МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
Н А К А З
N 36/5 від 29.06.99 Зареєстровано в Міністерствіюстиції України
5 липня 1999 р.
за N 437/3730
Про здійснення заходів щодо захисту нотаріальнооформлюваних документів
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юстуN 50/5 ( z0579-99 ) від 25.08.99
N 55/5 ( z0618-99 ) від 13.09.99
N 33/5 ( z0500-00 ) від 09.08.2000 )
На виконання постанови колегії Міністерства юстиції України
від 18 червня 1999 року N 21, з метою підвищення рівня захисту
нотаріально оформлюваних документів та спрощення системи обігу
спеціальних бланків нотаріальних документів Н А К А З У Ю:
1. ( Пункт 1 втратив чинність на підставі Наказу Мін'юсту
N 55/5 ( z0618-99 ) від 13.09.99 ) Запровадити з 15 вересня 1999
року практику вчинення нотаріальних дій державними та приватними
нотаріусами із застосуванням захисного знака нотаріальних
документів. ( Пункт 1 в редакції Наказу Мін'юсту N 50/5
( z0579-99) від 25.08.99 ) 2. Затвердити зразок та опис захисного знака нотаріальних
документів ( z0438-99 ) (додається). 3. Покласти на дочірнє підприємство "Інформаційно-видавничий
центр українського нотаріату": організацію виготовлення захисних знаків, а також спеціальних
бланків нотаріальних документів, уведених в обіг наказом
Міністерства юстиції України від 22 січня 1998 року N 7/5
( z0194-98 ); постачання захисних знаків та спеціальних бланків
нотаріальних документів державним нотаріальним конторам та
приватним нотаріусам та ведення первинного обліку їх постачання. 4. Покласти на державне підприємство "Інформаційний центр"
Міністерства юстиції України ведення обліку постачання і
витрачання захисних знаків та спеціальних бланків нотаріальних
документів, а також ведення Єдиного реєстру захисних знаків та
спеціальних бланків нотаріальних документів. 5. Затвердити Положення про порядок постачання, зберігання,
обліку та звітності витрачання спеціальних бланків та захисних
знаків нотаріальних документів (додається).
6. Унести такі зміни до Інструкції про порядок вчинення
нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженої наказом
Міністерства юстиції України від 14 червня 1994 року N 18/5
( z0152-94 ), зареєстрованої в Міністерстві юстиції України
7 липня 1994 року за N 152/361 (зі змінами та доповненнями до
неї): підпункт 2-1 пункту 2 викласти в такій редакції: "2-1. Нотаріальні дії вчиняються нотаріусами України з
використанням спеціальних бланків нотаріальних документів та
захисних знаків нотаріальних документів (далі - спеціальні бланки
та захисні знаки). Зразок та опис спеціальних бланків і захисних знаків, а також
порядок їх постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання
встановлюються Міністерством юстиції України.
На спеціальних бланках викладаються примірники: договорів про відчуження (купівля-продаж, міна, дарування,
довічне утримання) житлового будинку, іншого нерухомого майна; договорів про відчуження земельних ділянок, а також права на
земельну частку (пай), посвідченого сертифікатом; договорів про заставу нерухомого майна, земельних ділянок,
транспортних засобів, космічних об'єктів; шлюбних контрактів; договорів про приватизацію майна державних підприємств; договорів оренди земельних ділянок; заповітів; усіх видів доручень; інших угод, для яких чинним законодавством передбачено
обов'язкову нотаріальну форму (крім установчих угод); інших угод, для яких чинним законодавством не передбачено
обов'язкової нотаріальної форми, але які посвідчуються за бажанням
сторін; угод про розірвання всіх вищезгаданих договорів; свідоцтв про право на спадщину; свідоцтв про право власності на частку в спільному майні
подружжя; свідоцтв про придбання житлових будинків з прилюдних торгів; свідоцтв про придбання майна на аукціоні (публічних торгах); свідоцтв про посвідчення фактів: що громадянин є живим; перебування громадянина в певному місці; про тотожність громадянина з особою, зображеною на
фотокартці; свідоцтв про прийняття на зберігання документів; заяв громадян та юридичних осіб; актів про морські протести; дублікатів документів.
Із застосуванням захисних знаків нотаріусами вчиняються такі
нотаріальні дії: посвідчення установчих угод; засвідчення вірності копій документів, копії з копії
документа та виписок із них; засвідчення справжності підпису на документах, крім
засвідчення справжності підпису посадових осіб підприємств,
установ, організацій на картках, які подаються до Національного
банку України, комерційних банків, інших банків усіх видів і форм
власності (у т.ч. Ощадного банку України).
Зазначені нотаріальні дії, виконані не на спеціальному бланку
або без застосування захисного знака, є нечинними. При засвідченні нотаріусом вірності перекладу документа з
однієї мови на іншу текст перекладу викладається на спеціальному
бланку. При засвідченні нотаріусом справжності підпису перекладача на
перекладі документа текст викладається на папері встановленого
формату із застосуванням захисного знака. Зміни та доповнення до нотаріально посвідчених угод
викладаються на спеціальних бланках. У випадках вчинення нотаріальної дії з використанням
спеціальних бланків, якщо текст нотаріального документа
викладається на трьох і більше сторінках, то перша і остання
сторінки документа викладаються на спеціальних бланках. Якщо нотаріальна дія вчиняється із застосуванням захисного
знака, то печатка нотаріуса проставляється так, щоб частково
захопити захисний знак. Спеціальні бланки та захисні знаки не використовуються при
вжитті заходів до охорони спадкового майна та прийнятті у депозит
грошових сум і цінних паперів. Виконавчі написи вчиняються нотаріусами на документах, які
встановлюють заборгованість. При вчиненні протестів векселів і посвідченні неоплати чеків
відповідні відмітки та написи виконуються на цих документах. На спеціальних бланках та із застосуванням захисних знаків
виконуються усі примірники документів, за винятком примірника,
який залишається у справах державної нотаріальної контори
(державного нотаріального архіву) чи в приватного нотаріуса. На
цьому примірнику нотаріус вказує серію й номери використаних на
нотаріальну дію спеціального бланка та захисного знака. Серія та
номер використаного спеціального бланка або захисного знака
зазначаються в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій у графі
"Зміст нотаріальної дії".
7. Підпункт 35 пункту 4 Положення про Головне управління
юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим,
обласні, Київське та Севастопольське міські управління юстиції,
затвердженого наказом Міністерства юстиції від 5 лютого 1999 року
( z0070-99 ) і зареєстрованого 5 лютого 1999 року за N 70/3363,
викласти в такій редакції: "35) контролює обіг спеціальних бланків та захисних знаків
нотаріальних документів".
8. Департаменту нотаріату та ліцензування юридичної практики
(Н.В.Круковес): подати наказ на державну реєстрацію відповідно до
Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493/92 "Про
державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших
органів виконавчої влади" (зі змінами, внесеними Указом Президента
України від 21.05.98 N 493/98) та довести його до відома
начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції
України в Автономній Республіці Крим, начальників обласних,
Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції.
9. Визнати такими, що втратили чинність, накази Міністерства
юстиції України від 22.01.98 N 6/5 ( z0105-98 ) "Про внесення змін
до Положення про постачання, зберігання, облік та звітність
витрачання бланків нотаріальних документів" та від 08.05.98 N 23/5
"Про впорядкування системи обігу спеціальних бланків нотаріальних
документів".
10. Департаменту державної реєстрації нормативних актів та
правової роботи (Бутрименко В. В.) внести відповідні зміни до
Державного реєстру нормативно-правових актів. 11. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Першого
заступника Міністра юстиції України Б.С.Стичинського.
Міністр С.Р.Станік
ЗатвердженоНаказ Міністерства юстиції
України 29.06.99 N 36/5
Зареєстровано в Міністерствіюстиції України
5 липня 1999 р.
за N 437/3730
Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків та захиснихзнаків нотаріальних документів
1. Загальні положення
1.1. Положення встановлює порядок замовлення, постачання,
зберігання, обліку постачання і звітності витрачання спеціальних
бланків та захисних знаків нотаріальних документів (надалі -
бланки та знаки) в Україні. 1.2. Бланки та знаки є неодмінною складовою документарного
забезпечення нотаріального процесу. Вони можуть бути використані
нотаріусами виключно при вчиненні нотаріальних дій. 1.3. Бланки та знаки виготовляються відповідно до зразка й
опису, затверджених Міністерством юстиції України. 1.4. Право інтелектуальної власності на дизайн бланків та
знаків належить Міністерству юстиції України. 1.5. Міністерство юстиції забезпечує організацію постачання,
зберігання, обліку постачання й звітності витрачання бланків та
знаків. 1.6. Для обліку постачання й звітності витрачання бланків та
знаків утворюється і ведеться Єдиний реєстр спеціальних бланків та
захисних знаків нотаріальних документів (надалі - Єдиний реєстр). 1.7. Створення та ведення Єдиного реєстру покладається на
державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції
України (надалі - Держінформ'юст). Витрати, пов'язані із створенням та веденням Єдиного реєстру,
передбачаються у калькуляції собівартості бланків та знаків і
відшкодовуються Держінформ'юсту Інформаційно-видавничим центром
українського нотаріату відповідно до угоди, що укладається між
ними.
2. Порядок замовлення та постачання бланків та знаків
2.1. Замовниками бланків та знаків є державні та приватні
нотаріуси України (далі - нотаріуси). 2.2. Постачання бланків та знаків нотаріусам здійснюється
дочірнім підприємством "Інформаційно-видавничий центр українського
нотаріату" (надалі - ІВЦУН). 2.3. Державні нотаріуси замовляють необхідну кількість
бланків та знаків шляхом подання до ІВЦУН або його філії
відповідної заявки. 2.4. Приватні нотаріуси замовляють необхідну кількість
бланків та знаків шляхом телефонного чи телефаксного зв'язку. 2.5. Постачання бланків та знаків нотаріусам здійснює ІВЦУН
за єдиною ціною відповідно до калькуляції, погодженої з
Міністерством юстиції України. 2.6. Відомості про постачання бланків та знаків нотаріусам
передаються з ІВЦУН до Держінформ'юсту для внесення до Єдиного
реєстру. 2.7. Звіти про використання бланків та знаків щомісячно
направляються нотаріусами Держінформ'юсту. ( Пункт 2.7 в редакції
Наказу Мін'юсту N 33/5 ( z0500-00 ) від 09.08.2000 ) 2.8. Для організації звітності про витрачання бланків та
знаків нотаріуси забезпечуються надрукованими бланками звітів про
витрачання бланків та знаків (надалі - звіт), у яких зазначені
серія і, послідовно, номери бланків і знаків (додаток 1). Кожен
звіт містить 100 граф для звітування про використання бланків і
знаків. 2.9. За несвоєчасне подання або неподання звіту про
використання бланків і захисних знаків управління юстиції, на
підставі відповідного подання Держінформ'юсту, призупиняє
діяльність приватного нотаріуса або притягає до дисциплінарної
відповідальності державного нотаріуса.
3. Порядок одержання бланків та знаків нотаріусами України
3.1. Нотаріуси одержують бланки та знаки від ІВЦУН або через
його філії в такому порядку: 3.1.1. Приватні нотаріуси одержують бланки та знаки за ціною,
визначеною в калькуляції і погодженою з Мін'юстом, що діє на день
зарахування грошових коштів на рахунок ІВЦУН. 3.1.2. Державні нотаріальні контори одержують бланки та знаки
на підставі поданої заявки за ціною, визначеною в калькуляції і
погодженою з Мін'юстом, що діє на день відвантаження
(відправлення) бланків і знаків.
3.2. Видача бланків та знаків державним нотаріальним конторам
та приватним нотаріусам супроводжується внесенням відповідного
запису до Єдиного реєстру й складанням відповідного акта. 3.3. У межах нотаріального округу дозволяється передання
бланків між державними нотаріальними конторами та приватними
нотаріусами. Такі операції повинні супроводжуватися складанням
акта про приймання-передавання з одночасним наданням повідомлення
про це до Держінформ'юсту для внесення ним відповідних змін до
Єдиного реєстру. 3.4. Бланки та знаки видаються, приймаються та передаються
тільки разом зі звітом. 3.5. Витрати, пов'язані з використанням бланків та знаків,
відшкодовують особи, щодо яких або в інтересах яких вчинені
нотаріальні дії. 3.6. Бланки та знаки використовуються тільки в тому
нотаріальному окрузі, в якому вони одержані. 3.7. У разі анулювання свідоцтва про право на заняття
нотаріальною діяльністю особа повинна передати до ІВЦУН бланки та
знаки, які залишилися невикористаними, про що складається акт про
прийняття-передання з одночасним наданням повідомлення про це до
Держінформ'юсту для внесення відповідних змін до Єдиного реєстру.
4. Зберігання бланків та знаків
4.1. Зберігання бланків і знаків у державних нотаріальних
конторах та в приватних нотаріусів повинно бути організовано таким
чином, щоб повністю забезпечити збереження їх від крадіжок, пожеж
та пошкоджень. 4.2. Завідуючі державними нотаріальними конторами, державні
та приватні нотаріуси несуть персональну відповідальність за
організацію зберігання, витрачання та обліку бланків та знаків. 4.3. У разі виявлення факту втрати або крадіжки бланків і
знаків у державній нотаріальній конторі особа, що відповідає за
зберігання бланків та знаків, зобов'язана негайно повідомити
відповідне управління юстиції та Держінформ'юст із зазначенням
дати, серії та номерів украдених чи втрачених бланків (знаків) для
внесення змін до Єдиного реєстру, а також органи внутрішніх справ
для вжиття заходів з їх розшуку. Відповідним управлінням юстиції
за фактом крадіжки або втрати бланків призначається службове
розслідування. 4.4. Приватний нотаріус, який виявив факт утрати або крадіжки
бланків (знаків), зобов'язаний негайно повідомити про це
Держінформ'юст (зазначивши дату, серії та номери вкрадених чи
втрачених бланків (знаків)), а також - органи внутрішніх справ для
вжиття заходів з їх розшуку. 4.5. Дані про факт утрати або крадіжки бланків та знаків і
реквізити вкрадених примірників мають бути негайно доведені
Держінформ'юстом до відома всіх нотаріусів України. 4.6. За недбале ставлення до зберігання та витрачання бланків
і знаків завідуючі державними нотаріальними конторами, державні та
приватні нотаріуси несуть відповідальність згідно з чинним
законодавством. 4.7. При перевірках управліннями юстиції роботи державних
нотаріальних контор та приватних нотаріусів в обов'язковому
порядку перевіряється стан зберігання, витрачання й обліку бланків
та знаків.
5. Недійсні бланки та знаки
5.1. Недійсними бланками та знаками вважаються: зіпсовані
(при виготовленні документа), анульовані (внаслідок того, що
вчинення нотаріальної дії не відбулося), дефектні (через
відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту,
водяних знаків, серій або номерів на бланках та знаках, наявність
дубльованих номерів тощо), відсутні (що виявлено при відкритті
пачки) та викрадені. 5.2. Державні нотаріальні контори й приватні нотаріуси здають
зіпсовані, анульовані або дефектні бланки та знаки до ІВЦУН або
його філії, про що складається акт у двох примірниках. ІВЦУН
знищує зіпсовані, анульовані або дефектні бланки та знаки, про що
складається акт про знищення. 5.3. Серії й номери зіпсованих, анульованих, дефектних,
відсутніх або викрадених бланків та знаків за відповідним кодом
обов'язково вказуються у звіті.
6. Звітність державних нотаріальних контор і приватнихнотаріусів про витрачання бланків та знаків
6.1. Державні й приватні нотаріуси при витрачанні бланків та
знаків повинні заповнювати звіти. 6.2. У звіті вказуються: прізвище нотаріуса, номер свідоцтва
про право на заняття нотаріальною діяльністю, телефон, а для
державних нотаріусів - ще й назва нотаріальної контори. У кожній
клітинці біля номера бланка або знака позначаються код витрачання
бланків або знаків, а також дата його витрачання. 6.3. Коди витрачання бланків та знаків: 1 - договір про відчуження житлового будинку, іншого
нерухомого майна; 2 - договір про відчуження транспортних засобів; 3 - інші договори; 4 - заповіт; 5 - свідоцтво про право на спадщину; 6 - свідоцтво про право власності; 7 - доручення; 8 - заява; 9 - копія; 10 - переклад; 11 - дублікат; 12 - шлюбний контракт; 13 - інші дії; 14 - установчі угоди; 21 - зіпсований бланк або знак; 22 - анульований бланк або знак; 23 - дефектний бланк або знак; 24 - відсутній бланк або знак; 25 - викрадений бланк або знак.
7. Ведення первинного обліку бланків та знаків
7.1. Первинний облік бланків та знаків здійснюється в ІВЦУН
державними нотаріальними конторами та приватними нотаріусами. 7.2. Облік надходження бланків та знаків (із зазначенням
дати, серії, номерів та кількості) до нотаріусів здійснюється на
підставі супровідних документів ІВЦУН. 7.3. Облік постачання й витрачання бланків та знаків
провадиться Держінформ'юстом з відображенням їх руху в Єдиному
реєстрі. 7.4. Державні нотаріальні контори та приватні нотаріуси
забезпечують зберігання актів про прийняття-передання зіпсованих,
анульованих або дефектних бланків та знаків. 7.5. Зберігання актів про знищення зіпсованих, анульованих
або дефектних бланків та знаків здійснює ІВЦУН. 7.6. Зберігання звітів про витрачання бланків та знаків
здійснюють філії Держінформ'юсту. 7.7. Строк зберігання актів про прийняття-передання
зіпсованих, анульованих або дефектних бланків та знаків, актів про
знищення зіпсованих, анульованих і дефектних бланків та знаків, а
також звітів про витрачання бланків та знаків становить 3 роки.
8. Ведення Єдиного реєстру
8.1. Єдиний реєстр призначений для обліку надходження і
витрачання бланків та знаків. Єдиний реєстр включає реєстр
нотаріусів (державних і приватних) і реєстр спеціальних бланків та
знаків нотаріальних документів. Єдиний реєстр організований таким
чином, щоб була можливість отримати інформацію про використання
кожного бланка та знака або про отримання бланків та знаків
державною нотаріальною конторою чи приватним нотаріусом. Єдиний
реєстр також містить відомості про недійсні бланки та знаки. 8.2. Унесення даних до Єдиного реєстру здійснюється на
підставі первинних документів обліку. Первинними документами
обліку є: у Міністерстві юстиції України - журнал реєстрації виданих
свідоцтв про право на заняття нотаріальною діяльністю; в управлінні юстиції - журнал реєстрації приватної
нотаріальної діяльності; повідомлення відділу кадрів управління юстиції про
призначення, переведення та звільнення державних нотаріусів; видаткова накладна на відправлення бланків та знаків ІВЦУН; звіт про витрачання бланків; копії доповідних записок про викрадені бланки та знаки; акти про прийняття-передання зіпсованих, анульованих або
дефектних бланків та знаків; акти про знищення зіпсованих, анульованих і дефектних бланків
та знаків. 8.3. Управління юстиції, державні нотаріальні контори,
приватні нотаріуси та ІВЦУН надають Держінформ'юсту потрібні
відомості для внесення до Єдиного реєстру. 8.4. Управління юстиції до 10-го числа кожного місяця в
порядку, встановленому Міністерством юстиції України, надсилають
Держінформ'юсту для ведення реєстру нотаріусів: повідомлення про зміни в складі приватних нотаріусів; повідомлення про зміни в складі державних нотаріальних
контор. 8.5. Державні нотаріальні контори та приватні нотаріуси
щомісячно надсилають безпосередньо Держінформ'юсту звіти про їх
витрачання. ( Пункт 8.5 із змінами, внесеними згідно з Наказом
Мін'юсту N 33/5 ( z0500-00 ) від 09.08.2000 ) 8.6. ІВЦУН щоденно надсилає до Держінформ'юсту відомості про
постачання бланків та знаків державним нотаріальним конторам і
приватним нотаріусам. 8.7. Копії доповідних записок про викрадені бланки та знаки
державні нотаріальні контори й приватні нотаріуси надсилають до
Держінформ'юсту негайно при виявленні факту крадіжки. 8.8. Єдиний реєстр використовується для перевірки справжності
бланків та знаків і статистичного аналізу. 8.9. Справжність бланків та знаків нотаріуси перевіряють
шляхом комп'ютерного доступу до Єдиного реєстру. Перевірка
справжності бланків та знаків може здійснюватись за допомогою
телефонного зв'язку з черговим адміністратором Єдиного реєстру. 8.10. ІВЦУН, державні нотаріальні контори та приватні
нотаріуси відповідають за своєчасність та вірогідність відомостей,
які вони надають Держінформ'юсту для внесення до Єдиного реєстру. 8.11. Держінформ'юст відповідає за своєчасність унесення та
відповідність даних у Єдиному реєстрі даним звітів державних
нотаріальних контор і приватних нотаріусів та відомостям, наданим
ІВЦУН.
