Про затвердження Порядку оформлення і видачі паспорта громадянина України
Відповідно до Законів України “Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні”, “Про основи соціального захисту бездомних осіб і безпритульних дітей”, Положення про паспорт громадянина України, затвердженого Постановою Верховної Ради України від 26 червня 1992 року № 2503-ХІІ, Положення про Державну міграційну службу України, затвердженого Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 405, НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок оформлення і видачі паспорта громадянина України, що додається.
2. Виконання функцій щодо оформлення і видачі паспорта громадянина України до завершення формування системи органів Державної міграційної служби України залишити за органами внутрішніх справ.
3. Департаменту матеріального забезпечення МВС України (Зінов П.І.) забезпечити територіальні органи та підрозділи Державного департаменту у справах громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб МВС України необхідною кількістю бланкової продукції.
4. Начальникам головних управлінь, управлінь МВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі організувати вивчення цього Порядку особовим складом органів та підрозділів внутрішніх справ і забезпечити неухильне дотримання його вимог.
5. Державній міграційній службі України (Ковальчук М.М.):
організувати вивчення цього Порядку працівниками органів Державної міграційної служби України і забезпечити неухильне дотримання його вимог;
забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.
6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
7. Визнати такими, що втратили чинність, наказ МВС України від 15 червня 2006 року № 600 “Про затвердження Порядку оформлення і видачі паспорта громадянина України”, зареєстрований у Міністерстві юстиції України 7 липня 2006 року за № 804/12678 (із змінами), та наказ МВС України від 8 вересня 2005 року № 758 “Про затвердження Порядку оформлення і видачі тимчасового посвідчення, що підтверджує особу громадянина України”, зареєстрований у Міністерстві юстиції України 30 вересня 2005 року за № 1122/11402.
8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра генерал-майора міліції Ратушняка В.І. та Голову Державної міграційної служби України Ковальчука М.М.
9. Цей наказ надіслати за належністю.
ПОРЯДОК
оформлення і видачі паспорта громадянина України
1.1. Цей Порядок розроблений відповідно до Законів України “Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні”, “Про основи соціального захисту бездомних осіб і безпритульних дітей”, Положення про паспорт громадянина України, затвердженого Постановою Верховної Ради України від 26 червня 1992 року № 2503-XII.
1.2. Паспорт громадянина України (далі - паспорт) видається територіальними підрозділами Державної міграційної служби України (далі - територіальні підрозділи) за місцем проживання кожному громадянинові України після досягнення 16-річного віку, а надалі в разі необхідності обмінюється, видається замість утраченого, викраденого або зіпсованого.
Бездомним громадянам паспорти видаються також за місцем перебування.
Видача та обмін паспорта проводяться в місячний строк.
1.3. Для оформлення паспорта особа подає:
заяву про видачу паспорта (додаток 1) (далі - заява);
дві фотокартки розміром 3,5 х 4,5 см (фотокартки, що подаються для оформлення паспорта, мають бути виконані з одного негатива, із зображенням обличчя виключно анфас, без головного убору, виготовленими на тонкому білому або кольоровому фотопапері без кутика; для громадян, які постійно носять окуляри, обов'язкове фотографування в окулярах);
платіжний документ з відміткою банку про сплату державного мита або копію документа про звільнення від сплати державного мита;
довідку про реєстрацію особи громадянином України або свідоцтво про належність до громадянства України, а в необхідних випадках - інші документи, визначені статтею 5 Закону України «Про громадянство України» (за необхідності);
паспорт громадянина України для виїзду за кордон - для громадян України, які постійно проживали за кордоном, після повернення їх на проживання в Україну;
посвідчення про взяття на облік бездомних осіб, видане відповідним центром обліку бездомних осіб (для бездомних осіб).
Оригінали документів повертаються особі після прийняття заяви до розгляду.
1.4. Заява та інші документи, необхідні для оформлення або обміну паспорта, подаються заявником до територіальних підрозділів за місцем проживання.
Особи, які утримуються під вартою, засуджені до арешту, до позбавлення або обмеження волі, подають заяви через адміністрацію відповідної установи виконання покарань або слідчого ізолятора.
Документи для оформлення або обміну паспортів громадянам, які визнані судом обмежено дієздатними або недієздатними, оформлюються на підставі заяви піклувальника або опікуна відповідно.
Під час прийняття заяви та інших документів працівники територіальних підрозділів перевіряють правильність заповнення заяви та її відповідність наданим документам, про що ними вчиняється відповідний запис у графі 9 заяви.
У разі коли особа у заяві відтворює своє ім’я українською мовою відповідно до її національної традиції, правильність відтворення імені особи, яка народилася за межами України, або особи, яка народилася в Україні і має свідоцтво про народження, заповнене російською мовою, не перевіряється.
Якщо особа, яка народилася в Україні, має свідоцтво про народження, видане в Україні, в якому її ім’я відтворено відповідно до української національної традиції, і бажає отримати паспорт із відтворенням свого імені відповідно до своєї національної традиції, особі рекомендується звернутися до органу державної реєстрації актів цивільного стану із заявою про зміну імені.
У такому випадку паспорт оформляється на підставі свідоцтва про зміну імені.
1.5. Заяви розглядають працівники територіальних підрозділів.
2.1. Оформлення паспортів здійснюють працівники територіальних підрозділів, на яких згідно з їх службовими обов'язками покладено заповнення паспортів. Заповнення здійснюється відповідно до поданих документів за допомогою комп'ютерного обладнання або від руки розбірливим почерком, без скорочень та виправлень. У разі допущення помилок або виправлень паспорти підлягають знищенню в порядку, установленому розділом Х цього Порядку.
2.2. Оформлення паспорта здійснюється в такому порядку:
у перші три рядки вносяться дані в називному відмінку про прізвище, ім'я та по батькові громадянина, якщо інше не випливає із закону або звичаю національної меншини, до якої він належить;
у рядку “Дата народження” запис учиняється словесно-цифровим способом;
у рядку “Місце народження” записи щодо громадян, які народилися на території України, учиняються відповідно до даних, що містяться у свідоцтві про народження, а щодо громадян, які народилися за межами України, - відповідно до поданих документів. При цьому вносяться:
у місті Києві та місті Севастополі - назва міста;
у містах обласного чи республіканського (Автономної Республіки Крим) значення - назва міста й області (Автономної Республіки Крим), до складу якої воно входить;
у решті населених пунктів - назва населеного пункту, району, області (Автономної Республіки Крим);
за кордоном - відомості відповідно до документа, що посвідчує факт реєстрації народження особи, або паспорта, що підлягає обміну, з обов'язковим зазначенням країни народження.
На першу сторінку паспорта, у призначену для цієї мети рамку, вклеюється фотокартка особи, якій оформлюється паспорт.
Перед уклеюванням фотокартки в нижній частині рамки зазначаються прізвище та ініціали власника паспорта.
у перші три рядки вносяться дані в називному відмінку про прізвище, ім'я та по батькові громадянина російською мовою;
у четвертий та п'ятий рядки - дані про дату та місце народження російською мовою;
у шостому рядку зазначається стать особи українською та російською мовами;
у рядках “Ким виданий паспорт” записи про орган, що видав паспорт, робляться українською та російською мовами.
2.3. На сторінках від сьомої до дев'ятої, які призначені для особливих відміток, проставляються лише відмітки, унесення яких до паспорта (дані про дітей віком до 16 років, наявність паспорта громадянина України для виїзду за кордон) покладено на Державну міграційну службу України. Дані про дітей уносяться за заявою батьків на підставі свідоцтва про народження. Інформація про внесення в паспорт таких відміток вноситься до графи “Службові відмітки” на зворотному боці заяви про видачу паспорта.
2.4. На десятій сторінці відповідно до поданих документів робляться відмітки про сімейний стан власника паспорта. Зразки штампів для внесення відміток про реєстрацію шлюбу або про розірвання шлюбу наведено у додатку 2 до цього Порядку. На зворотному боці заяви в графі “Службові відмітки” зазначається попереднє прізвище особи.
2.5. На сторінках від одинадцятої до шістнадцятої проставляється штамп реєстрації місця проживання особи (додаток 3) та штамп зняття з реєстрації місця проживання особи (додаток 4), які заповнюються відповідно до поданих документів. При обміні паспорта відомості про реєстрацію (зняття з реєстрації) місця проживання переносяться із паспорта, що підлягає обміну. Зазначені штампи не проставляються, якщо оформити реєстрацію водночас з оформленням паспорта немає можливості.
2.6. Після оформлення паспорта до графи 10 заяви вносяться дані про серію, номер і дату видачі паспорта, прізвище та ініціали працівника, який оформив паспорт. Працівник, який оформив паспорт, ставить свій підпис, після чого реквізити паспорта вносяться до Книги обліку надходження і витрачання бланків паспортів (додаток 5) (далі - Книга обліку).
2.7. Правильність оформлення паспорта разом з підставами для оформлення перевіряється посадовою особою територіального підрозділу, яка за своїми службовими обов'язками відповідає за оформлення та видачу паспорта громадянина України, про що робиться відповідна відмітка в графі 11 заяви. Після перевірки на фотокартці, уклеєній у паспорт, проставляється рельєфний відбиток печатки, а на другій сторінці паспорта вчиняється підпис посадової особи територіального підрозділу. Підпис скріплюється гербовою печаткою. Номери гербової печатки та рельєфного відбитка печатки повинні бути чіткими і збігатися.
3.1. Третя і п'ята сторінки паспорта передбачені для вклеювання в паспорт додаткових фотокарток при досягненні особою віку 25 або 45 років.
3.2. Для вклеювання фотокартки при досягненні громадянином відповідного віку особа протягом місяця подає працівнику територіального підрозділу за місцем проживання паспорт і дві фотокартки розміром 3,5 х 4,5 см із зображенням, яке відповідає досягнутому нею віку та вимогам абзацу п’ятого пункту 1.3 розділу І цього Порядку.
Вклеювання до паспорта фотокартки при досягненні громадянином 25- і 45-річного віку проводиться у п’ятиденний строк.
Надані фотокартки порівнюються із зовнішністю особи та фотокартками, які вже вклеєні на відповідні сторінки паспорта, після чого одна фотокартка вклеюється в паспорт, а друга - у заяву у спеціально відведені для цього місця.
Перед уклеюванням фотокартки в паспорт у нижній частині рамки, яка визначена як місце для вклеювання фотокартки в паспорті та заяві, зазначаються прізвище та ініціали власника паспорта.
На четверту та шосту сторінки паспорта вноситься запис про орган, яким здійснюється вклеювання фотокарток у паспорт, та вчиняється підпис посадової особи. Підпис скріплюється гербовою печаткою. Після перевірки фотокартка, уклеєна в паспорт, скріплюється рельєфним відбитком печатки. Номери гербової печатки та рельєфного відбитка печатки повинні збігатися. Відповідний запис вноситься також на зворотний бік заяви.
Якщо фотокартка вклеюється в територіальному підрозділі, який видав особі паспорт, уклеювання здійснюється одночасно і в паспорт, і в заяву.
Якщо паспорт видавався іншим територіальним підрозділом, інформація про це записується до Журналу обліку вклеювання фотокарток у паспорт громадянина України у зв'язку з досягненням особою 25 або 45 років (додаток 6), а до територіального підрозділу за місцем видачі паспорта направляється відповідне повідомлення про вклеювання фотокартки (додаток 7) з долученням до нього другої фотокартки, на зворотному боці якої зазначаються прізвище та ініціали особи.
3.3. Не пізніше наступного дня після надходження повідомлення про вклеювання фотокартки в паспорт долучена до нього фотокартка вклеюється у відповідну заяву. При цьому обов'язково перевіряється тотожність зображення із зображенням на фотокартках, уклеєних у заяву.
Якщо при порівнянні фотокарток не буде встановлено тотожність особи або виявиться невідповідність даних про власника паспорта, зазначених у повідомленні, з даними, указаними в заяві, фотокопії заяви та повідомлення надсилаються до територіального підрозділу, який здійснював уклеювання фотокартки, для з'ясування причин виявлених розбіжностей та вжиття відповідних заходів.
Про результати проведеної роботи обов'язково повідомляється територіальний підрозділ за місцем видачі паспорта.
4.1. Обмін паспорта здійснюється в разі:
зміни (переміни) прізвища, імені або по батькові;
установлення розбіжностей у записах;
непридатності паспорта для користування.
4.2. Для обміну паспорта особа подає:
дві фотокартки розміром 3,5 х 4,5 см (з урахуванням вимог абзацу п’ятого пункту 1.3 розділу І цього Порядку);
платіжний документ з відміткою банку про сплату державного мита або оригінал і копію документа про звільнення від сплати державного мита;
документи, що підтверджують обставини, на підставі яких паспорт підлягає обміну.
У разі якщо обмін паспорта здійснюється у зв'язку з його непридатністю для користування (відсутність або пошкодження фотокартки, псування записів про прізвище, ім'я та по батькові, дату або місце народження тощо), працівником територіального підрозділу перевіряється належність зіпсованого паспорта особі, яка подала його для обміну, відповідно до розділу VI цього Порядку. Для здійснення перевірки додатково у разі необхідності надається ще одна фотокартка.
V. Видача паспорта деяким категоріям громадян
5.1. Іноземці та особи без громадянства, які набули громадянства України відповідно до законодавства України, отримують паспорти на підставі довідки про реєстрацію громадянином України, виданої територіальним органом Державної міграційної служби (далі - територіальний орган).
У графі восьмій заяви зазначаються реквізити довідки, а в графі “Службові відмітки” - номер і дата рішення про набуття особою громадянства України та країна попереднього громадянства.
5.2. Громадяни України, які постійно проживали за кордоном і повернулися на проживання в Україну, отримують паспорти в тому територіальному підрозділі, де оформлятимуть реєстрацію місця проживання. Підставою для оформлення паспорта є паспорт громадянина України для виїзду за кордон з відміткою “Знятий з консульського обліку”, унесеною закордонною дипломатичною установою України.
У разі якщо особа повернулася на проживання в Україну без зняття з консульського обліку, вона звертається до територіального органу із заявою про повернення на проживання в Україну, в якій зазначається адреса майбутньої реєстрації місця її проживання в Україні.
Працівник територіального органу анулює відмітку про взяття на консульський облік у паспорті громадянина України для виїзду за кордон особи і надсилає до МЗС України повідомлення про реєстрацію місця проживання такої особи в Україні.
Паспорт громадянина України для виїзду за кордон з анульованою відміткою про перебування на консульському обліку є підставою для оформлення паспорта.
У графі восьмій заяви зазначаються реквізити паспорта громадянина України для виїзду за кордон, а в графі “Службові відмітки” - дата й країна прибуття.
VI. Видача паспортів замість утрачених або викрадених
6.1. Для оформлення паспорта замість утраченого або викраденого особа подає:
заяву про втрату або викрадення паспорта за зразком, наведеним у додатку 8 до цього Порядку (далі - заява про втрату паспорта);
дві (три - у разі одержання втраченого паспорта в іншому територіальному підрозділі) фотокартки розміром 3,5 х 4,5 см;
платіжний документ з відміткою банку про сплату державного мита або копію документа про звільнення від сплати державного мита;
документи, на підставі яких у паспорті проставляються відмітки, визначені в пункті 2.3 розділу ІІ цього Порядку (пред’являє за наявності);
копію постанови про порушення або відмову в порушенні кримінальної справи за заявою особи до органів внутрішніх справ про викрадення паспорта (пред’являє за наявності).
6.2. Заява про втрату паспорта реєструється в Журналі реєстрації заяв про втрату або викрадення паспорта (додаток 9), після чого посадовою особою територіального підрозділу заводиться справа про втрату або викрадення паспорта (далі - справа про втрату паспорта), до якої долучаються подані документи та матеріали перевірки.
До видачі паспорта територіальний підрозділ на підставі заяви (додаток 10) видає громадянину тимчасове посвідчення, що підтверджує особу громадянина України (додаток 11) (далі - тимчасове посвідчення), відповідно до розділу VII цього Порядку.
Строк розгляду заяви про втрату паспорта - 1 місяць. У разі необхідності проведення додаткової перевірки за матеріалами справи про втрату паспорта або несвоєчасного надходження відповіді на направлені запити строк розгляду продовжується не більше ніж на 1 місяць.
6.3. Працівником територіального підрозділу здійснюється перевірка особи за реєстраційними обліками.
Якщо втрачений паспорт був отриманий у територіальному підрозділі, до якого подано заяву про втрату паспорта, здійснюється звірка даних особи та її фотозображення з даними і фотокарткою, уклеєною до заяви про видачу попереднього паспорта.
У разі отримання паспорта в іншому територіальному підрозділі для підтвердження видачі втраченого паспорта саме тій особі не пізніше наступного дня після надходження заяви про втрату паспорта до цього територіального підрозділу надсилається запит за формою, наведеною у додатку 12 до цього Порядку, з долученою фотокарткою особи.
Перевірка за запитом здійснюється протягом двох діб після його надходження. Під час перевірки відомості, наведені в запиті, та долучена до нього фотокартка порівнюються з даними заяви про видачу втраченого паспорта та вклеєною до неї фотокарткою. Одночасно в графі “Службові відмітки” оригіналу заяви проставляється відмітка про дату надходження запиту і орган, який оформлює паспорт замість утраченого, після чого заява поміщається до архівної картотеки.
За результатами перевірки складається відповідь за формою, наведеною у додатку 13 до цього Порядку, до якої долучається копія заяви про видачу втраченого паспорта.
6.4. У разі якщо при порівнянні фотокарток не встановлено тотожність зображеної на них особи або виявлено невідповідність відомостей, зазначених у запиті, даним заяви про видачу паспорта, про це повідомляється територіальному підрозділу, який надіслав запит, для вжиття додаткових заходів з установлення особи заявника і обставин виникнення розбіжностей.
6.5. Якщо під час перевірки за запитами буде встановлено, що особа перебуває в розшуку, результати перевірки повідомляються негайно телеграфом або факсимільним зв'язком, відповідні матеріали надсилаються поштою.
6.6. Особа, яка втратила паспорт після зняття з реєстрації попереднього місця проживання до оформлення реєстрації нового місця проживання, подає документи до територіального підрозділу за фактичним місцем проживання, у разі зміни місця проживання в межах адміністративно-територіальної одиниці - за останнім місцем проживання.
6.7. Бездомні громадяни оформлюють паспорти замість утрачених за місцем майбутньої реєстрації місця їх проживання або перебування. При цьому до заяви про втрату паспорта долучається копія заяви про реєстрацію майбутнього місця проживання або перебування, зареєстрована в Журналі реєстрації заяв про оформлення реєстрації місця проживання/перебування бездомних осіб (додаток 14), та копія виданого відповідним центром обліку бездомних осіб посвідчення про взяття на облік бездомної особи.
6.8. Після прийняття заяв від осіб, зазначених у пунктах 6.6 і 6.7 цього розділу, за необхідності здійснюються додаткові перевірки щодо документування за місцем реєстрації попереднього місця проживання, оформлення документів для виїзду за кордон на постійне проживання.
Після проведення необхідних перевірок за заявою про втрату паспорта працівником територіального підрозділу складається висновок за заявою про втрату паспорта (додаток 15), який затверджується керівником цього підрозділу. У цьому висновку зазначаються результати перевірки і прийняте рішення про видачу паспорта.
Якщо в результаті проведених перевірок буде встановлено, що особа, яка заявила про втрату паспорта, є особою без громадянства, їй видається довідка (додаток 16).
6.9. Якщо втрачений паспорт було знайдено під час розгляду заяви про втрату паспорта, розгляд справи про втрату паспорта припиняється. У разі знаходження паспорта після отримання нового особа повинна здати знайдений паспорт до територіального підрозділу, де оформлювався новий паспорт, про що особу необхідно попередити під час подачі заяви про втрату паспорта.
Знайдені паспорти знищуються відповідно до пункту 10.4 розділу Х цього Порядку. Якщо паспорт знайдено в іншому територіальному підрозділі, то за місцем видачі паспорта надсилається повідомлення про його знищення.
VII. Оформлення і видача тимчасового посвідчення
7.1. Для оформлення тимчасового посвідчення особа подає:
одну фотокартку розміром 3,5 х 4,5 см;
документ, що посвідчує особу, яка втратила паспорт.
У разі відсутності будь-якого документа, що посвідчує особу, яка втратила паспорт, у тимчасовому посвідченні вчиняється запис "Оформлено без документа, що посвідчує особу заявника".
7.2. До тимчасового посвідчення вносяться такі відомості:
прізвище, ім'я та по батькові заявника;
місце проживання заявника із зазначенням адреси;
дата видачі тимчасового посвідчення, орган, який його видав, та термін його дії.
Усі записи в тимчасовому посвідченні здійснюються українською мовою.
7.3. Тимчасове посвідчення оформлюється протягом трьох робочих днів з дня надходження заяви про його видачу.
Строк дії тимчасового посвідчення - 1 місяць. У разі незакінчення в місячний строк провадження у справі про втрату паспорта рішенням керівника територіального підрозділу строк його дії продовжується не більше ніж на 1 місяць.
Фотокартка, що вклеюється до тимчасового посвідчення особи, скріплюється гербовою печаткою, яка використовується для проставляння в паспорті. Тимчасове посвідчення підписується посадовою особою територіального підрозділу, у якому воно видане.
7.4. У лівому верхньому куті зворотного боку тимчасового посвідчення проставляється штамп територіального підрозділу, який його видав. Тимчасовому посвідченню присвоюється номер справи про втрату паспорта, який проставляється в штампі.
7.5. Оформлене тимчасове посвідчення реєструється в Журналі обліку тимчасових посвідчень, що підтверджують особу громадянина України (додаток 17), у якому особа розписується про його отримання.
7.6. При отриманні паспорта громадянина України особа повинна здати тимчасове посвідчення, а в разі його втрати письмово повідомити про це територіальний підрозділ, яким його було видано.
VIII. Процедура встановлення особи
8.1. Якщо в результаті перевірок за заявою про втрату паспорта не буде встановлено особу, що втратила паспорт, проводиться процедура встановлення особи. Це стосується також тих осіб, які вперше отримують паспорт після досягнення віку 18 років.
8.2. Особі пропонується надати наявні документи з фотокартками.
За відсутності документів, за якими може бути встановлено особу, з метою встановлення особи за її письмовою згодою проводиться опитування родичів, сусідів або будь-яких інших осіб (не менше трьох). За результатами їх свідчень складається акт встановлення особи (додаток 18).
8.3. Виходячи з обставин документування кожної конкретної особи, під час проведення процедури встановлення особи проводяться всі можливі перевірки за останнім місцем проживання (надсилаються запити до органів внутрішніх справ, МЗС України), а для осіб, які документуються вперше, - також за місцем видачі свідоцтва про народження для перевірки факту отримання повторного свідоцтва.
8.4. Висновок за результатами проведення процедури встановлення особи (додаток 19), погоджений з керівником територіального підрозділу, затверджується керівником територіального органу, який відповідно до службових обов’язків відповідає за видачу паспорта громадянина України.
8.5. Встановлення особи проводиться протягом місяця, а в разі необхідності проведення додаткових перевірок цей строк продовжується до 2 місяців.
9.1. Вручення паспортів громадянам здійснюється працівником територіального підрозділу, який зобов'язаний:
переконатися, що одержувач паспорта є саме тією особою, на ім'я якої паспорт оформлений, для чого запитати в неї прізвище, ім'я та по батькові, інші дані, звіривши їх із записами в паспорті, а також порівняти зображення обличчя на фотокартці із зовнішністю одержувача паспорта;
запропонувати особі перевірити правильність заповнення паспорта (у разі виявлення в паспорті неправильних записів або відміток, допущення помилок або розбіжностей особі в найкоротший строк, який не повинен перевищувати 7 календарних днів, оформлюється інший паспорт);
запропонувати особі вчинити свій підпис у паспорті (у рядку під фотографічною карткою) та в графі 12 заяви. Якщо особа не може вчинити свій підпис, у заяві зазначається причина цього, а в паспорті робиться прочерк;
вручити паспорт і роз'яснити власникові необхідність унесення даних про реєстрацію місця проживання, якщо дані про це не були внесені одночасно з оформленням паспорта;
повернути документи, які були підставою для оформлення паспорта і не повинні зберігатися в територіальному підрозділі (свідоцтво про народження, свідоцтво про реєстрацію шлюбу тощо).
9.2. Якщо громадянин не отримав оформлений паспорт протягом 6 місяців, працівником територіального підрозділу з'ясовуються причини цього, а власнику паспорта письмово повідомляється про необхідність його одержання та здійснюється попередження про знищення паспорта в разі його неотримання протягом року з часу оформлення. Знищення неотриманих паспортів здійснюється відповідно до розділу Х цього Порядку.
Х. Вилучення, зберігання і знищення паспортів
10.1. Паспорти осіб, взятих під варту або засуджених до позбавлення волі, вилучаються органами дізнання, досудового слідства або судом. При звільненні з-під варти чи від відбування покарання паспорт повертається власникові. При відсутності паспорта в особовій справі засудженого адміністрація установи виконання покарань завчасно вживає заходів щодо його одержання.
У осіб, обвинувачених і підозрюваних у вчиненні злочинів, вилучені паспорти разом з кримінальними справами надсилаються за підсудністю (підслідністю) і в разі їх звільнення з-під варти повертаються власникам під підпис.
У разі відсутності у заарештованих паспорта органами досудового слідства здійснюється відповідна відмітка у матеріалах справи.
Паспорти осіб, засуджених до позбавлення волі, обмеження волі та арешту, осіб, які тримаються в слідчих ізоляторах, надсилаються судовими органами в слідчі ізолятори разом з повідомленням про вирок, який набрав законної сили, стосовно цих осіб. Після отримання паспорти долучаються до особових справ засуджених і зберігаються в окремому конверті на внутрішньому боці обкладинки особової справи, про що робиться відповідна відмітка в описі частини другої справи.
Паспорти видаються звільненим, які своїм підписом на внутрішньому боці обкладинки особової справи підтверджують їх отримання. Одночасно на зворотному боці довідок про звільнення з установ виконання покарань здійснюється запис про повернення паспорта із зазначенням його серії, номера, дати і органу видачі.
10.2. У разі прийняття позитивного рішення за заявою особи щодо оформлення паспорта громадянина України для виїзду за кордон на постійне проживання паспорт цієї особи з відміткою про зняття з реєстрації місця проживання здається до територіального органу, який оформлює виїзд на постійне проживання за кордон. Зданий паспорт надсилається до територіального підрозділу, що його видав.
10.3. Здані до органів державної реєстрації актів цивільного стану чи сільських, селищних рад паспорти померлих не рідше одного разу на місяць надсилаються до територіального підрозділу за місцем проживання цих громадян та знищуються.
До опису заносяться також відомості про померлих, чиї паспорти не були здані. При одержанні опису працівниками територіальних підрозділів з'ясовуються відомості про нездані паспорти (серія, номер, ким і коли видано) і здійснюються заходи щодо їх виявлення та повернення до територіального підрозділу. Якщо паспорти не були повернуті, у заявах про видачу паспорта проставляються відмітки про смерть громадянина і про те, що паспорти не були вилучені, після чого такі заяви поміщаються до архівної картотеки. Якщо паспорт видано іншим територіальним підрозділом, до нього надсилається відповідне повідомлення за формою, встановленою у додатку 20 до цього Порядку, у якому зазначається інформація про смерть власника і про те, що паспорт не зданий.
10.4. Погашаються, уважаються недійсними та знищуються паспорти:
які обмінюються у зв'язку зі зміною (переміною) прізвища, імені та по батькові;
у разі встановлення розбіжностей у записах (невідповідність записів, зроблених у паспорті, записам в інших документах);
у разі непридатності паспорта для користування (пошкодження з різних причин, утрата фотокартки);
осіб, громадянство України яких припинено;
знайдені, замість яких видано нові;
оформлені з порушенням вимог чинного законодавства України;
не отримані власником протягом року.
У графі “Службові відмітки” заяви про видачу паспорта, який підлягає знищенню, зазначаються дата та підстави його знищення, після чого заява вилучається з діючої картотеки і поміщається до архівної картотеки.
У разі оформлення паспорта з порушенням вимог чинного законодавства керівником територіального органу (територіального підрозділу) проводиться службове розслідування, за результатами якого складається висновок у двох примірниках, який надсилається до Державної міграційної служби України (далі - ДМС України) для затвердження керівником відповідного структурного підрозділу ДМС України. Перший примірник затвердженого висновку зберігається в ДМС України, другий - у територіальному органі (підрозділі).
Якщо паспорт, який підлягає знищенню, видавався іншим територіальним підрозділом, до цього територіального підрозділу надсилається повідомлення за формою, наведеною у додатку 21 цього Порядку.
У випадках знищення паспортів, зіпсованих при заповненні, у Книзі обліку проставляється відмітка про псування паспорта із зазначенням номера і дати затвердження акта про знищення паспорта, а в графі 1 наклеюється вирізка з бланка паспорта громадянина України, де зазначено серію і номер паспорта.
Знищення недійсних паспортів здійснюється шляхом їх спалення не рідше одного разу на місяць комісією, створеною керівником територіального органу, про що складається акт за формою, наведеною у додатку 22 до цього Порядку. До знищення паспортів комісія перевіряє внесення до заяв відміток про знищення кожного з них, а також надсилання повідомлень про це у випадках, коли такі паспорти видавались іншими територіальними підрозділами.
В актах зазначаються серії та номери паспортів, прізвища та ініціали громадян, а також відомості про те, ким і коли були видані паспорти та причини знищення. Акти підписуються членами комісії, затверджуються її головою.
ХІ. Облік і зберігання бланків паспортів
11.1. Бланки паспортів громадянина України (далі - бланки) є документами суворої звітності, їх зберігання організовується таким чином, щоб запобігти їх втратам або крадіжкам.
У територіальних органах (територіальних підрозділах) бланки зберігаються в спеціальному ізольованому приміщенні (далі - приміщення) з надійними стінами, обладнаному засувами, ґратами на вікнах і засобами охоронно-пожежної сигналізації, підключеними до пульта централізованого нагляду міліції.
Отримані територіальним органом (територіальним підрозділом) бланки зберігаються в сейфах або вогнетривких шафах (ящиках), розташованих у приміщенні територіального органу (територіального підрозділу).
У неробочий час приміщення (сейфи, шафи, ящики), де зберігаються бланки, опечатуються.
Доступ у приміщення мають тільки особи, які згідно зі своїми посадовими обов'язками відповідають за облік та зберігання бланків (далі - відповідальні особи), а також їх безпосередні керівники і працівники, які мають право на перевірку стану зберігання і обліку бланків (у присутності осіб, що відають зберіганням бланків).
11.2. При прийманні бланків перевіряються стан і цілісність упаковок, відповідність кількості отриманих бланків кількості, зазначеній у супровідних документах, відповідність зазначених на наклейках номерів і серій номерам і серіям, установленим для даного регіону.
Робота з бланками, у тому числі розпечатування пачок, перегляд і перевірка бланків, контроль за оформленням паспортів, здійснюється комісіями для роботи з бланками паспортів, які створюються керівниками територіальних органів, про що складається акт (додаток 23).
Якщо при прийманні бланків виявляються порушення цілісності упаковки, проводяться розпечатування пачки і перевірка кожного бланка окремо.
У випадках нестачі бланків і виявлення дефектних бланків (відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, наявність номерів, що дублюються, непрошитих, зі скошеним шифром у тексті, неправильно зброшурованих за серіями і номерами бланків, що не відповідають наклейкам на пачках, не належать даному регіону) складаються акти у двох примірниках. Перші примірники актів з доданням наклейок і дефектних бланків, а у випадках нестачі бланків - зовнішньої і внутрішньої упаковок, надсилаються до територіальних органів для подальшого пересилання постачальникові. Другі примірники актів є підставою для списання бланків за книгами обліку.
11.3. Територіальні органи отримують бланки за накладною (додаток 24) після пред'явлення оформленого належним чином доручення.
Пересилання бланків здійснюється засобами фельд’єгерського зв’язку в упаковках, що гарантують їх збереження.
Працівники, яким доручено перевезення бланків, попереджаються, що, одержавши бланки, вони зобов'язані негайно відбути до місця призначення. Їм забороняється передоручати бланки іншим особам і виконувати будь-які інші доручення, у тому числі й службового характеру.
Перевезення бланків працівниками, не забезпеченими транспортом, забороняється.
11.4. При надходженні бланків до територіальних органів бланки оприбутковуються за книгами прибутків і видатків бланків паспортів (додаток 25) (далі - книги прибутків і видатків), а при розпечатуванні упаковок при надходженні бланків до територіальних підрозділів служби - за книгами обліку.
Витрачені бланки списуються у видаток за цими самими книгами. Підставою для списання є: у територіальних органах - накладні, у територіальних підрозділах - заяви про видачу паспорта на видані паспорти, копії листів на повернення дефектних бланків і акти про знищення зіпсованих бланків.
Книги прибутків і видатків та книги обліку прошнуровуються, пронумеровуються та скріплюються печаткою і підписом осіб, які відають обліком документів.
Записи в книгах обліку здійснюються фіолетовим або чорним чорнилом (пастою), чітко і без помарок. Помилки виправляються шляхом закреслення неправильних записів і внесення нових, про що робляться застереження за підписом особи, яка відповідає за ведення книги обліку. Підчистки в книгах обліку не допускаються.
У разі втрати чи крадіжки паспортів комісіями для роботи з бланками паспортів проводиться службове розслідування. Матеріали розслідування не пізніше 10-денного строку подаються до територіального органу, який негайно повідомляє ДМС України про втрату чи крадіжку бланків, а надалі інформує про вжиті заходи.
ШТАМПИ
для внесення відміток про реєстрацію шлюбу або розірвання шлюбу
_________________________________________________________________________ ___________________________ року №_____________ ЗАРЕЄСТРОВАНО ШЛЮБ з ________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ |
_________________________________________________________________________ _________________________ року №____________ ЗАРЕЄСТРОВАНО РОЗІРВАННЯ ШЛЮБУ з ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ |
ШТАМП
реєстрації місця проживання особи
МІСЦЕ ПРОЖИВАННЯ ЗАРЕЄСТРОВАНО ЗА АДРЕСОЮ __________________________________________________________ __________________________________________________________ вул. ________________________________________, буд. _____, корп. _____, кв. ______ ___________________ року _____________________________________ № штампа |
ШТАМП
зняття з реєстрації місця проживання особи
ЗНЯТО З РЕЄСТРАЦІЇ МІСЦЯ ПРОЖИВАННЯ _____________________ року ________________________________ № штампа |
КНИГА
обліку надходження і витрачання бланків паспортів
Прибутки | Видатки | Примітки* | |||
Ордер від ____.____.20__ № ___ | № з/п | серія і номер паспорта | дата оформлення паспорта | прізвище, ім’я та по батькові особи, якій оформлено паспорт | |
__________
* До графи „Примітки” вносяться номери актів про знищення пошкоджених паспортів або листів про повернення виробнику дефектних бланків паспортів.
ЖУРНАЛ
обліку вклеювання фотокарток у паспорт громадянина України у зв’язку з досягненням особою 25 або 45 років
№ з/п | Дата вклеювання фотокартки | Прізвище, ім’я та по батькові | Серія і номер паспорта | Ким і коли видано паспорт | Дата і номер повідомлення про вклеювання фотокартки | Примітки* |
__________
* До графи „Примітки” вносяться дані про повернення повідомлень для з’ясування причин розбіжностей.
ПОВІДОМЛЕННЯ
про вклеювання фотокартки
ЗАЯВА
про втрату або викрадення паспорта
ЖУРНАЛ
реєстрації заяв про втрату або викрадення паспорта
№ з/п | Дата реєстрації | Прізвище, ім’я та по батькові заявника | Місце проживання | Дата закінчення розгляду | Серія, номер і дата видачі нового паспорта | Примітки |
Начальникові ________________________ |
Прошу видати тимчасове посвідчення громадянина України, що підтверджує мою особу, на час розгляду моєї заяви про втрату або викрадення (зайве закреслити) паспорта.
Видано тимчасове посвідчення від ____________ 20__ року № _____.
ТИМЧАСОВЕ ПОСВІДЧЕННЯ,
що підтверджує особу громадянина України
ЖУРНАЛ
реєстрації заяв про оформлення реєстрації місця проживання/перебування бездомних осіб
__________________________________________________________________________
(назва територіального підрозділу)
№ з/п | Прізвище, ім’я, по батькові | Дата та місце народження | Дата та номер посвідчення про взяття на облік | Паспортні дані | Місцезнаходження закладу | Строк реєстрації місця перебування з __ по ____ | Дата здійснення реєстрації місця проживання | Примітки |
ВИСНОВОК
за заявою про втрату паспорта
ЖУРНАЛ
обліку тимчасових посвідчень, що підтверджують особу громадянина України
№ з/п | Прізвище, ім’я, по батькові особи, що отримала тимчасове посвідчення | № тимчасового посвідчення | Дата видачі | Підпис особи | Відмітка про повернення тимчасового посвідчення особою, що його отримала |
ВИСНОВОК
за результатами проведення процедури встановлення особи
