Про затвердження Інструкції з організації документування управлінської інформації в Національному банку України
Згідно з вимогами Законів України "Про Національний банк України", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181, та з метою запровадження електронного документообігу в системі Національного банку України із застосуванням електронного цифрового підпису, забезпечення технології оброблення, захисту, створення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів на принципах єдності підходів щодо роботи з документами незалежно від форми їх створення Правління Національного банку України ПОСТАНОВЛЯЄ:
1. Затвердити Інструкцію з організації документування управлінської інформації в Національному банку України (далі - Інструкція), що додається.
2. Унести до Регламенту Правління Національного банку України, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 08 жовтня 2015 року № 680 (зі змінами), такі зміни:
1) пункт 5 розділу I викласти в такій редакції:
"5. Правління реалізовує свої повноваження шляхом прийняття рішень у формі:
1) постанов, якими затверджуються нормативно-правові акти Національного банку;
2) рішень, якими затверджуються розпорядчі акти Національного банку";
2) пункт 18 розділу V викласти в такій редакції:
"18. До проектів постанов та рішень Правління додається концепція у формі презентаційних матеріалів (формат PowerPoint Microsoft)";
пункт 50 доповнити словами "з обов'язковим зазначенням термінів їх виконання";
розділ доповнити трьома новими пунктами такого змісту:
"561. Розпорядчі акти Національного банку організаційно-розпорядчого характеру, обов'язкові для виконання працівниками Національного банку, затверджуються рішенням Правління.
562. Розпорядчі акти Національного банку індивідуальної дії з повноважень Національного банку, які затверджуються рішенням Правління, є обов'язковими для виконання органами державної влади та органами місцевого самоврядування, банками, підприємствами, організаціями та установами незалежно від форм власності, а також для фізичних осіб.
563. Рішення Правління оформляється за формою, зазначеною в додатку до цього Регламенту, та має містити реквізити та заголовок, констатуючу частину (преамбулу); розпорядчу частину; корелятивні зміни (за потреби); форму оприлюднення (за потреби); рішення про покладання на структурний підрозділ або посадову особу функцій щодо контролю за виконанням рішення (за потреби); положення про набрання чинності; додатки (за потреби)";
4) текст Регламенту після слова "постанов" у всіх числах та відмінках доповнити словом "рішення" у відповідних числах та відмінках;
5) доповнити Регламент додатком у редакції, що додається.
3. Унести до Регламенту Правління Національного банку України в умовах особливого періоду, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 23 квітня 2014 року № 232, такі зміни:
1) у пункті 4 слова "ніж однієї третини від загальної кількості членів Правління Національного банку України" замінити словами "ніж двох членів Правління Національного банку України від загальної їх кількості";
2) у пункті 7 слова "ніж дві третини його членів" замінити словами "чотирьох членів Правління Національного банку України";
3) пункт 8 викласти в такій редакції:
"8. Рішення Правління Національного банку України приймаються на колегіальній основі простою більшістю голосів його присутніх членів або шляхом опитування з використанням наявних засобів зв'язку. Кожний член Правління Національного банку України має один голос. Голова Національного банку України має право вирішального голосу в разі рівного розподілу голосів членів Правління Національного банку України під час прийняття рішень";
4) пункт 9 викласти в такій редакції:
"9. Окрема думка члена Правління Національного банку України, якщо він голосував проти або утримався з питання, що обговорювалося, повинна бути відображена:
на звороті постанови або рішення Правління Національного банку України (зазначається підпис члена Правління Національного банку України та його позиція: проти або утримався);
у письмовій формі і додаватися до постанови або рішення Правління Національного банку України.
Результати голосування під час прийняття рішень повинні відображатися в протоколі засідання Правління Національного банку України";
5) пункт 10 після слова "постанов" доповнити словами "та рішень", після слова "постанови" доповнити словами "або рішення";
6) пункт 12 викласти в такій редакції:
"12. Прийняті та підписані постанови або рішення Правління Національного банку України реєструються та зберігаються у визначеному підрозділі";
7) пункти 3, 5, 11, 13, 15 після слова "постанов" у всіх числах і відмінках доповнити словами "та рішення" у відповідних числах і відмінках.
4. Визнати такими, що втратили чинність:
1) постанову Правління Національного банку України від 14 листопада 2012 року № 473 "Про затвердження Інструкції з діловодства в системі Національного банку України";
2) постанову Правління Національного банку України від 12 серпня 2014 року № 483 "Про внесення змін до Інструкції з діловодства в системі Національного банку України";
3) постанову Правління Національного банку України від 06 листопада 2014 року № 706 "Про внесення змін до Інструкції з діловодства в системі Національного банку України";
4) наказ Національного банку України від 28 листопада 2014 року № 186-од "Про порядок передавання (розсилання) службових документів у центральному апараті та структурних підрозділах Національного банку України";
5) розпорядження Національного банку України від 11 квітня 2014 року № 216-р "Про порядок обміну службовими документами за допомогою засобів електронного зв'язку";
6) розпорядження Національного банку України від 25 липня 2014 року № 434-р "Про створення бази даних виконаних (створених) службових документів".
5. Установити, що погодження (візування) проектів документів в електронній формі в системі електронного документообігу Національного банку України (АСКОД) є рівноцінним власноручному їх візуванню в паперовій формі.
6. Департаменту забезпечення діяльності Національного банку України (Куреньов К.В.) у двомісячний строк із дня прийняття цієї постанови розробити Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів та бланків Національного банку України.
7. Підрозділам центрального апарату, відокремленому підрозділу Національного банку України у двомісячний строк із дня прийняття цієї постанови привести нормативно-правові та розпорядчі акти Національного банку України, головними розробниками яких вони є, у відповідність до вимог Інструкції та Регламенту Правління Національного банку України, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 08 жовтня 2015 року № 680 (зі змінами), з урахуванням змін, передбачених пунктом 2 цієї постанови.
8. Постанова набирає чинності з дня її підписання, крім пункту 2 цієї постанови та пункту 12 Інструкції, які набирають чинності через два місяці з дня прийняття цієї постанови.
9. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови Національного банку України Рашкована В.Л.
Правління Національного банку України
1) констатуюча частина (преамбула);
2) розпорядча частина: нормативний корпус [положення щодо сфери правового регулювання (за потреби), загальні та спеціальні норми права];
3) способи реалізації норм права;
4) корелятивні зміни (за потреби);
5) форма оприлюднення (за потреби);
6) рішення про покладання на структурний підрозділ або посадову особу функцій щодо контролю за виконанням рішення (за потреби);
7) положення про набрання чинності;
ЗАТВЕРДЖЕНО |
ІНСТРУКЦІЯ
з організації документування управлінської інформації в Національному банку України
1. Ця Інструкція розроблена з урахуванням вимог Законів України "Про Національний банк України", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181.
2. Ця Інструкція встановлює загальні вимоги щодо:
організації діловодства в центральному апараті, відокремлених підрозділах та юридичних особах (далі - центральний апарат та установи Національного банку);
створення організаційно-розпорядчих документів в електронній або паперовій формі (далі - документи), роботи з ними в системі електронного документообігу АСКОД (далі - СЕД).
Перелік реквізитів і порядок їх розміщення в електронно-реєстраційній картці СЕД (далі - ЕРК СЕД) установлюються підрозділом діловодства центрального апарату Національного банку України (далі - Національний банк).
3. Обмін інформацією, яка не потребує документального оформлення та реєстрації, здійснюється засобами корпоративної електронної пошти (e-mail) Національного банку.
4. Вимоги цієї Інструкції щодо роботи з первинними документами, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною та іншою спеціальною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами, а також із підготовки документів до передавання на архівне зберігання. А стосовно роботи з обліковими документами, регістрами бухгалтерського обліку, які формуються в програмних комплексах, вимоги поширюються лише в частині їх підготовки до передавання на архівне зберігання.
5. Особливості організації діловодства за зверненнями громадян, з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, запитами на отримання публічної інформації визначаються розпорядчими актами Національного банку.
6. У Національному банку встановлюється централізована форма діловодства і покладається на підрозділи діловодства. У підрозділах центрального апарату - на спеціально визначеного службовця, у посадовій інструкції якого зазначаються обов'язки з документування управлінської інформації.
Організація та ведення секретного діловодства здійснюються підрозділом режимно-секретної роботи відповідно до законодавства України.
7. Право на створення, підписання, затвердження, погодження (візування) документів визначається Законом України "Про Національний банк України", положеннями про підрозділи Національного банку, посадовими інструкціями службовців, наказом про розподіл функціональних обов'язків між Головою Національного банку, його першим заступником, заступниками (далі - керівництво Національного банку) та окремими підрозділами центрального апарату Національного банку.
Право на підписання документів може надаватися службовцям на підставі окремих розпорядчих актів або довіреностей, що оформляються в установленому порядку.
8. Додержання встановлених вимог щодо документування управлінської інформації, використання документів, що перебувають на виконанні в підрозділах центрального апарату або установах Національного банку, покладається на їх керівників.
9. Відповідальність за складання та оформлення документів згідно з вимогами цієї Інструкції (наявність віз, додатків, правильність адресування, підписання, зазначення цифрового індексу підрозділу) несе виконавець документа.
10. У цій Інструкції терміни та поняття вживаються відповідно до Національного стандарту України "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. ДСТУ 2732:2004", затвердженого наказом Державного комітету стандартизації, метрології та сертифікації України від 28 травня 2004 року № 97.
II. Документування управлінської інформації
11. Документування управлінської інформації фіксується за встановленими правилами в актах Національного банку та в інформаційно-аналітичних документах в електронній або паперовій формі, які поділяються на:
1) постанови Правління Національного банку, якими затверджуються нормативно-правові акти Національного банку;
2) розпорядчі акти Національного банку у формі рішення Правління Національного банку, наказу, розпорядження Національного банку.
індивідуальної дії з питань, що належать до повноважень Правління Національного банку, та є обов'язковими для виконання конкретною особою (органом державної влади та місцевого самоврядування, банком, підприємством, організацією, установою незалежно від форм власності, фізичною особою), зазначеною у відповідному рішенні;
організаційно-розпорядчого характеру, обов'язкові для виконання працівниками та підрозділами Національного банку.
Накази, розпорядження Національного банку є актами індивідуальної дії (з основної діяльності, з адміністративно-господарської діяльності, з особового складу), обов'язкові для виконання зазначеними у відповідному розпорядчому акті особами (працівниками, підрозділами, відокремленим підрозділом Національного банку);
3) інформаційно-аналітичні документи, що містять інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення (акти, доповідні записки, протоколи, службові листи, електронні повідомлення).
За характером комунікації розпорядчі акти та інформаційно-аналітичні документи Національного банку створюються для вирішення внутрішніх (документи, які створені і циркулюють у Національному банку та не виходять за його межі) та зовнішніх питань (вхідні та вихідні документи).
12. Документи в паперовій формі та електронні шаблони документів за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати вимогам Національного стандарту України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Державного комітету стандартизації, метрології та сертифікації України від 07 квітня 2003 року № 55 (далі - ДСТУ 4163-2003), та враховувати рекомендації Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів та бланків Національного банку України, який затверджується розпорядчим актом Національного банку.
13. Документи в електронній формі створюються з використанням електронних шаблонів та опрацьовуються відповідно до схем проходження документів у СЕД.
14. Оригіналом електронного документа є електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис".
Юридична сила електронного документа не може бути заперечена тільки тому, що він має електронну форму.
У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників є оригіналом електронного документа.
15. Бланки документів створюються в СЕД у вигляді електронних шаблонів відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003, за винятком пронумерованих бланків.
Внутрішні документи, у тому числі нормативно-правові та розпорядчі акти, а також вихідні документи, які підлягають реєстрації, готуються в СЕД. Документи для вирішення внутрішніх питань (внутрішні документи) створюються і пересилаються тільки в електронній формі, крім розпоряджень з фінансових питань.
16. Пронумеровані бланки використовуються тільки для листування в паперовій формі з органами державної влади, юридичними та фізичними особами, а також для розпоряджень з фінансових питань та документів дозвільного характеру.
Організацію виготовлення, обліку, зберігання, видачі та знищення пронумерованих бланків, а також контроль за їх використанням здійснює підрозділ діловодства.
17. Документування управлінської інформації в Національному банку здійснюється державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.
18. Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформляються українською мовою та/або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
19. Нормативно-правові акти Національного банку за змістом та формою складаються з урахуванням вимог актів організаційно-розпорядчого характеру Національного банку з питань розроблення проектів нормативно-правових актів.
20. Особливості оформлення документів дозвільного характеру (ліцензій, свідоцтв, дозволів, погоджень) визначаються окремими розпорядчими актами Національного банку.
21. Датою документа є відповідно дата його підписання, погодження (візування), затвердження, реєстрації або складення (для актів), засідання колегіального органу (для протоколів), яку оформляють відповідно до ДСТУ 4163-2003 цифровим або словесно-цифровим способом.
22. Під час опрацювання [підписання, погодження (візування), затвердження, реєстрація] електронного документа дата проставляється в СЕД автоматично, а в паперовій формі - службовцем, який його підписує, погоджує (візує) або затверджує.
23. Резолюція створюється в електронній формі керівником безпосередньо в СЕД і складається з таких елементів: дати резолюції, прізвища, ініціалів працівника (ів) (головний виконавець, виконавець), якому (яким) доручають виконання документа, змісту доручення, строку виконання, електронного цифрового підпису керівника.
24. Для визначення в резолюції головного виконавця електронного документа в СЕД обов'язково проставляється позначка "Головний виконавець".
Зміна резолюції в СЕД здійснюється шляхом створення нової резолюції.
25. Для виконання завдання, зазначеного в резолюції, головному виконавцю надається право залучати до співпраці інших співвиконавців та координувати їх роботу.
26. На документах у паперовій формі резолюція проставляється відповідно до ДСТУ 4163-2003.
4. Підписання, погодження (візування) документа
27. Підписання внутрішніх, вихідних документів, фінансової та бухгалтерської документації, нормативно-правових та розпорядчих актів здійснюється на вибір підписанта, якщо це не суперечить вимогам щодо підписання документа, у такому порядку:
або в електронній формі - у СЕД за встановленою в ній технологічною процедурою із застосуванням електронного цифрового підпису;
або в паперовій формі - власноручно.
28. Погодження (візування) внутрішніх, вихідних документів, у тому числі фінансової, бухгалтерської документації, нормативно-правових і розпорядчих актів, здійснюється в електронній формі в СЕД за встановленою в ній технологічною процедурою.
29. Факсимільне відтворення підпису на організаційно-розпорядчих документах, фінансовій та бухгалтерській документації в паперовій формі не допускається.
30. Перелік службовців, які повинні завізувати документ, визначається відповідно до резолюції керівництва Національного банку (установи).
Якщо документ створено за дорученням керівника підрозділу, то перелік службовців, які повинні його завізувати, визначає головний виконавець на підставі його змісту.
Керівники підрозділів погоджують (візують) нормативно-правові або розпорядчі акти в СЕД, а члени Правління Національного банку погоджують (візують) їх у паперовій формі з урахуванням роздрукованого аркуша внутрішнього погодження електронного документа.
На погодження (візування) проект документа подає головний виконавець в СЕД.
Зразки візування проектів нормативно-правових або розпорядчих актів наведено в додатку 1 до цієї Інструкції.
В установі Національного банку порядок візування визначається її керівником.
31. Зауваження і пропозиції до проекту документа надаються засобами корпоративної електронної пошти (e-mail) Національного банку.
Якщо під час погодження (візування) до проекту документа внесені суттєві зміни, то він підлягає доопрацюванню і повторному погодженню (візуванню).
32. Юридичний підрозділ обов'язково візує:
1) проекти законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів державної влади (включаючи службові листи щодо роботи над цими проектами);
2) проекти нормативно-правових актів Національного банку щодо їх відповідності законам України та узгодженості з іншим законодавством;
3) проекти розпорядчих актів Національного банку (включаючи ті, що регулюють діяльність Національного банку) щодо відповідності їх законам та нормативно-правовим актам Національного банку;
4) проекти цивільно-правових договорів, що укладатиме Національний банк, крім проектів договорів, розроблених згідно із затвердженими зразками договорів, стандартними формами, примірними, типовими, шаблонами договорів, тощо.
Не підлягають візуванню проекти розпорядчих актів та службових документів, що:
1) містять позицію юридичного підрозділу, надану ним у вигляді правового висновку;
2) не містять положень, що потребують надання правової позиції щодо порядку застосування норм права;
3) містять позицію юридичного підрозділу з питання, щодо якого неодноразово надавалися правові висновки;
4) є частиною стандартних процесів (процедур) у Національному банку.
33. Погодження проектів документів у паперовій формі, що надійшли до Національного банку, оформляється аркушем погодження, який зберігається разом із цим проектом документа.
34. Відповідно до Закону України "Про Національний банк України" Національний банк, відокремлені підрозділи, юридичні особи та представництва мають печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.
Відбитком печатки засвідчують справжність підпису особи, яка підписала документ.
35. Порядок зберігання, використання та знищення печаток, штампів Національного банку затверджується наказом Національного банку (установи).
36. Облік, зберігання, знищення печаток і штампів, контроль за їх використанням здійснює підрозділ діловодства, а організацію виготовлення печаток та штампів покладається на підрозділ з господарського забезпечення.
37. Перевірка наявності, порядку зберігання та використання печаток і штампів у структурних підрозділах проводиться щорічно працівником підрозділу діловодства, про що в журналі обліку робиться відповідний запис.
6. Засвідчення копій та витягів документів
38. У центральному апараті та установах Національного банку засвідчуються копії лише тих документів, що створюються в Національному банку.
39. Копії документів інших організацій і установ можуть виготовлятися і засвідчуватися в таких випадках:
на вимогу судових та інших правоохоронних органів;
для внутрішнього використання в Національному банку (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з Національним банком).
40. Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригіналу немає або отримати його неможливо.
41. Копії документів виготовляються і видаються на вимогу організацій і установ або громадян з дозволу керівництва Національного банку (установи) або керівника підрозділу, в якому документ було створено.
42. Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину.
43. Не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необґрунтованими виправленнями.
44. Копія набирає юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.
Напис про засвідчення копії складається зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії. На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка "Копія".
Напис про засвідчення копії документа скріплюється відбитком печатки підрозділу, що здійснює зберігання оригіналу службового документа, або підрозділу діловодства.
45. У разі необхідності може бути створена копія електронного документа на папері, яка засвідчується в установленому порядку.
46. Сторінки копії документів (за винятком тих, що мають один аркуш) нумеруються і відмітка про засвідчення копії може доповнюватися відміткою "Усього в копії ______ арк.", допускається засвідчувати копії документів поаркушно.
47. Витяг з документа виготовляється, якщо немає необхідності виготовляти копію. Витяг оформляється з урахуванням рекомендацій Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів та бланків Національного банку України.
48. Особливим видом копії документа є дублікат - повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу (диплома, свідоцтва, трудової книжки тощо), що має таку саму юридичну силу.
Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток печатки установи і підписи службовців, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється в правому верхньому куті відмітка "Дублікат".
49. Забороняється надсилати юридичним або фізичним особам копії документів Національного банку з відтворенням віз, зауважень.
50. Тиражування документів здійснює підрозділ діловодства за замовленням керівника підрозділу.
Тиражування документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється згідно з вимогами розпорядчих актів Національного банку, які регулюють питання прийняття, обліку, обігу інформації з обмеженим доступом в Національному банку.
7. Розсилання нормативно-правових або розпорядчих актів
51. Розсилання нормативно-правових або розпорядчих актів здійснюється згідно зі списком розсилання, у якому головний виконавець документа зазначає службовців, до відома яких доводиться зміст відповідного акта.
Список розсилання формується головним виконавцем у СЕД з використанням шаблону і прикріплюється до нормативно-правового або розпорядчого акта.
52. Розсилання нормативно-правових або розпорядчих актів здійснюється підрозділом діловодства в електронній формі згідно зі списком розсилання.
53. Якщо розсилання нормативно-правових або розпорядчих актів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється на паперових носіях, то в списку розсилання в паперовій формі зазначаються кількість примірників у розрізі кожного адресата та їх загальна кількість.
54. У разі потреби отримання додаткового примірника нормативно-правового або розпорядчого акта необхідно отримати дозвіл керівника підрозділу, який є головним виконавцем такого акта.
8. Редагування та переклад документів
55. У центральному апараті підрозділ діловодства здійснює редагування таких проектів документів:
1) нормативно-правових та розпорядчих актів;
2) протоколів засідань Правління Національного банку;
3) вихідних документів за підписом керівництва Національного банку;
4) договорів, що укладаються Національним банком;
5) інформаційних матеріалів, які розміщуються на сторінках Офіційного інтернет-представництва Національного банку;
6) матеріалів періодичних видань Національного банку.
56. Проекти документів, які підлягають редагуванню, надсилаються виконавцем до підрозділу діловодства засобами корпоративної електронної пошти (e-mail) Національного банку.
Редагування документа відбувається в електронній формі [у режимі (Track Changes)].
Після закінчення редагування документа в електронній формі [у режимі (Track Changes)] редактор обов'язково здійснює його візування в СЕД.
57. Проекти документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, приймаються на редагування відповідно до вимог розпорядчих актів Національного банку з питань захисту інформації з обмеженим доступом.
58. Підрозділ діловодства здійснює в електронній формі переклад (з української мови на російську і навпаки) таких документів:
1) вихідних службових документів за підписом керівництва Національного банку;
2) міжбанківських та міжурядових договорів;
3) інших документів за дорученням керівництва Національного банку.
59. Переклад службових документів з української на іноземну мову (крім російської) і навпаки здійснюється відповідним структурним підрозділом з питань міжнародних зв'язків.
ІІІ. Організація документообігу
9. Визначення обсягу документообігу
60. Облік обсягу документообігу здійснюється для забезпечення аналізу і вдосконалення організації роботи з документами, зокрема впорядкування процесів їх створення та проходження.
61. Облік обсягу документів може здійснюватися як у цілому по Національному банку, так і за кожним підрозділом центрального апарату, установою Національного банку, за групою документів (вхідні, вихідні, внутрішні).
62. Підрозділ діловодства здійснює облік обсягу документообігу на підставі уніфікованих форм довідок із використанням можливостей СЕД та інформує керівництво Національного банку про стан документообігу.
10. Приймання, первинне опрацювання документів та їх попередній розгляд
63. Документи в паперовій формі, що надходять до Національного банку, приймаються централізовано підрозділом діловодства, а в електронній формі, залежно від електронної адреси, - підрозділом або підрозділом діловодства.
Документи в паперовій формі, що надійшли до центрального апарату Національного банку в неробочий час, приймаються черговим працівником, який передає їх до підрозділу діловодства наступного робочого дня під підпис.
64. Первинне опрацювання документів у паперовій формі полягає в перевірці цілісності упаковки, її розкритті, у тому числі з грифом обмеження доступу (крім документів, що становлять державну таємницю), перевірці наявності вкладених документів, правильності зазначення адресата, а також у проставлянні відмітки про дату надходження документа.
65. Якщо немає вкладення або порушено його цілісність, пошкоджено конверт, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, то складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається в підрозділі діловодства.
66. На вимогу юридичної або фізичної особи, яка подала документ до Національного банку, на копії документа проставляється відповідний штамп із зазначенням дати його надходження.
67. Вхідний документ у паперовій формі (крім документів, що містять інформацію з обмеженим доступом) підлягає скануванню та створенню копії електронного документа з уведенням його до СЕД, за винятком переліку документів, що зазначені в додатку 2 до цієї Інструкції.
68. Попередній розгляд документів здійснюється в день їх отримання або наступного робочого дня в разі надходження документів у неробочий час згідно з розподілом функціональних обов'язків між керівництвом Національного банку (установ), положеннями про установи Національного банку, положеннями про структурні підрозділи центрального апарату та установи Національного банку.
69. Документу під час його реєстрації обов'язково присвоюється реєстраційний номер та дата його реєстрації незалежно від способу його доставки, передавання чи створення з проставлянням на ньому відповідного штампа або штрих-коду.
Послідовність написання складових частин реєстраційного номера визначається СЕД і може змінюватися залежно від того, який документ реєструється. Реєстрація документів здійснюється в ЕРК СЕД.
Уведення до ЕРК СЕД інформації про документ здійснюється службовцем підрозділу діловодства, спеціально визначеним працівником або головним виконавцем.
Не підлягають реєстрації документи, які зазначені в додатку 2 до цієї Інструкції.
70. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо службовий документ надійшов у неробочий час, вихідні, внутрішні - у день підписання або затвердження, але не пізніше наступного робочого дня.
Розпорядчі акти, які підписані керівниками структурних підрозділів, реєструються в цих підрозділах.
71. До реєстраційного номера документа з грифом обмеження доступу додається відповідна буквена позначка.
12. Організація надсилання (передавання) вхідних документів та їх виконання
72. Надсилання (передавання) вхідних документів в електронній формі на розгляд керівництва Національного банку (установи) та керівникам підрозділів для виконання здійснюється підрозділом діловодства засобами СЕД.
73. Передавання зареєстрованих документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, від підрозділу діловодства до підрозділу здійснюється на підставі реєстру передавання службових документів, сформованого засобами СЕД, під підпис.
74. Вхідні документи в паперовій формі після їх реєстрації та створення електронних копій залишаються в підрозділі діловодства. У разі необхідності ці документи можуть бути видані головному виконавцю.
Вхідні документи в паперовій формі з питань дозвільного характеру, договірної роботи, конкурсних торгів, документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, а також рішення судів, матеріали судових справ передаються безпосередньо до підрозділу. Після завершення їх опрацювання ці документи передаються виконавцем до підрозділу діловодства.
75. Документи з позначкою "Терміново" надсилаються (передаються) керівництву Національного банку (установи) або керівникам підрозділів негайно.
76. Документи надсилаються (передаються) для виконання лише тим службовцям, які зазначені в резолюції.
77. Після опрацювання (ознайомлення) закони, укази, постанови, інші нормативно-правові акти в паперовій формі, які надійшли до Національного банку, підрозділ, який працював із зазначеними документами, передає їх до юридичного підрозділу.
13. Відправлення вихідних документів
78. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням електронних засобів, поштового зв'язку, а також доставляються кур'єрською або фельд'єгерською службою.
Відправлення вихідних документів у паперовій формі поштовим зв'язком здійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270 (зі змінами).
79. Вихідні документи на паперових носіях опрацьовуються і надсилаються централізовано підрозділом діловодства в день їх надходження від підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.
80. У разі відправлення вихідних документів згідно зі списком розсилання підрозділ, який їх готував, здійснює адресування, тиражування та комплектування таких документів та передає до підрозділу діловодства для оформлення та відсилання.
Неправильно оформлені вихідні документи підлягають поверненню головному виконавцю на доопрацювання.
81. Окремі документи (претензії, позовні заяви, заперечення на позовні заяви, відповіді громадянину на його звернення, документи дозвільного характеру, а також документи, що містять інформацію з обмеженим доступом), надсилаються як рекомендовані поштові відправлення.
82. Вихідні документи, які надсилаються одночасно одному і тому самому адресату, вкладаються в один конверт (пакет). На конверті (пакеті) проставляються реєстраційні номери всіх документів, які містяться в конверті (пакеті). Термінові вихідні документи відправляються першочергово.
83. У разі повернення раніше відправлених вихідних документів у паперовій формі підрозділ діловодства повертає цей документ головному виконавцеві з проставлянням дати повернення в реєстрі передавання документа.
84. У центральному апараті відправлення електронних повідомлень з поштової скриньки nbu@bank. gov.ua Національного банку здійснює підрозділ діловодства.
14. Організація контролю за виконанням документів
85. Обов'язковому контролю підлягає дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України та актами Президента України, Кабінету Міністрів України, а також нормативно-правовими та розпорядчими актами Національного банку.
86. Узяття документів на контроль та контроль за їх виконанням здійснюється в СЕД.
Підрозділ діловодства здійснює контроль за виконанням документів незалежно від способу їх створення або надходження, якщо в резолюції керівництва Національного банку (установи) містяться завдання та строки їх виконання.
У структурному підрозділі його керівник може встановлювати строки виконання документів та здійснювати контроль за їх виконанням.
87. Строки виконання документів можуть бути типовими або індивідуальними.
Типові строки виконання документів установлюються законодавством України, перелік яких викладено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів та бланків Національного банку України.
Індивідуальні строки виконання документа (завдання) установлюються в нормативно-правовому або розпорядчому акті, а також у резолюції керівництва Національного банку (установи).
88. Індивідуальний строк виконання документа обчислюється в календарних днях.
Строк виконання вхідного документа - із дати його надходження (реєстрації).
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, то останнім днем строку його виконання є перший день після неробочого дня.
Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою керівника, який його встановив, а в разі його відсутності - службовцем, який його заміщує.
У разі зміни строків виконання документа проставляються новий строк і дата, уносяться відповідні зміни до ЕРК та головний виконавець інформує про це підрозділ діловодства.
89. Документи, у яких не зазначено строки їх виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів із дня їх реєстрації - для вхідних документів, з дня накладення резолюції - для створених документів, документи з позначкою 'Терміново" - протягом семи робочих днів.
90. На документах у паперовій формі, які підлягають контролю, ставиться відмітка про контроль шляхом проставляння штампа "Контроль" на лицьовому боці у верхньому правому куті першої сторінки документа, а на документах в електронній формі - в ЕРК СЕД.
91. Співвиконавці документа зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцеві протягом першої половини строку, відведеного для його виконання.
92. Датою виконання документа є дата його реєстрації в ЕРК СЕД.
15. Інформаційно-довідкова робота з документами
93. Інформація про хід розгляду документів у Національному банку надається працівниками підрозділу діловодства в такому порядку: повідомляється дата надходження документа, його реєстраційний номер, назва підрозділу - головного виконавця документа, номер службового телефону виконавця, а також вихідний реєстраційний номер і дата реєстрації (дата відправлення) - у разі виконання документа на час запиту.
94. Забороняється надавати будь-яку інформацію щодо змісту резолюцій керівництва Національного банку (установи) стороннім особам.
IV. Систематизація та зберігання документів
16. Складання зведеної номенклатури справ
95. Для систематизації документів в електронній або паперовій формі складається зведена номенклатура справ Національного банку (далі - номенклатура справ), яка готується підрозділом діловодства центрального апарату або установи Національного банку.
Під час складання номенклатури справ слід керуватися Переліком документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання, затвердженим постановою Правління Національного банку України від 08 грудня 2004 року № 601, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 24 грудня 2004 року за № 1646/10245.
Номенклатура справ складається за структурним принципом її побудови на підставі штатного розпису, цифрових індексів підрозділів, їх положень, номенклатури та описів справ за минулі роки, а також з урахуванням пропозицій підрозділів. Розділами в такій номенклатурі справ є найменування підрозділів.
Закріплення цифрових індексів за підрозділами центрального апарату та установами Національного банку здійснюється підрозділом діловодства і затверджується наказом Національного банку.
96. Номенклатура справ схвалюється Експертною комісією Національного банку з проведення експертизи цінності документів, а затверджується керівництвом Національного банку (установи) згідно з розподілом функціональних обов'язків.
97. До номенклатури справ уключаються назви (заголовки) справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в Національному банку, зокрема справи постійно діючих комісій, комітетів.
До номенклатури справ уносяться також назви (заголовки) справ, що ведуться лише в електронній формі.
До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, журнали, експрес-інформація. Ведення будь-яких справ поза номенклатурою не допускається.
98. Номенклатура справ щорічно (не пізніше грудня поточного року) переглядається, аналізується, уточняється та вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року.
99. До номенклатури справ за рішенням керівника підрозділу можуть вноситися зміни, про що інформується підрозділ діловодства.
100. Новостворений підрозділ не пізніше трьох місяців із дати створення подає номенклатуру справ до підрозділу діловодства.
101. Порядок складання та підготовки номенклатури справ визначається розпорядчим актом Національного банку.
102. Документи незалежно від паперової або електронної форми групуються у справи відповідно до номенклатури справ у хронологічному та/або логічному порядку.
Формування справ документів у паперовій формі здійснюється в підрозділі діловодства.
103. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:
1) вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;
2) групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ та судових справ (ведуться протягом кількох років до їх завершення);
3) вміщувати у справи лише оригінали або, якщо їх немає, то засвідчені в установленому порядку копії документів;
4) не допускати включення до справ чорнових, особистих документів;
5) до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;
6) окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання;
7) за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки).
18. Зберігання документів в діловодстві
104. Документи в паперовій формі з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання до архіву Національного банку зберігаються за місцем формування справ у підрозділі діловодства.
105. Надання доступу до документів (справ) в електронній або паперовій формі для тимчасового користування працівникам Національного банку здійснюється з дозволу керівника підрозділу, в якому було створено документ, іншим установам (організаціям) лише в паперовій формі - з письмового дозволу керівництва Національного банку (установи). Надання документів (справ) у тимчасове користування здійснюється не більше ніж на один місяць.
106. Передавання документів у разі реорганізації або ліквідації підрозділу центрального апарату або установи Національного банку здійснюється згідно з вимогами Інструкції з ведення архівної справи в системі Національного банку України, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 31 серпня 2010 року № 399 (зі змінами).
ЗРАЗКИ
візування проектів нормативно-правових або розпорядчих актів Національного банку України
Зразок
візування постанови або рішення Правління Національного банку України*
(формат А4)
Прізвище, ініціали** | підпис | ||
______________________ | |||
... | ... | ... | |
_______________________ | |||
... | ... | ... | |
______________________ |
__________
*Друкується на зворотному боці останньої сторінки проекту постанови або рішення Правління Національного банку України.
**Прізвище, ініціали, підпис членів Правління Національного банку України.
Зразок
візування наказу, розпорядження
Національного банку України (установи)*
(формат А4)
Назва посади відповідно |
|
| |
________________ |
__________
*Друкується на зворотному боці останньої сторінки проекту наказу, розпорядження Національного банку України (установи).
ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають скануванню та реєстрації в системі електронного документообігу
1. Інформація, що надсилається корпоративною електронною поштою (e-mail) Національного банку України, не потребує реєстрації, крім інформації з обмеженим доступом, яка підлягає обов'язковій реєстрації в системі електронного документообігу Національного банку України.
2. Документи, що стосуються кадрових питань.
3. Заяви та пояснювальні записки, що мають характер особистих пояснень або заяв.
4. Графіки, наряди, рознарядки, заявки.
5. Зведення та інформація, що надіслані до відома.
6. Навчальні плани, програми (копії).
7. Рекламні повідомлення, проспекти, плакати, огляди, порядок денний нарад, конференцій тощо.
8. Прейскуранти цін, норми витрат матеріалів.
9. Вітальні листи, телеграми, запрошення на участь у заходах тощо.
10. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені, збірники).
12. Поточні, місячні, квартальні, піврічні звіти.
13. Форми статистичної звітності.
14. Замовлення переговорних кімнат, послуг для проведення нарад (мікрофонів, здійснення аудіо-, відеозаписів, візуалізація презентацій) та послуг з буфетного обслуговування для проведення нарад та засідань.
