Про затвердження Правил ведення діловодства та архіву арбітражного керуючого
{Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції
№ 4140/5 від 30.11.2020
№ 4201/5 від 23.11.2021
№ 3617/5 від 26.08.2022}
Відповідно до частини першої статті 31 Кодексу України з процедур банкрутства, підпункту 1 пункту 3, пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04 липня 2014 року № 228, НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Правила ведення діловодства та архіву арбітражного керуючого, що додаються.
2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 15 березня 2013 року № 447/5 "Про затвердження Правил організації діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 18 березня 2013 року за № 431/22963 (із змінами).
3. Департаменту з питань правосуддя та національної безпеки (Олійник О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Коломієць В.
ПРАВИЛА
ведення діловодства та архіву арбітражного керуючого
1. Ці Правила встановлюють порядок документування діяльності арбітражного керуючого, роботи з документами (далі - діловодство) та організації архіву в приміщенні, де знаходиться контора (офіс) арбітражного керуючого.
2. Приміщення контори (офісу) арбітражного керуючого має бути належно пристосоване до роботи арбітражного керуючого та осіб, які перебувають з ним у трудових відносинах (помічники), прийому громадян, безперешкодного доступу осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення, стажування у арбітражного керуючого стажиста, а також зберігання документів діловодства, архіву, печатки та штампів (за наявності) арбітражного керуючого.
{Пункт 2 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4201/5 від 23.11.2021}
3. Діловодство арбітражного керуючого ведеться з дотриманням цих Правил, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила організації діловодства та архівного зберігання документів), ДСТУ 4163:2020 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів, затвердженого наказом державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01 липня 2020 року № 144 (далі - ДСТУ 4163:2020), та інших нормативно-правових актів у сфері архівної справи та діловодства.
{Пункт 3 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3617/5 від 26.08.2022}
4. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається Типовою інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736.
5. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки та роботи з електронними документами визначається згідно із законодавством.
6. Ведення діловодства та архіву арбітражного керуючого здійснюється арбітражним керуючим або особою, визначеною арбітражним керуючим відповідальною за ведення діловодства та архіву арбітражного керуючого, яка працює на умовах трудового договору (контракту) з арбітражним керуючим (далі - особа, відповідальна за ведення діловодства та архіву).
Під час звільнення особи, відповідальної за ведення діловодства та архіву, арбітражний керуючий зобов'язаний перевірити наявність і стан документів, про що складається акт приймання-передавання документів (справ) під час звільнення особи, відповідальної за ведення діловодства та архіву арбітражного керуючого (додаток 1).
7. Діловодство арбітражного керуючого ведеться державною мовою. Документи, які надсилаються за межі України, оформлюються українською мовою, або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
8. Терміни, що використовуються у цих Правилах, вживаються у значеннях, наведених у ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять", затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 травня 2004 року № 97.
II. Документування діяльності арбітражного керуючого
1. Документування діяльності арбітражного керуючого полягає у створенні документів, у яких фіксується інформація про діяльність арбітражного керуючого.
2. Арбітражний керуючий, здійснюючи свою діяльність, забезпечує організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого, зокрема:
складення, оформлення, реєстрацію і виконання документів щодо його діяльності;
формування та збереження справи боржника, щодо якої він виконує повноваження розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора, керуючого реструктуризацією, керуючого реалізацією (далі - справа боржника);
розгляд звернень фізичних та юридичних осіб з питань його діяльності у строки, визначені законодавством;
складення номенклатури справ арбітражного керуючого на підставі примірної номенклатури справ арбітражного керуючого (далі - примірна номенклатура);
формування справ відповідно до номенклатури справ арбітражного керуючого;
зберігання документів, пов'язаних із його діяльністю;
підготовку для передавання документів у разі припинення його діяльності до відповідної архівної установи або архіву територіального органу Мін'юсту за місцезнаходженням контори (офісу) арбітражного керуючого.
3. Право на підписання, погодження, затвердження документів, що пов'язані з діяльністю арбітражного керуючого, має лише арбітражний керуючий.
Документи, що передбачають затвердження їх арбітражним керуючим (номенклатура справ арбітражного керуючого; описи справ; акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду; акт про нестачу документів поточного діловодства або/та архівних справ (документів) тощо), можуть бути підписані арбітражним керуючим або особою, відповідальною за ведення діловодства та архіву.
4. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються лише на бланках арбітражного керуючого, що виготовляються друкарським способом або за допомогою комп'ютерної техніки.
Арбітражний керуючий може застосовувати такі види бланків документів: загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення на бланку назви виду документа); бланк листа; бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа).
Оформлення організаційно-розпорядчих документів арбітражного керуючого здійснюється відповідно до розділу II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.
5. Документ має містити обов'язкові для певного його виду реквізити. Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.
Склад реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування встановлено ДСТУ 4163:2020.
{Абзац другий пункту 5 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3617/5 від 26.08.2022}
6. Арбітражний керуючий підписує документи особисто. Факсимільне відтворення підпису арбітражного керуючого на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.
7. Для підтвердження цілісності електронного документа арбітражний керуючий накладає на електронний документ кваліфікований електронний підпис із застосуванням засобів кваліфікованого електронного підпису, які мають вбудовані апаратно-програмні засоби, що забезпечують захист записаних на них даних від несанкціонованого доступу, від безпосереднього ознайомлення із значенням параметрів особистих ключів та їх копіювання.
8. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис арбітражного керуючого скріплюється його печаткою.
9. Копії або витяги з документів, які надає та зберігає арбітражний керуючий, мають бути засвідчені підписом арбітражного керуючого та скріплені його печаткою з обов'язковим зазначенням дати засвідчення.
10. Арбітражний керуючий може засвідчувати копії лише тих документів, які він створює, а також у випадках, передбачених у пункті 11 цього розділу.
11. У разі підготовки документів для подання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, під час формування особових справ осіб, які перебувають з арбітражним керуючим у трудових відносинах, а також під час формування справи боржника арбітражний керуючий може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
12. Арбітражний керуючий зобов'язаний вести справу кожного боржника, щодо якого виконує повноваження розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора, керуючого реструктуризацією, керуючого реалізацією, до якої долучаються документи та витяги з них або їх копії, пов'язані з виконанням арбітражним керуючим покладених на нього обов'язків, зокрема:
ухвали, постанови господарського суду у справі про банкрутство (неплатоспроможність), інші судові ухвали, рішення, які стосуються справи;
реєстр вимог кредиторів, письмові заяви кредиторів з вимогами до боржника та результати їх розгляду (рішення про визнання чи відхилення вимог);
протоколи зборів кредиторів, комітету кредиторів;
листування арбітражного керуючого щодо забезпечення ним виконання покладених обов'язків;
звіти арбітражного керуючого та додатки до них, подані до комітету кредиторів та господарського суду, у тому числі копії актів приймання-передавання справ (документів) боржника до відповідної архівної установи;
документи, які підтверджують витрати арбітражного керуючого у зв'язку з виконанням ним своїх повноважень;
плани санації, зміни та додатки до них;
плани реструктуризації, зміни та додатки до них;
документи, що підтверджують виконання плану санації;
документи, що підтверджують виконання плану реструктуризації (у разі якщо планом реструктуризації передбачено участь керуючого реструктуризацією у виконанні плану реструктуризації);
копії заяв і клопотань, що подає арбітражний керуючий до суду, щодо забезпечення ним виконання покладених обов'язків;
акти інвентаризації та аналіз фінансово-господарського стану боржника;
копії договорів, пов'язаних із ліквідацією боржника;
протоколи проведення аукціонів та інші документи, пов'язані з продажем майна (протоколи, акти тощо);
документи щодо формування ліквідаційної маси;
перелік майна боржника (банкрута), що є предметом забезпечення;
документи, що підтверджують погашення вимог кредиторів;
інші документи, пов'язані з виконанням арбітражним керуючим покладених на нього обов'язків.
13. Облік печаток і штампів (за наявності) здійснює арбітражний керуючий.
III. Приймання і реєстрація документів, що надходять до арбітражного керуючого
1. Документи, що надходять до арбітражного керуючого з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службами, подаються особисто (у тому числі під час особистого прийому), приймає арбітражний керуючий особисто або особа, відповідальна за ведення діловодства та архіву.
2. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду або пересилаються за належністю.
3. Якщо немає додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також за наявності помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (немає підпису, відбитка печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і повертається відправникові із зазначенням причини повернення.
Якщо вкладень немає або вони нецілісні, конверти чи упакування пошкоджені, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові, інший - зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ арбітражного керуючого.
4. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, якщо лише за конвертом можна встановити поштову адресу відправника, час відправлення та одержання документа або якщо у конверті немає окремих документів чи встановлено невідповідність номерів документів та номерів, зазначених на конверті, а також адресних ярликах рекомендованих поштових відправлень і пакетів.
5. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні, найважливіші внутрішні документи (накази, протоколи, договори (угоди), заяви працівників тощо).
Не підлягають реєстрації графіки, наряди, заявки, рознарядки, рекламні повідомлення, плакати, вітальні листівки, запрошення, друковані видання (книги, журнали, бюлетені), форми, бланки статистичної звітності (незаповнені).
6. Реєстрація документів (кореспонденції) здійснюється шляхом запису необхідних відомостей про документ у відповідних журналах (додатки 2-8).
7. Документи реєструються за групами залежно від назви, виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються накази з адміністративно-господарських питань, накази з кадрових питань тривалого (понад 10 років) зберігання, накази з кадрових питань тимчасового (до 10 років включно) зберігання, договори (угоди), однією зі сторін яких є арбітражний керуючий, що пов'язані з його діяльністю, бухгалтерські документи, службові листи, звернення громадян.
8. Реєстрація відряджень арбітражного керуючого та осіб, які перебувають з ним у трудових відносинах, пов'язаних з діяльністю арбітражного керуючого, до іншої адміністративно-територіальної одиниці, ніж у якій знаходиться контора (офіс) арбітражного керуючого, здійснюється у журналі реєстрації відряджень (додаток 9), а реєстрація листків непрацездатності, виданих на ім'я арбітражного керуючого та осіб, які перебувають з ним у трудових відносинах, здійснюється у журналі реєстрації листків непрацездатності (додаток 10).
9. Арбітражний керуючий здійснює прийом громадян у конторі (офісі), про що ведеться журнал прийому громадян арбітражним керуючим (додаток 11), відповідно до встановленого ним графіка, однак не менше однієї години на два тижні.
10. Розглядаючи документи, звернення тощо, арбітражний керуючий зобов'язаний дотримуватись установлених законодавством строків виконання таких документів.
IV. Складання номенклатури справ арбітражного керуючого
1. Номенклатура справ арбітражного керуючого - систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві арбітражного керуючого із зазначенням строків зберігання справ.
2. Номенклатура справ арбітражного керуючого (додаток 12) є обов'язковим документом, який складає арбітражний керуючий для створення єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом та видом, визначення строків зберігання справ, і є основою для складання описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
3. Формування номенклатурних справ арбітражного керуючого здійснює особисто арбітражний керуючий або особа, відповідальна за ведення діловодства та архіву.
4. Арбітражний керуючий визначає сукупність документів, необхідних і достатніх для документування інформації про його діяльність, та включає їх до номенклатури справ арбітражного керуючого.
5. Арбітражний керуючий протягом місяця з дня внесення щодо нього інформації до Єдиного реєстру арбітражних керуючих України складає номенклатуру справ арбітражного керуючого на підставі примірної номенклатури справ арбітражного керуючого (додаток 13).
6. Номенклатуру справ арбітражного керуючого, яку він складає вперше, схвалює експертна комісія (далі - ЕК) відповідного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України за місцезнаходженням контори (офісу) арбітражного керуючого (далі - територіальний орган Мін'юсту) та погоджує експертно-перевірна комісія (далі - ЕПК) відповідного державного архіву. Надалі номенклатуру справ арбітражного керуючого ЕК відповідного територіального органу Мін'юсту схвалює лише у разі суттєвих змін у складі справ.
{Абзац перший пункту 6 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4140/5 від 30.11.2020}
Номенклатура справ арбітражного керуючого складається у трьох примірниках, перший з яких зберігається у відповідній справі арбітражного керуючого, другий примірник є робочим і використовується в практичній роботі безпосередньо арбітражним керуючим або особою, відповідальною за ведення діловодства та архіву, а третій примірник залишається у відповідному територіальному органі Мін'юсту.
7. З примірної номенклатури до номенклатури справ арбітражного керуючого переносяться лише ті заголовки справ, документи яких фактично створюються під час діяльності арбітражного керуючого. При цьому заголовки справ конкретизуються і уточнюються (зазначають авторів, види документів тощо). До номенклатури справ арбітражного керуючого дозволяється включати також заголовки справ, що не передбачені примірною номенклатурою.
Залежно від кількості документів у справі та строків їх зберігання в номенклатурі справ арбітражного керуючого дозволяється об'єднувати чи дрібнити справи, зазначені в примірній номенклатурі. Подрібнення справ може здійснюватися і за кореспондентами.
До номенклатури справ арбітражного керуючого вносять також назви справ, що ведуть лише в електронній формі.
8. Строки зберігання справ, передбачені примірною номенклатурою, переносять до номенклатури справ арбітражного керуючого. Скорочувати строки зберігання не дозволяється.
Для документів, не передбачених примірною номенклатурою, строки зберігання встановлюються на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (далі - Перелік типових документів).
9. Номенклатура справ арбітражного керуючого щороку до 20 грудня переглядається, уточнюється, передруковується, складається у двох примірниках, затверджується арбітражним керуючим та запроваджується в дію з 01 січня наступного календарного року.
Перший примірник номенклатури справ арбітражного керуючого зберігається у відповідній справі арбітражного керуючого, другий примірник є робочим і використовується в практичній роботі безпосередньо арбітражним керуючим або особою, відповідальною за ведення діловодства та архіву.
10. Наприкінці календарного року номенклатура справ арбітражного керуючого обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплюється підписом арбітражного керуючого.
1. Формування справ передбачає групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ арбітражного керуючого.
2. Формування справ здійснюється відповідно до глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів та згідно з номенклатурою справ арбітражного керуючого.
3. Формування справ боржника, щодо яких арбітражний керуючий виконує повноваження розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора, керуючого реструктуризацією, керуючого реалізацією, здійснюється з обов'язковим складанням внутрішнього опису документів справи (додаток 14).
VI. Зберігання справ (документів) у поточному діловодстві
1. Документи з часу створення (надходження) і до моменту передання до архіву арбітражного керуючого зберігаються за місцем їх формування.
2. Справи розміщуються відповідно до номенклатури справ арбітражного керуючого. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою справ арбітражного керуючого, назви (заголовки) справ та період, до якого належать документи справ. Справи мають зберігатися в шафах, що закриваються.
Якщо в конторі (офісі) працюють двоє чи більше арбітражних керуючих, їх документи поточного діловодства та архіви мають зберігатися в окремих шафах або окремих кімнатах для зберігання архівних документів.
Справи (документи), передані до архіву арбітражного керуючого, мають зберігатися окремо від справ (документів) поточного діловодства.
3. Вилучення справ (документів) з поточного діловодства та архіву арбітражного керуючого допускається лише за рішенням суду в порядку, передбаченому законом, про що складається у двох примірниках акт про вилучення справ (документів) (додаток 15), перший з яких зберігається у відповідній справі арбітражного керуючого, а другий передається відповідному державному органу, що вилучив документи. Зі справ або документів, що вилучаються, виготовляються копії, які засвідчуються в установленому цими Правилами порядку.
4. У разі вилучення справ (документів) відповідно до пункту 3 цього розділу та видавання справ і документів поточного діловодства арбітражного керуючого для ознайомлення та роботи обов'язково проставляються відмітки у журналі реєстрації видачі/вилучення справ та документів (додаток 16).
VII. Підготовка справ (документів) до передання для архівного зберігання
1. Підготовка й оформлення справ (документів) для архівного зберігання арбітражного керуючого включає перевірку наявності справ відповідно до затвердженої номенклатури справ арбітражного керуючого та правильності їх оформлення, правильності формування документів у справи та відповідності вимогам законодавства документів, долучених до справи, які необхідні для здійснення діяльності арбітражного керуючого.
У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ арбітражний керуючий зобов'язаний їх усунути.
2. На архівне зберігання слід відбирати оригінали. Якщо оригіналів немає, залишають засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів.
3. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством.
4. Оформлення справ тривалого (понад 10 років) зберігання для передання для архівного зберігання здійснює арбітражний керуючий відповідно до вимог, визначених у главі 2 розділу VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.
5. Експертиза цінності документів здійснюється щороку, а також у разі припинення діяльності арбітражного керуючого.
Експертизу цінності документів арбітражного керуючого здійснює арбітражний керуючий або особа, відповідальна за ведення діловодства та архіву, відповідно до Переліку типових документів та номенклатури справ арбітражного керуючого шляхом поаркушного перегляду кожної справи.
6. У разі тимчасового зупинення права на здійснення діяльності арбітражного керуючого більше ніж на 1 рік експертиза цінності документів арбітражного керуючого здійснюється щодо тих документів, які арбітражний керуючий створив у поточному році до моменту тимчасового зупинення права на здійснення діяльності арбітражного керуючого.
7. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів тривалого (понад 10 років) зберігання для подальшого їх зберігання в архіві арбітражного керуючого, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
8. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
Складання описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, здійснює арбітражний керуючий згідно з вимогами, визначеними у главі 3 розділу VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.
9. Вилучати документи для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності заборонено.
VIII. Передавання справ (документів) до архіву арбітражного керуючого
1. Архів арбітражного керуючого - сукупність документів, створених під час діяльності арбітражного керуючого та пов'язаних з нею, які після їх завершення у діловодстві підлягають подальшому зберіганню в його конторі (офісі) з огляду на їх значущість для особи, суспільства та держави.
2. Архів арбітражного керуючого може зберігатися у шафі(ах) або у відповідно обладнаній для цього кімнаті.
Заборонено розміщувати шафи для зберігання архіву у місцях, де відвідувачі можуть безперешкодно до них підійти.
3. Справи тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань, а також облікові документи не пізніше ніж через два роки після закінчення їх ведення у діловодстві в упорядкованому стані передаються до архіву арбітражного керуючого для подальшого зберігання та користування.
4. За рішенням арбітражного керуючого до його архіву можуть передаватися справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання. У такому разі такі справи мають зберігатися окремо від справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань.
5. Справи тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань передаються до архіву арбітражного керуючого за описами.
Під час передання справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань до архіву арбітражного керуючого обов'язково проводиться перевірка наявності та фізичного стану кожної справи відповідно до опису справ.
Наприкінці кожного примірника опису справ зазначається цифрами і словами кількість переданих до архіву арбітражного керуючого справ, що засвідчується підписом арбітражного керуючого або особи, відповідальної за організацію його діловодства та архіву, з проставленням дати передання справ до архіву арбітражного керуючого.
6. У разі вилучення документів відповідно до пункту 3 розділу VI цих Правил та видавання справ і документів з архіву арбітражного керуючого для ознайомлення та роботи обов'язково проставляються відмітки у журналі реєстрації видачі/вилучення справ та документів.
IX. Передання справ (документів) поточного діловодства та архівних справ арбітражного керуючого у разі припинення його діяльності
1. У разі припинення діяльності арбітражного керуючого справи, що сформувались під час його діяльності, передаються за описами для подальшого зберігання та користування:
з кадрових питань - до архівної установи органу місцевого самоврядування за місцезнаходженням контори (офісу) арбітражного керуючого, яка здійснює централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних та фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду, а якщо такої установи на відповідній території немає, - до державної архівної установи, архівного відділу міської ради;
тривалого (понад 10 років) зберігання, а також документи, строки зберігання яких не закінчилися, та документи, не закінчені у поточному діловодстві, - до архіву територіального органу Мін'юсту за місцезнаходженням контори (офісу) арбітражного керуючого.
2. Особа, діяльність арбітражного керуючого якої припинено, зобов'язана забезпечити впорядкування та збереженість документів, у тому числі документів з кадрових питань, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів (обов'язкових платежів), нарахуванням і виплатою заробітної плати особам, які перебували у трудових відносинах з арбітражним керуючим.
3. Особа, діяльність арбітражного керуючого якої припинено, зобов'язана протягом одного місяця з дня одержання копії наказу Мін'юсту про анулювання свідоцтва про право на здійснення діяльності арбітражного керуючого передати до відповідної архівної установи, зазначеної у пункті 1 цього розділу, усі справи (документи) поточного діловодства та архів арбітражного керуючого. У разі якщо цей строк є недостатнім, його може бути продовжено за погодженням з відповідним територіальним органом Мін'юсту, однак не більше ніж на місяць.
4. У разі неможливості або відмови особи, діяльність арбітражного керуючого якої припинено, особисто здійснити передання справ (документів) поточного діловодства та архіву арбітражного керуючого у встановлені строки цей обов'язок покладається на відповідний територіальний орган Мін'юсту. У такому разі передання на зберігання до архівної установи справ (документів) поточного діловодства та архіву арбітражного керуючого з одночасним складанням описів справ та акта про вилучення справ (документів) арбітражного керуючого для передання на архівне зберігання (додаток 17) здійснює відповідний територіальний орган Мін'юсту.
5. Під час підготовки справ (документів) для передання на зберігання до відповідної архівної установи або архіву відповідного територіального органу Мін'юсту перевіряються правильність формування документів у справи, оформлення справ та відповідність їх опису справ або номенклатурі справ арбітражного керуючого.
6. У разі виявлення недоліків у формуванні документів у справи особа, діяльність арбітражного керуючого якої припинено, зобов'язана їх усунути.
7. У разі виявлення нестачі справ (документів) поточного діловодства або архіву арбітражного керуючого особа, діяльність арбітражного керуючого якої припинено, повинна вжити необхідних заходів для їх розшуку, зокрема здійснити повторну перевірку всіх наявних документів та записів у відповідних журналах реєстрації, описах справ, повідомити правоохоронні органи, якщо є підстави вважати, що причиною нестачі документів є протиправні дії тощо, за можливості забезпечити відтворення втрачених документів.
Якщо заходи щодо розшуку чи відтворення втрачених документів позитивних наслідків не дали, складається акт про нестачу документів поточного діловодства та/або архівних справ (документів) (додаток 18), про що повідомляється відповідний територіальний орган Мін'юсту.
8. Під час підготовки справ (документів) для передавання їх на зберігання до відповідної архівної установи або архіву територіального органу Мін'юсту особа, діяльність арбітражного керуючого якої припинено, спільно з членами ЕК територіального органу Мін'юсту проводить перевірку наявності справ (документів) згідно з номенклатурою справ арбітражного керуючого.
9. Справи (документи) на зберігання до архівної установи або архіву територіального органу Мін'юсту передаються згідно із затвердженими описами справ. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та словами позначки про фактичну кількість справ, переданих до відповідної архівної установи або архіву територіального органу Мін'юсту, проставляються номери справ, яких бракує, дати приймання-передавання справ, підписи осіб, що здавали та приймали справи.
10. Під час передавання особою, діяльність арбітражного керуючого якої припинено, справ (документів) поточного діловодства та архіву арбітражного керуючого на зберігання до відповідної архівної установи або архіву територіального органу Мін'юсту складається акт приймання-передавання справ (документів) до архівної установи (архіву територіального органу Мін'юсту) (додаток 19). Акт складається у трьох примірниках, перший з яких разом з документами передається до відповідної архівної установи або архіву територіального органу Мін'юсту, другий - залишається у особи, діяльність арбітражного керуючого якої припинено, а третій - передається до територіального органу Мін'юсту і долучається до справи арбітражного керуючого.
X. Передання справи (документів) боржника арбітражним керуючим у разі відсторонення від виконання повноважень
1. У разі відсторонення господарським судом арбітражного керуючого від виконання повноважень розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора, керуючого реструктуризацією, керуючого реалізацією у справі про банкрутство (неплатоспроможність) арбітражний керуючий зобов'язаний передати справу (документи) боржника, щодо якого він здійснював повноваження, іншому арбітражному керуючому, призначеному господарським судом у такій справі про банкрутство (неплатоспроможність).
2. У разі тимчасового зупинення права на здійснення діяльності арбітражного керуючого на строк понад 30 днів арбітражний керуючий зобов'язаний передати справу (документи) боржника, щодо якого він здійснював повноваження розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора, керуючого реструктуризацією, керуючого реалізацією, іншому арбітражному керуючому, призначеному господарським судом у такій справі про банкрутство (неплатоспроможність).
3. Якщо арбітражний керуючий не може з поважних причин (хвороба тощо) здійснити передання справи (документів) боржника, таке передання здійснюється відповідним територіальним органом Мін’юсту.
Для підтвердження наявності поважних причин арбітражний керуючий повинен надати відповідному територіальному органу Мін’юсту оригінали або засвідчені в установленому законодавством порядку копії документів, що їх підтверджують.
У випадку, передбаченому абзацом першим цього пункту, арбітражний керуючий може уповноважити представника за довіреністю для передання справи (документів) боржника відповідному територіальному органу Мін’юсту.
Для приймання-передавання справи (документів) боржника складається акт приймання-передавання справи (документів) боржника (додаток 20).
{Пункт 3 розділу X в редакції Наказу Міністерства юстиції № 4140/5 від 30.11.2020}
4. Арбітражний керуючий зобов'язаний передати належним чином сформовану справу (документи) боржника у порядку, визначеному цими Правилами.
5. Для приймання-передавання справи (документів) боржника арбітражним керуючим арбітражному керуючому або територіальним органом Мін’юсту арбітражному керуючому складається акт приймання-передавання справи (документів) боржника (додаток 21).
{Пункт 5 розділу X в редакції Наказу Міністерства юстиції № 4140/5 від 30.11.2020}
АКТ
приймання-передавання документів (справ) під час звільнення особи, відповідальної за ведення діловодства та архіву арбітражного керуючого
{Додаток 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3617/5 від 26.08.2022}
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів*
Дата надходження, реєстраційний індекс документа | Кореспондент, дата, індекс одержаного документа | Короткий зміст | Підпис особи, яка отримала документ | Відмітка про виконання документа |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
__________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних документів*
__________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
ЖУРНАЛ
реєстрації звернень громадян*
Дата надходження, реєстраційний індекс звернення | Прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), адреса, категорія (соціальний стан) заявника | Звідки одержано, дата, індекс, відмітка про взяття на контроль | Кроткий зміст звернення | Термін виконання | Наслідки розгляду, дата надіслання відповіді |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
__________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
{Додаток 4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3617/5 від 26.08.2022}
ЖУРНАЛ
реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань
ЖУРНАЛ
реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання
ЖУРНАЛ
реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового зберігання
ЖУРНАЛ
реєстрації договорів (угод), однією зі сторін яких є арбітражний керуючий, що пов'язані з його діяльністю*
Дата укладення договору (угоди) | Реєстраційний індекс договору (угоди) | Сторони договору (угоди) | Предмет договору (угоди) | Додатки | Примітки |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
__________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
№ з/п | Прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) | Місце відрядження | Підстава відрядження | Дата вибуття у відрядження | Дата прибуття з відрядження |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
__________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
{Додаток 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3617/5 від 26.08.2022}
ЖУРНАЛ
реєстрації листків непрацездатності*
№ з/п | Номер листка непрацездатності | Кому видано (прізвище, ім'я, по батькові (за наявності)) | Звільнений від роботи | Усього календарних днів | Дата виходу на роботу | |
з | по | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
__________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
{Додаток 10 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3617/5 від 26.08.2022}
ЖУРНАЛ
прийому громадян арбітражним керуючим*
№ з/п | Дата прийому | Прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), адреса, категорія (соціальний стан) заявника | Порушені питання | Термін виконання | Наслідки розгляду, дата надіслання відповіді |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
__________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
{Додаток 11 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3617/5 від 26.08.2022}
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
арбітражного керуючого
ПРИМІРНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
арбітражного керуючого
Індекс справи | Заголовок справи (наряду) | Кількість справ (томів, частин) | Строки зберігання і статті за переліком | Примітка | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
01 - Адміністративно-господарська діяльність | |||||
01-01 | Нормативно-правові акти щодо здійснення діяльності арбітражного керуючого, методичні вказівки та рекомендації, інформаційні листи |
| До заміни новими, |
| |
01-02 | Накази Міністерства юстиції України, територіальних органів Мін'юсту з питань діяльності арбітражного керуючого, надіслані до відома |
| Доки не мине потреба, |
| |
01-03 | Накази з кадрових питань тривалого (понад 10 років) зберігання |
| 75 років, |
| |
01-04 | Накази з кадрових питань тимчасового (до 10 років включно) зберігання (про відрядження; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням) |
| 5 років, |
| |
01-05 | Накази з адміністративно-господарських питань |
| 5 років, |
| |
01-06 | Протоколи оперативних нарад арбітражного керуючого з особами, які перебувають з ним у трудових відносинах |
| 5 років, |
| |
01-07 | Документи (довідки, акти, пояснювальні записки тощо) про результати перевірок діяльності арбітражного керуючого |
| 10 років, |
| |
01-08 | Документи (протоколи, акти, довідки, доповідні записки) документальних перевірок фінансово-господарської діяльності, правильності стягнення податків тощо |
| 5 років, |
| |
01-09 | Документи (довідки) з узагальнення практики діяльності арбітражного керуючого |
| До припинення діяльності, |
| |
01-10 | Документи з грифом "Для службового користування" |
| ЕК |
| |
01-11 | Статистична та оперативна звітність, а також інформація про діяльність арбітражного керуючого |
| До припинення діяльності, |
| |
01-12 | Документи (листи, правила професійної етики, примірник/копія статуту саморегулівної організації арбітражних керуючих тощо), що пов'язані з членством арбітражного керуючого у саморегулівній організації арбітражних керуючих |
| До припинення діяльності |
| |
01-13 | Документи (договори, листи, свідоцтва тощо) про підвищення кваліфікації арбітражного керуючого |
| 5 років, |
| |
01-14 | Особові рахунки працівників (розрахунково-платіжні відомості) |
| 75 років, |
| |
01-15 | Договори, угоди (страхування професійної відповідальності арбітражного керуючого, господарські, операційні, оренди тощо) |
| 3 роки 1, 2, 3, | 1 Після закінчення строку дії договору, угоди. | |
01-16 | Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо) |
| 3 роки 1, 2, | 1 За умови завершення перевірки органами державної податкової служби з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спору, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення. | |
01-17 | Документи (огляди, відомості, доповідні записки тощо) про сплату податків і зборів (обов'язкових платежів) |
| 5 років, |
| |
01-18 | Документи (акти, квитанції тощо) про знищення печаток і штампів |
| 3 роки, |
| |
01-19 | Листування з державним органом з питань банкрутства та його територіальними органами з питань діяльності арбітражного керуючого |
| 5 років, |
| |
01-20 | Листування з юридичними та фізичними особами з питань діяльності арбітражного керуючого |
| 5 років, |
| |
01-21 | Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду |
| 5 років, |
| |
01-22 | Штатний розпис та зміни до нього |
| 75 років, |
| |
01-23 | Посадові інструкції осіб, які перебувають у трудових відносинах з арбітражним керуючим |
| 5 років1, | 1 Після заміни новими | |
01-24 | Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів, трудові договори тощо) осіб, які перебувають у трудових відносинах з арбітражним керуючим |
| 75 років1, | 1 Після звільнення | |
01-25 | Документи (плани, відгуки, копії наказів, листи тощо) про стажування осіб, які мають намір здійснювати діяльність арбітражного керуючого |
| 5 років, |
| |
01-26 | Акти приймання-передавання з усіма документами та додатками, складені при зміні особи, відповідальної за ведення діловодства та архіву |
| 3 роки1, | 1 Після зміни особи, відповідальної за ведення діловодства та архіву арбітражного керуючого | |
01-27 | Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання |
| 75 років, |
| |
01-28 | Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового зберігання |
| 5 років, |
| |
01-29 | Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань |
| 5 років, |
| |
01-30 | Журнал реєстрації договорів (угод), однією із сторін яких є арбітражний керуючий, що пов'язані з його діяльністю |
| 3 роки 1, 2, 3, | 1 Після закінчення строку дії останнього договору, угоди. | |
01-31 | Журнал реєстрації вхідних документів |
| 3 роки, |
| |
01-32 | Журнал реєстрації вихідних документів |
| 3 роки, |
| |
01-33 | Журнал реєстрації звернень громадян |
| 5 років, |
| |
01-34 | Журнал прийому громадян арбітражним керуючим |
| 3 роки, |
| |
01-35 | Журнали реєстрації листків непрацездатності |
| 3 роки1, | 1 Після закінчення журналу | |
01-36 | Журнал реєстрації відряджень |
| 5 років, |
| |
01-37 | Журнал відвідувань представниками органу контролю |
| 3 роки, |
| |
02 - Справи боржників у справах про банкрутство (неплатоспроможність), щодо яких арбітражний керуючий виконує повноваження розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора, керуючого реструктуризацією, керуючого реалізацією | |||||
02-01 | Справа боржника |
| До дня постановлення ухвали господарського суду про закриття провадження у справі про банкрутство (неплатоспроможність) 1 | 1 У разі припинення повноважень або припинення діяльності передаються іншому арбітражному керуючому | |
03 - Архів | |||||
03-01 | Справа фонду (історична довідка, акти перевіряння наявності та стану документів, акти приймання-передавання документів, акти про вилучення документів, постанови судово-слідчих органів, акти про нестачу й непоправні пошкодження документів) |
| До припинення діяльності1, | 1 У разі припинення діяльності передаються до архівної установи | |
03-02 | Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань |
| 3 роки1, | 1 Після знищення справ | |
03-03 | Журнал реєстрації видачі/вилучення справ та документів |
| 1 рік1, | 1 Після закінчення журналу та повернення документів | |
03-04 | Номенклатура справ арбітражного керуючого |
| 5 років 1, 2, | 1 Після заміни новими та за умови складення зведених описів справ. | |
03-05 | Справи (документи) боржника тимчасового зберігання (до 10 років включно) |
|
| Не менше ніж 1 рік після винесення господарським судом ухвали про закриття провадження у справі про банкрутство (неплатоспроможність) | |
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи
АКТ
про вилучення справ (документів)
{Додаток 15 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3617/5 від 26.08.2022}
ЖУРНАЛ
реєстрації видачі/вилучення справ та документів*
№ з/п | Дата видачі/вилучення | Номер опису справ | Номер справи або назва документа | Прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) особи, яка отримала документ | Підпис особи, яка отримала документ | Підпис особи, яка повернула документ, дата | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
__________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
{Додаток 16 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3617/5 від 26.08.2022}
АКТ
про вилучення справ (документів) арбітражного керуючого для передання на архівне зберігання
{Додаток 17 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3617/5 від 26.08.2022}
АКТ
про нестачу документів поточного діловодства та/або архівних справ (документів)
АКТ
приймання-передавання справ (документів) до архівної установи (архіву територіального органу Мін'юсту)
{Додаток 19 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3617/5 від 26.08.2022}
АКТ
приймання-передавання справи (документів) боржника
{Правила доповнено новим Додатком 20 згідно з Наказами Міністерства юстиції № 4140/5 від 30.11.2020; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3617/5 від 26.08.2022}
АКТ
приймання-передавання справи (документів) боржника
{Додаток 21 в редакції Наказом Міністерства юстиції № 4140/5 від 30.11.2020; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3617/5 від 26.08.2022}
