Про затвердження Положення про порядок прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства

Відповідно до вимог Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.12.2013 № 939; Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736; з метою запровадження єдиного порядку заходів, спрямованих на забезпечення охорони державної таємниці та запобігання розголошенню службової інформації у Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України під час прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземців та осіб без громадянства НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про порядок прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства у Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України (далі - Положення), що додається.

2. Організацію прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства, а також супровід відповідної роботи з ними в апараті Міненерговугілля покласти на Управління міжнародного співробітництва та європейської інтеграції.

3. Керівникам структурних підрозділів апарату Міненерговугілля неухильно дотримуватись вимог цього Положення.

4. Визначити такими, що втратили чинність, накази Міненерговугілля від 22.01.2015 № 26 "Про затвердження Положення про порядок прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземців та осіб без громадянства" та від 25.02.2015 № 118 "Про внесення змін до наказу Міненерговугілля України від 22.01.2015 № 26".

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

ПОЛОЖЕННЯ
про порядок прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства у Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України

1. Загальні положення

1.1. Це Положення визначає порядок взаємодії структурних підрозділів під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства (далі - іноземці) в Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України (далі - Міненерговугілля) з метою створення належних умов для міжнародного співробітництва.

1.2. За організацію роботи із зовнішньоекономічної діяльності та міжнародного співробітництва в Міненерговугілля відповідає Міністр або його заступник, відповідальний за організацію прийому та роботу з іноземцями відповідно до розподілу повноважень. Безпосередньо організацію прийомів іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства здійснює структурний підрозділ з питань зовнішніх відносин.

1.3. Забезпечення режиму секретності під час прийому іноземних делегацій здійснює режимно-секретний орган (далі - РСО) та інші структурні підрозділи Міненерговугілля, залучені до виконання програми прийому, відповідно до вимог Закону України "Про державну таємницю", Указу Президента України від 18 вересня 1996 року № 841 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин", постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736 "Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію" (далі - Інструкція), Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939 (далі - Порядок), та цього Положення.

2. Організація прийомів

2.1. Міністр або його заступники, отримавши лист від іноземної організації або її представництва чи окремих іноземних громадян та осіб без громадянства з проханням про особисту зустріч (візит) в Міненерговугілля, та у разі прийняття позитивного рішення щодо доцільності проведення заходу доручає структурному підрозділу зовнішніх відносин організацію проведення зустрічі, яка включає підготовку програми зустрічі.

2.2. Керівники структурних підрозділів Міненерговугілля у разі безпосереднього отримання інформації щодо візитів представників закордонних організацій готують доповідну записку на ім'я Міністра або заступників Міністра (згідно розподілу повноважень) про надання дозволу на проведення зустрічі з пропозиціями стосовно доцільності (недоцільності) зустрічі (візиту) із зазначенням строків, прізвищ відвідувачів, мети, очікуваних результатів та з наданням оригіналу листа-звернення, зареєстрованого в канцелярії Міненерговугілля.

2.3. Рішення про можливість прийому Міненерговугілля іноземців приймається Міністром або його заступником, відповідальним за організацію прийому та роботу з іноземцями, які вживають необхідних заходів для охорони державної таємниці.

2.4. Після отримання дозволу керівництва (резолюція на доповідній записці) на проведення зустрічі, завчасно, з урахуванням наявних відомостей щодо візиту, керівники структурних підрозділів звертаються із службовою запискою до підрозділу зовнішніх відносин з метою підготовки програми прийому і роботи з іноземцями (далі - Програма).

2.5. Підрозділом зовнішніх відносин разом з РСО та іншими структурними підрозділами Міненерговугілля розробляється Програма (додаток 1), яка повинна містити:

- відомості про іноземців, найменування їх посад, а також інформацію про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють, період перебування в установі;

- мету прийому іноземців, перелік питань, які плануються для обговорення. Інформація про діяльність установи, яка може бути доведена до іноземців або їм передана, зазначається у додатку до програми;

- строк перебування іноземців у приміщеннях Міненерговугілля;

- список посадових осіб, відповідальних за прийом іноземців і виконання інших завдань, пов'язаних з перебуванням іноземців у Міненерговугіллі (із зазначенням завдань);

- перелік структурних підрозділів Міненерговугілля, а також приміщень, які планується відвідати іноземцями;

- перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо-, відеоапаратури та інших технічних засобів;

- маршрути і порядок пересування іноземців приміщеннями Міненерговугілля;

- інші необхідні заходи.

2.6. Програма підписується керівником підрозділу зовнішніх відносин, погоджується з РСО та затверджується Міністром або його заступником, відповідальним за організацію прийому та роботу з іноземцями.

2.7. Копію затвердженої Програми та інші необхідні матеріали підрозділ зовнішніх відносин надає РСО для подальшого інформування Служби безпеки України.

2.8. У разі необхідності ознайомлення іноземців з відомостями, документами, що становлять державну таємницю або службову інформацію згідно Програми, виноситься рішення про надання такої інформації у відповідності до п. 717 Порядку, п. п. 121-126 Інструкції.

2.9. У разі коли під час прийому іноземців передбачається передача іноземцям в установленому законодавством порядку службової інформації, Міністр або за його дорученням керівник структурного підрозділу зовнішніх відносин своєчасно інформує у письмовій формі орган СБУ про склад іноземної делегації (групи) із зазначенням прізвищ, імен і посад її членів, період перебування та мету відвідання установи. Разом із зазначеною інформацією надсилається копія програми прийому іноземців.

2.10. Працівники Міненерговугілля, які беруть участь у прийомі іноземців, діють лише в межах своєї компетенції та повноважень, наданих керівництвом Міненерговугілля, забезпечуючи збереження державної таємниці.

2.11. Окрім представників підрозділу-ініціатора зустрічі участь представника РСО та підрозділу зовнішніх відносин під час проведення зустрічей з іноземцями є обов'язковою.

2.12. Пропуск іноземців до адміністративних будинків Міненерговугілля здійснюється за списком в присутності відповідальної за прийом особи згідно п. п. 724-725 Порядку, п. 2.7 та п. 3.10 Інструкції про пропускний і внутрішньооб'єктовий режим в адміністративних будівлях Міністерства енергетики та вугільної промисловості України, затвердженої наказом Міненерговугілля від 07 квітня 2014 року № 285, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 22 квітня 2014 року за № 439/25216.

2.13. Під час прийому і проведення роботи з іноземцями забороняється залишати іноземців у службових приміщеннях та на території Міненерговугілля без супроводу.

2.14. Проведення ділових зустрічей з іноземцями здійснюється безпосередньо в окремо виділених і належним чином обладнаних приміщеннях (вул. Хрещатик, 30, зала селекторних нарад (каб. 501), вул. Б. Хмельницького, 4, зала селекторних нарад (каб. 305)).

2.15. Підрозділ зовнішніх відносин Міненерговугілля веде журнал обліку ділових зустрічей з іноземцями за формою згідно з додатком 96 до Порядку.

2.16. За результатами прийому іноземців підрозділ зовнішніх відносин складає у довільній формі звіт (додаток 2), про виконання програми прийому і роботи з іноземцями протягом п'яти робочих днів, в якому зазначаються:

- відомості про іноземців, зміст проведених з ними бесід,

- інформація, яка використовувалася чи була передана їм, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації (відомості, документи, науково-технічна документація),

- інформація, яка була отримана від іноземців,

- відповідні пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.

2.17. Звіт про виконання програми роботи з іноземцями затверджується Міністром. У разі передачі іноземцям документів або матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, копія затвердженого звіту протягом п'яти робочих днів надсилається органові СБУ, а також за рішенням Міністра іншим заінтересованим установам.

2.18. Програма проведення роботи з іноземцями, акт про результати проведення експертної оцінки та звіт про виконання програми роботи з іноземцями зберігаються у підрозділі зовнішніх відносин в окремій справі, що передбачається номенклатурою справ.

2.19. У разі виконання необхідності в одночасному забезпеченні охорони службової інформації та режиму секретності під час міжнародного співробітництва захист службової та секретної інформації проводиться відповідно до вимог Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 р. № 939.

2.20. Всі документи, підписані стосовно прийому, обов'язково додаються до звіту в підрозділ зовнішніх відносин Міненерговугілля. Копія звіту надається РСО.

ПРОГРАМА
робочої зустрічі в Міністерстві енергетики та вугільної промисловості

ЗВІТ
за результатами ____________________________

{Текст взято з сайту Міненерговугілля України http://mpe.kmu.gov.ua}