Одержання адміністративної послуги щодо проставлення апостиля на документах, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану України

Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану, які складені та мають юридичну силу на території України, можуть бути використані на території іншої держави після їх відповідного засвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

На даний час найбільш поширеним способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (далі - Конвенція), яка була підписана в Гаазі (Королівство Нідерланди) в 1961 році.

Станом на сьогоднішній день її дія поширюється на 100 держав-учасниць.

Для України Конвенція набула чинності 22 грудня 2003 року відповідно до прийнятого 10 січня 2002 року Верховною Радою України Закону України "Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів".

Конвенція застосовується у відносинах з державами-учасницями, що не висловили заперечень проти приєднання України. Свого часу заперечення висловлювали Королівство Бельгія та Федеративна Республіка Німеччина, однак відповідно у 2004 та 2010 роках вони були відкликані.

Відповідно до частини другої статті 3 Конвенції дотримання формальної процедури не може вимагатися державами - учасницями Конвенції, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують дану формальну процедуру або звільняють сам документ від легалізації.

Слід зауважити, що деякі міжнародні договори України відміняють потребу будь-якого додаткового засвідчення офіційних документів, що подаються в установи держав - учасниць такого Договору у зв'язку з розглядом цивільних та кримінальних справ.

Документи, які представляються на території з однієї з держав - учасниць Конвенції, звільняються від консульської легалізації як формальної процедури, що вимагала обов'язкового посвідчення документів компетентними органами України з подальшим засвідченням в консульській установі держави, на території якої документ має бути представлений.

Єдиною формальною вимогою, яка має місце при застосуванні Конвенції, є проставлення апостиля компетентним органом України для представлення на території держав - учасниць Конвенції. Апостиль засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріплено відповідний документ.

Згідно з Положенням про Державну реєстраційну службу України, затвердженим Указом Президента України від 06.04.2011 № 401, та постановою Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" Державна реєстраційна служба надає адміністративну послугу щодо проставлення апостиля на документах, про державну реєстрацію актів цивільного стану, що видаються структурними підрозділами територіальних органів Міністерства юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру.

Статтею 5 Конвенції передбачено, що апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або будь-якого пред'явника документа.

Згідно з пунктом 6 Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених спільним наказом Міністерства закордонних справ, Міністерства освіти і науки, Міністерства юстиції від 05.12.2003 № 237/803/151/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції 12.12.2003 за № 1151/8472, для проставлення апостиля необхідно подати: оригінал документа, на якому проставляється апостиль, документ банківської установи про оплату послуг з проставлення апостиля.

У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо: документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;

текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;

у документі є незастережені виправлення або дописки;

до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;

компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.

Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, також не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.

Відповідно до наказу Міністерства юстиції від 18.12.2003 № 161/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції 19.12.2003 за № 1197/8518, плата за проставлення апостиля для громадян України, іноземців та осіб без громадянства встановлена в розмірі 51 гривні.

Плата справляється до проставлення апостиля, шляхом перерахування до загального фонду державного бюджету.

Від унесення плати звільняються інваліди 1-ї і 2-ї груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставлення апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.

Громадяни, які на даний час проживають за кордоном та мають потребу в проставленні апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих компетентними органами державної реєстрації актів цивільного стану України, можуть здійснювати оплату послуг з проставлення апостиля у банках-кореспондентах ПАТ "Державний експортно-імпортний банк України" в іноземній валюті на рахунок Державної казначейської служби України, відкритий у ПАТ "Державний експортно-імпортний банк України".

Термін розгляду документів про державну реєстрацію актів цивільного стану при проставленні апостиля становить від одного до двадцяти робочих днів в залежності від здійснення їх засвідчення Головними управліннями юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі.

З часу приєднання України до Конвенції для використання в іноземних державах проставлено апостиль на 397525 документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих компетентними органами України, зокрема, у 2011 році - на 51628 таких документах, що є найбільшим показником.