Про затвердження Порядку обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство юстиції України
{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 3731/5 від 24.10.2023}
Відповідно до статті 6 Закону України «Про захист персональних даних», пункту 1.2 розділу 1 Типового порядку обробки персональних даних, затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року № 1/02-14, пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство юстиції України, що додається.
2. Департаменту публічного права (Кравченко Л.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».
3. Керівникам самостійних структурних підрозділів Міністерства юстиції України та керівникам підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління, визначити працівників, які мають доступ до персональних даних, забезпечити надання письмового зобов’язання про нерозголошення персональних даних такими працівниками та ведення Журналу реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних.
4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
ПОРЯДОК
обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство юстиції України
{У тексті цього Порядку слова «Про безоплатну правову допомогу» замінено словами «Про безоплатну правничу допомогу» згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3731/5 від 24.10.2023}
1. Цей Порядок встановлює загальні вимоги до організаційних і технічних заходів обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Мін’юст, під час їх обробки в інформаційних системах Мін’юсту та на паперових носіях.
2. Цей Порядок є обов’язковим до виконання працівниками Мін’юсту, його територіальних органів та підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління, які мають доступ до персональних даних та обробляють персональні дані, володільцем яких є Мін’юст.
3. До персональних даних належать будь-які відомості чи сукупність відомостей про особу, за якими вона ідентифікується чи може бути конкретно ідентифікованою.
Терміни у цьому Порядку вживаються у значенні, наведеному в Законах України «Про захист персональних даних» та «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах».
4. Персональні дані, що обробляються, є інформацією з обмеженим доступом, крім випадків, передбачених статтею 5 Закону України «Про захист персональних даних».
5. Персональні дані в інформаційних системах Мін’юсту обробляються автоматизовано в електронній формі за допомогою програмних засобів та у паперовій формі (зберігання звернень, запитів на доступ до публічної інформації, які надійшли у паперовій формі; документів, що містять персональні дані працівників Мін’юсту або кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється Мін’юстом; осіб, які мають намір здійснювати діяльність арбітражного керуючого, копій судових рішень у справах про банкрутство (неплатоспроможність)).
6. Володільцем персональних даних є Мін’юст.
Розпорядниками персональних даних є територіальні органи Мін’юсту, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту, і яким доручається обробка персональних даних відповідно до законодавства.
7. Обробка персональних даних, щодо яких встановлені особливі вимоги, та/або яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних, здійснюється відповідно до статей 7 та 9 Закону України «Про захист персональних даних».
II. Мета та підстави обробки персональних даних
1. Обробка персональних даних, володільцем яких є Мін’юст, здійснюється з метою:
забезпечення проходження державної служби та трудових відносин, військового та податкового обліків;
забезпечення права особи на доступ до електронних послуг та інформації про публічні послуги, звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, отримання інформації з інформаційних систем, яка необхідна для надання послуг;
надання права на здійснення діяльності арбітражного керуючого, для отримання свідоцтва про право на здійснення діяльності арбітражного керуючого;
ведення обліку виданих, переоформлених свідоцтв про право на здійснення діяльності арбітражних керуючих, анульованих свідоцтв, та інших відомостей про їх діяльність, необхідних для автоматизованого відбору кандидатів на призначення господарським судом арбітражного керуючого у справах про банкрутство (неплатоспроможність);
здійснення контролю за діяльністю арбітражних керуючих та забезпечення роботи Дисциплінарної комісії арбітражних керуючих й організації реалізації її рішень;
отримання інформації про боржників (фізичних осіб), щодо яких відкриті провадження у справах про банкрутство (неплатоспроможність), супроводу процедур банкрутства;
забезпечення представництва України в Європейському суді з прав людини, координації виконання його рішень та інформування про хід виконання рішень Європейського суду з прав людини у справах, в яких Україна є стороною;
ведення обліку осіб, щодо яких застосовано заборону, передбачену частинами третьою або четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади»;
організації та перевірки роботи державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів, здійснення контролю за реєстрацією територіальними органами Мін’юсту приватних нотаріусів;
проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;
забезпечення реалізації прав фізичної особи та офіційного визнання і підтвердження державою фактів народження фізичної особи та її походження, шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені, смерті;
офіційного визнання і підтвердження державою фактів набуття, зміни або припинення речових прав на нерухоме майно, обтяжень таких прав;
{Абзац чотирнадцятий пункту 1 розділу II виключено на підставі Наказу Міністерстао юстиції № 3731/5 від 24.10.2023}
створення єдиної системи обліку юридичних осіб, громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, та фізичних осіб - підприємців;
забезпечення виконання зобов’язань і захисту прав юридичних і фізичних осіб стосовно рухомого майна та надання в інтересах цих осіб інформації про наявність чи відсутність обтяжень рухомого майна;
підвищення рівня захисту майнових прав юридичних та фізичних осіб;
створення єдиної системи обліку заповітів, спадкових договорів, заведених спадкових справ та виданих свідоцтв про право на спадщину;
обліку інформації про суб’єктів підприємницької діяльності, відносно яких триває або завершена процедура банкрутства, про стан провадження у справі про банкрутство, про реєстр вимог кредиторів та інші дані, які отримані від арбітражних керуючих та господарських судів, а також відомості, які є результатом здійснення державним органом з питань банкрутства визначених законодавством повноважень;
створення інформаційного фонду про осіб, які отримали кваліфікацію судового експерта;
створення інформаційного фонду про наявність методик проведення судових експертиз, які атестовані та рекомендовані до впровадження в експертну практику;
ведення обліку та забезпечення оперативного отримання інформації про засуджених та осіб, узятих під варту, у тому числі осіб, до яких застосовано тимчасовий чи екстрадиційний арешт, які тримаються в місцях попереднього ув’язнення, відбувають кримінальне покарання у місцях позбавлення волі, а також суб’єктів пробації;
ведення обліку приватних виконавців, помічників приватних виконавців, а також виданих, переоформлених посвідчень приватних виконавців та реалізації відповідно до вимог законодавства принципів доступності, гласності та відкритості інформації про приватних виконавців для заінтересованих користувачів;
збирання, зберігання, обліку, пошуку, узагальнення, надання відомостей про виконавче провадження, формування Єдиного реєстру боржників;
ведення діловодства у сфері управління персоналом, діяльності з внутрішнього аудиту, адміністративно-правових, податкових відносин та відносин у сфері бухгалтерського обліку та/або підготовки відповідно до вимог законодавства статистичної, управлінської та іншої інформації з питань, що належать до компетенції Мін’юсту;
забезпечення особі, яка виявила намір здійснювати діяльність приватного виконавця, допуску до складання кваліфікаційного іспиту;
забезпечення розгляду звернень осіб, які відповідно до Закону України «Про виконавче провадження» є учасниками виконавчого провадження;
формування складу Громадської ради при Міністерстві юстиції України;
виконання зобов’язань, взятих за міжнародними договорами України про правове співробітництво у цивільних, сімейних кримінальних справах, видачу правопорушників (екстрадицію) і про передачу засуджених осіб, а також зобов’язань, що випливають з членства України в міжнародних організаціях, в рамках співробітництва з договірними та установчими органами, за яке відповідає Мін’юст;
2. Підставами для обробки персональних даних, володільцем яких є Мін’юст, є:
згода суб’єкта персональних даних на обробку його персональних даних;
дозвіл на обробку персональних даних, наданий володільцю персональних даних відповідно до закону виключно для здійснення його повноважень;
необхідність виконання обов’язку володільця персональних даних, який передбачений законом.
Обробка персональних даних фізичних осіб, які надають Мін’юсту послуги за цивільно-правовими договорами, здійснюється на підставі правочину, стороною якого є суб’єкт персональних даних або який укладено на користь суб’єкта персональних даних чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб’єкта персональних даних.
3. Обробка персональних даних здійснюється на підставі та відповідно до Конституції України, Законів України «Про захист персональних даних», «Про Кабінет Міністрів України», «Про центральні органи виконавчої влади», «Про адміністративні послуги» та інших законів України з метою здійснення повноважень Мін’юсту.
III. Категорії суб’єктів та склад персональних даних
Мін’юст здійснює обробку персональних даних таких категорій суб’єктів:
працівників Мін’юсту та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється Мін’юстом;
осіб, які звертаються до Мін’юсту в порядку, визначеному Законами України «Про звернення громадян», «Про безоплатну правничу допомогу», «Про адвокатуру та адвокатську діяльність» та «Про доступ до публічної інформації»;
осіб, які мають намір здійснювати діяльність арбітражного керуючого;
осіб, які отримали свідоцтво про право на здійснення діяльності арбітражного керуючого;
боржників, стягувачів, кредитора;
осіб, які звертаються до Європейського суду з прав людини відповідно до статті 34 Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод;
осіб, щодо яких застосовано заборону, передбачену частинами третьою або четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади»;
осіб, які бажають зайнятися нотаріальною діяльністю;
осіб, які звертаються за наданням послуги з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;
осіб, які звертаються за наданням послуг у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;
суб’єктів речового права (власників чи користувачів нерухомого майна), обтяжувачів, уповноважених осіб, що звернулись за вчиненням реєстраційної дії;
{Абзац тринадцятий розділу III виключено на підставі Наказу Міністерстао юстиції № 3731/5 від 24.10.2023}
засновників, учасників, керівників юридичних осіб та громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи; осіб, які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи; кінцевих бенефіціарних власників юридичної особи; керівників відокремлених підрозділів юридичних осіб; членів керівних органів громадських формувань; осіб, які мають намір провадити підприємницьку діяльність; фізичних осіб - підприємців; осіб, які призначені управителем майна фізичної особи - підприємця та осіб, які можуть вчиняти дії від імені фізичної особи - підприємця; уповноважених осіб, що звернулись за вчиненням реєстраційної дії;
{Абзац тринадцятий розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерстао юстиції № 3731/5 від 24.10.2023}
обтяжувача чи уповноваженої ним особи, боржника;
довірителя та повіреного (представник довірителя);
заповідача, відчужувача, спадкодавця, спадкоємця;
осіб, які отримали кваліфікацію судового експерта;
осіб, які виявили намір здійснювати діяльність приватного виконавця;
осіб з інвалідністю (членів сімей осіб), які проходили службу в Державній кримінально-виконавчій службі України з метою виділення коштів для виплати одноразової грошової допомоги в разі загибелі (смерті) чи втрати працездатності відповідно до Закону України «Про Національну поліцію України», а також Порядку та умов виплати одноразової грошової допомоги в разі загибелі (смерті) чи втрати працездатності поліцейського, затвердженого наказом Міністерства внутрішніх справ України від 11 січня 2016 року № 4;
осіб, які проходили службу в Державній кримінально-виконавчій службі України відповідно до Інструкції про порядок забезпечення санаторно-курортним лікуванням у Державній кримінально-виконавчій службі, затвердженої наказом Мін’юсту від 23 березня 2012 року № 451/5;
осіб, обробка персональних даних яких здійснюється під час проведення службових розслідувань відповідно до Порядку проведення службових розслідувань у Державній кримінально-виконавчій службі України, затвердженого наказом Мін’юсту від 12 березня 2015 року № 356/5 (зареєстровано в Мін’юсті 19 березня 2015 р. за № 295/26740), та в процесі будь-яких перевірок органів і установ, які знаходяться в підпорядкуванні Мін’юсту;
делегованих представників інститутів громадянського суспільства, які є кандидатами на обрання до складу Громадської ради при Міністерстві юстиції України;
осіб, відносно яких надійшов запит (прохання, доручення, заява, клопотання) на підставі міжнародного договору України про правове співробітництво у цивільних, сімейних кримінальних справах, видачу правопорушників (екстрадицію) і про передачу засуджених осіб.
Склад персональних даних, які обробляються Мін’юстом, залежить від категорії суб’єкта персональних даних.
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних працівників та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється Мін’юстом: реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія, номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ); відомості про зареєстроване та фактичне місце проживання; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); відомості про засоби зв’язку; відомості про трудову діяльність; відомості про освіту; відомості про сімейний стан та склад сім’ї; відомості про громадянство та національність; відомості про матеріальний стан, майнові та немайнові відносини; відомості про відсутність судимості; військово-облікові дані; відомості про стан здоров’я; біографічні дані; відомості про ділові та особисті якості; відомості про наявність прав на пільги та компенсації; фотографічні зображення; інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством.
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, які звертаються в порядку, визначеному Законами України «Про звернення громадян», «Про безоплатну правничу допомогу», «Про адвокатуру та адвокатську діяльність» та «Про доступ до публічної інформації», «Про органи та осіб, які здійснюють примусове виконання судових рішень і рішень інших органів», «Про виконавче провадження»: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); місце проживання; наявність пільг, які є підставою для першочергового розгляду звернення; відомості про засоби зв’язку; інші дані, які стосуються особи та надаються нею для задоволення заяв, судових запитів (доручень, клопотань), запитів, звернень, адвокатських запитів.
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних громадян, які притягаються до кримінальної відповідальності, або до яких застосовано тимчасовий чи екстрадиційний арешт, і тримаються в місцях попереднього ув’язнення, відбувають кримінальне покарання у місцях позбавлення волі: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); місце проживання або реєстрації громадянина; відомості про засоби зв’язку; реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія, номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ); відомості про стан здоров’я, проведені медичні обстеження, поставлені діагнози та призначене лікування; відомості про факт притягнення до адміністративної чи кримінальної відповідальності.
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, які мають намір здійснювати діяльність арбітражного керуючого: копії відповідних сторінок паспорта громадянина України, які містять відомості про прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), місце реєстрації проживання/перебування (або копії паспорта громадянина України у формі картки (ID) та довідки про реєстрацію місця проживання/перебування особи); копію диплома про вищу юридичну або економічну освіту другого (магістерського) рівня; копію документа про повну загальну середню освіту за умови, що такий документ підтверджує вивчення особою української мови як навчального предмета (дисципліни), або копію державного сертифіката про рівень володіння державною мовою, виданого Національною комісією зі стандартів державної мови; довідку про відсутність судимості; копію трудової книжки (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування; копії документів, що підтверджують наявність стажу роботи (довідки, виписки із наказів, письмові трудові договори і угоди тощо); оригінал довідки медичної установи про стан здоров’я (медична довідка про проходження обов’язкових попереднього та періодичного психіатричного оглядів); копію сертифіката про проходження навчання у сфері відновлення платоспроможності боржників або визнання їх банкрутами; інформаційну довідку з Єдиного державного реєстру осіб, які вчинили корупційні або пов’язані з корупцією правопорушення; дві фотокартки розміром 40 х 30 мм.
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних боржників (фізичних осіб), щодо яких відкриті провадження у справах про банкрутство (неплатоспроможність) відомості про яких містяться у відповідних судових рішеннях:
фізичні особи - боржники, які звернулися до суду із заявами про відкриття справи про неплатоспроможність: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності); місце реєстрації проживання/перебування; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); відомості фінансово-майнового характеру;
фізичні особи - боржники, щодо яких господарськими судами відкриті справи про неплатоспроможність: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності); місце реєстрації проживання/перебування; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); відомості про сімейний стан (в окремих випадках); відомості фінансово-майнового характеру;
фізичні особи - кредитори у справах про банкрутство/неплатоспроможність: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності); місце реєстрації проживання/перебування; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); відомості фінансово-майнового характеру.
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, які звертаються до Європейського суду з прав людини відповідно до статті 34 Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод: прізвище, ім’я, по-батькові (за наявності); серія (за наявності) та номер паспорту; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); адреса реєстрації, адреса фактичного проживання; відомості про засоби зв’язку; відомості про судові справи, у яких особа виступала стороною, а також інша інформація персонального характеру, необхідна для забезпечення належного представництва інтересів держави в Європейському суді, координації виконання його рішень, обсяг та зміст якої залежить від конкретної справи.
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Єдиного державного реєстру осіб, щодо яких застосовано положення Закону України «Про очищення влади»: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності); число, місяць, рік народження; місце народження; реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія, номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ); реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); місце проживання; місце роботи, посада на час застосування положення Закону України «Про очищення влади»; відомості про стан проходження перевірки особою, а також інформація про надходження висновків про результати перевірки, які свідчать про наявність підстав для застосування до особи, яка проходила перевірку, заборон, визначених статтею 1 Закону України «Про очищення влади»; час, протягом якого на особу поширюється заборона, передбачена частинами третьою або четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади».
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Єдиного реєстру нотаріусів: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); номер свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю.
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, які звертаються за наданням послуги з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія, номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ); дата народження.
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Державного реєстру актів цивільного стану громадян: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); стать; дата народження; місце народження; місце проживання; сімейний стан; громадянство; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі; реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія, номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ).
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних суб’єктів речового права (власника чи користувача нерухомого майна), обтяжувача, уповноваженої особи, що звернулись за вчиненням реєстраційної дії, відомості про яких підлягають внесенню до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); реквізити документа, що посвідчує особу заявника (назва, серія, номер, дата видачі, строк дії документа, уповноважений суб’єкт, що видав документ, додаткові відомості про документ) (за наявності); підстава дії від імені іншої особи (у разі подання заяви уповноваженою на те особою); засоби зв’язку із заявником; адреса нерухомого майна.
{Абзац тридцять дев’ятий розділу III виключено на підставі Наказу Міністерстао юстиції № 3731/5 від 24.10.2023}
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); дата народження; країна громадянства; місце проживання; місцезнаходження (адреса місця проживання, за якою здійснюється зв’язок з фізичною особою-підприємцем); реєстраційний номер облікової картки платника податків; номер телефону; адреса електронної пошти; відомості про набуття особою статусу е-резидента; реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія, номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ) або паспортного документа іноземця.
{Абзац тридцять дев’ятий розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерстао юстиції № 3731/5 від 24.10.2023}
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Єдиного реєстру громадських формувань: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); місце постійного проживання; дата народження.
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Реєстру громадських об’єднань: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); країна громадянства; реєстраційний номер облікової картки платника податків; реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія, номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ) або паспортного документа іноземця; дата народження; адреса місця проживання.
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних обтяжувача чи уповноваженої ним особи, боржника, відомості про яких підлягають внесенню до Державного реєстру обтяжень рухомого майна: для фізичних осіб - громадян України (прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), адреса постійного місця проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); відомості про серію (за наявності) та номер паспорта громадянина України (для громадян України, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків); для фізичних осіб-іноземців чи осіб без громадянства (прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), постійне місце проживання за межами України та реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності)).
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних довірителя та повіреного (представник довірителя), відомості про яких підлягають внесенню до Єдиного реєстру довіреностей: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); тип, номер державної реєстрації, серійний номер та опис транспортного засобу (для довіреностей щодо транспортного засобу); опис нерухомого майна, достатній для його ідентифікації (для довіреностей щодо нерухомого майна).
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних заповідача, відчужувача, спадкодавця, спадкоємця, відомості про яких підлягають внесенню до Спадкового реєстру: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); місце проживання або місцеперебування; дата та місце (якщо воно невідоме - назва країни) народження; дата смерті.
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Єдиного реєстру підприємств, щодо яких порушено провадження у справі про банкрутство: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) арбітражного керуючого, засоби зв’язку; прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) кредитора.
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних засуджених та осіб, узятих під варту, у тому числі осіб, до яких застосовано тимчасовий чи екстрадиційний арешт, які тримаються в місцях попереднього ув’язнення, відбувають кримінальне покарання у місцях позбавлення волі, а також суб’єктів пробації, відомості про яких підлягають внесенню до Єдиного реєстру засуджених та осіб, узятих під варту:
загальні відомості про особу (прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), за необхідності - додатково англійською мовою; дата народження (число, місяць, рік); громадянство (відомості про відсутність громадянства); стать; місце народження; місце реєстрації/проживання; засоби зв’язку; освіта, спеціальність; місце роботи (навчання), посада; дані про заробітну плату; дані про військовий обов’язок та проходження військової служби; відмітка про сімейний стан, наявність неповнолітніх дітей чи непрацездатних осіб, які перебувають у особи на утриманні; дані про близьких родичів та членів сім’ї (прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) та ступінь спорідненості); місце проживання близьких родичів (за наявності); відмітка про наявність хвороб, що становлять небезпеку для здоров’я інших осіб; дата (число, місяць, рік) та причина смерті);
дані про документи (тип, серія та номер документа, що посвідчує особу; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); унікальний номер запису з Єдиного державного демографічного реєстру);
дані про ідентифікацію особи (відцифрований образ обличчя; дактилоскопіювання (оформлення дактилоскопічної карти); особливі прикмети (за наявності));
медичні дані (сигнальні позначки (група крові, резус-фактор, переливання крові (коли, скільки), цукровий діабет, інфекційні захворювання, хірургічні втручання, алергологічний анамнез, непереносимість лікарських препаратів, вагітність тощо)); загальний огляд (наявність тілесних ушкоджень тощо); вид, група та період дії інвалідності; відомості про щеплення; інформація про перебування на стаціонарному лікуванні (період, з приводу); діагноз (встановлений вперше (основний, супутні), заключний/уточнений (основний, супутні)); проведене лікування.
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, які виявили намір здійснювати діяльність приватного виконавця: копію документа, що посвідчує особу; копію диплома про вищу юридичну освіту; копію документа про підтвердження рівня вільного володіння державною мовою; довідку про відсутність судимості; інформаційну довідку з Єдиного державного реєстру осіб, які вчинили корупційні правопорушення; копії документів про наявність відповідного стажу роботи; копію свідоцтва про проходження особою навчання; копію свідоцтва про проходження особою стажування (крім осіб, які відповідно до частини першої статті 20 Закону України «Про органи та осіб, які здійснюють примусове виконання судових рішень і рішень інших органів» звільнені від проходження стажування); дві фотокартки розміром 40 х 30 мм.
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Автоматизованої системи виконавчого провадження (включає в себе Єдиний реєстр боржників та Реєстр рішень, виконання яких гарантуються державою): для фізичної особи стягувача (прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); адреса; відомості про засоби зв’язку; для фізичної особи боржника (прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); число, місяць, рік народження; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); серія (за наявності) та номер паспорта; адреса, відомості про засоби зв’язку).
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб з інвалідністю (членів сімей осіб), які проходили службу в Державній кримінально-виконавчій службі України: копію посвідчення інваліда війни (за наявності); копії сторінок паспорта з даними про прізвище, власне ім’я та по батькові і місце реєстрації; копію документа, що підтверджує реєстрацію у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків (сторінки паспорта громадянина України - для особи, яка через свої релігійні переконання відмовляється від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомила про це відповідний контролюючий орган і має відповідну відмітку в паспорті).
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, які проходили службу в Державній кримінально-виконавчій службі України та підлягають направленню на санаторно-курортне лікування: копія посвідчення, яке дає право на пільги; копія паспорта громадянина України; копія реєстраційного номера облікової картки платника податків (за наявності); довідка з Пенсійного фонду України про отримання пенсії.
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, під час проведення службових розслідувань у Державній кримінально-виконавчій службі України та в процесі будь-яких перевірок органів і установ, які знаходяться в підпорядкуванні Мін’юсту: посада, звання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), дата та місце народження, освіта, період служби в ДКВС України і на займаній посаді, характеристика особи (зокрема наявність або відсутність у неї діючих дисциплінарних стягнень), яка вчинила дисциплінарний проступок, та осіб, дії чи бездіяльність яких сприяли вказаним обставинам.
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних кандидатів на обрання до складу Громадської ради при Міністерстві юстиції України: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), число, місяць, рік і місце народження, громадянство, посада, місце роботи, посада в інституті громадянського суспільства, відомості про освіту, наявність наукового ступеня, трудова та/або громадська діяльність, засоби зв’язку, біографічні дані, фотографічні зображення; інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством.
Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, яких стосуються запити (прохання, доручення, заяви, клопотання) на підставі міжнародних договорів України про співробітництво у цивільних, сімейних або кримінальних справах: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) особи, дата та місце народження; особисті відомості (вік, стать, сімейний стан, склад сім’ї, родинні зв’язки); адреса місця проживання/перебування чи реєстрації особи, місце відбування покарання; реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія, номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ) та інформація про громадянство, доходи, судимість особи, про процесуальний статус особи у цивільному чи кримінальному провадженнях, відомості про засоби зв’язку, інформація про стан здоров’я особи, інші дані, що стосуються особи і містяться у процесуальних документах, що надходять в порядку міжнародного співробітництва у цивільних, сімейних та кримінальних справах.
IV. Порядок обробки персональних даних
1. Спосіб збирання, накопичення персональних даних
1. Збирання та накопичення персональних даних працівників Мін’юсту та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється Мін’юстом, здійснюється шляхом надання ними відповідних документів, визначених законодавством, зокрема, про державну службу, працю.
Накопичення персональних даних працівників здійснюється за допомогою Інформаційної системи управління людськими ресурсами в державних органах та нарахування заробітної плати (HRMIS), комп’ютерної програми «Комплексна система автоматизації підприємства «IS-pro» та в особових справах працівників.
2. Персональні дані осіб, які звертаються до Мін’юсту відповідно зокрема до Законів України «Про звернення громадян», «Про безоплатну правничу допомогу», «Про адвокатуру та адвокатську діяльність», «Про доступ до публічної інформації», «Про очищення влади», «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень», «Про забезпечення вимог кредиторів та реєстрацію обтяжень», «Про нотаріат», «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», «Про судову експертизу», «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань», «Про органи та осіб, які здійснюють примусове виконання судових рішень і рішень інших органів», «Про виконавче провадження», міжнародних договорів України збираються шляхом використання відомостей про таких осіб, зазначених ними у заявах, судових запитах (дорученнях, клопотаннях), запитах, зверненнях, адвокатських запитах та інформації в паперовій та/або електронній формах, що надходить від підприємств, установ і організацій, у відповідь на подані відповідно до чинного законодавства запити.
{Абзац перший пункту 2 главі 1 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерстао юстиції № 3731/5 від 24.10.2023}
Накопичення персональних даних вказаної категорії суб’єктів здійснюється за допомогою системи електронного документообігу та зберігаються на серверах апарату Мін’юсту.
3. Збирання персональних даних осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Єдиного реєстру арбітражних керуючих України, Єдиного державного реєстру осіб, щодо яких застосовано положення Закону України «Про очищення влади», Єдиного реєстру нотаріусів, Електронного реєстру апостилів, Державного реєстру актів цивільного стану громадян, Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, Єдиного реєстру громадських формувань, Реєстру громадських об’єднань, Державного реєстру обтяжень рухомого майна, Єдиного реєстру довіреностей, Спадкового реєстру, Єдиного реєстру підприємств, щодо яких порушено провадження у справі про банкрутство, Державного реєстру атестованих судових експертів, Реєстру методик проведення судових експертиз, Єдиного реєстру засуджених та осіб, узятих під варту, Єдиного реєстру приватних виконавців України, Автоматизованої системи виконавчого провадження (також включає в себе: Єдиний реєстр боржників; Реєстр рішень, виконання яких гарантуються державою) здійснюється шляхом отримання інформації в паперовій та/або електронній формах від суб’єктів, визначених зокрема Законами України «Про очищення влади», «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень», «Про забезпечення вимог кредиторів та реєстрацію обтяжень», «Про нотаріат», «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», «Про судову експертизу», «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань», «Про органи та осіб, які здійснюють примусове виконання судових рішень і рішень інших органів», «Про виконавче провадження».
{Абзац перший пункту 3 главі 1 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерстао юстиції № 3731/5 від 24.10.2023}
Персональні дані обробляються за допомогою автоматизованої системи та зберігаються на серверах (м. Київ: вул. Куренівська, 21-А, вул. Архітектора Городецького, 13, вул. Євгена Сверстюка, 15, вул. Січових Стрільців, 73, вул. Юрія Іллєнка, 81, пров. Рильський, 10, вул. Бульварно-Кудрявська, 4).
4. Збирання та накопичення персональних даних делегованих представників інститутів громадянського суспільства, які є кандидатами на обрання до складу Громадської ради при Міністерстві юстиції України здійснюється шляхом подання їх відповідними інститутами громадянського суспільства та делегованими представниками, в паперовій та електронній формах.
5. Суб’єкт персональних даних повідомляється про володільця персональних даних, склад та зміст зібраних персональних даних, свої права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», джерела збирання, місцезнаходження своїх персональних даних, мету їх обробки, місцезнаходження або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника персональних даних, у письмовій (електронній або паперовій) формі у повідомленні про обробку персональних даних.
2. Строки та умови зберігання персональних даних
1. Персональні дані обробляються у формі, що допускає ідентифікацію фізичної особи, якої вони стосуються, у строк не більше, ніж це необхідно відповідно до мети їх обробки, якщо інше не передбачено законодавством.
2. Персональні дані працівників Мін’юсту та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється Мін’юстом, зберігаються у строк, визначений законодавством, зокрема, про державну службу, працю.
3. Персональні дані осіб, які звертаються до Мін’юсту в порядку, визначеному Законами України «Про звернення громадян», «Про безоплатну правничу допомогу», «Про адвокатуру та адвокатську діяльність» та «Про доступ до публічної інформації», зберігаються протягом 5 років з моменту звернення.
4. Персональні дані делегованих представників інститутів громадянського суспільства, які є кандидатами на обрання до складу Громадської ради при Міністерстві юстиції України, зберігаються в Мін’юсті протягом двох років з дати затвердження складу Громадської ради при Міністерстві юстиції України.
5. Забезпечення збереженості та цілісності персональних даних здійснюється відповідно до вимог розділу V цього Порядку.
3. Внесення змін, видалення або знищення персональних даних
1. Працівники структурних підрозділів Мін’юсту, його територіальних органів та підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління, які здійснюють обробку персональних даних в обсягах, визначених їх посадовими інструкціями, переглядають персональні дані на предмет їх актуальності та достовірності відповідно до законодавства.
2. Зміни до персональних даних вносяться на підставі:
вмотивованої письмової вимоги суб’єкта персональних даних;
припису Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або визначених ним посадових осіб Секретаріату Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини;
рішення суду, що набрало законної сили;
звернення інших суб’єктів відносин, пов’язаних із персональними даними, якщо на це є згода суб’єкта персональних даних.
3. Персональні дані видаляються або знищуються у спосіб, що виключає подальшу можливість поновлення таких персональних даних.
4. У разі виявлення відомостей про особу, які не відповідають дійсності, такі відомості мають бути невідкладно змінені або знищені.
5. Персональні дані підлягають видаленню або знищенню у разі:
закінчення строку зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку цих даних або законом;
припинення правовідносин між суб’єктом персональних даних та Мін’юстом, якщо інше не передбачено законом;
видання відповідного припису Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або визначених ним посадових осіб Секретаріату Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини;
набрання законної сили рішенням суду щодо видалення або знищення персональних даних.
6. Персональні дані, зібрані з порушенням вимог Закону України «Про захист персональних даних», підлягають видаленню або знищенню у встановленому законодавством порядку.
7. Суб’єкт персональних даних має право пред’являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних володільцем та розпорядником персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними.
8. Якщо за результатами розгляду такої вимоги виявлено, що персональні дані суб’єкта обробляються незаконно або є недостовірними Мін’юст або підприємства, установи та організації, що належать до сфери його управління, припиняють обробку персональних даних суб’єкта та інформують про це суб’єкта персональних даних.
4. Доступ до персональних даних
1. Працівники, які мають доступ до персональних даних, мають бути ознайомлені з вимогами Закону України «Про захист персональних даних» та інших нормативно-правових актів у сфері захисту персональних даних.
2. Працівники, які мають доступ до персональних даних, зобов’язані:
запобігати втраті персональних даних та їх неправомірному використанню;
не розголошувати персональні дані, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням посадових обов’язків (таке зобов’язання залишається чинним після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених Законом України «Про захист персональних даних»).
3. Працівники, які мають доступ до персональних даних, надають письмове зобов’язання про нерозголошення персональних даних (додаток 1), яке відбирає керівник самостійного структурного підрозділу або керівник підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту та зберігається у відповідному структурному підрозділі.
Кожен із цих працівників користується доступом лише до тих персональних даних (їх частин) суб’єктів, які необхідні у зв’язку з виконанням ними своїх професійних, службових або трудових обов’язків.
4. Відомості про працівників Мін’юсту, які надали письмове зобов’язання про нерозголошення персональних даних, заносяться до Журналу реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних (додаток 2), який ведеться керівником самостійного структурного підрозділу або керівником підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту.
5. Суб’єкт персональних даних має право на одержання від Мін’юсту та підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління, будь-яких відомостей про себе без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.
5. Умови передачі персональних даних третім особам
1. Передача персональних даних третім особам здійснюється у випадках передбачених законодавством.
2. Передача персональних даних іноземним суб’єктам відносин, пов’язаних із персональними даними, здійснюється лише за умови забезпечення відповідною державою належного захисту персональних даних у випадках, встановлених законом або міжнародними договорами України.
3. Суб’єкт персональних даних завчасно інформується про передачу його персональних даних іноземним суб’єктам відносин, пов’язаних із персональними даними, якщо інше не передбачено законом чи міжнародним договором України.
V. Заходи забезпечення захисту персональних даних
1. Обробка персональних даних в структурних підрозділах Мін’юсту здійснюється відповідно до законодавства у сфері захисту персональних даних.
2. Обробка персональних даних здійснюється у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.
Працівники, які відповідно до посадових обов’язків здійснюють обробку персональних даних, допускаються до обробки лише після їх авторизації у відповідних системах.
3. Обробка персональних даних в інформаційних системах Мін’юсту здійснюється відповідно до законодавства у сфері захисту інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах.
З метою забезпечення безпеки обробки персональних даних вживаються спеціальні технічні заходи захисту, у тому числі щодо унеможливлення несанкціонованого доступу до персональних даних та технічного й програмного комплексу, за допомогою якого здійснюється обробка персональних даних.
На випадок несанкціонованого доступу до персональних даних, пошкодження технічного обладнання, виникнення надзвичайних ситуацій, затверджується План дій Мін’юсту.
4. Під час обробки персональних даних повинен забезпечуватися їхній захист від несанкціонованого та неконтрольованого ознайомлення, модифікації, знищення, копіювання, поширення.
5. Факти порушень процесу обробки та захисту персональних даних підлягають документальній фіксації Відповідальною особою, що організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці в апараті Мін’юсту (далі - Відповідальна особа).
Така документальна фіксація, а також опис дій працівників на випадок несанкціонованого доступу до персональних даних, пошкодження технічного обладнання, надзвичайних ситуацій здійснюється Мін’юстом відповідно до законодавства.
інформує та консультує володільця або розпорядника персональних даних з питань додержання законодавства про захист персональних даних;
взаємодіє з Уповноваженим Верховної Ради України з прав людини та визначеними ним посадовими особами його секретаріату з питань запобігання та усунення порушень законодавства про захист персональних даних;
здійснює заходи, спрямовані на підвищення обізнаності працівників із законодавством у сфері захисту персональних даних, у тому числі систематичне навчання.
Додаток 1 |
ЗОБОВ’ЯЗАННЯ
про нерозголошення персональних даних
Додаток 2 |
ЖУРНАЛ
реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних
№ | Посада, структурний підрозділ | Прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) | Назва системи/бази/ | Дата та підстави надання зобов’язання про нерозголошення персональних даних (реквізити наказу про прийняття на роботу/ | Дата та підстави позбавлення права доступу до персональних даних |
|
|
|
|
|
|
