open Про систему
Нечинна

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ

НАКАЗ

14.09.2012  № 1015

Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі України

{Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства
економічного розвитку і торгівлі
№ 262 від 15.03.2013
№ 1061 від 02.09.2013
№ 769 від 03.07.2014
№ 1207 від 08.10.2014
№ 1368 від 21.11.2014}

На виконання пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" та з метою встановлення єдиних правил документування управлінської діяльності, регламентування порядку роботи з документами в Міністерстві НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі України, що додається.

2. Керівникам самостійних структурних підрозділів центрального апарату Міністерства забезпечити ознайомлення всіх працівників підпорядкованих структурних підрозділів із затвердженою цим наказом Інструкцією та неухильне додержання її вимог.

3. Керівникам підприємств, установ, організацій та закладів, що належать до сфери управління Міністерства, розробити та в тримісячний строк подати на погодження департаменту документального забезпечення Мінекономрозвитку України власні інструкції з діловодства.

4. Визнати такими, що втратили чинність, накази Міністерства економіки України від 27.03.98 № 36 "Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки" (зі змінами) та від 14.09.2007 № 303 "Про затвердження Інструкції для роботи з документами в автоматизованій системі "Діловодство та КВД".

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Заступник Міністра
економічного розвитку
і торгівлі України -
керівник апарату







В.П. Павленко



ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
економічного розвитку
і торгівлі України
14.09.2012 № 1015

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі України

I. Загальні положення

1. Ця Інструкція встановлює загальні вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі України (далі - Міністерство) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві Міністерства, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими інструкціями.

3. Відповідальність за організацію діловодства в Міністерстві покладається на заступника Міністра - керівника апарату.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України (далі - акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України, погодження проектів нормативно-правових актів відповідальність покладається на заступників Міністра згідно з розподілом функціональних обов'язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах Міністерства відповідальність покладається на їх керівників.

4. Організація діловодства в Міністерстві покладається на департамент документального забезпечення (далі - служба діловодства).

5. Організація діловодства в структурних підрозділах Міністерства покладається на визначену керівником підрозділу особу, яка виконує функції, зазначені в додатку 37.

6. Відповідальність за організацію діловодства, збереження документів, правильність формування архіву на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління Міністерства, покладається на їх керівників.

Керівниками зазначених підприємств, установ та організацій забезпечується додержання вимог актів законодавства з питань діловодства та архіву.

II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги до створення документів

7. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

8. Міністерством відповідно до Положення про Міністерство економічного розвитку і торгівлі України, затвердженого Указом Президента України від 31 травня 2011 року № 634 (далі - Положення про Міністерство), у межах повноважень, на основі і на виконання Конституції та законів України, актів і доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України видаються накази, які підписуються Міністром та заступником Міністра - керівником апарату.

У разі потреби Міністерство разом з іншими центральними органами виконавчої влади видає спільні накази.

9. У діяльності Міністерства, крім наказів, створюються інші види документів, необхідні і достатні для документування інформації про його діяльність: листи, окремі доручення керівництва, протокольні рішення колегії, довідки, акти, ліцензії тощо.

Сукупність документів передбачається зведеною номенклатурою справ.

10. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації.

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003).

Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування Міністерства, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис, прізвище виконавця та номер службового телефону.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

11. Міністерство здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, складаються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

12. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

13. Організаційно-розпорядчі документи оформляються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

У Міністерстві використовуються такі бланки документів:

бланки для листів (додаток 2, 18) на аркушах паперу формату А4;

бланк для наказу (додаток 3) на аркушах паперу формату А4;

бланк для резолюції (додаток 4) на аркушах паперу формату А6;

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 5);

бланк для телефонограми (додаток 6) на аркушах формату А6;

бланк для телеграми (додаток 7) на аркушах формату А4;

бланк Торгового представника України (додаток 8).

Бланки документів, крім бланків для резолюцій і телефонограм, повинні мати такі поля (мм):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Бланки для листів за підписом Міністра та бланки Торгового представника України є пронумерованими, синього кольору і виготовляються друкарським способом на аркушах паперу формату А4.

{Пункт 13 в редакції Наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі № 1368 від 21.11.2014}

14. Накази Міністерства оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції за допомогою засобів комп'ютерної техніки.

Спільні накази Міністерства та інших центральних органів виконавчої влади оформляються не на бланках.

15. Бланки документів Міністерства, крім бланків, зазначених в абзаці чотирнадцятому пункту 13 цієї Інструкції, виготовляються за допомогою засобів комп'ютерної техніки.

{Пункт 15 в редакції Наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі № 1368 від 21.11.2014}

16. Бланк для телеграм відповідає вимогам до відповідних бланків, установленим уповноваженим органом з питань поштового зв'язку.

{Пункт 16 в редакції Наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі № 1368 від 21.11.2014}

17. У Міністерстві як установі, що веде листування з постійними іноземними кореспондентами, використовуються бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Державний Герб України на таких бланках проставляється у центрі верхнього поля.

18. Внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та деякі інші документи, що створюються від імені Міністерства та інших установ, оформлюються не на бланках.

Оформлення реквізитів документів

Організаційно-розпорядчі та інші документи, які використовуються в управлінській діяльності Міністерства, оформляються з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Зображення Державного Герба України

19. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року № 2137-XII "Про Державний герб України".

Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування Міністерства, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

Коди

20. Код Міністерства (37508596) проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про установу".

ункт 20 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі № 262 від 15.03.2013}

Найменування Міністерства

21. На бланках Міністерства зазначається повне його найменування - Міністерство економічного розвитку і торгівлі України; скорочене найменування - Мінекономрозвитку України - розміщується в дужках нижче повного окремим рядком.

На бланках документів підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства (додаток 9), найменування Міністерства зазначається у скороченому вигляді нежирним шрифтом, розмір якого на один порядок нижче назви підприємства, установи та організації.

Довідкові дані про Міністерство

22. Довідкові дані про Міністерство містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти. Довідкові дані розміщуються нижче найменування Міністерства.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці - вул. М. Грушевського, номер будинку - 12/2, назва населеного пункту - м. Київ, поштовий індекс - 01008.

На бланках підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства, розміщуються їх довідкові дані.

Назва виду документа

23. Назва виду документа (наказ, протокол, доповідна записка, пояснювальна записка тощо) зазначається на відповідному бланку.

Дата документа

24. Датою документа відповідно є:

дата підписання - для наказів;

дата затвердження - для документів, затверджуваних посадовою особою;

дата проведення засідань - для протоколів;

дата реєстрації - для листів.

Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 03.01.2012.

У текстах проектів нормативно-правових актів, у тому числі наказів Міністерства, що підлягають державній реєстрації, у посиланнях на нормативно-правові акти і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 2 лютого 2012 року.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує, візує або затверджує.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На спільному наказі та іншому документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

25. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

26. Реєстраційний індекс вихідного документа складається з індексу справи згідно з номенклатурою справ структурного підрозділу (відділу), порядкового валового номера згідно з базою даних автоматизованої системи "Діловодство та КВД" та індексу кореспондента, якому надсилається документ, наприклад: 2712-01/17-04, де 2712-01 - індекс справи відділу, 17 - валовий номер документа, 04 - індекс кореспондента (індекс Кабінету Міністрів України).

27. Реєстраційний індекс внутрішнього документа Міністерства, крім наказів, складається з індексу справи згідно з номенклатурою справ структурного підрозділу (відділу) та порядкового валового номера згідно з даними журналу обліку службових записок і листів самостійного структурного підрозділу на адресу інших структурних підрозділів Міністерства, наприклад: 2712-03/25, де 2712-03 - індекс справи відділу, 25 - порядковий валовий номер згідно з даними журналу обліку.

28. Реєстраційний індекс вхідного документа складається з індексу кореспондента, порядкового валового номера згідно з даними журналу вхідної кореспонденції автоматизованої системи "Діловодство та КВД" та останніх двох цифр року, наприклад: 06/154-12, де 06 - індекс міністерства, 154 - порядковий валовий номер, 12 - рік.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою та дефісом.

29. Якщо документ підготовлено Міністерством разом з іншими установами, реєстраційний індекс містить індекс Міністерства та індекси інших установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, у якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/18 - для спільних наказів або 2712-01/17-04/02-11/208 - для спільних листів.

30. Реєстраційний індекс документа зазначається шляхом проставлення на першій його сторінці штрих-коду (вихідного - внизу по центру, вхідного - внизу праворуч) (додаток 10), якщо немає вільного місця внизу - на вільному від тексту місці, крім лівого поля документа, призначеного для підшивання.

Штрих-код містить скорочену назву Міністерства - Мінекономрозвитку, дату і час реєстрації та реєстраційний індекс документа.

Реєстраційний індекс внутрішніх документів структурних підрозділів, адресованих іншим структурним підрозділам центрального апарату Міністерства, проставляється рукописним способом після реквізиту "Підпис".

Реєстраційний індекс наказів проставляється рукописним способом після реквізиту "Назва виду документа" на відведеному для цього місці.

Посилання на реєстраційний індекс і дату

31. Для вихідних документів Міністерства посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс (вихідний установи) і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче реєстраційного індексу документа на спеціально відведеному місці на бланку: "На № ____________ від ____________".

Місце складення або видання

32. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів.

На бланках документів підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства і з найменування яких відомо їх географічне місцезнаходження, реквізит "Відомості про місце складення або видання" не зазначається.

Адресат

33. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа загальновідомому постійному кореспондентові зазначається неповна його адреса. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи його найменування наводиться у називному відмінку, наприклад:


Міністерство фінансів України

34. Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:


Державна податкова служба України
Фінансово-економічне управління
Начальникові управління
прізвище, ініціали

35. У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:


Голові Державної митної
служби України
прізвище, ініціали

36. Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:


Міністерствам та іншим центральним
органам виконавчої влади
(згідно зі списком)

37. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не зазначається, наприклад:


Міністерство фінансів України
Міністерство закордонних
справ України
Міністерство аграрної політики
та продовольства України
Міністерство культури України

Якщо документ надсилається двом - чотирьом адресатам, оригінал документа надсилається адресатові, зазначеному першим, усім іншим - його копії.

У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список розсилки із зазначенням рукописним способом на кожній копії документа тільки одного адресата. Оригінал документа разом із списком розсилки, підписаним начальником відділу, залишається у справі відділу, а кореспондентам надсилаються копії документа.

38. Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (далі - Правила надання послуг поштового зв'язку). Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:


Державне підприємство "Орбіта"
вул. В. Чорновола, 15, м. Київ, 02115

39. У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається в називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові, потім поштова адреса, наприклад:


Гончарук Олександр Сергійович
вул. Сурікова, буд. 3-а, кв. 1, м. Київ, 03178

40. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

Гриф затвердження документа

41. Документ може затверджуватися як посадовою особою, до повноважень якої належить вирішення питань, наведених у такому документі, так і наказом Міністерства. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються наказом Міністерства.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження. Примірний перелік документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження, наведено в додатку 11.

42. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ" (без лапок), найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:


ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр економічного розвитку
і торгівлі України
підпис, ініціали, прізвище
дата

43. У разі коли документ затверджується наказом Міністерства або спільним наказом, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО" (без лапок), назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера, наприклад:


ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства економічного
розвитку і торгівлі України
____________ № ________

або:


ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства економічного
розвитку і торгівлі України,
Міністерства фінансів України
____________ № ___/________

44. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

45. У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ
Заступник Міністра закордонних
справ України
підпис, ініціали, прізвище
дата

ЗАТВЕРДЖУЮ
Заступник Міністра економічного
розвитку і торгівлі України -
керівник апарату
підпис, ініціали, прізвище
дата

Резолюція

46. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі чи бланку для резолюцій (додаток 4), який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

47. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

48. Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та організовувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

49. Резолюції бувають трьох типів: "Для опрацювання та пропозицій", "Для врахування в роботі", "До відома".

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

50. Резолюція проставляється, як правило, безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту або на спеціальних бланках для резолюцій (далі - фішки) із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується. Якщо місця для резолюції нижче реквізиту "Адресат" недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція проставляється на фішці.

Заголовок до тексту документа

51. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

52. Заголовок відповідає на питання "про що?", "чого?", "кого?", наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; протокол (чого?) засідання експертної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста; лист (про що?) щодо організації наради / про результати розгляду заяви.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи, текст яких не перевищує шести рядків.

Відмітка про контроль

53. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення штампа "Контроль" на правому полі фішки до документа чи першої сторінки самого документа на рівні заголовка до тексту.

Текст документа

54. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Для складання тексту документа використовується діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

55. Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, у якій обґрунтовується позиція Міністерства.

56. У тексті документа, підготовленого відповідно до нормативно-правових актів чи на виконання інших документів, зазначаються їх реквізити в такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

57. Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

58. Форма анкети використовується в разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

59. Таблична форма документа використовується в разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, яка розміщується на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження таблиці", на останній сторінці - "Закінчення таблиці".

Відмітки про наявність додатків

60. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

61. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються наказом (положення, інструкції, правила, порядки, плани тощо). У відповідних пунктах такого наказу робиться посилання: "що додається" або "(додається)";

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа. У тексті такого документа робиться відмітка "згідно з додатком", "(додаток 1)", "див. додаток 2";

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

62. На додатках до документів, що затверджуються наказом, які доповнюють та розкривають їх зміст, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша, наприклад:


Додаток 5
до пункту 19 Інструкції

63. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до наказу мають відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:


Додаток
до наказу Міністерства економічного
розвитку і торгівлі України
20.04.2012 № 359

64. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

ункт 64 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі № 262 від 15.03.2013}

65. Сторінки додатка нумеруються окремо від основного документа посередині верхнього поля аркуша. Нумерація починається з другої сторінки.

66. Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, у якому його створено.

67. Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються наказом, підписуються керівником самостійного структурного підрозділу, у якому їх створено, на лицьовому боці останнього аркуша із зазначенням посади та розшифруванням підпису.

68. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед реквізитом "Підпис" без відступу від межі лівого поля документа.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється так:

Додаток:

на 7 арк. у 1 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників, наприклад:

Додатки:

1. Проект постанови на 5 арк. в 1 прим.
2. Довідка про погодження проекту постанови на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють так:

Додаток:

лист Укрдержархіву від 20.09.2010 № 595/04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток:

згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність додатка оформляється так:

Додаток:

на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

69. Підписування документів у Міністерстві здійснюється його посадовими особами відповідно до законодавства та повноважень, наданих наказами, зокрема про розподіл обов'язків між Міністром, першим заступником Міністра, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату та щодо надання права підпису документів.

У разі відсутності Міністра право підпису документів має посадова особа, яка виконує його обов'язки згідно з наказом.

70. Складовими частинами реквізиту "Підпис" є найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища, наприклад:

Міністр

підпис

ініціали, прізвище

або:



Заступник Міністра
економічного розвитку
і торгівлі України





підпис





ініціали, прізвище

71. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а в разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб, наприклад:

Заступник Міністра
економічного розвитку і торгівлі
України - керівник апарату





підпис





ініціали, прізвище

Директор департаменту
фінансування, бухгалтерського
обліку та звітності, головний
бухгалтер







підпис







ініціали, прізвище

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Заступник Міністра економічного
розвитку і торгівлі України -
керівник апарату

Заступник Міністра фінансів України -
керівник апарату

підпис

ініціали, прізвище

підпис

ініціали, прізвище

відбиток гербової печатки

відбиток гербової печатки

Документи колегіальних органів (протоколи засідань колегії, громадської ради, комісій тощо) підписують голова колегіального органу і секретар. При цьому посада не зазначається, а зазначається роль у складі колегіального органу, наприклад:

Голова колегії

підпис

ініціали, прізвище

Секретар колегії

підпис

ініціали, прізвище

У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять машинописним або рукописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа проставляти прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади.

Додавання до найменування посади Міністра слів "Виконувач обов'язків" ("Виконуючий обов'язки") здійснюється в разі заміщення Міністра згідно з наказом. Ця вимога стосується підписання наказів з основної діяльності.

72. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на наказах, фінансових, бухгалтерських документах Міністерства за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Візи та гриф погодження

73. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватись як у Міністерстві посадовими особами, до компетенції яких належать питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за його межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

74. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, дату візування.

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у справі відділу.

Внутрішнє погодження проекту наказу оформляється аркушем погодження, який розміщується на звороті останньої сторінки проекту наказу (додаток 12).

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка, наприклад:

Із зауваженнями, що додаються.

Начальник відділу

підпис

ініціали, прізвище

дата



Про наявність зауважень обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

Обов'язково документ візується спеціалістом, що його створив, керівником структурного підрозділу, у якому підготовлено документ (завідувачем сектору, начальником відділу, управління та директором департаменту), керівником заінтересованого структурного підрозділу і в разі необхідності подання документа на підпис Міністрові - заступником Міністра згідно з розподілом обов'язків. Перелік посадових осіб, які повинні додатково завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, чи його безпосередній керівник, виходячи з його змісту.

75. Накази Міністерства погоджуються:

начальником відділу, який уносить проект;

начальником управління, до складу якого входить відповідний відділ;

директором департаменту, до складу якого входить структурний підрозділ, який уносить проект;

спеціалістом юридичного департаменту;

головним спеціалістом - літредактором;

керівником заінтересованого самостійного структурного підрозділу;

керівником структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції;

директором юридичного департаменту;

заступником Міністра згідно з розподілом обов'язків.

Проекти наказів з особового складу візуються спеціалістом департаменту кадрового забезпечення та проходження державної служби, який створив документ, та його керівником, директором юридичного департаменту, а також керівником структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, директором департаменту фінансування, бухгалтерського обліку та звітності, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

76. Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть особи, що його візують, згідно з компетенцією.

77. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести зміни, він потребує повторного візування.

78. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає слово "ПОГОДЖЕНО" (без лапок), найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище і дату, або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

або:

ПОГОДЖЕНО

Міністр фінансів України
підпис, ініціали, прізвище
М.П.


Протокол засідання
експертно-перевірної
комісії ЦДАВО

дата


дата

Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в документі на місці грифа погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється так:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
(назва проекту документа в родовому відмінку)

Найменування посади

підпис

ініціали, прізвище

дата



Підпис посадової особи у грифі погодження скріплюється гербовою печаткою Міністерства.

79. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

з установами вищого рівня.

Відбиток печатки

80. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, у яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою Міністерства.

Примірний перелік документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, наведено в додатку 13.

81. На копіях наказів, що надсилаються структурним підрозділам Міністерства, проставляються відбитки номерних печаток з найменуванням Міністерства "Для наказів".

82. На копіях документів, що надсилаються до інших установ, проставляється відбиток печатки з найменуванням Міністерства "Копія відповідає оригіналу".

Право засвідчення копій документів надається відповідній посадовій особі наказом Міністерства.

83. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "М.П.".

84. Негербовою печаткою Міністерства "Власноручний підпис _________ засвідчується" на документах засвідчуються власноручні підписи працівників Міністерства. Печатка проставляється таким чином, щоб ініціали та прізвище особи, що підписала документ, розмістилися в межах відбитка печатки. Право засвідчення власноручних підписів працівників Міністерства надається його посадовій особі відповідним наказом Міністерства. Засвідчення власноручних підписів працівників Міністерства здійснюється лише за наявності зразків їх підписів.

85. Наказом Міністерства визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Відмітка про засвідчення копій документів

86. Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівництва Міністерства.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у відносинах з Міністерством, а також під час формування особових справ працівників Міністерство може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Штамп "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

87. Засвідчення копії документа здійснюється шляхом проставлення нижче реквізиту "Підпис" печатки з найменуванням Міністерства "Копія відповідає оригіналу", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії. Засвідчення копії документа може здійснюватися лише працівником структурного підрозділу, у справі якого знаходиться оригінал документа.

На копії вихідного документа, що залишається у справі відділу, текст бланку не відтворюється, а проставляється лише штрих-код, який містить дані про дату реєстрації документа та його реєстраційний індекс, після реквізиту "Підпис" робиться запис: Оригінал підписано, згідно з оригіналом, зазначається посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис і дата засвідчення.

На копії вихідного документа, що залишається у справі відділу, повинні бути розшифровані всі візи посадових осіб, з якими він погоджений, та віза виконавця.

Копія документа повинна відповідати оригіналу і не містити ніяких виправлень та помарок.

Відмітки про створення, виконання документа, наявність його в електронній формі та надходження до Міністерства

88. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються внизу на лицьовому боці останнього аркуша документа без відступу від межі лівого поля, наприклад:

Петренко 253-75-12, або:

Петренко Олена Іванівна 286-23-29

89. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над ним завершено і його можна долучити до справи. Відмітка містить слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється рукописним способом у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша документа, наприклад:

До справи № 2101-01

або:

До справи № 2101-03

Лист-відповідь від 20.05.2011 № 2101-01/1251-04


Питання вирішено позитивно в телефонному режимі 04.03.2011

Посада, підпис, ініціали, прізвище 21.05.2011


Посада, підпис, ініціали, прізвище 05.03.2011

90. До автоматизованої системи під час реєстрації листа-відповіді через функцію "Закрити вхідні документи" вносяться результати розгляду документа, на який дається відповідь: позитивно, негативно, роз'яснено, взято до відома.

91. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: bidna/proekt/2012/doc.

92. Відмітка про надходження документа до Міністерства проставляється шляхом нанесення штрих-коду праворуч на нижньому полі першого аркуша документа (додаток 10). Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування Міністерства, реєстраційний індекс, дата і час реєстрації документа.

Якщо кореспонденція не розкривається, відповідна відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (пакетах) за допомогою штампа для вхідної кореспонденції, на відбитку якого зазначається дата і час надходження, вхідний номер. Реєстрація таких конвертів (пакетів) здійснюється в журналі обліку надходжень служби діловодства. У разі необхідності реєстрації документів, виявлених після розкриття такого конверта (пакета), вони реєструються в автоматизованій системі "Діловодство та КВД", а в журналі обліку надходжень служби діловодства робиться запис про вхідний реєстраційний номер документів, що містилися в конверті (пакеті).

У разі надходження разом із супровідним листом зброшурованих документів відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа - автор документа подає службі діловодства Міністерства документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі-автору, штрих-код не проставляється, а лише робиться відмітка про одержання документа із зазначенням дати, часу одержання, підпису особи, що одержала документ.

Запис про державну реєстрацію

93. Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах Міністерства, включених Міністерством юстиції України в установленому законодавством порядку до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів.

На першій сторінці наказу та документа, затвердженого цим наказом (положення, правил, змін тощо), для проставлення відмітки про державну реєстрацію залишається вільне місце (60 х 100 мм) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

94. На державну реєстрацію до Міністерства юстиції України наказ подається структурним підрозділом, що готував документ. Необхідність подання наказу на державну реєстрацію визначається виконавцем та юридичним департаментом, керівник якого проставляє під час візування проекту наказу штамп "Підлягає державній реєстрації".

Після реєстрації наказу в Міністерстві його оригінал та три копії, засвідчені в установленому порядку службою діловодства (підписи на копіях документа, крім аркуша внутрішнього погодження, закриваються), видаються під розписку (додаток 14) працівникові, що готував наказ, для подальшого подання на державну реєстрацію.

На державну реєстрацію наказ подається не пізніше п'ятиденного строку з дня його реєстрації у Міністерстві. У службі діловодства до повернення наказу з державної реєстрації зберігається розписка працівника, що готував наказ, та засвідчена копія наказу. Зареєстрований в автоматизованій системі "Діловодство та КВД" наказ, що подається на державну реєстрацію, не містить сканованого електронного образу.

95. Оригінал наказу після державної реєстрації повертається виконавцем до служби діловодства для подальшого зберігання, сканування та доведення його копій у разі необхідності до структурних підрозділів центрального апарату Міністерства.

Складення деяких видів документів

Накази

96. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основної діяльності Міністерства, адміністративно-господарських питань та з особового складу.

Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням керівництва Міністерства чи з власної ініціативи.

Проекти наказів з особового складу (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готуються департаментом кадрового забезпечення та проходження державної служби на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

97. Наказ оформляється на бланку для наказів (додаток 3). Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...",) або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи...").

98. Текст наказу з основної діяльності Міністерства та адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

99. Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ" (без лапок), яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від межі лівого поля, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або посадові особи), конкретні завдання і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "Директорам департаментів та інших самостійних структурних підрозділів".

Написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо, не рекомендується.

100. Якщо в результаті прийняття наказу втрачає чинність попередній документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність, ...".

101. Зміни, що вносяться до наказу, оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу..." із зазначенням назви виду документа, дати, номера, заголовка наказу, до якого вносяться зміни, та посилання у разі необхідності на реєстраційний номер документа в Єдиному державному реєстрі нормативно-правових актів. Такі накази можуть не мати констатуючої частини. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

"1. Внести зміни до наказу Мінекономрозвитку України від ... № ...".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до наказу, наприклад:

"1) пункт 2 викласти в такій редакції: ...";

"2) пункт 3 виключити";

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами ...".

Якщо зміни до наказу оформляються на окремому аркуші (аркушах), у першому пункті його розпорядчої частини зазначається:

"1. Внести зміни до наказу Мінекономрозвитку України від ... № ... (додаються)".

102. Останній пункт розпорядчої частини в разі потреби може містити рішення про покладення на посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу. Накази про внесення змін такого пункту не містять.

103. До наказів не може включатися пункт "Наказ довести до відома...". Структурні підрозділи, посадові особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у списку розсилки, який виконавець готує разом з проектом наказу і передає до служби діловодства після його підписання.

104. Накази з особового складу оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника, у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду, звільнення тощо).

Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення...", "Про прийняття...". У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

У тексті наказів з особового складу, як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади Міністра та його заступників згідно з актом Президента України. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, заголовок (назва).

Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива (без лапок): "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими - ім'я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються в алфавітному порядку.

У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

У зведених наказах з особового складу до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується в такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У кожному пункті наказу з особового складу зазначається підстава його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

105. Під час ознайомлення з наказом згадані в ньому особи на першому його примірнику проставляють власноручні підписи із зазначенням дати ознайомлення.

106. Спільний наказ Міністерства та установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 мм). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс наказу - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО". Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

107. Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з особового складу мають окрему порядкову нумерацію.

108. Копії наказів засвідчуються номерними печатками "Для наказів" і надсилаються керівництву Міністерства, а структурним підрозділам - реєстраційна картка наказу з основної діяльності чи адміністративно-господарських питань для подальшої роботи зі сканованим електронним його образом, розміщеним в автоматизованій системі "Діловодство та КВД".

Самостійному структурному підрозділу копія наказу надається в разі необхідності надсилання її заінтересованим підприємствам, установам, організаціям.

Протоколи

109. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в Міністерстві рішень колегією, комісіями, іншими дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів і тез доповідей та виступів, довідок, проектів рішень тощо.

Протоколи можуть складатися в повній (додаток 15) або скороченій (додаток 16) формі. У протоколах, складених у скороченій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 мм) з поздовжнім розташуванням реквізитів.

110. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

111. Номер протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідань відповідного колегіального органу: колегії, експертних комісій, громадської ради тощо. У реквізиті "Місце засідання" зазначається назва населеного пункту, у якому відбулося засідання.

112. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

113. Текст протоколу складається із вступної та основної частин.

У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад і в разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені в порядку їх значущості, із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний зазначається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються по центру, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формулювання питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

114. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і розміщуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка.

Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається від третьої особи однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається".

Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

115. У разі коли на засіданні приймається рішення про схвалення документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні і факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

116. Протокол підписується головою або головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

117. Деякі протоколи засідань (наприклад, експертних комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

118. Витяги з протоколів (додаток 17) підписуються секретарем відповідного колегіального органу і надсилаються посадовим особам та структурним підрозділам Міністерства, щодо яких прийнято рішення. Список розсилки складає і підписує секретар.

119. Членам колегіального органу надсилаються копії протоколів.

120. Оригінал протоколу та матеріали колегії, нарад тощо зберігаються у справі відділу організації роботи колегії та проведення нарад.

Службові листи

121. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між Міністерством та іншими установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб держави та членів Уряду;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень Кабінету Міністрів України;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

122. Службовий лист оформляється на бланку для листів (додатки 2, 18).

123. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його реєстрації в службі діловодства.

Заголовок до тексту листа має відповідати на запитання "про що?" і розміщуватися перед реквізитом "Текст" без відступу від межі лівого поля. Заголовок дозволяється друкувати курсивом (шрифт Times New Roman розміром 12 друкарських пунктів).

Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з трьох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. У другій частині характеризується стан справ з в питання. Третя частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити...", "роз'яснюємо, що..." або від третьої особи однини: "Мінекономрозвитку України інформує...", "Мінекономрозвитку України вважає за доцільне".

Якщо лист складено на бланку урядового уповноваженого, текст викладається від першої особи однини - "прошу...", "пропоную...".

124. Службові листи підписуються відповідно до наказів про розподіл обов'язків та надання директорам департаментів права підпису окремих видів документів.

Урядові уповноважені мають право підписувати листи тільки на відповідних бланках і з питань у межах наданих їм повноважень.

125. Службовий лист візують працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу, у якому його створено (завідувач сектору, начальник відділу, управління, директор департаменту), у разі потреби - керівники заінтересованих структурних підрозділів Міністерства, а також заступник Міністра відповідно до функціональних обов'язків, якщо лист буде підписувати Міністр.

126. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

Документи до засідань колегії

127. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положенням про колегію.

Засідання колегії проводяться відповідно до затверджених планів її роботи та в разі потреби.

У плані роботи колегії зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду питання на засіданні колегії, строк подання документів.

Проект плану роботи колегії складається її секретарем з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав унесення питання на розгляд колегії.

Затверджений Міністром план роботи колегії доводиться до відома членів колегії і керівників структурних підрозділів Міністерства. Додаткові питання можуть бути включені до затвердженого плану роботи колегії за рішенням її голови. Секретар колегії інформує всіх її членів та виконавців про внесені до плану зміни.

Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а в разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

доповідну записку, у якій ґрунтовно викладаються питання з висновками і пропозиціями;

проект рішення, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а в разі потреби - проект наказу;

довідку про погодження проекту рішення із заінтересованими структурними підрозділами Міністерства та іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

128. Документи, підготовлені для розгляду колегією, а також один примірник їх копій зберігаються в секретаря окремо з кожного засідання.

129. У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

130. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегії відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів Міністерства.

131. Секретар колегії здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документа, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

132. Протокол кожного засідання колегії складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 109 - 120 цієї Інструкції.

133. Рішення колегії Міністерства реалізуються шляхом видання, як правило, наказів Міністерства, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися витяги з протоколів. Витяги з протоколів оформлюються згідно з додатком 17 і підписуються секретарем колегії.

III. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

134. Документообіг Міністерства - це проходження документів у Міністерстві з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Рух документів у Міністерстві здійснюється за схемою згідно з додатком 19.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в Міністерстві на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

135. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів у Міністерстві найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування в Міністерстві структурних підрозділів і робочих місць.

Облік обсягу документообігу

136. Обсяг документообігу Міністерства - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (місяць, квартал, рік).

Підрахування кількості документів здійснюється службою діловодства згідно з базою даних автоматизованої системи "Діловодство та КВД". За одиницю обліку береться документ.

Результати обліку документів щомісяця узагальнюються службою діловодства. Відповідна інформація про обсяг документообігу за формою згідно з додатком 20 подається заступникові Міністра - керівнику апарату для вжиття у разі необхідності заходів з метою вдосконалення роботи з документами.

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до Міністерства

137. Доставка документів до Міністерства здійснюється через відділення поштового зв'язку № 8 у м. Києві, кур'єрською, фельд'єгерською службами, факсом та електронною поштою без використання електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

138. Усі документи, що надходять до Міністерства, приймаються централізовано службою діловодства.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

У разі передання кореспонденції з нарочним на вимогу представника організації - автора документа на другому примірнику документа, що передається, чи його копії працівником, який прийняв документ, проставляється відмітка про час і дату одержання документа, підпис та його розшифрування.

У разі коли поштовий конверт надійшов пошкодженим, робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

Документи, що надійшли в неробочий час, приймаються черговим Міністерства, який наступного робочого дня о 9:00 передає документи на реєстрацію до служби діловодства. У разі надходження документів, що потребують негайного виконання, черговий працівник інформує про це керівництво Міністерства та структурного підрозділу, до компетенції якого належать порушені в документі питання.

139. У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

Конверти із зазначеним написом реєструються в журналі обліку пакетів і через реєстр передаються на розгляд посадовій особі, якій вони адресовані. У разі прийняття посадовою особою рішення про необхідність реєстрації вкладень, що містяться у конверті, документи передаються службі діловодства на реєстрацію. До журналу обліку пакетів уносяться реєстраційні дані документів.

140. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті. Адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів додаються до документів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів та прізвища особи, що здійснила запит. У разі неусунення протягом 10 днів з дати повідомлення виявлених недоліків документ повертається відправникові без розгляду.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, паковання, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт згідно з додатком 21 у двох примірниках. Один примірник акта разом з документом надсилається відправникові, інший зберігається у службі діловодства.

Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без розгляду.

141. У разі надходження через поштову скриньку Міністерства, розміщену на 6-му під'їзді Будинку Уряду, документа з розбіжністю в даті реєстрації і надходження понад тиждень працівником служби діловодства робиться відмітка про фактичну дату і час надходження, наприклад:

Одержано через поштову скриньку о 12:00 12.01.2012 Іванова І.І.

142. Електронні носії інформації приймаються обов'язково із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

143. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформується відправник.

Попередній розгляд документів

144. Усі документи, що надходять до Міністерства, підлягають попередньому розгляду в службі діловодства.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл документів на такі, що:

підлягають реєстрації службою діловодства;

не підлягають реєстрації службою діловодства.

З групи документів, що підлягають реєстрації службою діловодства, виокремлюють такі, що передаються на розгляд:

керівництва Міністерства;

керівників самостійних структурних підрозділів.

На розгляд Міністрові передаються:

1) акти законодавства (закони України, укази та розпорядження Президента України, постанови Верховної Ради України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України), що містять завдання Міністерству;

2) доручення Президента України, Голови Верховної Ради України;

3) доручення Прем'єр-міністра України та Першого віце-прем'єр-міністра України, крім:

доручень до інших документів з вимогою інформування про результати їх розгляду заявника та надсилання копії Кабінету Міністрів України або лише заявника;

доручень організаційно-розпорядчого характеру (прискорення розгляду документів, перенесення строків виконання завдань, необхідності додаткового узгодження документів, погодження кадрових питань тощо);

доручень, що надходять до Міністерства для врахування в роботі при виконанні попередньо надісланих документів;

тих, що надсилаються Міністерству до відома;

4) доручення Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України, що містять вимогу здійснення Міністром особистого контролю або розгляду документа;

5) протоколи засідань Кабінету Міністрів України;

6) протоколи нарад, засідань, у яких Міністр брав безпосередню участь;

7) листи Глави Адміністрації Президента України;

8) листи Ради національної безпеки і оборони України за підписом Секретаря;

9) звернення народних депутатів України на ім'я Міністра;

10) звернення громадян, які мають найвищі державні нагороди;

11) документи на ім'я Міністра як керівника напряму реформи "Дерегуляція, розвиток підприємництва та реформування надання адміністративних послуг";

12) листи-запрошення Міністра до участі в засіданнях, нарадах, комісіях, робочих групах та листи щодо делегування для цього представника Міністерства на рівні заступника Міністра;

13) документи, у яких мова йде про факти зловживань керівниками центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра, керівниками та заступниками керівників самостійних структурних підрозділів Міністерства або державних підприємств, установ, організацій, що належать до сфери його управління, своїм службовим становищем;

14) документи центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра, щодо призначення, звільнення, заохочення, погодження відпусток, відряджень керівників цих органів тощо;

15) листи-запити за підписами міністрів на ім'я Міністра;

16) листи-запити посольств інших держав в Україні, підписані послами, на ім'я Міністра.

Протоколи засідання Кабінету Міністрів України зберігаються в департаменті забезпечення роботи Міністра (патронатна служба).

Протоколи нарад, засідань, у яких Міністр брав безпосередню участь, надіслані до відома, зберігаються в департаменті забезпечення роботи Міністра (патронатна служба), а на ті, що містять завдання Міністерству, Міністром накладається резолюція.

На розгляд першого заступника Міністра, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату згідно з розподілом обов'язків передаються:

1) доручення Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра України до інших документів з вимогою інформування Кабінету Міністрів України про результати їх розгляду;

2) витяги з протоколів засідань Кабінету Міністрів України;

3) доручення віце-прем'єр-міністрів України з питань основної діяльності Міністерства;

4) звернення народних депутатів України на адресу Міністерства;

5) листи комітетів, фракцій та комісій Верховної Ради України;

6) листи Керівника Апарату Верховної Ради України, заступників Глави Адміністрації Президента України, заступників Секретаря Ради національної безпеки і оборони України (крім тих, що передаються на розгляд Міністрові);

7) листи Міністра Кабінету Міністрів України щодо розгляду та експертизи законопроектів України, унесених народними депутатами України та зареєстрованих у Верховній Раді України;

8) проекти актів законодавства, що надходять до Міністерства на погодження, крім тих, що містять інформацію про повторне надсилання проекту після доопрацювання;

9) проекти актів законодавства, що надійшли до центрального органу виконавчої влади, діяльність якого спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра, як до заінтересованого органу, які потребують висловлення позиції Міністерства;

10) листи-запити центральних органів виконавчої влади за підписами міністрів щодо висловлення політичної позиції з певного питання;

11) протоколи нарад, засідань, у яких брав безпосередню участь перший заступник Міністра, заступник Міністра або заступник Міністра - керівник апарату;

12) листи-запити місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування за підписами їх керівників з питань основної діяльності Міністерства;

13) листи-запрошення до участі в нарадах, засіданнях, комісіях, робочих групах тощо заступників Міністра або стосовно делегування представника Міністерства на рівні керівника самостійного структурного підрозділу;

14) листи-запити посольств та консульств інших держав в Україні, підписані послами або консулами, крім тих, що надходять на ім'я Міністра.

Надіслані до відома протоколи нарад, засідань, у яких брав безпосередню участь перший заступник Міністра, заступник Міністра або заступник Міністра - керівник апарату, що не містять завдань Міністерству, зберігаються у структурних підрозділах, що забезпечують роботу відповідних заступників Міністра, а на ті, що містять завдання Міністерству, накладається резолюція.

Крім зазначених у підпунктах 1-14 цього пункту документів безпосередньо на розгляд заступника Міністра - керівника апарату передаються:

1) судові рішення у справах за участю Міністерства (ухвали судів про відкриття (порушення) провадження у справах, у яких Міністерство є відповідачем, позивачем або третьою особою, постанови, рішення судів у цих справах, рішення судів апеляційної та касаційної інстанцій);

2) постанови слідчих органів та органів прокуратури про виїмку документів у Міністерстві;

3) документи, у яких мова йде про факти зловживань працівниками Міністерства, крім тих, призначення на посади яких здійснюється Міністром, своїм службовим становищем;

4) документи щодо необхідності притягнення до дисциплінарної відповідальності винних у несвоєчасному виконанні доручень або неякісній підготовці документів.

На розгляд керівників самостійних структурних підрозділів відповідно до завдань, визначених положеннями про структурні підрозділи, передається вся інша вхідна кореспонденція Міністерства, у тому числі:

1) акти законодавства, що надходять до Міністерства для керівництва в роботі (оригінали - юридичному департаменту, сканований образ через автоматизовану систему "Діловодство та КВД" - структурним підрозділам, до компетенції яких належать питання, що регулюються цими актами);

2) листи Секретаріату Кабінету Міністрів України, якими здійснюється пересилання документів, адресованих Кабінету Міністрів України;

3) документи з накладеними Прем'єр-міністром України, Першим віце-прем'єр-міністром України, віце-прем'єр-міністрами України на них резолюціями щодо необхідності інформування за результатами їх розгляду лише заявника або взяття до відома;

4) документи з накладеними Прем'єр-міністром України, Першим віце-прем'єр-міністром України, віце-прем'єр-міністрами України на них резолюціями адміністративного характеру, зокрема, щодо:

прискорення опрацювання документів (оригінал - структурному підрозділу - головному виконавцеві документа, розгляд якого потребує прискорення, сканований образ через автоматизовану систему "Діловодство та КВД" - структурним підрозділам - співвиконавцям відповідного документа та до відома - відділу контролю за виконанням доручень органів державної влади);

перенесення строків виконання документів (оригінал - структурному підрозділу - головному виконавцеві документа, строк виконання якого пропонувалося перенести, сканований образ через автоматизовану систему "Діловодство та КВД" - структурним підрозділам - співвиконавцям відповідного документа, до відома - відділу контролю за виконанням доручень органів державної влади і департаменту забезпечення роботи Міністра (патронатна служба) або відповідній службі забезпечення роботи заступника Міністра, який підписував лист про перенесення строків виконання);

необхідності додаткового узгодження з іншими органами виконавчої влади (оригінал - структурному підрозділові, що готував документ);

погодження відпусток (оригінал - департаменту кадрового забезпечення та проходження державної служби, сканований образ через автоматизовану систему "Діловодство та КВД" - до відома департаменту забезпечення роботи Міністра (патронатна служба));

погодження відряджень (оригінал - департаменту кадрового забезпечення та проходження державної служби, сканований образ через автоматизовану систему "Діловодство та КВД" - структурному підрозділу, працівник якого відряджається, та до відома - департаменту забезпечення роботи Міністра (патронатна служба) або відповідній службі забезпечення роботи заступника Міністра, який підписував лист-прохання про надання дозволу на відрядження);

преміювання (оригінал - департаменту фінансування, бухгалтерського обліку та звітності, сканований образ через автоматизовану систему "Діловодство та КВД" - до відома департаменту забезпечення роботи Міністра (патронатна служба).

Документи із зазначених питань, що стосуються керівників центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра, надсилаються до відома структурному підрозділові, відповідальному за взаємодію з відповідним центральним органом виконавчої влади, і департаменту забезпечення роботи Міністра (патронатна служба);

5) повістки про виклик до суду, повістки-повідомлення у справах за участю Міністерства (оригінал - юридичному департаменту);

6) документи Кабінету Міністрів України, що надходять до відома;

7) супровідні листи до повторно поданих на погодження до Міністерства та доопрацьованих проектів актів законодавства з посиланням на номер листа, яким надсилався попередній варіант проекту акта (структурним підрозділам, що здійснювали опрацювання попереднього варіанта проекту);

8) супровідні листи до повторно поданих центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра, на погодження та візування Міністром після доопрацювання проектів актів законодавства (структурному підрозділу, відповідальному за взаємодію з відповідним центральним органом виконавчої влади);

9) супровідні листи до проектів актів законодавства, підготовлених центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра, що надсилаються для внесення на розгляд Кабінету Міністрів України (структурному підрозділу, відповідальному за взаємодію з відповідним центральним органом виконавчої влади);

10) проекти наказів Міністерства, розроблені центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра, що надіслані для опрацювання та подання на підпис Міністрові (структурному підрозділу, відповідальному за взаємодію з відповідним центральним органом виконавчої влади).

Керівники самостійних структурних підрозділів у разі потреби мають право при накладенні резолюції на документ залучати до виконання завдань як співвиконавців інші структурні підрозділи, що не перебувають у їх підпорядкуванні, за попередньою згодою керівника відповідного самостійного структурного підрозділу. Структурні підрозділи - співвиконавці завдань зобов'язані подати пропозиції головному виконавцеві протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення або завдання, та надати головному виконавцеві необхідну інформацію.

Якщо вирішення питання, порушеного в документі, що передається самостійному структурному підрозділу, виходить за межі його компетенції, то такий документ через службу діловодства передається в день його надходження або не пізніше наступного робочого дня на розгляд заступника Міністра - керівника апарату.

{Пункт 144 в редакції Наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі № 1061 від 02.09.2013}

145. Попередній розгляд документів здійснюється в день надходження або наступного робочого дня в разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та інші неробочі дні (далі - неробочий час). Доручення вищих посадових осіб держави, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

146. Під час попереднього розгляду документів ураховуються повноваження Міністерства, визначені в Положенні про Міністерство, повноваження структурних підрозділів, визначені у відповідних положеннях, наказ про розподіл обов'язків між Міністром та його заступниками, зведена номенклатура справ Міністерства, схема проходження документів.

На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства. Примірний перелік таких документів наведено в додатку 22.

Реєстрація документів

147. Реєстрація документів - це фіксація факту створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з унесенням необхідних відомостей про документ в автоматизовану систему "Діловодство та КВД". Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі передання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на ньому не проставляється.

148. Реєстрації підлягають всі вхідні, вихідні та внутрішні документи Міністерства. Реєстрація всіх вхідних та вихідних документів, наказів Міністерства з основної діяльності та адміністративно-господарських питань, окремих доручень керівництва Міністерства здійснюється централізовано службою діловодства в автоматизованій системі "Діловодство та КВД". Працювати з документами, не зареєстрованими в Міністерстві, заборонено.

Реєстрація вхідних актів органів державної влади, доручень вищих посадових осіб держави, Кабінету Міністрів України, запитів, звернень народних депутатів, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України здійснюється в окремому журналі "Документи державних органів влади" автоматизованої системи "Діловодство та КВД".

Уся інша вхідна кореспонденція реєструється в журналі "Відомча кореспонденція" автоматизованої системи "Діловодство та КВД" згідно з індексами кореспондентів у день її надходження або не пізніше наступного робочого дня. Індекси кореспондентів наведено в додатку 23.

Окремі доручення керівництва Міністерства реєструються службою діловодства в журналі "Внутрішня кореспонденція" автоматизованої системи "Діловодство та КВД".

Накази Міністерства з основної діяльності та адміністративно-господарських питань реєструються в журналі "Накази" автоматизованої системи "Діловодство та КВД" у день їх підписання.

Накази Міністерства з особового складу та довідки з кадрових питань реєструються в департаменті кадрового забезпечення та проходження державної служби у відповідному журналі.

Фінансові документи, у тому числі договори, довідки фінансового характеру тощо, реєструються у відповідних журналах департаменту фінансування, бухгалтерського обліку та звітності.

Протоколи апаратних нарад, засідань колегії реєструються в департаменті забезпечення роботи Міністра.

Службові записки та листи самостійних структурних підрозділів на адресу інших самостійних структурних підрозділів Міністерства чи його посадових осіб реєструються у відповідних журналах обліку вихідних документів самостійних структурних підрозділів.

Усі сторінки журналів обліку документів нумеруються, прошиваються і опечатуються печаткою "Для пакетів".

Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) та документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються у відповідних журналах вхідної кореспонденції автоматизованої системи "Діловодство та КВД" з приміткою "Факсограма", "Електронна пошта". Оригінали зазначених документів, що надійшли пізніше, реєструються за тими ж номерами, що і факсограма чи електронний документ, а в реєстраційній картці робиться запис про отримання оригіналу із зазначенням дати. Оригінал документа надсилається безпосередньо структурному підрозділу, який є головним виконавцем, для заміни факсограми чи електронного документа. Факсограма чи електронний документ після надходження його оригіналу знищується.

149. У Міністерстві застосовується автоматизована реєстрація всієї вхідної, вихідної та частково внутрішньої кореспонденції. У процесі реєстрації документів формується автоматизована база даних про документи, що дає можливість установити місце знаходження документа, бачити його сканований образ (крім прошитих документів), здійснювати пошук за різними реквізитами. Під час реєстрації всіх категорій документів оформлюється електронна реєстраційно-контрольна картка (додаток 24) із зазначенням обов'язкових реквізитів (додаток 25).

Організація передання документів та їх виконання

150. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів служба діловодства визначає графік передання кореспонденції керівництву Міністерства та структурним підрозділам.

На розгляд керівництва Міністерства кореспонденція передається через відповідні служби, що забезпечують його роботу.

151. Зареєстровані документи передаються керівництву Міністерства на розгляд у день їх надходження або не пізніше наступного робочого дня.

Графік передання кореспонденції:

10:00, 12:00, 15:00 та 17:00 - з понеділка до четверга;

10:00, 12:00, 14:00 та 16:00 - у п'ятницю та передсвяткові дні.

Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Одразу після реєстрації керівництву Міністерства передаються у теці "Невідкладно" акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб держави, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України.

Документи, розглянуті керівництвом Міністерства, повертаються з відповідною резолюцією до служби діловодства, яка здійснює їх передання структурним підрозділам для виконання. Структурні підрозділи, не чекаючи на надходження документа в паперовому вигляді, опрацьовують його, використовуючи сканований в автоматизовану систему "Діловодство та КВД" електронний образ документа. Із цією метою працівник, визначений керівництвом структурного підрозділу як відповідальний за діловодство, чотири рази на день (через кожні дві години) перевіряє базу даних автоматизованої системи "Діловодство та КВД" щодо надходження документів на розгляд.

152. Оригінал документа, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається головному виконавцеві (визначеному в резолюції першим), а співвиконавці працюють з документом в автоматизованій системі, користуючись його сканованим електронним образом.

153. Факт передання документа фіксується у відповідному реєстрі самостійного структурного підрозділу. Передання документів здійснюється під розписку працівникові, відповідальному за діловодство в самостійному структурному підрозділі (працівник визначається керівником самостійного структурного підрозділу шляхом надання відповідного письмового доручення на одержання кореспонденції). Право одержувати кореспонденцію самостійного структурного підрозділу також мають керівник та його заступники. На титульному аркуші відповідного реєстру працівник, уповноважений одержувати кореспонденцію, залишає зразок власноручного підпису. Передання кореспонденції структурному підрозділу через будь-якого працівника цього підрозділу забороняється.

154. Зміна виконавців доручень керівництва Міністерства здійснюється лише керівником, що дав це доручення, за умови надання обґрунтованого пояснення виконавця та письмової згоди (підпису) керівника самостійного структурного підрозділу, якого пропонується визначити головним виконавцем доручення. Така зміна виконавця можлива протягом трьох днів, а термінового доручення - протягом трьох годин з часу його одержання. Зазначені документи після зміни резолюції керівництва передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки через службу діловодства з унесенням відповідних змін в автоматизовану систему "Діловодство та КВД".

155. Передання документа в межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство, з відміткою у відповідному реєстрі.

Передання документа на виконання спеціалістам здійснюється після унесення відповідальною за діловодство особою резолюції керівника підрозділу в автоматизовану систему "Діловодство та КВД".

Після виконання документа до електронної реєстраційно-контрольної картки вносяться відомості про номер справи, до якої підшито документ.

156. Відповідальність за виконання документа несуть особи, визначені у резолюції.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання пропозицій головному виконавцеві.

Свої пропозиції та зауваження співвиконавці зобов'язані подати головному виконавцю в першій половині строку виконання доручення, а у разі відсутності пропозицій чи зауважень - у телефонному режимі поінформувати про це головного виконавця. У разі несвоєчасного подання співвиконавцями пропозицій головний виконавець інформує про це керівника, який дав доручення.

157. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання (затвердження) керівництву Міністерства, а в деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресатові.

158. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документи із стислими строками виконання подаються на підпис керівництву в теці "ТЕРМІНОВЕ". Документи на виконання доручень вищих органів влади та перших осіб держави в теці розміщуються першими.

Передання документів на підпис керівництву здійснюється через відповідні його служби із зазначенням у журналі (додаток 26) виду документа, дати, часу подання на підпис і одержання документа з підпису.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

Приймаючи документ на підпис, відповідні служби керівництва перевіряють правильність їх оформлення та наявність необхідних віз.

159. Якщо документ надсилається до кількох установ, виконавець після його реєстрації забезпечує виготовлення необхідної кількості копій.

160. Працівник, відповідальний за виконання документа, зобов'язаний у разі відпустки, відрядження, звільнення передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником всі невиконані документи.

Організація контролю за виконанням документів

161. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов'язковому контролю.

Документи, що надійшли до Міністерства до відома, для врахування в роботі (документи інформаційного характеру), на контроль не беруться, а в графі "Рівень контролю" автоматизованої системи "Діловодство та КВД" проставляється позначка "Без контролю".

Обов'язково контролюється:

виконання завдань, передбачених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;

надання відповідей на запити на інформацію, звернення громадян;

виконання наказів, доручень керівництва Міністерства, рішень колегії, протокольних рішень апаратних нарад.

162. Організацію контролю у Міністерстві здійснює заступник Міністра - керівник апарату, а безпосередньо в структурних підрозділах - керівник підрозділу.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на відділ контролю за виконанням доручень органів державної влади.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснюється особою, відповідальною за діловодство.

163. Строк виконання документа може встановлюватися в нормативно-правовому акті, наказі або резолюції керівництва Міністерства. Строки виконання документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати реєстрації.

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, днем закінчення строку є перший за ним робочий день.

164. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться в додатку 27.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом Міністерства (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

165. Документи, у яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з дати реєстрації документа в Міністерстві.

166. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання (з позначкою "терміново" - до 7-ми календарних днів, "негайно", "невідкладно" - до 3-х календарних днів).

167. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцеві протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

168. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочі дні до закінчення встановленого строку, а стосовно документа, у якому не зазначено строк, - до закінчення 30-денного строку від дати його реєстрації.

169. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.

170. У разі зміни строків виконання визначається новий строк. Такі зміни вносяться в автоматизовану систему "Діловодство та КВД" відповідним структурним підрозділом.

171. Взяття документа на контроль та визначення його рівня здійснюється на підставі резолюції керівництва Міністерства.

Рівень контролю буває трьох видів:

особливий контроль;

контроль керівництва;

низький.

До документів з рівнем контролю "Особливий контроль" належать документи, що містять завдання, у виконанні яких Міністерство є головним виконавцем у системі центральних органів виконавчої влади і строки виконання яких визначено законодавством.

Рівень контролю "Контроль керівництва" мають документи, що містять завдання, виконання яких контролюється керівництвом. До зазначених документів належать доручення Кабінету Міністрів України, у виконанні яких Міністерство не є головним виконавцем, супровідні листи до проектів нормативно-правових актів, що надходять до Міністерства на погодження, інші документи, рішення щодо контролю виконання яких приймається особисто керівництвом.

Низький рівень контролю мають документи, строки виконання яких не визначено законодавчими актами і не встановлено керівництвом Міністерства. Завдання таких документів виконуються протягом 30 днів з дати реєстрації в Міністерстві.

172. Контроль за виконанням документів включає:

взяття документів на контроль;

визначення форм і методів контролю;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

контроль за строком та станом виконання;

зняття документів з контролю;

направлення виконаного документа до справи;

облік, узагальнення та аналізування результатів виконання документів;

інформування керівництва про хід і результати виконання.

173. Контроль за виконанням документів здійснюється через автоматизовану систему "Діловодство та КВД".

174. Перевірка стану виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання.

175. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки та посадова особа, що поставила його на контроль, або керівник вищого рівня. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться в автоматизовану систему "Діловодство та КВД".

176. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається заступникові Міністра - керівнику апарату у вигляді зведень про виконання документів.

Інформаційно-довідкова робота з документами

177. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням бази даних автоматизованої системи "Діловодство та КВД".

Пошук документа в автоматизованій системі "Діловодство та КВД" здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер, автор тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

178. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються фельд'єгерською службою.

Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється службою діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

Документи, що надійшли до служби діловодства до 15:00, опрацьовуються і передаються до поштового відділення зв'язку № 8 у той самий день, а документи, що надійшли після 15:00, - наступного робочого дня.

Телеграми, цінні листи, адресовані судовим органам, опрацьовуються і відправляються в день надходження до служби діловодства.

Не допускається надсилання або передання документів без їх реєстрації у службі діловодства. Реєстрація всієї вихідної кореспонденції здійснюється службою діловодства централізовано в автоматизованій системі "Діловодство та КВД". Документи на реєстрацію передаються виконавцем. До передання документа на реєстрацію виконавець зобов'язаний перевірити наявність усіх обов'язкових реквізитів, засвідчити другий його примірник, розшифрувати візи, перевірити комплектність документа і правильність оформлення адреси. Документ передається на реєстрацію разом з підписаним конвертом.

179. Під час приймання вихідних документів працівник служби діловодства перевіряє:

комплектність документів;

правильність оформлення документа (наявність і розміщення реквізитів);

правильність зазначення адреси на конверті (адреса обов'язково повинна містити індекс поштового відділення);

наявність розшифрованих віз на відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справі відділу;

відповідність кількості примірників і кількості адресатів;

наявність засвідчувального напису про відповідність копії оригіналу та підтвердження підпису документа ("оригінал підписано", "згідно з оригіналом").

180. На оригіналах документів, які підлягають поверненню до Міністерства, праворуч на верхньому полі першої сторінки службою діловодства ставиться штамп "Підлягає поверненню".

181. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, службою діловодства вкладаються в один конверт. На конверті зазначаються реєстраційні індекси всіх вкладених у ньому документів.

182. Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам під розписку.

183. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

184. Номенклатура справ - це систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в діловодстві Міністерства, із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ установлює в Міністерстві єдиний порядок формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ та є основою для складення описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

185. У Міністерстві складаються номенклатури справ самостійних структурних підрозділів (додаток 28) і зведена номенклатура справ (додаток 29).

Номенклатура справ самостійного структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі.

Номенклатура справ самостійного структурного підрозділу складається з двох частин: секретаріату самостійного структурного підрозділу та справ відділів, що входять до його складу.

Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ самостійних структурних підрозділів.

Методична допомога самостійним структурним підрозділам у складенні номенклатур справ надається службою діловодства.

186. Зведена номенклатура справ Міністерства схвалюється експертною комісією Міністерства з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія Міністерства) та один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни структури, функцій та характеру роботи Міністерства погоджується експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО), після чого затверджується заступником Міністра - керівником апарату.

Зведена номенклатура справ Міністерства складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження ЦДАВО. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий передається до архіву Міністерства для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, третій та четвертий надсилаються до ЦДАВО.

Після затвердження зведена номенклатура справ Міністерства вводиться в автоматизовану систему "Діловодство та КВД" для формування електронного архіву Міністерства.

Зведена номенклатура справ Міністерства щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

187. До номенклатури справ включаються назви справ, що відображають усі ділянки роботи, яка документується в Міністерстві, зокрема справи постійних та тимчасових рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

188. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 "Індекс справи" проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу Міністерства (згідно з переліком індексів структурних підрозділів центрального апарату Міністерства) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 2711-01, де 2711 - індекс відділу у складі департаменту, 01 - порядковий номер справи.

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі (частині), наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графі 2 "Заголовок справи (тому, частини)" зазначаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних конструкцій.

Під час формулювання заголовків справ ураховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності:

назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо);

автор документів (найменування структурного підрозділу);

кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи);

короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа);

назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа;

дата (період), до якої належать документи справи;

вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у структурних підрозділах Міністерства".

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор, наприклад: "Протоколи засідань колегії Міністерства економічного розвитку і торгівлі України".

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів України про затвердження і зміну штатного розпису".

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань формування державного замовлення на підготовку фахівців".

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з питань проведення конкурсних торгів".

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), у якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів Міністерства економічного розвитку і торгівлі України на 2012 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів Міністерства економічного розвитку і торгівлі України за 2011 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, уключених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ стосовно документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній із цих груп документи розміщуються також з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 "Кількість справ (томів, частин)" номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 "Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей згідно з Переліком" номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5.

У графі 5 "Примітка" робляться позначки про перехідні справи, про справи, що ведуться в електронній формі, про посадових осіб, відповідальних за формування став, про передання справ до архіву Міністерства чи інших установ (у разі реорганізації) для їх продовження тощо.

189. Номенклатура справ закривається підсумковим записом про їх кількість (додатки 28, 29). Підсумковий запис робиться відповідальним за діловодство у самостійному структурному підрозділі у другому місяці наступного за діловодним роком.

Формування справ

190. Формування справ - по групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Справи формуються безпосередньо у відділах. Справи, що становлять секретаріат самостійного структурного підрозділу, формуються безпосередньо відповідальним за діловодство в такому підрозділі.

191. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

уміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;

групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ;

уміщувати у справи лише оригінали або в разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;

не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, копій та документів, що підлягають поверненню;

окремо групувати документи постійного і тимчасового зберігання;

за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

Відповідальність за повноту і правильність формування справ у структурних підрозділах несуть їх керівники та відповідальні за діловодство.

192. Документи групуються у справи в хронологічному або логічному порядку.

Положення, правила, інструкції тощо, затверджені наказами Міністерства, групуються разом з відповідними наказами.

Накази з основної діяльності Міністерства, адміністративно-господарських питань та особового складу групуються в різні справи. Накази з особового складу групуються відповідно до їх підвидів та строків зберігання.

Документи засідань колегії Міністерства групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

Протоколи засідань колегії Міністерства групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

Доручення Кабінету Міністрів України і документи, пов'язані з їх виконанням та адресовані Кабінету Міністрів України, групуються у справи за напрямами діяльності Міністерства. У справі документи систематизуються за датами доручень. Хронологія встановлюється за датою реєстрації документа в Міністерстві.

Документ-відповідь розміщується за документом-дорученням. Документи інших органів влади, що надійшли на виконання цього ж доручення, позиції яких не враховано або частково враховано в листі-відповіді на адресу Кабінету Міністрів України, розміщуються у хронологічному порядку за документом - відповіддю Міністерства.

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується після документа-запиту.

Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731.

Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників Міністерства систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані за рік за місяцями.

193. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у структурних підрозділах Міністерства здійснюється службою діловодства.

Зберігання документів у структурних підрозділах Міністерства

194. Документи з часу створення (надходження) і до передання до архіву Міністерства (два роки після завершення діловодного року) зберігаються за місцем їх формування в самостійних структурних підрозділах.

Керівники самостійних структурних підрозділів і працівники, відповідальні за діловодство, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ. Справи самостійного структурного підрозділу, що становлять його секретаріат, зберігає у самостійному структурному підрозділі відповідальний за діловодство. Справи, що формуються з документів з основної діяльності відділів, зберігаються безпосередньо у відділах. Відповідальність за формування та збереження документів у справах відділу несе начальник відділу та працівники, визначені у графі "Примітки" номенклатури справ відповідальними за їх формування.

Залишення документів поза справами забороняється.

195. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси справ згідно з номенклатурою. Для роботи рекомендується на дверцятах шаф розміщувати копії номенклатури справ структурного підрозділу.

196. Магнітні та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегії Міністерства зберігаються в її секретаря. На коробках носіїв інформації робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегії відповідає за їх зберігання.

197. Видача справ у тимчасове користування здійснюється:

на мотивований запит структурного підрозділу Міністерства - з письмового дозволу керівника структурного підрозділу, у якому було сформовано справу;

іншим установам - з письмового дозволу Міністра.

На видану справу складається картка-замінник, у якій зазначаються індекс та заголовок справи, найменування структурного підрозділу чи установи, прізвище особи, якій видано справу, її підпис, дата видачі та повернення справи, підпис особи, яка видала справу.

Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більше як на один місяць.

198. Вилучення документів зі справи забороняється. Як виняток вилучення документів допускається з дозволу Міністра з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій та документа, що є підставою для вилучення.

V. Порядок підготовки справ до передання для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

199. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

200. Для організації та проведення експертизи цінності документів у Міністерстві та самостійних структурних підрозділах утворюються постійно діючі експертні комісії.

Склад експертної комісії Міністерства, головою якої є заступник Міністра - керівник апарату, затверджується наказом. Експертна комісія Міністерства у своїй роботі керується Порядком утворення та діяльності комісії з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004.

Склад експертної комісії самостійного структурного підрозділу затверджується керівником підрозділу. Очолює експертну комісію заступник керівника самостійного структурного підрозділу. Чисельність складу зазначеної комісії повинна бути не менше трьох осіб.

201. Експертиза цінності документів у самостійних структурних підрозділах проводиться щороку безпосередньо особами, відповідальними за діловодство, разом з експертною комісією самостійного структурного підрозділу під методичним керівництвом служби діловодства.

Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передання до архіву Міністерства, уточнення строків зберігання документів, з яких сформовано справи тимчасового зберігання, а також вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

За результатами експертизи цінності документів у Міністерстві складаються описи справ постійного зберігання (додаток 30), з особового складу, у разі реорганізації, ліквідації Міністерства - тимчасового зберігання (додаток 31) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 32).

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

202. Відбір документів для подальшого зберігання здійснюється на підставі Типового переліку документів із строками зберігання, номенклатури справ Міністерства шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

203. Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з особового складу та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією Міністерства одночасно. Такий акт разом з описами справ постійного зберігання та з особового складу подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії ЦДАВО. Погоджені акти затверджуються заступником Міністра - керівником апарату, після чого справи передаються на перероблення. Підприємство, що здійснює знищення справ, надає підтвердні документи про факт знищення.

Складення описів справ

204. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду.

Описи справ складаються окремо на справи постійного, тривалого, з особового складу та у разі передавання - тимчасового зберігання.

205. Описи справ самостійного структурного підрозділу Міністерства складаються щороку посадовою особою, відповідальною за діловодство, за методичної допомоги служби діловодства.

Номер опису справ самостійного структурного підрозділу Міністерства складається з індексу самостійного структурного підрозділу з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, у якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу департаменту кадрового забезпечення та проходження державної служби (індекс 22), що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть, відповідно, такі номери: 22 П - 2011; 22 Т - 2011; 22 ОС - 2011.

206. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером);

графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи;

у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передання справ іншим структурним підрозділам Міністерства або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

207. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

208. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, першого і останнього номерів справ, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). До річного розділу опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У такому разі в кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались у діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, № ___".

209. Опис справ самостійного структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується керівником служби діловодства і затверджується керівником самостійного структурного підрозділу. Перед погодженням опис справ подається на розгляд експертної комісії самостійного структурного підрозділу для схвалення.

Опис справ самостійного структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву Міністерства, а інший залишається як контрольний примірник у самостійному структурному підрозділі.

210. На основі описів справ самостійних структурних підрозділів архів Міністерства щороку готує річний розділ зведеного опису справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу.

Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 33) складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією Міністерства в установленому порядку подаються для схвалення експертно-перевірною комісією ЦДАВО, після чого затверджуються заступником Міністра - керівником апарату. Один примірник затвердженого опису подається ЦДАВО, а три залишаються у службі діловодства.

Річний розділ зведеного опису справ тривалого зберігання складається у двох примірниках, схвалюється експертною комісією Міністерства і затверджується заступником Міністра - керівником апарату.

Річний розділ зведеного опису справ з особового складу складається у трьох примірниках, підписується укладачем, схвалюється експертною комісією Міністерства, погоджується експертно-перевірною комісією ЦДАВО, після чого затверджується заступником Міністра - керівником апарату. Один примірник зведеного опису подається ЦДАВО.

211. Річні розділи зведеного опису справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу складаються через два роки після завершення справ у діловодстві.

Оформлення справ

212. Оформлення справ постійного і тривалого зберігання передбачає:

нумерацію аркушів у справі;

складення внутрішнього опису (додаток 34) документів;

наявність засвідчувального напису (додаток 35) про кількість аркушів і особливості фізичного стану та формування справи;

підшивання;

оформлення обкладинки (титульного аркуша) (додаток 36).

213. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації. Зазначені справи повинні мати перелік реєстраційних номерів документів, розміщених у справі, підписаний відповідальним за діловодство в самостійному структурному підрозділі.

214. Справи з грифом "Для службового користування" та особові справи повинні мати розміщений на початку внутрішній опис документів.

215. Після закінчення діловодного року до напису на обкладинці справи постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовка справи на обкладинці змісту підшитих документів, до заголовка справи вносяться в разі потреби додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

216. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "Є документи за ... роки".

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

217. На обкладинці справи проставляється номер справи згідно зі зведеним описом і за погодженням зі службою діловодства - номер опису і фонду зберігання.

218. У разі зміни найменування Міністерства (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки, наприклад:

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ
(МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ)

Департамент документального забезпечення діловодства

(Департамент документального забезпечення, взаємодії з органами законодавчої
та виконавчої влади та громадськістю)

219. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого зберігання робляться розбірливо чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Передання справ до архіву Міністерства

220. Справи постійного, тривалого зберігання та з особового складу через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву Міністерства в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Передання справ до архіву Міністерства здійснюється згідно з графіком, затвердженим заступником Міністра - керівником апарату. Справи тимчасового зберігання передаються до архіву у разі реорганізації чи ліквідації Міністерства.

221. Справи, сформовані у відділах, що входять до складу самостійного структурного підрозділу, в упорядкованому стані (постійного, тривалого зберігання - прошиті, з внутрішнім описом; тимчасового зберігання - непрошиті, з переліком номерів документів, розміщених у справі чи томі) передаються працівниками, відповідальними згідно з приміткою в номенклатурі справ за їх формування, відповідальному за діловодство в самостійному структурному підрозділі. Відповідальний за діловодство в самостійному структурному підрозділі складає опис справ самостійного структурного підрозділу та передає справи до архіву Міністерства.

222. Якщо окремі справи необхідно залишити в самостійному структурному підрозділі для поточної роботи, архів Міністерства оформляє видачу справ у тимчасове користування.

223. Приймання кожної справи здійснюється працівником архіву Міністерства в присутності працівника самостійного структурного підрозділу, який передає справи.

Справи передаються до архіву Міністерства за описами.

У кінці кожного примірника опису працівник архіву ставить дату і підпис про прийняття справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, другий залишається в архіві.

224. Справи, що передаються до архіву, повинні бути зв'язані належним чином.

225. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за діловодство, у період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву Міністерства незалежно від строків зберігання. Передання справ здійснюється згідно з описами і номенклатурою.

226. Передання справ постійного зберігання на відповідальне зберігання до ЦДАВО здійснюється через 15 років зберігання в архіві Міністерства.

Директор департаменту
документального
забезпечення





Н.Л. Ладановська



Додаток 1
до пункту 12 Інструкції

ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів

1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

У реквізиті "Підпис" найменування посади особи, яка підписує документ, її ініціали та прізвище друкуються напівжирним шрифтом.

2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 мм) рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 мм) - через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу.

Текст наказів, що подаються для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 мм) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 - 3 міжрядковими інтервалами.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту "Текст") - 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 мм - для абзаців у тексті;

92 мм - для реквізиту "Адресат";

104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 мм від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються без відступу від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. У разі друкування тексту на обох сторінках аркуша парні сторінки нумерують у верхньому лівому кутку аркуша, а непарні - у верхньому правому. Перша сторінка не нумерується.

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

{Додаток 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі № 262 від 15.03.2013}



Додаток 2
до пунктів 13, 122 Інструкції

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО
РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ
УКРАЇНИ
(Мінекономрозвитку України)

MINISTRY OF ECONOMIC
DEVELOPMENT AND TRADE
OF UKRAINE

вул. М. Грушевського, 12/2, м. Київ, 01008
Тел. 253-93-94, факс 226-31-81
Web: http://www.me.gov.ua
E-mail: meconomy@me.gov.ua
Код ЄДРПОУ 37508896

M. Hrushevskoho str., 12/2, Kyiv, 01008
Tel. 253-93-94, fax 226-31 -81
Web: http://www.me.gov.ua
E-mail: meconomy@me.gov.ua

____________________________________________________________________________

______________ № ______________
На № ___________ від ____________






Додаток 3
до пунктів 13, 97 Інструкції

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ
(Мінекономрозвитку України)

НАКАЗ

____________

№ ____________

Київ

Про ...

Текст вступної частини

НАКАЗУЮ:

Текст резолютивної частини

Міністр / Заступник Міністра - керівник апарату

ініціали, прізвище*

Індекс структурного підрозділу


__________
* Якщо підпис розміщується не на бланку, зазначається повна назва посади.



Додаток 4
до пунктів 13, 46 Інструкції

Міністерство економічного розвитку і торгівлі України
____________________________________________________________________________

Вхідний документ
від ____________ № _____

До документа
від ____________ № _____


Прізвища та ініціали
керівників структурних
підрозділів, відповідальних за виконання

Текст резолюції (до виконання, для врахування в роботі, до відома)

Термін виконання

Посада

підпис

ініціали та прізвище


{Додаток 5 до Інструкції виключено на підставі Наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі № 262 від 15.03.2013}



Додаток 5
до пункту 13 Інструкції

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО
РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ
УКРАЇНИ
(Мінекономрозвитку України)
вул. М. Грушевського, 12/2, м. Київ, 01008
Тел. 253-93-94, факс 226-31-81
Web: http://www.me.gov.ua
E-mail: meconomy@me.gov.ua
Код ЄДРПОУ 37508596
_________________ № ________________




{Інструкцію доповнено новим додатком 5 згідно з Наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі № 1368 від 21.11.2014}



Додаток 6
до пункту 13 Інструкції

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ
(Мінекономрозвитку України)

ТЕЛЕФОНОГРАМА

від _______________

№ ________

Від кого Міністерство економічного розвитку і торгівлі України

Телефон 253-01-02

Передав ____________________

Кому _____________________

Прийняв _____________ год. ___ хв. ____

Текст

____________
(посада)

___________
(підпис)

______________________
(ініціали та прізвище)

{Інструкцію доповнено новим додатком 6 згідно з Наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі № 1368 від 21.11.2014}



Додаток 7
до пункту 13 Інструкції

Слів

Плата

ТЕЛЕГРАМА

№ _____

___ сл. _____ го ____ год. ____ хв.

ПЕРЕДАВАННЯ

грн.

коп.




___ го _____ год. __ хв.

Номер роб. місця




Передав ________

Прийняв

Службові позначки

Квитанція з приймання телеграми

____ год. ___ хв.

Куди






Претензія приймається протягом
6 місяців з дня подання

Категорія
та вид телеграми

УРЯДОВА

_____________________________________________________________

Куди:

_____________________________________________________________

Кому:

_____________________________________________________________

ТЕКСТ

(усі літери великі)

HP 2001-06/1

МІНІСТР ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ
І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ


____________________________________________________________

Прізвище та адреса
відправника
(не оплачується і каналом
зв'язку не передається)

М.П.

Мінекономрозвитку України
вул. М. Грушевського, 12/2,
м. Київ, 8, 01008

{Інструкцію доповнено новим додатком 7 згідно з Наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі № 1368 від 21.11.2014}




Додаток 6
до пункту 13 Інструкції

УРЯДОВИЙ УПОВНОВАЖЕНИЙ
З ПИТАНЬ ЄВРОПЕЙСЬКОЇ
ІНТЕГРАЦІЇ

COMMISSIONER FOR EUROPEAN
INTEGRATION

вул. М. Грушевського, 12/2, м. Київ, 01008
Тел. 226-27-33, факс 272-15-78
Web: http://www.me.gov.ua
E-mail: Commissioner-EU@me.gov.ua

M. Hrushevskoho str., 12/2, Kyiv, 01008
Tel. 226-27-33, fax 272-15-78
Web: http://www.me.gov.ua
E-mail: Commissioner-EU@me.gov.ua

_____________________________________________________________________________

_______________ № ____________
На № _________ від ____________






Додаток 7
до пункту 13 Інструкції

УРЯДОВИЙ УПОВНОВАЖЕНИЙ
З ПИТАНЬ СПІВРОБІТНИЦТВА
З РОСІЙСЬКОЮ ФЕДЕРАЦІЄЮ,
ДЕРЖАВАМИ УЧАСНИЦЯМИ
СПІВДРУЖНОСТІ НЕЗАЛЕЖНИХ
ДЕРЖАВ, ЄВРАЗІЙСЬКОГО
ЕКОНОМІЧНОГО СПІВТОВАРИСТВА
ТА НШИМИ РЕГІОНАЛЬНИМИ
ОБ'ЄДНАННЯМИ

УПОЛНОМОЧЕННЫЙ
ПРАВИТЕЛЬСТВА
ПО ВОПРОСАМ СОТРУДНИЧЕСТВА
С РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИЕЙ,
ГОСУДАРСТВАМИ УЧАСТНИКАМИ
СОДРУЖЕСТВА НЕЗАВИСИМЫХ
ГОСУДАРСТВ, ЕВРАЗИЙСКОГО
ЭКОНОМИЧЕСКОГО СООБЩЕСТВА
И ДРУГИМИ РЕГИОНАЛЬНЫМИ
ОБЪЕДИНЕНИЯМИ

вул. М. Грушевського, 12/2, м. Київ, 01008
Тел. 226-23-06, факс 226-31-81
E-mail: sv@me.gov.ua

ул. М. Грушевского, 12/2, г. Киев, 01008
Тел. 226-23-06, факс 226-31-81
E-mail: sv@me.gov.ua

_____________________________________________________________________________

_______________ № ____________
На № _________ від ____________






Додаток 8
до пункту 13 Інструкції

ТОРГОВИЙ ПРЕДСТАВНИК
УКРАЇНИ
вул. М. Грушевського, 12/2, м. Київ, 01008
Тел. 253-93-94, факс 226-31-81
Web: http://www.me.gov.ua
E-mail: uatr@me.gov.ua
Код ЄДРПОУ 37508596

___________ № __________

На № _________ від _________

 

TRADE REPRESENTATIVE
OF UKRAINE
M. Hrushevskoho str., 12/2, Kyiv, 01008
Tel. 253-93-94, fax 226-31-81
Web: http://www.me.gov.ua
E-mail: uatr@me.gov.ua




{Додаток 8 в редакції Наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі № 1368 від 21.11.2014}


Додаток 9
до пункту 21 Інструкції

МІНЕКОНОМРОЗВИТКУ УКРАЇНИ

ДЕРЖАВНЕ ПІДПРИЄМСТВО
"ЗАПОРІЗЬКИЙ НАУКОВО-ВИРОБНИЧИЙ
ЦЕНТР СТАНДАРТИЗАЦІЇ, МЕТРОЛОГІЇ ТА СЕРТИФІКАЦІЇ"
(ДП "Запоріжжястандартметрологія")

вул. Антенна, 10, м. Запоріжжя, 69057, тел. (061)233-05-64, факс (061)220-01-69,
код ЄДРПОУ 00000000

____________________________________________________________________________

_______________ № ____________
На № _________ від ____________






Додаток 10
до пунктів 30, 92 Інструкції



Додаток 11
до пункту 41 Інструкції

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження

1. Акти (списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передання справ; ліквідації юридичних осіб; приймання-передачі тощо).

2. Завдання (на проведення науково-дослідних робіт; технічні тощо).

3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси витрат (на відрядження; утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд тощо).

5. Зведені номенклатури та описи справ.

6. Переліки типових видів документів із строками зберігання.

7. Плани (роботи Міністерства; науково-дослідних робіт; роботи колегії, науково-технічної, громадської ради тощо).

8. Посадові інструкції.

9. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).

10. Протоколи засідань експертної комісії Міністерства.

11. Розцінки на виконання робіт.

12. Статути (положення) підприємств, установ, організацій.

13. Структура Міністерства.

14. Форми уніфікованих документів.

15. Штатні розписи.



Додаток 12
до пункту 74 Інструкції

АРКУШ ВНУТРІШНЬОГО ПОГОДЖЕННЯ НАКАЗУ,
унесеного (назва структурного підрозділу в орудному відмінку)

Перший заступник Міністра / Заступник Міністра (відповідно до розподілу обов'язків)

підпис

ініціали та прізвище

Директор юридичного департаменту

підпис

ініціали та прізвище

Завідувач сектору запобігання та виявлення корупції

підпис

ініціали та прізвище

Директор департаменту, до складу якого входить відділ, що вніс наказ

підпис

ініціали та прізвище

Керівник заінтересованого самостійного структурного підрозділу

підпис

ініціали та прізвище

Начальник управління, до складу якого входить відділ, що вніс наказ

підпис

ініціали та прізвище

Начальник відділу, який уносить наказ

підпис

ініціали та прізвище

Головний спеціаліст - літредактор

підпис

ініціали та прізвище

Виконавець:
посада
тел. 000-00-00



підпис



ініціали та прізвище



Додаток 13
до пункту 80 Інструкції

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою Міністерства

1. Акти виконаних робіт, списання, експертизи тощо.

2. Аркуші зовнішнього погодження нормативно-правових актів.

3. Висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати.

4. Довідки (використання бюджетних асигнувань на зарплату, про нараховану і належну зарплату, лімітні, про виплату страхових сум тощо).

5. Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.

6. Договори.

7. Технічні завдання.

8. Заяви (на акредитив, про відмову від акцепту тощо).

9. Заявки на видачу готівки тощо.

10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

11. Зведені номенклатури справ.

12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління, калькуляцію за договором тощо).

13. Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

14. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями, преміями), нагородні листи.

15. Протоколи експертної комісії Міністерства.

16. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

17. Специфікації (виробів, продукції тощо).

18. Статути державних підприємств (об'єднань).

19. Титульні списки.

20. Штатні розписи.

21. Спільні накази.

22. Описи справ.



Додаток 14
до пункту 94 Інструкції

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ
(Мінекономрозвитку України)


Індекс структурного
підрозділу _________

РОЗПИСКА

Я, ______________________________________________________________________,
(прізвище, ім'я, по батькові)
____________________________________________________________________________,
(посада, підрозділ)
тел. ____________, отримав(ла) ___.____________.20__ у відділі внутрішньої та вихідної кореспонденції департаменту документального забезпечення оригінал наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від ___.____________.20__ № _____ на _____ аркушах та три засвідчені його копії для подання на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

Підпис, ініціали та прізвище

Документи видав:
Посада



підпис



ініціали та прізвище



Додаток 15
до пункту 109 Інструкції

ПРОТОКОЛ № ___

_____________________________________________________________________
(назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру)

___.____________.20__

м. Київ

Присутні*: (прізвища та ініціали)

Запрошені**: ...

Голова: (прізвище та ініціали)

Секретар: (прізвище та ініціали)

Порядок денний:

1. Питання, яке винесене на розгляд засідання (у називному відмінку).

2. ...

3. ...

1. СЛУХАЛИ:

(Зазначаються посада, прізвище та ініціали доповідача в називному відмінку, після чого ставиться тире і викладається зміст доповіді від третьої особи однини. Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити виноскою "Текст доповіді додається".)

ВИСТУПИЛИ:

(Зазначаються посада, прізвище та ініціали промовця в називному відмінку, після чого ставиться тире і викладається зміст виступу від третьої особи однини.)

УХВАЛИЛИ:

(Фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.)

2. СЛУХАЛИ: ...

ВИСТУПИЛИ: ...

УХВАЛИЛИ: ...

Голова

підпис

ініціали та прізвище

Секретар

підпис

ініціали та прізвище

__________
* Якщо кількість учасників до 12 - 15 осіб, то вказують прізвища всіх присутніх. У разі великої кількості присутніх на засіданні їх список в алфавітному порядку додають до протоколу. У протоколі зазначається лише загальна кількість.
** Якщо на засіданні присутні особи, запрошені з інших установ, їх прізвища, імена та по батькові, посада і місце роботи зазначаються окремим рядком - "Запрошені:".

Примітки:

1. Протоколи комісій, крім голови та секретаря, обов'язково підписуються всіма членами комісії.
2. Протоколи експертних комісій структурних підрозділів та Міністерства затверджуються керівниками самостійних структурних підрозділів та Міністром відповідно.



Додаток 16
до пункту 109 Інструкції

ПРОТОКОЛ № ___

______________________________________________________________________
(назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру)

___.____________.20__

м. Київ

Присутні*: (прізвища та ініціали)

Запрошені**: ...

Голова: (прізвище та ініціали)

Секретар: (прізвище та ініціали)

Порядок денний:

1. Питання, яке винесено на розгляд засідання (у називному відмінку).

2. ...

СЛУХАЛИ:

(Зазначаються питання, прізвище та ініціали промовця в називному відмінку.)

УХВАЛИЛИ:

(Фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.)

Голова

підпис

ініціали та прізвище

Секретар

підпис

ініціали та прізвище

__________
* Якщо кількість учасників до 12 - 15 осіб, то вказують прізвища всіх присутніх. У разі великої кількості присутніх на засіданні їх список в алфавітному порядку додають до протоколу. У протоколі зазначається лише загальна кількість.
** Якщо на засіданні присутні особи, запрошені з інших установ, їх прізвища, імена та по батькові, посада і місце роботи зазначаються окремим рядком - "Запрошені:".

Примітки:

1. Протоколи комісій, крім голови та секретаря, обов'язково підписуються всіма членами комісії.
2. Протоколи експертних комісій структурних підрозділів та Міністерства затверджуються керівниками самостійних структурних підрозділів та Міністром відповідно.



Додаток 17
до пунктів 118, 133 Інструкції

ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ № ___

______________________________________________________________________
(назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру)
від ___.____________.20__

2*. (Пункт порядку денного, що цікавить особу чи установу, якій видається витяг.)

УХВАЛИЛИ:

(Повний текст ухвали з питання порядку денного або та її частина, яка безпосередньо стосується замовника витягу.)

Оригінал підписали:

Голова: (прізвище та ініціали)

Секретар: (прізвище та ініціали)

Секретар

підпис

прізвище та ініціали

__________
* Номер питання згідно з порядком денним.



Додаток 18
до пунктів 13, 122 Інструкції

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ
(Мінекономрозвитку України)

вул. М. Грушевського, 12/2, м. Київ, 01008, тел. 253-93-94, факс 226-31-81
Web: http://www.me.gov.ua, e-mail: meconomy@me.gov.ua, код ЄДРПОУ 37508896

____________________________________________________________________________

_______________ № ____________
На № _________ від ____________






Додаток 19
до пункту 137 Інструкції

Схема документообігу Міністерства



Додаток 20
до пункту 136 Інструкції

ІНФОРМАЦІЯ
про обсяг документообігу

за ____________ 20__ року

Вид кореспонденції

Кількість документів

за місяць

з початку року

Вхідна



Вихідна



Внутрішня



УСЬОГО



Керівник
служби діловодства



підпис



ініціали, прізвище

___ ____________ 20__ р.



Додаток 21
до пункту 140 Інструкції

Міністерство економічного розвитку
і торгівлі України
______________________________
(найменування служби діловодства)


АКТ

____________

Київ

№ _____

Про виявлені недоліки
при одержанні кореспонденції

Цей акт складено на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242,
____________________________________________________________________________
(прізвище, ініціали, посада працівника, що склав акт)

у присутності ________________________________________________________________
(прізвище, ініціали працівника)

про те, що при одержанні Міністерством економічного розвитку і торгівлі України ___.___________.20__ кореспонденції, що надійшла від
____________________________________________________________________________,
(назва підприємства, установи, організації)

виявлено відсутність, нецілісність вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неспроможності прочитання тексту документа
(потрібне підкреслити).

Акт складено у двох примірниках:

1-й прим. - на адресу автора документа;

2-й прим. - до справи служби діловодства.

Підпис, ініціали та прізвище працівника, що склав акт

Підпис, ініціали та прізвище працівників, у присутності яких складено акт



Додаток 22
до пункту 146 Інструкції

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, програми (копії).

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

5. Прейскуранти (копії).

6. Норми витрати матеріалів.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9. Наукові звіти за темами.

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.

12. Договори.

__________
* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8 - 12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах Міністерства (адміністративно-господарський департамент, департамент фінансування, бухгалтерського обліку та звітності, департамент кадрового забезпечення та проходження державної служби, департамент інформаційних технологій).



Додаток 23
до пункту 148 Інструкції

ІНДЕКСИ КОРЕСПОНДЕНТІВ
Міністерства економічного розвитку і торгівлі України

Індекс

Найменування

Коментар

01

Адміністрація Президента України


02

Апарат Ради національної безпеки і оборони України


03

Верховна Рада України


04

Кабінет Міністрів України


05

Суди, слідчі органи та прокуратура

суди всіх видів та рівнів

06

Міністерства


07

Центральні органи виконавчої влади, державні органи, установи

комітети, адміністрації, агентства, державні департаменти, комісії, служби, управління, фонди, інспекції, установи, центри, Рахункова палата, Експоцентр України тощо

08

Органи місцевого самоврядування, місцеві органи виконавчої влади

обласні, районні, місцеві

09

Банківські установи


10

Посольства, консульства, представництва


11

Міжнародні організації

МВФ, ЄС, СОТ, СНД, ГУАМ, НАТО, ОБСЄ, Всесвітня енергетична рада тощо

12

Вітчизняні та спільні компанії, підприємства, установи, організації (ВАТ, ЗАТ, ПП, ТОВ, ДАК, ДП)

усіх галузей національної економіки, форм власності та управління

13

Закордонні компанії, підприємства, установи, організації


14

Громадські організації

спілки, товариства, ради, фонди, організації

15



16

Громадяни




Додаток 24
до пункту 149 Інструкції

Електронна реєстраційно-контрольна картка



Додаток 25
до пункту 149 Інструкції


Мінекономрозвитку

від

1. Міністерство економічного розвитку і торгівлі України

Реєстраційно-контрольна картка
ОБЛІКУ ВХІДНИХ, ВИХІДНИХ І ВНУТРІШНІХ ДОКУМЕНТІВ

2. Дата надходження та реєстраційний індекс документа:

3. Кореспондент, прізвище, ініціали підписанта:

4. Дата та вихідний індекс документа:

5. Короткий зміст:

6. На №

7. Коли, кому направлено

лист _ дод. _ прим. _

дата

індекс

8. Резолюція та її автор:





Додаток 26
до пункту 158 Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку документів, переданих на підпис

Вид документа

Передано на підпис

Повернено з підпису

коли

ким

коли

кому

дата

час

індекс підрозділу

прізвище

дата

час

прізвище

підпис



Додаток 27
до пункту 164 Інструкції

СТРОКИ
виконання основних документів

1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - у разі коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.

2. Запит народного депутата України - не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим - у п'ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради - в установлений зазначеною радою строк.

Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам внесення запиту.

3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) - протягом не більш як 10 днів з дня надходження.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

4. Рішення Кабінету Міністрів України стосовно доопрацювання проектів нормативно-правових актів - до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).

5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - 15 днів з дня реєстрації документа в Міністерстві (якщо інший строк не встановлено у документі).

6. Погодження Міністерством надісланих іншими установами проектів актів Кабінету Міністрів України - у строк, визначений розробником з урахуванням складності, обсягу проекту та строків виконання завдань, установлених актами законодавства, протокольними рішеннями Кабінету Міністрів України, але не більш як десять робочих днів.

61. Надання Мінфіну пропозиції до проекту експертного висновку до законопроекту щодо його впливу на показники бюджету та відповідності законам, які регулюють бюджетні відносини, - у чотириденний строк з дня надходження законопроекту.

7. Подання прокурора з вимогами щодо усунення порушень закону, причин та умов, що їм сприяли, притягнення осіб до передбаченої законом відповідальності, відшкодування шкоди, скасування нормативно-правового акта, окремих його частин або приведення його у відповідність із законом, припинення незаконних дій чи бездіяльності посадових і службових осіб - у визначений прокурором строк, що обчислюється з дня надходження подання.

Постанова прокурора про ініціювання притягнення особи до адміністративної відповідальності - у десятиденний строк з дня її надходження, якщо інше не встановлено законом.

8. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи (далі - запитувачі) та надання відповіді на запит на інформацію - не більше п'яти робочих днів від дня надходження запиту.

У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.

У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.

Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

9. Звернення громадян - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, заступником Міністра - керівником апарату встановлюється необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

10. Листи-доручення і листи-запити Секретаріату Кабінету Міністрів України - до зазначеного в них строку.

11. Телеграми, у яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.

{Додаток 27 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства економічного розвитку і торгівлі № 262 від 15.03.2013, № 769 від 03.07.2014, № 1207 від 08.10.2014}



Додаток 28
до пунктів 185, 189 Інструкції

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ
І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ


____________________________________
(назва самостійного структурного підрозділу)

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
____________ № ____________
на 20__ рік

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

СЕКРЕТАРІАТ
_________________________________________________________________________
(назва самостійного структурного підрозділу у родовому відмінку)






______________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу у складі самостійного)

Найменування посади керівника
самостійного структурного підрозділу



____________
(підпис)



______________________
(ініціали, прізвище)

Дата



СХВАЛЕНО

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання
експертної комісії
самостійного структурного
підрозділу
____________ № _____

Начальник відділу організаційно-методичного
забезпечення діловодства та архіву

________
(підпис)

____________________
(ініціали, прізвище)


Дата


Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______________ році
у ___________________________________________________________________________
(назва самостійного структурного підрозділу)

За строками зберігання

Разом

У тому числі

таких, що переходять

з відміткою "ЕК"|

1

2

3

4

Постійного




Тривалого (понад 10 років)




Тимчасового (до 10 років включно)




Доки не мине потреба




Усього




Номери незаведених справ:




Найменування посади особи,
відповідальної за діловодство
в самостійному структурному
підрозділі







__________
(підпис)







________________________
(ініціали, прізвище)

Дата



Підсумкові відомості передано до служби діловодства.

Найменування посади особи,
відповідальної за передання
відомостей





_________
(підпис)





________________________
(ініціали, прізвище)

Дата





Додаток 29
до пунктів 185, 189 Інструкції

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО
РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ
УКРАЇНИ

ЗАТВЕРДЖУЮ

Заступник Міністра економічного
розвитку і торгівлі України -
керівник апарату

ЗВЕДЕНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

________
(підпис)

_________________
(ініціали, прізвище)

____________ № ____________
на 20__ рік

М.П.
___ ____________ 20__ р.

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

СЕКРЕТАРІАТ служби діловодства






Назва структурного підрозділу в складі служби діловодства






Керівник
служби діловодства



____________
(підпис)



________________________
(ініціали, прізвище)

Дата



Керівник структурного підрозділу,
до компетенції якого належать
питання архіву





____________
(підпис)





____________________
(ініціали, прізвище)

Дата



ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК
ЦДАВО України

СХВАЛЕНО
Протокол засідання експертної комісії
Мінекономрозвитку України

від ____________ № ______

від ____________ № ______

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у році в Міністерстві

За строками зберігання

Разом

У тому числі

таких, що переходять

з відміткою "ЕК"|

1

2

3

4

Постійного




Тривалого (понад 10 років)




Тимчасового (до 10 років включно)




Усього




Керівник служби діловодства

___________
(підпис)

_______________________
(ініціали, прізвище)

Дата



Підсумкові відомості передано в архів Міністерства.

Найменування посади особи,
відповідальної за передання
відомостей





____________
(підпис)





________________________
(ініціали, прізвище)

Дата





Додаток 30
до пункту 201 Інструкції

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ

______________________________________________________________________
(назва самостійного структурного підрозділу)


ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника
самостійного структурного підрозділу

___________
(підпис)

__________________
(ініціали та прізвище)

Дата

ОПИС № _____
справ постійного зберігання за 20__ рік

Індекс справи (тому, частини)

Заголовок справи (тому, частини)

Крайні дати справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Примітка

1

2

3

4

5

6

До цього опису внесено

______________________________
(цифрами і словами)

справ з № ___________

до № ____________, у тому числі:

літерні номери __________________

пропущені номери _______________

Найменування посади особи,
яка склала опис



____________
(підпис)



______________________
(ініціали та прізвище)

Дата



ПОГОДЖЕНО

СХВАЛЕНО

Керівник служби діловодства

Протокол засідання експертної комісії
самостійного структурного підрозділу
від ____________ № _____________

________
(підпис)

___________________
(ініціали та прізвище)

Дата


Передав

__________________________________________________________
(цифрами і словами)

справ

Найменування посади працівника
структурного підрозділу



____________
(підпис)



______________________
(ініціали та прізвище)

Дата



Прийняв

__________________________________________________________
(цифрами і словами)

справ

Найменування посади особи,
відповідальної за архів



____________
(підпис)



________________________
(ініціали та прізвище)

Дата





Додаток 31
до пункту 201 Інструкції

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ

______________________________________________________________________
(назва самостійного структурного підрозділу)


ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника
самостійного структурного підрозділу

___________
(підпис)

_________________
(ініціали та прізвище)

Дата

ОПИС № _____
справ тимчасового зберігання за 20__ рік

Індекс справи (тому, частини)

Заголовок справи (тому, частини)

Крайні дати справи (тому, частини)

Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

6

До цього опису внесено

______________________________
(цифрами і словами)

справ з № ___________

до № ____________, у тому числі:

літерні номери __________________

пропущені номери _______________

Найменування посади особи,
яка склала опис



____________
(підпис)



______________________
(ініціали та прізвище)

Дата



ПОГОДЖЕНО

СХВАЛЕНО

Керівник служби діловодства

Протокол засідання експертної комісії
самостійного структурного підрозділу
від ____________ № ______________

_______
(підпис)

_________________
(ініціали та прізвище)

Дата


Передав

__________________________________________________________
(цифрами і словами)

справ

Найменування посади працівника
структурного підрозділу



____________
(підпис)



______________________
(ініціали та прізвище)

Дата



Прийняв

__________________________________________________________
(цифрами і словами)

справ

Найменування посади особи,
відповідальної за архів



____________
(підпис)



________________________
(ініціали та прізвище)

Дата





Додаток 32
до пункту 201 Інструкції

МІНІСТЕРСТВО
ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ
І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ
___________________________________
(назва самостійного структурного підрозділу)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника
самостійного структурного підрозділу

___________
(підпис)

_________________
(ініціали та прізвище)

АКТ
____________ № ____________

___ ____________ 20__ р.

м. Київ


Про вилучення для знищення
документів, не внесених до
Національного архівного
фонду

На підставі Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 року за № 576/3016, та Інструкції з діловодства в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі України комісія у складі:
____________________________________________________________________________
(посада, прізвище та ініціали)
вилучила для знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи
____________________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)

Індекс справи

Дата справи або крайні дати

Заголовок справи або груповий заголовок

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей згідно з Переліком

Примітка

1

2

3

4

5

6

7

Разом

_________________________________
(цифрами та словами)

справ за ___________________ роки.

Голова експертної комісії


____________
(підпис)


________________________
(ініціали та прізвище)

Члени експертної комісії:


____________
(підпис)


________________________
(ініціали та прізвище)

ПОГОДЖЕНО

СХВАЛЕНО

Керівник
служби діловодства

Протокол засідання експертної комісії
самостійного структурного підрозділу
від ____________ № ______________

___________
(підпис)

_______________________
(ініціали та прізвище)

Дата

Документи в кількості

______________________________________________
(цифрами та словами)

знищено

в самостійному структурному підрозділі шляхом подрібнення.

Найменування посади особи,
яка склала акт



____________
(підпис)



________________________
(ініціали та прізвище)



Додаток 33
до пункту 210 Інструкції

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ
____________________________________________________________________________

Фонд № __________
Опис № __________

ЗАТВЕРДЖУЮ

справ постійного зберігання за 20__ рік

Заступник Міністра економічного
розвитку і торгівлі України - керівник
апарату

__________
(підпис)

_________________
(ініціали та прізвище)

М.П.

___ ____________ 20__ року

______________________________________________________________________
(назва самостійного структурного підрозділу Міністерства)

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Дата справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Примітка

1

2

3

4

5

6

До цього розділу опису внесено

______________________________________
(цифрами і словами)

справ

з № __________ до № __________, у тому числі:

літерні номери _______________

пропущені номери ____________

Найменування посади особи,
яка склала опис



____________
(підпис)



________________________
(ініціали та прізвище)

Дата



Найменування посади особи,
відповідальної за архів



____________
(підпис)



________________________
(ініціали та прізвище)

Дата



СХВАЛЕНО

СХВАЛЕНО

Протокол засідання
експертно-перевірної комісії ЦДАВО
від ____________ № ____________

Протокол засідання експертної комісії
Мінекономрозвитку України
від ____________ № ____________



Додаток 34
до пункту 212 Інструкції

ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи № __________

Індекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номери аркушів справи

Примітка

1

2

3

4

5

6

Разом

________________________________________________________
(цифрами і словами)

документів.

Кількість аркушів внутрішнього опису

________________________________________.
(цифрами і словами)

Найменування посади особи,
яка склала внутрішній опис
документів справи





____________
(підпис)





______________________
(ініціали та прізвище)

Дата





Додаток 35
до пункту 212 Інструкції

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС

У справі підшито і пронумеровано

____________________________________
(цифрами і словами)

аркушів,

у тому числі:

літерні аркуші _________________________________________________________________

пропущені номери аркушів _____________________________________________ + аркушів

внутрішнього опису ___________________________________________________________

Особливості фізичного стану
та формування справи

Номери аркушів

1

2

Найменування посади особи,
яка склала засвідчувальний напис



___________
(підпис)



_____________________
(ініціали та прізвище)

Дата





Додаток 36
до пункту 212 Інструкції


Код ЦДАВО

349434-5


Код Мінекономрозвитку України

00014769

Центральний державний архів
вищих органів влади
та управління України
(ЦДАВО)

Ф. № Р-337

Опис № ____________

Справа № __________

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)

Справа № ___ том № ___

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(заголовок справи)

Ф. № Р-337

Опис № ____________

Справа № __________


ПОЧАТО _____________________
(рік)

ЗАКІНЧЕНО __________________
(рік)

НА ____________ АРКУШАХ

ЗБЕРІГАТИ ПОСТІЙНО




Додаток 37
до пункту 5 Інструкції

ФУНКЦІЇ
працівника, відповідального за ведення діловодства в самостійному структурному підрозділі

Працівник, відповідальний за ведення діловодства в самостійному структурному підрозділі, виконує такі функції:

одержує у службі діловодства згідно з графіком кореспонденцію, у тому числі таку, що містить службову інформацію, веде її облік, передає на розгляд керівництву;

веде облік вихідної кореспонденції, адресованої іншим самостійним структурним підрозділам Міністерства;

надає методичну допомогу працівникам в оформленні документів;

перевіряє кожні 2 години автоматизовану систему "Діловодство та КВД" щодо надходження на розгляд кореспонденції, підтверджує її надходження та негайно передає кореспонденцію зі стислими строками виконання на розгляд керівництву;

забезпечує внесення резолюцій (включно до спеціалістів - безпосередніх виконавців) до автоматизованої системи "Діловодство та КВД" та відповідного журналу обліку документів, що містять службову інформацію;

забезпечує документообіг у самостійному структурному підрозділі;

контролює додержання виконавцями термінів виконання документів, закриття їх в автоматизованій системі "Діловодство та КВД";

контролює додержання виконавцями термінів виконання документів, що містять службову інформацію, зняття їх з контролю;

забезпечує належні умови зберігання документів, що містять службову інформацію;

складає щороку в жовтні проект номенклатури справ на наступний рік, подає її на розгляд ЕК, погодження та затвердження в установленому порядку;

складає щороку в лютому підсумковий запис у номенклатурі справ за попередній рік;

контролює правильність формування справ працівниками;

приймає справи від працівників, визначених відповідальними за їх формування, звіряє наявність в них документів, оформляє титульні сторінки;

бере участь в експертизі цінності документів, у тому числі тих, що містять службову інформацію, складає за пропозиціями начальників відділів (завідувачів секторів) проекти актів про виділення документів до знищення та описів справ, подає їх на розгляд ЕК та затвердження в установленому порядку;

знищує шляхом подрібнення документи, відібрані до знищення;

передає справи до архіву Міністерства;

забезпечує працівників пронумерованими бланками для листів, веде облік таких бланків, складає щомісяця звіти про їх використання;

подає щомісяця до 5 числа наступного періоду інформацію щодо номерів телефонів працівників;

ознайомлює працівників з наказами, окремими дорученнями керівництва Міністерства та іншими інформаційними документами;

веде облік робочого часу працівників, складає графік їх відпусток;

надає довідки щодо проходження та стану виконання документів;

забезпечує працівників витратними матеріалами та канцтоварами.

{Текст взято з сайту Мінекономрозвитку України http://www.me.gov.ua}

  • Друкувати
  • PDF
  • DOCX
  • Копіювати скопійовано
  • Надіслати
  • Шукати у документі
  • Зміст
скопійовано Копіювати
Шукати у розділу
Шукати у документі

Пошук по тексту

Знайдено: