Про затвердження Положення про Центральний державний електронний архів України

Відповідно до пункту 4 Положення про Державну архівну службу України, затвердженого Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 407, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про Центральний державний електронний архів України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів від 21 червня 2007 року № 97 "Про затвердження Положення про Центральний державний електронний архів України".

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) довести цей наказ до відома Державної архівної служби України.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної архівної служби Гінзбург О.П.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його оприлюднення.

ПОЛОЖЕННЯ
про Центральний державний електронний архів України

1. Центральний державний електронний архів України (далі - ЦДЕА України) створюється, реорганізовується і ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України і належить до сфери управління Державної архівної служби України (далі - Укрдержархів).

ЦДЕА України як державний орган виконує завдання і функції держави з управління архівною справою та діловодством, забезпечує облік, збереженість електронних документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) та електронних інформаційних ресурсів і використання їх інформації.

2. ЦДЕА України у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України та Укрдержархіву, іншими актами законодавства України, а також цим Положенням.

3. До складу документів ЦДЕА України (далі - профільні документи), входять:

електронні документи установ - джерел формування НАФ, передані державними архівами;

електронні інформаційні ресурси;

електронні документи та інформаційні ресурси особового походження, передані державними архівами та власниками таких документів;

службові видання в електронному вигляді, що не надходять у встановленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек - депозитаріїв;

електронні документи юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону;

електронні страхові копії унікальних документів та інформаційних ресурсів, що зберігаються в органах державної влади, місцевого самоврядування, на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форми власності;

облікові документи та архівні довідники на документи ЦДЕА України (описи, каталоги, путівники тощо).

4. Основними завданнями ЦДЕА України є:

участь у реалізації державної політики в сфері архівної справи і діловодства, координація діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності з питань впровадження електронного документообігу, зберігання електронних документів та використання їх інформації;

приймання профільних документів, ведення обліку та постійне зберігання цих документів, а також використання відомостей, що в них містяться;

проведення експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього;

надання методичної допомоги з питань своєї діяльності державним архівам, органам державної влади, місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форми власності;

проведення науково-дослідної та методичної роботи з питань створення, обліку, зберігання, користування архівними електронними документами та електронними інформаційними ресурсами, впровадження електронного документообігу, електронного цифрового підпису, інформаційно-комунікаційних технологій.

5. ЦДЕА України відповідно до покладених на нього завдань і в межах своїх повноважень:

подає пропозиції щодо формування державної політики з питань впровадження електронних документів та електронного документообігу;

бере участь у складанні цільових програм та планів розвитку архівної справи й забезпечує їх виконання;

визначає джерела комплектування профільними документами;

приймає на прохання юридичних та фізичних осіб профільні документи НАФ, що є власністю цих осіб, на постійне чи тимчасове зберігання;

здійснює разом з державними архівами експертизу цінності електронних документів та електронних інформаційних ресурсів і забезпечує їх виконання;

придбаває електронні документи та електронні інформаційні ресурси у разі їх продажу, звертається до суду з позовом про передачу у власність держави електронних документів та електронних інформаційних ресурсів, які не мають власника або власник яких невідомий;

бере участь у перевірках роботи архівних підрозділів і служб діловодства в органах державної влади, місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності стосовно впровадження електронного документообігу та електронного підпису, а також створення, обліку, зберігання електронних документів та використання відомостей, що в них містяться;

забезпечує технічні параметри зберігання профільних документів та вживає заходів для вдосконалення системи зберігання профільних документів;

бере участь у визначенні вимог щодо форматів приймання профільних документів, супровідної документації;

забезпечує резервне копіювання профільних документів;

визначає вимоги щодо описування профільних документів;

веде державний облік архівних електронних документів НАФ та електронних інформаційних ресурсів незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних електронних документів та електронних інформаційних ресурсів, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів;

надає безпосередньо користувачам та державним архівам доступ до відомостей, що містяться в архівних електронних документах, електронних інформаційних ресурсах і довідковому апараті до них, інформує про документи та ресурси, відомості з яких можуть бути ними використані;

забезпечує у межах своїх повноважень охорону та збереження інформації, що становить державну таємницю, організовує перегляд в установленому порядку грифів обмеження доступу до інформації, що міститься в архівних документах;

публікує в установленому порядку архівні електронні документи та електронні інформаційні ресурси, випускає довідково-інформаційні видання і посібники;

надає платні послуги юридичним і фізичним особам з питань своєї діяльності;

здійснює разом з науковими установами або самостійно наукові дослідження з інформаційно-комунікаційних технологій, електронних документів, електронного документообігу та електронного цифрового підпису, впроваджує в практику їх результати, поширює науково-технічну інформацію;

організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду;

виконує інші функції, пов'язані з виконанням ЦДЕА України завдань.

6. ЦДЕА України з метою організації своєї діяльності:

вживає заходів щодо удосконалення структури ЦДЕА України;

забезпечує в межах повноважень проведення заходів щодо запобігання корупції і контроль за їх реалізацією в ЦДЕА України;

здійснює добір кадрів, формує кадровий резерв на відповідні посади, організовує роботу з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників ЦДЕА України;

організовує планово-фінансову роботу в ЦДЕА України, здійснює контроль за використанням фінансових і матеріальних ресурсів, забезпечує організацію та вдосконалення бухгалтерського обліку;

забезпечує представництво інтересів ЦДЕА України у судових та інших органах;

організовує діловодство та архівне зберігання документів ЦДЕА України відповідно до встановлених правил.

7. ЦДЕА України відповідно до покладених на нього завдань має право:

одержувати в установленому порядку від державних архівних установ, органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності документи та інформаційні ресурси, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

вимагати від власника електронних документів та електронних інформаційних ресурсів у випадках, передбачених законодавством, подання цих документів та ресурсів для проведення експертизи їх цінності;

звертатися до суду з позовом про позбавлення власника електронних документів та інформаційних ресурсів, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи та ресурси;

реалізовувати переважне право на придбання документів НАФ, що перебувають у власності юридичних і фізичних осіб, у разі продажу цих документів;

скликати наради з питань, що належать до його компетенції.

8. ЦДЕА України у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими державними архівами, органами державної влади, місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності.

Працівники ЦДЕА України за дорученням керівництва мають право на відвідування за його дорученням чи за дорученням Укрдержархіву, державних архівів, архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, а також право доступу до інформації, що міститься в їх документах, за винятком тієї, що згідно із законодавством становить державну таємницю.

9. ЦДЕА України очолює директор, який призначається на посаду і звільняється з посади Головою Укрдержархіву.

Директор має заступників, які за його поданням призначаються на посади та звільняються з посад Головою Укрдержархіву.

10. Директор ЦДЕА України:

здійснює керівництво діяльністю ЦДЕА України, несе персональну відповідальність за виконання покладених на ЦДЕА України завдань, здійснює функціональний розподіл обов'язків між заступниками директора ЦДЕА України;

затверджує положення про структурні підрозділи і посадові інструкції працівників ЦДЕА України;

призначає на посади і звільняє з посад працівників ЦДЕА України;

видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання;

притягує до дисциплінарної відповідальності працівників ЦДЕА України;

розпоряджається коштами ЦДЕА України в межах затвердженого на його утримання кошторису;

вирішує питання про надання доступу до документів Національного архівного фонду та інформаційних ресурсів, що зберігаються в ЦДЕА України;

організовує роботу колегії ЦДЕА України і головує на її засіданнях;

здійснює інші передбачені законом повноваження.

11. Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції ЦДЕА України, в ньому утворюється колегія у складі директора ЦДЕА України (голова колегії), його заступників, керівників структурних підрозділів ЦДЕА України, представників громадськості.

Положення про колегію затверджує директор ЦДЕА України на підставі примірного положення про колегію держархіву, затвердженого Укрдержархівом.

Рішення колегії ЦДЕА України можуть бути реалізовані шляхом видання відповідного наказу.

12. Для проведення експертизи цінності документів, розгляду інших питань, пов'язаних з формуванням НАФ, у ЦДЕА України утворюється експертно-перевірна комісія.

Положення про експертно-перевірну комісію та її персональний склад затверджуються наказом директора ЦДЕА України.

13. Для розгляду питань ведення науково-дослідної, методичної та видавничої роботи в галузі архівної справи та діловодства, вирішення інших питань відповідно до покладених на ЦДЕА України завдань у ньому може утворюватися науково-методична рада.

Положення про науково-методичну раду та її склад затверджуються наказом директора ЦДЕА України.

14. Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції ЦДЕА України, можуть утворюватися консультаційні, дорадчі та інші допоміжні органи (ради, комісії, робочі групи тощо).

15. ЦДЕА України утримується за рахунок коштів державного бюджету України.

Граничну чисельність, структуру, кошторис, штатний розпис та фонд оплати праці працівників ЦДЕА України затверджує Голова Укрдержархіву.

16. ЦДЕА України є юридичною особою, має самостійний баланс, рахунки в органах Державної казначейської служби, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.