Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України
Кабінет Міністрів України постановляє:
Внести до постанов Кабінету Міністрів України зміни, що додаються.
ЗМІНИ,
що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України
1. В Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженій постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 (Офіційний вісник України, 1997 р., число 16, с. 85; 2011 р., № 4, ст. 210; 2008 р., № 73, ст. 2461):
1) у пункті 2:
перше речення абзацу першого після слів “у день їх надходження” доповнити словами “, а ті, що надійшли у неробочий день та час, - наступного після нього робочого дня”;
абзац перший доповнити реченням такого змісту: “За відсутності в організації системи електронного документообігу письмове звернення, отримане за допомогою Інтернету, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), перед реєстрацією роздруковується на папері.”;
доповнити пункт після абзацу другого новими абзацами такого змісту:
“Електронне звернення приймається на визначену електронну адресу або шляхом заповнення електронної форми, яка розміщується на офіційному веб-сайті організації.
Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на визначену електронну адресу або дата заповнення електронної форми та її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу у неробочий день та час, то датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.
Розміщена на офіційному веб-сайті організації електронна форма повинна мати графи для зазначення громадянином свого прізвища, імені, по батькові, місця проживання, електронної поштової адреси (відомостей про інші засоби зв’язку з ним), викладення суті порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги, дати подання звернення.
У разі коли для розгляду електронного звернення по суті необхідно зазначати персональні дані заявника або інших осіб, за винятком тих, що містяться у зверненні, заявнику пропонується звернутися з усним або письмовим зверненням.”.
У зв’язку з цим абзаци третій - одинадцятий вважати відповідно абзацами сьомим - п’ятнадцятим;
абзац сьомий після слова “Письмові” доповнити словами “та усні”;
2) абзац другий пункту 10 викласти в такій редакції:
“Після закінчення встановлених строків зберігання звернення громадян та документи щодо їх розгляду підлягають знищенню у порядку, встановленому Мін’юстом.”;
3) додатки № 1, 2 і 4 до Інструкції викласти в такій редакції:
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
0203005 | Реєстраційно-контрольна картка | Відмітка про контроль | |||||||
Кореспондент (заявник) | Місце проживання, електронна адреса, номер телефону | Вид звернення: пропозиція, заява, скарга | |||||||
Категорія заявника | Індивідуальне, колективне, анонімне | ||||||||
Соціальний стан заявника | Ознака надходження: | ||||||||
Дата підписання /надсилання/ звернення, дата надходження дзвінка | Дата надходження звернення | Реєстраційний індекс | Звідки надіслано | Дата надіслання | Індекс документа | Форма надходження | |||
Попередні звернення № ______ від __ ________ 20__ р. № ______ від __ _____________ 20__ р. | |||||||||
Основні питання | Зміст питання | Індекс питання | |||||||
Додаткові питання | |||||||||
Резолюція | |||||||||
Автор і дата резолюції | |||||||||
Строк виконання | Виконано за ____ днів | ||||||||
Дата передачі на виконання | Виконавець | Записи про продовження строку виконання, попередню відповідь тощо | Контрольні відмітки |
Перевірено на місці __ ______ 20___ р. працівником ________________
Дата, реєстраційний індекс документа про виконання _______________
Кому надіслано _______________________________________________
З контролю зняв ______________________________________________
Справа __________________ Том _________ Аркушів _______________
ЖУРНАЛ
реєстрації звернень громадян
Порядковий номер | Дата підписання/надсилання/звернення | Дата надход ження та реєстра ційний індекс | Прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання (електронна адреса, номер телефону), категорія, соціальний стан заявника | Звідки надіслано, дата, індекс, взяття на контроль | Вид звернення, форма та ознака надходження | Основні та додаткові питання | Зміст резолюції, її автор та дата, виконавець, строк виконання | Відмітка про передачу на виконання | Відмітка про виконання, результати розгляду, зняття з контролю | Номер справи за номенк латурою | |
короткий зміст | індекси | ||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 7а | 8 | 9 | 10 | 11”; |
ВКАЗІВКИ
щодо заповнення реєстраційно-контрольної картки, журналу реєстрації звернень громадян і картки (журналу) обліку особистого прийому громадян*
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
Елементи | Пояснення до заповнення |
Кореспондент (заявник) | прізвище, ім’я, по батькові автора, для колективних звернень - запис “колективний” і зазначається прізвище одного з авторів |
Дата підписання /надсилання/ та надходження звернення | дата підписання заявником письмового звернення або надсилання електронного звернення, надходження усного звернення |
Місце проживання, електронна пошта | адреса, зазначена у зверненні, електронна пошта, номер телефону заявника |
Вид звернення | пропозиція (зауваження), заява (клопотання), скарга |
Категорія і соціальний стан заявника | дані про заявника відповідно до Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 р. № 858 |
Ознака надходження | первинне чи повторне звернення |
Дата надходження | число, місяць, рік надходження |
Реєстраційний індекс | початкова літера прізвища автора (для колективних звернень, анонімних звернень (без підпису) - відповідно проставляється відмітка “КО”, “БП”) та порядковий номер звернення |
Звідки надіслано | найменування організації, що надіслала кореспонденцію |
Дата надсилання | дата супровідного листа організації, що переслала звернення |
Індекс документа | індекс супровідного листа організації, що переслала звернення |
Форма надходження | поштою, з використанням Інтернету, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), за допомогою засобів телефонного зв’язку, на особистому прийомі, через уповноважену особу тощо |
Попередні звернення | дати і реєстраційні індекси попередніх звернень |
Основні та додаткові питання | викладається стислий зміст питань та їх індекси відповідно до Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 р. № 858 |
Резолюція | переноситься з документа або картки (журналу) обліку особистого прийому громадян |
Автор і дата резолюції | посада, прізвище та ініціали посадової особи, дата резолюції |
Строк виконання | зазначається відповідно до резолюції або строків виконання, встановлених законодавством |
Відмітки про контроль | зазначається слово “Контроль” (літера “К”) у правому куті картки: у лівій частині графи - про контроль організації, що переслала і контролює виконання, у правій - про власний контроль |
Виконано за ______ днів | зазначається фактичний строк виконання |
Код РКК (0203005) | зазначається у лівому верхньому куті лицьового боку картки за Державним класифікатором управлінської документації |
*У разі використання персонального комп’ютера в діловодстві за зверненнями громадян допускається застосування реєстраційно-контрольних карток та карток обліку особистого прийому громадян, що містять усі зазначені та інші необхідні елементи, у послідовності, зручній для застосування на персональному комп’ютері.
Елементи | Пояснення до заповнення |
Дата передачі на виконання | зазначається дата вручення документа безпосередньо виконавцю |
Виконавець | прізвище, ініціали та номер телефону безпосереднього виконавця (графи заповнюються після кожного переміщення документа) |
Записи про продовження строку виконання, попередню відповідь | новий строк виконання, посада і прізвище керівника, який прийняв рішення про його зміну; адресат, дата, індекс, короткий зміст попередньої відповіді або питання |
Контрольні відмітки | відмітки про нагадування, стан виконання тощо |
Перевірено | дата перевірки, прізвище та ініціали особи, що проводила перевірку, результати перевірки |
Дата, реєстраційний індекс документа про виконання | дата і реєстраційний індекс документа, в якому міститься остаточне рішення |
Кому надіслано | зазначаються всі адресати, яким надіслано документ з остаточним рішенням |
Результат розгляду звернення | короткий виклад прийнятих рішень з усіх порушених питань |
Вирішено | зазначається характер відповіді на пропозицію, заяву, скаргу - позитивно, відмовлено у задоволенні, повернуто відповідно до закону, залишено без розгляду, надіслано за належністю |
З контролю зняв | посада, прізвище та ініціали керівника або іншої посадової особи, яка прийняла рішення про зняття з контролю звернення, та підпис відповідального за здійснення контролю |
Справа..., том..., аркушів... | індекс справи за номенклатурою, номер тому (проставляються після прийняття рішення про остаточне виконання звернення) |
Рекомендується застосовувати картки форматом А5 (148 х 210 міліметрів).
ЖУРНАЛ
реєстрації звернень громадян*
Елементи | Пояснення до заповнення |
Графа 1 | порядковий номер надається в порядку надходження |
Графа 2 | дата підписання заявником письмового звернення або надсилання електронного звернення, дата надходження звернення за допомогою засобів телефонного зв’язку |
Графа 3 | число, місяць, рік надходження, початкова літера прізвища автора (для колективних листів, листів без підпису - відповідно проставляється відмітка “КО”, “БП”) |
Графа 4 | прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, електронна адреса, номер телефону та дані про автора (інвалід, ветеран війни, ветеран праці, багатодітна сім’я; робітник, службовець, підприємець, пенсіонер тощо) |
Графа 5 | найменування організації, що надіслала звернення, дата та індекс супровідного листа, відмітка про здійснення контролю |
Графа 6 | вид звернення (пропозиція, заява, скарга), первинне чи повторне, отримане поштою, з використанням Інтернету, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), отримане за допомогою засобів телефонного зв’язку, на особистому прийомі, через уповноважену особу тощо |
Графи 7, 7а | стислий виклад порушених основних та додаткових питань та їх індекси, що проставляються у такому самому порядку, як і під час заповнення реєстраційно-контрольної картки |
Графа 8 | основний зміст та дата резолюції; посада, прізвище та ініціали керівника - автора резолюції, прізвище виконавця, строк виконання (зазначається відповідно до резолюції або строків, встановлених законодавством) |
Графа 9 | прізвище, ініціали особи, яка отримала звернення на виконання, підпис та дата отримання |
Графа10 | дата, реєстраційний індекс і зміст документа, в якому міститься остаточне рішення, та прийняті рішення з усіх порушених питань; прізвище керівника або посадової особи, яка прийняла рішення про зняття з контролю |
Графа 11 | заповнюється після прийняття рішення “До справи” |
*Реєстрація звернень ведеться в алфавітному порядку за початковою літерою прізвища кореспондента або в порядку присвоєння чергового реєстраційного номера.
КАРТКА
(ЖУРНАЛ)
обліку особистого прийому громадян
Елементи | Пояснення до заповнення |
Графа 1 | заповнюється у картці під час повторного звернення громадян на особистий прийом, у журналі - в порядку запису громадян на особистий прийом |
Графа 2 | число, місяць, рік прийому |
Графа 3 | прізвище, ініціали та посада керівника або іншої посадової особи, що веде прийом |
Графа 4 | число, місяць, рік надходження, початкова літера прізвища автора (для колективних листів, листів без підпису - відповідно проставляється відмітка “КО”, “БП”) |
Графи 5, 5а | стислий виклад порушених основних та додаткових питань та їх індекси, що проставляються у такому самому порядку, як і під час заповнення реєстраційно-контрольної картки |
Графа 6 | прізвище та посада виконавця, зміст доручення, строк виконання; якщо заявнику дано роз’яснення на особистому прийомі, робиться запис “Роз’яснено”, а під час подання громадянином письмової пропозиції, заяви, скарги - запис “Лист” |
Графа 7 | прийняті рішення з порушених в усному зверненні питань; реєстраційний індекс документа, дата документа, в якому міститься остаточне рішення |
Рекомендується застосовувати картки форматом А5 (148 х 210 міліметрів).”.
2. Параграф 158 Регламенту Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 р. № 950 (Офіційний вісник України, 2007 р., № 54, ст. 2180; 2011 р., № 88, ст. 3199; 2014 р., № 77, ст. 2196), доповнити пунктом 5 такого змісту:
“5. Електронні петиції, адресовані Кабінетові Міністрів, розглядаються у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів.”.
3. У розділі I Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 р. № 858 (Офіційний вісник України, 2008 р., № 73, ст. 2461):
пункт 1.1 викласти в такій редакції:
“1.1. Поштою (електронною поштою)”;
доповнити підрозділ підпунктом 1.11 такого змісту:
“1.11 За допомогою засобів телефонного зв’язку”;
2) підрозділ 6 доповнити пунктами 6.4 і 6.5 такого змісту:
4. У додатку до Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24 червня 2009 р. № 630 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 47, ст. 1582):
1) доповнити додаток пунктом 51 такого змісту:
“51. Дотримання вимоги щодо обов’язкового надання заявнику роз’яснення порядку оскарження прийнятого рішення у разі визнання його заяви чи скарги необґрунтованою.”;
2) пункт 8 викласти в такій редакції:
“8. Наявність телефонної “гарячої лінії” або контактного центру для прийому усних звернень громадян, форми для надсилання електронних звернень, затвердженого графіка роботи телефонної “гарячої лінії” або контактного центру, його дотримання, ведення обліку усних звернень громадян.”;
3) пункт 13 викласти в такій редакції:
“13. Розміщення на офіційному веб-сайті органу виконавчої влади (окремій веб-сторінці) узагальнених матеріалів про організацію роботи із зверненнями громадян, інформації про телефонну “гарячу лінію”, подання та розгляд електронних звернень громадян, графіка особистого прийому громадян, роз’яснень щодо найбільш актуальних питань громадян тощо.”.
