МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ УКРАЇНИ
Н А К А З
02.09.2003 N 551
Про затвердження Регламенту роботи Міністерства
( Із змінами, внесеними згідно з НаказомМіністерства культури і мистецтв
N 88 ( v0088280-04 ) від 19.02.2004 )
З метою упорядкування організації діяльності Міністерства,
пов'язаної з виконанням його повноважень, Н А К А З У Ю:
1. Затвердити Регламент роботи Міністерства культури і
мистецтв (додається).
2. Загальному відділу Управління справами (Кініченко П.М.)
довести Регламент до відома працівників міністерств.
3. Директорам департаментів, начальникам управлінь та
відділів забезпечити неухильне виконання положень затвердженого
Регламенту.
4. Контроль за виконанням наказу покласти на першого
заступника Міністра В.М. Андріанова.
Міністр Ю.П.Богуцький
ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Міністерства культури
і мистецтв України
02.09.2003 N 551
ТИМЧАСОВИЙ РЕГЛАМЕНТроботи апарату Міністерства культури і мистецтв України
Цей Регламент складено з метою забезпечення більш чіткої
організації діяльності апарату Міністерства, підвищення особистої
відповідальності працівників за доручену ділянку роботи та
коефіцієнту їхньої корисної дії. В умовах виключної складності та відповідальності задач, що
покладаються на Міністерство у процесі реалізації державної
політики у сфері культури і мистецтва; питань інтелектуальної
власності та зв'язків з громадськістю, співпраці з регіонами,
потреба в підвищенні ефективності роботи апарату Міністерства стає
невідкладною.
I. Загальні положення
Зміст діяльності апарату Міністерства культури і мистецтв
України визначається завданнями Міністерства як центрального
органу виконавчої влади, діяльність якого спрямовується і
координується Кабінетом Міністрів України, і полягає у: забезпеченні реалізації державної політики у сфері культури і
мистецтв, здійсненні відповідно до законодавства державного
управління і контролю у сфері охорони культурної спадщини,
вивезення, ввезення і повернення культурних цінностей, музейної та
бібліотечної справи, кінематографії; підготовці пропозицій щодо основних напрямів державної мовної
політики та участі у її реалізації; забезпеченні реалізації прав громадян на свободу літературної
і художньої творчості, вільного розвитку культурно-мистецьких
процесів, забезпеченні доступності всіх видів культурних послуг та
культурної діяльності для кожного громадянина; створенні умов для задоволення національно-культурних потреб
українців, які проживають за межами України, розвитку міжнародного
культурного співробітництва; координації діяльності органів виконавчої влади з питань
реалізації державної політики у сфері культури і мистецтв,
державної політики з питань охорони культурної спадщини,
національної музейної політики, державної політики щодо
бібліотечної справи; захисті відповідно до законодавства прав і законних інтересів
вітчизняних творчих працівників і творчих спілок, а також
закладів, підприємств та організацій, що діють у сфері культури і
мистецтв; створенні умов для розвитку соціальної та ринкової
інфраструктури у сфері культури і мистецтв, організації її
матеріально-технічного забезпечення. До Регламенту роботи апарату Мінкультури України у стислому
вигляді включені основні, принципові положення, що визначають
організацію діяльності Міністерства, його структурних підрозділів,
створюваних при ньому дорадчих органів (Колегії, відповідних рад,
комісій тощо), а також взаємодію всіх цих структур з реалізації
завдань, покладених на Міністерство в цілому. Оскільки реалізація завдань Міністерством у кінцевому
підсумку здійснюється в основному через прийняття ним тих чи інших
рішень в межах своїх повноважень, або через внесення пропозицій
щодо прийняття таких рішень іншими відповідними державними
органами, до Регламенту включено також розділи, що регулюють
процеси підготовки та прийняття рішень, здійснення контролю за їх
виконанням, процедуру розроблення і узгодження проектів законів та
підзаконних актів, визначають роль тих чи інших посадових осіб
Міністерства, розмежування та узгодження їхньої діяльності з метою
уникнення паралелізму, накладок, плутанини та ін.
II. Взаємодія та узгодження діяльності
Розмежування сфер діяльності структурних підрозділів
Міністерства, створюваних при ньому дорадчих органів визначається
Положенням про Мінкультури України ( 1038/2000 ), структурною
схемою апарату Міністерства, а також Положенням про структурні
підрозділи та відповідні дорадчі органи (ради, комісії). Відповідно до структурної схеми Міністерства та наказу
Міністра здійснюється чіткий розподіл сфер особистої
відповідальності Міністра та його заступників за діяльністю,
закріплених за ними департаментів, управлінь та самостійних
відділів Міністерства. При цьому, до сфери контролю і особистої
відповідальності першого заступника Міністра - керівника апарату,
окрім регуляторного та контролюючого впливу на діяльність
заступників Міністра, структурних підрозділів апарату
Міністерства, можуть бути включені широкі напрямки, очолювані
заступниками Міністра, наряду з тими структурними підрозділами, що
за структурною схемою знаходяться у їхньому безпосередньому
підпорядкуванні. До сфери контролю і особистої відповідальності
першого заступника Міністра у зв'язках з Верховною Радою України
відноситься забезпечення співробітництва та постійних зв'язків
Міністерства з Верховною Радою України, комітетами та іншими її
органами, посадовими особами, депутатськими фракціями (групами)
Верховної Ради України, Кабінетом Міністрів України, а також
координація заходів із цих питань, здійснюваних Міністерством. Включення закріпленої за заступником Міністра групи
структурних підрозділів до сфери відповідальності першого
заступника Міністра - керівника апарату не знімає із заступника
Міністра повної відповідальності за роботу закріпленої за ним
групи структурних підрозділів. Тому, в разі виникнення суттєвих
розбіжностей у позиціях, безумовно і невідкладно приступаючи до
виконання рішення першого заступника Міністра - керівника апарату
заступники Міністра свою особливу думку з того чи іншого питання
можуть доводити до Міністра, котрий і приймає остаточне рішення.
Керівники самостійних структурних підрозділів Міністерства, несучи
повну відповідальність за діяльність очолюваних ними структур,
також, і за такою ж схемою, доводять до відповідного заступника
Міністра, першого заступника Міністра - керівника апарату або
Міністра свою особливу думку з питань, по яких у них виникли
принципові розбіжності із заступником Міністра, у підпорядкуванні
якого вони знаходяться. Копія записки (додаток 1) з викладенням особливої думки, що
надсилається керівництву більш високого рангу, обов'язково і
одночасно надається безпосередньому керівникові, з котрим виникли
розбіжності. З метою запобігання неузгодженості дій, плутанини керівники
всіх рангів свідомо і принципово уникають втручання без відома і
згоди іншого керівника до сфери його діяльності. У той же час звертання колеги щодо надання необхідних
матеріалів та інформації, виконання частки спільної роботи та
допомоги у іншій формі повинні виконуватися безумовно і вчасно. Розподіл обов'язків між структурами другого рівня в самих
самостійних структурних підрозділах здійснюється керівниками
відповідних структурних підрозділів і закріплюється у положеннях
про них, затверджуваних першим заступником Міністра - керівником
апарату. Керівниками цього ж рівня вирішуються і питання
організації взаємодії відповідних структур. Узгодження діяльності структурних підрозділів Міністерства є
обов'язковим: при плануванні роботи, виконанні наказів по Міністерству; під час розроблення спільних рекомендацій, які видаються у
формі наказів, рішень Колегії, інформаційних листів та інших
документів; при організації та проведенні виїздів на підпорядковані
підприємства, установи та організації з метою перевірки та з інших
питань; при вивченні та узагальненні роботи галузі в цілому та з
окремих напрямків діяльності; при розробці нормативних документів, пам'яток, методичних
посібників та підготовці завдань підпорядкованим підприємствам; з інших питань, які потребують взаємодії при їх вирішенні. Координація роботи підрозділів у питаннях, вирішення яких
потребує комплексного підходу, здійснюється працівниками
структурних підрозділів під безпосереднім контролем їхніх
керівників. Проект Державного бюджету України на наступний рік готується
відповідальним за його розробку структурним підрозділом відповідно
до письмових пропозицій інших структурних підрозділів про потреби
галузі (обсяги та напрямки фінансування, їх черговість тощо), а
останні на запит відповідального структурного підрозділу повинні
своєчасно подавати свої пропозицій із обґрунтуванням.
III. Планування роботи
Планування роботи забезпечує необхідну цілеспрямованість,
послідовність та узгодженість дій, більш ефективне виконання
завдань, які стоять перед Мінкультури України, завдяки
раціональному маневру силами та оптимальному використанню наявних
можливостей. У Міністерстві складається єдиний план роботи на календарний
рік і затверджується Міністром. До плану Міністерства включаються
наступні розділи: Розділ I. Заходи щодо реалізації Програми діяльності Кабінету
Міністрів України. Розділ II. Тематика питань, що пропонуються до розгляду на
Колегії. Розділ III. Розробка нормативно-правової бази. Розділи IV-V. Галузеві заходи, що випливають із директивних
документів вищих державних органів. Розділ VI. Семінари, наради. Розділ VII. Свята, фестивалі, творчі звіти, концерти, ювілеї
та пам'ятні дати. Розділ VIII. Виставкова діяльність. Розділ IX. Конкурси, огляди. Розділ X. Заходи в регіонах. Розділ XI. Комплексні заходи щодо розвитку культур
національних меншин України. Розділ XII. Перелік документів, виконання яких поставлено на
контроль. У плані роботи Міністерства обов'язково зазначаються
структурні підрозділи, відповідальні за його виконання, та терміни
виконання. План розробляється на основі аналізу діяльності Міністерства
з врахуванням Державної програми економічного та соціального
розвитку України, завдань та доручень Президента України,
Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України за окремими
напрямами діяльності, позитивних та негативних тенденцій розвитку
галузі, Державних програм розвитку культури ( 1235-2003-п ) в
цілому та її підгалузей окремо. Пропозиції до плану роботи вносяться керівниками структурних
підрозділів. При цьому обов'язково враховуються доручення вищих
керівних органів держави; рішення Колегії, відповідних рад та
комісій, створених при Міністерстві, нарад; накази Міністра. Пропозиції структурних підрозділів затверджуються
заступниками Міністра за напрямками діяльності і подаються не
пізніше 1 грудня поточного року до відділу
організаційно-аналітичного забезпечення роботи Міністра. Заступники Міністра здійснюють контроль виконання плану
роботи Міністерства на рік за своїми напрямками і несуть
відповідальність за невиконання (неналежне виконання) свого
функціонального напрямку. Опрацьований відділом організаційно-аналітичного забезпечення
роботи Міністра проект плану роботи подається для розгляду на
засідання Колегії, після чого затверджується наказом Міністра.
IV. Розпорядок та внутрішній режим роботи
Відповідно до статті 50 Кодексу законів про працю України
( 322-08 ) тривалість робочого тижня працівників Міністерства
становить 40 годин з двома вихідними днями - субота та неділя.
Режим роботи встановлюється такий: початок робочого дня о 9-00
годині; закінчення робочого дня о 18-00, у п'ятницю о 16-45;
обідня перерва 45 хвилин (з 13-00 до 13-45). Напередодні святкових
днів тривалість робочого дня скорочується на одну годину. У структурних підрозділах Міністерства складається табель
обліку робочого часу, який двічі на місяць: до 14 та 24 числа
подається до департаменту фінансової політики та звітності. Для виконання невідкладної і непередбаченої роботи державні
службовці Міністерства за розпорядженням першого заступника
Міністра - керівника апарату зобов'язані з'являтися на службу у
вихідні, святкові та неробочі дні, робота за які компенсується
відповідно до чинного законодавства. Для оперативного вирішення завдань, пов'язаних з діяльністю
Міністерства, за дорученням першого заступника Міністра -
керівника апарату у святкові та вихідні дні з 9-00 до 18-00
здійснюється чергування заступниками Міністра. До чергування
можуть залучатися директори департаментів, начальники управлінь та
відділів згідно відповідного графіку. Перебування працівників структурних підрозділів із службових
приміщень у робочий час за межами приміщень Міністерства
погоджується з керівниками відповідних структурних підрозділів.
Керівники структурних підрозділів повідомляють про свою
відсутність за службовою необхідністю у робочий час заступників
Міністра, які здійснюють керівництво відповідними структурними
підрозділами, або відповідного керівника вищого рівня та
відмічаються в облікових журналах в приймальні першого заступника
Міністра - керівника апарату. Організацію прийому іноземців, які прибувають з візитом до
Міністерства, здійснює управління міжнародного співробітництва та
протоколу, відділ господарського обслуговування та
матеріально-технічного забезпечення управління справами.
V. Організація розгляду та проходження документів
Реєстрація, розгляд та проходження документів у Міністерстві
здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в апараті
Міністерства, затвердженої наказом Міністра. На розгляд Міністра подаються найбільш важливі документи, які
надходять від Президента України, Голови Верховної Ради України та
його заступників, Прем'єр-міністра та Віце-прем'єр-міністрів
України, Глави Адміністрації Президента України та його
заступників, членів Уряду, керівників міністерств та інших органів
центральної виконавчої влади, запити та звернення народних
депутатів України тощо. Перші заступники та заступники Міністра розглядають інші
документи відповідно до закріплених сфер і напрямків діяльності і
доручають їх виконання керівникам відповідних структурних
підрозділів, підпорядкованих їм відповідно до наказу про розподіл
обов'язків. При цьому, Міністр та перший заступник Міністра -
керівник апарату повинні бути проінформовані про зміст документів,
що надходять (виходять) з Міністерства за особистим підписом
заступників Міністра. Розгляд документів керівництвом Міністерства здійснюється, як
правило, в день їхнього надходження. На документи накладаються
резолюції з конкретними вказівками, визначаються виконавці,
порядок, термін виконання та ставиться дата і підпис. Визначення
виконавців серед працівників не підпорядкованих структурних
підрозділів без погодження з відповідними керівниками не
допускається. Завдання, що міститься в резолюції, повинно бути реальним та
зрозумілим для виконавця, а терміни, що встановлюються, -
достатніми для якісного виконання. Вторинні резолюції інших посадових осіб, що накладаються у
процесі виконання доручення, не повинні протирічити першій
резолюції керівництва Міністерства. У разі необхідності внесення
змін питання узгоджується з керівником, який вчинив першу
резолюцію, про що робиться примітка на документі. У випадках, коли доручення дається кільком виконавцям,
виконання організовує та забезпечує службова особа, вказана в
резолюції першою. У разі якщо керівники структурних підрозділів визначені
головним виконавцем, то вони повинні після отримання доручення без
зволікання, чітко поставити перед співвиконавцями завдання
(службовою запискою, розпорядженням тощо) з визначенням змісту,
форми та термінів подання матеріалів. Інші виконавці зобов'язані
не пізніше наступного дня від дати надходження до них такого
завдання (службової записки, розпорядження тощо) своєчасно надати
письмові пропозиції головному виконавцю на папері А-4 в
друкованому вигляді, де проставляється дата і підпис. Якщо по документу необхідно одержати висновок підрозділу
(установи), не зазначеного в резолюції, відповідальний виконавець
у встановленому порядку направляє йому копію документа і
забезпечує контроль за своєчасним одержанням інформації. У випадку виникнення розбіжностей між співвиконавцями щодо
змісту документа, підготовленого на виконання доручення, кожен із
виконавців вправі викласти свої пропозиції у письмовому вигляді і
подати їх на розгляд Міністру, першим заступникам та заступникам
Міністра. Якщо завдання з об'єктивних причин не може бути виконано у
визначений строк, виконавець продовжує термін виконання у Міністра
або першого заступника Міністра - керівника апарату (якщо цей
термін встановлено не вищим органом державної влади), на підставі
завізованої керівником підрозділу доповідної записки, про що
обов'язково повідомляє відповідного заступника Міністра та
співвиконавців. При призначенні директорів департаментів, начальників
управлінь і відділів виконавцем завдання, що не відповідає
функціональним обов'язкам підрозділу, негайно порушувати питання
про уточнення або заміну виконавця перед посадовою особою, яка
доручила це завдання. У випадках затримки одним із співвиконавців виконання своєї
частини роботи з його особистої вини, на нього, за письмовою
вказівкою відповідного керівника Міністерства, покладається
обов'язок продовження терміну виконання, підготовка, візування та
подання на підпис загальної відповіді. При цьому, необхідно мати
на увазі, що терміни виконання завдань за дорученням вищих
державних органів можуть бути продовжені у виняткових випадках
лише тими ж органами, які давали доручення Міністерству, при
наявності поважних причин. З метою прискорення підготовки, візування та виконання
документів кожен структурний підрозділ визначає серед працівників
відповідального за діловодство в межах цього підрозділу. На
працівника, відповідального за діловодство, покладаються наступні
функції: прийняття документів на виконання та видача виконаних
документів, ведення їх реєстру у зручній формі (паперовій,
електронній тощо); прийняття документів на візування та видача завізованих
документів, ведення їх реєстру у зручній формі (паперовій,
електронній тощо). Оперативна інформація по персональному переліку працівників,
відповідальних за діловодство у відповідному структурному
підрозділі, знаходиться у загальному відділі управління справами
Міністерства. Керівники структурних підрозділів повинні своєчасно
інформувати загальний відділ про зміни у персональному складі
таких працівників. У тому разі, коли для розгляду питань, що належать до
компетенції Міністерства, виникає необхідність залучення
спеціалістів центральних та місцевих органів виконавчої влади,
закладів культури, підприємств, установ та організацій, -
залучення їх до виконання погоджується з відповідними керівниками. Питання роботи, що стосується режимно-секретної діяльності,
вирішується у відповідності з вимогами Закону України "Про
державну таємницю" ( 3855-12 ), Положенням про режимно-секретні
органи ( 609-95-п ) та іншими нормативними актами з питань
забезпечення режиму секретності. Головний виконавець при зміні резолюції керівництва або
термінів виконання завдання (якщо цей термін встановлено не вищим
органом державної влади) Міністерства зобов'язаний негайно
доводити це до відома загального відділу управління справами
Міністерства.
VI. Підготовка проектів наказів
Керівні рішення, що приймаються Міністром та першим
заступником Міністра - керівником апарату, видаються у формі
наказів, а головами державних служб при Міністерстві, крім того,
наказами організаційного характеру у межах повноважень, визначених
положеннями про ці служби. Підготовка проектів наказів здійснюється відповідно до
Інструкції про діловодство, що діє в Міністерстві. Наказ - нормативний правовий акт, виданий Міністром, першим
заступником Міністра - керівником апарату, з метою вирішення
основних, нормативно-правових і оперативних питань діяльності.
Наказами оформляються рішення по оперативних, організаційних,
кадрових і інших питаннях внутрішньої роботи апарата. Проекти наказів готують і вносять підрозділи на підставі
доручень Міністра, заступників Міністра, або в ініціативному
порядку. Проекти наказів по кадрових і нагородних питаннях готує
відділ кадрів управління з питань нормативно-правової та кадрової
роботи на підставі представлень структурних підрозділів
Міністерства, погоджених із заступниками Міністра відповідно до
розподілу обов'язків. Забезпечення якісної підготовки, правильності оформлення
проектів наказів і їх узгодження із зацікавленими сторонами
покладається на керівників підрозділів, що готують і вносять
проект. Проекти наказів і додатки до них візуються виконавцем і
керівником структурного підрозділу, що вносять проект, а також
керівниками підрозділів, яким у проекті передбачаються завдання і
доручення. Заперечення по проекту наказу, що виникають при узгодженні,
викладаються письмово та додаються до проекту. Якщо в процесі узгодження в проект наказу вносяться зміни
принципового характеру, то він підлягає передрукуванню і
повторному узгодженню. Повторне візування не потрібно, якщо при
доробці в проект документа внесені уточнення редакційного
характеру, що не змінили його зміст. Проекти наказів, що представляються Міністру або першому
заступнику Міністра - керівнику апарату на підпис, візуються
заступниками Міністра відповідно до розподілу обов'язків. Проекти наказів друкуються на стандартних бланках
установленої форми і доповідаються для підпису при необхідності з
довідкою, що повинна містити короткий виклад суті наказу,
обґрунтування його необхідності, а також інформацію про те, на
підставі чого підготовлений проект і з ким погоджений. Датою
наказу є дата його підписання. Накази нумеруються порядковою нумерацією в межах календарного
року; накази по основній діяльності, по особовому складу і
розпорядження нумеруються окремо. Копії наказів чи розмножені їх екземпляри завіряються
печаткою загального відділу управління справами і направляються
адресатам відповідно до списку розсипки, що складається і
підписується виконавцями. Копія обов'язково направляється
виконавцю і в загальний відділ управління справами. Проект наказу на виконання постанови (розпорядження) Уряду
України повинен бути підготовлений протягом 10 днів, якщо не
встановлено інший термін. Наказ з основної діяльності - нормативно-правовий акт, який
видається Міністром і містить обов'язкові вимоги для виконання
структурними підрозділами, закладами культури й окремим посадовими
особами Міністерства. Наказ видається з метою вирішення основних і
оперативних питань, що постають перед Міністерством. Накази Міністерства по основній діяльності видаються по
наступних питаннях: створення, ліквідації чи реорганізації структурних
підрозділів центрального апарата Міністерства, підвідомчих
Міністерству підприємств, організацій та установ; затвердження структури і штатної чисельності структурного
підрозділу, внесення змін у структуру і штатний розклад
центрального апарата Міністерства; розподіл обов'язків між керівниками Міністерства; надання права (довіреності) підпису посадовими особами
Міністерства деяких категорій документів; надання права (довіреності) укладення договорів від імені
Міністерства посадовим особам Міністерства; затвердження (внесення змін) Правил внутрішнього трудового
розпорядку Міністерства, режиму роботи структурних підрозділів; іншим питанням основної діяльності Міністерства. Підготовлений проект наказу по основній діяльності повинний
бути погоджений (завізований) у наступній послідовності: з керівником структурного підрозділу, відповідального за
підготовку проекту наказу або особою, що його заміщає; з керівником управління з питань нормативно-правової та
кадрової роботи або особою, що його заміщає; з заступником Міністра відповідно до розподілу обов'язків. Узгодження проводиться у формі візування тексту проекту
наказу на звороті останнього листа наказу і здійснюється в
послідовності, установленій Інструкцією з діловодства. Проект
наказу з основної діяльності, не завізований зазначеними особами,
визнається непідготовленим і не може бути переданий на підпис. Накази Міністерства з основної діяльності підписує Міністр
або його перший заступник - керівник апарату. Відповідальність за виконання наказів Міністерства з основної
діяльності покладається на посадових осіб, зазначених як виконавці
у відповідних наказах. Контроль за термінами виконання наказів здійснює управління
справами. Контролюється виконання у встановлений термін дій,
зазначених у розпорядницькій частині наказу. Накази Міністерства по особовому складу видаються з метою
оформлення прийому на роботу, переведення, звільнення, уживання
заходів дисциплінарного впливу, заохочення, преміювання
працівників центрального апарата Міністерства, посадових осіб
підприємств, організацій та установ, підвідомчих Міністерству,
призначення, переміщення і звільнення яких здійснюється
керівництвом Міністерства. Проекти наказів по особовому складу готує відділ кадрів
управління з питань нормативно-правової та кадрової роботи за
поданням керівників структурних підрозділів, закладів культури
системи Міністерства та на підставі доручень керівництва
Міністерства, і, у встановлених випадках, заяв працівників. Проект наказу по особовому складу повинний бути завізований: керівником відділу кадрів та керівником управління з питань
нормативно-правової та кадрової роботи; керівником структурного підрозділу, у штати якого
зараховується співробітник; керівником управління справами або особою, що його заміщає; заступником Міністра, в підпорядкуванні якого знаходиться
даний структурний підрозділ. Проект наказу, не завізований перерахованими вище особами,
визнається непідготовленим і не може бути передано на підпис. Узгодження здійснюється у формі візування тексту проекту
наказу. Візи проставляються на зворотному боці останньої сторінки
наказу. Накази по особовому складу підписують Міністр або перший
заступник Міністра - керівник апарату. Проект наказу по особовому
складу представляється на підпис відповідальною посадовою особою
відділу кадрів управління з питань нормативно-правової та кадрової
роботи або керівником цього управління. Зважаючи на особливий, специфічний характер роботи з кадрами
та дбаючи про оперативне вирішення кадрових питань, необхідність
уникнення навіть незначних помилок при оформленні наказів з
особового складу, здатних призвести до нанесення суттєвої шкоди
правам людини, встановити, що вся робота щодо підготовки та
оформлення наказів про приймання, звільнення, переміщення та
дисциплінарну відповідальність кадрів та ведення кадрової
політики, провадиться відділом кадрів управління з питань
нормативно-правової та кадрової роботи безпосередньо. Приймання заяв про прийняття на роботу та звільнення з неї чи
оформлення інших кадрових документів працівниками інших
структурних підрозділів Міністерства - забороняється. Положення приймається в тому випадку, якщо в ньому
встановлюються системно пов'язані між собою правила з питань,
віднесених до компетенції Міністерства. В інструкції викладається порядок здійснення якої-небудь
діяльності чи порядок застосування положень законодавчих і
нормативних актів. Положення та інструкції застосовуються як самостійні
нормативно-правові акти, що підписуються Міністром, чи як акти,
затверджувані Міністерством чи урядовим органом. Затвердження
оформляється у формі грифа чи затвердження шляхом видання
розпорядницького документа про їх затвердження. Рішення про
порядок прийняття положень і інструкцій перебуває у віданні
Міністерства. Порядок підготовки проекту положення й інструкції відповідає
загальному порядку підготовки проектів нормативних актів. Протокол - документ, у якому фіксується хід обговорення
питання і прийняття рішень на засіданнях колегій, Рад, комісій,
нарадах, конференціях, зборах та інших заходах. Рішення, що мають правовий характер, оформляються самостійним
документом чи рішенням-постановою. Протокол складається на підставі записів, зроблених під час
наради (засідання), представлених тез доповідей і виступів,
довідок, проектів рішень і т.п. Матеріали до обговорення
представляються структурними підрозділами Міністерства та іншими
організаціями, на які покладена їх підготовка. Записи під час засідання, збір матеріалів і підготовка тексту
протоколу покладається відповідно до виду заходу на секретаря
колегії, управління справами і співробітників підрозділів, що
готувала питання до обговорення. Текст протоколу повинний бути
підготовлений не пізніше ніж через 5 днів із дня засідання.
Проекти відповідних пунктів протоколу візуються підрозділом,
відповідальним за підготовку. Протокол підписується головуючим на засіданні і секретарем.
Датою протоколу є дата засідання. Протоколи нумеруються
порядковими номерами в межах календарного року окремо по кожній
групі протоколів: протоколи засідань мають складені номери, що
включають порядкові номери підприємств, установ та організацій, що
приймали участь у засіданні. Номера рішень-постанов, прийнятих на засіданнях, складаються
з номера протоколу, номера розглянутого питання на порядку денному
і порядкового номера рішення в межах питання. До номерів протоколів і вирішень-постанов можуть додаватися
буквені коди відповідно до пошукової системи, прийнятої в
Міністерстві. Копії протоколів при необхідності розсилаються зацікавленим
підприємствам, установам, організаціям і посадовим особам
відповідно до покажчика розсилання. Покажчик складає і підписує
відповідальний виконавець підрозділу, що готував розгляд питання.
Копії протоколів завіряються печаткою загального відділу
управління справами. Оригінали матеріалів з питань, розглянутих на засіданні,
направляються для підшивки в справу в підрозділ-виконавець разом з
випискою з протоколу про прийняті рішення. Копії протоколів засідань, копії повісток дня засідань і
матеріалів до засідань знищуються у зв'язку з тим, що потреба в
них минула, причому копії протоколів - по акту. Протоколи нарад, проведених Міністром, оформляються за
установленою формою секретарем колегії і представляються на підпис
не пізніше 2-денного терміну після проведення наради. Оригінали протоколів нарад, проведених Міністром, з візами
працівників, відповідальних за підготовку нарад, і секретаря
колегії зберігаються в секретаря колегії до передачі їх у
центральний архів Міністерства. Протоколи нарад, проведених заступниками Міністра,
оформляються відповідними структурними підрозділами, що
підготували їх, за аналогією. Оригінали протоколів нарад, проведених заступниками Міністра,
з візами працівників, що готували наради, зберігаються у останніх
до передачі їх у центральний архів Міністерства. Номер і дата на протоколах нарад, проведених заступниками
Міністра, проставляються в підрозділах, що готував нараду. Розмноження і розсилання протоколів нарад, проведених
заступниками Міністра, здійснюється відповідними структурними
підрозділами, що підготували нарада. Розсилання робиться за
списком, погодженим з заступником Міністра. Загальні вимоги, котрим повинна відповідати підготовча робота
та зміст проектів вказаних документів, такі: наказ по Міністерству може видаватися лише в межах
компетенції Міністерства і не може протирічити чинному
законодавству України, керівним документам вищих державних
органів; підготовка проектів наказів повинна вестися ґрунтовно, на
підставі глибокого та всебічного вивчення питання; підготовка проектів наказів та інших документів, їх
узгодження з іншими заінтересованими структурними підрозділами та
керівництвом Міністерства здійснюється винятково працівниками
апарату Міністерства. Використання для цього працівників
підпорядкованих підприємств - забороняється; з метою запобігання дезорганізуючого впливу невиправдано
частих змін у наказах по Міністерству забороняється перегляд
їхнього змісту раніше ніж через півроку після його підписання. У
разі, якщо все ж виникає нагальна потреба внесення таких змін,
обов'язково проводиться службове розслідування причин і виявлення
посадових осіб, винних у неякісній підготовці попереднього наказу.
Виключення становлять об'єктивні обставини, що спричиняють
внесення змін та доповнень до чинних наказів Міністерства (зміни у
структурній схемі Міністерства та перерозподіл обов'язків між
заступниками Міністрів, структурними підрозділами, прийняття
законодавчих та інших актів тощо); проект наказу не може вийти із структурного підрозділу
(ініціатора або вказаного першим у резолюції керівника, що дав
доручення на його підготовку) не завізованим керівником цього
структурного підрозділу або особою, що виконує його обов'язки; проект наказу не може бути поданий на підпис Міністру, його
заступникам без попередньої оцінки відповідності його чинному
законодавству, засвідченої візою управління з питань
нормативно-правової та кадрової роботи Міністерства; проект наказу подається для його правової оцінки вже повністю
опрацьованим і завізованим керівниками всіх заінтересованих
структурних підрозділів, що не виключає отримання попередньої
консультації в управлінні з питань нормативно-правової та кадрової
роботи. Внесення подальших змін до його тексту не допускається без
повторного узгодження з правовою службою; проекти наказів Міністерства після узгодження їх з
керівниками всіх заінтересованих структурних підрозділів,
управлінням з питань нормативно-правової та кадрової роботи та
відповідними заступниками Міністра, подаються до управління
справами, котре після підписання цих документів передає їх на
реєстрацію.
VII. Підготовка проектів законів та підзаконних актів
Міністерство за дорученням Верховної Ради України, Президента
України, Кабінету Міністрів України або з власної ініціативи може
розробляти проекти законів, указів і розпоряджень Президента,
постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України як в цілому,
так і брати участь у їх розробці в частині, що стосується сфери
його діяльності. Підготовка проектів актів Кабінету Міністрів України, законів
України, актів Президента України здійснюється в порядку,
визначеному Тимчасовим регламентом Кабінету Міністрів України,
затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від
05.06.2000 р. N 915 ( 915-2000-п ), іншими нормативно-правовими
актами. Проекти вказаних законів і підзаконних актів, що готуються за
дорученням керівників вищих органів держави, розробляються
окремими структурними підрозділами, кількома структурними
підрозділами або спеціальними робочими групами (як правило, на
чолі із заступником Міністра). Проект закону або підзаконного
акта, що готується за дорученням вищих керівних органів держави
перед поданням на розгляд Міністру обов'язково узгоджується з
керівниками всіх заінтересованих структурних підрозділів та
заступниками Міністра, що є їхніми кураторами, проходить попередню
юридичну оцінку в управлінні з питань нормативно-правової та
кадрової роботи. Проекти законів та підзаконних актів, що ініціюються
Міністерством, проходять ту ж саму процедуру, що і розроблювані за
дорученням керівних органів держави і, крім того, можуть бути
обговорені на засіданні Колегії Міністерства, а при необхідності -
також на засіданнях відповідних рад, комісій Міністерства або на
нараді за участю найбільш досвідчених та авторитетних керівників
підприємств, установ та організацій, науковців та представників
громадськості. Ініціативні проекти законів чи підзаконних актів можуть
розроблятися також спільно з міністерствами, іншими органами
центральної та місцевої виконавчої влади. В такому разі, перед
надсиланням до відповідного керівного органу держави, вони можуть
бути розглянуті (за згодою) на спільному засіданні колегій. Проекти законів чи підзаконних актів, що ініціюються
Міністерством, не можуть подаватися на розгляд відповідного вищого
органу держави без одночасного внесення пропозицій щодо внесення
змін до законів та підзаконних актів в разі наявності розбіжностей
між чинними та заново пропонованими актами. Ініціативний проект подається обов'язково з пояснювальною
запискою, де викладаються обґрунтування проекту та прогноз
позитивних і можливих побічних негативних наслідків його
прийняття, оцінка їх співвідношення. Відповідальність та попереднє узгодження проектів законів та
підзаконних актів у заінтересованих міністерствах та інших органах
центральної виконавчої влади покладається на першого заступника
Міністра у зв'язках з Верховною Радою України, заступників
Міністра згідно розподілу обов'язків та структурні підрозділи, що
є їхніми ініціаторами або вказані першими в резолюціях Міністра.
При цьому, інші структурні підрозділи, узгодження з якими
зазначених проектів є обов'язковим, зобов'язані не зволікати із їх
погодженням. Проекти законів України, указів Президента України, постанов
Кабінету Міністрів України, підзаконних актів та інших документів,
що надходять на узгодження до Міністерства, не пізніше ніж у
3-денний термін (розпорядження Кабінету Міністрів України від
02.07.97 року N 359-р ( 359-97-р ) мусять бути опрацьовані,
узгоджені і повернуті ініціаторові розробки. Відповідальними є
керівники структурних підрозділів, заступники Міністрів та перший
заступник Міністра у зв'язках з Верховною Радою України.
VIII. Підготовка проектів відомчихнормативно-правових актів
Порядок підготовки проектів відомчих нормативно-правових
актів здійснюється у тому ж порядку, що і проектів законів і
підзаконних актів. Прийняті нормативно-правові акти Міністерства (відомчі)
підлягають державній реєстрації в установленому законодавством
порядку та внесенню до Єдиного державного реєстру
нормативно-правових актів. Державній реєстрації підлягають нормативно-правові акти
будь-якого виду (накази, інструкції тощо), що містять правові
норми (правила поведінки), розраховані на невизначене коло осіб,
підприємств, установ, організацій і неодноразове застосування,
незалежно від строку їх дії (постійні чи обмежені певним часом) та
характеру відомостей, що в них містяться, у тому числі з грифами
"Для службового користування", "Не для друку", "Таємно" та іншими,
а також прийняті в порядку експерименту, якщо в них є одна або
більше норм, що: зачіпають соціально-економічні, політичні, особисті та інші
права, свободи й законні інтереси громадян, проголошені й
гарантовані Конституцією ( 254к/96-ВР ) та законами України,
встановлюють новий або змінюють, доповнюють чи скасовують
організаційно-правовий механізм їх реалізації; мають міжвідомчий характер, тобто є обов'язковими для інших
міністерств, органів виконавчої влади, органів господарського
управління та контролю, а також підприємств, установ і
організацій, що не входять до сфери управління Міністерства. Висновок про необхідність державної реєстрації
нормативно-правового акта здійснює управління з питань
нормативно-правової та кадрової роботи, про що робиться
відповідний запис. Нормативно-правові акти Міністерства подаються до
Міністерства юстиції України на державну реєстрацію не пізніше
5-денного терміну після їх затвердження наказом, відповідно до
Порядку проведення державної реєстрації нормативно-правових актів
у Міністерстві юстиції України та включення їх до Єдиного
державного реєстру нормативно-правових актів, затвердженого
наказом Міністерства юстиції України від 25 листопада 2002 р.
N 102/5 ( z0915-02 ) та зареєстрованого у Міністерстві юстиції
України 25 листопада 2002 р. N 915/7203.
IX. Організація роботи колегії
Для погодженого, виваженого вирішення питань з найважливіших
напрямків діяльності галузі при Міністерстві створені Колегія,
ради, комісії за окремими функціональними напрямками Міністерства
за участю керівників структурних підрозділів Міністерства,
керівників, фахівців підпорядкованих підприємств, інших
запрошених. Дорадчі органи працюють у відповідності до положень
про їхню діяльність, котрі затверджуються Міністерством. Підготовка та проведення засідань колегії Міністерства,
прийнятих на засіданнях рішень здійснюються у відповідності до
Регламенту Міністерства та плану роботи колегії. Планові засідання
колегії проходять в останню середу календарного місяця. Рішення
щодо проведення позапланового засідання колегії приймається
головою колегії. Проект повістки чергового засідання колегії формується
секретарем колегії за 10 днів до засідання та включає питання,
підготовлені до розгляду у відповідності з планом роботи колегії
чи в ініціативному порядку. До нього включаються тільки ті
питання, по яким секретарю колегії надані відповідно оформлені всі
необхідні матеріали. Проект порядку денного засідання з усіма матеріалами по
кожному включеному в нього питанню надаються голові колегії, який
визначає ступінь готовності матеріалів та затверджує порядок
денний засідання. Питання, по яким необхідні матеріали подано пізніше
встановленого терміну, можуть бути включені в порядок денного
засідання тільки за погодженням з головою колегії або виконуючим
його обов'язки. Подання членам колегії будь-яких додаткових матеріалів
безпосередньо на засіданні допускається тільки з дозволу
головуючого на засіданні. Для включення питання в порядок денний та розгляду його на
засіданні колегії необхідно за 10 днів до засідання внести до
відділу організаційно-аналітичної роботи Міністра наступні,
видрукувані через полуторний міжрядковий інтервал, матеріали: довідка (записка) обсягом не більш 5 сторінок повинна бути
викладена чітко, коротко та лаконічно. У ній повинні бути
викладені історія та короткий зміст питання, ким і в зв'язку з чим
внесені дані матеріали, з ким погоджено і чи є заперечення, а
також приведені необхідні розрахунки, обґрунтування запропонованих
рішень, необхідні статистичні матеріали та прогнози
соціально-культурних, економічних та інших наслідків їх
реалізації, аналіз, висновки та пропозиції щодо питання, яке
розглядається, а також реальні заходи щодо реалізації рішення
колегії; проект рішення колегії та проект наказу Міністра обсягом не
більш 3 сторінок повинні також бути викладені чітко, коротко та
лаконічно, містити реальні заходи щодо реалізації рішення колегії.
Проекти рішень колегії готуються в основному у відповідності з
вимогами, пред'явленими до складання наказів з основної
діяльності; списки запрошених і виступаючих у порядку черговості із
вказаними повністю прізвищем, іменем, по батькові, місцем роботи і
займаної посади кожного з них. Запрошення для участі в засіданні
колегії здійснюється керівником структурного підрозділу. Усі матеріали до засідання колегії повинні мати підписану
Міністром або першим заступником Міністра - керівником апарату
резолюцію "На колегію" із указівкою дати. Вони в обов'язковому
порядку підписуються керівником структурного підрозділу,
відповідального за підготовку питання, візуються виконавцем
матеріалів та заступником Міністра у підпорядкуванні якого
знаходиться структурний підрозділ, письмово узгоджуються
(візуються) з керівниками зацікавлених чи згаданих у матеріалах
структурних підрозділів Міністерства, інших органів, підприємств
організацій. Зауваження, пропозиції і доповнення до цих матеріалів, як
правило, повинні оформлятися машинописним способом на окремому
аркуші (аркушах). Затверджений порядок денний чергового засідання колегії і
відповідні матеріали за 5 днів до засідання розсилаються
секретарем колегії через експедицію управління справами членам
колегії, у структурні підрозділи Міністерства. Іншим посадовим особам, органам, організаціям і установам
порядок денний засідання колегії може бути надіслана за вказівкою
голови колегії або особою, що його заміщає. Обговорення питань на засіданні колегії стенографується й
оформляється протоколом. Протоколи засідань колегії оформляються в
тижневий термін після засідання, підписуються головуючим на
засіданні і секретарем колегії, мають порядкові номери в межах
календарного року. Структурний підрозділ, відповідальний за підготовку питання,
забезпечує доопрацювання проекту рішення колегії, відповідних
наказів і не пізніше 10 днів після засідання колегії представляє
їх голові колегії на підпис. Одночасно з доопрацюванням проекту
рішення колегії, підрозділ здійснює вибір пропозицій і критичних
зауважень, що містяться у виступах на засіданні, і представляє їх
одночасно з проектом рішення голові колегії. Проект доробленого
рішення колегії і відповідні накази підлягають обов'язковому
узгодженню (візуванню) із зацікавленими і згаданими в їх текстах
заступниками Міністра, керівниками структурних підрозділів
центрального апарата Міністерства, а також іншими органами,
організаціями і посадовими особами. Накази Міністерства, підготовлені на виконання рішень
колегії, представляються голові колегії на підпис у встановлений
рішенням колегії термін, а якщо термін не зазначений - у межах
місяця з дня засідання колегії. Контроль за дотриманням установлених термінів доробки
проектів рішень колегії і підготовки наказів здійснює секретар
колегії. У рішеннях колегії і виданих по них наказах Міністерства
повинні бути чітко сформульовані доручення, зазначені конкретні
виконавці і терміни виконання. Додатки до рішень колегії і накази
повинні бути погоджені і завізовані. Розсилання рішень колегії і виданих по них наказів
Міністерства здійснюється на підставі спеціального списку, що
складається структурним підрозділом, відповідальним за підготовку
питання, підписується його керівником і затверджується заступником
Міністра, у підпорядкуванні якого знаходиться структурний
підрозділ. Засідання Колегії, як і засідання відповідних рад та нарад,
повинні проводитись чітко, по-діловому; питання розглядатись по
суті, з обов'язковим прийняттям рішень по кожному пункту порядку
денного.
X. Контрольно-координаційна діяльність Міністерства
Для вирішення актуальних питань, що виникають у повсякденній
роботі Мінкультури України, та здійснення контролю за виконанням
доручень керівних органів України в Міністерстві проводяться
наради за участю керівників структурних підрозділів Міністерства,
а у разі необхідності - керівників та фахівців підпорядкованих
підприємств, інших запрошених. Відповідно до призначення наради поділяються на: планові (в зазначений день і час); оперативні (для вирішення конкретних питань та термінових
доручень); цільові (для розгляду заздалегідь спланованих питань) та спільні міжвідомчі (за участю представників декількох
міністерств, відомств). Наради проводяться керівництвом Міністерства (Міністром,
першими заступниками та заступниками Міністра), а також
керівниками його самостійних структурних підрозділів. Міністр щопонеділка об 11-00 проводить планові наради за
участю його заступників. У разі необхідності, на наради можуть
запрошуватись керівники структурних підрозділів Міністерства.
Методично-організаційну підготовку проведення нарад здійснює
організаційно-аналітичний відділ роботи Міністра, яка включає: підготовку переліку доручень Міністра та інших питань, що
стоять на контролі у Міністра, стан та терміни їх виконання (з
вказівкою стану виконання доручень попередніх нарад),
відповідальних осіб; зведення інформації стосовно підготовки проектів та
організації виконання актів Верховної Ради України (у тому числі
депутатських запитів, звернень), указів, розпоряджень, доручень
Президента України (у тому числі Адміністрації Президента
України), постанов, розпоряджень, доручень Кабінету Міністрів
України; стану виконання положень Програми дій Уряду; підготовки
засідання колегії Міністерства та стану виконання раніше прийнятих
рішень колегії; прийнятих законодавчих та інших
нормативно-правових актів протягом звітного тижня; стану
виконавської дисципліни; планування тижня роботи Міністра. Перший заступник Міністра - керівник апарату щопонеділка о
14-00 проводить планові наради за участю заступників Міністра та
керівників структурних підрозділів Міністерства.
Методично-організаційну підготовку проведення нарад здійснює
Управління справами, яка включає: підготовку переліку доручень Міністра, першого заступника
Міністра - керівника апарату та інших питань, що стоять на
контролі у Міністерстві (у тому числі, порушених керівниками
структурних підрозділів у службових записках), стан та терміни їх
виконання (з вказівкою стану виконання доручень попередніх нарад),
відповідальних осіб; підготовку нагадувань по документам, строк виконання яких
закінчується на поточному тижні, стан та терміни їх виконання (з
вказівкою стану невиконання документів попередніх нарад),
відповідальних осіб; підготовку робочого тижня щодо основних заходів Міністерства. Заступники Міністра мають не рідше одного разу в місяць
проводити планові наради з працівниками підпорядкованих їм
структурних підрозділів. У разі необхідності, на наради можуть
запрошуватись керівники структурних підрозділів, підпорядкованих
іншим заступникам Міністра (за згодою останніх). За прямим дорученням Міністра перші заступники і заступники
Міністра можуть проводити наради із запрошенням інших категорій
працівників, залежно від питання, яке вирішується на нараді
(запрошуються лише особи, без участі котрих питання, що включені
до порядку денного, не можуть бути розглянуті належним чином). Пропозиції та зауваження, висловлені учасниками засідання
дорадчого органу чи нарад, подаються, як правило, у письмовій
формі для врахування при доопрацюванні проекту рішення. Після розгляду питання і прийняття рішення щодо нього, особи,
запрошені на засідання лише з цього питання, у подальшій роботі
участі не беруть. Приносити та використовувати в залі засідання кіно-, відео-,
фото знімальну та звукозаписуючу техніку, а також користуватися
під час засідань засобами радіотелефонного зв'язку учасникам
засідання, а також запрошеним особам, забороняється. Офіційна інформація засобам масової інформації про засідання
(в разі необхідності) надається відділом зв'язків з засобами
масової інформації та зв'язків з громадськістю. Питання про можливість присутності на засіданнях
представників засобів масової інформації вирішується особою, що
проводить засідання. Управління справами: щотижня готує та доводить до відома департаментів, управлінь
та відділів переліки нагадувань про невиконані контрольні
завдання, терміни виконання яких встановлені до кінця поточного
тижня; щотижня надає керівництву Міністерства та структурним
підрозділам інформацію про кількість невиконаних доручень органів
законодавчої влади з поясненнями про причини їх невиконання,
одержаними від виконавців; готує щоквартальну інформацію Головному контрольному
управлінню Адміністрації Президента України разом із сектором
контролю та перевірки за виконанням актів і доручень Президента
України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України про
стан виконання актів і доручень Президента України; готує щомісячну погоджену з першим заступником Міністра -
керівником апарату інформацію сектору контролю секретаріату
Кабінету Міністрів України про стан виконання запитів і звернень
народних депутатів України; постійно надає погоджену з першим заступником Міністра -
керівником апарату інформацію Департаменту діловодства та
моніторингу секретаріату Кабінету Міністрів України про стан
виконання доручень органів законодавчої та виконавчої влади; забезпечує підготовку матеріалів на засідання колегій
Міністерства про стан виконавської дисципліни у структурних
підрозділах.
XI. Принципи організації контролю виконання
Контроль за виконанням доручень Президента України, Кабінету
Міністрів України, Верховної Ради України, запитів та звернень
народних депутатів України та рішень Колегії Міністерства здійснює
безпосередньо Міністр, одержуючи постійно необхідну інформацію про
хід їхнього виконання від сектору контролю за виконанням актів
Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів
України. Міністр може брати під свій безпосередній контроль також
розгляд інших найважливіших документів, звернень, скарг та ін. Про виконання доручень та результати розгляду документів,
взятих на такий особливий контроль, Міністру безпосередньо
доповідає службова особа Міністерства, вказана в резолюції
Міністра першою. Контроль за виконанням інших своїх доручень разом із правом
підпису відповіді Міністр може передати одному зі своїх
заступників, котрому доручається організація виконання. Співробітники управління справами здійснюють наступні
функції: ведення картотеки контрольованих документів в електронній
базі даних (запис ходу і результатів виконання); напрямок картки контрольного документа (пункту завдання) у
структурний підрозділ - виконавець (як правило, не пізніше ніж за
2 дні до настання терміну виконання); одержання, аналіз і узагальнення інформації про виконання
документів; інформування керівництва Міністерства про стан виконавчої
дисципліни в центральному апараті; інформування, при необхідності, співробітників, а також
представників установ і організацій про виконання контрольованих
документів; заповнення реквізиту "Зняття з контролю", після виконання
документів. Співробітники структурних підрозділів, що здійснюють контроль
за виконанням документів, зобов'язані регулярно інформувати
керівника про стан і результати виконання. Співробітник, відповідальний за ведення діловодства в
підрозділі, зобов'язаний за 2 дні до настання терміну виконання
документа нагадати керівнику структурного підрозділу і виконавцю
про настання цього терміну. При виявленні невиконаного у
встановлений термін документа співробітник зобов'язаний негайно
доповісти керівнику підрозділу про факт порушення виконавської
дисципліни і проінформувати керівника управління справами про
міри, прийняті для виконання документа.
XII. Організація прийому народних депутатів Україниі громадян. Порядок розгляду письмових звернень
народних депутатів України і громадян
Особистий прийом народних депутатів України проводять:
Міністр, перші заступники Міністра, заступники Міністра. Особистий
прийом громадян проводять: Міністр, перші заступники Міністра,
заступники Міністра, керівники структурних підрозділів, інші
посадові особи. Дні та години прийому визначаються графіком, який
затверджено відповідним наказом (наказ N 600 від 25.09.2003 р.).
Народний депутат України діючого скликання, крім цього, при
пред'явленні посвідчення народного депутата України, користується
правом безперешкодного відвідування Міністерства. При відсутності посадової особи прийом здійснюють посадові
особи, які призначені виконувати її обов'язки. Керівним працівникам Міністерства під час особистого прийому
народних депутатів України і громадян необхідно розглянути питання
по суті, надати відповідно до чинного законодавства обґрунтоване
роз'яснення та забезпечити усунення помилок і порушень при їх
наявності. Особистий прийом громадян посадовими особами Міністерства
здійснюється відповідно до вимог Указу Президента України від
13.08.2002 р. N 700 ( 700/2002 ) "Про додаткові заходи щодо
забезпечення реалізації громадянами конституційного права на
звернення". Попередній запис народних депутатів України і громадян на
особистий прийом керівником Міністерства ведеться відділом
організаційно-аналітичного забезпечення роботи Міністра та
відповідальними працівниками приймальних перших заступників та
заступників Міністра. Облік особистого прийому народних депутатів України і
громадян керівництвом Міністерства ведеться у журналі обліку
особистого прийому народних депутатів України і громадян. Народний депутат України, крім цього, користується правом
невідкладного прийому з питань депутатської діяльності керівниками
та іншими посадовими особами Міністерства. Приймання громадян керівниками структурних підрозділів
Міністерства здійснюється у тому ж порядку на рівні структурного
підрозділу. Письмові звернення народних депутатів України (запит,
звернення) приймаються і розглядаються відповідно до вимог Закону
України "Про статус народного депутата України" ( 2790-12 ). Письмові звернення громадян приймаються і розглядаються
відповідно до вимог Закону України від 02.10.96 р. N 393/96
( 393/96-ВР ) "Про звернення громадян" та Указу Президента України
від 13.08.2002 р. N 700 ( 700/2002 ) "Про додаткові заходи щодо
забезпечення реалізації громадянами конституційного права на
звернення". Усі запити, звернення народних депутатів України; пропозиції,
заяви і скарги громадян, що надійшли до Міністерства, підлягають
реєстрації у загальному відділі управління справами в день їх
отримання. Звернення повинно бути викладене в письмовій формі та
надіслано до Міністерства поштою або передане фізичною чи
юридичною особою через посередника. Письмове звернення громадянина без зазначення місця
проживання, не підписано автором (авторами), а також таке,
авторство якого неможливо встановити, вважається анонімним і
розгляду не підлягає. Депутатський запит має бути розглянутий у п'ятнадцятиденний
строк з дня його одержання або в інший, встановлений Верховною
Радою України, строк. Якщо запит з об'єктивних причин не може бути
розглянуто у встановлений строк, Міністр зобов'язаний письмово
повідомити про це Голову Верховної Ради України та народного
депутата, групу народних депутатів, комітет Верховної Ради
України, який вніс (які внесли) запит, і запропонувати інший
строк, який не повинен перевищувати одного місяця після одержання
запиту. Депутатське звернення має бути розглянуто протягом 10 днів з
моменту його одержання. У разі неможливості розгляду звернення
народного депутата у визначений строк його повідомляють про це
офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду.
Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження,
не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання. Вмотивована
відповідь на депутатське звернення повинна бути надіслана
народному депутату не пізніш як на другий день після розгляду
звернення. Відповідь надається в обов'язковому порядку і
безпосередньо Міністерством, до якого було направлено звернення,
за підписом Міністра. Звернення громадян розглядаються та вирішуються у термін не
більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які потребують
додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від
дня їх отримання. При цьому загальний термін вирішення питань,
порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів. Листи і скарги (звернення, клопотання) громадян розглядаються
першими заступниками Міністра, заступниками Міністра відповідно до
розподілу службових обов'язків, керівниками департаментів,
управлінь та самостійних відділів. Усні заяви і повідомлення про злочини розглядаються
відповідно до статей 95-97 Кримінально-процесуального кодексу
України ( 1002-05 ). Особи, винні у порушенні вимог Указу Президента України від
13.08.2002 р. N 700 ( 700/2002 ) "Про додаткові заходи щодо
забезпечення реалізації громадянами конституційного права на
звернення" та Закону України від 02.10.96 р. N 393/96
( 393/96-ВР ) "Про звернення громадян" несуть відповідальність,
встановлену законодавством України.
XIII. Підготовка та організація виїздів у відрядження
Підготовка та організація виїздів у відрядження працівників
структурних підрозділів Міністерства покладається на їхніх
керівників, а на комплексні перевірки - на призначених для цього
керівників груп. Наказ щодо виїзду на комплексні та інші перевірки
за участю декількох підрозділів готується керівником групи. Питання формування груп для відрядження вирішується
відповіднім заступником Міністра зі складу працівників
підпорядкованих йому структурних підрозділів. У разі необхідності
включення до складу таких груп працівників інших підрозділів - це
питання попередньо узгоджується із заступником Міністра, котрому
цей підрозділ підпорядкований. Перший заступник Міністра - керівник апарату вправі формувати
групи для відрядження зі складу працівників усіх структурних
підрозділів Міністерства за інформуванням відповідного заступника
Міністра. Керівництво групами по проведенню таких перевірок, як
правило, покладається на відповідних заступників Міністра або
керівників структурних підрозділів. З числа членів груп можуть
призначатись відповідальні за попереднє оформлення доповідних
записок, а при відсутності керівника - за організацію перевірки. Для проведення галузевих перевірок та в інших випадках,
передбачених планом, наказ на виїзд працівників у відрядження
підписується Міністром або першим заступником Міністра -
керівником апарату. Рішення про відрядження для проведення позапланових перевірок
з питань організації робот на підприємствах галузі приймаються
винятково Міністром, першим заступником Міністра - керівником
апарату на підставі мотивованого рапорту керівника структурною
підрозділу, погодженого з відповідним заступником Міністра. Виїзди в межах міста Києва з метою надання керівникам
підпорядкованих підприємств практичної допомоги, перевірки заяв,
скарг здійснюються за розпорядженням заступників Міністра. За
наслідками перевірок складаються довідки, в яких стисло
викладаються мета поїздки, виконана робота, вжиті заходи та
пропозиції. Інструктаж працівників, які виїздять у відрядження, проводять
керівники структурних підрозділів, а при виїздах на комплексні
перевірки, крім того, - керівники груп. З ними погоджується
затверджене керівником управління (відділу) завдання, яка
зберігається разом із іншими матеріалами. Результати комплексних, цільових та перевірок у порядку
контролю, а також з кадрових питань оформляються доповідними
записками на ім'я Міністра або першого заступника Міністра -
керівника апарату, що підписав наказ. В інших випадках складаються
довідки. Вказані документи мають бути аргументованими і стислими (до
15 сторінок за результатами комплексних, до 10 - інші), з
висвітленням позитивної роботи, виявлених недоліків та їхніх
причин, відповідальних за це посадових осіб та пропозиціями щодо
вжиття необхідних заходів. До доповідної записки при необхідності додаються статистичні
дані та інші документи. Члени груп, крім того, можуть за вказівкою
керівника структурного підрозділу або з власної ініціативи
складати окремі довідки, які доповідаються керівникові і
зберігаються в структурному підрозділі. Наслідки перевірок, як
правило, обговорюються на місцях, а для прийняття відповідного
рішення у триденний термін доповідаються Міністру або першому
заступнику Міністра - керівнику апарату, яким підписано наказ на
виїзд. У разі неповноти перевірки Міністр, перший заступник
Міністра - керівник апарату може призначити її повторно. Оформлення посвідчень на відрядження працівників Міністерства
та забезпечення їх проїзними документами покладається на
управління справами Міністерства. Виклик працівників підпорядкованих підприємств, установ та
організацій до Міністерства з метою відрядження їх для участі у
перевірках чи з інших питань можуть мати місце лише з дозволу
Міністра або першого заступника Міністра - керівника апарату. Порядок оформлення, видачі та реєстрації документів на
службові відрядження в межах України та за кордон працівників
центрального апарату Міністерства визначається відповідним
наказом.
Додаток 1до Тимчасового регламенту
роботи Міністерства культури
і мистецтв України
ЗРАЗОК СЛУЖБОВОЇ ЗАПИСКИ____________________________
(назва посади, П.І.Б.
посадової особи)
____________________________(назва посади, П.І.Б.
посадової особи)
Службова записка
Від: посада, П.І.Б. посадової особи Стосовно: тема питання Суть питання: зміст питання Пропозиції: зміст пропозицій
_________________ ______________ ________________________(назва посади) (підпис) (П.І.Б. посадової особи)
дата
( Регламент в редакції Наказу Міністерства культури і мистецтв
N 88 ( v0088280-04 ) від 19.02.2004 )
-
скопійовано
-
-
