Про затвердження Інструкції з діловодства в Державній судовій адміністрації України

Відповідно до частини п'ятої статті 153 Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, та з метою вдосконалення діловодства та архівної справи в Державній судовій адміністрації України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Державній судовій адміністрації України (далі - Інструкція), що додається.

2. Управлінню організаційного забезпечення та контролю (Парубченко Т.В.) не пізніше наступного робочого дня за днем видання цього наказу довести його до працівників Державної судової адміністрації України, начальників територіальних управлінь Державної судової адміністрації України, керівників державних підприємств, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України.

3. Керівникам структурних підрозділів Державної судової адміністрації України забезпечити неухильне дотримання підлеглими працівниками вимог Інструкції.

4. Начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України, керівникам державних підприємств, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, розробити й затвердити власні інструкції з діловодства.

5. Прес-службі (на правах сектору) (Пастухова В.М.) розмістити в розділі "Нормативно-правова база" рубрики "Інше" офіційного сайту Державної судової адміністрації України цей наказ не пізніше наступного робочого дня за днем його видання.

6. Даний наказ набуває чинності з 01.12.2017.

7. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної судової адміністрації України від 23.03.2011 № 73 "Про затвердження Інструкції з діловодства у Державній судовій адміністрації України" (зі змінами).

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної судової адміністрації України Булку О.А.

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в Державній судовій адміністрації України

Розділ I. Загальні положення

1. Ця Інструкція встановлює єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в Державній судовій адміністрації України (далі - ДСА України).

2. У цій Інструкції терміни вживаються в таких значеннях:

архів ДСА України - структурний підрозділ ДСА України, що організовує і забезпечує приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними;

фонд - сукупність архівних документів ДСА України, сформованих на підставі зв'язку між документами та (або) їх утворювачами;

бланк службового документа - уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією та наявним місцем для фіксування змінної інформації;

витяг - засвідчена копія частини тексту службового документа;

галузевий перелік документів - перелік видів документів, створюваних у процесі профільної діяльності всіх установ певної галузі чи сфери діяльності, зі строками їх зберігання;

державні архівні установи - центральні, галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва та Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій;

джерела комплектування - юридичні та фізичні особи, що є утворювачами чи власниками документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), що підлягають передаванню до архівних установ в обов'язковому порядку або на підставі угоди;

джерела формування НАФ - установи, що є створювачами чи власниками документів цього Фонду;

діловодство - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами;

документаційний (документальний) фонд - сукупність службових документів, що нагромадились або зібрані в процесі діяльності установи, склад і процес формування якої визначають її нормативні документи;

документообіг в установі - рух службових документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення;

експертиза цінності документів в установі - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього, віднесення їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ;

зона комплектування - адміністративно-територіальна одиниця, в якій перебувають установи, на які поширюються повноваження відповідної державної архівної установи (архівного відділу міської ради);

інструкція з діловодства - обов'язковий нормативний акт, що регламентує зміст та організацію виконання процесів з діловодства установи;

копія документа - документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа та в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак;

номенклатура справ - обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ;

огляд архівних документів - архівний довідник, що містить систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів архівних документів з їх джерелознавчим аналізом;

опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду;

орган вищого рівня - установа, що здійснює функції управління щодо безпосередньо підпорядкованих їй установ;

організаційно-розпорядча документація - уніфікована підсистема управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління та управлінської праці;

організація роботи зі службовими документами - організація здійснення документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними в поточній діяльності установи;

оригінал службового документа - примірник службового документа, що має оригінальний підпис посадової (службової) особи установи;

перелік типових документів - перелік видів документів, створюваних під час виконання загальних для всіх установ функцій управління, зі строками їх зберігання;

покажчик - архівний довідник, що містить систематизований перелік об'єктів чи явищ, згадуваних в архівних документах, із зазначенням їх пошукових даних;

реквізит службового документа - обов'язковий елемент, зафіксований у документі для його ідентифікації, організації обліку та надання йому юридичної сили;

служба діловодства - структурний підрозділ ДСА України, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи;

службовий документ - офіційно зареєстрований службою діловодства або відповідним чином засвідчений документ, що одержаний чи створений установою у процесі її діяльності та має відповідні реквізити;

строк зберігання документа - період обов'язкового зберігання службового документа, визначений законодавством унаслідок проведення експертизи його цінності;

унікальний документ - документ НАФ, що становить виняткову культурну цінність, має важливе значення для формування національної самосвідомості Українського народу і визначає його вклад у всесвітню культурну спадщину;

управлінський документ - службовий документ, спрямований на виконання установою функцій, що забезпечують її діяльність. До управлінських документів належать організаційно-розпорядчі, первинно-облікові, банківські, фінансові, звітно-статистичні, планові, ресурсні тощо;

фондоутворювач - установа, у результаті діяльності якої утворилися документаційний та відповідно архівний фонди;

формування справ - групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

3. Особливості організації діловодства зі службовими документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян та запитами на інформацію визначаються іншими нормативно-правовими актами та наказами ДСА України.

Особливості організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання визначаються Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 (далі - Порядок роботи з електронними документами), а також наказами ДСА України.

4. Викладені в Інструкції з діловодства в ДСА України (далі - Інструкція) правила й рекомендації щодо порядку здійснення діловодства в ДСА України розроблені відповідно до Конституції України та законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі - Правила організації діловодства), а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі - регламенти та національні стандарти).

Перелік документів, проходження яких у ДСА України переведено в електронну форму, крім документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, звернень громадян, запитів на інформацію та електронних документів, що в установлених законом випадках не можуть бути застосовані як оригінали, затверджується Головою ДСА України. Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній і паперовій формі.

Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в ДСА України повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.

5. Голова ДСА України відповідає за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату й несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами.

6. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах відповідають їх керівники.

7. Організація діловодства в ДСА України покладається на відділ документального забезпечення управління організаційного забезпечення та контролю (далі - служба діловодства).

Організація діловодства в структурних підрозділах ДСА України покладається на працівників, відповідальних за ведення діловодства, визначених відповідним наказом ДСА України, та в посадових інструкціях яких додатково зазначаються ці обов'язки.

ДСА України організовує діловодство відповідно до цієї Інструкції.

8. У ДСА України призначається особа, відповідальна за архів ДСА України, яка входить до складу служби діловодства.

9. Служба діловодства працює на підставі положення про неї, яке затверджується в порядку, визначеному законодавством.

Особа, відповідальна за архів, працює на підставі посадової інструкції, в якій зазначаються її обов'язки, права та відповідальність.

10. Керівництво ДСА України зобов'язано забезпечити архів необхідним приміщенням, обладнанням і кадрами.

11. Матеріальний носій інформації управлінського документа, що створений в ДСА України, способи та засоби її фіксування повинні забезпечувати збереженість документа протягом визначеного строку його зберігання.

12. Власником управлінського документа є установа, яка створила або отримала цей документ і внесла його до складу документаційного фонду.

13. Спірні питання щодо права власності на управлінські документи вирішуються у судовому порядку.

14. Вилучення (виїмка) оригіналів службових документів із документаційного та архівного фондів установи повинно(а) бути тимчасовим(ою) і лише у випадках, передбачених законом. У разі вилучення (виїмки) оригіналів документів, що здійснюється за письмовою вказівкою керівника установи, в установі обов'язково залишаються копії цих документів, засвідчені відповідно до пунктів 197, 198 цієї Інструкції, та протокол вилучення (виїмки).

Документи НАФ, вилучені відповідно до закону за вмотивованим рішенням слідчого, судді, суду, підлягають обов'язковому поверненню установі, але не пізніше ніж через один рік після провадження у справі.

Розділ II. Документування управлінської інформації

Глава 1. Загальні вимоги до створення управлінських документів

15. Створювані управлінські документи повинні відповідати правовому статусу установи.

Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів у ДСА України визначається актами законодавства, зокрема, Законом України "Про судоустрій і статус суддів", а також Положенням про Державну судову адміністрацію України, положеннями про структурні підрозділи ДСА України і посадовими інструкціями.

16. Управлінські документи установи за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлюються національними стандартами, нормативно-правовими актами. Перелік класів управлінських документів визначається Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 (зі змінами) (далі - ДКУД).

17. Організаційно-розпорядча документація ДСА України, що є одним із класів управлінської документації, поділяється на:

організаційну, що містить правила, норми, що визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад ДСА України, функціональний зміст діяльності ДСА України та її підрозділів (положення про ДСА України, положення про структурні підрозділи ДСА України, посадові інструкції, штатні розписи, тощо);

розпорядчу, що фіксує рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності ДСА України, адміністративно-господарських або кадрових (особового складу) питань (рішення, накази);

інформаційно-аналітичну, що містить інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення (акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо).

18. Право на видання певного виду розпорядчого документа (постанови, рішення, наказу,) закріплюється у положенні (статуті) установи і зумовлюється правовим статусом установи та порядком прийняття управлінських рішень.

Відповідно до Положення про Державну судову адміністрацію України Голова ДСА України видає накази.

19. Спільні розпорядчі документи установ, що видають однакові за формою документи (рішення, накази), видаються у відповідній формі.

Спільні розпорядчі документи установ, уповноважених видавати різні за формою документи, видаються у формі рішення, яке має правову силу розпорядчого документа кожної установи, що приймає цей документ.

Розпорядчий документ може бути відмінено (змінено, доповнено) лише новим розпорядчим документом.

20. Проекти розпорядчих документів, що зачіпають інтереси інших установ, повинні попередньо погоджуватися з ними. У разі розбіжностей до проекту додаються зауваження або суть розбіжностей зазначається в супровідному листі.

21. Хід обговорення питань і рішень, що приймаються на засіданнях колегіальних органів (колегіях, радах, зборах, нарадах), фіксується в протоколі. Протокол складається на підставі записів, зроблених під час засідання (стенограм, фонограм), та документів, підготовлених до засідання (текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів постанов або рішень, порядку денного, списку запрошених тощо).

22. У межах повноважень ДСА України може надсилати листи при виконанні оперативних зв'язків з органами вищого рівня, функціональними органами, підлеглими та іншими установами, підприємствами та організаціями, а також громадянами.

Листування між структурними підрозділами необхідно уникати й застосовувати усні роз'яснення, вирішення питань по телефону, листування електронною поштою ДСА України тощо.

23. Доведення до відома структурних підрозділів ДСА України, територіальних управління Державної судової адміністрації України, судів розпорядчих документів органів вищого рівня або інших установ здійснюється у формі, встановленій автором документа.

Накази ДСА України доводяться до виконавців у вигляді копій.

Протокольні рішення колегіальних органів доводяться до виконавців у формі, встановленій положенням про ці органи.

Документи без адресної частини (плани, звіти, довідки, акти тощо) та документи, що підлягають поверненню, електронні носії інформації надсилаються із супровідним листом.

24. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003", затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55 (далі - ДСТУ 4163-2003).

25. Під час підготовки, оформлення та/або опрацювання документів застосовують реквізити, що відповідають призначенню документа або способу його опрацювання.

Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

26. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів ДСА України відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року № 2137-XII "Про Державний Герб України".

Зображення Державного Герба України, розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування ДСА України а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

27. Код ДСА України проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про ДСА України".

28. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

29. Повне найменування - Державна судова адміністрація України відповідає найменуванню, зазначеному в Положенні про Державну судову адміністрацію України, затвердженому відповідним рішенням Ради суддів України. Скорочене найменування Державної судової адміністрації України - ДСА України. Скорочене найменування розміщується без дужок нижче повного найменування окремим рядком у центрі бланку документа.

30. Довідкові дані про ДСА України містять: поштову адресу, номери телефонів, факсів, код ЄДРПОУ, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування ДСА України.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

31. Назва виду документа зазначається на бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

32. Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Порядок формування реєстраційних індексів певних груп документів ДСА України зазначається в пунктах 230-232 цієї Інструкції.

33. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

34. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

35. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами й розташовується без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

36. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться в називному відмінку, а посада й прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилання, на кожному документі зазначається тільки один адресат.

Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270. Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Якщо документ надсилається фізичній особі, то в називному відмінку зазначається прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулиця, номер будинку й квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад:

У разі надсилання документа органам влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

У разі надсилання документа кореспондентам країн далекого зарубіжжя зазначається повна поштова адреса англійською мовою (або латинськими літерами).

37. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

38. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

39. Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, або особа, навпроти прізвища якої зазначено слово "скликання", скорочено "скл.". Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду. Головному виконавцю документа надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу.

40. На документах зі строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

41. Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання, або на окремих аркушах із зазначенням реєстраційного індексу й дати документа, якого вона стосується.

42. Також на окремих аркушах або спеціальних бланках резолюція може оформлятися в разі, коли документ підлягає поверненню.

43. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа та бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

44. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

45. Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

46. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

47. Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль" на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

48. У разі необхідності повернення документа установі-авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

49. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

50. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

51. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), розміщується гриф затвердження відповідно до пунктів 117-118 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)".

52. На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, зазначається відмітка у верхньому правому куті першого аркуша додатка, наприклад:

53. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату й номер, наприклад:

54. У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

55. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

56. У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

57. Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

58. Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів ДСА України на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

59. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

60. Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

61. Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про зміни до кошторису на II квартал 2014 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік погашення заборгованості на II квартал 2014 р. на 2 арк. в 1 прим.

62. Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву від 20.03.2014 № 595/03-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

63. Якщо додаток надсилається в електронному вигляді (електронними засобами зв'язку), про це робиться відповідний запис, наприклад:

Додаток: на 3 арк. в електронному вигляді.

64. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

65. Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

66. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 256 23 29

Петренко (044) 256 23 29

67. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи ставиться у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату й номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова "До справи", номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади та підпис виконавця. Наприклад:

68. Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файла і його місце зберігання, прізвище виконавця та інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

69. На документах, що підлягають поверненню, відмітки про їх опрацювання в ДСА України не проставляють.

70. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

71. ДСА України здійснює діловодство державною мовою. Документи оформлюють державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюють українською мовою, або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

72. Обмеження доступу до інформації, що містять управлінські документи, і надання їм відповідних грифів ("Для службового користування", "Конфіденційно", "Таємно" тощо) здійснюються відповідно до законодавства.

Глава 2. Бланки документів

73. Організаційно-розпорядчі документи оформляють на бланках. Розміщення реквізитів на бланку повинно відповідати ДСТУ 4163-2003.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі береги (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

Зразки бланків затверджуються наказом ДСА України.

74. У ДСА України використовують такі бланки документів з поздовжнім розміщенням реквізитів:

бланки для листів у кольоровому вигляді (додаток 2);

бланки для листів у чорно-білому вигляді (додаток 3);

бланки наказів (додаток 4).

Бланки для листів ДСА України виготовляються в кольоровому та чорно-білому вигляді.

Бланк для листа ДСА України в кольоровому вигляді застосовується при підготовці документів, що надсилаються:

Президентові України, Голові Верховної Ради України, Прем'єр-міністрові України, Главі Адміністрації Президента України, членам Кабінету Міністрів України, Генеральному прокурору України, Секретарю Ради національної безпеки і оборони України, головам комітетів Верховної Ради України, народним депутатам України, Голові Ради суддів України, Голові Конституційного Суду України, Голові Вищої ради правосуддя, Голові Верховного Суду, головам вищих спеціалізованих судів, Голові Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Голові Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Голові Ради міністрів Автономної Республіки Крим, головам обласних державних адміністрацій.

В інших випадках використовується бланк для листа ДСА України в чорно-білому вигляді.

Територіальні управління Державної судової адміністрації України виготовляють бланки для листів за зразком, наведеним у додатку 5 до цієї Інструкції.

75. Бланки документів структурних підрозділів, бланки документів посадової особи розробляються в тому разі, якщо керівник структурного підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень.

На бланках посадових осіб та бланках структурних підрозділів, що не є юридичними особами, не відтворюються зображення гербів.

76. У разі ведення листування з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовлятися бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, у межах України не використовуються.

77. Бланки виготовляються друкарським способом або за допомогою комп'ютерної техніки на папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Для виготовлення бланка розробляється його макет у масштабі 1:1, на якому мають бути нанесені постійні реквізити бланка, необхідні відмітки для перемінних реквізитів, а також зазначені розміри зон розташування реквізитів.

78. Не на бланках оформлюються деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ.

Спільні розпорядчі документи та листи оформлюються на чистих аркушах паперу із зазначенням найменувань установ на одному рівні, а назви виду документа - посередині. Ліворуч зазначається дата, праворуч - реєстраційний індекс (номер). При цьому зображення гербів, емблем, товарних знаків (знаків обслуговування) не відтворюються.

Глава 3. Печатки

79. Право на застосування гербових печаток (для установ, які мають право використовувати державну символіку) або печаток установи із зазначенням найменування установи та ідентифікаційного коду (далі - печатка установи) закріплюється у положенні установи і зумовлюється її правовим статусом.

У ДСА України застосовується гербова печатка та мала гербова печатка ДСА України.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою ДСА України.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, малою гербовою печаткою визначається в ДСА України відповідно до законодавства, нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, малою гербовою печаткою (додаток 6).

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

80. У ДСА України застосовуються печатки структурних підрозділів (служби діловодства, управління з питань персоналу, відділу аудиту), печатки для окремих категорій документів (для пакетів, для відряджень тощо), а також металеві печатки - для опечатування приміщень, шаф, сейфів.

Відбиток печатки без зображення герба ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

81. У ДСА України застосовуються штампи з повним найменуванням та адресою ДСА України та інші штампи.

82. Наказом Голови ДСА України визначаються види й кількість печаток, штампів, що застосовуються, місце їх зберігання, посадові особи, відповідальні за їх зберігання та порядок застосування печаток і штампів.

83. Право засвідчення документів та їх копій може надаватися посадовим та іншим особам на підставі довіреності.

84. У посадових інструкціях визначаються повноваження щодо засвідчення документів та їх копій.

85. Відбиток печатки, що засвідчує підпис посадової особи, ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи. У документах, створених на основі уніфікованих форм, печатка ставиться на окремо виділеному для цього місці з відміткою "М. П.".

86. Облік усіх печаток та штампів, що застосовуються в ДСА України, ведеться в журналі за формою, наведеною в додатку 7 до цієї Інструкції.

Видача печаток, штампів посадовим особам здійснюється під підпис у відповідному журналі.

87. Печатки зберігаються у шафах (сейфах), що замикаються й опечатуються.

88. Перевірка наявності печаток і штампів здійснюється щороку комісією, призначеною наказом ДСА України, та оформлюється актом.

Глава 4. Датування управлінських документів

89. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення (для актів), засідання колегіального органу (для протоколів).

Дату оформляють відповідно до ДСТУ 4163-2003 цифровим або словесно-цифровим способом.

Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число та місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 10.04.2016.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 01 квітня 2016 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 10 квітня 2016 р.

90. Усі реквізити на документі, пов'язані з його проходженням і виконанням, датуються та підписуються. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його візує, погоджує або затверджує. Дата зазначається нижче підпису ліворуч.

91. Під час реєстрації документа його дата проставляється працівником служби діловодства в лівій верхній частині документа на спеціально відведеному місці на бланку.

У документах, складених не на бланку (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо), дата проставляється автором документа нижче підпису.

92. На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Глава 5. Погодження управлінських документів

93. У разі виникнення потреби в проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

94. Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх повноважень вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

95. Внутрішнє погодження оформляють шляхом проставляння візи, яка оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2003 й включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище посадової особи, яка візує документ, дату візування. У разі потреби може бути зазначена посада особи, яка візує документ.

96. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі. Проекти наказів візуються на першому примірнику як на лицьовому так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо.

У деяких випадках допускається поаркушне візування документів.

У ДСА України поаркушно візуються договори.

97. Зауваження та пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка. Наприклад:

Начальник відділу

підпис, ініціал (ініціал імені), прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Про наявність зауважень обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

98. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ в установі, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

99. Внутрішнє погодження проекту документа залежно від його змісту проводиться в такій послідовності: працівником, який підготував документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, керівником самостійного структурного підрозділу, посадовими особами, які зазначені в проекті документа як виконавці, начальником планово-фінансового управління або начальником управління бухгалтерського обліку та звітності (якщо проект документа стосується фінансових питань), начальником юридичного управління (у разі погодження проектів нормативно-правових актів, організаційних та розпорядчих документів установи), радниками Голови ДСА України (у разі, якщо вони залучались до підготовки документа), заступником керівника установи, який відповідає за питання, що містяться в проекті документа, посадовою особою, до функціональних обов'язків якої належить здійснення літературного редагування документів (далі - літредактор).

100. Проекти наказів з основної діяльності візуються працівником, який підготував проект документа, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, керівником самостійного структурного підрозділу, керівниками структурних підрозділів, які визначені в проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, начальником управління забезпечення діяльності керівництва ДСА України, начальником управління організаційного забезпечення та контролю, начальником юридичного управління, заступниками Голови ДСА України, які відповідають за питання, що містяться в проекті документа, літредактором.

101. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу), з надання відпусток, про відрядження, про дисциплінарні стягнення візуються виконавцем, керівником структурного підрозділу виконавця, начальником управління з питань персоналу (далі - кадрова служба), начальником юридичного управління, начальником управління бухгалтерського обліку та звітності, заступником Голови ДСА України, який спрямовує, координує та контролює діяльність кадрової служби.

102. Проекти вихідних листів, підготовлених на виконання завдань, визначених законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України (далі - акти органів державної влади), рішеннями з'їзду суддів України, Ради суддів України, а також відповідей на запити й звернення народних депутатів України, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, погодження проектів нормативно-правових актів у зв'язку із зверненнями органів державної влади та органів місцевого самоврядування, візуються:

виконавцем;

керівником структурного підрозділу виконавця;

керівником самостійного структурного підрозділу;

начальником юридичного управління;

начальником управління забезпечення діяльності керівництва ДСА України;

керівниками інших структурних підрозділів, які відповідають за питання, що містяться в проекті листа, якщо вони не подавали письмових пропозицій;

радниками Голови ДСА України (у разі, якщо вони залучались до підготовки документа);

заступником Голови ДСА України, який спрямовує, координує та контролює діяльність структурного підрозділу, що подає проект листа;

заступниками Голови ДСА України, які відповідають за питання, що містяться в проекті листа, літредактором.

Проекти інших вихідних листів візуються:

виконавцем;

керівником структурного підрозділу виконавця;

керівником самостійного структурного підрозділу;

начальником управління забезпечення діяльності керівництва ДСА України (у разі підписання листів Головою ДСА України);

керівниками інших структурних підрозділів, які відповідають за питання, що містяться в проекті листа, якщо вони не подавали письмових пропозицій;

радниками Голови ДСА України (у разі, якщо вони залучались до підготовки документа);

заступником Голови ДСА України, який спрямовує, координує та контролює діяльність структурного підрозділу, що подає проект листа;

заступниками Голови ДСА України, які відповідають за питання, що містяться в проекті листа.

103. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з повноваженнями.

104. Якщо у процесі візування до проекту документа внесено суттєві зміни, він підлягає доопрацюванню, передрукуванню та повторному візуванню.

105. Зовнішнє погодження проектів документів може бути оформлено аркушем погодження, грифом погодження, довідкою про погодження, листом погодження або представленням протоколу обговорення проекту документа на засіданні колегіального органу.

106. Гриф погодження оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2003.

107. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис". Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження, наприклад:

Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

108. Аркуш погодження складається в разі, якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, про що робиться відмітка в документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

Підпис посадової особи скріплюється печаткою установи (за наявності).

109. Кожна з установ, якій надіслано проект документа на погодження, може надавати окремий аркуш погодження, або аркуш погодження передається заінтересованим установам у послідовності, визначеній установою - автором проекту документа.

Аркуш або аркуші погодження зберігаються разом з документом, який було погоджено.

110. Зовнішнє погодження в разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

з установами вищого рівня.

Глава 6. Затвердження управлінських документів

111. Затвердження управлінських документів у ДСА України здійснюється розпорядчим документом ДСА України або особисто посадовою особою (посадовими особами) відповідно до її (їх) повноважень із зазначенням на документі грифа затвердження, оформленого відповідним чином.

112. Розпорядчим документом ДСА України затверджуються положення про структурні підрозділи, інструкції, правила, порядки та інші документи нормативно-правового або нормативного характеру.

113. Посадовою особою особисто затверджуються документи, що не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх упровадження або виконання (протоколи, акти, плани, звіти, кошториси, штатні розписи, посадові інструкції, програми, нормативи тощо).

114. Переліки видів документів, що затверджуються Головою ДСА України наведено в додатку 8.

115. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2003.

116. Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалів (ініціала імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати, наприклад:

117. У разі коли документ затверджується наказом, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати та номера, наприклад:

118. Гриф затвердження розміщується в правому верхньому куті першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Глава 7. Підписання управлінських документів

119. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях (статутах) установи, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, розпорядчому документі про розподіл обов'язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами в разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Право підписання документів може надаватися посадовим та іншим особам на підставі довіреності.

120. Посадові особи ДСА України підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у Положенні про Державну судову адміністрацію України, організаційно-розпорядчому документі ДСА України про розподіл повноважень між першим заступником та заступниками Голови, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, на підставі довіреностей та окремих наказів.

Документи, що надсилаються до вищих органів державної влади, членам Кабінету Міністрів України, народним депутатам України, Раді суддів України, Голові Вищої ради правосуддя Голові Верховного Суду, Головам вищих спеціалізованих судів, Голові Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Голові Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Голові Ради міністрів Автономної Республіки Крим, головам обласних державних адміністрацій підписуються Головою ДСА України, у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки.

Документи, що надсилаються центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, громадянам, територіальним управлінням ДСА України, підприємствам, що належать до сфери управління ДСА України підписуються Головою ДСА України або його заступниками згідно з розподілом повноважень.

121. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної - якщо підпис розташований не на бланку, скороченої - якщо підпис розташовано на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціала імені) і прізвища. Дозволяється в реквізиті "Підпис" після назви посади особи зазначати вчене звання, науковий ступінь. Наприклад:

або

У разі оформлення документа на бланку посадової особи назву посади в підписі не зазначають.

122. При створенні документів підписується один примірник документа, який є оригіналом. Виняток становлять деякі види документів (наприклад акти, договори, які створюються в кількох примірниках, кожен з яких має силу оригіналу).

123. У разі надсилання документа одночасно кільком установам однакового або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.

Якщо документ надсилається одночасно кільком підпорядкованим установам, підписується примірник, який залишається у справі установи - автора, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

124. Два або більше підписів проставляють, якщо за зміст документа відповідають кілька осіб. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

125. Спільні документи кількох установ підписуються керівниками одного рівня посад цих установ. Їхні підписи розміщуються на одному рівні. Наприклад:

126. Документи колегіальних органів (рішення, постанови) підписує голова колегіального органу.

Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу й секретар.

Наприклад:

127. Документи, складені комісією, підписують голова комісії та всі члени комісії.

128. Документи, що підлягають затвердженню (інструкції, положення, правила тощо), підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.

129. У разі відсутності посадової особи, назва посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ. При цьому виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед назвою посади.

Додавання до назви посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." здійснюється в разі заміщення керівника на підставі розпорядчого документа.

130. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

131. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Глава 8. Загальні вимоги до тексту управлінських документів

132. Текст управлінського документа повинен бути чітким, конкретним, лаконічним, інформативним та відповідати орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним нормам.

133. Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту, чітко відображати причину й мету створення документа, розкривати суть конкретної справи, містити аргументовані докази, висновки, пропозиції.

134. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

135. Текст документа оформляють у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично й логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання організаційно-розпорядчих документів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета складання документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

136. У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються його реквізити в такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

137. Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти в тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

Розділи нумеруються римськими цифрами, а також в окремих випадках вони можуть поділятися на глави.

138. Форма анкети використовується в разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені ознаки, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

139. Таблична форма документа використовується в разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак.

Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки й підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення та скорочення.

Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому куті - слова "Продовження додатка".

140. В установах, що діють за принципом єдиноначальності, текст розпорядчого документа викладається від першої особи (НАКАЗУЮ - у наказах, ЗОБОВ'ЯЗУЮ - у розпорядженнях).

У спільних розпорядчих документах використовується форма викладу тексту від першої особи множини (НАКАЗУЄМО, ЗОБОВ'ЯЗУЄМО, ПОСТАНОВЛЯЄМО, ВИРІШУЄМО).

У протоколах застосовується форма викладу тексту від третьої особи множини за схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

У листуванні застосовується форма викладу тексту від першої особи множини (вважаємо, надсилаємо, просимо, пропонуємо) або від третьої особи однини ("ДСА України не заперечує", "ДСА України вважає за необхідне").

У документах, складених посадовою особою та адресованих керівнику установи або структурного підрозділу (доповідна записка, пояснювальна записка, заява), застосовується форма викладу тексту від першої особи однини (пропоную, вважаю, прошу).

Глава 9. Особливості підготовки та оформлення розпорядчих документів

141. Накази в ДСА України видаються як рішення організаційно-розпорядчого характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності ДСА України, кадрових питань (особового складу), з надання відпусток, про відрядження, про накладення дисциплінарних стягнень.

142. Підготовку наказу може ініціювати Голова ДСА України або будь-який структурний підрозділ.

143. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу), з надання відпусток, про відрядження, про дисциплінарні стягнення в ДСА України готує кадрова служба.

144. Будь-який наказ, за винятком спільного, оформлюють на бланку із зазначенням його конкретного виду (постанова, рішення, наказ, розпорядження).

Накази з кадрових питань (особового складу) також можуть бути складені на підставі міжгалузевих типових уніфікованих форм, затверджених в установленому порядку.

145. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про прийняття на роботу... ") або іменника ("Про підсумки... ", "Про кадрові питання...").

146. Структура тексту наказу, як правило, складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядчого документа. Зазначена частина може починатися зі слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Констатуюча частина може бути опущена, якщо розпорядча частина не потребує обґрунтування, наприклад у наказах з кадрових питань (особового складу).

147. Розпорядча частина починається дієсловом (залежно від виду розпорядчого документа), яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

148. Розпорядча частина поділяється на пункти й підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "начальникам територіальних управлінь ДСА України", "начальникам структурних підрозділів ДСА України". При цьому не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

149. У наказах з кадрових питань (особового складу) розпорядча частина починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ", "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими - його ім'я та по батькові.

Формулювання пунктів повинні бути чіткими, конкретними, відповідати нормам Кодексу законів про працю України (далі - КЗпП) або іншим правовим актам.

У разі призначення або звільнення працівника зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

У кожному пункті наказу з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення конкурсної комісії тощо).

Накази з кадрових питань (особового складу) оформлюють у вигляді індивідуальних (стосуються одного працівника) і зведених (стосуються кількох працівників).

У зведених наказах до розпорядчої частини включаються пункти, що містять інформацію, у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. У межах цих пунктів підпунктами зазначають прізвища працівників за алфавітом. При цьому до одного зведеного наказу не можуть включатися пункти з інформацією, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

150. Якщо наказом відміняється попередній наказ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися зі слів: "Визнати таким, що втратив чинність, ...".

Зміни, що вносяться до наказу оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу" із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

"1. Внести зміни до наказу".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

"1) пункт 2 викласти в такій редакції: ...";

"2) пункт 3 виключити";

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами ...".

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), у першому пункті розпорядчої частини наказу зазначається:

"1) Внести зміни до ... (додаються) ".

151. Останній пункт розпорядчої частини в разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.

152. Наказ набирає чинності з моменту його підписання та реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки.

153. Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

Порядок візування проектів наказів зазначено в пунктах 100-101 цієї Інструкції.

154. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) опрацьовуються у структурних підрозділах упродовж одного робочого дня, а інші проекти наказів - упродовж трьох робочих днів. У разі необхідності вказані терміни можуть бути продовжені Головою ДСА України, або його заступниками.

155. Накази підписуються Головою ДСА України, а в разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки.

Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

156. Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року та групи документів.

157. Копії наказів надсилаються в день підписання чи в наступний за днем підписання заінтересованим установам, підприємствам, посадовим особам, працівникам, як правило, електронною поштою відповідно до покажчика розсилки (додаток 9), що складається й підписується керівником структурного підрозділу та працівником, який створив відповідний наказ.

У разі надсилання копії наказів у паперовому вигляді, вони засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою. Необхідну кількість примірників для розсилання заінтересованим установам, посадовим особам, структурним підрозділам та його електронну версію надає до служби діловодства працівник, що склав відповідний наказ.

158. З наказом з кадрових питань (особового складу) обов'язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення.

Глава 10. Протоколи

159. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

160. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

161. Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з повздовжнім розташуванням реквізитів.

162. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший та останній день засідання.

163. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, оперативних та спільних нарад, комісій, зборів тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

164. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (оперативна або спільна нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

165. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

166. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та в разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список присутніх, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені в порядку їх значущості, із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний наводиться наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами й друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

167. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються римськими цифрами й будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

168. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире й зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

169. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити та в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

170. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу та в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано в тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (додаток 1, додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

171. Протокол загальних зборів (засідань, нарад) підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем, а протокол засідання комісії - усіма членами комісії.

Витяг з протоколу підписується секретарем.

172. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

173. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства й надсилаються в разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає та підписує секретар.

Глава 11. Службові листи

174. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, рішеннями з'їзду суддів України, Ради суддів України, Вищої ради правосуддя;

відповіді на запити й звернення народних депутатів України, кореспонденцію Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Ради суддів України, Вищої ради правосуддя, інших державних органів;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

175. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

176. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися з датою реєстрації вихідної кореспонденції.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

177. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити ...", "роз'яснюємо, що ..." або від третьої особи однини - "ДСА України інформує ...", "управління вважає за доцільне".

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу ...", "пропоную ...".

178. Службові листи підписуються відповідно до пункту 120 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

Глава 12. Документи до засідань колегіальних органів

179. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положенням про ці колегіальні органи.

180. Засідання колегії проводяться відповідно до затверджених планів її роботи та в разі потреби.

У плані роботи колегії зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу ДСА України, який готує документи для розгляду питання колегією, строк подання документів.

Проект плану роботи колегії складається секретарем колегії або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів ДСА України за погодженням із заступником Голови згідно з розподілом повноважень між заступниками Голови завчасно подають для включення до плану роботи колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на її засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегії.

Затверджений колегією план роботи доводиться до відома членів колегії, керівників структурних підрозділів ДСА України. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегії можуть бути включені за рішенням її голови. Секретар колегії, або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи колегії, інформує всіх членів колегії та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

181. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а в разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

доповідну записку, адресовану колегії (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками та пропозиціями;

проект рішення (розпорядження, постанови) колегії, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів ДСА України, заступниками Голови згідно з розподілом повноважень між заступниками Голови, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані керівниками структурних підрозділів ДСА України, а в разі потреби - проект наказу;

довідку про погодження проекту рішення (постанови) із заінтересованими структурними підрозділами ДСА України та іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегії;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

182. Документи, підготовлені для розгляду колегією, а також один примірник їх копій зберігаються в секретаря колегії або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи колегії, або в протокольній частині колегії окремо з кожного засідання.

183. У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

184. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегії відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів ДСА України.

185. Секретар колегії або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи колегії, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку та строків, до розгляду не приймаються.

186. Протокол кожного засідання колегії складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 159-173 цієї Інструкції.

187. Рішення колегії ДСА України реалізуються шляхом видання наказів ДСА України, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку та засвідчуються печаткою служби діловодства.

Глава 13. Документи про службові відрядження

188. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи ДСА України з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

У разі виникнення потреби в направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи ДСА України, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я Голови ДСА України, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Після погодження Головою ДСА України доповідна записка передається до кадрової служби для підготовки проекту наказу про відрядження та подається Голові ДСА України на підпис, як правило, не пізніше ніж за три робочих дні до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень у кадровій службі ведеться журнал (додаток 10).

189. Після повернення з відрядження працівник готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до бухгалтерської служби ДСА України.

Глава 14. Засвідчення копій та витягів службових документів

190. Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначається цією Інструкцією.

191. ДСА України має право засвідчувати копії документів, що створені в ДСА України, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.

192. Копії документів інших установ можуть виготовлятися та засвідчуватися ДСА України в таких випадках:

на вимогу судових та інших правоохоронних органів;

для внутрішнього використання в ДСА України (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з ДСА України). Наприклад, ДСА України може виготовити й засвідчити копію диплома працівника, яка потім буде підшита до його особової справи.

193. Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо.

194. Копії документів, створених у ДСА України, виготовляються та видаються на вимогу інших установ або громадян з дозволу Голови ДСА України або його заступників.

195. Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу й усі його зовнішні ознаки або їх частину.

196. Не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями.

197. Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії складається зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії.

У ДСА України напис про засвідчення копій документів з кадрових питань (особового складу) скріплюється відбитком печатки кадрової служби, документів контрольних заходів (аудиторські звіти, акти, довідки, рекомендації тощо) відбитком печатки відділу аудиту, інших документів - відбитком печатки служби діловодства.

У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком гербової печатки печатки ДСА України.

На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка "Копія".

198. Сторінки копії документів (за винятком тих, що мають один аркуш) нумеруються й відмітка про засвідчення копії може доповнюватися відміткою "Всього в копії _____ арк.". За рішенням ДСА України або на вимогу установи, якій надається копія документа, допускається засвідчувати копії документів поаркушно.

199. Архівні копії та витяги засвідчуються відповідно до п. 551 цієї Інструкції.

200. Залежно від способу виготовлення копії поділяють на факсимільні та вільні.

1) факсимільні копії виготовляються за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх;

2) особистий підпис посадової особи, яка підписала оригінал документа, може бути відсутнім у разі надсилання копій іншим установам або якщо копія вихідного документа залишається в діловодстві ДСА України;

3) на копіях вихідного документа, що залишаються в діловодстві ДСА України, тексти бланків можуть не відтворюватися, а зазначатися мають лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:

Дата, індекс

Текст документа

Реквізит "Підпис" (без особистого підпису)

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст відділу діловодства

Підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Відбиток печатки служби діловодства

Дата

На копіях вихідних документів, що залишаються в діловодстві ДСА України, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців;

4) факсимільні копії документів, що видаються іншим установам і громадянам, а також копії вихідних документів, що залишаються в діловодстві ДСА України, підлягають засвідченню відповідно до пунктів 197, 198 цієї Інструкції.

Факсимільні копії, що містять факсимільне відтворення підпису посадової особи і призначені лише для внутрішнього користування в ДСА України (наприклад копії розпорядчих документів, планів, положень тощо), не потребують додаткового засвідчення;

5) вільні копії виготовляються шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо).

Вільна копія потребує засвідчення відповідно до пунктів 197, 198 цієї Інструкції.

201. Витяг зі службового документа виготовляється, якщо немає необхідності виготовляти копію. Витяг оформлюється на бланку ДСА України із дотриманням таких вимог:

у назві виду документа зазначається: "витяг з наказу", "витяг з протоколу";

відтворюється повністю вступна частина (якщо вона є) службового документа;

з основної частини тексту документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;

відтворюється реквізит "Підпис" (без особистого підпису);

проставляються відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки служби діловодства.

Витяги з протоколів засвідчує секретар, який складає протоколи та здійснює їх зберігання, з наказів - керівник служби діловодства (кадрової служби) або посадова особа, яка відповідає за їх зберігання.

202. Особливим видом копії документа є дублікат - повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу (диплома, свідоцтва, трудової книжки тощо), що має таку саму юридичну силу.

Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток печатки установи й підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка "Дублікат".

Розділ III. Організація документообігу та виконання документів

Глава 1. Вимоги щодо організації документообігу та визначення його обсягу

203. Документообіг ДСА України - це проходження документів у ДСА України з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

204. Служба діловодства здійснює первинне опрацювання документів, що надійшли до ДСА України їх попередній розгляд, реєстрацію, передачу керівництву ДСА України на розгляд, передачу виконавцям. Після виконання документи долучаються до справ.

205. Документи незалежно від способу фіксації, відтворення інформації мають проходити та опрацьовуватися в ДСА України на єдиних організаційних і правових засадах організації документообігу.

206. Для забезпечення ефективної організації документообігу в ДСА України передбачаються:

проходження документів найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізація, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування в ДСА України структурних підрозділів і робочих місць.

207. Порядок документообігу регламентується Інструкцією, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

208. Особливості організації електронного документообігу визначаються окремою інструкцією з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують у ДСА України.

209. У разі впровадження в установі системи електронного документообігу служба діловодства разом зі структурним підрозділом (працівником), що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

210. Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способів опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

Діловодство в ДСА України здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу, яка призначена для реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції, пошуку, контролю за додержанням строків опрацювання документів, підготовки їх до передачі на архівне зберігання, статистичної обробки інформації про документообіг та забезпечення оптимізації діловодства.

211. Обсяг документообігу ДСА України визначається службою діловодства з урахуванням усіх документопотоків за відповідний період часу (рік, місяць).

Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх, вихідних документів у місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої в установі системи обліку документів. Облік документів може здійснюватися як за ДСА України в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на публічну інформацію. Підсумкові дані про обсяг документообігу аналізуються, узагальнюються службою діловодства за формою, наведеною в додатку 11 до цієї Інструкції і подаються Голові ДСА України в установленому ним порядку для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

Глава 2. Приймання, первинне опрацювання документів та їх попередній розгляд

212. Доставка документів до ДСА України здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службами.

213. Усі документи, що надходять до ДСА України, приймаються централізовано в службі діловодства.

214. Документи, що надійшли в неробочий час, залишаються в скриньці для приймання документів.

215. У разі надходження документів в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі) їх роздруковують на папері із проставленням надпису на верхньому полі документа "Отримано електронною поштою".

216. Факт надходження документа до ДСА України обов'язково фіксується шляхом проставлення на вхідних документах відмітки про його надходження до ДСА України, яка проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі в правому куті нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування ДСА України, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година й хвилини) надходження документа.

217. Первинне опрацювання документів у службі діловодства передбачає перевірку правильності доставки кореспонденції та її цілісності.

Документи, надіслані не за адресою, повертаються відправникові без їх розгляду.

Розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "Особисто".

218. У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється, а відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, розшифрування підпису особи, яка здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках (додаток 12). Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у службі діловодства.

219. Адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів зберігаються й додаються до документів, а також конверти, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа, або коли в конверті відсутні окремі документи, або встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті.

220. Документи підлягають попередньому розгляду в службі діловодства в день їх надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні.

Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

221. Метою попереднього розгляду документів є:

виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду Головою ДСА України, його заступниками або структурними підрозділами;

відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

222. Обов'язковому розгляду Головою ДСА України підлягають закони України, акти та доручення Президента України, постанови Верховної Ради України, акти Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, акти Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб), рішення з'їзду суддів України, Ради суддів України, Вищої ради правосуддя, а також запити й звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденція Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України), кореспонденція Верховного Суду, вищих спеціалізованих судів, Вищої ради правосуддя, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності ДСА України й потребують вирішення безпосередньо Головою ДСА України.

Інші документи передаються заступникам Голови ДСА України відповідно до розподілу повноважень між заступниками Голови.

Документи, надіслані до відома, відповіді на запити та з питань періодичної звітності передаються безпосередньо керівникам структурних підрозділів відповідно до напрямку або з урахуванням напрямку діяльності такого структурного підрозділу.

223. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб'єктів розгляду кореспонденції, передбачені в Положенні про Державну судову адміністрацію України, наказі ДСА України про розподіл повноважень між заступниками Голови ДСА України, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, а також номенклатура справ.

Глава 3. Реєстрація документів

224. Службовий документ, отриманий або створений ДСА України, у тому числі для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду ДСА України з моменту його реєстрації.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням, оперативним використанням наявної в документах інформації та полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа, шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.

225. Під час реєстрації документів необхідно дотримуватися таких вимог:

документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення;

документи реєструються за документопотоками (вхідні, вихідні, внутрішні);

документи реєструються лише один раз (вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня (якщо документ надійшов у неробочий час), створювані - у день підписання або затвердження);

у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється;

документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора й змісту документів;

226. У ДСА України окремо реєструються:

вхідна кореспонденція;

нормативно-правові акти, що надійшли до ДСА України;

накази з основної діяльності;

накази з кадрових питань (особового складу);

накази з надання відпусток;

накази про відрядження;

накази про дисциплінарні стягнення;

рішення колегії;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

договори;

документи з грифом "Для службового користування";

звернення громадян;

запити на інформацію.

227. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) та документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису реєструються в автоматизованій системі документообігу, де зазначається спосіб доставки документа. Надходження оригіналу відповідних документів фіксується в автоматизованій системі документообігу, в якій зазначається дата надходження оригіналу, на документі проставляється реєстраційний штамп і відповідний номер документа. Оригінали таких документів передаються в установленому порядку головному виконавцю.

228. Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, наказів з основної діяльності, протоколів і рішень колегіальних органів, здійснюється централізовано службою діловодства.

Не підлягають реєстрації службою діловодства документи, зазначені в додатку 13 до цієї Інструкції.

229. Реєстрація звернень, пропозицій, скарг громадян, запитів на публічну інформацію здійснюється у відділі контролю та організаційної роботи управління організаційного забезпечення та контролю.

Накази з кадрових питань (особового складу), з надання відпусток, про відрядження, про дисциплінарні стягнення та договори, порядок укладання яких регулюються законодавством про працю, реєструються в кадровій службі.

Договори про співпрацю з міжнародними організаціями реєструються в управлінні забезпечення діяльності керівництва ДСА України, інші договори - в юридичному управлінні.

Акти ревізій фінансово-господарської діяльності реєструються у відділі аудиту.

У структурних підрозділах ДСА України ведеться облік кореспонденції та інших службових документів, отриманих для опрацювання та виконання.

230. Під час реєстрації документа надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення - реєстраційний індекс. Елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ тощо.

231. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою чи тире. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений у ДСА України.

Для вхідних та вихідних документів у ДСА України реєстраційний індекс складається з індексу структурного підрозділу, чергового порядкового номера в межах відповідної групи документів та двох останніх цифр поточного року, наприклад: 11-25777/16, де 11 - індекс структурного підрозділу, 25777 - порядковий номер, 16 - дві останні цифри поточного року.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-16 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

Реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера в межах року. З метою розрізнення груп наказів з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс.

Для наказів ДСА України реєстраційний індекс складається:

для наказу з основної діяльності - з порядкового номера, наприклад: 1;

для наказу з кадрових питань (особового складу) - з порядкового номера та літери "к", наприклад: 1 к;

для наказу з надання відпусток - з порядкового номера та літери "в", наприклад: 1 в;

для наказу про відрядження - з порядкового номера та цифри "05" через правобічну похилу риску, наприклад: 1/05;

для наказу про дисциплінарні стягнення - з порядкового номера та цифри "06" через правобічну похилу риску, наприклад: 1/06.

232. Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 51/82 - для спільних розпорядчих документів або 03-11/750/02-04/248 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

233. У разі застосування автоматизованої форми реєстрації документів може використовуватися штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується в межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланка, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів - 73 мм від початку першого реквізиту, з поздовжнім - 77 мм.

234. В установах може застосовуватись одна з трьох форм реєстрації документів - журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп'ютерних програм).

У ДСА України застосовується автоматизована форма реєстрації документів.

235. Журнальну форму реєстрації документів доцільно використовувати лише в установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік, використовуючи форми журналів, наведені в додатках 14, 15 до цієї Інструкції.

236. Карткова форма реєстрації документів передбачає заповнення реєстраційно-контрольних карток, з яких формуються довідкові і контрольні картотеки.

237. У разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронній формі, а за наявності локальної мережі - центральний банк реєстраційних даних для використання працівниками інформації про всі документи і місце їх розташування.

238. У разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка, форму якої наведено в додатку 16 до цієї Інструкції, із зазначенням обов'язкових реквізитів, що наведені в додатку 17 до цієї Інструкції.

Перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки може бути доповнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-контрольній картці може визначатися установою.

Глава 4. Організація передачі документів та їх виконання

239. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництву ДСА України в день їх надходження або наступного робочого дня в разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно, але не пізніше ніж через одну годину після їх отримання.

240. Документи, розглянуті керівництвом ДСА України, повертаються з резолюцією щодо їх виконання в службу діловодства, яка здійснює сканування та передачу документів для виконання.

241. Документ, виконання якого доручено кільком структурним підрозділам, передається виконавцям одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим, або навпроти прізвища якого зазначено слово "скликання". Оригінали документів, що перебувають на особливому контролі зберігаються в службі діловодства.

242. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

Для виконання документи передаються особі, відповідальній за діловодство у структурному підрозділі, під підпис у відповідному реєстрі передавання документів із зазначенням дати та часу передавання/отримання.

243. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого здійснюється через службу діловодства, яка проставляє відповідні відмітки в реєстраційних формах.

Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство у структурному підрозділі.

244. За виконання документа відповідають особи, зазначені в розпорядчому документі, резолюціях керівництва ДСА України, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок підготовки, погодження проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

245. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівництву ДСА України, у деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.

246. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати службу діловодства про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

Глава 5. Організація контролю за виконанням документів

247. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

248. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, в яких встановлено завдання, а також за виконанням управлінських рішень та доручень керівництва ДСА України.

249. Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених актами органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнями вищих посадових осіб, рішеннями з'їзду суддів України, Ради суддів України, Вищої ради правосуддя, надання відповідей на запити, звернення, а також на кореспонденцію Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховного Суду, вищих спеціалізованих судів, Вищої ради правосуддя, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, розпорядчі документи та доручення керівництва ДСА України, рішення колегії ДСА України, запити на публічну інформацію.

250. Організацію контролю за виконанням здійснює заступник Голови ДСА України відповідно до розподілу повноважень між заступниками Голови ДСА України.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на відділ контролю та організаційної роботи управління організаційного забезпечення та контролю (далі - служба контролю).

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

251. Типові строки виконання документів встановлюються нормативно-правовими актами, а індивідуальні - розпорядчим документом ДСА України або резолюцією керівництва ДСА України.

Строки виконання основних документів наводяться в Додатку 18 до цієї Інструкції.

252. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається робочий день перед неробочим днем.

253. Документ, в якому не зазначено строк виконання, повинен бути виконаний не пізніше ніж за 28 календарних днів з дня його реєстрації в ДСА України.

Завдання, визначене у службовому документі, виконується в установлений строк.

Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

254. У ДСА України визначаються такі типи контролю:

ОК - "Особливий контроль" - до актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, рішень з'їзду суддів України, Ради суддів України, Вищої ради правосуддя, запитів, звернень, а також кореспонденції Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховного Суду, вищих спеціалізованих судів, Вищої ради правосуддя, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, міністерств та інших органів державної влади, розпорядчих документів та доручень керівництва ДСА України, рішень колегії ДСА України, запитів на публічну інформацію;

КГ - "Контроль Голови ДСА України" - до документів, які потребують додаткового інформування Голови ДСА України;

ЗК - "Звичайний контроль" - до інших документів, в яких встановлено завдання й контроль щодо яких здійснюється безпосередньо у структурних підрозділах.

Документи з типом контролю "КГ" доповідаються відповідно до резолюції Голови ДСА України "Прошу інформувати" протягом п'яти днів для документів з терміном виконання до 28 днів, протягом двох днів - для документів з терміном виконання до 14 днів.

255. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

256. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою Голови ДСА України або його заступників, а в разі їх відсутності - посадової особи, яка їх заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за п'ять днів до закінчення встановленого строку в документах з терміном виконання до 28 днів, а щодо документа з терміном виконання до 15 днів - за два дні до закінчення встановленого строку.

У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата й підпис. Відповідні зміни вносяться до автоматизованої системи документообігу.

257. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції Голови ДСА України або його заступників.

Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

258. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу.

Документи, що перебувають на контролі, групуються в автоматизованій системі документообігу за строками виконання документів, виконавцями або кореспондентами, групами документів (накази ДСА України, рішення колегії тощо).

На один контрольований документ може бути заведено кілька контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

У разі якщо визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.

259. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця, вносяться до контрольної картки у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

260. Автоматизований контроль за виконанням документів є складовою системи автоматизованої системи документообігу.

261. Контроль за ходом виконання документів здійснюється на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

завдань на поточний та наступний день - щоденно;

завдань на поточний тиждень - щотижнево щочетверга.

Переліки зазначених завдань надсилаються службою контролю головним виконавцям електронною поштою на електронну адресу керівництва ДСА України, керівників структурних підрозділів та осіб, відповідальних за діловодство у структурному підрозділі за формою, наведеною в додатку 19 цієї Інструкції.

262. Службою контролю щоденно складаються й подаються Голові ДСА України та його заступникам до 11:00 переліки документів, невиконаних у встановлений строк та до 16:00 - переліки документів, щодо яких існує загроза порушення строків виконання.

Головні виконавці зобов'язані щоденно подавати до служби контролю інформацію:

до 10:00 - про стан виконання документів, строк виконання яких сплив (прострочених);

до 15:00 - про стан виконання документів, строк виконання яких наступає на поточний та наступний дні.

263. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними й знімаються з контролю після виконання завдань, запитів і повідомлення заінтересованим установам та особам про результати або після іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки Голова ДСА України, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.

Дані про виконання документа й зняття його з контролю вносяться до контрольної картки в автоматизованій системі документообігу:

службою контролю - щодо документів, віднесених до типу контролю "ОК" - "Особливий контроль";

відповідальними за діловодство у структурному підрозділі - щодо документів, віднесених до типу контролю "ЗК" - "Звичайний контроль".

264. Днем виконання завдань, передбачених актами органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнями вищих посадових осіб, рішеннями з'їзду суддів України, Ради суддів України, Вищої ради правосуддя, запитів, звернень, а також кореспонденції Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховного Суду, вищих спеціалізованих судів, Вищої ради правосуддя, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, міністерств та інших органів державної влади, розпорядчих документи та доручень керівництва ДСА України, рішень колегії ДСА України, запитів на публічну інформацію інформацію вважається день реєстрації в ДСА України вихідних документів про виконання завдань.

265. Виконані документи подаються на підпис керівництва ДСА України за п'ять днів до закінчення строку їх виконання з метою залишення певного часу на їх доопрацювання за рішенням керівництва.

266. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається Голові ДСА України у вигляді зведень про виконання документів за формою, наведеною в Додатку 20 цієї Інструкції.

Глава 6. Інформаційно-довідкова робота з документами

267. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням інформації, внесеної до автоматизованої системи діловодства.

Для підвищення ефективності роботи пошукової системи в автоматизованій системі діловодства службою діловодства розробляються класифікаційні довідники (видів документів, кореспондентів, виконавців, резолюцій тощо).

268. Також в автоматизованій системі діловодства пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключове слово або фраза). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

Глава 7. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

269. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службами.

270. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється службою діловодства ДСА України відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270 (зі змінами).

271. З використанням засобів електрозв'язку служба діловодства здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису.

У разі надсилання факсограм необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.

Види документів, інформація з яких передається каналами електрозв'язку, а також необхідність і порядок надсилання адресатові їх оригіналу в паперовій формі визначаються наказом ДСА України.

272. Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.

273. Вихідні документи в ДСА України опрацьовуються й надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства.

274. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов'язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у справах ДСА України;

наявність і повноту додатків;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

275. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому самому адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті зазначається адреса, за необхідності проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться в конверті.

276. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства.

277. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до служби діловодства в такі години:

понеділок, вівторок, середа, четвер - до 16:00;

п'ятниця - до 15:00.

Розділ IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Глава 1. Складання номенклатури справ

278. Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ та є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

У ДСА України складаються номенклатури справ самостійних структурних підрозділів (далі - структурні підрозділи) (додаток 21) і зведена номенклатура справ ДСА України (додаток 22).

279. Зведена номенклатура справ ДСА України складається службою діловодства ДСА України. Методична допомога у складанні номенклатур справ структурних підрозділів надається особою, відповідальною за архів у ДСА України.

280. Під час складання номенклатури справ у ДСА України використовується структурний принцип її побудови.

Розділами в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів (управління організаційного забезпечення та контролю, юридичне управління, управління з питань персоналу, планово-фінансове управління тощо). При цьому першим розділом номенклатури зазначається служба діловодства, наступними розділами - структурні підрозділи, у послідовності згідно зі штатним розписом а наприкінці зазначаються справи постійно і тимчасово діючих колегіальних органів установи (колегії, комісій, рад).

281. Під час розроблення номенклатури справ установи, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, з метою більш повного охоплення документообігу вивчається та аналізується діяльність установи в цілому. При цьому використовуються положення (статути) про установу та її структурні підрозділи; штатні розписи; типові або примірні номенклатури справ; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; типовий та галузеві переліки видів документів із зазначенням строків їх зберігання, а також ураховуються завдання установи на наступний рік.

282. Номенклатури справ структурних підрозділів ДСА України розробляються не пізніше 15 листопада поточного року особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу та візується особою, відповідальною за архів у ДСА України.

283. У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відображають усі документовані ділянки й питання діяльності установи, а також:

не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ;

справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться впродовж декількох років (перехідні справи), що вносяться до номенклатури справ кожного року впродовж всього строку їх вирішення або ведення;

справи постійно діючих колегіальних органів (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо);

справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності (наприклад справи ліквідаційної комісії).

284. До номенклатури справ включаються, як правило, оригінали документів. За рішенням Експертної комісії (далі - ЕК) установи до номенклатури справ можуть включатися копії тиражованих документів, що накопичуються в структурних підрозділах (розпорядчі документи, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції тощо).

285. До номенклатури справ не включаються друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація.

286. Зведена номенклатура справ ДСА України складається на підставі номенклатур справ структурних підрозділів.

287. Номенклатури справ ДСА України та її структурних підрозділів оформлюють так, як визначено далі.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 05-10, де 05 - індекс самостійного відділу, 10 - порядковий номер справи, або 04.1-08, де 04.1 - індекс відділу у складі управління, 08 - порядковий номер справи.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин), які мають чітко, у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція", "фінансова документація" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються в такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з яким пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

Якщо справа складається з різних за видами документів, пов'язаних одним конкретним питанням та послідовністю ведення діловодства (судові, слідчі, особові тощо), вживають термін "справа", наприклад: "Особова справа Петренка Володимира Івановича".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани-графіки, анкети, довідки тощо) про проведення огляду стану діловодства та зберігання у структурних підрозділах ДСА України". Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа. У такому разі видовий склад документів не зазначають, наприклад: "Документи до протоколів засідань колегії ДСА України".

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначаються вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Накази з основної діяльності ДСА України".

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і стислий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів України про затвердження паспортів бюджетних програм".

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з територіальними управліннями ДСА України з питань забезпечення діяльності судів".

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників діловодних служб".

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів Державної судової адміністрації України на 2015 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів Державної судової адміністрації України за 2015 рік.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховуються важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Вказівку на наявність копій документів у справі розташовують після заголовка, наприклад: "Накази з основної діяльності за 2014 рік (копії)".

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за типовими (галузевими) переліками документів із зазначенням строків їх зберігання.

Допускається посилання на ряд статей переліку документів із зазначенням строків їх зберігання (у тому числі різних переліків, якщо застосовуються типовий і галузевий). При цьому строк зберігання зазначається відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання.

Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення ЕК установи.

Установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ, погоджують ці строки з ЕПК відповідного державного архіву. Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, погоджують ці строки з ЕК органу вищого рівня (за наявності). При цьому в номенклатурі справ робиться примітка "Строк зберігання встановлено" (назва ЕПК державного архіву, протокол від ___ № ___); "Строк зберігання встановлено" (назва ЕК органу вищого рівня, протокол від ___ № ___".

Для справ, сформованих із тиражованих копій документів, встановлюється строк зберігання "Доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі й для документів постійного строку зберігання) без посилання на статтю відповідного переліку документів із зазначенням строків їх зберігання.

Строк зберігання справи "Для службового користування" не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).

У графі 5 "Примітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

288. Номенклатура справ ДСА України підписується керівником служби діловодства, візується особою, відповідальною за архів ДСА України та схвалюється ЕК ДСА України.

Установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ, у подальшому подають свою номенклатуру справ на розгляд Експертно-перевірна комісія (далі - ЕПК) відповідної державної архівної установи, у зоні комплектування яких вони перебувають.

ДСА України подає свою номенклатуру справ на розгляд ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО України).

Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подають номенклатуру справ ЕК органу вищого рівня (за наявності).

Номенклатура справ установи підлягає погодженню з відповідним державним архівом або схваленню органом вищого рівня один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи.

289. Погоджена ЕПК відповідного державного архіву номенклатура справ затверджується керівником установи.

290. Номенклатура справ установи складається в чотирьох примірниках. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий - використовується службою діловодства як робочий, третій - передається до архіву ДСА України для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до відповідної державної архівної установи, або органу вищого рівня.

291. Номенклатура справ структурного підрозділу ДСА України складається у двох примірниках. Один примірник номенклатури передається службі діловодства.

Для використання в роботі структурні підрозділи ДСА України отримують від служби діловодства засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ ДСА України.

292. Протягом року структурні підрозділи ДСА України забезпечують ведення номенклатур справ, зокрема за необхідності вносять до них за погодженням зі службою діловодства та особою, відповідальною за архів нові справи, не передбачені чинною номенклатурою справ, застосовуючи при цьому резервні номери наприкінці номенклатури.

293. Наприкінці року номенклатура справ ДСА України обов'язково закривається підсумковим записом, що підписує керівник служби діловодства ДСА України.

294. Погоджена з ЕПК відповідного державного архіву (ЕК органу вищого рівня) номенклатура справ ДСА України наприкінці кожного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником ДСА України та вводиться в дію з 01 січня нового року.

Глава 2. Формування справ

295. Справи формуються в ДСА України децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.

В установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік можливе формування справ у службі діловодства.

296. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;

групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років до їх завершення), особових справ (формуються протягом періоду роботи особи в установі), документів виборчих органів документів навчальних закладів, що характеризують навчально-виховний процес (формуються за навчальний рік);

вміщувати у справи лише оригінали або в разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;

не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;

до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;

окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання;

за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки).

297. Як виняток, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання згадані документи повинні вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за таким принципом: до однієї справи вміщуються документи лише постійного зберігання, а до іншої - тимчасового.

298. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

299. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі справи за видами й хронологією.

300. Накази з питань основної діяльності ДСА України з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються в різні справи.

Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання. Доцільно при великих обсягах документів накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності ДСА України (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань (особового складу) створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу - накази тривалого строку зберігання, в іншу - тимчасового строку зберігання.

301. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи й документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

302. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку та за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами й номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

303. Доручення установ вищого рівня й документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. Документи в невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

304. Затверджені плани, звіти, кошториси, титульні списки групуються у справи окремо від проектів цих документів.

305. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою та систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

306. В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в ДСА України, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника тощо; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.

Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

307. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22 березня 2016 року № 64, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 року № 567/28697 (із змінами).

308. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) формуються щомісяця в межах року.

309. Звернення громадян з питань роботи установи та всі документи з їх розгляду й виконання групуються окремо від звернень громадян з особистих питань. Звернення громадян з особистих питань залежно від їх кількості доцільно групувати за питаннями, наприклад: з питань роботи судів, з питань оплати праці тощо. Кожне звернення та документи з його розгляду складають у справі самостійну групу. Повторні звернення й документи з їх розгляду систематизують у справи разом з попередніми.

310. Методичне керівництво й контроль за формуванням справ у ДСА України та її структурних підрозділах здійснюються службою діловодства та особою, відповідальною за архів ДСА України.

Глава 3. Зберігання документів у діловодстві

311. Документи з моменту створення чи надходження й до передавання на зберігання в архів ДСА України зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства та структурних підрозділах ДСА України відповідно до номенклатури справ.

312. Керівники структурних підрозділів ДСА України та працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.

313. Для зберігання справ у діловодстві використовують картонні теки із клапанами або зав'язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатись у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси та заголовки за номенклатурою справ.

314. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегії ДСА України зберігаються в його секретаря. На стрічці та коробці робиться відмітка про дату засідання й час запису. Секретар колегії ДСА України відповідає за їх зберігання.

315. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів ДСА України здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам - з письмового дозволу Голови ДСА України. На видану справу складається картка-замінник за формою, наведеною в додатку 23 до цієї Інструкції. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

Посадова особа, яка видала та прийняла справу, зобов'язана здійснити перевірку наявності документів у справі.

Не дозволяється видавати в тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи окремі документи зі справ.

316. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

317. Вилучення оригіналів документів (справ) допускається з дозволу керівника установи з дотриманням вимог, зазначених у пункті 14 цієї Інструкції.

318. У разі втрати документів і справ, що рахуються за номенклатурою, у структурних підрозділах вживаються заходи відповідно до пункту 334 цієї Інструкції.

Розділ V. Експертиза цінності документів

Глава 1. Нормативно-методичні засади експертизи цінності документів

319. Експертиза цінності документів проводиться на підставі чинного законодавства у сфері архівної справи та діловодства, типових та галузевих переліків видів документів із зазначенням строків їх зберігання, типових та галузевих переліків видів документів, що підлягають внесенню до НАФ, інших нормативно-правових актів з питань експертизи цінності, методичних рекомендацій Укрдержархіву.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

320. Для організації та проведення експертизи цінності документів в ДСА України утворюється постійно діюча ЕК, що діє відповідно до положення про неї.

Положення про ЕК розробляються на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1227/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594 (із змінами).

321. У своїй діяльності ЕК керується принципами та критеріями експертизи цінності документів, установленими Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами).

322. ЕК установи, у діяльності якої утворюються документи НАФ, приймає рішення про:

схвалення і подання до ЕПК державного архіву проектів таких документів: описів справ постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), номенклатур справ, інструкції з діловодства, положення про службу діловодства, архівний підрозділ та ЕК, анотованих переліків унікальних документів НАФ, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про вилучення документів з НАФ, актів про невиправні пошкодження справ (документів) НАФ;

схвалення:

описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання;

актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання установ, що належать до сфери управління органу вищого рівня та в діяльності яких не утворюються документи НАФ.

323. ЕК установи, у діяльності якої не утворюються документи НАФ, приймає рішення про:

схвалення і подання до ЕПК державного архіву проектів таких документів: описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

схвалення:

інструкції з діловодства;

номенклатури справ;

положення про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК;

описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання;

актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання установ, що належать до сфери управління установи та у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

324. ЕК одночасно розглядає описи справ та акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, а також акти про вилучення документів з НАФ разом з актами про невиправні пошкодження справ (документів) НАФ (за їх наявності).

325. Внесення документів установ до НАФ здійснюється на підставі рішення ЕПК державного архіву про схвалення описів справ постійного зберігання та його затвердження керівником установи.

Глава 2. Порядок проведення експертизи цінності документів

326. Експертиза цінності документів в установі проводиться:

у поточному діловодстві - під час складання номенклатур справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до відповідних справ, підготовки справ до передавання на архівне зберігання;

в архіві установи - у процесі приймання справ до архіву та підготовки справ на постійне зберігання.

327. Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться щороку в структурних підрозділах ДСА України безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з ЕК під методичним керівництвом служби діловодства та особи, відповідальної за ведення архіву ДСА України.

Організаційну та методичну допомогу у проведенні експертизи цінності надає ЕПК державного архіву.

328. Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві вирізняють чотири групи справ:

постійного зберігання;

тривалого (понад 10 років) зберігання;

тимчасового зберігання (до 10 років включно);

ті, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання.

Відбір зазначених груп документів здійснюється на підставі номенклатури справ установи, а також типових та галузевих переліків документів зі строками зберігання шляхом перегляду кожного аркуша справи. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

329. Строк зберігання документів обчислюється з 01 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2016 році, починається з 01 січня 2017 року.

330. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.

331. Справи з позначкою "ЕПК", у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, вилучені із зазначених справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів.

332. Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві виявляються дублетні документи, документи, що не стосуються справи, чернетки, неоформлені копії, металеві скріплення, що підлягають вилученню зі справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

333. За результатами експертизи цінності документів структурні підрозділи ДСА України готують справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання до передавання до архіву ДСА України, зокрема:

здійснюється оформлення справ відповідно до вимог, визначених у пунктах 357-365 цієї Інструкції;

здійснюється складання описів справ структурного підрозділу згідно з вимогами, визначеними у пунктах 366-377 цієї Інструкції;

на підставі номенклатур справ формуються переліки (списки) справ, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання, для включення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

334. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що внесені до номенклатури, відповідними структурними підрозділами ДСА України здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку Голова ДСА України за поданням служби діловодства створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву ДСА України.

На підставі довідки архів складає акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах за формою, наведеною в додатку 24 до цієї Інструкції, який підписує особа, відповідальна за архів, візує керівник служби діловодства та затверджує Голова ДСА України.

335. В архіві ДСА України експертизу цінності документів проводять:

під час складання зведених описів справ;

у разі надходження документів у неупорядкованому стані;

у разі закінчення строків тимчасового зберігання архівних документів;

перед передаванням справ на постійне зберігання до ЦДАВО України;

з метою виявлення унікальних документів НАФ.

336. Експертиза цінності документів в архіві ДСА України здійснюється під методичним керівництвом ЦДАВО України.

337. Експертиза цінності документів в архіві ДСА України під час складання зведених описів справ передбачає аналіз складу документації ДСА України, зокрема організаційних і розпорядчих документів, а також планової та звітної документації:

1) уточнюється, в яких структурних підрозділах відкладаються дублетні документи, що підлягають знищенню. За необхідності в архіві ДСА України можуть залишатися на зберігання дублетні примірники документів, що підлягають постійному зберіганню в ЦДАВО України. Аналізується також характер повторення інформації в інших документах: вид, форма і повнота повторюваності.

Вилучення дублетних документів та документів з повторюваною інформацією здійснюється лише після звіряння з документами, що залишаються на постійне зберігання;

2) здійснюється перевірка правильності формування справ та їх оформлення відповідно до архівних вимог. У разі виявлення порушень архів має право вимагати переформування справ структурними підрозділами;

3) на підставі описів справ структурних підрозділів особа, відповідальна за архів складає зведені описи справ ДСА України постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) відповідно до вимог, визначених у пунктах 383-432 цієї Інструкції.

338. У разі надходження до архіву установи документів у неупорядкованому стані, що було спричинено надзвичайними обставинами, експертиза цінності документів здійснюється з дотриманням вимог, визначених у пунктах 328-334 цієї Інструкції.

339. Експертиза цінності документів в архіві ДСА України проводиться щороку з метою виявлення документів, строк тимчасового зберігання яких закінчився. При цьому переглядаються описи справ з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років).

340. Експертиза цінності документів НАФ перед передаванням справ на постійне зберігання передбачає цільове вивчення документів з метою виявлення дублетних документів (тотожних за змістом тиражованих примірників одного документа), документів тимчасового зберігання, які внесені до НАФ помилково, а також документів, документна інформація яких втрачена і не підлягає відновленню в первісному або наближеному до нього вигляді.

Необхідність проведення експертизи ініціюється, як правило, ЦДАВО України у разі виявлення в затверджених раніше описах дублетних документів, документів тимчасового строку зберігання, які внесені до НАФ помилково, порушень у формуванні справ, а також незадовільного фізичного стану документів, що спричинило втрату документної інформації.

За результатами цільового вивчення документів архів складає: проекти актів про вилучення документів з НАФ за формою, наведеною в додатку 25 до цієї Інструкції. Акт схвалюється ЕК ДСА України та подається на розгляд ЕПК ЦДАВО України.

Остаточне рішення про вилучення документів з НАФ приймає Центральна експертно-перевірна комісія (далі - ЦЕПК) Державної архівної служби (далі - Укрдержархів).

Погоджений ЦЕПК Укрдержархіву акт про вилучення документів з НАФ затверджується Головою ДСА України.

На підставі затвердженого акта архів ДСА України вносить зміни в облікові документи, зокрема в підсумковий запис та засвідчувальний напис опису.

341. Експертиза цінності документів НАФ, спрямована на виявлення унікальних документів НАФ, проводиться архівами установ, які відповідно до законодавства мають право постійно зберігати документи НАФ.

Віднесення документів НАФ до унікальних здійснюється на підставі критеріїв походження, змісту, зовнішніх ознак або за сукупністю критеріїв та характеристик.

За результатами виявлення документів НАФ, що можуть бути віднесені до унікальних, в архіві установи складаються проекти анотованих переліків унікальних документів НАФ.

Виявлення унікальних документів НАФ в архіві установи та їх описування в анотованому переліку здійснюються на підставі підставі Методики віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 16 серпня 2016 року № 2505/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 18 серпня 2016 року № 1148/29279.

Глава 3. Складання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, та знищення документів

342. На підставі поданих структурними підрозділами переліків (списків) справ, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання, та проведеної експертизи цінності документів в архіві ДСА України складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, за формою, наведеною в додатку 26 до цієї Інструкції.

343. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, складається у двох примірниках, як правило, на всі справи ДСА України. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, уключених до кожної групи. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з № 1.

Справи включаються в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 01 січня року, в якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2014 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 01 січня 2018 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 01 січня 2020 року, з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.

344. Схвалені ЕК ДСА України акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються на розгляд ЕПК ЦДАВО України.

345. У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації до нього додається довідка про проведення перевірки органами Державної фіскальної служби України з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, - ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. Довідка підписується керівником установи та бухгалтером.

346. Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, затверджуються Головою ДСА України, після чого ДСА України має право знищити документи.

347. Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення.

348. Якщо в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, включено документи з грифом "Для службового користування" та іншими грифами обмеженого доступу, що застосовуються в установі, ці документи знищуються шляхом подрібнення до стану, що виключає можливість їх прочитання та відновлення. При цьому в кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ, ініціалів членів ЕК ДСА України, наприклад:

Справи № 25 ДСК, № 30 ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом подрібнення.

Члени ЕК:

(підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище)

(підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище)

(підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата

Розділ VI. Комплектування архіву

Глава 1. Джерела комплектування та склад документів архіву

349. Основними джерелами комплектування архіву ДСА України є її структурні підрозділи.

350. Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві окремо.

351. Архів управлінської документації зберігає:

закінчені в поточному діловодстві документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами;

документи з кадрових питань (особового складу) працівників установи;

документи особового походження працівників, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону, що надійшли на підставі заяви їх власника;

друковані видання, що доповнюють архівні документи, необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Глава 2. Вимоги до оформлення справ, що підлягають архівному зберіганню

352. Справи ДСА України підлягають оформленню під час їх заведення у діловодстві та під час підготовки їх на архівне зберігання.

353. Оформлення справ здійснюється працівниками структурних підрозділів під методичним керівництвом служби діловодства та особи, відповідальної за архів.

354. Залежно від строків зберігання документів здійснюється повне або часткове (спрощене) оформлення справ.

Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, зберігаються у теках (папках) із зав'язками, швидкозшивачах, не підшиваються і не нумеруються (за винятком первинної бухгалтерської документації та документів з грифом "Для службового користування" та іншими грифами обмеженого доступу), уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

Оформлення справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі справ з кадрових питань (особового складу), передбачає систематизацію документів у справі, нумерацію аркушів у справі, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

355. Систематизація документів у справі передбачає розміщення документів за хронологією надходження або створення (від січня по грудень).

356. Нумерація аркушів справ здійснюється з метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів, уключених у справу. Усі аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Аркуші засвідчувального напису та внутрішнього опису нумеруються окремо. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів справи, аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису забороняється.

Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.

Аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивається з одного боку і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.

Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.

Підшиті у справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

Підшиті у справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (135-а, 135-б тощо).

357. Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам'ятки, документи з грифом "Для службового користування", особові, судово-слідчі справи, справи, назви яких не повністю розкривають їх зміст. Необхідність складання внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією з діловодства установи.

Внутрішній опис (додаток 27) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та словами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" із посиланням на відповідні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

358. Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

Засвідчувальний напис (додаток 28) складається на окремому аркуші, що вміщується в кінці справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.

У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо через знак "+" (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

У засвідчувальному написі застерігаються такі особливості нумерації документів справи:

наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.

Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному написі із посиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт).

У разі значного обсягу перенумерації аркушів у справі в кінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.

359. Оправлення справ здійснюється з метою збереження їх фізичного стану. Документи, що містяться у справі, підшивають на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) оправляються у тверду обкладинку з картону. При цьому металеві скріплення (скріпки, шпильки) вилучаються з документів.

Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

У разі наявності у справі незатребуваних особистих документів (трудових книжок, посвідчень, дипломів, атестатів, свідоцтв тощо) ці документи вкладаються в конверт, який підшивається до справи. Якщо таких документів значна кількість, вони вилучаються зі справи і на них укладається окремий опис.

360. Оформлення обкладинок (титульних аркушів) справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) виконують за формою, наведеною в додатку 29 до цієї Інструкції. Титульні аркуші рекомендується виготовляти друкарським способом і заповнювати змінну інформацію від руки.

Перед передаванням справ до архіву ДСА України в текст на їх обкладинках (титульних аркушах) вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках (титульних листах) змісту підшитих документів (зміст документів справи відображається у заголовку чітко, стисло, узагальнено, без втрати конкретних характеристик об'єкта описування). У разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на наявність копій документів у справі). Заголовок справи на обкладинці має відповідати заголовку в описі справ структурного підрозділу.

На обкладинках справ (титульних аркушах) проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів (початку та закінчення справ).

У разі зазначення точних календарних дат зазначаються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом. Якщо у справу включено документи (додатки тощо), дати яких виходять за крайні дати справи, то нижче дати справи з нового рядка робиться про це запис "У справі є документи за ____ роки". Дати можуть не зазначатися на обкладинці (титульному аркуші) справ, що містять річні плани та звіти, оскільки вони відображені у заголовках справ.

На обкладинках справ (титульних аркушах) зазначають кількість аркушів у справі відповідно до засвідчувального напису (без врахування аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису).

На обкладинці справи в правому верхньому куті та нижньому лівому куті зазначається архівний шифр справи (за погодженням з архівом ДСА України номери зведеного опису і архівного фонду, номер справи за зведеним описом проставляються в архіві після затвердження зведеного опису справ). Для проставлення архівного шифру може застосовуватися штамп.

У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи (титульному листі) зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою.

У разі вміщення у справу належним чином оформленого титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються лише номери архівного фонду, опису і справи. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Глава 3. Складання та оформлення описів справ структурного підрозділу

361. Структурні підрозділи ДСА України зобов'язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через рік після завершення справ у діловодстві.

362. На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов'язково.

363. Описи справ структурного підрозділу ДСА України складаються щороку за формою, наведеною в додатку 30 до цієї Інструкції, посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архіву установи.

364. Номер опису справ структурного підрозділу установи повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису. Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 8, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2015 році, будуть мати такі номери: 8 П - 2015, 8 Т - 2015, 8 ОС - 2015.

365. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

справи кожного року складають річний розділ опису справ;

порядок нумерації справ в опису - валовий за кілька років;

заголовки справ вносять до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації, як правило, на основі номенклатури справ (за необхідності заголовки справ редагуються та уточнюються);

кожну справу вносять до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів, кожен том отримує окремий номер, якщо справа складається з кількох частин одного документа, то кожна частина отримує окремий номер);

у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком повністю наводять лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначають словами "те саме", однак решту відомостей про справи зазначають повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюють повністю);

графи опису заповнюють відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи;

графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам, про наявність копій документів у справі.

366. Для розподілу справ відповідно до схеми систематизації передбачено такі правила:

справи відносяться до того року, в якому їх запровадили в діловодстві або в якому вони надійшли до структурного підрозділу для продовження;

плани, звіти, кошториси й документи до них відносяться до того року, на який або за який їх складено, незалежно від дати їх складання;

перспективні плани відносять до початкового року їх дії, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;

справи, які розпочато в одному структурному підрозділі та передано для продовження до іншого підрозділу, належать тому підрозділу, де їх завершено (при цьому назва першого підрозділу береться в дужки і пишеться назва останнього).

367. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

368. У кінці опису заповнюється підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

369. У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: "Документи за цей рік див. також у розділі за ______ рік, № _____". Графи 4, 5 форми опису не заповнюються.

370. Опис справ структурного підрозділу установи підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу.

371. Опис справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках, один з яких передається разом зі справами до архіву установи, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

372. На основі описів справ структурних підрозділів архів установи готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) у порядку, визначеному в пунктах 319-348 цієї Інструкції.

Глава 4. Передавання справ до архіву ДСА України

373. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення в діловодстві передаються до архіву в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву за описами, складеними за вимогами, визначеними у пунктах 324-353 цієї Інструкції.

374. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву за рішенням її керівника за умови наявності в ньому вільних площ.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передаються до архіву за номенклатурою справ або за здавальними описами довільної форми.

375. Передавання справ до архіву ДСА України здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим Головою ДСА України.

376. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів оформляє видачу справ у тимчасове користування.

377. Підготовка справ структурного підрозділу для передання до архіву ДСА України включає перевіряння правильності формування документів у справи, відповідність заголовків справ змісту вміщених до справ документів, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій Головою ДСА України.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

Справи до архіву ДСА України доставляються працівниками її структурних підрозділів зв'язаними (упакованими) належним чином.

378. У разі відсутності справ структурних підрозділів, що значаться в описах, уживаються заходи, передбачені пунктом 334 цієї Інструкції.

379. Приймання-передавання кожної справи здійснюється особою, відповідальною за архів, у присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. У кінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та словами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву, номери справ, що відсутні, дату приймання-передавання справ і ставляться підписи осіб, які здавали та приймали справи.

Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архіві.

Глава 5. Граничні строки тимчасового зберігання документів в архіві установи

380. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів в архіві установи:

для документів Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Вищого адміністративного суду України, Вищого господарського суду України, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії України, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та державних органів і безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років;

для документів Верховної Ради Автономної Республіки Крим і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, господарських судів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, окружних адміністративних судів, а також інших судів, передбачених процесуальним законом, апеляційних судів, апеляційних господарських судів, апеляційних адміністративних судів, які утворюються відповідно до указу Президента України в апеляційних округах, регіональних прокуратур, військових прокуратур регіонів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади - 10 років;

для документів районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, районних, міжрайонних, районних у містах, міських, міськрайонних судів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, а також сільськогосподарських підприємств - 5 років;

для записів актів цивільного стану, записів нотаріальних дій і судових справ, документів з кадрових питань (особового складу), господарських книг, документів з приватизації житлового фонду - 75 років.

381. Строки зберігання щодо конкретних документів можуть бути змінені за погодженням з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради. Продовження строків зберігання документів в архіві установи допускається за потреби користування документами зі службовою метою, у разі неможливості прийняти документи на зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради.

382. Після закінчення граничних строків зберігання документи, віднесені до НАФ, передаються на постійне зберігання відповідно до порядку, визначеного в пунктах 570-572 цієї Інструкції.

Розділ VII. Складання архівних описів справ

Глава 1. Порядок складання річних розділів зведених описів справ

383. Підготовка річних розділів зведених описів справ постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) покладається на архів установи.

384. Якщо в установі створюється за рік до 20 справ, зведений опис дозволяється складати за кілька років, але не більше ніж за п'ять років.

385. На специфічні для конкретної установи справи (судові, слідчі, наукові звіти тощо) складають окремі описи.

386. Зведені описи справ складають на основі річних розділів описів справ структурних підрозділів.

387. Порядок унесення заголовків справ у річний розділ зведеного опису - аналогічний порядку, зазначеному в пунктах 365, 366 цієї Інструкції.

Заголовки справ, що містять документи за декілька років, включаються у річний розділ зведеного опису відповідно до вимог, викладених у пункті 369 цієї Інструкції.

388. Перш ніж включати заголовки справ до річного розділу зведеного опису, необхідно звірити заголовки справ з описами справ структурних підрозділів, перевірити правильність формування та оформлення справ.

389. Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ установи, включають до річного розділу під літерними номерами (наприклад, 10-а, 284-б тощо) або вміщують у кінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією. Вибір того чи того варіанту залежить від кількості таких справ.

390. Річні розділи зведених описів справ нумеруються у валовому порядку за вимогами, встановленими в пунктах 418-422 цієї Інструкції, до них складаються підсумковий запис та засвідчувальний напис згідно з вимогами, визначеними в пунктах 411-414 цієї Інструкції, а також передмова, що складається відповідно до пункту 416 цієї Інструкції.

Річні розділи зведених описів справ не підшивають і не оправляють; вони повинні зберігатися в теках з клапанами або зав'язками.

391. Річний зведений опис справ складається не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві.

Глава 2. Складання та оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання

392. Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання складають за встановленою формою, наведеною в додатку 31 до цієї Інструкції. До нього включають усі заголовки справ, що формувалися в структурних підрозділах упродовж року, а також заголовки справ із документами, вилученими зі справ тимчасового зберігання, які мали позначку "ЕПК". Систематизація заголовків справ в опису повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ ДСА України за цей самий рік.

393. Річний зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕПК ЦДАВО України затверджуються Головою ДСА України. Один примірник направляється ЦДАВО України. Другий - зберігається як недоторканний в архіві ДСА України. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівом і службою діловодства для поточного пошуку справ і у разі їх передавання на постійне зберігання надходять до ЦДАВО України.

394. Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, нумерують у валовому порядку до числа 9999. В установах з річним документообігом до 600 документів доцільно закінчувати зведений опис з кількістю справ 999.

Глава 3. Складання та оформлення зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання

395. Річний розділ зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається за формою, наведеною в додатку 32 до цієї Інструкції. До опису включають заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів ДСА України і мають відповідно до зведеної номенклатури справ строки зберігання понад 10 років, а також зі строком зберігання "До ліквідації установи" (окрім документів з кадрових питань (особового складу)). Систематизація заголовків справ у цьому опису повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ ДСА України за цей самий рік.

396. Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках та схвалюються ЕК ДСА України.

Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання подаються на погодження ЕПК ЦДАВО України.

397. Схвалені та погоджені описи справ затверджує Голова ДСА України. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві ДСА України як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі.

398. Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання, нумерують у валовому порядку до числа 999.

Глава 4. Складання та оформлення зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу)

399. Зведений опис справ з кадрових питань (особового складу) складається за формою, наведеною в додатку 33 до цієї Інструкції. Опис містить документи, що створюються в діяльності кадрової, бухгалтерської служб та за номенклатурою справ ДСА України мають строк зберігання понад 10 років.

400. Заголовки справ опису з особового складу систематизують за номінальною ознакою в такій послідовності:

накази з кадрових питань (особового складу), що підлягають тривалому зберіганню (75 років);

облікові документи (списки працівників установи);

журнали обліку наказів з кадрових питань (особового складу);

картки з обліку особового складу;

особові справи (у тому числі осіб, представлених до присвоєння почесних звань), атестаційні справи, персональні справи;

контракти, трудові договори, що замінюють накази з кадрових питань (особового складу);

бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, а в разі їх відсутності - розрахункові відомості із зарплати);

документи про атестацію і тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки);

документи про проведення атестації та встановлення кваліфікації;

нагородна документація;

документи про нещасні випадки на виробництві (акти, протоколи, висновки, журнали);

незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки, військові квитки, дипломи, атестати тощо).

401. Особові справи (особові картки) вносять до опису за роком звільнення посадових осіб в алфавітному порядку їх прізвищ.

402. Залежно від обсягу особові справи вносяться до опису як окремі одиниці зберігання або групуються за алфавітом в окремі справи-наряди, кожну з яких включають до опису під самостійним номером, наприклад:

403. Особові справи звільнених працівників з прізвищами з літери "А" по літеру "К".

404. Те саме, з прізвищами з літери "Л" по літеру "Я".

405. У справи-наряди вміщують внутрішній опис усіх особових справ із зазначенням номерів сторінок кожної особової справи. Сформовані у справи-наряди особові справи відокремлюють одна від одної чистими аркушами паперу, де зазначають прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку заведено справу.

406. Особові картки також формують у справи-наряди в алфавітному порядку, наприклад:

Особові картки звільнених працівників (ф. Т-2) з прізвищами з літери "А" по літеру "Н".

407. Особові рахунки працівників формують у хронологічному порядку за алфавітом прізвищ працівників, наприклад:

Особові рахунки працівників з прізвищами з літери "А" по літеру "М".

408. Залежно від кількості особових справ та особових карток на особові справи та картки звільнених працівників може складатися окремий опис.

409. Описи справ з кадрових питань (особового складу) складають у трьох примірниках. Погоджені ЕПК ЦДАВО України описи затверджує Голова ДСА України. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві ДСА України як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі. Третій надсилається для контролю ЦДАВО України.

Описи справ з кадрових питань (особового складу) установ, у діяльності яких не створюються документи НАФ, складають у двох примірниках. Після погодження описів ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради їх затверджує керівник установи. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві установи як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі.

410. Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу), нумерують у валовому порядку до числа 999.

Глава 5. Підсумковий запис та засвідчувальний напис до архівних описів справ

411. Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому записі, який складають для всіх архівних описів справ. Після останньої статті кожного опису зазначають (цифрами та словами) фактичну кількість справ, унесених до річного розділу опису, а також вказують особливості нумерації справ (наявність літерних та пропущених номерів). Наприклад:

У цей опис включено 250 (двісті п'ятдесят) справ з № 1 по № 250, у тому числі:

літерні номери: 50а, 145а, 145б;

пропущені номери: 170, 205.

412. Кожну зміну загальної кількості справ в опису, пов'язану з надходженням, вибуттям, об'єднанням, розформуванням справ тощо, фіксують у підсумковому записі з посиланням на відповідні документи, що є підставою для внесення запису. Приклади:

До опису включено справу № 78-а. Підстава: акт про перевіряння наявності і стану справ від 17.01.2015 № 3;

Справи з № 112 по № 115 виключено з опису. Підстава: акт про нестачу архівних справ (документів) від 12.06.2014 № 2;

Справу № 200 розформовано. Документи справи № 200 частково включено в справу № 180. Справи 134 та 136 об'єднано. Підстава: акт від 20.01.2015 № 1.

413. Після внесення в опис додаткових записів складають новий підсумковий запис до опису. У разі вибуття справ з опису в графі "Примітка" проти кожної справи, що вибула, роблять позначку "Вибула".

414. Для обліку кількості аркушів річного розділу зведеного опису справ, фіксації особливостей нумерації опису на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису, який розміщують наприкінці річного розділу зведеного опису. Форма засвідчувального напису до розділу опису наведена у додатку 34 до цієї Інструкції.

Глава 6. Передмова до зведених архівних описів справ

415. До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання та описів справ з кадрових питань (особового складу) складають передмову, що є елементом довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ.

416. Передмова до опису складається з двох частин:

перша - історія установи-фондоутворювача;

друга - історія фонду.

У першій частині передмови наводять у хронологічній послідовності відомості про зміни за відповідний період, що відбулися у напрямах діяльності установи, її назві, підпорядкуванні, структурі, у другій стисло характеризують зміст і повноту документів у справах, висвітлюють особливості формування та описання справ, їх систематизації в опису. Передмову підписують укладач опису та особа, відповідальна за архів.

417. Інші елементи довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ (титульний аркуш, зміст, список скорочень, покажчик) складають за потреби.

Необхідність складання довідкового апарату до зведених описів справ постійного зберігання узгоджується зі ЦДАВО України.

Глава 7. Нумерація зведених архівних описів

418. У межах архівного фонду першому річному розділу зведеного опису справ кожного виду надається номер. До опису з кадрових питань (особового складу) додають літерні індекси "к" або "о/с", описам справ тривалого (понад 10 років) зберігання - літерний індекс "т", наприклад:

опис № 1 справ постійного зберігання,

опис № 2-к з кадрових питань (особового складу),

опис № 3-т тривалого (понад 10 років) зберігання.

419. Усі наступні річні розділи зведеного опису справ будуть мати цей самий номер до складення закінченого опису, при цьому після номера кожного наступного річного розділу опису справ у дужках зазначається слово "продовження", наприклад: "Опис № 1 (продовження) справ постійного зберігання".

420. Не дозволяється надавати описам однакові облікові номери, наприклад, два описи № 1 постійного строку зберігання, а також надавати їм літерні індекси "а", "б" тощо.

421. Номер вибулого опису іншим описам не присвоюється.

422. Облік описів справ в архіві установи здійснюється відповідно до пункту 532 цієї Інструкції.

Глава 8. Закінчений архівний опис справ

423. Декілька річних розділів зведеного опису справ або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом. Справи, створені в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад 2, або інший валовий номер.

Закінчений опис складають і в разі ліквідації установи-фондоутворювача незалежно від кількості заголовків справ у річних розділах.

424. Систематизація заголовків справ у закінченому опису може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами - назви структурних підрозділів установи.

425. Закінчений опис, що складається з річних описів справ, повинен мати загальний підсумковий запис, складений відповідно до пунктів 411-414 цієї Інструкції. Якщо опис складається з кількох томів, то підсумковий запис складається до кожного тому, а до останнього тому складається загальний підсумковий запис до опису в цілому.

426. До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис відповідно до додатка 17 до цієї Інструкції та аналогічно згаданому реквізиту, наведеному в пункті 358 цієї Інструкції. У загальному засвідчувальному написі відображаються всі зміни в обсязі справ, внесених до опису, пов'язані з вибуттям, надходженням, об'єднанням і розформуванням справ (на підставі відповідних документів). Засвідчувальні написи, складені до річних розділів зведеного опису, вилучають.

427. Обов'язковими елементами оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш, що складається за формою, наведеною в додатку 35 до цієї Інструкції, зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності й складають довідковий апарат до опису.

428. До складу титульного аркуша входять дані для пошуку опису в архіві: остання офіційна назва установи-фондоутворювача - у разі перейменування (із зазначенням на окремому аркуші відомостей про перейменування та зміни в підпорядкуванні, що відбулися протягом періоду, за який документи включено до опису), номер фонду, номер опису, назва опису, крайні дати справ.

429. У змісті до закінченого опису справ перелічують (із зазначенням номерів відповідних аркушів) такі елементи: передмова (загальна); доповнення до передмови, що вміщувалися в кожному річному розділі опису; назви розділів і підрозділів опису; назви інших груп документів, включених до опису (їх подають відповідно до схеми систематизації опису); список скорочень (у разі наявності у річних розділах). Зміст розташовують на початку закінченого опису справ.

430. Передмову складають відповідно до пункту 416 цієї Інструкції. Для її написання послуговуються нормативно-правовими актами, довідковою літературою (енциклопедіями, довідниками тощо), справою фонду, документами фонду, обліковими документами, довідковим апаратом архіву організації, а також історичною довідкою до конкретного фонду. Крім цього, в єдиний документ зводять відомості, що містяться в передмовах до річних розділів.

431. Список скорочень складають, якщо в закінченому опису справ вжито скорочені назви, абревіатури, характерні для сфери діяльності установи. Підставою слугують списки скорочень до річних розділів зведених описів. Розташовують скорочення за абеткою. Розшифрування наводять через тире після скорочень. До списку не включають загальноприйняті скорочення слів (р. - рік, м. - місто, арк. - аркуш тощо), а також складноскорочені назви організацій (профспілка, облдержадміністрація, сільрада тощо).

Списки скорочень до річних розділів зведених описів справ вилучають.

432. Закінчений опис разом з довідковим апаратом до нього оправляються у тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.

Розділ VIII. Забезпечення збереженості архівних документів

Глава 1. Вимоги до приміщень архіву

433. Архів розміщують у спеціально побудованих, або пристосованих для зберігання документів будівлях, або окремих приміщеннях. Спеціальне приміщення для архіву установи повинно передбачатися під час будівництва або переобладнання адміністративних будівель.

434. У разі відсутності спеціального приміщення для архіву виділяється пристосоване приміщення в адміністративній будівлі установи. Розміщення у пристосованих приміщеннях проводиться в установленому порядку після їх експертизи, яка визначає придатність приміщення (вогнестійкість, довговічність, міцність конструкцій), стан приміщення (на поверхах, підвальне, горище), наявність і стан опалювальних та вентиляційних систем.

Для проведення експертизи залучають представників архівних, пожежних, будівельних, охоронних, санітарно-гігієнічних та інших профільних служб. Результати експертизи оформляють актом.

435. Забороняється прийом в експлуатацію старих, неопалюваних будівель і будівель, що не мають природної вентиляції повітря та надійної теплоізоляції, не відповідають санітарно-гігієнічним вимогам.

436. За пожежною безпекою приміщення архіву відносяться до категорії "В" і повинні розміщуватися в будинках не нижче другого ступеня вогнестійкості.

437. Архів складається з комплексу приміщень, у який входять:

сховища для документів;

робочий кабінет чи робоче місце для особи, відповідальної за архів;

кабінет для роботи дослідників, співробітників та інших користувачів.

Кімнати для роботи з документами повинні бути ізольовані від архівосховищ. Сховище архіву повинні мати запасний вихід.

438. У сховищах архіву забороняється прокладення газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів. Проведення труб немагістрального характеру допускається за умови їх ізоляції, що унеможливлює проникнення викидів з них у сховища.

439. Забороняється розміщувати архівосховища поруч із складськими, виробничими, приміщеннями, де зберігаються вогненебезпечні, хімічні речовини.

440. Зовнішні двері архівосховищ ізолюються металом. У неробочий час вони опечатуються або опломбовуються. Ключі зберігаються в опломбованому футлярі у чергового на контрольно-пропускному пункті.

За зберігання печатки або пломбіратора відповідає особа, відповідальна за архів.

441. На вікнах приміщення архіву, розташованого на першому поверсі, встановлюються відкидні назовні металеві ґрати та охоронна сигналізація.

442. В архівосховищах забороняються паління, застосування електронагрівальних приладів, розміщення кімнатних квітів, а також зберігання легкозаймистих речовин, вибухонебезпечних предметів, продуктів харчування.

443. Сторонні особи допускаються до архівосховищ лише з дозволу особи, відповідальної за архів в її присутності.

Глава 2. Забезпечення пожежної безпеки архіву

444. У сховищах архіву прокладається схована електропроводка. Застосовується напівгерметична освітлювальна арматура. Світильники, електрощити та розподільні пристрої повинні бути закритого виконання. Розподільні електрощити, запобіжні пристрої та рубильники встановлюються лише поза сховищами. Усе електроустаткування забезпечується заземленням.

445. Основним протипожежним устаткуванням архіву є автоматичні системи пожежогасіння та переносні вогнегасники новітніх конструкцій, що не справляють побічної руйнівної дії на документи. Вони встановлюються з розрахунку один на 50 кв. м площі, але не менше двох на кожне приміщення.

446. Архівосховища та приміщення для роботи з документами повинні бути обладнані пожежною сигналізацією.

447. В архіві повинні бути:

інструкція про заходи пожежної безпеки та список осіб, відповідальних за цю роботу;

план евакуації документів і майна, який погоджується з відповідними службами (пожежною, охоронною, технічного нагляду) установи і затверджується її керівником.

448. Заняття із заходів пожежної безпеки та практичних дій під час пожежі проводяться один раз на рік або при зміні особи, відповідальної за архів.

Глава 3. Температурно-вологісний і світловий режими в архіві

449. Режим зберігання паперових документів в архіві повинен відповідати таким параметрам: температура повітря - +17 - 19° C, відносна вологість - 50-55 %.

У приміщеннях з нерегульованим кліматом рекомендується вживати заходи з оптимізації кліматичних умов на основі раціонального опалення і провітрювання приміщень, використання засобів осушення або зволоження повітря.

450. Температурно-вологісний режим зберігання архівних документів контролюється шляхом вимірювання кліматичних параметрів повітря, які щотижня фіксуються у спеціальних реєстраційних журналах за формою, наведеною в додатку 36 до цієї Інструкції. У приміщеннях з нерегульованим кліматом показники контролюються два рази на тиждень, а у разі порушення режиму зберігання - щодня.

451. Контрольно-вимірювальні прилади (термометри, психрометри, гігрометри) встановлюються в головних проходах на стелажах подалі від опалювальних і вентиляційних систем. Перевіряння роботи вимірювальних приладів здійснюється щороку.

452. Освітлення в сховищах може бути природним і штучним. Не допускається освітлення документів прямим сонячним світлом.

Захист справ від дії світла забезпечується: зберіганням документів у коробках, папках з клапанами, а також у шафах і на стелажах закритого типу; застосуванням на вікнах світлозахисного устаткування (жалюзі, щільні штори, захисні фільтри, фарбування скла тощо).

Як джерела штучного світла застосовуються лампи розжарювання та люмінесцентні лампи в закритих плафонах з гладкою зовнішньою поверхнею.

Рівень освітлення в діапазоні видимого спектра не повинен перевищувати: на вертикальній поверхні стелажа на висоті 1 м від підлоги - 20-50 лк, на робочих столах - 100 лк.

Глава 4. Санітарно-гігієнічний режим в архіві

453. Приміщення архіву повинні утримуватись у чистоті, в умовах, що виключають можливість появи цвілі, комах, гризунів і накопичення пилу більше 0,15 мг/м 2.

454. Для захисту документів від пилу необхідно:

забезпечити максимально можливу герметичність сховищ;

регулярно проводити знепилювання коробок з документами, стелажів і приміщень електропилососом;

проводити систематичне вологе прибирання сховищ;

періодично провітрювати сховища (доцільність провітрювання вирішується з урахуванням вологості зовнішнього й внутрішнього повітря).

455. У разі виявлення в сховищах плісняви, комах і гризунів негайно вживають заходів щодо їх усунення. Санітарно-гігієнічні заходи проводить служба санітарно-епідеміологічного нагляду. Уражені документи ізолюються та піддаються дезінсекції, дезінфекції, дератизації.

Глава 5. Обладнання архіву

456. Архівосховища повинні бути обладнані стаціонарними або пересувними металевими стелажами з дотриманням установленого порядку їх розміщення:

відстань між рядами стелажів і шаф (головний прохід) - не менше 1,2 м;

проходи між стелажами, а також відстань між зовнішньою стіною будівлі та стелажами (шафами), паралельними стіні, - не менше 0,8 м (для стелажів, на яких зберігаються картографічні матеріали, - не менше 1,1 м);

відстань між стіною та торцями стелажів або шаф (прохід) - не менше 0,5 м;

відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа чи шафи - не менше 0,2 м, у цокольних поверхах - не менше 0,3 м;

відстань між стелажами та опалювальними системами - не менше 1,1 м;

ширина проходів між стелажами з висувними ящиками, сейфами встановлюється з урахуванням особливостей цього обладнання.

457. Конструкція та розміри стелажів і шаф для документів нестандартного формату визначаються розмірами цих документів.

458. У разі обладнання сховищ дерев'яними стелажами необхідна їх обробка вогнезахисними речовинами.

459. Стелажі встановлюються перпендикулярно до стін з віконними прорізами, а в приміщеннях без вікон - з урахуванням особливостей приміщення та обладнання.

460. Для роботи на стелажах використовуються сходи-драбини, переміщаються документи на пересувних візках.

460. Як допоміжні засоби зберігання документів в архіві можуть застосовуватися металеві шафи, сейфи, шафи-купе.

462. В архівах установ, де зберігається менше 100 справ, допускається їх розміщення у шафах, що зачиняються, розташованих у робочих приміщеннях. Ключі від шаф повинні бути лише в особи, відповідальної за архів.

Глава 6. Розміщення справ в архівосховищах. Топографування

463. Розміщення справ в архівосховищах повинне проводитися з урахуванням створення оптимальних умов зберігання, щорічного руху справ, оперативного використання документів.

464. Документи, що надходять до архіву, розташовують на стелажах (у шафах) так, щоб справи кожного структурного підрозділу зберігалися в одному місці і були розміщені в порядку щорічних надходжень.

465. Документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів тривалого зберігання та з кадрових питань (особового складу) залежно від можливостей - в окремих архівосховищах або на окремих стелажах. Також окремо розміщуються документи: ліквідованих підвідомчих установ та установ-попередників; ті, що надійшли до архіву в стані розсипу; тимчасового зберігання.

Документи з різними матеріальними носіями інформації зберігаються окремо згідно з режимами зберігання документів для цих видів носіїв інформації. У разі вимушеного зберігання різних документів в одному сховищі слід дотримуватися найнижчих значень температури і відносної вологи.

466. Документи розміщуються на стелажах, у шафах з використанням первинних засобів зберігання (коробок, папок, спеціальних футлярів тощо).

467. Документи з паперовим носієм інформації постійного зберігання вміщують у картонні коробки, футляри. Документи тривалого (понад 10 років) зберігання можуть зберігатися у в'язках з картонними прокладками. Справи тимчасового зберігання дозволяється розміщувати без картонажів або в'язок.

468. Зазор між верхньою кришкою коробки і стелажем, що забезпечує циркуляцію повітря, - 5 см, між коробками на полиці - близько 2 см. Товщина в'язок - 20-25 см.

469. На коробки наклеюються, а до в'язок прикріплюються ярлики, на яких зазначаються назва фондоутворювача і структурного підрозділу, номер фонду та опису, крайні дати та номери справ, уміщених у коробку (в'язку).

470. Коробки і в'язки нумеруються валовою нумерацією в межах кожного фонду або опису.

471. Не допускається зберігання документів на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних штабелях, транспортувальній тарі.

472. Усі архівосховища, стелажі, шафи та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі та шафи нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) - зверху вниз, зліва направо.

473. З метою закріплення місця зберігання та найбільш оперативного пошуку документів в архіві складаються картки постелажного топографічного покажчика за формою, наведеною в додатку 37 до цієї Інструкції. Картки покажчика складаються на кожний стелаж (шафу) і розташовуються в порядку зростання номерів стелажів (шаф) у межах кожного окремого приміщення. Зміни, що відбуваються в розміщенні документів, повинні вчасно відбиватися в топографічному покажчику.

У разі зберігання в архіві кількох фондів рекомендується створення карток пофондового топографічного покажчика за формою, наведеною в додатку 38 до цієї Інструкції.

Ведення топографічних покажчиків може здійснюватися також в автоматичному режимі.

Глава 7. Порядок видавання справ з архівосховищ. Транспортування та упакування справ

474. Справи видаються з архівосховищ для користування ними і для проведення архівних робіт з документами (дезінфекція, реставрація, складання довідкового апарату тощо.

475. Справи постійного зберігання в тимчасове користування видаються на строк, що не перевищує одного місяця.

Для створення страхових копій та фонду користування справи видаються на строк, визначений у договорі на проведення таких робіт сторонніми установами.

476. Продовження строків перебування документів постійного зберігання в користуванні за межами архіву допускається в особливих випадках з дозволу керівництва установи на підставі письмового звернення користувача про необхідність продовження строку користування документами та підтвердження їх наявності і дотримання умов зберігання документів.

477. Архів має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за його межі.

478. Видавання справ у робочі кімнати оформляється на підставі замовлення, складеного за формою, наведеною в додатку 39 до цієї Інструкції.

479. Дослідникам і працівникам інших установ видавання справ для роботи здійснюється на підставі заяви, форма якої наведена в додатку 40 до цієї Інструкції, паспорта або листа відповідної установи і резолюції керівника.

480. Видавання справ у тимчасове користування іншим установам оформляють актами за формою, наведеною в додатку 41 до цієї Інструкції. Акт про видавання справ у тимчасове користування складається у двох примірниках. Один примірник залишається в архіві та зберігається в справі фонду, інший разом зі справами передається одержувачеві. Акти підписують керівники установ, їх підписи скріплюються печатками установ (за наявності). Після повернення справ в акті робиться відповідна відмітка.

481. Вилучення (виїмка) оригіналів документів (справ) з архіву допускається з дозволу керівника установи з дотриманням вимог, зазначених у пункті 14 до цієї Інструкції цієї Інструкції. На місце вилученого документа підшивають засвідчену копію цього документа. Протокол вилучення (виїмки) вміщується до справи фонду. Факт вилучення документів з архівних справ фіксують і в облікових документах, проставляючи відмітку про вилучення. У кожній такій відмітці зазначають номер, дату і назву документа - підстави для вилучення.

482. Видавання справ для проведення архівних робіт з документами (дезінфекція, реставрація, складання довідкового апарату, страхового копіювання тощо) іншим установам здійснюється за формою акта видавання справ у тимчасове користування.

483. Перед видаванням справ перевіряється відповідність шифрів і заголовка справи на обкладинці заголовку справи в описі. Перед видаванням справ та після їх повернення проводиться поаркушне перевіряння справ.

Стан справ, що повертають в архів після користування, перевіряється у присутності особи, яка їх повертає. При виявленні недостачі окремих документів або пошкодженні аркушів складається акт у двох примірниках. Один примірник пред'являється користувачу або керівнику установи, що використовувала документи, для притягнення винних осіб до відповідальності, другий - залишається в архіві.

484. Усі справи, що видаються з архіву, повинні бути належним чином оформлені: мати архівні шифри, аркуш користування архівними документами за формою, наведеною в додатку 42 до цієї Інструкції, засвідчувальний напис справи за формою, наведеною в додатку 43 до цієї Інструкції.

485. Видавання документів з архіву фіксується в окремих реєстраційних книгах:

видавання справ у робочі приміщення співробітникам установи;

видавання справ у тимчасове користування іншим установам;

видавання справ для роботи в приміщенні архіву.

Книги видавання справ з архівосховища ведуться за формою, наведеною в додатку 44 до цієї Інструкції.

486. У разі видавання справ зі сховища на місце справи, що видається, підкладається картка-замінник справи за формою, наведеною в додатку 23 до цієї Інструкції. При поверненні справи у сховище картка-замінник вилучається і зберігається до чергової перевірки наявності та стану справ.

487. З архівосховища не видають:

оригінали документів за наявності копій фонду користування;

оригінали унікальних документів (можуть бути видані лише працівникам державної архівної установи (архівного відділу міської ради) або представникам спеціалізованих закладів для проведення реставраційних робіт або спеціальних досліджень носіїв інформації та зовнішніх ознак документів);

документи, що перебувають у незадовільному фізичному стані (за винятком видавання для проведення невідкладних реставраційно-ремонтних робіт);

документи, що не пройшли науково-технічного опрацювання;

документи під час проведення перевіряння їх наявності та стану, проведення реставраційних та інших видів робіт з ними, під час ремонту приміщень сховищ, переміщення документів, у разі настання надзвичайної ситуації природного або техногенного характеру.

488. Вилучати окремі документи зі справ забороняється, крім випадків, зазначених у пункті 14 цієї Інструкції.

489. Переміщення документів за межі архіву потребує вжиття заходів, що забезпечують їх надійну збереженість. Під час транспортування документів поза межами архіву необхідно забезпечувати їх охорону та захист від впливу шкідливих факторів навколишнього середовища - пилу, вологи, світла, механічних пошкоджень. За межі установи документи вивозять лише в упакованому вигляді та в закритому транспорті.

Глава 8. Перевіряння наявності та стану справ

490. Перевіряння наявності та стану справ проводиться з метою встановлення фактичної наявності справ, що значаться за описами, виявлення відсутніх документів та їх розшуку, оцінки фізико-хімічного та технічного стану документів, виявлення та обліку документів, що потребують реставраційного та іншого спеціального оброблення.

491. Перевіряння справ постійного зберігання проводиться раз на 5 років і перед передаванням їх на зберігання до ЦДАВО України. Перевіряння справ з кадрових питань (особового складу) та справ тривалого (понад 10 років) зберігання проводиться раз на 10 років.

492. Щороку перевіряються справи, що впродовж року були видані з архівосховища для користування.

493. Одноразові позапланові перевіряння наявності справ проводяться у разі:

переміщення справ в інше сховище;

ліквідації наслідків надзвичайної ситуації природного або техногенного характеру;

зміни завідувача архівом особи, відповідальної за архів;

припинення установи.

494. Перевіряння проводиться особою, відповідальної за архів або комісією в складі 3-5 осіб, призначеною Головою ДСА України. Перевіряння наявності та стану документів проводиться шляхом звіряння описових статей з елементами описування, зазначеними на обкладинках одиниць зберігання, а також фактичної наявності документів з підсумковими записами в описах. Під час перевіряння справи, що мають внутрішній опис, звіряються подокументно з даними внутрішнього опису.

495. Фізичний стан справ оцінюється шляхом їх візуально перегляду. У процесі перевіряння фізичного стану підлягають виявленню:

документи, уражені цвіллю, комахами;

документи з пошкодженням основи;

документи з пошкодженням тексту;

вологі документи.

496. Справи, що видавалися в структурні підрозділи, робочі кімнати архіву і в тимчасове користування, перевіряються за книгами видавання справ із архівосховища та актами видавання справ у тимчасове користування.

497. Під час перевірки наявності та стану справ необхідно дотримуватися таких правил:

зберігати порядок розташування справ на стелажах, у коробках, папках;

підкладати на відповідні місця виявлені неправильно підкладені справи;

вилучати не внесені в описи справи;

вилучати та ізолювати пошкоджені біологічними шкідниками справи.

498. Під час перевіряння наявності та стану документів забороняється:

робити будь-які позначки, виправлення, записи в облікових документах;

вносити до опису необліковані одиниці зберігання.

499. Стан справ фіксується в аркуші перевіряння наявності та стану документів фонду за формою, наведеною в додатку 45 до цієї Інструкції, потім - в акті про перевіряння наявності та стану справ (документів) за формою, наведеною в додатку 46 до цієї Інструкції. У цих документах міститься інформація про загальну кількість справ за описами, кількість наявних справ, про невиявлені справи, про справи, видані в тимчасове користування, пошкоджені справи, справи, що потребують дезінфекції, дезінсекції, реставрації, палітурних робіт або підшивки, відновлення згасаючих текстів.

500. Аркуш перевіряння складається безпосередньо в ході перевіряння наявності справ у фонді на кожний опис окремо. Під час перевіряння невеликих за обсягом фондів допускається складення одного аркуша на всі описи.

У разі виявлення в ході перевіряння недоліків, не передбачених графами аркуша перевіряння, до нього вводяться додаткові графи; у разі поаркушного перевіряння документів відповідно змінюються назви граф.

Після закінчення роботи аркуші перевіряння нумеруються за порядком номерів у межах кожного перевіряння і підписуються працівником, який проводив перевіряння наявності. Акт і аркуш перевіряння вміщують до справи фонду або формують як окремий том і зберігають разом зі справою фонду як додаток до неї.

501. На підставі підсумкових записів в аркушах перевіряння складається акт перевіряння наявності та стану справ архівного фонду в цілому, який затверджується керівником установи та вміщується у справу фонду.

Згідно з актами перевіряння наявності та стану справ проводиться робота з усунення виявлених недоліків.

502. Після закінчення перевірки наявності та стану справ в опису після засвідчувального напису вноситься запис "Перевірено" і зазначається дата перевірки. Запис засвідчується особою, відповідальною за архів.

Якщо під час перевіряння в опису виявлені літерні, вільні, повторні і пропущені номери справ, не зазначені у підсумковому запису, то він перескладається з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.

503. Виявлені необліковані документи передаються завідувачеві архівом (особі, відповідальній за архів) разом з аркушем і актом перевіряння наявності. Після цього справа(и) описується(ються), а в облікових документах фіксуються відповідні зміни.

504. Якщо в ході перевіряння виявлено невиправно пошкоджені справи, про це складається відповідний акт за формою, наведеною в додатку 47 до цієї Інструкції. Акт схвалюється ЕК установи та затверджується керівником установи. На підставі акта невиправно пошкоджені справи вилучаються для знищення.

Якщо в ході перевіряння виявлено невиправно пошкоджені документи, внесені до НАФ, складається висновок реставраторів відповідного державного архіву або інших установ, що здійснюють реставраційні послуги, щодо неможливості відновлення основи документа та використання текстової і зображувальної інформації.

Акт про невиправні пошкодження справ (документів) разом з висновком та актом про вилучення документів з НАФ за формою, наведеною в додатку 25 до цієї Інструкції, схвалюється ЕК установи та подається на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи, ЕК архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа.

Остаточне рішення про вилучення документів з НАФ приймає ЦЕПК Укрдержархіву.

У разі погодження ЦЕПК Укрдержархіву акта про вилучення документів з НАФ та його затвердження керівником установи архів установи вносить зміни в облікові документи архіву.

505. Якщо в ході перевіряння встановлено нестачу справ, то організовується їх розшук. З цією метою вживаються такі заходи:

вивчають усі облікові документи, на підставі яких видавалися справи із архівосховища;

організовують розшук невиявлених справ у структурних підрозділах, попередньо вивчивши описи, на підставі яких справи передавалися до архіву;

перевіряють справи фондів, що знаходяться поруч;

переглядають правильність підкладання справ, номери яких схожі з номерами невиявлених справ;

вивчають справу фонду - акти про вилучення справ для знищення, акти видавання справ у тимчасове користування, акти перевіряння наявності та стану справ, складені раніше.

506. Знайдені в результаті розшуку справи повертаються на місце зберігання. Справи, причина відсутності яких підтверджена документально (актами про вилучення справ для знищення, актами про невиправні пошкодження справ, актами передавання справ іншим установам та на постійне зберігання), виключаються з описів і облікових документів.

Підсумки розшуку фіксуються в графі "Примітка" аркуша перевіряння наявності та стану справ.

507. Розшук невиявлених справ проводиться впродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ. При цьому складається картка обліку невиявленої справи за формою, наведеною в додатку 48 до цієї Інструкції.

508. Якщо справи не були знайдені, архів складає акт про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано, за формою, наведеною в додатку 49 до цієї Інструкції, та довідку про проведені заходи щодо їх розшуку довільної форми. Акт підписує особа, відповідальна за архів та затверджує керівник установи. На підставі акта справи знімаються з обліку.

Якщо виявлено нестачу справ (документів), внесених до НАФ, акт подається на розгляд Комісії з контролю за наявністю, станом та розшуком документів державного архіву разом з довідкою про проведені заходи щодо їх розшуку.

На підставі акта, погодженого Комісією з контролю за наявністю, станом та розшуком документів державного архіву, документи НАФ знімаються з обліку.

509. Перевіряння наявності та стану справ вважається завершеним після внесення змін в облікові документи і подання відповідних відомостей про справи постійного зберігання до відповідної державної архівної установи для внесення змін у контрольні примірники описів справ, схвалені ЕПК державного архіву.

Розділ IX. Організація документів в архіві

Глава 1. Документаційний та архівний фонди ДСА України

510. Документаційний фонд ДСА України складають:

документи постійного (довічного) зберігання, які є складовою частиною НАФ;

документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

документи тимчасового зберігання (до 10 років включно).

Строки зберігання документів встановлюються на підставі експертизи їх цінності; порядок експертизи цінності документів визначається в пунктах 324-353 цієї Інструкції.

511. Архівний фонд ДСА України складається з документів, створених у процесі її діяльності.

Глава 2. Організація документів у межах архівного фонду

512. Структурною та класифікаційною основою архівного фонду є справа. Справа включає документи, об'єднані за відповідною ознакою (тематичною, кореспондентською, номінальною, хронологічною) або сукупністю ознак та єдиним строком зберігання і вміщені в окрему обкладинку.

Усередині архівного фонду ДСА України справи групуються за хронологічно-структурною схемою систематизації (за роками створення документів, а в межах кожного року - за структурними підрозділами).

513. Документи з кадрових питань (особового складу) систематизуються відособлено і включаються в окремий опис за хронологічно-номінальною ознакою (за роками та видами справ). На особові справи звільнених працівників може складатися окремий опис.

514. Кожний архівний фонд має свій номер і назву, що відповідає офіційній назві фондоутворювача. Якщо установа-фондоутворювач передає справи на постійне зберігання до державної архівної установи (архівного відділу міської ради), номер фонду присвоює відповідний архів. Цей номер присвоюється під час першого надходження документів і не змінюється.

Якщо установа не передає документи на постійне зберігання, вона самостійно присвоює номери фондам, що зберігаються в архіві установи.

Розділ X. Облік документів в архіві

Глава 1. Загальні вимоги до обліку документів

515. Облік здійснюється з метою збереженості та контролю за наявністю і рухом документів шляхом визначення кількості і складу в установлених одиницях обліку і фіксації (реєстрації) приналежності кожної одиниці обліку до певного комплексу та їх загальної кількості в облікових документах.

516. Під обліковим документом розуміється документ установленої форми, що фіксує надходження, вибуття, кількість, склад і стан архівних документів в одиницях обліку.

Облікові документи повинні зберігатись у робочій кімнаті особи, відповідальної за архів у сейфі або металевій шафі, що опечатується.

Користування обліковими документами здійснюється у приміщенні архіву в присутності особи, відповідальної за архів. Облікові документи архіву (крім описів) користувачам не видаються.

517. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві ДСА України, у тому числі копії фонду користування (за наявності), описи справ.

518. Архів ДСА України здійснює централізований облік фондів і документів. За наявності кількох архівосховищ облік також ведеться в кожному архівосховищі.

519. Облік здійснюють шляхом надання архівним документам (одиницям обліку, одиницям зберігання) облікових номерів, що є складовою архівних шифрів.

Архівний шифр - позначення, що наноситься на кожну одиницю зберігання з метою забезпечення її обліку й ідентифікації. Архівний шифр складається з номерів архівного фонду, опису, одиниці зберігання.

Глава 2. Одиниці обліку

520. Основними обліковими одиницями для документів незалежно від матеріального носія інформації є архівний фонд (архівна колекція), одиниця зберігання (од. зб.).

521. Одиницею зберігання документів з паперовими носіями є справа (див. пункт 517 цієї Інструкції).

522. Неописані документи (розсип) обліковують у неописаних (умовних) одиницях зберігання (із розрахунку 250 аркушів в одній умовній одиниці зберігання).

Глава 3. Система облікових документів архіву

523. Систему облікових документів архіву складає комплекс взаємопов'язаних облікових документів та облікових баз даних, створених на єдиних методологічних та методичних засадах.

524. Облік документів в архіві ведеться за основними та допоміжними обліковими документами.

525. До основних облікових документів належать:

книга надходження та вибуття документів;

список фондів;

справа фонду;

описи справ;

реєстри описів.

526. Для централізованого державного обліку документів НАФ складається паспорт архіву.

527. Обліковим документом для справ тимчасового зберігання (до 10 років включно), що надійшли для зберігання до архіву, є номенклатура справ.

Глава 4. Порядок ведення основних облікових документів

528. У книзі обліку надходження та вибуття документів архіву, форма якої наведена в додатку 50 до цієї Інструкції, ведеться облік усіх справ, прийнятих архівом від структурних підрозділів організації, вилучених для знищення, переданих до державного архіву (архівного відділу міської ради) та отриманих від інших установ. Кожне надходження та вибуття позначаються самостійним номером. Якщо документи фонду надходять до архіву вперше, то номер фонду зазначається в книзі після надання йому номера за списком фондів. Якщо документи, що надійшли, є частиною фонду, що вже зберігається в архіві, то у відповідній графі книги наводиться номер, що був наданий цьому фонду раніше.

На перше січня кожного року в книзі надходження та вибуття документів укладається підсумковий запис про кількість справ, що надійшли, та тих, що вибули, а також про кількість фактично наявних на зберіганні справ.

Книга обліку надходження та вибуття документів є підставою для складання паспорта архіву.

529. Описи справ є первинними обліковими документами для поодиничного і сумарного обліку справ постійного зберігання, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (з особового складу), що складаються відповідно до вимог, визначених у пунктах 361-372 та 383-432 цієї Інструкції.

Поодиничний облік здійснюється шляхом закріплення за кожною справою (одиницею зберігання) самостійного номера, а сумарний - складенням підсумкового запису до опису, який є підставою для ведення інших облікових документів.

Усі зміни в обсязі справ в опису, пов'язані з вибуттям, надходженням, об'єднанням або розформуванням справ, відображаються в підсумковому запису до зведеного або закінченого опису з посиланням на документ, що підтверджує ці зміни.

Описи справ структурних підрозділів є обліковими документами до складення річного розділу відповідного зведеного опису. Описи структурних підрозділів постійного зберігання, що передають свої документи до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), зберігаються у справі фонду до передавання документів за ці роки на зберігання до відповідних архівних установ. Якщо установа не передає документи постійного строку зберігання до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), то описи справ структурних підрозділів вміщуються у справу фонду.

Описи справ з кадрових питань (особового складу) зберігаються до погодження річного розділу зведеного опису справ ДСА України з кадрових питань (особового складу) з ЕПК ЦДАВО України.

530. Форму реєстру описів, що ведеться в архіві ДСА України, наведено в додатку 51 до цієї Інструкції.

Описи вносять до реєстру в хронологічній послідовності їх надходження під відповідним порядковим номером. У реєстрі описів фіксуються основні відомості про склад кожного опису, що надійшов до архіву: номер фонду, номер опису, кількість описаних у ньому справ, кількість аркушів в опису і кількість його примірників.

531. Паспорт архіву ДСА України складається за формою, наведеною в додатку 52 до цієї Інструкції щороку у двох примірниках, один з яких надсилається ЦДАВО України не пізніше 01 грудня року, за який він складений, а другий залишається в архіві.

Паспорт архіву призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), що містяться в архіві. У ньому також наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.

У разі необхідності до паспорта архіву відповідно до його розділів складається пояснювальна записка, у якій відображаються відомості про зміни у назві, підпорядкованості, організаційно-правовому статусі установи, зазначаються причини змін показників порівняно з попереднім паспортом у назвах та кількості фондів, кількості справ, крайніх датах справ, умов зберігання. Пояснювальна записка підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів).

532. Номенклатура справ установи застосовується для обліку справ тимчасового зберігання (до 10 років включно), що надійшли для зберігання до архіву за рішенням керівника. Для сумарного обліку справ усіх категорій до номенклатури справ складається підсумковий запис. При цьому пошуковим індексом для них буде скорочення "Н" (номенклатура), через тире - чотири цифри діловодного року та порядковий номер справи, наприклад:

Н - 2014, спр. № 21.

533. Описи і номенклатури справ, що їх заміняють, в архіві зберігаються:

за порядком номерів фондів;

усередині фондів - за групами справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

Усередині зазначених груп описи і номенклатури справ, що їх заміняють, розміщуються зліва направо в порядку зростання їх валової нумерації. Описи кожного фонду (у разі потреби - і кожної групи справ) відділяються один від одного картонними розподільниками з відповідними позначками.

Розділ XI. Довідковий апарат до документів архіву

Глава 1. Система довідкового апарату архіву

534. Обов'язковими типами архівних довідників є описи, номенклатури, а також історична довідка до архівного фонду ДСА України.

Глава 2. Описи та номенклатури справ

535. Архівні описи справ є базовими довідниками для створення інших видів довідкового апарату архіву, послуговуються пошуковими даними, закріпленими описом справ: номери фонду, опису, справи, аркушів у справі.

Опис складається з описових статей, підсумкового запису, засвідчувального напису і довідкового апарату до опису.

Порядок складання архівних описів визначено в пунктах 383-432 цієї Інструкції.

536. Номенклатури справ використовуються в архіві для визначення складу, змісту та місцезнаходження документів тимчасового (до 10 років) строку зберігання.

Глава 3. Історична довідка до фонду

537. Архів складає історичну довідку - документ, що містить відомості з історії установи та її фонду, характеристику описів, інформацію про склад і повноту документів, особливості формування справ, їх стан, склад довідкового апарату до фонду та порядок користування ним.

Історичну довідку до фонду складають під час першого надходження документів до архіву. У разі поповнення фонду документами за певний період часу складають продовження до історичної довідки за цей період часу.

Під час складання історичної довідки використовують інформацію, що міститься в передмові до річних розділів опису.

538. Історична довідка складається із трьох частин: історії фондоутворювача, історії фонду, характеристики документів фонду.

539. У першій частині історичної довідки в хронологічній послідовності наводять такі відомості:

дата створення установи (з посиланням на акти);

підпорядкованість, завдання, функції, напрями діяльності установи відповідно до її уставу (положення про установу), їх зміни;

структура установи та мережа підлеглих установ (за наявності);

система або галузь, до складу якої належить установа на момент створення довідки;

зміни в структурі установи (створення, реорганізація, перейменування, ліквідація структурних підрозділів, у діяльності яких утворилися документи постійного зберігання, включені в опис із зазначенням дат і посиланнями на акти; реорганізація установи, зміни мережі підлеглих (що входять до складу, системи) установ із зазначенням дат і посиланнями на нормативно-правові акти);

причина, підстава та дата припинення установи з посиланням на відповідний акт.

540. У другій частині історичної довідки висвітлюють історію фонду та подають таку інформацію:

дата першого надходження документів фонду до архіву установи, їх обсяги та крайні дати;

відомості про формування та зберігання документів до моменту їх надходження до архіву установи (період та умови формування, зміни права власності на документи тощо);

зміни у складі та обсязі фонду та їх причини (проведення експертизи цінності, втрати, незадокументовані періоди);

особливості формування, описування і систематизації документів;

відомості про документи з кадрових питань (особового складу), інші категорії документів, а також про місце їх зберігання;

ступінь збереженості документів фонду;

відомості про склад довідкового апарату до фонду;

відомості щодо використання документів фонду (публікації, в яких використана документна інформація або опубліковані самі документи);

умови, які регулюють доступ до документів та використання відомостей, що в них містяться (якщо доступ обмежений на визначений строк, зазначають дати, коли буде знято ці обмеження);

дата першого передавання справ на постійне зберігання до державної архівної установи.

541. У третій частині подають відомості про:

склад та зміст справ, уключених до опису (характеристика типових груп справ за їх змістом, видами та різновидами документів), про види носіїв інформації;

особливості формування та систематизації нетипових справ (відомості про документи, що виходять за хронологічні межі фонду, справи, сформовані з документів за два роки або більше тощо);

повноту складу справ, уключених до зведеного опису, причини відсутності тих чи інших документів і справ;

особливості фізичного стану окремих документів і справ (задовільний, незадовільний).

542. В історичній довідці обов'язкові посилання на архівні документи (із зазначенням номерів фонду, опису, справи, аркушів). Посилання розташовують у нижній частині відповідних аркушів під основним текстом.

543. Історичну довідку до фонду (продовження до історичної довідки) підписує особа, відповідальна за архів в ДСА України.

544. Кількість примірників історичної довідки до фонду (продовження до історичної довідки) повинна відповідати кількості примірників річних розділів зведеного опису.

ДСА України історичну довідку (продовження до історичної довідки) подає на розгляд ЕПК ЦДАВО України одночасно з річним розділом зведеного опису справ постійного зберігання.

Розділ XII. Користування документами архіву

Глава 1. Форми використання відомостей, що містяться в архівних документах

545. Основними формами використання відомостей, що містяться в архівних документах, є:

інформування користувачів (керівництва та структурних підрозділів ДСА України, державних органів, інших зацікавлених установ, громадян) про наявність в архіві документів та їх зміст;

виконання запитів громадян та установ;

надання документів користувачам для роботи в архіві установи;

видавання документів у тимчасове користування поза архівом;

використання документів архіву при підготовці інформаційних заходів, у засобах масової інформації і публікаціях.

Глава 2. Інформаційне забезпечення користувачів та виконання запитів громадян і установ

546. Інформаційне забезпечення користувачів передбачає виявлення архівом запитуваних відомостей та підготовку і надання відповідних документів.

547. Запити, що надходять до архіву, поділяють на тематичні запити й запити соціально-правового характеру.

548. Інформацію соціально-правового характеру за запитами громадян і установ надають у формі архівної довідки, архівної копії або архівного витягу.

549. Виконання запитів соціально-правового характеру здійснюється з дати реєстрації звернення:

за документами архіву - до 30 днів включно;

з використанням тільки довідкового апарату архіву - до 15 днів включно.

Якщо запит складний, строк може бути продовжено, про що обов'язково повідомляють заявника.

Пересилання непрофільних запитів за їх належністю в інші установи або архіви, а також інформування про це заявника повинно здійснюватися протягом 5 днів із дати реєстрації звернення. При цьому загальний строк вирішення питання, порушеного у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

550. Архівні довідки складають за встановленою формою, наведеною в додатку 53 до цієї Інструкції, на спеціальних бланках або бланках установи.

Довідки про заробітну плату складають за формами, встановленими державними органами соціального захисту населення.

Підставою для складання архівних довідок є оригінали і засвідчені копії документів, що зберігаються в архіві.

Якщо виконання звернення потребувало використання незасвідчених копій документів, у тексті довідки роблять відмітку: "незасвідчена копія".

У довідці наводять назви, дати й номери використаних документів та подають наявні в цих документах відомості щодо питання звернення. Інформацію викладають у хронологічній послідовності подій. За потреби дозволяється наводити витяги з документів (у лапках). Найменування установ у тексті архівних довідок при першому згадуванні пишуть повністю, зазначаючи у дужках офіційні скорочення, при наступних - вживають лише скорочення.

У разі різночитання імен, прізвищ тощо наводять те написання, що вживається в документі, з позначкою "Так у документі".

У довідку включають тільки ті відомості, що містяться в документах.

Після тексту в архівній довідці подають архівні шифри документів (пошукові дані), що слугували підставою для складання архівної довідки (номери фондів, описів і справ, а також номери аркушів у справі).

Архівну довідку підписують заступник Голови ДСА України згідно з розподілом повноважень між заступниками Голови і особа, відповідальна за архів ДСА України.

Архівну довідку про заробітну плату підписує також начальник управління бухгалтерського обліку та звітності.

Засвідчують архівну довідку гербовою печаткою ДСА України. Другий примірник архівної довідки засвідчує особа, відповідальна за архів. Цей примірник долучають до справ архіву згідно з номенклатурою справ.

551. Архівні копії та витяги видають відповідно до запитів. Ідентичність копій і витягів оригіналам засвідчується підписом особи, відповідальної за архів і гербовою печаткою ДСА України.

Витяги створюють, якщо архівні документи містять відомості з кількох не пов'язаних між собою питань. Кожен витяг має точно та повно відтворювати ту частину документа, яка стосується запиту.

Якщо окремі частини оригіналу документа (слова, вислови, виправлення) важко розібрати або ж вони викликають сумнів у справжності, у відповідних місцях витягу роблять примітки: "Так у документі", "У тексті нерозбірливо".

Архівні копії та витяги, що виготовляються засобами комп'ютерної техніки, оформлюють на бланках ДСА України, зазначаючи відповідну назву документа - "Архівна копія", "Архівний витяг" (додатки 54, 55 до цієї Інструкції).

Назву, дату та номер оригіналу документа відтворюють повністю. Після тексту архівної копії (витягу) подають архівний шифр (пошукові дані) документа. Якщо обсяг архівної копії (витягу) перевищує один аркуш, архівний шифр (пошукові дані) вказують на звороті кожного аркуша.

При виготовленні ксеро- та фотокопій бланк ДСА України не використовують, а в правому верхньому куті копій проставляють штамп "Копія". Архівний шифр (пошукові дані) документа вказують на звороті кожного аркуша копії. Засвідчувальні написи та відбиток печатки проставляють на звороті останнього аркуша копії.

Усі аркуші архівної копії або архівного витягу повинні бути пронумеровані та прошиті, а місце з'єднання аркушів засвідчують підписом особи, відповідальної за архів та відбитком печатки ДСА України.

Архівні довідки, копії і витяги з архівних документів надсилають заявникам поштою із супровідними листами, підписаними Головою ДСА України.

552. Архівні довідки, копії та витяги можна видавати на руки заявникам під розписку за умови пред'явлення паспорта або іншого документа, що посвідчує особу. Родичам або довіреним особам зазначені документи видають у разі пред'явлення нотаріально завіреної довіреності.

Одержувач архівної довідки, копії або витягу розписується на другому примірнику одержуваного документа, а також зазначає там дані паспорта (іншого документа, що посвідчує особу). Цей примірник залишається у справах архіву.

553. Допускається вилучення з архівних справ і видавання власникам або їх родичам оригіналів особових документів (трудових книжок, свідоцтв, дипломів, атестатів тощо), які власник не отримав свого часу. Оригінали особових документів повертають на підставі письмових заяв власників, з дозволу Голови ДСА України. Вилучений документ замінюють копією. В облікові документи вносять необхідні відмітки. Оригінали особових документів надсилають заявнику цінним листом або видають на руки - під розписку на копіях документів та за умови пред'явлення документа, що посвідчує особу. Уповноважені особи додатково пред'являють нотаріально засвідчену довіреність.

554. У разі відсутності в архіві запитуваних відомостей складають негативну відповідь, яку оформлюють на бланку листа ДСА України. У такій відмові вказують на факт відсутності в документах архіву відомостей, що цікавлять заявника, та дають рекомендації, куди слід звернутися за необхідною інформацією.

Якщо відсутність документів в архіві ДСА України зумовлена їх втратою або знищенням, текст листа засвідчують гербовою печаткою ДСА України.

Глава 3. Надання архівних документів для роботи в архіві та у тимчасове користування поза архівом

555. Справи видаються з архіву ДСА України в тимчасове користування структурним підрозділам установи та іншим установам.

556. Для роботи з документами користувачам виділяються окремі приміщення або обладнуються робочі місця безпосередньо в кімнатах архіву.

557. Для роботи в архіві користувачі допускаються на підставі документів, зазначених у пунктах 478, 479 цієї Інструкції.

558. Дозвіл для роботи в архіві користувачам інших установ та громадянам протягом необхідного строку дає Голова ДСА України. Як правило, цей строк становить не більше одного року. За потреби продовжити строк роботи в архіві користувач оформляє новий лист або заяву.

559. Архів надає користувачам для використання у тому числі для виготовлення копій, витягів відкриті документи, що обліковані та пройшли науково-технічне опрацювання, мають довідники та інші пошукові дані.

560. Відмова або відстрочення у видачі документів користувачам допускається у випадках, зазначених у пункті 487 цієї Інструкції.

561. Відмову оформлюють у письмовій формі із зазначенням її причини, строку дії обмеження, підстав обмеження, а також порядку оскарження відмови.

562. На кожного користувача в читальному залі архіву, крім працівників установи, заводять особову справу, в яку вміщують заяву, лист установи, що його направила, замовлення на видання справ та їх копіювання.

563. Видавання справ у тимчасове користування іншій установі оформлюють у порядку, зазначеному у пунктах 482, 483 цієї Інструкції.

Розділ XIII. Організація роботи архіву

Глава 1. Планування роботи архіву

564. Річне планування проводиться на підставі визначення головних завдань роботи архіву на рік з урахуванням бюджету робочого часу. Річний план складається за формою, наведеною в додатку 56 до цієї Інструкції.

Плани підписує особа, відповідальна за архів і затверджує Голова ДСА України.

565. Архів складає графік приймання справ від структурних підрозділів, який підписує особа, відповідальна за архів. Графік узгоджується з керівниками структурних підрозділів та затверджується Головою ДСА України.

Графік включає найменування структурних підрозділів, у діяльності яких створюються архівні документи, строк їх приймання, назви посад та ініціали, прізвища осіб, відповідальних за передавання документів до архіву.

В установах, що не мають структурного поділу, графік приймання справ в архів установи не складається.

Глава 2. Звітування та облік роботи архіву

566. За підсумками роботи архів складає звіт про виконання річного плану. Звіт складається за аналогічною формою плану, а також з додаванням видів робіт, що виконані поза планом, та відомостей про виконання графіка. Останні включаються в кінці звіту окремими розділами.

Звіти підписуються особою, відповідальною за архів.

Глава 3. Здійснення контролю за станом архівної справи

567. Архів спільно зі службою діловодства здійснюють контроль:

за станом архівів і організацією документів у діловодстві в територіальних управліннях ДСА України, державних підприємствах, що належать до сфери управління ДСА України;

за станом формування, оформлення справ у структурних підрозділах ДСА України, підготовки документів та справ до передавання на архівне зберігання.

568. Перевіряння в підвідомчих установах проводяться не рідше одного разу на п'ять років, а в структурних підрозділах ДСА України - не рідше одного разу на рік. Допускається проведення позапланових перевірок та контрольних перевірок.

569. За підсумками перевіряння складається довідка або доповідна записка на ім'я Голови ДСА України, у якій аналізується стан роботи архівів і діловодства, пропонуються заходи щодо усунення виявлених недоліків і подальшого поліпшення роботи. За підсумками перевіряння може видаватися наказ.

Розділ XIV. Передавання справ на постійне зберігання

Глава 1. Порядок передавання документів на постійне зберігання

570. Передавання документів ДСА України на постійне зберігання до ЦДАВО України здійснюється щороку після закінчення граничних строків зберігання в архіві ДСА України, зазначених у пунктах 380-382 цієї Інструкції.

571. Перед передаванням справ на постійне зберігання архівом спільно з представником ЦДАВО України проводиться перевіряння наявності, фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів. Виявлені порушення усуваються архівом ДСА України.

572. Документи передаються на постійне зберігання в упорядкованому стані за описами, затвердженими в порядку, визначеному в пунктах 392-394 цієї Інструкції.

Разом зі справами на постійне зберігання передається історична довідка про ДСА України та її документи або продовження історичної довідки.

Глава 2. Оформлення приймання-передавання справ на постійне зберігання

573. Надходження документів на постійне зберігання оформлюється актом про приймання-передавання за формою, наведеною в додатку 57 до цієї Інструкції, що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до ЦДАВО України, а другий залишається у справі фонду архіву ДСА України.

574. Передавання справ здійснюється за описами у трьох примірниках. На всіх примірниках описів робляться позначки про приймання справ на постійне зберігання. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишається в архіві ДСА України.

575. Якщо при прийманні-передаванні виявлено невідповідність між підсумковим записом в опису та фактичною наявністю справ, у кожному примірнику опису складається новий підсумковий запис, у якому наводяться фактична кількість справ, що є у наявності, та номери відсутніх справ.

На відсутні справи складається акт про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано, за формою, наведеною в додатку 48 до цієї Інструкції, та надається довідка про проведені заходи щодо їх розшуку.

576. Номери відсутніх справ застерігаються в акті приймання-передавання документів на постійне зберігання.

Розділ XV. Порядок приймання-передавання документів (справ) під час зміни керівника установи, керівника архіву, припинення установи

Глава 1. Приймання-передавання документів під час зміни керівника установи

577. Під час зміни керівника установи наявність і стан документів (справ), що знаходяться в діловодстві структурних підрозділів та в архіві, а також облікових документів та довідкового апарату до них відбиваються окремим розділом в акті приймання-передавання установи.

578. Відповідно до облікових даних служби діловодства та архіву в акті наводяться окремо кількість документів, що знаходяться в діловодстві, та кількість справ, що зберігаються в архіві, у тому числі кількість справ, що внесені до НАФ.

Глава 2. Приймання-передавання справ під час зміни особи, відповідальної за архів

579. Під час зміни особи, відповідальної за архів приймання-передавання справ, облікових документів та довідкового апарату до них, а також приміщень, обладнання та інвентарю архіву здійснюється за актом, наведеним у додатку 58 до цієї Інструкції.

580. Для приймання-передавання архіву наказом Голови ДСА України призначається комісія у складі не менше трьох осіб, у тому числі представника служби діловодства.

581. Під час приймання-передавання архіву перевіряються наявність і стан:

справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання, з кадрових питань (особового складу);

облікових документів та довідкового апарату до справ (паспорта архіву, описів справ і номенклатур справ, що замінюють описи, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек, каталогів тощо);

печаток і штампів, якими користується архів;

стелажного, протипожежного, іншого обладнання та охоронної сигналізації;

умов зберігання документів.

582. Акт приймання-передавання справ під час зміни особи, відповідальної за архів, підписується особами, які здають і приймають справи, членами комісії та затверджується Головою ДСА України.

583. У випадку виявлення нестачі справ, обладнання та інвентарю архіву, комісія негайно інформує Голову ДСА України для вжиття заходів щодо пошуку документів та майна архіву.

Глава 3. Порядок передавання документів у разі припинення установи

584. Порядок передавання та подальшого користування документами у разі припинення установи передбачається в розпорядчому документі про її припинення.

Передавання документів установи, що припиняється, входить до обов'язків комісії, створеної для передавання справ і майна.

585. У разі припинення установи кошти на упорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів передбачаються в кошторисі комісії, створеної для її припинення.

586. Якщо установа припиняється шляхом ліквідації, її архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються її органу вищого рівня.

587. У разі припинення установи шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення (далі - реорганізація) з передачею її функцій іншій установі остання приймає за актом документи, не завершені в діловодстві установи, що реорганізується, та її архів.

588. Якщо функції установи, що реорганізується, передаються декільком іншим установам, її архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені у діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються її органу вищого рівня.

Документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу до установ-правонаступників, передаються цим установам за належністю.

589. У разі реорганізації установи, коли з її складу виділяється структурний підрозділ, якому надаються права установи, останньому передаються документи, не закінчені в діловодстві, що відносяться до профілю діяльності новоствореної установи, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу в новостворену установу.

590. У випадку банкрутства установи передавання її документів для подальшого зберігання здійснюється в порядку, встановленому Законом України "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом".

{Додатки 1-58}

{Текст взято з сайту ДСА України http://dsa.court.gov.ua}