ІНСТРУКЦІЯ
про порядок замовлення, постачання, обліку та звітності щодо витрачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців

{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 44/5 від 04.01.2013}

І. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція визначає порядок замовлення, постачання, зберігання, обліку та звітності щодо витрачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (далі - бланк).

1.2. Бланки є невід’ємною складовою документарного забезпечення процесу державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців.

1.3. Право інтелектуальної власності на дизайн бланків належить Державній реєстраційній службі України.

ІІ. Організація виготовлення та приймання бланків від поліграфічного підприємства

2.1. Організація виготовлення бланків здійснюється Державним підприємством "Інформаційно-ресурсний центр" (далі - ДП "ІРЦ") у централізованому порядку шляхом замовлення їх у спеціалізованого підприємства (далі - поліграфічне підприємство).

{Пункт 2.1 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 44/5 від 04.01.2013}

2.2. Приймання тиражу виготовлених поліграфічним підприємством бланків здійснюється комісією, яка створюється відповідно до наказу ДП "ІРЦ".

2.3. До складу комісії повинно входити не менше трьох осіб. До роботи комісії може залучатися представник поліграфічного підприємства, яке виготовило бланки.

2.4. Під час приймання бланків комісія зобов'язана перевірити їх кількість та відповідність серій і номерів, зазначених на пачках, тим, що зазначені у видатковій накладній. Про приймання бланків від поліграфічного підприємства складається акт про прийняття від поліграфічного підприємства бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (додаток 1).

2.5. Про прийняття ДП "ІРЦ" на облік бланків до Реєстру спеціальних бланків виписок, витягів, довідок з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (далі - Реєстр) вноситься така інформація:

кількість прийнятих бланків;

серія, номер першого бланка;

серія, номер останнього бланка;

дата прийняття на облік бланків;

номер видаткової накладної поліграфічного підприємства;

вартість одного примірника бланка;

місце зберігання бланків;

дата внесення до Реєстру відомостей про бланки.

ІІІ. Замовлення та постачання бланків

3.1. Замовниками бланків є органи виконавчої влади, на які відповідно до законодавства покладені повноваження з питань реєстрації громадських об'єднань (далі - уповноважений орган з питань реєстрації), виконавчі комітети міських рад міст обласного значення, районні, районні у містах Києві та Севастополі державні адміністрації (далі - замовник).

{Пункт 3.1 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 44/5 від 04.01.2013}

3.2. Замовлення бланків здійснюється шляхом подання до ДП "ІРЦ" заявки про необхідну кількість бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (додаток 2).

Якщо замовник бажає отримати бланки поштовим зв’язком спеціального призначення, до заявки про необхідну кількість бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців додається довіреність на одержання цінностей.

3.3. Постачання бланків замовнику здійснюється на підставі заявки про необхідну кількість бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців на території ДП "ІРЦ" або поштовим зв’язком спеціального призначення.

3.4. Передача та прийом бланків здійснюються з дотриманням норм законодавства з питань бухгалтерського обліку.

{Пункт 3.4 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 44/5 від 04.01.2013}

3.5. Передача бланків замовнику на території ДП "ІРЦ" здійснюється за видатковою накладною за наявності у представника замовника довіреності на одержання цінностей та паспорта.

3.6. Під час отримання бланків представник замовника зобов'язаний особисто перевірити їх кількість та відповідність їх серій і номерів тим, що зазначені у видатковій накладній.

Якщо бланки передаються у пачках, представник замовника перевіряє їх кількість, а також відповідність серій і номерів, зазначених на пачках, тим, що зазначені у видатковій накладній.

3.7. Про передачу бланків складається акт приймання-передачі бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (додаток 3) у двох примірниках, один з яких залишається у ДП "ІРЦ", а другий передається замовнику, що отримав бланки.

3.8. У разі передачі бланків замовнику поштовим зв’язком спеціального призначення разом з бланками надсилається акт приймання-передачі бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців та видаткова накладна у двох примірниках. Один примірник акта приймання-передачі бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців та видаткової накладної залишається у замовника, а другий повертається до ДП "ІРЦ" протягом п’яти робочих днів з дати його підписання.

3.9. Прийом бланків, які отримані поштовим зв’язком спеціального призначення, здійснюється замовником у порядку, визначеному пунктом 3.6 цього розділу.

3.10. Про постачання бланків ДП "ІРЦ" не пізніше наступного робочого дня з дня їх постачання вносить до Реєстру таку інформацію:

дата передачі бланків;

номер видаткової накладної;

найменування та ідентифікаційний код замовника за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України;

кількість переданих бланків;

серія та номер першого переданого бланка;

серія та номер останнього переданого бланка;

вартість одного примірника бланка;

посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка передала бланки;

посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, що отримала бланки;

номер та дата видачі довіреності, за якою прийняті бланки.

ІV. Ведення обліку бланків

4.1. Облік бланків ведеться:

ДП "ІРЦ" - облік отримання бланків від поліграфічного підприємства, постачання бланків замовникам, недійсних бланків у Реєстрі;

замовниками - облік надходження бланків та їх передачу державним реєстраторам та посадовим особам уповноважених органів з питань реєстрації у журналі обліку надходження бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців до виконавчих комітетів міських рад міст обласного значення, районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій або уповноважених органів з питань реєстрації (додаток 4);

{Абзац третій пункту 4.1 розділу IV в редакції Наказу Міністерства юстиції N 44/5 від 04.01.2013}

державними реєстраторами та посадовими особами уповноважених органів з питань реєстрації - облік отримання, витрачання та недійсних бланків - у журналі обліку отримання та витрачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців.

{Абзац четвертий пункту 4.1 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 44/5 від 04.01.2013}

4.2. Журнал обліку отримання та витрачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців містить відомості про:

4.2.1. Постачання бланків замовнику:

найменування замовника;

дата постачання бланків замовнику;

дата та номер акта приймання-передачі бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців;

бланки, які передані замовнику (серія та номери бланків, кількість бланків, загальна вартість бланків).

4.2.2. Отримання бланків державним реєстратором або посадовою особою уповноваженого органу з питань реєстрації:

{Абзац перший підпункту 4.2.2 пункту 4.2 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 44/5 від 04.01.2013}

дата отримання бланків державним реєстратором або посадовою особою уповноваженого органу з питань реєстрації;

{Абзац другий підпункту 4.2.2 пункту 4.2 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 44/5 від 04.01.2013}

бланки, що отримані державним реєстратором або посадовою особою уповноваженого органу з питань реєстрації (серія та номери бланків, кількість бланків, загальна вартість бланків);

{Абзац третій підпункту 4.2.2 пункту 4.2 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 44/5 від 04.01.2013}

прізвище, ім’я та по батькові державного реєстратора або посадової особи уповноваженого органу з питань реєстрації, який (яка) отримав(ла) бланки.

{Абзац четвертий підпункту 4.2.2 пункту 4.2 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 44/5 від 04.01.2013}

4.2.3. Витрачання бланків:

серія та номер бланка, який витрачено;

дата витрачання бланка;

прізвище, ім’я та по батькові державного реєстратора або посадової особи уповноваженого органу з питань реєстрації, який (яка) витратив(ла) бланк;

{Абзац четвертий підпункту 4.2.3 пункту 4.2 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 44/5 від 04.01.2013}

відомості про те, на що був використаний бланк;

кількість бланків, що залишилися на обліку у державного реєстратора або посадової особи уповноваженого органу з питань реєстрації;

{Абзац шостий підпункту 4.2.3 пункту 4.2 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 44/5 від 04.01.2013}

кількість бланків, що залишилися на обліку у замовника.

4.2.4. Відомості про недійсні бланки.

4.3. Журнал обліку отримання та витрачання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців ведеться державним реєстратором в електронній формі у складі Реєстру.

4.4. Звітування про бланки здійснюється за допомогою Реєстру.

4.5. Звітування про бланки здійснюється з використанням таких кодів витрачання бланків:

1 - використаний при виготовленні документа;

2 - зіпсований при виготовленні документа;

3 - пошкоджений при зберіганні;

4 - втрачений (викрадений);

5 - дефектний;

6 - відсутній.

V. Недійсні бланки

5.1. Недійсними бланками вважаються: зіпсовані при виготовленні документа, пошкоджені при зберіганні, дефектні (через відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів на бланках, наявність дубльованих номерів тощо), відсутні (що виявлено при відкритті пачки), викрадені (втрачені).

5.2. Про виявлення відсутніх, дефектних або пошкоджених при зберіганні бланків складається відповідний акт:

ДП "ІРЦ" - щодо бланків, отриманих від поліграфічного підприємства до їх передачі замовнику;

замовником - щодо бланків, отриманих від ДП "ІРЦ".

5.3. Списання та знищення недійсних бланків забезпечує:

керівник ДП "ІРЦ" - щодо бланків, отриманих від поліграфічного підприємства до їх передачі замовнику;

керівник замовника - щодо бланків, отриманих від ДП "ІРЦ".

5.4. Списання та знищення бланків здійснюються комісією у складі не менше ніж трьох осіб, про що складається акт про списання та знищення бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, які зіпсовані при виготовленні документа, пошкоджені під час зберігання та дефектні (додаток 5), який затверджується керівником ДП "ІРЦ"/замовника. Персональний склад комісії затверджується наказом ДП "ІРЦ"/замовника.

5.5. В акті про списання та знищення бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, які зіпсовані при виготовленні документа, пошкоджені під час зберігання та дефектні, проти кожного зіпсованого, пошкодженого або дефектного бланка наклеюються вирізані у відповідному бланку серія й номер.

5.6. Зіпсовані, пошкоджені та дефектні бланки знищуються замовником шляхом подрібнення або спалювання.

VІ. Інвентаризація бланків

6.1. Інвентаризація бланків, які зберігаються у ДП "ІРЦ" та замовника, проводиться не рідше одного разу на рік.

6.2. Інвентаризація бланків також проводиться у разі:

зміни особи, відповідальної за зберігання бланків;

стихійного лиха, пожежі;

виявлення пошкодження, втрати облікової документації;

встановлення факту розкрадання бланків.

VІІ. Ведення Реєстру

7.1. Для обліку та звітності витрачання бланків утворюється і ведеться Реєстр.

7.2. Держателем Реєстру є Державна реєстраційна служба України, яка забезпечує його функціонування.

7.3. Адміністратором Реєстру є ДП "ІРЦ", яке здійснює заходи із створення та супроводження програмного забезпечення Реєстру, надає доступ до Реєстру, забезпечує матеріально-технічне та технологічне забезпечення ведення Реєстру, збереження та захист даних, що містяться у Реєстрі.

7.4. Реєстр організовується таким чином, щоб була можливість отримати інформацію про статус кожного бланка (виданий; використаний при виготовленні документа; зіпсований при виготовленні документа; пошкоджений при зберіганні; втрачений (викрадений); дефектний; відсутній).

7.5. Унесення даних до Реєстру здійснюється:

ДП "ІРЦ" - даних про прийняття на облік бланків, їх постачання замовникам, недійсні бланки щодо бланків, отриманих від поліграфічного підприємства до їх передачі замовнику;

державними реєстраторами та посадовою особою уповноваженого органу з питань реєстрації - даних про використання бланків при виготовленні документа, недійсні бланки щодо бланків, отриманих від ДП "ІРЦ".

{Абзац третій пункту 7.5 розділу VII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 44/5 від 04.01.2013}

7.6. Підставою для внесення відомостей до Реєстру є:

використання бланка для оформлення виписки, витягу або довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців;

видаткова накладна на приймання та видачу бланків;

акт про виявлення відсутніх, пошкоджених при зберіганні та дефектних бланків виписки, витягу та довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців;

акт про списання та знищення бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, які зіпсовані при виготовленні документа, пошкоджені під час зберігання або дефектні;

акт про визнання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців втраченими (викраденими);

акт про приймання-передачу бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців.

7.7. ДП "ІРЦ" відповідає за своєчасність унесення до Реєстру даних, передбачених абзацом другим пункту 7.5 цього розділу, та їх достовірність.

7.8. Державні реєстратори та посадові особи уповноважених органів з питань реєстрації відповідають за своєчасність унесення до Реєстру даних, передбачених абзацом третім пункту 7.5 цього розділу, та їх достовірність.

{Пункт 7.8 розділу VII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 44/5 від 04.01.2013}

VІІІ. Зберігання бланків

8.1. Бланки повинні зберігатись у металевих шафах (сейфах) або спеціально обладнаних для зберігання бланків приміщеннях.

8.2. У неробочий час металеві шафи (сейфи), спеціально обладнані для зберігання бланків, приміщення повинні бути опечатані.

8.3. Доступ до бланків мають лише особи, відповідальні за їх зберігання, а у їхній присутності - також посадові особи, які мають право перевірки їхньої діяльності.

8.4. Зберігання бланків відповідно до законодавство забезпечують:

ДП "ІРЦ" - щодо бланків, отриманих від поліграфічного підприємства до їх передачі замовнику;

замовник - щодо бланків, отриманих від ДП "ІРЦ".

8.5. У разі звільнення з посади державного реєстратора або посадової особи уповноваженого органу з питань реєстрації невикористані бланки після проведення інвентаризації передаються новопризначеному державному реєстратору або посадовій особі уповноваженого органу з питань реєстрації за актом приймання-передачі бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців. У разі відсутності новопризначеного державного реєстратора бланки передаються комісії, яка створюється відповідно до наказу замовника.

{Абзац перший пункту 8.5 розділу VIII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 44/5 від 04.01.2013}

До складу комісії повинно входити не менше трьох осіб (державний реєстратор (у разі наявності) та працівники замовника).

8.6. У разі виявлення факту втрати (викрадення) бланків особа, що відповідає за зберігання бланків, зобов’язана у той самий день повідомити про це органи внутрішніх справ за місцем їх викрадення для вжиття заходів щодо їх розшуку та внести відповідні відомості до Реєстру.

8.7. За кожним фактом втрати (викрадення) бланків призначається службова перевірка.

8.8. Після завершення службової перевірки обставин втрати (викрадення) бланків складається акт про визнання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців втраченими (викраденими).

ІХ. Прикінцеві положення

9.1. Замовники можуть передавати бланки між собою, про що складається акт про приймання-передачу бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців у трьох примірниках, один з яких не пізніше наступного робочого дня після його підписання надсилається ДП "ІРЦ" для внесення відповідних змін до Реєстру.

Передача бланків від одного замовника іншому здійснюється за видатковою накладною за наявності у представника замовника, якому передаються бланки, довіреності на одержання цінностей та паспорта.

9.2. Акти про приймання-передачу бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, акти про виявлення відсутніх, пошкоджених при зберіганні та дефектних бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, акти про списання та знищення бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, які зіпсовані при виготовленні документа, пошкоджені під час зберігання та дефектні, акти про визнання бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців втраченими (викраденими) зберігаються протягом п’яти років, а після закінчення цього строку знищуються у встановленому порядку.

АКТ
про прийняття від поліграфічного підприємства бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців

ЗАЯВКА
про необхідну кількість бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців від "____" _______________ року

М.П.

АКТ
приймання-передачі бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців

{Додаток 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 44/5 від 04.01.2013}

ЖУРНАЛ
обліку надходження бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців до виконавчих комітетів міських рад міст обласного значення, районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій або уповноважених органів з питань реєстрації

{Додаток 4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 44/5 від 04.01.2013}

АКТ
про списання та знищення бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, які зіпсовані при виготовленні документа, пошкоджені під час зберігання та дефектні

{Додаток 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 44/5 від 04.01.2013}