Про затвердження Порядку проведення Державною виконавчою службою України перевірок діяльності структурних підрозділів територіальних органів Міністерства юстиції України, що забезпечують реалізацію повноважень Державної виконавчої служби України
{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 680/5 від 24.04.2014}
Відповідно до пункту 6 частини другої статті 18 Закону України «Про центральні органи виконавчої влади», підпункту 3 пункту 11 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 395, підпункту 1 пункту 5 Положення про Державну виконавчу службу України, затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 385, з метою забезпечення належного контролю за діяльністю структурних підрозділів територіальних органів Міністерства юстиції України, що забезпечують реалізацію повноважень Державної виконавчої служби України, та підвищення ефективності проведення контрольних заходів Державною виконавчою службою України НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок проведення Державною виконавчою службою України перевірок діяльності структурних підрозділів територіальних органів Міністерства юстиції України, що забезпечують реалізацію повноважень Державної виконавчої служби України, що додається.
2. Департаменту взаємодії з органами влади (Палій Н.О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (із змінами).
3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної виконавчої служби України Миронюка І.В. та директора Департаменту взаємодії з органами влади Міністерства юстиції України Палій Н.О.
ПОРЯДОК
проведення Державною виконавчою службою України перевірок діяльності структурних підрозділів територіальних органів Міністерства юстиції України, що забезпечують реалізацію повноважень Державної виконавчої служби України
1. Цей Порядок визначає механізм здійснення Державною виконавчою службою України (далі - ДВС України) перевірок діяльності структурних підрозділів територіальних органів Міністерства юстиції України, що забезпечують реалізацію повноважень ДВС України (далі - територіальні структурні підрозділи), у тому числі стану додержання Конституції України, вимог законів України, указів Президента України та постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України, наказів Міністерства юстиції України, доручень Міністра юстиції України, наказів ДВС України, доручень Голови ДВС України та організації роботи щодо їх виконання.
{Пункт 1 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 680/5 від 24.04.2014}
2. У цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:
комплексна перевірка - планова або позапланова перевірка, під час якої перевіряються всі напрями діяльності територіального структурного підрозділу;
контрольна перевірка - перевірка стану діяльності територіального структурного підрозділу з метою перевірки виконання рекомендацій, наданих під час попередніх перевірок;
планова перевірка - комплексна, цільова, контрольна перевірка діяльності територіальних структурних підрозділів, що проводиться на підставі плану, який затверджується Головою ДВС України;
позапланова перевірка - перевірка діяльності територіального структурного підрозділу, яка не входить до плану перевірок ДВС України;
цільова перевірка - планова або позапланова перевірка, під час якої перевіряється один або декілька напрямів діяльності територіального структурного підрозділу.
3. Комплексна перевірка діяльності територіального структурного підрозділу проводиться раз на три роки.
Контрольна та цільова перевірки діяльності територіального структурного підрозділу проводяться у разі потреби.
Позапланові перевірки можуть проводитись за дорученням Голови ДВС України за наявності однієї з таких підстав:
встановлення фактів, які є підставою для проведення службового розслідування щодо керівників відповідних територіальних структурних підрозділів;
виявлення недостовірності інформації в документах, поданих територіальним структурним підрозділом;
обґрунтоване звернення фізичних та юридичних осіб про порушення територіальним структурним підрозділом вимог нормативних приписів актів законодавства;
неподання в установлений строк територіальним структурним підрозділом звітності;
систематичне порушення посадовими особами територіального структурного підрозділу виконавської дисципліни;
відсутність інформації про усунення порушень, установлених за результатами перевірок;
за дорученням Президента України, Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції України.
II. Організація проведення перевірок
1. Організація проведення перевірок покладається:
комплексних - на структурний підрозділ ДВС України, відповідальний за організацію перевірок;
цільових та контрольних - на структурні підрозділи ДВС України в межах їх компетенції відповідно до мети та завдань перевірки.
2. Для проведення перевірок ДВС України утворюється робоча група, до складу якої, крім працівників структурних підрозділів ДВС України, можуть залучатися працівники територіальних структурних підрозділів.
До складу робочої групи для проведення перевірки не залучаються працівники структурних підрозділів ДВС України, а також працівники територіальних структурних підрозділів, якщо таке залучення призведе до виникнення конфлікту інтересів у цих посадових осіб.
У разі виникнення конфлікту інтересів під час проведення перевірки член робочої групи невідкладно у письмовій формі повідомляє керівника робочої групи, а у разі його відсутності - заступника керівника робочої групи про наявність конфлікту інтересів.
У такому випадку керівник робочої групи або у разі його відсутності заступник керівника робочої групи вживає заходів щодо усунення конфлікту інтересів, зокрема доручає такому члену робочої групи виконувати інші завдання, визначені планом перевірки.
Керівник структурного підрозділу ДВС України, відповідального за організацію перевірок, готує доповідну записку із зазначенням строків проведення перевірки, складу робочої групи і плану перевірки та проект наказу про проведення перевірки.
Вказані документи узгоджуються з керівниками структурних підрозділів з питань фінансово-господарської діяльності та з питань кадрової роботи ДВС України, першим заступником Голови ДВС України чи заступником Голови ДВС України відповідно до розподілу повноважень та у строк не пізніше ніж за десять днів до проведення перевірки подаються Голові ДВС України.
Структурний підрозділ ДВС України, відповідальний за організацію перевірок, доводить наказ про проведення перевірки до відома працівників структурних підрозділів ДВС України та територіальних структурних підрозділів, які беруть участь у перевірці, територіального структурного підрозділу, що підлягає перевірці, у разі проведення позапланової перевірки - в день видання наказу, а у разі проведення планової перевірки - за п’ять днів до проведення перевірки.
Строк перевірки може бути продовжений Головою ДВС України на підставі доповідної записки керівника робочої групи.
1. З прибуттям робочої групи до територіального структурного підрозділу, який підлягає перевірці, проводиться нарада за участю членів робочої групи, керівництва та відповідальних працівників структурного підрозділу, який перевірятиметься, з питань організації здійснення перевірки та ознайомлення зазначених посадових осіб з планом її проведення. У разі необхідності на нараду можуть запрошуватись керівники відповідних головних управлінь юстиції та керівники інших структурних підрозділів цих управлінь юстиції.
2. Члени робочої групи здійснюють перевірку відповідно до своєї компетенції в установлені строки та згідно з планом перевірки.
Робоча група організовує свою роботу так, щоб не перешкоджати територіальному структурному підрозділу, що перевіряється, у здійсненні покладених на нього повноважень та завдань.
У процесі перевірки члени робочої групи аналізують діяльність територіального структурного підрозділу, що перевіряється; узагальнюють матеріали перевірки, формулюють висновки про ефективність функціонування територіального структурного підрозділу; готують рекомендації з удосконалення роботи; надають методичну та практичну допомогу територіальному структурному підрозділу з метою усунення виявлених недоліків.
Перевірка проводиться з додержанням вимог законодавства щодо збереження державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом, недопущення розголошення інформації, що стала відома під час її проведення.
3. Під час перевірки члени робочої групи мають право:
вимагати припинення дій, які перешкоджають проведенню перевірки;
ознайомлюватися з необхідними документами, у разі потреби копіювати їх та додавати копії до матеріалів перевірки;
отримувати необхідні довідки, статистичні дані, іншу інформацію від посадових осіб територіального структурного підрозділу, що перевіряється;
отримувати відповідно до законодавства доступ до баз даних та реєстрів, у тому числі електронних, що містять інформацію, необхідну для здійснення контролю за виконанням покладених на територіальний структурний підрозділ завдань;
вимагати й отримувати від посадових осіб територіального структурного підрозділу, у якому проводиться перевірка, усні та письмові пояснення з питань, що стосуються перевірки, та вимагати від цих осіб невідкладного усунення виявлених порушень;
перевіряти повноту усунення недоліків та порушень, виявлених під час попередніх перевірок.
4. Посадові особи територіальних структурних підрозділів, що перевіряються, на вимогу робочої групи зобов’язані:
надавати необхідні документи, у разі потреби - їх копії до матеріалів перевірки;
надавати необхідні довідки, статистичні дані, іншу інформацію (у разі потреби);
забезпечувати доступ до баз даних та реєстрів, у тому числі електронних, що містять інформацію, необхідну для здійснення контролю за виконанням покладених на територіальні структурні підрозділи завдань;
надавати усні та письмові пояснення з питань, що стосуються перевірки, та забезпечувати невідкладне усунення виявлених порушень.
IV. Оформлення результатів перевірок
1. За результатами перевірки складається довідка у трьох примірниках, яка має розкривати визначені планом перевірки питання, містити аналіз діяльності територіального структурного підрозділу, що перевірявся, повний перелік встановлених фактів порушень чинного законодавства (у разі виявлення порушень), висновки та рекомендації (у разі необхідності) щодо покращення діяльності територіального структурного підрозділу.
Довідка готується винятково на перевірених достовірних фактах. При підготовці довідки повинні бути дотримані об'єктивність і вичерпність опису напряму роботи, що перевірявся. Виявлені порушення чинного законодавства і недоліки у діяльності територіального структурного підрозділу обов’язково підкріплюються конкретними фактами.
2. За змістом довідка повинна бути вичерпною, конкретною.
3. Довідка за результатами перевірки складається з чотирьох частин:
вступної (наводяться: дата підписання довідки за результатами перевірки, найменування територіального структурного підрозділу, що перевірявся, підстави для проведення перевірки, прізвища, імена, по батькові та посади осіб, що проводили перевірку, вид перевірки, період, за який проводилась перевірка, строк проведення перевірки, інформація про попередню перевірку (за потреби та якщо така проводилась);
описової (зазначаються показники, які характеризують діяльність територіального структурного підрозділу з напрямів, які перевірялися, та у разі виявлення конкретні порушення законодавства у діяльності з посиланням на документи, використані при перевірці, зміст порушення, період, у якому дане порушення здійснено, перелік документів, що не були надані під час здійснення перевірки);
висновку (відображається узагальнений опис результату перевірки та у разі виявлених перевіркою порушень законодавства в діяльності структурного підрозділу наводяться посилання на відповідні підпункти, пункти, статті нормативно-правових актів);
рекомендацій (надаються пропозиції щодо покращення стану діяльності, у разі виявлення порушень і недоліків у діяльності територіального структурного підрозділу з перевірених напрямів зазначаються необхідні заходи до їх усунення).
Довідка готується у строк до п’яти робочих днів після завершення перевірки.
Довідка підписується керівником та членами робочої групи та надається/направляється для ознайомлення керівнику відповідного головного управління юстиції та територіального структурного підрозділу відповідного головного управління юстиції. Один примірник довідки надається структурному підрозділу ДВС України, відповідальному за організацію та проведення перевірок.
На останньому аркуші довідки зазначаються кількість складених примірників довідки за результатами перевірки, відмітка про вручення/направлення примірника керівнику головного управління юстиції та територіального структурного підрозділу відповідного головного управління юстиції.
4. У разі незгоди з викладеною у довідці інформацією керівник територіального структурного підрозділу відповідного головного управління юстиції зобов'язаний в письмовій формі протягом трьох робочих днів (з моменту ознайомлення з довідкою) за своїм особистим підписом викласти пропозиції та обґрунтовані пояснення і спростування стосовно наведених у довідці фактів і висновків, з якими він не погодився, та направити їх на розгляд Голові ДВС України.
5. За результатами перевірки за потреби проводиться нарада за участю членів робочої групи та працівників територіального структурного підрозділу, що перевірявся, на яку можуть бути запрошені керівники відповідних головних управлінь юстиції.
V. Розгляд результатів перевірки
1. Структурний підрозділ, відповідальний за організацію та проведення перевірок, не пізніше наступного робочого дня з моменту отримання довідки інформує керівництво ДВС України про результати перевірки.
Голова ДВС України приймає рішення щодо реалізації висновків та рекомендацій за результатами перевірки.
2. Територіальний структурний підрозділ протягом трьох робочих днів після ознайомлення з результатами перевірки розробляє план заходів щодо усунення порушень, виявлених під час перевірки, який затверджується керівником цього підрозділу, та в установлені у плані заходів строки інформує ДВС України про проведену роботу з усунення виявлених недоліків та порушень, а також про вжиті заходи. Контроль за виконанням плану заходів щодо усунення порушень здійснюють структурні підрозділи ДВС України відповідно до компетенції.
3. Структурний підрозділ ДВС України, відповідальний за організацію та проведення перевірок, за результатами перевірки проводить оцінку виявлених порушень, вивчає наявність підстав для притягнення до дисциплінарної відповідальності посадових осіб територіального структурного підрозділу, що перевірявся, та надає пропозиції щодо притягнення їх до дисциплінарної відповідальності.
У разі виявлення за результатами перевірки порушень у роботі відповідних головних управлінь юстиції з питань, що стосуються реалізації повноважень Державної виконавчої служби України, ДВС України інформує про такі порушення Міністерство юстиції України для вжиття відповідних заходів згідно з вимогами чинного законодавства.
4. Довідка та інші матеріали за результатами перевірок зберігаються у структурному підрозділі ДВС України, відповідальному за організацію та проведення перевірок.
