Про затвердження Положення про особливості організації та проведення внутрішнього аудиту (контролю) в професійних учасниках фондового ринку

Відповідно до пункту 13 статті 8 Закону України «Про державне регулювання ринку цінних паперів в Україні», статей 151 та 21 Закону України «Про фінансові послуги та державне регулювання ринку фінансових послуг» Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку ВИРІШИЛА:

1. Затвердити Положення про особливості організації та проведення внутрішнього аудиту (контролю) в професійних учасниках фондового ринку, що додається.

2. Департаменту контрольно-правової роботи (О. Мисюра) забезпечити:

подання цього рішення на здійснення експертизи на відповідність Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод до Секретаріату Урядового уповноваженого у справах Європейського суду з прав людини Міністерства юстиції України;

подання цього рішення на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Відділу зовнішніх та внутрішніх комунікацій (Ю. Жулій) забезпечити опублікування цього рішення відповідно до вимог законодавства.

4. Це рішення набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Професійним учасникам ринку цінних паперів привести свою діяльність у відповідність з вимогами Положення про особливості організації та проведення внутрішнього аудиту (контролю) в професійних учасниках фондового ринку, затвердженого цим рішенням, протягом трьох місяців після набрання чинності цим рішенням.

6. Контроль за виконанням цього рішення покласти на члена Комісії Є. Воропаєва.

ПОЛОЖЕННЯ
про особливості організації та проведення внутрішнього аудиту (контролю) в професійних учасниках фондового ринку

I. Загальні положення

1. Це Положення розроблено на підставі Законів України «Про державне регулювання ринку цінних паперів в Україні», «Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг», «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму».

Це Положення регламентує порядок та особливості створення і організації роботи підрозділу або окремої посадової особи для проведення внутрішнього аудиту (контролю) в професійних учасниках фондового ринку.

Дія цього Положення поширюється на професійних учасників ринку цінних паперів (далі - ліцензіати), крім банків.

2. У цьому Положенні терміни використовуються у такому значенні:

адекватність системи внутрішнього контролю - це відповідність системи контролю специфічним конкретним умовам та індивідуальному принципу з урахуванням планів і посад окремих керівників та їх особистих якостей, що необхідні для підвищення результативності й ефективності дій;

активи ліцензіата - це накопичені протягом строку діяльності ліцензіата ресурси, які в майбутньому приносять економічну вигоду і приводять до отримання прибутку;

висновок - це документ, засвідчений підписом та печаткою ліцензіата, який складається в установленому порядку за наслідками проведення внутрішнього аудиту (контролю) і містить інформацію стосовно повноти та відповідності діяльності ліцензіата чинному законодавству.

II. Організаційна структура та вимоги до служби внутрішнього аудиту (контролю)

1. Служба внутрішнього аудиту (контролю) ліцензіата - це структурний підрозділ або окрема посадова особа, що проводить внутрішній аудит (контроль) ліцензіата, який підпорядковується наглядовій раді, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової ради, - вищому органу управління ліцензіата та звітує перед ними.

2. Діяльність служби внутрішнього аудиту (контролю) здійснюється на підставі положення про службу внутрішнього аудиту (контролю) ліцензіата, яке розробляється ліцензіатом.

3. Статус, функціональні обов'язки та повноваження служби внутрішнього аудиту (контролю) визначаються у положенні про службу внутрішнього аудиту (контролю) ліцензіата.

Положення про службу внутрішнього аудиту (контролю) ліцензіата затверджується рішенням наглядової ради, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової ради, - вищим органом управління ліцензіата.

Положення про службу внутрішнього аудиту (контролю) може містити такі розділи:

цілі служби внутрішнього аудиту (контролю);

основні завдання та функції служби внутрішнього аудиту (контролю);

принципи діяльності служби внутрішнього аудиту (контролю);

статус і роль служби внутрішнього аудиту (контролю);

права та обов'язки служби внутрішнього аудиту (контролю);

обсяги та напрями роботи служби внутрішнього аудиту (контролю);

обов’язки посадової особи служби внутрішнього аудиту (контролю) із звітування;

координація діяльності з іншими службами ліцензіата;

підзвітність служби внутрішнього аудиту (контролю).

4. Посадова особа служби внутрішнього аудиту (контролю) призначається за рішенням наглядової ради, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової ради, - вищим органом управління ліцензіатом.

Така посадова особа не може суміщувати свою діяльність з обов’язками працівників, на яких покладаються функції відповідального за проведення фінансового моніторингу, контролера.

5. Посадовою особою служби внутрішнього аудиту (контролю) ліцензіата не може бути призначена особа, яка:

має судимість за корисливі злочини і за злочини у сфері господарської діяльності, незняту або непогашену в установленому законом порядку;

за вироком суду, який набрав законної сили, позбавлена права обіймати певні посади та займатись певною діяльністю;

яка є контролером ліцензіата або членом сім’ї контролера.

6. Посадова особа служби внутрішнього аудиту (контролю) ліцензіата звітує перед наглядовою радою ліцензіата, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової ради, - вищим органом управління ліцензіата не рідше ніж один раз на рік, надає їй (йому) висновки та пропозиції за результатами поточних перевірок.

III. Основні завдання і функції служби внутрішнього аудиту (контролю)

1. Функції служби внутрішнього аудиту (контролю) ліцензіата визначаються частиною другою статті 151 Закону України «Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг».

2. На службу внутрішнього аудиту (контролю) ліцензіата покладаються такі завдання:

сприяння розвитку системи внутрішнього контролю ліцензіата та операційних процедур;

здійснення неупередженої та об'єктивної оцінки фінансової, операційної, інших систем і процедур контролю, оцінки та аналізу виконання посадовими особами і персоналом ліцензіата установчих документів, внутрішніх положень щодо проведення операцій у межах наданих Національною комісією з цінних паперів та фондового ринку (далі - НКЦПФР) ліцензій на право провадження професійної діяльності на фондовому ринку;

впровадження ефективної, достовірної та повної інформаційної системи управління для своєчасного виявлення та усунення недоліків і порушень у здійсненні фінансових операцій;

надання на схвалення наглядовій раді, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової ради, - вищому органу управління ліцензіата, керівнику ліцензіата пропозицій з оцінки та управління ризиками;

своєчасне виявлення порушень та недоліків у діяльності структурних підрозділів, опрацювання оптимальних рішень щодо їх ліквідації та усунення причин виникнення цих недоліків в процесі діяльності ліцензіата;

виявлення в межах своїх повноважень вчинених і запобігання майбутнім порушенням у системі внутрішнього контролю, а також попередження випадків будь-яких ризиків;

оцінювання розміру, напряму та розподілу ризиків ліцензіата;

виявлення сфер потенційних збитків для ліцензіата, сприятливих умов для шахрайства, зловживань і незаконного присвоєння коштів ліцензіата;

надання наглядовій раді, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової ради, - вищому органу управління ліцензіатом, керівнику ліцензіата висновків про результати проведеної перевірки і пропозицій щодо поліпшення діючої системи внутрішнього контролю не рідше ніж один раз на рік.

3. У разі входження професійного учасника фондового ринку до фінансової групи або підгрупи завдання служби внутрішнього аудиту (контролю) можуть бути доповнені із врахуванням вимог законодавства до відповідної фінансової групи або підгрупи.

IV. Повноваження служби внутрішнього аудиту (контролю)

1. Служба внутрішнього аудиту (контролю) має право:

на ознайомлення з усією документацією ліцензіата та здійснення нагляду за діяльністю будь-якого підрозділу ліцензіата, а також вимагати письмові пояснення від окремих посадових осіб щодо виявлених недоліків у роботі;

визначати відповідність дій та операцій, що здійснюються працівниками ліцензіата, вимогам чинного законодавства України, у тому числі нормативно-правовим актам НКЦПФР, рішенням ліцензіата, які визначають політику та стратегію ліцензіата, процедуру прийняття і реалізацію рішень, організацію обліку та звітності;

перевіряти розрахунково-касові документи, правочини ліцензіата, фінансову і статистичну звітність, іншу документацію, а у разі необхідності - наявність готівки, інших цінностей, які знаходяться у ліцензіата;

перевіряти документи, пов’язані із здійсненням фінансового моніторингу;

залучати у разі необхідності працівників інших структурних підрозділів ліцензіата для виконання поставлених перед службою внутрішнього аудиту (контролю) завдань (за згодою керівників структурних підрозділів);

мати безперешкодний доступ до підрозділу, що перевіряється, а також у приміщення, що використовуються для зберігання документів, матеріальних цінностей, отримувати інформацію, яка зберігається на магнітних та інших носіях інформації;

з дозволу керівника ліцензіата знімати копії з одержаних документів, у тому числі копії файлів, копії будь-яких засобів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах і автономних комп'ютерних системах, а також розшифровувати ці записи;

при виявленні порушень чинного законодавства, випадків розкрадань, допущених працівниками ліцензіата, рекомендувати наглядовій раді або вищому органу управління ліцензіата усунення їх від виконання обов'язків;

при встановленні фактів зловживання службовим становищем керівника ліцензіата повідомляти про такі випадки наглядову раду або вищий орган управління.

2. Органи управління ліцензіата зобов'язані своєчасно реагувати на рекомендації служби внутрішнього аудиту (контролю).

V. Обов'язки служби внутрішнього аудиту (контролю)

1. Проводити перевірки з метою здійснення оцінки адекватності та ефективності системи внутрішнього контролю ліцензіата, її відповідності ступеню потенційного ризику, притаманного діяльності ліцензіата, а також оцінювати його.

2. Забезпечувати організацію постійного контролю за дотриманням працівниками ліцензіата встановлених процедур проведення операцій, функцій та повноважень згідно з покладеними на них обов'язками.

3. Проводити розгляд фактів порушень працівниками ліцензіата чинного законодавства, у тому числі нормативно-правових актів НКЦПФР та внутрішніх документів, які регулюють діяльність ліцензіата.

4. Інформувати виконавчий орган ліцензіата про недопущення дій, результатом яких може стати порушення чинного законодавства, в тому числі нормативно-правових актів НКЦПФР.

5. Розробляти рекомендації щодо усунення виявлених порушень, покращення системи внутрішнього контролю та здійснювати контроль за їх виконанням.

6. Забезпечувати схоронність та повернення одержаних від структурних підрозділів ліцензіата документів на всіх носіях.

7. Забезпечувати повноту документування кожного факту перевірки, оформлювати письмово висновки, де мають бути відображені усі питання, вивчені під час перевірки, та рекомендації, надані керівництву ліцензіата.

VI. Проведення внутрішнього аудиту (контролю) та оформлення результатів перевірки

1. Проведення перевірки діяльності ліцензіата здійснюється посадовою особою служби внутрішнього аудиту (контролю) відповідно до положення про службу внутрішнього аудиту (контролю) ліцензіата.

Перевірки також можуть бути здійснені за окремими дорученнями наглядової ради, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової ради, - вищого органу управління ліцензіата.

2. При проведенні внутрішнього аудиту (контролю) структурних підрозділів ліцензіата можуть бути передбачені такі етапи перевірки:

отримання повної інформації про структурний підрозділ, що перевіряється;

складання та виконання плану перевірки служби внутрішнього аудиту (контролю), в якому повинні бути відображені мета та процедури перевірки з урахуванням інформації про підрозділ, що перевіряється;

проведення перевірки отриманої інформації на суттєвість, оцінка ризику за операціями, що допомагає визначитись, яку фінансову звітність необхідно проаналізувати, який розмір вибірки використати і які види аналітичних процедур провести;

здійснення документального підтвердження виконання всіх процедур проведення внутрішнього аудиту (контролю) шляхом підготовки документації аудиторської перевірки;

складання посадовою особою служби внутрішнього аудиту висновків та пропозицій щодо результатів перевірки відповідних структурних підрозділів ліцензіата.

3. Висновок складається і підписується посадовою особою служби внутрішнього аудиту (контролю) ліцензіата, яка проводила перевірку.

4. У висновку викладаються виявлені недоліки та порушення, що характеризують проведення відповідних фінансових операцій. Необхідно також викласти причини, що створили умови для здійснення порушень, та надати свої пропозиції про прийняття заходів щодо їх усунення. Висновок повинен містити оцінку стану системи внутрішнього контролю відповідного структурного підрозділу ліцензіата.

5. Для прийняття організаційних заходів висновок направляється наглядовій раді, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової ради, - вищому органу управління ліцензіата.

VII. Контроль Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку за роботою служби внутрішнього аудиту (контролю)

1. НКЦПФР здійснює контроль за роботою служби внутрішнього аудиту (контролю) ліцензіата під час проведення перевірки ліцензіата.

2. У разі необхідності НКЦПФР може витребувати у ліцензіата звіт про роботу служби внутрішнього аудиту (контролю) за певний період часу його діяльності, а також іншу інформацію з питань компетенції служби внутрішнього аудиту (контролю) ліцензіата.