Деякі питання обліку громадян України, які проживають за межами України
{Із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ
№ 945 від 16.08.2024}
Відповідно до частини четвертої статті 11 Закону України “Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні” Кабінет Міністрів України постановляє:
1. Затвердити Порядок ведення обліку громадян України, які проживають за межами України, що додається.
2. Установити, що видача довідок, передбачених пунктом 6 Порядку, затвердженого цією постановою, здійснюється після введення в експлуатацію необхідних технічних та програмних засобів щодо обміну інформацією.
3. Внести до постанов Кабінету Міністрів України від 27 січня 1995 р. № 57 “Про затвердження Правил перетинання державного кордону громадянами України” (ЗП України, 1995 р., № 4, ст. 92; Офіційний вісник України, 2010 р., № 65, ст. 2239; 2016 р., № 84, ст. 2759) і від 24 вересня 2008 р. № 866 “Питання діяльності органів опіки та піклування, пов’язаної із захистом прав дитини” (Офіційний вісник України, 2008 р., № 76, ст. 2561; 2010 р., № 86, ст. 3018; 2012 р., № 39, ст. 1474) зміни, що додаються.
4. Центральним органам виконавчої влади привести протягом 90 днів з дня набрання чинності цією постановою власні нормативно-правові акти у відповідність із цією постановою.
5. Ця постанова набирає чинності з 1 березня 2020 року.
ПОРЯДОК
ведення обліку громадян України, які проживають за межами України
{У тексті Порядку слова “відомча інформаційна система МЗС” в усіх відмінках замінено словами “інформаційно-комунікаційна система “е-Консул” у відповідному відмінку згідно з Постановою КМ № 945 від 16.08.2024}
1. Цей Порядок регулює питання ведення закордонними дипломатичними установами України обліку громадян України, які постійно проживають або тимчасово перебувають за межами України (далі - консульський облік).
2. Терміни, що вживаються у цьому Порядку, мають таке значення:
1) ведення консульського обліку - взяття на консульський облік, відмова у взятті на консульський облік, актуалізація даних про особу, що містяться в обліковій картці, внесення змін до облікової картки, зняття з консульського обліку;
2) консульський облік - вчинення уповноваженими посадовими особами закордонних дипломатичних установ України (далі - уповноважені посадові особи) комплексу дій з реєстрації інформації про місце проживання або перебування громадянина України на території іноземної держави шляхом внесення даних до інформаційно-комунікаційної системи “е-Консул”;
3) консульський облік усиновлених дітей - реєстрація інформації про місце проживання за межами України дітей віком до 18 років - громадян України, які були усиновлені іноземцями або громадянами України та постійно проживають або тимчасово перебувають за кордоном;
4) постійний консульський облік - реєстрація інформації про місце проживання за межами України громадян України, які постійно проживають за кордоном (оформили в установленому законодавством порядку документи для виїзду за кордон на постійне проживання або документи для залишення на постійне проживання за кордоном громадян України, які виїхали за кордон тимчасово);
5) тимчасовий консульський облік - реєстрація інформації про місце перебування за межами України громадян України, які тимчасово перебувають за кордоном.
Інші терміни в цьому Порядку вживаються у значенні, наведеному у Цивільному кодексі України, Сімейному кодексі України, Законах України “Про порядок виїзду з України і в’їзду в Україну громадян України”, “Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні”, “Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус”.
3. Види консульського обліку: постійний, тимчасовий, облік усиновлених дітей.
4. Консульський облік ведеться уповноваженими посадовими особами відповідно до розподілу консульських округів закордонних дипломатичних установ України.
Одночасне перебування особи на консульському обліку у більш ніж одній закордонній дипломатичній установі України не допускається.
5. Заяви про взяття на консульський облік (додатки 4 - 6), актуалізацію даних про особу, що містяться в обліковій картці, внесення змін до облікової картки (додаток 7) або зняття з консульського обліку (додаток 8) (далі - заяви) можуть бути подані під час особистого прийому або дистанційно - засобами поштового зв’язку або в електронній формі з використанням відповідних технічних і програмних засобів (вимоги до організації ведення обліку в електронній формі встановлюються МЗС).
У разі подання заяви під час особистого прийому або в разі надсилання заяви засобами поштового зв’язку подаються паперові копії документів, передбачених цим Порядком, та оригінали заяви, документа про сплату консульського збору, а також паспорта громадянина України для виїзду за кордон, службового паспорта України або дипломатичного паспорта України особи, яка приймається на консульський облік.
6. Про перебування на консульському обліку та зняття з консульського обліку закордонними дипломатичними установами України видаються довідки за формою згідно з додатками 1 та 2.
До двовимірного штрих-коду (QR-коду), який наноситься на такі довідки, вноситься інформація, що міститься в обліковій картці.
Довідки, що видаються особисто, підписуються уповноваженою посадовою особою закордонної дипломатичної установи України, підпис скріплюється малою гербовою печаткою установи.
У разі надсилання довідки з використанням засобів Інтернету та інформаційно-комунікаційної системи “е-Консул” уповноважена посадова особа підписує її із застосуванням кваліфікованого електронного підпису.
За видачу довідок консульський збір не справляється.
У разі відсутності технічної можливості внесення даних до інформаційно-комунікаційної системи “е-Консул” на момент отримання заяви про взяття на консульський облік або зняття з консульського обліку до дипломатичного паспорта України, службового паспорта України, паспорта громадянина України для виїзду за кордон вноситься така відмітка (проставляється штамп):
про взяття на постійний консульський облік із зазначенням закордонної дипломатичної установи України, дати з підписом уповноваженої посадової особи та відбитком малої гербової печатки;
про взяття на консульський облік усиновлених дітей із зазначенням закордонної дипломатичної установи України, дати з підписом уповноваженої посадової особи та відбитком малої гербової печатки;
про взяття на тимчасовий консульський облік із зазначенням закордонної дипломатичної установи України, строку перебування на обліку, дати з підписом уповноваженої посадової особи та відбитком малої гербової печатки;
про зняття з консульського обліку із зазначенням закордонної дипломатичної установи України, дати з підписом уповноваженої посадової особи та відбитком малої гербової печатки.
У разі проставлення відмітки (штампу) довідки, передбачені абзацом першим цього пункту, надсилаються після внесення даних до інформаційно-комунікаційної системи “е-Консул”.
7. За взяття на консульський облік, крім взяття на консульський облік дітей віком до 16 років, усиновлених дітей та пред’явників дипломатичних або службових паспортів України, справляється консульський збір у порядку та розмірі, встановленому МЗС.
Організація ведення консульського обліку
8. Після отримання заяви уповноважена посадова особа:
1) перевіряє повноту поданих документів, передбачених цим Порядком, та відповідність їх оформлення вимогам законодавства;
2) приймає рішення про взяття на консульський облік, відмову у взятті на консульський облік, актуалізацію даних про особу, що містяться в обліковій картці, внесення змін до облікової картки, зняття з консульського обліку;
3) проводить сканування заяви та поданих документів;
4) у разі взяття на консульський облік формує облікову картку з використанням засобів інформаційно-комунікаційної системи “е-Консул” (додаток 3), роздруковує сформовану облікову картку та підписує її, формує справу на паперових носіях, яка складається з облікової картки, заяви особи або її законного представника, копії дипломатичного паспорта України або службового паспорта України або паспорта громадянина України для виїзду за кордон особи, яка приймається на консульський облік, а також документа про сплату консульського збору;
5) формує відповідну довідку, передбачену пунктом 6 цього Порядку, видає її особі або законному представникові такої особи особисто або надсилає з використанням засобів Інтернету та інформаційно-комунікаційної системи “е-Консул”. У разі відсутності технічної можливості видачі такої довідки на момент надходження заяви, поданої особисто, проставляє в дипломатичному паспорті України або службовому паспорті України, або паспорті громадянина України для виїзду за кордон особи відповідну відмітку (штамп), передбачену пунктом 6 цього Порядку;
6) у разі зняття з консульського обліку зазначає в обліковій картці дату та підставу зняття з консульського обліку відповідно до пункту 19 цього Порядку;
7) у разі зміни даних особи або її законного представника, внесених до облікової картки, вносить відповідні зміни до облікової картки у інформаційно-комунікаційній системі “е-Консул”, роздруковує її та долучає до матеріалів справи на паперових носіях, надсилає на електронну адресу особи або її законного представника довідку про перебування на консульському обліку, що містить оновлені дані;
8) у разі актуалізації даних про особу, що містяться в обліковій картці, проводить відповідну актуалізацію з використанням засобів інформаційно-комунікаційної системи “е-Консул”.
9. Строк розгляду заяв становить не більш як десять робочих днів з дня отримання необхідних документів.
10. Розгляд заяви щодо взяття на консульський облік усиновленої дитини, зміни місця проживання усиновленої дитини та зняття з консульського обліку усиновленої дитини здійснюється в день звернення.
11. У разі зміни меж консульських округів закордонних дипломатичних установ України матеріали справ консульського обліку на паперових носіях передаються з однієї установи до іншої за рішенням МЗС.
При цьому працівниками відповідних закордонних дипломатичних установ України з використанням засобів інформаційно-комунікаційної системи “е-Консул” проводиться процедура зняття з консульського обліку та взяття на консульський облік, забезпечується передача матеріалів справ щодо ведення консульського обліку на паперових носіях, особам, справи яких передано, надсилаються нові довідки, передбачені пунктом 6 цього Порядку.
Взяття на постійний або тимчасовий консульський облік
12. Для взяття на консульський облік подаються:
1) заява особи, яка досягла 16-річного віку, подана нею особисто або в інший спосіб, передбачений пунктом 5 цього Порядку (додаток 4). У разі взяття на постійний чи тимчасовий консульський облік особи, яка не досягла 16-річного віку, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною, заява (додаток 5) подається одним із батьків, опікунів, піклувальників або інших законних представників;
2) одна фотокартка розміром 10 × 15 сантиметрів із зображенням обличчя особи, яка приймається на консульський облік, для подальшого сканування та внесення до інформаційно-комунікаційної системи “е-Консул” (зображення обличчя повинне становити від 70 до 80 відсотків загальної площі фотокартки, фон - білий або світло-сірий). У разі наявності технічної можливості відцифрований образ обличчя може бути отриманий шляхом фотографування безпосередньо в закордонній дипломатичній установі України. Вимоги до якості відцифрованого образу обличчя встановлюються відповідно до рекомендацій IКAO Doc 9303;
3) паспорт громадянина України для виїзду за кордон, виданий на ім’я особи, яка приймається на консульський облік, а також копія сторінки даних паспорта громадянина України для виїзду за кордон. Для взяття на тимчасовий консульський облік також може бути наданий дипломатичний паспорт України або службовий паспорт України та копія сторінки даних відповідного паспорта;
4) копія сторінки паспорта громадянина України для виїзду за кордон з відміткою, що підтверджує факт оформлення в установленому законодавством порядку документів для виїзду за кордон на постійне проживання або документів для залишення на постійне проживання за кордоном громадян України, які виїхали за кордон тимчасово;
5) копія документа, до якого внесена інформація про місце народження особи (паспорта громадянина України, свідоцтва про народження, витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження дитини);
6) копія довідки про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання або паспорта громадянина України у формі книжечки (за наявності таких документів) - для взяття на тимчасовий консульський облік;
7) копія виданого компетентними органами іноземної держави дозволу, що дає право на проживання в такій іноземній державі (у разі наявності);
8) копія документа, виданого компетентними органами іноземної держави, що підтверджує адресу місця проживання або перебування громадянина України на території іноземної держави, яка належить до консульського округу закордонної дипломатичної установи України, до якої подається заява про взяття на консульський облік;
9) оригінал документа про сплату консульського збору;
10) оригінал та копія паспортного документа законного представника (паспортного документа іноземця, паспорта громадянина України для виїзду за кордон, службового паспорта України, дипломатичного паспорта України) та документів, що підтверджують повноваження законного представника особи, яка приймається на облік (подаються у разі взяття на облік особи яка не досягла 16-річного віку, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною);
11) копія рішення органу опіки та піклування про надання дитині статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування - для взяття на тимчасовий консульський облік.
Якщо рішення про надання дитині статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування, не приймалося, надається витяг з електронної обліково-статистичної картки дитини.
У разі надходження від законного представника дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування, чи самої дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування, яка досягла 16-річного віку, заяви про взяття на тимчасовий консульський облік закордонна дипломатична установа України протягом десяти робочих днів письмово інформує МЗС про взяття такої дитини на облік.
Взяття на консульський облік усиновлених дітей
13. Для взяття на консульський облік усиновлених дітей подаються такі документи:
1) заява від іноземця або громадянина України, який постійно проживає або тимчасово перебуває за кордоном, щодо взяття на облік усиновленої ним дитини - громадянина України (додаток 6);
2) одна фотокартка розміром 10 × 15 сантиметрів із зображенням обличчя особи, яка приймається на консульський облік, для подальшого сканування та внесення до інформаційно-комунікаційної системи “е-Консул” (зображення обличчя повинне становити від 70 до 80 відсотків загальної площі фотокартки, фон - білий або світло-сірий). У разі наявності технічної можливості відцифрований образ обличчя може бути отриманий шляхом фотографування безпосередньо в закордонній дипломатичній установі України. Вимоги до якості відцифрованого образу обличчя встановлюються відповідно до рекомендацій IКAO Doc 9303;
3) паспорт громадянина України для виїзду за кордон, службовий паспорт України або дипломатичний паспорт України, виданий на ім’я особи, яка приймається на консульський облік, а також копія сторінки даних такого паспорта;
4) оригінали та копії паспортних документів усиновлювачів (паспортного документа іноземця, паспорта громадянина України для виїзду за кордон, службового паспорта України, дипломатичного паспорта України);
5) оригінал та копія рішення суду України про усиновлення дитини або рішення закордонної дипломатичної установи України про усиновлення громадянами України дитини - громадянина України, яка проживає за її межами;
6) оригінал та копія свідоцтва про народження усиновленої дитини;
7) копія документа, що підтверджує наявність дозволу компетентних органів відповідної іноземної країни на проживання (у разі наявності);
8) копія документа, виданого компетентними органами іноземної країни, що підтверджує адресу місця проживання або перебування на території такої країни (у разі наявності).
14. МЗС у місячний строк після надходження документів про усиновлення дитини від Мінсоцполітики надсилає їх до відповідної закордонної дипломатичної установи України та доручає взяти дитину на консульський облік.
Якщо усиновлювачі - іноземці або громадяни України, які постійно проживають за кордоном, не звернулися до закордонної дипломатичної установи України із заявою щодо взяття усиновленої дитини на консульський облік, уповноважена посадова особа вносить відомості про усиновлену дитину до інформаційно-комунікаційної системи “е-Консул” на підставі документів, які надійшли від МЗС, та письмово повідомляє усиновлювачів про необхідність звернутися до закордонної дипломатичної установи України.
У разі коли протягом місяця з моменту надсилання такого повідомлення усиновлювачі не звернулися до закордонної дипломатичної установи України, уповноважена посадова особа вживає заходів до з’ясування обставин невиконання усиновлювачами обов’язку щодо забезпечення взяття дитини на консульський облік в закордонній дипломатичній установі України в країні свого проживання та про результати інформує МЗС.
Про взяття на консульський облік усиновленої дитини закордонна дипломатична установа України невідкладно письмово інформує МЗС.
15. У разі зміни місця проживання усиновленої дитини в межах консульського округу однієї закордонної дипломатичної установи України усиновлювач у місячний строк зобов’язаний подати до такої установи відповідну заяву (додаток 7).
У разі вибуття до іншого консульського округу усиновлювач у місячний строк зобов’язаний звернутися до закордонної дипломатичної установи України за новим місцем проживання із заявами про зняття з консульського обліку усиновленої дитини за попереднім місцем проживання та взяття на консульський облік за новим місцем проживання.
Закордонна дипломатична установа України, до якої подано такі заяви, надсилає з використанням засобів інформаційно-комунікаційної системи “е-Консул” на адресу установи, в якій дитина перебуває на консульському обліку, повідомлення про зняття з консульського обліку та одночасно приймає усиновлену дитину на консульський облік. При цьому забезпечується передача матеріалів відповідної справи на паперових носіях.
Строк перебування на консульському обліку
16. Строк перебування на постійному консульському обліку необмежений.
Особа, яка перебуває на постійному консульському обліку, зобов’язана кожні десять років звертатися до закордонної дипломатичної установи України для актуалізації даних про себе. Актуалізація даних, що містяться в обліковій картці, відбувається шляхом подання заяви довільної форми.
17. Громадяни України приймаються на тимчасовий консульський облік строком на один рік.
Зазначений строк може бути збільшений відповідно до строку дії дозволу іноземної держави на проживання, виданого особі, яка приймається на консульський облік, але не може перевищувати п’яти років.
18. Діти - громадяни України, усиновлені іноземцями або громадянами України, які постійно проживають за кордоном, приймаються на консульський облік усиновлених дітей до досягнення ними 18-річного віку.
19. Підставами для зняття з консульського обліку є:
1) заява особи про зняття з консульського обліку, подана нею особисто (додаток 8). У разі зняття з консульського обліку особи, яка не досягла 16-річного віку, особи, усиновленої іноземцями або громадянами України, які постійно проживають або тимчасово перебувають за кордоном, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною, така заява подається одним із батьків (усиновлювачів), опікунів, піклувальників або інших законних представників;
2) закінчення строку перебування на консульському обліку;
3) припинення особою, яка перебуває на консульському обліку, громадянства України;
4) смерть особи, яка перебуває на консульському обліку;
5) невиконання громадянином України, який перебуває на постійному консульському обліку, обов’язку щодо актуалізації даних, установленого абзацом другим пункту 16 цього Порядку;
6) повідомлення МЗС про повернення на постійне місце проживання в Україну усиновленої дитини;
7) повідомлення територіального органу/територіального підрозділу ДМС разом із заявою про зняття з консульського обліку особи, яка досягла 14-річного віку, постійно проживала за кордоном, повернулася на постійне проживання в Україну та звернулася до територіального органу/ територіального підрозділу ДМС з питання щодо оформлення паспорта громадянина України або анулювання штампу в паспорті громадянина України для виїзду за кордон про оформлення виїзду за кордон на постійне місце проживання.
20. Якщо громадянин України, який прибув з консульського округу іншої закордонної дипломатичної установи України, не знявся з консульського обліку в такій установі, до закордонної дипломатичної установи України, до консульського округу якої прибув громадянин, подається заява про зняття з консульського обліку за попереднім місцем проживання або перебування та заява про взяття на консульський облік в такій установі.
При цьому відповідними закордонними дипломатичними установами України здійснюється зняття з консульського обліку та взяття на консульський облік, що передбачені цим Порядком.
Відмова у взятті на консульський облік
21. Рішення про відмову у взятті на консульський облік приймається уповноваженою посадовою особою у разі, коли:
1) особа, яка приймається на консульський облік, не є громадянином України;
2) стосовно взяття на облік звернулася особа, яка не досягла 16-річного віку, або її законні представники, що не мають документального підтвердження своїх повноважень;
3) документи або інформація, необхідні для взяття на консульський облік, надані не в повному обсязі, або надані документи є недійсними.
Зберігання, списання та знищення справ щодо ведення консульського обліку
22. Матеріали справ на паперових носіях щодо ведення тимчасового консульського обліку, консульського обліку усиновлених дітей, а також справи осіб, яких знято з постійного консульського обліку, зберігаються в закордонних дипломатичних установах України три роки з дня зняття з консульського обліку.
23. Після закінчення строку зберігання матеріали справ, зазначені в пункті 22 цього Порядку, списуються та знищуються, про що складається акт (додаток 9).
Акт складається в одному примірнику, що зберігається у справах закордонної дипломатичної установи України два роки.
ДОВІДКА
про перебування на консульському обліку
ДОВІДКА
про зняття з консульського обліку
АКТ
про списання та знищення матеріалів справ щодо ведення консульського обліку на паперових носіях
ЗМІНИ,
що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України
1. Абзац третій підпункту 2 пункту 4 Правил перетинання державного кордону громадянами України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 27 січня 1995 р. № 57, викласти в такій редакції:
“якщо у паспорті громадянина України для виїзду за кордон, з яким перетинає державний кордон громадянин, який не досяг 16-річного віку, є запис про вибуття на постійне місце проживання за межі України чи відмітка (штамп) про взяття на постійний консульський облік у закордонній дипломатичній установі України або перебування такого громадянина на постійному консульському обліку підтверджується довідкою про перебування на консульському обліку, яка формується з використанням засобів відомчої інформаційної системи МЗС;”.
2. Пункт 19 Порядку провадження органами опіки та піклування діяльності, пов’язаної із захистом прав дитини, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 р. № 866, доповнити абзацом такого змісту:
“У разі тимчасового виїзду дитини-сироти, дитини, позбавленої батьківського піклування за межі України з метою лікування, навчання, участі у фестивалях, наукових виставках, учнівських олімпіадах та конкурсах, екологічних, технічних, мистецьких, туристичних, дослідницьких, спортивних заходах, оздоровлення та відпочинку дитини за кордоном, у тому числі у складі організованої групи дітей, та перебування її за межами України строком до 90 днів опікуни, піклувальники, прийомні батьки, батьки-вихователі та інші законні представники дитини зобов’язані повідомити про це службу у справах дітей за місцем первинного обліку. У разі тимчасового виїзду дитини-сироти, дитини, позбавленої батьківського піклування, за межі України строком більш як на 90 днів опікуни, піклувальники, прийомні батьки, батьки-вихователі та інші законні представники дитини зобов’язані повідомити про це службу у справах дітей за місцем первинного обліку та поставити дитину на консульський облік за місцем її фактичного перебування.”.
