Про забезпечення реалізації деяких питань цифрового розвитку

Відповідно до пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 30 січня 2019 р. № 56 «Деякі питання цифрового розвитку» з метою забезпечення запровадження органами виконавчої влади принципів державної політики цифрового розвитку та належної організації виконання передбачених зазначеною постановою завдань НАКАЗУЮ:

1. Затвердити такі, що додаються:

1) методичні рекомендації з дотримання засад реалізації органами виконавчої влади принципів державної політики цифрового розвитку;

2) методичні рекомендації з розроблення положення про структурний підрозділ (спеціаліста) з питань цифрового розвитку.

2. Генеральному департаменту цифрової трансформації (Маковський Д.):

1) розмістити на офіційному веб-сайті Державного агентства з питань електронного урядування України (далі - Агентство) затверджені цим наказом методичні рекомендації;

2) забезпечити періодичне розміщення на офіційному веб-сайті Агентства актуальної інформації щодо концепцій цифрового розвитку й аспектів цифрової трансформації органів влади та державного управління;

3) забезпечити проведення цифрової експертизи проектів нормативно-правових актів, які надійшли на погодження від інших державних органів, з питань інформатизації, електронного урядування, формування і використання національних електронних інформаційних ресурсів, розвитку інформаційного суспільства, електронної демократії, надання адміністративних послуг або цифрового розвитку.

3. Керівникам самостійних структурних підрозділів в межах компетенції сприяти генеральному департаменту цифрової трансформації в проведенні цифрової експертизи з метою всебічного та комплексного опрацювання проектів нормативно-правових актів, які надійшли на погодження.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника голови відповідно до функціонального розподілу обов’язків.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ
з дотримання засад реалізації органами виконавчої влади принципів державної політики цифрового розвитку

Загальні положення

1. Методичні рекомендації з дотримання засад реалізації органами виконавчої влади принципів державної політики цифрового розвитку (далі - Методичні рекомендації) розроблено як практичну та методологічну допомогу органам виконавчої влади та підрозділам (спеціалістам) з питань цифрового розвитку щодо дотримання засад реалізації принципів державної політики цифрового розвитку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 30 січня 2019 р. № 56 «Деякі питання цифрового розвитку».

2. Терміни в Методичних рекомендаціях вживають у такому значенні:

е-взаємодія - електронна інформаційна взаємодія органу виконавчої влади з органами державної влади та місцевого самоврядування, з громадянами та з суб’єктами господарювання;

е-послуги - адміністративні, інформаційні, соціальні й інші послуги, які надаються в електронній формі;

е-ресурси - електронні інформаційні ресурси;

сучасні технології - новітні інформаційно-комунікаційні технології: цифрові, інтернет, даних (також і великих даних), які на часі конкурують на вільному ринку;

цифрова екосистема - розподілена, адаптивна, відкрита соціально-технічна система з властивостями самоорганізації, масштабованості та стійкості, подібна до природних екосистем, особливо в аспектах, пов’язаних з конкуренцією та співпрацею між різними сутностями;

цифрова трансформація - діяльність, що має на меті використання цифрових технологій для вирішення традиційних проблем інноваційними способами.

3. Методичні рекомендації розкривають характер і фундаментальні аспекти поведінки посадових осіб органів виконавчої влади, спрямованої на досягнення цифрової трансформації органів виконавчої влади в Україні, яка полягає у:

запровадженні принципів державної політики цифрового розвитку;

дотриманні засад реалізації органами виконавчої влади принципів державної політики цифрового розвитку;

прискоренні цифрової трансформації органу виконавчої влади;

перетворенні органів виконавчої влади щодо використання можливостей, які надають сучасні технології.

Рекомендації до реалізації владних повноважень і узгодженості із засадами реалізації органами виконавчої влади принципів державної політики цифрового розвитку

4. Для узгодженості із принципом державної політики цифрового розвитку «відкритість» органам виконавчої влади рекомендовано:

створювати та модернізувати е-ресурси як «цифрові за замовчуванням»;

застосовувати поняття відкритості даних, інформаційних систем і програмного забезпечення, розпорядником (володільцем) яких вони є;

визнавати належні їм дані відкритими, якщо інше не встановлено законодавством;

забезпечувати рівні можливості для програмного забезпечення з відкритим кодом та демонструвати активне й вмотивоване запровадження програмного забезпечення з відкритим кодом;

надавати перевагу відкритим стандартам і форматам, за умови належного охоплення функціональних потреб і підтримання ними інновацій.

5. Для узгодженості із принципом державної політики цифрового розвитку «прозорість» органам виконавчої влади рекомендовано:

забезпечити всередині адміністративного середовища відкритість усіх правил, процедур, даних, послуг і процесів прийняття рішень;

забезпечити публічність інформації щодо відомчих інформаційних систем, якщо інше не встановлено законодавством;

забезпечити уніфікацію інтерфейсів надання е-послуг.

6. Для узгодженості із принципом державної політики цифрового розвитку «багаторазовість використання» органам виконавчої влади рекомендовано:

переймати/запозичувати рішення, які довели свою цінність в інших органах, розглядаючи наявні рішення й оцінюючи їхню корисність або актуальність для конкретної проблеми;

співпрацювати під час розроблення спільних рішень, що стосуються цифрового розвитку;

використовувати й обмінюватися інформацією та даними під час упровадження інформаційних систем, якщо інше не встановлено чинним законодавством.

7. Для узгодженості із принципом державної політики цифрового розвитку «технологічна нейтральність і портативність даних» органам виконавчої влади рекомендовано:

фокусуватися на функціональних потребах, уникати накладання конкретних технічних реалізацій на складові інформаційних систем з метою мінімізації технологічної залежності;

орієнтуватись на спроможність адаптації до технологічного середовища, що швидко еволюціонує;

намагатись не застосовувати програмні рішення, які мають специфічну технологію або не відповідають їх потребам;

забезпечувати можливість безперешкодного перенесення даних між системами та застосунками з використанням відкритих технічних стандартів, підтримуючи впровадження та розвиток інформаційних систем, якщо інше не встановлено чинним законодавством.

8. Для узгодженості із принципом державної політики цифрового розвитку «орієнтованість на громадян» органам виконавчої влади рекомендовано:

під час прийняття рішень щодо визначення форм і способів цифрової реалізації владних повноважень враховувати в першу чергу потреби громадян;

використовувати різні способи для взаємодії з громадянами, забезпечуючи останнім можливість обирати той з них, який найбільше відповідає їхнім потребам;

сформувати та надати єдину точку з’єднання, щоб приховати внутрішню адміністративну складність та полегшити доступ громадян до відомчих е-ресурсів та е-послуг;

запроваджувати цифрові механізми залучення громадян до процесів прийняття рішень і реалізації владних повноважень;

запитувати у громадян і суб’єктів господарювання інформацію лише раз і лише релевантну, якщо інше не встановлено законодавством.

9. Для узгодженості із принципом державної політики цифрового розвитку «інклюзивність та доступність» органам виконавчої влади рекомендовано:

передбачати можливість використання всіх переваг, які надають сучасні технології, для доступу до е-ресурсів та е-послуг, подолання соціального та економічного розшарування;

гарантувати людям з інвалідністю, вадами і людям похилого віку можливість користуватися е-ресурсами та е-послугами на рівні з іншими громадянами;

забезпечити електронну доступність для всіх громадян, включаючи людей з інвалідністю, вадами, людей похилого віку.

10. Для узгодженості із принципом державної політики цифрового розвитку «безпечність та конфіденційність» органам виконавчої влади рекомендовано:

забезпечити громадянам і суб’єктам господарювання впевненість у безпечності та надійності середовища, в якому відбувається е-взаємодія, та повну його відповідність до правил, встановлених законодавством про захист персональних даних, електронну ідентифікацію та довірчі послуги;

гарантувати громадянам конфіденційність інформації про них, конфіденційність, автентичність, цілісність та врахування інформації, наданої громадянами та суб’єктами господарювання;

використовувати загальні системи захисту, забезпечувати безпечні та надійні обмін даними між е-ресурсами й е-взаємодію з громадянами та суб’єктами господарювання.

11. Для узгодженості із принципом державної політики цифрового розвитку «багатомовність» органам виконавчої влади рекомендовано:

під час проектування інформаційних систем враховувати багатомовність систем для е-взаємодії з громадянами та суб’єктами господарювання, включаючи такі, які забезпечують їх залучення, з огляду на потреби користувачів і їх потенційну кількість, або критичність для процесу імплементації єдиного цифрового ринку в Україні;

запроваджуючи е-послуги, використовувати інформаційні системи, що підтримують багатомовність, які мають підтверджену ефективність і низький рівень стартових інвестицій.

12. Для узгодженості із принципом державної політики цифрового розвитку «підтримка прийняття рішень» органам виконавчої влади рекомендовано:

вживати заходів для визначення потреби, розроблення, впровадження та використання е-ресурсів, які допомагають приймати рішення, виходячи з потреби автоматизувати частково чи повністю адміністративні процеси;

встановлювати та використовувати алгоритми та процедури для прийняття рішень або підтримання прийняття рішень;

використовувати цифрові сховища інформації та системи управління знаннями;

використовувати інструменти, що підтримують статистичний аналіз даних, зокрема великих даних;

використовувати інструменти звітності для створення спеціальних і регулярних звітів і технології, які дозволяють створювати необхідні інструменти звітності;

використовувати переваги цифрових технологій для автоматичного виявлення помилок в належних їм даних та автоматичного виявлення правильних рішень;

використовувати автоматичну візуалізацію даних або підтримувати кероване людиною проектування інформаційних візуальних матеріалів;

використовувати аналіз великих наборів історичних даних за допомогою статистичних моделей для прогнозування та/або передбачення необхідних рішень.

13. Для узгодженості із принципом державної політики цифрового розвитку «адміністративне спрощення» органам виконавчої влади рекомендовано:

прагнути вдосконалювати, спрощувати свої адміністративні процеси та усувати ті, що не забезпечують суспільно корисний результат, для зменшення адміністративного тягаря на громадян і суб’єкти господарювання;

запроваджувати е-послуги, що підтримуються цифровими засобами, та е-взаємодію;

створити чи впровадити принаймні один цифровий канал е-взаємодії, якщо інше не встановлено законодавством;

надати перевагу використанню виключно цифрових каналів е-взаємодії;

спрощувати механізми та сприяти в отриманні громадянами та суб’єктами господарювання е-послуг та поданні ними запитів і звернень, якщо інше не встановлено законодавством;

спрощувати адміністративні процеси, зокрема через їх цифрову трансформацію для скорочення часу і підвищення якості реагування на запити та звернення громадян і суб’єктів господарювання.

14. Для узгодженості із принципом державної політики цифрового розвитку «збереження інформації» органам виконавчої влади рекомендовано:

зберігати рішення, інформацію, записи та дані протягом певного часу понад нормативно визначений та, за необхідності, перетворювати (конвертувати) їх з використанням матеріальних носіїв інформації з метою забезпечити їх читаність, достовірність, цілісність і доступність;

сформувати довгострокову політику збереження інформації, яка використовується під час прийняття рішень.

15. Для узгодженості із принципом державної політики цифрового розвитку «оцінювання ефективності та результативності» органам виконавчої влади рекомендовано:

розраховувати вартість взаємодії, включаючи рентабельність інвестицій, загальну вартість власності, рівень гнучкості та пристосованості, зниження адміністративного навантаження, ефективність, зменшення ризику, прозорість, спрощення, покращення методів роботи та рівень задоволеності громадян;

оцінювати і порівнювати різні технологічні рішення, прагнучи забезпечити ефективність та результативність реалізації владних повноважень;

оцінювати ефективність та результативність різних рішень щодо сумісності та технологічних параметрів, враховуючи потреби громадян, пропорційність та баланс між витратами та перевагами.

Рекомендації до реалізації владних повноважень за характерними ознаками цифрової трансформації органів виконавчої влади

16. Для перетворення процесів реалізації владних повноважень за характерними ознаками цифрової трансформації органам виконавчої влади рекомендовано:

приймати рішення, які сприятимуть ширшому використанню та розвитку цифрових технологій;

використовувати підходи до впровадження технологій і їхніх продуктів, що базуються на потребах громадян;

запроваджувати нові підходи до управління, розгортаючи все більшу кількість продуктів цифрових технологій та розширеної аналітики;

проводити реінжиніринг та оновлення адміністративних процесів, оптимізуючи їх з використанням сучасних технологій;

забезпечувати гнучкість процесів шляхом поєднання потужності технологій і складних аналітичних моделей;

створювати аналітичні та інтелектуальні алгоритми, які можуть сприймати та оцінювати дані;

використовувати сучасні технології та запроваджувати нові канали комунікації залучення громадянам і суб’єктів господарювання для забезпечення довіри до органу виконавчої влади та рішень, що ним приймаються;

забезпечити можливість спільного користування е-ресурсами державними службовцями та громадянами чи суб’єктами господарювання.

17. З метою системного підходу до організації цифрової трансформації органу виконавчої влади рекомендується розробити цифрову стратегію та план заходів з її виконання.

18. Для впровадження державної політики цифрового розвитку рекомендовано використовувати інтегровану інформаційну систему, яка є основним ядром цифрової організації, й охоплює технологію надання рішень для персоналу, а також управління партнерською цифровою екосистемою та новими моделями адміністративних процесів, які вона реалізує.

Така система має забезпечувати:

використання готових рішень, що спрощують розроблення та розгортання застосунків;

об’єднання інформаційних систем і послуг для задоволення інформаційних потреб персоналу;

взаємодію зі сторонніми цифровими екосистемами.

19. З метою зосередження функцій з питань цифрового розвитку та для прискорення процесів цифрової трансформації з урахуванням сучасних технологій рекомендовано:

утворити структурний підрозділ з питань цифрового розвитку або передбачити у штатному розписі посаду спеціаліста з питань цифрового розвитку;

забезпечити функціональну реорганізацію діяльності органу виконавчої влади, визначивши одного із заступників відповідальним з питань цифрових технологій (цифрового розвитку).

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ
з розроблення положення про структурний підрозділ (спеціаліста) з питань цифрового розвитку

1. Ці Методичні рекомендації розроблено, щоб надати практичну та методологічну допомогу органам виконавчої влади в розробленні положення про структурний підрозділ (спеціаліста) з питань цифрового розвитку (далі - цифровий підрозділ).

2. Щоб забезпечити ефективність і результативність виконання завдань покладених на цифровий підрозділ, рекомендовано:

визначити доцільність утворення підрозділу, його чисельність і структуру з урахуванням повноважень органу або ввести окрему штатну посаду спеціаліста відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 12 березня 2005 р. № 179 «Про упорядкування структури апарату центральних органів виконавчої влади, їх територіальних підрозділів та місцевих державних адміністрацій»;

підпорядкувати цифровий підрозділ керівнику/заступнику керівника, до повноважень якого належить забезпечення цифрової трансформації адміністративних процесів в органі, запровадження цифрових технологій.

3. До основних завдань цифрового підрозділу рекомендовано віднести забезпечення реалізації:

державної політики цифрового розвитку, використання електронних інформаційних ресурсів і розвитку інформаційного суспільства;

цифрової трансформації та інформаційної інтеграції органу виконавчої влади.

4. Цифровий підрозділ відповідно до покладених на нього завдань:

реалізує державну політику у сферах електронної демократії, розвитку інформаційного суспільства та цифрового розвитку;

розробляє та забезпечує виконання разом з іншими структурними підрозділами органу виконавчої влади чи їх окремими працівниками плану заходів досягнення органом виконавчої влади цифрової трансформації;

формує пропозиції щодо методів і способів реалізації владних повноважень органом виконавчої влади в цифровій формі;

бере участь у межах повноважень у створенні регіональної, галузевої інформаційної інфраструктури, інформаційних та аналітичних систем/підсистем, необхідних для забезпечення діяльності органу виконавчої влади чи його окремих працівників, підтримання процесів прийняття рішень і надання адміністративних та інших послуг органом виконавчої влади в електронному вигляді;

забезпечує на рівні органу виконавчої влади управління та використання інформації як активу, шляхом обробки даних, інформаційного обміну чи іншими способами;

розробляє план заходів та забезпечує виконання інформаційної інтеграції органу виконавчої влади;

опрацьовує на відповідність засадам державної політики цифрового розвитку проекти актів, що розробляються органом виконавчої влади;

аналізує інформацію, якою володіє орган виконавчої влади з метою автоматизації та/або перегляду, спрощення чи скасування окремих адміністративних процесів/процедур, передбачених законодавством під час реалізації владних повноважень або виконання завдань керівника органу виконавчої влади;

організовує роботу із застосування законодавства у сферах електронної демократії, розвитку інформаційного суспільства та цифрового розвитку, надає відповідні роз’яснення з цих питань;

щорічно інформує керівника органу виконавчої влади про стан цифрового розвитку органу виконавчої влади, галузі, регіону.