Про затвердження Змін до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві соціальної політики України

Відповідно до пункту 8 Положення про Міністерство соціальної політики України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 року № 423 (зі змінами), з метою вдосконалення роботи зі зверненнями громадян та організації особистого прийому громадян в апараті Міністерства соціальної політики України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Зміни до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві соціальної політики України, затвердженої наказом Міністерства соціальної політики України від 15 березня 2012 року № 139, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 23 березня 2012 року за № 438/20751, що додаються.

2. Управлінню звернень громадян та контролю виконання (С. Гацанюк) забезпечити подання цього наказу в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на державного секретаря В. Іванкевича.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

ЗМІНИ
до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві соціальної політики України

1. У розділі І:

пункт 1.5 викласти в такій редакції:

«1.5. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв та скарг громадян проводиться відповідно до статей 14-16 Закону України «Про звернення громадян» та частини п’ятої статті 53 Закону України «Про запобігання корупції».»;

пункт 1.7 викласти в такій редакції:

«1.7. Належну організацію та стан діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві забезпечує державний секретар.».

2. У розділі II:

абзац четвертий пункту 2.1 викласти в такій редакції:

«Письмове звернення надсилається поштою. Також письмове звернення може бути надіслано в електронному вигляді з використанням мережі Інтернет (електронне звернення). Такі звернення надсилаються шляхом заповнення відповідної електронної форми на офіційному веб-сайті Мінсоцполітики в розділі «Звернення громадян» або засобами електронного зв’язку на електронну адресу zvernennya@mlsp.gov.ua.»;

абзац перший пункту 2.3 після слів «розгляду не підлягає» доповнити словами та цифрами «(крім анонімних звернень, які надійшли відповідно до вимог статті 53 Закону України «Про запобігання корупції»)»;

пункт 2.4 викласти в такій редакції:

«2.4. Реєстрація звернень громадян у Міністерстві здійснюється з метою забезпечення їх обліку та контролю за їх розглядом.

Реєстрація звернень громадян у Міністерстві проводиться за допомогою Системи електронного документообігу (далі - СЕД), що забезпечує формування банку реєстраційних даних звернень громадян та відповідних супровідних документів.»;

пункти 2.7-2.10 викласти в такій редакції:

«2.7. Усі письмові звернення громадян реєструються у СЕД шляхом прямого введення таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім’я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - стислий зміст, індекси; прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надсилання, індекс та зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю.

Під час реєстрації паперового звернення у СЕД створюється електронна копія оригіналу паперового документа (подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування паперового документа).

Після реєстрації звернення проставляється реєстраційний індекс шляхом нанесення штрих-коду в нижньому правому куті першого аркуша документа або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивання. У разі відсутності технічних можливостей для нанесення штрих-коду реєстраційний номер проставляється на документі від руки.

2.8. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера звернення, позначки первинного або повторного надходження звернення, порядкового номера картотеки для реєстрації та позначки року. Колективні звернення реєструються за прізвищем першого заявника.

2.9. Звернення, подані громадянами на особистому прийомі, в тому числі усні, реєструються у тому самому порядку. До реєстраційного індексу звернень, що надійшли на особистому прийомі, додається велика літера «П».

2.10. На кожне звернення за допомогою СЕД створюється реєстраційно-моніторингова картка (додаток 1), яка є внутрішнім документом, що використовується виключно в межах апарату Міністерства.

У разі надходження усного звернення під час проведення особистого прийому громадян реєстраційний індекс проставляється на контрольно-реєстраційній картці.»;

у пункті 2.12 слова «реєстраційної форми підсистеми «Звернення громадян» єдиної автоматизованої системи «Діловодство та КВД» замінити словами «реєстраційно-моніторингової картки в СЕД»;

пункти 2.13-2.15 викласти в такій редакції:

«2.13. З метою своєчасного надання відповідей на звернення громадян у Міністерстві за допомогою СЕД здійснюється постійний контроль за станом їх розгляду.

Постановка на контроль звернень громадян, моніторинг стану їх розгляду та зняття з контролю проводяться відповідно до пунктів 5.1-5.5 розділу IV цієї Інструкції.

2.14. Усі звернення громадян після реєстрації в СЕД відразу передаються для подальшого їх первинного розгляду безпосередньо керівникам самостійних структурних підрозділів Міністерства. З метою оперативного розгляду звернень їх передання проводиться за допомогою СЕД в електронному форматі.

Паперові оригінали звернень громадян наприкінці кожного робочого дня передаються до структурних підрозділів Міністерства, відповідальних за їх розгляд, для подальшого опрацювання та зберігання відповідно до вимог законодавства.

У разі якщо документ терміновий (негайний чи невідкладний) та потребує первинного розгляду керівництвом Мінсоцполітики, працівник, який його реєструє, додатково (на упередження) направляє за допомогою СЕД копію такого документа керівнику (керівникам) структурного (структурних) підрозділу (підрозділів) відповідно до компетенції.

Для первинного розгляду керівництву Міністерства (для накладення електронної резолюції) передаються за допомогою СЕД звернення громадян, для якісного розгляду яких необхідне безпосереднє втручання керівництва Міністерства (звернення, які потребують залучення до їх розгляду декількох структурних підрозділів Міністерства із визначенням головного виконавця).

Такі звернення передаються для первинного розгляду Міністру, першому заступнику Міністра, заступникам Міністра, заступнику Міністра з питань європейської інтеграції та державному секретарю відповідно до розподілу обов’язків.

2.15. Посадові особи, які проводять первинний розгляд звернення, зареєстрованого в СЕД, накладають на нього електронну резолюцію, в якій визначається головний виконавець, відповідальний за організацію виконання документа в Міністерстві, та (за необхідності) співвиконавці.

На електронну резолюцію посадової особи накладається кваліфікований електронний підпис цієї самої посадової особи.

У разі якщо керівництвом Міністерства накладення резолюції проводилось у паперовому вигляді, працівники відділу звернень та прийому громадян Управління звернень громадян та контролю виконання створюють в реєстраційно-моніторинговій картці документа в СЕД електронну копію цієї резолюції (шляхом сканування) та забезпечують подальше направлення звернення на розгляд відповідно до резолюції.».

3. У розділі III:

1) у пункті 3.1:

абзац перший підпункту 3.1.1 викласти в такій редакції:

«3.1.1. Керівники структурних підрозділів Міністерства, до компетенції яких належать питання, зазначені у зверненнях, або структурні підрозділи яких визначено відповідальними за розгляд звернень у резолюціях Міністра, першого заступника Міністра, заступників Міністра, заступника Міністра з питань європейської інтеграції чи державного секретаря, проводять подальший розгляд звернень громадян і визначають виконавців кожного з них шляхом накладення електронної резолюції з використанням СЕД.»;

підпункти 3.1.2-3.1.4 викласти в такій редакції:

«3.1.2. Звернення громадян передаються виконавцям за допомогою СЕД.

Паперові оригінали звернень громадян передаються виконавцям під підпис у журналах реєстрації звернень громадян, що ведуться у структурних підрозділах Міністерства за встановленою формою (додаток 2).

3.1.3. Інформація про осіб, відповідальних за розгляд звернень, та співвиконавців вноситься в реєстраційно-моніторингову картку документа СЕД автоматично на підставі накладених резолюцій.

3.1.4. Передання звернення громадянина від одного структурного підрозділу Міністерства до іншого проводиться відділом звернень та прийому громадян Управління звернень громадян та контролю виконання лише за письмовими пропозиціями керівників структурних підрозділів Міністерства, які подаються за допомогою СЕД.»;

доповнити розділ новим підпунктом такого змісту:

«3.1.8. Звернення, які містять повідомлення про порушення вимог Закону України «Про запобігання корупції», в тому числі анонімні (якщо наведена у них інформація стосується конкретних осіб та містить фактичні дані, які можуть бути перевірені), надсилаються поштою або на електронну адресу anticor@mlsp.gov.ua.

Такі звернення після їх реєстрації передаються для первинного розгляду Міністру, першому заступнику Міністра, заступникам Міністра, заступнику Міністра з питань європейської інтеграції чи державному секретарю відповідно до розподілу обов’язків.

За результатами первинного розгляду накладається резолюція відповідно до пункту 2.15 цієї Інструкції.

Одночасно таке звернення направляється до уповноваженого підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції для вжиття відповідних заходів (за необхідності).

Працівники, яким доручено розгляд звернення, що містить повідомлення про порушення вимог Закону України «Про запобігання корупції», зобов’язані ретельно перевірити факти, викладені у зверненні, та за результатами перевірки інформувати керівництво Міністерства та уповноважений підрозділ з питань запобігання та виявлення корупції.

Такі звернення підлягають перевірці у термін не більше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо у зазначений термін перевірити інформацію, що міститься в зверненні, неможливо, термін розгляду такого звернення може бути продовжено до тридцяти днів від дня його отримання з урахуванням вимог абзацу четвертого частини п’ятої статті 53 Закону України «Про запобігання корупції».

У разі виявлення ознак кримінального або адміністративного правопорушення відповідна інформація направляється до спеціально уповноважених суб’єктів у сфері протидії корупції.

Інформування заявника за результатами проведеної перевірки проводиться окремим листом (якщо звернення не було анонімним).»;

2) у пункті 3.2:

підпункт 3.2.1 викласти в такій редакції:

«3.2.1. Листи-відповіді на звернення громадян готуються, узгоджуються (візуються) в СЕД та оформлюються на бланку Міністерства, який автоматично генерується СЕД.»;

в абзаці першому підпункту 3.2.3 слова та цифри «Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 389» замінити словами та цифрами «постановою Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 року № 423 (зі змінами)»;

підпункт 3.2.4 викласти в такій редакції:

«3.2.4. Листи-відповіді за підписом посадових осіб Міністерства, уповноважених відповідно до законодавства, готуються, узгоджуються (візуються) в СЕД та оформлюються на бланку Міністерства, який автоматично генерується СЕД.»;

підпункт 3.2.8 виключити.

У зв’язку з цим підпункти 3.2.9-3.2.14 вважати відповідно підпунктами 3.2.8-3.2.13;

в абзаці першому підпункту 3.2.12 слова «в автоматизованій системі «Діловодство та КВД» замінити словами «в СЕД».

4. У розділі V:

пункт 5.1 викласти в такій редакції:

«5.1. З метою своєчасного та належного розгляду звернень громадян, а також запитів на інформацію усі звернення та запити, що надходять до Міністерства, підлягають контролю.

Контроль за своєчасним та якісним розглядом звернень громадян та запитів покладається на керівників структурних підрозділів Міністерства, які зобов’язані забезпечити правильний і повний їх розгляд та виконання прийнятих щодо них рішень.

Контроль за розглядом звернень та запитів здійснюється за допомогою СЕД. Взяття звернення або запиту на контроль проводиться під час його реєстрації в СЕД. Працівник відділу звернень та прийому громадян Управління звернень громадян та контролю виконання, який проводить реєстрацію документа, встановлює рівень контролю та строки його розгляду у реєстраційно-моніторинговій картці в СЕД. Строки розгляду звернення встановлюються на упередження (за 2 дні до настання контрольного терміну, визначеного актами законодавства, розпорядчими документами, резолюціями керівництва тощо, з подальшим продовженням, але не менше ніж визначено законодавством).

Для здійснення контролю за зверненнями і запитами у Міністерстві застосовуються два рівні контролю: «контроль керівництва» та «контроль структурного підрозділу».

Рівень контролю «контроль керівництва» встановлюється:

для звернень громадян, які надіслані до Міністерства Секретаріатом Кабінету Міністрів України, Апаратом Верховної Ради України, народними депутатами України, Адміністрацією Президента України, Секретаріатом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, центральними органами виконавчої влади;

для звернень громадян, за результатами розгляду яких, крім громадянина, необхідно повідомити іншу організацію;

для звернень громадян, розгляд яких контролюється керівництвом Міністерства;

для звернень громадян, що надійшли від державної установи «Урядовий контактний центр»;

для запитів на отримання інформації.

Для усіх інших звернень громадян встановлюється рівень контролю «контроль структурного підрозділу»;

пункт 5.3 викласти в такій редакції:

«5.3. Звернення громадян, для яких встановлено рівень контролю «контроль керівництва», контролюються та знімаються з контролю відділом звернень та прийому громадян Управління звернень громадян та контролю виконання.»;

у пункті 5.4 слова «Звернення громадян, за розглядом яких встановлено рівень контролю «Контроль управління» замінити словами «Звернення громадян, для яких встановлено рівень контролю «контроль структурного підрозділу».;

пункт 5.5 викласти в такій редакції:

«5.5. У процесі розгляду та зняття з контролю звернень громадян працівники, яких визначено відповідальними за їх розгляд, особи, відповідальні за ведення діловодства в структурних підрозділах Міністерства, та працівники відділу звернень та прийому громадян Управління звернень громадян та контролю виконання оперативно вносять до реєстраційно-моніторингових карток документів у СЕД доповнення і зміни, що стосуються розгляду звернень або запитів (дата виконання, відмітка про результати розгляду звернення, пропозиції щодо зняття з контролю тощо).».

5. У тексті Інструкції слова «заступник Міністра - керівник апарату (державний секретар Міністерства)» у всіх відмінках замінити словами «державний секретар» у відповідних відмінках.

6. У назві та тексті додатка 1 слова «реєстраційно-контрольна картка» замінити словами «реєстраційно-моніторингова картка».