ДЕРЖАВНА СЛУЖБА СТАТИСТИКИ УКРАЇНИ

НАКАЗ

27.02.2024  № 48

Про затвердження Порядку знищення первинних та адміністративних даних, отриманих центральним органом виконавчої влади з питань статистики під час проведення державних статистичних спостережень

{Заголовок в редакції Наказу Державної служби статистики № 57 від 17.03.2024}

{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики
№ 57 від 17.03.2024}

Відповідно до статті 31 Закону України «Про офіційну статистику», пунктів 4, 9 Положення про Державну службу статистики України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 вересня 2014 року № 481, з урахуванням положень Законів України «Про інформацію», «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах», «Про електронні документи та електронний документообіг», постанови Кабінету Міністрів України від 29 березня 2006 року № 373 «Про затвердження Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних, електронних комунікаційних та інформаційно-комунікаційних системах» і з метою захисту конфіденційних даних, що використовуються у статистичних цілях, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок знищення первинних та адміністративних даних, отриманих центральним органом виконавчої влади з питань статистики під час проведення державних статистичних спостережень, що додається.

2. Департаменту координації процесу збирання даних (Правосуд О.Ф.):

1) забезпечити в установленому порядку подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України;

2) здійснювати організаційно-методологічне керівництво щодо впровадження та застосування на практиці Порядку, затвердженого цим наказом;

3) надати протягом трьох робочих днів після державної реєстрації департаменту поширення інформації та комунікацій (Вишневська О.А.) цей наказ в електронній формі для оприлюднення на офіційному вебсайті Держстату.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

ПОРЯДОК
знищення первинних та адміністративних даних, отриманих центральним органом виконавчої влади з питань статистики під час проведення державних статистичних спостережень

{У тексті Порядку слова «центральний орган виконавчої влади з питань статистики» у всіх відмінках замінено словом «Держстат» у відповідних відмінках згідно з Наказом Державної служби статистики № 57 від 17.03.2024}

І. Загальні положення

1. Цей Порядок регулює процедуру знищення первинних та адміністративних даних у паперовій або електронній формі, отриманих Держстатом під час проведення державних статистичних спостережень (далі - ДСС).

{Пункт 1 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 57 від 17.03.2024}

2. Дія цього Порядку поширюється на органи державної статистики під час проведення державних статистичних спостережень, а в частині строків знищення конфіденційних даних, переданих органами державної статистики під час здійснення обміну з іншими виробниками офіційної статистики, поширюється також на інших виробників офіційної статистики.

{Пункт 2 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 57 від 17.03.2024}

II. Визначення термінів

1. У цьому Порядку терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України «Про офіційну статистику» (далі - Закон), постанові Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», Глосарії до плану статистичного спостереження, затвердженому наказом Державного комітету статистики України від 29 грудня 2009 року № 498, Глосарії термінів національної моделі діяльності органів державної статистики, затвердженому наказом Державної служби статистики України від 28 грудня 2022 року № 392, Порядку подання електронної звітності до органів державної статистики, затвердженому наказом Державного комітету статистики України від 12 січня 2011 року № 3, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 29 березня 2011 року за № 408/19146, та Інструкції з діловодства в Державній службі статистики України, затвердженій наказом Державної служби статистики України від 07 червня 2018 року № 96, наказі Державної служби статистики України від 30 грудня 2022 року № 434 «Про затвердження Методологічних положень щодо забезпечення статистичної конфіденційності офіційної державної статистичної інформації», зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 05 квітня 2023 року за № 573/39629.

{Пункт 1 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 57 від 17.03.2024}

III. Підготовка для знищення первинних та адміністративних даних, отриманих Держстатом під час проведення державних статистичних спостережень

1. Первинні та адміністративні дані знищуються два рази на рік:

{Абзац перший пункту 1 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 57 від 17.03.2024}

у червні поточного року - дані, які отримані з 00:00 год 01 липня по 23:59 год 31 грудня попереднього року;

у грудні поточного року - дані, які отримані з 00:00 год 01 січня по 23:59 год 30 червня поточного року.

2. Самостійний структурний підрозділ апарату Держстату, відповідальний за збирання даних (далі - ССП збирання), готує проєкт наказу Держстату про знищення первинних та адміністративних даних, отриманих Держстатом під час проведення ДСС за відповідний період (далі - наказ Держстату).

3. Самостійні структурні підрозділи апарату Держстату, відповідальні за проведення ДСС (далі - ССП), готують пропозиції керівнику Держстату з переліком вхідних електронних документів, отриманих ССП через систему електронного документообігу органів державної статистики (далі - СЕД ОДС), які містять адміністративні дані, статистичну інформацію щодо респондентів та їх фінансову звітність, що підлягають знищенню.

{Пункт 3 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 57 від 17.03.2024}

4. ССП збирання формує узагальнений перелік вхідних електронних документів, отриманих через СЕД ОДС, які містять адміністративні дані, що підлягають знищенню, та включає його до наказу Держстату.

5. Територіальні органи Держстату (далі - ТОД) готують проєкт наказу про знищення первинних та адміністративних даних, отриманих безпосередньо ТОД під час проведення ДСС за відповідний період (далі - наказ ТОД).

IV. Знищення первинних та адміністративних даних, отриманих Держстатом під час проведення державних статистичних спостережень

1. Первинні та адміністративні дані знищуються на підставі наказу Держстату/наказів ТОД.

2. ССП збирання знищує первинні дані, отримані від респондентів Держстату під час проведення ДСС, шляхом їх видалення з бази даних адресата звітності приймального шлюзу системи електронної звітності органів державної статистики (далі - СЕЗ ОДС).

Під час видалення первинних даних з бази даних адресата звітності СЕЗ ОДС робиться відмітка із зазначенням номера та дати наказу про знищення первинних даних, отриманих Держстатом під час проведення ДСС, відповідно до якого знищено первинні дані, отримані від респондентів.

Адміністративні дані, отримані Держстатом під час проведення ДСС, у паперовій або електронній формі знищуються способом, який не дозволяє відновити інформацію, зокрема шляхом їх видалення з усіх засобів передачі даних (поштові скриньки, магнітні диски, USB-флеш-накопичувачі тощо).

3. ССП знищують первинні та адміністративні дані, отримані Держстатом, які безпосередньо надходили до ССП у паперовій або електронній формі (за винятком документів, отриманих через СЕД ОДС), способом, який не дозволяє відновити інформацію, зокрема шляхом їх видалення з усіх засобів передачі даних (поштові скриньки, магнітні диски, USB-флеш-накопичувачі тощо).

4. Самостійний структурний підрозділ апарату Держстату, відповідальний за інформаційні технології (далі - ССП ІТ), знищує вхідні електронні документи згідно з переліком, який додано до наказу Держстату, шляхом видалення їх та/або додатків до них із бази даних СЕД ОДС.

5. Адміністративні дані, які надійшли через СЕД ОДС, відповідальні виконавці ССП ІТ/ТОД знищують так:

якщо дані містяться безпосередньо у вхідному електронному документі, він видаляється із бази даних СЕД ОДС разом із реєстраційно-моніторинговою карткою (далі - РМК);

якщо дані містяться в додатку до вхідного електронного документа, то цей додаток видаляється із бази даних СЕД ОДС, а замість нього вкладається файл із повідомленням про знищення відповідно до наказу Держстату/наказів ТОД.

6. ТОД згідно з цим Порядком знищують первинні та адміністративні дані, які безпосередньо надходили до ТОД у паперовій або електронній формі, способом, який не дозволяє відновити інформацію, зокрема шляхом їх видалення з усіх засобів передачі даних (СЕД ОДС, поштові скриньки, магнітні диски, USB-флеш-накопичувачі тощо).

7. Первинні та адміністративні дані з обмеженим доступом, отримані Держстатом під час проведення ДСС, знищуються відповідно до нормативно-правових актів у сфері захисту інформації з обмеженим доступом.

{Пункт 7 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 57 від 17.03.2024}

V. Оформлення актів про знищення первинних та адміністративних даних, отриманих Держстатом під час проведення державних статистичних спостережень

1. На виконання наказу Держстату/наказів ТОД, визначених у пунктах 2 та 5 розділу III цього Порядку, знищуються первинні та адміністративні дані, отримані Держстатом під час проведення ДСС, про що складаються відповідні акти про знищення.

{Пункт 1 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 57 від 17.03.2024}

2. Акт про знищення первинних даних, отриманих від респондентів під час проведення ДСС, складається за формою, наведеною в додатку 1 до цього Порядку.

3. Акт про знищення адміністративних даних, отриманих під час проведення ДСС, складається за формою, наведеною в додатку 2 до цього Порядку.

4. Акт про знищення вхідних електронних документів та/або додатків до них, отриманих через СЕД ОДС, які містять інформацію, що підлягає знищенню, складається за формою, наведеною в додатку 3 до цього Порядку.

5. Проєкти актів про знищення первинних та адміністративних даних, отриманих під час проведення ДСС, і актів про знищення вхідних електронних документів та/або додатків до них, отриманих через СЕД ОДС, які містять інформацію, що підлягає знищенню (далі - акти про знищення), підписуються, затверджуються та реєструються в електронній формі в СЕД ОДС.

Загальні вимоги оформлення та зберігання актів про знищення в СЕД ОДС наведені в додатку 4 до цього Порядку.

6. Дата складання актів про знищення не може перевищувати одного року з дати надходження первинних та адміністративних даних, отриманих Держстатом під час проведення ДСС.

7. Акти про знищення зберігаються в електронній формі в СЕД ОДС за місцем їх створення (у справі номенклатури ССП/самостійного підрозділу територіального органу Держстату (далі - СП ТОД)).

VI. Знищення конфіденційних даних, переданих під час обміну між виробниками офіційної статистики

1. Конфіденційні дані, отримані під час обміну відповідно до угоди щодо взаємообміну інформаційними ресурсами або іншого нормативного документа, що регламентує надання адміністративних даних, виробники офіційної статистики знищують протягом одного року з дати отримання таких даних від респондентів.

Про дату отримання від респондентів конфіденційних даних повідомляється іншому виробнику офіційної статистики разом із передачею конфіденційних даних.

2. Про знищення конфіденційних даних, переданих під час обміну конфіденційними даними між виробниками офіційної статистики відповідно до частини третьої статті 31 Закону, виробник офіційної статистики, який проводить таке знищення, повідомляє відповідним листом виробника офіційної статистики, від якого такі дані були отримані.

Акт
про знищення первинних даних, отриманих від респондентів під час проведення ДСС

{Додаток 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 57 від 17.03.2024}

Акт
про знищення адміністративних даних, отриманих під час проведення ДСС

{Додаток 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 57 від 17.03.2024}

Акт
про знищення вхідних електронних документів та/або додатків до них, отриманих через СЕД ОДС, які містять інформацію що підлягає знищенню

{Додаток 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 57 від 17.03.2024}

ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ
щодо оформлення та зберігання актів про знищення в СЕД ОДС

1. Проєкт відповідного акта про знищення, зазначеного в пунктах 2-4 розділу V цього Порядку, до СЕД ОДС завантажує особа, яка його склала, того ССП/СП ТОД, у якому проводиться знищення.

2. При завантаженні проєкту акта про знищення до СЕД ОДС обирається вид документа: «внутрішній документ - акт про знищення первинних та/або адміністративних даних».

При заповненні обов’язкових реквізитів РМК «Підписав» та «На розгляд» зазначається керівник Держстату/ТОД або особа, яка виконує його обов’язки, який затверджує проєкт акта про знищення.

У закладці РМК «Маршрут» акта про знищення вид етапу узгодження «Підписання» обирається в такій послідовності: для особи, яка знищила дані; особи, яка склала акт про знищення; керівника ССП/ТОД або особи, яка виконує його обов’язки, в якому проводилося знищення, та посадової особи, яка затверджує проєкт акта про знищення.

3. При реєстрації проєкта акта СЕД ОДС автоматично генерує його номер та дату у вигляді QR-коду. Для забезпечення нанесення QR-коду нижнє поле акта про знищення повинно бути не менше 30 мм.

4. Реєстраційний номер акта про знищення складається зі слова «Акт», індекса справи відповідного ССП/СП ТОД, порядкового реєстраційного номера акта про знищення з початку року та року реєстрації акта про знищення. Приклад: Акт-05-40/1-23.

Акти про знищення мають нумерацію в межах діловодного року, починаючи з № 1.

5. Справа з актами про знищення включається до номенклатури справ ССП/СП ТОД з позначкою «ЕД» у графі «Примітка».

6. Для актів про знищення встановлюється строк зберігання «Доки не мине потреба, але не менше 10 років ЕК».

{Додаток 4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби статистики № 57 від 17.03.2024}