ЗАТВЕРДЖЕНО |
ПЕРЕЛІК
документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, зі строками їх зберігання
{Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції
№ 1189/5 від 09.07.2015
№ 3447/5 від 02.12.2016}
{У тексті Переліку слова «головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі» замінено словами «головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі» згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1189/5 від 09.07.2015}
{У тексті Переліку слова «, районне, районне у містах, міське (міст обласного значення), міськрайонне, міжрайонне управління юстиції» у всіх відмінах і числах виключено, слова «відділи державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі» у всіх відмінках замінено словами «відділи державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі» у відповідних відмінках; слова «відділи державної реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції» у всіх відмінках замінено словами «районні, районні у містах, міські (міст обласного значення), міськрайонні, міжрайонні відділи державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції» у відповідних відмінках; слова «Акти про прийняття бланків свідоцтв від відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції» замінено словами «Акти про прийняття бланків свідоцтв від відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції» згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3447/5 від 02.12.2016}
1. Перелік документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, із зазначенням строків їх зберігання (далі - Перелік документів) визначає строки зберігання документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану відділами державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, районними, районними у містах, міськими (міст обласного значення), міськрайонними, міжрайонними відділами державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції (далі - відділи державної реєстрації актів цивільного стану).
Строки зберігання документів встановлюються незалежно від виду матеріального носія інформації (паперовий, електронний).
Строки зберігання документів, визначені у Переліку документів, є обов’язковими для всіх відділів державної реєстрації актів цивільного стану.
2. Перелік документів включає документи щодо державної реєстрації актів цивільного стану та видачі відповідних свідоцтв; внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання; обліку свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану тощо.
Строки зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану типової управлінської документації, зокрема з питань організації системи управління, планування, фінансування, обліку та звітності, роботи з кадрами, адміністративно-господарського обслуговування тощо, визначаються на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (із змінами) (далі - Перелік типових документів).
3. Перелік документів використовується для формування відділами державної реєстрації актів цивільного стану справ та класифікації при цьому документів, а також у роботі експертних комісій (далі - ЕК) головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі.
4. Перелік документів та Перелік типових документів використовуються для складання номенклатури справ відділу державної реєстрації актів цивільного стану, що є складовою частиною зведеної номенклатури справ головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі.
5. Строки зберігання документів, визначені в Переліку документів, є мінімальними, їх не можна скорочувати. У разі необхідності строки зберігання конкретних видів документів можуть бути продовжені за рішенням ЕК головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі.
Документи не можуть бути знищені раніше встановлених для них строків зберігання.
II. Структура Переліку документів і порядок його застосування
1. Перелік документів побудовано за функціонально-галузевою ознакою та відображає окремі спеціальні напрями діяльності відділів державної реєстрації актів цивільного стану.
2. Види документів у Переліку документів розміщено у логічній послідовності за ступенем їх значущості, а також питань, що в них відображаються.
3. Статті Переліку документів мають єдину наскрізну нумерацію (графа 1). У Переліку документів наведено узагальнені назви видів документів (графа 2). При об`єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін «документи», а в дужках розкриваються назви всіх видів документів, включених до статті.
4. У графі 3 Переліку документів визначено строки зберігання документів, що створюються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, у графі 4 - у районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції.
5. Строк зберігання «Постійно» означає, що такі документи належать до Національного архівного фонду і підлягають довічному зберіганню.
6. Строк зберігання «До ліквідації відділу» означає, що документи зберігаються у відділі державної реєстрації актів цивільного стану протягом усього часу його функціонування та передаються у разі ліквідації за описами справ до відділів державної реєстрації актів цивільного стану, які є його правонаступниками, для подальшого зберігання.
Книги державної реєстрації актів цивільного стану зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану, включених до цих книг, і передаються на постійне зберігання до відповідних державних архівних установ.
7. Обчислення строків зберігання документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2012 році, починається з 1 січня 2013 року.
8. Експертиза цінності документів у відділах державної реєстрації актів цивільного стану здійснюється згідно з чинним законодавством.
Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності.
Експертиза цінності документів здійснюється щороку працівниками служби діловодства відділів державної реєстрації актів цивільного стану разом з ЕК головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі.
За результатами експертизи цінності документів укладаються описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.
9. При визначенні строків зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку документів і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ для зберігання або для знищення лише за заголовками в номенклатурі справ, описах або на обкладинках справ не допускається.
10. Документи необхідно відбирати на архівне зберігання у вигляді оригіналів. У разі відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів.
11. Відбір документів для подальшого зберігання або для знищення здійснюється після закінчення діловодного року.
ІІІ. Документи, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану
Номерстатті | Види документів | Строки зберігання документів | Примітка | |
у відділах державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі | у районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
1. Ведення державного реєстру | ||||
1 | Державний реєстр актів цивільного стану громадян1 | Постійно | Постійно | 1На постійне зберігання надходить після завершення ведення |
2 | Документи щодо подання відомостей до Державного реєстру виборців (копії форм подань відомостей про виборців, супровідні листи; запити щодо перевірки фактів смерті виборців; звіти тощо) | 5 р. | 5 р. | |
2. Державна реєстрація актів цивільного стану | ||||
1) державна реєстрація народження | ||||
3 | Книги державної реєстрації актів про народження | Постійно | Постійно | |
4 | Книги реєстрації актів про встановлення батьківства1 | Постійно | Постійно | 1Що велися до 2004 року |
5 | Медичні свідоцтва про народження (форма № 103/о); дублікати медичних свідоцтв про народження (форма № 103/о) та документи відповідних перевірок у разі їх пред’явлення для державної реєстрації народження | - | 3 р. | |
6 | Документи (заяви, медичні свідоцтва про народження (форма № 103/о); медичні довідки про перебування дитини під наглядом лікувального закладу (форма № 103-1/о); довідки з місця проживання дитини; документи перевірок наявності актових записів про народження), пред’явлені для державної реєстрації народження дитини, яка досягла одного року і більше | - | 3 р. | |
7 | Заяви про визнання батьківства, про невизнання чоловіка (колишнього чоловіка) батьком дитини та інші документи, пов’язані з унесенням змін до актового запису про народження у зв’язку з визнанням батьківства; нотаріально посвідчені довіреності, що підтверджують повноваження представника, для подання відповідної заяви або їх копії | - | 5 р. | |
8 | Копії рішень судів про позбавлення або поновлення батьківських прав | - | 5 р. | |
9 | Документи (заява подружжя, заява сурогатної матері про згоду на запис подружжя батьками дитини; довідка про генетичну спорідненість батьків (матері чи батька) з плодом тощо), пред'явлені для державної реєстрації народження дитини при застосуванні репродуктивних технологій | - | 5 р. | |
10 | Документи (заяви, акти, протоколи, копії рішень органів опіки та піклування, довідки закладу охорони здоров’я про вік дитини тощо), пред’явлені для державної реєстрації народження дитини, яку не забрали з пологового будинку, знайденої, підкинутої дитини | - | 5 р. | |
11 | Документи (висновки медичної консультаційної комісії про підтвердження факту народження дитини поза закладом охорони здоров’я, медичні довідки про перебування дитини під наглядом лікувального закладу (форма № 103-1/о)), пред’явлені для державної реєстрації народження дитини у разі її народження поза закладом охорони здоров'я | - | 3 р. | |
12 | Медичні документи іноземних держав, що підтверджують факт народження дітей (довідки, сертифікати тощо) | - | 3 р. | |
13 | Заяви про державну реєстрацію народження відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України | - | 3 р. | |
14 | Заяви батьків про згоду на визначення прізвища, власного імені, по батькові дитини; нотаріально посвідчені довіреності, що підтверджують повноваження представника для подання відповідної заяви; копії рішень органів опіки й піклування щодо визначення прізвища, власного імені, по батькові дитини | - | 1 р. | |
15 | Корінці довідок для призначення допомоги при народженні дитини, виданих виконкомами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад | - | 3 р. | |
16 | Корінці довідок про призначення допомоги на дітей одиноким матерям, виданих виконкомами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад | - | 3 р. | |
2) державна реєстрація шлюбу | ||||
17 | Книги державної реєстрації актів про шлюб | Постійно | Постійно | |
18 | Документи (заяви про державну реєстрацію шлюбу (довіреності), документи про сімейний стан, заяви про перенесення строку державної реєстрації шлюбу, щодо проведення державної реєстрації шлюбу за межами відділу, рішення судів, переклади паспортних документів, квитанції про сплату держмита тощо) про державну реєстрацію шлюбу | - | 3 р. | |
19 | Заяви про державну реєстрацію шлюбу осіб, які не з'явилися у призначений день | - | 1 р. | |
3) державна реєстрація розірвання шлюбу | ||||
20 | Книги державної реєстрації актів про розірвання шлюбу | Постійно | Постійно | |
21 | Документи (заяви про розірвання шлюбу, довіреності, копії рішень судів про визнання особи безвісно відсутньою, недієздатною, копії повідомлень про державну реєстрацію розірвання шлюбу для проставлення відповідної відмітки до актового запису про шлюб, копії повідомлень про доповнення актового запису про розірвання шлюбу, квитанції про сплату держмита тощо) про державну реєстрацію розірвання шлюбу відповідно до статей 106, 107 Сімейного кодексу України | - | 5 р. | |
22 | Документи (заяви, рішення судів (витяги з рішень), запити та повідомлення щодо наявності відмітки в актовому записі про шлюб, копії повідомлень про розірвання шлюбу для проставлення відповідної відмітки до актового запису про шлюб, копії повідомлень про доповнення актового запису про розірвання шлюбу) про державну реєстрацію розірвання шлюбу на підставі рішень судів (витягів з рішень) про розірвання шлюбу | - | 5 р. | |
23 | Заяви осіб, які не з'явилися на державну реєстрацію розірвання шлюбу | - | 1 р. | |
24 | Заяви осіб про проставлення відмітки про розірвання шлюбу у паспорті громадянина України; копії рішень судів, що надійшли для проставлення відмітки про розірвання шлюбу, копії запитів щодо перевірки наявності відмітки в актовому записі про шлюб, повідомлення про результати перевірок, ксерокопії рішень судів | - | 1 р. | |
25 | Заяви подружжя про поновлення шлюбу у разі з'явлення особи, яка була оголошена померлою або визнана безвісно відсутньою, та копія рішення (ухвали) суду про скасування рішення суду про встановлення цих фактів | - | 1 р. | |
26 | Повідомлення про державну реєстрацію розірвання шлюбу, отримані від інших відділів державної реєстрації актів цивільного стану, їх копії | 1 р. | 1 р. | |
4) державна реєстрація зміни імені | ||||
27 | Книги державної реєстрації актів про зміну імені | Постійно | Постійно | |
28 | Документи (заяви, копії паспорта громадянина України або свідоцтва про народження заявника, копії актових записів цивільного стану, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, висновки, відповідні повідомлення про зміну імені, квитанції про сплату держмита тощо) про зміну імені | - | 5 р. | |
5) державна реєстрація смерті | ||||
29 | Книги державної реєстрації актів про смерть | Постійно | Постійно | |
30 | Копії рішень судів про встановлення факту смерті особи в певний час або про оголошення її померлою | - | 3 р. | |
31 | Повідомлення установи виконання покарань або слідчого ізолятора про смерть особи | - | 3 р. | |
32 | Документи відповідних перевірок при проведенні державної реєстрації смерті після закінчення одного року з дня настання смерті | - | 3 р. | |
33 | Повідомлення про померлих осіб, у тому числі дітей, що подаються органам праці та соціального захисту населення | - | 1 р. | |
34 | Повідомлення про фізичних осіб, які померли, змінили прізвище, ім’я, по батькові, дату і місце народження; про повторну видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану територіальним органам державної податкової служби | - | 1 р. | |
35 | Повідомлення, що подаються територіальним органам Пенсійного фонду України, про померлих осіб | - | 1 р. | |
36 | Повідомлення про дітей, які позбавлені батьківського піклування, що подаються органам опіки та піклування | - | 1 р. | |
37 | Корінці довідок для отримання допомоги на поховання, виданих виконавчими комітетами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад | - | 3 р. | |
38 | Списки паспортів громадян України, пільгових посвідчень, військово-облікових документів, зданих у зв'язку з державною реєстрацією смерті, або повідомлення про їх непередачу | - | 1 р. | |
39 | Повідомлення про направлення паспортних документів іноземців, які померли, про державну реєстрацію смерті іноземця | 1 р. | 1 р. | |
6) внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання | ||||
40 | Книги поновлених актових записів цивільного стану про народження | Постійно | Постійно | |
41 | Книги поновлених актових записів про смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені | Постійно | Постійно | |
42 | Документи (заяви, копії рішень судів, паспортів (паспортних документів), повні витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану, копії актових записів цивільного стану, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану, архівні довідки, повідомлення державних архівів про відсутність записів, висновки, повідомлення компетентному органу іноземної держави тощо) про поновлення актових записів цивільного стану | - | 5 р. | |
43 | Документи (заяви, копії рішень судів, паспортів (паспортних документів), копії актових записів цивільного стану, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, висновки, копії повідомлень про внесення змін до актових записів цивільного стану тощо) про внесення змін до актових записів цивільного стану | - | 5 р. | |
44 | Документи (заяви, копії рішень судів, паспортів (паспортних документів), копії актових записів цивільного стану, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, висновки, копії повідомлень про неповернені свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, про анулювання актових записів цивільного стану тощо) про анулювання актових записів цивільного стану | - | 5 р. | |
45 | Копії повідомлень про зміну імені військовозобов'язаними і призовниками у зв'язку з державною реєстрацією шлюбу, розірванням шлюбу, визнанням батьківства, усиновленням | - | 1 р. | |
46 | Повідомлення про внесення змін до актових записів цивільного стану, отримані від інших відділів державної реєстрації актів цивільного стану, їх копії | 1 р. | 1 р. | |
7) повторна видача свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану | ||||
47 | Заяви громадян на повторну видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, видачу витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян; підтвердження відділів державної реєстрації актів цивільного стану для видачі витягів, а також архівні копії актових записів цивільного стану (метричних записів), архівні довідки та листи | 1 р. | 1 р. | |
48 | Свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, що надійшли від інших органів реєстрації актів цивільного стану для вручення громадянам, та документи (супровідні листи, квитанції про сплату державного мита тощо), пов'язані з видачею цих свідоцтв | 1 р. | 1 р. | |
3. Облікові документи | ||||
49 | Алфавітні журнали до книг державної реєстрації актів цивільного стану (за кожним видом окремо) | Постійно | Постійно | |
50 | Книга обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг | До ліквідації відділу | До ліквідації відділу | |
51 | Книга обліку бланків свідоцтв про народження | До ліквідації відділу | До ліквідації відділу | |
52 | Книга обліку бланків свідоцтв про шлюб | До ліквідації відділу | До ліквідації відділу | |
53 | Книга обліку бланків свідоцтв про розірвання шлюбу | До ліквідації відділу | До ліквідації відділу | |
54 | Книга обліку бланків свідоцтв про зміну імені | До ліквідації відділу | До ліквідації відділу | |
55 | Книга обліку бланків свідоцтв про смерть | До ліквідації відділу | До ліквідації відділу | |
56 | Книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану | До ліквідації відділу | До ліквідації відділу | |
57 | Книги обліку бланків свідоцтв, які видаються працівникам відділу керівником чи посадовою особою, відповідальною за зберігання бланків свідоцтв в окремому приміщенні відділу | До ліквідації відділу | До ліквідації відділу | |
58 | Книга обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану | До ліквідації відділу | До ліквідації відділу | |
59 | Книга особових рахунків з обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану | До ліквідації відділу | До ліквідації відділу | |
60 | Книга обліку свідоцтв, які надійшли від інших органів реєстрації актів цивільного стану для вручення громадянам | До ліквідації відділу | До ліквідації відділу | |
61 | Звіти про витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану | До ліквідації відділу | До ліквідації відділу | |
62 | Акти про знищення бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану | До ліквідації відділу | До ліквідації відділу | |
63 | Акти про прийняття бланків свідоцтв від відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції | До ліквідації відділу | До ліквідації відділу | |
64 | Заяви фізичних осіб про надання платних послуг | 3 р. | 3 р. | |
65 | Реєстри бланків свідоцтв, виданих виконавчим органам сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради | - | 3 р. | |
66 | Журнал обліку заяв, копій рішень судів про поновлення актових записів цивільного стану, про державну реєстрацію народження дитини, яка досягла одного року і більше | - | 5 р. | |
67 | Журнал реєстрації заяв про повторну видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану | 3 р. | 3 р. | |
68 | Журнал реєстрації заяв про видачу витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян | 3 р. | 3 р. | |
69 | Журнал реєстрації заяв фізичних осіб про надання платних послуг | 3 р. | 3 р. | |
70 | Журнал реєстрації заяв про державну реєстрацію народження відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України | - | 3 р. | |
71 | Журнал реєстрації заяв про визнання батьківства, невизнання чоловіка (колишнього чоловіка) батьком дитини | - | 3 р. | |
72 | Журнал обліку заяв про державну реєстрацію шлюбу | - | 3 р. | |
73 | Журнал обліку заяв про державну реєстрацію розірвання шлюбу на підставі рішення суду про розірвання шлюбу | - | 3 р. | |
74 | Журнал обліку заяв про проставлення відмітки про розірвання шлюбу у паспорті громадянина України | - | 3 р. | |
75 | Журнал обліку заяв про розірвання шлюбу відповідно до статей 106, 107 Сімейного кодексу України | - | 3 р. | |
76 | Журнал обліку заяв про зміну імені | - | 3 р. | |
77 | Журнал обліку заяв, копій рішень судів про внесення змін до актових записів цивільного стану | - | 3 р. | |
78 | Журнал обліку заяв, копій рішень судів про анулювання актових записів цивільного стану | - | 3 р. | |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання Центральної
експертно-перевірної комісії
Державної архівної служби України
25.12.2013 № 9
