Наказ № 36 від 27.03.1998 Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки та з питань європейської інтеграції України. Редакція від 18.07.2007

open

Головна
Нормативні акти
Наказ
Наказ № 36 від 27.03.1998 Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки та з питань європейської інтеграції України

скопійовано

Оберіть редакцію 18/07/2007

Документ має містити точну фразу

Документ не має містити наступного терміну

Документ має містити один з двох термінів

Документ має містити обидва терміни

Замінює символ або декілька символів наприкінці терміну

* Правила використання інтелектуального пошуку

скопійовано

Оберіть редакцію 18/07/2007

Нечинна

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ
Н А К А З
27.03.1998 N 36

Про затвердження Інструкції з діловодства у

Міністерстві економіки
{ Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства

економіки

N 115 ( v0115200-99 ) від 23.09.99

N 74 ( v0074557-00 ) від 11.05.2000

N 97 ( v0097557-00 ) від 26.05.2000

Наказами Міністерства економіки та з питань

європейської інтеграції

N 314 ( v0314569-01 ) від 21.12.2001

N 237 ( v0237569-03 ) від 01.09.2003

N 118 ( v0118569-04 ) від 26.03.2004

Наказами Міністерства економіки

N 187 ( v0187665-05 ) від 30.06.2005

N 254 ( v0254665-05 ) від 22.08.2005

N 345 ( v0345665-05 ) від 17.10.2005

N 260 ( v0260665-06 ) від 31.07.2006

N 150 ( v0150665-07 ) від 29.05.2007

N 226 ( v0226665-07 ) від 18.07.2007 }

{ У Наказі слова "Міністерство економіки України" у всіх

відмінках замінено словами "Міністерство економіки та

з питань європейської інтеграції України" у

відповідному відмінку згідно з Наказом Міністерства

економіки та з питань європейської інтеграції

N 314 ( v0314569-01 ) від 21.12.2001 }

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від
17 жовтня 1997 р. N 1153 ( 1153-97-п ) "Про затвердження Примірної
інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних
органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки
Крим, місцевих органах виконавчої влади" Н А К А З У Ю:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Міністерстві
економіки та з питань європейської інтеграції України (додається).
2. Начальникам управлінь і самостійних відділів організувати
вивчення та забезпечити дотримання вимог зазначеної Інструкції
працівниками відповідних структурних підрозділів.
3. Керівникам підвідомчих Міністерству організацій розробити
і затвердити Інструкцію з діловодства у відповідних організаціях.
4. У зв'язку із затвердженням Інструкції з діловодства у
Міністерстві економіки та з питань європейської інтеграції України
визнати таким, що втратив чинність, наказ Держплану УРСР від
24.11.75 N 175 "Про затвердження Інструкції з діловодства у
Державному плановому комітеті Ради Міністрів Української РСР".
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на
заступників Міністра та керуючого справами.
Міністр В.В.Роговий

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ

Міністерства економіки України

27.03.1998 N 36

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства у Міністерстві економіки та

з питань європейської інтеграції України
( У тексті Інструкції слова "група контролю" у всіх відмінках
замінено відповідно словами "відділ організації роботи
колегії та контролю" згідно з Наказом Міністерства
економіки N 115 ( v0115200-99 ) від 23.09.1999 )
( У тексті Інструкції слова "загальний відділ" замінено словами
"управління документального забезпечення", слова "перший
відділ" - "перше управління", "секретаріат колегії" - "відділ
організації роботи колегії та контролю", "відомства" - "інші
центральні органи виконавчої влади" у відповідних
відмінках згідно з Наказом Міністерства економіки
N 74 ( v0074557-00 ) від 11.05.2000 )
( У тексті Інструкції та додатках до неї слова "керуючий

справами" у всіх відмінках замінити словами "керівник

адміністративного департаменту" у відповідних відмінках

згідно з Наказом Міністерства економіки

N 74 ( v0074557-00 ) від 11.05.2000 )

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Інструкція з діловодства встановлює єдину систему
діловодства у Міністерстві економіки та з питань європейської
інтеграції України (далі - Міністерство), регламентує організацію,
визначає правила створення документів, порядок роботи з ними з
моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі
в архів. Додержання вимог Інструкції є обов'язковим для всіх
працівників центрального апарату Міністерства.
1.2. Положення Інструкції поширюються на всю службову
документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних
комп'ютерів (ПК). Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з
обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян
визначається спеціальними інструкціями.
1.3. Відповідальність за стан діловодства у підрозділах*
Міністерства, додержання вимог цієї Інструкції, а також за
збереження документів покладається на керівництво структурних
підрозділів.
_______________

* Головні управління, управління та самостійні відділи -
далі - підрозділи.
Ведення діловодства у підрозділі здійснює секретар**
підрозділу.
_______________

** Старші інспектори підрозділів або працівники,
відповідальні за діловодство - далі пишуться секретарі.
У підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено
посади працівника з діловодства, ця робота покладається на
спеціально виділену для цього особу.
1.4. Вимоги управління документального забезпечення*** з
питань ведення діловодства і роботи з документами обов'язкові для
всіх працівників Міністерства.
_______________

*** Управління документального забезпечення - далі -
управління документального забезпечення.
Контроль за правильністю застосування вимог Інструкції в
апараті Міністерства здійснює управління документального
забезпечення.
1.5. Начальники підрозділів Міністерства зобов'язані: розглядати і передавати виконавцям документи в день їх
надходження у підрозділ; забезпечувати своєчасне отримування та якісне виконання
документів і доручень керівництва Міністерства; аналізувати стан листування, не допускаючи його з питань, які
не потребують документального оформлення і можуть бути вирішені в
оперативному порядку; вживати заходів до скорочення службового
листування; не вимагати від міністерств, інших центральних органів
виконавчої влади, організацій всіляких відомостей (звітів),
подання яких не передбачено нормативно-правовими актами і не
викликається необхідністю; організовувати підвищення кваліфікації всіх спеціалістів
підрозділів щодо роботи з документами і використання засобів
організаційної та обчислювальної техніки; знайомити новоприйнятих працівників з цією Інструкцією; покладати на період відсутності секретаря підрозділу
(відпустка, хвороба та ін.) ведення діловодства на спеціально
виділеного працівника підрозділу; при звільненні або переході на іншу роботу секретаря
підрозділу організувати передачу справ, документів і реєстраційних
карток за актом новопризначеному на цю посаду працівникові. Один
примірник акта передається у управління документального
забезпечення; забезпечити ознайомлення новоприйнятого секретаря протягом
трьох днів з цією Інструкцією та направити до управління
документального забезпечення для проходження інструктажу.
1.6. Всі службові документи, що знаходяться на виконанні,
повинні зберігатися в шафах і столах, які замикаються. При
звільненні, переході на іншу роботу, перебуванні у відпустці,
перед від'їздом у відрядження спеціаліста всі наявні у нього
службові документи передаються іншій особі за вказівкою начальника
підрозділу.
1.7. Стан діловодства у підрозділах Міністерства
перевіряється один раз на рік (січні - лютому за минулий рік)
експертними комісіями підрозділів (ЕК). Комісії перевіряють виконання вимог цієї Інструкції,
проводять вибіркову перевірку наявності службових документів із
числа найбільш важливих. Про наслідки перевірки складається акт, який доповідають
начальнику підрозділу для вжиття, у разі потреби, заходів щодо
усунення виявлених недоліків. Один примірник акта передається у
управління документального забезпеченням.
1.8. Використання службових документів і відомостей,
пов'язаних з діяльністю Міністерства у відкритій пресі, в
передачах по радіо і телебаченню, а також у науково-дослідних
роботах допускається тільки з дозволу Міністра економіки або його
заступників.
1.9. Діловодство Міністерства ведеться державною мовою.
2. ПІДГОТОВКА СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ
2.1. Документування управлінської діяльності 2.1.1. Для документування управлінської діяльності
Міністерства визначено перелік видів службових документів згідно з
додатком 1. 2.1.2. Відповідно до Положення про Міністерство економіки та
з питань європейської інтеграції України. Міністерство, у межах
своїх повноважень, видає на основі й на виконання чинного
законодавства накази. Міністерство, у разі необхідності з питань, що становлять
взаємний інтерес, видає разом з іншими центральними органами
виконавчої влади спільні розпорядчі документи. 2.1.3. Підставою для виникнення розпорядчих документів у
діяльності Міністерства є: Конституція ( 254к/96-ВР ) і закони України, постанови
Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України,
декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України; конкретні доручення вищих органів; здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою
виконання Міністерством покладених на нього завдань відповідно до
його компетенції; потреба у правовому регулюванні діяльності апарату
управління. 2.1.4. У випадках, коли діючими нормами не встановлено
обов'язкове видання документа, вибір письмової чи іншої форми
вираження управлінських дій покладається на керівництво
Міністерства і визначається доцільністю у кожному конкретному
випадку. 2.1.5. Розпорядчі документи, що надходять у Міністерство з
вищих органів, згідно з дорученням керівництва Міністерства
доводяться до підрозділів і підвідомчих організацій шляхом
видання: самостійного розпорядчого документа (наказу), у якому
викладається зміст документа вищого органу стосовно завдань
Міністерства і намічаються конкретні заходи, що підлягають
здійсненню; інформаційного листа, якщо вказаний розпорядчий документ не
потребує конкретизації. У всіх випадках документи, що видаються на підставі
документів вищих органів, повинні мати посилання на них із
зазначенням найменування документа, його дати, номера, заголовка.
2.2. Складання документів 2.2.1. Для складання службових документів у Міністерстві
використовується папір форматів А3 (420 х 297), А4 (210 х 297) і
А5 (148 х 210). Складання документів на папері довільного формату не
дозволяється. 2.2.2. Всі службові документи оформляються на бланках, що
виготовляються друкарським способом. На чистих аркушах паперу, а не на бланках друкуються: проекти законів України, указів і розпоряджень Президента
України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України,
проекти листів, адресовані Верховній Раді України, Адміністрації
Президента України за підписом Прем'єр-міністра або
Віце-прем'єр-міністра України; листи, доповідні записки, довідки та інші документи,
підготовлені Міністерством спільно з іншими організаціями; деякі документи (листи, окремі види довідок та ін.),
призначені для використання в апараті Міністерства. 2.2.3. Зміст документів повинен викладатись стисло, грамотно,
зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів та
зворотів, які не несуть смислового навантаження. Найменування установи повинно відповідати найменуванню,
зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування
вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у
положенні (статуті) про установу. На бланках наказів, листів,
указівок уживаються зафіксовані скорочені найменування установ.
{ Абзац другий підпункту 2.2.3 в редакції Наказу Міністерства
економіки N 74 ( v0074557-00 ) від 11.05.2000 } 2.2.4. Тексти документів, як правило, складаються із двох
основних частин. У першій частині вказується обгрунтування або
підстава для складання документа, у другій - викладаються
висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. Якщо документ складається з однієї фрази, то в першій її
частині також повідомляється підстава або причини для складання
документа, а у другій - рішення, розпорядження, прохання. В окремих випадках текст документів може мати одну частину:
накази - розпорядчу без преамбули, листи - прохання без пояснень
та ін. 2.2.5. Документи, що містять інформацію з різних питань
діяльності Мінекономіки (доповіді, положення, звіти, інструкції
тощо), поділяються на розділи, підрозділи і пункти, які
нумеруються арабськими цифрами. Розділи і підрозділи повинні мати
заголовки, що відображають суть документа. Підрозділи нумеруються
в межах розділу. Номер підрозділу складається із номера розділу і
підрозділу, розділених крапкою. Пункти нумеруються в межах
розділу, якщо нема підрозділів. Номер пункту складається із номера
розділу, підрозділу і пункту, розділених крапками, наприклад:
1.1.13, 5.14.3. Допускається наскрізна порядкова нумерація складових частин
тексту арабськими цифрами. Для складання документів з великою кількістю розділів зручно
складати зміст, у якому перераховуються всі розділи з зазначенням
сторінок. 2.2.6. Цифровий матеріал, який наводиться в документах, як
правило, оформляється у вигляді таблиць. Заголовки таблиць повинні бути короткими і повністю
відображати зміст таблиці. Заголовки розміщуються над таблицею
посередині і пишуться з великої літери. В кінці заголовків і
підзаголовків таблиць крапки і двокрапка не ставляться. Слово "Таблиця" і порядковий номер таблиці вказуються
праворуч над першою сторінкою таблиці, над іншими пишеться слово
"Продовження табл. 1". Слова, що повторюються одне під одним в одній і тій самій
графі таблиці, замінюються лапками. Заміна лапками цифр,
математичних знаків, знаків процента і номерів позначень марок
матеріалів - не допускається. Якщо повторюється лише частина
фрази, то допускається цю частину заміняти словами "Те ж", із
зазначенням додаткових відомостей. Цифри в графах таблиць повинні проставлятись так, щоб класи
чисел у всій графі були розташовані один під одним. 2.2.7. При підготовці текстів документів необхідно: заміняти складні речення простими, застосовувати сталі
(трафаретні) словосполучення, вживати прямий порядок слів у
реченні (підмет передує присудку) у тому випадку, якщо логічний
(смисловий) наголос падає на об'єкт дії; вживати зворотний порядок слів у реченні (присудок передує
підмету) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає
на саму дію або на суб'єкт дії; заміняти віддієслівні іменники, особливо в розпорядчих
документах, відповідними дієсловами, вживати в розпорядчих
документах дієслова неозначеної форми, наприклад, "затвердити",
"зобов'язати", "скасувати"; заміняти займенники іменниками (наприклад: "Мінекономіки
просить", "Підрозділу потрібно", а не "Ми просимо", "Нам
потрібно"); вживати в розпорядчих документах мовні конструкції наказового
(імперативного) характеру; застосовувати сталі словесні формули
(наприклад: "наказую", "пропоную", "Мінекономіки повідомляє"). 2.2.8. Для економії часу спеціалістів на складання службових
документів однорідні або близькі за змістом документи
уніфікуються. Розробляються макети текстів і трафаретні тексти,
які заздалегідь виготовляються друкарським способом. 2.2.9. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та
належне оформлення документів покладається: таких, що розробляються на виконання завдань, визначених
законами України, постановами Верховної Ради України, актами та
дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів
України та дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішенням
Міністра на одного з його заступників відповідно до розподілу
обов'язків; інших службових документів - на керівників структурних
підрозділів Міністерства. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне
оформлення документа, що візується кількома особами, несуть
однаковою мірою всі ці посадові особи. При погодженні проектів документів інших органів виконавчої
влади відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх
оформлення покладається на відповідних заступників Міністра. Підпункт 2.2.9 в редакції Наказу Міністерства економіки та з
питань європейської інтеграції N 237 ( v0237569-03 ) від
01.09.2003 }
2.3. Оформлення документів 2.3.1. Види службових документів, що вживаються в
управлінській діяльності Міністерства, порядок їх складання,
оформлення і місце розміщення реквізитів зазначені у переліку
(додаток 1). 2.3.2. Кожний вид документа, що складається в Міністерстві,
повинен мати твердо визначений комплекс реквізитів (складових
частин, додаток 2). На бланках постанов, наказів при вказанні на
місце видання законодавчого акта зазначається тільки назва місця
видання без загальної назви, наприклад:
Міністерство економіки та з питань

європейської інтеграції України

НАКАЗ
___________ N _____________

Київ
Про внесення змін і доповнень до наказу ..." Підпункт 2.3.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом
Міністерства економіки України N 74 ( v0074557-00 ) від
11.05.2000 } 2.3.3. Найменування виду документа повинно зазначатись на
кожному документі (за винятком листа). 2.3.4. Заголовок до тексту - це короткий виклад змісту
документа. Заголовок складається до всіх документів формату А3 і
А4 незалежно від їх призначення. Заголовок повинен бути максимально стислим і точним.
Формулювати заголовок документа слід за допомогою віддієслівного
іменника, відповідаючи на запитання "Про що документ?", "Чого?"
наприклад: "Про виділення додаткових коштів...", "Про
забезпечення..." тощо. { Абзац другий підпункту 2.3.4 із змінами,
внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки N 74
( v0074557-00 ) від 11.05.2000 } Якщо в документі відображено кілька питань, заголовок може
формулюватись узагальнено. Заголовок формулюється складачем
документа і розміщується у лівому верхньому куті під позначенням
дати і номера. Максимальна довжина рядка - 28 знаків. У документі великого обсягу або такому, що відображає кілька
питань, поряд із заголовком складаються підзаголовки. Вони
пишуться у лівій частині аркуша не перериваючи тексту. Заголовок не складається до телеграм, телефонограм,
повідомлень та інших документів, текст яких друкується на папері
формату А5. 2.3.5. Адресування документів. При адресуванні документів
необхідно додержуватись таких правил: документи адресують установі, її структурному підрозділу або
конкретній службовій особі (структурний підрозділ або службова
особа зазначаються при внутрішньовідомчому листуванні, листуванні
з постійними кореспондентами та в інших випадках, коли
встановлення точного адресата не викликає труднощів); найменування установи та її структурного підрозділу необхідно
писати у називному відмінку, наприклад:
--------------------------------- |Міністерство енергетики України| |Технічне управління | ---------------------------------
при надсиланні документа службовій особі найменування
установи пишуть у називному відмінку, а посаду і прізвище
адресата - у давальному, наприклад:
--------------------------------- |Міністерство інформації України| |Начальнику планово-економічного| |управління Петренку О.І. | ---------------------------------
при надсиланні документа керівнику установи її найменування
входить у найменування посади і пишеться в давальному відмінку,
уживаючи паралельні форми давального відмінка: посада - закінчення
(-ові), прізвище - закінчення (-у) чи навпаки, наприклад:
Міністерство фінансів України

Начальникові (-у) юридичного

управління

Петренко (-ові) О.І., априклад:
----------------------------- |Міністру енергетики України| |Сидоренку М.І. | ----------------------------- Абзац п'ятий підпункту 2.3.5 із змінами, внесеними згідно з
Наказом Міністерства економіки N 74 ( v0074557-00 ) від
11.05.2000 }
при розсиланні документів адресат може зазначатись
узагальнено, наприклад:
------------------------------------ |Міністерствам і іншим центральним | |органам виконавчої влади України | ------------------------------------
поштова адреса кореспондента пишеться після назви адресата
або його прізвища у правому верхньому куті документа і вказується
повністю: поштовий індекс, область, місто, номер поштового
відділення, вулиця, номер будинку. Якщо кореспонденція надсилається на адресу Верховної Ради
України, Президента України, Кабінету Міністрів України,
міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, регіонів,
інших постійних кореспондентів та підвідомчих Мінекономіки
організацій, то їх поштова адреса вказується лише на конвертах; документ не повинен мати більше чотирьох адрес; при
надсиланні документа більше ніж на чотири адреси складається
список на розсилання, який пишуть на звороті копії документа або
на окремому аркуші паперу, а на кожному примірнику документа
зазначають лише одну адресу; при надсиланні документа особі, що не представляє організацію
або структурний підрозділ (особливо це стосується відповідей на
скарги і заяви громадян), можна зазначити лише прізвище, не
вказуючи посади. Якщо документ адресується окремим громадянам, то спочатку
зазначають прізвище, ініціали, а потім - поштову адресу,
наприклад:

Петренку (-ові) О.І.

02183, м. Київ-183,

пр-т Генерала Ватутіна, буд. 26А кв. 101
{ Абзац підпункту 2.3.5 в редакції Наказу Міністерства економіки
N 74 ( v0074557-00 ) від 11.05.2000 }
2.3.6. Датування документів. Дата є обов'язковим реквізитом
будь-якого документа. Датою документа є дата його підписання, затвердження або
події, яка зафіксована в документі. Наприклад: датою наказу і листа є дата їх підписання, датою
протоколу і акта - дата зафіксованої у них події, датою звіту та
інших документів, які затверджуються, - дата їх затвердження. Датою видання (прийняття) розпорядчого документа вважається
дата його підписання керівником або дата прийняття документа
колегіальним органом. Дата є пошуковою ознакою і вживається при посиланнях на даний
документ разом з його назвою і реєстраційним індексом. Вона
проставляється безпосередньо особою, яка підписала або затвердила
документ. До складу дати входять число, місяць і рік, що позначаються
арабськими цифрами, розділеними крапками; перша пара цифр - число
місяця, друга пара цифр - порядковий номер місяця, третя пара -
дві останні цифри року. Якщо порядковий номер місяця або число
складаються з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль,
наприклад: 5 травня 1997 року слід писати 05.05.97 або 05.05.1997.
У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять
відомості фінансового характеру, та при посиланні на дату
затвердження документа вищого органу влади застосовується
словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: від 30 травня
2000 р. Записи календарних дат із зазначенням століття 10.05.1997
роблять у наказах, протоколах, доповідних записках, довідках,
актах, листах, у написах ПОГОДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО. { Абзац шостий
підпункту 2.3. із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства
економіки N 74 ( v0074557-00 ) від 11.05.2000 } Без століття дати пишуться в додатках до наказів,
реєстраційних і контрольних картках, штампах для реєстрації
вхідних документів, резолюціях, візах, написах "До справи" та
інших документах внутрішнього характеру. Всі службові позначення на документі, пов'язані з його
проходженням і виконанням, датуються і підписуються (резолюції,
погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення
його до справи). Дата підписання проставляється у лівій верхній частині
документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього
місці бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата
проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа
зазначається у відповідному грифі. 2.3.7. Погодження документів. Погодження є способом
попереднього розгляду і оцінки проекту документа. Погодження повинно забезпечити правильне і всебічне вирішення
питань: про якість підготовленого документа, його доцільність,
своєчасність, економічну і науково-технічну обгрунтованість
змісту; про відповідність документа чинному законодавству і
правовим актам, що визначають компетенцію установи, яка прийняла
документ. Погодження може здійснюватись в апараті Міністерства із
структурними підрозділами і службовими особами, а також з іншими
організаціями. Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються
на виконання законів України, постанов Верховної Ради України,
актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів
України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше
ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім
виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівництвом
Міністерства невідкладно. { Підпункт 2.3.7 доповнено абзацом
четвертим згідно з Наказом Міністерства економіки та з питань
європейської інтеграції N 237 ( v0237569-03 ) від 01.09.2003 } Внутрішнє погодження документа провадять у такій
послідовності: із підрозділами Міністерства, юридичним управлінням
і редактором, із заступниками Міністра економіки, які відають
питаннями, що порушуються в проекті документа. Формою внутрішнього погодження проекту документа є візування. Віза включає в себе особистий підпис, ініціали і прізвище
особи, яка візує документ, і дату візування. При необхідності
зазначають найменування посади цієї особи. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються
у підрозділах Міністерства.
Наприклад: Начальник підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)

Дата
Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають на
окремому аркуші. У цьому випадку віза може мати таку форму:
Начальник підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Зауваження додаються
Дата
Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує
документ. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється візою,
грифом погодження, довідкою погодження або протоколом обговорення
проекту документа на засіданні колегіального органу. Гриф погодження включає в себе такі елементи: слово
ПОГОДЖЕНО, найменування посади, особистий підпис, ініціали та
прізвище особи, з якою документ погоджується, дату погодження.
Наприклад: ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра

економіки України

(Підпис) (Ініціали та прізвище)

Дата
Позначки про внутрішнє і зовнішнє погодження (віза або гриф)
проставляються на останньому аркуші документа нижче підпису або на
окремому аркуші погодження за встановленою формою. У разі, коли зміст документа стосується більше трьох установ,
складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому
документі на місці грифа погодження, наприклад: Аркуш погодження
додається. Зовнішнє погодження проектів документів вищих органів влади
проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації в
Міністерстві. { Підпункт 2.3.7 доповнено абзацом п'ятнадцятим
згідно з Наказом Міністерства економіки та з питань європейської
інтеграції N 237 ( v0237569-03 ) від 01.09.2003 } Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа
Найменування посади Найменування посади
(Підпис) (Ініціали та прізвище) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата Дата
2.3.8. Засвідчення документів є формою вираження
відповідальності за їх зміст і законність. Основними способами
засвідчення документів є підписання, затвердження та проставлення
печатки. Підпис - обов'язковий реквізит кожного документа. Відповідно до Положення про Міністерство економіки та з
питань європейської інтеграції України право ведення листування із
службових питань і підписання документів надається Міністру
економіки, керівнику адміністративного департаменту, начальнику
Державної інспекції з контролю за цінами, начальникам підрозділів
та всім їх заступникам. Телеграми підписують Міністр економіки і його заступники. Документи, що надсилаються на розгляд до Верховної Ради
України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів
України, підписуються Міністром економіки і його заступниками. У
разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня
підписуються всі примірники. Внесення у підписані документи будь-яких виправлень та
доповнень не допускається. Не допускається підписання документа з
прийменником "за" або проставленням косої риски перед
найменуванням посади. Зміст документів, підготовлених за підписом Міністра і його
заступників, викладається від імені Міністерства, за підписом
начальників підрозділів і їх заступників - від імені підрозділу. При тимчасовій відсутності службової особи, якій надається
право підписувати документи, ці документи підписує особа, яка
тимчасово її заміщає. ( Абзац шостий пункту 2.3.8 із змінами,
внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки N 115
( v0115200-99 ) від 23.09.99 )
{ Абзац дев'ятий підпункту 2.3.8 виключено на підставі Наказу
Міністерства економіки N 254 ( v0254665-05 ) від 22.08.2005 }
Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи
інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть
підписувати виконавці, якщо вирішувані при цьому питання не
виходять за межі їх повноважень. У відповідях на будь-які запити або документи необхідно
обов'язково посилатися на їх вихідний номер і дату. Документи, як правило, мають один підпис. Підписи двох службових осіб проставляються на документах
колегіальних органів, наприклад, протоколи засідань колегії
Мінекономіки підписують Міністр економіки і секретар колегії. Два підписи або більше проставляються у тому випадку, коли за
зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (наприклад:
акти, фінансові документи, документи, що виходять від кількох
установ). До складу підпису входить найменування посади особи, яка
підписала документ (повне, коли документ складено не на бланку, і
скорочене - на документах, складених на бланках), особистий підпис
і його розшифрування, наприклад:
Заступник Міністра економіки (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Якщо документ повинні підписувати кілька службових осіб, їх
підписи розміщають один під одним у послідовності, що відповідає
посаді, причому найменування посад розділяють двома - чотирма
міжрядковими інтервалами, наприклад:
Керівник адміністративного
департаменту Мінекономіки (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Головний бухгалтер (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Якщо документ повинні підписувати кілька осіб, що займають
однакові посади, то їх підписи розміщають на одному рівні,
наприклад:
Заступник Заступник
Міністра економіки України Міністра фінансів України
(Підпис) (Ініціали та прізвище) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
При підписанні документів, складених комісією, зазначають не
посади осіб, які склали документ, а обов'язки в складі комісії,
наприклад:
Голова комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Члени комісії: (Підписи) (Ініціали та прізвище)
Затвердження - особливий спосіб засвідчення документа. Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили
тільки з часу його затвердження (якщо інше не передбачено чинним
законодавством). Затверджуються, як правило, такі види документів: положення
(про підрозділи Міністерства, дорадчі органи та ін.), статути
підвідомчих організацій, звіти і баланси, структура і штатні
розписи, акти контрольно-ревізійного характеру, акти приймання в
експлуатацію закінчених будівництвом або реконструкцією будівель і
споруд, акти приймання і передачі справ, окремі види протоколів
тощо. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом
затвердження або виданням наказу. Обидва способи затвердження
мають однакову юридичну силу. Елементами грифа затвердження є: слово ЗАТВЕРДЖУЮ,
найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи,
яка затвердила документ, дата затвердження. Гриф затвердження
розміщається у правому верхньому куті документа і має таку форму:
ЗАТВЕРДЖУЮ

Заступник Міністра

економіки України

(Підпис) (Ініціали та прізвище)

Дата
Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила,
тощо) повинні затверджуватись відповідним розпорядчим документом
установи, що видала акт. При затвердженні документа правовим актом
на документі проставляється гриф за формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства

економіки України

02.05.2000 N 12 або

22.05.01. Абзац сьомий в редакції Наказу Міністерства економіки N 74
( v0074557-00 ) від 11.05.2000 }
Якщо документ потребує і затвердження, і погодження, то грифи
розміщуються так:
ЗАТВЕРДЖУЮ

Заступник Міністра

економіки України

(Підпис) (Ініціали та прізвище)

Дата
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра Заступник Міністра
праці України фінансів України
(Підпис) (Ініціали та прізвище) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата Дата
Документи, що вимагають особливого засвідчення їх
справжності, скріплюються печаткою. Гербовою печаткою засвідчуються підписи Міністра економіки,
керівника адміністративного департаменту, начальника Державної
інспекції з контролю за цінами і начальників підрозділів та їх
заступників у межах визначеної компетенції. Крім того, застосування печатки необхідно у всіх випадках
засвідчення прав фізичних і юридичних осіб, установлення фактів,
пов'язаних з витрачанням коштів і матеріальних цінностей, а також
на положеннях (статутах) підвідомчих організацій, дорученнях,
договорах, посвідченнях. Печатка ставиться також на довідках, що підтверджують факти,
пов'язані з трудовою діяльністю громадян (про місце роботи,
заробітну плату тощо). На копіях нормативних актів (накази Мінекономіки), що
надсилаються у підрозділи та в інші установи, ставиться печатка
управління документального забезпечення. 2.3.9. Оформлення копій документів. Копія документа -
відтворення всіх реквізитів документа - виготовляється і видається
в інші організації і установи з дозволу керівництва або
начальників підрозділів Міністерства. У Мінекономіки можуть засвідчуватися копії тільки тих
документів, які складаються безпосередньо в апараті Міністерства. Разом з тим, при вирішенні питань, що стосуються прийому
громадян на роботу, при задоволенні їх трудових, житлових та інших
прав, при формуванні особових справ дозволяється виготовляти копії
документів, виданих іншими установами (копії дипломів і свідоцтв
про одержану освіту та ін.). Копія документа, розробленого в Міністерстві, засвідчується
підписом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту
копії оригіналу. На першому аркуші у верхньому правому куті лицьового боку
копії документа ставиться позначка "копія". Засвідчувальний напис складається за формою: слово "Згідно",
найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчила копію,
її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії і проставляється
нижче реквізиту "Найменування посади", наприклад:
Згідно
Секретар підрозділу
Мінекономіки
Дата (Підпис) (Ініціали та прізвище)
При пересиланні копії в інші установи або видачі на руки
окремим особам вона завіряється працівником підрозділу, що видав
копію, та засвідчується печаткою управління документального
забезпечення. Під час оформлення копій документа, що стосується особистих
прав та інтересів громадян, на документі, з якого знято копію,
робиться позначка, кому і коли вона видана. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах,
текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання
документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка
засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад: Дата, індекс _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
Заступник Міністра економіки (Ініціали та прізвище)
Згідно
Секретар підрозділу
Дата (Підпис) (Ініціали та прізвище)
На копіях вихідних документів, що лишаються у справі, мають
бути розшифровані візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та
візи виконавців, напис про засвідчення документа. Копія документа
повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі. Розмножені примірники наказів, що не відтворюють
факсимільний підпис оригіналу, засвідчуються печаткою Міністерства
економіки та з питань європейської інтеграції України "Для
наказів". { Абзац сімнадцятий підпункту 2.3.9 в редакції Наказу
Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції N 118
( v0118569-04 ) від 26.03.2004 }

При засвідченні копії документа печаткою її слід проставляти
перед реквізитом "підпис" так, щоб вона захопила частину
найменування посади особи, яка підписала документ, наприклад:
--------------- аступник Мін|істра | кономіки Укр|аїни М.П. | (Ініціали та прізвище) ---------------
2.3.10. Оформлення додатків до документів. Додатки до
документів можуть бути таких видів: додатки, що затверджуються відповідними нормативними
документами; додатки, що пояснюють чи доповнюють зміст основного
документа. Додатки повинні мати всі необхідні для документа елементи
(найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх
зміст, дату, позначки про погодження, затвердження). Додатки до розпорядчого документа мають у верхньому правому
куті першого аркуша позначку із зазначенням назви розпорядчого
документа, дати і номера за формою:
Додаток

до наказу Міністерства

економіки України

20.05.97 N 42
При наявності кількох додатків до розпорядчого документа на
них проставляється порядковий номер: Додаток 1, Додаток 3. Якщо
додаток має продовження, то на другій, третій... сторінках
пишеться: Продовження додатка 1, Продовження додатка 2 тощо. Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись
(візуватись) керівниками структурних підрозділів на лицьовому боці
останнього аркуша додатка. Наявність додатків вказується в основному або супровідному
документі після його тексту (але вище підпису) із зазначенням
назви, кількості аркушів і примірників, що додаються. Якщо документ має додатки, що згадуються у тексті, то
позначка про наявність додатка має таку форму: Додаток: на " " арк. в " " примірниках. Якщо документ має додатки, не названі у тексті, то їх
найменування необхідно перелічити із зазначенням кількості аркушів
у кожному додатку і кількості примірників, наприклад:
Додатки: 1. Проект постанови Кабінету Міністрів України

на 3 арк. в 1 прим.

2. Пояснювальна записка на 1 арк. в 1 прим. та

дискета.

3. Довідка про погодження на 1 арк. в 1 прим.
Якщо до документа додається інший документ, який має додатки,
то позначка про наявність додатка має таку форму:
Додаток: лист Держкомстату України від 10.05.97 N 4/133

і додаток до нього, всього на 7 арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі
адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
Кількість аркушів у зброшурованих додатках (книги, брошури)
не зазначається.
2.3.11. Позначки про надходження і виконання документів. Проходження документа супроводжується відповідними
позначками: про надходження (реєстрацію) документа - проставляється
штамп; про контроль документа - проставляється штамп "Контроль"; про виконання документа - даються вказівки у формі резолюції
керівництва або підрозділів Міністерства; про направлення виконаного документа до справи -
проставляється штамп на нижньому полі першого аркуша документа,
який містить такі дані: коротку довідку про виконання (якщо
відсутній документ про виконання), слово "До справи N ___", в яку
має бути підшито документ, дату направлення документа в справу,
підпис виконавця, наприклад: До справи N 11-33. Питання вирішено 06.05.97 із заступником Міністра інформатики
Іванченком І.А.
Дата (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Позначка "До справи N ___" свідчить про те, що роботу над
документом закінчено. Кожний документ повинен мати позначку про безпосереднього
виконавця. Прізвище виконавця (укладача) і номер його службового
телефону проставляються у нижньому лівому куті лицьового боку
останнього аркуша документа.
Наприклад:
Петров
293-40-01
2.4. Порядок підготовки і оформлення проектів законів
України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень
Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів
України 2.4.1. Проекти законів України, постанов Верховної Ради
України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і
розпоряджень Кабінету Міністрів України (далі - проекти рішень)
вносяться до Кабінету Міністрів України разом із супровідним
листом за підписом Міністра економіки, а в разі його відсутності -
особою, що його заміщає, до яких додається копія проекту, виконана
в електронному вигляді (комп'ютерний файл). При узгодженні проектів рішень їх візують керівники вказаних
органів і організацій, а в разі їх відсутності - особи, які їх
заміщають. 2.4.2. Проекти рішень подаються до Кабінету Міністрів України
разом з пояснювальною запискою, в якій даються необхідні
обгрунтування і прогнози очікуваних соціально-економічних та інших
наслідків їх реалізації. 2.4.3. Проекти рішень підлягають обов'язковому узгодженню із
заінтересованими міністерствами, іншими центральними органами
виконавчої влади, громадськими та іншими організаціями, а проекти
рішень нормативного характеру - з Мін'юстом України. Узгодження проектів рішень на всіх стадіях їх розробки
забезпечується в першочерговому порядку. За наявності розбіжностей щодо проекту підрозділ
Міністерства, який його готує, і відповідний заступник Міністра
зобов'язані провести обговорення із заінтересованими сторонами з
метою пошуку взаємоприйнятного рішення. Якщо такого рішення не
знайдено, то проект візується із зауваженнями, зміст яких
викладається в окремій довідці, яка, разом з переліком
розбіжностей і оригіналом зауважень, додається до супровідного
листа за підписом відповідного керівника. 2.4.4. Проекти рішень всебічно обгрунтовуються, редагуються,
погоджуються з відповідними підрозділами Міністерства, візуються в
юридичному управлінні і редактором. 2.4.5. Міністр економіки і керівники заінтересованих
міністерств та інших центральних органів виконавчої влади візують
проекти на лицьовому боці останньої сторінки першого примірника
або на аркуші погодження встановленої форми. Віза заступників
Міністра, начальників підрозділів, юридичного управління і
редактора ставиться на лицьовому боці останньої сторінки другого
примірника. Особи, які візують документи, повинні розписуватись
розбірливо і проставляти дату візування (з обов'язковою
розшифровкою віз). 2.4.6. Проекти рішень повинні відповідати чинному
законодавству, в них необхідно точно зазначати найменування
міністерств, інших центральних органів виконавчої влади,
організацій, населених пунктів. 2.4.7. У текстах проектів постанов Кабінету Міністрів України
пишуться повні найменування міністерств, інших центральних органів
виконавчої влади, а в проектах розпоряджень, додатках до проектів
постанов і розпоряджень - скорочені (якщо вони передбачені). 2.4.8. Додатки до проектів постанов і розпоряджень Кабінету
Міністрів України візують: на першому примірнику - заступник
Міністра економіки, на другому - начальник підрозділу або його
заступник, виконавець та редактор. 2.4.9. Проекти рішень друкуються на одному боці аркуша паперу
формату А4 за формами, які встановлює Кабінет Міністрів України. 2.4.10. При підготовці проектів нормативно-правових актів
(рішень) необхідно у повному обсязі використовувати можливості
інформаційно-пошукових правових комп'ютерних програм, ураховуючи
при цьому, що вони мають допоміжний характер, а офіційними
джерелами нормативно-правової бази залишаються друковані видання:
Зібрання законодавства України, Зібрання постанов Уряду України,
Відомості Верховної Ради України, "Офіційний вісник України",
газети "Голос України", та "Урядовий кур'єр". { Пункт 2.4
доповнено підпунктом 2.4.10 згідно з Наказом Міністерства
економіки N 97 ( v0097557-00 ) від 26.05.2000 }
2.5. Підготовка та оформлення матеріалів до засідань колегії
Мінекономіки 2.5.1. Засідання колегії Міністерства проводяться відповідно
до розробленого і затвердженого наказом Міністерства плану та в
міру необхідності. У плані проведення засідань колегії зазначаються питання,
назви підрозділів, міністерств та інших центральних органів
виконавчої влади, які готують матеріали, термін подання і дата їх
розгляду, прізвище, ініціали та посади доповідачів. 2.5.2. З метою своєчасної розробки плану проведення засідань
колегії начальники підрозділів і керівники підвідомчих
Міністерству організацій систематично готують за встановленою
формою і за місяць до кінця поточного кварталу подають до
відділу організації роботи колегії та контролю (у двох
примірниках) перелік питань, які доцільно внести на розгляд
колегії Міністерства у наступному кварталі, завізований
начальником підрозділу та відповідним заступником Міністра. 2.5.3. Матеріали на розгляд колегії Міністерства подають
підрозділи у надрукованому вигляді не пізніше ніж за сім днів до
дня засідання. Ці матеріали обов'язково містять: доповідну записку, адресовану колегії Міністерства, у якій
обгрунтовано викладено питання, з висновками і пропозиціями. Обсяг
записки не повинен перевищувати чотирьох сторінок (без урахування
додатків). Доповідну записку підписує начальник підрозділу,
відповідальний за підготовку даного питання, та візує відповідний
заступник Міністра на першій сторінці у лівому верхньому куті з
написом "На колегію". У кінці доповідної записки зазначається
прізвище та номер телефону виконавця; проект протокольного рішення (у випадку потреби - проект
наказу) з питання, що подається на розгляд, з візами на першому
примірнику відповідного начальника підрозділу та заступника
Міністра, які відповідають за підготовку цього питання; довідку про погодження проекту протокольного рішення із
заінтересованими міністерствами, іншим центральним органів
виконавчої влади, організаціями і підрозділами Міністерства (у
разі необхідності); список осіб, які запрошуються на засідання колегії для участі
у розгляді питання, від Мінекономіки - із зазначенням прізвища та
ініціалів (в алфавітному порядку), а від інших міністерств,
інших центральних органів виконавчої влади і організацій -
прізвища, імені та по батькові, посади, поштової адреси
організації і службового телефону. Список осіб подається за
підписом начальника підрозділу, відповідального за підготовку
питання, та погоджується з відповідним заступником Міністра. 2.5.4. Про кожне засідання колегії Міністерства складається
протокол. 2.5.5. Матеріали, підготовлені до засідання колегії (порядок
денний, проекти протокольних рішень, доповідні записки, довідки,
списки запрошених осіб), зберігаються у відділі організації роботи
колегії та контролю Міністерства з кожного засідання в окремій
папці. 2.5.6. При проведенні закритих засідань колегії Міністерства
(закритого обговорення окремих питань) підготовка матеріалів,
оформлення протокольних рішень, що приймаються, здійснюються з
дотриманням встановлених правил роботи з документами обмеженого
доступу. 2.5.7. Після засідань колегії Міністерства відповідальні за
підготовку питання начальники підрозділів, керівники підвідомчих
організацій в обов'язковому порядку беруть участь у доопрацюванні
протокольних рішень засідань колегії з питань, які були подані
ними на розгляд колегії. 2.5.8. Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку
матеріалів до засідань колегії Міністерства покладається особисто
на заступників Міністра, начальників відповідних підрозділів та
керівників підвідомчих організацій, зазначених у плані проведення
засідань колегії. 2.5.9. Відділ організації роботи колегії та контролю
Міністерства здійснює контроль за своєчасним поданням усіх
необхідних матеріалів до засідань відповідно до плану проведення
засідань колегії, перевіряє наявність і правильність їх
оформлення. При порушенні встановленого порядку підготовки матеріалів до
засідань відділ організації роботи колегії та контролю
Міністерства повертає матеріали на доопрацювання та у разі
необхідності доповідає Міністру.
2.6. Стенографування матеріалів 2.6.1. Стенографи виконують стенографування матеріалів тільки
службового характеру. 2.6.2. Стенографи обслуговують засідання колегії
Міністерства, а в разі необхідності - засідання робочих та інших
нарад, які проводить Міністр економіки. 2.6.3. Стенографи копії надрукованих стенограм передають
замовнику. Перший примірник стенограм зберігається у відділі
організації роботи колегії та контролю Міністерства. 2.6.4. Стенографи ведуть облік усіх виконаних ними
стенографічних робіт у спеціальному журналі, в якому записується,
кому і коли передано стенограму, її обсяг.
2.7. Порядок друкування документів у друкарському бюро 2.7.1. У друкарському бюро управління документального
забезпеченням, у підрозділах Міністерства друкуються документи
тільки службового характеру. 2.7.2. У друкарське бюро приймаються для друкування документи
розбірливо написані чорнилом, уважно перевірені і відредаговані
виконавцем. Щоб не допустити повторного передруковування, тексти
службових документів, що підлягають друкуванню, мають бути
попередньо погоджені з керівництвом підрозділів (завізовані
виконавцем і начальником підрозділу). Неохайно підготовлені рукописи та інші матеріали, написані
нечітко, нерозбірливо, дрібним почерком, олівцем, кольоровим (крім
синього та чорного) чорнилом, а також з великою кількістю
вклеювань і виправлень, для друкування не приймаються. Матеріали передаються у друкарське бюро разом із замовленням
встановленої форми. 2.7.3. Керівник друкарського бюро організовує друкування
документів у порядку їх надходження, в першу чергу друкуються
термінові документи на виконання контрольних доручень. Виправлення раніше надрукованих документів провадиться
позачергово. 2.7.4. Надрукований текст перевіряють виконавці. Якщо будуть
виявлені друкарські помилки, пропуски, виконавці повертають у
друкарське бюро надруковані аркуші разом з рукописом для
виправлення. Виправлення тексту допускається тільки друкарським
засобом, без помарок. 2.7.5. У друкарському бюро друкуються матеріали тиражем не
більше трьох примірників. Документи, що підлягають друкуванню
більшим тиражем, розмножуються у необхідній кількості на
розмножувальних апаратах. 2.7.6. У разі виконання термінових робіт друкарським бюро
друкування службових документів поточної роботи проводять, як
правило, секретарі підрозділів Міністерства. 2.7.7. Вимоги до документів, що виготовляються друкарським
способом, викладені в додатку 3.
2.8. Порядок розмноження документів на
копіювально-розмножувальних машинах 2.8.1. На копіювально-розмножувальних машинах розмножуються
тільки документи, що безпосередньо стосуються службової діяльності
Міністерства. Службові документи (накази, протоколи, доповіді, інструкції,
положення, довідки, листи тощо), що розробляються у підрозділах і
підлягають розмноженню, повинні бути ретельно підготовлені,
відредаговані, надруковані з використанням якісної красильної
стрічки такої насиченості, яка забезпечує відтворення документа на
розмножувальних апаратах. 2.8.2. Документи для розмноження передаються одночасно з
замовленням установленої форми, підписаним начальником підрозділу
або його заступником. 2.8.3. Подаючи документи для розмноження, виконавець повинен
ретельно перевірити їх, не допускаючи в них таємних відомостей і
відомостей, що не підлягають відкритій публікації. За зміст
документів, що здаються для розмноження, відповідальність несуть
виконавці і керівники підрозділів. Оригінали документів після виготовлення з них копій
повертаються виконавцю разом з розмноженими примірниками
документів. 2.8.4. Матеріали великого обсягу можуть розмножуватись на
розмножувальних апаратах тільки з дозволу начальника управління
документального забезпечення. 2.8.5. Порядок розмноження законів України, постанов
Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України,
постанов, розпоряджень, протокольних рішень Кабінету Міністрів
України, необхідних для використання в роботі документів з грифом
"Для службового користування", визначається начальником управління
документального забезпечення. 2.8.6. Порядок розмноження таємних документів визначається
першим управлінням.
3. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ
3.1. Загальні правила організації документообігу 3.1.1. Рух документів з часу їх одержання або складання до
завершення виконання або відправлення формує документообіг
Міністерства. 3.1.2. Організація документообігу має відповідати таким
вимогам: у процесі проходження і обробки основних категорій документів
слід домагатися оперативності, цілеспрямованості, максимальної
одноманітності; інстанції проходження і дії з документами, не обумовлені
діловою необхідністю, потрібно вилучати, максимально обмежувати
зворотні переміщення документів (додаток 4).
3.2. Порядок проходження і виконання вхідних документів 3.2.1. Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради
України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету
Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України та інших
документів, що надходять до Міністерства, здійснюється тільки
централізовано. Така реєстрація може здійснюватися в
автоматизованому режимі. { Абзац перший підпункту 3.2.1 в редакції
Наказу Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції
N 237 ( v0237569-03 ) від 01.09.2003 } Працівникам Міністерства, незалежно від їх службового
становища, забороняється приймати кореспонденцію від представників
міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, регіонів
та інших організацій. Робота з незареєстрованими документами не дозволяється. Початкова обробка кореспонденції, що надходить, полягає в
перевірці правильності доставки і цілості вкладень, фіксації факту
надходження документів і підготовці кореспонденції до передачі за
призначенням. 3.2.2. Всі конверти, за винятком тих, що мають напис
"особисто", розкриваються. При розкритті конвертів перевіряється
їх цілість, наявність вкладених у них документів. При виявленні
пошкодження, відсутності документів або додатків до них,
невідповідності номера на конверті номеру документа управлінням
документального забезпечення повідомляється відправнику.
Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені) і надіслані не
за призначенням документи повертаються відправнику або
пересилаються за належністю. Конверти, в яких надійшли службові
документи, знищуються, за винятком випадків, коли на документах
немає дати і адреси відправника або дата відправлення
кореспонденції значно розходиться з датою одержання, і поштові
штемпелі є доказом часу відправлення та одержання кореспонденції.
Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, листів,
заяв і скарг громадян. На всіх вхідних документах на нижньому полі першого аркуша
документа, у правому куті, проставляється реєстраційний штамп, що
фіксує факт одержання документа в Міністерстві. 3.2.3. Документи, які не реєструються (додаток 5), а також
документи з позначкою "особисто" передаються за призначенням. 3.2.4. Всі документи, що надходять у Міністерство, підлягають
попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюють працівники
управління документального забезпечення. Мета попереднього розгляду документів - розподілення їх між
Міністром економіки, його заступниками і підрозділами відповідно
до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації
документів. Міністрові невідкладно, відразу після реєстрації, передаються
акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра
України, запити та звернення народних депутатів України. { Абзац
четвертий підпункту 3.2.4 в редакції Наказу Міністерства економіки
та з питань європейської інтеграції N 237 ( v0237569-03 ) від
01.09.2003 } Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету
Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим,
нормативно-правові акти, листи інших органів виконавчої влади,
підписані керівниками, рішення органів місцевого самоврядування,
пропозиції, заяви, скарги громадян, адресовані на ім'я Міністра та
його заступників, а також найважливіші документи, які містять
інформацію з принципових питань діяльності Міністерства і
потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.
{ Абзац п'ятий підпункту 3.2.4 в редакції Наказу Міністерства
економіки та з питань європейської інтеграції N 237
( v0237569-03 ) від 01.09.2003 } Решту документів передають начальникам підрозділів. 3.2.5. Документи, які підлягають реєстрації, після
попереднього розгляду реєструються у управлінні документального
забезпечення, після чого передаються керівництву Міністерства і
підрозділам для розгляду суті питань, порушених у документах. 3.2.6. Документи, які одержані до 15-00, реєструються,
обробляються і доставляються за призначенням у той же день,
одержані після 15-00 - на другий день, термінові - негайно. 3.2.7. Всю кореспонденцію, яка надійшла на розгляд Міністра
економіки і його заступників, попередньо розглядають їх помічники
і готують проекти доручень. 3.2.8. Наслідки розгляду документів відображаються у
резолюціях керівництва Міністерства і начальників підрозділів. У
резолюціях має бути зрозуміла і вичерпна вказівка про порядок і
характер виконання документів та виконавця. У резолюціях, як
правило, зазначаються: прізвище та ініціали виконавців і
співвиконавців; пропонована дія; термін виконання (у необхідних
випадках); особистий підпис, дата. Резолюції (доручення) Міністра
економіки і його заступників пишуться на фішках Міністерства
встановленої форми. Начальники підрозділів резолюцію пишуть
розбірливо у правому верхньому куті самого документа або на
вільному від тексту місці (крім поля, призначеного для
підшивання), а не на окремому аркуші. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам,
головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в
документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається
право скликати інших виконавців і координувати їх роботу. Як правило, на документі має бути не більше однієї резолюції.
Наступні резолюції необхідні тоді, коли в них деталізується
порядок виконання документа. Розгляд документів повинен провадитись у найкоротший термін
(як правило, в день надходження документа). 3.2.9. Після розгляду документів керівництвом Міністерства
секретарі приймальних* переносять резолюції вищих органів і
керівництва Міністерства в реєстраційні картки, залишають останній
примірник реєстраційної картки для обліково-довідкової картотеки
приймальної, а решту карток разом з документами повертають за
реєстром у управління документального забезпечення для передачі
виконавцям.
_______________

* Старші інспектори, спеціалісти I категорії приймальних
керівництва - далі пишуться секретарі приймальних. Резолюції начальників підрозділів у реєстраційні картки
переносять секретарі підрозділів. 3.2.10. Виконані документи підшиваються до справи згідно з
затвердженою номенклатурою. Документи, що мають позначку "Підлягає поверненню",
повертаються виконавцями до управління документального
забезпечення. На документі з позначкою для ознайомлення ставиться підпис
особи, яка з ним ознайомилась, і дата ознайомлення. Ніякі інші
позначки на них не робляться.
3.3. Порядок проходження вихідних і внутрішніх документів та
процес їх підготовки 3.3.1. Порядок проходження вихідних документів полягає у
складанні проекту документа, його виготовленні, погодженні,
візуванні (у необхідних випадках), підписанні (затвердженні),
реєстрації та відправленні. До передачі підготовленого документа на підпис виконавець
повинен перевірити його зміст, правильність оформлення, наявність
необхідних розшифрованих віз і додатків до документа. Документ
подається на підпис разом із матеріалами, на підставі яких він
готувався. 3.3.2. Вихідні документи, підписані Міністром економіки, його
заступниками або керівництвом підрозділів, передаються секретарю
підрозділу для реєстрації та відправлення. Обробка вихідної кореспонденції у підрозділі полягає в її
реєстрації на картці, адресуванні і вкладанні у конверти,
заклеюванні, складанні реєстру на рекомендовану пошту і передачі у
управління документального забезпечення. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж
адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються
реєстраційні номери всіх документів, що знаходяться у конверті. Вся кореспонденція, що надсилається за межі України,
відправляється за спеціальним реєстром (міжнародним списком), який
складається у трьох примірниках секретарем підрозділу, та
підписується керівництвом підрозділу і передається до управління
документального забезпечення для відправки у відкритих конвертах. 3.3.3. Для реєстрації і відправки документи передаються
виконавцем повністю оформленими, з позначкою про категорію
поштового відправлення (крім простих відправлень). Надсилати
документи рекомендованою поштою без особливої необхідності
непотрібно. Секретар підрозділу перевіряє правильність оформлення
документів, наявність підписів на документах і додатках до них,
прізвища та номер телефону виконавця, правильність зазначення
адрес кореспондентів, розшифрованих віз на копіях документів, що
залишаються у справах (начальника підрозділу або його заступника
та виконавця), відповідність кількості примірників кількості
адресатів. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцям. Оформлена поштова кореспонденція повинна бути передана у
управління документального забезпечення до 15 - 30 для
відправлення. Протягом дня приймаються для відправлення: телеграми, термінова кореспонденція факсом; документи, підписані Міністром і його заступниками,
адресовані у Верховну Раду України, Адміністрацію Президента
України і Кабінет Міністрів України. Відправлення або передача документів без реєстрації не
допускається. 3.3.4. Проекти розпорядчих документів після підготовки і
погодження з підрозділами Міністерства, юридичним управлінням і
редактором подаються на підпис. Після підписання зазначені
документи реєструються і надсилаються для виконання або
ознайомлення у підрозділи Міністерства, а в необхідних випадках -
за його межі. Доповідні записки на ім'я Міністра економіки, його
заступників, начальників підрозділів і їх заступників. довідки,
зведення та інші внутрішні документи оперативного характеру,
обов'язково зареєстровані у підрозділі, розглядаються службовою
особою, якій вони надіслані, після чого в загальному порядку
передаються для виконання (використання) у відповідні підрозділи
або поміщаються у справу відповідно до номенклатури справ.
3.4. Організація доставки документів 3.4.1. Доставка вхідних і внутрішніх документів у приймальні
Міністра економіки і його заступників здійснюється працівниками
управління документального забезпечення. Термінові доручення Верховної Ради України, Адміністрації
Президента України, Кабінету Міністрів України, урядові телеграми
доставляються у приймальні керівництва Міністерства негайно. 3.4.2. Для забезпечення ритмічності роботи управлінням
документального забезпечення розроблено графік доставки і
отримання кореспонденції керівництвом і підрозділами Міністерства. Доставка кореспонденції у приймальні керівництва провадиться
о 10-00, 12-00, 15-00 та 17-00 - щоденно, у п'ятницю - о 10-00,
12-00, 14-00 та 16-00. Службову кореспонденцію для підрозділів одержують у
управління документального забезпечення представники підрозділів з
11-00 до 12-00 і з 16-00 до 17-00 щоденно. У п'ятницю - з 11-00 до
12-00 і з 15-00 до 16-00. У разі надходження термінової кореспонденції працівники
управління документального забезпеченням негайно викликають
представників підрозділів, для яких призначаються службові
документи.
3.5. Порядок приймання і передачі документів 3.5.1. Приймання і передача вхідних і внутрішніх документів у
приймальні керівництва і підрозділи Міністерства здійснюється під
розписку, за реєстрами встановленої форми у управління
документального забезпечення. 3.5.2. Передача документів виконавцям у межах підрозділу
провадиться через секретаря підрозділу під розписку в
реєстраційній картці. 3.5.3. У разі необхідності внесення змін у попередній склад
виконавців документа готується нова фішка (доручення) з позначкою
"ПЕРЕПИСАНО" за підписом керівництва Міністерства. Секретарем
приймальної нова резолюція переноситься у реєстраційну картку, в
якій у правому верхньому куті також проставляється позначка
"ПЕРЕПИСАНО". Передача "переписаних" документів з одного підрозділу в інший
здійснюється за реєстром, через управління документального
забезпечення, приймальними керівництва Міністерства.
3.6. Облік обсягу документообігу 3.6.1. Обсяг документообігу Міністерства складається із
кількості вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний час.
Кількісному обліку підлягають всі вхідні, вихідні і внутрішні
документи Міністерства. При визначенні документообігу роздільно
підраховується кількість основних документів і кількість
примірників (копій), розмножених на копіювально-розмножувальних
машинах. 3.6.2. У всіх підрозділах Міністерства підлягає роздільному
обліку кількість вхідних і внутрішніх документів, а також
пропозицій, заяв і скарг громадян. Зведення про документообіг за минулий місяць складають
секретарі підрозділів за встановленою формою (додаток 6) і подають
у управління документального забезпечення до п'ятого числа
наступного за ним місяця.
4. РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ І ПОБУДОВА

ОБЛІКОВО-ДОВІДКОВИХ КАРТОТЕК
4.1. Загальні правила реєстрації документів 4.1.1. Реєстрація документів (вхідних, вихідних і внутрішніх)
проводиться з метою їх обліку, контролю за виконанням та
оперативного використання наявної в них інформації. 4.1.2. Основним принципом реєстрації документів є
одноразовість. Кожний документ у Міністерстві реєструється лише
один раз. Вхідні документи реєструються в день їх одержання,
вихідні і внутрішні - в день підписання (затвердження). 4.1.3. Обов'язковій реєстрації підлягають: вхідні документи - службові, що надходять з Адміністрації
Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів
України, звернення народних депутатів, листи міністерств,
інших центральних органів виконавчої влади, регіонів, пропозиції,
заяви і скарги громадян та ін., за винятком документів, що мають
інформаційний характер і не підлягають реєстрації (додаток 5); вихідні і внутрішні документи - службова кореспонденція, що
надсилається вищим організаціям, накази, протоколи, положення,
інструкції, доповідні записки, висновки, акти, листи, довідки,
телеграми, телефоно-(факсо)грами та інші документи, які
складаються у Міністерстві.
4.2. Індексація документів 4.2.1. Індексація документів у діловодстві - це проставлення
їх реєстраційних номерів і необхідних умовних позначень при
реєстрації, що вказують місце виконання (складання) і зберігання. 4.2.2. Індекс вхідного документа складається з номера
кореспондента (згідно зі списком постійних кореспондентів, який
щорічно уточнюється управлінням документального забезпечення) і
реєстраційного (порядкового) номера документа (за кожного
кореспондента окремо). 4.2.3. Індекс внутрішнього (крім розпорядчих) і вихідного
документа складається з індексу підрозділу-відправника, справи за
номенклатурою і реєстраційного (порядкового) номера документа. Індекс вихідної кореспонденції, що надсилається через
управління документального забезпечення на адресу Верховної Ради
України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів
України, складається з індексу підрозділу та індексу справи за
номенклатурою (проставляється підрозділом-відправником) і
порядкового номера вихідної урядової кореспонденції й номера
кореспондента (проставляється управлінням документального
забезпеченням). 4.2.4. Індекси наказів і протоколів складаються з їх
реєстраційних номерів, які щорічно присвоюються у межах кожного
виду документа.
4.3. Реєстраційні картки і порядок їх заповнення 4.3.1. Для реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх
документів застосовується єдина реєстраційна картка (додаток 7). 4.3.2. Кількість примірників реєстраційної картки на вхідні
документи визначається управлінням документального забезпеченням. Реєстраційна картка у управлінні документального забезпечення
складається: на документи, які надсилаються на розгляд Міністра економіки
та його заступників - у трьох примірниках; на документи, які надсилаються безпосередньо на адресу
начальників підрозділів, - у двох примірниках; на пропозиції, заяви і скарги громадян, які надійшли у
Міністерство, - у чотирьох примірниках (управлінню документального
забезпечення, приймальній керівництва Міністерства, відділу
організації роботи колегії та контролю і підрозділу, якому
документ надсилається для виконання). 4.3.3. Реєстрація наказів Міністерства з основної діяльності
провадиться на реєстраційних картках у управлінні документального
забезпечення. Реєстрацію наказів з особового складу провадить відділ
кадрів.*
_______________

* Управління кадрів - далі - відділ кадрів.
4.3.4. Реєстрація протоколів засідань колегії Міністерства
провадиться на реєстраційних картках у відділі організації роботи
колегії та контролю, а протоколів нарад у керівництва - у
управлінні документального забезпечення секретарем наради. 4.3.5. Секретар підрозділу, одержавши від виконавця повністю
оформлений вихідний внутрішній документ, заповнює реєстраційні
картки у двох примірниках, на картках і документі проставляє дату
реєстрації та індекс (вихідний N), після чого документ і копія
реєстраційної картки передаються у управління документального
забезпечення для відправки. 4.3.6. На оформлені вихідні документи (у міністерства та інші
центральні органів виконавчої влади) секретар заповнює
реєстраційну картку в одному примірнику, проставляє на картці і
документі дату реєстрації та індекс. Зареєстровані вихідні документи обробляються секретарем
підрозділу; заадресовані і заклеєні конверти передають у
управління документального забезпечення для відправки адресатам. 4.3.7. Вартість поштового збору за відправлену кореспонденцію
визначається працівниками управління документального забезпечення
за спеціальною таблицею і відбивається на конверті за допомогою
маркувальної машини. Періодично працівники управління документального забезпечення
перевіряють правильність оформлення вихідної пошти, що надійшла
для відправлення.
4.4. Побудова обліково-довідкової картотеки 4.4.1. Реєстраційні картки на вхідні, вихідні і внутрішні
документи у підрозділах і управлінні документального забезпечення
групуються в обліково-довідкові картотеки, які створюються окремо
на кожний календарний рік: на вхідні документи - за кореспондентами, а в
кореспондентах - за порядковими номерами; на вихідні і внутрішні документи - в одній картотеці за
порядковими номерами. У підрозділах Міністерства довідкові картотеки поділяються на
дві частини: на невиконані і виконані документи. Перша частина
картотеки використовується для пошуку документа в процесі його
виконання, друга - для пошуку виконаних документів. У підрозділах Міністерства в окремі розділи картотеки
виділяються реєстраційні картки: на вхідну і вихідну урядову кореспонденцію і систематизуються
за вхідними і окремо вихідними номерами Міністерства; на постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України; накази Міністерства з основної діяльності, особового складу
та протоколи систематизуються за порядковими номерами, окремо
кожний вид документа; реєстраційні контрольні картки систематизуються за термінами
виконання.
5. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА

ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ
5.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів 5.1.1. Контроль за виконанням встановлюється з метою
забезпечення своєчасного розгляду та належного вирішення доручень,
пропозицій і питань, які містяться в документах, що надходять у
Міністерство. Контролю підлягають також найважливіші вихідні і
внутрішні документи. Дії з контролю за виконанням документів
полягають у безпосередній перевірці ходу їх виконання керівництвом
і начальниками підрозділів Міністерства, обліку і аналізу
наслідків виконання контрольованих документів у встановлені
терміни. 5.1.2. Здійснення контролю за виконанням документів і
доручень забезпечується керівництвом Міністерства та структурних
підрозділів. Саме цими відповідними посадовими особами згідно із
законодавством, рішенням керівництва вищого рівня чи за своїм
власним рішенням документи або доручення беруться на контроль та
визначається його рівень. Ними ж може бути і знято контроль за
виконанням. Контроль виконання документів, доручень буває трьох рівнів: особливий; контроль керівництва; низький. Особливий рівень контролю мають: документи, строки виконання яких визначено законодавством
(звернення громадян, запити і звернення народних депутатів,
комітетів і тимчасових комісій Верховної Ради України, що
надходять безпосередньо до Міністерства чи через Кабінет Міністрів
України, тощо); доручення, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів
України, протоколи засідань Кабінету Міністрів України та урядових
комітетів, закони України, постанови Верховної Ради України, акти
та доручення Президента України з установленими строками
виконання; супровідні листи міністерств та інших установ до проектів
нормативно-правових актів України, які підготовлені на виконання
доручень Кабінету Міністрів України і надсилаються до Міністерства
на погодження. Контролю керівництва підлягають документи, у текстах яких
зазначено про необхідність здійснення особисто керівництвом
Міністерства контролю за виконанням або доповісти про виконання
доручення керівництву вищого рівня, а також ті, що беруться на
контроль згідно з рішенням самого керівника, окремі доручення
керівництва Міністерства, накази Міністерства з визначеними
строками виконання завдань. Низький рівень контролю мають документи, строк виконання яких
не встановлено ні законодавством, ні самими документами, ні
особисто керівництвом Міністерства. Документи з низьким рівнем
контролю розглядаються, як правило, протягом місяця. Документи, що надсилаються до Міністерства в порядку
інформування, для врахування в роботі, до відома, на контроль не
беруться і щодо їх виконання рівень контролю відсутній. Розгляд і встановлення строків виконання завдань, визначених
законами України, постановами Верховної Ради України, рішеннями
Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України,
актами Президента України, здійснюються Міністром особисто
(відразу після реєстрації документа). Пункт 5.1.2 розділу 5 в редакції Наказу Міністерства економіки
N 226 ( v0226665-07 ) від 18.07.2007 }
5.1.3. Безпосереднє ведення контролю здійснюється: за виконанням доручень вищих органів, наказів Міністерства,
протокольних рішень колегії Міністерства - відділом організації
роботи колегії та контролю, та контролю та помічниками керівництва
Міністерства; за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян -
відділом організації роботи колегії та контролю; за виконанням документів і доручень, взятих на контроль
безпосередньо керівництвом підрозділів - працівниками, на яких ця
робота покладена начальниками підрозділів; за ходом розгляду і своєчасним виконанням доручень
Мінекономіки, надісланих у міністерства, інші центральні органи
виконавчої влади, регіони та інші організації й установи, -
виконавцями цих документів і начальниками підрозділів. У підрозділах Міністерства безпосередній контроль за
виконанням документів здійснює секретар, який один раз на тиждень
доповідає начальнику підрозділу про стан виконання контрольних
доручень та інших документів, на які потрібна відповідь. Щотижня відділ організації роботи колегії та контролю надає
керівництву Міністерства інформацію про стан виконання доручень
вищих органів влади, що перебувають у Міністерстві на контролі, із
зазначенням контрольних строків виконання. { Підпункт 5.1.3
доповнено абзацом сьомим згідно з Наказом Міністерства економіки
та з питань європейської інтеграції N 237 ( v0237569-03 ) від
01.09.2003 } Порядок здійснення контролю за виконанням документів з грифом
"Таємно" визначається першим управлінням.
5.1.4. Начальники підрозділів не рідше одного разу на тиждень
особисто перевіряють стан виконання доручень, а також розгляд
листів, що потребують відповідей, і вживають необхідних заходів,
які забезпечують їх виконання у встановлені терміни. 5.1.5. Обов'язково контролюється виконання: законів України,
постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень
Президента України, постанов, розпоряджень та протоколів засідань
Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України і
вищих органів державної влади із зазначеними термінами виконання,
запитів та звернень народних депутатів України, наказів
Міністерства, доручень у протоколах засідань колегії Мінекономіки,
протоколах робочих нарад у Міністра економіки, пропозицій, заяв і
скарг громадян. За вказівкою керівництва Міністерства на контроль можуть
братися також інші документи, не включені в Перелік (додаток 8). 5.1.6. Відповідальність за своєчасне і якісне виконання
документа несуть особи, вказані в тексті внутрішнього розпорядчого
документа (наказі, протокольному рішенні), і особи, вказані в
резолюції Міністра економіки, його заступників і начальників
підрозділів Міністерства, а також безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома виконавцями,
відповідальним за організацію виконання (скликання) є виконавець,
який у резолюції вказаний першим. Йому надсилається оригінал, а
співвиконавцям - копії документа, виготовлені управлінням
документального забезпечення. Відповідальному виконавцю надається
право скликання співвиконавців. Підрозділи-співвиконавці зобов'язані подавати свої пропозиції
підрозділу, визначеному відповідальним, не пізніше ніж за два дні
до закінчення встановленого терміну, а також всі необхідні
матеріали, що стосуються питання, яке розглядається, або даного
доручення. Співвиконавці в однаковій мірі несуть відповідальність
за своєчасну і якісну підготовку проектів документів. Підрозділи, відповідальні за виконання доручень, подають
листи на підпис Міністру економіки не пізніше ніж за день до
закінчення встановленого терміну, за винятком доручень з позначкою
"Терміново". 5.1.7. При розгляді пропозицій, заяв і скарг громадян
начальники підрозділів зобов'язані: приймати обгрунтовані рішення за пропозиціями, заявами або
скаргами і забезпечувати своєчасне та правильне виконання цих
рішень; повідомляти громадян про рішення, прийняті за їх
пропозиціями, заявами або скаргами, а в разі їх відхилення
вказувати мотиви; систематично перевіряти стан виконання пропозицій, заяв і
скарг громадян у підрозділах і своєчасно вживати необхідних
заходів щодо поліпшення цієї роботи. 5.1.8. Забороняється направляти скарги громадян для розгляду
до тих органів або тим посадовим особам, дії чи рішення яких
оскаржуються. 5.1.9. Пропозиції, заяви і скарги громадян вважаються
виконаними лише після відповіді автору про прийняте рішення. 5.1.10. Журнал обліку громадян, що приходять на прийом до
керівництва Міністерства, веде секретар відповідної приймальної.
5.2. Терміни виконання документів 5.2.1. Доручення Президента України та його Адміністрації,
Голови Верховної Ради України, Верховної Ради України,
Прем'єр-міністра України і Кабінету Міністрів України, накази,
доручення в протоколах засідань колегії Міністерства, протоколах
робочої наради у Міністра економіки - у терміни, встановлені у цих
документах. Проекти рішень або інформація про виконання актів та
доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів
України до Міністерства, подаються Кабінету Міністрів України за
10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання
відповідного на них доручення Кабінету Міністрів України, якщо
інший строк не зазначено в документі. { Підпункт 5.2.1 доповнено
абзацом згідно з Наказом Міністерства економіки та з питань
європейської інтеграції N 237 ( v0237569-03 ) від 01.09.2003 } Датою виконання завдань, визначених законами України,
постановами Верховної Ради України, актами, дорученнями Президента
України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями
Прем'єр-міністра України, вважається дата реєстрації проектів
рішень або відповідей про їх виконання, які надсилаються до
Секретаріату Кабінету Міністрів України. { Підпункт 5.2.1
доповнено абзацом згідно з Наказом Міністерства економіки та з
питань європейської інтеграції N 237 ( v0237569-03 ) від
01.09.2003 }
5.2.2. Доручення без визначеного терміну повинні бути
виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з дня підписання
вищою посадовою особою, з позначкою "терміново" - протягом семи
робочих днів від дати підписання доручення вищою посадовою особою.
У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один
день. { Абзац перший підпункту 5.2.2 із змінами, внесеними згідно
з Наказом Міністерства економіки та з питань європейської
інтеграції N 237 ( v0237569-03 ) від 01.09.2003 } Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом
Міністрів України Міністерству як розробнику, проводиться не
пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного
доручення, якщо в дорученні не зазначено інше. { Підпункт 5.2.
доповнено абзацом згідно з Наказом Міністерства економіки та з
питань європейської інтеграції N 237 ( v0237569-03 ) від
01.09.2003 } Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або
доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів
України, подається Міністерством до Секретаріату Кабінету
Міністрів України разом з проектом листа Главі Адміністрації
Президента України за 7 днів до закінчення встановленого строку.
{ Підпункт 5.2.2 доповнено абзацом згідно з Наказом Міністерства
економіки та з питань європейської інтеграції N 237
( v0237569-03 ) від 01.09.2003 } 5.2.3. Доручення керівництва Мінекономіки за зверненнями
міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, регіонів
та інших органів, що надходять на ім'я Міністра економіки і його
заступників - у терміни, встановлені керівництвом Мінекономіки. 5.2.4. Запити народних депутатів України, що надсилаються
Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів,
розглядаються в 10-денний строк після реєстрації в Секретаріаті
Кабінету Міністрів України. Запити народних депутатів, що надходять безпосередньо до
Міністерства, розглядаються не більше 15 днів з дня їх реєстрації
в Міністерстві. У разі коли запит з об'єктивних причин не може бути
розглянуто в установлений строк, письмово повідомляється про це
Голова Верховної Ради України та народний депутат, який вніс
запит, і пропонується інший строк, який при цьому не повинен
перевищувати місяць після одержання запиту. Відповідь на
депутатський запит надсилається Голові Верховної Ради України та
депутату, який його вніс, про що повідомляється Кабінет Міністрів
України. Підпункт 5.2.4 в редакції Наказу Міністерства економіки та з
питань європейської інтеграції N 237 ( v0237569-03 ) від
01.09.2003 } 5.2.5. Звернення, народних депутатів, що надсилаються
Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів,
розглядаються в 5-денний строк після реєстрації їх у Секретаріаті
Кабінету Міністрів України. Звернення народних депутатів та депутатів місцевих рад
народних депутатів, що надходять безпосередньо до Міністерства,
розглядаються протягом не більше 10 днів з дня їх реєстрації в
Міністерстві. У разі неможливості проведення розгляду звернення з
об'єктивних причин у визначений строк про це повідомляється
депутатові офіційним листом з викладенням мотивів продовження
строку розгляду. Максимальний строк розгляду депутатського
звернення з урахуванням продовження не може перевищувати 30 днів з
часу його одержання. Підпункт 5.2.5 в редакції Наказу Міністерства економіки та з
питань європейської інтеграції N 237 ( v0237569-03 ) від
01.09.2003 } 5.2.6. Пропозиції, заяви, скарги громадян повинні
вирішуватись згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями
громадян у Міністерстві, розробленою на підставі постанови
Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348
( 348-97-п ) та затвердженою наказом Мінекономіки від 03.06.97
N 62, у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а
ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не
пізніше 15 днів від дня їх отримання. 5.2.7. Якщо у зверненні порушено питання, що не належать до
компетенції міністерства, то підрозділ-виконавець надсилає його до
відповідного органу чи посадовій особі в термін не більше п'яти
днів, про що повідомляється особі, яка подала звернення. 5.2.8. При визначенні термінів виконання окремих видів
документів необхідно керуватись Переліком документів із
зазначенням термінів виконання (додаток 8). 5.2.9. Якщо у вхідному документі вказано термін, до якого
необхідно подати відповідь, він, як правило, має дотримуватись. 5.2.10. Термін виконання може бути змінений лише за вказівкою
посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності -
того, хто її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено
за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не менше ніж
за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, а для
доручень без визначеного терміну - до закінчення 30-денного
терміну від дати його одержання. 5.2.11. Контроль за виконанням документів здійснюється з
моменту взяття документа або доручення на контроль.
5.3. Здійснення контролю за виконанням документів 5.3.1. Контроль за виконанням документів і доручень у
відділах Міністерства здійснюється за реєстраційними
(контрольними) картками (додаток 7). 5.3.2. На контрольних картках і документах, що контролюються,
ставиться штамп "Контроль", який поміщається у правому куті
першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) і в графі
два реєстраційної (контрольної) картки. Всі документи, взяті на контроль керівництвом Міністерства і
начальниками підрозділів, повинні мати конкретні терміни
виконання. 5.3.3. Всі контрольні картки систематизуються в приймальних
керівництва Міністерства, підрозділах і відділі організації роботи
колегії та контролю у спеціальних картотеках: у приймальних керівництва Міністерства і відділі організації
роботи колегії та контролю - за підрозділами, а в самому
підрозділі - за термінами виконання. 5.3.4. Дані про хід виконання документів вносяться до графи
"Контрольні відмітки" реєстраційної (контрольної) картки. 5.3.5. Документ вважається виконаним лише тоді, коли вирішено
порушені у ньому питання і кореспонденту дано відповідь по суті.
Якщо виконання не документувалося, відмітка про виконання робиться
на самому документі - запиті і контрольній картці. Датою виконання завдань, визначених рішеннями Кабінету
Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Першого
віце-прем'єр-міністра, віце-прем'єр-міністра, які надаються
відповідно до вимог законів, постанов Верховної Ради України,
актів і доручень Президента України, вважається дата реєстрації у
Секретаріаті Кабінету Міністрів України документів, які містять
інформацію про їх виконання, або проектів відповідних
нормативно-правових актів. { Підпункт 5.3.5 доповнено абзацом
згідно з Наказом Міністерства економіки N 345 ( v0345665-05 ) від
17.10.2005 } 5.3.6. Після виконання документи знімаються з контролю.
Зняття з контролю документів провадиться працівниками підрозділів
Міністерства, про що у той же день робиться відповідна позначка у
відділі організації роботи колегії та контролю. ( Пункт 5.3.6 в
редакції Наказу Міністерства економіки N 115 ( v0115200-99 ) від
23.09.99 ) 5.3.7. Про результати виконання документів, взятих на
контроль, відділ організації роботи колегії та контролю щомісячно
готує зведення.
6. СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУР І

ФОРМУВАННЯ СПРАВ
6.1. Складання номенклатур справ 6.1.1. Номенклатура справ (додаток 9) - це систематизований
перелік найменувань справ, які заводяться у діловодстві
підрозділів Міністерства, з зазначенням термінів їх зберігання.
Номенклатура складається з метою встановлення єдиної системи
формування справ, обгрунтованого розподілу документів,
забезпечення їх пошуку і обліку, відбору документів на державне
зберігання у процесі діловодства. 6.1.2. Основними принципами побудови номенклатури справ є:
одностайність у підході до обліку, систематизації, описання і
розшуку документів; застосування індексації документів, яка
забезпечує внесення у відповідні розділи номенклатури змін,
доповнень і виправлень; стабільність індексів справ. 6.1.3. Кожний підрозділ Міністерства повинен мати
номенклатуру справ, що розробляється керівництвом підрозділів із
залученням провідних спеціалістів. Номенклатура справ підписується начальником підрозділу,
головою експертної комісії і секретарем підрозділу, погоджується з
працівником архіву Міністерства і затверджується керівником
адміністративного департаменту. Три примірники номенклатури справ
підрозділи щорічно, до 15 грудня, передають у управління
документального забезпечення. Громадські організації Міністерства (профком та ін.)
розробляють і погоджують із управлінням документального
забезпечення свої номенклатури справ. 6.1.4. Номенклатура справ розробляється на основі вивчення і
аналізу діяльності підрозділу. При складанні номенклатури справ
користуються Положенням про Мінекономіки, положеннями про головні
управління, управління, відділи і підвідділи, штатним розписом,
номенклатурою і описом справ за минулі роки, списком
кореспондентів, обліково-реєстраційними картотеками, Переліком
типових документів, що утворюються в діяльності органів державної
влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і
підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, Київ,
1997 (далі - Перелік). 6.1.5. У номенклатуру справ включаються всі без винятку
справи і документи, які утворюються у діяльності підрозділів
Міністерства. У номенклатуру вносяться також незакінчені діловодством
справи, які надійшли від інших підрозділів для їх продовження, а
також всі реєстраційні картки до цих документів. Справи з питаннями, вирішення яких триває більше одного року
(перехідні), вносяться в номенклатуру щорічно протягом всього
періоду вирішення питань із зазначенням попереднього номера
справи. Ведення справ, не врахованих у номенклатурі,
забороняється. 6.1.6. У номенклатуру справ не включаються друковані видання,
відомості Верховної Ради України, збірники указів і розпоряджень
Президента України, зібрання постанов Кабінету Міністрів України,
довідники та інші подібні документи. 6.1.7. Кожна справа, включена в номенклатуру справ
підрозділу, повинна мати індекс. Індекси справ складаються із
позначення присвоєних підрозділам індексів і порядкових номерів
справ у межах підрозділу. Протягом усього періоду дії номенклатури у ній необхідно
своєчасно проставляти позначки про заведення справ, передачу їх у
архів, перехідні справи, про осіб, відповідальних за формування
справ. Терміни зберігання справ у номенклатурі визначаються
відповідно до Переліку. 6.1.8. Розділами номенклатури справ підрозділу є назви
відділів та підвідділів. Першим зазначається секретаріат
підрозділу, потім відділи (підвідділи), відповідно до затвердженої
структури. В середині розділів справи розміщуються за ступенем їх
важливості, з урахуванням взаємозв'язку документів. Як правило,
першою розміщується група справ, що включає документи вищих
органів, потім - документація Міністерства: накази, протоколи,
положення, статути, далі - програмна, звітна документація (проекти
прогнозів, програм, інше) і в кінці - листування. У групі
листування першими розміщуються справи, які містять листування з
вищими органами. Заголовки справ зазначаються у відповідних розділах
номенклатури. Формулювання заголовків справ у номенклатурі повинні
бути стислими, конкретно відображати склад і зміст документів, що
групуються в справу, і відповідати на питання: чиї документи і про
що? 6.1.9. Якщо протягом року у підрозділах виникають нові
документовані ділянки роботи і питання діяльності, не передбачені
раніше справи, вони, за пропозицією спеціалістів підрозділів і за
погодженням з управлінням документального забезпечення, додатково
вносяться в номенклатуру. З цією метою у кожному розділі
номенклатури залишаються резервні номери. 6.1.10. Після закінчення діловодного року в номенклатурі
справ обов'язково робиться підсумковий запис, у якому вказується
кількість фактично сформованих за рік справ (томів). Підсумковий запис скріплює підписом секретар підрозділу. Для
контролю за повною передачею документів підрозділи у зведеній
номенклатурі Міністерства роблять позначки про фактично сформовані
справи. 6.1.11. Управлінням документального забезпечення складається
зведена номенклатура справ (додаток 10), що відображає документи
всього Міністерства. Зведена номенклатура справ складається на
основі номенклатур справ підрозділів, підписується начальником
управління документального забезпечення, працівником архіву,
погоджується з Центральною експертною комісією Міністерства (ЦЕК),
Центральним державним архівом вищих органів влади та управління
України, і затверджується керівником адміністративного
департаменту. Зведена номенклатура справ, як і номенклатури справ
підрозділів щорічно (не пізніше листопада - грудня)
переглядається, уточнюється. Після внесення змін номенклатура
справ передруковується і затверджується в установленому порядку. Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню
і перепогодженню з відповідним державним органом один раз на п'ять
років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи
установи. Зведена номенклатура справ складається у двох примірниках, на
кожному з яких повинен бути гриф погодження з архівним органом.
Установлюється такий порядок розподілу примірників номенклатури: 1-й примірник - передається в архів Міністерства для контролю
за формуванням справ у підрозділах; 2-й примірник - залишається в архівному органі, з яким
погоджується номенклатура. Після затвердження зведеної номенклатури справ з неї
робляться виписки для використання у роботі підрозділів. 6.1.12. Розділами зведеної номенклатури справ є назви
головних управлінь, управлінь, відділів, підрозділами
номенклатури - найменування відділів в управліннях, підвідділів -
у відділах. Як перший розділ зведеної номенклатури зазначається
адміністративно-управлінський департамент, потім - підрозділи
Міністерства відповідно до затвердженого штатного розпису. Після
підрозділів за значенням розміщуються органи і підрозділи, що
діють на громадських засадах, громадські організації.
6.2. Формування справ 6.2.1. Усі виконані документи формуються у справи відповідно
до номенклатури. Формування справ у підрозділах, як правило,
здійснюється секретарями підрозділів за безпосередньою участю
спеціалістів, які відповідають за ведення відповідних справ. 6.2.2. При формуванні справ необхідно додержуватися таких
вимог: групувати справи з документами постійного, тривалого (понад
10 років), тимчасового (до 10 років включно)* термінів зберігання;
_______________

* Постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10
років включно) - далі - постійного і тимчасового. розміщувати документи всередині справи в порядку вирішення
питань, хронології, алфавіту, індексації (нумерації). Ці принципи
можуть комбінуватися. При цьому документ-відповідь розміщується
після документа-запиту. Переважне значення має питальний принцип систематизації, що
передбачає розміщення документів у логічній послідовності
вирішення того чи іншого питання. Така систематизація, в основі
своїй, співпадає з розміщенням документів за їх датами
(підписання, надходження, виконання). При хронологічному порядку розміщення документів постійного
терміну зберігання найбільш ранні документи розміщуються на
початку справи; далі необхідно: групувати в справи документи одного діловодного року, за
винятком справ, продовження яких більше одного року викликається
необхідністю (перехідні); перевіряти правильність оформлення кожного документа, що
підшивається до справи (наявність підписів, дати, індексу,
позначок "До справи N", засвідчувального підпису копії та ін.).
Недооформлені і неправильно оформлені документи повертаються
безпосереднім виконавцям на доопрацювання, після чого передаються
для включення у відповідні справи; групувати в окремі томи додатки великого обсягу. Невеликі
додатки приєднувати до тих документів, яких вони стосуються; включати у кожну справу не більше 250 аркушів (30 - 40 мм
завтовшки); включати у справу тільки один примірник кожного документа; перевіряти склад документів, які повинні поміщатися в ту чи
іншу справу. Не допускати включення у справи документів, що не
стосуються питання, а також чернеток, варіантів, розмножених копій
і документів, що підлягають поверненню. 6.2.3. Методичне керівництво і контроль за правильністю
формування справ здійснюється управлінням документального
забезпечення.
6.3. Систематизація окремих категорій документів 6.3.1. Службові документи (накази, інструкції, положення та
ін.) групуються у справи за видами, всередині окремих видів - за
хронологією. 6.3.2. Документи засідань колегії Міністерства групуються у
дві справи: 1) протоколи засідань колегії Міністерства (протокольні
рішення, порядок денний, доповідні записки, довідки, доповіді,
список запрошених осіб та інші документи); 2) протоколи засідань, робочих нарад у Міністра економіки або
його заступників. 6.3.3. Протоколи розміщуються у справах в хронологічному
порядку і за номерами. 6.3.4. Доручення вищих органів групуються в справи за
напрямами діяльності підрозділів Міністерства. Документи в
середині справ розміщуються у хронологічному порядку. 6.3.5. Накази Мінекономіки з основної діяльності і з
особового складу групуються в самостійні справи. 6.3.6. Прогнози, програми, звіти, кошториси групуються окремо
від проектів цих документів. 6.3.7. Проекти прогнозів, програм, заявки, кошториси, звіти,
розрахунки до них і листування, пов'язане із складанням проектів
прогнозів, програм або їх виконанням, повинні зберігатися в
документах того року, до якого відносяться за своїм змістом,
незалежно від часу їх складання і дати одержання. Наприклад, звіт
за 1996 рік, складений у 1997 році, повинен бути віднесений до
1996 року, а не до 1997 року; проект програми, прогнозу на 1997
рік, складений у 1996 році, повинен бути віднесений до 1997 року,
а не до 1996 року. 6.3.8. Документи з особових справ розміщуються у такому
порядку: особовий листок з обліку кадрів або форма П-2ДС ( z0484-95 ),
автобіографія; документи про освіту; заява про прийом на роботу;
направлення або подання; виписки з наказів про призначення,
переміщення, звільнення, зміну прізвища тощо; довідки та інші
документи, що стосуються даної особи. У межах цих груп документи
розміщуються за хронологією. Копії наказів про стягнення, заохочення тощо у зв'язку з
внесенням цих записів на доповнення до особового листка з обліку
кадрів, в особову справу не підшиваються. Справа, сформована з декількох особових справ, повинна мати
внутрішній опис цих справ. Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я
та інші документи другорядного значення групуються окремо від
особових справ у справи тимчасового зберігання. 6.3.9. Особові рахунки працівників та інші подібні документи
групуються у самостійні справи в межах року і розміщуються за
підрозділами, а прізвища в них - за алфавітом. 6.3.10. Пропозиції, заяви і скарги громадян формуються в
окремі справи. Документи в цих справах розміщуються в
хронологічному порядку. Кожна заява (скарга) і документи з її розгляду становлять у
справі самостійну групу. У разі одержання повторної заяви (скарги)
або виникнення додаткових документів вони підшиваються в дану
групу документів, 6.3.11. Листування групується в справи за період календарного
року. До справи "Листування" поміщаються документи, що виникли в
ході вирішення питання. При поновленні листування з певного питання документи
включаються до справи поточного року з зазначенням індексу справи
за минулий рік, у якій зберігалися попередні документи з цього
питання.
7. ПІДГОТОВКА ДОКУМЕНТІВ ДО НАСТУПНОГО

ЗБЕРІГАННЯ І ВИКОРИСТАННЯ
7.1. Підготовка документів до наступного зберігання і
використання включає експертизу наукової і практичної цінності
документів, оформлення та опис справ, забезпечення збереженості
документів, передачу справ до архіву Міністерства.
7.2. Експертиза наукової і практичної цінності документів 7.2.1. Експертиза цінності документів - це визначення
економічного, соціально-культурного та іншого значення документів
з метою їх відбору на зберігання і установлення термінів
зберігання. 7.2.2. Експертиза цінності документів здійснюється постійно
діючими експертними комісіями підрозділів (ЕК) і Центральною
експертною комісією Міністерства (ЦЕК). 7.2.3. Експертні комісії підрозділів і Центральна експертна
комісія Мінекономіки призначаються наказом Міністерства у складі:
у підрозділах - не менше трьох - п'яти осіб і ЦЕК - семи - дев'яти
осіб. 7.2.4. У своїй роботі експертні комісії підрозділів і
Центральна експертна комісія Міністерства керуються вказівками
Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України,
Центрального державного архіву вищих органів влади та управління,
інструкціями та положеннями, що приймаються у Міністерстві. 7.2.5. Експертні комісії підрозділів здійснюють такі функції: щорічно організовують відбір документів і справ на
зберігання; проводять експертизу наукової і практичної цінності
документів, що утворюються в діяльності підрозділів; перевіряють правильність формування справ з постійними
термінами зберігання; перевіряють правильність оформлення описів на справи,
відібрані на постійне і тимчасове зберігання; перевіряють правильність оформлення актів про виділення до
знищення документів, справ підрозділу, що не підлягають передачі в архів Міністерства; розглядають і узгоджують номенклатури справ. 7.2.6. Центральна експертна комісія Міністерства здійснює
такі функції; розглядає описи на справи постійного зберігання, що
підлягають передачі в державний архів, та описи на справи з
особового складу і приймає рішення про подання їх на погодження
експертно-перевірочною комісією (ЕПК) Центрального державного
архіву вищих органів влади та управління України; після погодження ЕПК Центрального державного архіву вищих
органів влади і управління України описів на справи постійного
зберігання розглядає акти про виділення на знищення за відповідний
період документів Міністерства із закінченими термінами
зберігання, складені працівниками архіву Міністерства; розглядає пропозиції про зміну термінів зберігання окремих
категорій документів, установлених діючим Переліком, і приймає
рішення про подання цих пропозицій на затвердження до Головного
архівного управління при Кабінеті Міністрів України; бере участь у підготовці проектів Переліку документів з
термінами зберігання, Інструкції з діловодства та інших методичних
посібників з діловодства і архівної справи; розглядає і узгоджує зведену номенклатуру справ Міністерства. 7.2.7. Засідання ЦЕК і ЕК відділів оформляються протоколом. 7.2.8. Рішення ЦЕК затверджується керівником
адміністративного департаменту Міністерства, а в деяких випадках -
ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і
управління України. Обов'язковому узгодженню ЕПК Центрального державного архіву
вищих органів влади і управління України підлягають рішення ЦЕК
Міністерства про затвердження описів на справи, що підлягають
постійному зберіганню, у тому числі і з особового складу;
пропозиції про скорочення термінів зберігання документів;
пропозиції про встановлення термінів зберігання документів, не
передбачених діючими переліками. 7.2.9. Відбір документів і справ, що підлягають зберіганню у
підрозділах (з терміном зберігання "Доки не мине потреба"), до
знищення оформляється актом. Акт, після розгляду ЕК підрозділів,
підписується головою і членами комісії, затверджується
керівництвом підрозділів і погоджується з працівником архіву
Міністерства (додаток 11). Знищення включених в акти документів, що зберігаються в
архіві Міністерства, термін зберігання яких скінчився, проводиться
після розгляду акта ЦЕК Міністерства, підписання його членами
комісії та затвердження керівника адміністративного департаменту
(додаток 12). Самовільне знищення підрозділами справ або документів
забороняється.
7.3. Оформлення справ 7.3.1. Оформлення справ включає в себе комплекс робіт з
описання справи на обкладинці, брошурування, нумерації аркушів і
складання засвідчувального напису. 7.3.2. Справи постійного терміну зберігання (понад 10 років)
підшиваються в тверду обкладинку за встановленою формою. 7.3.3. Підшивання документів у справи проводиться так, щоб
збереглась повна можливість вільного читання тексту і щоб аркуші
не виступали за край обкладинки. У випадках, коли текст на
документі розташований близько біля краю аркуша, до такого аркуша
при підшиванні його в справу підклеюється смужка паперу, за яку
документ підшивається в справу. 7.3.4. Карти, схеми та інші подібні матеріали додаються до
справи в конвертах, прикріплених до нижньої обкладинки справи з
внутрішнього боку, а при великих кількостях групуються в окремі
папки з клапанами. 7.3.5. Аркуш, складений і підшитий за середину, нумерується
як два окремих аркуші. Аркуш, складений в кілька разів і пришитий
за один край, нумерується на верхній складці як один аркуш. Аркуш
з наклеєними документами (вирізками, виписками, фотографіями тощо)
нумерується як один аркуш. Якщо до документа одним краєм підклеєні
інші документи (вирізки, перекази, вставки тексту тощо), то кожен
документ нумерується окремо черговим порядковим номером. 7.3.6. Металеві скріплення (скріпки, шпильки та ін.) при
формуванні справ видаляються. 7.3.7. На обкладинці кожної справи зазначається: повне
найменування Міністерства; назва підрозділу; N фонду; N опису;
N справи за списком; індекс справи за номенклатурою; заголовок
(коротке, чітке формулювання основного змісту документальних
матеріалів справи); кількість аркушів у справі; дати початку і
закінчення справи; термін зберігання справи. Всі написи на
обкладинках виконуються чітко. 7.3.8. На багатотомних справах крім номера справи,
присвоєного першому тому, зазначається номер тому (справа N 12-20,
том 2). На останньому томі після номера тому пишеться слово
"останній" (справа 12-20, том 4, останній). 7.3.9. Для річних документів (програм, звітів та ін.), які
датуються у заголовках справ, дата їх складання на обкладинках не
зазначається. 7.3.10. Якщо в справі є документи-додатки за роки, що
передують року утворення тому, на її обкладинці над датою робиться
запис: "Є документи за такі роки". 7.3.11. Датою початку справи вважається найбільш рання дата
вхідного, вихідного або внутрішнього документа, датою закінчення -
найпізніша. 7.3.12. Присвоювати справам назви, які не визначають змісту
підшитих у них документів (різне листування, із загальних питань
тощо) - не дозволяється. 7.3.13. Всі аркуші, що мають на лицьовому чи зворотному боці
будь-які записи, незалежно від їх формату, нумеруються порядковими
номерами в правому верхньому куті чорним графітним олівцем. Якщо в
справі понад 250 аркушів, вона повинна бути розділена на томи.
Кожен том нумерується окремо. Чисті аркуші і аркуші з
засвідчувальним написом не нумеруються. 7.3.14. У разі виявлення помилок, допущених при нумерації
справи, а також пошкоджень документів, їх наявність повинна бути
обумовлена в засвідчувальному написі. Наприклад: у цій справі
N 42-1 за 1995 рік пронумеровано 201 аркуш (двісті один), у тому
числі, літерні N 50а, 50б, аркуш 130 забруднено чорнилом. Посада,
підпис, дата. 7.3.15. Справи тимчасового зберігання оформляються спрощено:
аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки
не провадиться, документи залишаються на швидкозшивачах, без
додаткового опису на обкладинці, засвідчувальні написи не
заповнюються. 7.3.16. При формуванні справ з документами на виконання
доручень Верховної Ради України, Адміністрації Президента України,
Кабінету Міністрів України, наказів, протокольних рішень колегії,
керівництва Міністерства складаються внутрішні описи документів,
що знаходяться у справі (додаток 13). Внутрішній опис поміщається
на початку справи і включає зазначення індексів документів,
короткого змісту, дат і номерів аркушів у справі. Аркуші
внутрішнього опису нумеруються окремо; їх кількість зазначається у
засвідчувальному написі.
7.4. Описи документів постійного і тимчасового зберігання 7.4.1. Описи складаються окремо на справи постійного і
тимчасового зберігання. 7.4.2. Описи складаються працівниками підрозділів,
відповідальними за діловодство, за методичною допомогою працівника
архіву Міністерства. 7.4.3. При внесенні справ до опису необхідно керуватись
таким: кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим
номером. Якщо справа складається з кількох томів, то кожен том
вноситься у справу під самостійним номером; справи в описах систематизуються відповідно до номенклатури
справ. У порядок систематизації справ архівом Міністерства можуть
вноситися уточнення. Документи з особового складу систематизуються
в описі за алфавітом, тематикою, хронологією; у графі опису "Індекси справ" проставляється відповідне
позначення, закріплене за справами по номенклатурі; викладений на обкладинці справи заголовок без змін і
скорочень вписується в 3-ю графу опису. У цій самій графі з нового
рядка пишеться номер тому; дати справ проставляються у відповідній графі опису з
обкладинки справ. У цій самій графі опису робиться зауваження про
дати документів-додатків ("Є документи за такий рік"); кількість аркушів вноситься у відповідну графу опису з
обкладинки справ; у графі "Примітки" робляться позначки про фізичні особливості
документів справи (пошкодження тексту та ін.), передачу справ у
інші підрозділи. 7.4.4. Опис нумерується поаркушно порядковою нумерацією. 7.4.5. Річні розділи описів (додатки 14, 15) складаються:
постійного зберігання - у трьох примірниках, тимчасового
зберігання - у двох примірниках; підписуються секретарем
підрозділу і головою ЕК та затверджуються начальником підрозділу. 7.4.6. Зведені річні описи на справи постійного зберігання,
що підлягають передачі на державне зберігання, складаються
працівниками архіву Мінекономіки у чотирьох примірниках,
підписуються начальником управління документального забезпечення і
головою ЦЕК, погоджуються з керівником адміністративного
департаменту і передаються на затвердження ЕПК Центрального
державного архіву вищих органів влади і управління України. Один
примірник після затвердження залишається в Центральному архіві, а
решта повертається Міністерству. Відповідно до затверджених описів
архів Міністерства передає справи на державне зберігання у
встановлені терміни.
7.5. Забезпечення збереженості документів у підрозділах 7.5.1. Особи, відповідальні за ведення діловодства і
формування справ, зобов'язані забезпечити збереженість документів. Справи з часу їх заведення в діловодстві і до передачі в
архів Міністерства зберігаються в робочих кімнатах у шафах
канцелярського типу, які надійно замикаються і захищають документи
від пилу, впливу сонячного світла і забезпечують їх збереженість. Зберігання справ і документів у робочих кімнатах у відкритому
вигляді (на столах, на шафах та ін.) забороняється. 7.5.2. Вилучення і видача будь-яких документів із справ
постійного зберігання не дозволяється. Як виняток (наприклад, на
вимогу судово-слідчих органів) таке вилучення провадиться з
дозволу керівництва Міністерства з обов'язковим залишенням у
справі засвідченої копії вилученого документа і складанням акта
про причини вилучення оригіналу. 7.5.3. При зберіганні документів і роботі з ними необхідно
додержуватись всіх застережних заходів, що забезпечують повну їх
збереженість. Про факти втрати службових документів треба негайно
повідомляти керівника адміністративного департаменту. 7.5.4. Порядок зберігання і видачі у тимчасове користування
справ із архіву Міністерства визначається Положенням про
управління документального забезпечення.
7.6. Передача справ до архіву Міністерства 7.6.1. До архіву Міністерства передаються справи постійного і
тимчасового зберігання через рік після завершення їх у діловодстві
підрозділів. 7.6.2. Передача справ до архіву підрозділами здійснюється
згідно з наказом, що затверджується керівництвом Міністерства.
Архів приймає справи на зберігання за описами після їх
науково-технічної обробки. 7.6.3. Справи, що підлягають постійному і тимчасовому
зберіганню, всі без винятку, вносяться в опис і передаються до
архіву. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві
підрозділу для поточної роботи, то вони також вносяться в опис і
архів Міністерства оформляє видачу цих справ у тимчасове
користування. 7.6.4. Справи, оформлення і опис яких не відповідає
встановленим вимогам, до архіву не приймаються без внесення
необхідних виправлень. 7.6.5. Працівник архіву розписується про приймання справ на
всіх примірниках описів документів постійного, тривалого і
тимчасового термінів зберігання із зазначенням дати приймання
документів і фактичної кількості прийнятих справ. Один примірник
описів повертається підрозділу, решта залишається в архіві
Міністерства. 7.6.6. До передачі в Центральний державний архів вищих
органів влади та управління України справи, що підлягають
постійному зберіганню, зберігаються в архіві Міністерства. Справи, що мають термін зберігання "Доки не мине потреба", в
архів Міністерства не передаються, залишаючись у відділі, доки не
мине потреба. Термін зберігання такої документації визначається
співробітниками підрозділу. Знищуються ці документи за актом
встановленої форми.
8. МЕХАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДНИХ ПРОЦЕСІВ
8.1. Механізація діловодних процесів є обов'язковою умовою
раціонального ведення діловодства, засобом підвищення
продуктивності і здешевлення управлінської праці.
8.2. Найбільш ефективне виконання апаратом Міністерства
діловодних робіт забезпечує комплексна механізація, яка передбачає
застосування технічних засобів для всієї послідовності операцій з
вхідними, вихідними і внутрішніми документами.
8.3. Впровадження у практику апарату Міністерства технічних
засобів для механізації діловодних процесів здійснює управління
справами.

Додаток 1

до п. п. 2.1.2, 2.3.1

ПЕРЕЛІК

видів службових документів, що вживаються

в управлінській діяльності Мінекономіки,

порядок їх складання і оформлення
1. Загальні вимоги до оформлення документів, що
використовуються в управлінській діяльності Міністерства Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за
встановленими правилами на паперових або магнітних носіях
управлінських дій, тобто у створенні документів. Основним
документом, що встановлює вимоги до оформлення документів, є
ДСТУ 4163-2003 ( v0055609-03 ) "Державна уніфікована система
документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої
документації. Вимоги до оформлення документів". Ці вимоги
поширюються на організаційно-розпорядчі документи - постанови,
розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи
тощо, створені в результаті діяльності органів державної влади,
підприємств тощо. Цей стандарт установлює: склад реквізитів (додаток 2 до
п. 2.3.2 Інструкції), що розміщуються в певній послідовності,
вимоги до їх змісту, вимоги до бланків та оформлення документів. При складанні документів необхідно додержуватися таких
загальних вимог: 1) документи повинні мати такі поля (в мм): 30 - ліве; 10 - праве; 20 - верхнє та нижнє. 2) текст документів, оформлених на папері формату А4,
друкується шрифтом Times New Roman 13 кегля через 1,5 міжрядкового
інтервалу, а А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу і
вирівнюється по всій ширині аркуша Реквізити документа (крім тексту), що складається з кількох
рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові
частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф
погодження" відокремлюються одна від одної 1,5 - 2 міжрядковими
інтервалами. 3) за наявності кількох грифів затвердження і погодження вони
розміщуються вертикально на одному рівні: перший - від межі лівого
поля, другий - через 104 мм. Інші реквізити документа відокремлюються один від одного
1,5-3 міжрядковими інтервалами; 4) максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім
тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків). Оформляючи документи, треба дотримуватися таких відступів від
межі лівого поля документа: 12,5 мм - для початку абзаців у тексті; 92 мм - для реквізиту "Адресат"; 104 мм - для реквізиту "Гриф затвердження", "Гриф обмеженого
доступу"; 125 мм - для розшифрування підпису у реквізиті "Підпис"; не відступають від межі лівого поля, оформляючи реквізити: "Дата документа"; "Заголовок до тексту документа"; "Текст" (без абзаців); "Відмітка про наявність додатків"; "Прізвище виконавця і номер телефону" (знак N не
проставляється); Відмітка про виконання документа і направлення його до
справи"; назву посади у реквізитах "Підпис", "Гриф погодження"; засвідчувальний запис "Копія відповідає оригіналу"; слова "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ",
"ПРОПОНУЮ". На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а
наступні - на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає
більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити
один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту. Текст документів постійного строку зберігання друкується з
одного боку аркуша, документи зі строками зберігання до 5 років
можуть друкуватися на лицьовому і зворотному боці аркуша. Додаток 1 доповнено пунктом 1 згідно з Наказом Міністерства
економіки N 150 ( v0150665-07 ) від 29.05.2007 }
2. Наказ - розпорядчий документ, що видається Міністром
економіки, який діє на правах єдиноначальності з метою вирішення
основних і оперативних завдань, що стоять перед Міністерством. Наказами провадяться в життя рішення колегії Міністерства. За своїм призначенням накази поділяються на накази із
загальних питань і накази з особового складу. Накази із загальних питань, в свою чергу, поділяються на
ініціативні і ті, що видаються на виконання документів вищих
органів. Накази із загальних питань (форма 1) підписуються у порядку,
визначеному наказом по Міністерству. Текст наказу, як правило, складається з двох частин:
констатуючої і розпорядчої. У констатуючій викладаються факти, що
стали підставою для видання наказу, в розпорядчій перелічуються
пропоновані дії. Якщо наказ видається на підставі документа вищого органу, то
в констатуючій частині має бути посилання на номер і дату цього
документа. Розпорядча частина наказу починається словом НАКАЗУЮ. Воно
друкується великими літерами і з окремого рядка. Намічувані заходи
подаються пунктами, які нумеруються арабськими цифрами. Кожний
пункт слід починати з зазначення конкретного виконавця -
структурного підрозділу або службової особи (в давальному
відмінку). Потім викладається пропонована дія, яка виражається
дієсловом в неозначеній формі, і визначається термін виконання.
Наприклад: Відділу кадрів у першому півріччі 1998 р. організувати
групи вивчення української мови. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають
структурний підрозділ або осіб, яким доручено контроль за
виконанням наказу. У процесі підготовки проект наказу візується виконавцем
(зазначається посада, номер службового телефону та розшифрування
підпису) і погоджується з начальником відділу, яким унесено наказ,
спеціалістом, на якого покладені завдання редакційного опрацювання
проектів документів (редактором), директорами департаменту, до
складу якого входить відділ, що вніс наказ, та юридичного,
заступником Міністра, до компетенції якого належать порушені в
наказі питання, першим заступником Міністра, що здійснює
координацію роботи центрального апарату Міністерства. У разі
зачіпання наказом інтересів інших структурних підрозділів
центрального апарату Міністерства повинно також здійснюватися його
погодження з керівниками цих підрозділів. Візи погодження
проставляються на звороті останньої сторінки наказу з повним їх
розшифруванням. Крім цього, обов'язково зазначається, яким
структурним підрозділом унесено наказ. { Абзац десятий пункту 1 в
редакції Наказу Міністерства економіки N 260 ( v0260665-06 ) від
31.07.2006 } Усі додатки до наказу підписуються начальником відділу, яким
унесено наказ. { Пункт 1 доповнено абзацом одинадцятим згідно з
Наказом Міністерства економіки N 260 ( v0260665-06 ) від
31.07.2006 } Накази, які відповідно до Указу Президента України від
03.10.1992 N 493 ( 493/92 ) "Про державну реєстрацію нормативних
актів міністерств та "інших органів державної виконавчої влади"
заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому
куті після номера Наказу чи грифа затвердження на
нормативно-правовому акті, затвердженому наказом, вільне місце
розміром 6x10 см для запису про державну реєстрацію (форма 1).
Подання наказів Міністерства на державну реєстрацію до
Міністерства юстиції України здійснюється відповідно до Порядку
подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до
Міністерства юстиції України та проведення їх державної
реєстрації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від
12.04.2005 N 34/5 ( z0381-05 ), зареєстрованого в Міністерстві
юстиції України 12.04.2005 N 381/10661, при цьому російський текст
наказу повинен бути засвідчений начальником структурного
підрозділу, яким унесено наказ, - "перевод соответствует
оригиналу". Після державної реєстрації наказ разом із супровідним
листом Міністерства юстиції України виконавцем власноручно
передається до відділу документального забезпечення. { Абзац
дванадцятий пункту 1 в редакції Наказу Міністерства економіки
N 260 ( v0260665-06 ) від 31.07.2006 } При підготовці наказу виконавець визначає необхідний тираж
документа і складає розрахунок розсилання. Накази з особового складу (форма 2) готуються відділом кадрів
і підписуються у порядку, визначеному наказом по Міністерству. Формуляр наказу має такі реквізити: Державний Герб України,
найменування установи - Міністерство економіки та з питань
європейської інтеграції України, назву виду документа (наказ),
місце видання, дату, номер, заголовок, підпис, візи погодження.
3. Інструкція - це документ, що видається керівництвом
Міністерства з метою встановлення правил, які регулюють
організаційні, фінансові та інші спеціальні напрями діяльності
Міністерства і підвідомчих йому організацій та стосунки установ і
службових осіб. Інструкція набуває чинності після затвердження її
наказом. Окрему групу інструкцій складають посадові інструкції.
Посадова інструкція - це документ, що визначає
організаційно-правове становище працівників у підрозділах
Міністерства. Посадова інструкція має такі розділи: загальна
частина, функції, обов'язки, права, взаємовідносини,
відповідальність працівника. Її підписують начальники підрозділів.
4. Протокол - один з найпоширеніших документів. У ньому
фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень колегіальних
органів як постійних, так і тимчасових, а також різних нарад,
зборів, засідань, конференцій та ін. У протоколах відображаються
всі думки з питання, що розглядається, і прийняті в результаті
обговорення рішення. Обов'язковому протоколюванню підлягають засідання колегії
Міністерства, найважливіші наради, що проводяться керівництвом і
начальниками підрозділів Міністерства. Протокол веде секретар
колегіального органу або інша спеціально призначена особа. Формуляр протоколу (форми 3 - 4) має такі реквізити:
Державний Герб України, найменування установи - Міністерство
економіки та з питань європейської інтеграції України, назву виду
документа (протокол), дату та номер, місце засідання, найменування
колегіального органу або конкретної наради, підписи голови і
секретаря. Текст протоколу складається з двох частин: вступної і
основної. У першій частині зазначаються прізвища та ініціали
голови і секретаря засідання, а також всіх присутніх членів
колегіального органу і запрошених. У списку присутніх спочатку перелічуються члени колегіального
органу, а потім запрошені з зазначенням їх посад, організацій, які
вони представляють; прізвища пишуться в алфавітному порядку. При
великій кількості присутніх на засіданні їх список складається
окремо, у вигляді додатка до протоколу. Тоді у вступній частині
протоколу зазначається тільки загальна кількість присутніх. У цій
частині протоколу також пишеться порядок денний засідання з
переліком питань, що підлягають розгляду. Основний текст протоколу поділяється на розділи, що
відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ будується за
традиційною формулою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ
(ПОСТАНОВИЛИ). Слово СЛУХАЛИ друкується великими літерами, після чого
ставиться двокрапка; в наступному рядку (абзаці) зазначаються
ініціали та прізвище доповідача, ставиться тире, а потім
викладається основний зміст доповіді. Аналогічно оформляється розділ ВИСТУПИЛИ: Розділ ВИРІШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) друкують через три міжрядкових
інтервали після попереднього тексту. В ньому повністю формулюється
прийняте рішення. Якщо в рішенні є різні за характером питання, то
вони виділяються в пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крім зазначеної повної форми протоколу існує коротка форма.
Вона являє собою перелік питань, що розглядаються, з зазначенням
прізвищ та ініціалів доповідачів і тих, що виступили, а також
прийнятих рішень (без викладу виступів). У разі виникнення
принципових розбіжностей з будь-яких питань фіксуються особливі
думки присутніх. Коротка форма протоколювання застосовується лише
в тих випадках, коли всі необхідні матеріали, тексти доповідей і
виступів, списки присутніх додаються до протоколів.
5. Положення - важливий нормативно-правовий акт, який
визначає функції, обов'язки, права і організацію роботи установи
та її структурних підрозділів на тривалий проміжок часу. Текст положення повинен мати такі основні розділи: загальна
частина, основні завдання і функції, права, організація роботи. У Міністерстві розробляються проект Положення про
Міністерство економіки та з питань європейської інтеграції
України, положення про головні управління, управління, відділи та
підвідділи, а також положення, що регулюють питання діяльності
Міністерства у межах його компетенції. Положення про Міністерство затверджується Указом Президента
України, інші положення - наказами Міністерства. Положення про відділи затверджують начальники управлінь, про
підвідділи - начальники самостійних відділів.
6. Статут - правовий акт, що визначає структуру, функції і
права підвідомчих Міністерству організацій. Статути затверджуються
наказом Міністерства і підлягають обов'язковій реєстрації у
державних органах.
7. Акт - документ, складений кількома особами, що підтверджує
які-небудь встановлені факти або події. Акти готуються за результатами ревізій, при
прийманні-передачі справ, прийнятті закінчених об'єктів тощо. У
деяких встановлених законодавством випадках акти підлягають
затвердженню вищими організаціями. Формуляр акта (форма 5) має такі реквізити: найменування
установи - Міністерство економіки та з питань європейської
інтеграції України, назву виду документа (акт), місце складання,
дату, номер, гриф затвердження, заголовок до тексту, підпис. Заголовок акта коротко відображає подію або факт, що
актується. Наприклад: Про перевірку наявності і терміни виконання
документів у відділі реформування форм власності за 1996 рік. Текст акта складається з двох частин: вступної і
констатуючої. У вступній частині зазначають підставу для складання
акта та перелічують укладачів і присутніх. Після слова "підстава"
вказується розпорядчий документ або усна вказівка. Після слова
"складений" перелічують посади, ініціали та прізвища осіб, що
склали акт. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується
прізвище голови. Прізвища інших членів комісії пишуть в
алфавітному порядку. Після слова "присутні" перелічуються посади,
ініціали та прізвища осіб, які були присутніми при складанні акта. В констатуючій частині викладається мета і завдання складання
акта, суть і характер проведеної роботи, встановлені факти, а
також висновки і пропозиції. В кінці тексту акта (перед підписом) поміщають відомості про
кількість примірників акта і їх місцезнаходження.
Наприклад: складений у 2-х примірниках

1-й прим. - управління документального

забезпечення

2-й прим. - до справи.
Кількість примірників може визначатися кількістю
заінтересованих сторін або відповідними нормативними документами. Акт підписується всіма особами, які брали участь у його
складанні. При оформленні підпису посади не зазначаються.
Наприклад:
Голова комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Члени комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
За наявності особливої думки у складачів акта або присутніх
її слід викладати нижче підписів на першому примірнику акта або на
окремому аркуші.
8. Службовий лист - це один із засобів обміну інформацією і
оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності
Міністерства. Існують листи-запити, листи-пропозиції, листи-звернення,
листи-вимоги, листи-скарги, листи-відповіді, інформаційні,
супровідні тощо. Листи не можуть встановлювати нові правові норми або
змінювати чи скасовувати їх. Формуляр листа (форми 6 - 9) має такі реквізити: Державний
Герб України, найменування установи - Міністерство економіки
з питань європейської інтеграції України, адресу міністерства,
поштовий індекс, дату, вихідний індекс, заголовок, адресат,
посилання на номер і дату документа, підпис, прізвище виконавця і
номер його телефону. Листи можуть бути написані на бланках або на
чистих аркушах паперу. Текст листа повинен складатися з двох логічно пов'язаних
частин. У першій описуються факти або події, що стали основою для
складання листа. У другій викладають висновки, пропозиції,
прохання, рішення щодо суті питання. Навіть якщо лист складається
з однієї фрази, то її побудова повинна відповідати запропонованому
принципу. Лист слід складати з кожного питання окремо, тому що це
значно спрощує і прискорює всі операції щодо виконання і обробки
документа. Супровідні листи складають тільки у тому випадку, коли вони
містять пояснення відносно характеру виконання або мети надсилання
документа, що додається. У супровідному листі повинні точно вказуватись заголовок,
індекс і дата документа, що надсилається.
9. Доповідна записка - документ, адресований керівництву
Міністерства України або керівництву вищих органів, який містить
детальний виклад будь-якого питання з висновками і пропозиціями
укладача. Формуляр доповідної записки (форма 10) має такі реквізити:
Державний Герб України, найменування установи - Міністерство
економіки та з питань європейської інтеграції України, назву виду
документа (доповідна записка), дату, вихідний, індекс, місце
складання, заголовок до тексту, посада, підпис, прізвище і телефон
виконавця. Текст доповідної записки складається з двох основних частин.
У першій викладаються факти, що стали приводом для складання
документа, у другій - висновки і пропозиції автора.
10. Телеграма - узагальнена назва різних за змістом
документів, що виділяються у зв'язку з особливим способом передачі
тексту (телеграфом). Складати телеграми (форма 11) треба з додержанням таких
правил: телеграми повинні складатись коротко і зрозуміло; у телеграмі зазначають точне найменування адресата з
обов'язковим проставленням номера поштового відділення зв'язку; текст телеграми друкують через півтора інтервала великими
літерами без абзаців; телеграми однакового змісту, що надсилаються кільком
адресатам, підписують на першому примірнику. Засвідчені печаткою
копії готують у кількості примірників, що відповідає кількості
адресатів; у телеграмах-відповідях перед текстом обов'язково зазначають
номер або назву того документа, на який дають відповідь; розділові знаки в тексті телеграм проставляють скороченими
позначеннями; в кінці останнього рядка тексту телеграми
проставляють вихідний номер; через 2 - 4 інтервали після тексту телеграми зазначають
посаду і прізвище особи, яка підписала телеграму; у нижній частині телеграми під рискою пишуть поштову адресу
Міністерства і номер авансу. Підпис і дата підписання телеграми
проставляється під рискою; телеграми на одну адресу друкують у трьох примірниках, один
із яких передається у відділення зв'язку, один залишається у
справах підрозділу, один - у управлінні документального
забезпечення. Телеграму на багато адрес для відділення зв'язку
готують у стількох примірниках, скільки в ній зазначено адрес; при оформленні телеграм на відправку секретарем відділу
складається реєстр у двох примірниках.
11. Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом
документів, виділених у зв'язку з особливим способом передачі
тексту (передається телефоном і записується одержувачем). Телефонограма застосовується у необхідних випадках для
оперативного вирішення службових питань з установами і
організаціями. Телефонограми, підписані керівництвом Міністерства, передають
телефоном секретарі приймальних, а телефонограми, підписані
начальниками підрозділів або їх заступниками, передають секретарі
підрозділів. На телефонограмі позначається час її передачі,
прізвище працівника, який передав телефонограму, прізвище і номер
телефону працівника, який прийняв телефонограму. Телефонограми, адресовані керівництву Міністерства і
начальникам підрозділів, приймають, відповідно, секретарі
приймальних або секретарі підрозділів.
12. Довідка - документ, що містить опис і підтвердження тих
чи інших фактів або подій. Формуляр довідки має такі реквізити: Державний Герб України,
найменування установи - Міністерство економіки та з питань
європейської інтеграції України, назву виду документа (довідка),
дату, номер, місце складання, заголовок до тексту, підпис,
прізвище виконавця і номер його телефону.
13. Договір - документ, що фіксує угоду сторін про
встановлення будь-яких відносин і регулює ці відносини.
14. Доповідь - документ, що містить виклад певних питань,
висновків, пропозицій і призначений для усного виступу (форма 12).
{ Пункт 14 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства
економіки N 150 ( v0150665-07 ) від 29.05.2007 }
15. Пояснювальна записка (форма 13, 14) - документ, що
пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту,
проекту). { Пункт 15 із змінами, внесеними згідно з Наказом
Міністерства економіки N 150 ( v0150665-07 ) від 29.05.2007 }
16. Державне прогнозування економічного і соціального
розвитку - це система науково обгрунтованого передбачення напрямів
економічного і соціального розвитку, можливого стану економіки
держави у майбутньому, альтернативних шляхів і термінів його
досягнення у разі прийняття тієї чи іншої стратегії економічного
розвитку.
17. Програма економічного і соціального розвитку - визначає
цілі та стратегію вирішення економічних і соціальних проблем
розвитку, є комплексною системою ефективних шляхів і конкретних
заходів у досягненні зазначених цілей, узгоджених за термінами їх
реалізації.
18. Звіт - документ, що містить відомості про виконання
плану, завдання, підготовку і здійснення доручень та заходів, який
подається вищій установі або службовій особі.
19. Зведення - документ, який містить узагальнені відомості з
якогось питання (зведення пропозицій, зауважень, вимог тощо).
20. Список - документ, що містить перелік осіб або предметів
у певному порядку, складений з метою інформації або реєстрації.
21. Особова картка - документ, який служить для аналізу
складу і обліку руху кадрів.
22. Окреме доручення - внутрішній документ, що видається
керівництвом Міністерства для розв'язання нагальних питань
діяльності Міністерства (форма 14). { Додаток 1 доповнено пунктом
22 згідно з Наказом Міністерства економіки N 150 ( v0150665-07 )
від 29.05.2007 }
23. Зауваження і пропозиції - внутрішній, а також зовнішній
документ, що є додатком до супровідного листа Міністерства чи
доповідної записки його структурного підрозділу і стосується
позиції Міністерства чи його структурного підрозділу щодо проекту
нормативно-правового акта, що погоджується Міністерством чи його
структурним підрозділом (форма 16). Друкується на окремому чистому
аркуші паперу. { Додаток 1 доповнено пунктом 23 згідно з Наказом
Міністерства економіки N 150 ( v0150665-07 ) від 29.05.2007 }

Додаток 2

до п. 2.3.2

СКЛАД РЕКВІЗИТІВ,

які використовуються при складанні службових

документів у Мінекономіки
Формуляр-зразок установлює такий склад реквізитів:
Державний Герб України;
найменування Міністерство економіки та з питань європейської
інтеграції України;
найменування структурного підрозділу;
адресат;
резолюція;
гриф затвердження;
індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреси,
номер телефону, номер телефаксу;
назва виду документа;
дата;
індекс;
посилання на індекс і дату вхідного документа;
місце складання або видання;
відмітка про контроль;
заголовок до тексту;
текст;
позначка про наявність додатків;
підпис;
гриф погодження;
позначка про засвідчення копій;
візи;
відмітка про виконання документа і направлення його до
справи;
позначка про надходження;
прізвище виконавця і номер його телефону.
У конкретних документах окремі реквізити можуть бути
відсутні.

Додаток 3

до п. 2.7.7

ВИМОГИ

до документів, що виготовляються

друкарським способом

Всі організаційно-розпорядчі документи друкуються на бланках
або на папері формату А4 (210 х 297), А5 (148 х 210) і А3 (297 х
420). На бланку формату А4 виготовляються тільки документи великого
обсягу. Якщо друкарський текст не перебільшує семи рядків, то
документ друкується на бланку формату А5 незалежно від того, кому
він адресований. На бланку друкується перша сторінка документа, наступний
текст розміщується на чистих аркушах паперу однакового формату і
якості з бланком. У документах, що оформляються на двох і більше аркушах,
другий і наступні аркуші нумеруються посередині верхнього поля на
віддалі не менше 10 мм від верхнього зрізу арабськими цифрами без
слова "сторінка" та розділових знаків. Для зручності обробки документа з усіх боків аркуша
залишаються вільні поля. Поле з лівого краю становить 20 - 35 мм,
верхнє і нижнє - не менше 10 - 20 мм, праве - не менше 8 мм. Текст документів повинен друкуватись через півтора
міжрядкових інтервала. Допускається друкування через один
міжрядковий інтервал текстів документів формату А5. З двома
інтервалами друкуються тільки документи, призначені для усного
читання (доповіді) або для видання друкарським способом. Окремі закінчені думки виділяються в абзаци. Перший рядок
кожного абзацу тексту друкують, відступивши п'ять знаків від межі
лівого поля, тобто текст на початку абзацу друкується з нового
рядка. Реквізити (крім тексту), що складаються з кількох рядків,
друкуються через один міжрядковий інтервал. При цьому складові
частини реквізитів "адресат", "гриф затвердження", "позначка про
наявність додатків", "гриф погодження" слід відділяти один від
одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами.
ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра

економіки України

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата
Реквізити розділяють між собою 2-3 міжрядковими інтервалами. Назва виду документа друкується великими літерами. Реквізит "Підпис" друкується від шостого положення табулятора
без пропуску між ініціалами і прізвищем. Розшифровка підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні
останнього рядка найменування посади. За наявності кількох
підписів, що розміщуються один під одним, найменування посад і
розшифровка підписів розділяються 2 - 3 міжрядковими інтервалами. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів -
28 знаків. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків),
його дозволяється продовжувати за межі правого поля. Крапка в
кінці заголовка не ставиться. При друкуванні використовують 8 стандартних положень
табулятора: 0 - від межі лівого поля - для реквізитів "Заголовок до
тексту", Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка",
"Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про
виконання документа і направлення його до справи", найменування
посади в реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження",
засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ",
"ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ"; 1 - після 5 друкарських знаків від межі лівого поля - для
початку абзаців у тексті; 2 - після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і
трафаретних текстів; 3 - після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і
трафаретних текстів; 4 - після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат"; 5 - після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф
затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа"; 6 - після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в
реквізиті "Підпис"; 7 - після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і
трафаретних текстів. Якщо в тексті документа є примітки або виділене в самостійний
абзац посилання на документ, що став підставою для його видання,
то слова "Примітка" і "Підстава" друкуються від нульового
положення табулятора, а текст, що до них відноситься, - через один
міжрядковий інтервал. Найменування адресата друкується малими літерами, крім
заголовної.
Примітки: 1) Реквізити "назва виду документа" і "місце складання і

видання" на бланках з центральним розміщенням

реквізитів друкуються центровано;
2) За наявності кількох грифів погодження їх розміщують

двома вертикальними рядами. Перший ряд друкується від

нульового положення табулятора, другий - від п'ятого.
При зазначенні в адресаті прізвища особи, якій надсилається
документ, його слід друкувати малими літерами, крім заголовної.
Після прізвища перед ініціалами робиться пропуск в один
друкарський знак. У розпорядчих документах, а також у протоколах і актах, які
не мають грифів затвердження і оформляються на основі поздовжнього
варіанта розміщення реквізитів, заголовок слід продовжувати до
межі правого поля документа. Заголовок до тексту друкується малими літерами (крім
заголовних) через один міжрядковий інтервал. Позначка про наявність додатка друкується через один
міжрядковий інтервал. Після слова "Додаток", яке пишеться малими
літерами, крім заголовної, ставиться двокрапка. Слова "аркуші" і
"примірники" друкуються скорочено -"арк." і "прим.". Найменування посади в реквізиті "Підпис" друкується через
один інтервал малими літерами, крім заголовної. Якщо документ
друкується на бланку, то в найменуванні посади не зазначається
назва установи. Слово ПОГОДЖЕНО в реквізиті "гриф погодження" друкується
великими літерами без лапок, після слова ПОГОДЖЕНО двокрапка не
ставиться. Найменування посади в цьому реквізиті розміщують через
один інтервал, причому в одному рядку може бути не більше
28 знаків. Розшифрування підпису розміщується так, щоб остання
його літера була приблизно під останньою літерою в найменуванні
посади.

Додаток 4

до п. 3.1.2

СХЕМА

документообігу в Мінекономіки
-------------------------- | Міністр економіки, | | заступники Міністра | | економіки | -------------------------- | * * | | * | * * | | | * * * | * * ----------- ----------- ----------------------- ------------- Відділення|------|Загальний|----------| Помічники Міністра |-*-*-*-*-*| |-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-* зв'язку |***** | відділ |----------| економіки і його |********* |Начальники |******************************* | ----------- ----------- | заступників, |**********|підрозділів|************************* * * | * |секретарі приймальних|*-*-*-*-*-| |*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-* * * | |* | * ----------------------- ------------- | * |* * | | ----------------- |* | * | | | Виконавці | |* * | | ----------------- |* | *-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*--------------- * | |* *-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-| |-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-* * | * * |******************************************************|Секретарі |************************ | * | ------------------------------------------------------|підрозділів|--------------------------- * * | |****************************** | | |-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-* -------------

Условні позначення
------------- вхідні документи -*-*-*-*-*-* внутрішні
************* вихідні

Додаток 5

до п. п. 3.2.3, 4.1.3

ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ,

що не підлягають реєстрації службою

діловодства Мінекономіки

------------------------------------------------------------------ N п/п| Найменування видів документів | -----+----------------------------------------------------------| 1. |Повідомлення про засідання, наради, збори, | |порядок денний засідань Кабінету Міністрів України | -----+----------------------------------------------------------| 2. |Поздоровчі листи, телеграми і запрошення | -----+----------------------------------------------------------| 3. |Зведення та інформації, надіслані до відома | -----+----------------------------------------------------------| 4. |Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, | |конференцій тощо | -----+----------------------------------------------------------| 5. |Друковані видання (книги, журнали, бюлетені) | -----+----------------------------------------------------------| 6. |Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки | -----+----------------------------------------------------------| 7. |Наукові звіти за темами | -----+----------------------------------------------------------| 8. |Місячні, квартальні, піврічні звіти | -----+----------------------------------------------------------| 9. |Навчальні плани, програми (копії) | -----+----------------------------------------------------------| 10. |Графіки, наряди, заявки, рознарядки | -----------------------------------------------------------------
Примітка. Документи, зазначені у пунктах 5, 7, 8, 9, 10,
підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних
підрозділах Міністерства.

Додаток 6

до п. 3.6.2
Індекс підрозділу _____

ЗВЕДЕННЯ

обліку обсягу документообігу

по _________________________ за ____________ 199_ р.

(найменування підрозділу) (місяць)
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Кількість вхідної кореспонденції | Кількість вихідної кореспонденції | -------------------------------------------------------------------------------------------+-------------------------------------------------------| Всього| доручень | законів,| листів | листів від |пропозицій, | внутрішніх|документів,|Всього| листів до |у підрозділи| до Адміністрації | |Адміністрації | указів, | народних|міністерств,|заяв, скарг,| документів| що не | |міністерств,|Мінекономіки| Президента України, | | Президента | постанов|депутатів|інших цент- | громадян | (наказів, | підлягають| |відомств та | України | Верховної Ради | | України, |та розпо-| України | ральних | |протоколів,| реєстрації| | інших | |України, її комітетів,| |Верховної Ради| ряджень | | органів | | листів та | | |організацій | | Кабінету Міністрів | | України, | | | виконавчої | | ін.) | | | | | України | | Кабінету | | | влади та | | | | | | | | | Міністрів | | | інших | | | | | | | | | України | | |організацій | | | | | | | | | | | | | | | | | | |----------------------| | | | | | | | | | | |листів | листів з | | | | | | | | | | | | | проектами | | | | | | | | | | | | | законів, | | | | | | | | | | | | | указів, | | | | | | | | | | | | | постанов та | | | | | | | | | | | | | розпоряджень | ------+--------------+---------+---------+------------+------------+-----------+-----------+------+------------+------------+-------+--------------| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Примітка: 1. В гр. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 у чисельнику - кількість

основних документів, у знаменнику - кількість

примірників (копій) документів.
2. В гр. 9, 10, 11 у чисельнику - кількість вихідних

документів, а й знаменнику - тираж (кількість

адресатів).
3. Зведення подаються у відділ діловодства до 5 числа за

минулий місяць (кімната 436).
Секретар (Підпис) (Ініціали та прізвище)

Додаток 7

до п. п. 4.3.1, 5.3.1
------------------------------------------------------------------------------ МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ ТА З ПИТАНЬ ЄВРОПЕЙСЬКОЇ |2. | ІНТЕГРАЦІЇ УКРАЇНИ | | 1. РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА |---------------------------| обліку вхідних, вихідних і внутрішніх документів| (Контрольний термін) | |---------------------------| | (знято з контролю, | | підпис, дата) | ------------------------------------------------+---------------------------| 3. Дата надходження та індекс|4. Кореспондент |6. Дата та індекс документа| документа | | | ------------------------------------------------+---------------------------| 5. Короткий зміст |7. На N | |---------------------------| |8. Кому направлено | |---------------------------| Лист ___ дод. ___ арк. |Дата |Індекс | ------------------------------------------------+-----------+---------------| 9. Резолюція та її автор | | | |-----------+---------------| |-----------+---------------| |-----------+---------------| |-----------+---------------| |-----------+---------------| |-----------+---------------| -----------------------------------------------------------------------------
Зворотний бік
10. Хід виконання
----------------------------------------------------------------------------------- Дата передачі| Виконавець (прізвище та |Розписка про| Записи про продовження | для виконання| ініціали, N телефону) | одержання |терміну, попередню відповідь| | | документа | або додаткові питання | -------------+-------------------------+------------+----------------------------| | | | | | -------------+------------------+------+------------+----------------------------| | | | | | -------------+------------------+------+------------+----------------------------| | | | | | ---------------------------------------------------------------------------------| 11. Контрольні відмітки | ---------------------------------------------------------------------------------| 12. Дата та індекс відповіді |13. Адресат | ---------------------------------------------------------------------------------| 14. Зміст відповіді | ----------------------------------------------------------------------------------
15. З контролю зняв _________ __________________ __________

підпис прізвище дата

16. Справа Том ________ Аркушів __________ Фонд ___________
Опис _____________ Справа _________

ПОЯСНЕННЯ

до заповнення реєстраційно-контрольної

картки вхідних, вихідних і внутрішніх документів

1. Реєстраційно-контрольна картка заповнюється друкарським
способом.
2. У графі 2 зазначається термін виконання.
3. У графі 3 "Дата надходження та індекс документа" -
зазначається дата надходження документа та індекс (вхідний N),
який йому присвоєно в управлінні документального забезпечення.
4. У графі 4 "Кореспондент" пишеться назва організації,
звідки надійшов або куди надсилається документ. При реєстрації
внутрішніх документів зазначається найменування підрозділу.
5. У графі 5 "Короткий зміст" зазначається вид документа,
його заголовок або короткий зміст. При реєстрації вихідної і
внутрішньої кореспонденції також вказується, хто з керівництва
Міністерства підписав документ, виконавець і номер його телефону.
6. У графі 6 "Дата та індекс документа" проставляється дата
та індекс (вихідний N), присвоєний документу організацією-автором
документа.
7. У графі 7 "На N" при реєстрації вихідної кореспонденції
вказується, який номер документа виконується.
8. У графі 8 "Кому направлено" зазначається дата та індекс
приймальних керівництва або підрозділів Міністерства.
9. У графі 9 "Резолюція та її автор" пишеться резолюція
доручень вищих органів і керівництва Міністерства (секретарями
приймальних) і начальників підрозділів Міністерства (секретарями
підрозділів).
10. У графі 10 "Хід виконання" зазначається дата, прізвище та
ініціали виконавця, розпис про одержання або повернення документа,
записи про продовження терміну, попередню відповідь або додаткові
питання.
11. У графі 11 "Контрольні відмітки" фіксуються дані про хід
виконання доручень, які повинні мати дату перевірки і конкретні
причини затримки у виконанні документа.
12. У графі 12 "Дата та індекс відповіді" зазначається дата
та індекс (N) вихідного документа.
13. У графі 13 "Адресат" пишеться назва організації, куди
надсилається відповідь.
14. У графі 14 "Зміст відповіді" запис повинен відображати
вирішення питання по суті. Якщо письмової відповіді непотрібно,
робиться конкретний запис про те, коли, ким і як вирішено питання,
порушене в ініціативному документі.
19. У графі 15 "З контролю зняв" позначки робляться
працівниками відділу організації роботи колегії та контролю.

Додаток 8

до п. 5.2.8

ПЕРЕЛІК

документів із зазначенням термінів виконання

Депутатський запит - не пізніше ніж у 15-денний термін з дня
його одержання або інший термін, встановлений Верховною Радою
України. Звернення народного депутата України та депутата місцевої
ради народних депутатів - протягом не більше ніж 10 днів з дня
одержання. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до
зазначеного в них терміну або протягом 30 днів, а документи з
позначкою "терміново" - протягом семи робочих днів від дати
підписання документа. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують
термінового вирішення - до двох днів, решта - протягом 10 днів. Термін виконання документа може бути змінений лише за
вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її
відсутності - особи, яка її заміщає. У разі потреби термін може
бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке
подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення
встановленого терміну, а щодо документа без зазначення терміну -
до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання. Підрозділи-співвиконавці зобов'язані подати свої пропозиції
підрозділу, визначеному відповідальним, не пізніше ніж за два дні
до закінчення встановленого терміну. Підрозділи, відповідальні за виконання доручень, подають
листи на підпис Міністру економіки не пізніше ніж за день до
закінчення встановленого терміну, за винятком доручень з позначкою
"Терміново".

Додаток 9

до п. 6.1.1
МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ ТА З ПИТАНЬ ЗАТВЕРДЖЕНО
ЄВРОПЕЙСЬКОЇ ІНТЕГРАЦІЇ УКРАЇНИ Керівник адміністративного
(Мінекономіки України) департаменту Мінекономіки України НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ (Підпис) (Ініціали, прізвище) ____ N _______________ Дата
на ____________ рік
_________________________________________________ _________________________________________________

(Назва підрозділу)
------------------------------------------------------------------------------------- N п/п|Індекс|Найменування справи| Кількість |Термін зберігання| Примітка | |справи| (тому, частини) |справ (томів,| (тому, частини) |(відповідальний за| | | | частин) | та стаття за | ведення справ | | | | | Переліком | та ін.) | -----+------+-------------------+-------------+-----------------+------------------| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ------------------------------------------------------------------------------------
ОСТАННЯ СТОРІНКА
Начальник підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Відповідальний за ведення
діловодства у підрозділі
(Посада) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Голова ЕК підрозділу Працівник архіву
(Посада) (Підпис) управління документального забезпечення Ініціали та прізвище) (Посада) (Підпис)

(Ініціали та прізвище)
Підсумковий запис про кількість та категорії справ:
---------------------------------------------------------------------- За термінами зберігання |Всього| У тому числі | ----------------------------------+------+--------------------------| | |перехідних|з позначкою ЕПК| ----------------------------------+------+----------+---------------| Постійного | | | | ----------------------------------+------+----------+---------------| Тимчасового (понад 10 років) | | | | ----------------------------------+------+----------+---------------| Тимчасового (до 10 років, включно)| | | | ----------------------------------+------+----------+---------------| До того, як мине потреба | | | | ----------------------------------+------+----------+---------------| Всього | | | | ---------------------------------------------------------------------
Підсумкові відомості, передані до архіву управління
документального забезпечення
Найменування посади того,
хто передав зведення
(Дата) (Підпис) (Ініціали та прізвище)

Додаток 10

до п. 6.1.1.1
МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ ТА З ПИТАНЬ ЗАТВЕРДЖУЮ
ЄВРОПЕЙСЬКОЇ ІНТЕГРАЦІЇ УКРАЇНИ Керівник адміністративного
(Мінекономіки України) департаменту Мінекономіки України
ЗВЕДЕНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ (Підпис) (Ініціали та прізвище) _______ N ______________ (Дата)
На ____________ рік
---------------------------------------------------------------------------------- N п/п|Індекс|Найменування справи| Кількість |Термін зберігання| Примітка | |справи| (тому, частини) |справ (томів,| (тому, частини) |(відповідальний| | | | частин) | та стаття за | за ведення | | | | | Переліком | справ та ін.) | -----+------+-------------------+-------------+-----------------+---------------| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ---------------------------------------------------------------------------------
ОСТАННЯ СТОРІНКА
Начальник управління
документального забезпечення (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Працівник архіву управління
документального забезпечення
(Посада) (Підпис) (Ініціали та прізвище)

ПОГОДЖЕНО
Голова ЦЕК Мінекономіки
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
Підсумковий запис про кількість та категорії справ:
---------------------------------------------------------------------- За термінами зберігання |Всього| У тому числі | ----------------------------------+------+--------------------------| | |перехідних|з позначкою ЕПК| ----------------------------------+------+----------+---------------| Постійного | | | | ----------------------------------+------+----------+---------------| Тимчасового (понад 10 років) | | | | ----------------------------------+------+----------+---------------| Тимчасового (до 10 років, включно)| | | | ----------------------------------+------+----------+---------------| До того, як мине потреба | | | | ----------------------------------+------+----------+---------------| Всього | | | | ---------------------------------------------------------------------
Працівник архіву управління
документального забезпечення
(Посада) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата

Додаток 11

до п. 7.2.9
Міністерство економіки та з питань ЗАТВЕРДЖУЮ
європейської інтеграції України (Мінекономіки України) Найменування посади

керівника підрозділу

АКТ (Підпис) (Ініціали та прізвище) _______ N ________ Дата

м. Київ
Про виділення для знищення
документів, що не підлягають

зберіганню
На підставі Переліку типових документів, що утворюються в
діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування,
інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів
зберігання документів, Київ, 1997, та Інструкції з діловодства у
Міністерстві економіки та з питань європейської інтеграції України
комісія у складі: відібрала до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення, документи (Назва
структурного підрозділу)
-------------------------------------------------------------------------------------------- N п/п|Індекс справи, | Дата |Заголовок справи,| Кількість |Термін зберігання|Примітка| |тому, документа|документа| документа |томів справи,| справи (тому), | | | | | | екземплярів |документа, стаття| | | | | | документа | за Переліком | | -----+---------------+---------+-----------------+-------------+-----------------+--------| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | -------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------- N п/п|Індекс справи, | Дата |Заголовок справи,| Кількість |Термін зберігання|Примітка| |тому, документа|документа| документа |томів справи,| справи (тому), | | | | | | екземплярів |документа, стаття| | | | | | документа | за Переліком | | -----+---------------+---------+-----------------+-------------+-----------------+--------| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | -------------------------------------------------------------------------------------------
Разом _________________________________________ справ за ____ роки

Цифрами та прописом
СХВАЛЕНО:
Голова ЕК підрозділу: (Дата) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Члени комісії: (Дата) (Підпис) (Ініціали та прізвище)

Документи у кількості _____________________________ знищені шляхом
подрібнення (Цифрами та прописом)
Найменування посади
особи, яка склала акт (Підпис) (Ініціали та прізвище)
(Дата)

Додаток 12

до п. 7.2.9

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ ТА З ПИТАНЬ ЗАТВЕРДЖУЮ
ЕВРОПЕЙСЬКОЇ ІНТЕГРАЦІЇ УКРАЇНИ (Мінекономіки України) Найменування посади

керівника підрозділу

АКТ (Підпис) (Ініціали та прізвище) _______ N ________ Дата

м. Київ
Про виділення для знищення
документів, що не підлягають

зберіганню
На підставі Переліку типових документів, що утворюються в
діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування,
інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів
зберігання документів, Київ, 1997, та Інструкції з діловодства у
Мінекономіки, комісія у складі: відібрала до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення, документи Міністерства;
--------------------------------------------------------------------------- N |Роки | Заголовки справ, | N N статей Переліку, |Кількість|Примітка| п/п|справ|N N описів та справ|термін зберігання справи| справ | | ---+-----+-------------------+------------------------+---------+--------| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | --------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------- N |Роки | Заголовки справ, | N N статей Переліку, |Кількість|Примітка| п/п|справ|N N описів та справ|термін зберігання справи| справ | | ---+-----+-------------------+------------------------+---------+--------| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | --------------------------------------------------------------------------
Разом _________________________________________ справ за ____ роки

Цифрами та прописом
СХВАЛЕНО:
Протокол ЦЕК
від _______ N _____
Голова ЦЕК (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Члени комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Секретар комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Документи у кількості ______________________________________ справ

(Цифрами та прописом) агою _____ кг здано в ___________________________________________

(Найменування установи)
на переробку за приймально-здавальною накладною від ___ N _____.
Найменування посади (Підпис) (Ініціали та прізвище)
особи, яка здала
документи
(Дата)

Додаток 13

до п. 7.3.16
МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ З ПИТАНЬ
ЄВРОПЕЙСЬКОЇ НТЕГРАЦІЇ УКРАЇНИ
(Мінекономіки України)
ВНУТРІШНІЙ ОПИС

документів справи N _____
----------------------------------------------------------------------- NN| Індекс документа | Дата |Вид, найменування|Номери |Примітка| | (вх. та вих. |документа|документа та його|аркушів| | |Мінекономіки України)| | індекс |справи | | --+---------------------+---------+-----------------+-------+--------| | | | | | | ----------------------------------------------------------------------
ОСТАННЯ СТОРІНКА
Всього ________________________________________________ документів

(Цифрами та прописом)
Кількість аркушів внутрішнього опису _____________________________
(Посада особи, яка склала опис) (Підпис) (Ініціали та прізвище)

Дата

Додаток 14

до п. 7.4.5

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ ТА З ПИТАНЬ

ЄВРОПЕЙСЬКОЇ ІНТЕГРАЦІЇ УКРАЇНИ

(Мінекономіки України) _______________________________

(назва підрозділу)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник підрозділу

(Підпис) (Ініціали та прізвище)

Дата

ОПИС N _____

СПРАВ ПОСТІЙНОГО ЗБЕРІГАННЯ ЗА 199_ рік
---------------------------------------------------------------------- N N| Індекс |Найменування | Дата справи | Кількість |Примітка| п/п| справи |справи (тому,|(томів, частин)|аркушів у справі| | | (тому, | частини) | |(томі, частині) | | |частини)| | | | | ---+--------+-------------+---------------+----------------+--------| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ---------------------------------------------------------------------
ОСТАННЯ СТОРІНКА
У цей опис включено ___________________________________ справ

(Цифрами та прописом) N ____ по N _____
(Посада відповідального
за діловодство) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
УХВАЛЕНО
Голова ЕК підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Передано _________________________________________________________

(Цифрами та прописом)
(Посада особи,
яка передала справи) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Прийнято _________________________________________________________

(Цифрами та прописом)
(Посада особи,
яка передала справи) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата

Додаток 15

до п. 7.4.5

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ ТА З ПИТАНЬ

ЄВРОПЕЙСЬКОЇ ІНТЕГРАЦІЇ УКРАЇНИ

(Мінекономіки України) ___________________________________

(Найменування підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник підрозділу

(Підпис) (Ініціали та прізвище)

Дата
ОПИС N _____

СПРАВ ТИМЧАСОВОГО ЗБЕРІГАННЯ ЗА 199_ рік
------------------------------------------------------------------- N N| Індекс |Найменування справи| Термін |N N статей |Примітка| п/п| справи | (тому, частини) |зберігання|за Переліком| | | (тому, | | | | | |частини)| | | | | ---+--------+-------------------+----------+------------+--------| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ------------------------------------------------------------------
ОСТАННЯ СТОРІНКА
У цей опис включено ________________________________________ справ

(Цифрами та прописом)
з N _____ по N _____
(Посада відповідального
за діловодство) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
УХВАЛЕНО
Голова ЕК підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
УХВАЛЕНО
Голова ЕК підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Передано _________________________________________________________

(Цифрами та прописом)
(Посада особи,
яка передала справи) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата

Додаток 16

ЗРАЗКИ ОФОРМЛЕННЯ

видів службових документів, що

використовуються в управлінській

діяльності Міністерства економіки та з питань

європейської інтеграції України

Форма 1

до п. 1 додатка 1

(Державний герб України)
МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ ТА З ПИТАНЬ

ЄВРОПЕЙСЬКОЇ ІНТЕГРАЦІЇ УКРАЇНИ

(Мінекономіки України)
НАКАЗ
13.06.1997 N 20
м. Київ
Про затвердження цін на газ Напис за встановленою формою
природний і тарифів на послуги (6 х 10) про державну

з його транспортування реєстрацію нормативного акта

на 1998 рік
Текст
Міністр (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Петров 293-93-26 Розміщується у лівому нижньому куті

зворотного боку останнього аркуша

документа ф111

Форма 2

до п. 1 додатка 1 |

(Державний герб України)
МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ ТА З ПИТАНЬ

ЄВРОПЕЙСЬКОЇ ІНТЕГРАЦІЇ УКРАЇНИ
(Мінекономіки України)
НАКАЗ

з особового складу
16.06.1997 N 18

м. Київ
Про призначення Яковенка І.І.
Текст

Міністр (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Іванова 293-75-40 Розміщується у лівому нижньому куті

зворотного боку останнього

аркуша документа ф211

Форма 3

до п. 3 додатка 1 |

(Державний герб України)
МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ ТА З ПИТАНЬ

ЄВРОПЕЙСЬКОЇ ІНТЕГРАЦІЇ УКРАЇНИ
(Мінекономіки України)
ПРОТОКОЛ

засідання колегії Міністерства економіки та з питань

європейської інтеграції України

Дата проведення N ______
м. Київ
Головував (Прізвище та ініціали) Секретар (Прізвище та ініціали) Присутні: Члени колегії Міністерства економіки (Прізвище та ініціали) Запрошені:
I. (Назва питання, прізвище доповідача,

співдоповідача, виступаючих)

Колегія вирішила: (запис рішення з

даного питання)

II. ... та ін.

Міністр економіки та з питань
європейської інтеграції
(заступник Міністра,
який головував) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Завідуючий відділу організації
роботи колегії та контролю (Підпис) (Ініціали та прізвище)

Форма 4

до п. 3 додатка 1 |

(Державний герб України)
МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ ТА З ПИТАНЬ

ЄВРОПЕЙСЬКОЇ ІНТЕГРАЦІЇ УКРАЇНИ
(Мінекономіки України)
ПРОТОКОЛ

робочої наради у Міністра економіки та з питань

європейської фнтеграції

(заступника Міністра)
(Прізвище та ініціали)
(Дата проведення) N _____
м. Київ
Присутні: від Мінекономіки: (Прізвище та ініціали) від інших міністерств, інших центральних органів виконавчої влади... (Назва організацій, прізвище, ініціали та посада)
СЛУХАЛИ: (назва питання, прізвище,

ініціали доповідача, співдоповідача)
ВИСТУПИЛИ: (прізвище та ініціали виступаючих)
ВИРІШИЛИ: (запис рішення з даного питання)

Міністр (заступник Міністра)
економіки: (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Секретар (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Примітка. Форма протоколу може змінюватися залежно від
процедури проведення наради.

Форма 5

до п. 6 додатка 1
(Державний герб України)
МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ ТА З ПИТАНЬ ЗАТВЕРДЖУЮ
ЄВРОПЕЙСЬКОЇ ІНТЕГРАЦІЇ УКРАЇНИ (Мінекономіки України) Найменування посади

керівника підрозділу

АКТ (Підпис) (Ініціали та прізвище) Дата

05.04.1997 N 35-2/4
м. Київ
Про перевірку стану діловодства
у відділі реформування форм

власності
Текст
Голова комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Члени комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Васильов 293-40-01 Розміщується у лівому нижньому

куті лицьового боку останнього

аркуша документа f563

Форма 6

до п. 7 додатка 1

(Державний герб України)
МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ ТА З ПИТАНЬ

ЄВРОПЕЙСЬКОЇ ІНТЕГРАЦІЇ УКРАЇНИ

(Мінекономіки України)

252008, м. Київ-8, вул. М. Грушевського, 12/2
__________________________________________________________________ ____________ N __________
На N _____________________
Кабінет Міністрів України
Про надання допомоги областям України для ліквідації наслідків повені
Текст
Додаток. Проект постанови Кабінету Міністрів

України на 2 арк. в 1 прим. та дискета

Міністр (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Борисова 293-82-40 Розміщується у лівому нижньому куті

лицьового боку останнього аркуша

документа f671

Форма 7

до п. 7 додатка 1 |

(Державний герб України)
МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ ТА З ПИТАНЬ

ЄВРОПЕЙСЬКОЇ ФНТЕГРАЦІЇ УКРАЇНИ

(Мінекономіки України)

252008, м. Київ-8, вул. М. Грушевського, 12/2
__________________________________________________________________
20.06.1997 N 11-15/105
На N __________________
Заступнику Голови

Держкомстату України

Мироненку Ф.І.
Щодо поліпшення статистичної
інформації для оперативної оцінки
стану економіки України
Текст
Заступник Міністра (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Фролов Розміщується у лівому нижньому куті ф771

Форма 8

до п. 7 додатка 1

(Державний герб України)
МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ ТА З ПИТАНЬ

ЄВРОПЕЙСЬКОЇ ІНТЕГРАЦІЇ УКРАЇНИ УКРАЇНИ

(Мінекономіки України)

252008, м. Київ-8, вул. М. Грушевського, 12/2
__________________________________________________________________ __________ N __________
На N ___________________
314001, м. Полтава

вул. Підгірна, 14, кв. 40

Олененку І.П.
Текст
Заступник Міністра (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Фролов 293-72-69 Розміщується у лівому нижньому куті

лицьового боку останнього

аркуша документа ф7712

Форма 9

до п. 7 додатка 1

Інд. ________

Начальникам підрозділів

Мінекономіки

(за списком)
Про прогнозні показники на 1997 рік
і вересень поточного року
Текст
Начальник зведеного відділу
економічного аналізу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
07.10.1997 N 11-73/98
Петренко 293-12-17 Розміщується у лівому нижньому куті

лицьового боку f773

Форма 10

до п. 8 додатка 1

Державний Герб України

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

(зовнішня)
_______________ N _____

Прем'єр-міністрові України

(прізвище, ініціали)

(реквізит друкується

від межі правого поля

на відстані 92 мм через 1,5

міжрядкового інтервал,

у верхній частині аркуша

паперу)

Стосовно: (викладається зміст питання) (заголовок друкується малими літерами від лівого поля без відступу через один міжрядковий інтервал, максимальна довжина рядка 72 мм (28 друкованих знаків)

Текст (складається з двох частин: вступ, у якому викладається
суть питання, та висновки і пропозиції).
Додаток: на арк. в 1 прим.
Міністр підпис ініціали, прізвище
Виконавець: (прізвище, ініціали), номер робочого телефону (знак
N не ставиться)

Форма 10/1

до пункту 8 додатка 1
Міністру економіки України

або

Першому заступнику Міністра

або

Заступнику Міністра

Прізвище, ініціали

(у давальному відмінку)

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Від: (прізвище, ініціали, посада особи, що подає доповідну
записку)
Стосовно: (зазначається питання, що порушується)
Суть справи: (характеризується стан справ щодо зазначеного
питання)
Пропозиція: (пропонуються варіанти розв'язання питання, їх
повинно бути декілька)
Додаток: на арк. 1 прим.
Підпис ініціали, прізвище
Дата, номер доповідної (знак N проставляється)
Виконавець: (прізвище, номер телефону, знак N не ставиться)
{ Форма 10 до пункту 8 додатка 1 в редакції Наказу Міністерства
економіки N 150 ( v0150665-07 ) від 29.05.2007 }
Форма 11

до п. 10 додатка 1
---------------------------------------------------------------------- Слів |Плата | | ПЕРЕДАЧА | | | (Державний герб України) | | | | | | ----------+----------| |-----------------| | | | |Міністерство зв'язку України|Номер | |----+------+---| ТЕЛЕГРАМА |роб. місця | | | | | | | |----+------+---| N _____________ | | | | | | | | ---------------------| сл. ___ ___ год. ___ хв. |-----------------| Прийняв _____________| |Номери | | |автовідповідей | | |-----------------| | |Передав | | |-----------------| | |Службові відмітки| ---------------------------------------------------------------------
ДОНЕЦЬК 105 ОБЛДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЯ ЛОГВИНЕНКУ
ПРОШУ ПРИБУТИ КИЇВ МІНЕКОНОМІКИ УЧАСТІ ЗАСІДАННІ РОБОЧОЇ ГРУПИ
ДООПРАЦЮВАННЯ ПРОЕКТУ ОСНОВНИХ НАПРЯМІВ РЕГІОНАЛЬНОЇ ЕКОНОМІЧНОЇ
ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ 20 06 97 14 ГОДИН КІМНАТА 246 крпк НР 15-41/84
ЗАСТУПНИК МІНІСТРА ПЕТРОВ
__________________________________________________________________
м. Київ-8, вул. Грушевського, 12/2,
Мінекономіки України
Аванс 340
Заступник Міністра
економіки України (підпис) І.І.Петров
18.06.1997
Петренко 293-41-71 f774tel

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

секретаря підрозділу Мінекономіки
Загальна частина
Секретар підрозділу є безпосереднім технічним помічником
начальника підрозділу і виконавцем, що здійснює діловодство у
підрозділі. Секретар підрозділу безпосередньо підпорядковується
начальнику підрозділу і його заступникам, а методично - начальнику
управління документального забезпечення і його заступнику. Секретар підрозділу призначається і звільняється керівником
адміністративного департаменту за клопотанням начальника
підрозділу.
Основні функції і обов'язки
Основними функціями секретаря підрозділу є забезпечення
обліку вхідної, вихідної і внутрішньої кореспонденції, у тому
числі й з грифом "Для службового користування", передачі її
виконавцям відповідно до резолюції керівництва підрозділу,
контроль за виконанням документів, формуванням справ і підготовкою
документів для передачі в архів Міністерства. Крім того, в його обов'язки входить: ведення і подання до бухгалтерії табеля для нарахування
заробітної плати працівникам підрозділу; виписування посвідчень на відрядження працівників підрозділу; отримання в бухгалтерії за дорученням начальника підрозділу
заробітної плати працівників підрозділу і видача її у
встановленому порядку; підписування за табельника листків тимчасової
непрацездатності працівників підрозділу після звірення їх з
табелем. Для виконання зазначених функцій секретар підрозділу
зобов'язаний: одержувати в управлінні документального забезпечення
кореспонденцію, що надійшла для підрозділу, щодня з 11-00 до 12-00
та з 16-00 до 17-00, у п'ятницю - з 11-00 до 12-00 і з 15-00 до
16-00 (термінову кореспонденцію отримувати негайно, за викликом
працівників цього відділу) і обробляти її у встановленому порядку; передавати документи керівництву підрозділу негайно, після
закінчення технічної обробки або в окремо встановлений для цього
час; передавати документи виконавцям-спеціалістам підрозділу
негайно, після розгляду керівником підрозділу і закінчення їх
обробки (в реєстраційні картки переносити резолюції, вказувати
дату і прізвище виконавця, термін виконання документа); групувати реєстраційні картки в довідково-облікові картотеки.
Картотеки створювати окремо на кожний календарний рік. Поділяти
картотеки на дві частини: виконані і невиконані, реєстраційні
картки розкладати в картотеці за кореспондентами; вести облік документів з грифом "Для службового
користування"; приймати від виконавців вихідну і внутрішню кореспонденцію,
реєструвати її, обробляти і передавати для відправки в управління
документального забезпечення, а копії документів і внутрішні
документи - виконавцям; здійснювати контроль за своєчасним виконанням доручень
Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету
Міністрів України і керівництва Міністерства, а також документів,
на які необхідно готувати відповідь. Про стан виконання
контрольних доручень та інших документів, що потребують відповіді,
один раз на тиждень доповідати начальнику підрозділу; в реєстраційних картках своєчасно робити відмітки про
виконання документів або повернення їх до управління
документального забезпечення; за вимогою керівництва і спеціалістів підрозділу підбирати
документи, що знаходяться у справах і закінчені діловодством (якщо
справи зберігаються у секретаря підрозділу); передавати документи за межі підрозділу (через управління
документального забезпечення); давати в усній формі довідки, що стосуються документів, які
знаходяться у підрозділі; забезпечувати на початок року спеціалістів підрозділу
обкладинками справ з написаними на них заголовками справ за
номенклатурою; оформляти закінчені діловодством справи для передачі в архів,
подавати методичну допомогу спеціалістам у формуванні справ; перевіряти наявність документів у виконавців; виконувати друкарські роботи, що надходять від спеціалістів
підрозділу; приймати і передавати телефонограми; комплектувати по міністерствах, інших центральних органах
виконавчої влади та інших організаціях кореспонденцію для
відправки і до 15-00 здавати її у управління документального
забезпечення; записувати і передавати інформацію для керівників підрозділу
в період їх відсутності; організовувати прийом відвідувачів у керівництва підрозділу; одержувати канцприладдя і забезпечувати ним спеціалістів
підрозділу; здійснювати облік з'явлення працівників на роботу за
встановленою формою; складати і подавати до управління документального
забезпечення відомості про документообіг; вести облік одержання і витрати бланків суворої звітності,
складати і подавати до управління документального забезпечення
звіти про їх використання. При звільненні або переході на іншу роботу секретар
підрозділу передає за актом справи і документи новопризначеній
особі або спеціалісту підрозділу за вказівкою начальника
підрозділу, один примірник акта передається до управління
документального забезпечення.
Права секретаря
Секретар підрозділу має право: контролювати правильність оформлення документів,
підготовлених до реєстрації і відправки; вимагати від спеціалістів документи, виконавцями яких вони є; контролювати хід формування справ у поточному діловодстві і
вказувати працівникам підрозділу на допущені ними порушення
встановлених вимог; вимагати від спеціалістів, відповідальних за формування
справ, своєчасної обробки і передачі справ для здачі в архів
Міністерства; одержувати необхідні документи і справи в архіві
Міністерства.
Відповідальність
Секретар підрозділу відповідає за: своєчасне отримування кореспонденції в управлінні
документального забезпечення, передачу її керівництву підрозділу і
виконавцям; інформування керівництва підрозділу про невиконані у
встановлені терміни документи; правильне заповнення реєстраційних карток; правильне ведення картотек з реєстраційними і контрольними
картками; своєчасну підготовку і передачу справ до архіву Міністерства.

Форма 12/2

до пункту 13 додатка 1

ДОВІДКА

Мінекономіки як співвиконавця проекту

нормативно-правового акта до засідання

Кабінету Міністрів України та урядового комітету

До засідання Кабінету

Міністрів України

(урядового комітету)
____________________________

(назва комітету)
"___" ____________ 200___ р.

(дата проведення засідання)

1. Питання N ____ (згідно з порядком денним засідання) Формулюється питання, яке виноситься на розгляд.
2. Погодження Подається інформація щодо погодження проекту Мінекономіки
(без зауважень; із зауваженнями, які враховано; із зауваженнями,
які враховано частково; із зауваженнями, які не враховано). У разі коли зауваження Міністерства враховано, слід стисло
викласти їх зміст. У разі коли зауваження Міністерства враховано частково або не
враховано, необхідно викласти їх стислий зміст та аргументи на їх
користь у таблиці:
------------------------------------------------------------------ Стислий виклад | Аргументи головного | Аргументація | зауважень | розробника щодо | Мінекономіки щодо | |відхилення зауважень | необхідності | | Мінекономіки |врахування зауважень| | | (або підтримки | | | рішення головного | | | розробника) | ----------------------------------------------------------------- ______________
Примітка. У разі коли питання виноситься на розгляд Кабінету

Міністрів України, необхідно обов'язково зазначити

стан його проходження в урядових комітетах та чи були

підтримані/відхилені зауваження Мінекономіки.
3. Пропозиції Одне речення, наприклад: Мінекономіки не може погодитися з
прийняттям проекту (повна назва) у запропонованій редакції,
оскільки ... / Пропонуємо під час засідання висловити наступні
зауваження до проекту (повна назва): ... / Підтримуємо рішення
головного розробника щодо відхилення зауважень Мінекономіки /
інше. Додаток 1 доповнено Формою 12/2 згідно з Наказом Міністерства
економіки N 150 ( v0150665-07 ) від 29.05.2007 }
Форма 12/3

до пункту 13 додатка 1

ДОПОВІДЬ

до розробленого Мінекономіки законопроекту

на пленарних засіданнях (засіданнях комітетів)

Верховної Ради України

До пленарного засідання

Верховної Ради України

(комітету)
____________________________

(назва комітету)
"___" ____________ 200___ р.

(дата проведення засідання)

1. Суть закону, в чому принципова новизна закону (порівняно з
чинним).
2. Прогноз наслідків прийняття чи неприйняття зазначеного
закону.
3. Фінансово-економічне обґрунтування закону, необхідні
фінансові витрати.
4. У разі наявності міжнародного досвіду порівняти з іншими
країнами.
5. Якщо є альтернативний законопроект - принципова
характеристика альтернативного проекту, його відмінність від
урядового.
6. Пропозиції щодо прийняття за основу законопроекту та їх
мотивація.
7. Оцінка Мінекономіки висновку Головного науково-експертного
управління Апарату Верховної Ради України.
8. Перелік можливих питань із запропонованими відповідями.
Додатки до доповіді

Варіант I. До першого читання:

- Текст проекту закону, що має розглядатися на пленарному
засіданні, пояснювальна записка до нього, за необхідності
порівняльна таблиця.

- Висновок Головного науково-експертного управління Апарату
Верховної Ради України щодо зазначеного законопроекту.

- Подання та проект постанови профільного комітету Верховної
Ради України до зазначеного законопроекту, за наявності всі
проекти постанов про прийняття чи неприйняття цього законопроекту.

- У разі розгляду проекту закону про внесення змін до закону
України текст чинного закону України.

У разі наявності альтернативного проекту закону, до нього
додається аналогічний пакет документів.
Варіант II. До другого читання: Під час розгляду зазначеного законопроекту в другому читанні
до вищезазначеного пакета документів додаються: - порівняльна таблиця з унесеними правками народних депутатів
та рішенням комітету стосовно їх врахування чи відхилення; - аргументована позиція Міністерства щодо підтримки чи
непідтримки підготовленого до другого читання законопроекту; - оцінка кожної позиції порівняльної таблиці.
{ Додаток 1 доповнено Формою 12/3 згідно з Наказом Міністерства
економіки N 150 ( v0150665-07 ) від 29.05.2007 }

Форма 12/4

до пункту 13 додатка 1

ДОПОВІДЬ

до законопроекту, який супроводжує Мінекономіки

на пленарних засіданнях (засіданнях комітетів)

Верховної Ради України

До пленарного засідання

Верховної Ради України

(комітету)
____________________________

(назва комітету)
"___" ____________ 200___ р.

(дата проведення засідання)

1. Суть проекту закону.
2. Відповідність чинному законодавству.
3. Фінансово-економічне обґрунтування закону, необхідні
фінансові витрати.
4. Прогноз наслідків прийняття чи неприйняття зазначеного
закону (як позитивних, так і негативних).
5. Зауваження Мінекономіки, якщо є.
6. Аргументована позиція Мінекономіки.
Додаток до доповіді
- Текст проекту закону, пояснювальна записка до нього, за
необхідності, порівняльна таблиця. - Висновок Кабінету Міністрів України щодо зазначеного
законопроекту. - Висновок Головного науково-експертного управління Апарату
Верховної Ради України щодо зазначеного законопроекту. - У разі розгляду проекту закону про внесення змін до закону
України текст чинного закону України.
Довідково. Вказати наявність чи відсутність доручення
Кабінету Міністрів України щодо здійснення експертизи зазначеного
законопроекту.
{ Додаток 1 доповнено Формою 12/4 згідно з Наказом Міністерства
економіки N 150 ( v0150665-07 ) від 29.05.2007 }

Форма 13

до пункту 14 додатка 1

Міністрові економіки України

або

Першому заступникові

Міністра

або

Заступникові Міністра
Прізвище, ініціали

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
До унесеного на погодження проекту: (назва проекту
нормативно-правового акта) Унесеного: (назва організації, що внесла проект) Мета прийняття акта: (зазначається, з якою метою і чим
обумовлено прийняття акта) Суть і новизна акта: (зазначається, які нові норми уводяться)
Наслідки прийняття акта: (зазначають правові,
соціально-економічні та фінансові наслідки прийняття акта, вплив
прийняття акта на внутрішньоекономічну і зовнішньоекономічну
позицію держави)
Експертний висновок: (проект відповідає/ суперечить
законодавству України / законодавству ЄС, міжнародному праву)
Пропозиція структурного підрозділу щодо погодження, прийняття
акта: (погодити; погодити із зауваженнями, відхилити, повернути на
доопрацювання, обговорити на узгоджувальній нараді)
Посада підпис ініціали, прізвище
Дата, N
Виконавець (прізвище, номер телефону без проставлення знака N)
{ Додаток 1 доповнено Формою 13 згідно з Наказом Міністерства
економіки N 150 ( v0150665-07 ) від 29.05.2007 }

Форма 14

до пункту 14 додатка 1
Міністрові економіки України

або

Першому заступникові

Міністра

або

Заступникові Міністра

або

Директорові департаменту

(назва департаменту)

або

Начальникові відділу

(назва відділу)
Прізвище, ініціали

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
Від: (прізвище, ініціали, посада)
Стосовно: (зазначається питання, що пояснюється, наприклад
порушення строків виконання доручень керівництва Міністерства)
Пояснення причин, що призвели до відповідної ситуації:
(надаються обґрунтовані пояснення об'єктивних і суб'єктивних
причин, що призвели до відповідної ситуації)
Вжиті заходи для врегулювання питання: (зазначаються заходи,
що вжиті на час подання пояснювальної записки та які пропонуються
на майбутнє для уникнення такої ситуації)
Посада підпис ініціали та прізвище
Дата, N
{ Додаток 1 доповнено Формою 14 згідно з Наказом Міністерства
економіки N 150 ( v0150665-07 ) від 29.05.2007 }

Форма 15

до пункту 21 додатка 1

МІНІСТР ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ

або

ПЕРШИЙ ЗАСТУПНИК МІНІСТРА

ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ

або

ЗАСТУПНИК МІНІСТРА

ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ

ОКРЕМЕ ДОРУЧЕННЯ

Директорам департаментів

Начальникам відділів

на правах самостійних

(у разі надання доручення

конкретним начальникам

структурних підрозділів

зазначаються їх прізвища,

ініціали)

Текст доручення (з абзацу)
Зведення: (відповідальний структурний підрозділ)
Строк виконання:
Підпис ініціали, прізвище Міністра

(першого заступника,

заступника Міністра)
Виконавець: (прізвище, номер телефону)
Дата і час передавання на реєстрацію до департаменту документального забезпечення, підпис особи, що передала на реєстрацію
------------------ |Місце для штампа| |реєстрації | ------------------
{ Додаток 1 доповнено Формою 15 згідно з Наказом Міністерства
економіки N 150 ( v0150665-07 ) від 29.05.2007 }

Форма 16

до пункту 21 додатка 1

ЗАУВАЖЕННЯ ТА ПРОПОЗИЦІЇ

Міністерства економіки України

(структурного підрозділу)

До унесеного на погодження проекту: (назва та заголовок
проекту акта)
Зауваження: (подається зміст зауважень; зазначається

нормативно-правовий акт, якому суперечить норма,

що пропонується у проекті; негативні наслідки

прийняття проекту акта в редакції норми,

до якої є зауваження у Міністерства)
Позиція Міністерства
чи структурного підрозділу
щодо суперечливої
частини проекту: (викладається бачення Мінекономіки/ структурного

підрозділу суперечливої норми, вносяться

пропозиції)
Міністр економіки України
або
Заступник Міністра
економіки України підпис ініціали, прізвище
{ Додаток 1 доповнено Формою 16 згідно з Наказом Міністерства
економіки N 150 ( v0150665-07 ) від 29.05.2007 }

Джерело: Офіційний портал ВРУ

скопійовано

Замовити платну консультацію

Відновити пароль

Авторизація

Реєстрація

Реєстрація

Навчальні відео: Як користуватись системою

Ця функція стане доступною в повній версії продукту

Зберегти в обраному

Надіслати на вказаний адрес