Про затвердження Положення про департамент документального забезпечення
{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі
№ 672 від 06.06.2012}
Затвердити Положення про департамент документального забезпечення як самостійний структурний підрозділ Міністерства економічного розвитку і торгівлі України, що додається.
ПОЛОЖЕННЯ
про департамент документального забезпечення
{У тексті Положення слова "Перший віце-прем'єр-міністр України - Міністр економічного розвитку і торгівлі України" у всіх відмінках замінено словами "Міністр економічного розвитку і торгівлі України" у відповідному відмінку згідно з Наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі № 672 від 06.06.2012}
1.1. Департамент документального забезпечення (далі - департамент) є самостійним структурним підрозділом центрального апарату Міністерства економічного розвитку і торгівлі України (далі - Мінекономрозвитку).
1.2. Головною метою діяльності департаменту є встановлення єдиного порядку роботи з документами, організація діловодства в Мінекономрозвитку із застосуванням сучасних автоматизованих систем та методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Міністерства.
1.3. Департамент у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Мінекономрозвитку, цим Положенням та дорученнями керівництва Міністерства.
1.4. Структура та чисельність департаменту визначаються відповідно до структури та штатного розпису Мінекономрозвитку.
1.5. До складу департаменту входять такі структурні підрозділи:
відділ внутрішньої та вихідної кореспонденції;
відділ вхідної кореспонденції;
відділ організаційно-методичного забезпечення діловодства та архіву;
відділ організації документообігу;
сектор опрацювання документів з грифом "Для службового користування".
1.6. Основні завдання, функції та права структурних підрозділів, що входять до складу департаменту, визначаються у положеннях про них.
1.7. Департамент використовує у своїй роботі печатки і штампи із зазначенням найменування Міністерства, які видаються його працівникам для використання в роботі під особисту відповідальність і розпис.
Основними завданнями департаменту є:
забезпечення реалізації державної політики з питань діловодства та архівної справи в межах своєї компетенції;
забезпечення організації документообігу від моменту надходження (створення) документів до передачі їх в архів чи знищення;
приймання і реєстрація вхідної кореспонденції та реєстрація і відправлення вихідної кореспонденції, у тому числі документів з обмеженим доступом з грифом "Для службового користування";
попередній розгляд, опрацювання, розподіл та передавання вхідної кореспонденції разом з проектами резолюцій на розгляд керівництву Міністерства та доведення її до структурних підрозділів;
забезпечення впровадження та контроль за дотриманням вимог інструкцій з діловодства структурними підрозділами Мінекономрозвитку;
проведення перевірок стану діловодства в структурних підрозділах Мінекономрозвитку та на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління Мінекономрозвитку;
здійснення контролю за своєчасним розглядом та проходженням документів у Мінекономрозвитку;
облік, видача та контроль за використанням бланків Мінекономрозвитку та бланків Урядових уповноважених;
ведення обліку всіх печаток та штампів, що використовуються в роботі структурними підрозділами Мінекономрозвитку, їх щорічне звіряння в установленому порядку;
засвідчення в установленому порядку копій документів та власноручних підписів працівників Міністерства;
підготовка та опрацювання проектів нормативно-правових актів з питань діловодства та архівної справи, розроблення проектів наказів Міністерства з питань, що належать до компетенції департаменту;
реєстрація та облік наказів Мінекономрозвитку з основної діяльності та адміністративно-господарських питань, їх доведення до структурних підрозділів Міністерства згідно з розрахунком розсилки, складеним виконавцем;
участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Мінекономрозвитку;
забезпечення дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
проведення аналізу інформації про документообіг;
підготовка довідника номерів телефонів працівників Міністерства;
організація експертизи цінності документів Мінекономрозвитку, що накопичуються в процесі його діяльності, у тому числі документів з обмеженим доступом з грифом "Для службового користування";
організація збереження та формування архівного фонду Мінекономрозвитку та користування ним;
проведення навчання з питань діловодства в Міністерстві;
надання структурним підрозділам Мінекономрозвитку методичної допомоги з питань, віднесених до повноважень департаменту.
Департамент для виконання покладених на нього завдань має право в установленому порядку:
одержувати від структурних підрозділів Мінекономрозвитку інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання визначених завдань;
залучати спеціалістів центральних та місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ і організацій (за згодою їх керівників) для розгляду питань, що належать до його компетенції;
скликати наради та утворювати робочі групи;
одержувати інформацію, документи і матеріали від центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій;
брати участь у нарадах, конференціях та семінарах з питань, що належать до компетенції департаменту;
здійснювати перевірку передачі структурними підрозділами справ до архіву Міністерства;
вимагати від керівництва структурних підрозділів забезпечення додержання строків передачі справ до архіву Міністерства;
вимагати від працівників Міністерства ведення діловодства відповідно до вимог Інструкції з діловодства в Мінекономрозвитку та здійснювати перевірки стану діловодства у структурних підрозділах Мінекономрозвитку та на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління Мінекономрозвитку;
вимагати негайного одержання самостійними структурними підрозділами Мінекономрозвитку кореспонденції зі стислими строками виконання;
повертати виконавцям для усунення недоліків документи, оформлені з порушенням установлених вимог до їх оформлення.
4.1. Департамент очолює директор, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади Міністр економічного розвитку і торгівлі України.
4.2. Директор департаменту безпосередньо підпорядкований заступнику Міністра економічного розвитку і торгівлі України - керівнику апарату.
здійснює керівництво роботою департаменту і несе персональну відповідальність за виконання завдань, визначених цим Положенням;
організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Мінекономрозвитку, несе персональну відповідальність за стан виконавської дисципліни в департаменті;
організовує та координує підготовку проектів рішень і документів з питань, що належать до його компетенції;
візує проекти рішень та документи з питань, віднесених до сфери діяльності департаменту, що подаються на підпис керівництву Мінекономрозвитку;
у межах повноважень, наданих керівництвом Мінекономрозвитку, підписує листи, запити та документи у справах, що виникають у сфері діяльності департаменту, які надсилаються до інших органів виконавчої влади;
з питань, віднесених до сфери діяльності департаменту, підписує листи, інформаційно-аналітичні матеріали та інші документи, що використовуються в управлінській діяльності, для подання керівництву Мінекономрозвитку або іншим самостійним структурним підрозділам Мінекономрозвитку;
бере участь в експертизі цінності документів Мінекономрозвитку, що накопичуються в процесі його діяльності, у тому числі документів з обмеженим доступом з грифом "Для службового користування", у разі відсутності голови комісії виконує його обов'язки;
організовує міжвідомчу взаємодію та забезпечує взаємодію департаменту з іншими самостійними структурними підрозділами Мінекономрозвитку та структурними підрозділами Секретаріату Кабінету Міністрів України з питань, які потребують спільного розв'язання;
контролює додержання працівниками департаменту правил внутрішнього трудового розпорядку;
представляє Мінекономрозвитку в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в організаціях і установах з питань, що належать до компетенції департаменту;
у своєму безпосередньому підпорядкуванні має заступника директора департаменту, заступника директора департаменту - начальника відділу організації документообігу, начальника відділу внутрішньої та вихідної кореспонденції, начальника відділу вхідної кореспонденції, начальника відділу організаційно-методичного забезпечення діловодства та архіву, завідувача сектору опрацювання документів з грифом "Для службового користування";
має право перевіряти і контролювати стан ведення діловодства у структурних підрозділах Мінекономрозвитку та на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління Міністерства;
погоджує положення про структурні підрозділи, що входять до складу департаменту;
організовує та забезпечує разом з керівниками структурних підрозділів, утворених у складі департаменту, і департаментом кадрового забезпечення та проходження державної служби роботу в департаменті з добору, розстановки кадрів, підвищення кваліфікації, погоджує пропозиції щодо формування кадрового резерву департаменту;
забезпечує в межах компетенції реалізацію існуючих вимог щодо збереження державної таємниці відповідно до Закону України "Про державну таємницю", уживає необхідних заходів щодо збереження службової інформації в департаменті;
відповідно до завдань, покладених на департамент, працює з відомостями про організацію оповіщення та термінів виконання заходів з метою своєчасного переведення на роботу за умови введення в державі воєнного стану (ЗВДТ - 2.1.2);
погоджує заяви про призначення, переведення, стажування та звільнення працівників департаменту, а також заяви про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;
уносить заступнику Міністра економічного розвитку і торгівлі України - керівнику апарату подання про заохочення державних службовців і працівників департаменту та накладення дисциплінарних стягнень, а також про присвоєння рангів державних службовців відповідно до законодавства про державну службу;
готує, візує та подає заступнику Міністра економічного розвитку і торгівлі України - керівнику апарату для внесення на розгляд Міністра економічного розвитку і торгівлі України подання про заохочення заступника директора департаменту, заступника директора департаменту - начальника відділу організації документообігу, накладення дисциплінарних стягнень, а також про присвоєння їм рангів державних службовців відповідно до законодавства про державну службу.
4.4. Заступник директора департаменту, заступник директора департаменту - начальник відділу організації документообігу призначаються на посади та звільняються з посад Міністром економічного розвитку і торгівлі України за поданням директора департаменту.
4.5. Заступник директора департаменту:
координує роботу та взаємодію структурних підрозділів, що входять до складу департаменту;
організовує та контролює виконання завдань, пов'язаних із забезпеченням організації діловодства від моменту надходження (створення) документів до передачі їх в архів чи знищення;
проводить виробничі наради з питань організації діловодства в Мінекономрозвитку;
має право проводити перевірки стану діловодства у структурних підрозділах Мінекономрозвитку та на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління Міністерства;
приймає рішення та підписує листи у справах, що виникають у сфері діяльності структурних підрозділів департаменту, у межах повноважень, наданих директором департаменту;
забезпечує підготовку та опрацювання проектів нормативно-правових актів з питань діловодства та архівної справи, розроблення проектів наказів Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції департаменту;
виконує інші доручення директора департаменту.
4.6. У разі тимчасової відсутності директора департаменту його обов'язки виконує заступник директора департаменту. У разі тимчасової відсутності заступника директора департаменту його обов'язки виконує заступник директора департаменту - начальник відділу організації документообігу.
4.7. Заступник директора департаменту - начальник відділу організації документообігу:
координує роботу та взаємодію структурних підрозділів, що входять до складу департаменту;
організовує та контролює виконання завдань, пов'язаних із забезпеченням організації документообігу;
проводить виробничі наради з питань організації документообігу в Мінекономрозвитку;
здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у департаменті, передаванням вхідної кореспонденції разом з проектами резолюцій на розгляд керівництву Міністерства та доведенням її до структурних підрозділів;
приймає рішення та підписує листи у справах, що виникають у сфері діяльності структурних підрозділів департаменту, у межах повноважень, наданих директором департаменту;
забезпечує підготовку та опрацювання проектів нормативно-правових актів з питань діловодства, розроблення проектів наказів Мінекономрозвитку з питань організації документообігу;
виконує інші доручення директора департаменту.
4.8. Начальники відділів та завідувач сектору здійснюють керівництво у підпорядкованих їм структурних підрозділах згідно з положеннями про відповідний структурний підрозділ.
