЗ, забезпечує формування банку реєстраційних даних в електронному вигляді та електронної картотеки реєстраційних карток.
{Пункт 179 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
180. Під час реєстрації документів заповнюється електронна форма реєстраційно-контрольної картки (вводяться всі необхідні відомості про документ). СЕД формує реєстраційний номер документа.
{Пункт 180 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
181. Реєстраційно-контрольна картка виводиться на паперовий носій і роздруковується у двох примірниках: один примірник розміщується контрольній картотеці, другий - передається виконавцю разом із документом.
Картки виготовляються на папері формату А5 (210 х 148 міліметрів).
182. Для реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється єдина реєстраційно-контрольна картка (додаток 14).
183. Порядок заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки наводиться у додатку 15.
184. У структурних підрозділах МОЗ України застосовується автоматизована система реєстрації документів у СЕД. У разі ведення журнальної системи реєстрації документів мають бути передбачені графи, що містять основну інформацію про документ (додаток 16).
{Пункт 184 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
Організація передачі документів та їх виконання
185. Для забезпечення ритмічності та безперебійності роботи, своєчасного виконання документів в МОЗ України документи на розгляд керівництву передаються об 11.00, о 14.00 та 16.00 кожного робочого дня, а термінові - невідкладно. Отримання документів на паперових носіях відповідальними особами структурних підрозділів у відділі документозабезпечення та контролю здійснюється щоденно з 10.00 до 12.00 та з 16.00 до 17.00, а термінових - негайно.
{Пункт 185 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
186. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва МОЗ України у день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.
187. Документи, розглянуті керівництвом МОЗ України, повертаються з відповідною резолюцією до відділу документозабезпечення та контролю, який здійснює передачу документів до структурних підрозділів МОЗ України на виконання, у тому числі через СЕД. Працівник, відповідальний за організацію діловодства в структурному підрозділі, отримавши документи в СЕД, терміново доповідає їх керівникові структурного підрозділу.
{Пункт 187 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
188. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається виконавцям у порядку визначення їх в резолюції через СЕД або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.
{Пункт 188 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
189. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.
190. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через відділ документозабезпечення та контролю, в якому було зареєстровано документ.
191. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це відділу документозабезпечення та контролю.
192. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі (секретаря).
193. Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде відділ документозабезпечення та контролю.
194. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівництва МОЗ України та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.
Головний виконавець організовує роботу співвиконавців шляхом підготовки плану виконання з визначенням строків подання ними пропозицій, порядку погодження і підготовки проекту документа.
{Абзац другий пункту 194 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.
Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) Віце-прем'єр-міністру України - Міністру або його заступникам, а у деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.
195. Підготовка документа починається зі складання його проекту. При цьому виконавець повинен враховувати зміст раніше виданих документів і чинних нормативно-правових актів, що стосуються порушеного питання. Проект документа, надрукований і оформлений відповідно до вимог цієї Інструкції, виконавець узгоджує з керівником структурного підрозділу, а в разі необхідності - із заінтересованими структурними підрозділами та особами.
196. Працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.
Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.
197. Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.
198. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати відділ документозабезпечення та контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.
{Пункт 198 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
Організація контролю за виконанням документів
199. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.
200. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов'язковому контролю (додаток 17).
Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва МОЗ України, рішення колегіального органу установи, запити на інформацію.
Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб здійснює заступник Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
Розроблення проекту нормативно-правового акта у МОЗ України на виконання завдань, визначених законами України, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, покладається на структурний підрозділ відповідно до його компетенції.
{Пункт 200 доповнено абзацом четвертим згідно з Наказом Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
Структурний підрозділ, який визначений головним виконавцем, протягом двох робочих днів готує деталізований план підготовки проекту акта з визначенням етапів його розроблення, аж до подання його на розгляд Кабінету Міністрів України та його розгляду. План затверджується першим заступником, заступником Міністра згідно з розподілом обов'язків. За кожним етапом підготовки проекту акта здійснюється контроль.
{Пункт 200 доповнено абзацом п'ятим згідно з Наказом Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
201. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на працівників відділу документозабезпечення та контролю (далі - служба контролю).
У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.
202. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва МОЗ України. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.
203. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.
Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 18.
Індивідуальні строки встановлюються керівництвом МОЗ України (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.
204. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в МОЗ України.
205. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.
206. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.
207. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.
У разі потреби строк виконання документа може бути подовжено на обґрунтоване прохання виконавця, яке подається не пізніше ніж за п'ять робочих днів до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.
{Абзац другий пункту 207 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
208. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.
209. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки СЕД.
{Пункт 209 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
210. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції Віце-прем'єр-міністра України - Міністра або його заступників.
211. Контроль за виконанням документів включає взяття завдань, визначених у документах, на контроль, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання завдань, зняття виконання завдань з контролю, контроль за спрямуванням виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання завдань, визначених у документах, інформування керівництва МОЗ України про хід та результати їх виконання.
{Пункт 211 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
212. У МОЗ України застосовується автоматизований контроль за виконанням документів за допомогою модуля "Ведення контролю виконання", що є складовою СЕД.
{Пункт 212 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
213. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольної картки (додаток 14), яка підлягає роздрукуванню
214. Реєстраційно-контрольні картки документів, що перебувають на контролі, групуються в картотеці за групами документів (накази керівника, доручення вищих органів влади тощо) та номенклатури справ.
З других примірників реєстраційно-контрольної картки формуються контрольні картотеки в структурних підрозділах.
215. На один контрольований документ може бути заведено кілька реєстраційно-контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.
У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.
216. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу "Позначка про виконання документу". При цьому попередні записи не закреслюються.
217. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:
завдань на наступний рік - щоквартально, щопіврічно, але не рідше одного разу на рік;
завдань на наступні місяці поточного року - не рідше одного разу на місяць;
завдань на поточний місяць - кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення строку або за запитами.
Виконавцям надсилається повідомлення про планову дату виконання документів через СЕД та у паперовому вигляді Департаментом інформаційно-організаційного та документального забезпечення.
{Абзац п'ятий пункту 217 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
218. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.
Зняти документ з контролю може тільки Віце-прем'єр-міністр України - Міністр, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.
Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.
219. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в МОЗ України вихідних документів про виконання завдань.
220. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів з урахуванням індивідуальних строків виконання завдань узагальнюється щотижнево та подається керівництву МОЗ України у вигляді інформації (додаток 19) на апаратну нараду.
221. Аналіз результатів виконання завдань взятих на контроль документів здійснюється щоквартально та подається станом на 25 число місяця наступного за звітним керівництву установи у вигляді зведень про стан виконавської дисципліни (додатки 20, 21, 22, 23).
Інформаційно-довідкова робота з документами
222. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.
223. У разі використання карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні картотеки.
224. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:
класифікатор з питань діяльності МОЗ України;
класифікатор видів документів;
класифікатор результатів виконання документів;
Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників в установі визначається службою діловодства.
225. Пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.
Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
226. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службою.
227. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється відділом документозабезпечення та контролю відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.
228. З використанням засобів електрозв'язку відділ документозабезпечення та контролю здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів.
229. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису надсилається також оригінал документа в паперовій формі.
Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.
230. Вихідні документи, опрацьовуються і надсилаються відділом документозабезпечення та контролю (експедиція) відповідно до графіка відправки кореспонденції (середа, п'ятниця з 9.00 до 14.00).
{Пункт 230 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
231. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у відділі документозабезпечення та контролю.
{Пункт 231 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
232. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівник, відповідальний за їх відправку (експедиція) зобов'язаний перевірити:
правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);
наявність і правильність зазначення адреси;
наявність на документі відмітки про додатки;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справах установи;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
233. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".
234. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування).
235. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника.
236. Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.
237. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ.
238. Структурні підрозділи та окремі виконавці передають вихідні документи та інші поштові відправлення до відділу документозабезпечення та контролю у день їх підпису керівництвом МОЗ щоденно у понеділок - четвер з 9.00 до 16.00, п'ятниця - з 9.00 до 15.00, але не пізніше наступного робочого дня.
{Пункт 238 в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 445 від 29.05.2013}
239. Підготовка вихідних документів до відправлення здійснюється у такому порядку:
сортування кореспонденції за видами поштових відправлень;
фальцюванні документів (згортання аркушів) і вкладання їх у конверти;
визначення вартості відправлення;
складання списку на кореспонденцію з грифом "ДСК";
передавання до відділення зв'язку.
IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
240. Номенклатура справ - це обов'язковий для МОЗ України систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
241. Номенклатура справ призначена для встановлення в МОЗ України єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
242. В МОЗ України складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 24) і зведена номенклатура справ установи (додаток 25).
243. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.
244. Зведена номенклатура справ складається відділом документозабезпечення та контролю на основі номенклатур справ структурних підрозділів.
Методична допомога у складенні номенклатур справ надається особою, відповідальною за архів МОЗ України, шляхом перевірки правильності становлення строків зберігання документів відповідно до типового та відомчого переліків документів зі строками зберігання.
245. Зведена номенклатура справ МОЗ України схвалюється експертною комісією МОЗ України (далі - ЕК) та погоджується експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО) один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни структури, функцій та характеру роботи МОЗ України, після чого затверджується наказом МОЗ України.
246. Зведена номенклатура справ МОЗ України складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з ЦДАВО. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у відділі документозабезпечення, другий використовується цим відділом як робочий, третій передається до архіву МОЗ України, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до ЦДАВО.
Структурні підрозділи МОЗ України отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.
247. Зведена номенклатура справ МОЗ України щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
248. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в МОЗ України, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.
249. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу МОЗ України (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного підрозділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс відділу у складі управління, 07 - порядковий номер справи.
За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих медичних навчальних закладах".
Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань колегії Міністерства охорони здоров'я".
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису".
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з місцевими органами державної влади з питань охорони здоров'я населення".
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію конференції з питань впровадження в практику роботи медичних закладів новітніх технологій".
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів МОЗ України на 2012 рік;
2. Звіт про використання бюджетних коштів МОЗ України за 2011 рік.
Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.
У графі 5 "Відмітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву МОЗ України чи інших установ для їх продовження тощо.
250. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.
251. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
252. Справи формуються в МОЗ України децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.
253. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).
254. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
255. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
256. Накази (розпорядження) з питань основної діяльності МОЗ України, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
257. Документи засідань колегії МОЗ України групуються у дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
258. Протоколи засідань колегії МОЗ України групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
259. Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.
260. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
261. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
262. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).
263. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників МОЗ України систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.
264. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в МОЗ України та її структурних підрозділах здійснюється відділом документозабезпечення та контролю та особою, відповідальною за архів МОЗ України.
265. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву МОЗ зберігаються за місцем їх формування.
Керівники структурних підрозділів МОЗ України і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.
266. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
267. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів МОЗ України здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам - з письмового дозволу Заступника Міністра - керівника апарату. На видану справу складається картка - замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
268. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
269. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу заступника Міністра-керівника апарату залишенням у справі засвідчених належним чином копій.
V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання
Експертиза цінності документів
270. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилучення з нього, проведенні грошової оцінки документів НАФ, віднесенні їх до унікальних і встановленні строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.
{Пункт 270 розділу V в редакції Наказу Міністерства охорони здоров'я № 794 від 12.10.2012}
271. Для організації та проведення експертизи цінності документів в МОЗ України утворюються постійно діюча ЕК (див. пункт 245 цієї Інструкції).
272. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах МОЗ України безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з ЕК під методичним керівництвом відділу документозабезпечення та контролю та особи, відповідальної за архів МОЗ України.
273. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву МОЗ України, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
Із Національного архівного фонду можуть бути вилучені лише дублетні документи (тотожні за змістом тиражовані примірники одного документа, що зберігаються в одній архівній установі), документи тимчасових строків зберігання, а також документи, документна інформація яких втрачена.
{Пункт 273 розділу V доповнено абзацом третім згідно з Наказом Міністерства охорони здоров'я № 794 від 12.10.2012}
274. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та галузевого переліків видів документів з нормативно встановленими строками їх зберігання, затвердженими відповідно до законодавства, номенклатури справ МОЗ України шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.
{Пункт 274 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства охорони здоров'я № 794 від 12.10.2012}
275. За результатами експертизи цінності документів в МОЗ України складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.
276. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.
277. Описи справ складаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються.
Описи справ структурного підрозділу МОЗ України складаються щороку за встановленою формою (додаток 26) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги особи, відповідальної за архів МОЗ України.
278. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам МОЗ України або іншій установі, про наявність копій документів у справі.
279. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
280. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____".
281. Опис справ структурного підрозділу МОЗ України підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником відділу документозабезпечення та контролю і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі експертної комісії опис до його затвердження розглядається та схвалюється експертною комісією.
282. Опис справ структурного підрозділу МОЗ України складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву МОЗ України, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
283. Структурні підрозділи МОЗ України зобов'язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення справ у діловодстві.
284. На основі описів справ структурних підрозділів архів МОЗ України готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).
285. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕК в установленому порядку подаються для погодження ЕПК ЦДАВО, після чого затверджуються Віце-прем'єр-міністром - Міністром або його заступниками. Три примірника затвердженого опису передаються до ЦДАВО разом з документами, а четвертий залишається у справі фонду МОЗ - № 342, що зберігається у архіві МОЗ України.
286. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК МОЗ України, погоджуються з ЕПК ЦДАВО, після чого затверджуються Віце-прем'єр-міністром - Міністром або його заступниками. Один примірник зведеного опису подається до ЦДАВО.
287. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, складається, як правило, на справи всього МОЗ України. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.
288. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до НАФ (додаток 27), розглядаються ЕК МОЗ України одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд ЕПК ЦДАВО. Погоджені акти затверджуються Віце-прем'єр-міністром-Міністром або його заступниками.
289. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи (додаток 28).
290. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо
291. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.
292. Справи з грифом "Для службового користування", особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі. Необхідність складення внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією МОЗ України.
293. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
294. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за... роки".
295. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
296. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом установи - номер опису і фонду.
297. У разі зміни найменування структурного підрозділу протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого структурного підрозділу на обкладинці справи зазначається нове найменування структурного підрозділу, а попереднє береться в дужки.
298. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.
Передача справ до архіву МОЗ України
299. У МОЗ України відповідно до законодавства функціонує архів для зберігання документів, що утворилися в його діяльності. Ведення архіву МОЗ України покладається на працівників відділу по роботі із зверненням громадян та доступу до публічної інформації.
300. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) передаються до архіву МОЗ України в упорядкованому стані через два роки після завершення їх ведення (наприклад справи за 2009 рік передаються до архіву в 2012 році).
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву за рішенням керівництва МОЗ України.
301. Передача справ до архіву МОЗ України здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим наказом МОЗ України.
302. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, особа, відповідальна за архів МОЗ України, оформляє видачу справ у тимчасове користування.
303. Приймання - передача кожної справи здійснюється особою, відповідальною за архів МОЗ України, в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.
304. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву МОЗ України за описами.
У кінці кожного примірника опису особа, відповідальна за ведення архіву МОЗ, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві МОЗ України.
305. Справи, що передаються до архіву МОЗ України, повинні бути зв'язані належним чином.
306. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву МОЗ України незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.
МОЗ України зобов'язане забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві МОЗ України для постійного зберігання до відповідного державного архіву.
ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів
1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.
Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).
2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.
Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 - 3 міжрядкових інтервали.
3. Назва виду документа друкується великими літерами.
4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.
5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:
12,5 міліметра - для абзаців у тексті;
92 міліметри - для реквізиту "Адресат";
104 міліметри - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".
7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".
8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.
9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.
10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.
11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я УКРАЇНИ
(місце для назви виду документа)
МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я УКРАЇНИ
(МОЗ України)
вул. М. Грушевського, 7, м. Київ, 01601, тел. (044) 253-61-94, E-mail: moz@moz.gov.ua,
web:http://www.moz.gov.ua, код ЄДРПОУ 00012925
МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я УКРАЇНИ
МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я УКРАЇНИ
ДЕПАРТАМЕНТ ЛІКУВАЛЬНО-ПРОФІЛАКТИЧНОЇ ДОПОМОГИ
вул. М. Грушевського, 7, м. Київ, 01601, тел. (044) 253-69-67, E-mail: moz@moz.gov.ua
МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я УКРАЇНИ
ПЕРЕЛІК
реквізитів організаційно-розпорядчих документів
Назва реквізиту | Код реквізиту |
Зображення Державного герба України | 01 |
Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) | 02 |
Зображення нагород | 03 |
Код організації | 04 |
Код форми документа | 05 |
Назва організації вищого рівня | 06 |
Назва організації | 07 |
Назва структурного підрозділу організації | 08 |
Довідкові дані про організацію | 09 |
Назва виду документа | 10 |
Дата документа | 11 |
Реєстраційний індекс документа | 12 |
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь | 13 |
Місце складання або видання документа | 14 |
Гриф обмеження доступу до документа | 15 |
Адресат | 16 |
Гриф затвердження документа | 17 |
Резолюція | 18 |
Заголовок до тексту документа | 19 |
Відмітка про контроль | 20 |
Текст документа | 21 |
Відмітка про наявність додатків | 22 |
Підпис | 23 |
Гриф погодження документа | 24 |
Візи документа | 25 |
Відбиток печатки | 26 |
Відмітка про засвідчення копії | 27 |
Прізвище виконавця і номер його телефону | 28 |
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи | 29 |
Відмітка про наявність документа в електронній формі | 30 |
Відмітка про надійдення документа до організації | 31 |
Запис про державну реєстрацію | 32 |
СХЕМИ
розташування реквізитів документів
1. Розташування реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка
2. Розташування реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланка
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження
1. Акти (готовності об'єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).
2. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).
4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).
8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).
9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).
10. Положення про структурні підрозділи.
12. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).
13. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).
14. Розцінки на виконання робіт.
15. Статути (положення) установ.
17. Форми уніфікованих документів.
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою
1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).
2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.
3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.
4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).
5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.
8. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).
13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
16. Архівні довідки, копії, витяги з документів.
17. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).
18. Протоколи (погодження планів поставок).
19. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
20. Специфікації (виробів, продукції тощо).
21. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.
26. Посвідчення працівника МОЗ України, керівника підпорядкованої установи (закладу), головного позаштатного спеціаліста МОЗ України).
27. Сертифікат про державну реєстрацію медичного імунобіологічного препарату.
28. Висновок про відповідність медичного імунобіологічного препарату показникам якості.
29. Лист-повідомлення щодо ввезення на територію України незареєстрованого лікарського засобу, стандартного зразка, реагенту.
30. Виписка з реєстру лікарських засобів.
31. Бланки суворої звітності - акредитаційний сертифікат.
32. Ліцензії на здійснення господарської діяльності з медичної практики.
№ | Прізвище, ініціали | Місце роботи та посада | Місце відрядження | Дата і номер наказу (розпорядження) | Дата вибуття у відрядження | Дата прибуття з відрядження |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
ЗВІТ*
про обсяг документообігу
за ___ ____________ 20__ р.
Керівник відділу |
|
|
___ ____________ 20__ р. |
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства*
1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
3. Навчальні плани, програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
7. Вітальні листи і запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
11. Форми статистичної звітності.
__________
* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8 - 12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (Департаменті кадрової політики, Управлінні бухгалтерського обліку).
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки
Реквізити | Пояснення до заповнення |
Назва виду документа | заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється |
Автор (кореспондент) | під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи |
Дата документа | дата, що проставляється на документі установою - автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі - картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами) |
Індекс документа | індекс, присвоєний документу установою - автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається |
Дата надходження | дата надходження документа до установи переноситься на картку з реєстраційного штампа |
Індекс | індекс, присвоєний вхідному документу установою - одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами |
Заголовок документа або короткий зміст | переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил |
Резолюція | переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції |
Відповідальний виконавець | прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону |
Строки виконання | проставляється число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді |
Позначка про виконання | короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді |
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів*
Дата надходження та індекс документа | Кореспондент, дата та індекс одержаного документа | Короткий зміст | Резолюція або відповідальний виконавець | Підпис особи, яка отримала документ | Відмітка про виконання документа |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
ЖУРНАЛ
реєстрації документів, створених в МОЗ*
__________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
ПЕРЕЛІК
документів, що підлягають контролю виконання
1. Укази та розпорядження Президента України.
2. Доручення Президента України, Адміністрації Президента України.
3. Листи та доручення керівництва Секретаріату Ради Національної безпеки та оборони України.
4. Закони, постанови Верховної Ради України, рекомендації та рішення Комітетів Верховної Ради України.
5. Запити та звернення народних депутатів України.
6. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати.
7. Акти та доручення Кабінету Міністрів України.
8. Акти органів державної влади.
9. Протести, подання та приписи прокуратури.
11. Накази МОЗ з основних питань діяльності.
12. Доручення керівництва МОЗ.
СТРОКИ
виконання основних документів
1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.
2. Запит народного депутата України - не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим - у п'ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради - в установлений зазначеною Радою строк.
Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам внесення запиту.
3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) - протягом не більш як 10 днів з дня надходження.
У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.
4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).
5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).
6. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, - у строк, установлений їх головними розробниками.
7. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, - у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.
Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону - негайно, про що повідомляється прокурору.
Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.
Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення - у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.
8. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владних повноважень (далі - запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію - не більше п'яти робочих днів від дня надходження запиту.
У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.
У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.
Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
9. Звернення громадян - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.
Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
10. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них строку.
11. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.
ІНФОРМАЦІЯ
станом на ____________
щодо невиконаних структурними підрозділами МОЗ у встановлені строки контрольних завдань, визначених актами законодавства та дорученнями керівництва МОЗ
Назва структурних підрозділів | Кількість невиконаних документів | |||
УСЬОГО | з них: на контролі в СКМУ | з них: звернень та запитів народних депутатів | з них: на контролі в АПУ та РНБОУ | |
ВСЬОГО | ||||
Перелік завдань в розрізі структурних підрозділів додається.
Керівник служби контролю | _________ | _______________________ |
___ ____________ 20__ р. |
Додаток
до інформації від ____________ щодо невиконаних структурними підрозділами МОЗ у встановлені строки контрольних завдань, визначених актами законодавства та дорученнями керівництва МОЗ в розрізі структурних підрозділів
Назва структурного підрозділуКерівник служби контролю | _______ | _______________________ |
___ ____________ 20__ р. |
ЗВЕДЕННЯ
щодо навантаження структурних підрозділів апарату Міністерства охорони здоров'я при виконанні контрольних доручень
за ____ місяців 20__ р.
№ | Назва структур- них підрозділів | Кількість виконаних контрольних доручень | |||||||||||
Що надійшли з АПУ | Що надійшли з КМУ | Що надійшли з ВРУ | Що надійшли від народних депутатів України | Що надійшли з інших установ | Всього | ||||||||
Завдань | Наванта- ження | Завдань | Наванта- ження | Завдань | Наванта- ження | Завдань | Наванта- ження | Завдань | Наванта- ження | Завдань | Наванта- ження | ||
1. | |||||||||||||
2. | |||||||||||||
3. | |||||||||||||
22 | |||||||||||||
Апарат МОЗ України | |||||||||||||
ЗВЕДЕННЯ
про виконання звернень та запитів народних депутатів України, що надійшли до Міністерства охорони здоров'я України
за ____ місяців 20__ р.
№ | Найменування структурних підрозділів | Усього | з них | ||||
Запитів | Звернень | Виконано вчасно | Строк порушено | Опрацьовуються | |||
1. | |||||||
УСЬОГО | |||||||
Питання, що порушувались у запитах та зверненнях народних депутатів України
за ___ місяців 20__ р.
Питання | Кількість звернень | |
Надання медичної допомоги дорослим | % | |
Надання медичної допомоги дітям | % | |
Соціально-небезпечних хвороб | % | |
Забезпечення ліками | % | |
Медичні кадри | % | |
Зарплата медпрацівників | % | |
Забезпечення обладнанням,санітарним автотранспортом | % | |
Зловживання службовим становищем,нецільове використання коштів, корупційні прояви | % | |
Освіта | % | |
Проблеми аварії на ЧАЕС | % | |
Сан. епід. благополуччя | % | |
Науки, науково-дослідних установ | % | |
Санаторно-курортні | % | |
Реорганізація закладів охорони здоров'я | % | |
Медико-соціальна експертиза | % | |
Будівництва, ремонту | % | |
Економічні | % | |
Акредитація і ліцензування, регуляторна політика | % | |
Інші | % | |
УСЬОГО | 100% | |
ЗВЕДЕННЯ
щодо навантаження структурних підрозділів апарату МОЗ при виконанні контрольних доручень
за ____ місяців 20__ р.
№ | Назва структур- них підрозділів | Кількість виконаних контрольних доручень | |||||||||||
Що надійшли з АПУ | Що надійшли з КМУ | Що надійшли з ВРУ | Що надійшли від народних депутатів України | Що надійшли з інших установ | Всього | ||||||||
Завдань | Наванта- ження | Завдань | Наванта- ження | Завдань | Наванта- ження | Завдань | Наванта- ження | Завдань | Наванта- ження | Завдань | Наванта- ження | ||
1. | |||||||||||||
2. | |||||||||||||
3. | |||||||||||||
22 | |||||||||||||
Апарат МОЗ | |||||||||||||
ІНФОРМАЦІЯ
щодо підготовки наказів МОЗ основних питань діяльності
за __ місяців 20__ р
№ | Найменування структурних підрозділів | Підготовлено накази | |||
Усього | З них спільних | з них направлено на державну реєстрацію | |||
Зареєстровано | Ні | ||||
1 | |||||
УСЬОГО | |||||
Міністерство охорони здоров'я України
Найменування структурного підрозділу
_________________________________________________________________
(назва розділу)
Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Найменування посади керівника |
|
|
___ ____________ 20__ р. |
ПОГОДЖЕНО | ||
Посада особи, відповідальної за архів МОЗ | ||
______ | _______________________+ | |
____ ____________ 20__ р. | ||
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у структурному підрозділі
За строками зберігання | Разом | У тому числі | |
таких, що переходять | з відміткою "ЕПК" | ||
Постійного | |||
Тривалого (понад 10 років) | |||
Тимчасового (до 10 років включно) | |||
____________ | |||
Найменування посади особи, |
|
|
___ ____________ 20__ р. | ||
Підсумкові відомості передано до відділу | ||
Найменування посади особи, |
|
|
___ ____________ 20__ р. |
Міністерство охорони | ЗАТВЕРДЖЕНО |
НОМЕНКЛАТУРА | Наказ МОЗ |
__________ № ___________ | ________ № _______. |
На __________ рік |
Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
_________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)
Начальник відділу |
|
|
___ ____________ 20__ р. |
Віза керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в установі
За строками зберігання | Разом | У тому числі | |
таких, що переходять | з відміткою "ЕПК" | ||
Постійного | |||
Тривалого (понад 10 років) | |||
Тимчасового (до 10 років включно) | |||
___________ | |||
Начальник відділу |
|
|
___ ____________ 20__ р. |
