Про затвердження Порядку роботи із запитами на інформацію, розпорядником якої є Міністерство з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України, та Форми для подання запиту на отримання інформації
{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства
з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій
№ 46 від 21.02.2024}
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 05 травня 2011 року № 547 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації», постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 2011 року № 583 «Питання виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади» НАКАЗУЮ:
1. Затвердити такі, що додаються:
1) Порядок роботи із запитами на інформацію, розпорядником якої є Міністерство з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України;
2) Форму для подання запиту на отримання інформації, розпорядником якої є Міністерство з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України.
2. Управлінню роботи з персоналом та організаційного розвитку спільно з Департаментом правового забезпечення в установленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.
3. Визначити відділ документального забезпечення Управління роботи з персоналом та організаційного розвитку, спеціальним структурним підрозділом, який організовує в установленому порядку доступ до публічної інформації, розпорядником якої є Мінреінтеграції.
4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 21 грудня 2020 року № 166 «Про затвердження Порядку роботи із запитами на інформацію, розпорядником якої є Міністерство з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України, та Форми для подання запиту на інформацію», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11 січня 2021 року за № 29/35651.
5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на державного секретаря Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України Домбровського К.Г.
ЗАТВЕРДЖЕНО |
ПОРЯДОК
роботи із запитами на інформацію, розпорядником якої є Міністерство з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України
1. Цей Порядок визначає процедуру приймання, реєстрації та розгляду запитів на інформацію (далі - запити) від фізичних, юридичних осіб, громадських об’єднань без статусу юридичної особи (далі - запитувачі), розпорядником якої є Мінреінтеграції.
2. У цьому Порядку терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України «Про доступ до публічної інформації» (далі - Закон).
3. Мінреінтеграції є розпорядником публічної інформації, відображеної і задокументованої будь-якими засобами та на будь-яких носіях, і яку отримано або створено у процесі здійснення Мінреінтеграції своїх повноважень.
4. Дія цього Порядку не поширюється на відносини щодо отримання інформації суб’єктами владних повноважень під час здійснення ними своїх функцій, а також на відносини у сфері звернень громадян, які регулюються спеціальним законом.
5. Доступ до публічної інформації Мінреінтеграції забезпечується, зокрема шляхом надання інформації за запитами.
6. Організацію діловодства за запитами у Мінреінтеграції покладено на підрозділ, відповідальний за організацію доступу до публічної інформації (далі - уповноважений підрозділ), який забезпечує:
попереднє опрацювання, реєстрацію, систематизацію запитів;
організацію та координацію роботи з надання публічної інформації;
контроль за дотриманням строків розгляду запитів.
7. Дотримання вимог цього Порядку є обов’язковим для всіх структурних підрозділів Мінреінтеграції.
II. Організація роботи з питань приймання, попереднього розгляду та реєстрації запитів
1. Запит може бути індивідуальним або колективним та повинен містити:
ім’я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку якщо такий є;
загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
підпис і дату за умови подання письмового запиту.
2. З метою спрощення процедури оформлення запиту запитувач може використовувати Форму для подання запиту на отримання інформації, розпорядником якої є Міністерство з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України, затверджену наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 31 січня 2024 року № 25.
{Абзац перший пункту 2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій № 46 від 21.02.2024}
Форма запиту розміщується на офіційному веб-сайті Мінреінтеграції.
Запитувач може заповнити запит безпосередньо на веб-сайті Мінреінтеграції відповідно до зазначеної форми.
Під час подання запиту запитувач зазначає зручну для нього форму отримання інформації.
3. Запити, які надійшли до Мінреінтеграції поштовим зв’язком, електронною поштою на визначену адресу електронної пошти або шляхом заповнення та надсилання електронної форми, що розміщується на офіційному веб-сайті Мінреінтеграції, в усній формі особисто від запитувача, факсом, засобами телефонного зв’язку, приймає і розглядає уповноважений підрозділ у робочі дні з 09:00 до 13:00 та з 13:45 до 17:00, у п’ятницю з 09:00 до 13:00 та з 13:45 до 15:45, крім вихідних, святкових та неробочих днів.
Запити, які надійшли після закінчення робочого дня, реєструються наступного робочого дня.
Запити, які надійшли у вихідні, святкові та інші неробочі дні, реєструються першого робочого дня після їх закінчення.
4. Діловодство за запитами ведеться окремо від інших видів діловодства.
5. Усі запити, подані у встановленому законодавством порядку, підлягають попередньому розгляду.
Попередній розгляд запитів у Мінреінтеграції здійснюється з метою визначення:
належності документа до запитів;
повноти дотримання вимог до оформлення запитів, визначених статтею 19 Закону;
належності порушених питань до повноважень Мінреінтеграції;
6. Попередній розгляд запитів, їх реєстрація та встановлення строків виконання здійснюються у день їх надходження до уповноваженого підрозділу.
Запити підлягають реєстрації після їх попереднього розгляду.
7. Реєстрація та облік запитів у Мінреінтеграції здійснюється з використанням системи електронного документообігу (далі - СЕД).
8. Для забезпечення реєстрації запитів в електронній формі в автоматизованому режимі заповнюється реєстраційно-контрольна картка (далі - РКК), яка забезпечує ідентифікацію конкретного документа, здійснення контролю за дотриманням строків розгляду.
9. Кожному запиту встановлюються відповідний реєстраційний індекс та дата реєстрації. У реєстраційному номері після цифр зазначається маленька літера в дужках (з) (наприклад 123(з), де 123 - порядковий реєстраційний індекс, що формується СЕД під час реєстрації запиту, (з) - ознака виду документа як запит).
1. Уповноважений підрозділ після попереднього розгляду та реєстрації запитів направляє їх керівництву Мінреінтеграції відповідно до розподілу обов’язків для визначення виконавця (виконавців).
2. Розгляд запитів забезпечують посадові особи, зазначені у резолюції керівництва Мінреінтеграції, а також працівники, яким безпосередньо доручено такий розгляд.
Запити, розгляд яких доручено декільком структурним підрозділам, передаються структурному підрозділу, визначеному у резолюції першим (далі - головний виконавець), для організації роботи співвиконавців, підготовки спільного проєкту відповіді тощо.
Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного на виконання завдання.
3. Відповідь на запит надається не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.
4. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту може бути продовжено до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку запитувача має бути повідомлено письмово не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.
5. Якщо запит стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надано не пізніше 48 годин з дня отримання такого запиту.
6. У разі якщо на розгляді у структурному підрозділі знаходиться декілька запитів від одного і того ж запитувача, відповідь на такі запити може бути надано одним листом.
7. Якщо питання, порушені в одержаному запиті, не належать до компетенції Мінреінтеграції, запит у строк не більше п’яти робочих днів з дня отримання пересилається належному розпоряднику, про що повідомляється запитувач.
8. У разі наявності у запиті вимог надати публічну інформацію, а також розглянути звернення (пропозиції, зауваження, заяви, клопотання, скарги), відповідь надається у два етапи:
публічна інформація надається у строки, визначені статтею 20 Закону, при цьому запитувач повідомляється, що решта питань розглядатимуться як звернення згідно із Законом України «Про звернення громадян»;
відповідь щодо розгляду звернення (пропозиції, зауваження, заяви, клопотання, скарги) надається у строки, визначені статтею 20 Закону України «Про звернення громадян».
9. Відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом, здійснюється відповідно до Порядку відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію, розпорядником якої є Міністерство з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України, затвердженого наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 13 серпня 2020 року № 83, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 01 вересня 2020 року за № 834/35117.
10. У задоволенні запиту може бути відмовлено, якщо:
Мінреінтеграції не володіє і не зобов’язане відповідно до своєї компетенції, передбаченої законодавством України, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;
інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом відповідно до частини другої статті 6 Закону;
не дотримано вимог щодо оформлення запиту, передбачених частиною п’ятою статті 19 Закону;
особа, яка подала запит, не оплатила передбачені статтею 21 Закону фактичні витрати на копіювання та друк.
11. Відмова у задоволенні запиту надається у письмовій формі. Відповідь має містити вмотивовану підставу відмови, прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації, реєстраційний номер, дату, підпис, а також порядок оскарження відмови.
Відстрочка у задоволенні запиту допускається у разі, якщо запитувану інформацію не можливо надати для ознайомлення у передбачені Законом строки у разі настання обставин непереборної сили. У рішенні про відстрочку у задоволенні такого запиту має бути зазначено: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту; дату надсилання або вручення повідомлення про відстрочку; причини, у зв’язку з якими запит не може бути задоволений; строк, у який буде задоволено запит; підпис.
12. У разі якщо частина запитуваної інформації належить до інформації з обмеженим доступом, а інша частина є відкритою інформацією, надається відкрита інформація з одночасним обґрунтуванням обмеження доступу до іншої частини у відповіді на запит.
Обмеження доступу до інформації або її частини допускається у разі, якщо за визначенням вона належить до категорії інформації з обмеженим доступом за умови застосування сукупності вимог пунктів 1-3 частини другої статті 6 Закону.
13. Реєстрація відповідей на запити здійснюється автоматично у СЕД під час накладення підписантом кваліфікованого електронного підпису.
14. Відповіді на запит у паперовій та/або електронній формах, створені у Мінреінтеграції, надсилаються запитувачам засобами поштового зв’язку та/або електронної пошти.
15. Опрацювання відповідей на запит для відправлення засобами поштового зв’язку через службу діловодства та електронною поштою здійснює уповноважений підрозділ.
{Пункт 15 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій № 46 від 21.02.2024}
IV. Контроль за станом розгляду запитів
1. Уповноважений підрозділ здійснює:
контроль за дотриманням строків розгляду запитів за допомогою СЕД, визначає форми і методи такого контролю;
внесення в СЕД інформації про результати розгляду запитів та зняття їх з контролю.
2. Контроль за своєчасністю та повнотою подання відповіді запитувачу покладається на керівників структурних підрозділів Мінреінтеграції, до яких надійшли запити та які здійснюють їх розгляд.
3. У разі якщо за результатами розгляду запиту безпосередній виконавець або уповноважена посадова особа підрозділу надають усні відповіді, роз’яснення, до РКК виконавець вносить відповідну інформацію.
ЗАТВЕРДЖЕНО |
ФОРМА
для подання запиту на отримання інформації, розпорядником якої є Міністерство з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України
{Форма із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій № 46 від 21.02.2024}
