Про затвердження Положення про ведення єдиного Державного реєстру документів моряків

{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства інфраструктури
№ 487 від 01.11.2011}

На виконання вимог п.4 Правила 1/9 Міжнародної конвенції про підготовку, дипломування моряків та несення вахти 1978 року, з поправками 1995 року, підпунктів 14-16 розділу В-1/9 Кодексу про підготовку, дипломування моряків та несення вахти, відповідно до Положення про Інспекцію з питань підготовки та дипломування моряків, затвердженого наказом Міністерства транспорту України від 17.10.2001 № 693 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 2 листопада 2001 за № 928/6119, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про ведення єдиного Державного реєстру документів моряків (далі - Положення), що додається.

2. Інспекції з питань підготовки та дипломування моряків (І.В.Тихонов) довести це Положення до відома зацікавлених організацій та установ.

3. Морським портам, які здійснюють видачу документів моряків, забезпечити необхідне матеріально-технічне обладнання та організацію передачі даних від капітанів портів до Інспекції з питань підготовки та дипломування моряків.

4. Відповідальність за достовірність та своєчасність надання інформації до Інспекції з питань підготовки та дипломування моряків, покласти на капітанів морських портів, які здійснюють видачу документів моряків та керівників навчальних центрів, що проводять підготовку моряків.

5. Відповідальність за функціонування єдиного Державного реєстру документів моряків покласти на Інспекцію з питань підготовки та дипломування моряків.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Державного секретаря С.В.Симоненка.

ПОЛОЖЕННЯ
про ведення єдиного Державного реєстру документів моряків

1. Загальні положення

1.1. Цей Реєстр є сукупністю даних про всі видані на території України дипломи, кваліфікаційні свідоцтва та інші документи, що засвідчують кваліфікацію моряків відповідно до вимог Міжнародної конвенції про підготовку, дипломування моряків та несення вахти 1978 року, з поправками 1995 року (далі - Конвенція ПДНВ), і що зберігаються на паперових та електронних носіях.

1.2. Реєстр утворений на виконання:

пункту 4 Правила 1/9 та статті 3 Конвенції ПДНВ, пунктів 14-16 розділу В-1/9 Кодексу про підготовку, дипломування моряків та несення вахти (далі - Кодекс);

пунктів 4.5, 4.6 Положення про Інспекцію з питань підготовки та дипломування моряків, затвердженого наказом Міністерства транспорту України від 17.10.2001 № 693 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 02.11.2001 за № 928/611.

1.3. Реєстр поширюється на документи моряків, які працюють на морських суднах і мають право ходити на суднах під прапором держави - члена Міжнародної морської організації.

2. Основні завдання Реєстру

2.1. Ведення обліку всіх виданих на території України дипломів, кваліфікаційних свідоцтв та інших документів, які засвідчують кваліфікацію моряків (далі - документи моряків) і які були видані, а також термін дії яких закінчився чи був продовжений або дія яких була призупинена, або які були анульовані чи заявлені як загублені або знищені, а також пільгових дозволів.

2.2. Підтвердження дійсності документів моряків.

3. Отримання та внесення інформації до Реєстру

3.1. Перелік осіб, які мають право доступу до Реєстру та право внесення даних у Реєстр, визначається начальником Інспекції з питань підготовки та дипломування моряків за поданням директора Реєстру.

3.2. Інформація для внесення до Реєстру на паперових та електронних носіях надходить від капітанів портів, які здійснюють видачу документів моряків відповідно до вимог Конвенції ПДНВ та навчальних центрів, що займаються підготовкою моряків, на договірних умовах за станом на 1 та 15 число кожного місяця.

3.3. Перелік документів та інформація, що вносяться до Реєстру відповідно до розділу В-1/9 Кодексу, а також формат і строки передачі даних затверджуються Інспекцією з питань підготовки та дипломування моряків.

3.4. Відповідальність за своєчасність та достовірність надання даних на паперових та електронних носіях до Реєстру несуть капітани портів та керівники навчальних центрів.

3.5. Відповідальність за зберігання та належне використання отриманої інформації покладається на посадову особу Реєстру, призначену начальником Інспекції з питань підготовки та дипломування моряків.

3.6. Інформація на паперових носіях підписується капітаном порту або керівником навчального закладу і завіряється печаткою відповідної установи.

3.7. Перед унесенням інформації до бази даних Реєстру посадові особи Реєстру здійснюють перевірку на відповідність інформації на паперових носіях даним на електронних носіях.

3.8. У разі розходжень даних на паперових носіях з даними на магнітних носіях інформація до бази даних не заноситься. У цьому разі вживаються необхідні заходи для усунення виявлених розходжень.

3.9. Не підлягає змінам та доповненням інформація щодо даних документа після внесення її в базу даних, окрім стану документа (відміток "Так", "Ні", "Дані відсутні", "Загублений", "Анульований", "Знищений", "Термін дії закінчився" або "Дія призупинена").

3.10. Зміна інформації щодо стану документа здійснюється посадовими особами Реєстру, призначеними наказом Інспекції з питань підготовки та дипломування моряків на підставі інформації від капітанів портів, керівників навчальних центрів.

3.11. Будь-яке звернення щодо входу до бази даних повинно автоматично реєструватись.

3.12. Захист бази даних при отриманні інформації електронною поштою забезпечується накопиченням цієї інформації на головному комп'ютері, на якому встановлюється антивірусна програма, що постійно оновлюється.

3.13. При використанні та зберіганні інформації, що міститься у Реєстрі, має бути унеможливлений несанкціонований доступ до неї.

3.14. Для запобігання несанкціонованому внесенню інформації кожен співробітник Реєстру, який працює з базою, повинен мати свій особистий код (пароль). У програмі Реєстру повинна бути функція, що ідентифікує посадову особу, яка здійснила даний запис.

3.15. Для забезпечення можливості використання бази даних для перевірки дійсності документів моряків головний комп'ютер бази даних Реєстру повинен бути за допомогою мережі підключений з електронно-обчислювальними машинами відділу тільки в режимі "Клієнт", при цьому можливість унесення змін повинна бути цілком виключена.

3.16. Працівники реєстру несуть відповідальність про нерозголошення інформації, яка занесена до Реєстру, відповідно до чинного законодавства.

4. Підтвердження дійсності документів моряків

4.1. Відповідно до основних покладених на Реєстр завдань посадові особи Реєстру здійснюють перевірку дійсності документів моряків, що видані капітанами портів та навчальними центрами.

4.2. Інформація, що стосується документів моряків, належить до категорії конфіденційної і надається на запити від:

Міністерства інфраструктури України, інших Міністерств та інших центральних органів виконавчої влади;

{Абзац другий пункту 4.2 глави 4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства інфраструктури № 487 від 01.11.2011}

іноземних крюїнгових компаній, морських адміністрацій, урядових та державних органів інших держав, міжнародних морських організацій;

судноплавних компаній;

організацій, що займаються працевлаштуванням моряків;

правоохоронних органів України;

державних кваліфікаційних комісій під час підтвердження кваліфікації моряків;

навчальних центрів;

капітанів портів при проведенні обміну дипломів;

інших юридичних осіб та особистих запитів моряків за рішенням Інспекції з питань підготовки та дипломування моряків.

4.3. Перевірка документів моряків України здійснюється на запит, який надходить в письмовому або в електронному вигляді.

4.4. Запити щодо перевірки дійсності документів моряків надсилаються до Реєстру у вигляді єдиного зразка (додаток). Після проведення перевірки дійсності документів моряків зазначений запит з усіма необхідними записами повертається до запитувача, а копія залишається у Реєстрі.

4.5. У необхідних випадках для забезпечення достовірності інформації здійснюється додаткова перевірка наявної інформації на електронних та паперових носіях.

4.6. За достовірність даних у відповіді на запит відповідальність несе посадова особа, що здійснювала перевірку та поставила підпис.

4.7. Відповідь на запит здійснюється посадовою особою Реєстру у вигляді відміток "Так", "Ні", "Дані відсутні", "Загублений", "Анульований", "Знищений", "Термін дії закінчився" або "Дія призупинена" та підписується директором Реєстру чи уповноваженою на це особою і надсилається запитувачу в триденний термін.

При цьому:

відмітка "Так" означає, що всі дані запиту про документ збігаються з інформацією, що міститься у Реєстрі;

відмітка "Ні" означає, що інформація, зазначена в документі частково або повністю, не збігається з інформацією в Реєстрі;

відмітка "Дані відсутні" означає, що у Реєстрі (на паперових і магнітних носіях) відсутній документ, що перевіряється.

Відмітки "Загублений", "Анульований", "Знищений", "Термін дії закінчився" або "Дія призупинена" проставляються у відповіді згідно із станом документа, який зазначений в Реєстрі, на підставі інформації від капітанів портів та навчальних центрів.

4.8. У разі надходження до Реєстру запиту про перевірку документів, що видані за межами України, термін обробки може бути продовжено до отримання необхідної інформації.

4.9. Інформація щодо виданих документів моряків, яка надходить до Реєстру від капітанів портів та керівників навчальних закладів, заноситься у спеціальний журнал.

4.10. За кожним портом та навчальним закладом заводиться окрема справа, у якій підшивається вся необхідна інформація щодо документів моряків.

5. Організаційне та матеріально-технічне забезпечення ведення Реєстру

5.1. Організаційне та матеріально-технічне забезпечення ведення Реєстру покладається на Інспекцію з питань підготовки та дипломування моряків.

5.2. Процедура щодо перевірки дійсності документів визначається Інспекцією з питань підготовки та дипломування моряків.

ЗАПИТ/INQUIRY - ВІДПОВІДЬ/ANSWER

{Додаток із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства інфраструктури № 487  від 01.11.2011}