Про затвердження Положення про Галузевий державний архів Служби безпеки України

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", постанови Кабінету Міністрів України від 01.04.94 № 206 "Про створення галузевого державного архіву Служби безпеки України" НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Положення про Галузевий державний архів Служби безпеки України, що додається.

2. Наказ Служби безпеки України, Державного комітету архівів України від 05.12.2002 № 432/ДСК/94/ДСК "Про затвердження Положення про галузевий державний архів Служби безпеки України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 27.12.2002 за № 1011/7299, визнати таким, що втратив чинність.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

ПОЛОЖЕННЯ
про Галузевий державний архів Служби безпеки України

1. Галузевий державний архів Служби безпеки України (далі - ГДА СБУ) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і постанови Кабінету Міністрів України від 01.04.94 № 206 "Про створення галузевого державного архіву Служби безпеки України".

ГДА СБУ є державною архівною установою Служби безпеки України (далі - СБУ), що здійснює приймання, облік та централізоване зберігання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), які утворилися в процесі оперативно-службової діяльності органів державної безпеки колишніх УРСР та СРСР, підрозділів Центрального управління СБУ, регіональних органів, органів військової контррозвідки, навчальних та інших закладів, науково-дослідних і науково-технічних установ, організацій і підприємств СБУ та Антитерористичного центру при СБУ (далі - підрозділи, органи, заклади СБУ), та створює умови для користування цими документами. ГДА СБУ здійснює організаційно-методичне керівництво, науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи в СБУ.

ГДА СБУ ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України.

2. ГДА СБУ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами СБУ, Міністерства юстиції України та іншими нормативно-правовими актами, а також цим Положенням.

3. ГДА СБУ підпорядковується Голові СБУ або одному з його заступників відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

4. Організаційна структура ГДА СБУ визначається та його штат затверджується Головою СБУ.

5. ГДА СБУ є бюджетною установою. Фінансування ГДА СБУ здійснюється відповідно до законодавства.

6. СБУ забезпечує ГДА СБУ приміщеннями, майном, автотранспортом, технологічним та іншим обладнанням для виконання покладених на нього завдань.

7. ГДА СБУ працює відповідно до річного плану роботи, який затверджує Голова СБУ або один із його заступників відповідно до розподілу функціональних обов'язків, і звітує перед ним про проведену роботу.

8. ГДА СБУ зберігає:

документи НАФ з різними носіями інформації, що відображають діяльність органів державної безпеки;

документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, отримані у ході оперативно-службової діяльності підрозділів, органів, закладів СБУ та органів державної безпеки радянського періоду;

мікрофотокопії документів страхового фонду та фонду користування ними;

відомчі видання;

документи з особового складу підрозділів, органів, закладів СБУ та органів державної безпеки радянського періоду;

документи особового походження;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для методичної та інформаційно-довідкової роботи ГДА СБУ;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

9. Основними завданнями ГДА СБУ є:

забезпечення умов зберігання та обліку архівних документів;

ведення державного обліку документів НАФ та подання відомостей про них Укрдержархіву;

створення та організація зберігання страхового фонду документів архіву і фонду користування ними;

комплектування ГДА СБУ документами підрозділів, органів, закладів СБУ;

проведення експертно-перевірною комісією ГДА СБУ експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього;

здійснення заходів щодо охорони державної таємниці;

виявлення унікальних документів НАФ;

участь у виявленні специфічних документів історико-культурної спадщини України;

створення й удосконалення довідкового апарату до документів, що знаходяться на зберіганні в ГДА СБУ;

забезпечення науково-технічного опрацювання документів, їх систематизації та автоматизації інформаційно-пошукових процесів;

надання організаційно-методичної допомоги підрозділам, органам, закладам СБУ з питань роботи з документами, що тимчасово зберігаються в підрозділах, органах, закладах СБУ, та з питань підготовки документів до здачі в ГДА СБУ;

контроль за збереженням документів в архівних підрозділах та нормативно-методичне забезпечення ведення архівної справи в підрозділах, органах, закладах СБУ;

робота з документами особового походження з метою передавання цих документів на зберігання до ГДА СБУ (за письмовою згодою власника);

організація у встановленому порядку користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з архівних документів юридичним та фізичним особам;

підготовка документів до опублікування та експонування;

комплектування довідково-інформаційного фонду;

впровадження сучасних досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику роботи ГДА СБУ;

участь у встановленому порядку у розробці проектів нормативно-правових актів та методичних документів у сфері архівної справи.

10. ГДА СБУ відповідно до покладених на нього завдань:

організовує та здійснює постійне зберігання, охорону, реставрацію і консервацію документів;

створює систему облікових документів ГДА СБУ;

веде державний облік документів НАФ та подає відповідні відомості про них один раз на рік Державній архівній службі України (далі - Укрдержархів), здійснює контроль за збереженістю, обліком і використанням інформації зазначених документів;

провадить у встановленому законодавством порядку діяльність, пов'язану з державною таємницею, забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю;

створює копії документів для страхового фонду документів та копії документів для фонду користування ними;

створює довідковий апарат до документів, що знаходяться на зберіганні, та забезпечує автоматизацію інформаційно-пошукових процесів;

складає анотовані переліки унікальних документів, готує пропозиції про внесення унікальних документів до Державного реєстру національного культурного надбання;

здійснює грошову оцінку документів НАФ, що зберігаються в ГДА СБУ;

складає списки підрозділів, органів, закладів СБУ - джерел формування НАФ, які передають документи до ГДА СБУ, приймає ці документи на постійне зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання в підрозділах, органах, закладах СБУ;

перевіряє роботу підрозділів, органів, закладів СБУ з питань архівної справи;

провадить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних архівних документів, що знаходяться за межами ГДА СБУ;

організовує приймання документів особового походження на прохання юридичних і фізичних осіб - власників документів НАФ, які стосуються діяльності СБУ, та забезпечує їх науково-технічне опрацювання та зберігання;

надає користувачам документи і довідковий апарат до них;

видає архівні довідки, копії, витяги з документів на запити юридичних та фізичних осіб, готує до публікації документи, що зберігаються в ГДА СБУ;

організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впроваджує наукові досягнення, нові методи роботи в архівній справі.

11. ГДА СБУ має право:

одержувати в установленому порядку від підрозділів, органів, закладів СБУ відомості стосовно зберігання і впорядкування документів НАФ у межах своєї компетенції;

надавати у межах своєї компетенції роз'яснення норм законодавства щодо забезпечення збереженості документів НАФ, що зберігаються в підрозділах, органах, закладах СБУ;

здійснювати контроль за дотриманням норм законодавства щодо впорядкування, обліку та зберігання архівних документів підрозділами, органами, закладами СБУ;

повертати на доопрацювання неправильно сформовані справи, підготовлені описи, що не відповідають встановленим законодавством вимогам, а також справи, гриф секретності яких не приведено у відповідність до вимог чинного законодавства України;

укладати у встановленому порядку договори для забезпечення діяльності ГДА СБУ;

розробляти за погодженням з Укрдержархівом методичні посібники з архівної справи, скликати наради, семінари з питань, що належать до компетенції ГДА СБУ;

погоджувати проекти розпорядчих документів СБУ з питань архівної справи;

надавати пропозиції щодо скасування розпорядчих документів СБУ, що суперечать законодавству України з питань архівної справи;

брати участь у засіданнях колегій, рад, нарадах Укрдержархіву, а також підрозділів, органів, закладів СБУ з профільних питань;

з метою охорони державної таємниці і захисту права власності на інформацію, що міститься в документах ГДА СБУ, встановлювати відповідно до чинного законодавства умови для їх використання.

12. ГДА СБУ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з Укрдержархівом, іншими державними архівними установами та органами державної влади.

13. ГДА СБУ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади Головою СБУ.

14. Начальник ГДА СБУ:

здійснює керівництво діяльністю ГДА СБУ;

видає у межах своїх повноважень накази, розпорядження;

представляє ГДА СБУ в усіх державних установах та громадських організаціях;

несе персональну відповідальність за виконання покладених на ГДА СБУ завдань;

затверджує функціональні (посадові) обов'язки (інструкції) працівників та військовослужбовців ГДА СБУ;

приймає на роботу та звільняє з роботи працівників та військовослужбовців ГДА СБУ у встановленому порядку;

забезпечує в межах своєї компетенції додержання вимог чинного законодавства при видачі у тимчасове користування документів ГДА СБУ підрозділам, органам, закладам СБУ, органам прокуратури, суду та користувачам при наданні доступу до роботи з ними;

здійснює постійний контроль за забезпеченням охорони державної таємниці та вживає заходів для забезпечення режиму секретності в ГДА СБУ;

проводить прийом громадян та розглядає заяви, запити, звернення, що належать до компетенції ГДА СБУ.

15. Для проведення експертизи цінності документів у ГДА СБУ утворюється експертно-перевірна комісія. Положення про експертно-перевірну комісію та її склад затверджуються наказом СБУ за погодженням з Головою Укрдержархіву.

16. ГДА СБУ є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням, відповідні печатки, штампи та рахунки в органах Державної казначейської служби України.