Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів щодо впорядкування відносин з проставлення апостиля
Відповідно до абзацу четвертого пункту 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів», пунктів 3, 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Зміни до деяких нормативно-правових актів щодо впорядкування відносин з проставлення апостиля, що додаються.
2. Державній архівній службі України забезпечити:
протягом трьох днів з дня набрання чинності цим наказом подання адміністратору Електронного реєстру апостилів відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів посадових осіб Державної архівної служби України, які підписували та проставляли печатку та/або штамп на офіційних документах, на які поширюється дія Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів;
внесення змін до відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів посадових осіб Державної архівної служби України, уповноважених на проставлення апостиля, протягом трьох робочих днів з дати настання відповідних змін.
3. Адміністратору Електронного реєстру апостилів забезпечити наповнення цього реєстру відомостями про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів посадових осіб Державної архівної служби України, що надійшли відповідно до Порядку подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 30 листопада 2015 року № 2452/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 30 листопада 2015 року за № 1486/27931.
4. Департаменту приватного права (Ференс О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».
5. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.
6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції України Горовця Є.
ЗМІНИ
до деяких нормативно-правових актів щодо впорядкування відносин з проставлення апостиля
1. Підпункт 1 пункту 1 наказу Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5 «Про впорядкування відносин з проставлення апостиля та підготовки документів для їх консульської легалізації», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року за № 1419/27864, викласти в такій редакції:
«1) Порядок проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав;».
2. У Порядку проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року за № 1419/27864:
1) заголовок викласти в такій редакції:
«Порядок проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав»;
2) пункти 1, 2 розділу I викласти в такій редакції:
«1. Цей Порядок визначає процедуру проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав (далі - проставлення апостиля), з метою реалізації Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 17 березня 2023 року № 125/209/293/139/999/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 21 березня 2023 року за № 478/39534 (далі - Правила).
2. Терміни, що вживаються у цьому Порядку, мають таке значення:
заявник - особа, яка подає документ для проставлення на ньому апостиля або заявляє клопотання про витребування (отримання) документа та проставлення на ньому апостиля;
територіальні органи Міністерства юстиції України - відділи державної реєстрації актів цивільного стану територіальних органів Міністерства юстиції України.»;
3) у розділі II:
пункти 1, 2 викласти в такій редакції:
«1. Проставлення апостиля здійснюється за зверненням заявника до територіального органу Міністерства юстиції України або нотаріуса (крім випадку витребування (отримання) документів про державну реєстрацію актів цивільного стану та проставлення на такому документі апостиля), а у випадку витребування (отримання) архівного документа, виданого архівною установою (далі - архівний документ) та/або проставлення на такому документі апостиля,- до Державної архівної служби України.
Для отримання виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - Єдиний державний реєстр) та подальшого проставлення на ній апостиля заявник відповідно до законодавства звертається до державного реєстратора юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, який після формування виписки з Єдиного державного реєстру забезпечує її передачу до територіального органу Міністерства юстиції України для проставлення апостиля.
У разі перебування заявника за кордоном проставлення апостиля може здійснюватися за його зверненням, направленим поштовим зв’язком до Міністерства юстиції України або територіального органу Міністерства юстиції України, а щодо архівного документа - до Державної архівної служби України. Відповідне звернення, яке надійшло до Міністерства юстиції України, надсилається територіальному органу для подальшого його прийняття відповідно до цього Порядку.
2. У разі особистого звернення заявника посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус чи посадова особа Державної архівної служби України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву про проставлення апостиля, яка підписується заявником.
Заява, підписана заявником, реєструється в Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації.
Якщо у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 1 цього розділу, звернення заявника надіслано поштовим зв’язком, посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України чи Державної архівної служби України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву про проставлення апостиля та реєструє її в Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації та без проставлення підпису заявником.
Якщо у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 цього розділу, для проставлення апостиля державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань передається виписка з Єдиного державного реєстру, посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву про проставлення апостиля та реєструє її в Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації та без проставлення підпису заявником.»;
у пункті 3:
абзац перший викласти в такій редакції:
«3. Для проставлення апостиля заявник пред’являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріусу чи посадовій особі Державної архівної служби України документ, що посвідчує його особу (у разі особистого звернення), та подає:»;
після абзацу третього доповнити абзацом четвертим такого змісту:
«У разі звернення заявника з клопотанням про витребування (отримання) документа та проставлення на ньому апостиля, оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копія, засвідчена в установленому порядку, не подається.».
У зв’язку з цим абзаци четвертий-шостий вважати відповідно абзацами п’ятим-сьомим.
Абзаци п’ятий-шостий викласти в такій редакції:
«У разі коли заявник звільнений від оплати послуг з проставлення апостиля, документ про таку оплату не подається. У разі особистого звернення такий заявник пред’являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріусу чи посадовій особі Державної архівної служби України документ, що підтверджує право на звільнення від оплати послуг з проставлення апостиля, з якого відповідною посадовою особою, нотаріусом виготовляється копія та долучається до поданої заяви про проставлення апостиля. Якщо у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 1 цього розділу, звернення заявника надіслано поштовим зв’язком, копія документа, що підтверджує право на звільнення від оплати послуг з проставлення апостиля, повинна бути засвідчена в установленому порядку.
Якщо у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 цього розділу, для проставлення апостиля передається виписка з Єдиного державного реєстру та заявник звільнений від оплати послуг з проставлення апостиля, копія документа, що підтверджує таке звільнення, виготовляється та передається державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, яким сформовано відповідну виписку.»;
в абзаці сьомому слово «четвертим» замінити словом «п’ятим»;
абзац перший пункту 4 викласти в такій редакції:
«4. Для проставлення апостиля подаються окремі заяви для кожного виду документів (документи, видані органами юстиції; документи, видані судами; документи оформлені нотаріусами України; архівні документи; інші документи, на яких апостиль проставляється Міністерством юстиції України). Кількість документів, на яких проставляється апостиль, що можуть бути подані разом із однією заявою, не обмежується.»;
пункт 5 викласти в такій редакції:
«5. Після реєстрації заяви посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус чи посадова особа Державної архівної служби України виготовляє скановані копії документів та розміщує їх у Реєстрі за допомогою програмних засобів його ведення.
Скановані копії документів мають бути придатні для сприйняття їх змісту. За відповідність сканованих копій документів документам у паперовій формі відповідає посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус чи посадова особа Державної архівної служби України, що їх виготовила.»;
у пункті 6 слова «прийняття заяви та документів, поданих для» замінити словами «реєстрації заяви про», після слова «нотаріуса» доповнити словами «чи Державної архівної служби України», слова «дату її прийняття» замінити словами «дату її реєстрації»;
пункт 7 викласти в такій редакції:
«7. Заява про проставлення апостиля, документи, подані для проставлення апостиля, на час їх розгляду відповідно до цього Порядку залишаються у територіальному органі Міністерства юстиції України, нотаріуса чи Державній архівній службі України.»;
4) у розділі III:
пункт 5 викласти в такій редакції:
«5. У разі відсутності зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа Міністерством юстиції України надсилається запит до уповноваженого суб’єкта, визначеного Міністерством юстиції України, який у триденний строк надає запитувану інформацію адміністратору Реєстру та повідомляє Міністерство юстиції України. У разі відсутності відомостей щодо документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, а щодо документів, оформлених нотаріусами,- у Єдиному реєстрі спеціальних бланків нотаріальних документів, Єдиному реєстрі довіреностей, а також у разі виникнення сумніву у достовірності документів, поданих для проставлення апостиля, Міністерством юстиції України надсилається запит до відповідного органу, нотаріуса, який у триденний строк надає необхідну інформацію Міністерству юстиції України. У такому випадку апостиль може бути проставлений тільки після внесення відповідних зразків до Реєстру та/або після здійснення перевірки документів.
Про направлення запиту щодо отримання зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа, здійснення перевірки документів, а також відповідне продовження строку розгляду документів на проставлення апостиля до 20 робочих днів посадова особа Міністерства юстиції України інформує заявника, використовуючи його контактні дані, зазначені у відповідній заяві.»;
абзац перший пункту 6 після слова «заяви» доповнити словами «про проставлення апостиля»;
пункт 7 доповнити новим абзацом такого змісту:
«У разі відмови у проставленні апостиля у зв’язку з відсутністю підтвердження дійсності документа, щодо якого виникли сумніви у його достовірності, Міністерство юстиції України надсилає відповідні відомості правоохоронним органам для проведення перевірки таких відомостей та вжиття в межах їх компетенції відповідних заходів реагування відповідно до закону та невідкладно інформує посадову особу територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріуса чи посадову особу Державної архівної служби України про заборону видачі відповідного документа.»;
5) у розділі IV:
пункт 1 викласти в такій редакції:
«1. Про результат розгляду заяви про проставлення апостиля та поданих документів для проставлення апостиля посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус чи посадова особа Державної архівної служби України інформує заявника, яким було особисто подано документи, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві.»;
у пункті 2:
абзац перший після слова «нотаріус» доповнити словами «чи посадова особа Державної архівної служби України у разі проставлення посадовою особою Міністерства юстиції України»;
абзац другий після слова «нотаріуса» доповнити словами «чи посадової особи Державної архівної служби України»;
пункт 3 викласти в такій редакції:
«3. Документи з проставленим апостилем видаються заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві про проставлення апостиля, нотаріусом, посадовою особою територіального органу Міністерства юстиції України чи посадовою особою Державної архівної служби України, до яких було подано документи, у тому числі передані державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 розділу II цього Порядку.
Документи з проставленим апостилем можуть видаватися іншій особі також на підставі довіреності, наданій такій особі заявником.
Якщо у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 1 розділу II цього Порядку, звернення заявника надіслано поштовим зв’язком, документи з проставленим апостилем надсилаються в порядку, визначеному законодавством.
Про отримання документів з проставленим апостилем заявник або інша особа, передбачена абзацами першим та другим цього пункту, у разі особистого звернення до територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріуса чи Державної архівної служби України робить відмітку на відповідній заяві про проставлення апостиля та проставляє власний підпис.»;
абзац перший пункту 4 після слова «нотаріуса» доповнити словами «чи Державної архівної служби України», слово «якого» замінити словом «яких»;
пункти 5, 6 викласти в такій редакції:
«5. У разі відмови в проставленні апостиля посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус чи посадова особа Державної архівної служби України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру візуалізує на папері та видає заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві, повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документи без проставленого апостиля.
Повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документи без проставленого апостиля можуть видаватися іншій особі також на підставі довіреності, наданої такій особі заявником.
Якщо у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 1 розділу II цього Порядку, звернення заявника надіслано поштовим зв’язком, повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документи, подані для проставлення апостиля, надсилаються в порядку, визначеному законодавством.
Про отримання повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документів без проставленого апостиля заявник або інша особа, передбачена абзацами першим та другим цього пункту, у разі особистого звернення до територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріуса чи Державної архівної служби України робить відмітку на відповідній заяві про проставлення апостиля та проставляє власний підпис.
У разі відмови у проставленні апостиля плата за надання послуг з проставлення апостиля не повертається.
У разі відмови у проставленні апостиля у зв’язку з відсутністю підтвердження дійсності документа, щодо якого виникли сумніви у його достовірності, відповідний документ не повертається.
6. Заява про проставлення апостиля, документ про оплату послуги з проставлення апостиля або копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, виготовлена посадовою особою, яка приймала відповідну заяву, засвідчена в установленому законодавством порядку, зберігаються у територіальному органі Міністерства юстиції України, нотаріуса чи Державній архівній службі України відповідно до Правил.».
3. У Порядку подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 30 листопада 2015 року № 2452/5, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 30 листопада 2015 року за № 1486/27931:
в абзаці другому пункту 2 слова «головного територіального управління юстиції в області, місті Києві» замінити словами «територіального органу Міністерства юстиції України», слова «відповідного управління юстиції» виключити;
доповнити новим абзацом такого змісту:
«Форма подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів посадових осіб архівних установ, Державної архівної служби України, а також форма подання відомостей про зміни до таких відомостей засвідчуються підписом керівника Державної архівної служби України та скріплюються гербовою печаткою.».
4. У Формі подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, затвердженій наказом Міністерства юстиції України від 30 листопада 2015 року № 2452/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 30 листопада 2015 року за № 1486/27931, в графі «Категорія» після категорії «Приватний нотаріус» доповнити новою категорією «Посадова особа Державної архівної служби України, архівної установи».
5. У Формі подання відомостей про внесення змін до відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, затвердженій наказом Міністерства юстиції України від 30 листопада 2015 року № 2452/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 30 листопада 2015 року за № 1486/27931, у графі «Категорія» після категорії «Приватний нотаріус» доповнити новою категорією «Посадова особа Державної архівної служби України, архівної установи».
