Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5
Відповідно до частини четвертої статті 6 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та з метою приведення нормативно-правового акта у відповідність до Конвенції про права осіб з інвалідністю, Цивільного, Земельного та Податкового кодексів України, законів України «Про офіційну статистику» та «Про електронні довірчі послуги» НАКАЗУЮ:
1. У заголовку та пункті 1 наказу Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884, слова «установ, підприємств та організацій» замінити словами «юридичних осіб».
2. Затвердити Зміни до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884, що додаються.
3. Сектору архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».
4. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції України Горовця Є.
ПОГОДЖЕНО: |
|
ЗМІНИ
до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів
1. У заголовку цього Переліку слова «установ, підприємств та організацій» замінити словами «юридичних осіб».
2. У пункті 1.2 слова «установами, підприємствами та організаціями» замінити словами «юридичними особами».
1) абзац другий викласти в такій редакції:
«Строки зберігання документів, що зазначаються у цьому Переліку та регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, застосовуються фізичними особами - підприємцями, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин.»;
2) доповнити абзацом третім такого змісту:
«Строк зберігання для документів та інформації, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, для фізичних осіб - підприємців встановлюється відповідно до Податкового кодексу України та становить 3 роки.».
4. Пункт 2.10 доповнити новим абзацом такого змісту:
«Строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов’язкових платежів, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання - з передбаченого Податковим кодексом України граничного строку подання такої звітності.».
5. В абзаці другому пункту 2.11 друге та третє речення викласти в такій редакції: «Так, примітки до статей «Документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження - протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення - протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе. Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації).» та «Документи та інформація, на які поширюються вимоги статей 39 і 392 Податкового кодексу України, зберігаються не менше 7 років.» конкретизують строки зберігання бухгалтерської документації.».
У зв’язку з цим пункти 2.13-2.18 вважати відповідно пунктами 2.12-2.17.
1) в абзаці першому слово «певна» виключити;
У зв’язку з цим абзаци третій, четвертий вважати відповідно абзацами другим, третім;
3) абзац другий викласти в такій редакції:
«Статистична звітність та фінансова звітність організацій відбирається до складу НАФ у фондах організацій, що їх створили (авторів документів). Первинні та адміністративні дані в паперовій або електронній формі, отримані центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері статистики, під час проведення державних статистичних спостережень, підлягають знищенню протягом одного року з дати їх отримання від юридичних осіб, відокремлених підрозділів юридичних осіб, розташованих на території України та за кордоном, фізичних осіб - підприємців відповідно до частини другої статті 31 Закону України «Про офіційну статистику».».
8. У Списку скорочень до цього Переліку:
1) в абзаці десятому слова «ЕЦП - електронний цифровий підпис» замінити словами «КЕП - кваліфікований електронний підпис»;
2) після абзацу десятого доповнити абзацом одинадцятим такого змісту:
«КСЗІ - комплексна система захисту інформації;».
У зв’язку з цим абзаци одинадцятий - двадцять третій вважати відповідно абзацами дванадцятим - двадцять четвертим.
1) цифру «3» замінити цифрою «5»;
2) графу 5 викласти в такій редакції:
«1 Документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження - протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення - протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе. Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації).
2 Документи та інформація, на які поширюються вимоги статей 39 і 392 Податкового кодексу України, зберігаються не менше 7 років.».
10. У статтях 187, 318, 319, 323, 325-328, 330, 333, 334, 336-338, 351, 353, 928, 1006, 1007, 1011, 1083, 1086, 1090, 1109, пунктах «в»-«ґ» статті 352 цифру «3» замінити цифрою «5».
11. У статтях 206, 252, 254, 320, 324, 331, 339, 769, 875, 965, 966, 972, 973, 978-981, 1013, 1088, 1132, 1146, 1243, 1245, 1371, 1401, 1511, 1512, 1569, 1579, 1603, 1643, 1644, 1652, 1665, 1670, 1686, 1688, 1689, 1815, 1821, 1829, 1862, 1904, 1917, 1923, 1956, 1958, 1969, 1979, 1987, 2000, 2016, 2018, 2021, 2026, 2027, пункті «б» статті 1654:
1) цифру та літеру «3 р.» замінити цифрами та літерою «5 р.1»;
2) графу 5 доповнити новою приміткою такого змісту:
«1 Див. примітки до статті 186».
12. У статтях 207, 950, 954, 968, 976, 984, 1084, 1124, 1690-1692, 1787, 1832, 1971:
1) цифру та літеру «1 р.» замінити цифрами та літерою «5 р.1»;
2) графу 5 доповнити новою приміткою такого змісту:
«1 Див. примітки до статті 186».
1) цифру «3» замінити цифрою «5»;
2) слова «конкурсних торгів» замінити словами «публічних закупівель».
14. У статті 248 слово «торгів» замінити словами «публічних закупівель».
15. Статті 249, 250 викласти в такій редакції:
249. | Відомості про асигнування для здійснення видатків та відкриття кредитів організаціям: | 1 За відсутності річних - постійно | ||
а) річні | Пост. | До ліквідації організації | ||
б) квартальні | 5 р.1, 2 | 5 р.1, 2 | ||
в) місячні | 1 р. | 1 р. | ||
250. | Відомості про використання кредитів: | 1 За відсутності річних - постійно | ||
а) річні | Пост. | До ліквідації організації | ||
б) квартальні | 5 р.1, 2 | 5 р.1, 2 | ||
в) місячні | 1 р. | 1 р. |
16. У статях 269, 271, 319, 344, 353, 927, 1006, 1007, 1011, 1083, 1086, 1090, 1109, 1323, 1434, 1580, 1684 слова «примітку один» замінити словом «примітки».
1) слово «Пост.» замінити словом та цифрою «Пост.7»;
2) графу 5 доповнити новою приміткою такого змісту:
«7 За місцем складення, в інших організаціях - доки не мине потреба».
18. Статтю 311 викласти в такій редакції:
311. | Фінансова звітність з примітками до неї: | 1 За місцем складення, в інших організаціях - доки не мине потреба | ||
а) консолідовані річні | Пост.1 | До ліквідації організації1 | ||
б) річні | Пост.1 | До ліквідації організації1 | ||
в) квартальні | 5 р.2, 6 | 5 р.3, 6 | ||
г) місячні | 1 р.4 | 1 р.5 |
19. У статтях 332, 757, 900, 1010, 1047, 1050, 1051, 1119, 1121, 1122, 1152, 1241, 1529, 1612, 2075:
1) цифри та літеру «3 р.1» замінити цифрами та літерою «5 р.1, 2»;
2) графу 5 доповнити новою приміткою такого змісту:
«2 Див. примітки до статті 186».
1) цифру «3» замінити цифрою «5»;
2) слово «засідань» виключити.
21. У статті 379 цифрb «75» замітити цифрfvb «50».
22. У статтях 673, 675, 676, 699 слова «інваліди з дитинства та діти-інваліди» у всіх відмінках замінити словами «особи з інвалідністю з дитинства та діти з інвалідністю» у відповідних відмінках.
23. У статті 698 слова «інвалідам війни» замінити словами «особам з інвалідністю внаслідок війни».
24. У статті 699 цифру та літеру «5 р.» замінити цифрами та літерою «5 р.1».
25. У пункті «б» статті 927 цифри та літеру «3 р.1, 2» замінити цифрами та літерою «5 р.2».
26. Графу 5 статті 928 після цифр «186» доповнити словами «(крім митних органів)».
27. Статтю 948 викласти в такій редакції:
28. Статтю 960 викласти в такій редакції:
960. | Звіти і відомості про надходження, витрачання, залишки сировини, матеріалів і готової продукції | 5 р.1 | 5 р.1 | 1Див. примітки до статті 186 |
1) цифру та літеру «5 р.» замінити цифрами та літерою «5 р.1»;
2) графу 5 доповнити новою приміткою такого змісту:
«1 Див. примітки до статті 186».
30. У статтях 1046, 1939, 2074:
1) цифри та літеру «1 р.1» замінити цифрами та літерою «5 р.1, 2»;
2) графу 5 доповнити новою приміткою такого змісту:
«2 Див. примітки до статті 186».
1) слово «книжки» замінити словом «журнали»;
2) слова «теодолітних кодів» замінити словами «кутових і лінійних вимірювань».
32. Статтю 1669 викласти в такій редакції:
33. Статті 2114-2136 викласти в такій редакції:
2114. | Справи «Проекти землеустрою щодо встановлення меж територій територіальних громад» | Пост. | - | |
2115. | Справи «Проекти землеустрою щодо організації і встановлення меж територій природно-заповідного фонду та іншого природоохоронного призначення, оздоровчого, рекреаційного, історико-культурного, лісогосподарського призначення, земель водного фонду та водоохоронних зон, обмежень у використанні земель та їх режимоутворюючих об’єктів» | Пост. | - | |
2116. | Справи «Проекти землеустрою щодо формування земель державної і комунальної власності населених пунктів» | Пост. | - | |
2117. | Справи «Проекти землеустрою щодо відведення земельних ділянок» | Пост. | - | |
2118. | Справи «Проекти землеустрою щодо створення нових та впорядкування існуючих землеволодінь та землекористувань» | Пост. | - | |
2119. | Справи «Проекти землеустрою, що забезпечують еколого-економічне обґрунтування сівозміни та впорядкування угідь» | Пост. | - | |
2120. | Справи «Проекти землеустрою щодо впорядкування території населених пунктів» | Пост. | - | |
2121. | Справи «Робочі проекти землеустрою» | Пост. | - | |
2122. | Справи «Проекти землеустрою щодо приватизації земель державних і комунальних сільськогосподарських підприємств, установ та організацій» | Пост. | - | |
2123. | Справи «Проекти землеустрою щодо впорядкування території для містобудівних потреб» | Пост. | - | |
2124. | Справи «Проекти землеустрою щодо організації території земельних часток (паїв)» | Пост. | - | |
2125. | Справи «Проекти землеустрою щодо встановлення (зміни) меж адміністративно-територіальних одиниць» | Пост. | - | |
2126. | Справи «Містобудівна документація, яка одночасно є документацією із землеустрою (комплексні плани просторового розвитку територій територіальних громад, генеральні плани населених пунктів, детальні плани територій)» | Пост. | - | |
2127. | Документація із землеустрою щодо встановлення в натурі (на місцевості) державного кордону України | Пост. | - | |
2128. | Технічна документація із землеустрою щодо встановлення (відновлення) меж земельної ділянки в натурі (на місцевості) | Пост. | - | |
2129. | Технічна документація із землеустрою щодо складання документів, що посвідчують право на земельну ділянку | Пост. | - | |
2130. | Технічна документація з бонітування ґрунтів | Пост. | - | |
2131. | Документи (постанови, розпорядження, схеми, плани тощо) з оформлення земельних ділянок у власність | Пост. | - | |
2132. | Технічна документація (шкали, розрахунки, картографічні документи тощо) з економічної оцінки земель | 50 р. | - | |
2133. | Технічна документація з нормативної грошової оцінки земельних ділянок | Пост. | - | |
2134. | Технічна документація із землеустрою щодо встановлення меж частини земельної ділянки, на яку поширюються права суборенди, сервітуту | Пост. | - | |
2135. | Технічна документація із землеустрою щодо поділу та об’єднання земельних ділянок | Пост. | - | |
2136. | Технічна документація із землеустрою щодо інвентаризації земель | Пост. | - | |
2137. | Технічна документація із землеустрою щодо резервування цінних для заповідання територій та об’єктів | Пост. | - | |
2138. | Технічна документація із землеустрою щодо встановлення меж режимоутворюючих об’єктів культурної спадщини | Пост. | - | |
2139. | Звіти з експертної грошової оцінки земельних ділянок державної та комунальної власності у разі їх продажу | 50 р. | - | |
2140. | Реєстраційні справи договорів оренди земельних ділянок | 50 р. | - | |
2141. | Договір про організацію та проведення земельних торгів | 5 р. | 5 р. | |
2142. | Листування з питань земельних відносин | 5 р. ЕПК | 5 р. | |
2143. | Книги видачі сертифікатів на право на земельну частку (пай) | Пост. | - | |
2144. | Книги обліку бланків сертифікатів на земельну частку (пай) | Пост. | - | |
2145. | Журнали реєстрації документів, які надійшли на державну землевпорядну експертизу | 5 р. | - | |
2146. | Книги реєстрації договорів оренди землі | 50 р. | - |
У зв’язку з цим статті 2137-2157 вважати відповідно статтями 2147-2167.
34. Статті 2147-2167 викласти в такій редакції:
2147. | Договори про закупівлю програмного продукту | 5 р.1, 2 | 5 р.1, 2 | 1 Після закінчення строку дії договору |
2148. | Сертифікати (у тому числі посилені та кваліфіковані сертифікати) відкритих ключів | Пост.1 | До ліквідації організації | 1 Передаються на постійне зберігання до державних архівних установ (архівних відділів міських рад) у складі підписаних даних. Акредитовані центри сертифікації ключів та кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг зберігають сертифікати за допомогою засобів відповідних програмно-технічних комплексів |
2149. | Журнали обліку засобів КЕП чи печатки та носіїв, на яких зберігаються особисті ключі підписувачів чи створювачів кваліфікованих електронних печаток | 3 р.1 | 3 р.1 | 1 Після закінчення журналу |
2150. | Довірчий список | Пост.1 | - | 1 На постійне зберігання надходять після завершення їх ведення |
2151. | Договори про обмін електронними документами між організаціями | 5 р.1, 2 | 5 р.1, 2 | 1 Після закінчення строку дії договору |
2152. | Двосторонні акти про готовність до обміну електронними документам | Пост. | До ліквідації організації | |
2153. | Порядки захисту інформації під час обміну ЕД: | |||
а) за місцем розроблення і затвердження | Пост. | До заміни новими | ||
б) в інших організаціях | До заміни новими | До заміни новими | ||
2154. | Списки відкликаних сертифікатів КЕП | Пост.1 | До ліквідації організації | 1 До державних архівів надходять від центрального засвідчувального органу у разі приймання на зберігання документованої інформації акредитованих центрів сертифікації ключів та кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг після припинення їх діяльності |
2155. | Реєстри підписувачів | Пост.1 | До ліквідації організації | 1 До державних архівів надходять від центрального засвідчувального органу у разі приймання на зберігання документованої інформації акредитованих центрів сертифікації ключів та кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг після припинення їх діяльності |
2156. | Реєстри сертифікатів відкритих ключів: | 1 До державних архівів надходять від центрального засвідчувального органу у разі приймання на зберігання документованої інформації акредитованих центрів сертифікації ключів та кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг після припинення їх діяльності | ||
а) чинних | Пост.1 | До ліквідації організації | ||
б) блокованих | Пост.1 | До ліквідації організації | ||
в) скасованих | Пост.1 | До ліквідації організації | ||
2157. | Акти про знищення особистих ключів | 5 р.1 | 5 р.1 | 1 Після припинення використання особистих ключів |
2158. | Експертні висновки КСЗІ | 10 р.1 | 10 р.1 | 1 Після зняття з експлуатації |
2159. | Атестати відповідності КСЗІ | 10 р.1 | 10 р.1 | 1 Після зняття з експлуатації |
2160. | Повідомлення про прийняття і реєстрацію електронного документа | 3 р. | 3 р. | |
2161. | Повідомлення про відхилення електронного документа | 3 р. | 3 р. |
