Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Державному агентстві з інвестицій та управління національними проектами України

Відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації", Указу Президента України від 5 травня 2011 року № 547 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації" та постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію" НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Державному агентстві з інвестицій та управління національними проектами України, що додається.

2. Керівникам самостійних структурних підрозділів Державного агентства з інвестицій та управління національними проектами України забезпечити неухильне дотримання вимог цієї Інструкції.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

ІНСТРУКЦІЯ
про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Державному агентстві з інвестицій та управління національними проектами України

Загальні положення

1. Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Державному агентстві з інвестицій та управління національними проектами України (далі - Інструкція), визначає порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, магнітних та інших носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Державному агентстві з інвестицій та управління національними проектами України (далі - документи).

2. На документах у правому верхньому кутку першої сторінки проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника.

Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі до нього.

3. Рішення про надання (зняття) грифу "Для службового користування" приймаються безпосередніми виконавцями документів на підставі Переліку відомостей, що становлять службову інформацію у Державному агентстві з інвестицій та управління національними проектами України (далі - Перелік).

4. Ведення обліку, зберігання, використання, розмноження та знищення документів з грифом "Для службового користування" покладається на Управління документообігу та організаційного забезпечення Державного агентства з інвестицій та управління національними проектами України.

5. Контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції структурними підрозділами, що сприяє запобіганню розголошенню відомостей, які містяться в документах з грифом "Для службового користування", покладається на головного спеціаліста з режимно-секретної та мобілізаційної роботи Державного агентства з інвестицій та управління національними проектами України.

6. Працівникам Державного агентства з інвестицій та управління національними проектами України, допущеним до роботи з документами з грифом "Для службового користування", забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

Приймання і реєстрація документів

7. Приймання і реєстрація документів з грифом "Для службового користування" здійснюється Управлінням документообігу та організаційного забезпечення Державного агентства з інвестицій та управління національними проектами України, яке веде реєстрацію документів, що містять відкриту інформацію.

На документи з грифом "Для службового користування", як правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації.

8. Кореспонденція з грифом "Для службового користування", що надходить до Державного агентства з інвестицій та управління національними проектами України (далі - Держінвестпроект України), приймається і розкривається централізовано у відділі документообігу Управління документообігу та організаційного забезпечення Держінвестпроекту України (далі - відділ документообігу) працівниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках (додаток 1), один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом "Для службового користування", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

9. У разі надходження документів з грифом "Для службового користування" у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до відділу документообігу.

Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "Для службового користування" до сторонніх організацій, де відсутні чергові працівники.

10. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Порядок присвоєння реєстраційних індексів цим документам повинен відповідати вимогам Інструкції з діловодства у Державному агентстві з інвестицій та управління національними проектами України.

11. Реєстрація документів з грифом "Для службового користування" ведеться у журналах (додаток 2) окремо від реєстрації документів, що містять відкриту інформацію.

Реєстрація магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" ведеться окремо від реєстрації паперових носіїв такої інформації у журналах (додаток 3).

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником відділу документообігу та завіряється печаткою "Для пакетів".

Проходження документів з грифом "Для службового користування" повинно своєчасно відображатися у журналах.

12. На кожному зареєстрованому документі, додатках до нього, а також супровідному листі з грифом "Для службового користування" ставиться штамп, у якому зазначаються реєстраційний номер документа та дата його надходження.

Розмноження та відправлення документів

13. Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

14. Друкування документів з грифом "Для службового користування" допускається у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників.

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа співробітник повинен зазначити кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа.

15. Надруковані і підписані документи з грифом "Для службового користування" разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації працівнику відділу документообігу.

Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та працівником відділу документообігу, про що на копії вихідного документа робиться запис: "Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи".

16. Реєстрація документів з грифом "Для службового користування", що розмножуються, здійснюється окремо від реєстрації документів, що містять відкриту інформацію.

17. Після закінчення друкування документів з грифом "Для службового користування" записи на магнітних носіях повинні бути знищені, про що складається акт або робиться відповідна відмітка у журналі за підписами замовника і виконавця.

18. Відправлення документів з грифом "Для службового користування" здійснюється на підставі резолюцій Голови Держінвестпроекту України, першого заступника Голови Держінвестпроекту України, заступника Голови Держінвестпроекту України із зазначенням облікових номерів примірників, що відправляються.

19. Пересилання документів з грифом "Для службового користування" до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також кур'єрами.

Доставка документів з грифом "Для службового користування" представниками інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення.

20. Документи і справи з грифом "Для службового користування", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки "ДСК".

На конвертах (упаковках) документів з грифом "Для службового користування" забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом "Для службового користування" та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовим дозволом Голови Держінвестпроекту України.

Такі документи попередньо розглядаються експертними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа "Для службового користування", якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратили первісне значення.

Якщо в документах з грифом "Для службового користування" містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.

Формування виконаних документів у справи

21. Документи з грифом "Для службового користування" після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.

22. Документи з грифом "Для службового користування" формуються у окремо від документів відкритого доступу у справу, яка має заголовок "Документи "Для службового користування". Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК" (далі - експертна комісія).

23. Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом "Для службового користування" переглядається посторінково членами експертної комісії Держінвестпроекту України та у разі потреби приймається рішення про переформування документів.

Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Якщо у справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Строк зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого строку зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

24. На обкладинках справ, що містять документи з грифом "Для службового користування" проставляється гриф "Для службового користування".

25. Справи з документами з грифом "Для службового користування" повинні мати внутрішні описи.

Використання документів. Зняття грифа "Для службового користування"

26. До роботи із справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими з Управлінням документообігу та організаційного забезпечення Держінвестпроекту України, а до документів - згідно з дорученнями, викладеними у резолюціях Голови Держінвестпроекту України, першого заступника Голови Держінвестпроекту України, заступника Голови Держінвестпроекту України.

27. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації.

У разі потреби з письмового дозволу Голови Держінвестпроекту України допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення, якщо такі відомості не суперечать Переліку.

28. Передача службової інформації відкритими каналами зв'язку (факс, телефон, інтернет) заборонена.

29. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом "Для службового користування" з дозволу Голови Держінвестпроекту України або особи, що виконує його обов'язки, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

30. Справи з грифом "Для службового користування" видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ, що видаються за формою (додаток 4).

31. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом "Для службового користування" проводиться з письмового дозволу Голови Держінвестпроекту України, першого заступника Голови Держінвестпроекту України та заступника Голови Держінвестпроекту України.

Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом "Для службового користування", одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями-авторами цих документів.

32. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом "Для службового користування" періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів до архіву Держінвестпроекту України, у процесі зберігання справ в архіві Держінвестпроекту України, а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО України).

Рішення про зняття грифа "Для службового користування" приймається експертною комісією Держінвестпроекту України та оформлюється актом, що складається за довільною формою та затверджується Головою Держінвестпроекту України або особою, що виконує його обов'язки. В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування".

Один примірник акта разом із справами передається до архіву Держінвестпроекту України, а справи постійного зберігання - до ЦДАВО України. Про зняття грифа обмеження доступу повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ.

33. На обкладинках справ гриф "Для службового користування" погашається записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа. Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.

34. Справи з грифом "Для службового користування", які передані Держінвестпроектом України до ЦДАВО України, використовуються на правах документів обмеженого користування відповідно до вимог цієї Інструкції.

Відбір документів для зберігання і знищення

35. Справи з грифом "Для службового користування" постійного зберігання передаються до ЦДАВО України у встановленому Мін'юстом України порядку з обов'язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.

36. Відібрані для знищення справи з грифом "Для службового користування", що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт (додаток 5) разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому у графі "Заголовки справ" після номерів цих справ проставляється відмітка "ДСК".

37. Відібрані для знищення документи і справи з грифом "Для службового користування" перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов'язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість прочитання їх.

38. Після знищення матеріалів з грифом "Для службового користування" в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка "Знищено. Акт № ____ від (дата)".

39. Телефонні та адресні довідники, копії документів, друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.

Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності

40. Документи з грифом "Для службового користування" повинні зберігатися у службових приміщеннях у сейфах або шафах, які надійно замикаються та опечатуються.

41. Справи з грифом "Для службового користування", видані для роботи, підлягають поверненню до відділу документообігу у той же день.

Окремі справи з грифом "Для службового користування" з дозволу начальника Управління документообігу та організаційного забезпечення Держінвестпроекту України можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

Передача документів з грифом "Для службового користування" іншим працівникам здійснюється тільки через відділ документообігу.

42. Забороняється вилучення із справ або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої без дозволу начальника Управління документообігу та організаційного забезпечення Держінвестпроекту України. Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться відмітки в облікових формах, включаючі внутрішні описи.

43. Забороняється виносити документи з грифом "Для службового користування" за межі службових приміщень Держінвестпроекту України.

У разі потреби Голова Держінвестпроекту України, перший заступник Голови Держінвестпроекту України, заступник Голови Держінвестпроекту України можуть дозволити виконавцям або працівникам відділу документообігу винести за межі службових приміщень Держінвестпроекту України документи з грифом "Для службового користування" для їх погодження, підписання в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

44. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом "Для службового користування". Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження працівника.

В окремих випадках, з дозволу Голови Держінвестпроекту України або особи, що виконує його обов'язки, дозволяться перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.

45. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом "Для службового користування", складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується Головою Держінвестпроекту України або особою, що виконує його обов'язки.

46. Перевірка наявності та стану документів і справ з грифом "Для службового користування" здійснюється щорічно комісією, що призначається наказом Голови Держінвестпроекту України або особою, що виконує його обов'язки. До складу цієї комісії обов'язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також головний спеціаліст з режимно-секретної та мобілізаційної роботи Держінвестпроекту України.

Результати перевірки наявності та стану документів і справ з грифом "Для службового користування" оформляються актом (додаток 6).

47. Про факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома Голови Держінвестпроекту України, першого заступника Голови Держінвестпроекту України, заступника Голови Держінвестпроекту України, начальника Управління документообігу та організаційного забезпечення Держінвестпроекту України та головного спеціаліста з режимно-секретної та мобілізаційної роботи Держінвестпроекту України, а також письмово повідомляється Служба безпеки України із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів.

Для розслідування факту втрати документів з грифом "Для службового користування" або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом Голови Держінвестпроекту України призначається комісія, висновок якої подається Голові Держінвестпроекту України.

Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі акта комісії, затвердженого Головою Держінвестпроекту України.

48. За порушення, що призвели до розголошення інформації "Для службового користування", втрати або незаконного знищення документів з грифом "Для службового користування", а також інших вимог цієї Інструкції винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.

Особливості поводження з мобілізаційними документами

49. Працівники Держінвестпроекту України допускаються до роботи з документами мобілізаційного характеру, яким надано гриф "Для службового користування" (далі - мобілізаційні документи), на підставі списку, складеного Головним спеціалістом з режимно-секретної та мобілізаційної роботи Держінвестпроекту України, погодженого з начальником Управління документообігу та організаційного забезпечення та затвердженого Головою Держінвестпроекту України.

50. Під час підготовки та реєстрації мобілізаційних документів на кожному їх примірнику в правому верхньому кутку нижче грифа обмеження доступу проставляється позначка "Літер "М".

51. Робота з мобілізаційними документами здійснюється в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які виключають можливість ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

52. Мобілізаційні документи пересилаються в пакетах з позначкою "Літер "М". Пересилати мобілізаційні документи в одному пакеті з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, забороняється.

53. Друкування мобілізаційних документів здійснюється тільки Головним спеціалістом з режимно-секретної та мобілізаційної роботи Держінвестпроекту України.

54. Мобілізаційні документи долучаються до справ з мобілізаційної роботи, які формуються відповідно до вимог цієї Інструкції.

Робочі папки виконавців та справи з мобілізаційними документами зберігаються в окремому сейфі (металевій шафі), що надійно замикається та опечатується.

Незначну кількість мобілізаційних документів дозволяється зберігати разом з іншими документами з грифом "Для службового користування", але в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, опечатаних особистою печаткою виконавця, що безпосередньо з ними працює.

На таких папках, футлярах або пакетах зазначаються ініціали та прізвища посадових осіб, які мають право їх розкрити, і номери особистих печаток таких осіб.

Охорона службової інформації під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців

55. За рішенням Голови Держінвестпроекту України або особи, що виконує його обов'язки, організацію прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців (далі - іноземці) і проведення роботи з ними та вжиття необхідних заходів щодо охорони службової інформації забезпечують: Департамент міжнародного співробітництва Держінвестпроекту України, Департамент національних проектів Держінвестпроекту України, Департамент "єдиного інвестиційного вікна" Держінвестпроекту України, Департамент державної інвестиційної політики та регіонального розвитку Держінвестпроекту України.

56. Департаментом міжнародного співробітництва Держінвестпроекту України, Департаментом національних проектів Держінвестпроекту України, Департаментом "єдиного інвестиційного вікна" Держінвестпроекту України, Департаментом державної інвестиційної політики та регіонального розвитку Держінвестпроекту України, що беруть участь у прийомі іноземців, розробляється Програма проведення роботи Державного агентства з інвестицій та управління національними проектами України з іноземцями (далі - Програма) (додаток 7), яка повинна містити:

- відомості про іноземців, іноземні підприємства, установи, організації (викладаються в обсязі, відомому Держінвестпроекту України: прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), посада, рік народження, громадянство, стать особи, найменування та місцезнаходження підприємства, установи, організації);

- підстави, мету та строк перебування іноземців;

- список посадових осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, а також за здійснення інших заходів, пов'язаних з візитом;

- переліки: питань, які плануються для обговорення, із зазначенням обсягу і характеру інформації, що може бути передана іноземцям; структурних підрозділів та службових приміщень організації, які іноземцям дозволено відвідати; місць, де застосовуватимуться іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх застосування; маршрутів і порядок переміщення іноземців на території організації; інші необхідні відомості.

Програму затверджує Голова Держінвестпроекту України або особа, що виконує його обов'язки.

57. Голова Держінвестпроекту України або особа, що виконує його обов'язки, завчасно інформує у письмовій формі Службу безпеки України про склад закордонної делегації із зазначенням прізвищ, імен та посад її членів, а також про час перебування та мету відвідання Держінвестпроекту України. Разом з інформацією надсилається копія Програми.

58. З метою запобігання витоку службової інформації всі матеріальні носії інформації, які плануються для передачі іноземцям, попередньо оцінюються експертною комісією.

За результатами оцінки комісія складає Акт експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям (далі - Акт експертизи):

- за наявності в матеріальних носіях службової інформації згідно з додатком 8;

- за відсутності в матеріальних носіях службової інформації згідно з додатком 9.

Експертиза матеріальних носіїв інформації проводиться експертною комісією до затвердження Головою Держінвестпроекту України Програми.

59. У разі коли експертною комісією виявлено в матеріальних носіях службову інформацію у складеному Акті експертизи (додаток 8) зазначаються назва таких матеріальних носіїв та відповідний пункт Переліку.

60. Передача іноземцям зазначених в Акті експертизи матеріальних носіїв, які містять службову інформацію здійснюється з письмового дозволу Голови Держінвестпроекту України.

61. У разі коли експертною комісією не виявлено в матеріальних носіях службову інформацію рішення про передачу іноземцям таких носіїв приймається Головою Держінвестпроекту України на підставі Акта експертизи, складеного згідно з додатком 9.

62. Працівники Держінвестпроекту України, які беруть участь у прийомі і проведенні роботи з іноземцями, повинні діяти лише в межах наданих їм повноважень і забезпечувати збереження службової інформації.

63. Під час прийому і проведення роботи з іноземцями забороняється залишати іноземців у службових приміщеннях та на території організації без супроводу.

64. Департамент міжнародного співробітництва Держінвестпроекту України, Департамент національних проектів Держінвестпроекту України, Департамент "єдиного інвестиційного вікна" Держінвестпроекту України, Департамент державної інвестиційної політики та регіонального розвитку Держінвестпроекту України, що беруть участь у прийомі іноземців, ведуть журнали обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями у Державному агентстві з інвестицій та управління національними проектами України згідно з додатком 10.

За підсумками прийому і проведення роботи складають у довільній формі звіт про виконання Програми, в якому зазначаються:

- відомості щодо іноземців (викладаються в обсязі, відомому Держінвестпроекту України: ім'я та по батькові (за наявності), прізвище, рік народження, посада);

- інформація про виконання Програми роботи з іноземцями (стисло розкривається зміст переговорів, зазначаються найменування структурних підрозділів, які відвідали та з роботою яких ознайомилися іноземці);

- відомості, щодо передачі іноземцям службової інформації та інформацію про надання дозволу на таку передачу;

- пропозиції та рекомендації.

Звіт готується в кількох примірниках, затверджується Головою Держінвестпроекту України або особою, що виконує його обов'язки, та надсилається за його рішенням заінтересованим організаціям.

65. Департамент національних проектів Держінвестпроекту України, Департамент "єдиного інвестиційного вікна" Держінвестпроекту України, Департамент державної інвестиційної політики та регіонального розвитку Держінвестпроекту України, що беруть участь у прийомі іноземців, у десятиденний термін надають до Департаменту міжнародного співробітництва Держінвестпроекту України для зберігання в окремій номенклатурній справі Програми, Акти експертиз та звіти про виконання Програм.

АКТ
про відсутність вкладень у конверті (пакеті)

Цей акт складений на підставі Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання
документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову
інформацію у Державному агентстві з інвестицій та управління національними проектами
України _____________________________________________________________________
найменування організації
_____________________________________________________________________________
прізвище та ініціали

у присутності ________________________________________________________________
посада, прізвище, ініціали

про те, під час розкриття конверта (пакета), надісланого
____________________________________________________________________________
найменування організації, що надіслала пакет

не виявлено таких вкладень ____________________________________________________
назви і номери документів, яких не виявлено

ЖУРНАЛ
реєстрації документів з грифом "Для службового користування"

ЖУРНАЛ
реєстрації магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"

КАРТКА
обліку справ, що видаються з грифом "Для службового користування"

Назва справи _________________________________________

________________________________________________________________
Найменування організації

АКТ
про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню

На підставі ___________________________________________________________________
назва і вихідні дані переліку документів
_____________________________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання

відібрані для знищення як такі, що не мають наукової, історико-культурної цінності та
втратили практичне значення, справи і документи
_____________________________________________________________________________
найменування структурного підрозділу

Описи справ постійного зберігання за _________ роки затверджені, а з особового складу -
погоджені з ЕПК _____________________________________________________________
найменування державної архівної установи

Протокол від ___________________________________ № __________________________

Експертизу проводив

Дата ______________

СХВАЛЕНО

Протокол ЕК
від ____________ № _____

вагою ________________ кілограмів здано ________________________________________
____________________________________________________________________________
найменування організації

на переробку за приймально-здавальною накладною від ________________ № _________

______________________________
дата

________________________________________________________________
Найменування організації

АКТ
перевірки наявності та стану документів і справ

Складений на підставі наказу від _____________ № _______ ________________ комісією:

голова комісії ________________________________________________________________
посада, прізвище, ініціали

члени комісії _________________________________________________________________
посада, прізвище, ініціали

Перевіркою встановлено:

1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами обліку) налічується
_____________________________________________________________ документів, справ

З них наявні _________________________________________________________________

Не виявлено _________________________________________________________________

2. Знайдено не внесених до описів (номенклатур справ, журналів обліку) ______________
_____________________________________________________________________________

3. Характеристика стану документів та справ ______________________________________

4. Рішення начальника Управління документообігу та організаційного забезпечення
Держінвестпроекту України за результатами перевірки ______________________________
_____________________________________________________________________________

ПРОГРАМА

проведення роботи Державного агентства з інвестицій та управління національними
проектами України з __________________________________________________________
(іноземною делегацією, групою, окремими іноземцями)

фахівцями в галузі ____________________________________________________________

Відомості про іноземців ________________________________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові (за наявності),
____________________________________________________________________________
посада, рік народження, громадянство, стать)
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Підстави прийому _____________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Мета прийому ________________________________________________________________

Строк перебування _______ днів з _______________________ по _____________________

Відповідальні за прийом _______________________________________________________
(прізвище, ім'я та по батькові, посада, номер телефону)

Перелік питань, що плануються для обговорення, __________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Перелік структурних підрозділів та службових приміщень організації, які іноземцям
дозволено відвідати, __________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

Перелік місць, де іноземцями застосовуватимуться кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура,
інші технічні засоби, і порядок їх застосування _____________________________________
____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Маршрути та порядок переміщення іноземців на території організації _________________
____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Перелік службової інформації, яка планується для передачі іноземцям _________________
_____________________________________________________________________________

Робота з іноземцями:

АКТ
експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям

Експертна комісія Державного агентства з інвестицій та управління національними
проектами України у складі _____________________________________________________
(посада, прізвище та ініціали)
____________________________________________________________________________,
розглянувши _________________________________________________________________
(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер реєстрації,
____________________________________________________________________________
стислий зміст)
____________________________________________________________________________,

вважає, що:
1) у матеріальних носіях _______________________________________________________
(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер реєстрації)
____________________________________________________________________________

міститься інформація стосовно __________________________________________________
(стислий зміст)
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________,

яка відповідно до пункту _____ Переліку відомостей, що становлять службову інформацію
у Державному агентстві з інвестицій та управління національними проектами України
належить до службової інформації;

2) передача іноземцям матеріальних носіїв службової інформації, зазначених у пункті 1
цього акта, повинна здійснюватися відповідно до законодавства з дозволу Голови
Держінвестпроекту України.

АКТ
експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям

Експертна комісія Державного агентства з інвестицій та управління національними
проектами України у складі ____________________________________________________
(посада, прізвище та ініціали)
___________________________________________________________________________,

розглянувши _________________________________________________________________
(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер реєстрації,
____________________________________________________________________________
стислий зміст)
____________________________________________________________________________,

вважає, що:
1) у матеріальних носіях _______________________________________________________
(найменування матеріальних носіїв інформації, дата і номер реєстрації)
____________________________________________________________________________

не міститься службова інформація;

2) перелічені в пункті 1 цього акта матеріальні носії можуть бути передані іноземцям.

ЖУРНАЛ
обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями у Державному агентстві з інвестицій та управління національними проектами України

{Текст взято з сайту Держінвестпроект України http://www.ukrproject.gov.ua/}