МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ
Н А К А З
22.11.2006 N 358
Про затвердження Положення про департаментдокументального забезпечення Міністерства
економіки України
{ Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерстваекономіки
N 123 ( v0123665-07 ) від 07.05.2007 }
Відповідно до структури центрального апарату Міністерства
економіки України, затвердженої наказом Міністерства від
12.07.2005 N 199 ( v0199665-05 ), у редакції наказу від 03.10.2005
N 320 ( v0320665-05 ), зі змінами, Н А К А З У Ю:
1. Затвердити Положення про департамент документального
забезпечення Міністерства економіки України, що додається.
2. Вважати таким, що втратило чинність, Положення про відділ
документального забезпечення Міністерства економіки України,
затверджене наказом Міністерства від 08.11.2005 N 405.
Міністр В.О.Макуха
ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Міністерства
економіки України
про департамент документального забезпечення
Міністерства економіки України
1. Загальні положення
1.1. Департамент документального забезпечення (далі -
департамент) є структурним підрозділом центрального апарату
Міністерства економіки України (далі - Міністерство), який
підпорядкований першому заступникові Міністра згідно з розподілом
обов'язків.
1.2. У своїй діяльності департамент керується Конституцією
України ( 254к/96-ВР ), законами України, постановами Верховної
Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів
України, наказами Міністерства, Положенням про Міністерство
( 1159/2000 ), положеннями про структурні підрозділи Міністерства,
Інструкцією з діловодства у Міністерстві економіки (далі -
Інструкція), затвердженою наказом Міністерства від 27.03.98 N 36
( v0036200-98 ), зі змінами, Інструкцією про порядок обліку,
зберігання і використання документів, справ, видань та інших
матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну
інформацію, що є власністю держави, у Міністерстві економіки
України (далі - Інструкція з "ДСК"), затвердженою наказом
Міністерства від 18.05.99 N 67, зі змінами, Інструкцією з
діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві економіки
України, затвердженою наказом Міністерства від 03.06.97 N 62,
вказівками Міністра, його перших заступників та заступників (далі
- керівництво Міністерства), нормативно-правовими актами України з
питань діловодства та архівної справи та цим Положенням.
1.3. Департамент має круглу печатку зі своїм найменуванням, а
також використовує у своїй роботі гербову печатку Міністерства,
відповідальність за зберігання та використання якої покладається
наказом Міністерства на керівника департаменту, інші печатки і
штампи із зазначенням найменування Міністерства, які видаються
його працівникам для використання в роботі під особисту
відповідальність і розпис.
1.4. Штатна чисельність департаменту визначається наказом
Міністерства про затвердження штатного розпису.
1.5. До складу департаменту входять: відділ методичного забезпечення діловодного процесу; відділ попереднього розгляду вхідної кореспонденції; відділ реєстрації та сканування вхідної кореспонденції; відділ пошти та архіву.{ Пункт 1.5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства
економіки N 123 ( v0123665-07 ) від 07.05.2007 }
1.6. Працівники департаменту здійснюють свої функції,
керуючись діючими в Міністерстві Інструкціями з питань
діловодства, цим Положенням та посадовими інструкціями.
1.7. Покладання на департамент обов'язків, не передбачених
цим Положенням, і таких, що не стосуються питань діловодства,
архівної справи, не допускається. { Пункт 1.7 із змінами,
внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки N 123
( v0123665-07 ) від 07.05.2007 }
2. Основні завдання департаменту
Головною метою діяльності департаменту є забезпечення
діловодного процесу Міністерства, формування архіву Міністерства
та роботи з архівними документами. { Абзац перший розділу 2 із
змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки N 123
( v0123665-07 ) від 07.05.2007 }
Для досягнення цієї мети департамент виконує завдання щодо:
2.1. Забезпечення реалізації в Міністерстві державної
політики з питань діловодства, архівної справи; { Пункт 2.1 із
змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки N 123
( v0123665-07 ) від 07.05.2007 }
2.2. Методичного забезпечення та організації процесу
діловодства в центральному апараті Міністерства;
2.3. Здійснення методичного керівництва всім процесом
діловодства в Міністерстві;
2.4. Здійснення контролю за дотриманням вимог законодавства
до оформлення документів, які надсилаються до Секретаріату
Президента України, Верховної Ради України та Секретаріату
Кабінету Міністрів України (далі - вищі органи влади) тощо;
2.5. Здійснення систематичного аналізу документообігу в
Міністерстві (кількість, склад вхідної та вихідної кореспонденції,
у тому числі "Для службового користування" (далі - "ДСК").
Підготовка аналітичних матеріалів з цих питань для керівництва
Міністерства;
2.6. Підготовки та подання на підпис Міністрові проектів
наказів з питань діловодства;
2.7. Забезпечення, у межах своєї компетенції, взаємодії між
структурними підрозділами Міністерства, діловодними службами вищих
органів влади, інших міністерств, державних комітетів,
підприємств, організацій, керуючись при цьому вимогами Тимчасового
регламенту Кабінету Міністрів України (далі - Тимчасовий
регламент), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України
від 05.06.2000 N 915 ( 915-2000-п ), зі змінами, Примірною
інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних
органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки
Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою
Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153 ( 1153-97-п ), зі
змінами, Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання
документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації,
які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави,
затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98
N 1893 ( 1893-98-п ), зі змінами;
2.8. Розроблення та безпосередньої участі в підготовці
проектів нормативно-правових актів вищих органів влади з питань
діловодства, архівної справи; { Пункт 2.8 із змінами, внесеними
згідно з Наказом Міністерства економіки N 123 ( v0123665-07 ) від
07.05.2007 }
2.9. Участі в експертизі цінності документів Міністерства, що
накопичуються в процесі його діяльності, у тому числі "ДСК";
2.10. Здійснення вибірково у разі потреби перевірки стану
діловодства в структурних підрозділах Міністерства;
{ Пункт 2.11 виключено на підставі Наказу Міністерства
економіки N 123 ( v0123665-07 ) від 07.05.2007 }
2.12. Формування архіву Міністерства, забезпечення в
установленому порядку роботи структурних підрозділів з їх
документами, переданими до архіву Міністерства на зберігання.
3. Функції департаменту
Департамент відповідно до покладених на нього завдань у
тісній взаємодії з іншими структурними підрозділами Міністерства,
приймальними керівництва та відповідними діловодними, архівними
службами інших установ та організацій виконує такі функції:
{ Абзац перший розділу 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом
Міністерства економіки N 123 ( v0123665-07 ) від 07.05.2007 }
3.1. Здійснює згідно з розділом 3 Інструкції ( v0036200-98 )
приймання, первинний розгляд, реєстрацію всієї вхідної та вихідної
урядової кореспонденції, відправлення в установленому порядку
вихідної кореспонденції Міністерства;
3.2. Визначає коло порушених у документах питань та посадову
особу, до компетенції якої вони належать, здійснює реєстрацію
документів, направляє їх на розгляд керівництву Міністерства та
структурних підрозділів;
3.3. Здійснює згідно з вимогами Інструкції ( v0036200-98 )
відправлення вихідної кореспонденції на адресу юридичних та
фізичних осіб через поштове відділення N 8 м. Києва, веде в
установленому порядку їх облік, а також контроль над процесом
використання коштів на авансовому рахунку;
3.4. Щодня здійснює моніторинг проходження документів у
Міністерстві, у разі проведення службового розслідування - аналіз
причин затримки документів;
3.5. Щомісяця готує аналітичні довідки про кількісний та
якісний склад вхідної і вихідної кореспонденції Міністерства;
3.6. Щокварталу готує порівняльний аналіз кількісного та
якісного складу кореспонденції Міністерства;
3.7. Здійснює первинний розгляд, облік документів з грифом
"ДСК" та контроль за додержанням вимог Інструкції "ДСК" при роботі
з відповідною інформацією;
3.8. Готує проекти нормативно-правових актів Міністерства з
питань діловодства, архівної справи, бере безпосередню участь у
розгляді проектів нормативно-правових актів вищих органів влади,
що надходять до Міністерства на погодження, із зазначених питань;
{ Пункт 3.8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства
економіки N 123 ( v0123665-07 ) від 07.05.2007 }
3.9. Здійснює згідно з Інструкцією ( v0036200-98 ) реєстрацію
наказів Міністерства, у тому числі спільних, щодо основної
діяльності;
3.10. Оформляє відповідно до вимог законодавства накази
Міністерства для подальшого подання їх структурним підрозділом -
виконавцем на державну реєстрацію;
3.11. Здійснює методичне керівництво процесом діловодства в
структурних підрозділах Міністерства;
3.12. Здійснює первинний розгляд звернень громадян, що
надійшли до Міністерства, їх реєстрацію та направлення на розгляд
згідно із Законом України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР );
3.13. Здійснює первинний розгляд, реєстрацію та направлення
на розгляд згідно із Законом України "Про статус народних
депутатів" ( 2790-12 ) звернень і запитів народних депутатів
України;
3.14. Вносить керівництву Міністерства пропозиції щодо
вдосконалення процесу діловодства, архівної справи у Міністерстві;
{ Пункт 3.14 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства
економіки N 123 ( v0123665-07 ) від 07.05.2007 }
3.15. Розробляє і забезпечує здійснення заходів щодо
вдосконалення діловодства в центральному апараті Міністерства,
роботи з архівними документами, у разі потреби проводить наради з
цих питань; { Пункт 3.15 із змінами, внесеними згідно з Наказом
Міністерства економіки N 123 ( v0123665-07 ) від 07.05.2007 }
3.16. Вибірково перевіряє правильність оформлення вихідної
кореспонденції зі структурних підрозділів Міністерства, визначає
вартість відправлень, обробляє їх на маркувальній машині, щодня
здійснює сумарний їх облік;
3.17. Забезпечує згідно з чергою приймання-передачу
документів за телефаксом;
3.18. Здійснює облік бланків суворої звітності для листів
Міністерства згідно з Інструкцією ( v0036200-98 ), раз у квартал
перевіряє у структурних підрозділах ведення журналів їх обліку та
приймає від них звіти про використання;
3.19. Забезпечує оформлення документів шляхом скріплення на
них підписів посадових осіб гербовою печаткою Міністерства, несе
відповідальність за її використання та зберігання, а також веде
облік і контроль за зберіганням та використанням всіх печаток та
штампів, що використовуються в роботі департаменту, здійснюючи їх
видачу згідно з журналом обліку під розпис відповідальним
працівникам департаменту;
3.20. Засвідчує підписи керівництва Міністерства, керівництва
структурних підрозділів та працівників Міністерства відповідними
штампами і печатками;
3.21. У разі потреби вибірково здійснює перевірку стану
діловодства у структурних підрозділах Міністерства, узагальнює
висновки перевірок та готує довідки для керівництва Міністерства з
цих питань;
{ Пункт 3.22 виключено на підставі Наказу Міністерства
економіки N 123 ( v0123665-07 ) від 07.05.2007 }
{ Пункт 3.23 виключено на підставі Наказу Міністерства
економіки N 123 ( v0123665-07 ) від 07.05.2007 }
3.24. Забезпечує в установленому порядку роботу структурних
підрозділів з документами, переданими ними в архів Міністерства на
зберігання;
3.25. Бере участь у роботі експертної комісії Міністерства з
визначення цінності документів, що накопичуються в процесі його
діяльності. Організовує в установленому порядку експертизу документів,
відбір їх до знищення, а також передає їх для знищення;
3.26. Вносить пропозиції керівництву Міністерства щодо
забезпечення схоронності архівних документів;
3.27. Надає методичну допомогу структурним підрозділам
Міністерства у складанні номенклатури їх справ, формуванні
закінчених діловодством справ для подальшої передачі на зберігання
в архів Міністерства. Складає зведену номенклатури справ Міністерства згідно з
поданими структурними підрозділами даними;
3.28. Перевіряє правильність формування структурними
підрозділами архівних справ;
3.29. Приймає в установленому порядку сформовані справи на
зберігання до архіву Міністерства;
3.30. Забезпечує в межах своєї компетенції додержання вимог
Законів України "Про державну таємницю" ( 3855-12 ), "Про боротьбу
з корупцією" ( 356/95-ВР ).
4. Права департаменту
Департамент має право:
4.1. Вимагати від працівників підрозділів при відправленні
вихідної кореспонденції Міністерства усунення недоліків у
оформленні документів;
4.2. Повертати відправнику документи, що надійшли до
Міністерства з порушенням вимог чинної Примірної інструкції з
діловодства ( 1153-97-п ), попередньо склавши відповідного акта;
4.3. Відкривати конверти, адресовані працівникам
Міністерства, крім тих, що мають позначку "особисто";
4.4. Під час проведення перевірки стану діловодства у
структурних підрозділах Міністерства, у тому числі документів
"ДСК", вимагати від керівників відповідних структурних підрозділів
надання документів для перевірки та вносити їм пропозиції щодо
необхідності усунення недоліків, виявлених перевіркою;
4.5. Вимагати від усіх працівників Міністерства додержання
вимог Інструкції ( v0036200-98 ), Інструкції "ДСК" та наказів
Міністерства з питань діловодства, архівної справи; { Пункт 4.5 із
змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки N 123
( v0123665-07 ) від 07.05.2007 }
4.6. У разі потреби проводити наради з питань, які належать
до компетенції департаменту, залучати до участі у них
представників інших структурних підрозділів Міністерства,
підвідомчих організацій;
4.7. Вибірково розкривати конверти з вихідною кореспонденцією
структурних підрозділів та перевіряти правильність її оформлення;
4.8. Залучати до роботи над проектами нормативно-правових
актів інші структурні підрозділи Міністерства;
4.9. Відмовляти заявникам у наданні інформації у разі, коли
питання, порушені ними, не належать до компетенції відділу;
4.10. Давати письмові зауваження на копіях листів структурним
підрозділам у разі неправильного оформлення документів для
відправлення на адресу вищих органів влади;
4.11. Повертати адресатам в установленому порядку документи у
разі виявлення порушень вимог діловодства;
4.12. Інформувати в установленому порядку вищі органи влади
про некомплектність документів, що надійшли до Міністерства з
порушенням вимог діловодства (відсутність додатків, не адресовані
Міністерству тощо), необхідність їх заміни;
4.13. Вимагати від працівників приймалень керівництва
Міністерства прискорення розгляду документів;
4.14. Вимагати від працівників приймалень керівництва
Міністерства перенесення резолюцій на реєстраційні картки та
електронні їх версії, а також зазначення строків виконання їх при
використанні позначок "ТЕРМІНОВО", "НЕГАЙНО";
4.15. Вимагати від працівників приймалень керівництва
Міністерства у разі зміни першого виконавця чи складу виконавців
доручень обов'язково зазначати на реєстраційних картках, їх
електронних версіях прізвище особи, що внесла ці зміни, та дату їх
внесення;
4.16. Не приймати неправильно сформовані справи на зберігання
до архіву Міністерства;
4.17. Здійснювати перевірку повної передачі структурними
підрозділами справ до архіву Міністерства;
{ Пункт 4.18 виключено на підставі Наказу Міністерства
економіки N 123 ( v0123665-07 ) від 07.05.2007 }
4.19. Вимагати від керівництва структурних підрозділів
забезпечення додержання строків передачі справ до архіву
Міністерства;
{ Пункт 4.20 виключено на підставі Наказу Міністерства
економіки N 123 ( v0123665-07 ) від 07.05.2007 }
{ Пункт 4.21 виключено на підставі Наказу Міністерства
економіки N 123 ( v0123665-07 ) від 07.05.2007 }
5. Керівництво департаменту
Департамент очолює директор, який призначається на посаду та
звільняється з посади наказом Міністерства відповідно до
законодавства і має заступника директора департаменту, на якого
покладається виконання його обов'язків у разі відсутності, та
заступника директора департаменту - начальника відділу, який
виконує обов'язки директора департаменту в разі відсутності самого
директора департаменту та його звільненого заступника (через
хворобу, перебування у відпустці, відрядженні).
Директор департаменту безпосередньо підпорядкований
заступнику Міністра, до компетенції якого згідно з розподілом
обов'язків належать питання діловодства, архівної справи. { Абзац
другий розділу 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом
Міністерства економіки N 123 ( v0123665-07 ) від 07.05.2007 }
Директор департаменту:
5.1. Керує діяльністю департаменту, несе персональну
відповідальність за виконання покладених на департамент завдань та
здійснення ним своїх функцій, організовує і забезпечує у визначені
строки виконання доручень керівництва Міністерства;
5.2. Затверджує посадові інструкції заступника директора
департаменту та заступника директора департаменту - начальника
відділу, начальників відділів, що входять до складу департаменту,
та їх заступників;
5.3. Погоджує положення про відділи, що входять до складу
департаменту;
5.4. Забезпечує належні умови праці у відділах департаменту,
вирішує питання з керівництвом Міністерства щодо технічного
забезпечення роботи департаменту, раціональний розподіл обов'язків
між працівниками, додержання ними правил внутрішнього трудового
розпорядку, а також вживає заходів щодо підвищення рівня
кваліфікації працівників департаменту;
5.5. Подає Міністрові через першого заступника Міністра в
установленому порядку кандидатури працівників на заміщення
вакантних посад, пропозиції щодо присвоєння їм рангів державних
службовців, заохочення, а також накладення дисциплінарного
стягнення і звільнення з обійманої посади згідно із
законодавством;
5.6. Визначає коло питань, що належать до компетенції його
заступників та начальників відділів, виходячи з їх функцій;
5.6. Проводить виробничі наради у департаменті;
5.7. Підписує (візує) документи, підготовлені у межах
компетенції департаменту;
5.8. Забезпечує в межах компетенції додержання працівниками
відділу вимог Законів України "Про державну таємницю" ( 3855-12 )
та "Про боротьбу з корупцією" ( 356/95-ВР ).
5.9. Створює всі умови для просування працівників по службі.
Заступник директора департаменту
документального забезпечення А.В.Тесленко
