МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ
Н А К А З
01.08.2002 N 221
Про затвердження Інструкції з діловодствав Міністерстві аграрної політики України
З метою удосконалення організації праці, зміцнення трудової і
виконавської дисципліни, забезпечення єдиного порядку та
встановлення загальних правил документування управлінської
діяльності міністерства і регламентування порядку роботи з
документами Н А К А З У Ю:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Міністерстві
аграрної політики України, що додається.
2. Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та
організаційної роботи (Шейко):
2.1. Забезпечити розсилку Інструкції всім структурним
підрозділам Міністерства;
2.2. Подати на затвердження Заходи щодо впровадження
Інструкції з діловодства в Міністерстві аграрної політики України;
2.3. В 2-х місячний термін подати на затвердження Державному
секретаю зведену номенклатуру справ міністерства.
3. Керівникам структурних підрозділів міністерства:
3.1. Довести до відома працівників центрального апарату цей
наказ та забезпечити його дотримання.
3.2. В місячний термін скласти номенклатуру справ
структурного підрозділу та один примірник подати до Департаменту
зв'язків із Верховною Радою України та організаційної роботи.
4. Вважати такою, що не застосовується, Тимчасову інструкцію
з діловодства в Міністерстві аграрної політики України,
затверджену Міністром аграрної політики України 31 липня 2000
року.
5. Контроль за виконанням наказу покласти на Державного
секретаря С.Мельника.
Міністр С.Рижук
ЗАТВЕРДЖЕНОнаказ Міністерства аграрної
політики України
від 01.08.2002 N 221
ІНСТРУКЦІЯз діловодства в Міністерстві
аграрної політики України
1. Загальні положення
1.1. Інструкція з діловодства у Міністерстві аграрної
політики України (далі - Інструкція) встановлює загальні правила
документування управлінської діяльності міністерства і регламентує
порядок роботи з документами з моменту їх створення або
надходження до відправлення або передачі в архів.
1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального
діловодства, її положення поширюються на всю службову
документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних
комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки
документної інформації повинні відповідати вимогам державних
стандартів та цієї Інструкції.
Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з
обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян
визначається спеціальними нормативно-правовими актами.
1.3. Викладені в Інструкції правила щодо порядку здійснення
діловодних процесів в міністерстві розроблені відповідно до
положень Конституції ( 254к/96-ВР ) та законів України, що
встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої
влади, нормативно-правових актів Президента України, Верховної
Ради України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення
контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних
структур, а також відповідно до державних стандартів на
організаційно-розпорядчу документацію та Примірної інструкції з
діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої
влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів
виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів
України від 17 жовтня 1997 року N 1153 ( 1153-97-п ).
1.4. У міністерстві застосовується повна централізація
діловодства.
1.5. Організація роботи з документами в міністерстві
покладається на Державного секретаря.
1.6. Ведення діловодства відповідно до вимог державних
стандартів та цієї Інструкції в центральному апараті міністерства
покладається на Департамент зв'язків з Верховною Радою України та
організаційної роботи.
Відповідальність за організацію діловодства в структурних
підрозділах міністерства, додержання вимог цієї Інструкції, а
також за збереження документів покладається на керівників цих
підрозділів. У структурних підрозділах міністерства ведення
діловодства здійснює спеціально виділений для цього працівник
(секретар), який затверджується розпорядженням Державного
секретаря.
1.7. Департамент зв'язків з Верховною Радою України та
організаційної роботи розробляє обов'язкові для виконання всіма
структурними підрозділами центрального апарату міністерства та
підприємствами, установами і організаціями, що належать до сфери
управління міністерства, нормативно-правові акти з питань ведення
діловодства, присвоює індекси, здійснює контроль за обов'язковим
додержанням вимог щодо складання, оформлення документів і
організації діловодних процесів, передбачених державними
стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією
Інструкцією, всебічно сприяє механізації та автоматизації
діловодних процесів, надає структурним підрозділам
організаційно-методичну допомогу в удосконаленні та веденні
діловодства.
Департамент зв'язків з Верховною Радою України та
організаційної роботи здійснює контроль за правильністю
застосуваня вимог Інструкції в апараті міністерства, а також має
право перевіряти стан діловодства в структурних підрозділах і
вимагати від керівників усунення виявлених недоліків.
Стан діловодства у структурних підрозділах міністерства
перевіряється один раз на рік (у лютому - березні за минулий рік)
комісією, створеною розпорядженням Державного секретаря. Про
наслідки перевірки складається акт, який доводиться до відома
керівництва міністерства, а також керівників структурних
підрозділів для вжиття заходів.
1.8. Керівники структурних підрозділів міністерства
зобов'язані:
забезпечувати дотримання в апараті підрозділу вимог щодо
складання, оформлення документів і організації діловодних
процесів, передбачених державними стандартами на
організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією;
розглядати і передавати виконавцям документи в день їх
надходження у підрозділ; вживати необхідних заходів до скорочення
службового листування, не допускати листування з питань, які можна
вирішити шляхом особистих контактів або внаслідок переговорів по
телефону. Листування між структурними підрозділами міністерства не
допускається; постійно сприяти вдосконаленню діловодних процесів,
вживати необхідні заходи до оснащення робочих місць сучасним
обладнанням та локальними обчислювальними мережами на базі ПК;
організовувати підвищення кваліфікації всіх спеціалістів
підрозділу щодо роботи з документами і використання засобів
організаційної та обчислювальної техніки; ознайомлювати
новоприйнятих працівників з цією Інструкцією;
покладати на період відсутності секретаря підрозділу
(відпустка, хвороба та ін.) ведення діловодства на спеціально
виділеного працівника підрозділу; при звільненні або переході на
іншу роботу секретаря підрозділу організувати передачу справ,
документів і реєстраційно-контрольних карток за актом
новопризначеному на цю роботу працівникові;
забезпечити ознайомлення новоприйнятого секретаря з цією
Інструкцією та направлення до Департаменту зв'язків з Верховною
Радою України та організаційної роботи для проходження
інструктажу.
1.9. Всі службові документи, що знаходяться на виконанні,
повинні зберігатися в шафах і столах, які замикаються. При
звільненні, переході на іншу роботу, перебуванні у відпустці,
перед від'їздом у відрядження спеціаліста всі наявні у нього
службові документи передаються іншій особі за вказівкою керівника
підрозділу.
1.10. Використання працівниками міністерства службових
документів і відомостей, пов'язаних з діяльністю Мінагрополітики,
у пресі, в передачах по радіо і на телебаченні здійснюється
відповідно до вимог Закону України "Про інформацію" ( 2657-12 ) та
з дозволу Міністра або Державного секретаря.
1.11. Міністерство аграрної політики здійснює діловодство,
веде листування державною мовою.
2. Документування управлінської діяльності міністерства
2.1. Документування управлінської діяльності полягає у
фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних
носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою
для створення документів у міністерстві є необхідність засвідчення
наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і
використання інформації протягом певного часу або постійно.
2.2. У міністерстві визначається конкретний перелік
документів, передбачений номенклатурою справ, необхідний і
достатній для документування їх діяльності.
2.3. Управлінська діяльність міністерства здійснюється шляхом
видання розпорядчих документів: наказів та розпоряджень.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до
компетенції різних центральних органів виконавчої влади або
установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи (накази).
Накази мають нормативний або організаційно-розпорядчий
характер.
Розпорядження не мають нормативного характеру.
2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів у
міністерстві є:
Конституція ( 254к/96-ВР ) і закони України, акти Президента
України та Кабінету Міністрів України;
провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою
виконання міністерством покладених на нього завдань і функцій;
потреба у правовому регулюванні діяльності.
2.5. Розпорядчі документи, що надходять до міністерства від
органів вищого рівня, доводяться до підвідомчих організацій за
формою, встановленою автором документа. Якщо спосіб доведення не
визначений, міністерство це питання вирішує самостійно за
допомогою: розсилки ксерокопій розпорядчих документів органів
вищого рівня разом із супровідним листом;
видання самостійних розпорядчих документів (наказів,
розпоряджень), в яких викладається зміст розпорядчого документа
органу вищого рівня стосовно завдань міністерства; надсилання
листів, якщо розпорядчий документ органу вищого рівня не потребує
конкретизації завдань для міністерства, територіальних органів,
підприємств, установ і організацій, що належать до сфери
управління міністерства.
2.6. В усіх випадках документи, що видаються на підставі
розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати
посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат,
номерів і заголовків.
2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на
засіданнях колегії міністерства, на зборах, засіданнях, нарадах,
фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі
записів, зроблених у ході засідань. Якщо хід засідання фіксується
на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні,
після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і
заносяться до протоколу.
2.8. Рішення колегії провадяться в життя наказами, які
доводяться до виконавців.
2.9. Міністерство під час здійснення оперативних зв'язків з
підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери
його управління, іншими установами та організаціями, окремими
громадянами може надсилати листи.
Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або
важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні
роз'яснення, доручення (особисті або по телефону), провести
інструктування тощо.
2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання,
передача тексту документа може здійснюватися по телефону,
телеграфу, телефаксу або електронною поштою.
3. Приймання, розгляд і реєстрація документів
3.1. Приймання документів 3.1.1. Всі документи, що надходять до міністерства,
приймаються централізовано відповідним підрозділом Департаменту
зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи.
Працівникам структурних підрозділів міністерства
забороняється безпосередньо приймати кореспонденцію інших органів
виконавчої влади, підприємств, установ і організацій.
У разі надходження документів у неробочий час вони
приймаються відповідальним черговим міністерства.
На документах, отриманих через комп'ютерну мережу, електронну
пошту, зверху, з правої сторони титульного листа проставляється
дата і час отримання документа, посада, прізвище та підпис особи,
яка отримала документ, наприклад:
Електронна пошта15.00
20.07.2002 (підпис,
прізвище)
3.1.2. У Департаменті зв'язків з Верховною Радою України та
організаційної роботи розкриваються всі конверти, за винятком тих,
що мають напис "особисто".
У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому
реєстрі.
При розкритті конвертів перевіряється наявність вкладених у
них документів, відповідність номерів на документах і в конвертах.
Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього,
невідповідність номера на конверті номеру документа, складається
акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а
другий залишається у Департаменті зв'язків з Верховною Радою
України та організаційної роботи. На оригіналі документа робляться
відповідні записи і працівник відповідного підрозділу Департаменту
зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи
направляє вимогу про досилання документів, які відсутні. У разі
пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.
Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише
за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення
та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі
документи чи встановлено невідповідність номерів документа номерам
на конверті та у випадках, коли дата, поставлена на документі,
відрізняється від дати на поштовому штампі конверта. Конверти
додаються обов'язково до листів з пропозиціями, заявами і скаргами
громадян, а також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і
касаційних скарг, кореспонденції з правоохоронних органів. 3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені),
пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються
відправнику або пересилаються за належністю. 3.1.4. Звернення громадян, в яких не вказані прізвище, ім'я,
по батькові заявника, адреса його проживання, не підписані,
визнаються анонімними, реєструються та списуються до архіву
міністерства і подальша робота з ними не проводиться.
3.2. Попередній розгляд документів 3.2.1. Всі документи (крім анонімних), що надійшли до
міністерства, підлягають обов'язковому попередньому розгляду у
Департаменті зв'язків з Верховною Радою України та організаційної
роботи. Попередній розгляд документів здійснюється спеціалістами
діловодної служби відповідно до розподілу обов'язків між ними. 3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення
їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом
міністерства або керівниками структурних підрозділів, відповідно
до функціональних повноважень, визначення необхідності реєстрації
документів та встановлення термінів їх виконання, з наступною
передачею структурним підрозділам міністерства. 3.2.3. Попередній розгляд документів здійснюється в день їх
одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у
неробчий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми,
телефонограми доповідаються негайно. 3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід
керуватися положеннями про міністерство та його структурні
підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами
проходження документів. 3.2.5 Міністрові або Державному секретарю передаються на
розгляд закони України, постанови Верховної Ради України, укази,
розпорядження і доручення Президента України, постанови,
розпорядження і доручення Кабінету Міністрів України,
кореспонденція центральних та місцевих органів виконавчої влади за
підписом першої особи, запити і звернення народних депутатів
України, пропозиції, заяви і скарги громадян, адресовані на ім'я
Міністра і Державного секретаря, а також найважливіші документи,
які містять інформацію з принципових питань діяльності
міністерства та потребують вирішення першою особою. 3.2.6. Заступникам Державного секретаря передаються на
розгляд документи місцевих органів виконавчої влади та місцевого
самоврядування, а також ті, що відносяться до їх компетенції
згідно з розподілом функціональних повноважень між Державним
секретарем та його заступниками. 3.2.7. Документи, що надійшли до міністерства, розглядаються
керівництвом в той же день. 3.2.8. Порядок денний засідань Кабінету Міністрів України,
протоколи засідань і виписки з протоколів засідань Кабінету
Міністрів України та його Урядових комітетів, протоколи нарад у
Прем'єр-міністра України доповідаються Міністру негайно. У разі
відсутності Міністра, вони передаються для розгляду Державному
секретарю або його заступнику, який виконує обов'язки Державного
секретаря. 3.2.9. Результати розгляду документів керівництвом фіксуються
в резолюції. 3.2.10. Для забезпечення ритмічності роботи Департамент
зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи
розробляє графіки доставки кореспонденції керівництву і
структурним підрозділам.
3.3. Реєстрація документів 3.3.1. Документи, що надійшли до міністерства, розподіляються
на ті, що підлягають реєстрації, та ті, що підлягають обліку
(додаток 1). 3.3.2. Реєстрація документа - це фіксування факту створення
або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного
позначення - реєстраційного індексу з подальшим відображенням в
реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку,
контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в
документах інформації. 3.3.3. Реєстрація документів здійснюється централізовано
Департаментом зв'язків з Верховною Радою України та організаційної
роботи. Реєстрація документів в державних департаментах
міністерства, здійснюється децентралізовано, в межах їх
компетенції. 3.3.4. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та власні
рішення міністерства, за винятком документів оперативного
характеру, які містять тимчасову інформацію, а також тих, що
враховуються у функціональних структурних підрозділах. 3.3.5. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку,
виконання та використання з довідковою метою (розпорядчі, планові,
звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як
ті, що створюються і використовуються в міністерстві, так і ті, що
надходять від підприємств, організацій, установ і громадян.
Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні)
документи, так і створені за допомогою ПК. 3.3.6. Основним принципом реєстрації документів є
однократність. Кожний документ реєструється в міністерстві один раз: вхідні
- у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ
надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або
затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного
структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється. 3.3.7. Документи реєструються в межах груп залежно від назви,
виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються: закони
України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента
України та Кабінету Міністрів України; накази міністерства з
основної діяльності і ті, що прийняті за рішенням колегії,
розпорядження; накази з кадрової діяльності; про надання
відпусток, відрядження працівників, акти ревізій, бухгалтерські
документи та ін. 3.3.8. При реєстрації документу надається умовне позначення -
реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера,
номера кореспондента згідно з класифікатором (додаток 2) та
адресата - підрозділ, якому документ направляється на виконання
(згідно з індексатором), і може доповнюватись індексами за
номенклатурою справ (вказується номер справи, де документ
зберігається). 3.3.9. При реєстрації вихідних документів застосовується
зворотний порядок: першим стоїть індекс підрозділу, де документ
реєструється (Департамент зв'язків з Верховною Радою України та
організаційної роботи чи структурний підрозділ), далі - індекс
підрозділу, який готував документ, код адресата (кому документ
адресується) та порядковий номер. 3.3.10. Реєстрація документів здійснюється до їх розгляду
керівництвом міністерства. Після розгляду вони передаються в
Департамент зв'язків з Верховною Радою України та організаційної
роботи для перенесення в ПК тексту резолюції, термінів виконання і
передачі виконавцям. Документи можуть бути зареєстровані після розгляду
відповідними посадовими особами. В такому випадку одночасно з
даними про документ вноситься текст резолюції, індекс підрозділу -
виконавця, контрольні терміни. 3.3.11. Для реєстрації всіх документів застосовується
реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК
(додаток 3). 3.3.12. Автоматизована реєстрація документів проводиться
централізовано, у Департаменті зв'язків з Верховною Радою України
та організаційної роботи, в місцях реєстрації документів,
обладнаних ПК. Запис здійснюється шляхом прямого введення з
документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: (додаток
4).
При реєстрації формується банк реєстраційних даних.
Автоматизований реєстраційний банк даних забезпечує працівників
інформацією про всі документи і місця їх знаходження за допомогою
виведення їх на дисплей та (або) виготовлення машинограми.
Пошук інформації проводиться централізовано на
автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації.
Департамент зв'язків з Верховною Радою України та організаційної
роботи забезпечує можливість одержати інформацію за всіма або
кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження
документа на даний час.
4. Складання та оформлення службових документів
4.1. Складання документів 4.1.1. Для складання службових документів використовується
папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5
(248 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату
не дозволяється. 4.1.2. Всі види організаційно-розпорядчих документів
обов'язково оформляються на бланках міністерства.
Бланки міністерства, державних департаментів, департаментів,
самостійних управлінь та відділів виготовляються згідно з вимогами
державних стандартів (додаток 5).
Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові
довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або
більше організацій, оформляються не на бланках.
4.1.3. З метою прискорення виконання документів та
правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен
містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів,
розпоряджень, планів, звітів та узагальнюючих документів. 4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану
інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно,
без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть
змістового навантаження.
Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих
з цього питання документів.
4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного
складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і
логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та
використовується під час складання правил, положень, листів,
розпорядчих документів.
Як правило, тексти розпорядчих документів і листів
складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або
обгрунтування для складання документа, в другій - висновки,
пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише одну
резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу без
констатуючої, лист - прохання без пояснення.
Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або
словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак.
Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих
документах, документах з матеріально-технічного постачання і
збуту, фінансових документах тощо.
Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або
словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні
тексти використовуються в планових, звітно-статистичних,
фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших
документах.
У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти,
ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.
4.1.6. Проекти законів України, постанов Верховної Ради
України, указів та розпоряджень Президента України, постанов і
розпоряджень Кабінету Міністрів України складаються та
оформляються згідно з вимогами Тимчасового регламенту Кабінету
Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів
України від 5 червня 2000 року N 915 ( 915-2000-п ). 4.1.7. Проекти нормативно-правових актів слід розробляти з
урахуванням необхідності подальшого вдосконалення діючих актів
міністерства. Якщо з даного питання раніше видано декілька
нормативно правових актів, то слід, по можливості, передбачати в
проекті об'єднання діючих норм з одночасною відміною раніше
виданих актів. 4.1.8. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та
оформлення службових документів покладається на керівників
структурних підрозділів міністерства.
Відповідальність за зміст документа, який візується кількома
особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.
4.2. Оформлення документів 4.2.1. Службовий документ, що складається в міністерстві,
повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх
розміщення (додаток 6).
Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових
реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього
вимагає призначення документа або його обробка.
Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента
України від 3 жовтня 1992 р. N 493 ( 493/92 ) "Про державну
реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів
державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру,
повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа
затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну
реєстрацію (додаток 7). 4.2.2. Найменування міністерства повинно відповідати
найменуванню, зазначеному у Положенні про нього. Скорочене
найменування міністерства вживається тільки у разі, коли воно
офіційно зафіксовано у Положенні про міністерство. На бланку
скорочене найменування розміщується слідом за повним. 4.2.3. Назва виду документа (наказ, розпорядження тощо)
зазначається друкарським або машинописним способом і повинна
відповідати змісту управлінської діяльності. 4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий
виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і
ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично
узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою
віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?",
"чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення установи;
протокол (чого?) засідання експертної комісії.
Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може
бути узагальненим.
Заголовок документа розміщується з лівого боку аркуша під
датою документа.
Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж
правилами.
У разі складання документа на основі уніфікованої форми
постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється
змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.
Текст документа, надрукований на папері формату А5,
дозволяється подавати без заголовка.
Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та
повідомлень.
4.3. Датування документів 4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що
приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для
документа, що затверджується, - дата затвердження.
4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті,
що є в тексті, повинні оформлятись цифровим способом. Елементи
дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у
послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 10 лютого 2002 року
слід писати 10.02.02.
Якщо порядковий номер місяця або число складається з однієї
цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 2 січня 2002 року
слід писати: 02.01.02. У текстах нормативно-правових актів і
документів, що містять відомості фінансового характеру,
застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 25 серпня
2002 року.
4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його
підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. 4.3.4. Обов'язковому датуванню підлягають усі службові
відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням
(резолюції, погодження, в разі внесення змін і доповнень до
попередніх резолюцій обов'язково проставляється дата повторного
розгляду, візи, відмітки про виконання документа і направлення
його до справи). 4.3.5. Дата підписання проставляється у лівій верхній частині
документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього
місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата
проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа
зазначається у відповідній графі.
При датуванні спільного листа за підписом декількох
виконавців дата ставиться нижче підпису.
4.4. Індексація документів 4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних
позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації
і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. 4.4.2. Індекси вхідних і створюваних міністерством документів
складаються з індексів кореспондентів адресатів, індексів
виконавців та порядкових реєстраційних номерів. 4.4.3. Складові частини індексу розміщуються у такому
порядку:
вхідних документів - порядковий номер, через дріб - індекс
кореспондента, через тире - індекс виконавця. У разі необхідності
зазначаються індекси з питань діяльності, індекси за номенклатурою
справ;
вихідних документів - індекс місця створення документа, через
тире - індекс структурного підрозділу - виконавця, через тире -
індекс адресата і через дріб -порядковий номер документа.
Виняток складають індекси розпорядчих документів, якими є їх
порядкові реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах
кожного виду документів. Індекси пропозицій, заяв і скарг громадян
доповнюються першою літерою прізвища автора документа.
4.4.4. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен
складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються
через дріб.
Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою
рискою, наприклад: 415/01-13/27 або 41/68/59.
4.5. Погодження документів 4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його
обгрунтованості та встановлення відповідності законодавству
здійснюється погодження проекту документа.
Погодження може здійснюватись як в міністерстві (із
структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до
їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті
документа), - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.
Проекти документів, підготовлені структурними підрозділами
міністерства, погоджуються з установами, організаціями і
службовими особами, які відповідно до їх компетенції мають
безпосереднє відношення до питань, що порушується в проекті.
4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту
документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис,
ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування.
У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи,
наприклад:
Начальник управління ревізії і контролю (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата
При підготовці документів обов'язково необхідне погодження
співвиконавців.
Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці
останнього аркуша проекту документа, якщо місця на лицьовому боці
останнього аркуша документа не вистачає.
Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються
в міністерстві (з обов'язковим розшифруванням підпису).
4.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа
викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться
відповідна відмітка за такою формою:
Начальник управління ревізії і контролю (Підпис) (Ініціали, прізвище) Зауваження і пропозиції додаються. Дата.
Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує
документ.
4.5.4. Проекти нормативно-правових актів міністерства
обов'язково перевіряються працівниками юридичної служби на
відповідність їх законодавству і ними візуються. 4.5.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється
відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на
лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в
себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою
погоджується проект документа (включаючи найменування установи),
особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження,
наприклад:
ПОГОДЖЕНО Міністр фінансів України (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата
4.5.6. Якщо зовнішнє погодження проекту документа
здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження
оформляється таким чином:
ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України Дата, N
4.5.7. У разі, коли зміст документа стосується більше ніж
трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться
відмітка у самому документі на місці грифа погодження, наприклад:
Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ Назва документаНайменування посади Найменування посади Найменування посади Найменування посади (Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис)
(Ініціали, прізвище)
Дата Дата
4.6. Засвідчення документів 4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх
підписання, затвердження та проставлення печатки. 4.6.2. Документи, які направляються на адресу Адміністрації
Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів
України, та накази міністерства підписуються виключно Міністром, а
у разі його відсутності - Державним секретарем або його
заступником, який виконує обов'язки Державного секретаря.
Розпорядження підписуються Міністром, Державним секретарем
або його заступником, який виконує обов'язки Державного секретаря.
інша кореспонденція підписується Державним секретарем та його
заступниками відповідно до їх функціональних повноважень.
4.6.3. Документи, які надсилаються на адресу підприємств,
установ і організацій, що належать до сфери управління
Мінагрополітики України, підписуються Міністром, Державним
секретарем, заступниками Державного секретаря, а також керівниками
структурних підрозділів міністерства відповідно до їх компетенції. 4.6.4. Підпис складається з найменування посади особи, яка
підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку,
скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого
підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:
Міністр аграрної політики
України (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Міністр (Підпис) (Ініціали, прізвище)
4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком органам
вищого рівня підписуються всі примірники. 4.6.6. У разі надсилання документа одночасно кільком
центральним органам виконавчої влади, організаціям, що належать до
сфери управління міністерства, підписується тільки оригінал, який
залишається у справах міністерства, а на місця розсилаються
примірники, засвідчені відповідальним працівником Департаменту
зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи. 4.6.7. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у
разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб
(акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При
цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності
відповідно до посади. Наприклад:
Державний секретар (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Головний бухгалтер (Підпис) (Ініціали, прізвище)
4.6.8. У разі підписання документа кількома особами однакових
посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:
Міністр аграрної політики Міністр освіти та науки України
України
(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)
4.6.9. Документи колегіальних органів підписуються головуючим
на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:
Голова комісії (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Секретар комісії (Підпис) (Ініціали, прізвище)
4.6.10. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на
проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка
виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково
зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище
(виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом,
наприклад: "в.о.", "заст.").
Не допускається підписання документа з прийменником "за" або
проставленням косої риски перед найменуванням посади.
4.6.11. Особливим способом засвідчення документа після його
підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними
органами або посадовими особами, до компетенції яких належить
вирішення питань, викладених у цих документах. Перелік документів,
що підлягають затвердженню, наведений в додатку 8. 4.6.12. Затвердження документа здійснюється за допомогою
грифа затвердження або виданням розпорядчого документа.
Розпорядчий документ видається в тому випадку, коли введення
затверджуючого документа потребує додаткових приписів і
роз'яснень. Обидва способи затвердження мають однакову юридичну
силу.
Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо)
повинні затверджуватися наказом міністерства.
4.6.13. Якщо документ затверджується конкретною посадовою
особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово
"ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище
особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮДержавний секретар
Міністерства аграрної політики
України
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
4.6.14. Під час затвердження документа розпорядчим актом на
документі зазначається гриф за такою формою:
ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Мінагрополітики України
20.01.02 N 20
4.6.15. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому
куті першого аркуша документа. 4.6.16. На документах, що засвідчують права громадян і
юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і
матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен
завірятися гербовою печаткою.
Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах)
установ, підприємств і організацій, договорах, посвідченнях,
довіреностях.
4.6.17. Право підпису і перелік документів, які необхідно
скріплювати гербовою печаткою, визначаються окремим наказом
міністерства.
Печатка Управління справами ставиться на копіях документів,
що надсилаються в інші установи, та розмножених примірниках
розпорядчих документів у разі розсилання.
Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала
останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала
документ.
4.7. Адресування документів 4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним
підрозділам або посадовій особі. У разі адресування документа
установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової
особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:
Міністерство юстиції УкраїниМіністерство охорони
здоров'я України
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування
установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище
адресата - у давальному, наприклад:
Міністерство аграрноїполітики України
Начальнику управління
ревізії і контролю
(Прізвище, ініціали)
У разі адресування документа керівнику установи або його
заступнику найменування установи входить до складу найменування
посади адресата, наприклад:
Голові Державного комітетуземельних ресурсів
(Прізвище, ініціали)
У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися
почесне звання та вчений ступінь.
Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям,
адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:
Головним управліннямсільського господарства
і продовольства
облдержадміністрацій
Документ не повинен мати більше 4-х адресатів. Слово "копія"
перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не
ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом
адресатам, складається список на розсилку і на кожному документі
зазначається тільки один адресат.
4.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і
форма запису відомостей про адресу міністерства повинні
відповідати правилам користування поштовим зв'язком. Повна адреса
зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам,
наприклад:
Редакція журналу "Архіви України"02110, м. Київ - 110,
вул. Солом'янська, 24
У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається
поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача,
наприклад:
07025, м. Миколаїв - 25,Київське шосе, 67, кв. 4
(Прізвище, ініціали)
4.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і
виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на
документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти
із завчасно надрукованими адресами.
4.8. Резолюція 4.8.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений
Міністром, Державним секретарем, його заступниками, керівниками
структурних підрозділів міністерства, що містить доручення щодо
виконання документа. 4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище
виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання,
особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано
кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена
першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання
доручення їй надається право скликати інших виконавців і
координувати їх роботу.
Оригінал документа з резолюцією керівника передається
відповідальному виконавцю, який повинен організувати його
виконання у встановлений термін. Співвиконавцям передаються копії
документа в той же день. Затримка документів Департаментом
зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи не
допускається.
Разом з документом або його копією кожному виконавцеві
передається реєстраційно-контрольна картка.
Співвиконавці документа повинні на вимогу відповідального
виконавця надати всі необхідні матеріали. Співвиконавці в рівній
мірі несуть відповідальність за своєчасне і якісне виконання
документа.
4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують
додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис
автора резолюції, дата. 4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї
резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність
деталізації порядку виконання документа. Резолюція повинна
проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту
"Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для
резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту
місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа,
але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання
резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається
у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується
порядок виконання документа та уточнюються виконавці.
4.9. Відмітки про проходження та виконання документів 4.9.1. Під час проходження документів в міністерстві
обов'язково робляться такі помітки: про надходження (реєстрацію)
документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа
(скорочене найменування міністерства, дата надходження документа,
індекс документа; на документах, що не підлягають реєстрації,
індекс не проставляється); про взяття документа на контроль - на
лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до
тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";
про виконання документа і направлення його до справи - на
нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про
виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і
номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення
документа до справи, посада і підпис виконавця), наприклад:
До справи N 06/24 Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 05.03.02 (Посада, ініціали, прізвище)
Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над
документом закінчена.
4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про
безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера
службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному
боці останнього аркуша документа, наприклад:
Петренко 277 12 64
У разі потреби під прізвищем виконавця документа і номером
його телефону зазначається індекс друкарки, кількість надрукованих
примірників і дата друкування, наприклад:
tid pc6 26.09.02.
4.10. Оформлення копій документів 4.10.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з
дозволу керівництва міністерства або керівника відповідного
структурного підрозділу.
Засвідчуються копії лише тих документів, які створюються в
міністерстві.
Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу,
навчання, засвідчення трудових, житлових та інших прав, а також
під час формування особових справ працівників міністерство може
виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії
дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
4.10.2. Копія документа виготовляється рукописним,
машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під
час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст
документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і
засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує
відповідність копії оригіналу.
Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині
лицьового боку першого аркуша документа.
Напис про засвідчення складається із слова "Згідно",
найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує
копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і
проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:
Згідно
Головний спеціаліст Відділу
кадрів центрального апарату (Підпис) (Ініціали,прізвище)
Дата
4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у
справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата
підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи,
яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення. На копіях
вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони
погоджені, та візи виконавців. Копія документа повинна мати всі
виправлення, зроблені в оригіналі.
4.11. Оформлення додатків до документів 4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання
документа або документ в цілому. Про наявність додатків
зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом.
Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого
додатка. 4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів: додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими
документами (додатки до розпорядчих документів);
додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного
документа; додатки, що є самостійними документами і надсилаються
із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі
необхідні для конкретного виду документа реквізити. Сторінки
додатка нумеруються окремо.
У розпорядчому документі відомості про наявність додатків
зазначаються у тексті, наприклад:
"Затвердити склад комісій з корпоратизації підприємств
(додатки 1, 2)".
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з
посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер.
Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша
додатка, наприклад:
Додатокдо наказу Мінагрополітики
України
від 20.04.02 N 120
Додатки до положень, порядків, інструкцій тощо позначаються
грифом:
Додатокдо пункту 2.3 Інструкції
з діловодства в
Міністерстві
аграрної політики України
У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються
порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N
перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись
керівниками структурних підрозділів міністерства на лицьовій
стороні останнього аркуша додатка.
Додатки до положень, порядків, інструкцій тощо, що
затверджуються розпорядчим документом, візуються керівником
структурного підрозділу, який є розробником документа на лицьовій
стороні останнього аркуша. Наприклад:
Начальник Департаменту
стратегії розвитку
аграрної економіки (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Відомості про наявність додатків до планів, звітів,
протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому
порядку: якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у
тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою
формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.; якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у
тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням
кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників,
наприклад:
Додатки: 1. Довідка про забезпечення ПСП насіннєвим
матеріалом на 3 арк. в 1 прим.
2. Графік одержання насіння для сівби в 2000 році на 1 арк. в
1 прим.;
якщо до документа додається інший документ, що має додатки,
то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:
Додаток: Висновок контрольно-ревізійної комісії від 20.04.02
N 2 і додаток до нього, всього на 12 арк. у 2 прим.;
якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів
не зазначається;
при великій кількості додатків на них складається опис, а в
самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до опису на 50 арк.;
якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі
адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
4.12. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними
засобами 4.12.1. У бюро комп'ютерного набору і структурних підрозділах
міністерства друкуються тільки службові документи. Рукописи, що
здаються до бюро комп'ютерного набору, повинні бути розбірливо
написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та
завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу .
Рукописи, написані нечітко, кольоровим чорнилом, пастою або
олівцем, до друку не приймаються.
На рукописі виконавець зазначає, на якому форматі необхідно
друкувати, дату здачі матеріалів до бюро комп'ютерного набору,
індекс підрозділу, телефон.
4.12.2. Текст документів, набраних на папері форматом А4,
друкують через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 -
через один міжрядковий інтервал.
Тексти документів, що готуються до видання або для доповіді,
друкуються через два міжрядкових інтервали.
4.12.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох
рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові
частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про
наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від
одного двома міжрядковими інтервалами, наприклад:
ПОГОДЖЕНО1,5
Державний
1
секретар Міністерства
аграрної політики України
2
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
1,5
Дата
4.12.4 Реквізити документа відокремлюються один від одного
2 - 3 міжрядковими інтервалами. 4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами. 4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на
рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між
ініціалами і прізвищем. 4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів -
28 знаків.
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків),
його дозволяється продовжити до межі правого поля. Крапка в кінці
заголовка не ставиться.
4.12.8. Під час друкування документів на комп'ютері
використовують вісім стандартних положень табулятора.
0 від межі лівого поля для реквізитів "Заголовок до тексту",
"Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище
виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання
документа і направлення його до справи", найменування посади у
реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису
"Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ",
"ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ".
1 після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті;
2 після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і
трафаретних текстів;
3 після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і
трафаретних текстів;
4 після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";
5 після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф
затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
6 після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в
реквізиті "Підпис";
7 після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і
трафаретних текстів, а також для кодів за Українським
класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським
класифікатором управлінської документації (УКУД).
4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження і
погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками,
починаючи від положення табулятора 0 і 5. 4.12.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або
виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став
підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава"
друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один
міжрядковий інтервал. 4.12.11. Під час оформлення документів на кількох і більше
сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього
поля аркуша цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
4.13. Розмноження документів Порядок і перелік документів для розмноження засобами
розмножувальної техніки визначається Державним секретарем
Мінагрополітики.
4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії Засідання колегії проводяться відповідно до затвердженого
плану роботи та згідно з Положенням про колегію Міністерства
аграрної політики.
4.15. Оформлення документів про відрядження 4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються
відповідно до плану роботи міністерства та кошторису витрат на
відрядження.
Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом,
керівник структурного підрозділу в доповідній записці на ім'я
Державного секретаря або його заступника зазначає, куди, на який
строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.
Проект наказу та посвідчення про відрядження подається на
підпис Державному секретарю, як правило, за три доби до початку
відрядження.
Наказ і посвідчення про відрядження підписує Державний
секретар або його заступник, який виконує обов'язки Державного
секретаря. Відрядження за межі країни здійснюється лише з дозволу
Міністра, а в разі його відсутності - особи, яка виконує його
обов'язки.
Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться
спеціальний журнал (додаток 9).
4.15.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний
строк готує керівникові структурного підрозділу письмовий звіт про
виконання завдання, а також подає авансовий звіт за встановленою
формою. Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання
завдання і візує авансовий звіт, який здається до відділу
бухгалтерського обліку і звітності Департаменту зв'язків з
Верховною Радою України та організаційної роботи.
5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
5.1. Вихідні документи обробляються в Департаменті зв'язків з
Верховною Радою України та організаційної роботи і надсилаються
централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або
не пізніше наступного робочого дня.
Не допускається надсилання або передача документів без їх
реєстрації в Департаменті зв'язків з Верховною Радою України та
організаційної роботи.
При реєстрації вихідних документів на зворотній стороні
бланка єдиного зразка міністерства проставляється черговий номер
бланка, який фіксується в журналі реєстрації.
5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів
обов'язково перевіряється:
відповідність бланка вимогам державного стандарту;
правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх
реквізитів;
правильність зазначення адреси;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках
до нього;
наявність віз на копії документа, що залишається в
Департаменті зв'язків з Верховною Радою України та організаційної
роботи;
наявність на документі відмітки про додатки;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню в
Департамент зв'язків з Верховною Радою України та організаційної
роботи, на нижньому лівому полі першої сторінки ставиться штамп
"Підлягає поверненню".
5.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж
адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються
реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.
5.5. Документи, що адресуються постійним кореспондентам,
рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та
відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або
друкарським способом.
5.6. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім
найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати
точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця,
номер будинку).
5.7. У реєстраційній картці зазначається номер вихідного
документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і
номер справи, в якій буде зберігатись його копія.
5.8. Вихідні документи та інші поштові відправлення
структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати в
конвертах зі всіма реквізитами.
Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим
адресатам під розписку в розносній книзі.
Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо
залишаються в міністерстві. В інші установи надсилаються їх
завірені копії.
Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним
листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження
носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа
підшивається до справи на загальних умовах.
5.9. Вихідні документи для відправки в органи вищого рівня
передаються до Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та
організаційної роботи (щоденно не пізніше 15 години, у п'ятницю і
передсвяткові дні - до 13 години).
6. Організація контролю за виконанням документів
6.1. Завдання і порядок здійснення контролю за виконанням
документів 6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є
забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. 6.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких
встановлено завдання.
Обов'язково контролюється виконання: законів України,
постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень
Президента України, постанов, розпоряджень, протокольних рішень
Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України,
запитів та звернень народних депутатів України, наказів та
розпоряджень Міністра, Державного секретаря міністерства.
6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи,
зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні),
резолюції керівництва, та безпосередні виконавці. У разі, коли
документ виконується кількома працівниками, відповідальним за
організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції
зазначений першим. 6.1.4. Контроль за термінами виконання документів здійснює
відділ контролю Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та
організаційної роботи, а в структурних підрозділах - працівник,
відповідальний за діловодство.
6.2. Строки виконання документів 6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення
строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані в самому
документі, резолюції керівництва або встановлені актами
законодавства (додаток 10). 6.2.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути
виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з
позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати
підписання документа. 6.2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише
організацією або посадовою особою, яка його встановила. У разі
потреби строк виконання може бути продовжено за обгрунтованим
проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні
до закінчення встановленого строку, а щодо документа без
зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його
одержання. 6.2.4. Запити народних депутатів розглядаються в
п'ятнадцятиденний термін з дня їх одержання або в інший
установлений Верховною Радою України термін. Якщо запит з
об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений термін,
керівник міністерства повинен письмово повідомити про це Голову
Верховної Ради України та народного депутата, групу народних
депутатів, комітет Верховної Ради України, який вніс (внесли)
запит, і запропонувати інший термін, який не повинен перевищувати
одного місяця після одержання запиту.
На вимогу народного депутата керівник міністерства повідомляє
народному депутатові про день розгляду порушених в запиті питань
завчасно, але не пізніше ніж за три дні до їх розгляду.
Відповідь на депутатський запит, внесений на розгляд народним
депутатом, надається відповідно Голові Верховної Ради України і
народному депутату, який його вніс. Відповідь на депутатський
запит, внесений групою народних депутатів, комітетом Верховної
Ради України, надається відповідно Голові Верховної Ради України і
народному депутату, підпис якого під запитом значиться першим,
голові комітету Верховної Ради України. Відповідь надається за
підписом Міністра або Державного секретаря міністерства. 6.2.5. Депутатське звернення розглядається протягом 10 днів з
моменту його одержання. Відповідь надається в письмовому вигляді
за підписом Міністра або Державного секретаря міністерства. У разі
неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений
термін його повідомляють про це офіційним листом з викладенням
причин продовження терміну розгляду. Термін розгляду депутатського
звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів
з моменту його одержання.
Посадова особа, відповідальна за розгляд звернення народного
депутата, зобов'язана завчасно, але не пізніше ніж за день
повідомити народного депутата про час і місце розгляду звернення.
Вмотивована відповідь на депутатське звернення повинна бути
надіслана народному депутату не пізніш як на другий день після
розгляду звернення за підписом Міністра або Державного секретаря
міністерства.
6.3. Здійснення контролю за виконанням документів 6.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види
робіт:
постановку документів (доручень) на контроль, формування
банку даних контрольних документів на ПК;
перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
облік і узагальнення результатів контролю за виконанням
документів (доручень);
інформування керівництва міністерства про хід та підсумки
виконання документів (доручень);
повідомлення про хід та підсумки виконання документів на
оперативних нарадах, засіданнях колегії;
зняття документів з контролю;
формування банку даних виконаних документів.
6.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється за
допомогою комп'ютерної системи. При цьому пошук необхідної
інформації здійснюється за видом документа, датою, виконавцем,
кореспондентом, терміном виконання. 6.3.3. Дані про виконання документа, які включають дату
виконання, вихідний номер документа і його короткий зміст,
прізвище керівника, який підписав документ, прізвище і телефон
виконавця вносяться виконавцем в реєстраційно-контрольну картку,
яка передається у відділ контролю Департаменту зв'язків з
Верховною Радою України та організаційної роботи. 6.3.4. Документ вважається виконаним лише тоді, коли
поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь
по суті. 6.3.5. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти
документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на
контроль. 6.3.6. Відділ контролю Департаменту зв'язків з Верховною
Радою України та організаційної роботи щоп'ятниці передає в
структурні підрозділи міністерства перелік документів, які
підлягають виконанню наступного тижня, а керівникам структурних
підрозділів - перелік документів, які не були виконані в
установлений строк (додатки 11, 12, 13).
Щоп'ятниці готується тижнева довідка про стан виконавської
дисципліни, щомісячно - аналіз стану виконавської дисципліни та
доповідається керівництву міністерства, щоквартально стан
виконавської дисципліни розглядається на колегії міністерства.
6.4. Підготовка власних рішень (наказів, розпоряджень)
міністерства 6.4.1. Накази міністерства видаються на виконання законів
України, актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів
України, рішень колегії міністерства, а також за дорученням
керівництва міністерства або за ініціативою структурних
підрозділів з найважливіших питань діяльності міністерства
(додаток 14).
Державний секретар з питань, що належать до його компетенції,
видає накази організаційно-розпорядчого характеру.
Розпорядження видаються з оперативних,
організаційно-розпорядчих та інших питань діяльності міністерства
(додаток 15).
6.4.2. Структурний підрозділ, якому доручено підготувати
проект наказу здійснює його комплексну підготовку, яка включає:
розгляд питань, забезпечення встановлення конкретних завдань,
виконавців і строків виконання;
погодження проектів документів із заінтересованими
структурними підрозділами міністерства, а при необхідності - з
іншими установами.
6.4.3. Проекти наказів повинні бути завізовані на останньому
аркуші заступниками Державного секретаря відповідно до їх
функціональних повноважень (нормативного характеру - обов'язково
Державним секретарем), керівниками заінтересованих структурних
підрозділів, Департаментом зв'язків з Верховною Радою України та
організаційної роботи, Юридичним управлінням та літредактором.
Проекти законів України, указів та розпоряджень Президента
України, постанов, розпоряджень Кабінету Міністрів України
візуються Міністром, Державним секретарем, заступниками Державного
секретаря відповідно до їх функціональних повноважень, керівниками
структурних підрозділів міністерства, літредактором, начальником
Юридичного управління на лицевому боці останнього аркуша проекту
документа.
Проект розпорядження міністерства повинен бути завізований
керівником структурного підрозділу, що його підготував,
Департаментом зв'язків з Верховною Радою України та організаційної
роботи, Юридичним управлінням та літредактором.
Візування проектів законів України, указів та розпоряджень
Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів
України, які розроблені міністерством, а також проектів наказів
міністерства здійснюється керівниками структурних підрозділів
протягом одного дня.
При наявності зауважень до проекту наказу, проект візується
із зауваженнями, зміст яких стисло викладається на окремому
аркуші.
6.4.4. Додатки до проектів наказів підписуються або візуються
керівниками структурних підрозділів, які їх готують. 6.4.5. До проектів наказів та розпоряджень (при необхідності)
додається план контролю, який підписується керівником структурного
підрозділу, що підготував проект (додаток 16). 6.4.6. Підписані накази та розпорядження передаються на
реєстрацію в Департамент зв'язків з Верховною Радою України та
організаційної роботи разом з розрахунком розсилки, підписаним
керівником структурного підрозділу, який їх готував. 6.4.7. Після реєстрації накази та розпорядження тиражуються і
разом з реєстраційно-контрольною карткою доводяться до виконавців.
7. Складання номенклатур і формування справ
7.1. Складання номенклатур справ 7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік
найменувань справ, створюваних у діловодстві міністерства,
оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків
зберігання справ. 7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для міністерства
документом, який складається для створення в міністерстві єдиної
системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку
документа за його змістом та видом, відбору документів на державне
зберігання у процесі діловодства. 7.1.3. У міністерстві діє індивідуальна номенклатура справ,
яка складається з номенклатури справ його окремих структурних
підрозділів. 7.1.4. Номенклатура справ структурного підрозділу
розробляється працівником, відповідальним за діловодство у
структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується
керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується з
відповідальним працівником за ведення архіву міністерства (додаток
17). 7.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу складається
на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності. 7.1.6. Виконані документи групуються у справи, яким надаються
найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі
відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною
заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона
заводиться. 7.1.7. Розміщення справ у номенклатурі структурного
підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що
вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до
конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що
включає документи органів вищого рівня, далі група
організаційно-розпорядчої документації міністерства (накази,
розпорядження, протокольні рішення колегії), планово-звітна
документація і листування. У групі листування першими розміщуються
справи, що містять листування з органами вищого рівня. 7.1.8. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна
мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс
справи структурного підрозділу складається з індексу структурного
підрозділу (за індексатором структурних підрозділів) та
порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі
томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням:
т.1, т.2 тощо. 7.1.9. У кінці діловодного року номенклатура справ
структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим
записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично
заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом
особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі. 7.1.10. Номенклатура справ структурного підрозділу
міністерства складається у трьох примірниках, на кожному з яких
обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією
(ЕК) структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу
(посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ
міністерства):
перший примірник - недоторканний, зберігається у структурному
підрозділі;
другий примірник - передається Департаменту зв'язків з
Верховною Радою України та організаційної роботи;
третій примірник - використовується для формування справ і
пошуків потрібного документа у архіві.
7.1.11. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх
розгляду й аналізу зводяться Департаментом зв'язків з Верховною
Радою України та організаційної роботи в єдину (зведену)
номенклатуру справ міністерства. 7.1.12. Підприємства, установи і організації, що належать до
сфери управління міністерства, складають окремі номенклатури
справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ
міністерства. 7.1.13. Під час розроблення єдиної номенклатури справ
міністерства, крім зведення номенклатур структурних підрозділів,
вивчається й аналізується діяльність міністерства в цілому. При
цьому використовуються положення про міністерство та його
структурні підрозділи; штатні розписи; індивідуальні номенклатури;
номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори
документів і кореспондентів, що ведуться в міністерстві, РКК;
типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків
зберігання документів, а також враховуються завдання міністерства
на наступний рік. 7.1.14. Під час складання зведеної номенклатури справ
міністерства використовується структурний принцип її внутрішньої
побудови. Підзаголовком у номенклатурі справ є найменування
структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури
зазначається Департамент зв'язків з Верховною Радою України та
організаційної роботи, а далі - за структурою. 7.1.15. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так
і до зведеної номенклатури справ міністерства включаються
найменування справ, що відображають всі документовані ділянки
роботи міністерства.
До номенклатури справ включаються не закінчені діловодством
справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому
числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ,
документи, створені за допомогою ПК.
Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року
(перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року
протягом всього терміну їх вирішення.
7.1.16. До номенклатури справ не включаються друковані
видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали,
експрес-інформація тощо. 7.1.17. Зведена номенклатура справ міністерства після її
остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією (ЕК)
міністерства і експертно-перевірною комісією (ЕПК) Центрального
державного архіву, після чого затверджується Державним секретарем
(додаток 18). 7.1.18. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так
і у зведеній номенклатурі справ міністерства протягом діловодного
року в графі "Примітка" робляться відмітки про зведення і
включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб,
відповідальних за формування справ, про передачу справ в архівний
підрозділ міністерства та інші установи для їх продовження тощо. 7.1.19. У кінці діловодного року номенклатура справ
міністерства обов'язково закривається підсумковим записом.
Підсумковий запис скріпляє своїм підписом начальник Департаменту
зв'язків з Верховною Радою України та організаційної роботи. Про
наявність заведених за рік справ повідомляється архівний підрозділ
міністерства. 7.1.20. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох
примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф
погодження з архівними установами.
Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в
такому порядку:
перший - зберігається у справах Департаменту зв'язків з
Верховною Радою України та організаційної роботи;
другий - передається до архівного підрозділу міністерства для
здійснення контролю за формуванням справ у структурних
підрозділах;
третій - надсилається до Центрального державного архіву;
четвертий - розподіляється за розділами між відповідними
структурними підрозділами для практичної роботи.
7.1.21. Зведена номенклатура справ міністерства, як і
номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше
листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється.
Після внесення змін номенклатура справ передруковується і
затверджується Державним секретарем.
Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню
і перепогодженню з центральним державним архівом один раз на п'ять
років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи
міністерства.
7.2. Формування справ 7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів
у справи відповідно до номенклатури справ. 7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких
правил:
групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності -
засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і
виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових,
особистих, дублетних документів, документів, що підлягають
поверненню, та розмножених копій;
групувати у справи документи одного діловодного року (за
винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи
формуються протягом всього часу роботи особи в міністерстві;
групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового
строків зберігання.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи міністерства,
документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з
вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного
року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед
передачею справи в архів міністерства документи повинні бути
розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:
в одній справі документи постійного, в іншій - документи
тимчасового терміну зберігання;
включати до справи документи тільки з одного питання або
групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний
комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в
логічній послідовності;
якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не
можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою,
заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та
строку зберігання в діючу номенклатуру справ;
документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на
загальних підставах;
справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм
завтовшки).
7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному
чи логічному порядку або у їх поєднанні. 7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у
справи за їх характером і хронологією.
Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені
розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом
із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні
документи, то їх групують в окремі справи. Накази з основної
діяльності, про прийняття, переведення, звільнення, заохочення,
сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення
стягнення на працівника, відрядження працівників, з
адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні
справи. 7.2.5. Документи засідань колегіальних органів групуються у
дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, проекти та
копії рішень тощо).
Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами.
Документи до засідань систематизуються за датами та номерами
протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного
протоколу, - за порядком денним.
7.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані
з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності
міністерства. При невеликій кількості таких документів вони
формуються в одну справу. Всередині справи документи
систематизуються за датами доручень. 7.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у
справах окремо від проектів цих документів. 7.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським
принципом і систематизується у хронологічній послідовності:
документ-відповідь йде за документом-запитом. 7.2.9. Документи в особових справах групуються у
хронологічному порядку в міру їх надходження у такій
послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи;
заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий
листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги
з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до
особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про
заохочення; довідки та інші документи.
Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я
та інші аналогічні документи групуються в окремі справи
тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо
до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням
відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.
7.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи
систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку. 7.2.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ
в міністерстві здійснюється Департаментом зв'язків з Верховною
Радою України та організаційної роботи.
7.3. Оперативне зберігання документів 7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі
їх в архівний підрозділ міністерства зберігаються за місцем їх
формування у справах.
З метою підвищення оперативності розшуку документів справи
розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях
обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
7.3.2. У разі зберігання справ у структурних підрозділах
схоронність документів і справ забезпечується керівниками
структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за
діловодство. 7.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи
повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених
для цієї мети приміщеннях у шафах і столах, що зачиняються. 7.3.4. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегії
зберігаються у секретаря колегії. На стрічці і коробці робиться
відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегії несе
відповідальність за їх схоронність. 7.3.5. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на
загальних підставах. 7.3.6. Видача справ у тимчасове користування стороннім
установам здійснюється з дозволу Державного секретаря
міністерства. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у
якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її
видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються
графи для підписів в одержанні і прийомі справи. 7.3.7. Вилучення документа із справи постійного строку
зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення
документа допускається з дозволу Державного секретаря міністерства
з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
8. Підготовка справ до зберігання та використання
8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого
(понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архівний
підрозділ міністерства для наступного зберігання та використання.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть
передаватися в архівний підрозділ міністерства за погодженням з її
керівником.
8.2. Підготовка документів до передачі в архівний підрозділ
міністерства включає:
експертизу цінності документів;
оформлення справ;
складання описів справ;
передачу справ до архівного підрозділу міністерства і
забезпечення схоронності документів.
8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх
цінності з метою встановлення строків зберігання документів і
відбору їх на державне зберігання.
8.4. Для організації та проведення експертизи цінності
документів у міністерстві та його структурних підрозділах
створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).
8.5. Експертиза цінності документів проводиться на підставі
номенклатур справ і Переліку типових документів із зазначенням
строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів
складаються описи документів постійного і тривалого термінів
зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не
підлягають зберіганню.
8.6. Виділення документів для знищення і складання про це
акта провадиться після підготовки описів справ постійного і
тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення
документів для знищення, що не підлягають зберіганню,
розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. При
передачі документів на державне зберігання, акти затверджуються
Державним секретарем міністерства після затвердження описів справ
постійного строку зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК)
Центрального державного архіву (додаток 19).
8.7. Після затвердження акта про виділення документів для
знищення зазначені документи здаються працівниками діловодної
служби або архівного підрозділу міністерства господарській службі
або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.
8.8. Документи міністерства групуються у справи після
закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків
зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з
твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання
підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису
документів; оформлення обкладинки справи.
8.9. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у
справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення
елементів оформлення обкладинки не провадиться.
8.10. Окремі групи справ постійного строку зберігання,
найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з
постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні
мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на
початку справи і містить зазначення індексів документів у справі,
їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.
8.11. Обкладинка справ постійного і тривалого строків
зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 20).
8.12. Після закінчення діловодного року до написів на
обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання
вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність
заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі
потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості
(проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності
тощо).
8.13. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року
початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш
ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є
документи за ... роки".
8.14. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів
(частин), проставляються дати першого і останнього документів
кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати
вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються
арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
8.15. На обкладинці справи проставляється номер справи за
описом і, за погодженням з архівним підрозділом міністерства,
номер опису і фонду.
8.16. У разі зміни назви міністерства (його структурного
підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або
під час передачі справи до іншої установи (структурного
підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи
(структурного підрозділу).
8.17. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого
строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом
або тушшю.
8.18. За результатами експертизи цінності документів
складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і
з особового складу.
8.19. Описи справ, зазначених у пункті 8.18 цієї Інструкції
категорій як міністерства в цілому, так і кожного структурного
підрозділу окремо, складаються за встановленою формою (додаток
21).
8.20. Описи справ структурного підрозділу складаються
посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному
підрозділі, при методичній допомозі Департаменту зв'язків з
Верховною Радою України та організаційної роботи.
8.21. Опис справ структурного підрозділу складається з
дотриманням таких правил: номер опису структурного підрозділу
повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу
за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування
категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр
року, в якому заведені включені до опису справи. Наприклад, описи
справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового
складу структурного підрозділу N 5, що значаться за номенклатурою
справ і заведені у 1997 році, будуть мати номери: 5 П-97; 5 Т-97;
5о/С-97;
графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених
на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання
повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за
переліком";
графа опису "Примітка" використовується для позначок про
особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим
структурним підрозділам міністерства, про наявність копій тощо;
систематизація справ структурного підрозділу, що включаються
до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою
справ як структурного підрозділу, так і міністерства в цілому;
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим
номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то
кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим
заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а
інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному
новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом,
тематикою, хронологією.
8.22. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною
суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний
розділ опису.
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням
(цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом,
перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються
особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери
справ).
У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені
діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису
кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися
діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також
у розділі за _________ рік, N __________".
8.23. Опис справ структурного підрозділу підписується
укладачем із зазначенням його посади, погоджується із заступником
начальника Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та
організаційної роботи - керуючим справами і затверджується
керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному
підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядається та
ухвалюється ЕК.
8.24. Опис справ структурного підрозділу міністерства
складається у двох примірниках, один з яких передається разом із
справами в архівний підрозділ міністерства, а другий залишається
як контрольний примірник у структурному підрозділі. За наявності у
структурному підрозділі ЕК опис складається у трьох примірниках,
оскільки один примірник опису додається як підстава до протоколу
ЕК.
8.25. Описи справ структурних підрозділів є підставою для
складання річного розділу зведеного опису справ міністерства, за
яким справи передаються на зберігання до Центрального державного
архіву.
8.26. Зведений опис справ постійного строку зберігання
міністерства складається у чотирьох примірниках і підлягає
обов'язковому затвердженню ЕПК Центрального державного архіву
через два роки після завершення справ у діловодстві. Для
затвердження до Центрального державного архіву надсилаються всі
чотири примірники описів, один з яких після затвердження
залишається у Центральному державному архіві, а решта повертається
міністерству. Відповідно до затверджених описів міністерство
зобов'язане передавати справи до Центрального державного архіву в
установлені строки.
8.27. Зведені описи справ тривалого строку зберігання
складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на
справи постійного зберігання. Описи справ тривалого строку
зберігання Центральним державним архівом не затверджуються.
8.28. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого
строків зберігання разом з реєстраційними журналами,
контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний
підрозділ міністерства через два роки після завершення їх у
діловодстві (наприклад, справи за 1999 рік передаються в архівний
підрозділ у 2002 році). Справи тимчасового строку зберігання
передаються в архівний підрозділ міністерства у терміни, визначені
в номенклатурі справ.
Передача справ в архівний підрозділ міністерства здійснюється
за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками
структурних підрозділів і затвердженим заступником начальника
Департаменту зв'язків з Верховною Радою України та організаційної
роботи - керуючим справами.
Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для
поточної роботи, архівний підрозділ оформляє видачу справ у
тимчасове користування.
8.29. Прийом (передача) кожної справи здійснюється
працівником архівного підрозділу в присутності працівника
діловодної служби лише після проведення експертизи її
науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення.
Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються в
архівний підрозділ міністерства за описами. При цьому на всіх
примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її
наявність. В кінці кожного примірника опису відповідальний
працівник за ведення архіву міністерства розписується у прийнятті
справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості
переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один
примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші
залишаються в архівному підрозділі міністерства.
Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в
архівний підрозділ за номенклатурою справ.
8.30. Справи передаються до архівного підрозділу міністерства
зв'язаними належним чином.
8.31. Схоронність документів у міністерстві забезпечується
архівним підрозділом згідно із Законом України "Про Національний
архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 ).
9. Функції діловодної служби
9.1. Робота діловодної служби міністерства регламентується
положенням про неї, яке розробляється на основі Положення про
міністерство та цієї Інструкції і затверджується Державним
секретарем міністерства.
9.2. Діяльність працівників діловодної служби міністерства
регламентується посадовими інструкціями, які розробляються на
підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів
і службовців.
10. Механізація і автоматизація діловодних процесів
10.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів є
обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в
міністерстві, засобом підвищення продуктивності праці.
10.2. Механізація і автоматизація діловодних процесів повинні
здійснюватися на основі упорядкованої системи документування
управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм
використовуваних документів.
10.3. Механізація і автоматизація впроваджуються на всіх
етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання,
оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням
тощо.
10.4. Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів
повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в
єдину систему.
10.5. Склад програмного забезпечення і засобів, що
використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату
управління з документами, зокрема від організаційної структури
апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників,
кількості і змісту документів, потреб в оперативній і
ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з
документами.
10.6. З метою більш раціонального використання технічних
засобів, ПК та запобігання їх простою засоби, які технічно
неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному
робочому місці, слід використовувати централізовано.
10.7. Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати
збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії,
введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі
машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними
системами, а також можливість об'єднання їх в єдину систему.
10.8. Під час впровадження нових технологій роботи з
документами необхідно враховувати:
доцільність впровадження технічних засобів;
можливість придбання технічних засобів у певні терміни;
наявність придатних приміщень;
можливість підготовки чи залучення спеціалістів до
обслуговування техніки та її ремонту.
10.9. Начальник Департаменту зв'язків з Верховною Радою та
організаційної роботи несе відповідальність за ефективність
використання механізованої і автоматизованої технології роботи з
документами, здійснює перевірку знання посадовими особами
технічних інструкцій для роботи з відповідною технікою.
Додаток 1до пункту 3.3.1.
Інструкції з
діловодства в
Міністерстві аграрної
документів, що підлягають обліку в Департаменті зв'язків
з Верховною Радою України та організаційної роботи
1. Листи, що надійшли в копії до відома.
2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.
3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок
денний.
4. Графіки, заявки, рознарядки.
5. Зведення та інформація, надіслані до відома.
6. Навчальні плани, програми (копії).
7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад,
конференцій тощо.
8. Прейскуранти (копії).
9. Норми витрат матеріалів.
10. Вітальні листи і запрошення.
11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
12. Наукові звіти за темами.
13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
14. Форми статистичної звітності.
15. Статути (положення).
16. Документи судових органів.
17. Заяви на матеріальну допомогу, з житлових питань та про
перерозподіл молодих спеціалістів.
18. Контракти з керівниками підприємств, організацій, установ
Примітка. Документи, зазначені у пунктах 4, 6, 11, 12, 13,
14, 15, 16, 17, 18 підлягають спеціальному обліку у відповідних
структурних підрозділах міністерства.
Додаток 2до пункту 3.3.8
Інструкції з діловодства
в Міністерстві аграрної
політики України
Класифікатор
------------------------------------------------------------------ | Код | Назва | |------+---------------------------------------------------------| | 100 |Адміністрація Президента України | |------+---------------------------------------------------------| | 110 |Закони, укази, розпорядження Президента України | |------+---------------------------------------------------------| | 120 |Доручення Президента України | |------+---------------------------------------------------------| | 121 |Доручення Президента за результатами його поїздок у | | |регіони | |------+---------------------------------------------------------| | 200 |Верховна Рада України | |------+---------------------------------------------------------| | 210 |Доручення Верховної Ради України на запити народних | | |депутатів | |------+---------------------------------------------------------| | 600 |Кабінет Міністрів України (постанови, розпорядження) | |------+---------------------------------------------------------| | 610 |Кабінет Міністрів України (доручення) | |------+---------------------------------------------------------| | 611 |Доручення Прем'єр-міністра України | |------+---------------------------------------------------------| | 612 |Доручення Прем'єр-міністра України за результатами його | | |поїздок у регіони | |------+---------------------------------------------------------| | 620 |Кабінет Міністрів України (ініціативні) | |------+---------------------------------------------------------| | 630 |Кабінет Міністрів України (на виконання) | |------+---------------------------------------------------------| | 640 |Урядовий комітет з реформування аграрного сектора | |------+---------------------------------------------------------| | 650 |Доручення КМУ, що повертаються на доопрацювання | |------+---------------------------------------------------------| | 660 |Доручення КМУ на постанови, розпорядження КМУ | |------+---------------------------------------------------------| | 670 |Доручення КМУ про підготовку проектів законодавчих актів | |------+---------------------------------------------------------| | 680 |Доручення КМУ на укази, розпорядження і доручення | | |Президента України | |------+---------------------------------------------------------| | 690 |Доручення КМУ на звернення народних депутатів України | |------+---------------------------------------------------------| | 691 |Доручення КМУ на запити народних депутатів України | |------+---------------------------------------------------------| | 700 |Міністерства і державні комітети України | |------+---------------------------------------------------------| | 800 |Міністерство економіки та з питань європейської | | |інтеграції України | |------+---------------------------------------------------------| | 900 |Обласні держадміністрації | |------+---------------------------------------------------------| | 928 |Районні, міст Києва, Севастополя держадміністрації | |------+---------------------------------------------------------| | 1000 |Республіканські організації при Мінагрополітики України | |------+---------------------------------------------------------| | 1100 |Республіканські та інші органи друку | |------+---------------------------------------------------------| | 1200 |Народні депутати України | |------+---------------------------------------------------------| | 1300 |Організації, що займаються питаннями експорту та імпорту| |------+---------------------------------------------------------| | 1400 |Міністерство агропромислового комплексу АР Крим, головні | | |управління сільського господарства і продовольства | | |облдержадміністрацій | |------+---------------------------------------------------------| | 1500 |Організації і підприємства, підвідомчі головним | | |управлінням сільського господарства і продовольства | | |облдержадміністрацій | |------+---------------------------------------------------------| | 1600 |Районні управління (відділи) сільського господарства і | | |продовольства райдержадміністрацій | |------+---------------------------------------------------------| | 1700 |Агрофірми, кооперативи, приватні сільськогосподарські | | |підприємства, асоціації | |------+---------------------------------------------------------| | 1800 |Доручення керівництва Мінагрополітики України, службові | | |записки | |------+---------------------------------------------------------| | 1900 |АНУ, УААН, науково-дослідні та проектні інститути, вищі | | |навчальні заклади | |------+---------------------------------------------------------| | 2000 |Громадські організації (профспілкові, молодіжні, ін.) | |------+---------------------------------------------------------| | 2100 |Суди загальної юрисдикції, органи прокуратури | |------+---------------------------------------------------------| | 2200 |Підприємства, установи та організації, що належать до | | |сфери управління Мінагрополітики України | |------+---------------------------------------------------------| | 2300 |Організації, підприємства, установи, що належать до сфери| | |управління інших центральних органів виконавчої влади | | |України, іноземних країн | ------------------------------------------------------------------
Додаток 3до пункту 3.3.10
Інструкції з діловодства
в Міністерстві аграрної
політики України
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКАМінагрополітики України
------------------------------------------------------------------ | Реєстраційно-контрольна картка група | | | | дата надходження вхідний номер | | дата документа індекс документа | | код виду документа вид документа | | код кореспондента кореспондент | | | |резолюція кореспондента: | | КОРОТКИЙ ЗМІСТ ДОКУМЕНТА | | пошук текст: | ------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------ | РОЗГЛЯД ДОКУМЕНТА КЕРІВНИЦТВОМ МІНАГРОПОЛІТИКИ УКРАЇНИ | | | | код керівника дата отримання дата повернення | | код резолюції текст резолюції | | | | код керівника дата отримання дата повернення | | код резолюції текст резолюції | ------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------ | ВИКОНАВЦІ І ТЕРМІНИ ВИКОНАННЯ | | | | дата передачі документа на виконання | |----------------------------- -----------------------------| | код |термін |від- |пунк | | код | термі н|від- |пункт | |викон.|виконан.|мітка|викон.| |викон.|викона.н|мітка|викон.| ------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------ | ЗАКРИТТЯ ВХІДНОГО ДОКУМЕНТА | | | | зареєстрованого під номером | | --------------- ВІДПОВІДІ -------------------------- | | індекс дата відповіді | | код виду документа вид документа | | | | КОРОТКИЙ ЗМІСТ ВІДПОВІДІ | | | | код текст | | хто візував: код прізвище | | хто підписав: код прізвище | | виконавець: код прізвище | ------------------------------------------------------------------
Додаток 4до пункту 3.3.12
Інструкції з діловодства
в Міністерстві аграрної
обов'язкових реквізитів для заповнення
машиноорієнтованої реєстраційно-контрольної
картки (РКК)
------------------------------------------------------------------ | Реквізити | Пояснення до заповнення | |--------------+-------------------------------------------------| |Назва виду |заповнюється відповідно до назви документа, що | |документа |реєструється. | |--------------+-------------------------------------------------| |Автор |під час реєстрації документа, що надійшов, | |(кореспондент)|записується найменування установи (особи) - | | |автора документа. Під час реєстрації документа, | | |що відправляється, записується найменування | | |установи (особи) - кореспондента. Допускається | | |застосування скороченого найменування установи. | |--------------+-------------------------------------------------| |Дата |дата, надана документу установою-автором, | |документа |переноситься на РКК трьома парами арабських | | |цифр (число, місяць, рік) | |--------------+-------------------------------------------------| |Індекс |індекс, наданий документу установою-автором, | |документа |переноситься на РКК з документа, що надійшов або | | |відправляється. | |--------------+-------------------------------------------------| |Дата |дата надходження документа в установу | |надходження |переноситься на РКК з реєстраційного штампа | | |трьома парами арабських цифр. | |--------------+-------------------------------------------------| |Індекс |індекс, наданий документу установою-одержувачем, | |надходження |переноситься під час реєстрації надходження на | | |РКК з реєстраційного штампа. Після виконання | | |документа доповнюється номером справи за | | |номенклатурою справ або іншими індексами. | |--------------+-------------------------------------------------| |Заголовок |переноситься заголовок, сформульований на | |документа або |документі. У разі відсутності заголовка на | |короткий |документі він формулюється відповідно до правил. | |зміст | | |--------------+-------------------------------------------------| |Резолюція |переноситься на РКК з документа основний зміст | | |доручення, прізвище автора і дата резолюції. | |--------------+-------------------------------------------------| |Відповідальний|прізвище, ініціали відповідального виконавця | |виконавець |переносяться з резолюції, можливе зазначення | | |номера телефону. | |--------------+-------------------------------------------------| |Термін |проставляється число, місяць, рік - трьома | |виконання |парами арабських цифр. Під час реєстрації | | |ініціативного документа, що відправляється, | | |записується очікувана дата отримання відповіді. | |--------------+-------------------------------------------------| |Відмітка про |індекс і дата документа-відповіді, короткий | |виконання |запис вирішення питання по суті, прізвище і | | |номер телефону виконавця. | ------------------------------------------------------------------
Додаток 5до пункту 4.1.2
Інструкції з діловодства
в Міністерстві аграрної
політики України
МІНІСТЕРСТВО MINISTRY
АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ OF AGRICULTURAL POLICY
(Мінагрополітики України) OF UKRAINE
Україна, 01001, м.Київ, (Minagropolicy)
вул. Хрещатик, 24 24, Kreshchatik str., Kyiv
Тел. 226-2539 01001, Ukraine
Факс: 229-8545 Tel. 226-2539 Fax:
Телекс: 331115 HLEB UX (380 44) 229-8545
E-mail: post@minapk.gov.ua Telex: 331115 HLEB UXE-mail: post@minapk.gov.ua _________________________________________________________________ ___________________ N __________________
На N _______________ від _______________
Додаток 6до пункту 4.2.1
Інструкції з діловодства
в Міністерстві аграрної
політики України
СКЛАД РЕКВІЗИТІВорганізаційно-розпорядчих документів
1. Державний Герб України (порядок використання визначається
законом).
2. Емблема підприємства, установи, організації.
3. Зображення нагород.
4. Код підприємства, установи, організації за Українським
класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
5. Код форми документів за Українським класифікатором
управлінської документації (УКУД).
6. Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.
управлінської документації (УКУД).
6. Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.
7. Найменування підприємства, установи, організації.
8. Найменування структурного підрозділу.
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса,
номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу),
номер рахунку в банку.
номер рахунку в банку.
10. Назва виду документа.
11. Дата.
12. Індекс.
13. Посилання на дату та індекс вихідного документа.
14. Місце складення або видання.
15. Гриф обмеження доступу до документів.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Відмітка про контроль.
21. Текст.
22. Відмітка про наявність додатків.
23. Підпис.
24. Гриф погодження.
25. Візи.
26. Печатка.
27. Відмітка про засвідчення копій.
28. Прізвище виконавця і номер його телефону.
29. Відмітка про виконання документа і направлення його до
справи.
справи.
30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
31. Відмітка про надходження документа.
Додаток 7до пункту 4.2.1
Інструкції з діловодства
в Міністерстві аграрної
політики України
МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ
Н А К А З
23 травня 1999 p. м.Київ N 214
Про затвердження Положення Напис за встановленою формою
про функціональну підсистему (6х10) про державну реєстрацію
захисту сільськогосподарських нормативного акта
тварин і рослин єдиної
державної системи запобігання
і реагування
на надзвичайні ситуації
техногенного та природного
характеру
Відповідно по постанови Кабінету Міністрів України від
3 серпня 1998 р. N 1198 "Про єдину державну систему запобігання і
реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного
характеру"
НАКАЗУЮ: (далі текст наказу)
Міністр Підпис (Ініціали, прізвище)
Додаток 8до пункту 4.6.11
Інструкції з діловодства
в Міністерстві аграрної
документів, що підлягають затвердженню
Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом
об'єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації
установ)
Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд,
капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних,
проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо)
Звіти (про відрядження, науково-дослідні роботи тощо)
Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків,
приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових
виробів; на капітальне будівництво тощо)
Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії;
технологічного проектування; чисельності працівників тощо)
Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем;
типових документальних матеріалів, що створюються в установах із
зазначенням строків документів, тощо)
Плани (виробничі; науково-дослідних робіт; впровадження нової
техніки; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради
тощо)
Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо)
Розцінки на здійснення робіт
Статути державних підприємств (об'єднань)
Структура і штатна чисельність
Форми уніфікованих документів
Штатні розписи
Додаток 9до пункту 4.15.1
Інструкції з діловодства
в Міністерстві аграрної
реєстрації посвідчень про відрядження
------------------------------------------------------------------ | N |Прізвище,| Місце|Місце і| Дата і | Термін | Термін | |п/п|ім'я, по |роботи| мета | номер |відрядження|фактичного | | |батькові | та |відряд-|посвідчення| |перебування| | | |посада| ження | про | | у відряд- | | | | | |відрядження| | женні | | | | | | | | | | | | | | | | | ------------------------------------------------------------------
Додаток 10до пункту 6.2.1
Інструкції з діловодства
в Міністерстві аграрної
документів із зазначенням
строків виконання
Депутатський запит - не пізніше як у 15-денний строк з дня
його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою
України.
Звернення народного депутата України та депутата місцевої
Ради народних депутатів - протягом не більше як 10 днів з дня
одержання.
Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до
зазначеного в них терміну або протягом 30 днів.
Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і
повідомлення рішення за ними у 15-денний строк з дня одержання.
Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують
термінового вирішення, - до 2 днів, решта - 10 днів.
Додаток 11до пункту 6.3.6
Інструкції з діловодства
в Міністерстві аграрної
про документи, що підлягають виконанню
за період з __________ по __________
------------------------------------------------------------------ | N | Вид документа, | Резолюції | Виконавці | Строк | |п/п | N, дата та | | | виконання, | | | короткий зміст | | | встановлений| | | | | | міністерством| |----+------------------+-----------+-------------+--------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ------------------------------------------------------------------
Додаток 12до пункту 6.3.6
Інструкції з діловодства
в Міністерстві аграрної
про документи, які не були виконані в
установлений строк за період
з __________ по _____________
------------------------------------------------------------------ | N | Вид документа, N,| Резолюції | Виконавці | Встановлений| |п/п | дата та короткий | | | строк | | | зміст | | | | |----+------------------+-----------+-------------+--------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ------------------------------------------------------------------
Додаток 13до пункту 6.3.6
Інструкції з діловодства
в Міністерстві аграрної
про документи, виконані з порушенням строку
за період з __________ по ____________
------------------------------------------------------------------ | N |Вид документа, N,| | |Встановлений|Фактичний| |п/п| дата та короткий|Резолюції|Виконавці| строк | строк | | | зміст | | | |виконан- | | | | | | | ня | | | | | | | | |---+-----------------+---------+---------+------------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ------------------------------------------------------------------
Додаток 14до пункту 6.4.1
Інструкції з діловодства
в Міністерстві аграрної
політики України
МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ
НАКАЗ
__________________ м.Київ N __________
Додаток 15до пункту 6.4.1
Інструкції з діловодства
в Міністерстві аграрної
політики України
МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
__________________ м.Київ N __________
Додаток 16до пункту 6.4.5
Інструкції з діловодства
в Міністерстві аграрної
контролю за виконанням наказу (розпорядження)
------------------------------------------------------------------ | N | Структурний | Строк | Відповідальний | |пункту | підрозділ - | виконання | за контроль | | | виконавець | | | |-------+-----------------------+------------+-------------------| | 1.3. | Департамент кадрової | 09.07.02 | Мельник С.І. | | | політики, аграрної | | | | | освіти та науки | | | ------------------------------------------------------------------
Додаток 17до пункту 7.1.4
Інструкції з діловодства
в Міністерстві аграрної
політики України
Найменування міністерства
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ___________________ N ______________
(місце складання)
на _________________ рік
__________________________________________________________________Найменування розділу
------------------------------------------------------------------ | Індекс | Заголовок | Кількість | Строк збері- | | | справи | справи | справ, | гання справи | Примітка | | | | томів, | | | | | (тому, | частин | (тому, | | | | частини) | | частини) | | | | | | і номери | | | | | | статей | | | | | | за переліком | | ------------------------------------------------------------------
Найменування посади
керівника Підпис
структурного підрозділу Ініціали, прізвище
ПОГОДЖЕНОВідповідальний працівник
за ведення архіву
міністерства
Підпис Ініціали, прізвищеДата
___________ N __________
Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених
у ________ році в структурному підрозділі
------------------------------------------------------------------ | За строками | Усього | У тому числі | | зберігання | | | | | |--------------------------------| | | | таких, що | з позначкою | | | | переходять | "ЕПК" | ------------------------------------------------------------------
Постійно
Тимчасового (понад 10 років)
Тимчасово (до 10 років включно)
Разом
Найменування посади особи, відповідальної за діловодство Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Підсумкові відомості передано до діловодної служби
Найменування посади особи, відповідальної за передачу Підпис Ініціали, прізвище відомостей
Дата
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 18до пункту 7.1.17
Інструкції з діловодства
в Міністерстві аграрної
політики України
Найменування міністерства ЗАТВЕРДЖУЮ
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ Державний секретар _________________ N __________ Міністерства аграрноїполітики України
Підпис
Розшифровка підпису
Дата
__________________________________________________________________Найменування розділу*
------------------------------------------------------------------ | Індекс | Заголовок | Кількість | Строк збері- | | | справи | справи | справ, | гання справи | Примітка | | | (тому, | томів, | (тому, | | | | частини) | частин | частини) | | | | | | і номери | | | | | | статей | | | | | | за | | | | | | переліком** | | ------------------------------------------------------------------
Найменування посади
керівника Підпис
діловодної служби Ініціали, прізвище
Віза відповідального
працівника за ведення
архіву міністерства
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК Протокол ЕПК _________ N ________ _______ N _________
_______________* Найменування структурного підрозділу.
** Назва переліку із зазначенням строків зберігання
документів та його вихідні дані.
Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених
у _________ році в установі
------------------------------------------------------------------ | За строками | Усього | У тому числі | | зберігання | | | | | |--------------------------------| | | | таких, що | з позначкою | | | | переходять | "ЕПК" | ------------------------------------------------------------------
Постійно
Тимчасового (понад 10 років)
Тимчасово (до 10 років включно)
Разом
Найменування посади особи, відповідальної за діловодство Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Підсумкові відомості передано до діловодної служби
Найменування посади особи, відповідальної за передачу Підпис Ініціали, прізвище відомостей
Дата
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 19до пункту 8.6
Інструкції з діловодства в
Міністерстві аграрної
політики України
Найменування міністерства ЗАТВЕРДЖУЮ
АКТ Державний секретарМіністерства
аграрної політики
України __________ N ___________ Підпис Розшифровка підпису ________________________ Дата
(місце складання)
Про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню
На підставі _________________________________________________
__________________________________________________________________(назва і вихідні дані переліку документів __________________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання)
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення документи фонду
N _______________
(найменування фонду)------------------------------------------------------------------ | N |Заголовок| Дата |Номери | Індекс |Кіль- |Строк |Примітка| |п/п| справи |справи| | справи |кість |збері- | | | | або | або |описів | (тому, |справ |гання | | | |груповий |крайні|(номен-|частини) |(томів,|справи | | | |заголовок| дати |клатур)|за номен-|частин)|(тому, | | | | справ | справ|за рік |клатурою | |частини)| | | | | |(роки) |або номер| |і номери| | | | | | |справи за| |статей | | | | | | | описом | |за пере-| | | | | | | | |ліком | | ------------------------------------------------------------------
Разом _________________________________________________ справ
за __________________________________ роки(цифрами і літерами)
Описи справ постійного зберігання за ___________________ роки
затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК ____________________________________________________________(найменування архівної __________________________________________________________________
установи)
(протокол від ___________ N __________)
Найменування посади особи,
яка проводила експертизу
цінності документів Підпис Розшифровка підпису
Дата
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
від _________ N ___________
Документи у кількості _________________________________ справ(цифрами і літерами)
вагою __________ кг здано в _________________________________(найменування установи)
_______________________ на переробку за приймально-здавальною
накладною від ___________________________ N ______________________
Найменування посади особи, Підпис Розшифровка підпису
яка здала документи
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 20до пункту 8.11
Інструкції з діловодства в
Міністерстві аграрної
політики України
------------------------------------------------------------------ | |30| | ________________ | | | |--+-------------------------------------------------- | | | | | |_________________ N| | | |30| | |_________________ N| | | | | | |_________________ N| | | | 5|--+-------------------------------------------------- | | | |--+-------------------------------------------------- | | |50| |_________________________________________________ | | | | |_________________________________________________ | | | | |_________________________________________________ | | | | |_________________________________________________ | | | |--+-------------------------------------------------- | |320|15| | | | | |--| _____________ СПРАВА N __________________ ТОМ N | | | | |__________________________________________________ | | | | | | | | | |__________________________________________________ | | | | |__________________________________________________ | | |70| |__________________________________________________ | | | | |__________________________________________________ | | | | |__________________________________________________ | | |25| | (заголовок справи) | ------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------ | |20| | (дата) | | | | | | | | | | На ______ аркуш. | | | | | Зберігати ______ | | | | | | | | | | | | | |--+--------------------------------- | | |30| | |Ф N _________________________| | | | | | |Св. N _______________________| | | | | | |Спр. N ______________________| | | | |--+--+-----------------------------| | | |10| |------------------------------------------------------| ------------------------------------------------------------------
Додаток 21до пункту 8.19
Інструкції з діловодства в
Міністерстві аграрної
політики України
__________________________________________________________________(найменування міністерства)
__________________________________________________________________(найменування структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮНайменування посади
керівника структурного
підрозділу
Підпис Розшифровка підписуДата
ОПИС N__________________________________________________________________(назва розділу)
------------------------------------------------------------------ | N | Індекс |Заголовок| Дата |Кількість| Строк |Примітка| |п/п| справи | справи | справи | аркушів | зберігання | | | | (тому, | (тому, | (тому, |у справі |справи (тому,| | | |частини)|частини) |частини)| (томі, | частини), | | | | | |(тому, |частині) | стаття за | | | | | | | | переліком* | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ------------------------------------------------------------------
У цей опис включено __________________________________ справ
з N ______
по N ____, у тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Найменування посади
укладача опису Підпис Розшифровка підпису
Дата
ПОГОДЖЕНО
Найменування посади керівника
діловодної служби Підпис Розшифровка підпису
Примітка. Графа шоста опускається в описах справ постійного
зберігання.
Передав_________________________________________ справ(цифрами і літерами)
та _________________________________ реєстраційно-контрольних(цифрами і літерами)
карток до документів*
Найменування посади особи
структурного підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Дата
Прийняв ______________________ справ та _____________________(цифрами і літерами) (цифрами і літерами)
реєстраційно-контрольних карток до документів.
Найменування посади особи
архівного підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Дата
Примітка. Передаються разом із справами діловодної служби.
Формат А4 (210 х 297)Форма опису справ постійного,
тимчасового (понад 10 років)
зберігання і з особового
складу структурного
підрозділу установи
-
скопійовано
-
-
