МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я УКРАЇНИ
Н А К А З
09.03.2004 N 120
Про затвердження Інструкції з діловодстваза зверненнями громадян у
Міністерстві охорони здоров'я України
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від
14 квітня 1997 року N 348 ( 348-97-п ) "Про затвердження
Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах
державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян,
на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм
власності, в засобах масової інформації" Н А К А З У Ю:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями
громадян в Міністерстві охорони здоров'я України (додається).
2. Начальникам структурних підрозділів МОЗ: забезпечити неухильне дотримання Інструкції з діловодства за
зверненнями громадян у МОЗ України; покласти виконання обов'язків по веденню діловодства за
зверненнями громадян на спеціально виділену особу.
3. Начальнику управління справами Корнієнку М.М.: ознайомити з Інструкцією усіх працівників Міністерства; забезпечити організацію навчання працівників підрозділу
правил діловодства за зверненнями громадян; забезпечити структурні підрозділи МОЗ, установи,
підприємства, організації, які належать до сфери управління МОЗ,
копіями Інструкції; встановити контроль за виконанням Інструкції у структурних
підрозділах Міністерства та підпорядкованих йому закладах.
Перший заступник Міністра О.М.Орда
ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ МОЗ України
з діловодства за зверненнями громадян в
Міністерстві охорони здоров'я України
1. Дана інструкція складена відповідно до вимог Закону
України "Про звернення громадян" від 02.10.96 року N 393/96-ВР
( 393/96-ВР ); Указу Президента України "Про заходи щодо
забезпечення конституційних прав громадян на звернення" від
19.03.97 року N 241/97 ( 241/97 ); Указу Президента України "Про
додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами
конституційного права на звернення" від 13.08.2002 року N 700/2002
( 700/2002 ), а також Інструкції з діловодства за зверненнями
громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування,
об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях
незалежно від форм власності, в засобах масової інформації,
затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97
року N 348 ( 348-97-п ).
2. Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами
(клопотаннями) і скаргами громадян в Міністерстві охорони здоров'я
ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на
Управління справами, а також на спеціально призначених для цього
осіб у структурних підрозділах Міністерства. Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями
громадян у структурних підрозділах Міністерства несуть їх
керівники. Вони систематично аналізують ведення діловодства і
вживають заходів до його вдосконалення.
3. Усі пропозиції, заяви і скарги громадян, що надійшли до
Міністерства, повинні прийматися та централізовано реєструватися у
день їх надходження на реєстраційно-контрольних картах, придатних
для оброблення персональними комп'ютерами (додаток 1), або в
журналах (додаток 2). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом
з пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян
ведеться на картках, у журналах (додатки 3, 4) або за допомогою
електронно-обчислювальної техніки. Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку
особистого прийому громадян допускається у структурних підрозділах
Міністерства з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв
та скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому
прийомі. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому
прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на
реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення
персональними комп'ютерами, або в журналах (додатки 1 і 2). Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій,
заяв і скарг, картка (журнал) обліку особистого прийому громадян
ведуться згідно з вказівками щодо їх заповнення (додаток 5). Автоматизовані реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік
особистого прийому громадян здійснюються з
реєстраційно-контрольних форм шляхом введення в персональний
комп'ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище,
ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки
одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання -
короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора,
виконавець, термін виконання; дата, індекс і зміст документа,
прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за
номенклатурою. Автоматизована реєстрація обліку особистого прийому громадян
шляхом прямого введення в персональний комп'ютер здійснюється за
допомогою таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище,
ім'я, по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний
стан) заявника; порушені питання - короткий зміст, індекси; кому
доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання, прийняті
рішення, дата одержання відповіді. Склад зазначених елементів за необхідності може бути
доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід
виконання тощо). У процесі автоматизованої реєстрації формується банк
реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують
користувача інформацією про всі документи і їх місцезнаходження за
допомогою виведення інформації на екран комп'ютера, а у разі
потреби - на принтер. Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги зазначається у
реєстраційному штампі (додаток 6). Штамп ставиться на нижньому
полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від
тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища
заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що
надійшла, наприклад, Д-401. Реєстраційний індекс може бути
доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію,
пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг. Звернення може бути подано як окремою особою (індивідуальне),
так і групою осіб (колективне). Письмове звернення повинно бути підписано заявником
(заявниками) із зазначенням дати. Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається
заявнику з відповідними роз'ясненнями не пізніш як через десять
від дня його надходження. У зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові,
місце проживання заявника, викладено суть порушеного питання,
зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Якщо питання, порушені у зверненні, не входять до повноважень
Міністерства охорони здоров'я, воно в термін не більше п'яти днів
пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій
особі, про що заявник повідомляється. У разі якщо звернення не
містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення,
воно в той же термін повертається заявнику з відповідними
роз'ясненнями. Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим
органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не
підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо
встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
4. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм
надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі
реєстраційно-контрольної картки, журналу або на відповідному полі
реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора
персонального комп'ютера (під час автоматизованої реєстрації),
зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви,
скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій,
заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка
"ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування. Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з
одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли
на розгляд до однієї й тієї ж організації (дублетні),
обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і
скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через
дріб, наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3. Повторні звернення від одного і того ж громадянина з одного і
того ж питання, якщо перше вирішено по суті, не розглядаються, про
що повідомляється особі, яка подала звернення.
5. Кількість примірників реєстраційно-контрольних карток і
картотек визначається виходячи з необхідності забезпечення обліку,
довідкової роботи, контролю за виконанням доручень і рішень,
прийнятих по результатам розгляду пропозицій, заяв, скарг та їх
аналізу. Картотеки можуть формуватись за розміщеними в алфавітному
порядку прізвищами осіб, від яких надійшли пропозиції, заяви і
скарги, за тематикою порушених у них питань.
6. У разі коли про результати розгляду письмової пропозиції,
заяви, скарги необхідно повідомити іншу організацію, усі
примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш
контрольованого звернення позначаються словом "КОНТРОЛЬ" або
літерою "К". Відповідальність за своєчасний, правильний і повний розгляд
листів та виконання рішень, які приймаються по пропозиціям,
заявам, скаргам громадян несуть особи, які визначені у дорученні
керівництва (резолюції), начальники структурних підрозділів та
безпосередні виконавці. У тих випадках, коли документ виконується
кількома особами, відповідальним за організацію виконання є
працівник, якого у резолюції зазначено першим. Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні
відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки
після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення
пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю
пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли
рішення про контроль.
7. Строки виконання пропозицій, заяв, скарг громадян: - строк розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян
обчислюються з дня їх надходження до Міністерства, а тих, які
поставлено на контроль - з дня їх реєстрації; - пропозиції, заяви і скарги, що надходять у Міністерство без
зазначення строку виконання, повинні бути виконані не пізніше як
за 30 календарних днів; - пропозиції, заяви і скарги громадян направляються на
розгляд за належністю в інші організації в п'ятиденний строк з
обов'язковим повідомленням про це заявників; - пропозиції, заяви, скарги громадян, що не вимагають
додаткового вивчення і перевірки, розглядаються невідкладно, але
не пізніше 15 днів. Строк виконання пропозицій, заяв, скарг може бути змінено
лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі
її відсутності - посадової особи, яка її заміщає, про що
повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний
термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може
перевищувати сорока п'яти днів.
8. За результатами розгляду пропозицій, заяв і скарг даються
письмові або усні відповіді, про що робиться відповідний запис у
реєстраційно-контрольних формах. Індекс письмової відповіді складається з номера справи (за
номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга
разом з документами щодо їх вирішення і реєстраційного індексу.
9. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з
усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником
реєстраційно-контрольної форми мають бути повернуті службовим
особам, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і
скаргами, для централізованого формування справ, картотек, банку
даних. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється. Документи розміщуються у справах у хронологічному або
алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма
документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі
самостійну групу і вміщуються в м'яку обкладинку (додаток 7). У
разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи
додаткових документів, вони підшиваються до даної групи
документів. Під час формування справ перевіряється правильність
спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені
пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи
підшивати до справ забороняється. Обкладинка справи оформляється за встановленою формою
(додаток 8).
10. У Міністерстві здійснюється зберігання пропозицій, заяв і
скарг для надання довідок і використання їх в інших цілях. Відповідальність за збереження документів за пропозиціями,
заявами і скаргами покладається на керівників структурних
підрозділів Міністерства та службових осіб, які працюють з даною
категорією документів. Встановлюється п'ятирічний строк зберігання пропозицій, заяв
і скарг та документів, пов'язаних з їх розглядом і вирішенням. У
необхідних випадках постійно діюча експертна комісія Міністерства
може прийняти рішення про збільшення строку зберігання або про
постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян. Рішення експертної комісії про збільшення строків зберігання
документів за пропозиціями, заявами і скаргами, про відбір їх для
подальшого зберігання підлягають обов'язковому затвердженню
керівництвом Міністерства. Справи, що підлягають постійному, а також довготривалому
(понад 10 років) зберіганню, передаються до відділу архівних справ
через два роки після завершення діловодства за ними. Справи, що
підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років включно),
передаються до відділу архівних справ за рішенням керівника
структурного підрозділу.
11. Управління справами, начальники структурних підрозділів
Міністерства або за їх дорученням спеціально призначені особи, які
ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами громадян
щокварталу аналізують звернення громадян. Звіти по розгляду
звернень громадян подаються начальниками структурних підрозділів
Міністерства не пізніше ніж до 3 числа місяця, що настає за
звітним періодом, начальнику Управління справами для аналізу й
узагальнення за формою, що додається (додаток 9) та за формою, що
затверджена наказом МОЗ від 17.09.2002 року N 345 ( v0345282-02 ). Зведені аналітичні довідки по розгляду звернень громадян
подаються керівництву Міністерства охорони здоров'я.
Додаток 1до Інструкції
Зразок
1. РЕЄСТРАЦІЙНО- 2. разово не таємно КОНТРОЛЬНА КАРТКА (встанов. строк виконання) Знято з контролю ____________________ (підпис, дата)
3. Виконавець
Організація: Міністерство охорони здоров'я України
Підрозділ:
------------------------------------------------------------------------- |4. Надходження док. |5. Кореспондент |6. Документ Дата Індекс| |Реєстраційний індекс: |Адреса заявника |Документа | |Дата: |Соціальна категорія|Одержано: | |Тип: індивідуальне, |Заняття |поштою, особисто, | |колективне, анонімне | |з організації, | | | |"гаряча лінія", | | | |особистий прийом | | | |керівництва | |-----------------------------------------------------------------------| |7. Стислий зміст | |Характер: заява (клопотання), пропозиція, скарга | |Тема: Інші питання | -------------------------------------------------------------------------
Організація: Міністерство охорони здоров'я України
Підрозділ:
------------------------------------------------------------------------- |4. Надходження док. |5. Кореспондент |6. Документ Дата Індекс| |Реєстраційний індекс: |Адреса заявника |Документа | |Дата: |Соціальна категорія|Одержано: | |Тип: індивідуальне, |Заняття |поштою, особисто, | |колективне, анонімне | |з організації, | | | |"гаряча лінія", | | | |особистий прийом | | | |керівництва | |-----------------------------------------------------------------------| |7. Стислий зміст | |Характер: заява (клопотання), пропозиція, скарга | |Тема: Інші питання | -------------------------------------------------------------------------
8. Завдання
Дата резолюції:
(Зворотний бік)
9. Розписка в отриманні документа
------------------------------------------------------------------ | Виконавець | Телефон | Примітки | |---------------------+--------------------+---------------------| | | | | ------------------------------------------------------------------
10. Перевірка Перевірено на місці: співробітником МОЗ; фахівцем
підпорядкованої установи МОЗ; місцевими органами; не перевірено Результат перевірки: факти підтвердилися; факти не
підтвердилися
11. Рішення Статус: знаходиться на розгляді; направлено для розгляду у
місцеві органи охорони здоров'я; направлено за належністю у інші
відомства; вирішено у МОЗ Результат: позитивно, відмовлено, роз'яснено
12. Пропозиції
13. Нагадування
Додаток 2реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян
----------------------------------------------------------------------------------------- | N | Дата |Прізвище,| Звідки | Порушені | Зміст | Дата, | Номер | |з/п|надходження |ім'я, по |одержано,| питання |резолюції, | індекс, |справи за| | | та реєстра-|батькові,| дата, |----------------|її дата та | зміст |номенкла-| | | ційний |адреса чи| індекс, |короткий|індекси| автор, |документа, | турою | | | індекс | місце |взяття на| зміст | |виконавець,| прийняті | | | | | роботи, |контроль | | | термін | рішення, | | | | |категорія| | | | виконання |виконавець,| | | | |(соціаль-| | | | | зняття з | | | | |ний стан)| | | | | контролю | | | | | заявника| | | | | | | |---+------------+---------+---------+--------+-------+-----------+-----------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 5а | 6 | 7 | 8 | -----------------------------------------------------------------------------------------
Додаток 3до Інструкції
Зразок
КАРТКА ОБЛІКУ ОСОБИСТОГО ПРИЙОМУ ГРОМАДЯН
1. Дата звернення ______________________________ 7. ОБЛАСТІ1. АР Крим
2. 2. Вінницька
1. __________________________________________ 3. Волинська(прізвище, ім'я, по батькові) 4. Дніпропетровська 5. Донецька
2. Рік народження ___________________________ 6. Житомирська
3. Адреса ___________________________________ 7. Закарпатська 4. Місце роботи, посада 8. Запорізька9. Івано-Франківська 3. Ким направлений: МІСЦЕВІ ОРГАНИ ТА ЗАКЛАДИ 10. Київська
ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я, ІНДИВІДУАЛЬНЕ ЗВЕРНЕННЯ, 11. Кіровоградська КОЛЕКТИВНЕ ЗВЕРНЕННЯ, УСНО, ПИСЬМОВО 12. Луганська --------------------------------------------- 13. Львівська (підкреслити) 14. Миколаївська 15. Одеська
4. Наявність клопотання державних органів: 1 - так 16. Полтавська17. Рівненська
5. Структура звернення: 18. Сумська
1. Заява (клопотання) 19. Тернопільська
2. Пропозиція 20. Харківська
3. Скарга 21. Херсонська
4. Інформаційний запит 22. Хмельницька 23. Черкаська
6. Причина звернення: 24. Чернівецька 1. Консультація і лікування 25. Чернігівська 2. З питань ЛКК і МСЕК 26. м. Київ
3. Придбання медикаментів 27. м. Севастополь 4. Придбання виробів медтехніки 28. Інші республіки 5. Санаторно-курортне лікування 29. Без постійного 6. Інші питання місця проживання 7. Кадрові питання
8. Питання медичної освіти
9. Скарга на незадовільне медичнеобслуговування
2. Пропозиція 20. Харківська
3. Скарга 21. Херсонська
4. Інформаційний запит 22. Хмельницька 23. Черкаська
6. Причина звернення: 24. Чернівецька 1. Консультація і лікування 25. Чернігівська 2. З питань ЛКК і МСЕК 26. м. Київ
3. Придбання медикаментів 27. м. Севастополь 4. Придбання виробів медтехніки 28. Інші республіки 5. Санаторно-курортне лікування 29. Без постійного 6. Інші питання місця проживання 7. Кадрові питання
8. Питання медичної освіти
9. Скарга на незадовільне медичнеобслуговування
(Зворотний бік)
8. Наявність медичної документації: 1 - так; 2 - ні 15. З спеціальності: 1. Терапія
9. Чим викликано звернення: 2. Гематологія
1. Незадовільним рівнем надання медичної 3. Ендокринологія допомоги на місці 4. Хірургія
2. У зв'язку з відсутністю інформації про 5. Пульмонологія наявність за місцем проживання відповідного центру 6. Психіатрія 3. У зв'язку з відсутністю висококваліфікованої 7. Неврологія допомоги на місці 8. Онкологія
4. За місцем проживання не звертався 9. Травматологія 10. Ортопедія 10. Звернення: 1 - повторно; 2 - вперше 11. Стоматологія 12. Дерматологія 11. Діагноз при 13. Урологія
направленні _____________________________________ 14. Хвороби очей _________________________________________________ 15. ЛОР16. Акушерство 12. Результат прийому: 17. Гінекологія 1. Прохання задоволено 18. Педіатрія 2. Відмовлено 19. Інші захворювання 3. Роз'яснено 20. Інфекційні хвороби 4. Направлено за належністю у інші відомства та туберкульоз 4. Направлено для розгляду у місцеві органи 21. Професійні хвороби охорони здоров'я 5. Залишились невирішеними на 1 число наступного місяця 16. Хто провів прийом 5. Направлено на консультацію _______________ код 1 6. Направлено на госпіталізацію (куди) _______________ код 2 _______________ код 3 13. Контингент:
1. Дорослий
2. Діти
3. Дитина до року
4. Сільський житель
14. Категорія (соціальний стан)заявника: 1. Герой України 5. Багатодітна сім'я, 2. Герой Радянського Союзу одинока матір (батько), 3. Герой Соціалістичної Праці інвалід та інші 4. Інвалід ВВВ громадяни, що потребують 5. УВВВ соціального захисту та 6. Ветеран праці підтримки 7. Потерпілий від аварії на ЧАЕС
1. Незадовільним рівнем надання медичної 3. Ендокринологія допомоги на місці 4. Хірургія
2. У зв'язку з відсутністю інформації про 5. Пульмонологія наявність за місцем проживання відповідного центру 6. Психіатрія 3. У зв'язку з відсутністю висококваліфікованої 7. Неврологія допомоги на місці 8. Онкологія
4. За місцем проживання не звертався 9. Травматологія 10. Ортопедія 10. Звернення: 1 - повторно; 2 - вперше 11. Стоматологія 12. Дерматологія 11. Діагноз при 13. Урологія
направленні _____________________________________ 14. Хвороби очей _________________________________________________ 15. ЛОР16. Акушерство 12. Результат прийому: 17. Гінекологія 1. Прохання задоволено 18. Педіатрія 2. Відмовлено 19. Інші захворювання 3. Роз'яснено 20. Інфекційні хвороби 4. Направлено за належністю у інші відомства та туберкульоз 4. Направлено для розгляду у місцеві органи 21. Професійні хвороби охорони здоров'я 5. Залишились невирішеними на 1 число наступного місяця 16. Хто провів прийом 5. Направлено на консультацію _______________ код 1 6. Направлено на госпіталізацію (куди) _______________ код 2 _______________ код 3 13. Контингент:
1. Дорослий
2. Діти
3. Дитина до року
4. Сільський житель
14. Категорія (соціальний стан)заявника: 1. Герой України 5. Багатодітна сім'я, 2. Герой Радянського Союзу одинока матір (батько), 3. Герой Соціалістичної Праці інвалід та інші 4. Інвалід ВВВ громадяни, що потребують 5. УВВВ соціального захисту та 6. Ветеран праці підтримки 7. Потерпілий від аварії на ЧАЕС
Додаток 4до Інструкції
Зразок
КАРТКА (ЖУРНАЛ)обліку особистого прийому громадян
----------------------------------------------------------------------- | N | Дата | Хто | Прізвище, |Порушені питання| Кому | Наслідки| |з/п|прийому|приймає| ім'я, по |----------------|доручено |розгляду,| | | | | батькові, |короткий|індекси|розгляд, | індекс, | | | | | адреса чи | зміст | | зміст | дата | | | | | місце | | |доручення,|одержання| | | | | роботи, | | | термін |відповіді| | | | | категорія | | |виконання | від | | | | |(соціальний| | | |виконавця| | | | | стан) | | | | | | | | |громадянина| | | | | |---+-------+-------+-----------+--------+-------+----------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 5а | 6 | 7 | -----------------------------------------------------------------------
Додаток 5щодо заповнення реєстраційно-контрольної картки (РКК),
журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян
і картки (журналу) обліку особистого прийому громадян*
Реєстраційно-контрольна картка(Лицьовий бік)
------------------------------------------------------------------ | Елементи | Пояснення до заповнення | |---------------+------------------------------------------------| |Кореспондент |Прізвище, ім'я, по батькові автора, для | | |колективних листів - запис "колективний" і | | |зазначається прізвище одного з авторів | | | | |Адреса |Місце проживання або роботи, телефон заявника | | | | |Дата |Число, місяць, рік одержання | |надходження | | |кореспонденції | | | | | |Реєстраційний |Початкова літера прізвища автора (для | |індекс |колективних листів, листів без підпису | | |відповідно "КО", "БП") та порядковий номер | | |кореспонденції | | | | |Тип звернення |Індивідуальне, колективне, анонімне | | | | |Звідки |Назва організації, що надіслала кореспонденцію | |одержано | | | | | |Дата |Число, місяць, рік надіслання листа | |надіслання |кореспонденту | | | | |Індекс |Індекс супровідного листа організації, що | |документа |переслала пропозицію, заяву, скаргу | | | | |Попередні |Дати і реєстраційні індекси попередніх звернень | |звернення | | | | | |Короткий зміст |Стислий виклад пропозиції, заяви, скарги | | | | |Резолюція |Переноситься з документа або картки (журналу) | | |обліку особистого прийому громадян | | | | |Автор |Посада, прізвище та ініціали | |резолюції | | | | | |Термін |Зазначається відповідно до резолюції або | |виконання |термінів виконання, встановлених законодавством | | | | |Відмітки: |Робляться у правій частині лицьового боку РКК | | | | |"Контроль" або |відмітка про контроль - у лівій частині графи - | |"К" |про контроль організації, що переслала і | | |контролює виконання, у правій - про власний | | |контроль | | | | |вид документа |пропозиція (зауваження), заява (клопотання), | | |скарга; колективна, без підпису; одержано | | |поштою, на особистому прийомі, передано через | | |уповноважену особу | | | | |індекси питання|заповнюються відповідно до форми статистичного | |і підпитання |звіту про розгляд звернень громадян в | | |організаціях згідно з переліком питань і | | |підпитань, визначеним відповідними | | |організаціями | | | | |категорія |дані про заявника (інвалід, ветеран війни, | |(соціальний |ветеран праці, багатодітна сім'я; робітник, | |стан) заявника |службовець, підприємець, пенсіонер тощо) | |виконано за ___|зазначається фактичний строк виконання | |днів | | | | | |Код РКК |Зазначається у лівому верхньому куті лицьового | |(0203005) |боку картки за Українським класифікатором | | |управлінської документації | | | | |Штамп |Ставиться у прямокутнику ліворуч від відмітки | |"ПОВТОРНО" |про контроль під час реєстрації повторних | | |звернень | ------------------------------------------------------------------
_______________* У разі використання персонального комп'ютера в діловодстві
за пропозиціями, заявами і скаргами громадян допускається
застосування реєстраційно-контрольних карток та карток обліку
особистого прийому громадян, що містять всі зазначені та інші
необхідні елементи, розміщені у послідовності, зручній для
застосування персонального комп'ютера.
(Зворотний бік)
------------------------------------------------------------------ |Дата передачі |Зазначається дата вручення документа | |на виконання |безпосередньо виконавцю | | | | |Виконавець |Прізвище, ініціали та телефон безпосереднього | | |виконавця (графи заповнюються після кожного | | |переміщення документа) | | | | |Записи про |Новий термін, посада і прізвище керівника, який | |продовження |прийняв рішення про його зміну; адресат, дата, | |терміну, |індекс, короткий зміст попередньої відповіді або| |попередню |питання | |відповідь або | | |додаткові | | |питання | | | | | |Контрольні |Відмітки про нагадування, стан виконання тощо | |відмітки | | | | | |Перевірено на |Дата перевірки, прізвище та ініціали особи, що | |місці |здійснювала перевірку, наслідки перевірки | | | | |Дата, індекс, |Дата та реєстраційний індекс документа, в якому | |виконання |міститься остаточне рішення | | | | |Адресат |Зазначаються всі адресати, яким надіслано | | |документ з остаточним рішенням | | | | |Результати |Короткий виклад прийнятих рішень з усіх | |розгляду |порушених питань | |питань | | | | | |Вирішено |Зазначається характер відповіді на пропозицію, | | |заяву, скаргу - позитивна або негативна | | | | |З контролю |Посада, прізвище та ініціали керівника або іншої| |зняв |посадової особи, яка прийняла рішення про зняття| | |з контролю пропозиції, заяви, скарги, та підпис | | |відповідального за контроль | | | | |Справа ..., |Індекс справи за номенклатурою, номер тому та | |том ..., |аркушів (проставляються після прийняття | |аркушів ... |рішення) | | | | |Фонд ..., |Проставляються після передачі справи до архіву | |опис ..., | | |справа ... | | ------------------------------------------------------------------
Рекомендується застосовувати картки форматом А5 (148 х 210)
та А6 (105 х 148).
ЖУРНАЛреєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян*
------------------------------------------------------------------ |Елементи | Пояснення до заповнення | |----------+-----------------------------------------------------| |Графа 1 |Порядковий номер надається в порядку надходження | | | | |Графа 2 |Число, місяць, рік надходження, початкова літера | | |прізвища автора (для колективних листів, листів без | | |підпису - відповідно "КО", "БП") | | | | |Графа 3 |Прізвище, ім'я, по батькові, адреса проживання чи | | |місця роботи та дані про автора (інвалід, ветеран | | |війни, ветеран праці, багатодітна сім'я; робітник, | | |службовець, підприємець, пенсіонер тощо) | | | | |Графа 4 |Найменування організації, що надіслала пропозицію; | | |заяву, скаргу, дата та індекс супровідного листа, | | |відмітка про контроль | | | | |Графи 5, |Стислий виклад порушених питань (підпитань) та їх | |5а |індекси, що проставляються у такому ж порядку, як і | | |при заповненні реєстраційно-контрольної карткиа | | | | |Графа 6 |Основний зміст та дата резолюції; посада, прізвище та| | |ініціали керівника - автора резолюції, прізвище | | |виконавця, термін виконання (вказується відповідно до| | |резолюції або термінів, встановлених законодавством) | | | | |Графа 7 |Дата, реєстраційний індекс і зміст документа, в якому| | |міститься остаточне рішення, та прийняті рішення з | | |усіх порушених питань; виконавець, посада, прізвище | | |керівника або посадової особи, яка прийняла рішення | | |про зняття з контролю | | | | |Графа 8 |Заповнюється після прийняття рішення "До справи" | ------------------------------------------------------------------
_______________* Реєстрація пропозицій, заяв, скарг ведеться в алфавітному
порядку за початковою літерою прізвища кореспондента.
КАРТКА (ЖУРНАЛ)обліку особистого прийому громадян
------------------------------------------------------------------ |Елементи | Пояснення до заповнення | |----------+-----------------------------------------------------| |Графа 1 |Заповнюється у картці при повторному зверненні | | |громадян на особистий прийом, у журналі - в порядку | | |запису громадян на особистий прийом | | | | |Графа 2 |Число, місяць, рік прийому | | | | |Графа 3 |Прізвище, ініціали та посада керівника або іншої | | |посадової особи, що веде прийом | | | | |Графа 4 |Заповнюється аналогічно графі 3 журналу реєстрації | | |пропозицій, заяв і скарг громадян | | | | |Графи 5, |Аналогічно відповідним графам журналу реєстрації | |5а |пропозицій, заяв і скарг громадян | | | | |Графа 6 |Прізвище та посада виконавця, зміст доручення, термін| | |виконання; якщо заявнику дано роз'яснення на | | |особистому прийомі, робиться запис "Роз'яснено", а | | |при поданні громадянином письмової пропозиції, заяви,| | |скарги - запис "Лист" | | | | |Графа 7 |Прийняті рішення з порушених в усному зверненні | | |питань; реєстраційний індекс документа, дата | | |одержання відповіді від виконавця, в якій міститься | | |остаточне рішення | ------------------------------------------------------------------
Рекомендується застосовувати картки форматом А5 (148 х 210)
та А6 (105 х 148).
Додаток 6
ФОРМАРЕЄСТРАЦІЙНОГО
ШТАМПА
------------------------------------------------------------------ | Найменування організації | |----------------------------------------------------------------| | Дата | |----------------------------------------------------------------| | Індекс | ------------------------------------------------------------------
Додаток 7
ФОРМАобкладинки для пропозиції, заяви та скарги
__________________________________________________________________(назва організації) __________________________________________________________________
Пропозиція, заява, скарга __________________________________________________________________(необхідне підкреслити) __________________________________________________________________
до наказу МОЗ України
09.03.2004 N 120
Див. ( va120282-04 )
Додаток 9до наказу МОЗ України
09.03.2004 N 120
ДАНІ ЩОДО ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН,які надійшли до Міністерства охорони здоров'я України
у ___ кварталі ____ року
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |N | Звідки |Кіль- | З них | Кількість | | | надійшли |кість |-------------------------------------------------------------------------------------------------------------|громадян, що | | | звернення |звер- |Колек-|Повтор-| Від | *Від |Пропо-|Заяви,|Скар-|Інформа-|Надано |Надіслано|Відмов-| У |Розгля-|Вирі-|звернулася до| | | |нень |тивних| них |Героїв,|ветеранів|зиції |клопо-| ги | ційні |роз'яс-| на |лено у |стадії | нуто, |шено |органу влади | | | | | | |інвалі-|війни та | |тання | | запити |нення, | розгляд |задово-|розгля-| надано|пози-|з урахуванням| | | | | | |дів ВВВ| праці, | | | | |необхі-| за нале-|ленні | ду |відпо- |тивно| колективних | | | | | | | |багато- | | | | | дну | жністю | |(вирі- |відь з | | звернень | | | | | | | | дітних | | | | |інфор- | іншому | |шення) |поруше-| | | | | | | | | | сімей | | | | |мацію | органу | | | нням | | | | | | | | | | | | | | | | влади, | | |термі- | | | | | | | | | | | | | | | |установі,| | | нів | | | | | | | | | | | | | | | |організа-| | | | | | | | | | | | | | | | | | | ації | | | | | | |--+--------------+------+------+-------+-------+---------+------+------+-----+--------+-------+---------+-------+-------+-------+-----+-------------| | | | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | | |--+--------------+------+------+-------+-------+---------+------+------+-----+--------+-------+---------+-------+-------+-------+-----+-------------| |1 |від громадян | | | | | | | | | | | | | | | | | | |поштою (без- | | | | | | | | | | | | | | | | | | |посередньо) | | | | | | | | | | | | | | | | | |--+--------------+------+------+-------+-------+---------+------+------+-----+--------+-------+---------+-------+-------+-------+-----+-------------| |2 |від громадян | | | | | | | | | | | | | | | | | | |на особистому | | | | | | | | | | | | | | | | | | |прийомі | | | | | | | | | | | | | | | | | |--+--------------+------+------+-------+-------+---------+------+------+-----+--------+-------+---------+-------+-------+-------+-----+-------------| |3 |з Кабінету | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Міністрів | | | | | | | | | | | | | | | | | | |України | | | | | | | | | | | | | | | | | |--+--------------+------+------+-------+-------+---------+------+------+-----+--------+-------+---------+-------+-------+-------+-----+-------------| |4 |з | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Адміністрації | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Президента | | | | | | | | | | | | | | | | | | |України | | | | | | | | | | | | | | | | | |--+--------------+------+------+-------+-------+---------+------+------+-----+--------+-------+---------+-------+-------+-------+-----+-------------| |5 |з Верховної | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Ради України | | | | | | | | | | | | | | | | | |--+--------------+------+------+-------+-------+---------+------+------+-----+--------+-------+---------+-------+-------+-------+-----+-------------| |6 |з інших | | | | | | | | | | | | | | | | | | |установ та | | | | | | | | | | | | | | | | | | |організацій | | | | | | | | | | | | | | | | | |--+--------------+------+------+-------+-------+---------+------+------+-----+--------+-------+---------+-------+-------+-------+-----+-------------| | | Разом | | | | | | | | | | | | | | | | | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
_______________* 4. Від ветеранів війни та праці, багатодітних сімей та
інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки.
Керівник структурного
підрозділу МОЗ _______________ Ініціали, прізвище.(підпис)
-
скопійовано
-
-
