ПРАВЛІННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО БАНКУ УКРАЇНИ
П О С Т А Н О В А
N 1 від 04.01.98 Зареєстровано в юридичномум.Київ департаменті Нацбанку
4 січня 1998 р.
vd980104 vn1 за N 513
Про затвердження Інструкції з діловодствав центральному апараті та установах
Національного банку України
( Зміни в текст не внесені. Додатково див. ПостановуНаціонального банку
N 40 ( v0040500-00 ) від 04.02.2000 )
Правління Національного банку України відмічає, що з часу
прийняття останньої Інструкції з діловодства в центральному
апараті та установах Національного банку України відбулися значні
зміни в організації, формах і методах роботи з документами,
підвищився рівень контролю і виконавської дисципліни. В усіх
структурних підрозділах системи Національного банку України
впроваджена автоматизована система контролю і організації
діловодства (АСКОД). В умовах зростання обсягів документообігу
досягнуто певної оперативності і підвищення культури в роботі з
документами. Напрацьована нормативна база з цього питання. У зв'язку з вищезазначеним та на виконання постанови Кабінету
Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 ( 1153-97-п ) "Про
затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах,
інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів
Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади,
Правління П О С Т А Н О В Л Я Є:
1. Затвердити розроблену управлінням загального діловодства
Управління справами Інструкцію з діловодства у центральному
апараті та установах Національного банку України (додається). 2. Директорам департаментів, керівникам структурних
підрозділів центрального апарату, керівникам регіональних
управлінь та установ Національного банку України: забезпечити неухильне дотримання Інструкції з діловодства в
установах, організаціях та підрозділах, що належать до сфери їх
управління; розробити і здійснити заходи, спрямовані на вивчення і
оволодіння Інструкцією з діловодства кожним працівником
центрального апарату, установи Національного банку України; впроваджувати сучасні засоби, зокрема, комплексну
комп'ютеризацію, форми і методи, спрямовані на підвищення рівня,
культури та відповідальності в роботі з документами. 3. Визнати такими, що втратили чинність: постанову Правління Національного банку України від 2 жовтня
1992 р. N 27 "Про затвердження Інструкції з діловодства в
центральному апараті та установах Національного банку України"; наказ від 09.09.93 р. N 91 "Про заходи щодо упорядкування
підготовки службових документів та підвищення якості їх змісту"; наказ від 25.03.94 р. N 42 "Про впорядкування роботи з
нормативними документами вищестоящих органів"; наказ від 20.04.94 р. N 54 "Про комплексну комп'ютеризацію
діловодства в Національному банку України"; наказ від 25.04.95 р. N 48 "Про впорядкування проходження і
доставки службових документів"; наказ від 29.05.95 р. N 60 "Про порядок виготовлення,
зберігання і використання фірмових бланків Національного банку
України"; наказ від 08.12.95 р. N 118 "Про створення типового (єдиного)
пакета з автоматизованої системи діловодства для регіональних
управлінь та установ Національного банку України"; наказ від 13.02.96 р. N 6 "Про упорядкування процесу
підготовки, реєстрації та зберігання службових розпоряджень з
фінансових питань у Національному банку України"; наказ від 31.12.96 р. N 116 "Про тимчасову інструкцію про
порядок реєстрації, надсилання і одержання кореспонденції засобами
автоматизованої системи контролю і організації діловодства
(АСКОД)"; наказ від 10.04.97 р. N 41 "Про порядок візування проектів
постанов Кабінету Міністрів, спільних постанов Кабінету Міністрів
і Національного банку України"; п.2 наказу від 06.05.97 р. N 46 "Про заходи щодо покращання
роботи із зверненнями громадян у системі Національного банку
України"; розпорядження від 12.10.93 р. "Про впорядкування видання,
реєстрації та прийняття до виконання фінансово-розпорядчих
документів"; розпорядження від 24.05.96 р. N 94 "Про посилення контролю за
використанням копіювально-розмножувальної техніки"; розпорядження від 29.06.95 р. N 122 "Про впорядкування
розгляду службових документів у Національному банку України"; розпорядження від 29.06.95 р. N 123 "Про порядок підготовки
актів і внесення проектів актів вищих органів державної влади"; нормативний лист від 30.10.95 р. N 315 ( v0315500-95 ) "Про
порядок передачі документів у разі реорганізації чи ліквідації
комерційного банку". 4. Управлінню справами (В.В.Врублевський) здійснювати
постійний контроль за застосуванням Інструкції з діловодства у
центральному апараті та підвідомчих Національному банку України
установах, організовувати навчання працівників служб діловодства
та надавати їм методичну допомогу у повсякденній роботі.
Голова В.А.Ющенко
Затвердженопостановою Правління
Національного банку України
від 04.01.98 р. N 1
(реєстр. N 513 від 04.01.98)
Інструкція з діловодствав центральному апараті та установах
Національного банку України
1. Загальні положення
1.1. Інструкція встановлює загальні правила документування
управлінської діяльності в центральному апараті та установах
Національного банку України(1) і регламентує порядок роботи з
документами з часу їх створення або надходження до відправлення
або передачі до архіву установи.
------------------------------------------------------------------------------------ (1) Далі - установа банку.
1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального
діловодства, її положення поширюються на всю службову
документацію, а також на звернення громадян. Положення цієї Інструкції не поширюються на нормативні
документи (положення, інструкції, правила) з грифами "Таємно" і
"Для службового користування". Правила роботи з такими документами
визначаються окремими інструкціями. 1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо
порядку здійснення діловодних процесів в установах банку
розроблені відповідно до положень "Примірної інструкції з
діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої
влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах
виконавчої влади", затвердженої постановою Кабінету Міністрів
України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 ( 1153-97-п ), до державних
стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, а також
враховуючи специфіку роботи системи Національного банку України. 1.4. Зважаючи на обсяги документообігу, територіальне
розташування структурних підрозділів та специфіку діяльності,
діловодство у центральному апараті та деяких установах банку
ведеться децентралізовано(2).
------------------------------------------------------------------------------ (2) Децентралізована реєстрація документів допускається в
установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік
(постанова Кабінету Міністрів України від 17.10.97 р. N 1153).
1.5. Окремі питання, не врегульовані цією Інструкцією, можуть
регулюватися внутрішніми нормативно-розпорядчими документами
установи банку, не порушуючи основних норм цієї Інструкції. 1.6. Відповідальність за організацію діловодства у
структурних підрозділах центрального апарату та установ банку несе
керівник структурного підрозділу, установи. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів,
цієї Інструкції та нормативно-розпорядчих документів з питань
діловодства установ банку покладається на управління загального
діловодства, загальні відділи, канцелярії або секретарів(3).
---------------------------------------------------------------------- (3) Далі - канцелярія.
В установах банку, їх структурних підрозділах, у яких за
штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства,
ця робота наказом керівника покладається на спеціально виділену
для цього особу. 1.7. Загальне керівництво роботою діловодних служб
здійснюється керівниками установи банку, методичне керівництво і
контроль за дотриманням цієї Інструкції - управлінням загального
діловодства, загальними відділами, секторами, канцеляріями. 1.8. Керівники установи банку, діловодні служби в межах
наданих їм прав зобов'язані: вживати необхідних заходів щодо скорочення службового
листування; не допускати без нагальної потреби вимагання від
підпорядкованих та інших установ, комерційних банків інформації та
звітності, не передбаченої нормативно-правовими актами; вдосконалювати форми і засоби роботи з документами на основі
розвитку комплексної комп'ютеризації та автоматизації діловодних
процесів; забезпечувати організацію навчання працівників діловодної
служби установ банку та їх структурних підрозділів з метою
підвищення кваліфікації. 1.9. У разі звільнення, відпустки, відрядження чи тривалої
відсутності з інших причин відповідального за діловодство
працівника усі неоформлені службові документи та ведення
діловодства за вказівкою керівника передається особі, що його
заміщує. 1.10. Діловодство у центральному апараті банку та його
установах ведеться засобами комп'ютерної техніки (автоматизованої
системи контролю і організації діловодства - АСКОД). Інформаційно-пошукова система АСКОД призначена для
опрацювання вхідних, вихідних і внутрішніх службових документів,
звернень громадян, обліку і одержання статистичних даних
документообігу, оперативного пошуку документів. 1.11. Установи банку здійснюють діловодство, ведуть
документацію і листування між собою державною мовою. У місцях, де більшість населення становлять громадяни, які
належать до національної меншини, у внутрішньому діловодстві може
використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної
національної меншини у порядку, встановленому законом.
2. Документування управлінськоїдіяльності установи банку
2.1. Загальні положення
2.1.1. Управлінська діяльність установ банків здійснюється
шляхом видання розпорядчих документів. Згідно з чинним законодавством і в межах своєї компетенції
установи банків видають: - Національний банк України - постанови колегіального органу,
накази, інструкції, положення, розпорядження, вказівки, які можуть
поширюватися на всі банківські установи в Україні; - регіональні управління, установи Національного банку
України - рішення постійно діючих нарад (ПДН), накази,
розпорядження, які регулюють діяльність цієї установи. 2.1.2. Підставами для складання розпорядчих документів у
діяльності банківських установ є: - Конституція ( 254к/96-ВР ) і закони України, постанови
Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України,
постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, доручення
органів державної влади та місцевих органів влади; - провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою
виконання установою банку покладених на неї завдань; - потреба у правовому регулюванні діяльності. 2.1.3. Із питань, що становлять взаємний інтерес і входять до
компетенції різних державних органів та громадських організацій,
приймаються спільні розпорядчі документи. 2.1.4. Розпорядчі документи, що надходять до Національного
банку України від органів державної влади, доводяться до
підвідомчих організацій шляхом: видання самостійних розпорядчих документів (постанов,
наказів, рішень, розпоряджень, вказівок), в яких викладається
зміст документа вищестоящого органу щодо завдань установи банку; видання інформаційного або супровідного листа, якщо
розпорядчий документ органу державної влади не потребує
конкретизації завдань для установ банків. 2.1.5. В усіх випадках документи, що видаються на підставі
розпорядчих документів органів державної влади, повинні мати
посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати,
їх номерів і заголовків. 2.1.6. Рішення колегіального органу доводяться до виконавців
і організацій, що належать до сфери управління установи банку,
шляхом надсилання їм рішень.
2.2. Порядок підготовки, оформлення та видання розпорядчих
документів
Документи та протоколи засіданьколегіальних органів
2.2.1. Засідання колегіального органу установи банку
проводяться відповідно до регламенту та квартального плану їх
роботи, а також у міру потреби. Керівники структурних підрозділів завчасно, не пізніше 15
числа місяця, що передує запланованому кварталу, подають на
включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які
вони вважають за доцільне розглянути на засіданні. До переліку
додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд
колегіального органу. 2.2.2. Право на внесення проектів документів на розгляд
колегіального органу Національного банку України мають: члени
Правління, директори департаментів і самостійних управлінь
центрального апарату, керівники регіональних управлінь та установ;
від комерційних банків - Асоціація українських банків; у
регіональних управліннях - керівники структурних підрозділів. 2.2.3. Відповідальність за обгрунтованість розгляду того чи
іншого питання, своєчасну і якісну підготовку матеріалів (проектів
постанов, довідок до них та ін.) до засідання колегіального органу
покладається на керівників структурних підрозділів, зазначених у
плані. 2.2.4. Формування проектів рішень колегіального органу для
розгляду, організація засідання, протоколювання, реєстрація і
доведення до виконавців рішень колегіального органу покладається: - у центральному апараті - на протокольний відділ,
відповідального секретаря колегіального органу; - у регіональних управліннях та установах - на діловодні
служби або призначеного керівництвом відповідального секретаря з
числа фахівців інших підрозділів. 2.2.5. Документи з питань, що вносяться на обговорення
колегіального органу, подаються протокольному відділу або
відповідальному секретарю не пізніше ніж за 5 днів до засідання.
Ці документи мають включати: - проект постанови (рішення) колегіального органу, а у разі
потреби і проект наказу; - доповідну записку (адресовану колегіальному органу), в якій
грунтовно викладені доцільність, мета, підстави, висновки та
пропозиції; - довідку або лист про погодження проекту із заінтересованими
структурними підрозділами та іншими установами або відповідну візу
на проекті. При цьому всі без винятку проекти рішень колегіального органу
в обов'язковому порядку мають бути завізовані керівниками
відповідних департаментів, управлінь, відділів установи банку, які
мають відношення до питання, що обговорюється, а також виконавцем,
редактором, юридичною службою та керівником установи банку, який
здійснює загальне керівництво структурним підрозділом. У разі
відсутності будь-якої з перелічених вище віз матеріали приймаються
для розгляду колегіальним органом разом з поясненням службової
особи, яка їх не завізувала. Рішення мають бути конкретними, точно визначати виконавців та
строки виконання. 2.2.6. Відповідальний секретар колегіального органу контролює
своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх
наявність і правильність оформлення. У разі порушення
встановленого порядку підготовки документів до розгляду
колегіального органу начальник протокольного (загального або
іншого, якому доручена організація роботи колегіального органу)
відділу доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи
буде це питання розглядатися на засіданні, чи буде зняте з порядку
денного. 2.2.7. Про кожне засідання колегіального органу складається
протокол, який оформляється відповідно до правил. Документи, підготовлені до засідання (проекти постанов,
рішень, довідки, списки), а також один примірник розмножених
документів зберігаються у відповідального секретаря колегіального
органу з кожного засідання окремо. 2.2.8. У разі проведення закритого засідання колегіального
органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка
документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з
документами обмеженого доступу. 2.2.9. Керівники структурних підрозділів, які відповідали за
підготовку питання на засідання колегіального органу, протягом
наступного дня доопрацьовують проекти рішень з обов'язковим
урахуванням висловлених на засіданні та прийнятих більшістю
голосів зауважень і пропозицій, а після підписання та візування їх
у членів колегіального органу, керівника, юридичної служби та
редактора передають протокольному відділу або відповідальному
секретарю колегіального органу установи банку. Разом з доопрацьованою постановою структурний підрозділ готує
і передає відповідальному секретарю покажчик розсилки, попередньо
узгоджений із заступником керівника установи банку та текст
постанови на дискеті у формі MS DOS, яка після введення в
комп'ютер повертається відповідному структурному підрозділу.
Відповідальний секретар колегіального органу або особа, яка вела
протокол засідання, перевіряє наявність внесених на засіданні змін
і доповнень, наявність віз і передає документ для підписання
Голові Національного банку, першому керівнику установи банку. 2.2.10. Після підписання керівником установи рішення
колегіального органу протокольний відділ або відповідальний
секретар колегіального органу установи присвоює йому реєстраційний
номер, проставляє дату засідання органу, здійснює тиражування і
передавання для розсилки в експедицію разом із покажчиком
розсилки. Додатки до рішення колегіального органу мають бути підписані
начальником протокольного відділу, а в установах банку -
відповідальним секретарем. Порядок підготовки, видання і реєстрації нормативних актів
регулюється Інструкцією про порядок підготовки, видання,
реєстрації, надсилання та систематизації нормативних актів
Національного банку України в редакції, затвердженій постановою
Правління Національного банку України від 10.02.97 р. N 31. 2.2.11. Колегіальний орган установи банку може приймати
рішення і в робочому порядку, тобто шляхом підписання (візування)
проекту документа більшістю членів колегіального органу. Постанова
(рішення) колегіального органу Банку вважається прийнятою в
робочому порядку, якщо вона завізована простою більшістю членів
цього органу. Підготовку та візування таких рішень організовують керівники
структурних підрозділів, які вносять на розгляд. 2.2.12. Постанови (рішення) колегіального органу та протоколи
його засідань оформляються і реєструються окремо в АРМі(4)
"Внутрішня" автоматизованої системи АСКОД (додаток 4). (Додатки не
наводяться).
---------------------------------------------------------------------------------- (4) АРМ - автоматизоване робоче місце.
Оригінали документів (рішення, порядок денний, доповідні
записки, довідки, стенограми засідань, якщо такі ведуться, списки
запрошених, протоколи, покажчики розсилки) зберігаються у
протокольному відділі, загальному відділі або у відповідального
секретаря колегіального органу установи банку.
Накази та розпорядження
2.2.13. Наказ - це документ, який видає керівник установи
банку на правах єдиноначальності у межах своєї компетенції на
виконання і відповідно до чинного законодавства України та
постанов колегіального органу установи банку. Згідно із Статутом Національного банку України ( 1605-12 )
Голова Національного банку України видає накази та інші нормативні
акти, спрямовані на забезпечення єдиної державної політики в сфері
грошового обігу, кредитування, фінансування і розрахунків у
народному господарстві, а також вирішення оперативних питань
діяльності Національного банку України. Керівники установ банку видають накази на підставі
повноважень, наданих їм положеннями про регіональне управління,
установу Національного банку України. 2.2.14. Накази мають підпорядкований характер щодо постанов
колегіального органу і за призначенням видаються з таких основних
питань: - з тих, що регулюють окремі або загальні для всієї системи
(окремої групи установ) проблеми банківської діяльності; - з основної діяльності; - з кадрових питань; - надання відпусток; - надання відряджень та з адміністративно-господарських
питань. 2.2.15. Розпорядження - акт управління, виданий службовою
особою у межах наданої компетенції і з метою виконання питань
організаційного, організаційно-технічного і розпорядчого
характеру. Розпорядження можуть бути загальними для всієї установи банку
або стосуватися окремих ланок його роботи. 2.2.16. Накази та розпорядження видаються за ініціативою
керівника установи банку або за поданням керівників структурних
підрозділів, до компетенції яких входить вирішення поставленого
питання. Відповідальність за строки і якість підготовки наказу,
розпорядження несе керівник структурного підрозділу, якому
доручено керівництво підготовкою або яким ініційована його
підготовка. 2.2.17. Оформлення наказів та розпоряджень здійснюється в
такому ж порядку, як і рішення колегіального органу. Накази та розпорядження мають обов'язково погоджуватися
(візуватися) у керівника установи банку, який здійснює керівництво
відповідним структурним підрозділом, у керівника підрозділу, якого
стосуються питання, викладені в документі, а також в юридичній
службі та редагуватися. 2.2.18. Накази підписуються Головою Національного банку
України, першим керівником установи банку, а в разі їх відсутності
- особою, яка виконує їх обов'язки. Накази про відрядження, розпорядження можуть бути підписані
також заступником керівника установи банку, якщо йому надане таке
право. Додатки до наказів та розпоряджень мають бути підписані
керівником структурного підрозділу, який готував цей документ. 2.2.19. Після підписання наказу, розпорядження, організацію
якого забезпечує керівник структурного підрозділу, документи разом
з покажчиком розсилки передаються до протокольного (загального)
відділу установи банку. Разом з оригіналом на паперовому носії текст наказу,
розпорядження передається на дискеті у форматі MS DOS, яка після
введення у комп'ютер повертається відповідному структурному
підрозділу. 2.2.20. Реєстрація наказів та розпоряджень ведеться в системі
АСКОД - АРМі "Внутрішня" за встановленою реєстраційною карткою
(додаток 4) відокремлено, починаючи з початку року в такому
порядку: - накази з питань основної діяльності, про відрядження та з
адміністративно-господарських - у протокольному відділі,
канцелярії за окремою нумерацією. При цьому реєстраційний номер
цих документів має тільки цифрові символи: наприклад, N 256; - накази з кадрових питань - у департаменті персоналу,
відділі кадрів за окремою нумерацією. При цьому реєстраційний
номер наказу з кадрових питань має такі символи: наприклад,
N 120-к; - розпорядження із загальних питань - у протокольному
відділі, канцелярії. При цьому реєстраційний номер розпорядження
має такі символи: наприклад, N 56-р; - розпорядження з фінансових питань, банківського нагляду,
валютного регулювання тощо - у відповідних департаментах
центрального апарату, регіональних управліннях та установах -
відділах за визначенням керівника установи. При цьому
реєстраційний номер має такі символи: 20/230-рф(5).
------------------------------------------------------------------------ (5) 20/230-рф. 20 - індекс фінансового департаменту: 230 -
порядковий номер реєстрації розпорядження, рф - ознака
розпорядження з фінансових питань.
2.2.21. Організація розсилки, доведення до відома виконавців
наказів і розпоряджень, зберігання оригіналів та допоміжних
матеріалів здійснюється структурним підрозділом, який реєструє
дану групу розпорядчих документів. 2.2.22. Розпорядження, що стосуються проведення фінансових
операцій Національного банку України, оформляються тільки на
пронумерованих бланках зі спеціальним забарвленням у двох
примірниках - А і Б. Видача бланків здійснюється тільки після
використання раніше отриманих, про що управлінню загального
діловодства подається звіт у формі реєстру використаних бланків. 2.2.23. Розпорядження, на підставі яких здійснюються операції
в національній валюті, підписуються першим заступником Голови
Національного банку і виконуються у такому порядку: примірники А розпоряджень передаються на виконання до
операційного управління Національного банку, де реєструються і
використовуються як підстава для здійснення бухгалтерських
проводок. Після цього вони підшиваються в документи дня; примірники Б розпоряджень, завізовані директором департаменту
чи його заступником, зберігаються у відповідному департаменті у
закритих металевих шафах чи сейфах, доступ до яких обмежений. 2.2.24. Розпорядження, на підставі яких здійснюються операції
в іноземній валюті, підписуються першим заступником Голови
Правління Національного банку і виконуються у такому порядку: примірники А розпоряджень передаються на виконання до
управління валютних операцій чи операційного управління
Національного банку (залежно від типу операції), де реєструються і
використовуються як підстава для здійснення бухгалтерських
проводок. Після цього примірники А розпоряджень зберігаються в
управлінні валютних операцій у закритих шафах чи сейфах, а в
операційному управлінні підшиваються в документи дня; примірники Б розпоряджень, завізовані директором департаменту
чи його заступником, зберігаються у відповідному департаменті у
закритих шафах чи сейфах, доступ до яких обмежений.
Накази та посвідчення про службові відрядження
2.2.25. Службові відрядження працівників установи банку
здійснюються відповідно до плану роботи з урахуванням асигнувань
на відрядження. У разі потреби у відрядженні працівника поза планом керівник
структурного підрозділу обгрунтовує це у доповідній записці на
ім'я керівника або заступника керівника установи банку. 2.2.26. Направлення працівників у відрядження здійснюється з
дозволу керівників та заступників керівників установи банку і
оформляється наказом (додаток 13). У центральному апараті та установах банку з великою кількістю
відряджень дозволяється застосовувати спеціальний бланк з грифом
"Має силу наказу", із зазначенням подання керівника структурного
підрозділу на ім'я керівництва щодо відрядження працівника
(додаток 14). Разом із зазначеним бланком додається і посвідчення
про відрядження встановленої форми (додатки 15, 15-а). 2.2.27. Бланки подання з грифом "Має силу наказу" та
посвідчень про відрядження виготовляються управлінням справами,
загальним відділом, канцелярією установи банку, зберігаються і
видаються особою, відповідальною за ведення і реєстрацію
відряджень. Виготовлення і застосування бланків посвідчень про
відрядження іншими структурними підрозділами і не встановленої
форми забороняється. 2.2.28. Реєстрація бланків з грифом "Має силу наказу" та
посвідчень про відрядження ведеться відповідальним за це
працівником засобами автоматизованої системи або у спеціальному
журналі (додаток 26). 2.2.29. Бланки з грифом "Має силу наказу" після відповідного
оформлення передаються до бухгалтерії, де вони зберігаються і є
підставою для виплати витрат на відрядження. 2.2.30. Усі інші питання службових відряджень регулюються
інструкцією про службові відрядження, затвердженою Міністерством
фінансів України і зареєстрованою у Міністерстві юстиції України.
2.3. Порядок підготовки і внесення проектів актів органів
державної влади 2.3.1. Національний банк України, використовуючи надане йому
право законодавчої ініціативи, при підготовці і внесенні проектів
актів органів державної влади керується Положенням про порядок
роботи з проектами законодавчих актів та матеріалів, що містять
законодавчі пропозиції, які подаються на розгляд Верховної Ради
України (Постанова Президії Верховної Ради України від 30 жовтня
1995 року N 668/95-ПВ), Положенням про порядок підготовки і
внесення проектів указів і розпоряджень Президента України (Указ
Президента України від 10 вересня 1994 р. N 512/94) і дотримується
таких основних вимог: проекти законів України, постанов Верховної Ради України,
указів Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету
Міністрів України, а також усі листи щодо роботи над проектами
зазначених документів мають бути обов'язково узгоджені з Юридичним
департаментом; у разі, якщо проект акта органу державної влади стосується
також міністерств та інших органів виконавчої влади, він має бути
обов'язково погоджений у відповідному міністерстві (органі) у
вигляді листка погодження. Процедуру погодження здійснюють
керівники або спеціалісти структурного підрозділу, який готує
проект акта; проекти актів органів державної влади при їх відправленні до
відповідного органу візуються з підписанням супровідного листа
тільки Головою або виконуючим обов'язки Голови Національного банку
України. Перед поданням проекту акта на візування Голові або
виконуючому обов'язки Голови Національного банку України він має
бути обов'язково завізований керівником структурного підрозділу,
який готував проект, керівником Юридичного департаменту. Заступники Голови Правління особисто доповідають Голові банку
щодо доцільності прийняття представленого проекту. 2.3.2. Забороняється відправлення підготовлених з порушенням
встановлених вимог проектів актів органів державної влади.
3. Порядок роботи з вхідною кореспонденцією
3.1. Приймання кореспонденції 3.1.1. Уся кореспонденція, що надходить до установи банку,
приймається, попередньо обробляється і розподіляється за
призначенням тільки службами діловодства (експедиція, канцелярія,
загальний відділ). У разі надходження кореспонденції у неробочий час вона
приймається черговим працівником. Кореспонденція, що надсилається засобами електронної пошти,
приймається децентралізовано - адресатами-користувачами поштових
скриньок, засобами факсимільного і телексного зв'язку -
відповідними службами зв'язку або адресатами. Телефонограми приймаються секретарями приймалень керівництва
установи банку і в разі необхідності передаються до канцелярії для
реєстрації. 3.1.2. Приймати службові документи іншим структурним
підрозділам установ банку та працювати з незареєстрованими
документами не дозволяється, за винятком документів прямого
призначення. У випадках, якщо кореспонденція надійшла безпосередньо до
приймальні керівництва установи банку або його структурних
підрозділів, вона підлягає обов'язковому передаванню до канцелярії
(за винятком прямого призначення). 3.1.3. Розкриття конвертів одержаної кореспонденції
здійснюється експедицією і канцелярією, за винятком тих конвертів,
що мають гриф "особисто". У разі відсутності документа або додатків до нього,
невідповідності номера на конверті номеру документа, інших
порушень або пошкоджень складається акт у двох примірниках, один з
яких разом з документом надсилається відправнику, а другий
залишається в експедиції, канцелярії. Якщо документ без додатків
термінового характеру - він передається на реєстрацію з
відповідним записом у картці. 3.1.4. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені),
пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються
відправнику або пересилаються за належністю. 3.1.5. Конверти від одержаних документів знищуються, за
винятком листів громадян, судових справ, позовних заяв, наказів
арбітражу, договірно-фінансових та у разі, якщо лише за конвертом
можна встановити реквізити відправника.
3.2. Попередній розгляд і розподіл кореспонденції 3.2.1. Встановити, що на розгляд Національного банку України
приймаються лише ті питання, які входять до його компетенції. Виключне право на ініціативні звернення до центрального
апарату Національного банку України від мережі банківської системи
мають регіональні управління, установи, підпорядковані
Національному банку України, Асоціація українських банків та
комерційні банки, які мають статус юридичної особи. Листи від
зазначених банківських установ підписуються першими керівниками, а
в разі їх відсутності - особами, які їх заміщують. Обласні дирекції, філії, відділення комерційних банків
порушують питання перед Національним банком України через
комерційні банки - юридичні особи, а підприємства, установи і
організації - через регіональні управління Національного банку
України. 3.2.2. Кореспонденція, що надійшла до установи банку,
підлягає обов'язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд кореспонденції здійснюється керівниками
канцелярії або іншою особою відповідно до розподілу функціональних
обов'язків у день її одержання. Документи від органів державної
влади та управління, телеграми, телефонограми, факсограми,
електронна пошта розглядаються негайно. 3.2.3. Кореспонденція, яка надійшла до експедиції,
розглядається, розподіляється і доставляється експедицією за
такими напрямами: - адресована керівництву установи банку, без зазначення
конкретного адресата або загального характеру, іншомовна, листи
громадян - канцелярії; - адресована структурним підрозділам установи банку -
відповідальним за діловодство безпосередньо у структурних
підрозділах (при децентралізованій реєстрації). 3.2.4. Кореспонденція, яка надійшла до канцелярії і підлягає
централізованій реєстрації, попередньо розглядається і
розподіляється за такими напрямами(6):
---------------------------------------------------------------------------- (6) Пункт 3.2.4 визначений для центрального апарату НБУ.
Приблизно такий же порядок розподілу кореспонденції, залежно від
обсягів документообігу, може застосовуватися і на рівні
регіональних управлінь та установ.
- закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради
України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради
Міністрів Автономної Республіки Крим, народних депутатів України,
органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а
також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових
питань банківської діяльності і потребують вирішення на вищому
рівні, - секретаріату Голови Національного банку України; - службові документи від регіональних управлінь, установ
Національного банку України, банківських і фінансових установ
України та зарубіжних, міністерств і відомств, органів
правопорядку, якщо ці документи підписані першими керівниками або
особами, що їх заміщають, інші документи, якщо вони вимагають
втручання керівництва, - заступникам Голови Національного банку
України; - усю іншу кореспонденцію (адресовану безпосередньо
структурним підрозділам, на їх вихідні номери, запити, інформації,
відповіді, доповнення до раніше надісланих документів, прохання
дати роз'яснення з того чи іншого питання, оперативну в разі
відсутності заступника Голови Правління, листи, характер яких не
потребує прийняття рішення на вищому рівні) - керівникам
відповідних структурних підрозділів банку. 3.2.5. Канцелярія, відповідно до наданих їй прав,
переадресовує за призначенням або повертає без реєстрації листи
кореспондентам, що надіслані у порушення п.3.2.1 (за винятком
листів, передбачених абз.4 п.3.2.4). Для цього застосовуються
погоджені керівництвом супровідні бланки до листів, що
повертаються, із посиланням на відповідні пункти Інструкції. Відповідний порядок попереднього розгляду, розподілу,
переадресації та повернення кореспонденції, яка надійшла
безпосередньо до структурного підрозділу, застосовується і в
структурних підрозділах центрального апарату, установах банку (з
децентралізованою реєстрацією) з дозволу їх керівників. 3.2.6. Кореспонденція з поміткою "Особисто" передається
адресатам у нерозкритому вигляді. Якщо вона виявиться службовою,
то підлягає обов'язковому поверненню для реєстрації до канцелярії
або відповідного структурного підрозділу. Звернення громадян
передаються до канцелярії.
3.3. Реєстрація документів 3.3.1. Кожний службовий документ(7), що надходить до установи
банку, підлягає обов'язковій реєстрації у канцелярії або у
відповідального за діловодство у структурному підрозділі.
-------------------------------------------------------------------------------- (7) Службовий документ - це лист (надходження), який
виконаний на бланку або має штамп установи, організації, юридичну
адресу, реєстраційні реквізити, підпис із зазначенням посади
особи, яка підписала документ.
Документ реєструється в установі банку лише один раз. При цьому, зважаючи на обсяги документообігу, реєстрація
документів у канцелярії і структурних підрозділах центрального
апарату Національного банку ведеться за окремою, в регіональних
управліннях і установах банку - за єдиною нумерацією з початку
року. 3.3.2. Реєстрація кореспонденції, що не належить до службової
і не має відповідних реквізитів (бланка або штампа організації,
реєстраційних індексів, підписів тощо), не рекомендується. У разі потреби ця кореспонденція може обліковуватися
безпосередньо у підрозділі, який її одержав. Орієнтовний перелік
кореспонденції, що не підлягає реєстрації, наведено у додатку 1. 3.3.3. Реєстрація вхідних службових документів ведеться
засобами автоматизованої системи контролю і організації
діловодства АСКОД, в АРМі "Вхідна". Реєстрація всіх видів службових документів здійснюється за
принципом єдиної нумерації. 3.3.4. При реєстрації документам надаються умовні позначення
- реєстраційні індекси. Індекс службового вхідного документа при його реєстрації у
канцелярії складається з коду кореспондента, порядкового номера з
початку року та цифрового індексу структурного підрозділу, якому
передається документ. Після надходження документа у структурний
підрозділ цей індекс доповнюється номером справи за номенклатурою
(якщо документ залишається у цьому структурному підрозділі)(8). У
разі, якщо документ надійшов на ознайомлення і підлягає поверненню
до канцелярії або іншим виконавцям, доповнення на паперовому носії
не проставляються.
---------------------------------------------------------------------------------- (8) Наприклад, реєстраційний номер вхідного документа при
централізованому опрацюванні - 001/9532-01. 001 - індекс
кореспондента (Верховна Рада України); 9532 - порядковий номер
реєстрації вхідних документів у канцелярії з початку року; 01 -
індекс Секретаріату Голови банку, якому цей документ передано.
Індекс службового документа при його реєстрації у
структурному підрозділі складається з індексу структурного
підрозділу, номера справи за номенклатурою і порядкового номера
реєстрації вхідних документів з початку року(9).
------------------------------------------------------------------------------------ (9) Наприклад, реєстраційний номер вхідного документа при
реєстрації у структурному підрозділі 15-111/370. 15 - індекс
Економічного департаменту; 111 - листування з обласними
управліннями НБУ в управлінні аналізу та організації економічної
роботи; 370 - порядковий номер реєстрації вхідних документів в
Економічному департаменті з початку року.
3.3.5. Окрім реєстраційних реквізитів, до бази даних
інформаційно-пошукової програми АСКОД вводиться й інша обов'язкова
інформація про кожний вхідний службовий документ за встановленою
реєстраційною карткою (додаток 2). 3.3.6. Після повного заповнення реєстраційної картки на
документі (паперовому носії) у правому нижньому куті першої
сторінки, а у разі, якщо це неможливо, то на її зворотному боці
проставляється штамп канцелярії або структурного підрозділу (де
здійснюється реєстрація документа) із зазначенням дати і індексу
документа. На документах надзвичайно термінового характеру
проставляється і час надходження. 3.3.7. На кожний зареєстрований вхідний документ у канцелярії
і структурних підрозділах роздруковується на принтері тверда копія
реєстраційної картки, яка супроводжує документ при передаванні
його виконавцям, є розпискою про одержання документа та
інформацією для надання довідок у разі пошкоджень обчислювальної
техніки. 3.3.8. Реєстраційно-довідкові картки після передавання
документа виконавцям повертаються: на документи, зареєстровані
централізовано, - канцелярії, на документи, зареєстровані у
структурному підрозділі, - відповідальним за діловодство у
структурному підрозділі. Реєстраційно-довідкові картки формуються у картотеку, яка
упорядковується, систематизується і зберігається 3 роки, а потім
передається до архіву. 3.3.9. Зареєстровані електронні копії документів знаходяться
у робочому режимі системи АСКОД не менше трьох місяців, після чого
можлива їх архівація засобами системи. Незареєстрована
технологічна та інша електронна інформація зберігається за
потребою користувача. Повне вилучення з бази даних АСКОД зареєстрованих файл-копій
здійснюється разом з реєстраційними картками через 3 роки і
передається до архіву на дискетах (ст.91 Переліку документів зі
строками зберігання).
3.4. Проходження, розгляд документів і передавання їх до
виконання 3.4.1. Організація проходження і передавання на розгляд
керівництву службових документів покладається на працівників
канцелярії, секретарів приймалень керівництва і відповідальних за
діловодство у структурних підрозділах установи банку. 3.4.2. Службова кореспонденція, яка зареєстрована
централізовано канцелярією, передається: - на розгляд Голови, заступників Голови Правління банку, а
після їх розгляду виконавцям до структурних підрозділів двічі на
день (о 12 і 17 год., у п'ятницю - до 16 год.), а документи з
грифом "Терміново" - відразу після надходження і реєстрації. До термінових документів також належать окремі за змістом
телеграми, телефонограми, факси, електронна пошта; - на виконання керівникам структурних підрозділів та установ
банку, які розташовані за межами центрального апарату, передається
експедицією щоденно нарочним або засобами фельд'єгерського і
поштового зв'язку. У регіональних управліннях, установах банку залежно від
специфіки, режиму їх роботи та інших причин може бути встановлений
інший порядок доставки документів. 3.4.3. Усі службові документи, централізовано зареєстровані
канцелярією, передаються на розгляд керівництву і виконавцям через
секретарів приймалень, відповідальних за діловодство у структурних
підрозділах у день надходження під розписку. 3.4.4. На документи, зареєстровані централізовано канцелярією
при передачі їх виконавцям, окрім паперового носія, локальною
мережею до АРМів інспекторів-діловодів передається і реєстраційна
картка, яка трансформується у порядкову нумерацію бази даних
підрозділу, у регіональному управлінні - в загальну нумерацію. На
ці документи реєстраційна картка у структурному підрозділі не
заповнюється, а до одержаної мережею картки вносяться додаткові
відомості про проходження і контроль виконання документа у
підрозділі. 3.4.5. Одержані документи розглядаються керівником, як
правило, у день їх надходження. У разі, якщо документ надійшов
наприкінці робочого дня, то термін розгляду переноситься на
наступний день. Термінові документи розглядаються негайно. Розглянуті керівництвом установи банку документи передаються
виконавцям тільки через канцелярію, а в структурному підрозділі -
через відповідального за ведення діловодства. 3.4.6. Передача керівником службової кореспонденції
безпосередньо виконавцям або з одного підрозділу установи банку до
іншого забороняється. 3.4.7. Доручення виконавцям дається у формі короткої за
змістом резолюції, яка накладається безпосередньо на документ, на
вільному від тексту місці, але не на полі, яке призначене для
підшиття документів у справу. У разі відсутності місця на
документі, резолюція має бути накладена на окремому аркуші (бланку
керівника). Як правило, на документі має бути не більше однієї
резолюції. Інші резолюції можуть накладатися керівником нижчого
рангу (для деталізації шляхів виконання документа) на окремому
аркуші. 3.4.8. Коригування, зміна резолюції керівника виконавцями
забороняється. Необхідні зміни в доручення може внести тільки
автор резолюції. 3.4.9. У разі, якщо доручення дається кільком виконавцям,
його виконання організовує службова особа, вказана у резолюції
першою. Їй передається оригінал документа, співвиконавцям у разі
стислих строків виконання - копії документа, виготовлені
канцелярією установи банку. Особа, якій доручено виконання
документа, може давати доручення безпосереднім виконавцям
відповідно до п.3.4.7. 3.4.10. Документи з дорученням керівництва "Для
ознайомлення", як правило, направляються зазначеним у резолюції
службовим особам в оригіналі "по колу" і повертаються до
канцелярії. Для цього застосовується спеціальний "Лист
ознайомлення" (додаток 7). Нормативні та розпорядчі документи органів державної влади:
закони України, постанови Верховної Ради України, укази і
розпорядження Президента України, постанови і розпорядження
Кабінету Міністрів України, відомчі та інші нормативні документи -
після виконання доручень керівництва передаються канцелярією до
юридичної служби установи банку. 3.4.11. Документ, над яким завершено роботу, з усіма
матеріалами до нього залишається у справі структурного підрозділу,
що його опрацьовував.
4. Порядок роботи з міжнародною кореспонденцією
4.1. Конверти з міжнародною кореспонденцією проштамповуються
експедицією і передаються до канцелярії. 4.2. Канцелярія розкриває міжнародну кореспонденцію,
розподіляє, реєструє (або обліковує) і передає за напрямами: - кореспонденцію, яка не потребує перекладу, - безпосередньо
зазначеним у ній службовим особам; - кореспонденцію, яка потребує перекладу, після реєстрації її
у спеціальному журналі - Департаменту міжнародних зв'язків. 4.3. Після здійснення перекладу в Департаменті міжнародних
зв'язків документи повертаються до канцелярії, яка після
відповідної реєстрації передає їх на розгляд за схемою вхідної
кореспонденції. 4.4. Міжнародна кореспонденція, яка не має службового
характеру, не реєструється, а обліковується у спеціальному журналі
і передається канцелярією конкретному адресату або управлінню
міжнародних банківських зв'язків.
5. Порядок роботи з вихідною кореспонденцією
5.1. Загальні правила службового листування 5.1.1. З метою врегулювання і зменшення потоку
кореспонденції, дотримання необхідної службової субординації та
етики службове листування здійснюється за таким порядком: листи на адресу Верховної Ради, Адміністрації Президента,
Кабінету Міністрів України надсилаються тільки за підписом Голови
Національного банку України, а в разі його відсутності - особою,
яка його заміщує. У разі відсутності вищезазначених осіб та
необхідності термінового надання відповіді на доручення цих
органів - за підписом першого заступника Голови Національного
банку при погодженні ним цього питання з вищою установою; листи на адресу перших осіб міністерств, інших центральних
відомств, народних депутатів України, облдержадміністрацій,
регіональних управлінь та установ Національного банку України
надсилаються тільки за підписом Голови або його заступників; листування керівників департаментів і самостійних управлінь
(а в разі їх відсутності - осіб, що їх заміщують) дозволяється у
межах своєї компетентності лише з відповідними службами установ
Національного банку, комерційними банками, управліннями і
відділами міністерств, відомств, а також підприємствами,
організаціями та установами; надсилання службової кореспонденції за межі Національного
банку України за підписами інших, не передбачених цим пунктом
осіб, забороняється. 5.1.2. Регіональні управління та підвідомчі установи
надсилають службові документи на ім'я Голови та заступників Голови
Національного банку за підписом перших керівників, а в разі їх
відсутності - осіб, що їх заміщують, а на адресу департаментів та
управлінь - за підписом заступників керівників.
5.2. Підготовка документів 5.2.1. Службові документи, які створюються в установах банку
і виходять за його межі, складаються на папері стандартного
формату, як правило, А-4 і А-5 або на бланках встановленої форми,
які виготовляються службою діловодства згідно з вимогами державних
стандартів. Складання документів на папері довільного формату та на
непронумерованих бланках не дозволяється. 5.2.2. Кожний документ, який виходить з установи банку,
повинен мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і
стабільний порядок їх розміщення (див. розділ 10). 5.2.3. Службові документи для надсилання оформляються у
структурних підрозділах установи банку. Відповідальність за зміст
документа, наявність віз, додатків, правильність адресування, а
також його підписання у керівництва несе виконавець документа.
5.3. Реєстрація документів 5.3.1. Службові документи, які розсилаються установами банку,
реєструються за умови дотримання таких вимог: усі без винятку службові документи після їх підписання
реєструються у структурному підрозділі, який їх готував; у центральному апараті Національного банку документи, які
надсилаються за підписами Голови та його заступників, після
реєстрації їх у структурному підрозділі підлягають обов'язковій
реєстрації у канцелярії; нормативні документи Національного банку України реєструються
в Юридичному департаменті(10), а окремі з них, що регулюють
правовідносини, суб'єктами яких є фізичні особи, підлягають ще й
державній реєстрації у Міністерстві юстиції України.
---------------------------------------------------------------------- (10) Див. Інструкцію "Про порядок підготовки, видання,
реєстрації, надсилання та систематизації нормативних документів
Національного банку України".
5.3.2. Надсилання або передача документів без реєстрації не
допускається. Резервування або надання виконавцям вихідних номерів на не
підписані і не пред'явлені на реєстрацію документи забороняється. 5.3.3. Усі вихідні документи реєструються особами,
відповідальними за ведення діловодства, засобами автоматизованої
системи АСКОД. Інформація про документ вноситься у реєстраційну
картку АРМу "Вихідні" (додаток 3). Реєстраційний номер вихідного документа складається з індексу
структурного підрозділу, номера справи за номенклатурою і
порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку
року(11).
------------------------------------------------------------------------ (11) Наприклад, реєстраційний номер вихідного документа -
13-217/2310-4378. 13-217 - індекс Департаменту валютного
регулювання, де 13 - цифровий індекс департаменту, 2 - підіндекс
управління валютного контролю, 17 - номер справи за номенклатурою
управління; 2310 - порядковий номер реєстрації вихідних документів
у департаменті з початку року; 4378 - порядковий номер реєстрації
вихідних документів у канцелярії з початку року.
Вихідні реєстраційні реквізити та імена файлів мають бути
унікальними. Не дозволяється надсилати декілька відправлень за
різним змістом з однаковими назвами файлів та вихідними номерами. 5.3.4. У деяких випадках службові документи можуть складатися
з кількох частин, у тому числі і в нетекстовому форматі. Ці
документи повинні обов'язково супроводжуватися спеціальним листом,
у якому має бути чітко викладено основне питання, до якого
належать усі інші документи, їх перелік із зазначенням засобів
оброблення (перегляд, друк, виконання), посилання на вихідний
номер адресата або власний, якщо відправлення є продовженням
попереднього листування, прізвище особи, яка підписала документ,
та виконавця. Саме цей супровідний лист і підлягає реєстрації у
картці. Набраний він має бути у форматі тексту MS DOS за допомогою
редакторів типу LEXICON, EDIT. Усі документи разом із супровідним листом мають бути
об'єднані в один архівний файл у форматі ARJ, ім'я якого
заноситься до поля "Файл-копія" реєстраційної картки. Відсутність такого листа робить неможливим опрацювання
відправлення і є підставою для відмови у реєстрації. 5.3.5. Копії вихідних документів формуються відповідальними
за ведення діловодства у справи відповідно до затвердженої
номенклатури.
5.4. Відправлення документів 5.4.1. Відправлення службових документів у центральному
апараті Національного банку України здійснюється за таким
порядком: а) документи, що надсилаються за підписом Голови та його
заступників, - шляхом "переадресації" від департаменту
(управління) - розроблювача документа до АРМу "Вихідна
кореспонденція" канцелярії реєстраційної картки, електронної копії
документа (якщо документ надсилається електронною поштою) і
передаванням оригіналу документа. За пред'явленням останнього
проводиться фактична реєстрація із занесенням у картку та
файл-копію реєстраційного номера канцелярії з позначкою дозволу на
відправлення. При цьому: документ на паперовому носії передається канцелярією до
експедиції для надсилання; документ на електронному носії - картка
з файл-копією повертається до АРМу діловода
департаменту-розроблювача, який виконує технологічне розсилання
системою АСКОД або з АРМу "Вихідна кореспонденція" канцелярії; кореспонденція, адресована керівникам обласного управління,
установи банку, надсилається на поштову скриньку V22SPRA
відповідного вузла; б) документи, які йдуть за підписом керівника структурного
підрозділу, - шляхом прямого передавання відповідальним за
діловодство зареєстрованого документа (на паперовому носії) до
експедиції або розсилання електронних копій системою АСКОД до
поштових скриньок адресатів. Обмін інформацією між департаментами центрального апарату та
підрозділами регіональних управлінь і установ здійснюється через
відповідні скриньки (наприклад, 10BANN - V10BANN). 5.4.2. У регіональному управлінні, установі банку при
децентралізованій реєстрації кореспонденція розсилається за таким
порядком: а) адресована керівництву Національного банку України і
підписана згідно з вимогами п.5.1.2 реєструється та надсилається
електронною поштою через систему АСКОД до поштової скриньки 22SPRA
або документи на паперовому носії засобами поштового зв'язку
централізовано - загальним відділом, канцелярією; б) адресована структурним підрозділам центрального апарату
Національного банку України, регіональним управлінням, комерційним
банкам та іншим установам і підписана згідно з вимогами п.5.1.2 -
шляхом реєстрації у загальній базі з подальшим надсиланням
електронної копії (з позначкою АСКОД - для адресатів системи
Національного банку, без позначки АСКОД - для всіх інших
користувачів ЕП НБУ) до поштових скриньок адресатів або
передаванням паперового носія до експедиції відповідальними за
діловодство у структурних підрозділах. При централізованому веденні діловодства в установі банку вся
кореспонденція розсилається канцелярією до відповідних поштових
скриньок (електронна пошта) або іншими засобами зв'язку. 5.4.3. Для забезпечення контролю за правом щодо надсилання
документів у картку вихідної кореспонденції введені поля
"Виконавець", "Підпис", куди вносяться індекси виконавця від
підрозділу та службової особи, яка підписала документ. При цьому
контроль відправлення виконується за кодом особи, яка підписала
документ. 5.4.4. При надсиланні документів, адресованих органам
державної влади за підписом Голови або виконуючого обов'язки
Голови Національного банку України, підрозділ, що їх готував,
передає до канцелярії ці документи у двох примірниках: оригінал
надсилається адресату, а другий примірник (або копія з візами
виконавців) залишається у канцелярії. При надсиланні нормативних документів підрозділ, що їх
готував, передає до канцелярії, крім оригіналу, необхідну
кількість копій для надсилання їх до адресатів за окремою схемою. 5.4.5. При пересиланні документів електронною поштою
обов'язково вказуються коди вузлів електронної пошти та поштових
скриньок адресатів. До реєстраційної картки може бути занесено до дев'яти
індивідуальних електронних адресатів. У разі великої кількості
адресатів пересилання документів здійснюється за встановленими
груповими схемами розсилання. Групові, типові схеми розсилання
створюються керівником діловодного підрозділу разом з
адміністраторами бази даних АСКОД і електронної пошти. 5.4.6. Під час приймання від виконавців вихідних документів
відповідальними за діловодство у структурних підрозділах
обов'язково перевіряється правильність оформлення документів і
недооформлені або виконані з порушенням документи повертають на
доопрацювання. 5.4.7. Службова кореспонденція на паперових носіях
приймається експедицією для розсилання до 15 години в робочі дні.
Після вказаного часу приймається тільки термінова кореспонденція. Термінова кореспонденція на адресу органів державної влади (у
зв'язку з режимом роботи експедицій цих органів) приймається
канцелярією до 16 год. 30 хв. Після вказаного часу термінова
кореспонденція доставляється підрозділом, який готував документ,
безпосередньо адресату. У разі необхідності термінові документи
можуть бути передані факсом з подальшим надсиланням оригіналу. Регіональні управління самостійно визначають режим роботи
своїх експедицій, виходячи з режиму роботи відповідних установ
зв'язку. 5.4.8. Офіційна кореспонденція до установ зарубіжних країн
після підписання і реєстрації передається для відправлення до
управління міжнародних банківських зв'язків. 5.4.9. При відправленні документів на паперових носіях
канцелярія, відповідальні за діловодство у структурних підрозділах
передають їх до експедиції під розписку на реєстраційній картці
(роздруковки журналу реєстрації) або на копії документа, який
залишається у справі підрозділу. Експедиція складає зведений по установі банку реєстр у двох
примірниках (додаток 8). Перший разом із закритою кореспонденцією
здається поштовій або фельд'єгерській службі, а другий з розпискою
цих служб зберігається у справах експедиції. У разі відправлення кількох листів в одному пакеті, у нього
обов'язково вкладається опис документів. 5.4.10. Окремі документи (претензії, позовні заяви, відзиви
на позовні заяви тощо) надсилаються через поштову службу з
оформленням поштової квитанції.
6. Порядок роботи з внутрішнімислужбовими документами
6.1. До внутрішніх службових документів належать такі:
доповідні записки, інформації, звіти для доповіді керівництву,
замовлення, листи, заходи щодо вирішення питань
виробничо-службового (нерозпорядчого) характеру, які утворюються у
відносинах між структурними підрозділами банківської установи. 6.2. Внутрішні службові документи готуються на чистому папері
формату А-4 або А-5. Використовувати фірмові бланки для
внутрішнього листування забороняється. 6.3. Вхідні та вихідні внутрішні службові документи
реєструються у базі відповідних АРМів системи АСКОД - "вхідна" і
"вихідна" шляхом введення інформації про документи до
реєстраційних карток за загальною схемою. 6.4. Організація реєстрації, проходження, передачі за
призначенням, контроль за виконанням службових документів
внутрішнього характеру покладається на відповідальних за ведення
діловодства безпосередньо у структурних підрозділах. 6.5. У разі, якщо внутрішній службовий документ після його
розгляду керівництвом набуває загальнобанківського характеру і
його виконання чи розгляд доручено кільком виконавцям в обумовлені
контрольні строки, то цей документ передається канцелярії для
реєстрації, організації проходження і контролю в установленому
порядку.
7. Порядок роботи із зверненнями громадян
7.1. Діловодство за листами, пропозиціями, заявами і скаргами
громадян в установах і підрозділах банку ведеться окремо від
службової кореспонденції і покладається на канцелярію, загальні
відділи. Відповідальність за стан діловодства, розгляд звернень
громадян, організацію особистого прийому, обов'язкове і своєчасне
повідомлення заявників про результати розгляду їх звернень несуть
керівники структурних підрозділів та підвідомчих установ банку. 7.2. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли до установи
банку, одержуються, розкриваються експедицією і передаються
канцелярії разом з конвертом для централізованої реєстрації у день
їх надходження у спеціальному АРМі "Скарги" системи АСКОД.
Конверти з поміткою "особисто" передаються нерозкритими. Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у
журналах або засобами електронно-обчислювальної техніки
працівниками приймалень членів Правління або іншими особами за
дорученням службової особи, яка здійснює прийом громадян. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому
прийомі, також підлягають централізованій реєстрації. 7.3. У канцелярії, загальному відділі листи розглядаються і
розподіляються за таким порядком: листи з поміткою "особисто" після введення в систему АСКОД
інформації, що є на конверті, передаються нерозкритими
безпосередньо адресату під розписку. У разі повернення таких листів до канцелярії з резолюцією
вони реєструються і передаються на виконання у загальному порядку; листи громадян з питань, які не входять до компетенції
установи банку, після їх реєстрації у п'ятиденний строк
відсилаються за призначенням до інших органів з обов'язковим
повідомленням про це у копії заявників. Переадресація листів здійснюється за підписом керівника
служби діловодства з використанням спеціального супровідного
бланка, погодженого з керівництвом установи банку; усі інші листи громадян, за винятком анонімних, після їх
реєстрації передаються на розгляд керівництву установи банку або
структурного підрозділу, до компетенції якого входять порушені у
листах питання. 7.4. На кожний лист громадянина канцелярія заповнює
реєстраційно-контрольну картку встановленого зразка (додаток 5) і
заводить окрему справу (додаток 9). 7.5. Реєстраційний індекс листа громадянина складається з
початкової літери прізвища заявника, порядкового номера з початку
року та коду структурного підрозділу, в який лист передано на
розгляд(12).
------------------------------------------------------------------------------ (12) Наприклад, К-325/12, де К - прізвище заявника
(Кононенко); 325 - реєстраційний номер з початку року; 12 - індекс
структурного підрозділу, якому надіслано лист на розгляд.
Повторне надходження пропозиції, заяви, скарги від тієї ж
особи реєструється у новій картці, а на відповідному полі
реєстраційно-контрольної картки зазначається реєстраційний індекс
першого звернення. На верхньому полі першої сторінки листа
громадянина і в картці робиться позначка "Повторно" і підбирається
все попереднє листування. Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному
штампі, який ставиться на нижньому полі першої сторінки листа
праворуч або на іншому вільному від тексту місці. 7.6. Опрацьовані листи громадян того ж дня передаються
керівництву установи або структурного підрозділу банку для
розгляду і прийняття щодо них рішень. Після розгляду керівником установи справа громадянина
повертається до канцелярії, де після внесення до
реєстраційно-контрольної картки відповідних змін передається на
виконання до структурного підрозділу. 7.7. Усі заяви і скарги розглядаються і вирішуються в строк
до одного місяця з дня надходження до Національного банку, а такі,
що не потребують додаткового вивчення і перевірки, - не більше 15
днів. У разі, якщо для вирішення заяви або скарги необхідно
провести спеціальну перевірку (зажадати додаткових матеріалів або
вжити інших заходів), строки розгляду документів можуть бути як
виняток продовжені, але не більше як на один місяць від попередньо
встановленого терміну з повідомленням про це заявника. Рішення про продовження строку приймається службовою особою
установи банку, яка доручила розгляд звернення, на підставі усної
чи письмової пропозиції виконавця не пізніше ніж за три дні до
закінчення початкового строку. Відмітка про продовження строку
вноситься в реєстраційну картку. Лист вважається виконаним тільки у тому разі, якщо за ним
вжито вичерпних заходів. Листи, на які даються попередні
відповіді, з контролю не знімаються. 7.8. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з
усіма документами щодо їх розгляду повертаються відповідальним за
роботу із зверненнями громадян у канцелярії, загальному відділі
для централізованого формування справи, банку даних. Листи громадян розміщуються у справах у хронологічному або
алфавітному порядку. У разі одержання повторного звернення або
появи додаткових документів вони підшиваються до попередньої
справи. Крім цього, у підрозділі, який веде діловодство за
зверненнями громадян, ведеться реєстраційно-довідкова картотека.
Картотеки можуть формуватися за прізвищами заявників, розміщеними
в алфавітному порядку, за тематикою порушених питань тощо. 7.9. До передачі до архіву звернення громадян зберігаються в
установі банку два роки.
8. Організація контролю за виконанням документів
8.1. Загальні вимоги 8.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є
забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. 8.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких
визначено конкретні завдання. Обов'язково контролюється виконання: - законів України, постанов Верховної Ради України, указів,
розпоряджень та доручень Президента України, постанов,
розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України; - запитів та звернень народних депутатів України; - рішень колегіального органу банку; - наказів, розпоряджень, нормативних документів, доручень
керівництва установи банку; - звернень громадян. За вказівкою керівництва установи банку на контроль можуть
братися також інші документи. 8.1.3. Відповідальність за організацію контролю і
своєчасність виконання документа несуть особи, зазначені у тексті
розпорядчого або в резолюції службового документа. У разі, якщо документ виконується кількома працівниками,
відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник,
який у резолюції зазначений першим. У разі, якщо виникає потреба зміни виконавця (у т.ч.
відповідального за організацію, скликання) або залучення інших
виконавців, то це має бути оформлено протягом 1-2 днів з дня
отримання документа. 8.1.4. Безпосередній контроль за виконанням документів
покладається: - у центральному апараті Національного банку - на відділ
контролю та відповідальних за діловодство у структурних
підрозділах; - в установах банку - на відділ контролю Національного банку
та загальні відділи, канцелярії, зокрема у регіональних
управліннях - на загальні відділи або інших службових осіб.
8.2. Строки виконання документів 8.2.1. Строки виконання документа обчислюються від дати
підписання (затвердження) доручення; для тих документів, що
надійшли, - від дати надходження (реєстрації). 8.2.2. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення
строку виконання. Строки виконання можуть бути встановлені актами
законодавства. Документи без зазначення строку виконання повинні бути
виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з
позначкою "Терміново" - протягом 7 робочих днів від дати
підписання документа. Для найбільш важливих і складних за характером виконання
документів керівниками встановлюються індивідуальні строки
виконання, які вказуються безпосередньо в документах (постановах,
наказах, розпорядженнях) або фіксуються в резолюції. Телеграми (телетайпограми), які потребують термінового
вирішення, виконуються протягом 2 робочих днів, інші телеграми -
не більше 10 календарних днів. Якщо закінчення строку виконання припадає на неробочий час,
то останнім днем строку вважається перший наступний за ним робочий
день. 8.2.3. Відповідно до Закону України "Про статус народного
депутата України" ( 2790-12 ) офіційна письмова відповідь на запит
депутата на сесії Верховної Ради має бути дана не пізніше як у
15-денний термін з дня його одержання або інший термін,
встановлений Верховною Радою, на 2 адреси - Голові Верховної Ради
України і народному депутату. Якщо запит з об'єктивних причин не
може бути розглянуто у встановлений термін, необхідно письмово
повідомити про це Голову Верховної Ради та народного депутата і
запропонувати інший термін, який не повинен перевищувати один
місяць після одержання запиту. Відповіді на звернення народних депутатів України та
депутатів місцевих Рад народних депутатів надаються протягом не
більше 10 днів з дня одержання. У разі, якщо доручення виконується кількома виконавцями,
департаменту (управлінню, відділу), відповідальному за організацію
(скликання), іншими виконавцями надається матеріал за 2 - 3 дні до
настання основного терміну виконання. 8.2.4. Строк виконання документа може бути змінений лише за
вказівкою службової особи, яка його встановила. Змінювати строки
виконання рішень колегіального органу має право тільки сам
колегіальний орган або за його дорученням - Голова Національного
банку; наказів, розпоряджень - тільки той керівник, за чиїм
підписом вони видавалися. 8.2.5. У разі потреби строк виконання документів може бути
продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не
пізніше як за 3 робочі дні до закінчення встановленого строку, а
щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного
строку від дати його одержання. Про отриманий дозвіл на продовження строку виконання
документа виконавець або відповідальний за діловодство має у той
же день повідомити відділ контролю, загальний відділ. 8.2.6. Якщо документ пересилається до виконання в установу
банку з подальшим інформуванням про результати його розгляду,
обов'язково вказується строк очікуваної відповіді.
8.3. Організація контролю 8.3.1. Контроль за виконанням документів вимагає такі види
робіт: постановку документів на контроль; перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; інформування керівників про порушення термінів виконання. 8.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється за
допомогою засобів автоматизованої системи АСКОД, а також
контрольних карток (додаток 6). 8.3.3. Контрольні картки систематизують за вхідними номерами
та за видами документів (постанови, накази, рішення та ін.), а
після виконання документів зберігають у картотеці відділу контролю
(загального відділу) протягом трьох років. 8.3.4. Відділ контролю, загальний відділ отримує дані про хід
виконання документа безпосередньо від виконавців або через
відповідальних за діловодство у структурних підрозділах. У
контрольній формі робиться запис про хід та результати виконання
документа з обов'язковою резолюцією керівника підрозділу про
зняття документа з контролю. У разі необхідності управління
справами, загальний відділ надсилає в структурні підрозділи
нагадування - переліки невиконаних у строк документів, а також
попередження на наступний тиждень. 8.3.5. Структурний підрозділ, який здійснює контроль за
виконанням документів, не рідше одного разу на декаду інформує
керівництво про стан і результати виконання документів, у
необхідних випадках готує доповідні записки про несвоєчасне
виконання документів із зазначенням конкретних виконавців. Відповідальний за діловодство у департаменті, управлінні,
відділі має кожного дня переглядати контрольні форми обліку
документів і за три дні до закінчення строку виконання документа
нагадувати керівнику структурного підрозділу або виконавцю про
настання цього строку. 8.3.6. Документ вважається виконаним тільки після вирішення
усіх порушених у ньому питань і повідомлення про це кореспондента.
Якщо виконання не документувалося, відмітка про виконання робиться
на документі. Попередня відповідь, як і запит про документ, що виконується,
не може бути підставою для визнання документа виконаним. 8.3.7. Відмітка про передавання у справу складається із слів
"до справи", індексу справи, дати і підпису безпосереднього
виконавця - за наявності документа про виконання або начальника
управління (відділу) - якщо відсутній документ, який свідчить про
виконання або використання матеріалу. 8.3.8. Відділ контролю чи інші відповідні підрозділи щомісяця
узагальнюють дані про хід виконання документів і аналізують
причини несвоєчасного їх виконання.
9. Складання номенклатури, формування ізберігання справ, передавання їх до архіву
9.1. Складання номенклатури справ 9.1.1. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який
складається для створення в установі єдиної системи формування
справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документів за їх
змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у
процесі діловодства. Основним нормативним документом, що визначає строки
зберігання всіх категорій документів і яким слід керуватися при
складанні номенклатури справ, є "Перелік документів Національного
банку України, установ і організацій його системи,
акціонерно-комерційних та комерційних банків України із
зазначенням строків зберігання", затверджений постановою Правління
НБУ від 24 грудня 1996 р. N 327. Кожна установа банку повинна мати номенклатуру справ. Як
правило, номенклатура справ установи складається з номенклатур
справ окремих структурних підрозділів. 9.1.2. Номенклатура справ структурного підрозділу
розробляється службовою особою, відповідальною за діловодство у
структурному підрозділі, із залученням фахівців, складається у
трьох примірниках, погоджується із завідуючим архівом і
підписується керівником структурного підрозділу установи банку. Один примірник номенклатури справ структурного підрозділу
передається до канцелярії загального відділу для складання
зведеної номенклатури справ установи банку. 9.1.3. Зведена номенклатура справ складається наприкінці
поточного року у чотирьох примірниках і затверджується
керівництвом установи банку. Вводиться в дію з початку нового
календарного року. 9.1.4. Зведена номенклатура справ щороку (не пізніше
листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється, до
неї вносяться відповідні корективи. Погодження зведеної
номенклатури справ з архівним органом проводиться один раз у п'ять
років. У разі змін у структурі, функціях та характері роботи
установи банку зведена номенклатура справ підлягає перескладанню
та повторному затвердженню в архівному органі. Якщо таких змін не
було, то про це повідомляється відповідному архівному органу. 9.1.5. Як до номенклатури структурного підрозділу, так і до
зведеної номенклатури мають включатися усі без винятку справи і
документи, що створюються у процесі діяльності установи банку. До номенклатури включаються також не закінчені діловодством
справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, та всі
довідкові картотеки до документів. Найменування справ з питань, вирішення яких триває більше
одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ
кожного року протягом усього строку вирішення питання. Ведення будь-яких справ поза номенклатурою не допускається. 9.1.6. До номенклатури справ не включаються друковані
видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали,
експрес-інформація тощо. 9.1.7. Розділами номенклатури справ установи банку є назва
структурних підрозділів. Найменування структурних підрозділів
розміщуються відповідно до затвердженої структури або штатного
розпису. Всередині розділів номенклатури справи розміщуються за
ступенем їх важливості з урахуванням взаємозв'язку документів. 9.1.8. Найменування справ у номенклатурі ведеться у стислій
формі. Основною частиною найменування (заголовка) справи є виклад
питання (предмета), з якого вона заводиться. 9.1.9. Усім структурним підрозділам за номенклатурою справ
присвоюються умовні позначення - цифрові індекси. Кожна внесена до
номенклатури справа одержує свій номер у межах структурного
підрозділу. Індекс справи поєднує в собі структурний підрозділ та
номер справи цього підрозділу(13).
---------------------------------------------------------------------------- (13) Наприклад, 12-130, де 12 - індекс Департаменту
бухгалтерського обліку; 1 - підіндекс управління організації
обліку та звітності; 30 - номер справи за номенклатурою.
9.1.10. Протягом усього строку дії зведеної номенклатури та
номенклатури структурного підрозділу слід своєчасно робити
відмітки про заведення і включення нових справ, про передавання їх
в архів установи, про перехідні справи, про осіб, відповідальних
за формування справ, про передавання справ в інші установи для
продовження. Ці відмітки слід робити у графі "Примітки". 9.1.11. Після закінчення діловодного року номенклатура справ
установи банку обов'язково закривається підсумковим записом.
Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за
діловодство у структурному підрозділі. Підсумковий запис у
зведеній номенклатурі справ підписує начальник канцелярії
(загального відділу). Про фактичну наявність заведених за рік
справ повідомляється в архів установи.
9.2. Формування справ 9.2.1. Усі виконані документи після їх оформлення мають
формуватися у справи в суворій відповідності із затвердженою
номенклатурою. 9.2.2. При формуванні справ слід дотримуватися таких вимог: групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності -
засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і
виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових,
особистих, дублікатів документів, документів, що підлягають
поверненню, та розмножених копій; групувати у справи документи одного діловодного року (за
винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи і
особові рахунки формуються протягом усього часу роботи особи в
установі; групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового
строків зберігання. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи, документи
постійного і тимчасового зберігання, зв'язані з вирішенням одного
питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну
справу. Після закінчення року або перед передаванням справи в
архів документи мають бути розкладені в окремі справи згідно з
номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій -
документи тимчасового терміну зберігання; включати до справи документи тільки з одного питання або
групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний
комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в
логічній послідовності. Якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не
можуть бути оформлені у справи, передбачені номенклатурою, слід
завести нову справу з обов'язковим внесенням її найменування та
строку зберігання в діючу номенклатуру справ; перевіряти відповідність документів (зміст, різновид, автор,
кореспондент, найменування) заголовкам справ за номенклатурою; товщина кожної справи не повинна перевищувати 30-40 мм
(200-250 стор.); написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків
зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або
тушшю. 9.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному
чи логічному порядку або у їх поєднанні. 9.2.4. Документи засідань колегіального органу групуються у
дві справи: 1) протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо); 2) документи з організації засідань (порядок денний, проекти
рішень тощо). Протоколи групуються у хронологічному порядку та за номерами.
Документи до засідань систематизуються за датами та номерами
протоколів, документи, що стосуються одного протоколу, - за
порядком денним. Додатки до документів формуються у справи разом з
документами, до яких вони належать. Великі за обсягом додатки
формуються в окремі справи (томи). 9.2.5. Розпорядчі документи (постанови, накази, розпорядження
тощо) розміщуються у справі за їх характером і хронологією разом з
додатками, що до них належать. Накази з основної діяльності, про прийняття, переведення,
звільнення, заохочення, сумісництво працівників, надання
відпусток, про відрядження працівників, з
адміністративно-господарських питань групуються у різні справи. 9.2.6. Доручення, документи органів вищого рівня і документи,
пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами
діяльності установи. При невеликій кількості таких документів вони
формуються в одну справу. Всередині справи документи
систематизуються за датами доручень. 9.2.7. Листування розміщується у справах у хронологічній
послідовності, причому документ-відповідь розміщується зразу ж за
документом-запитом. 9.2.8. Плани, звіти, кошториси розміщуються у справах окремо
від проектів цих документів. 9.2.9. Документи в особових справах розміщуються в такому
порядку: внутрішній опис документів, що знаходяться у справі,
заява про прийняття на роботу, направлення на роботу; особовий
листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту;
витяги з наказів про призначення, переміщення, звільнення;
доповнення до особового листка з обліку кадрів; доповнення до
особової справи з обліку заохочень; довідки та інші документи, що
стосуються цієї особи. Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо
до особової справи не включаються у зв'язку з внесенням відомостей
про це у доповнення до особового листка обліку кадрів. 9.2.10. Особові справи та особові рахунки працівників
формуються окремо щодо кожного працівника. 9.2.11. На кожну пропозицію, заяву і скаргу громадян
заводиться окрема справа і після виконання розміщується в
хронологічному або алфавітному порядку. 9.2.12. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ
в установі банку та її структурних підрозділах здійснюється
канцелярією.
9.3. Оперативне зберігання документів 9.3.1. Документи з часу їх створення (надходження) і до
передачі їх до архівного підрозділу установи банку зберігаються за
місцем їх формування - у структурних підрозділах (у невеликих
установах - централізовано, у канцелярії). З метою оперативності розшуку документів справи розміщуються
відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ
зазначаються індекси за номенклатурою. 9.3.2. Схоронність документів і справ до передачі їх до
архіву забезпечується керівниками структурних підрозділів і
службовими особами, відповідальними за діловодство. 9.3.3. Видача справ у тимчасове користування стороннім
установам здійснюється з дозволу керівника установи банку з
відповідним оформленням карти-замінника справи. Вилучення документів із справ постійного строку зберігання
забороняється.
9.4. Підготовка справ до подальшого зберігання та
використання 9.4.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого
(понад 10 років) строку зберігання повинні здаватися до архівного
підрозділу установи банку для подальшого зберігання та
використання. 9.4.2. Підготовка документів для передачі до архіву вимагає
експертизи цінності документів, оформлення справ і складання
описів справ. Експертиза цінності документів проводиться на підставі
номенклатури справ та Переліку документів із зазначенням строків
зберігання. 9.4.3. Оформлення справи включає такий обов'язковий комплекс
робіт: описання справи на обкладинці, брошурування справи у тверду
обкладинку у чотири проколи, нумерація сторінок арабськими цифрами
у правому верхньому кутку чорним олівцем, складання
засвідчувального напису. 9.4.4. Документи тимчасового строку зберігання (до 10 років
включно) не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення
елементів оформлення обкладинки не проводиться. 9.4.5. На всі справи постійного і тривалого зберігання після
закінчення їх діловодством мають складатися описи - окремо на
справи постійного, тривалого зберігання і на справи по особовому
складу. Описи складаються особою, відповідальною за діловодство, або
працівниками підрозділу, які спеціально для цього призначаються
керівником. Справи структурних підрозділів розміщуються в описах згідно з
затвердженою номенклатурою і вносяться під самостійними
порядковими номерами. Якщо справа складається з кількох томів
(частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим
номером. 9.4.6. Описи на документи постійного строку зберігання,
особові справи і особові рахунки працівників ведуться протягом
кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Окрім цього,
особові справи і особові рахунки систематизуються в опису за
алфавітом. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
Закінчення опису обов'язково затверджується республіканським
(обласним) архівним органом. До річного розділу опису справ тимчасового зберігання мають
вноситися також справи, не завершені діловодством протягом року. У
таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного
року, протягом якого справи продовжувалися діловодством,
зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за
______ рік, N ______".9.4.7. Річні розділи описів справ постійного зберігання
складаються в чотирьох примірниках, підписуються начальником
канцелярії, загального відділу, погоджуються з експертною комісією
та затверджуються керівництвом установи банку.______ рік, N ______".9.4.7. Річні розділи описів справ постійного зберігання
складаються в чотирьох примірниках, підписуються начальником
канцелярії, загального відділу, погоджуються з експертною комісією
та затверджуються керівництвом установи банку. Описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох
примірниках і оформляються так само, як і описи на справи
постійного зберігання. 9.4.8. Описи на справи постійного зберігання підлягають
обов'язковому затвердженню експертно-перевірною комісією
республіканського (обласного) архівного органу через два роки
після завершення справ у діловодстві. На затвердження архівного
органу надсилаються всі чотири примірники описів, з яких один
примірник після затвердження залишається у державному архіві, а
решта повертається до установи банку. Відповідно до затверджених
описів справи передаються в державний архів у встановлені строки. 9.4.9. Описи справ тривалого зберігання на затвердження
республіканського (обласного) архівного органу не надсилаються. 9.4.10. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого
зберігання разом з контрольно-обліковими картками на документи
передаються до архіву установи банку через два роки після
завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1994 рік
передаються в архів у 1997 році). Справи тимчасового строку зберігання передаються до архіву
установи банку через рік після завершення їх у діловодстві
(наприклад, справи за 1994 рік передаються до архіву у 1996 році). Передача структурними підрозділами справ в архів здійснюється
за графіком, який розробляється архівною службою і затверджується
керівництвом банку. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві
структурного підрозділу для поточної роботи, архів оформляє видачу
цих справ у тимчасове користування. 9.4.11. Структурні підрозділи установи банку передають свої
документи в архів після упорядкування та оформлення згідно з
вимогами діючих правил та інструкцій з архівної справи. Справи
постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передаються в
архів за описами встановленої форми. Завідуючий архівом
розписується у прийнятті на всіх примірниках описів з обов'язковим
зазначенням дати прийняття і кількості прийнятих справ. Один
примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші
залишаються в архіві. Протягом виробничого року на видані у разі службової потреби
справи заповнюється картка-замінник. 9.4.12. Виділення документів для знищення і складання про це
акта проводиться після підготовки описів справ постійного і
тривалого строків зберігання за цей же період. Для установ,
банків, що передають документи на державне зберігання, акти
затверджуються керівником установи після затвердження описів справ
постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК)
відповідного державного архіву. До акта на знищення виділяються справи, строк зберігання яких
настав до 1 січня року, в якому складений акт. Після здачі документів на знищення вносяться відповідні
записи до журналу обліку надходження й вибуття документів з
архіву.
9.5. Порядок передавання-приймання на архівне зберігання
документів комерційних банків, які ліквідуються 9.5.1. З метою збереження документів ліквідованих або
реорганізованих банків документи останніх в обов'язковому порядку
передаються на зберігання до архівів регіональних управлінь
Національного банку України за територіальною ознакою відповідно
до "Переліку документів Національного банку України, установ і
організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних
банків України із зазначенням строків зберігання", номенклатури
справ та до цієї Інструкції. 9.5.2. Вищезазначена норма в обов'язковому порядку повинна
бути відображена в статуті акціонерно-комерційного банку при його
розгляді і поданні на затвердження (перезатвердження) регіональним
управлінням Національного банку України. 9.5.3. Приймання документів від банку, який ліквідується, і
їх передача до архіву входить в обов'язки ліквідаційної комісії. До складу ліквідаційної комісії обов'язково включаються
представники регіонального управління з числа спеціалістів
архівної справи, діловодства та членів експертних комісій. 9.5.4. У комплексі заходів, пов'язаних з ліквідацією або
реорганізацією банку у питаннях приймання-передачі документів на
архівне зберігання, ліквідаційна комісія керується вимогами
архівних правил, вказаних у п.9.5.1, Переліком та цією
Інструкцією. У разі, якщо стан зберігання і оформлення документів
ліквідованого банку не відповідає вимогам архівних правил,
ліквідаційна комісія зобов'язана організувати їх упорядкування. При цьому слід керуватися Законом України "Про Національний
архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 ), яким зазначено, що
службові особи і громадяни, винні у недбалому зберіганні,
псуванні, знищенні, приховуванні, розкраданні або незаконній
передачі іншій особі документів Національного архівного фонду або
документів, що підлягають включенню до нього, та в інших
порушеннях законодавства про Національний архівний фонд і архівні
установи, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством. 9.5.5. До передачі документів ліквідованого банку до архіву
ліквідаційна комісія: здійснює експертизу цінності документів згідно з Переліком
документів зі строками зберігання та номенклатурою справ; складає історичну довідку про ліквідований банк (де
відображується: процес його створення, завдання та функції, зміни
в назві, структура, штати, кількість справ тощо); перевіряє наявність, стан та якість оброблення документів
постійного строку зберігання та з особового складу; на документи, строки зберігання яких закінчилися і не
підлягають подальшому зберіганню, складає акт про виділення
документів до знищення і організовує фізичне знищення документів. 9.5.6. До знищення документів, строки зберігання яких
закінчилися, історична довідка та описи на документи постійного
зберігання та особовий склад мають бути затверджені у Державному
архіві. 9.5.7. При підготуванні документів для передачі до архіву
ліквідаційна комісія керується правилами, викладеними у розділі
9.4 цієї Інструкції. 9.5.8. Ліквідаційною комісією складається акт
приймання-передачі до архіву упорядкованих документів на
зберігання у 3 примірниках, який затверджується керівником
обласного управління Національного банку України та головою
ліквідаційної комісії (додаток 28). 9.5.9. На відсутні документи згідно з номенклатурою або у
разі відсутності останньої складається акт про допущені порушення
Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні
установи" ( 3814-12 ). 9.5.10. При реорганізації комерційного банку і передачі його
функцій іншому комерційному банку останній приймає за актом
незавершені діловодством справи та його архів.
10. Складання та оформлення службових документів
10.1. Складання документів 10.1.1. Службові документи, що складаються в установах банку,
повинні мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і
стабільний порядок їх розміщення (додатки 10-23): найменування
установи - автора документа, вихідні номери і дату, назву
документа, текст, підпис, дані про розробника документа (прізвище,
ініціали, телефон). Для листів, які надсилаються електронною
поштою, також вказується номер поштової скриньки відправника. При підготовці і оформленні документів склад обов'язкових
реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами. Наприклад,
нормативні акти Національного банку підлягають реєстрації в
Юридичному департаменті або у Міністерстві юстиції України. 10.1.2. Для складання службових документів в установах банку
застосовуються бланки форматом А-4 і А-5. Бланки виготовляються
згідно з вимогами державних стандартів діловодною службою
установи. Встановлюються такі види бланків: - бланки розпорядчих документів: постанов Правління, наказів,
розпоряджень (додатки 10-17); - єдиний фірмовий бланк установи для листів (додатки 18, 19); - бланк департаменту для листів (додаток 20). 10.1.3. Листи, доповідні записки, довідки та інші документи,
підготовлені установою банку разом з іншими організаціями,
документи, призначені для використання у межах установи банку,
складаються на чистих аркушах, а не на бланках. При підготовці і розсиланні документів засобами електронної
пошти та телеграм службові бланки не використовуються. Ці
документи оформляються згідно з додатками 21, 22. 10.1.4. Як правило, для прискорення виконання документів та
правильного формування справ у діловодстві кожний документ
складається з одного питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та
інших узагальнюючих документів. 10.1.5. Текст документа повинен містити повну і аргументовану
інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно,
без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть
змістового навантаження. 10.1.6. Найменування установи вказується у точній
відповідності з положенням про неї. Скорочене найменування
застосовується тільки у тому разі, якщо воно офіційно зафіксовано
у положенні про установу. Довільне скорочення найменувань установ
та окремих слів не допускається. 10.1.7. Кожен службовий документ в обов'язковому порядку
повинен мати заголовок до тексту. Він має бути максимально
коротким, точно передавати зміст тексту. Якщо у документі йдеться
про кілька питань, заголовок може формуватися узагальнено. Заголовки до текстів не складаються на телефонограми,
телеграми, телефаксограми, повідомлення та листи форматом А-5.
10.2. Датування документів 10.2.1. Усі службові документи датуються. Датою документа є
дата його підписання; для документа, що приймається колегіальними
органами, - дата його прийняття; для документа, що затверджується,
- дата затвердження. 10.2.2. Документи набувають чинності з часу їх підписання
(затвердження, опублікування), якщо у тексті або законодавством не
передбачена інша дата. Спільні нормативні акти повинні мати єдину
дату підписання документа. Нормативні акти, які підлягають державній реєстрації в
Міністерстві юстиції України, набувають чинності через десять днів
після їх реєстрації. 10.2.3. Дати підписання, затвердження документа, а також ті,
що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Наприклад,
"9 квітня 1997 року" слід записати: "09.04.97". На окремих
документах (актах, протоколах, фінансових документах) допускається
оформлення дат словесно-цифровим способом, наприклад: "19 жовтня
1997 р.". 10.2.4. Дата на документі проставляється особою, яка його
підписала або затвердила, під час підписання або затвердження. В
інших випадках дата проставляється особою, яка реєструє документ,
але не раніше і не пізніше дати його фактичного підписання. 10.2.5. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі
службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та
виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання
документа і передавання його до справи тощо). 10.2.6. Дата підписання документа проставляється в лівій
верхній частині документа разом з реєстраційним індексом на
спеціально відведеному для цього місці у бланку. Якщо документ
складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису,
ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідному
грифі.
10.3. Погодження документів 10.3.1. У разі необхідності оцінки доцільності документа,
його обгрунтованості, відповідності чинному законодавству
здійснюється погодження проекту документа. Погодження оформляється візуванням проекту документа
службовою особою. Віза включає в себе посаду, особистий підпис,
ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. Проставляється віза на лицьовому боці останньої сторінки
документа нижче підпису або на зворотній стороні останньої
сторінки документа. 10.3.2. Зауваження і пропозиції до проекту документа
викладаються на окремій сторінці, про що на проекті робиться
позначка: "Зауваження додаються". 10.3.3. Погодження проектів документів оформляється грифом
"Погоджено", який проставляється нижче підпису на лицьовому боці
останньої сторінки документа із зазначенням посади особи, з якою
погоджується документ, з розшифровкою підпису та дати погодження.
Наприклад:
Погодженозаступник Голови Національного банку України
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
13.08.96
10.4. Засвідчення документів 10.4.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх
підписання, затвердження та проставлення печатки. 10.4.2. Документи підписуються службовими особами установи
банку відповідно до їх компетенції, розподілу функціональних
обов'язків, положень цієї Інструкції. Підписання керівниками структурних підрозділів установи банку
документів нормативного характеру не допускається. 10.4.3. При надсиланні службового документа одночасно кільком
вищим установам та іншим керівним органам керівник підписує всі
примірники. У разі надсилання документа одночасно кільком підвідомчим
установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі
установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені копії
документа. 10.4.4. Якщо службова особа, підпис якої заготовлений на
проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка
виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково
вказується посада особи, яка підписала документ, і її прізвище
(виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом,
наприклад, "в.о.", "заст."). Не допускається підписувати документи
з прийменником "за" або проставленням косої риски перед
найменуванням посади. 10.4.5. Особливим способом засвідчення чинності документа
після його підписання є затвердження, що санкціонує поширення дії
документа на певне коло установ, службових осіб і громадян. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа
"Затверджую" або виданням розпорядчого документа.
Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо)
повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом
установи. Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню,
наведено у додатку 24. 10.4.6. Якщо документ затверджується конкретною службовою
особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово
ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпис, ініціали прізвище особи,
яка затвердила документ, дата затвердження. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮзаступник Голови Правління
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
дата
10.4.7. При затвердженні документа розпорядчим актом на
документі проставляється гриф за такою формою:
ЗАТВЕРДЖЕНОПостанова Правління
Національного банку України
20.11.97 N 17
10.4.8. На документах, що вимагають засвідчення прав громадян
і юридичних осіб, фіксації факту витрати коштів і матеріальних
цінностей (ліцензіях, контрактах, статутах, положеннях,
посвідченнях, дорученнях тощо), підпис відповідальної особи має
завірятися гербовою печаткою. Перелік цих та інших документів, які
необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою
банку на підставі чинних нормативних актів (додаток 25). Печатка, яка відтворює найменування відповідної установи або
її структурного підрозділу (не гербова), проставляється на копіях
документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених
примірниках розпорядчих документів при їх розсиланні. Печатка проставляється таким чином, щоб вона захоплювала
підпис особи, яка підписала документ. 10.4.9. Внесення до підписаних або затверджених документів
будь-яких виправлень та доповнень не допускається.
10.5. Адресування документів 10.5.1. При адресуванні документа необхідно дотримуватися
таких правил: - якщо документ надсилається в установу або його структурний
підрозділ, їх найменування пишуть у називному відмінку. Наприклад:
Міністерство юстиції УкраїниУправління справами
- якщо документ надсилається службовій особі, найменування
установи пишеться у називному відмінку, а посада і прізвище - у
давальному, наприклад:
Дніпропетровське обласне управлінняНаціонального банку України
Фінансовий відділ
Начальнику
Ясменко О.М.
- якщо документ адресується керівнику установи або його
заступнику, найменування установи входить до складу найменування
посади адресата, наприклад:
Голові Національного банку України(Ініціали, прізвище)
- при адресуванні документа багатьом однорідним установам
адресат вказується узагальнено, наприклад:
Начальникам Кримськогореспубліканського, обласних,
по м. Києву і Київській області
управлінь Національного банку України
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово
"копія" перед позначенням другого, третього, четвертого адресатів
не ставиться. При надсиланні документа більш ніж на чотири адреси
складається список на розсилку і на кожному документі зазначається
тільки один адресат. 10.5.2. Порядок і форма запису відомостей про поштову і
телеграфну адресу установи мають відповідати Поштовим правилам
Міністерства зв'язку України. Повна поштова адреса зазначається у разі надсилання документа
разовим кореспондентам, наприклад:
Редакція журналу"Архіви України"
252110, МСП, Київ-100,
вул. Солом'янська, 24
При адресуванні документа приватній особі спочатку
зазначається поштова адреса, а потім прізвище і ініціали
одержувача, наприклад:
327025, м. Миколаїв-25,Київське шосе, 67, кв. 4,
Карпенку А.Є.
10.5.3. При надсиланні документа органам законодавчої і
виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на
документах не зазначається. У цьому разі застосовуються конверти
із завчасно надрукованими адресами.
10.6. Резолюція 10.6.1. Резолюція проставляється у верхній частині лицьового
боку першої сторінки документа, праворуч. На доповідних записках,
листах та інших видах документів, що мають реквізит "адресат",
резолюція проставляється між зазначенням адресата і текстом
документа. Якщо місця для резолюції недостатньо, то її можна проставляти
на іншому вільному від тексту місці, у верхній частині лицьового
боку першої сторінки документа (але не на полі, призначеному для
підшивання). Проставляти резолюцію на тексті документа забороняється.
10.7. Додатки до документів 10.7.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання
документа або документ у цілому. Про наявність додатків
зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. 10.7.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів: додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими
документами; додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного
документа; додатки, що є самостійними документами і надсилаються із
супровідним листом. Додатки слід оформляти на стандартних аркушах з усіма
необхідними для конкретного виду документа реквізитами. 10.7.3. Додатки до розпорядчого документа повинні мати
відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і
номер. Ця відмітка проставляється у верхньому правому полі першої
сторінки додатка, наприклад:
Додатокдо постанови Правління
Національного банку України
24.04.97 N 173
За наявності кількох додатків на них проставляються порядкові
номери. Наприклад: додаток 1, додаток 2 і т. д. Знак N перед
цифровими позначеннями не ставиться. 10.7.4. Якщо документ має додатки, повна назва яких
наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків
оформляється за зразком: Додаток: на 3 стор. у 2 прим. Якщо документ має додатки, які не названо у тексті, то їх
найменування необхідно перелічити після тексту із зазначенням
кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників,
наприклад: Додаток: Довідка про виконання плану заходів на II квартал 1997 р. на 2 стор. у 1 прим. Якщо додаток надсилається не в усі зазначені у документі
адреси, відмітку про наявність документа проставляють за формою: Додаток: на 5 стор. у 2 прим. на першу адресу.
10.8. Оформлення копій документів 10.8.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з
дозволу керівника установи банку або керівника відповідного
структурного підрозділу. Установа банку може засвідчувати копії
лише тих документів, які створюються в самій установі. При вирішенні питань, що стосуються прийняття громадян на
роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав,
при формуванні особових справ працівників та учнів установа банку
може виготовляти копії документів, виданих іншими установами
(копії дипломів, свідоцтв про освіту тощо). 10.8.2. Копія з документа відтворюється рукописним,
машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. При
виготовленні копії рукописним і машинописним способами текст
документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і
засвідчується підписом службової особи, яка підтверджує
відповідність змісту копії оригіналові. У верхній частині лицьового боку першої сторінки документа
справа проставляється відмітка "копія". 10.8.3. На копіях вихідних документів, які залишаються у
справах установи, текст бланків не відтворюється, проставляється
лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, а
також дата його засвідчення, посада працівника, який засвідчив
копію, та його підпис. 10.8.4. Копії вихідних документів повинні мати візи осіб, з
якими вони погоджені, та візи виконавців; засвідчувальний напис
завіряється печаткою, яка відтворює найменування відповідної
установи (не гербова) або її структурного підрозділу (канцелярії).
Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені при
підписанні оригіналу.
11. Друкарські та копіювально-розмножувальні роботи
11.1. Друкарські роботи 11.1.1. Службові документи в установах банку друкуються у
структурних підрозділах та в друкарському бюро. У центральному апараті банку друкарське бюро виконує роботи
виключно для керівництва банку та на замовлення управління
справами (протоколи, стенограми засідань Правління, нарад,
конференцій, окремі нормативно-розпорядчі документи тощо). Рукописи, що здаються до машинописного бюро, повинні бути
написані розбірливо, чорнилом або пастою темного кольору, ретельно
вивірені, погоджені з керівником підрозділу, завізовані. На
рукопису обов'язково вказується назва підрозділу, номер телефону
та прізвище виконавця, кількість необхідних примірників. Друкування документів з грифом "Для службового користування"
здійснюється за погодженням керівника служби діловодства. Замовлення на виконання друкарських робіт реєструється у
книзі замовлень, де обов'язково вказується дата прийняття
документа в роботу, його назва, кількість примірників і
видрукуваних сторінок, прізвище замовника та його підпис. 11.1.2. Текст документів на бланках формату А-4 друкують
через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А-5 -
через один міжрядковий інтервал. Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через
два міжрядкових інтервали. 11.1.3. Реквізити документа відокремлюються один від одного
2-3 міжрядковими інтервалами. 11.1.4. Назву виду документа друкують великими літерами. 11.1.5. Розшифровку підпису у реквізиті "підпис" друкують на
рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між
ініціалами і прізвищем. 11.1.6. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів -
28 знаків. Якщо заголовок (зміст) листа перевищує 150 знаків (5 рядків),
його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка у
кінці заголовка не ставиться. 11.1.7. Виконана робота обов'язково повинна бути
пронумерована. Номери сторінок мають проставлятися посередині поля сторінки
арабськими цифрами без слова "сторінка" (стор.) та розділових
знаків.
11.2. Розмноження документів 11.2.1. Порядок розмноження документів засобами
розмножувальної техніки визначається керівником установи банку, а
необхідність розмноження окремих документів - керівниками
структурних підрозділів. Забороняється копіювати і розмножувати документи та інші
матеріали, які не пов'язані з діяльністю установи банку.
Відповідальність за зміст та якість документів-оригіналів, які
тиражуються, несуть замовники. 11.2.2. Розмноження невеликих за обсягами документів (у
центральному апараті - до 20 стор.) може здійснюватися
безпосередньо у структурних підрозділах за допомогою існуючих
засобів оргтехніки. 11.2.3. Розмноження матеріалів або документів має
здійснюватися спеціалізованим підрозділом (розмножувальним цехом,
бюро) за такими правилами: для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює
замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу і
погоджує керівник управління справами, загального відділу (додаток
27); документи на розмноження передаються у розмножувальний
підрозділ разом із замовленням. При цьому замовленню присвоюється
номер, проставляється дата його передавання; замовлення на копіювально-розмножувальні роботи реєструються
шляхом систематизованого зберігання у встановленому порядку
(картотеці) замовлень. Працівник, який одержує розмножений матеріал, розписується на
замовленні і проставляє дату одержання; оригінали документів після зняття з них копій повертаються
замовнику. 11.2.4. Копіювання і розмноження документів з грифом "Для
службового користування" здійснюються згідно з порядком,
встановленим Інструкцією "Про порядок роботи з документами "Для
службового користування". 11.2.5. Видання великих за обсягами документів друкарським
способом здійснюється Інженерно-технічним центром або в друкарнях
за місцем розташування установи банку.
12. Порядок виготовлення, зберігання івикористання фірмових бланків листів
12.1. Фірмові бланки установи банку (далі - бланки)
виготовляються на замовлення управління загального діловодства,
загального відділу, канцелярії і зберігаються у металевій шафі,
пронумеровані - у сейфі. 12.2. Для обліку використання бланки обов'язково
пронумеровуються наростаючим підсумком. Бланк має індивідуальний
шестизначний номер. Бланк без номера вважається недійсним і на
реєстрацію та на відправлення не приймається. 12.3. Видача бланків структурним підрозділам здійснюється
відповідальним працівником канцелярії під розписку у спеціально
відведеному для цього журналі за встановленою формою (додаток 29). Бланки для структурних підрозділів видаються тільки
відповідальним за діловодство працівникам, а у разі їх відсутності
особам, які їх офіційно заміщують. 12.4. Облік і видача бланків безпосередньо у структурному
підрозділі здійснюється відповідальним за діловодство працівником
під розписку у журналі за формою додатка 29. 12.5. Журнали обліку і видачі бланків включаються до
номенклатури справ, їх сторінки нумеруються, прошиваються і
опечатуються, вони зберігаються у сейфі. 12.6. Після використання одержаних бланків відповідальні за
діловодство працівники подають канцелярії установи банку звіт за
встановленою формою (додаток 29) за підписом керівника
структурного підрозділу. Разом зі звітом подають і зіпсовані або
пошкоджені бланки. 12.7. Знищення зіпсованих або пошкоджених бланків проводиться
канцелярією за актом.
"Законодавчі і нормативні акти з банківської діяльності", 3/98
-
скопійовано
-
-
