Про затвердження Інструкції з діловодства в системі Міністерства внутрішніх справ України
На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства в системі Міністерства внутрішніх справ України (далі - Інструкція), що додається.
2. Першому заступникові Міністра генерал-лейтенанту міліції Черних С.П., заступникові Міністра - керівнику апарату Лекарю С.І., заступнику Міністра генерал-майору міліції Ратушняку В.І., керівникам структурних підрозділів апарату Міністерства, начальникам головних управлінь, управлінь МВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, на залізницях, керівникам вищих навчальних закладів МВС, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління МВС організувати вивчення Інструкції та неухильне дотримання її вимог.
3. Вважати таким, що втратив чинність, наказ МВС від 24.11.2003 № 1440 "Про затвердження Інструкції про організацію діловодства в системі МВС України".
4. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Лекаря С.І.
5. Наказ надіслати за належністю.
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в системі Міністерства внутрішніх справ України
1.1. Ця Інструкція встановлює обов'язковий для виконання в структурних підрозділах апарату Міністерства внутрішніх справ України, головних управліннях, управліннях МВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, на залізницях (далі - ГУМВС, УМВС), органах та підрозділах внутрішніх справ, науково-дослідних установах, вищих навчальних закладах МВС, підприємствах, установах, організаціях, що належать до сфери управління МВС (далі - ОВС, органи внутрішніх справ), порядок підготовки, обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, що не містять секретних відомостей (далі - Інструкція).
1.2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві установи, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами та зверненнями народних депутатів, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.
1.3. У цій Інструкції вживаються наступні терміни:
МВС України, Міністерство - Міністерство внутрішніх справ України;
керівництво МВС України (Міністерства) - Міністр внутрішніх справ, перший заступник, заступник Міністра внутрішніх справ, заступник Міністра внутрішніх справ - керівник апарату;
керівництво структурних підрозділів апарату Міністерства - начальники (директори), заступники начальників (директорів) департаментів, головних управлінь, управлінь, відділів, які мають самостійний статус і входять до структури апарату Міністерства внутрішніх справ України та Робочого апарату Укрбюро Інтерполу;
УДЗ - Управління документального забезпечення МВС;
підрозділи документального забезпечення - Управління документального забезпечення, управління, відділи, сектори документального забезпечення, канцелярії структурних підрозділів апарату Міністерства, ГУМВС, УМВС, науково-дослідних установ, вищих навчальних закладів МВС, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління МВС;
уповноважений працівник - працівник, на якого покладено функції організації і ведення діловодства в підрозділі апарату Міністерства, де не передбачено введення посад діловода, завідувача канцелярії;
АІПС "Канцелярія" - автоматизована інформаційно-пошукова система "Канцелярія", що використовується для автоматизації процесів діловодства (облік документів шляхом створення електронних реєстраційних карток та накопичення інформації про рух і виконання документів) за допомогою комп'ютерної техніки;
ЕОТ - електронна обчислювальна техніка;
службовий документ - документ, що стосується діяльності структурних підрозділів апарату МВС України, ГУМВС, УМВС, органів та підрозділів внутрішніх справ, вищих навчальних закладів МВС, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління МВС.
1.4. Діловодство в системі МВС ведеться українською мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.
Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
1.5. Діловодство в Робочому апараті Укрбюро Інтерполу ведеться українською мовою з використанням на бланках символіки Інтерполу відповідно до вимог цієї Інструкції з урахуванням рекомендацій Генерального секретаріату Інтерполу.
1.6. Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.
1.7. Безпосереднє ведення діловодства в апараті МВС та його структурних підрозділах, органах внутрішніх справ покладається на Управління документального забезпечення (далі - УДЗ), відділи, сектори документального забезпечення, канцелярії.
1.8. Завдання, функції, порядок роботи УДЗ регламентуються Положенням про нього, затвердженим наказом Міністерства внутрішніх справ.
1.9. Основним завданням УДЗ є встановлення в апараті МВС єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах МВС.
1.10. Управління документального забезпечення відповідно до покладених на нього завдань:
розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ установи;
здійснює реєстрацію та веде облік документів;
організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до Державного архіву або особі, відповідальній за ведення архіву (далі - архів);
забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами апарату МВС, підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери управління МВС, вимог інструкцій, регламентів та національних стандартів з питань діловодства;
уживає заходів до зменшення обсягу службового листування в апараті МВС, підприємствах, установах та організаціях, що належать до сфери управління МВС;
проводить регулярно (не рідше одного разу на рік) перевірку стану діловодства в структурних підрозділах МВС, а також на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери управління МВС;
бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства у МВС;
здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в МВС;
забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними, у тому числі в умовах електронного документообігу;
проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;
організовує збереження документаційного фонду установи та користування ним до передачі їх в архів;
ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників МВС з питань діловодства;
засвідчує гербовою печаткою документи, підписані (погоджені, затверджені) керівництвом МВС (примірний перелік документів - додаток 1), а також інші документи, засвідчення яких гербовою печаткою вимагається чинним законодавством, крім тих, які завіряються печаткою РСО;
завіряє за запитами, здійсненими в установленому порядку, копії;
погоджує структурним підрозділам апарату МВС матеріали щодо виготовлення гербової печатки цього підрозділу.
1.11. На підрозділи документального забезпечення ГУМВС, УМВС, органів та підрозділів внутрішніх справ, вищих навчальних закладів МВС, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління МВС, покладається підготовка власних інструкцій з діловодства на підставі Інструкції з діловодства.
1.12. В органах та підрозділах внутрішніх справ, де за штатним розписом не передбачено посаду працівника, який повинен займатися діловодством, цю роботу покладають на спеціально уповноваженого на те працівника наказом керівника або визначають функціональними обов'язками (посадовими інструкціями).
1.13. Управління, відділи, сектори документального забезпечення ГУМВС, УМВС, науково-дослідних установ, вищих навчальних закладів МВС, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління МВС, канцелярії, спеціально уповноважені особи зобов'язані:
1.13.1. Здійснювати методичне керівництво підрозділами документального забезпечення, канцеляріями підвідомчих органів, перевіряти й контролювати їх діяльність.
1.13.2. Розробляти і здійснювати заходи, спрямовані на вдосконалення організації і ведення діловодства, а також поліпшення методів роботи працівників служби діловодства, організовувати та проводити їх навчання.
1.13.3. Разом із підрозділами інформаційно-аналітичного забезпечення, матеріального забезпечення, іншими підрозділами запроваджувати в процес ведення діловодства сучасну оргтехніку та новітні технології.
1.13.4. Організовувати, забезпечувати й контролювати приймання, облік, розсилання, систематизацію, зберігання документів, ведення справ за документами, що знаходяться в підрозділах з діловодства і безпосередньо у виконавців.
1.13.5. Відповідно до Інструкції з організації контролю за виконанням документів у системі МВС України здійснювати контроль за строками виконання завдань та підготовки інформацій щодо документів, узятих на контроль підрозділом документального забезпечення.
1.13.6. Систематично вивчати й аналізувати стан відомчого листування. На основі аналізу розробляти заходи щодо його впорядкування та скорочення. Про результати і пропозиції доповідати керівництву.
1.14. За зміст, якість, строки підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, за винятком тих, що стосуються стану розслідування конкретних кримінальних справ, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають перший заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату та заступник Міністра згідно з розподілом покладених на них обов'язків.
За зміст, якість, строки підготовки та оформлення на належному рівні відповідей на запити та звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад з питань організації роботи органів досудового слідства органів внутрішніх справ та стану розслідування конкретних кримінальних справ, що перебувають у провадженні слідчих органів внутрішніх справ, відповідає начальник Головного слідчого управління.
За зміст, якість, строки підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах апарату МВС відповідають їх керівники.
1.15. На керівників підрозділів документального забезпечення покладається обов'язок зберігання печатки органу або підрозділу внутрішніх справ із зображенням Державного Герба України. У виключних випадках (вакантна посада керівника підрозділу документального забезпечення, відсутність такої посади, тощо) наказом керівника органу такий обов'язок покладається на визначену ним особу.
1.16. Керівники підрозділів документального забезпечення або інші особи, визначені в порядку, передбаченому пунктом 1.15 цієї Інструкції, засвідчують копії лише тих документів, які створюються в органі або підрозділі внутрішніх справ. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Міністра, його першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, керівника структурного підрозділу - автора документа, крім копій за запитами на інформацію, якщо вони не містять інформацію з обмеженим доступом.
Копії документів структурних підрозділів видають з дозволу керівника структурного підрозділу - автора документа, крім копій за запитами на інформацію, якщо вони не містять інформацію з обмеженим доступом.
Керівник архівного підрозділу засвідчує копії лише тих документів, які знаходяться в архіві на постійному зберіганні.
У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з МВС України, а також під час формування особових справ працівників Міністерство може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
1.17. УДЗ, управління, відділи, сектори документального забезпечення, канцелярії ГУМВС, УМВС, вищих навчальних закладів МВС і науково-дослідних установ, спеціально уповноважені особи регулярно перевіряють (згідно з планами інспектування органів, планами роботи цих служб, за дорученням керівництва) стан діловодства в органах, надають їм відповідну практичну та методичну допомогу. Про наслідки перевірок інформують їх керівників і доповідають відповідно керівництву МВС, ГУМВС, УМВС, вищого навчального закладу МВС, уносять необхідні пропозиції.
1.18. Права та обов'язки працівників, які безпосередньо здійснюють діловодство в структурних підрозділах Міністерства, ГУМВС, УМВС, науково-дослідних установах і вищих навчальних закладах МВС та інших органах, визначаються функціональними обов'язками (посадовими інструкціями), затвердженими їх керівниками.
1.19. Працівники органів внутрішніх справ несуть персональну відповідальність за дотримання встановленого порядку організації діловодства та збереження службових документів.
1.20. У зв'язку з відпусткою, хворобою, відрядженням працівника або його звільненням не виконані ним службові документи за вказівкою безпосереднього начальника передаються іншому працівникові або до підрозділу документального забезпечення з відміткою про це у відповідних обліках. У разі звільнення працівник повинен здати до канцелярії документи, журнали, справи, печатки, штампи тощо, що за ним числяться. Контроль за повним і своєчасним поверненням документів покладається на керівників структурних підрозділів органів внутрішніх справ та працівників канцелярій.
1.21. У разі виявлення факту втрати службового документа працівник зобов'язаний негайно доповісти про це безпосередньому керівникові, а також повідомити підрозділ документального забезпечення.
1.22. Інформація, викладена в службових документах, не підлягає розголошенню. Публічне використання таких відомостей та ознайомлення з цими документами посадових осіб, які не зазначені в резолюції до документа, допускається з дозволу керівництва органу на підставі законодавства.
II. Організація роботи з документами
2.1.1. Організація роботи з документами здійснюється відповідно до цієї Інструкції та Типової інструкції з діловодства в центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242.
2.1.2. Порядок організації роботи з документами, які містять службову інформацію, визначається спеціальним нормативно-правовим актом, затвердженим Кабінетом Міністрів України.
2.1.3. Відповідальність за організацію діловодства:
в апараті Міністерства покладається на Міністра внутрішніх справ;
у структурних підрозділах апарату Міністерства - на їх керівників;
в ГУМВС, УМВС, їх структурних підрозділах, міськрайлінорганах - на їх начальників;
у вищих навчальних закладах, науково-дослідних установах, на підприємствах, установах, організаціях, що перебувають у сфері управління МВС, - на їх керівників.
2.1.4. Організація діловодства в структурних підрозділах апарату Міністерства внутрішніх справ покладається на їх підрозділи з діловодства (канцелярії), спеціально уповноважених осіб, на яких функціональними обов'язками (посадовими інструкціями) покладено виконання зазначених функцій.
2.2. Документування управлінської інформації
2.2.1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.
2.2.2. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями (статутами) ОВС, положеннями про структурні підрозділи і функціональними обов'язками (посадовими інструкціями).
2.2.3. В ОВС визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.
2.2.4. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (наказ, доручення), зумовлюється правовим статусом органу чи підрозділу внутрішніх справ, компетенцією його керівника та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).
2.2.5. Документ повинен відповідати положенням законодавчих актів, інших нормативно-правових актів органів державної влади, спрямовуватися на виконання МВС покладених на нього завдань і функцій.
2.2.6. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).
Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються спеціальним нормативно-правовим актом, виданим відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003).
2.2.7. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.
Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.
2.2.8. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів установи.
2.2.9. Окремі внутрішні документи (рапорти, заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.
2.3. Організація документообігу та виконання документів
2.3.1. Документообіг в ОВС - це проходження документів у системі МВС з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.
Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються у МВС на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.
2.3.2. Ефективна організація документообігу передбачає:
проходження документів у системі МВС найкоротшим шляхом;
скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);
одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;
централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;
раціональне розташування у МВС структурних підрозділів і робочих місць.
2.3.3. Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, регламентом МВС, положеннями про структурні підрозділи тощо.
2.3.4. Особливості організації електронного документообігу визначаються відповідними інструкціями, розробленими підрозділами документального забезпечення спільно з іншими зацікавленими підрозділами органів та підрозділів внутрішніх справ, у яких використовуються такі технології організації діловодства з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.
Під час упровадження у МВС системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу УДЗ разом з ДІАЗ розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.
2.3.5. Організація документообігу в разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів з можливостями засобів автоматизації діловодства.
2.4. Приймання та первинне опрацювання кореспонденції, що надходить до МВС
2.4.1. Доставка документів до МВС здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку і електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службою або безпосередньо працівниками органів і підрозділів внутрішніх справ (крім кореспонденції, яка має гриф обмеження доступу).
Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.
Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.
Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні повідомлення, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).
2.4.2. Приймання кореспонденції, адресованої МВС, його керівництву та структурним підрозділам здійснює УДЗ.
Кореспонденцію, адресовану структурним підрозділам апарату Міністерства, розташованим в інших місцях, а також начальникам ГУМВС, УМВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, на залізницях, керівникам науково-дослідних установ, ректорам вищих навчальних закладів МВС, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління МВС, командувачу внутрішніх військ МВС, приймають підрозділи документального забезпечення, канцелярії або спеціально уповноважені особи.
Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.
У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а й години та хвилини доставки.
Документи, що надійшли до МВС у неробочий час, приймаються оперативним черговим чергової частини МВС.
2.4.3. Працівники УДЗ, підрозділів документального забезпечення, канцелярій або спеціально уповноважені особи структурних підрозділів під час приймання кореспонденції перевіряють збереження її упаковки, правильність адресування, після чого ставлять свій підпис у реєстрі за одержання документів.
У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка в поштовому реєстрі.
2.4.4. Листи, звернення громадян, запити і звернення народних депутатів України, подані на особистому прийомі, приймають працівники відділу організації розгляду звернень та прийому громадян УДЗ з реєстрацією дати, а за необхідності й часу звернення.
2.4.5. Запити на інформацію та запити на декларацію, надіслані відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11 січня 2012 року № 16 "Про затвердження Порядку зберігання документів і використання відомостей, зазначених у декларації про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру, та відомостей щодо відкриття валютного рахунка в установі банку-нерезидента", приймають працівники відділу забезпечення доступу до публічної інформації УДЗ з реєстрацією дати, а за необхідності й часу запиту.
2.4.6. Пакети з документами, адресованими керівництву Міністерства, з позначкою "Терміново", а також кореспонденцію, що надійшла з центральних органів виконавчої влади після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та інші неробочі дні передаються працівниками фельдзв'язку до чергової частини МВС (ГУМВС, УМВС), де черговий реєструє їх у журналі обліку пакетів. Наступного робочого дня вони передаються до УДЗ МВС (підрозділів документального забезпечення, канцелярій).
Пакети з позначкою "Терміново" за відсутності працівників підрозділів документального забезпечення (канцелярії або спеціально уповноважених осіб) черговий розпечатує пакети та передає одному з присутніх керівників органу. Після його розгляду керівником (накладення резолюції) його копія черговим під розпис у пакетно-контрольному журналі, із зазначенням усіх установчих реквізитів документа, передається виконавцю (виконавцям) для оперативного опрацювання та виконання. Оригінал цього документа з резолюцією керівництва передається представникам УДЗ. У разі відсутності керівництва МВС, за умови негайної потреби виконання цього документа, черговий передає його копії структурним підрозділам апарату МВС, питань діяльності яких стосується цей документ, про що робиться відповідна відмітка в нижньому лівому куті першого аркуша документа (наприклад: "К - ДКР, ДКЗ, УЮЗ"). Зазначені документи підлягають обов'язковій реєстрації в підрозділі документального забезпечення, канцелярії або спеціально уповноваженою особою.
2.4.7. За потреби оперативний черговий чергової частини МВС України доповідає про надходження пакетів керівництву Міністерства або керівництву УДЗ. У виняткових випадках, за вказівкою керівництва Міністерства, документи, що потребують термінового виконання, передають до відповідних структурних підрозділів. При цьому повідомляє УДЗ їх відповідні реквізити для подальшого обліку і контролю за їх проходженням.
2.4.8. Пакети з документами, а також кореспонденція, що надходить до ГУМВС, УМВС України в Автономній Республіці Крим, містах Києві та Севастополі, на залізницях, науково-дослідних установ, вищих навчальних закладів МВС, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління МВС, внутрішніх військ МВС України, приймають підрозділи з діловодства, а в неробочий час - черговий органу внутрішніх справ, який їх реєструє в пакетно-контрольному журналі (форма 52) і, не розпечатуючи, передає працівникам підрозділів документального забезпечення.
2.4.9. Працівникам органів внутрішніх справ незалежно від їх службового становища забороняється приймати для виконання незареєстровані в підрозділах документального забезпечення документи (крім випадків, передбачених п.п. 2.4.6, 2.4.7 Інструкції).
2.4.10. Службові документи, отримані, як виняток, безпосередньо працівниками органу й адресовані цьому органу або конкретно комусь із його керівників, а також документи, одержані електронною поштою та факсимільним зв'язком, необхідно передавати до підрозділу документального забезпечення для реєстрації.
2.4.11. Письмові повідомлення про злочини, що надійшли до органу внутрішніх справ, негайно передають до чергової частини, де вони реєструються в установленому порядку.
2.4.12. У підрозділах документального забезпечення розпечатують усі конверти, за винятком тих, що мають позначку "Особисто".
2.4.13. Під час розпечатування конвертів перевіряють відповідність номерів на документах і конвертах.
Конверти зберігаються і долучаються до документів у тому разі, коли лише за ними можна встановити адресу відправника, час їх відправлення й одержання або коли в них відсутні певні документи чи встановлено невідповідність їх номерів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів. Конверти долучають також до матеріалів судових, арбітражних справ, позовних заяв, касаційних скарг, скарг, заяв та листів громадян, запитів на інформацію.
У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється та не розглядається і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати і часу запиту (розмови телефоном, номер телефону), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів та прізвища особи, що здійснила запит. У випадку, коли впродовж одного робочого дня від відправника документа не було отримано відсутні додатки, зазначені в документі, або окремі аркуші, а також не були виправлені помилки в оформленні документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилають відправникові, інший - зберігається у службі діловодства.
Якщо виявлено відсутність або нецілісність вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилають відправникові, інший - зберігається в службі діловодства. При цьому документ не реєструється та не розглядається.
2.4.14. Незасвідчені (не підписані), незареєстровані відправником або надіслані не за адресою документи повертають відправникові без їх розгляду та реєстрації.
2.4.15. Електронні носії інформації обов'язково передаються до установи із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.
2.4.16. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється цілісність отриманого документа за кількістю сторінок відповідно їх до нумерації, а також за змістом документа. Крім того, візуально перевіряється належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.
2.4.17. Кореспонденцію, що надходить до Міністерства іноземною мовою, у тому числі й листи громадян, надсилають для організації її перекладу або підготовки анотації до структурних підрозділів апарату Міністерства, у яких проходять службу працівники, які володіють іноземною мовою, використовують її в роботі та відповідно до вимог нормативно-правових актів отримують відповідну надбавку.
Після перекладу або анотації не пізніше ніж через три доби (термінові - протягом робочого дня) ці документи передають для розгляду службам-адресатам. Документи, адресовані керівництву МВС, передають до УДЗ. Якщо в них викладені питання, які належать до компетенції підрозділів міжнародних зв'язків, ці підрозділи подають відповідні пропозиції.
2.4.18. Про кореспонденцію, що надходить до головних управлінь, управлінь МВС України в Автономній Республіці Крим, містах Києві та Севастополі, на залізницях, науково-дослідних установ, вищих навчальних закладів МВС, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління МВС, внутрішніх військ МВС іноземною мовою, доповідають керівникові органу для прийняття відповідного рішення.
2.5. Реєстраційний індекс документа
2.5.1. Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.
2.5.2. УДЗ (підрозділ документального забезпечення) щороку або при зміні організаційно-штатної структури апарату Міністерства (органу) затверджує перелік індексів, які присвоюються структурним підрозділам апарату Міністерства (органу). Під одним індексом можна об'єднати кілька управлінь, відділів, секторів, що входять до складу департаменту (головного управління, управління, відділу). У такому разі кожному структурному підрозділу присвоюється свій номер або літерний код, доданий до основного індексу через правобічну косу риску (наприклад, Ус, 9/1, 9/2, 9/3 тощо).
2.5.3. Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в установі.
Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера або індексу за номенклатурою справ, наприклад: 140, де 140 - порядковий номер або 845/01-10, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.
З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15дск, де дск застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування" або 145/км, де км - індекс, який зазначає, що документ надійшов з Кабінету Міністрів України.
У вихідного документа реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа та додаткового індексу, який зазначає, хто з керівництва органу підписав документ, наприклад: № 256/Ів, де 256 - порядковий номер, Ів - індекс, який зазначає керівника органу, який підписав документ. Управлінням документального забезпечення за погодженням з Міністром, першим заступником Міністра, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату визначається індекс, який проставляється після реєстраційного номера документа, підписаного або затвердженого (погодженого) Міністром, першим заступником Міністра або заступниками Міністра. Індекс складається з двох літер прізвища ("Ів" - літери прізвища Іванов). Такі індекси на наказах після реєстраційного номера не проставляються. На вихідних документах, які реєструються в підрозділах діловодства структурних підрозділів апарату Міністерства, проставляється індекс структурного підрозділу відповідно до пункту 2.5.2 Інструкції та порядковий номер, наприклад: 9/1-1267, де 9/1 - індекс підрозділу, 1267 - порядковий номер. Дозволяється використання інших додаткових індексів.
У разі використання в реєстраційному індексі документа індексу номенклатури справи вони розміщуються у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатися також інший індекс, що застосовується в установі) та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер.
Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, у якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 450/Ус/02-11/208 - для спільних листів.
Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.
У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код.
2.6.1. Реєстрація документа - це здійснення запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставляння на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.
Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.
Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.
2.6.2. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструють лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо він надійшов у неробочий час; створювані - у день підписання або затвердження. Якщо зареєстрований документ передають з одного структурного підрозділу в інший, його повторно не реєструють.
2.6.3. Реєстрації підлягають зовнішні і внутрішні документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо).
2.6.4. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 2.5.3 цієї Інструкції.
2.6.5. Для реєстрації законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, а також інших документів упроваджується автоматизований режим, що зумовлено відповідною нормативно-правовою базою.
2.6.6. Реєстрація може здійснюватися за допомогою засобів електронно-обчислювальної техніки у формі електронної картотеки (інформаційно-пошукової системи), при цьому реквізити електронно-контрольної картки повинні передбачати всі позиції, що підлягають заповненню при журнальній формі обліку.
Створюється також електронна реєстраційно-контрольна та (або) реєстраційна картка і на документ наносяться відмітки про реєстрацію (у вигляді штампа або штрих-коду із зазначенням дати і реєстраційного номера).
Під час реєстрації документа до реєстраційно-контрольних карток (далі - РКК) або реєстраційних карток (далі - РК) шляхом уведення або сканування здійснюється внесення встановленого обов'язкового складу реквізитів.
2.6.7. Реєстрація актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд Міністра, першого заступника Міністра, заступників Міністра, наказів, листів за підписом Міністра, першого заступника Міністра, заступника Міністра та заступника Міністра - керівника апарату, протоколів і рішень колегії, нарад керівництва Міністерства (під головуванням Міністра, особи, яка виконує його обов'язки, першого заступника Міністра та заступників Міністра) здійснюється централізовано Управлінням документального забезпечення.
2.6.8. У першочерговому порядку реєструються закони України, постанови та інші акти Верховної Ради України, акти Президента України, копії законів України, що надійшли із Секретаріату Президента України для вивчення і візування, акти Президента України, які підлягають скріпленню підписом Міністра, кореспонденція на ім'я Міністра від Президента України, Прем'єр-міністра, Голови Верховної Ради та його заступників, керівників депутатських фракцій, голів комітетів Верховної Ради, Голови Конституційного суду, Голови Верховного Суду та голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора, Секретаря Ради національної безпеки і оборони, Голови Рахункової палати України, запити та звернення народних депутатів України, а також кореспонденція з позначками ступеня терміновості доставки або виконання (далі - термінова кореспонденція).
2.6.9. Реєстрація кореспонденції, яка надходить на адресу керівників структурних підрозділів, здійснюється підрозділом документального забезпечення (канцелярією або спеціально уповноваженої особою) цього підрозділу.
2.6.10. У разі якщо до структурного підрозділу надійшов документ, адресований його керівникові, який потребує розгляду Міністром, першим заступником Міністра, заступником Міністра або заступником Міністра - керівником апарату, керівник цього підрозділу, після реєстрації в підрозділі, рапортом (доповідною запискою) доповідає керівництву Міністерства. Після визначення керівництвом Міністерства основного виконавця (виконавців) цього документа та доручень щодо його виконання зазначений рапорт (доповідна записка) передаються до Управління документального забезпечення для їх реєстрації та передачі виконавцям.
Звернення (рапорти) військовослужбовців, працівників внутрішніх справ і державної безпеки з питань, що не стосуються їх службової діяльності, реєструються та розглядаються відповідно до вимог Положення про порядок роботи зі зверненнями громадян і організації їх особистого прийому в системі Міністерства внутрішніх справ затвердженого наказом МВС від 10.10.2004 № 1177, зареєстрованого Міністерством юстиції України 26 жовтня 2004 року за № 1361/9960. Звернення (рапорти), які стосуються їх службової діяльності, у разі необхідності, реєструються в підрозділі документального забезпечення органу або підрозділу, в якому проходять службу такі особи, та опрацьовуються відповідно до вимог цієї Інструкції, якщо інше не встановлено законодавчими або нормативно-правовими актами.
2.6.11. При реєстрації формується централізована база даних РКК і РК.
2.6.12. Автоматизована база даних забезпечує працівників інформацією про всі документи, що надійшли до Міністерства, та місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей створених РК і РКК.
2.6.13. Пошук інформації щодо вхідної, внутрішньої та вихідної кореспонденції проводиться на автоматизованих робочих місцях (далі - АРМ) і здійснюється за номером, датою, змістом, підписом, індексом структурного підрозділу тощо.
2.6.14. Після реєстрації законів України, постанов Верховної Ради України, указів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, які стосуються питань діяльності органів внутрішніх справ, їх копії направляються до Управління юридичного забезпечення для кодифікації.
2.6.15. З нормативних актів, що мають гриф обмеження доступу, копії не знімаються. Відповідальні працівники Управління юридичного забезпечення ознайомлюються зі змістом цих документів згідно з резолюціями керівництва Міністерства.
2.6.16. Звернення громадян, у яких вбачається наявність відомостей, що становлять державну таємницю, негайно передаються до РСУ для опрацювання.
2.6.17. Реєстрацію документів, наказів щороку розпочинають із першого номера.
2.6.18. На кожну категорію вхідних, вихідних та внутрішніх документів, у тому числі й таких, що надійшли для ознайомлення, заводять окремі журнали реєстрації. Реєстрацію документів внутрішнього обігу ведуть у журналі реєстрації вихідних документів, при цьому в графі "Кому адресовано" робиться позначка "Внутрішній".
2.6.19. Обов'язковій реєстрації підлягають документи, одержані від вищих органів державної влади, найважливіші внутрішні документи (накази, рішення, протоколи колегії, нарад, доповідні записки, інструкції, положення, правила, методичні рекомендації тощо), а також пропозиції, заяви, звернення громадян, запити на інформацію (крім анонімних).
2.6.20. На кожному документі, що підлягає реєстрації, робиться відмітка про його надходження до МВС шляхом проставляння на лицьовому полі в правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа відповідного запису від руки або відбитку штампа, автоматичного нумератора. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи-одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.
Якщо кореспонденція не підлягає розкриттю (з позначкою "Особисто"), відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).
У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.
2.6.21. У разі коли установа - автор документа подає підрозділу документального забезпечення (канцелярії або спеціально уповноваженій особі) оригінал документа разом з його копією, на копії документа, що повертається установі-авторові, відмітка про реєстрацію не проставляється.
2.6.22. Відмітку про реєстрацію не ставлять на документах, що надійшли для ознайомлення з одного структурного підрозділу апарату Міністерства, ГУМВС, УМВС до іншого та підлягають поверненню, а здійснюється запис у журналі обліку про їх місцезнаходження.
2.6.23. На вимогу громадян на першому аркуші копії їх звернень, які подаються під час особистого прийому, проставляється штамп із зазначенням найменування органу, дати надходження та реєстраційного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.
2.6.24. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:
акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до установи;
накази з основних питань діяльності установи (про затвердження положення, інструкції, оголошення рішення колегії, створення робочої групи (комісії), проведення перевірки звернення громадянина, службового розслідування, проведення інспекторської (контрольної) перевірки органу, вивчення стану оперативно-службової діяльності, підготовка проведення засідання колегії, наради, визначення окремих завдань (доручень) з питань оперативно-службової діяльності тощо);
накази про відрядження та накладання стягнень;
накази з кадрових питань про заохочення, призначення, звільнення (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);
акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
заявки на матеріально-технічне постачання;
запити та звернення народних депутатів;
запити на декларацію, надіслані відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11 січня 2012 року № 16 "Про затвердження Порядку зберігання документів і використання відомостей, зазначених у декларації про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру, та відомостей щодо відкриття валютного рахунка в установі банку-нерезидента".
2.6.25. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються із додаванням до реєстраційного номера додаткового літерного індексу "ф" та з обов'язковим зазначенням у реєстраційній формі, у разі його наявності, номера факсу відправника. У разі надходження паперового примірника такого документа до реєстраційної форми додається запис про дату отримання оригіналу документа, при цьому літерний індекс не знищується, а накладені на факсограму резолюції долучаються до оригіналу документа.
2.6.26. Документи, що передаються електронною поштою в сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються із додаванням до реєстраційного номера додаткового літерного індексу "еп" та з обов'язковим зазначенням у реєстраційній формі електронної адреси відправника та адресата. У разі надходження паперового примірника такого документа до реєстраційної форми додається запис про дату отримання оригіналу документа, при цьому літерний індекс не знищується, а накладені на факсограму резолюції долучаються до оригіналу документа.
2.6.27. В органах та підрозділах внутрішніх справ може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів - журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп'ютерних програм).
2.6.28. Використання журнальної форми реєстрації документів допускається в органах та підрозділах внутрішніх справ з обсягом документообігу до 600 документів на рік (форма 45 та форма 50).
2.6.29. Основним принципом реєстрації документів за картковою формою є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз.
Кількість примірників карток визначається органом чи підрозділом внутрішніх справ і залежить від рівня централізації організації діловодства, кількості виконавців документа та кількості картотек в ОВС. Як правило, роздруковуються три примірники карток: два - розміщуються в довідковій і контрольній картотеках, один - передається виконавцю разом із документом.
Картки виготовляються на щільному папері формату А5 (210 х 148 міліметрів) або А6 (105 х 148 міліметрів).
2.6.30. У разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі - центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.
2.6.31. У разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка (додаток 2) із зазначенням обов'язкових реквізитів (додаток 3).
Перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки в разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-контрольній картці може визначатися органом внутрішніх справ.
2.6.32. Для ведення діловодства в органі необхідно мати такі основні журнали та картки:
Журнали (журнал) реєстрації законів, постанов та інших законодавчих актів Верховної Ради України, указів, розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень Верховної Ради та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних (міських) рад народних депутатів, їх виконавчих органів, розпоряджень і рішень місцевої державної адміністрації - форма 3 (додаток 4).
Журнал обліку сховищ (сейфів), металевих шаф, ключів від них - форма 6 (додаток 5).
Журнал обліку робочих зошитів, книг внутрішнього опису, стенографічних зошитів - форма 7 (додаток 6).
Розносна книга - форма 11 (додаток 7).
Журнал обліку печаток та штампів - форма 13 (додаток 8).
Картка обліку видачі справи (документа) - форма 8 (додаток 9).
Журнал обліку журналів, картотек і закінчених упровадженням справ - форма 43а (додаток 10).
Журнал обліку вихідних та внутрішніх документів - форма 45 (додаток 11).
Журнал обліку вхідних документів - форма 50 (додаток 12).
Пакетно-контрольний журнал - форма 52 (додаток 13).
Внутрішній опис документів, що знаходяться у виконавця - форма 55 (додаток 14).
Журнал обліку наказів, рішень колегії - форма 61 (додаток 15).
2.6.33. У процесі ведення діловодства за потреби заводять інші журнали обліку.
2.6.34. Облік звернень, заяв, скарг і пропозицій громадян ведуть окремо від службової кореспонденції в журналах, на картках відповідно до відомчих нормативних актів або за допомогою АІПС "Канцелярія".
2.6.35. Облік запитів на інформацію ведуть окремо. На запитах на інформацію, після реєстраційного номера, проставляється індекс "зі". На запитах про надання декларації про доходи після реєстраційного номера проставляється індекс "зд".
2.6.36. Документи, які підлягають реєстрації, необхідно реєструвати в день їх надходження і передавати на розгляд керівництву органу або до відповідних структурних підрозділів за належністю.
2.6.37. Якщо зареєстрований документ є відповіддю на запит або в ньому є посилання на документи, що надійшли раніше, то під час реєстрації в журналі обліку необхідно зазначити їх номер і дату.
2.7. Облік законодавчих і підзаконних актів органів державної влади
2.7.1. Облік законів, постанов, законодавчих актів Верховної Ради України, указів, розпоряджень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, нормативно-правових актів міністерств і відомств України, рішень Верховної Ради України, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних (міських) рад, їх виконавчих органів, розпоряджень та рішень місцевої державної адміністрації, областей здійснюється окремо від іншої службової кореспонденції в журналах форми 3.
2.7.2. З документів, зазначених у пункті 2.7.1 цієї Інструкції, що надійшли до УДЗ (підрозділів з діловодства, канцелярій) і не мають грифа обмеження доступу, роблять ксерокопії, які, з дотриманням вимог Інструкції, передають до Управління юридичного забезпечення й аналогічних підрозділів ГУМВС, УМВС для систематизованого юридичного обліку.
2.8. Реєстрація і порядок зберігання та розсилання наказів, рішень колегії та нарад керівництва МВС
2.8.1. Накази керівництва МВС, а також рішення колегії та нарад керівництва МВС реєструють в УДЗ (підписані керівництвом ГУМВС, УМВС - у підрозділах документального забезпечення) в журналі форми 61.
2.8.2. Накази щодо особового складу (про призначення, звільнення, присвоєння спеціальних звань) реєструють окремо від інших наказів, на них після номера проставляють "о/с".
2.8.3. Рішення колегії реєструють в журналі форми 61 окремо від наказів, на них після номера проставляють позначку "КМ" (для ГУМВС, УМВС - "КУ"). Рішенням колегії присвоюється порядковий номер протоколу засідання колегії, який починається с першого номера нового року та порядкового номеру питання, яке розглядалося на засіданні колегії (наприклад, 1км/2 або 1ку/2).
2.8.4. Розсилання наказів (рішень та протоколів засідання колегії, протоколів нарад керівництва) здійснюється згідно зі списком розсилки, підписаним керівництвом підрозділу, - автором документа, а нормативно-правові акти - після відмітки в списку для розсилання про отримання Управлінням юридичного забезпечення МВС його електронної копії та завізованим керівництвом УДЗ. Оригінали наказів, рішень колегії тощо в УДЗ МВС України, підрозділах документального забезпечення, канцеляріях ГУМВС, УМВС підшивають до окремих справ, уносять до описів і зберігають не менше двох років, після чого передають до відомчого архіву. Підпорядкованим органам надсилають виготовлені копії. Виготовлення додаткової копії наказу, рішення колегії тощо за запитом структурного підрозділу МВС, ГУМВС, УМВС, вищого навчального закладу МВС здійснюється з дозволу керівництва УДЗ, а в разі необхідності - за погодженням з керівництвом підрозділу - автором документа, про що робиться відповідна відмітка про виготовлення копії.
2.8.5. Підготовка витягів з наказів, які разом із копіями наказів підлягають розсиланню тому ж або іншим адресатам, покладається на структурний підрозділ - автора наказу.
2.8.6. Копії наказів, інструкцій, положень, рішень колегії та протоколів нарад керівництва МВС, що надходять до органу, реєструють у журналі форми 61 за розділами (наприклад, видані МВС України, органами внутрішніх справ за підпорядкованістю, іншими міністерствами й відомствами), але до справ не підшивають, зберігаючи в папках-накопичувачах, до номенклатури справ не заносять.
2.9. Реєстрація і порядок зберігання угод, договорів
Реєстрація, зберігання угод, договорів в органах та підрозділах внутрішніх справ здійснюється відповідно до Порядку здійснення договірної роботи в Міністерстві внутрішніх справ України, затвердженого нормативним актом Міністерства.
2.10. Попередній розгляд документів
2.10.1. Кореспонденцію, що надійшла до МВС чи органу внутрішніх справ, обов'язково попередньо розглядає керівництво УДЗ або начальники підрозділів документального забезпечення чи канцелярії в день її надходження. Телеграми розглядають негайно.
2.10.2. Керівництву МВС, ГУМВС, УМВС доповідають про всі документи і звернення, що вимагають їхнього рішення. Інші документи за вказівкою начальника УДЗ, підрозділу документального забезпечення (канцелярії) передають до відповідних структурних підрозділів.
2.10.3. Метою попереднього розгляду документів є визначення необхідності їх реєстрації підрозділом документального забезпечення (додаток 16), розподілення їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства, та такі, що безпосередньо направляються для виконання структурним підрозділам апарату Міністерства відповідно до покладених на них завдань, а також установлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи виконавцям.
2.10.4. Попередній розгляд документів повинен здійснюватися в день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
2.10.5. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Положенням про МВС України та положеннями про його структурні підрозділи, нормативними актами Міністерства, які визначають розподіл повноважень перших заступників, заступника Міністра та заступника Міністра - керівника апарату, класифікаторами ділянок та питань діяльності Міністерства, номенклатурами справ, схемами проходження документів.
2.10.6. Попередній розгляд документів, що надходять до структурних підрозділів апарату Міністерства (це стосується тих документів, що передані до підрозділу після попереднього розгляду із УДЗ і адресовані йому безпосередньо), здійснюється керівниками підрозділів документального забезпечення (відділів, секторів документального забезпечення, канцелярій) або спеціально уповноваженими працівниками.
2.10.7. Кореспонденцію, що надходить до структурних підрозділів МВС, ГУМВС, УМВС, міських, районних, лінійних органів внутрішніх справ і підпорядкованих їм підрозділів, доповідають керівництву, після чого передають виконавцям.
Телеграми, телефонограми та електронні повідомлення, що надходять до чергової частини, доповідаються керівництву і передаються виконавцям працівниками чергової частини.
2.10.8. Результати розгляду документів керівництво фіксує в резолюції відповідно до вимог пункту 2.12 цієї Інструкції.
2.10.9. Видачу з канцелярії документів для виконання проводять тільки під розписку у відповідних формах обліку з проставлянням дати.
2.11. Підготовка документів до доповіді керівництву Міністерства
2.11.1. Обов'язковій доповіді Міністрові внутрішніх справ підлягають:
2.11.1.1. Закони України, постанови Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України.
2.11.1.2. Документи, які адресовані Міністрові внутрішніх справ і надійшли до МВС України за підписом:
Президента України, Глави Адміністрації Президента України;
Голови Верховної Ради України, його заступників, голів комітетів, комісій Верховної Ради України, народних депутатів України;
Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра, Віце-прем'єр-міністрів, членів Уряду;
Голови Центральної виборчої комісії;
Голови Конституційного Суду України;
Голови Верховного Суду України;
Генерального прокурора України;
Голови Вищого адміністративного суду України;
Голови Вищого господарського суду України;
Голови Вищого спеціалізованого суду;
Голови Рахункової палати України;
Голови Служби безпеки України;
Голови Державної податкової адміністрації України;
Голови Адміністрації Державної прикордонної служби;
Секретаря Ради національної безпеки і оборони України;
Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини;
Голови Служби зовнішньої розвідки;
Голови Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України;
начальника Управління державної охорони;
голів державних комітетів, інших прирівняних до них центральних органів виконавчої влади та центральних органів виконавчої влади зі спеціальним статусом;
голів обласних рад та обласних державних адміністрацій;
міністрів внутрішніх справ іноземних країни та голів дипломатичних представництв в Україні.
2.11.1.3. Звернення та запити народних депутатів України, голів комітетів Верховної Ради України в частині, що стосується питань загальнодержавного значення, скоєння резонансних злочинів, порушення законодавства керівниками ГУМВС, УМВС та апарату Міністерства, інших актуальних проблем, що викликали підвищену увагу громадськості та засобів масової інформації.
2.11.1.4. Звернення та запити народних депутатів України, голів комітетів Верховної Ради України з інших питань, а також у яких вони скаржаться на дії керівників структурних підрозділів апарату Міністерства, доповідаються першому заступнику Міністра та заступникам Міністра.
2.11.1.5. Директиви начальника Цивільної оборони України - Прем'єр-міністра України.
2.11.1.6. Документи (у тому числі рапорти) на ім'я Міністра внутрішніх справ за підписом:
першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату;
керівників структурних підрозділів апарату Міністерства;
начальників ГУМВС, УМВС, ректорів вищих навчальних закладів МВС України, науково-дослідних установ.
2.11.1.7. Документи з найбільш важливих питань діяльності підрозділів, діяльність яких безпосередньо координує та контролює (спрямовує) Міністр внутрішніх справ.
2.11.1.8. Пакети (листи), адресовані Міністрові внутрішніх справ України з позначкою "Особисто".
2.11.1.9. Документи щодо організації виїздів керівників структурних підрозділів апарату Міністерства, ГУМВС, УМВС, вищих навчальних закладів системи МВС України, науково-дослідних установ за кордон у службових питаннях.
2.11.1.10. Документи, які надійшли до МВС України за підписами посадових осіб, перелічених у підпункті 2.11.1.2, які адресовані першому заступнику, заступникам Міністра, керівникам структурних підрозділів апарату Міністерства, доповідаються безпосередньо відповідним адресатам у встановленому порядку.
2.11.1.11. Інші документи, що потребують розгляду керівництвом Міністерства, доповідаються першому заступнику, заступникам Міністра відповідно до розподілу повноважень.
2.11.1.12. Документи, що не потребують розгляду Міністром, його першим заступником і заступниками, за рішенням керівництва УДЗ передаються для виконання до структурних підрозділів апарату Міністерства відповідно до їх компетенції.
Про передачу документа робиться відмітка у відповідних облікових документах (в електронній реєстраційно-контрольній картці, у разі якщо цьому документу було присвоєно вхідний номер УДЗ, або в перехідному журналі, якщо такий номер не присвоювався).
2.12. Підготовка проектів резолюцій до документів
2.12.1. Доручення (у тому числі усні) Міністра, його першого заступника, заступника, заступника - керівника апарату, керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб оформляються резолюцією.
2.12.2. Резолюція - це напис уповноваженої на те посадової особи на документі, що містить стисло викладені вказівки щодо його виконання.
2.12.3. Резолюція складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення (конкретні дії щодо виконання документа), термін виконання, особистий підпис керівника, дата.
Текст резолюції повинен бути лаконічним, стислим, зрозумілим, однозначним і не містити виразів, що можуть тлумачитися виконавцями по-різному.
У тексті резолюції може бути зазначений строк виконання доручення, при цьому він повинен визначатися з урахуванням термінів, визначених у документі, але не порушуючи вимог актів законодавства, що встановлюють строки виконання відповідних документів.
Строк виконання контрольних документів, як правило, установлюється за три дні до строку, визначеного в документі, або строку, передбаченого нормативно-правовими актами України, а в термінових - за один день.
У разі якщо про строк виконання в резолюції не вказано, документ виконується в строки, визначені чинними нормативно-правовими актами України.
У резолюції до контрольного документа обов'язково зазначається підрозділ, на який покладається контроль за своєчасним його виконанням.
2.12.4. На документах, у яких зазначені строки виконання і які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається виконавець, підпис автора резолюції, дата.
2.12.5. На документі має бути мінімальна кількість резолюцій. Учинення додаткових резолюцій можливе тільки тоді, коли є необхідність у деталізації порядку виконання документа.
Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивання.
У разі коли документ підлягає поверненню або на документі відсутнє вільне місце для резолюції, їх дозволяється оформлювати на спеціальних бланках для резолюцій, формату А-5 або А-6, при цьому лівий берег бланка має бути не менше 2 см, що необхідно для підшивання документів.
Забороняється вчиняти резолюцію на бланку резолюції, підписаною іншою посадовою особою. У такому випадку резолюція готується на окремому бланку.
Резолюції до нормативних актів Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України готуються на спеціальних бланках (додаток 17). При цьому в резолюції зазначається перелік осіб, яких потрібно ознайомити зі змістом документа.
2.12.6. У разі, коли доручення дано кільком виконавцям, визначення головного виконавця обумовлюється в тексті резолюції: напроти прізвища робиться відмітка "скликання", "узагальнення", "відповідальний" - або проставляється номер розділу (пункту) документа, за виконання якого посадова особа визначена головним виконавцем.
Якщо в тексті резолюції або в документі головного виконавця не обумовлено, то ним є особа, зазначена в дорученні першою.
У випадку, коли в резолюції зазначені керівники Міністерства та керівники структурних підрозділів, а керівництвом Міністерства не визначено осіб або підрозділи, на які покладається виконання доручення за напрямками кураторства діяльності, головним виконавцем уважається керівник структурного підрозділу, зазначений у резолюції першим. Якщо керівництвом Міністерства в такій резолюції визначено особу або підрозділ, на яких покладається виконання доручення, то головним виконавцем вважається особа або підрозділ, указані в резолюції першою.
Для виконання доручення головний виконавець має право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.
2.12.7. У випадку, коли в документі поставлено кілька завдань з різними строками виконання, реалізацію яких необхідно доручати багатьом виконавцям, керівником може накладатися складна резолюція.
При цьому прізвища виконавців та зміст доручення стосовно виконання заходів групуються в порядку, у якому завдання викладені в документі. Головний виконавець для кожного заходу визначається відповідно до пункту 2.12.6 цієї Інструкції.
2.12.8. Якщо виконання документа передбачає поставлення на контроль, то під текстом резолюції на рівні прізвища виконавця ставиться прізвище і ініціали особи або назву підрозділу, яким доручається здійснення контролю та через тире пишеться слово "Контроль", а також може бути зазначено "До відома" або "Для врахування в роботі".
2.12.9. При підготовці проектів резолюцій до документів, виконання яких розраховане на тривалу перспективу або передбачає залучення до виконання багатьох структурних підрозділів (закони України, постанови Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, державні комплексні цільові програми, що безпосередньо стосуються діяльності органів внутрішніх справ тощо), слід ураховувати, що їх виконання повинно організовуватися шляхом видання відповідних нормативно-розпорядчих документів та підготовки необхідних планів їх виконання.
2.12.10. Підготовка проектів резолюцій для подальшої доповіді Міністру здійснюється працівниками УДЗ або структурним підрозділом апарату Міністерства у разі визначення Міністром їх відповідальними за підготовку резолюції.
До документів, що подаються на розгляд першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату - їх помічниками, а в разі відсутності останніх - референтами (за взаємозамінністю).
Керівники нижчого рівня вчиняють резолюції особисто або визначеними посадовими особами.
2.12.11. Проекти резолюцій, підготовлених за допомогою ПЕОМ, підписуються, а ті, що накладаються на документі, вчиняються чорнилом чорного або синього кольору. Вчинення резолюції або підпис проекту резолюції чорнилом іншого кольору або олівцем забороняється.
2.12.12. У разі відсутності першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату (хвороба, відрядження, відпустка тощо) попереднє опрацювання документів, що належать до компетенції відсутнього керівника, та підготовку проектів резолюцій до них здійснюють його помічники (референти) або особи, які виконують їх обов'язки, після чого вони доповідаються зазначеними працівниками першому заступнику чи заступникам Міністра (відповідно до розподілу повноважень).
Якщо помічники та референти відсутнього першого заступника, заступника Міністра чи заступника Міністра - керівника апарату також відсутні з поважних причин, то опрацювання документів, що належать до компетенції відсутнього керівника, та підготовка проектів резолюцій до них покладається на помічників (референтів) першого заступника, заступника Міністра чи заступника Міністра - керівника апарату (за взаємозамінністю).
2.12.13. Проекти резолюцій до запитів та звернень народних депутатів України, звернень громадян з позначкою "Особисто", адресованих Міністрові внутрішніх справ, готують уповноважені керівником підрозділу забезпечення діяльності Міністра працівники цього підрозділу.
2.12.14. Перед підготовкою проекту резолюції відповідальна за його підготовку посадова особа вивчає зміст документа та визначає коло порушених у ньому питань, а також керівників (першого заступника, заступників Міністра, керівників структурних підрозділів апарату Міністерства) або працівників, до компетенції яких належить їх вирішення.
У разі необхідності з'ясування окремих питань при підготовці проекту резолюції (необхідність залучення додаткових виконавців тощо), особа, відповідальна за її підготовку, погоджує проект резолюції з керівниками зацікавлених структурних підрозділів, питання діяльності яких стосується документ, до якого готується резолюція.
Після цього за допомогою АІПС "Канцелярія" здійснюється перевірка щодо наявності раніше даних доручень з питань, порушених у документі. У разі ведення журнальної форму обігу документів здійснюється перевірка за наявними обліками та готується відповідна довідка.
У разі, якщо такі доручення давалися раніше, робиться витяг з бази даних (роздруковується електронно-контрольна картка, де зазначається дата попереднього доручення, посадова особа, яка давала доручення, його зміст, відомості про головного виконавця та інша інформація), який додається до документа як робочий довідковий матеріал і як додаток до основного документа не обліковується.
2.12.15. Проект резолюції Міністра, підготовлений відповідальним працівником разом з документом, подається керівнику підрозділу забезпечення діяльності Міністра або іншій особі, уповноваженій доповідати кореспонденцію Міністрові, для перевірки правильності підготовки резолюції та подальшої їх доповіді Міністрові.
Проекти резолюцій першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, підготовлені їх помічниками та референтами, доповідаються ними безпосередньо зазначеним керівникам.
2.12.16. Проекти резолюцій до шифротелеграм не готуються. Посадові особи, які їх розглядають, особисто вчиняють резолюцію на вільному від тексту місці першого аркуша шифротелеграми.
2.12.17. Якщо в документі, до якого готується проект резолюції, порушуються питання, що стосуються нормотворчої діяльності, або він потребує правової оцінки (візування проектів нормативно-правових документів, спільних наказів тощо), головним виконавцем визначається заступник Міністра, який координує і контролює (спрямовує) діяльність підрозділу, профілю роботи якого стосується документ, а співвиконавцями - заступник Міністра, який координує і контролює діяльність зацікавлених підрозділів, які співпрацюють за цим напрямком діяльності, а також Управління юридичного забезпечення - для надання правової допомоги.
2.12.18. При підготовці проектів резолюцій слід неухильно дотримуватися принципу розподілу повноважень.
2.12.19. Забороняється вносити зміни до резолюції, підписаної посадовою особою, крім випадків внесення змін, зроблених власноручно особою, яка її підписала. У разі необхідності внесення змін до підписаної посадовою особою резолюції, посадовій особі, яка її підписала, доповідається рапортом (доповідною запискою) про необхідність внесення таких змін (визначення виконавцем іншу посадову особу або залучення інших співвиконавців). У такому разі готується або нова резолюція або додатково для визначення окремих доручень.
2.12.20. Міністр внутрішніх справ своєю резолюцією може доручити виконання документа будь-якій посадовій особі системи МВС України.
Як правило, у проектах резолюцій Міністра внутрішніх справ (особи, яка виконує обов'язки Міністра) доручення адресуються першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, керівникам структурних підрозділів, діяльність яких він безпосередньо координує і контролює (спрямовує).
2.12.21. Перший заступник Міністра може давати доручення стосовно організації виконання документів заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, керівникам структурних підрозділів апарату Міністерства, діяльність яких вони координують та контролюють (спрямовують) відповідно до розподілу повноважень та начальникам ГУМВС, УМВС.
2.12.22. Заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату можуть давати доручення керівникам структурних підрозділів апарату Міністерства, діяльність яких вони координують і контролюють (спрямовують) відповідно до розподілу повноважень, та начальникам ГУМВС, УМВС.
Як виняток, перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату можуть давати доручення керівникам підрозділів, діяльність яких вони не координують та контролюють (спрямовують), у разі тимчасової відсутності першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату за взаємозамінністю, зняття з контролю (якщо документ поставлено на контроль відповідним першим заступником, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату) та списання матеріалів до справи.
Якщо перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату, який розглядає документ, вважає, що з його змістом необхідно ознайомити інших керівників Міністерства (першого заступника, заступника, заступника Міністра - керівника апарату), то в резолюції відповідне доручення дається УДЗ.
2.12.23. Керівники структурних підрозділів апарату Міністерства можуть давати доручення щодо виконання документів працівникам підрозділів, які вони очолюють, а також підпорядкованим їм територіальним підрозділам.
2.12.24. Забороняється давати доручення посадовим особам, які займають посади, рівнозначні посаді керівника, який учиняє резолюцію.
2.12.25. Начальникам ГУМВС, УМВС, ректорам вищих навчальних закладів МВС України, їх першим заступникам і заступникам (першим проректорам, проректорам) мають право давати доручення відповідно лише Міністр внутрішніх справ, а також перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату за напрямками діяльності.
При підготовці проектів резолюцій керівництва Міністерства до документів, виконання яких доручається зазначеним керівникам, в обов'язковому порядку визначається структурний підрозділ апарату Міністерства, який буде здійснювати контроль за виконанням документа.
2.12.26. При підготовці проектів резолюцій до документів, що надійшли для відома та врахування в роботі, до переліку посадових осіб, які згідно з резолюцією повинні ознайомлюватися з їх текстами, включаються лише ті посадові особи, повноважень яких стосується порушене питання.
Як правило, з документами про нагородження громадян, присвоєння рангів державних службовців, які не мають відношення до системи МВС України, згідно з резолюцією Міністра ознайомлюється керівник підрозділу забезпечення діяльності Міністра.
2.12.27. Допускається, як виняток, доведення документів, за якими необхідно вжити невідкладних заходів реагування, до підрозділів, до компетенції яких належить вирішення порушених питань, до розгляду цих документів керівництвом Міністерства (забезпечення охорони громадського порядку і безпеки в місцях перебування осіб, стосовно яких здійснюється державна охорона, під час відвідування України іноземними делегаціями, надходження на опрацювання та розгляд документів Президента України, Верховної Ради, Кабінету Міністрів, Служби безпеки, Управління державної охорони, підготовка матеріалів до засідань Уряду, РНБО тощо).
Для цього з документів, що не мають грифа обмеження доступу, знімаються копії, які передаються до відповідних структурних підрозділів для їх опрацювання. При цьому на першому примірнику робиться відповідна відмітка. Передача супроводжується внесенням інформації до АІПС "Канцелярія" та журналу, форма якого встановлюється УДЗ (зазначається дата, час отримання, прізвище, ініціали та підпис особи, яка отримала документ).
Крім того, для доведення таких документів до виконавців можливе використання оргтехніки (факс, телефон) та ЕОТ (електронна пошта).
2.12.28. Забороняється передавати відкритими (не захищеними) каналами зв'язку копій документів, що містять інформацію з обмеженим доступом та інформацію щодо змісту будь-яких шифротелеграм.
2.13. Доповідь вхідної кореспонденції керівництву
2.13.1. На доповідь керівництву подаються вхідні документи, які пройшли відповідну реєстрацію і до яких підготовлено проекти резолюцій.
Як виняток, можуть доповідатися без проектів резолюцій найважливіші документи, які потребують негайного розгляду, зокрема ті, що надійшли з поміткою "Терміново".
2.13.2. Без реєстрації доповідаються вхідні документи (вітальні адреси, листівки, листи-подяки, листи-запрошення до участі в проведенні культурно-мистецьких, спортивно-масових, громадсько-політичних заходах, прийомах тощо), перелік яких визначено керівництвом Міністерства.
2.13.3. Міністрові вхідні документи доповідає керівник підрозділу забезпечення Міністра або особа, яка виконує його обов'язки.
Першому заступнику, заступнику, заступнику Міністра - керівнику апарату вхідні документи доповідають їх помічники та референти.
Керівникам структурних підрозділів апарату Міністерства вхідні документи доповідають керівники підрозділів документального забезпечення, канцелярії або уповноважені працівники.
2.13.4. Шифротелеграми безпосередньо доповідаються керівництву Міністерства начальником або черговим працівником органу спеціального зв'язку. У подальшому шифротелеграми передаються до структурних підрозділів виключно через орган спеціального зв'язку, а в межах одного структурного підрозділу - через його режимно-секретний орган.
Порядок поводження із шифротелеграмами визначається окремим нормативно-правовим актом.
2.13.5. Акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України передаються Міністрові відразу після їх реєстрації та підготовки проектів резолюцій.
Закони України, постанови Верховної Ради України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності МВС України і потребують вирішення керівництвом, доповідаються першочергово.
2.13.6. Пакети, що надійшли на адресу керівництва Міністерства, керівників структурних підрозділів з позначкою "Особисто", доповідаються без порушення цілісності їх упаковки.
Такі пакети відкриваються особисто адресатом або особою, яка доповідає пакет у його присутності.
У разі відсутності адресата, на ім'я якого надійшов пакет з матеріалами, що має позначку "Особисто", працівниками УДЗ або відповідного підрозділу документального забезпечення у відправника з'ясовується питання щодо можливості доповіді зазначених матеріалів посадовій особі, яка заміщає адресата (за взаємозамінністю) або на яку покладено виконання обов'язків адресата.
2.13.7. Запити та звернення народних депутатів України, звернення громадян, запити на інформацію до Міністра внутрішніх справ з позначкою "Особисто" доповідаються адресату керівником підрозділу забезпечення діяльності Міністра після їх реєстрації в УДЗ та підготовки проектів резолюцій працівниками підрозділу забезпечення Міністра. Після їх розгляду Міністром не пізніше наступного робочого дня передаються до УДЗ для доведення до виконавців.
2.13.8. Для забезпечення ритмічної роботи з документами та своєчасного їх доведення до виконавців Міністром, його заступниками, керівниками структурних підрозділів визначаються графіки доповіді вхідної кореспонденції, які розробляються з урахуванням можливості її подальшої передачі виконавцям того ж робочого дня (як правило, на початку та в другій половині робочого дня).
Кореспонденція, яка потребує негайного розгляду, доповідається керівництву Міністерства, структурних підрозділів протягом робочого дня поза чергою.
2.13.9. Усі закони України, постанови Верховної Ради України, акти та доручення Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, директиви начальника Цивільної оборони України - Прем'єр-міністра України, розглянуті за період тимчасової відсутності Міністра внутрішніх справ особою, яка тимчасово виконувала його обов'язки, після повернення Міністра до роботи в обов'язковому порядку доповідаються йому для ознайомлення.
2.13.10. На розгляд керівників структурних підрозділів апарату Міністерства подається вхідна кореспонденція від міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, установ, організацій, органів внутрішніх справ довідкового, аналітичного, інформаційного характеру, інформація, надіслана на виконання доручень, у яких Міністерство визначено головним виконавцем, та кореспонденція, адресована безпосередньо структурним підрозділам апарату МВС.
2.13.11. У разі, якщо вирішення питань, порушених у документах, адресованих структурним підрозділам, виходить за межі їх повноважень, кореспонденція передається на розгляд першому заступнику Міністра, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, які контролюють та координують (спрямовують) діяльність цих підрозділів відповідно до розподілу повноважень.
2.13.12. Листи до Міністерства, у яких висловлюється незадоволення щодо вирішення питання, розглядаються першим заступником, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату відповідно до розподілу повноважень.
2.13.13. Документи, що надходять до Міністерства внутрішніх справ з питань розгляду судами цивільних, адміністративних та господарських справ, учасником яких є Міністерство внутрішніх справ, у день їх реєстрації передаються до Управління юридичного забезпечення для опрацювання та доповіді пропозицій щодо організації їх виконання заступникові Міністра, який координує та контролює (спрямовує) діяльність цього підрозділу.
2.14. Доведення документів до виконавців та поставлення на контроль
2.14.1. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного доведення документів до виконавців УДЗ розробляє графік передачі вхідної кореспонденції помічникам (референтам) першого заступника, заступників Міністра та працівникам підрозділів документального забезпечення структурних підрозділів апарату Міністерства (у робочі дні з 11.00 до 12.30 та з 15.30 до 17.00).
2.14.2. Вхідні документи, розглянуті керівництвом Міністерства, разом з резолюціями повертаються до УДЗ.
2.14.3. Працівники УДЗ відповідно до функціональних обов'язків (посадових інструкцій) забезпечують унесення інформації про вчинені резолюції до АІПС "Канцелярія" або відповідних облікових форм.
Після цього документи з резолюціями Міністра передаються на доповідь першому заступникові, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, яким доручено його виконання через їх помічників (референтів).
При цьому документ доповідається, у першу чергу, тій посадовій особі, яка визначена в резолюції Міністра головним виконавцем, а в разі визначення відповідальними за виконання передбачених у документі заходів декількох виконавців документ доповідається з урахуванням строків виконання завдань (від найкоротшого до найбільш тривалого).
Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставляння відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.
2.14.4. Вхідні документи, у резолюції до яких Міністром дано доручення першому заступникові, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату повинні бути розглянуті цими керівниками протягом одного робочого дня, після чого вони підлягають поверненню до УДЗ.
2.14.5. Після повернення з доповіді документа, який за резолюцією Міністра підлягає поставленню на контроль і який розглянуто першим заступником, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату, що визначений його головним виконавцем, працівниками УДЗ з нього знімається копія (за винятком документів, що містять інформацію з грифом обмеження доступу), до якої долучаються копії резолюцій Міністра та першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату із зазначенням структурного підрозділу, відповідального за його виконання, які передаються до підрозділу контролю.
2.14.6. Оригінал документа, який розглянуто керівництвом Міністерства і в резолюції до якого визначено підрозділ - головний виконавець, передається до цього підрозділу для виконання та подальшого постійного зберігання. Винятком є документи, зберігання яких передбачено в номенклатурних справах УДЗ. Такі документи передаються до структурних підрозділів з позначкою "Підлягає поверненню до УДЗ".
2.14.7. Примірники законів України, постанов Верховної Ради України, указів та розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень Кабінету Міністрів України, що надійшли до МВС України (зареєстровані в службі документального забезпечення) до структурних підрозділів апарату Міністерства не передаються, а після доведення резолюцій до виконавців формуються у справи працівниками УДЗ.
Примірники законів України, постанов Верховної Ради України, указів та розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень Кабінету Міністрів України, Директив начальника Цивільної оборони України - Прем'єр-міністра України, що мають позначку "Літер "М", що надійшли до МВС України, реєструються в мобілізаційному підрозділі Міністерства і після їх розгляду Міністром або особою, яка його заміщає, доводяться до виконавців його працівниками.
2.14.8. У разі надходження кореспонденції з терміном виконання 1 - 2 дні працівники УДЗ негайно інформують про її надходження відповідних помічників (референтів) першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату та працівників підрозділів документального забезпечення або керівників зацікавлених структурних підрозділів апарату Міністерства та забезпечують передачу їм копій таких документів. Оригінал передається головному виконавцеві негайно після його розгляду керівництвом Міністерства.
До документів з обмеженим строком виконання ("Терміново", "Негайно") передаються для розгляду та виконання з позначкою "Терміново".
2.14.9. Якщо необхідно деталізувати порядок виконання документа, структурні підрозділи - головні виконавці готують проекти доручень із зазначенням конкретних завдань, термінів і виконавців, які подаються на підпис першому заступникові, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, які координують і контролюють (спрямовують) їх діяльність.
Співвиконавці відповідають за якість підготовки та своєчасність подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.
2.14.10. У разі коли розгляд порушеного в документі питання не належить до компетенції посадової особи (підрозділу), визначеної в резолюції відповідного керівника головним виконавцем, зазначена посадова особа (підрозділ) протягом робочого дня повинна звернутися до керівника, який підписав резолюцію, з мотивованим рапортом (доповідною запискою) стосовно визначення іншого головного виконавця.
Якщо таке клопотання задоволено, то розглянутий відповідним керівником рапорт з новою резолюцією передається до підрозділу документального забезпечення, а в разі, якщо резолюція була вчинена керівництвом Міністерства, - до УДЗ для внесення змін в облікові форми, долучення їх до основного документа та передачі знову визначеному головному виконавцеві.
Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до іншої посадової особи (підрозділу), визначеного головним виконавцем після інформування щодо такої зміни підрозділу, що здійснює контроль за виконанням документа.
2.14.11. Зміна головного виконавця керівником, який його не визначав, не допускається, за винятком випадків взаємозамінності в разі тимчасової відсутності.
2.14.12. Забороняється ознайомлювати з документами осіб, які не мають відношення до їх виконання, і виносити документи, у тому числі їх копії, за межі підрозділів апарату Міністерства.
Після закінчення робочого дня всі документи повинні бути закриті в сховищах.
2.14.13. У разі якщо опрацювання документа не потребує підготовки відповіді на нього, працівник, на якого покладено виконання цього документа, на звороті останнього аркуша документа готує довідку щодо його опрацювання, у якій зазначає, що всі порушені в документі питання та/або поставлені завдання виконані в повному обсязі.
2.14.14. Документи, у яких не зазначено строк виконання або такий строк не визначено нормативно-правовими актами, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту їх реєстрації в органі або підрозділі внутрішніх справ, до якого такий документ надійшов (додаток 18).
2.14.15. Загальний порядок організації та здійснення контролю в апараті МВС визначається Інструкцією з організації контролю за виконанням документів у системі МВС, затвердженої наказом МВС від 23.04.2012 № 350, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 21.05.2012 за № 805/21118.
2.15. Порядок опрацювання й відправлення вихідної кореспонденції
2.15.1. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електронного зв'язку, а також доставляються фельд'єгерською службою. У виключних випадках, з дозволу керівництва УДЗ та структурного підрозділу - виконавця документа, дозволяється доставляння кореспонденції працівниками цього підрозділу особисто (нарочно) в межах одного населеного пункту (району).
2.15.2. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється підрозділами документального забезпечення відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.
2.15.3. З використанням засобів електронного зв'язку УДЗ здійснює передачу факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.
2.15.4. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису адресату в обов'язковому порядку надсилається також оригінал документа в паперовій формі, якщо інше не передбачено законом та нормативно-розпорядчими документами.
2.15.5. Вихідну кореспонденцію опрацьовують УДЗ та підрозділи з діловодства і надсилають централізовано в день її одержання від структурних підрозділів. За неможливості організувати опрацювання і надсилання вихідної кореспонденції у визначеному порядку її направляють структурні підрозділи самостійно через поштове відділення зв'язку. Працівникам МВС заборонено надсилати або передавати документи без реєстрації в УДЗ, підрозділі документального забезпечення структурного підрозділу.
2.15.6. Вихідні документи, які підписав Міністр, перший заступник, заступники Міністра, заступник Міністра - керівник апарату (у ГУМВС, УМВС - начальник або його заступники), надсилають адресатам тільки за вихідними номерами УДЗ (підрозділів документального забезпечення ГУМВС, УМВС). Копії таких документів зберігають в УДЗ і структурних підрозділах апарату МВС, що їх підготували.
2.15.7. Підготовка витягів з документа, які разом із документом підлягають розсиланню тому ж або іншим адресатам, покладається на структурний підрозділ - автора документа.
2.15.8. Якщо запит органу не потребує аргументованого пояснення, дозволяється відповідь писати на запиті й повертати його за тим же вхідним номером. При цьому в обліковому журналі роблять відповідну позначку.
2.15.9. Під час приймання від виконавців вихідних документів для реєстрації необхідно обов'язково перевіряти правильність адреси отримувача, наявність необхідних підписів та віз на них та їх додатках, позначку про додатки і їх фактичну наявність, наявність віз на примірниках, що залишаються у справах УДЗ (підрозділах документального забезпечення, канцеляріях), правильність оформлення й розміщення реквізитів. Документи, оформлені з порушенням передбачених правил, до відправлення не приймаються.
Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці в центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc
2.15.10. На документах, що підлягають поверненню відправнику, на верхньому березі першої сторінки під час реєстрації проставляється штамп "Підлягає поверненню".
2.15.11. Документи, що надсилають одному адресату, вкладають в один конверт, на якому проставляють усі їх реєстраційні номери.
У разі коли додатки надсилають у кількох пакетах, супровідний лист укладають у перший пакет, на якому ставлять його номер, а на інших пакетах до нього додається прийменник "до".
2.15.12. Під час надсилання документів до військових частин, розміщених на території України, а також на території країн СНД, на конверті зазначають поштовий індекс, найменування області, населеного пункту або пункту приписки до підприємства зв'язку, умовна назва військової частини і слова "Командирові частини (начальникові органу або закладу)".
2.15.13. Під час надсилання документів до військових частин, розміщених за межами України і СНД, зазначають поштовий індекс, умовну назву ("Польова пошта 0000" без зазначення пункту дислокації) і слова "Командирові частини".
2.15.14. Документи, що адресують постійним кореспондентам, рекомендується надсилати в конвертах із заздалегідь надрукованою повною адресою одержувача та відправника.
2.15.15. Пересилання кримінальних справ, особових справ, бланків суворої звітності, печаток і штампів здійснюють через фельд'єгерський і спеціальний зв'язок. На пакетах з такими матеріалами у правому верхньому куті проставляють позначку "Службовий", нижче - адреса отримувача, їхні номери або номери супровідних листів, а також адреса відправника. На зворотному боці пакета, у місцях з'єднання клапанів, проставляють відбитки мастикової печатки відправника.
2.15.16. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника підрозділу документального забезпечення, який здійснював розсилання документа.
2.15.17. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до підрозділів документального забезпечення в години, установлені для цього відповідним графіком.
2.16.1. Порядок тиражування документів засобами розмножувальної техніки визначається керівництвом МВС, а необхідність тиражування окремих документів - керівниками структурних підрозділів апарату МВС за погодженням з керівництвом УДЗ.
2.16.2. Тиражування невеликих за обсягом і тиражем документів можуть здійснювати підрозділи документального забезпечення (канцелярії) структурних підрозділів апарату МВС за допомогою наявних засобів оргтехніки.
2.16.3. Документи тиражують тільки після підписання керівником і реєстрації в канцелярії. Винятком є бланки з трафаретними текстами, різні форми обліку тощо.
2.16.4. Для копіювання передають, як правило, перші примірники (оригінали) документів або рукописні тексти, що відповідають необхідним технічним вимогам.
2.16.5. Тиражування великих за обсягом документів повинен здійснювати спеціалізований підрозділ (друкарня) за такими правилами:
для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення за формою 22, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 19);
документи для тиражування передають до розмножувального цеху (друкарні) разом із замовленням з одночасним наданням йому номера, зазначенням дати передачі, установленням терміну виконання замовлення;
замовлення реєструють у спеціальному журналі обліку роботи розмножувального цеху (друкарні). Під час одержання розмноженого документа отримувач розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;
оригінали документів після виготовлення з них копій повертають за належністю.
2.17.1. Обсяг документообігу установи - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених у МВС (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).
2.17.2. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.
2.17.3. За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані УДЗ, підраховуються окремо на основі прийнятої у МВС системи обліку документів.
2.17.4. Облік документів може здійснюватися як за МВС у цілому, так і за кожним структурним підрозділом, ГУМВС, УМВС за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити і звернення народних депутатів, запити на інформацію відповідно до вимог окремих нормативно-правових актів.
2.17.5. Результати обліку документів узагальнюються УДЗ щокварталу і подаються керівництву МВС для прийняття управлінських рішень та вжиття заходів для вдосконалення роботи з документами.
2.17.6. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 20). Також у звіті про обсяг документообігу зазначається порівняльний аналіз з аналогічним попереднім звітним періодом минулого року, причини збільшення та зменшення документообігу та пропозиції щодо покращання стану роботи з документами. У звіті можуть зазначатися й інші інформаційно-довідкові дані, необхідні для прийняття управлінського рішення.
III. Укладання номенклатури справ, формування та оформлення справ
3.1. Укладання номенклатури справ
3.1.1. Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
3.1.2. Номенклатура справ призначена для встановлення єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
3.1.3. В органах та підрозділах внутрішніх справ складаються номенклатури справ структурних підрозділів і зведена номенклатура справ органу або підрозділу відповідно до вимог Інструкції з організації архівної роботи в органах внутрішніх справ, внутрішніх військах, навчальних закладах, науково-дослідних установах та організаціях системи МВС України, затвердженої наказом МВС від 25.05.2006 № 530 та погодженої з Державним комітетом архівів України.
МВС України має індивідуальну номенклатуру справ, що складається з номенклатур справ його структурних підрозділів.
Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі, підписується його керівником з обов'язковим погодженням з керівником Державного архіву МВС України, архівів ГУВВ, ГУМВС, УМВС.
Методична допомога у складенні номенклатур справ надається відповідними архівними установами.
3.1.4. Під час розроблення єдиної номенклатури справ органу, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність органу загалом. При цьому використовуються положення (статути) про структурні підрозділи, штатні розписи, типові чи взірцеві номенклатури, номенклатури й описи справ за минулі роки, класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться в органах, контрольні картки, інші документи, передбачені Переліком документів, що утворюються в процесі діяльності органів внутрішніх справ, навчальних закладів, підприємств, установ, організацій системи МВС України, із зазначенням строків зберігання документів, та Переліком документів, що утворюються в процесі діяльності внутрішніх військ МВС України, із зазначенням строків зберігання документів, затверджені наказом МВС від 04.06.2002 № 519, а також ураховують завдання органу на наступний рік.
3.1.5. Номенклатуру справ структурного підрозділу органу укладають у двох примірниках, на кожному з яких обов'язково зазначають гриф погодження з експертною комісією (ЕК) структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу (посадова особа, відповідальна за архівний підрозділ органу):
перший примірник - недоторканний, зберігається у структурному підрозділі, у якому створюється номенклатура справ;
другий - передається до підрозділу документального забезпечення.
Нові номенклатури справ реєструються в журналі обліку вихідних та внутрішніх документів та підшиваються до справ з номенклатурами.
3.1.6. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу підрозділи з діловодства зводять у єдину (зведену) номенклатуру справ органу.
3.1.7. До номенклатури справ не вносять друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформації тощо.
3.1.8. Зведену номенклатуру справ органу після її остаточного доопрацювання погоджують із експертною комісією органу й експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву МВС України або відповідного його підрозділу в ГУВВ, ГУМВС, УМВС, після чого затверджує керівник органу.
3.1.9. У номенклатурі справ структурного підрозділу, у зведеній номенклатурі справ органу впродовж року в графі "Примітка" роблять відмітки про початок уведення нових справ, перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за їх формування, про передачу справ до архівного підрозділу органу, в інші органи для їх продовження тощо.
3.1.10. Примірне положення про Експертну комісію органу, установи системи МВС України та порядок проведення експертизи цінності документів викладено в Інструкції з організації архівної роботи в органах внутрішніх справ, внутрішніх військах, навчальних закладах, науково-дослідних установах та організаціях системи МВС України.
3.1.11. Якщо протягом року в структурному підрозділі виникають нові документовані ділянки роботи і не передбачені номенклатурою справ, то вони додатково вносяться до номенклатури в кінці її відповідного розділу.
3.1.12. У кінці року номенклатуру справ органу обов'язково закривають підсумковим записом, який скріплює своїм підписом керівник підрозділу документального забезпечення.
3.1.13. У кінці року номенклатуру справ структурного підрозділу обов'язково закривають підсумковим записом, у якому зазначають кількість і категорію фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі. Про наявність заведених за рік справ повідомляють до архівного підрозділу.
3.1.14. Зведена номенклатура справ органу схвалюється комісією органу внутрішніх справ з проведення експертизи цінності документів та погоджується експертно-перевірною комісією відповідної архівної установи один раз на п'ять років або невідкладно в разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи органу, після чого затверджується керівником органу внутрішніх справ.
3.1.15. Зведена номенклатура справ складається в чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівною установою. Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:
перший (недоторканний) - зберігається у справі в підрозділах документального забезпечення;
другий використовується підрозділом документального забезпечення як робочий;
третій передається до архівного підрозділу органу для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;
четвертий - надсилається до Державного архіву МВС України.
Структурні підрозділи органу отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання в роботі.
3.1.16. Зведена номенклатура справ установи щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
3.1.17. Зведену номенклатуру справ органу, як і номенклатуру справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядають, аналізують й уточнюють. Після внесення змін номенклатуру справ передруковують, тоді її затверджує керівник органу.
3.1.18. Зведена номенклатура справ підлягає перепогодженню з відповідним архівним підрозділом один раз на п'ять років або в разі змін у структурі, функціях та характері роботи органу.
3.1.19. Після виконання документів їх групують у справи, яким дають назви (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є викладення питання (предмета), з якого її завели.
3.1.20. До номенклатури справ структурного підрозділу і до зведеної номенклатури справ органу вносять назву справ, що відбивають задокументовані ділянки роботи органу, а також не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, зокрема довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.
Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), уносять до номенклатури справ кожного року впродовж усього терміну їх вирішення.
3.1.21. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.
3.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до їхньої номенклатури. До справ вносять документи, які за змістом відповідають заголовку справи. Справи формуються децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.
3.2.2. Після підшиття документів у справи здійснюють відповідні позначки в журналах реєстрації документів.
3.2.3. Під час формування справ необхідно дотримуватися таких основних правил:
документи постійного і тимчасового термінів зберігання групувати в окремі справи;
до справи вносити один примірник кожного документа;
у справи загального провадження групувати документи одного календарного року, за винятком перехідних справ;
справи повинні бути товщиною 30 - 40 мм і мати не більше ніж 250 аркушів.
3.2.4. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
3.2.5. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
3.2.6. Протоколи й матеріали колегії формують в окремі справи.
3.2.7. Накази щодо особового складу (про заохочення, призначення, звільнення, присвоєння спеціальних звань), про відрядження та стягнення формують у відповідні справи окремо.
3.2.8. Протоколи засідань колегії групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань колегії систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
3.2.9. Планові та звітні документи вносять до справ того року, до якого вони належать за своїм змістом незалежно від дати їх укладання або надходження. Перспективні плани роботи формують у справи першого року їх дії, а звіти про їх виконання - у справи останнього року.
3.2.10. Листи та заяви громадян із питаннями поліпшення роботи органів, а також із запитами соціально-правового характеру формують в окремі справи.
Кожний лист (заява) і документи щодо його розгляду становлять у справі самостійну групу. Якщо надійшли повторні заяви або з'явилися додаткові документи, останні приєднуються до цієї групи документів.
3.2.11. Листування з питань службової діяльності групується до справи за календарний рік у логічній послідовності вирішення питання за хронологією: документ-відповідь розміщують після документа-запиту або ініціативного документа.
3.2.12. У разі поновлення листування документи вносять до справи поточного року із зазначенням номера справи за попередній рік, у якій зберігають документи з цього питання.
3.2.13. Документи-додатки незалежно від їх дат групують в одну справу з документами, до яких вони додаються. Додаток, який має понад 250 аркушів, формують в окрему справу, зазначаючи на основному документі, що додаток оформлено окремою справою.
3.2.14. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731.
3.2.15. Невиконані документи формувати у справи забороняється. Не допускається підшивати до них документи не за призначенням, зайві примірники, різні варіанти чернеток.
3.2.16. Забороняється вилучати документи зі справ або переміщати їх з однієї справи до іншої без санкції керівника підрозділу з діловодства.
3.2.17. Працівникам органів внутрішніх справ дозволяється формувати передбачені номенклатурою справи тільки з питань, що належать до їх компетенції.
3.2.18. Документи, створені за допомогою персонального комп'ютера, групують у справи на загальних підставах.
Окремі документи, які виготовлено на інших носіях (кіно-, фото-, відеоплівки та ін.), вкладають у конверти, які підшивають до справи.
3.2.19. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архівного підрозділу зберігаються за місцем їх формування.
Керівники структурних підрозділів і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.
Справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
Магнітні стрічки з фонограмами, аудіо- та відеозаписи засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці та коробці роблять відмітки про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх збереження.
3.3.1. Оформлення справ обов'язково передбачає оформлення титулу, нумерацію аркушів, брошурування (переплетення), укладання внутрішнього опису, засвідчувальний підпис у кінці справ, скріплення їх печаткою, інвентарний облік.
3.3.2. Облік користування справою на стадії діловодства здійснюють у встановленому порядку.
3.3.3. Оформлення обкладинки справ постійного терміну зберігання роблять чорним чорнилом або чорною тушшю, справ тимчасового зберігання - синім чорнилом, пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.
3.3.4. На обкладинці справи загального провадження зазначають повну й офіційно прийняту скорочену назву органу, структурного підрозділу, у якому заведено і закінчено справу, гриф обмеження доступу, її номер і номер тому, заголовок, початкова і кінцеві дати документів, кількість аркушів, термін зберігання, номер статті переліку (за потреби додають інші відомості).
3.3.5. Якщо назву органу або структурного підрозділу змінювали впродовж періоду, який охоплює документи справи, на обкладинці також зазначають нову назву. Якщо справу розпочав один орган, установа, структурний підрозділ, а закінчував інший, то на обкладинці вказують обидві назви.
3.3.6. На обкладинці справи, яка підлягає зберіганню в архівному підрозділі, необхідно передбачити місце для архівного шифру (номер фонду, номер опису, власне номер справи).
3.3.7. Заголовок справи загального провадження, перенесений на обкладинку з номенклатури, у кінці року уточнюють. У справах з наказами, протоколами засідань колегій і нарад зазначають початковий і кінцевий номери. У справах з листуванням уточнюють склад кореспондентів. За потреби, на окремі документи, які мають важливе значення, укладають анотацію.
3.3.8. Датою справи є дата першого (за терміном) і останнього документа справи, а саме:
для протоколів - дата (день, місяць, рік) проведення нарад, колегії;
для вхідних документів - дата їх реєстрації в органі;
для вихідних документів, а також наказів, доручень, інструкцій, правил тощо - дата підписання або затвердження;
плани, звіти та документи, що до них належать, підшивають до того року, коли їх укладено, незалежно від дати укладання.
Якщо у справі є документи за попередні роки, то на її обкладинці під початковою і кінцевою датами роблять напис: "є документи за... роки", за потреби після заголовка зазначають також назви цих документів. У позначенні дати вказують послідовно день, місяць, рік.
3.3.9. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому. У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць та рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
3.3.10. Документи постійного і тривалого зберігання (10 і більше років) підшивають або переплітають в обкладинки з цупкого картону. Документи тимчасового зберігання (до 10 років) допускається підшивати в м'які обкладинки.
3.3.11. Документи до справ підшивають міцною ниткою в 3 - 4 проколи або переплітають друкарським способом. Під час підшивання справи з документів виймають шпильки, скріпки.
Окремі документи, які мають велику історичну цінність, а також особисті, фотокартки тощо вкладають у конверти, які потім підшивають до справи.
Якщо текст документа близько підходить до краю аркуша і може бути пошкодженим під час підшивання, до нього підклеюють смугу цупкого паперу, за яку він підшивається. Аналогічно підшиваються документи великого формату, які зберігають у справі згорнутими.
Статистичні таблиці, креслення, інші документи великого формату з постійним терміном зберігання перед підшиванням наклеюють на марлю, полотно або кальку.
3.3.12. Підшиті до справи документи нумерують простим графітовим олівцем або нумератором у правому верхньому кутку аркуша, не зачіпаючи тексту. Застосування чорнила, пасти та кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється.
Аркуші справи, поділеної на самостійні розділи або томи, нумерують у кожному розділі, томі окремо.
Фотокартки, інші ілюстровані матеріали нумерують на зворотному боці, у лівому верхньому куті.
Аркуш, складений та підшитий за середину, нумерують як два аркуші.
Аркуш з наклеєними документами і фотокартками нумерують як один.
3.3.13. Підшиті до справи конверти з написами або вкладенням також нумерують (кожне вкладення в конверт нумерують наступним за ним номером). Якщо вкладення пронумерувати неможливо (наприклад, особисті документи, нагороди тощо), то про їх наявність робиться застереження в засвідчувальному підписі справи.
3.3.14. Підшиті до справи документи з власною нумерацією аркушів, у т.ч. друковані видання, нумерують загальним порядком або зберігають власну нумерацію, якщо вона відповідає порядковому розміщенню аркушів у справі.
3.3.15. Аркуші ознайомлення з нормативними документами, а також аркуші з резолюціями керівників щодо їх виконання нумерують і підшивають до справи разом із цими документами.
3.3.16. Документи, справи, незалежно від терміну зберігання, вносять до їх внутрішнього опису, який підшивають на початку справи (тому).
У внутрішньому описі (у графі "Примітка") зазначають факт вилучення документів зі справи (тому) з посиланням на відповідний акт.
У кінці внутрішнього опису справи працівник, який її оформив, робить підсумковий запис: зазначення посади укладача і дати укладання опису, кількість внесених до неї документів і обсяг їх в аркушах, окремо зазначається кількість аркушів внутрішнього опису, що мають свою нумерацію.
3.3.17. У кінці справи (тому) працівник, який її оформив, із зазначенням своєї посади і дати укладання робить засвідчувальний підпис, у якому цифрами та словами вказує кількість підшитих у справі (томі) аркушів, окремо зазначається кількість аркушів внутрішнього опису, наявність аркуша використання справи, а також конвертів з вкладеннями, особливість нумерації, стан документів тощо.
У засвідчувальному підписі справи, яка складається із самостійних розділів, зазначається кількість аркушів у кожному розділі та загальна кількість аркушів у справі.
3.3.18. Справи скріплюють печаткою (незалежно від того, прошиті вони ручним способом чи переплетені друкарським).
3.3.19. Закінчені провадженням томи справ беруть на інвентарний облік за журналом обліку журналів, картотек і закінчених провадженням справ.
3.3.20. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, у якому було сформовано справу, іншим органам та підрозділам внутрішніх справ - з письмового дозволу керівника структурного підрозділу. Видача проводиться за картками обліку видачі справ (документів) (форма 8) на строк, який не перевищує одного місяця.
3.4. Порядок проведення експертизи цінності документів та відбір документів і справ на зберігання та знищення
3.4.1. Відбір справ загального провадження для передачі на зберігання до архівного підрозділу, установлення для справ, що мають термін зберігання з позначкою "ЕК", визначеного терміну, а також відбір справ для знищення здійснюють експертні комісії органів внутрішніх справ, Примірне положення про які та організація роботи яких затверджені наказом МВС від 25.05.2006 № 530.
3.4.2. До складу експертних комісій входить не менше трьох кваліфікованих працівників, у тому числі працівник підрозділу документального забезпечення (в апараті МВС, ГУМВС, УМВС до експертних комісій департаментів, головних управлінь, самостійних управлінь і відділів входить працівник Державного архіву МВС України або відповідного його підрозділу), а також включаються працівники, які безпосередньо причетні до документів і можуть правильно визначити політичне, наукове, історичне значення документів. Головою експертної комісії призначають одного із заступників начальника органу (у апараті МВС, ГУМВС, УМВС - один із заступників начальника департаменту, головного управління, самостійного управління, відділу).
3.4.3. Порядок підготовки і передачі справ на зберігання до архівного підрозділу, а також правила користування архівними документами регламентує відповідна Інструкція з архівної роботи в органах внутрішніх справ.
3.4.4. Документи з моменту створення (надходження) і до передачі їх до архівного підрозділу органу зберігаються за місцем їх формування у справах.
З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщують відповідно до їхньої номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначають їх індекси за номенклатурою.
3.4.5. Збереження документів і справ забезпечують керівники структурних підрозділів і посадові особи, відповідальні за діловодство.
3.4.6. Для забезпечення збереження документів справи мають зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, шафах і столах, що замикаються.
3.4.7. Документи, створені за допомогою персонального комп'ютера, зберігаються на загальних підставах.
3.4.8. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів апарату МВС здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, у якому було сформовано справу, представникам інших організацій здійснюється відповідно до Настанови з організації архівної роботи в органах внутрішніх справ, внутрішніх військах, навчальних закладах і науково-дослідних установах системи МВС. На видану справу заводять картку - замінник справи, у якій зазначають структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому справу видано, дату її повернення. Передбачено графи для підписів в одержанні та прийнятті справи.
3.4.9. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівництва Міністерства відповідно до законодавства з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.
3.4.10. Під час користування архівними справами забороняється робити будь-які позначки, підкреслення, загортати аркуші, розшивати справи, вилучати зі справ окремі документи і передавати їх у користування іншим органам (підрозділам) й установам.
3.5. Знищення документів і справ
3.5.1. Знищенню підлягають документи, термін зберігання яких закінчився, або зайві примірники.
3.5.2. Документи знищують згідно з рішенням експертної комісії за актом форми 6, 7 (додатки 21, 22) залежно від видів документів, що підписують члени комісії й затверджує начальник органу (у МВС України - керівник департаменту, головного управління, самостійного управління, відділу; у ГУМВС, УМВС - начальник структурного підрозділу). Знищення документів до затвердження акта забороняється.
3.5.3. Робити будь-які підчищення, а також виправлення із застосуванням коректувальної рідини в актах на знищення забороняється. Про внесення будь-яких поправок робиться застереження, що засвідчується підписами всіх членів комісії.
3.5.4. Зі справ, що підлягають знищенню, можна вилучати окремі документи, необхідні для подальшої роботи, про що робляться відповідні відмітки в акті форми 7.
Після знищення документів працівники, які виконали цю роботу, затверджують факт знищення підписами в акті, а в журналах обліку роблять відмітки про знищення справ, документів із зазначенням номера акта і дати його реєстрації.
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою
1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).
2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.
3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України, тощо.
4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).
5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права та статус посадових осіб органів внутрішніх справ.
7. Доручення (довіреність) на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні, на представництво в суді.
8. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).
13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
16. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).
17. Протоколи (погодження планів поставок).
18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
19. Специфікації (виробів, продукції тощо).
20. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.
21. Статути (положення) установ.
25. Приписи, подання та постанови на виконання посадовими особами органів внутрішніх справ певних дій та проведення певних заходів.
27. Документи до відомчих нормативно-правових актів, які подаються на державну реєстрацію.
28. Нагороджувальні документи (почесні грамоти, книжки до нагород тощо).
29. Копії документів, нормативно-правових актів для державних установ за запитами відповідно до законодавства.
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки
Реквізити | Пояснення до заповнення |
Назва виду документа | заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється |
Автор (кореспондент) | під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи |
Дата документа | дата, що проставляється на документі установою-автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі - картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами) |
Індекс документа | індекс, присвоєний документу установою-автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається |
Дата надходження | дата надходження документа до установи переноситься на картку з реєстраційного штампа |
Індекс | індекс, присвоєний вхідному документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами |
Заголовок документа або короткий зміст | переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил |
Резолюція | переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції |
Відповідальний виконавець | прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону |
Строки виконання | проставляється число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді |
Позначка про виконання | короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді |
ЖУРНАЛ
реєстрації законів, постанов та інших законодавчих актів Верховної Ради України, указів, розпоряджень Президента України, постанов, декретів і розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень Верховної Ради та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних (міських) рад народних депутатів, їх виконавчих органів, розпоряджень і рішень місцевої державної адміністрації (форма 3)
Порядковий обліковий номер (вхідний) і дата реєстрації | Номер і дата одержаного документа | Кількість листів | Короткий зміст | Хто ознайомлений | Виконання | Повернення документа або номер справи |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
ЖУРНАЛ
обліку сховищ (сейфів), металевих шаф, ключів від них (форма 6)
Порядковий обліковий номер | Найменування сховища (сейф, металева шафа, односекційна одностулкова, односекційна двостулкова, двосекційна одностулкова, двосекційна двостулкова, картотечна шафа, кладова, сховище) | Інвентарний номер сховища | Місцезнаходження сховища (підрозділ, номер кімнати, будинку) | Прізвище особи, відповідальної за сховище | Кількість комплектів ключів та їх номери | Підписи | Примітка | ||
особи, відповідальної за сховище, в одержанні ключа і дата | працівника підрозділу документального забезпечення у прийомі ключа і дата | особи, у якої знаходяться дублікати ключів, і дата | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
ЖУРНАЛ
обліку робочих зошитів, книг внутрішнього опису, стенографічних зошитів (форма 7)
Порядковий обліковий номер | Дата реєстрації | Гриф обмеження доступу | Кількість листів | Кому виданий (прізвище, ініціали) | Розписка за отримання і дата | Направлений | Повернений | Знищення | |||
виконавець | працівник підрозділу документального забезпечення | куди | вихідний номер, дата | вхідний номер, дата | номер акта | дата | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
№№ | Дата і час передачі | Номери переданих документів | Кому адресовані документи | Прізвище та завірений печаткою підпис особи, яка одержала документ (пакет), і дата. Кількість одержаних документів (словами) |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
ЖУРНАЛ
обліку печаток та штампів (форма 13)
Порядковий обліковий номер | Найменування печаток (штампів) | Відбиток печаток (штампів) | Посада та прізвище співробітника, у якого знаходиться печатка (штамп) | Розписка в отриманні печатки (штампа) й дата | Розписка працівника підрозділу документального забезпечення в отриманні печатки (штампа) від співробітника | Відмітка про повернення або знищення печатки (штампа) |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
КАРТКА
обліку видачі справи (документа) (форма 8)
_____________________________________________________________________
(вид документа, короткий зміст справи або документа,
_____________________________________________________________________
обліковий номер і дата, гриф обмеження доступу, номер тому чи
_____________________________________________________________________
примірника, кількість аркушів)
Дата видачі | Кому видана(ий) | Кількість аркушів справи | Керівник, який надав дозвіл для ознайомлення зі справою | Підпис виконавця, який одержав справу (документ) або ознайомився з нею (ним) | Підпис працівника підрозділу документального забезпечення в прийомі і дата |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
ЖУРНАЛ
обліку журналів, картотек і закінчених упровадженням справ (форма 43а)
Порядковий обліковий (інвентарний) номер і гриф обмеження доступу | Індекс підрозділу | Найменування | Номер справи за номенклатурою | Номер тому | Кількість аркушів | Дата заведення | Дата закінчення | Відповідальний за зберігання справи, його підпис і дата | Строк зберігання і стаття за переліком | Позначка про рух справи | Примітка | |||
номер і дата здавального опису, номер справи, до якої підшито опис | порядковий номер у здавальному описі | куди, коли і за яким номером відправлена | номер і дата акта про знищення, номер справи, до якої підшито акт | |||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
ЖУРНАЛ
обліку вихідних та внутрішніх документів (форма 45)
Порядковий обліковий номер і гриф обмеження доступу | Кому адресований, ким підписаний | Вид і короткий зміст документа, облікові номери додатків | Обліковий машинописний номер | Номери спецблокнота і аркушів чернетки | Кількість примірників основного документа | Номери примірників основного документа | Кількість примірників додатка | Номери примірників додатка | Кількість аркушів у примірниках | |
основного документа | додатка | |||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
Який вхідний номер виконано | Прізвище виконавця і найменування структурного підрозділу | Підпис в одержанні документа для відправки, а чернетки для знищення і дата | Підписи про знищення чернеток і дата | Підпис виконавця в одержанні копії документа і дата | Підпис працівника в одержанні документа від виконавця для підшивки до справи і дата | Куди підшито документ | Номер акта про знищення документа і дата | Номер реєстру (розносної книги), за яким відправлено документ | Позначка про перевірку наявності документа | Примітка | |
номери справи і тому | номери аркушів | ||||||||||
12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 |
ЖУРНАЛ
обліку вхідних документів (форма 50)
Порядковий обліковий номер (вхідний) і гриф обмеження доступу | Номер і дата одержаного документа | Звідки поступив, кому адресований | Вид документа і його короткий зміст | Номер примірника | Кількість аркушів |
основного документа | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Номер примірника | Кількість аркушів | Підпис особи, якій передано документ на виконання, і дата | Підпис працівника підрозділу документального забезпечення в одержанні документа від виконавця і дата | Номер справи (тому), до якої (якого) підшито документ, і номери аркушів. Номер і дата акта про знищення | Яким номером виконано документ | Позначка про перевірку наявності документа | Примітка | |
додатка | основного документа | додатка | ||||||
7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
ПАКЕТНО-КОНТРОЛЬНИЙ ЖУРНАЛ
(форма 52)
Номери пакетів за порядком та їх гриф обмеження доступу | Номер і дата реєстру (розносної книги, розписки) | Загальна кількість пакетів (словами), що надійшли протягом дня | Підпис фельд'єгеря (кур'єра), який доставив кореспонденцію із зазначенням дати і часу | Звідки надійшли пакети | Номери документів, зазначені на пакеті | Підпис працівника підрозділу документального забезпечення за одержання пакетів від чергового, дата і час | Підпис виконавця за одержання пакета з позначкою "Особисто", дата і час | За яким вхідним (інвентарним) номером зареєстровано документ | Позначка про передані до інших підрозділів документи, повернення помилково засланих (номер реєстру, розносної книги, розписки і дата) | Позначка про перевірку наявності документів | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів, що знаходяться у виконавця (форма 55)
№ з/п | Назва документа | Гриф обмеження доступу | Номери документів | Дата отримання | Звідки надійшов або кому адресований | Кількість аркушів | Номер справи, в якій буде підшитий документ або копія | Документ здано в підрозділ документального забезпечення | |||||
машинописні | вхідні | копії вихідних | №№ аркушів чорнового матеріалу | основного документа | додатків | дата здачі | підпис працівника підрозділу документального забезпечення в прийомі документа | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
ЖУРНАЛ
обліку наказів, рішень колегії (форма 61)
Порядковий обліковий номер | Номер і дата документа, гриф обмеження доступу | Короткий зміст | Ким виданий, вхідний номер і дата супровідного листа або переліку за відповідними формами обліку | Кількість одержаних або розмножених примірників (виписок) | Номери примірників | Кількість аркушів у примірнику |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Відомості про розсилання | Відмітка про повернення (номери примірників, номер і дата супровідного листа) | Номер справи, до якої підшито оригінал (список розсилки), і номери аркушів | Підпис про перевірку наявності документа і дата | Номер акта про знищення документа і дата | Примітка | |||
куди відправлений (кому переданий, підпис і дата) | номер і дата супровідного листа (переліку) | кількість примірників | номери примірників | |||||
8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства (не є вичерпним)*
__________
* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8 - 13, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерській службі, кадровій службі, бібліотеці, службі науково-технічної інформації).
1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
3. Навчальні плани, програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
6. Рахунки, що надіслані до оплати.
8. Вітальні листи і запрошення.
9. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
11. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
12. Форми статистичної звітності.
СТРОКИ
виконання основних документів
1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.
2. Запит народного депутата України - не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим - у п'ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради - в установлений зазначеною Радою строк.
Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам внесення запиту.
3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) - протягом не більш як 10 днів з дня надходження.
У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.
4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).
5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).
6. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, - у строк, установлений їх головними розробниками.
7. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, - у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.
Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону - негайно, про що повідомляється прокурору.
Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід ужити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.
Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення - у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.
8. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владних повноважень (далі - запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію - не більше п'яти робочих днів від дня надходження запиту.
У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.
У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.
Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
9. Строк вивчення запиту на отримання персональних даних на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.
Протягом цього строку володілець бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволено або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.
Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.
Суб'єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб'єкта відносин, пов'язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.
10. Не належать до інформації з обмеженим доступом декларації про доходи осіб та членів їхніх сімей, які: претендують на зайняття чи займають виборну посаду в органах влади; обіймають посаду державного службовця, службовця органу місцевого самоврядування першої або другої категорії.
Відомості, зазначені у деклараціях осіб, перелічених у частині другій статті 12 Закону України "Про засади запобігання і протидії корупції", а також осіб, які претендують на зайняття чи займають виборні посади в органах влади або посади державних службовців, службовців органів місцевого самоврядування першої чи другої категорії, надаються у разі надходження відповідного запиту в порядку, встановленому Законом України "Про доступ до публічної інформації".
Відомості, зазначені у деклараціях інших осіб, надаються з дотриманням установлених законом вимог: спеціально уповноваженим суб'єктам у сфері протидії корупції, органам, що провадять оперативно-розшукову діяльність, попереднє слідство, судам - у разі надходження відповідного запиту, оформленого згідно із законодавством; комісії з проведення службового розслідування - у разі проведення службового розслідування стосовно осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування.
11. Звернення громадян - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.
Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
12. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них строку.
13. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.
НАРЯД № _________
на розмноження документів (форма 22)
(оформляється на папері формату А5)
Підрозділ ________________________________________________________________
Найменування робіт ______________________________________________________
(надрукувати, розмножити, переплести)
Обліковий номер оригіналу і дата | Гриф обмеження доступу | Кількість аркушів оригіналу | Кількість потрібних примірників (тираж) | Виконання робіт | |
кількість виготовлених примірників | кількість аркушів у примірнику | ||||
Підписи: | ______________________ | _____________________________ |
_____________________ | _____________________________ |
ЗВІТ
про обсяг документообігу*
за ___ ____________ 20__ р.
__________
* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.
Керівник підрозділу |
|
|
Справи загального провадження постійного та тривалого строків зберігання за __________ роки передані на зберігання до архіву за описом від ________ № __________.
Правильність записів в акті з даними обліку звірив
______________________ | ____________________ | __________________________ |
Документальні матеріали перед знищенням із записами в акті звірили і повністю знищили шляхом _____________________________________________________________.
_________________ | ___________________________ | ||
_________________ | ___________________________ | ||
_________________ | ___________________________ | ||
_________________ | ___________________________ | ||
Відмітки про знищення до журналів обліку вніс ________________________________
______________________ | ____________________ | __________________________ |
МІНІСТЕРСТВО | ЗАТВЕРДЖУЮ |
_____________ м. Київ № _____________ |
АКТ
про відбирання на знищення і знищення справ, журналів
______________________________________________________________________
(назва підрозділу)
Комісія у складі ___________________________________________________________
(посада, звання і прізвище членів комісії)
____________________________________________________________________________,
керуючись Переліком документальних матеріалів і строками їх зберігання, затвердженим
наказом МВС України від ___________________ № ___________, відібрала для знищення
такі справи і журнали, строк зберігання яких закінчився:
Порядковий номер | Інвентарний номер | Найменування і номер справи згідно з номенклатурою | Номер тому | Кількість аркушів у томі | Крайні дати документів | Строк зберігання і стаття згідно з переліком | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Експертизу цінності справ проводили члени комісії:
________________ | ___________________________ | |
________________ | ___________________________ | |
________________ | ___________________________ | |
________________ | ___________________________ |
Справи загального провадження постійного та тривалого строків зберігання за __________ роки передані на зберігання до архіву за описом від ___________ № ________.
Правильність записів в акті з даними обліку звірив
______________________ | ____________________ | __________________________ |
Документальні матеріали перед знищенням із записами в акті звірили і повністю
знищили шляхом _________________________________________________________.
________________ | ___________________________ | |
________________ | ___________________________ | |
________________ | ___________________________ | |
________________ | ___________________________ |
Відмітки про знищення до журналів обліку вніс
______________________ | ____________________ | __________________________ |
МІНІСТЕРСТВО | ЗАТВЕРДЖУЮ |
_____________ м. Київ № _____________ |
АКТ
про відбирання на знищення і знищення документів
_______________________________________________________________
(назва підрозділу)
Комісія у складі ___________________________________________________________
(посада, звання і прізвище членів комісії)
____________________________________________________________________________,
керуючись Переліком документальних матеріалів і строками їх зберігання, затвердженим
наказом МВС України від ___________________ № ___________, відібрала для знищення
такі документальні матеріали, строк зберігання яких закінчився:
_____________ | _______________________________________ | |
_____________ | _______________________________________ | |
_____________ | _______________________________________ | |
_____________ | _______________________________________ |
Правильність записів в акті з даними обліку звірив
______________________ | ____________________ | __________________________ |
Документальні матеріали перед знищенням із записами в акті звірили і повністю
знищили шляхом __________________________________________________________.
_____________ | ______________________________ | |
_____________ | ______________________________ | |
_____________ | ______________________________ | |
_____________ | ______________________________ |
