МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

12.07.2023  № 2542/5

Про затвердження Порядку повідомлення держателя Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань про виявлення розбіжностей між отриманими суб’єктом первинного фінансового моніторингу в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань відомостями про кінцевих бенефіціарних власників та/або структуру власності юридичної особи

{Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції
№ 3445/5 від 27.09.2023
№ 4101/5 від 29.11.2023
№ 727/5 від 18.03.2024
№ 2531/5 від 27.08.2024}

Відповідно до Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення», пунктів 3, 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, та з метою забезпечення достовірної інформації про кінцевих бенефіціарних власників в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок повідомлення держателя Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань про виявлення розбіжностей між отриманими суб’єктом первинного фінансового моніторингу в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань відомостями про кінцевих бенефіціарних власників та/або структуру власності юридичної особи, що додається.

2. Департаменту приватного права (Ференс О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

3. Цей наказ набирає чинності з 01 вересня 2024 року, але не раніше дня його офіційного опублікування.

{Пункт 3 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 3445/5 від 27.09.2023, № 4101/5 від 29.11.2023, № 727/5 від 18.03.2024}

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції України Горовця Є.

ПОРЯДОК
повідомлення держателя Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань про виявлення розбіжностей між отриманими суб’єктом первинного фінансового моніторингу в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань відомостями про кінцевих бенефіціарних власників та/або структуру власності юридичної особи

1. Цей Порядок визначає процедуру повідомлення Міністерства юстиції України як держателя Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - Єдиний державний реєстр) про виявлення розбіжностей між отриманими суб’єктом первинного фінансового моніторингу (далі - СПФМ) в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в Єдиному державному реєстрі відомостями про кінцевих бенефіціарних власників (далі - КБВ) та/або структуру власності юридичної особи.

Дія цього Порядку поширюється також на повідомлення органом державної влади, правоохоронним органом, іншою особою (якщо інформація стосується такої особи) Міністерства юстиції України про виявлення розбіжностей щодо відомостей про КБВ та/або структуру власності юридичної особи.

2. Терміни, що вживаються у цьому Порядку, мають такі значення:

неповнота - відсутність в Єдиному державному реєстрі щодо КБВ та/або структури власності юридичної особи відомостей про один чи кілька параметрів, які відображаються згідно з відкритим доступом, порівняно з тими, які встановлені СПФМ (КБВ є та/ті сама/самі особа/особи, яка/які встановлена/ні СПФМ, однак не всі відомості про неї/них внесено до Єдиного державного реєстру; структура власності юридичної особи відповідає тій, яка отримана СПФМ, однак в ній відсутні всі необхідні відомості);

неточність - відмінність у відомостях про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, які відображаються згідно з відкритим доступом, з тими, які встановлені СПФМ (як КБВ встановлено ту саму особу/осіб, однак наявна відмінність у відомостях щодо такої особи/осіб; неточність у відомостях, відображених у структурі власності юридичної особи);

помилка - невідповідність відомостей про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, які відображаються згідно з відкритим доступом, з тими, які встановлені СПФМ (КБВ юридичної особи є інша фізична особа/інші фізичні особи, ніж та/ті, відомості про яку/яких містяться в Єдиному державному реєстрі; у юридичної особи наявний КБВ за наявності в Єдиному державному реєстрі відомостей про його відсутність; у юридичної особи відсутній КБВ за наявності в Єдиному державному реєстрі відомостей про КБВ; структура власності юридичної особи, розміщена в Єдиному державному реєстрі, не відповідає отриманій СПФМ).

Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в законах України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань», «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення» та в інших нормативно-правових актах.

{Пункт 2 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2531/5 від 27.08.2024}

3. Види розбіжностей про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, отримані СПФМ у результаті здійснення належної перевірки юридичної особи, та відповідними відомостями, розміщеними в Єдиному державному реєстрі (далі - розбіжності):

3.1) неповнота відомостей про КБВ;

3.2) неточність у відомостях про КБВ;

3.3) помилка у відомостях про КБВ;

3.4) неповнота відомостей у структурі власності юридичної особи;

3.5) неточність у відомостях структури власності юридичної особи;

3.6) помилка у відомостях структури власності юридичної особи.

Не класифікується як вид розбіжностей, якщо в Єдиному державному реєстрі відсутні відомості про КБВ та/або структуру власності юридичної особи.

{Пункт 3 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2531/5 від 27.08.2024}

3.10) в Єдиний державний реєстр інформація про КБВ не вносилась згідно з абзацом другим пункту 9 частини другої статті 9 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань»;

3.11) в Єдиний державний реєстр інформація про структуру власності не вносилась відповідно до пункту 91 частини другої статті 9 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань»;

3.12) інші розбіжності.

4. Повідомлення про виявлення розбіжностей (далі - Повідомлення) оформлюється у форматі .xls за формою, визначеною у додатку до цього Порядку, та складається з інформації про СПФМ, виявлені розбіжності та інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, встановлену СПФМ за результатами проведеної перевірки.

5. Повідомлення підписується особисто працівником СПФМ, відповідальним за проведення фінансового моніторингу (особою, яка тимчасово виконує його обов’язки) або керівник відповідного підрозділу СПФМ, яким виявлено чи працівником, уповноваженим працівником СПФМ, відповідальним за проведення фінансового моніторингу, або особисто СПФМ, який провадить свою діяльність одноособово без утворення юридичної особи, шляхом накладення електронного підпису, що ґрунтується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

{Пункт 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2531/5 від 27.08.2024}

6. До Повідомлення СПФМ додає скановані копії відповідних матеріалів та документів (у разі їх наявності), заархівовані в один файл для кожного запису повідомлення. Документ, що містить більше однієї сторінки, сканується в один файл. Скановані копії мають бути придатні для сприйняття їх змісту.

{Пункт 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2531/5 від 27.08.2024}

7. Повідомлення разом зі сканованими копіями відповідних матеріалів та документів (у разі їх наявності) надсилається СПФМ Міністерству юстиції України у вигляді заархівованої теки, яка захищається шляхом її направленого шифрування з використанням сертифіката шифрування отримувача, який Міністерство юстиції України разом з адресою електронної пошти для отримання таких повідомлень розміщує на офіційному вебсайті.

8. Імена файлів Повідомлень та архівів тек інформаційного обміну повинні мати таку структуру:

XXXXXXXXXXYYYYMMDDNNN.rrr:

XXXXXXXXXX - реєстраційні дані СПФМ: для юридичної особи - ідентифікаційний код юридичної особи згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (далі - ідентифікаційний код ЄДРПОУ), для фізичної особи - реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі - РНОКПП) або серія (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта). Недостатні символи реєстраційних даних доповнюються зліва символом «0» до 10 символів;

YYYY - рік формування файлу;

MM - місяць формування файлу;

DD - день формування файлу;

NNN - порядковий номер файлу зазначеного типу протягом дня (нумерується, починаючи з 1);

rrr - розширення файлу відповідного типу (xls - для повідомлень або rar, arj, zip для файлів архівної структури).

Імена файлів архівів додатків до Повідомлень повинні мати таку структуру:

XXXXXXXXYYYYMMDD.rrr:

XXXXXXXX - ідентифікаційний код ЄДРПОУ суб’єкта, про якого надається інформація;

YYYY - рік формування файлу;

MM - місяць формування файлу;

DD - день формування файлу;

rrr - розширення файлу відповідного типу (rar, arj, zip для файлів архівної структури).

9. У разі отримання Міністерством юстиції України Повідомлення, яке не містить усієї інформації, передбаченої у відповідній формі, якщо така інформація передбачена законодавством, таке Повідомлення повертається без розгляду для усунення виявлених недоліків на відповідну адресу електронної пошти, з якої його було надіслано.

{Пункт 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2531/5 від 27.08.2024}

10. Отримана Міністерством юстиції України інформація обробляється з дотриманням вимог законів України «Про захист персональних даних», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах», «Про електронні довірчі послуги» та використовується з метою забезпечення дотримання та реалізації вимог законодавства України.

11. Міністерство юстиції України забезпечує облік Повідомлень, контроль за неможливістю їх видалення з електронної пошти для отримання таких повідомлень.

12. Повідомлення разом з копіями відповідних матеріалів та документів (у разі їх наявності) зберігаються Міністерством юстиції України відповідно до вимог законодавства з організації діловодства у державних органах п’ять років.

13. Інформація, що міститься у Повідомленні (крім інформації про СПФМ), надсилається листом Міністерства юстиції України будь-якому державному реєстратору юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - державний реєстратор), що відповідно до законодавства може проводити державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, щодо якої виявлено розбіжності, у термін, що не перевищує 10 робочих днів з дня його отримання, з вказівкою щодо внесення протягом 3 робочих днів з дня його отримання до Єдиного державного реєстру відмітки про можливу недостовірність інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи та необхідності направлення юридичній особі вимоги щодо надання письмових пояснень стосовно виявлених розбіжностей. До листа додаються копії відповідних матеріалів та документів, що надійшли разом з Повідомленням. У разі якщо в копіях відповідних матеріалів та документів наявна інформації про СПФМ, що надіслав Повідомлення, інформація про такого СПФМ знеособлюється.

{Пункт 13 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2531/5 від 27.08.2024}

14. Міністерством юстиції України здійснюється контроль за внесенням державним реєстратором до Єдиного державного реєстру відмітки про можливу недостовірність інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи.

У випадку, якщо з поважних причин (відсутність державних реєстраторів у зв’язку з перебуванням на лікарняному, у відпустці, тимчасове блокування або анулювання доступу державних реєстраторів до Єдиного державного реєстру тощо) внесення відмітки про можливу недостовірність інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи до Єдиного державного реєстру не відбулося, Міністерство юстиції України повторно вживає заходів, визначених пунктом 13 цього Порядку.

15. У разі надсилання Повідомлення органом державної влади, правоохоронним органом, іншою особою (якщо інформація стосується такої особи), таке Повідомлення подається згідно з формою, визначеною в додатку до цього Порядку, у якій замість інформації про СПФМ вказуються дані про особу, що подала таку інформацію.

Повідомлення органом державної влади, правоохоронним органом, іншою особою (якщо інформація стосується такої особи) може надсилатися Міністерству юстиції України в паперовій або електронній формі з обов’язковим підписанням його відповідною посадовою особою, чи у випадку подання іншою особою, інформація якої стосується,- відповідною особою.

ПОВІДОМЛЕННЯ
про виявлення розбіжностей між отриманими СПФМ в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в Єдиному державному реєстрі відомостями про КБВ та/або структуру власності юридичної особи