МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

                            Н А К А З

                        09.11.2000  N 56/5

     { Наказ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства
                                                 юстиції
  N 2368/5 ( z1325-08 ) від 21.12.2008 }

            Про затвердження Методичних вказівок щодо
  застосування примірної номенклатури справ державної
     нотаріальної контори та приватного нотаріуса,
  Примірної номенклатури справ державної нотаріальної
        контори та Примірної номенклатури справ
                  приватного нотаріуса

                             (Витяг)
 

     Відповідно  до   п. 6.1   Правил      ведення   нотаріального
діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від
3 лютого 1994 року N 6/5 ( z0033-94 ), Н А К А З У Ю:

     1. Затвердити  Методичні вказівки щодо застосування примірної
номенклатури справ державної нотаріальної  контори  та  приватного
нотаріуса,  Примірну  номенклатуру  справ  державної  нотаріальної
контори  та  Примірну  номенклатуру  справ  приватного   нотаріуса
(додатки 1, 2, 3).

                                                         Додаток 1

                        МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ
     щодо застосування примірної номенклатури справ
 державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса
 

     Примірна номенклатура справ державної нотаріальної контори та
приватного    нотаріуса   (далі   -   Примірна   номенклатура)   є
систематизованим переліком найменування  справ,  що  заводяться  в
діловодстві державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса
з зазначенням строків їх зберігання.     Примірна номенклатура  складена  на  основі вивчення складу і
змісту  документів  державних  нотаріальних  контор  та  приватних
нотаріусів  і  має  на  меті  надання  їм  практичної і методичної
допомоги  в   веденні   нотаріального   діловодства,   організації
зберігання   документів   і  формуванні  справ,  а  також  відборі
документів до знищення.     Строки зберігання   в  Примірній  номенклатурі  визначено  на
підставі Переліку документів Міністерства юстиції СРСР, органів та
установ   юстиції   та  судів  з  зазначенням  строків  зберігання
документів, затвердженого Міністерством юстиції СРСР 31 січня 1980
року  та Переліку типових документів,  що створюються в діяльності
органів  державної  влади  та  місцевого   самоврядування,   інших
підприємств, установ, організацій, затвердженого наказом Головного
архівного управління при Кабінеті     Міністрів       України  від
20.07.98 р.     N 41      ( z0576-98 ), зареєстрованого у Мін'юсті
17.09.98 р. N 576/3016.     Примірна номенклатура встановлює примірний склад  документів,
що  створюється в процесі діяльності державних нотаріальних контор
та приватних нотаріусів.  Вона має рекомендаційний  характер  і  є
основним  посібником  при  складанні  індивідуальної  номенклатури
справ кожної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.     Індивідуальна номенклатура  справ - є обов'язковим документом
нотаріального діловодства,  що складається  для  створення  єдиної
системи  формування  справ,  забезпечення їх обліку,  оперативного
розшуку документів за їх змістом та видом,  відбору документів  до
знищення.     При складанні індивідуальної номенклатури слід мати на  увазі
наступне:

     1. З    примірної    номенклатури   справ   в   індивідуальну
переносяться тільки ті найменування справ, документи яких фактично
утворюються   в  діяльності  нотаріальної  контори  чи  приватного
нотаріуса.  В  номенклатуру  повинні  бути  включені  всі   справи
(наряди),  які  ведуться  нотаріусами,  а  також  реєстри,  книги,
журнали.  В індивідуальну номенклатуру можуть бути також  включені
справи, не передбачені примірною номенклатурою. Якщо протягом року
виникне необхідність в заведенні справ (нарядів),  не передбачених
номенклатурою,  вони додатково вносяться в номенклатуру. Для цього
в номенклатурі передбачаються резервні номери.

     2. Найменування справ,  наведених в  примірній  номенклатурі,
при   складанні   індивідуальної  номенклатури  конкретизуються  і
уточнюються (вказуються адресати, види документів тощо).

     3. Залежно від обсягу документів,  строків  їх  зберігання  в
індивідуальній  номенклатурі  справ можливо передбачити об'єднання
або подрібнення справ, зазначених в примірній номенклатурі справ.

     4. При складанні  індивідуальної  номенклатури  справ  строки
зберігання    справ,    передбачених    примірною   номенклатурою,
переносяться до індивідуальної.  Для документів,  не  передбачених
примірною  номенклатурою  справ,  строки зберігання встановлюються
відповідно  до  Переліку  типових  документів,  що  створюються  в
діяльності  органів  державної  влади та місцевого самоврядування,
інших підприємств,  установ,  організацій,  затвердженого  наказом
Головного  архівного управління при Кабінеті Міністрів України від
20.07.98 р.    N 41   ( z0576-98 ),     зареєстрованого у Мін'юсті
17.09.98 р. за N 576/3016.

     5. Строки зберігання,  визначені в примірній номенклатурі,  є
мінімальними і не можуть бути скорочені.  У  разі  потреби  строки
зберігання   деяких   справ  можуть  бути  збільшені  за  рішенням
експертної комісії після закінчення діловодного року.

     6. Строк  зберігання  "Доки  не  мине  потреба"  означає,  що
документація  має тривале практичне значення,  строк її зберігання
визначається  державною  нотаріальною   конторою   або   приватним
нотаріусом.     Якщо до   строку    зберігання    додана    відмітка    "ЕПК"
(експертно-перевірна   комісія),  це  означає,  що  частина  таких
документів може мати науково-історичне значення і після проведення
експертизи  їх цінності повинна включатися до складу Національного
архівного фонду України.

     7. При   складанні    індивідуальної    номенклатури    справ
враховуються всі відмітки,  зазначені в графі "Примітка" примірної
номенклатури.     Індивідуальна номенклатура   справ   державної   нотаріальної
контори  або  приватного  нотаріуса  щорічно  складається  у   2-х
примірниках,   затверджується  завідуючим  нотаріальною  конторою,
приватним  нотаріусом,  узгоджується   з   відповідним   державним
нотаріальним архівом і набирає чинності з 1 січня наступного року.     Про складену номенклатуру справ  приватний  нотаріус  повинен
також повідомити відповідну державну архівну установу.     Форма індивідуальної     номенклатури     справ     державної
нотаріальної  контори або приватного нотаріуса наведена у додатках
9 та 10 Правил  ведення  нотаріального  діловодства,  затверджених
наказом Міністерства юстиції України від 3 лютого 1994 року  N 6/5
( z0033-94 ).     При заповненні   граф   індивідуальної   номенклатури   справ
державної  нотаріальної контори або приватного нотаріуса необхідно
враховувати наступний порядок.     Кожна справа,  включена до номенклатури,  повинна мати умовне
позначення  (арабськими   цифрами)   -   індекс.   Індекс   справи
складається  з  індексу  напряму  діяльності  і порядкового номера
справи. Наприклад: 1 - 02, де 1 - найменування напряму діяльності,
а 02 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.     У другій  графі  наводиться  заголовок  справи.  Він  повинен
відтворювати вид документів і розкривати їх зміст.     Основною частиною заголовка є  викладення  питання,  з  якого
справа   заводиться.   Заголовки   в   номенклатурі  повинні  бути
короткими,  чіткими, гранично точними. В заголовку вказуються види
документів  (договори,  свідоцтва,  листування),  період,  за який
створено документи.     У зв'язку  з  невеликим  обсягом  документів  з  грифом  "Для
службового користування" в діловодстві  доцільно  формувати  їх  в
одну справу з заголовком "Для службового користування".     Якщо у справі групуються статистичні звіти,  то  у  заголовку
обов'язково вказується номер чи умовне позначення форми звіту.     Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні
справи),  вносяться  до  номенклатури  справ кожного року протягом
всього терміну їх вирішення.     Третя графа  -  (кількість  справ)  заводиться із закінченням
діловодного року,  коли відомо,  яка кількість справ утворилася  у
минулому   діловодному  році.  Ці  дані  підлягають  обов'язковому
відображенню  в  підсумковому  записі,  який  оформляється   після
закінчення діловодного року.     В графі четвертій вказуються строки зберігання кожної справи.     У п'ятій  графі номенклатури робляться відмітки про заведення
справ,  передачі їх в  архів,  про  перехідні  справи,  про  осіб,
відповідальних за ведення цих справ.     В кінці   року    номенклатура    обов'язково    закривається
підсумковим  записом,  в  якому зазначаються кількість і категорії
фактично заведених за рік справ.  Підсумковий запис скріплює своїм
підписом особа, відповідальна за ведення діловодства, чи приватний
нотаріус.     Обчислення термінів  зберігання  документів  проводиться  з 1
січня  року,  який  іде  за  роком  закінчення  їх   діловодством.
Наприклад,   обчислення   терміну   зберігання  справ,  закінчених
діловодством у 2000 році, починається з 1 січня 2001 року.     Документи тимчасового   зберігання   (до  10  років  включно)
виділяються до знищення після закінчення строків їх зберігання  за
номенклатурою  справ  на підставі акта встановленого зразка.  Акти
про виділення документів  до  знищення  узгоджуються  з  державним
нотаріальним   архівом   і  затверджуються  завідувачем  державної
нотаріальної контори (приватним нотаріусом).     Виділення документів  до  знищення  і  складання  про це акта
провадиться після підготовки  описів  справ  тривалого  (понад  10
років) строків зберігання за цей же період.     Документи тривалого  (понад  10  років)   строку   зберігання
повинні  зберігатися протягом 10 років в архівах фондоутворювачів,
після  закінчення  цього  строку  вони  передаються  в   державний
нотаріальний  архів  належним  чином  оформлені,  за описами справ
встановленого зразка. Передача справ оформляється актом.
 

                                                         Додаток 2

                      ПРИМІРНА НОМЕНКЛАТУРА
          справ державних нотаріальних контор

------------------------------------------------------------------------
| N |Ін-  | Заголовки справ              | Терміни      | Примітка     |
|п/п|дек- |                              |зберігання    |              |
|   |си   |                              |              |              |
|   |справ|                              |              |              |
|----------------------------------------------------------------------|
|               Розділ 1. Адміністративно-господарська діяльність      |
|----------------------------------------------------------------------|
| 1 |1-01 |Накази, розпорядження         |              |              |
|   |     |Міністерства юстиції України, |              |              |
|   |     |Головного управління юстиції, |              |              |
|   |     |Міністерства юстиції в        |              |              |
|   |     |Автономній Республіці Крим,   |              |              |
|   |     |обласних, Київського та       |              |              |
|   |     |Севастопольського міських     |              |              |
|   |     |управлінь юстиції (копії):    |              |              |
|   |     |------------------------------+--------------|              |
|   |     |  а) з питань основної        | Доки не мине |              |
|   |     |  діяльності;                 | потреба      |              |
|   |     |------------------------------+--------------|              |
|   |     |  б) з особового складу       | 5 років      |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
| 2 |1-02 |Правила, положення,           | До заміни    |              |
|   |     |інструкції, методичні         | новими       |              |
|   |     |вказівки та рекомендації,     |              |              |
|   |     |інформаційні листи            |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
| 3 |1-03 |Квартальні плани робіт та     | 5 років      |              |
|   |     |звіти про їх виконання        |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
| 4 |1-04 |Статистичні звіти про вчинені | 10 років     |              |
|   |     |нотаріальні дії, розмір       |              |              |
|   |     |державного мита тощо          |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
| 5 |1-05 |Документи (довідки, акти,     |              |              |
|   |     |доповідні записки) про        |              |              |
|   |     |результати перевірок,         |              |              |
|   |     |ревізій:                      |              |              |
|   |     |------------------------------+--------------|              |
|   |     |  а) комплексних та цільових  | 10 років     |              |
|   |     |перевірок роботи державної    |              |              |
|   |     |нотаріальної контори;         |              |              |
|   |     |------------------------------+--------------|              |
|   |     |  б) фінансово-господарської  | 5 років      |              |
|   |     |діяльності                    |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
| 6 |1-06 |Протоколи виробничих нарад    | 5 років      |              |
|   |     |колективу державної           |              |              |
|   |     |нотаріальної контори          |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
| 7 |1-07 |Документи фінансової та       | 3 роки       |За умови      |
|   |     |господарської діяльності      |              |завершення    |
|   |     |державної нотаріальної        |              |ревізії.      |
|   |     |контори*                      |              |У разі        |
|   |     |                              |              |виникнення    |
|   |     |                              |              |спору,        |
|   |     |                              |              |розбіжностей, |
|   |     |                              |              |слідчих та    |
|   |     |                              |              |судових справ |
|   |     |                              |              |зберігаються  |
|   |     |                              |              |до винесення  |
|   |     |                              |              |остаточного   |
|   |     |                              |              |рішення       |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
| 8 |1-08 |Документи (довідки, аналізи)  | Доки не мине |              |
|   |     |по узагальненню нотаріальної  | потреба      |              |
|   |     |практики                      |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
| 9 |1-09 |Номенклатура справ державної  | Доки не мине |              |
|   |     |нотаріальної контори          | потреба      |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|10 |1-10 |Журнал реєстрації вхідної     | 3 роки       |              |
|   |     |кореспонденції                |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|11 |1-11 |Журнал реєстрації вихідної    | 3 роки       |              |
|   |     |кореспонденції                |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|12 |1-12 |Журнал обліку викликів        | 3 роки       |              |
|   |     |нотаріуса для вчинення        |              |              |
|   |     |нотаріальних дій поза робочим |              |              |
|   |     |місцем                        |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|13 |1-13 |Приймально-здавальні акти з   |              |Після зміни   |
|   |     |усіма додатками, складені при |              |завідувача    |
|   |     |зміні:                        |              |              |
|   |     |------------------------------+--------------|              |
|   |     |  а) завідувача державної     | 5 років      |              |
|   |     |нотаріальної контори;         |              |              |
|   |     |------------------------------+--------------|              |
|   |     |  б) державних нотаріусів     | 1 рік        |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|14 |1-14 |Розносна книга                | 1 рік        |Після         |
|   |     |                              |              |закінчення    |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|15 |1-15 |Книга обліку літератур        | Доки не мине |              |
|   |     |                              | потреба      |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|16 |1-16 |Книга обліку печаток і        | Постійно     |Передається до|
|   |     |штампів, акти про їх знищення |              |державного    |
|   |     |та зразки підписів            |              |нотаріального |
|   |     |нотаріусів                    |              |архіву після  |
|   |     |                              |              |ліквідації    |
|   |     |                              |              |державної     |
|   |     |                              |              |нотаріальної  |
|   |     |                              |              |контори       |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|17 |1-17 |Книга обліку надходження      |Постійно      |Передається до|
|   |     |спеціальних бланків           |              |державного    |
|   |     |нотаріальних документів       |              |нотаріального |
|   |     |                              |              |архіву після  |
|   |     |                              |              |ліквідації    |
|   |     |                              |              |державної     |
|   |     |                              |              |нотаріальної  |
|   |     |                              |              |контори       |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|18 |1-18 |Книга обліку видачі           |Постійно      |Передається до|
|   |     |спеціальних бланків           |              |державного    |
|   |     |нотаріальних документів       |              |нотаріального |
|   |     |державним нотаріусам          |              |архіву після  |
|   |     |                              |              |ліквідації    |
|   |     |                              |              |державної     |
|   |     |                              |              |нотаріальної  |
|   |     |                              |              |контори       |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|19 |1-19 |Особисті книги державних      |Постійно      |Передається до|
|   |     |нотаріусів з обліку           |              |державного    |
|   |     |надходження спеціальних       |              |нотаріального |
|   |     |бланків нотаріальних          |              |архіву після  |
|   |     |документів                    |              |ліквідації    |
|   |     |                              |              |державної     |
|   |     |                              |              |нотаріальної  |
|   |     |                              |              |контори       |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|20 |1-20 |Особисті книги державних      |Постійно      |Передається до|
|   |     |нотаріусів з обліку           |              |державного    |
|   |     |зіпсованих та анульованих     |              |нотаріального |
|   |     |спеціальних бланків           |              |архіву після  |
|   |     |нотаріальних документів       |              |ліквідації    |
|   |     |                              |              |державної     |
|   |     |                              |              |нотаріальної  |
|   |     |                              |              |контори       |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|21 |1-21 |Документи (акти, звіти,       | 5 років      |Передається до|
|   |     |листування) з обліку,         |              |державного    |
|   |     |зберігання та витрачання      |              |нотаріального |
|   |     |спеціальних бланків           |              |архіву після  |
|   |     |нотаріальних документів       |              |ліквідації    |
|   |     |                              |              |державної     |
|   |     |                              |              |нотаріальної  |
|   |     |                              |              |контори       |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|22 |1-22 |Документи з грифом "Для       |Доки не мине  |Передається до|
|   |     |службового користування"      |потреба       |державного    |
|   |     |                              |              |нотаріального |
|   |     |                              |              |архіву після  |
|   |     |                              |              |ліквідації    |
|   |     |                              |              |державної     |
|   |     |                              |              |нотаріальної  |
|   |     |                              |              |контори       |
|----------------------------------------------------------------------|
|                   Розділ 2. Вчинення нотаріальних дій                |
|----------------------------------------------------------------------|
|23 |1-23 |Договори відчуження жилих     | 75 років     |              |
|   |     |будинків та документи, на     | ЕПК          |              |
|   |     |підставі яких вони            |              |              |
|   |     |посвідчувались                |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|24 |2-02 |Договори про будівництво      | 75 років     |              |
|   |     |жилих будинків на праві       | ЕПК          |              |
|   |     |приватної власності           |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|25 |2-03 |Договори відчуження квартир   | 75 років     |              |
|   |     |та документи, на підставі     |              |              |
|   |     |яких вони посвідчувались      |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|26 |2-04 |Договори про відчуження дач,  | 75 років     |              |
|   |     |гаражів, садових будинків,    |              |              |
|   |     |приміщень та іншого           |              |              |
|   |     |нерухомого майна              |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|27 |2-05 |Договори про приватизацію     | 75 років     |              |
|   |     |державного майна та           | ЕПК          |              |
|   |     |документи, на підставі яких   |              |              |
|   |     |вони посвідчувались           |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|28 |2-06 |Договори про заставу майна та | 75 років     |              |
|   |     |документи, на підставі яких   |              |              |
|   |     |вони посвідчувались           |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|29 |2-07 |Договори відчуження           | 25 років     |              |
|   |     |транспортних засобів та       |              |              |
|   |     |документи, на підставі яких   |              |              |
|   |     |вони посвідчувались           |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|30 |2-08 |Договори про відчуження       | 75 років     |              |
|   |     |земельних ділянок та права на | ЕПК          |              |
|   |     |земельну частку (пай),        |              |              |
|   |     |посвідченого сертифікатом, та |              |              |
|   |     |документи, на підставі яких   |              |              |
|   |     |вони посвідчувались           |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|31 |2-09 |Договори оренди земельних     | 75 років     |              |
|   |     |ділянок та документи, на      |              |              |
|   |     |підставі яких вони            |              |              |
|   |     |посвідчувались                |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|32 |2-10 |Інші договори                 | 75 років     |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|33 |2-11 |Алфавітна книга обліку інших  | 75 років     |              |
|   |     |договорів                     |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|34 |2-12 |Нотаріально посвідчені        | 3 роки       | Після        |
|   |     |доручення                     |              |закінчення    |
|   |     |                              |              |терміну їх    |
|   |     |                              |              |дії           |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|35 |2-13 |Нотаріально посвідчені        | 75 років     |              |
|   |     |заповіти та заповіти,         | ЕПК          |              |
|   |     |посвідчені відповідно до ст.  |              |              |
|   |     |ст. 37, 38, 40 Закону України |              |              |
|   |     |"Про нотаріат" ( 3425-12 )    |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|36 |2-14 |Свідоцтва про право власності | 75 років     |              |
|   |     |на частку в спільному майні   | ЕПК          |              |
|   |     |подружжя                      |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|37 |2-15 |Спадкові справи               | 75 років     |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|38 |2-16 |Документи, необхідні для      | 75 років     |              |
|   |     |прийняття документів на       | ЕПК          |              |
|   |     |зберігання (заяви, описи,     |              |              |
|   |     |свідоцтва)                    |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|39 |2-17 |Заяви про вжиття заходів до   | 75 років     |              |
|   |     |охорони спадкового майна, за  |              |              |
|   |     |якими припинено провадження   |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|40 |2-18 |Виконавчі написи та           | 3 роки       |              |
|   |     |документи, на підставі яких   |              |              |
|   |     |вони вчинені                  |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|41 |2-19 |Заяви про видачу дублікатів   | 3 роки       |              |
|   |     |документів, які зберігаються  |              |              |
|   |     |в державній нотаріальній      |              |              |
|   |     |конторі та виписок із         |              |              |
|   |     |реєстрів                      |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|42 |2-20 |Заяви від неповнолітніх віком | 5 років      |              |
|   |     |від 14-ти до 18-ти років      |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|43 |2-21 |Документи про передачу заяв   | 3 роки       |              |
|   |     |громадян, підприємств,        |              |              |
|   |     |установ і організацій іншим   |              |              |
|   |     |громадянам, підприємствам,    |              |              |
|   |     |установам і організаціям та   |              |              |
|   |     |свідоцтва про їх передачу     |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|44 |2-22 |Свідоцтва про посвідчення     | 3 роки       |              |
|   |     |фактів:                       |              |              |
|   |     |- що громадянин є живим;      |              |              |
|   |     |- перебуває у певному місці;  |              |              |
|   |     |- про тотожність громадянина  |              |              |
|   |     |з особою, зображеною на       |              |              |
|   |     |фотокартці;                   |              |              |
|   |     |- часу пред'явлення           |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|45 |2-23 |Документи про прийняття в     | 10 років     |              |
|   |     |депозит грошових сум          |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|46 |2-24 |Акти про протести векселів    | 5 років      |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|47 |2-25 |Акти про морські протести     | 3 роки       |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|48 |2-26 |Постанови про відмову у       | 5 років      |              |
|   |     |вчиненні нотаріальних дій та  |              |              |
|   |     |листування з питань відмови у |              |              |
|   |     |вчиненні нотаріальних дій     |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|49 |2-27 |Листування з судовими та      | 3 роки       |              |
|   |     |іншими установами,            |              |              |
|   |     |організаціями і громадянами з |              |              |
|   |     |питань вчинення нотаріальних  |              |              |
|   |     |дій                           |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|50 |2-28 |Листування з банківськими     | 3 роки       |              |
|   |     |установами з питань наявності |              |              |
|   |     |грошових вкладів              |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|51 |2-29 |Постанови про направлення     | 3 роки       |              |
|   |     |документів на експертизу      |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|52 |2-30 |Реєстри для реєстрації        | Постійно     |              |
|   |     |нотаріальних дій              |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|53 |2-31 |Алфавітна книга обліку        | 75 років     |              |
|   |     |заповітів                     |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|54 |2-32 |Книга обліку і реєстрації     | 75 років     |              |
|   |     |спадкових справ               |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|55 |2-33 |Алфавітна книга обліку        | 75 років     |              |
|   |     |спадкових справ               |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|56 |2-34 |Алфавітна книга обліку        | 75 років     |              |
|   |     |договорів відчуження          |              |              |
|   |     |нерухомого майна              |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|57 |2-35 |Книга зразків підписів        | Доки не мине |              |
|   |     |посадових осіб підприємств,   | потреба      |              |
|   |     |установ, організацій          |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|58 |2-36 |Реєстри для реєстрації        | 75 років     |              |
|   |     |заборон відчуження жилих      |              |              |
|   |     |будинків, квартир та іншого   |              |              |
|   |     |нерухомого майна, та арештів, |              |              |
|   |     |накладених судовими та        |              |              |
|   |     |слідчими органами. Алфавітна  |              |              |
|   |     |книга їх обліку               |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|59 |2-37 |Книга обліку цінностей при    | 75 років     |              |
|   |     |вжитті заходів до охорони     |              |              |
|   |     |спадкового майна              |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|60 |2-38 |Книга обліку заяв про вжиття  | 75 років     |              |
|   |     |заходів до охорони спадкового |              |              |
|   |     |майна                         |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|61 |2-39 |Свідоцтва про придбання майна | 75 років     |              |
|   |     |з прилюдних торгів            |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|62 |2-40 |Шлюбні контракти та           | 25 років     |              |
|   |     |документи, на підставі яких   |              |              |
|   |     |вони посвідчені               |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|63 |2-41 |Розпорядження по накладенню і | 75 років     |              |
|   |     |зняттю заборони відчуження    |              |              |
|   |     |нерухомого майна              |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|64 |2-42 |Алфавітна книга до загального | Постійно     |              |
|   |     |реєстру нотаріальної контори  |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|65 |2-43 |Особові справи перекладачів,  |              |На державне   |
|   |     |зразки їх підпису та копій    |              |зберігання не |
|   |     |документів, що підтверджують  |              |передаються   |
|   |     |кваліфікацію                  |              |              |
|----------------------------------------------------------------------|
|                          Розділ 3. Архів                             |
|----------------------------------------------------------------------|
|66 |3-01 |Паспорт архіву                | Постійно     |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|67 |3-02 |Описи справ:                  |              |              |
|   |     |------------------------------+--------------|              |
|   |     |- постійного терміну          | Постійно     |Після знищення|
|   |     |зберігання;                   |              |справ         |
|   |     |------------------------------+--------------|              |
|   |     |- тимчасового терміну         | 3 роки       |              |
|   |     |зберігання                    |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|68 |3-03 |Акти про виділення до         | Постійно     |              |
|   |     |знищення документів, що не    |              |              |
|   |     |підлягають зберіганню         |              |              |
|---+-----+------------------------------+--------------+--------------|
|69 |3-04 |Книга обліку видачі           | 10 років     |Після         |
|   |     |документів із архіву          |              |повернення    |
|   |     |                              |              |усіх          |
|   |     |                              |              |документів по |
|   |     |                              |              |книзі         |
------------------------------------------------------------------------

---------------     * Перелік типових документів,  що  створюються  в  діяльності
органів державної влади,  органів місцевого самоврядування,  інших
підприємств,   установ,    організацій,    затверджений    наказом
Головархіву України від 20 липня 1998 року N 41 ( z0576-98 ).
 

                                                         Додаток 3

                      ПРИМІРНА НОМЕНКЛАТУРА
               справ приватного нотаріуса

--------------------------------------------------------------------------
| N |Ін-  |      Заголовки справ         |Терміни        |   Примітка    |
|п/п|дек- |                              |зберігання     |               |
|   |си   |                              |               |               |
|   |справ|                              |               |               |
|------------------------------------------------------------------------|
|          Розділ 1. Адміністративно-господарська діяльність             |
|------------------------------------------------------------------------|
| 1 |1-01 |Накази, розпорядження         |               |               |
|   |     |Міністерства юстиції України, |               |               |
|   |     |Головного управління юстиції, |               |               |
|   |     |Міністерства юстиції в        |               |               |
|   |     |Автономній Республіці Крим,   |               |               |
|   |     |обласних, Київського та       |               |               |
|   |     |Севастопольського міських     |               |               |
|   |     |управлінь юстиції (копії):    |               |               |
|   |     |------------------------------+---------------|               |
|   |     |  а) з питань основної        |   Доки не мине|               |
|   |     |діяльності;                   |   потреба     |               |
|   |     |------------------------------+---------------|               |
|   |     |  б) з особового складу       |   5 років     |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
| 2 |1-02 |Правила, положення,           |   До заміни   |               |
|   |     |інструкції, методичні         |   новими      |               |
|   |     |вказівки та рекомендації,     |               |               |
|   |     |інформаційні листи            |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
| 3 |1-03 |Квартальні плани робіт та     |   10 років    |               |
|   |     |звіти про їх виконання        |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
| 4 |1-04 |Статистичні звіти про вчинені |   5 років     |               |
|   |     |нотаріальні дії, розмір       |               |               |
|   |     |плати, справленої за їх       |               |               |
|   |     |вчинення, тощо                |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
| 5 |1-05 |Документи (довідки, акти,     |               |               |
|   |     |доповідні записки) про        |               |               |
|   |     |результати перевірок,         |               |               |
|   |     |ревізій:                      |               |               |
|   |     |------------------------------+---------------|               |
|   |     |  а) комплексних та цільових  |   10 років    |               |
|   |     |перевірок роботи державної    |               |               |
|   |     |нотаріальної контори;         |               |               |
|   |     |------------------------------+---------------|               |
|   |     |  б) фінансово-господарської  |   5 років     |               |
|   |     |діяльності                    |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
| 6 |1-06 |Документа фінансової та       |   3 роки      |За умови       |
|   |     |господарської діяльності      |               |завершення     |
|   |     |приватного нотаріуса*         |               |ревізії. У     |
|   |     |                              |               |разі           |
|   |     |                              |               |виникнення     |
|   |     |                              |               |спору,         |
|   |     |                              |               |розбіжностей,  |
|   |     |                              |               |слідчих та     |
|   |     |                              |               |судових справ  |
|   |     |                              |               |зберігаються   |
|   |     |                              |               |до винесення   |
|   |     |                              |               |остаточного    |
|   |     |                              |               |рішення        |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
| 7 |1-07 |Документи (довідки, акти,     |   Доки не мине|               |
|   |     |аналізи) по узагальненню      |   потреба     |               |
|   |     |нотаріальної практики         |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
| 8 |1-08 |Номенклатура справ приватного |   Доки не мине|               |
|   |     |нотаріуса                     |   потреба     |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
| 9 |1-09 |Журнал реєстрації вхідної     |   3 роки      |               |
|   |     |кореспонденції                |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|10 |1-10 |Журнал реєстрації вихідної    |   3 роки      |               |
|   |     |кореспонденції                |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|11 |1-11 |Журнал обліку викликів        |   3 роки      |               |
|   |     |нотаріуса для вчинення        |               |               |
|   |     |нотаріальних дій поза робочим |               |               |
|   |     |місцем                        |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|12 |1-12 |Книга обліку літератури       |   Доки не мине|               |
|   |     |                              |   потреба     |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|13 |1-13 |Книга обліку печаток і        |   Постійно    |Передається до |
|   |     |штампів, акти про їх знищення |               |державного     |
|   |     |та зразки підпису приватного  |               |нотаріального  |
|   |     |нотаріуса                     |               |архіву після   |
|   |     |                              |               |припинення     |
|   |     |                              |               |нотаріусом     |
|   |     |                              |               |нотаріальної   |
|   |     |                              |               |діяльності     |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|14 |1-14 |Особиста книга приватного     |   Постійно    |Передається до |
|   |     |нотаріуса з обліку            |               |державного     |
|   |     |надходження спеціальних       |               |нотаріального  |
|   |     |бланків нотаріальних          |               |архіву після   |
|   |     |документів                    |               |припинення     |
|   |     |                              |               |нотаріусом     |
|   |     |                              |               |нотаріальної   |
|   |     |                              |               |діяльності     |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|15 |1-15 |Особиста книга приватного     |   Постійно    |Передається до |
|   |     |нотаріуса з обліку зіпсованих |               |державного     |
|   |     |та анульованих спеціальних    |               |нотаріального  |
|   |     |бланків нотаріальних          |               |архіву після   |
|   |     |документів                    |               |припинення     |
|   |     |                              |               |нотаріусом     |
|   |     |                              |               |нотаріальної   |
|   |     |                              |               |діяльності     |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|16 |1-16 |Документи (акти, звіти,       |   5 років     |               |
|   |     |листування) з обліку,         |               |               |
|   |     |зберігання та витрачання      |               |               |
|   |     |спеціальних бланків           |               |               |
|   |     |нотаріальних документів       |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|17 |1-17 |Документи з грифом "Для       |  Доки не мине |               |
|   |     |службового користування"      |   потреба     |               |
|------------------------------------------------------------------------|
|                Розділ 2. Вчинення нотаріальних дій                     |
|------------------------------------------------------------------------|
|18 |2-01 |Договори відчуження жилих     |   75 років    |               |
|   |     |будинків та документи, на     |   ЕПК         |               |
|   |     |підставі яких вони            |               |               |
|   |     |посвідчувались                |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|19 |2-02 |Договори про будівництво      |   75 років    |               |
|   |     |жилих будинків на праві       |   ЕПК         |               |
|   |     |приватної власності           |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|20 |2-03 |Договори відчуження квартир   |   75 років    |               |
|   |     |та документів, на підставі    |               |               |
|   |     |яких вони посвідчувались      |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|21 |2-04 |Договори про відчуження дач,  |   75 років    |               |
|   |     |гаражів, садових будинків,    |               |               |
|   |     |приміщень та іншого           |               |               |
|   |     |нерухомого майна              |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|22 |2-05 |Договори про приватизацію     |   75 років    |               |
|   |     |державного майна та           |   ЕПК         |               |
|   |     |документи, на підставі яких   |               |               |
|   |     |вони посвідчувались           |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|23 |2-06 |Договори про заставу майна та |   75 років    |               |
|   |     |документи, на підставі яких   |               |               |
|   |     |вони посвідчувались           |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|24 |2-07 |Договори відчуження           |   25 років    |               |
|   |     |транспортних засобів та       |               |               |
|   |     |документи, на підставі яких   |               |               |
|   |     |вони посвідчувались           |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|25 |2-08 |Договори про відчуження       |   75 років    |               |
|   |     |земельних ділянок та права на |   ЕПК         |               |
|   |     |земельну частку (пай),        |               |               |
|   |     |посвідченого сертифікатом, та |               |               |
|   |     |документи, на підставі яких   |               |               |
|   |     |вони посвідчувались           |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|26 |2-09 |Договори оренди земельних     |   75 років    |               |
|   |     |ділянок та документи, на      |               |               |
|   |     |підставі яких вони            |               |               |
|   |     |посвідчувались                |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|27 |2-10 |Інші договори                 |   75 років    |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|28 |2-11 |Алфавітна книга обліку інших  |   75 років    |               |
|   |     |договорів                     |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|29 |2-12 |Нотаріально посвідчені        |   3 роки      |               |
|   |     |доручення                     |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|30 |2-13 |Нотаріально посвідчені        |   75 років    |               |
|   |     |заповіти                      |   ЕПК         |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|31 |2-14 |Свідоцтва про право власності |   75 років    |               |
|   |     |на частку в спільному майні   |   ЕПК         |               |
|   |     |подружжя                      |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|32 |2-15 |Документи, необхідні для      |   75 років    |               |
|   |     |прийняття документів на       |   ЕПК         |               |
|   |     |зберігання (заяви, описи,     |               |               |
|   |     |свідоцтва)                    |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|33 |2-16 |Виконавчі написи та           |   3 роки      |               |
|   |     |документи, на підставі яких   |               |               |
|   |     |вони вчинені                  |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|34 |2-17 |Заяви про видачу дублікатів   |   3 роки      |               |
|   |     |документів, які зберігаються  |               |               |
|   |     |в державній нотаріальній      |               |               |
|   |     |конторі та виписок із         |               |               |
|   |     |реєстрів                      |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|35 |2-18 |Заяви від неповнолітніх віком |  5 років      |               |
|   |     |від 14-ти до 18-ти років      |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|36 |2-19 |Документи про передачу заяв   |  3 роки       |               |
|   |     |громадян, підприємств,        |               |               |
|   |     |установ і організацій іншим   |               |               |
|   |     |громадянам, підприємствам,    |               |               |
|   |     |установам і організаціям та   |               |               |
|   |     |свідоцтва про їх передачу     |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|37 |2-20 |Свідоцтва про посвідчення     |  3 роки       |               |
|   |     |фактів:                       |               |               |
|   |     |- що громадянин є живим;      |               |               |
|   |     |- перебуває у певному місці;  |               |               |
|   |     |- про тотожність громадянина  |               |               |
|   |     |з особою, зображеною на       |               |               |
|   |     |фотокартці;                   |               |               |
|   |     |- часу пред'явлення           |               |               |
|   |     |документа                     |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|38 |2-21 |Документи про прийняття в     |  10 років     |               |
|   |     |депозит грошових сум          |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|39 |2-22 |Акти про протести векселів    |  5 років      |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|40 |2-23 |Акти про морські протести     |  3 роки       |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|41 |2-24 |Постанови про відмову у       |  5 років      |               |
|   |     |вчиненні нотаріальних дій та  |               |               |
|   |     |листування з питань відмови у |               |               |
|   |     |вчиненні нотаріальних дій     |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|42 |2-25 |Листування з судовими та      |  3 роки       |               |
|   |     |іншими установами,            |               |               |
|   |     |організаціями і громадянами з |               |               |
|   |     |питань вчинення нотаріальних  |               |               |
|   |     |дій                           |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|43 |2-16 |Постанови про відмову у       |  5 років      |               |
|   |     |вчиненні нотаріальних дій та  |               |               |
|   |     |листування з питань відмови у |               |               |
|   |     |вчиненні нотаріальних дій     |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|44 |2-27 |Реєстри для реєстрації        |  Постійно     |               |
|   |     |нотаріальних дій              |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|45 |2-28 |Алфавітна книга обліку        |  75 років     |               |
|   |     |заповітів                     |               |               |
|   |     |                              |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|46 |2-29 |Алфавітна книга обліку        |  75 років     |               |
|   |     |договорів відчуження          |               |               |
|   |     |нерухомого майна              |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|47 |2-30 |Книга зразків підписів        |  Доки не мине |               |
|   |     |посадових осіб підприємств,   |  потреба      |               |
|   |     |установ, організацій          |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|48 |2-31 |Реєстри для реєстрації        |  75 років     |               |
|   |     |заборон відчуження жилих      |               |               |
|   |     |будинків, квартир та іншого   |               |               |
|   |     |нерухомого майна, та арештів, |               |               |
|   |     |накладених судовими та        |               |               |
|   |     |слідчими органами. Алфавітна  |               |               |
|   |     |книга їх обліку               |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|49 |2-32 |Свідоцтва про придбання майна |  75 років     |               |
|   |     |з прилюдних торгів            |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|50 |2-33 |Шлюбні контракти та           |  25 років     |               |
|   |     |документи, на підставі яких   |               |               |
|   |     |вони посвідчені               |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|51 |2-34 |Особові справи перекладачів,  |  Постійно     | На державне   |
|   |     |зразки їх підпису та копій    |               | зберігання не |
|   |     |документів, що підтверджують  |               | передаються   |
|   |     |кваліфікацію                  |               |               |
|------------------------------------------------------------------------|
|                          Розділ 3. Архів                               |
|------------------------------------------------------------------------|
|52 |3-01 |Паспорт архіву                |  Постійно     |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|53 |3-02 |Описи справ:                  |               |               |
|   |     |------------------------------+---------------|               |
|   |     |  - постійного терміну        |  Постійно     | Після знищення|
|   |     |зберігання;                   |               | справ         |
|   |     |------------------------------+---------------|               |
|   |     |  - тимчасового терміну       |  3 роки       |               |
|   |     |зберігання                    |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|54 |3-03 |Акти про виділення до         |  Постійно     |               |
|   |     |знищення документів, що не    |               |               |
|   |     |підлягають зберіганню         |               |               |
|---+-----+------------------------------+---------------+---------------|
|54 |3-04 |Книга обліку видачі           |  10 років     | Після         |
|   |     |документів із архіву          |               | повернення    |
|   |     |                              |               | усіх          |
|   |     |                              |               | документів по |
|   |     |                              |               | книзі         |
--------------------------------------------------------------------------

---------------     * Перелік типових документів,  що  створюються  в  діяльності
органів державної влади,  органів місцевого самоврядування,  інших
підприємств,   установ,    організацій,    затверджений    наказом
Головархіву України від 20 липня 1998 року N 41 ( z0576-98 ).

 "Довідник нотаріуса",
 N 3, 2001 р.