Про Порядок організації роботи та ведення діловодства виборчих комісій з виборів Президента України, народних депутатів України, місцевих виборів
З метою забезпечення належної організації роботи виборчих комісій з виборів Президента України, народних депутатів України, місцевих виборів, відповідно до статей 23, 32, 33, 35 - 38, 61, 87, 88, 91, 144, 145, 148, частин першої, другої статті 206, статей 207, 211 Виборчого кодексу України, враховуючи положення Законів України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації", постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності", Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, керуючись статтями 11 - 13, пунктами 4, 13 статті 17, пунктами 3, 9, 17 статті 18, пунктами 2, 8, 17 статті 19, пунктами 2, 7, 9 статті 21 Закону України "Про Центральну виборчу комісію", Центральна виборча комісія постановляє:
1. Затвердити Порядок організації роботи та ведення діловодства виборчих комісій з виборів Президента України, народних депутатів України, місцевих виборів (додається).
2. Визнати такими, що втратили чинність:
постанову Центральної виборчої комісії від 15 вересня 2010 року № 350 "Про Порядок ведення діловодства у виборчих комісіях та комісіях з референдумів";
пункт 4 постанови Центральної виборчої комісії від 19 січня 2012 року № 4 "Про внесення змін та визнання такими, що втратили чинність, деяких постанов Центральної виборчої комісії";
постанову Центральної виборчої комісії від 5 вересня 2015 року № 228 "Про Порядок організації роботи та ведення діловодства у виборчих комісіях з місцевих виборів";
постанову Центральної виборчої комісії від 3 березня 2017 року № 38 "Про внесення змін до постанови Центральної виборчої комісії від 5 вересня 2015 року № 228".
3. Виборчим комісіям з виборів Президента України, народних депутатів України, місцевих виборів забезпечити дотримання Порядку, затвердженого пунктом 1 цієї постанови.
4. Цю постанову надіслати обласним, Київській міській державним адміністраціям для доведення до відома територіальних виборчих комісій після їх утворення (сформування нового складу).
5. Цю постанову оприлюднити на офіційному вебсайті Центральної виборчої комісії.
ПОРЯДОК
організації роботи та ведення діловодства виборчих комісій з виборів Президента України, народних депутатів України, місцевих виборів
Цей Порядок спрямований на забезпечення однакового застосування положень Виборчого кодексу України (далі - Кодекс) з питань організації роботи виборчих комісій з виборів Президента України, народних депутатів України, місцевих виборів (крім Центральної виборчої комісії) (далі - виборчі комісії) і на підставі статей 36, 37 Кодексу встановлює єдиний порядок роботи виборчих комісій, у тому числі з документами, заявами (клопотаннями), скаргами, пропозиціями (зауваженнями), запитами (далі - документи, звернення), з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення чи передачі на зберігання до відповідної архівної установи.
1.1. Виборчі комісії в Україні утворюються і діють як незалежні органи адміністрування виборчих процесів, що відповідно до своїх повноважень забезпечують здійснення визначених Конституцією України та Кодексом основних принципів виборчого права, засад виборчого процесу, реалізацію виборчих прав громадян України, підготовку та проведення виборів.
Виборчі комісії є спеціальними колегіальними органами, уповноваженими організовувати підготовку та проведення виборів і забезпечувати реалізацію виборчих прав громадян України, додержання та однакове застосування виборчого законодавства.
1.2. До виборчих комісій належать:
територіальні виборчі комісії;
1.3.1. Окружні виборчі комісії в межах повноважень, визначених Кодексом, забезпечують організацію підготовки та проведення загальнодержавних виборів у межах відповідних територіальних виборчих округів загальнодержавних виборів і є тимчасовими органами, що утворюються на час підготовки та проведення відповідних виборів.
1.3.2. Окружні виборчі комісії є комісіями вищого рівня щодо всіх дільничних виборчих комісій у межах відповідних територіальних виборчих округів загальнодержавних виборів.
1.3.3. Окружні виборчі комісії є юридичними особами, крім випадку, передбаченого абзацом другим цього підпункту (абзац другий частини шостої статті 33 Кодексу). Окружні виборчі комісії набувають статусу юридичної особи з дня державної реєстрації юридичної особи.
Окружні виборчі комісії утворюються без реєстрації їх юридичними особами в разі утворення територіальних представництв Центральної виборчої комісії та покладення на них функцій фінансового та матеріально-технічного забезпечення окружних виборчих комісій.
1.3.4. Повноваження окружної виборчої комісії з виборів Президента України починаються з моменту складення присяги не менш як двома третинами її складу, визначеного при її утворенні, на її першому засіданні, яке проводиться не пізніш як на другий день після дня прийняття рішення про її утворення і скликається її головою.
1.3.5. Повноваження окружної виборчої комісії з виборів народних депутатів України починаються з моменту складення присяги не менш як двома третинами її мінімального складу, визначеного частиною першою статті 140 Кодексу, на її першому засіданні, яке проводиться не пізніш як на другий день після дня прийняття рішення про її утворення.
1.3.6. Повноваження окружної виборчої комісії припиняються через п’ятнадцять днів після дня офіційного оголошення (офіційного оприлюднення) Центральною виборчою комісією результатів виборів Президента України або виборів народних депутатів України у порядку, встановленому Кодексом.
1.3.7. Припинення окружною виборчою комісією статусу юридичної особи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань", з урахуванням особливостей, передбачених статтею 35 Кодексу.
1.4. Територіальні виборчі комісії.
1.4.1. До територіальних виборчих комісій належать:
виборча комісія Автономної Республіки Крим;
районні у містах виборчі комісії (у містах з районним поділом);
селищні, сільські виборчі комісії.
1.4.2. Територіальні виборчі комісії в межах повноважень, визначених Кодексом, забезпечують організацію підготовки та проведення місцевих виборів і є постійно діючими органами.
1.4.3. Територіальні виборчі комісії є комісіями вищого рівня щодо всіх дільничних виборчих комісій з відповідних місцевих виборів.
1.4.4. Члени територіальної виборчої комісії здійснюють свої повноваження до сформування у порядку, передбаченому Кодексом, нового складу відповідної територіальної виборчої комісії.
1.4.5. Територіальні виборчі комісії є юридичними особами.
1.4.6. Територіальні виборчі комісії можуть ліквідовуватися у разі відповідної зміни адміністративно-територіального устрою.
1.5. Дільничні виборчі комісії.
1.5.1. Дільничні виборчі комісії в межах повноважень, визначених Кодексом, забезпечують організацію підготовки та проведення загальнодержавних і місцевих виборів у межах відповідних виборчих дільниць і є тимчасовими органами, що утворюються на час підготовки та проведення відповідних виборів.
1.5.2. Дільничні виборчі комісії не є юридичними особами.
Фінансове та матеріально-технічне забезпечення діяльності дільничної виборчої комісії під час відповідного виборчого процесу здійснює відповідна окружна виборча комісія (територіальне представництво Центральної виборчої комісії (у разі утворення) або територіальна виборча комісія у порядку, встановленому Кодексом.
1.5.3. Повноваження дільничної виборчої комісії з виборів Президента України починаються з моменту складення присяги більшістю від її складу, визначеного під час її утворення, на засіданні комісії, яке проводиться не пізніш як на другий день після дня прийняття рішення про її утворення і скликається її головою.
1.5.4. Повноваження дільничної виборчої комісії з виборів народних депутатів України починаються з моменту складення присяги не менш як двома третинами її мінімального складу, визначеного частинами другою та третьою статті 141 Кодексу, на засіданні комісії, що проводиться не пізніш як на другий день після дня прийняття рішення про її утворення.
1.5.5. Повноваження дільничної виборчої комісії з місцевих виборів починаються з моменту складення присяги на засіданні цієї комісії більшістю від складу дільничної виборчої комісії, визначеного під час її утворення.
1.5.6. Повноваження дільничної виборчої комісії припиняються через п’ять днів після дня офіційного оголошення (офіційного оприлюднення) результатів відповідних виборів. Дільнична виборча комісія припиняє свою діяльність одночасно з припиненням її повноважень.
1.6. Для організаційного, правового, інформаційного, технічного забезпечення здійснення повноважень, передбачених Кодексом, виборчі комісії, можуть на час виборчого процесу залучати на підставі цивільно-правових договорів відповідних спеціалістів, експертів, технічних працівників у порядку, встановленому Центральною виборчою комісією.
1.7. Виборчі комісії діють на підставі, в межах повноважень та у спосіб, встановлені Конституцією України, Кодексом та законами України.
1.8. Член виборчої комісії має право:
1) брати участь у підготовці питань, що вносяться на розгляд виборчої комісії;
2) виступати на засіданнях виборчої комісії, ставити іншим учасникам засідання запитання щодо порядку денного, вносити пропозиції з питань, що належать до повноважень комісії;
3) за дорученням відповідної виборчої комісії перевіряти діяльність виборчих комісій нижчого рівня;
4) безперешкодно відвідувати всі приміщення виборчої комісії, ознайомлюватися з усіма документами виборчої комісії, членом якої він є, та виборчих комісій нижчого рівня на відповідній території;
5) на відшкодування шкоди, заподіяної його життю, здоров’ю чи майну у зв’язку з виконанням обов’язків члена виборчої комісії, в порядку та розмірі, встановлених законодавством.
1.9. Член виборчої комісії зобов’язаний:
1) додержуватися Конституції України, Кодексу та законів України з питань підготовки і проведення виборів;
2) брати участь у засіданнях виборчої комісії;
3) виконувати рішення виборчої комісії та обов’язки, покладені на нього згідно з їх розподілом у комісії.
1.10. Член виборчої комісії має інші права та обов’язки відповідно до Кодексу та законів України.
1.11. Члену виборчої комісії забороняється агітувати за чи проти кандидатів на відповідних виборах, а також публічно оцінювати діяльність кандидатів, політичних партій (далі - партії), місцевих організацій партій (далі - організації партій) - суб’єктів виборчого процесу.
1.12. На час безпосереднього виконання обов’язків члена виборчої комісії (участь у засіданнях комісії, інших заходах на виконання Кодексу чи рішень комісії) на кожного члена виборчої комісії поширюються гарантії і компенсації, передбачені законодавством для працівників на час виконання ними державних або громадських обов’язків у робочий час.
Члени виборчої комісії звільняються від виконання службових обов’язків за місцем постійної роботи на час, необхідний для здійснення обов’язків члена комісії, на підставі письмового повідомлення голови, заступника голови чи секретаря відповідної виборчої комісії про скликання засідання комісії або рішення виборчої комісії про залучення члена комісії до участі в інших заходах, передбачених Кодексом. Такі повідомлення або рішення повинні містити зазначення дати, часу та запланованої тривалості засідання виборчої комісії чи іншого заходу.
1.13. На членів виборчих комісій не поширюється дія законодавства з питань запобігання корупції.
1.14. Діяльність виборчих комісій здійснюється публічно і відкрито.
З метою забезпечення публічного та відкритого характеру виборчого процесу виборчі комісії, що організовують підготовку та проведення відповідних виборів:
1) інформують громадян про свій склад, місцезнаходження та режим роботи, про виборчі округи і виборчі дільниці, про основні права виборців (у тому числі про право оскарження протиправних рішень, дій чи бездіяльності виборчих комісій та їх членів, органів виконавчої влади, органів влади Автономної Республіки Крим та органів місцевого самоврядування, підприємств, закладів, установ і організацій, їх керівників, інших посадових та службових осіб, які порушують або обмежують виборчі права);
2) забезпечують можливість для ознайомлення виборців, інших суб’єктів відповідного виборчого процесу зі списками виборців, передвиборними програмами партій (організацій партій), кандидатів, виборчими списками партій (організацій партій), відомостями про кандидатів;
3) роз’яснюють виборцям порядок голосування, у тому числі порядок заповнення виборчих бюлетенів;
4) оприлюднюють підсумки голосування та результати відповідних виборів;
5) надають іншу інформацію у випадках та в порядку, передбачених Кодексом.
1.15. Для висвітлення діяльності виборчої комісії у її приміщенні в місці, вільно доступному для відвідувачів, обладнується стенд офіційних матеріалів комісії, на якому розміщуються рішення виборчої комісії та інші документи відповідно до вимог Кодексу.
Окружні виборчі комісії надають усі свої рішення до Центральної виборчої комісії в електронній формі не пізніше дня, наступного після дня їх прийняття для подальшого оприлюднення на офіційному вебсайті Центральної виборчої комісії.
Територіальні виборчі комісії оприлюднюють власні рішення на своїх офіційних вебсайтах (за наявності), вебсайтах відповідних місцевих рад (за наявності) або в інший спосіб, визначений Кодексом.
Окружні та територіальні виборчі комісії надають усі свої рішення для оприлюднення на офіційних вебсайтах відповідних регіональних або територіальних представництв Центральної виборчої комісії (у разі їх утворення) не пізніше дня, наступного після дня їх прийняття.
1.16. Окружні та територіальні виборчі комісії в порядку, встановленому Кодексом, передають для оприлюднення на офіційному вебсайті Центральної виборчої комісії відомості про кандидатів, зареєстрованих для участі у відповідних виборах. Така інформація може бути оприлюднена та надана в порядку, визначеному Законом України "Про доступ до публічної інформації".
Територіальні виборчі комісії оприлюднюють інформацію щодо зареєстрованих кандидатів у порядку, передбаченому Кодексом, на своїх веб-сайтах (за наявності) або на вебсайтах відповідних рад чи в інший спосіб, визначений цими комісіями, а також у випадках, передбачених Кодексом, передають відомості про кандидатів для оприлюднення на офіційному вебсайті Центральної виборчої комісії в обсягах та порядку, встановлених Центральною виборчою комісією.
Інформація щодо зареєстрованих кандидатів може оприлюднюватися на офіційних вебсайтах відповідних регіональних або територіальних представництв Центральної виборчої комісії (у разі їх утворення).
1.17. Кожна виборча комісія здійснює документування своєї діяльності, що полягає в підготовці відповідно до встановленого порядку документів на паперових та електронних носіях, що фіксують прийняття рішень та здійснення іншої діяльності комісії в межах повноважень, передбачених Кодексом та законами України.
1.18. Документування діяльності виборчої комісії здійснюється державною мовою.
1.19. Організацію ведення діловодства виборчої комісії забезпечує секретар виборчої комісії.
1.20. Відповідальність за організацію роботи та ведення діловодства виборчої комісії, а також за дотримання цього Порядку покладається на голову відповідної виборчої комісії.
1.21. У разі припинення повноважень складу виборчої комісії, у тому числі дострокового, виборча комісія, повноваження якої припинено, зобов’язана передати виборчу та іншу документацію, матеріальні цінності, зокрема печатки та штампи "Вибув", виборчій комісії, сформованій (затвердженій) у новому складі.
Відповідальним за передачу є голова відповідної виборчої комісії, в разі його відсутності - заступник голови, а в разі відсутності голови та його заступника - секретар комісії, повноваження якої припинено.
1.22. Вимоги цього Порядку обов’язкові для всіх членів виборчої комісії та осіб, які залучаються до її роботи.
1.23. Ніхто не має права втручатися в діяльність виборчої комісії, зокрема у вирішення питань, що належать до її повноважень, крім випадків, передбачених законом.
1.24. Кожна виборча комісія має власну печатку затвердженого Центральною виборчою комісією зразка.
2. Засідання виборчої комісії. Основні положення
2.1. Основною формою роботи виборчої комісії є засідання.
Проведення голосування виборців не є засіданням дільничної виборчої комісії.
2.2. Виборчі комісії організовують свою роботу відповідно до вимог Кодексу та цього Порядку у формі відкритих засідань.
2.3. Засідання виборчої комісії є повноважним за умови присутності на ньому більше половини її складу.
2.4. Засідання виборчої комісії, як правило, плануються з огляду на потребу, згідно з установленими виборчим законодавством календарними строками заходів щодо підготовки та проведення виборів, здійснення окремих виборчих процедур, реалізації інших повноважень виборчої комісії відповідно до законів.
2.5. На засіданні виборчої комісії ведеться протокол засідання.
3. Скликання засідання виборчої комісії
3.1. Засідання виборчої комісії скликається головою виборчої комісії, у разі його відсутності - заступником голови, а в разі відсутності голови та його заступника - секретарем виборчої комісії.
3.2. На письмову вимогу не менш як третини складу виборчої комісії голова виборчої комісії або його заступник зобов’язаний скликати засідання виборчої комісії не пізніше наступного дня після отримання такої вимоги.
3.3. У разі необхідності засідання виборчої комісії може бути скликане за рішенням виборчої комісії вищого рівня.
3.4. Засідання виборчої комісії скликається з обов’язковим повідомленням усіх членів комісії про час, місце проведення засідання та його порядок денний.
Повідомлення про засідання може здійснюватися телефоном, електронною поштою чи з використанням інших засобів телекомунікаційного зв’язку. Особа вважається повідомленою, зокрема, у разі надсилання відповідної інформації на її контактний номер телефону, зазначений у поданні до складу відповідної виборчої комісії.
Відомості щодо повідомлення членів виборчої комісії про засідання (час і спосіб повідомлення) фіксуються в окремому журналі або додаються до протоколу засідання.
4. Підготовка до проведення засідання виборчої комісії
4.1. Перед проведенням засідання виборчої комісії (далі - засідання) формується проєкт порядку денного цього засідання.
4.2. Проєкт порядку денного засідання готує секретар виборчої комісії згідно із встановленими законом строками розгляду питань щодо організації підготовки та проведення виборів, інших питань, що належать до повноважень виборчої комісії, за дорученням голови виборчої комісії, а також з урахуванням пропозицій членів виборчої комісії та погоджує його з головою виборчої комісії.
4.3. Проєкт порядку денного засідання після його погодження з головою комісії секретар комісії в обов’язковому порядку разом з інформацією про час і місце проведення засідання доводить до відома членів комісії, як правило, не пізніш як за день до дня проведення засідання, але не пізніш як до початку засідання.
4.4. На засідання обов’язково запрошуються, як правило, не пізніш як за день до дня проведення засідання, заявники, суб’єкти звернення зі скаргою, суб’єкти оскарження, заінтересовані особи, зазначені у скаргах, інші особи, якщо питання, включене до проєкту порядку денного, стосується їх прав або законних інтересів щодо участі у виборчому процесі.
4.5. Інформація про дату, час проведення, порядок денний засідання розміщується на стенді офіційних матеріалів виборчої комісії, як правило, не пізніш як за день до дня проведення засідання.
Територіальні виборчі комісії можуть розміщувати таку інформацію також на своїх офіційних вебсайтах (за наявності) або вебсайтах відповідних місцевих рад (за наявності).
4.6. Матеріали до питань порядку денного засідання складаються з проєкту постанови, додатків до неї, якщо такі зазначено в тексті постанови (список, перелік, звернення, графік, звіт тощо), а в разі потреби - доповідної записки члена комісії, який готує питання на розгляд виборчої комісії, інших документів.
4.7. Проєкт постанови виборчої комісії за дорученням голови комісії готує член комісії, який долучає до проєкту всі необхідні документи, а також перелік осіб, які повинні бути запрошені на засідання виборчої комісії, та передає проєкт постанови (відповідні матеріали) голові комісії.
4.8. Після ознайомлення з підготовленими матеріалами голова комісії проставляє на проєкті постанови відповідну резолюцію ("для розгляду на засіданні комісії") та передає їх секретарю, який забезпечує комплектність матеріалів до питань порядку денного засідання для членів комісії.
4.9. У разі неможливості з поважних причин подати матеріали до засідання в установлений строк секретар комісії завчасно повідомляє про це голову комісії.
4.10. Членам виборчої комісії проєкти постанов та необхідні матеріали до порядку денного засідання надаються, як правило, не пізніш як за день до дня проведення засідання, але не пізніш як до початку засідання.
4.11. Список усіх запрошених на засідання готує секретар комісії. У списку зазначаються: прізвище, ім’я, по батькові, посада запрошених, офіційні назви органів (організацій, установ, партій, їх місцевих організацій тощо) або осіб, яких вони представляють, статус у виборчому процесі, а також у зв’язку з розглядом якого питання порядку денного засідання вони запрошені.
4.12. Секретар комісії відповідає за реєстрацію осіб, які беруть участь у засіданні на запрошення виборчої комісії та без дозволу чи запрошення, і перед початком засідання подає голові комісії список таких осіб.
5. Перше засідання виборчої комісії
5.1. Перше засідання виборчої комісії скликається не пізніш як на другий день після дня її утворення (формування складу) в порядку, передбаченому розділом 3 цього Порядку, головою виборчої комісії, визначеним рішенням про утворення (формування складу) цієї виборчої комісії, або в разі невиконання головою цієї функції - заступником голови комісії, а в разі невиконання цієї функції головою та заступником голови комісії - секретарем виборчої комісії.
5.2. Член виборчої комісії на першому її засіданні, в якому він бере участь, в обов’язковому порядку ознайомлюється зі своїми правами та обов’язками, передбаченими частинами третьою - шостою статті 38 Кодексу, після чого складає таку присягу члена комісії:
"Я, (прізвище, ім’я та по батькові), беручи на себе повноваження члена виборчої комісії та усвідомлюючи свою високу відповідальність перед Українським народом, присягаю додержуватися Конституції та законів України, чесно і сумлінно виконувати свої обов’язки, виходячи з принципів верховенства права, законності, об’єктивності та неупередженості, забезпечувати реалізацію і захист виборчих прав громадян України".
Особа, яка склала присягу, ставить свій підпис під текстом присяги. Цей документ є невід’ємною частиною документації відповідної виборчої комісії. Члену виборчої комісії після складення ним присяги видається посвідчення за підписом голови комісії вищого рівня за формою, затвердженою Центральною виборчою комісією.
5.3. Відмова особи скласти присягу означає її відмову бути членом виборчої комісії.
5.4. Перше засідання виборчої комісії веде голова комісії або його заступник.
У разі їх відсутності на засіданні виборчої комісії або невиконання ними цієї функції виборча комісія визначає зі свого складу головуючого на засіданні.
5.5. На першому засіданні виборчої комісії за пропозицією голови комісії (заступника голови комісії або головуючого на засіданні) (далі - головуючий на засіданні), як правило, розглядаються такі першочергові питання:
- розподіл обов’язків між головою, заступником голови, секретарем та іншими членами виборчої комісії, про що виборчою комісією ухвалюється відповідне рішення;
забезпечення виборчої комісії необхідним приміщенням, транспортними засобами, засобами зв’язку, обладнанням, інвентарем, оргтехнікою, іншими матеріальними цінностями відповідно до нормативних вимог, установлених Кодексом та Центральною виборчою комісією;
- режим роботи виборчої комісії та графік чергувань членів комісії у приміщенні виборчої комісії;
- залучення виборчою комісією відповідних спеціалістів, експертів, технічних працівників для організаційного, правового, інформаційного, технічного забезпечення здійснення повноважень комісії, передбачених Кодексом.
За необхідності на першому засіданні виборчої комісії можуть бути розглянуті також інші питання.
6. Особи, які мають право бути присутніми на засіданні виборчої комісії, у приміщенні, де проводиться голосування
6.1. На засіданнях виборчої комісії, у тому числі під час підрахунку голосів виборців та встановлення результатів голосування, на виборчій дільниці в день виборів чи в день повторного голосування у приміщенні, де проводиться голосування, без дозволу чи запрошення відповідної виборчої комісії мають право бути присутніми з додержанням вимог Кодексу та цього Порядку:
1) члени Центральної виборчої комісії, працівники Секретаріату Центральної виборчої комісії, Служби розпорядника Державного реєстру виборців, посадові особи відповідного територіального та регіонального представництв Центральної виборчої комісії;
2) члени виборчих комісій вищого рівня;
3) кандидати на відповідних виборах, їх довірені особи, уповноважені особи партій (організацій партій) - суб’єктів відповідного виборчого процесу, офіційні спостерігачі від кандидатів, партій (організацій партій) (не більше однієї особи від одного кандидата, однієї партії (організації партії);
4) офіційні спостерігачі від громадських організацій, які отримали дозвіл мати офіційних спостерігачів на відповідних виборах (не більше двох осіб від однієї громадської організації);
5) офіційні спостерігачі від іноземних держав і міжнародних організацій;
6) представники засобів масової інформації (не більше двох осіб від одного засобу масової інформації).
6.2. У разі одночасного проведення кількох видів виборів на засіданнях дільничної виборчої комісії, у тому числі під час підрахунку голосів виборців та встановлення результатів голосування, на виборчій дільниці в день виборів у приміщенні, де проводиться голосування, мають право бути присутніми без дозволу чи запрошення відповідної комісії кандидати, партії (організації партій) - суб’єкти виборчих процесів відповідних виборів, що проводяться одночасно, їх довірені особи, уповноважені особи партій (організацій партій), офіційні спостерігачі.
6.3. На засіданні виборчої комісії під час розгляду заяви чи скарги мають право бути присутніми заявник, суб’єкт звернення зі скаргою, суб’єкт оскарження, заінтересовані особи, зазначені у скарзі, або представник заявника, суб’єкта звернення зі скаргою, суб’єкта оскарження, заінтересованої особи, зазначеної у скарзі.
6.4. На засіданнях виборчих комісій також мають право бути присутніми особи, які супроводжують осіб, зазначених у пунктах 6.1 - 6.3 цього Порядку, які внаслідок порушення здоров’я (у зв’язку з інвалідністю, тимчасовим розладом здоров’я, віком) потребують такого супроводження.
6.5. Інші особи, крім зазначених у пунктах 6.1 - 6.4 цього Порядку, можуть бути присутніми на засіданні виборчої комісії тільки з дозволу або на запрошення цієї комісії, про що приймається рішення на її засіданні.
6.6. У приміщеннях виборчої комісії, у яких установлено елементи автоматизованої інформаційно-аналітичної системи, мають право перебувати особи, визначені рішенням Центральної виборчої комісії або відповідної комісії, які забезпечують кіберзахист, кібербезпеку системи та каналів зв’язку, задіяних для забезпечення її функціонування, та є співробітниками органів, перелік яких визначено відповідним рішенням Центральної виборчої комісії.
6.7. Працівники правоохоронних органів здійснюють охорону правопорядку в день голосування та під час підрахунку голосів виборців лише поза межами приміщення для голосування.
У разі виникнення фактів порушення правопорядку голова, заступник голови чи секретар комісії може викликати працівників правоохоронних органів лише для вчинення дій з відновлення правопорядку і лише на період, необхідний для таких дій.
6.8. Виборча комісія може прийняти мотивоване рішення про позбавлення права присутності на своєму засіданні кандидата на відповідних виборах, його довіреної особи, уповноваженого представника партії (організації партії), офіційного спостерігача, представника засобів масової інформації або особи, зазначеної у пункті 6.5 цього Порядку, якщо вони неправомірно перешкоджають його проведенню. Таке рішення приймається не менше ніж двома третинами голосів від складу виборчої комісії.
7.1. Засідання виборчої комісії веде голова комісії або його заступник.
У разі їх відсутності на засіданні виборчої комісії або невиконання ними цієї функції виборча комісія визначає зі свого складу головуючого на засіданні.
7.2. Голова комісії (заступник голови комісії або головуючий на засіданні) (далі - головуючий на засіданні) на початку засідання або початку розгляду питання оголошує кількість присутніх членів комісії, список запрошених та інших осіб, які мають право бути присутніми на засіданні виборчої комісії без дозволу або запрошення комісії, представників засобів масової інформації.
Щодо можливості присутності на засіданні комісії осіб з її дозволу або запрошених на її засідання комісією приймається протокольне рішення.
7.3. У разі відсутності секретаря комісії чи невиконання ним своїх повноважень на засіданні виборча комісія обирає зі свого складу секретаря засідання, який виконує обов’язки секретаря комісії на відповідному засіданні та під час оформлення документів цього засідання.
7.4. На початку засідання виборчою комісією за пропозицією головуючого на засіданні обговорюється та затверджується порядок денний засідання, про що приймається протокольне рішення.
7.5. У разі необхідності внесення змін до порядку денного під час засідання (вилучення питання, доповнення новим питанням) головуючий на засіданні вносить відповідну пропозицію (самостійно або за ініціативою члена комісії).
Кожна пропозиція про внесення змін до порядку денного засідання обговорюється та затверджується протокольним рішенням комісії.
- веде засідання виборчої комісії;
- організовує обговорення питань порядку денного;
- надає слово для виступу спочатку членам комісії, а потім запрошеним та іншим особам відповідно до законодавства в порядку черговості заявок;
- виносить на голосування пропозиції членів комісії в порядку їх надходження;
- організовує голосування для ухвалення виборчою комісією рішення та здійснює підрахунок голосів, оголошує результати цього голосування;
- забезпечує рівні можливості членам комісії для участі в обговоренні питань;
- забезпечує дотримання цього Порядку членами комісії, запрошеними та іншими особами;
- здійснює інші повноваження, передбачені Кодексом та цим Порядком.
7.7. Головуючий на засіданні має право виносити на голосування в першочерговому порядку свої пропозиції щодо питань порядку денного та подальшого ходу засідання комісії, ставити виступаючим питання.
7.8. Головуючий на засіданні під час виступів членів комісії не має права коментувати їх виступи. У разі виступу члена комісії не по суті питання порядку денного, що обговорюється, головуючий має право перервати його із зауваженням щодо необхідності дотримання предмета обговорення.
7.9. Під час ухвалення рішення головуючий на засіданні виборчої комісії голосує останнім.
7.10. Головуючий на засіданні забезпечує дотримання встановленого порядку розгляду питань, їх повне і всебічне вивчення.
7.11. На засіданні ніхто не має права на виступ без дозволу головуючого. Головуючий на засіданні обов’язково надає слово члену комісії, який наполягає на цьому.
8. Розгляд питань на засіданні виборчої комісії
8.1. Питання для розгляду на засіданні готують члени комісії із залученням у разі необхідності відповідних спеціалістів, експертів.
8.2. Виборча комісія на вимогу трьох членів комісії, а також за рішенням виборчої комісії вищого рівня або суду зобов’язана розглянути на своєму засіданні питання, що належать до її повноважень, не пізніш як у триденний строк від дня заявлення вимоги або прийняття зазначеного рішення, але не пізніше дня голосування (дня повторного голосування), а в день голосування (день повторного голосування), крім дільничної виборчої комісії, - невідкладно.
8.3 Дільнична виборча комісія зобов’язана розглянути на своєму засіданні звернення, що надійшли до неї в день виборів чи в день повторного голосування, невідкладно після закінчення голосування.
8.4. Розгляд питання на засіданні виборчої комісії, як правило, включає такі етапи:
- доповідь члена комісії, співдоповіді (у разі потреби);
- запитання членів комісії доповідачу, співдоповідачам, відповіді на них;
- виступи членів комісії та інших осіб, з питання, що розглядається;
- внесення пропозицій членами комісії, їх обговорення;
- оголошення головуючим на засіданні про припинення обговорення питання;
- заключне слово доповідача, співдоповідачів (за їх бажанням);
8.5. Для доповіді надається до 10 хвилин, співдоповіді та виступів - до 5 хвилин, довідок - до 3 хвилин, заключного слова - до 3 хвилин, якщо інше не встановлено виборчою комісією.
Головуючий на засіданні на прохання виступаючого може за згодою більшості присутніх на засіданні членів комісії продовжити йому час для виступу.
8.6. Учасники засідання виборчої комісії та присутні на засіданні особи не мають права використовувати свої виступи для політичних заяв, декларацій тощо.
За порушення цієї вимоги головуючий на засіданні має право позбавляти слова таких осіб.
8.7. Особи, запрошені на засідання, як правило, беруть у ньому участь лише під час розгляду питань, з яких вони запрошені. За рішенням виборчої комісії такі особи можуть бути присутніми і під час розгляду інших питань.
8.8. Кожен член комісії, який бере участь у засіданні, має право подати до проєкту рішення пропозиції та зауваження.
У разі надходження пропозицій проєкт рішення голосується за основу.
Пропозиції та зауваження до проєкту рішення вносяться в усній чи письмовій формі.
Член виборчої комісії може на будь-якому етапі обговорення проєкту рішення зняти свою пропозицію чи зауваження.
Голосування щодо кожної пропозиції проводиться окремо із занесенням результатів до протоколу засідання.
Після проведення голосування за пропозиціями проєкт рішення голосується в цілому з урахуванням пропозицій, які набрали необхідну кількість голосів.
8.9. Член виборчої комісії, який бере участь у її засіданні та не згоден з рішенням, прийнятим виборчою комісією, має право протягом двох днів після засідання, на якому було прийнято рішення, у письмовій формі висловити окрему думку, що додається до протоколу відповідного засідання виборчої комісії.
9.1. За результатами розгляду та обговорення питання на засіданні виборча комісія ухвалює рішення.
9.2. Рішення виборчої комісії приймається відкритим голосуванням більшістю голосів від складу комісії, крім випадків, передбачених Кодексом.
На засіданні окружної, територіальної або дільничної виборчої комісії у день голосування, зокрема, під час підрахунку голосів виборців на виборчій дільниці, встановлення підсумків голосування в межах виборчого округу, у разі присутності менше ніж двох третин членів комісії від складу комісії рішення комісії приймається не менше ніж двома третинами голосів від числа членів комісії, присутніх на засіданні комісії.
9.3. Рішення виборчої комісії набирає чинності з моменту його прийняття.
9.4. Рішення виборчої комісії, прийняте в межах її повноважень, є обов’язковим для виконання.
9.5. Протоколи виборчих комісій про підрахунок голосів виборців на виборчих дільницях, про встановлення підсумків голосування та про результати відповідних виборів складаються без прийняття рішень відповідними виборчими комісіями.
9.6. Рішення виборчої комісії з розглянутого питання порядку денного письмово оформляється у формі постанови (додаток 1) згідно з вимогами пункту 9.7 та розділу 10 цього Порядку.
9.7. Постанова виборчої комісії повинна містити:
час, дату та місце її прийняття;
нормативно-правове обґрунтування;
Найменування постанови виборчої комісії повинно бути лаконічним та відображати її основний зміст. Якщо в постанові йдеться про кілька питань, найменування може бути узагальненим.
Мотивувальна частина постанови повинна містити посилання на обставини, що зумовили розгляд питання на засіданні, встановлені факти та підстави для ухвалення рішення.
Нормативно-правовим обґрунтуванням постанови є посилання на конкретні положення нормативно-правових актів або постанову виборчої комісії вищого рівня або судові рішення, якими керувалася комісія під час прийняття постанови.
Резолютивна частина постанови повинна містити відповідне рішення виборчої комісії, викладене у формі висновку, із зазначенням завдань і заходів, спрямованих на реалізацію повноважень комісії з питання, що розглядається.
Резолютивна частина постанови може містити вказівки на необхідність доведення змісту постанови до суб’єктів, на яких поширюється її дія, виконавців, осіб, на яких покладається контроль за виконанням документа, а також строки його виконання та додатки.
Резолютивна частина постанови складається з пронумерованих пунктів та підпунктів.
9.8. З питань поточної діяльності виборча комісія може приймати протокольні рішення, зміст яких заноситься до протоколу виборчої комісії та не оформлюється окремим документом.
9.9. У разі виявлення у процесі розгляду питання на засіданні виборчої комісії ознак вчинення кримінального чи адміністративного правопорушення комісія приймає рішення про звернення до правоохоронних органів та передає їм відповідні матеріали.
9.10. Рішення виборчої комісії, що суперечить законодавству України або прийнято з перевищенням її повноважень, може бути скасовано виборчою комісією вищого рівня або судом.
У такому разі виборча комісія вищого рівня має право прийняти рішення по суті питання.
9.11. У разі бездіяльності виборчої комісії комісія вищого рівня має право прийняти рішення по суті питання, що належить до компетенції комісії нижчого рівня.
У день голосування такі питання розглядаються комісією вищого рівня невідкладно.
9.12. Виборча комісія не може прийняти рішення про дострокове припинення своїх повноважень.
10. Оформлення рішень, прийнятих на засіданні виборчої комісії
10.1. Постанова, прийнята на засіданні виборчої комісії, підлягає відповідному оформленню для підписання, видачі (надсилання) і оприлюднення.
Оформлення постанови здійснюється секретарем комісії (секретарем засідання).
10.2. У разі ухвалення на засіданні виборчої комісії пропозицій щодо внесення змін до тексту постанови секретар комісії (секретар засідання) вносить відповідні зміни під час доопрацювання постанови.
10.3. Прийнята на засіданні виборчої комісії постанова після її оформлення підписується головуючим на засіданні та секретарем комісії (секретарем засідання) із зазначенням фактичної посади, ініціалу імені і прізвища особи, яка підписала документ.
Додатки до постанови підписує секретар комісії (секретар засідання).
10.4. Прийняті виборчою комісією постанови повинні мати наскрізну послідовну нумерацію в межах одного календарного року.
10.5. Постанова, прийнята виборчою комісією, вивішується для загального ознайомлення на стенді офіційних матеріалів комісії не пізніше 11 години наступного дня після її прийняття, а прийнята напередодні дня голосування (дня повторного голосування), у день голосування (день повторного голосування) та під час підрахунку голосів виборців, встановлення підсумків голосування - не пізніш як через чотири години після завершення засідання виборчої комісії.
У такі самі строки постанова, прийнята окружною виборчою комісією, надсилається через автоматизовану інформаційно-аналітичну систему до Центральної виборчої комісії.
10.6. Копія постанови, прийнятої виборчою комісією, засвідчена головою виборчої комісії чи його заступником і секретарем виборчої комісії та скріплена печаткою виборчої комісії, видається суб’єкту виборчого процесу, якого вона стосується, на його вимогу не пізніше ніж через чотири години після її прийняття, а копія постанови, прийнятої напередодні дня голосування (дня повторного голосування) та в день голосування (день повторного голосування), - невідкладно.
10.7. Протокольне рішення, прийняте на засіданні виборчої комісії, фіксується у протоколі засідання та не оформлюється окремим документом.
За необхідності може бути виготовлений витяг із протоколу засідання виборчої комісії (додаток 3), що відображає прийняте протокольне рішення.
11. Складання виборчою комісією актів та протоколів
11.1. Виборча комісія у процесі своєї діяльності складає акти та протоколи.
Акт комісії засвідчує певний факт або певну подію, виявлену і визнану комісією.
Протокол комісії встановлює підсумки певних дій, виконаних комісією.
11.2. Акти і протоколи виборчої комісії складаються за затвердженими Центральною виборчою комісією формами у випадках і в кількості примірників, передбачених Кодексом.
11.3. Акти і протоколи виборчої комісії підписуються всіма присутніми на засіданні членами виборчої комісії, підписи яких скріплюються печаткою виборчої комісії.
Перший примірник акта чи протоколу мають право підписати присутні на засіданні кандидати, їх довірені особи, уповноважені представники партій (організацій партій), кандидатів, уповноважені особи партій (організацій партій), офіційні спостерігачі.
11.4. Копія акта чи протоколу надається суб’єкту виборчого процесу відповідних виборів на його вимогу.
12. Протокол засідання виборчої комісії
12.1. Протокол засідання виборчої комісії, в якому фіксується хід і результати обговорення питань та прийняття рішень на засіданні комісії (додаток 2), веде секретар комісії (секретар засідання).
На час проведення підсумкового засідання дільничної виборчої комісії ведення протоколу засідання, на якому здійснюється підрахунок голосів виборців, протокольним рішенням комісії доручається заступнику голови або іншому члену дільничної виборчої комісії. Секретар комісії на цьому засіданні вносить відомості до протоколу про підрахунок голосів виборців на виборчій дільниці.
12.2. Протокол засідання виборчої комісії повинен містити такі реквізити та відомості:
назву виду діяльності виборчої комісії (засідання);
час, дату і місце проведення засідання (якщо засідання тривало кілька днів, дата проведення засідання матиме вигляд інтервалу із зазначенням першого та останнього днів засідання);
загальну кількість членів виборчої комісії;
кількість та список присутніх на засіданні членів виборчої комісії;
список осіб, які беруть участь у засіданні на запрошення виборчої комісії, та осіб, які мають право бути присутніми на засіданні без дозволу чи запрошення комісії (якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість із посиланням на список, що додається до протоколу);
порядок денний з формулюванням питань у називному відмінку.
Текст протоколу засідання виборчої комісії з розгляду кожного питання складається з трьох частин, що починаються словами: "Слухали", "Виступили", "Вирішили" ("Постановили").
12.3. У протоколі засідання виборчої комісії повинні бути відображені зміст та номер постанови, протоколу чи акта, які були відповідно прийняті або складені на засіданні виборчої комісії.
12.4. Протокол засідання виборчої комісії оформляє секретар комісії (секретар засідання).
12.5. До протоколу засідання виборчої комісії долучаються оригінали постанов, прийнятих на цьому засіданні, додатки до них, якщо такі були, інші документи щодо розглянутих на засіданні питань, а також, за наявності, викладені в письмовій формі окремі думки членів виборчої комісії щодо ухвалених комісією рішень.
Окремі думки членів комісії є невід’ємною частиною протоколу засідання виборчої комісії.
12.6. Протокол засідання виборчої комісії підписує головуючий на засіданні та секретар комісії (секретар засідання). У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціал імені і прізвище особи, яка підписала документ.
12.7. Протокол засідання виборчої комісії надається для ознайомлення членам комісії на їх вимогу не пізніше наступного засідання комісії, при цьому член комісії має право його підписати.
12.8. Протокол засідання виборчої комісії надається для ознайомлення суб’єкту виборчого процесу на його вимогу не пізніше наступного засідання комісії.
13. Реєстрація і розгляд документів та звернень, що надходять до виборчої комісії
13.1. Під час реєстрації та розгляду документів і звернень, що надходять до виборчої комісії, комісія керується Кодексом, іншими актами законодавства України, постановами Центральної виборчої комісії та цим Порядком.
13.2. Документи та звернення, що надходять до виборчої комісії, мають право приймати голова комісії, заступник голови комісії, секретар комісії або інші члени комісії, уповноважені на це її рішенням.
13.3. Документи та звернення до виборчої комісії надсилаються поштою чи подаються до комісії особисто або через уповноважену особу, якщо її повноваження підтверджені відповідно до законодавства України.
Документи, передбачені Кодексом, можуть подаватися до виборчої комісії у формі електронного документа з урахуванням особливостей, передбачених Кодексом. У такому разі документи повинні відповідати вимогам Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронні довірчі послуги". Відповідальність за достовірність копій документів, що подаються до виборчих комісій у електронній формі, несе особа, яка засвідчує документ своїм кваліфікованим електронним підписом.
У міжвиборчий період голова територіальної виборчої комісії або інший член цієї виборчої комісії, визначений її рішенням, щотижня перевіряє надходження документів та звернень до виборчої комісії.
13.4. Документи, звернення реєструються в день їх надходження в журналі реєстрації документів, заяв і скарг у виборчій комісії (додаток 5).
13.5. Заяви виборців про бажання голосувати за місцем перебування реєструються дільничною виборчою комісією в окремому журналі, форму якого встановлено постановою Центральної виборчої комісії від 8 липня 2020 року № 134.
13.6. Особа, яка подає документи, звернення до виборчої комісії, пише опис, в якому вказує своє прізвище, ім’я, по батькові, короткий опис поданих документів із зазначенням кількості аркушів, дати та часу їх подання. Опис зберігається разом із поданими документами.
13.7. Документи, що надходять до виборчої комісії факсимільним зв’язком або електронною поштою, також реєструються.
13.8. Не реєструються у виборчій комісії анонімні, вітальні листи, запрошення, що надходять на адресу комісії.
13.9. Реєстраційний (вхідний) номер, що відповідає порядковому номеру запису в журналі реєстрації документів, заяв і скарг, та дата надходження зазначаються у правій нижній частині першого аркуша документа, звернення або на іншому вільному від тексту місці цього аркуша (крім місця, визначеного для підшивки).
13.10. У разі повторного надходження документа, звернення після присвоєння чергового реєстраційного номера у правій верхній частині їх першого аркуша робиться напис "повторно".
13.11. Якщо під час розпечатування конверта з документом, зверненням виявлено відсутність чи пошкодження документа, звернення або їх окремих частин, невідповідність номера документа, звернення номеру, зазначеному на конверті, особа, яка приймає документ, звернення складає акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, другий долучається до документа, звернення, що залишаються у виборчій комісії.
Конверти, в яких надійшли документи, додаються до звернення.
13.12. Зареєстровані документи, звернення в день їх реєстрації подаються голові комісії (в разі відсутності голови комісії - заступнику голови), який дає відповідні доручення членам комісії та залученим спеціалістам, експертам щодо їх попереднього розгляду та підготовки відповіді.
13.13. За підсумками попереднього розгляду документа, звернення член комісії у разі необхідності розгляду питання на засіданні комісії готує проєкт постанови відповідно до пункту 4.7 цього Порядку, про що інформує голову комісії (у разі його відсутності - заступника голови комісії).
Якщо звернення не потребує прийняття рішення виборчою комісією, суб’єкту звернення може бути надана відповідь за підписом голови комісії (заступника голови).
13.14. Строки та порядок розгляду документів, звернень, що надійшли до виборчої комісії під час виборчого процесу, встановлено Кодексом, іншими законами України та відповідними актами Центральної виборчої комісії.
Документи, звернення, які надійшли до територіальної виборчої комісії поза межами виборчого процесу, розглядаються у строки, встановлені законодавством України для розгляду відповідних документів, звернень. Якщо законодавством відповідні строки не встановлені, документи, звернення мають бути розглянутими не більше ніж упродовж 30 днів з дня надходження.
13.15. Розглянуті документи, звернення, що надійшли до комісії, передаються секретарю комісії для подальшого формування справи відповідно до затвердженої головою комісії номенклатури справ.
13.16. Особистий прийом громадян проводиться головою комісії, заступником голови комісії, секретарем комісії та іншими членами комісії згідно з графіком прийому громадян, установленим виборчою комісією.
13.17. Реєстрація осіб, які звернулися до виборчої комісії для особистого прийому, ведеться в журналі обліку особистого прийому громадян у виборчій комісії (додаток 4).
13.18. Якщо порушене питання вирішити безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається в порядку, передбаченому для розгляду письмових звернень.
13.19. Контроль за виконанням документів, звернень, який передбачає безпосередню перевірку і коригування процесу виконання, облік та аналіз результатів виконання документів, що перебувають на контролі, дотримання встановлених строків виконання здійснює секретар комісії.
13.20. Про виконання документів, звернень робиться відмітка у відповідній графі журналу обліку особистого прийому громадян у виборчій комісії (додаток 4) та журналу реєстрації документів, заяв і скарг у виборчій комісії (додаток 5).
Про виконання документа секретар комісії інформує голову комісії.
14. Підготовка, оформлення і відправлення вихідних документів
14.1. Текст вихідного документа викладається державною мовою, зрозуміло, стисло, аргументовано, що забезпечує чітке та однозначне сприйняття інформації, що в них міститься.
Відповідь на документ (лист), звернення повинна містити посилання на номер (за наявності) і дату документа (листа), звернення, на які дається відповідь.
На лицьовому боці останнього аркуша документа (листа), звернення у його лівому нижньому куті вказуються прізвище та ініціали імені та по батькові виконавця, номер його телефону.
14.2. Кожний вихідний документ підписує голова комісії, а в разі його відсутності - заступник голови комісії із зазначенням його прізвища та ініціала імені.
Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади в комісії.
14.3. Дата складення, підписання, прийняття чи затвердження документа зазначається цифрами, як правило, під час оформлення листів, довідок, звернень тощо (07.08.2020) або цифрами та словами під час оформлення постанов, протоколів виборчої комісії та фінансових документів (7 серпня 2020 року).
14.4. Назва установи, організації, партії, місцевої організації партії у вихідних документах виборчої комісії зазначається у називному відмінку, наприклад:
У документі, що надсилається конкретній посадовій особі, найменування установи зазначається в родовому відмінку, а посада, прізвище - у давальному відмінку, далі - ініціали імені та по батькові, наприклад:
Вихідний документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого - четвертого адресатів не пишеться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.
Адреса зазначається у правій верхній частині документа.
14.5. Реквізит "Адресат" разовому кореспонденту має містити повну адресу, написання якої повинно відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 року № 270, наприклад:
У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначаються прізвище та ініціали імені та по батькові одержувача, а потім його поштова адреса, наприклад:
14.6. Внесення до підписаного документа будь-яких виправлень або доповнень без застережень не допускається. У разі внесення виправлення чи доповнення до тексту документа повинні робитися відповідні застереження особою, яка підписала цей документ.
14.7. Вихідні документи відправляє секретар комісії у день їх підписання або не пізніше наступного календарного дня, якщо інше не встановлено законодавством України.
Кореспонденція особистого характеру, не пов’язана з виконанням службових обов’язків у виборчій комісії, відправленню не підлягає.
14.8. Вихідні документи виготовляються в кількості примірників відповідно до числа адресатів. Копія вихідного документа обов’язково залишається у виборчій комісії та зберігається для включення її до відповідної справи, оформленої згідно із затвердженою номенклатурою справ.
14.9. Документ надсилається або передається адресату після його реєстрації в журналі реєстрації документів, заяв і скарг у виборчій комісії (додаток 5).
У лівій верхній частині першого аркуша документа зазначаються реєстраційний (вихідний) номер, що відповідає порядковому номеру запису в журналі реєстрації, та дата відправлення.
14.10. Під час відправлення вихідних документів перевіряються:
правильність оформлення документа та розміщення на ньому всіх реквізитів;
правильність зазначення адреси;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність у документі посилання на додатки;
наявність усіх додатків до документа, зазначених у тексті;
відповідність кількості примірників вихідного документа кількості адресатів.
14.11. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому самому адресату, вкладаються разом із засвідченим печаткою виборчої комісії окремим описом вкладеного в один конверт (пакет, бандероль) із зазначенням реєстраційних вихідних номерів усіх вкладених документів. Копія окремого опису вкладеного залишається в комісії.
14.12. Якщо документ надсилається кільком адресатам, то виготовляється і відправляється відповідна кількість його копій.
14.13. У журналі реєстрації документів, заяв і скарг виборчої комісії (додаток 5) зазначаються номер вихідного документа, дата відправлення, назва або короткий зміст документа.
14.14. Залежно від характеру і терміновості відправлення документи надсилаються адресату поштою, спецзв’язком.
Для забезпечення термінового інформування документи можуть надсилатися адресату факсимільним зв’язком та електронною поштою з подальшим надсиланням їх оригіналів.
Терміновість відправлення документів визначає голова комісії, а в разі його відсутності - заступник голови комісії або секретар комісії.
У разі потреби прискорення доставки кореспонденції адресату з дозволу голови комісії (в разі його відсутності - заступника голови комісії або секретаря комісії) допускається видача документів відповідним уповноваженим особам адресата під розписку.
15. Печатка та штампи виборчої комісії
15.1. Окружні, територіальні та дільничні виборчі комісії мають власні печатки, зразки яких затверджено Центральною виборчою комісією.
Порядок виготовлення, передачі, зберігання та використання печаток окружних, територіальних і дільничних виборчих комісій затверджується Центральною виборчою комісією.
15.2. У передбачених Кодексом випадках для внесення змін до виборчого бюлетеня дільничними виборчими комісіями використовується штамп "Вибув".
15.3. Виборчі комісії можуть мати інші штампи (для реєстрації кореспонденції, засвідчення правильності копії документа тощо), які використовують у своїй роботі.
16. Фінансове і матеріально-технічне забезпечення діяльності виборчої комісії
16.1. Фінансове забезпечення діяльності окружних та дільничних виборчих комісій з виборів Президента України та з виборів народних депутатів України здійснюється відповідно до Кодексу за рахунок коштів Державного бюджету України, виділених на підготовку і проведення виборів Президента України та народних депутатів України.
Фінансування виборчих комісій з виборів Президента України та з виборів народних депутатів України здійснюється в порядку, встановленому Центральною виборчою комісією спільно з центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної фінансової політики.
16.2. Фінансове забезпечення діяльності територіальних та дільничних виборчих комісій під час підготовки і проведення чергових та перших місцевих виборів, позачергових, додаткових виборів депутатів, сільських, селищних, міських голів здійснюється за рахунок коштів відповідного місцевого бюджету, отриманих як цільова субвенція з Державного бюджету України, а під час усіх інших видів місцевих виборів - за рахунок коштів відповідних місцевих бюджетів.
У період поза виборчим процесом забезпечення діяльності територіальної виборчої комісії щодо виконання нею повноважень здійснюється за рахунок коштів відповідного місцевого бюджету.
Фінансування виборчих комісій з місцевих виборів здійснюється в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.
16.3. Місцеві органи виконавчої влади, органи влади Автономної Республіки Крим та органи місцевого самоврядування або інші органи (посадові особи), які відповідно до закону здійснюють їх повноваження, їх посадові та службові особи зобов’язані сприяти виборчим комісіям у реалізації їх повноважень, зокрема:
надавати необхідні приміщення для організації роботи виборчих комісій та проведення голосування відповідно до вимог Кодексу та актів Центральної виборчої комісії;
забезпечувати охорону приміщень виборчих комісій, виборчих бюлетенів та іншої виборчої документації;
надавати згідно з установленими Центральною виборчою комісією нормами та переліком транспортні засоби, засоби зв’язку, обладнання, інвентар, оргтехніку, що підлягають поверненню після припинення повноважень виборчих комісій.
16.4. Органи Національної поліції України зобов’язані не пізніш як за вісім днів до дня виборів забезпечити цілодобову охорону приміщень виборчих комісій (територіальних виборчих комісій - за їх зверненнями), а також у разі необхідності, за зверненням Центральної виборчої комісії, - органів ведення Державного реєстру виборців.
16.5. На будівлі, в якій розміщується виборча комісія, встановлюється вивіска, виготовлена за зразком, затвердженим Центральною виборчою комісією.
Інші питання організації роботи виборчих комісій регулюються Кодексом, іншими актами законодавства та актами Центральної виборчої комісії.
