Про впорядкування відносин з державної реєстрації народження та отримання документів про народження в умовах воєнного стану

{Заголовок в редакції Наказу Міністерства юстиції № 5523/5 від 09.12.2022}

{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 5523/5 від 09.12.2022}

Відповідно до пунктів 3, 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, з метою забезпечення проведення державної реєстрації народження органами державної реєстрації актів цивільного стану в умовах воєнного стану

НАКАЗУЮ:

1. Установити, що в умовах воєнного стану та протягом одного року з дня його припинення або скасування державна реєстрація народження фізичної особи та її походження проводиться з урахуванням таких особливостей:

1) державна реєстрація народження фізичної особи та її походження, народження якої відбулося під час дії воєнного стану в межах адміністративно-територіальної одиниці, що включена до затвердженого Міністерством юстиції України переліку адміністративно-територіальних одиниць, у межах яких припиняється доступ користувачів до єдиних та державних реєстрів, держателем яких є Міністерство юстиції України, в умовах воєнного стану та в межах якої відділом державної реєстрації актів цивільного стану у зв’язку з тимчасовою окупацією Російською Федерацією території України державна реєстрація народження фізичної особи та її походження не проводиться, може проводитися за заявою про державну реєстрацію народження, складеною у довільній формі, електронна копія (сканована копія, фотокопія) якої разом із електронними копіями (сканованими копіями, фотокопіями) медичного документа, що відповідно до законодавства є підставою для проведення державної реєстрації народження (далі - медичний документ про народження), та інших документів, необхідних для такої реєстрації, надсилається на адресу електронної пошти відділу державної реєстрації актів цивільного стану у Чернівецькій області Управління державної реєстрації Південно-Західного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України (м. Івано-Франківськ).

Заява про державну реєстрацію народження має містити відомості про:

дитину (прізвище, власне ім’я та (за наявності) по батькові, стать, дату народження, місце народження);

матір та батька (прізвище, власне ім’я та (за наявності) по батькові, дату народження, громадянство, зареєстроване місце проживання (за наявності), реквізити паспорта або паспортного документа, що посвідчує особу). У разі народження дитини у матері, яка не перебуває у шлюбі, у випадках, коли немає спільної заяви батьків, заяви батька або рішення суду, у заяві про державну реєстрацію народження стосовно батька зазначаються лише його ім’я та по батькові.

У разі коли батьки дитини не перебувають у шлюбі між собою, підписана ними заява про державну реєстрацію народження вважається їх спільною заявою про визнання батьківства.

У разі коли заява про державну реєстрацію народження подається не батьками дитини чи одним з них, додатково зазначаються відомості про заявника (прізвище, власне ім’я та (за наявності) по батькові, реквізити паспорта або паспортного документа, що посвідчує особу).

Отримані документи скеровуються до відділу державної реєстрації актів цивільного стану, визначеного наказом Південно-Західного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України (м. Івано-Франківськ), для складання актового запису про народження в електронному вигляді та на паперових носіях без внесення відомостей щодо цього актового запису до Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі - Реєстр).

{Абзац сьомий підпункту 1 пункту 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 5523/5 від 09.12.2022}

Свідоцтво про народження оформлюється в день складання актового запису про народження та залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, а заявнику на адресу електронної пошти надсилається його сканована копія та роз’яснюється порядок подальшого отримання оригіналу свідоцтва про народження та у випадках, передбачених законодавством, витягу з Реєстру.

Отримати свідоцтво про народження та у випадках, передбачених законодавством, витяг з Реєстру про державну реєстрацію народження мають право заявник, батьки дитини (один з них), баба, дід, повнолітні брат та сестра, тітка, дядько, мачуха, вітчим дитини або їх представник, що діє на підставі нотаріально посвідченої довіреності чи одного з документів, що посвідчують повноваження відповідно до Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність», а також Уповноважений Верховної Ради України з прав людини особисто або через свого представника.

{Абзац дев'ятий підпункту 1 пункту 1 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 5523/5 від 09.12.2022}

У разі коли батьки дитини не перебувають у шлюбі між собою та державну реєстрацію народження проведено на підставі підписаної ними заяви про державну реєстрацію народження, яка є їх спільною заявою про визнання батьківства, такі особи повинні особисто звернутися до відділу державної реєстрації актів цивільного стану для отримання свідоцтва про народження.

Видача свідоцтва про народження та у випадках, передбачених законодавством, витягу з Реєстру здійснюється будь-яким відділом державної реєстрації актів цивільного стану в межах адміністративно-територіальної одиниці, що не включена до затвердженого Міністерством юстиції України переліку адміністративно-територіальних одиниць, у межах яких припиняється доступ користувачів до єдиних та державних реєстрів, держателем яких є Міністерство юстиції України, в умовах воєнного стану, за заявою про видачу свідоцтва, складеною у довільній формі за умови надання оригіналу медичного документа про народження, на підставі якого проведено державну реєстрацію народження, після внесення відомостей актового запису до Реєстру у порядку, передбаченому пунктом 4.5 розділу IV Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року № 1269/5, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 25 липня 2008 року за № 691/15382 (крім внесення до Реєстру позначки «Архівний»).

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану за місцем звернення особи невідкладно з використанням функціональних можливостей Реєстру надсилає запит до відділу державної реєстрації актів цивільного стану, яким складено відповідний актовий запис про народження, з проханням надіслати свідоцтво про народження та внести відомості актового запису до Реєстру, до якого додаються електронні копії (скановані копії, фотокопії) заяви про видачу свідоцтва та поданого медичного документа про народження.

За відсутності розбіжностей між поданим особою медичним документом про народження та електронною копією (сканованою копією, фотокопією) медичного документа про народження, на підставі якого складено актовий запис про народження, відділ державної реєстрації актів цивільного стану, яким складено актовий запис про народження, не пізніше наступного робочого дня з дня отримання такого запиту вносить його відомості до Реєстру і надсилає свідоцтво про народження та у випадках, передбачених законодавством, витяг з Реєстру до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем звернення особи, яким у той самий строк до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання відповідного актового запису надсилається медичний документ про народження для долучення його до справи.

У разі виявлення невідповідності між оригіналом медичного документа про народження та його електронною копією (сканованою копією, фотокопією) або якщо визначені цим наказом особи під час дії воєнного стану чи впродовж одного року з дня його припинення або скасування не звернулись за отриманням оригіналу свідоцтва про народження та у випадках, передбачених законодавством, витягу з Реєстру, відповідний актовий запис про народження анулюється за поданням відділу державної реєстрації актів цивільного стану, яким складено відповідний актовий запис про народження, на підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану у Чернівецькій області Управління державної реєстрації Південно-Західного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України (м. Івано-Франківськ) у порядку, визначеному Правилами внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 12 січня 2011 року № 96/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 14 січня 2011 року за № 55/18793;

2) державна реєстрація народження фізичної особи та її походження на підставі медичного висновку про народження, сформованого в Реєстрі медичних висновків електронної системи охорони здоров’я відповідно до Порядку формування та видачі медичних висновків про народження в Реєстрі медичних висновків електронної системи охорони здоров’я, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров’я України від 18 вересня 2020 року № 2136, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 30 вересня 2020 року за № 953/35236, щодо громадян України, які тимчасово перебувають за кордоном, дипломатичними представництвами та консульськими установи України проводиться після перевірки за їх запитами в електронній формі Центральним відділом державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції України (м. Київ) факту відсутності державної реєстрації народження фізичної особи та її походження у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, визначеному відповідним наказом Південно-Західного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України (м. Івано-Франківськ) згідно з абзацом сьомим підпункту 1 цього пункту, та за відомостями Реєстру, що підтверджується повідомленням в електронній формі;

3) передача Центральному відділу державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції України (м. Київ) актового запису про народження, складеного дипломатичними представництвами та консульськими установами України здійснюється в паперовій формі відповідно до законодавства та в електронній формі. Сканована копія актового запису про народження виготовляється у форматі PDF з роздільною здатністю не нижче 600 dpi з накладенням кваліфікованого електронного підпису відповідної посадової особи дипломатичного представництва чи консульської установи України.

Внесення до Реєстру відомостей, що містяться в актових записах про народження, складених дипломатичними представництвами та консульськими установами України, здійснюється Центральним відділом державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції України (м. Київ) відповідно до законодавства на підставі сканованих копій відповідних актових записів, отриманих відповідно до абзацу першого цього підпункту;

4) надіслання документів/повідомлень в електронній формі у випадках, передбачених підпунктами 2 та 3 цього пункту, здійснюється з використанням системи електронної взаємодії органів виконавчої влади, а у разі відсутності відповідних технічних можливостей - за допомогою службової електронної пошти;

5) розгляд запитів у випадку, передбаченому підпунктом 2 цього пункту, надіслання сканованої копії актового запису про народження та внесення до Реєстру відомостей, що містяться в актових записах про народження, складених дипломатичними представництвами та консульськими установами України, відповідно до підпункту 3 цього пункту здійснюється не пізніше семи робочих днів.

2. Установити, що в умовах воєнного стану та протягом одного року з дня його припинення або скасування видача документів про державну реєстрацію народження фізичної особи та її походження здійснюється з урахуванням таких особливостей:

1) у разі державної реєстрації народження фізичної особи та її походження на підставі рішення суду про встановлення факту народження, надісланого судом до органу державної реєстрації актів цивільного стану, отримати свідоцтво про народження та у випадках, передбачених законодавством, витяг з Реєстру про державну реєстрацію народження мають право особа, яка була заявником у суді, батьки дитини (один з них), баба, дід, повнолітні брат та сестра, тітка, дядько, мачуха, вітчим дитини або їх представник, що діє на підставі нотаріально посвідченої довіреності чи одного з документів, що посвідчують повноваження відповідно до Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність», а також Уповноважений Верховної Ради України з прав людини особисто або через свого представника;

2) отримати свідоцтво про народження повторно та/або витяг з Реєстру про державну реєстрацію народження незалежно від дати проведення державної реєстрації народження фізичної особи та її походження мають право батьки дитини (один з них), баба, дід, повнолітні брат та сестра, тітка, дядько, мачуха, вітчим дитини або їх представник, що діє на підставі нотаріально посвідченої довіреності чи одного з документів, що посвідчують повноваження відповідно до Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність», а також Уповноважений Верховної Ради України з прав людини особисто або через свого представника.

{Наказ доповнено пунктом 2 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 5523/5 від 09.12.2022}

3. Внести до Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року № 52/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2000 року за № 719/4940 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24 грудня 2010 року № 3307/5), такі зміни:

1) у тексті Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року № 52/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2000 року за № 719/4940 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24 грудня 2010 року № 3307/5), слова «електронних засобів телекомунікації» та слова «засобів телекомунікаційного зв’язку» замінити словами «технічних засобів електронних комунікацій»;

2) в абзаці другому пункту 4 глави 1 розділу II слово «відділу» замінити словом «органу»;

3) абзац десятий пункту 2 глави 1 розділу III викласти в такій редакції:

«У разі подання до органу державної реєстрації актів цивільного стану документа, визначеного у підпункті «а» цього пункту, сформованого до введення воєнного стану в Україні, чи дубліката документа, визначеного у підпунктах «б» - «ґ» цього пункту, державна реєстрація народження здійснюється після перевірки факту проведення державної реєстрації народження за відомостями Державного реєстру актів цивільного стану громадян. У разі подання документа, визначеного наказом Міністерства охорони здоров’я України від 04 березня 2022 року № 407 «Про забезпечення реєстрації новонародженої дитини в умовах воєнного стану», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 07 березня 2022 року за № 293/37629, який видано в межах адміністративно-територіальних одиниць, що входять до затвердженого Міністерством юстиції України переліку адміністративно-територіальних одиниць, в межах яких припиняється доступ користувачів до єдиних та державних реєстрів, держателем яких є Міністерство юстиції України, в умовах воєнного стану та в межах яких відділами державної реєстрації актів цивільного стану державна реєстрація народження фізичної особи та її походження у зв’язку з тимчасовою окупацією Російською Федерацією території України не проводиться, перевірка також проводиться у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, визначеному відповідним наказом Південно-Західного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України (м. Івано-Франківськ). Відсутність актового запису про народження підтверджується повним витягом з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану за формою, наведеною у додатку 22 до Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року № 1269/5, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 25 липня 2008 року за № 691/15382 (із змінами). Якщо в результаті перевірки виявлено актовий запис про народження, який зберігається на тимчасово окупованій території України, відділ державної реєстрації актів цивільного стану поновлює його в установленому законодавством порядку.».

4. Департаменту державної реєстрації (Хардіков В) забезпечити організаційний та інформаційний супровід цього наказу, у тому числі щодо:

1) розміщення на офіційному вебсайті Міністерства юстиції України та офіційних вебсайтах міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України адреси електронної пошти для надсилання заяви про державну реєстрацію народження, довідкової інформації про подання такої заяви та документів і отримання результатів їх розгляду у випадках, передбачених підпунктом 1 пункту 1 цього наказу;

2) інформування міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України про визначений Південно-Західним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції України (м. Івано-Франківськ) відділ державної реєстрації актів цивільного стану для складання актового запису про народження відповідно до підпункту 1 пункту 1 цього наказу;

3) надання інформації на запити дипломатичних представництв та консульських установ України, передбачені підпунктом 2 пункту 1 цього наказу;

4) внесення до Реєстру відомостей, що містяться в актових записах про народження, складених дипломатичними представництвами та консульськими установи України.

5. Адміністратору Державного реєстру актів цивільного стану громадян вжити відповідних заходів, необхідних для реалізації цього наказу.

6. Департаменту приватного права (Ференс О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

7. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його опублікування.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції України Горовця Є.