НАЦІОНАЛЬНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ

НАКАЗ

05.04.2024  № 62-24

Про затвердження Типового порядку ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування та форми Особової картки

{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного
агентства України з питань державної служби
№ 71-24 від 29.04.2024}

Відповідно до пункту 1 частини другої статті 14, частини третьої статті 34 Закону України від 02 травня 2023 року № 3077-IХ «Про службу в органах місцевого самоврядування», підпункту 4 пункту 4 та пункту 9 Положення про Національне агентство України з питань державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 500, НАКАЗУЮ:

{Преамбула із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

1. Затвердити такі, що додаються:

Типовий порядок ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування;

форму Особової картки.

2. Генеральному департаменту з питань управління персоналом на державній службі та в органах місцевого самоврядування в установленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності одночасно з набранням чинності Законом України від 02 травня 2023 року № 3077-IХ «Про службу в органах місцевого самоврядування».

{Пункт 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

{Гриф затвердження із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

ТИПОВИЙ ПОРЯДОК
ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування

I. Загальні положення

1. Типовий порядок ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування визначає порядок ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування, а також перелік документів, з яких формуються особові справи.

2. У цьому Типовому порядку терміни вживаються у значеннях, наведених у Законах України «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про місцеве самоврядування в Україні».

{Пункт 2 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

3. Мета ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування (далі - Особова справа) - системне відображення документального оформлення вступу службовця місцевого самоврядування на службу в органи місцевого самоврядування, її проходження та припинення.

4. Особова справа містить інформацію та документи, що відображають документальне оформлення вступу службовця місцевого самоврядування на службу в органи місцевого самоврядування, її проходження та припинення.

5. Ведення, облік та зберігання Особових справ здійснює служба управління персоналом в органі місцевого самоврядування, посаду в якому займає службовець місцевого самоврядування.

6. Цей Типовий порядок застосовується до виборних посад.

{Пункт 6 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

7. Порядок ведення та зберігання Особових справ в органах місцевого самоврядування розробляється з урахуванням цього Типового порядку та затверджується відповідним сільським, селищним, міським головою, головою районної у місті (у разі створення), головою районної, обласної ради.

{Пункт 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

II. Ведення та оформлення Особових справ

{Заголовок розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

1. Ведення Особової справи розпочинається одночасно зі вступом на службу в орган місцевого самоврядування або іншим призначенням на посаду службовця місцевого самоврядування, у порядку, передбаченому Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

Якщо службовець місцевого самоврядування призначений на іншу посаду в межах одного органу місцевого самоврядування, то служба управління персоналом в органі місцевого самоврядування продовжує ведення Особової справи такого службовця місцевого самоврядування.

У разі призначення (переведення) службовця місцевого самоврядування на посаду службовця місцевого самоврядування в межах органів місцевого самоврядування, які представляють одну територіальну громаду, його Особова справа передається до служби управління персоналом відповідного органу місцевого самоврядування, де продовжується ведення Особової справи такого службовця місцевого самоврядування.

У разі призначення особи, яка займала посаду виборної посадової особи в органі місцевого самоврядування однієї територіальної громади, на посаду службовця місцевого самоврядування в межах цієї територіальної громади, служба управління персоналом відповідного органу місцевого самоврядування продовжує ведення Особової справи такого службовця місцевого самоврядування.

2. Особова справа формується з таких документів і у такій послідовності:

особова картка службовця місцевого самоврядування за формою, затвердженою наказом Національного агентства України з питань державної служби від 05 квітня 2024 року № 62-24 (далі - Особова картка);

{Абзац другий пункту 2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

витяг з протоколу засідання конкурсної комісії (у випадку вступу на службу за результатами конкурсу);

{Абзац третій пункту 2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

заява про призначення на посаду;

копія розпорядження (наказу) про призначення;

текст Присяги виборних посадових осіб і службовців місцевого самоврядування територіальної громади, скріплений підписом службовця місцевого самоврядування [для особи, яка вперше вступає на службу в орган місцевого самоврядування або призначається на посаду в орган місцевого самоврядування, що представляє іншу територіальну громаду (територіальні громади)];

{Абзац шостий пункту 2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

довідка про результати спеціальної перевірки (у разі її проведення) відповідно до Закону України «Про запобігання корупції»;

висновок про результати перевірки відповідно до Закону України «Про очищення влади» або його завірена в установленому порядку копія;

{Абзац восьмий пункту 2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

копія паспорта;

копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;

копія військового квитка або тимчасового посвідчення військовозобов’язаного (у разі наявності);

копії документів, які підтверджують належність службовця місцевого самоврядування до категорії громадян, які мають додаткові гарантії (у разі наявності);

документ, що підтверджує рівень володіння державною мовою.

{Абзац чотирнадцятий пункту 2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

3. Надалі в хронологічному порядку до Особової справи додаються: копії актів про зміни анкетних даних, матеріали оцінювання результатів службової діяльності (результати виконання завдань, зауваження службовця місцевого самоврядування щодо оцінювання результатів службової діяльності), завдання на випробувальний період та звіт про їх виконання, акт передачі справ і майна (у разі звільнення службовця місцевого самоврядування), розпорядження (наказ) про переведення на іншу посаду, продовження строку перебування на службі в органі місцевого самоврядування та припинення служби.

Відповідна інформація вноситься службою управління персоналом до Особової картки.

4. Усі аркуші документів, що містяться в Особовій справі, нумеруються.

5. Працівник служби управління персоналом, отримуючи заповнені (написані) особою документи для формування Особової справи, повинен перевірити правильність їх заповнення та дотримання правил оформлення документів, передбачених інструкцією з діловодства відповідного органу місцевого самоврядування. Копії документів перевіряються на їх відповідність оригіналам та засвідчуються службою управління персоналом в установленому порядку.

{Пункт 5 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

6. Завірені в установленому порядку копії документів долучаються до Особової справи, а інформація про них вноситься до встановленої форми опису документів Особової справи (додаток). Аркуш опису документів Особової справи розміщується за титульним аркушем такої справи.

7. Заяви щодо вступу, проходження та припинення служби в органі місцевого самоврядування оформляються власноручно і підписуються із зазначенням дати їх подання.

8. Працівник служби управління персоналом реєструє Особову справу в журналі обліку особових справ службовців місцевого самоврядування не пізніше 7 днів з дня призначення службовця місцевого самоврядування на посаду.

{Пункт 8 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

9. Особові справи мають систематизуватися одним із способів:

в алфавітному порядку;

за структурними підрозділами згідно із затвердженою організаційною структурою відповідно до штатного розпису;

{Абзац третій пункту 9 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

за порядковими номерами відповідно до реєстрації у журналі обліку особових справ службовців місцевого самоврядування.

10. Кожна Особова справа формується в окрему папку формату А4, на титульному аркуші якої зазначаються прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) службовця місцевого самоврядування та реєстраційний номер такої Особової справи.

11. Особова справа ведеться в паперовій/електронній формі (у разі наявності в органі місцевого самоврядування інформаційної електронної системи).

{Пункт 11 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

12. За наявності в органі місцевого самоврядування інформаційної електронної системи, яка передбачає можливість підготовки електронного документу, його підписання і затвердження шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, Особова справа може вестися та зберігатися у такій інформаційній системі.

III. Оформлення Особової картки

1. Особова картка заповнюється українською мовою у називному відмінку без скорочень власноруч або з використанням комп’ютерної техніки із проставленням особистого підпису на кожній сторінці.

2. Відомості, зазначені у пунктах 1-9 Особової картки, заповнює службовець місцевого самоврядування або служба управління персоналом, а відомості, зазначені у пунктах 11-18, - служба управління персоналом відповідного органу місцевого самоврядування.

{Пункт 2 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

3. До Особової картки за потреби додається необхідна кількість рядків та сторінок.

4. У разі зміни відомостей щодо службовця місцевого самоврядування, що зазначаються в Особовій картці, така заміна робиться шляхом взяття старого запису в дужки «(…)» та написання актуальної інформації поруч, якщо Особова картка заповнюється власноруч; заміни сторінок, інформація на яких підлягала зміні, якщо Особова картка заповнюється з використанням комп’ютерної техніки; внесення відповідних змін до електронної Особової картки з накладанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, якщо Особова картка заповнюється у інформаційній електронній системі (у разі наявності).

5. За наявності в органі місцевого самоврядування інформаційної електронної системи, що передбачає можливість підготовки електронного документу, його підписання і затвердження шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, Особова картка може вестися та зберігатися у такій інформаційній електронній системі.

За відсутності в органі місцевого самоврядування інформаційної електронної системи, що передбачає можливість підготовки електронного документу, його підписання і затвердження шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, заповнена Особова картка друкується та зберігається в Особовій справі (з використанням власноручного підпису службовця місцевого самоврядування).

{Абзац другий пункту 5 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

6. Зміна відомостей в Особовій картці здійснюється шляхом їх оновлення в інформаційній електронній системі або заміни відповідних сторінок в роздрукованій формі. Служба управління персоналом забезпечує достовірність, своєчасність оновлення Особової картки.

ІV. Зберігання Особових справ

{Заголовок розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

1. Особові справи є документами з обмеженим доступом і повинні зберігатися в опечатаних металевих шафах або сейфах, розміщених в адміністративних приміщеннях служби управління персоналом.

2. Особові справи службовців місцевого самоврядування, які проходять службу в органі місцевого самоврядування, зберігаються окремо від Особових справ службовців місцевого самоврядування, які припинили службу в органах місцевого самоврядування.

{Пункт 2 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

3. Обробка персональних даних, що містяться в Особовій справі, службою управління персоналом здійснюється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

4. Після звільнення службовця місцевого самоврядування зі служби в органах місцевого самоврядування його Особова справа залишається в службі управління персоналом і передається до архіву в порядку, визначеному відповідно до законодавства.

{Пункт 4 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

5. У разі призначення особи на посаду в органі місцевого самоврядування, в якому вона раніше займала посаду службовця місцевого самоврядування, рекомендується використовувати сформовану раніше Особову справу, до якої долучається оновлена Особова картка.

{Абзац перший пункту 5 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

Ведення та зберігання Особових справ забезпечується відповідальними за це працівниками служби управління персоналом.

{Абзац другий пункту 5 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024з}

Форма

ОПИС
документів особової справи службовця місцевого самоврядування

{Додаток із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}

ОСОБОВА КАРТКА
(з додатками)

{Особова картка із змінами, внесеними згідно з Наказом Національного агентства України з питань державної служби № 71-24 від 29.04.2024}