Про затвердження нормативно-правового акта з питань здійснення закупівель товарів, робіт і послуг
{Із змінами, внесеними згідно з Постановами Національного банку
№ 297 від 21.05.2014
№ 695 від 31.10.2014}
З метою координації процесу планування, удосконалення організації та здійснення Національним банком України закупівель товарів, робіт і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, а також відповідно до статті 2 Закону України "Про здійснення державних закупівель" Правління Національного банку України ПОСТАНОВЛЯЄ:
1. Затвердити Положення про здійснення Національним банком України закупівель товарів, робіт і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, що додається.
2. Генеральному департаменту регулювання грошового обігу (Нестеренко В.М.) після державної реєстрації в Міністерстві юстиції України довести зміст цієї постанови до відома структурних підрозділів центрального апарату, територіальних управлінь, структурних підрозділів та одиниць Національного банку України для використання в роботі.
3. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови Національного банку України Ричаківську В.І.
4. Постанова набирає чинності з дня її офіційного опублікування.
ПОЛОЖЕННЯ
про здійснення Національним банком України закупівель товарів, робіт і послуг, пов'язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком
1. Це Положення розроблене відповідно до абзацу другого частини третьої статті 2 Закону України "Про здійснення державних закупівель", Закону України "Про Національний банк України", інших нормативно-правових актів.
2. Це Положення визначає порядок створення конкурсних комісій та Центральної конкурсної комісії Національного банку України, загальні організаційні та процедурні засади їх діяльності, здійснення закупівель товарів, робіт і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком за кошти Національного банку України (далі - Національний банк).
3. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються в таких значеннях:
виконавець - резидент чи нерезидент, який згідно з укладеним договором здійснює поставку товару (товарів), виконання робіт, надання послуги (послуг) відповідальному замовнику;
відповідальні замовники - структурні підрозділи центрального апарату, структурні одиниці та підрозділи, територіальні управління Національного банку (далі - структурні підрозділи);
додаткова (нагальна) потреба - необхідність у закупівлі товарів, робіт чи послуг, яка виникла внаслідок непередбачуваних обставин, у тому числі у зв’язку зі збільшенням обсягів виробництва, на виконання рішень і доручень керівництва Національного банку тощо;
Експертна рада з питань дизайну пам’ятних монет України - дорадчий орган з питань дизайну пам’ятних монет України, що створений у встановленому порядку при Національному банку з метою отримання високохудожніх, кваліфіковано виконаних ескізів (дизайну) інвестиційних, пам’ятних, ювілейних і сувенірних монет;
забезпечення виконання договору про закупівлю - надання виконавцем відповідальному замовнику гарантій виконання ним вимог договору про закупівлю, уключаючи такі способи забезпечення, як перерахування коштів на рахунок замовника, банківська гарантія, порука тощо;
забезпечення конкурсної пропозиції - надання учасником конкурсу відповідальному замовнику гарантій виконання своїх зобов’язань у зв’язку з поданням конкурсної пропозиції, у тому числі такі види забезпечення, як перерахування коштів на рахунок замовника, банківська гарантія, порука тощо;
запит (конкурсна документація) - документація, що розробляється і затверджується відповідальним замовником та безоплатно подається учасникам конкурсу (фізичним/юридичним особам) для підготовки ними конкурсних пропозицій;
конкурс - здійснення конкурентного відбору учасників з метою визначення переможця згідно з процедурами, установленими цим Положенням;
конкурсна комісія - група спеціалістів відповідального замовника, створена для організації та проведення процедур закупівель товарів, робіт і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, згідно з цим Положенням;
обрання переможця - прийняття конкурсною комісією пропозиції учасника, яку визнано найкращою за результатами оцінки, та надання згоди на укладення договору;
послуги - будь-який предмет закупівлі (крім товарів і робіт), уключаючи діяльність з переробки давальницької сировини та послуги виробничого характеру сторонніх організацій з утримання та експлуатації виробничого устаткування та обладнання, що використовується в технологічному процесі з розроблення дизайну, виготовлення захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберігання, транспортування та обліку, послуги щодо забезпечення функціонування та обслуговування систем безпеки, охоронні послуги, послуги з поточного ремонту приміщень будівель і споруд, науково-дослідна чи консультативна діяльність, уключаючи нові технології, системи захисту, експертизи, оцінки, підготовки висновків, а також навчання працівників тощо;
потреба - необхідність у закупівлі товарів, робіт чи послуг, що обумовлена виробничою діяльністю, умовами експлуатації устаткування та обладнання, технологічними процесами тощо та пов’язана із забезпеченням виконання завдань і функцій Національного банку та його структурних підрозділів;
предмет закупівлі - товари, роботи чи послуги, які закуповуються в межах визначеної відповідальним замовником потреби залежно від планів виробництва, призначення, технічних та якісних характеристик, розрахованих обсягів та кількості, способу використання тощо;
пропозиція (конкурсна пропозиція) - пропозиція щодо предмета закупівлі, яка готується та подається учасником відповідальному замовнику відповідно до вимог запиту (конкурсної документації);
пов’язана особа - уживається в значенні, наведеному в Законі України "Про здійснення державних закупівель" у частині, що стосується цього Положення;
роботи - проектування, будівництво нових, розширення, реконструкція, технічне переоснащення, капітальний ремонт та реставрація наявних будівель і споруд виробничого і невиробничого призначення; виробничих приміщень (у яких розташовані виробничі потужності, цехи, дільниці тощо, автоматизовані системи й комплекси, обладнання та устаткування); невиробничих приміщень; касових вузлів, грошових сховищ, приміщень оброблення готівки та інших цінностей з допоміжними приміщеннями, приміщень систем і обладнання газового пожежогасіння, боксів інкасації, приміщень приймання-передавання готівки та інших цінностей, комор зберігання готової продукції; супутні товари і послуги для забезпечення функціонування та обслуговування будівель і споруд, транспорту, технологічного та іншого обладнання, машин, автоматизованих систем, підготовки і навчання персоналу, забезпечення охорони об’єктів і майна, охорони праці та навколишнього середовища тощо;
товари - продукція будь-якого виду виробничого та загальновиробничого призначення, пов’язана з розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, виробниче, інструментальне, технологічне, лабораторне устаткування, обладнання, системи відеоконтролю за технологічним процесом, у тому числі автоматизовані системи контролю за якістю захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України в процесі виробництва, механізми, пристрої тощо, що використовуються в технологічному процесі, а також супутні товари та послуги, пов’язані з поставкою товарів, їх монтажем, пусконалагоджуванням тощо, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих товарів;
учасник процедури закупівлі (далі - учасник) - будь-яка фізична чи юридична особа (резидент або нерезидент), яка підтвердила намір узяти участь у процедурі закупівлі шляхом подання конкурсної пропозиції щодо поставки товару, виконання робіт чи надання послуг або пропозиції на переговорах у разі застосування процедури закупівлі в одного учасника;
Центральна конкурсна комісія Національного банку України (далі - Центральна конкурсна комісія) - група службових (посадових) та інших осіб відповідальних замовників та центрального апарату Національного банку, створена для розгляду і погодження відповідних етапів процедур закупівель, що проводяться конкурсними комісіями, згідно з цим Положенням.
Терміни "об’єкт будівництва", "будівля", "споруда" уживаються в значеннях, наведених у державних будівельних нормах України.
4. Відповідальні замовники створюють конкурсні комісії з метою організації та здійснення процедур закупівель товарів, робіт і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком.
5. Конкурсні комісії здійснюють організацію і проведення процедур закупівель товарів, робіт і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, за умови, що очікувана вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 100 тис. грн. (у будівництві - 300 тис. грн.), або еквівалентну суму в іноземній валюті, а робіт - 1 млн грн., або еквівалентну суму в іноземній валюті.
У разі виникнення додаткової (нагальної) потреби в проведенні процедур закупівель товарів, робіт чи послуг конкурсні комісії здійснюють організацію і проведення закупівель за умови, що очікувана вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 100 тис. грн. (у будівництві - 300 тис. грн.), або еквівалентну суму в іноземній валюті, а робіт - 1 млн грн., або еквівалентну суму в іноземній валюті.
6. У разі проведення закупівлі товару (товарів), послуги (послуг), очікувана вартість яких перевищує 1,2 млн грн., або еквівалентну суму в іноземній валюті, робіт, очікувана вартість яких перевищує 2,0 млн. грн., або еквівалентну суму в іноземній валюті, запит (конкурсна документація), а також рішення конкурсної комісії щодо обрання переможця погоджуються з Центральною конкурсною комісією.
7. Рішення конкурсної комісії щодо застосування процедури закупівлі в одного учасника на закупівлю товару (товарів) чи послуги (послуг), очікувана вартість яких перевищує 500 тис. грн., або еквівалентну суму в іноземній валюті, а також робіт, очікувана вартість яких перевищує 1,5 млн грн., або еквівалентну суму в іноземній валюті, потребує погодження з Центральною конкурсною комісією.
II. Принципи проведення закупівлі. Планування закупівель
1. Закупівля товарів, робіт і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, має здійснюватися з урахуванням таких принципів:
добросовісна конкуренція серед учасників;
раціональне використання коштів, передбачених на закупівлю товарів, робіт і послуг;
об’єктивна та неупереджена оцінка пропозицій учасників;
забезпечення конфіденційності інформації щодо проведених процедур закупівель;
запобігання корупційним діям і зловживанням.
2. Підставою для здійснення закупівель товарів, робіт і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, є план закупівель (додаток 1).
План закупівель складається відповідно до визначених відповідальним замовником потреб у закупівлі товарів, робіт і послуг згідно з вимогами постанов і наказів Національного банку в межах затверджених і доведених центрам кошторисної відповідальності показників кошторисів поточних доходів і витрат, кошторисів інвестицій, фінансових планів, планів витрат за економічними елементами (або показників тимчасових кошторисів поточних доходів і витрат, тимчасових планів витрат за економічними елементами, тимчасових фінансових планів, тимчасових кошторисів інвестицій).
До плану закупівель уключаються всі предмети закупівлі, що мають бути поставлені, виконані, надані для забезпечення виконання завдань і функцій Національного банку та його структурних підрозділів, за умови, що очікувана вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 100 тис. грн. (у будівництві - 300 тис. грн.), або еквівалентну суму в іноземній валюті, а робіт - 1 млн грн., або еквівалентну суму в іноземній валюті.
У разі виникнення додаткової (нагальної) потреби в проведенні закупівлі товарів, робіт чи послуг до плану закупівель уносяться зміни в частині включення закупівлі товару (товарів), послуги (послуг), вартість якого (яких) дорівнює або перевищує 100 тис. грн. (у будівництві - 300 тис. грн.), або еквівалентну суму в іноземній валюті, а робіт - 1 млн грн., або еквівалентну суму в іноземній валюті.
Інформація про товари, роботи та послуги, яку необхідно включити до плану закупівель, у встановленому порядку вноситься до АРМ "Планування закупівель" програмного комплексу "Договори".
Інформація про заплановані роботи, послуги з поточного ремонту будівель і споруд узагальнюється за об’єктом будівництва та видом робіт, послуг.
3. Визначення предмета закупівлі товарів і послуг здійснюється відповідальним замовником на підставі державного класифікатора продукції та послуг за показником п’ятого знака (класифікаційне угруповання "категорія") із зазначенням у дужках конкретної назви товарів чи послуг.
За потреби відповідальний замовник може визначити предмет закупівлі або окремі його частини (лоти) за показниками шостого - десятого знаків за державним класифікатором продукції та послуг.
У разі закупівлі послуг з науково-технічної діяльності відповідальний замовник може визначати предмет закупівлі на підставі державного класифікатора видів науково-технічної діяльності за показником восьмого знака (класифікаційне угруповання "тип") із зазначенням у дужках конкретної назви послуги.
Під час здійснення закупівлі послуг із поточного ремонту предмет закупівлі визначається за об’єктами будівництва на основі Правил визначення вартості будівництва ДСТУ Б Д.1.1-1:2013, прийнятих наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України від 05 липня 2013 року № 293.
{Абзац четвертий пункту 3 розділу II в редакції Постанови Національного банку № 297 від 21.05.2014}
Визначення предмета закупівлі робіт здійснюється відповідальним замовником за об’єктами будівництва, на які складені окремі об’єктні кошториси, на основі Правил визначення вартості будівництва ДСТУ Б Д.1.1-1:2013, прийнятих наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України від 05 липня 2013 року № 293.
{Абзац п'ятий пункту 3 розділу II в редакції Постанови Національного банку № 297 від 21.05.2014}
4. Визначення конкретної назви товарів, робіт чи послуг здійснюється відповідальним замовником на підставі переліку(ів) технологічних операцій, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком (далі - Перелік технологічних операцій), та переліку(ів) товарів, робіт і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком (далі - Перелік товарів, робіт і послуг).
Перелік(и) технологічних операцій та Перелік(и) товарів, робіт і послуг і зміни до них розробляються та затверджуються конкурсною комісією.
Перелік товарів, робіт і послуг має включати всі товари, роботи і послуги, що закуповуються відповідальними замовниками для забезпечення розроблення дизайну, виготовлення захищеного паперу, банкнот, монет, державних нагород України, забезпечення їх зберігання, транспортування і обліку, у тому числі роботи з проектування, будівництва нових, розширення, реконструкції, технічного переоснащення, капітального ремонту та реставрації наявних будівель і споруд виробничого і невиробничого призначення; виробничих приміщень (у яких розташовані виробничі потужності, цехи, дільниці тощо, автоматизовані системи й комплекси, обладнання та устаткування); невиробничих приміщень; касових вузлів, грошових сховищ, приміщень оброблення готівки та інших цінностей з допоміжними приміщеннями, приміщень систем і обладнання газового пожежогасіння, боксів інкасації, приміщень приймання-передавання готівки та інших цінностей, комор зберігання готової продукції; супутні товари і послуги для забезпечення функціонування та обслуговування будівель і споруд, транспорту, технологічного та іншого обладнання, машин, автоматизованих систем, підготовки і навчання персоналу, забезпечення охорони об’єктів і майна, охорони праці та навколишнього середовища тощо.
5. Відповідальні замовники надсилають копії затверджених Переліків технологічних операцій та Переліків товарів, робіт і послуг на паперових носіях та в електронному вигляді до Генерального департаменту регулювання грошового обігу для узагальнення та надання рекомендацій.
Зміни до Переліку(ів) технологічних операцій та Переліку(ів) товарів, робіт і послуг за необхідності вносяться в разі:
зміни технологій і технологічних операцій, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком;
зміни назви та номенклатури відповідних товарів, робіт і послуг, що закуповуються;
необхідності забезпечення виконання законодавчих актів України, нормативно-правових актів та розпорядчих документів Національного банку;
виникнення інших обставин, які були невідомі та не були враховані.
6. План закупівель і зміни до нього розробляються та затверджуються конкурсною комісією.
Плани закупівель та зміни до них на наступний рік щодо компонентів виготовлення захищеного паперу, банкнот і монет (заготованок для виготовлення монет) формуються конкурсними комісіями протягом 30 календарних днів після затвердження обсягів виготовлення захищеного паперу, банкнот і монет та на підставі розпорядчих документів Національного банку.
Конкурсні комісії розробляють і затверджують плани закупівель інших товарів, робіт і послуг, крім компонентів виготовлення захищеного паперу, банкнот і заготованок для виготовлення монет, протягом 30 календарних днів із дати доведення центрам кошторисної відповідальності показників кошторисів поточних доходів і витрат, кошторисів інвестицій, фінансових планів, планів витрат за економічними елементами (або показників тимчасових кошторисів поточних доходів і витрат, тимчасових планів витрат за економічними елементами, тимчасових фінансових планів, тимчасових кошторисів інвестицій) згідно з додатком 1 до цього Положення.
З метою підвищення ефективності роботи конкурсних комісій планування закупівель слід проводити з максимально можливим рівномірним їх розподілом по місяцях, але з урахуванням потреб щодо строків та обсягів виробництва для забезпечення належного функціонування та обслуговування будівель і споруд, транспорту, технологічного та іншого обладнання, машин, автоматизованих систем, підготовки і навчання персоналу, охорони об’єктів і майна, охорони праці та навколишнього середовища тощо.
Планування закупівель із багаторічними зобов’язаннями допускається за наявності відповідних розпорядчих документів Національного банку (розпорядчих документів про затвердження обсягів виготовлення захищеного паперу, банкнот і монет, проектно-кошторисної документації, інвестиційних програм тощо).
7. Очікувана вартість предмета закупівель визначається на підставі проведеного аналізу та порівняння цін на ринках відповідних товарів і послуг та має бути в межах доведених центрам кошторисної відповідальності показників кошторисів поточних доходів і витрат, кошторисів інвестицій, фінансових планів, планів витрат за економічними елементами (або показників тимчасових кошторисів поточних доходів і витрат, тимчасових планів витрат за економічними елементами, тимчасових фінансових планів, тимчасових кошторисів інвестицій, а в разі закупівель основних компонентів виготовлення захищеного паперу, банкнот і заготованок для виготовлення монет - проектів планів витрат за економічними елементами на плановий період).
Якщо очікувана вартість предмета закупівлі є нижчою, ніж розмір суми, зазначений у пункті 5 розділу I цього Положення, то такі закупівлі можуть відображатися в додатку до плану закупівель, який складається в довільній формі.
8. Аналіз ринкових цін на товари і послуги (крім послуг у будівництві) повинен проводитися відповідальним замовником у підрозділі, відповідальному за закупівлю, на підставі визначення, збирання, накопичування та оброблення інформації щодо поточного стану ринків товарів і послуг, ринкової кон’юнктури, динаміки цін з метою максимально правильного визначення очікуваної вартості закупівлі. Зазначений аналіз має бути оформлений у вигляді аналітичної інформації (таблиці, графіки тощо), що складається на підставі інформації, отриманої з:
листів-пропозицій, що надходили до відповідального замовника від підприємств-виробників, їх офіційних представників або інших підприємств;
рекламної інформації підприємств (організацій) тощо;
аналітичних і фінансових звітів, статей комерційних і державних установ тощо;
довідників (електронних баз даних) підприємств;
спеціалізованих комерційних видань;
презентацій, семінарів, виставок, конференцій тощо.
9. Закупівлі товарів, робіт і послуг, проведення яких потребує погодження з Центральною конкурсною комісією відповідно до пунктів 6 та 7 розділу I цього Положення, конкурсні комісії включають до плану закупівель після письмового погодження з Генеральним департаментом регулювання грошового обігу.
Для цього відповідальний замовник надсилає (поштою, електронним повідомленням) на погодження Генеральному департаменту регулювання грошового обігу свої пропозиції з обґрунтуванням щодо закупівель, які планується включити до плану закупівель товарів, робіт і послуг відповідної конкурсної комісії.
Строк погодження Генеральним департаментом регулювання грошового обігу пропозицій до плану закупівель становить не більше ніж 10 робочих днів із дати їх отримання.
Відмова в погодженні оформляється у формі листа на адресу відповідального замовника (конкурсної комісії) із зазначенням причин.
10. Копії затвердженого плану закупівель (витяги із плану закупівель) та змін до нього щодо закупівель, проведення яких потребує погодження з Центральною конкурсною комісією відповідно до пунктів 6 та 7 розділу I цього Положення, надаються Центральній конкурсній комісії протягом п’яти робочих днів із дня їх затвердження.
У разі внесення змін до складу конкурсної комісії разом із планом закупівель (витягом із плану закупівель) конкурсні комісії надають Центральній конкурсній комісії копії наказів (розпоряджень) про створення та склад конкурсних комісій.
У разі внесення змін до планів закупівель та надсилання відповідної інформації до Центральної конкурсної комісії відповідальний замовник у супровідному листі зазначає аргументи, що спричинили їх унесення (коригування кількості й обсягів закупівлі, зміна очікуваної вартості закупівлі, виконання постанов Правління Національного банку, розпоряджень, наказів, доручень керівництва Національного банку, стратегічних та інвестиційних програм, унесення змін до показників кошторисів поточних доходів і витрат, фінансових планів, кошторисів інвестицій, планів витрат за економічними елементами (або тимчасових кошторисів поточних доходів і витрат, тимчасових планів витрат за економічними елементами, тимчасових фінансових планів, тимчасових кошторисів інвестицій) тощо).
11. Керівник відповідального замовника визначає осіб (підрозділи, служби), відповідальних за проведення аналізу ринкових цін на товари і послуги, уведення інформації щодо запланованих та проведених закупівель товарів, робіт і послуг у програмний комплекс "Договори", підготовку заявок на проведення процедур закупівель, складання звітності за результатами закупівель. Відповідні обов’язки визначаються в процедурах внутрішнього контролю та посадових інструкціях працівників.
III. Процедури здійснення закупівель
1. Закупівлі товарів, робіт і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, можуть здійснюватися шляхом застосування однієї з таких процедур:
Конкурс з обмеженою участю є основною процедурою закупівлі.
Початком проведення процедури закупівлі є:
у разі проведення конкурсу з обмеженою участю та двоступеневого конкурсу - дата прийняття конкурсною комісією рішення про затвердження запиту (конкурсної документації);
під час застосування процедури закупівлі в одного учасника - дата прийняття конкурсною комісією рішення про початок закупівлі.
2. Рішення про застосування відповідної процедури закупівлі приймається конкурсною комісією.
3. Відповідальний замовник для проведення процедури закупівлі конкурсною комісією готує заявку з додатками за встановленою формою (додаток 2).
У разі проведення процедури закупівлі в одного учасника разом із заявкою подаються такі документи:
обґрунтування потреби закупівлі з посиланням на нормативно-правові акти та розпорядчі документи, що визначають предмет та обсяг закупівлі (наприклад, розпорядчі документи Національного банку щодо закупівлі товарів, робіт і послуг, копії затвердженого технічного завдання, технічного рішення, дефектної відомості, дефектного акта тощо);
обґрунтування застосування процедури закупівлі в одного учасника, що може бути підтверджене експертними висновками незалежних організацій, нормативними, технічними та іншими документами виробника (уключаючи технічну інформацію і технологічні регламенти) за рішенням конкурсної комісії;
проект договору про закупівлю або основні умови, які обов’язково включатимуться до договору;
копія протоколу переговорів щодо узгодження з виконавцем (виробником) вартості товару, послуг і термінів постачання (виконання), крім виконавців (виробників), які надають послуги (постачають товари) відповідно до тарифів, що встановлюються та регулюються відповідними державними органами;
підтвердні документи від виробника стосовно офіційного статусу продавця (виконавця) у разі потреби.
У разі проведення закупівлі за процедурою конкурсу з обмеженою участю або двоступеневого конкурсу разом із заявкою подаються такі документи:
обґрунтування потреби закупівлі з посиланням на нормативно-правові акти та розпорядчі документи, що визначають предмет та обсяг закупівлі (наприклад, розпорядчі документи Національного банку щодо закупівлі товарів, робіт і послуг, копії затвердженого технічного завдання, технічного рішення, дефектної відомості, дефектного акта тощо);
проект запиту (конкурсної документації);
аналітична інформація за результатами проведеного аналізу та порівняння цін на ринках відповідних товарів (послуг) щодо формування очікуваної вартості закупівлі;
перелік потенційних учасників (не менше двох), яким пропонується надіслати запит (конкурсну документацію) (найменування/П.І.Б., місцезнаходження/місце проживання, номери телефону та факсу).
Для підготовки заявки з додатками керівник відповідального замовника призначає підрозділ (управління, відділ, сектор тощо) та відповідальну особу.
Відповідальний замовник у разі потреби має право звертатися до інших структурних підрозділів у межах їх компетенції за інформацією, необхідною для підготовки заявки.
Заявка підписується відповідальною за її складання особою та керівником відповідальної особи.
4. Заявка з додатками має бути погоджена з юридичною та фінансовою службами відповідального замовника.
Юридична служба відповідального замовника погоджує заявку з додатками на проведення процедури закупівлі в частині її відповідності вимогам цього Положення, нормативно-правових актів та розпорядчих документів Національного банку, а також у частині відповідності проекту договору або основних умов договору вимогам законодавства України.
Фінансова служба відповідального замовника погоджує заявку з додатками на проведення процедури закупівлі в частині наявності в доведених центрам кошторисної відповідальності показниках кошторисів поточних доходів і витрат, кошторисів інвестицій, фінансових планів, планів витрат за економічними елементами (або тимчасових кошторисів поточних доходів і витрат, тимчасових планів витрат за економічними елементами, тимчасових фінансових планів, тимчасових кошторисів інвестицій, проектів планів витрат за економічними елементами на плановий період) відповідних лімітів витрат на здійснення закупівлі, а також у частині відповідності проекту договору або основних умов договору вимогам законодавства.
5. Заявка з додатками після погодження з юридичною та фінансовою службами перевіряється і підписується секретарем конкурсної комісії та затверджується керівником (заступником) відповідального замовника.
6. Для закупівель, проведення яких потребує погодження з Центральною конкурсною комісією відповідно до пунктів 6 та 7 розділу I цього Положення, заявка з додатками, затверджена керівником (заступником) відповідального замовника, має бути погоджена з Юридичним департаментом та Генеральним департаментом регулювання грошового обігу.
Заявки з додатками Фабрики банкнотного паперу та Центрального сховища Національного банку на проведення процедур закупівель, що стосуються придбання обладнання для виготовлення грошей та систем оброблення готівки, очікувана вартість закупівлі яких перевищує 1 млн.грн. з урахуванням ПДВ, та виконання робіт з нового будівництва, реконструкції, технічного переоснащення, реставрації та капітального ремонту цих структурних одиниць незалежно від очікуваної вартості закупівлі погоджуються також з генеральним директором Банкнотно-монетного двору або особою, яка його заміщує.
{Пункт 6 розділу III доповнено новим абзацом згідно з Постановою Національного банку № 695 від 31.10.2014}
7. Для закупівель, які проводяться структурними підрозділами центрального апарату, заявка з додатками, затверджена керівником (заступником) відповідального замовника, має бути погоджена з Фінансовим департаментом.
8. Генеральний департамент регулювання грошового обігу погоджує заявку з додатками в частині її відповідності вимогам цього Положення, необхідності проведення закупівлі, обсягів закупівлі, переліку потенційних учасників конкурсу, кваліфікаційних критеріїв, критеріїв оцінки конкурсних пропозицій учасників, наявності відповідних спеціальних, технічних або якісних характеристик і вимог до предмета закупівлі з урахуванням специфіки закупівлі.
9. Юридичний департамент погоджує заявку з додатками в частині її відповідності вимогам цього Положення та нормативно-правових актів та розпорядчих документів Національного банку, а також у частині відповідності проекту договору або основних умов договору вимогам законодавства України.
10. Фінансовий департамент погоджує заявку з додатками для закупівель, що проводяться конкурсними комісіями структурних підрозділів центрального апарату в частині наявності в доведених центрам кошторисної відповідальності показниках кошторисів поточних доходів і витрат, кошторисів інвестицій (тимчасових кошторисів поточних доходів і витрат, кошторисів інвестицій) відповідних лімітів витрат на здійснення закупівлі (погоджує управління організації кошторисного процесу), а також у частині відповідності проекту договору або основних умов договору вимогам законодавства (погоджує управління договірних відносин).
11. Строк погодження заявки кожним структурним підрозділом становить не більше ніж п’ять робочих днів із дати її отримання.
Відмова в погодженні заявки оформляється у формі листа на адресу відповідального замовника із зазначенням причин.
12. Заявка з додатками, затверджена та погоджена відповідно до вимог пунктів 4-10 цього розділу, подається на розгляд конкурсної комісії.
Конкурсна комісія розглядає заявку з додатками, у разі потреби вносить до неї зміни та затверджує проект запиту (конкурсної документації).
На титульному аркуші запиту (конкурсної документації), що засвідчується підписом голови (заступника голови) конкурсної комісії та відбитком печатки, зазначаються номер протоколу, дата засідання конкурсної комісії, на якому його затверджено.
1. Конкурсна комісія створюється за наказом (розпорядженням) керівника відповідального замовника (Голови Національного банку, заступника Голови Національного банку, який згідно з розподілом функціональних обов’язків здійснює керівництво структурним підрозділом центрального апарату Національного банку) з метою організації проведення процедур закупівель товарів, робіт і послуг та представляє відповідального замовника під час здійснення цих закупівель.
У наказі (розпорядженні) може зазначатися персональний і кількісний склад конкурсної комісії з визначенням заступника (заступників) голови, секретаря та членів конкурсної комісії.
Голова конкурсної комісії в разі потреби може призначати заступника (заступників) голови, секретаря та визначати функції кожного члена конкурсної комісії, якщо в розпорядчому документі про створення конкурсної комісії немає інформації про таке призначення. Рішення голови конкурсної комісії з цих питань уносяться до протоколу засідання конкурсної комісії.
Не може бути призначений секретарем конкурсної комісії працівник юридичної служби, до функціональних обов’язків якого належить надання роз’яснень правового характеру та перевірка відповідності проекту договору законодавству України.
2. Кількість членів конкурсної комісії становить не менше ніж п’ять осіб.
3. Головою конкурсної комісії є керівник або заступник керівника відповідального замовника.
організовує роботу конкурсної комісії та здійснює контроль за виконанням покладених на конкурсну комісію функцій;
приймає рішення щодо проведення засідань конкурсної комісії;
визначає дату і місце проведення засідань конкурсної комісії;
пропонує порядок денний засідань конкурсної комісії;
веде засідання конкурсної комісії;
уносить пропозиції щодо змін у складі конкурсної комісії.
У разі відсутності голови конкурсної комісії його обов’язки виконує заступник голови конкурсної комісії.
4. Секретар конкурсної комісії:
забезпечує ведення та оформлення протоколів засідань конкурсної комісії, протоколів про розкриття пропозицій;
перевіряє правильність визначення предмета закупівлі;
перевіряє правильність оформлення заявки на проведення закупівлі та відповідність її вимогам цього Положення;
перевіряє наявність та правильність уведених позицій (товарів, робіт і послуг, що пропонуються для закупівлі) до програмного комплексу "Договори";
забезпечує оперативне інформування членів конкурсної комісії стосовно організаційних питань її діяльності;
за дорученням голови конкурсної комісії виконує іншу організаційну роботу, а також забезпечує зберігання документів щодо здійснення закупівель, дотримання вимог з питань діловодства під час роботи з документами, здійснює інші повноваження відповідно до вимог законодавства України, нормативно-правових актів, розпорядчих документів Національного банку та цього Положення.
У разі відсутності секретаря конкурсної комісії його обов’язки виконує інший член конкурсної комісії, призначений головою конкурсної комісії.
5. Члени конкурсної комісії зобов’язані:
організовувати та проводити процедури закупівель;
брати участь у засіданнях конкурсної комісії особисто;
забезпечувати рівні умови для всіх учасників процедур закупівель, об’єктивний вибір переможця;
об’єктивно та неупереджено розглядати конкурсні пропозиції учасників процедур закупівель;
у встановленому порядку обирати переможців процедур закупівель, конкурсні пропозиції яких за результатами оцінки визнані найбільш економічно вигідними;
брати участь в обговоренні та прийнятті рішень щодо планування здійснення процедур закупівель, складання та затвердження річного плану закупівель, розроблення та затвердження Переліку(ів) технологічних операцій та Переліку(ів) товарів, робіт і послуг, вибору та проведення процедур закупівель, результатів розгляду, оцінки та порівняння конкурсних пропозицій, обрання переможців процедур закупівель;
забезпечувати збереження конфіденційності інформації, що стосується діяльності конкурсної комісії, та інформації, наданої учасниками процедур закупівель;
дотримуватися вимог законодавства України, нормативно-правових актів, розпорядчих документів Національного банку та цього Положення.
6. Члени конкурсної комісії мають право:
уносити питання на розгляд конкурсної комісії;
ознайомлюватися з усіма матеріалами щодо розгляду, порівняння та оцінки конкурсних пропозицій учасників конкурсу;
одержувати від структурних підрозділів інформацію, необхідну для організації та здійснення процедур закупівель;
зазначати свою думку в протоколах засідань конкурсної комісії.
7. У своїй діяльності конкурсна комісія керується законодавством України, цим Положенням, іншими нормативно-правовими актами та розпорядчими документами Національного банку, а також рішеннями, що приймаються Центральною конкурсною комісією, самою конкурсною комісією з питань, що належать до її компетенції.
Формою роботи конкурсної комісії є засідання, які скликаються головою конкурсної комісії або в разі його відсутності заступником голови.
Перелік питань, що підлягають розгляду на засіданні конкурсної комісії, та порядок денний доводяться до відома членів конкурсної комісії не пізніше ніж за один день до засідання.
8. Конкурсна комісія має право:
одержувати в службах відповідального замовника необхідну для проведення конкурсу інформацію;
залучати до роботи конкурсної комісії в разі необхідності інших працівників Національного банку;
ініціювати залучення на договірних засадах відповідних експертних організацій чи окремих експертів.
9. Конкурсна комісія зобов’язана:
організовувати проведення конкурсу, процедури закупівлі в одного учасника відповідно до вимог цього Положення, забезпечувати рівні умови для всіх учасників конкурсу, обґрунтований вибір переможця;
приймати рішення щодо затвердження річного плану закупівель, Переліку(ів) технологічних операцій та Переліку(ів) товарів, робіт і послуг, вибору та проведення процедури закупівель, результатів розгляду, оцінки та порівняння конкурсних пропозицій, обрання переможців процедур закупівель тощо;
забезпечувати збереження конфіденційності інформації, що стосується діяльності конкурсної комісії, та інформації, наданої учасниками процедур закупівель.
10. Конкурсна комісія забезпечує виконання таких функцій:
складання Переліку(ів) технологічних операцій та Переліку(ів) товарів, робіт і послуг та змін до них;
складання та затвердження плану закупівель та змін до нього;
розгляд та затвердження проекту запиту (конкурсної документації), надання його учасникам та у випадках, передбачених пунктом 6 розділу I цього Положення, надання його Центральній конкурсній комісії для погодження;
надання роз’яснення учасникам щодо змісту запиту (конкурсної документації);
приймання, зберігання, розкриття пропозицій, їх розгляд, забезпечення їх перевірки, оцінки та порівняння;
прийняття рішення про результати конкурсу та у випадках, передбачених пунктом 6 розділу I цього Положення, подання необхідних документів Центральній конкурсній комісії для погодження рішення про вибір переможця;
прийняття рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника та у випадках, передбачених пунктом 7 розділу I цього Положення, подання необхідних документів для його погодження з Центральною конкурсною комісією.
11. Рішення з питань, що розглядаються на засіданнях конкурсної комісії, приймаються простою більшістю голосів у присутності не менше двох третин членів конкурсної комісії. У разі рівного розподілу голосів голос голови конкурсної комісії є вирішальним.
Рішення конкурсної комісії оформляється протоколом, який підписується всіма членами комісії, які брали участь у засіданні.
V. Центральна конкурсна комісія
1. Центральна конкурсна комісія створюється за наказом Голови Національного банку, до складу якої входять представники Фінансового департаменту, Юридичного департаменту, Генерального департаменту регулювання грошового обігу, Банкнотно-монетного двору, Фабрики банкнотного паперу, Центрального сховища.
До функцій Центральної конкурсної комісії належать:
надання рекомендацій у частині організації та проведення процедур закупівель відповідно до вимог цього Положення;
розгляд та погодження запиту (конкурсної документації) у випадках, передбачених пунктом 6 розділу I цього Положення;
розгляд та погодження рішення про обрання переможця конкурсу у випадках, передбачених пунктом 6 розділу I цього Положення;
розгляд та погодження рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника у випадках, передбачених пунктом 7 розділу I цього Положення.
2. Головою Центральної конкурсної комісії є директор Генерального департаменту регулювання грошового обігу.
Голова Центральної конкурсної комісії:
організовує роботу Центральної конкурсної комісії і здійснює контроль за виконанням покладених на цю комісію функцій;
у разі необхідності може призначати заступника голови, секретаря та визначати функції кожного члена Центральної конкурсної комісії, якщо в наказі про створення Центральної конкурсної комісії немає інформації про таке призначення. Рішення голови Центральної конкурсної комісії з цих питань уносяться до протоколу засідання Центральної конкурсної комісії;
приймає рішення щодо проведення засідань Центральної конкурсної комісії;
визначає дату і місце проведення засідань Центральної конкурсної комісії;
пропонує порядок денний засідань Центральної конкурсної комісії;
веде засідання Центральної конкурсної комісії;
уносить пропозиції щодо змін у складі Центральної конкурсної комісії.
У разі відсутності голови Центральної конкурсної комісії його обов’язки виконує заступник голови Центральної конкурсної комісії.
3. Секретар Центральної конкурсної комісії:
забезпечує ведення та оформлення протоколів засідань Центральної конкурсної комісії;
забезпечує оперативне інформування членів Центральної конкурсної комісії стосовно організаційних питань її діяльності;
за дорученням голови Центральної конкурсної комісії виконує іншу організаційну роботу, а також забезпечує зберігання документів щодо здійснення закупівель, дотримання вимог з питань діловодства під час роботи з документами, здійснює інші повноваження відповідно до вимог законодавства України, цього Положення, інших нормативно-правових актів та розпорядчих документів Національного банку.
У разі відсутності секретаря Центральної конкурсної комісії його обов’язки виконує інший член Центральної конкурсної комісії, призначений головою Центральної конкурсної комісії.
4. Члени Центральної конкурсної комісії зобов’язані:
брати участь у засіданнях Центральної конкурсної комісії особисто;
забезпечувати об’єктивний та неупереджений розгляд матеріалів, наданих конкурсними комісіями;
брати участь в обговоренні та прийнятті рішень з питань, що належать до компетенції Центральної конкурсної комісії;
забезпечувати збереження конфіденційності інформації, що стосується діяльності Центральної конкурсної комісії;
дотримуватися вимог законодавства України, цього Положення, інших нормативно-правових актів та розпорядчих документів Національного банку.
У разі відсутності члена Центральної конкурсної комісії (відпустка, хвороба, відрядження) його обов’язки з правом голосування та підписання протоколу засідання має право виконувати особа, на яку згідно з положенням про структурний підрозділ покладено виконання його обов’язків.
5. Члени Центральної конкурсної комісії мають право:
уносити питання на розгляд Центральної конкурсної комісії;
ознайомлюватися з усіма матеріалами щодо процедур закупівель;
зазначати свою думку в протоколах засідань Центральної конкурсної комісії.
6. У своїй діяльності Центральна конкурсна комісія керується законодавством України, цим Положенням, нормативно-правовими актами та розпорядчими документами Національного банку, а також рішеннями, що приймаються Центральною конкурсною комісією з питань, що належать до її компетенції.
Формою роботи Центральної конкурсної комісії є засідання, які скликаються її головою або в разі його відсутності заступником голови.
Інформація про перелік питань, що підлягають розгляду на засіданні Центральної конкурсної комісії, та порядок денний доводяться до відома членів Центральної конкурсної комісії не пізніше ніж за один день до засідання.
Рішення з питань, що розглядаються на засіданнях Центральної конкурсної комісії, приймаються простою більшістю голосів у присутності не менше двох третин членів Центральної конкурсної комісії. У разі рівного розподілу голосів голос голови Центральної конкурсної комісії є вирішальним.
Рішення Центральної конкурсної комісії оформляється протоколом, який підписується всіма членами, які брали участь у засіданні.
Організацію роботи Центральної конкурсної комісії забезпечує Генеральний департамент регулювання грошового обігу.
VI. Конкурсна комісія з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції
1. З метою забезпечення виконання статті 33 Закону України "Про Національний банк України" щодо організації готівкового грошового обігу в частині організації випуску пам’ятних та інвестиційних монет України, сувенірної продукції в Генеральному департаменті регулювання грошового обігу створюється конкурсна комісія з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції.
Конкурсна комісія з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції створюється за наказом (розпорядженням) керівника відповідального замовника (Голови Національного банку, заступника Голови Національного банку, який згідно з розподілом функціональних обов’язків здійснює керівництво структурним підрозділом центрального апарату Національного банку), до складу якої входять представники Генерального департаменту регулювання грошового обігу та Монетного двору.
У наказі (розпорядженні) може зазначатися персональний і кількісний склад конкурсної комісії з визначенням заступника голови, секретаря та членів конкурсної комісії.
2. Головою конкурсної комісії з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції є керівник або заступник керівника відповідального замовника.
Голова конкурсної комісії з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції:
організовує роботу конкурсної комісії та здійснює контроль за виконанням покладених на конкурсну комісію функцій;
за необхідності може призначати заступника (заступників) голови, секретаря та визначати функції кожного члена конкурсної комісії, якщо в розпорядчому документі про створення конкурсної комісії немає інформації про це. Рішення голови конкурсної комісії з цих питань уносяться до протоколу засідання конкурсної комісії;
приймає рішення щодо проведення засідань конкурсної комісії;
визначає дату і місце проведення засідань конкурсної комісії;
пропонує порядок денний засідань конкурсної комісії;
веде засідання конкурсної комісії;
уносить пропозиції щодо змін у складі конкурсної комісії.
У разі відсутності голови конкурсної комісії з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції його обов’язки виконує заступник голови конкурсної комісії.
3. Конкурсна комісія з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції планує свою діяльність на підставі плану випуску пам’ятних та інвестиційних монет України, сувенірної продукції на відповідний рік, затвердженого постановою Правління Національного банку.
Порядок планування випуску монет та сувенірної продукції визначений відповідним нормативно-правовим актом Національного банку з питань організації виготовлення, випуску в обіг і реалізації пам’ятних монет України та сувенірної продукції.
4. До функцій конкурсної комісії з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції належать:
розгляд і затвердження ескізів (дизайну) пам’ятних монет України та (у разі необхідності) сувенірної продукції на підставі наданих Експертною радою з питань дизайну пам’ятних монет України рекомендацій щодо їх затвердження;
надання автору ескізів (дизайну) пам’ятних монет пропозицій щодо їх доопрацювання (у разі потреби).
5. У своїй діяльності конкурсна комісія з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції керується законодавством України, цим Положенням, нормативно-правовими актами Національного банку, а також рішеннями, що приймаються цією конкурсною комісією з питань, що належать до її компетенції.
Формою роботи конкурсної комісії з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції є засідання, які скликаються її головою або в разі його відсутності заступником голови.
Інформація про перелік питань, що підлягають розгляду на засіданні конкурсної комісії з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції, та порядок денний доводяться до відома членів конкурсної комісії не пізніше ніж за два дні до засідання.
Рішення з питань, що розглядаються на засіданнях конкурсної комісії з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції, приймаються простою більшістю голосів у присутності не менше двох третин членів конкурсної комісії. У разі рівного розподілу голосів голос голови конкурсної комісії з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції є вирішальним.
Рішення конкурсної комісії з питань розроблення ескізів (дизайну) монет та сувенірної продукції оформляється протоколом, який підписується всіма членами, які брали участь у засіданні.
VII. Інформування учасників про проведення конкурсів
1. Відповідальний замовник надсилає запит (конкурсну документацію) щодо постачання товарів, виконання робіт чи надання послуг потенційним учасникам, які визначені на підставі попередньо проведеного аналізу на ринках відповідних товарів, робіт і послуг або конкурсів, що були раніше проведені.
У разі проведення закупівель згідно з пунктом 6 розділу I цього Положення запит (конкурсна документація) щодо постачання товарів, виконання робіт, надання послуг потенційним учасникам, які визначені на підставі попередньо проведених ринкових досліджень або конкурсів, що були раніше проведені, повинен бути погоджений Центральною конкурсною комісією.
Генеральний департамент регулювання грошового обігу в разі потреби розробляє зразки запиту (конкурсної документації), надає відповідні рекомендації конкурсним комісіям щодо порядку складання запиту (конкурсної документації), роз’яснення з питань застосування вимог цього Положення.
2. Відповідальний замовник надсилає запити (конкурсну документацію) учасникам у кількості, яка може забезпечити вибір вигіднішої пропозиції, але не менше двох.
3. Запит (конкурсна документація) на участь у конкурсі містить:
1) інструкцію щодо підготовки пропозицій;
2) інформацію і перелік документів, що можуть вимагатися конкурсною комісією з метою оцінки відповідності учасників установленим вимогам та які підтверджують досвід, кваліфікацію і фінансову спроможність учасника, зокрема:
нотаріально засвідчену копію статуту учасника (положення, засновницького договору або іншого документа, який його замінює) у повному обсязі зі змінами (у разі їх наявності). Статут повинен передбачати провадження діяльності, яка відповідає предмету закупівлі. Якщо учасник здійснює діяльність без статуту (положення, засновницького договору або іншого документа, який його замінює), то у складі конкурсної пропозиції він подає письмове пояснення з посиланням на норми відповідних законодавчих актів України про підстави здійснення діяльності без зазначених документів;
{Абзац другий підпункту 2 пункту 3 розділу VII в редакції Постанови Національного банку № 297 від 21.05.2014}
копію документа про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) (для фізичних осіб);
копію паспорта (для фізичних осіб - підприємців);
копію свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість або витягу з Реєстру платників податку на додану вартість - для учасника, який є платником податку на додану вартість;
{Абзац п'ятий підпункту 2 пункту 3 розділу VII в редакції Постанови Національного банку № 297 від 21.05.2014}
копію свідоцтва про сплату єдиного податку або витягу з Реєстру платників єдиного податку - для учасника, який є платником єдиного податку;
{Абзац шостий підпункту 2 пункту 3 розділу VII в редакції Постанови Національного банку № 297 від 21.05.2014}
оригінал або засвідчену в установленому законодавством порядку копію інформаційної довідки або витягу з Єдиного реєстру підприємств, щодо яких порушено провадження у справі про банкрутство, зі строком давності не більше двох тижнів від дати розкриття конкурсних пропозицій;
для нерезидентів - засвідчені підписом і відбитком печатки учасника конкурсу копії бухгалтерського балансу або звіту про фінансовий стан відповідно до міжнародних стандартів фінансової звітності (IFRS) за минулий рік і за останній звітний період, якщо таке передбачено законодавством країни нерезидента;
для резидентів - копію балансу учасника на останню звітну дату;
копію звіту про фінансові результати за останній звітний період;
копію звіту про рух грошових коштів за останній звітний період;
документи, що підтверджують повноваження посадової особи або представника учасника процедури закупівлі на підписання документів конкурсної пропозиції;
засвідчену учасником копію(ї) документа(ів), який(і) підтверджує(ють) повноваження особи (осіб) на підписання договору про закупівлю за результатами конкурсу:
для посадової особи учасника, посада якої визначена в статутних документах, витяг із протоколу зборів засновників (копію протоколу зборів засновників), копію наказу про призначення або інший документ, що підтверджує повноваження посадової особи учасника;
для інших посадових осіб учасника - довіреність і витяг із протоколу зборів засновників (копію протоколу зборів засновників), копію наказу про призначення посадової особи, яка надала довіреність, або інший документ, що підтверджує повноваження посадової особи учасника.
Учасник-нерезидент повинен подати відповідні документи, передбачені законодавством країни, у якій цей учасник зареєстрований.
Документи, які підтверджують статус учасника-нерезидента та повноваження його уповноваженого представника на укладання договорів, повинні бути легалізовані в установленому порядку;
3) інформацію про характер і необхідні технічні та якісні характеристики предмета закупівлі:
відповідна технічна специфікація, плани, креслення, малюнки чи описи предмета закупівлі;
кількість товару, переліки та обсяги робіт;
місце поставки товару, виконання робіт чи надання послуг;
додаткові послуги, які мають бути надані;
строки поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг;
4) методику розрахунку ціни пропозиції із зазначенням того, чи повинна вона включати інші елементи, крім вартості самих товарів, робіт чи послуг, наприклад, витрати на транспортування, страхування, навантаження, розвантаження, сплату митних тарифів, податків, коливання курсу валют та котирувань на міжнародних біржах тощо;
5) інформацію про валюту (валюти), у якій (яких) розрахована і зазначена ціна пропозиції;
6) мову (мови), якою (якими) складаються пропозиції;
7) вимоги відповідального замовника щодо надання конкурсного забезпечення та забезпечення виконання договору про закупівлю;
8) умови повернення чи неповернення конкурсного забезпечення та забезпечення виконання договору;
9) спосіб, місце та кінцевий строк подання пропозицій;
10) прізвище, посаду та контактну інформацію однієї чи кількох посадових осіб або інших працівників відповідального замовника, уповноважених здійснювати зв’язок з учасниками;
11) інформацію про можливість надання учасниками альтернативних конкурсних пропозицій та методики оцінки цих пропозицій;
12) іншу інформацію, яку відповідальний замовник уважає за необхідне включити до запиту (конкурсної документації).
4. Запит (конкурсна документація) на участь у конкурсі готується українською мовою та однією з іноземних мов, що використовується в міжнародній торгівлі, якщо на участь у конкурсі запрошуються іноземні учасники. Тексти повинні бути автентичними, визначальним є текст українською мовою.
5. Запит (конкурсна документація) повинен бути складений так, щоб в учасника конкурсу не було підстав уважати його пропозицією укласти договір про закупівлю.
6. За результатами розгляду конкурсних пропозицій конкурсна комісія надсилає учасникам письмові повідомлення в довільній формі.
VIII. Порядок подання конкурсних пропозицій
1. Конкурсна пропозиція подається в письмовій формі за підписом уповноваженої посадової особи учасника в запечатаному конверті або в іншій формі, зазначеній у запиті (конкурсній документації).
2. Якщо замовник та учасники під час проведення процедури закупівлі надали інформацію в іншій формі, ніж письмова, то зміст такої інформації повинен бути ними письмово підтверджений.
IX. Розкриття, оцінка та порівняння конкурсних пропозицій
1. Розкриття конкурсних пропозицій відбувається в день закінчення строку їх подання.
У разі проведення закупівель згідно з пунктом 6 розділу I цього Положення для участі в розкритті конкурсних пропозицій учасників конкурсна комісія запрошує представників Генерального департаменту регулювання грошового обігу.
2. Під час розкриття конкурсних пропозицій перевіряється наявність усіх необхідних документів, передбачених запитом (конкурсною документацією), наявність інформації про учасника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців та складається протокол за встановленою формою (додаток 3).
3. Відповідальний замовник має право звернутися до учасників за роз’ясненнями щодо змісту їх пропозицій з метою полегшення їх розгляду, оцінки та порівняння.
4. До оцінки відповідальний замовник допускає конкурсні пропозиції, які не були відхилені згідно з вимогами цього Положення.
Конкурсна комісія в разі проведення закупівель, які потребують погодження з Центральною конкурсною комісією відповідно до пункту 6 розділу I цього Положення, має право приймати рішення про допущення до оцінки конкурсних пропозицій учасників, які містять певні невідповідності в частині документів, що підтверджують досвід, кваліфікацію і фінансову спроможність учасника, за таких умов:
учасник конкурсу погоджується в установлений конкурсною комісією термін усунути виявлені невідповідності в частині документів, що підтверджують його досвід, кваліфікацію і фінансову спроможність;
технічні та якісні характеристики товарів (послуг) відповідають умовам запиту (конкурсної документації);
цінова пропозиція на товари, роботи чи послуги не перевищує їх очікуваної вартості.
Рішення конкурсної комісії та Центральної конкурсної комісії з цих питань уключаються до протоколів їх засідань.
5. Конкурсна комісія визначає переможця конкурсу із числа учасників, конкурсні пропозиції яких не було відхилено, на підставі критеріїв і методики оцінки, зазначених у запиті (конкурсній документації).
6. Критеріями оцінки можуть бути:
інші критерії на розсуд замовника.
7. Якщо для визначення найкращої пропозиції використовуються, крім ціни, інші критерії, то в запиті (конкурсній документації) зазначається питома вага цих критеріїв у загальній оцінці пропозицій. Питома вага цінового критерію не може бути нижчою ніж 60 відсотків.
8. У разі проведення закупівель згідно з пунктом 6 розділу I цього Положення конкурсна комісія складає протокол засідання конкурсної комісії про визначення переможця конкурсу з висновками (у разі необхідності) щодо відповідності учасників вимогам, установленим умовами запиту (конкурсної документації), та відповідності їх конкурсних пропозицій умовам запиту (конкурсної документації), а також з висновками спеціалістів або експертів у разі їх залучення, який надсилається Центральній конкурсній комісії для прийняття відповідного рішення.
9. Інформація щодо розгляду та оцінки конкурсних пропозицій є конфіденційною.
1. Відповідальний замовник може вимагати від учасників надання ними підтвердженої документально інформації про відповідність таким вимогам:
є обладнання, а також працівники відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід;
сплачено податки і збори (обов’язкові платежі), передбачені законодавством України;
здійснюється провадження учасниками господарської діяльності відповідно до їх статутів (положень, засновницьких договорів або інших документів, які їх замінюють);
є досвід щодо постачання товарів (сировини, напівфабрикатів, заготованок тощо), виконання робіт та надання послуг іншим замовникам за останні 12 місяців та інформація про аналогічні укладені та виконані договори.
2. Відповідальний замовник повинен вимагати від учасників надання ними підтвердженої документально інформації про товари, роботи або послуги, які відповідно до законодавства України підлягають обов’язковій сертифікації або ліцензуванню в Україні (сертифікати, ліцензії тощо).
3. Вимоги до учасників зазначаються в запиті (конкурсній документації).
XI. Відхилення конкурсних пропозицій
1. Відповідальний замовник відхиляє конкурсну пропозицію, якщо:
учасник не відповідає вимогам, установленим умовами запиту (конкурсної документації);
пропозиція не відповідає умовам запиту (конкурсної документації);
відсутня інформація про учасника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців;
зразки товарів (обладнання, матеріалів, сировини, напівфабрикатів, заготованок тощо) за результатами проведених лабораторних досліджень, експертизи технічних та якісних характеристик, тестування тощо (якщо проведення таких досліджень, експертиз, тестування було передбачено умовами запиту (конкурсної документації)) визнані такими, що не відповідають умовам запиту (конкурсної документації);
є незаперечні докази того, що учасник прямо або опосередковано намагається вплинути на прийняття рішення щодо визначення переможця процедури закупівлі;
виявлено факт участі учасника в змові;
пропозиція подана учасником, який є пов’язаною особою з іншими учасниками процедури;
учасник має заборгованість зі сплати податків і зборів (обов’язкових платежів);
учасник визнаний у встановленому законом порядку банкрутом та відносно нього відкрита ліквідаційна процедура (порушено провадження в справі про банкрутство);
є інші дані щодо фінансової неспроможності учасника.
2. Відповідальний замовник може відхилити пропозицію учасника за наявності даних про факти постачання ним неякісних товарів (послуг), аналогічних предмету закупівлі.
XII. Відміна конкурсу або визнання його таким, що не відбувся
1. Конкурс може бути відмінений за рішенням конкурсної комісії або Центральної конкурсної комісії на будь-якому етапі його проведення до моменту укладення договору з переможцем конкурсу, якщо:
на участь у конкурсі подана одна конкурсна пропозиція щодо предмета закупівлі, визначеного замовником у запиті (конкурсній документації);
на підставі результатів розгляду конкурсних пропозицій конкурсною комісією прийнято рішення про допущення до оцінки тільки одного учасника;
немає подальшої потреби в зазначеній закупівлі;
на момент проведення оцінки конкурсних пропозицій відбулося підвищення або зменшення індексу цін більше ніж на п’ять відсотків щодо індексу цін на день розкриття конкурсних пропозицій.
2. Конкурс може бути визнаний відповідальним замовником таким, що не відбувся, у разі:
перевищення суми ціни найбільш вигідної пропозиції, передбаченої відповідальним замовником на фінансування закупівлі;
відхилено всі пропозиції відповідно до вимог цього Положення;
в інших випадках за рішенням замовника (у тому числі в разі непогодження обрання переможця конкурсу Центральною конкурсною комісією).
3. Для закупівель, проведення яких потребує погодження з Центральною конкурсною комісією відповідно до пункту 6 розділу I цього Положення, у разі відміни конкурсу або визнання його таким, що не відбувся, відповідальний замовник повідомляє про це Генеральний департамент регулювання грошового обігу протягом трьох робочих днів з дати прийняття такого рішення конкурсною комісією.
4. У запиті (конкурсній документації) обов’язково зазначаються випадки, у яких конкурс може бути відмінений або визнаний таким, що не відбувся.
XIII. Обрання переможця та укладення договору про закупівлю
1. Конкурсна комісія визначає переможця конкурсу залежно від кількості отриманих балів відповідно до визначених у запиті (конкурсній документації) методики та критеріїв оцінки.
Загальна кількість отриманих балів розраховується для кожної конкурсної пропозиції.
Переможцем обирається учасник, пропозиція якого за результатами розгляду й оцінки не була відхилена та набрала максимальну кількість балів.
Після обрання переможця (прийняття рішення щодо погодження обрання переможця Центральною конкурсною комісією у випадку, передбаченому пунктом 6 розділу I цього Положення) відповідальний замовник надсилає переможцю конкурсу повідомлення про обрання його переможцем.
2. З учасником, якого обрано переможцем, відповідальний замовник укладає договір про закупівлю. Усі витрати, пов’язані з укладенням договору, покладаються на учасника - переможця конкурсу на умовах, визначених у запиті (конкурсній документації), та відповідно до положень Цивільного кодексу України. Будь-які витрати, понесені учасником - переможцем конкурсу у зв’язку з участю в конкурсі та укладенням договору, у тому числі пов’язані з його нотаріальним посвідченням на вимогу відповідального замовника, не підлягають відшкодуванню.
3. У разі відмови учасника - переможця конкурсу підписати договір про закупівлю або непідписання його протягом 10 робочих днів з дати отримання проекту договору від замовника відповідальний замовник має право визначити найбільш вигідну конкурсну пропозицію з тих, що були допущені до оцінки.
4. Договір про закупівлю укладається в письмовій формі відповідно до положень Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, норм міжнародного приватного права.
5. Конкурсна комісія протягом п’яти робочих днів з дати укладення договору про закупівлю надсилає Центральній конкурсній комісії інформацію про укладення договору за процедурами закупівлі, за якими отримано погодження Центральної конкурсної комісії.
В інформації зазначається таке:
номер договору і дата його укладення;
найменування/П.І.Б. виконавця/відповідального замовника за договором;
предмет закупівлі (стислий виклад);
строк виконання (дії) договору.
XIV. Забезпечення конкурсних пропозицій та забезпечення виконання договору про закупівлю
1. Відповідальний замовник у запиті (конкурсній документації) може встановлювати вимоги щодо надання учасниками забезпечення конкурсної пропозиції відповідно до умов, зазначених у запиті (конкурсній документації). Розмір забезпечення конкурсної пропозиції може становити до 10 відсотків від очікуваної вартості закупівлі.
2. Для забезпечення конкурсної пропозиції учасник зобов’язаний перерахувати на зазначений відповідальним замовником рахунок кошти або надати гарантійний документ (банківську гарантію, поруку тощо) у сумі, визначеній у запиті (конкурсній документації), у національній або в іноземній валюті.
Платіжні реквізити для перерахування коштів з метою забезпечення конкурсної пропозиції зазначаються в запиті (конкурсній документації).
У разі надання гарантійного документа в національній або іноземній валюті місце зберігання гарантійного документа визначається керівником структурного підрозділу, до якого він надійшов для оприбуткування.
3. Забезпечення конкурсної пропозиції повертається учаснику протягом п’яти робочих днів з дня настання підстави для повернення в разі:
закінчення строку дії забезпечення конкурсної пропозиції, зазначеного в запиті (конкурсній документації);
укладення договору про закупівлю з учасником, який обраний переможцем конкурсу;
відкликання конкурсної пропозиції до закінчення строку її подання;
закінчення процедури закупівлі в разі неукладення договору про закупівлю з жодним з учасників, які подали конкурсні пропозиції.
4. Забезпечення конкурсної пропозиції не повертається в разі:
відкликання пропозиції учасником після закінчення строку її подання;
непідписання учасником, який обраний переможцем конкурсу, договору про закупівлю;
ненадання переможцем конкурсу забезпечення виконання договору про закупівлю після отримання повідомлення про обрання його переможцем.
Рішення про відмову в поверненні забезпечення конкурсної пропозиції приймає конкурсна комісія.
У разі неотримання коштів забезпечення конкурсної пропозиції відповідно до умов гарантійного документа стягнення коштів з гаранта здійснюється відповідно до законодавства України.
5. Під час здійснення закупівлі товарів і послуг відповідальний замовник має право вимагати від учасника - переможця конкурсу внесення ним під час укладення договору про закупівлю забезпечення його виконання згідно з умовами, зазначеними в запиті (конкурсній документації). Відповідальний замовник повертає учаснику конкурсу забезпечення виконання договору про закупівлю відповідно до умов, зазначених у цьому договорі.
6. Розмір забезпечення виконання договору про закупівлю може становити до 10 відсотків його загальної вартості.
XV. Умови застосування двоступеневого конкурсу
1. Двоступеневий конкурс проводиться відповідальним замовником у разі:
якщо відповідальний замовник не може визначити необхідні технічні, якісні характеристики (специфікації) товарів (робіт) або визначити вид послуг та якщо для прийняття оптимального рішення про закупівлю необхідно провести попередні переговори з учасниками;
якщо предметом закупівлі є здійснення наукових досліджень, експериментів або розробок, виконання науково-дослідних, дослідно-конструкторських та будівельних робіт;
закупівлі товарів (обладнання, матеріалів, сировини, напівфабрикатів, заготованок тощо), що потребують попереднього проведення лабораторних досліджень, експертизи технічних та якісних характеристик, тестування тощо;
закупівлі послуг з науково-технічної діяльності.
2. Двоступеневий конкурс проводиться в порядку, передбаченому для процедури конкурсу з обмеженою участю з урахуванням особливостей, визначених цим розділом.
Двоступеневий конкурс проводиться в два етапи.
3. На першому етапі всім потенційним учасникам (не менше двох) пропонується подати попередні конкурсні пропозиції без зазначення ціни.
Запит (конкурсна документація) може передбачати лише надання учасниками пропозицій щодо технічних, якісних та інших характеристик предмета закупівлі, умов поставки, підтвердження професійної і технічної компетентності учасників та їх відповідності кваліфікаційним критеріям.
4. Відповідальний замовник під час розгляду попередніх пропозицій має право проводити переговори з будь-ким з учасників для визначення переваг та недоліків у пропозиціях. Замовник під час переговорів не має права застосовувати дискримінаційний режим до різних учасників. За результатами переговорів складається протокол за підписом замовника та учасника, у якому зазначаються відомості про учасника, пропозиції, запропоновані учасником, висновки.
5. Після отримання попередніх конкурсних пропозицій відповідальний замовник має право вносити зміни до запиту (конкурсної документації) щодо технічних та якісних вимог до предмета закупівлі або запропонувати нові характеристики та критерії оцінки.
Про зміну умов запиту (конкурсної документації) відповідальний замовник інформує учасників під час надання запрошень до участі в другому етапі двоступеневого конкурсу.
6. На другому етапі двоступеневого конкурсу відповідальний замовник запрошує до участі учасників (не менше двох), попередні пропозиції яких не було відхилено на першому етапі та пропозиції яких виявилися прийнятними в цілому.
На другому етапі учасники повинні подати остаточні конкурсні пропозиції із зазначенням ціни.
XVI. Умови застосування процедури закупівлі в одного учасника
1. Закупівля в одного учасника - це процедура, відповідно до якої відповідальний замовник укладає договір про закупівлю з учасником після проведення переговорів з одним або кількома учасниками. Відповідальний замовник під час проведення переговорів може вимагати від учасника подання ним підтвердженої документально інформації про відповідність учасника встановленим вимогам відповідно до пункту 1 розділу X цього Положення.
2. Процедура закупівлі в одного учасника застосовується відповідальним замовником, якщо:
немає конкуренції (у тому числі з технічних причин) на товари, роботи чи послуги, які можуть бути поставлені (виконані) лише певним учасником, та немає альтернативи;
є потреба в здійсненні додаткової закупівлі в того самого постачальника (надавача послуг, виконавця робіт) з метою уніфікації, стандартизації або забезпечення сумісності з наявними товарами, технологіями або послугами, якщо заміна попереднього постачальника (надавача послуг) може призвести до виникнення проблем технічного характеру, збільшення експлуатаційних витрат на організацію технологічного процесу (навчання обслуговуючого персоналу, сервісне післягарантійне обслуговування устаткування, додаткову закупівлю запасних частин, витратних матеріалів тощо), несумісності з наявними товарами, технологіями, послугами, що гарантують необхідну якість виготовлення/оброблення грошових знаків, захищеного паперу тощо;
є потреба в здійсненні закупівлі товарів, робіт і послуг, пов’язаних із забезпеченням безперебійного виготовлення захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, забезпеченням нерозголошення інформації щодо цінностей та об’єктів Національного банку тощо;
виникла нагальна потреба в здійсненні закупівлі у зв’язку з особливими обставинами, які відповідальний замовник не міг передбачити;
є потреба післягарантійного обслуговування устаткування (обладнання);
є потреба в здійсненні закупівлі товарів, робіт і послуг, призначених для проведення виробничих випробувань, дослідження їх властивостей та аналізу;
попередньо проведений конкурс був відмінений у зв’язку з тим, що на участь у конкурсі була подана одна конкурсна пропозиція або якщо на підставі результатів розгляду конкурсних пропозицій конкурсною комісією прийнято рішення про допущення до оцінки пропозиції тільки одного учасника.
3. Обґрунтування застосування процедури закупівлі в одного учасника повинно містити:
умови застосування процедури закупівлі;
посилання на експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування процедури закупівлі в одного учасника.
4. Процедура проведення закупівлі в одного учасника, якщо очікувана вартість закупівлі товарів і послуг перевищує 500 тис. грн., а також робіт, очікувана вартість яких перевищує 1,5 млн грн., застосовується після відповідного рішення конкурсної комісії, погодженого з Центральною конкурсною комісією.
У разі проведення закупівлі в одного учасника, якщо очікувана вартість закупівлі товарів і послуг перевищує 500 тис. грн., а також робіт, очікувана вартість яких перевищує 1,5 млн грн., у переговорах з учасником щодо узгодження з виконавцем (виробником) вартості товару, робіт і послуг та термінів постачання (виконання) можуть брати участь представники Генерального департаменту регулювання грошового обігу (за потреби).
XVII. Порядок погодження запиту (конкурсної документації) з Центральною конкурсною комісією
1. Для погодження запиту (конкурсної документації) конкурсні комісії подають до Центральної конкурсної комісії такі документи:
заявку на проведення процедури закупівлі, погоджену відповідно до вимог пунктів 4-10 розділу III цього Положення;
обґрунтування потреби закупівлі з посиланням на нормативно-правові акти та розпорядчі документи, що визначають предмет та обсяг закупівлі (наприклад, розпорядчі документи Національного банку щодо закупівлі товарів і послуг, копії затвердженого технічного завдання, технічного рішення, копії дефектної відомості, дефектного акта тощо);
проект запиту (конкурсної документації);
аналітичну інформацію за результатами проведеного аналізу та порівняння цін на ринках відповідних товарів (послуг) щодо формування очікуваної вартості закупівлі;
перелік потенційних учасників (не менше двох), яким пропонується направити запит (конкурсну документацію) (найменування/П.І.Б., місцезнаходження/місце проживання, номери телефону та факсу);
копію протоколу (витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії з рішенням про направлення запиту (конкурсної документації) Центральній конкурсній комісії на погодження;
пояснювальну записку з інформацією про предмет закупівлі, переліком потенційних учасників, яким планується направити запит (конкурсну документацію) для участі в конкурсі, посаду, прізвище, ім’я, по батькові доповідача та представників відповідального замовника, які братимуть участь у засіданні, тощо.
2. Центральна конкурсна комісія протягом десяти робочих днів розглядає на черговому засіданні поданий пакет документів та приймає рішення. У разі відмови в погодженні запиту (конкурсної документації) у протоколі Центральної конкурсної комісії зазначаються причини відмови.
Центральна конкурсна комісія в разі потреби може звернутися до конкурсної комісії для надання додаткових документів, висновків, пояснень тощо.
У разі надання Центральною конкурсною комісією зауважень до поданого пакета документів він повертається відповідній конкурсній комісії на доопрацювання і подання для повторного розгляду.
3. Центральна конкурсна комісія після підписання протоколу засідання надсилає конкурсній комісії витяг з протоколу засідання щодо результату розгляду.
4. Рішення Центральної конкурсної комісії щодо погодження запиту (конкурсної документації) є підставою для його надсилання відповідальним замовником потенційним учасникам.
XVIII. Порядок погодження рішення про обрання переможця конкурсу з Центральною конкурсною комісією
1. Для погодження рішення про обрання переможця конкурсу конкурсні комісії подають до Центральної конкурсної комісії такі документи:
копію запиту (конкурсної документації), погодженого (погодженої) з Центральною конкурсною комісією, надісланого (надісланої) учасникам для участі в конкурсі, та зміни до нього (неї) у разі їх унесення;
копії конкурсних пропозицій учасників;
копію протоколу про розкриття конкурсних пропозицій;
копію протоколу (витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії щодо обрання переможця конкурсу з висновками (у разі необхідності) щодо відповідності учасників вимогам, установленим умовами запиту (конкурсною документацією), та відповідності пропозицій умовам запиту (конкурсної документації), а також висновками спеціалістів або експертів у разі їх залучення;
пояснювальну записку з інформацією про предмет закупівлі (назва предмета закупівлі, очікувана вартість закупівлі (окремо в іноземній валюті та в гривневому еквіваленті без податку на додану вартість (далі - ПДВ) та митних платежів, а також окремо з урахуванням ПДВ і митних платежів), обґрунтування необхідності проведення закупівлі, наявність коштів у відповідному кошторисі, фінансовому плані тощо), перелік учасників, яким надісланий запит (конкурсна документація) для участі в конкурсі, посаду, прізвище, ім’я, по батькові доповідача та представників відповідального замовника, які братимуть участь у засіданні, тощо.
2. Центральна конкурсна комісія протягом десяти робочих днів розглядає на черговому засіданні поданий пакет документів та приймає рішення. У разі відмови в погодженні рішення про обрання переможця конкурсу в протоколі Центральної конкурсної комісії зазначаються причини відмови.
Центральна конкурсна комісія в разі потреби в робочому порядку може звернутися до конкурсної комісії для подання додаткових документів, висновків, пояснень тощо.
У разі подання Центральною конкурсною комісією зауважень до поданого пакета документів він повертається відповідній конкурсній комісії на доопрацювання і подання для повторного розгляду.
3. Центральна конкурсна комісія після підписання протоколу засідання надсилає конкурсній комісії витяг з протоколу засідання щодо результату розгляду.
4. Рішення Центральної конкурсної комісії щодо погодження обрання переможця конкурсу є підставою для укладення договору про закупівлю.
XIX. Порядок погодження рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника з Центральною конкурсною комісією
1. Для погодження рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника конкурсні комісії подають до Центральної конкурсної комісії такі документи:
заявку на проведення процедури закупівлі, погоджену відповідно до вимог пунктів 4-10 розділу III цього Положення;
копію протоколу (витяг з протоколу) конкурсної комісії щодо прийняття рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника;
обґрунтування застосування процедури закупівлі в одного учасника, що може бути підтверджене експертними висновками незалежних організацій, нормативними, технічними та іншими документами виробника (уключаючи технічну інформацію і технологічні регламенти) за рішенням конкурсної комісії;
проект договору про закупівлю або основні умови, які обов’язково включатимуться до договору;
копію протоколу переговорів щодо узгодження з виконавцем (виробником) вартості товару, послуг і термінів постачання (виконання), крім виконавців (виробників), які надають послуги (постачають товари) відповідно до тарифів, що встановлюються та регулюються відповідними державними органами;
підтверджувальні документи від виробника стосовно офіційного статусу продавця (виконавця) у разі потреби;
пояснювальну записку з інформацією про предмет закупівлі (назва предмета закупівлі, очікувана вартість закупівлі окремо в іноземній валюті та в гривневому еквіваленті, без ПДВ та митних платежів, а також окремо з урахуванням ПДВ і митних платежів, обґрунтування необхідності проведення закупівлі, наявність коштів у відповідному кошторисі, фінансовому плані тощо), посаду, прізвище, ім’я, по батькові доповідача та представників відповідального замовника, які братимуть участь у засіданні, тощо.
2. Центральна конкурсна комісія протягом десяти робочих днів розглядає на черговому засіданні поданий пакет документів та приймає рішення.
У разі відмови в погодженні рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника в протоколі Центральної конкурсної комісії зазначаються причини відмови.
Центральна конкурсна комісія в разі потреби в робочому порядку може звернутися до конкурсної комісії для подання додаткових документів, висновків, пояснень тощо.
У разі подання Центральною конкурсною комісією зауважень до поданого пакета документів він повертається відповідній конкурсній комісії на доопрацювання і подання для повторного розгляду.
3. Центральна конкурсна комісія після підписання протоколу засідання надсилає конкурсній комісії витяг з протоколу засідання щодо результату розгляду.
4. Рішення Центральної конкурсної комісії щодо погодження процедури закупівлі в одного учасника є підставою для укладення договору про закупівлю.
XX. Звітність про проведені закупівлі
1. Звітність щодо закупівель складається за всіма закупівлями, що проведені відповідно до вимог цього Положення, з метою:
моніторингу проведених конкурсними комісіями процедур закупівель;
ведення обліку закупівель шляхом збирання інформації про заплановані конкурсними комісіями закупівлі та результати їх проведення;
координації процесів планування, організації та проведення конкурсними комісіями процедур закупівель;
узагальнення практики здійснення закупівель, підготовки відповідних рекомендацій та надання роз’яснень тощо.
2. Звітність про проведені закупівлі складається конкурсними комісіями щокварталу наростаючим підсумком з початку року за визначеними формами (додатки 4 та 5 до цього Положення) та подається Генеральному департаменту регулювання грошового обігу до 20 числа місяця, наступного після звітного періоду (кварталу). За рішенням керівництва Генерального департаменту регулювання грошового обігу узагальнена інформація може подаватися на розгляд і ознайомлення керівництву Національного банку та відповідним структурним підрозділам.
XXI. Зберігання документів щодо здійснення закупівель
1. Секретар конкурсної комісії забезпечує зберігання документів щодо здійснення процедур закупівель.
2. У справі щодо проведеної процедури закупівлі повинні зберігатися такі документи:
заявка відповідно до додатка 2 до цього Положення (у разі проведення закупівлі, яка потребує погодження з Центральною конкурсною комісією, - її копія);
обґрунтування потреби закупівлі з посиланням на нормативно-правові акти та розпорядчі документи, що визначають предмет та обсяг закупівлі (наприклад, розпорядчі документи Національного банку щодо закупівлі товарів, робіт і послуг, копії затвердженого технічного завдання, технічного рішення, копії дефектної відомості, дефектного акта тощо) (у разі проведення закупівлі, яка потребує погодження з Центральною конкурсною комісією, - його копія);
аналітична інформація за результатами проведеного аналізу ринкових цін на товари і послуги щодо визначеної закупівлі;
протокол (копія протоколу або витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії про застосування відповідної процедури закупівлі та затвердження проекту запиту (конкурсної документації) (у разі складання зазначеного проекту);
витяг з протоколу засідання Центральної конкурсної комісії про погодження/відмову в погодженні запиту (конкурсної документації) у разі проведення закупівлі, яка потребує погодження з Центральною конкурсною комісією;
запит (конкурсна документація);
листи-запрошення (копії листів-запрошень) потенційним учасникам до участі в конкурсі;
протокол переговорів щодо узгодження з виконавцем (виробником) вартості товару, послуг і термінів постачання (у разі проведення процедури закупівлі в одного учасника);
обґрунтування застосування процедури закупівлі в одного учасника (у разі проведення закупівлі, яка потребує погодження з Центральною конкурсною комісією, - його копія);
проект договору про закупівлю або основні умови, які обов’язково включатимуться до договору (у разі проведення процедури закупівлі в одного учасника);
пропозиції учасників конкурсу;
протокол (копія протоколу) про розкриття пропозицій;
копії документів, що підтверджують надання учасниками забезпечення конкурсних пропозицій (у разі наявності такої вимоги);
протокол (копія протоколу або витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії щодо визначення переможця конкурсу/відміни конкурсу або визнання його таким, що не відбувся;
витяг з протоколу засідання Центральної конкурсної комісії про погодження/відмову в погодженні рішення про обрання переможця конкурсу чи рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника (у разі проведення закупівлі, яка потребує погодження з Центральною конкурсною комісією);
листи-повідомлення (копії листів-повідомлень) про результати розгляду пропозицій, надісланих учасникам;
копія договору, укладеного за результатами проведеного конкурсу;
копії документів, що підтверджують надання учасниками забезпечення виконання договору про закупівлю (у разі наявності такої вимоги);
інша інформація в письмовому вигляді, що стосується проведення процедури закупівлі.
3. Строк зберігання документів щодо проведення процедур закупівель установлюється до виконання договору про закупівлю, але не менше ніж три роки. Після закінчення зазначеного строку документи в установленому порядку передаються до архіву відповідно до номенклатури справ відповідального замовника.
XXII. Контроль за здійсненням процедур закупівель
1. Метою здійснення контролю за процедурою закупівель товарів, робіт і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, за кошти Національного банку є встановлення відповідності порядку їх організації та проведення вимогам цього Положення та інших нормативно-правових актів Національного банку.
2. Контроль за дотриманням вимог щодо планування та проведення процедур закупівель у відповідних структурних підрозділах здійснюється шляхом організації процедур внутрішнього контролю.
3. Внутрішній контроль за дотриманням вимог щодо планування та проведення процедур закупівель товарів, робіт і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, за кошти Національного банку здійснюється в порядку, який розробляється відповідальним замовником та затверджується його керівником.
4. Департамент аудиту оцінює ефективність внутрішнього контролю та може надавати рекомендації щодо підвищення його ефективності.
Порядок здійснення аудиту ефективності управління ризиками та внутрішнього контролю з питань закупівель товарів, робіт і послуг у системі Національного банку України визначений відповідними розпорядчими документами Національного банку.
Додаток 1 |
ЗАТВЕРДЖУЮ Голова конкурсної комісії - ___________________________ __________________ 20 __ року |
______________________________________________________
(найменування структурного підрозділу, структурної одиниці,
територіального управління Національного банку України)
№ з/п | Назва предмета закупівлі | Очікувана вартість предмета закупівлі (грн.) | Назва процедури закупівлі | Очікуваний строк початку проведення процедури закупівлі | Термін дії договору | Примітки* |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Секретар конкурсної комісії ____________________________________________
(підпис, ініціали, прізвище)
Протокол засідання від ____________ 20 ___ року №___.
__________
* У разі внесення змін до плану закупівель може зазначатися така інформація:
дата, номер протоколу засідання конкурсної комісії про внесення змін до плану закупівель;
дата, номер протоколу засідання конкурсної комісії про відміну конкурсу або визнання його таким, що не відбувся;
дата, номер укладеного договору за результатами проведеної закупівлі тощо.
Додаток 2 |
ЗАТВЕРДЖУЮ ____________________________ ____________________________ |
ЗАЯВКА
від "____" __________ 20___ року
на проведення процедури закупівлі конкурсною комісією
_________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу, структурної одиниці,
територіального управління Національного банку України)
1. Інформація про предмет закупівлі:
Назва предмета закупівлі (згідно з планом закупівель) | |
Код товару або послуги згідно з державним класифікатором | |
Стаття кошторису | |
Одиниця виміру (у разі закупівлі товару) | |
Кількість (у разі закупівлі товару) | |
Очікувана вартість закупівлі (з ПДВ), грн. | |
Назва окремих частин предмета закупівлі (лотів) (у разі їх визначення) | |
Очікувана вартість окремих частин предмета закупівлі (лотів) з ПДВ (у разі їх визначення), грн. | |
Очікуваний строк початку проведення процедури закупівлі (місяць) | |
Процедура закупівлі | |
Строк для подання конкурсних пропозицій |
2. Складові частини предмета закупівлі, необхідні технічні та якісні характеристики:
2.1. У разі закупівлі товару/послуги:
2.2. Перелік документів, які необхідні відповідальному замовнику для підтвердження якісних характеристик предмета закупівлі, від постачальників товарів, виконавців робіт або надавачів послуг (сертифікати, паспорти, свідоцтва, декларації, дозволи, ліцензії тощо):
1. _____________________________________________________________.
(повна назва документа)
2. _____________________________________________________________.
(повна назва документа)
n. _____________________________________________________________.
(повна назва документа)
3. Основні умови договору про закупівлю:
Місце постачання товарів, виконання робіт чи надання послуг | |
Строк постачання товарів, виконання робіт чи надання послуг | |
Умови розрахунків (наприклад, оплата згідно з актом про приймання-передавання товару (робіт або послуг), попередня оплата (зазначити розмір і строк перерахування)) | |
Строк дії договору | |
Особливі умови (у разі наявності) |
Керівник відповідальної особи | ________________ | ________ | ________________ |
Відповідальна особа | |||
____________________ | ________ | ________________ | |
Перевірено: |
|
| |
__________
1Перелік погоджень визначено в пунктах 4-10 розділу III Положення про здійснення Національним банком України закупівель товарів, робіт і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 07 листопада 2013 року № 440.
Додаток 3 |
ПРОТОКОЛ
про розкриття конкурсних пропозицій
№ ____ від ____________ 20 ___ року
1. Предмет закупівлі _________________________________________
2. Розкриття конкурсних пропозицій відбулося ___________________
(дата, час)
3. Місце розкриття ___________________________________________
4. Перелік конкурсних пропозицій, запропонованих учасниками процедури закупівлі:
Номер і дата реєстрації конкурсної пропозиції відповідальним замовником | Повне найменування/ П.І.Б. учасника процедури закупівлі, місцезнаходження/ місце проживання, телефон/факс | Інформація про наявність усіх необхідних документів, передбачених у запиті (конкурсній документації), назва документа та відмітка про його наявність (так/ні) | Ціна пропозиції | Примітки |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
5.1. Від відповідального замовника:
________________________ | _________ | _______________ |
________________________ | _________ | _______________ |
5.2. Від учасників процедури закупівлі (у разі присутності):
________________________ | _________ | _______________ |
________________________ | _________ | _______________ |
________________________ | _________ | _______________ |
5.3. Від Генерального департаменту регулювання грошового обігу (у разі присутності):
Голова конкурсної комісії ________________________________ | _________ | _______________ |
Додаток 4 |
ІНФОРМАЦІЯ
про закупівлю товарів, робіт і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком,
проведених за ________ - _________ 20__ року
________________________________________________
(найменування конкурсної комісії)
№ з/п | Назва предмета закупівлі | Очікувана вартість предмета закупівлі, грн. | Назва процедури закупівлі | Рішення КК про проведення процедури закупівлі (дата, номер протоколу) | Рішення ЦКК про погодження запиту (конкурсної документації), застосування процедури закупівлі в одного учасника (погоджено/відмовлено/ повернуто на доопрацювання), дата, номер протоколу | Дата направлення учасникам запиту (конкурсної документації) | Дата розкриття конкурсних пропозицій | Найменування/ П.І.Б. учасників, які подали конкурсні пропозиції | Цінова пропозиція учасника, грн. |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Усього | х | х | х | х | х | зазначається кількість учасників | х | ||
Найменування/П.І.Б. учасників, конкурсні пропозиції яких відхилені | Рішення КК про результати конкурсу (дата, номер протоколу) | Рішення ЦКК про погодження обрання переможця (погоджено/ відмовлено/ повернуто на доопрацювання), дата, номер протоколу | Найменування/П.І.Б. переможця | Сума укладеного договору, грн. | Договір (номер, дата укладення) | Примітки |
11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
х | х | х | х | х | зазначається кількість переможців | х |
Закупівлі, які плануються провести, зазначаються в кінці списку.
ЦКК - Центральна конкурсна комісія.
Голова конкурсної комісії | ___________ | ___________________ |
Секретар конкурсної комісії | ___________ | ___________________ |
Додаток 5 |
___________________________________________________________________
(найменування конкурсної комісії)
закупівель товарів, робіт і послуг, пов’язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком
за _______ - ________ 20__ року
Код рядка | Усього за процедурами закупівель | У тому числі за видами процедур закупівель | ||||
конкурс з обмеженою участю | двоступеневий конкурс | закупівля в одного учасника | закупівля без застосування процедур | |||
А | Б | 1=2+3+4+5 | 2 | 3 | 4 | 5 |
I. Загальна кількісна характеристика процедур закупівель - одиниць | ||||||
Усього проведених процедур закупівель, із них: | 1 | 0 | 0 | 0 | х | |
відмінені КК | 2 | 0 | 0 | 0 | х | |
відмінені ЦКК | 3 |
|
|
| х | |
Кількість учасників, які подали конкурсні пропозиції, із них: | 4 | 0 | 0 | 0 | х | |
кількість відхилених пропозицій | 5 | 0 | 0 | 0 | х | |
Кількість переможців (р.6 = р.7 + р.8), із них: | 6 | 0 | 0 | 0 | х | |
вітчизняних | 7 | 0 | 0 | 0 | х | |
іноземних | 8 | 0 | 0 | 0 | х | |
Кількість укладених договорів (р.9 = р.10 + р.11), із них: | 9 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
із резидентами України | 10 | 0 | 0 | 0 |
| |
із нерезидентами України | 11 | |||||
Кількість укладених у попередні роки договорів, які виконуються | 12 | |||||
ІІ. Вартісна характеристика закупівель - тис. грн. | ||||||
Загальна сума коштів, запланованих замовником для закупівель товарів, робіт і послуг | 13 | |||||
Загальна сума коштів за укладеними договорами | 14 | |||||
Фактично сплачені кошти у звітному періоді за укладеними договорами, із них: | 15 | |||||
товарів | 16 | |||||
робіт | 17 | |||||
послуг | 18 | |||||
Загальна сума коштів (фактичні видатки) у звітному періоді за договорами, укладеними в попередні роки, які виконуються | 19 | |||||
