Про затвердження Положення про порядок укладення та обліку договорів у Міністерстві охорони здоров'я України
{Зміни до Наказу див. в Наказі Міністерства охорони здоров'я
№ 1180 від 27.09.2017}
Відповідно до пункту 8 Положення про Міністерство охорони здоров'я України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2015 року № 267, та з метою удосконалення порядку укладення та обліку договорів у Міністерстві охорони здоров'я України НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Положення про порядок укладення та обліку договорів у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Положення), що додається.
2. Керівникам структурних підрозділів Міністерства охорони здоров'я України, які беруть участь у веденні договірної роботи, забезпечити виконання цього Положення.
3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства охорони здоров'я України від 18 травня 2012 року № 367 "Про затвердження Положення про порядок укладання, реєстрації, зберігання договорів та контроль за їх виконанням у Міністерстві охорони здоров'я України" (із змінами).
Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
ПОЛОЖЕННЯ
про порядок укладення та обліку договорів у Міністерстві охорони здоров'я України
1. Положення про порядок укладення та обліку договорів у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Положення) розроблено відповідно до Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, інших нормативно-правових актів і визначає порядок підготовки проектів договорів, їх укладення та контроль за виконанням у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Міністерство).
2. Цим Положенням визначені загальні засади організації роботи з укладення та реєстрації договорів, контрактів, меморандумів тощо (далі - договори) і здійснення контролю за виконанням та зберіганням укладених договорів.
3. Це Положення є обов'язковим для виконання посадовими особами та працівниками Міністерства, які беруть участь у веденні договірної роботи.
4. До договірної роботи належить:
- підготовка та розгляд проектів договорів, в тому числі, що надійшли від іншої сторони (контрагента);
- погодження проектів договорів структурними підрозділами Міністерства;
- реєстрація та зберігання укладених договорів;
- контроль за виконанням договорів;
- підготовка та розгляд пропозицій щодо внесення змін та доповнень до договорів, шляхом укладення додаткових угод;
- підготовка інформації щодо необхідності ведення претензійної роботи.
5. Договори, додаткові угоди та документи, що є додатками до цих договорів та додаткових угод, укладаються у письмовій формі, відповідно до чинного законодавства.
6. Зміни та доповнення до договору укладаються в тому ж порядку, що і договір.
II. Підготовка проекту договору та його погодження
1. Договори, стороною в яких виступає Міністерство, укладаються за результатами проведеної процедури публічної закупівлі товарів, робіт та послуг або у інших випадках, визначених законодавством.
2. Проект договору готується та супроводжується структурним підрозділом Міністерства, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет проекту договору (далі - відповідальний структурний підрозділ, що супроводжує договір), або контрагентом (особа, юридична або фізична, з якою пропонується укласти договір.
3. Підготовка проекту договору здійснюється на підставах:
- визначених законодавством (у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти - Закон України "Про публічні закупівлі", для трудових контрактів з керівниками державних підприємств, установ, організацій і господарських структур - Закон України "Про управління об'єктами державної власності", Закон України "Про вищу освіту" тощо);
- надходження до Міністерства в установленому порядку пропозицій щодо укладення договору;
- службової (доповідної) записки чи іншого документа, у якому зазначається мета укладання договору з відповідною резолюцією Міністра або уповноваженої особи відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
4. Проект договору візується всіма заінтересованими структурними підрозділами в порядку, визначеному Інструкцією з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України, затвердженої наказом МОЗ України від 25.12.2014 № 143.
Разом із проектом договору до структурного підрозділу додається Лист погодження проекту договору (Додаток 1).
5. З метою забезпечення ідентичності текстів на кожній сторінці всіх примірників договору, додатків та додаткових угод, що укладаються МОЗ України, в обов'язковому порядку ставиться віза відповідальної посадової особи відповідального структурного підрозділу, що супроводжує договір.
6. Термін розгляду проекту договору з усіма додатками в кожному структурному підрозділі не може перевищувати двох робочих днів. Юридичною службою Міністерства проект договору розглядається до 5 робочих днів без урахування дня його надходження.
Юридична служба Міністерства здійснює правову оцінку проекту договору, за наявності погодження керівників всіх заінтересованих структурних підрозділів, та за відсутності зауважень (пропозицій) візує його в Листі погодження проекту договору.
7. У разі виявлення у проекті договору технічних помилок, невідповідності законодавству та інших недоліків, що вимагають додаткового опрацювання, проект договору повертається відповідальному структурному підрозділу, що супроводжує договір на доопрацювання.
Обґрунтовані зауваження і пропозиції до проекту договору надаються за підписом керівника структурного підрозділу відповідальному структурному підрозділу, що супроводжує договір у вигляді службової записки, або зазначаються в аркуші погодження проекту договору.
8. Перед поданням на опрацювання проекту договору, який пропонується укласти, до заінтересованих структурних підрозділів відповідальний структурний підрозділ, що супроводжує договір, проводить попередню перевірку змісту проекту договору, виконує роботи щодо аналізу істотних умов проекту договору, що є обов'язковими відповідно до вимог законодавства та здійснює первинне погодження з можливими контрагентами проекту договору, а саме:
отримує від контрагента завірені в установленому порядку копії установчих документів, свідоцтва про державну реєстрацію, свідоцтва про реєстрацію платника податку, наказу про призначення на посаду уповноваженої особи, яка підписуватиме договір з боку контрагента або довіреність на уповноважену особу, яка буде підписувати договір, із зазначенням відповідних повноважень, якщо такі повноваження не визначені статутом (положенням), витягу із статуту (положення), виписка з єдиного Державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських організацій (ЄДР), копію дозвільних документів на реалізацію товару, виконання робіт, надання послуг тощо та ознайомлюється з паспортом контрагента або його представника чи іншим документом, що посвідчує цю особу.
Вищезазначені документи мають бути засвідчені печаткою та підписом контрагента або його уповноваженої особи. При укладенні з нерезидентом зовнішньоекономічного договору документи мають бути легалізовані, нотаріально засвідчені, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України та перекладені українською мовою.
Отримує погодження Міністра або уповноваженої особи, відповідно до розподілу функціональних обов'язків, на укладення договору шляхом проставляння резолюції на службовій (доповідній) записці чи іншому документі, у якому зазначається про необхідність укладення договору.
9. Додатки до договору, специфікації, календарні плани тощо, які містять технічні умови відповідного договору, візуються відповідальним структурним підрозділом, що супроводжує проект договору.
10. Відповідальний структурний підрозділ, що супроводжує проект договору, координує роботу, пов'язану з процедурою укладення договору.
11. У разі оформлення договорів на двох і більше сторінках вони повинні бути пронумеровані, починаючи з другої сторінки. Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами.
12. При погодженні проектів додаткових угод до договору відповідальний структурний підрозділ, що супроводжує договір, зобов'язаний додавати до проекту додаткової угоди копію основного договору, а також усіх укладених додаткових угод і додатків до цього договору.
13. Особливості укладення договорів за результатами проведеної процедури публічної закупівлі за державні кошти:
1) Річний план закупівель товарів, робіт та послуг за державні кошти, який затверджується відповідно до законодавства про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти, є базовим планом щодо укладення договорів;
2) Договір про закупівлю укладається відповідно до норм Цивільного кодексу України та Господарського кодексу України з урахуванням особливостей, визначених законодавством про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти;
3) Умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту тендерної пропозиції за результатами аукціону (у тому числі ціни за одиницю товару) переможця процедури закупівлі або ціни пропозиції учасника у разі застосування переговорної процедури. Істотні умови договору про закупівлю не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов'язань сторонами в повному обсязі, крім випадків визначених законодавством про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти.
4) Копія Договору (додаткової угоди) після підписання та реєстрації протягом одного календарного дня надається до відділу організації та забезпечення державних закупівель для розміщення на веб-порталі "Prozorro".
14. Особливості укладення договорів, що укладаються із визначеними законодавством спеціалізованими організаціями, які можуть надавати послуги з організації та проведення процедур закупівель лікарських засобів, медичних виробів та пов'язаних з цим послуг.
Відповідно до пункту 3 статті 2 Закону України "Про публічні закупівлі", дія цього Закону не поширюється на випадки, якщо предметом закупівлі є товари і послуги, що підлягають закупівлі відповідно до угод щодо закупівлі, що укладаються центральним органом виконавчої влади України, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері охорони здоров'я, із спеціалізованими організаціями, які надають урядам держав та/або центральним органам державної влади послуги з організації та проведення процедур закупівель лікарських засобів, медичних виробів та пов'язаних з цим послуг.
Закупівля таких товарів, робіт і послуг здійснюється згідно з правилами і процедурами, установленими відповідними спеціалізованими організаціями, що здійснюють закупівлі, з урахуванням порядку, визначеного постановою Кабінету Міністрів України у від 22 липня 2015 року № 622.
Відповідальним виконавцем за підготовку, супровід укладення, візування, виконання договорів, додаткових угод до договорів, що укладаються Міністерством із спеціалізованими організаціями (далі - договори із спеціалізованими організаціями), підготовку довідок відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 02 грудня 2015 № 1153 "Про затвердження Порядку ввезення, постачання і цільового використання лікарських засобів, медичних виробів, що звільняються від оподаткування податком на додану вартість" є Відділ організації та забезпечення державних закупівель Департаменту економіки і фінансової політики (далі - відповідальний виконавець).
Структурні підрозділи МОЗ, яким проект договору із спеціалізованими організаціями надається відповідальним структурним підрозділом на опрацювання та погодження, розглядають його та несуть відповідальність в частині питань, віднесених до їх компетенції (функціональних обов'язків):
За фінансові зобов'язання, у тому числі в частині відповідності видатків кошторисним призначенням, наявності або відсутності бюджетних асигнувань відповідно до бюджетної програми і кошторису, суму договору, кількість, розподіл отриманого товару та ведення листування під час укладання, виконання умов, укладених із спеціалізованими організаціями договорів - відповідальний Департамент економіки і фінансової політики.
За дотримання бюджетного законодавства при взятті бюджетних зобов'язань, їх реєстрацію та здійснення платежів відповідно до взятих бюджетних зобов'язань; відповідність кошторису, правильність проведення обчислень за проектом договору і у додатках до проекту договору, умови оплати, форму акта про поставку та приймання товару та звіт про використання коштів відповідальне - Управління бухгалтерського обліку і фінансової звітності.
За номенклатуру, перелік товару, що є предметом проекту договору, залежно від предмета закупівлі відповідальні - Медичний Департамент, Департамент економіки і фінансової політики, Управління фармацевтичної діяльності та якості фармацевтичної продукції, Управління громадського здоров'я.
За технічне завдання (в тому числі на предмет відповідності предмету договору кваліфікаційним, медико-технічним, якісним і кількісним вимогам та характеристикам до предмета закупівлі, зазначеним у технічному завданні, іншим спеціальним вимогам та характеристикам, що зазначені в проекті договору) залежно від предмета закупівлі відповідальні - Медичний Департамент, Управління фармацевтичної діяльності та якості фармацевтичної продукції, Управління громадського здоров'я.
За неофіційний переклад тексту договорів, додаткових угод, додатків, листів, українською та англійською мовами відповідальний Відділ з питань міжнародної діяльності та Євроінтеграції.
На предмет визначення наявності чи відсутності сприятливих для вчинення корупційних правопорушень ризиків та надання пропозицій стосовно їх усунення відповідальний Сектор оцінки та усунення корупційних ризиків.
На предмет відповідності умов проекту договору, додаткових угод чинному законодавству відповідальне Управління правового забезпечення.
На предмет цільового використання коштів - Управління аудиту та аналітики.
Відповідальним виконавцем у листі погодження проекту договору, також можуть визначатися інші структурні підрозділи МОЗ України, Голови робочих груп МОЗ України тощо (відповідно до компетенції та сфери діяльності), які розглядають проект договору та несуть відповідальність в частині питань, віднесених до їх компетенції.
III. Порядок реєстрації та зберігання договорів
1. Реєстрація договорів, додаткових угод (крім договорів з кадрових питань) здійснюється юридичною службою.
2. Упродовж одного робочого дня після укладення Міністерством договору всі його оригінальні примірники подаються до юридичної служби для реєстрації. Передачу на реєстрацію примірників договору здійснює відповідальний структурний підрозділ, що супроводжує договір.
3. Для реєстрації разом із примірниками договору подаються:
1) службова (доповідна) записка чи інший документ, де зазначається необхідність укладення договору з резолюцією Міністра або уповноваженої особи відповідно до розподілу функціональних обов'язків;
2) оригінали додатків до договору, що є його невід'ємною частиною, копії документів, що обґрунтовують підстави його укладення.
4. За результатами розгляду вказаних документів здійснюється реєстрація договору, присвоюється дата і номер реєстрації на всіх його примірниках. У разі подання на реєстрацію примірників договору з присвоєними реєстраційними номерами контрагентів номер реєстрації Міністерства ставиться через дріб.
5. Один примірник договору, додаткових угод до договору (з Листом погодження проекту договору, додаткових угод до договору, а також усе листування, пов'язане з їх укладенням, копії документів, зазначених у абзаці 2 пункту 8 Розділу II та ін.) після його реєстрації зберігається відповідальним структурним підрозділом, що супроводжує договір. Інший примірник договору повертається контрагенту.
У разі зміни структури Міністерства зберігання договорів забезпечують структурні підрозділи міністерства, до яких передані основні функції структурного підрозділу, що здійснював зберігання таких договорів.
6. Реєстрація договорів здійснюється у журналі реєстрації договорів, укладених Міністерством (додаток 2).
7. До Журналу реєстрації договорів вносяться такі відомості.
7.4. Інформація про контрагента (повна назва, код ЄДР)
7.8. П.І.Б. особи, що підписала договір
7.9. Інформація про структурний підрозділ, що супроводжував договір (П.І.Б. працівника, посада, номер телефону, номер кабінету), назва структурного підрозділу
7.10. Номер, дата протоколу тендерного комітету
7.11. Відомості про додаткові угоди
8. Відповідальний виконавець зобов'язаний протягом одного робочого дня з дня його реєстрації передати до бухгалтерської служби оригінал договору (крім безоплатних) для оплати, зберігання, реєстрації в установленому порядку в казначейській службі та контролю за здійсненням своєчасних розрахунків згідно з умовами договору.
9. Зареєстровані договори підлягають зберіганню відповідно до затвердженої номенклатури справ.
10. Відповідальні виконавці, а також бухгалтерська служба з метою належної організації зберігання договорів ведуть журнал обліку договорів, де зазначається:
10.2. Дата укладення договору.
10.3. Інформація про контрагента.
10.7. Інформація про передавання оригіналу договору чи оригіналу додаткової угоди іншому структурному підрозділу МОЗ України (пункт стосується бухгалтерської служби).
10.8. Інформація про укладені додаткові угоди.
10.9. Листування щодо виконання, зміни, розірвання договору.
11. Передавання оригіналу договору чи додаткових угод до договору іншим структурним підрозділам МОЗ України здійснюється бухгалтерською службою під підпис в журналі обліку договорів.
IV. Відповідальність за ведення договірної роботи та контроль
1. Відповідальність за ведення договірної роботи: розроблення, погодження, укладення та виконання укладених договорів, перевірку відповідності виконуваних робіт умовам укладених договорів (відповідність обсягу робіт, що виконуються, фактично виконаним роботам), за правильність визначення форм оплати покладається на керівника відповідального структурного підрозділу, що супроводжує договір з моменту підготовки проекту договору до повного його виконання.
2. Контроль за своєчасністю підготовки, візування та виконання договорів покладається на відповідальний структурний підрозділ, що супроводжує договір.
3. Структурний підрозділ Міністерства, до функціональних обов'язків якого належить здійснення бухгалтерського обліку і фінансової звітності, здійснює контроль за своєчасністю реєстрації, виконанням умов договору щодо порядку розрахунків, відповідністю перерахованих коштів обсягам виконаних робіт, наданих товарів (робіт послуг) за договором.
4. Юридична служба Міністерства здійснює контроль у частині відповідності вимогам чинного законодавства положень, викладених у проекті договору, додаткових угод до договору.
1. Юридична служба аналізує практику укладення договорів і готує рекомендації щодо її вдосконалення.
2. У разі виявлення порушень законодавства та актів МОЗ України з договірної роботи юридична служба зобов'язана проінформувати про такі факти відповідних посадових осіб МОЗ України, запропонувати заходи щодо усунення таких порушень.
3. Керівники відповідальних виконавців, структурних підрозділів МОЗ України, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління МОЗ України, робочих груп тощо, уповноважених на підготовку, погодження, реєстрацію, облік, зберігання та виконання договорів, несуть персональну відповідальність за недотримання вимог цього Положення.
4. Невиконання вимог цього Положення тягне за собою застосування до винних осіб дисциплінарної відповідальності.
Додаток 1 |
ЛИСТ
погодження до проекту договору
Додаток 2 |
№ порядковий | Номер договору | Дата укладання договору | Інформація про контрагента (повна назва, код ЄДР) | Предмет договору | Сума договору | Строк дії договору (термін дії) | П.І.Б. особи, що підписала договір | Інформація про структурний підрозділ, що супроводжував договір (П.І.Б. працівника, посада, ном. тел., ном, кімнати), назва структурного підрозділу | №, дата протоколу тендерного комітету | Відомості про додаткові угоди | Примітки |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
