Про затвердження Порядку здійснення моніторингу відповідності вимогам до національного органу з акредитації та внесення зміни до пункту 4 Положення про Міністерство економічного розвитку і торгівлі України
Відповідно до статті 64 Закону України “Про акредитацію органів з оцінки відповідності” Кабінет Міністрів України постановляє:
1. Затвердити Порядок здійснення моніторингу відповідності вимогам до національного органу з акредитації, що додається.
2. Внести зміну до пункту 4 Положення про Міністерство економічного розвитку і торгівлі України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 р. № 459 “Питання Міністерства економічного розвитку і торгівлі” (Офіційний вісник України, 2014 р., № 77, ст. 2183), доповнивши підпункт 101 словами “, здійснює моніторинг відповідності вимогам до національного органу з акредитації”.
ПОРЯДОК
здійснення моніторингу відповідності вимогам до національного органу з акредитації
1. Цей Порядок визначає процедуру здійснення Мінекономрозвитку моніторингу відповідності Національного агентства з акредитації (далі - Агентство) вимогам до національного органу з акредитації, установленим статтею 61 Закону України “Про акредитацію органів з оцінки відповідності” (далі - вимоги), для забезпечення довіри до результатів акредитації органів з оцінки відповідності (далі - моніторинг).
2. Моніторинг здійснюється один раз на два роки. Підставою для здійснення моніторингу є наказ Мінекономрозвитку, в якому передбачаються положення щодо:
утворення з числа посадових осіб Мінекономрозвитку комісії із здійснення моніторингу Агентства (далі - комісія);
затвердження програми здійснення моніторингу та строку його здійснення.
Тривалість моніторингу не повинна перевищувати 15 робочих днів. У разі несвоєчасного надання матеріалів під час здійснення моніторингу його строк за обґрунтованим зверненням голови комісії продовжується не більш як на п’ять робочих днів відповідним наказом Мінекономрозвитку.
3. На підставі наказу оформляється посвідчення (направлення) на здійснення моніторингу, яке підписується Міністром економічного розвитку і торгівлі або його заступником відповідно до розподілу обов’язків і засвідчується печаткою.
У посвідченні (направленні) на здійснення моніторингу зазначаються:
найменування та місцезнаходження Агентства;
номер і дата наказу, на виконання якого здійснюється моніторинг;
перелік посадових осіб, які беруть участь у здійсненні моніторингу, із зазначенням їх посади, прізвища, імені та по батькові;
дата початку та дата закінчення моніторингу;
строк здійснення попереднього моніторингу (у разі його здійснення).
Посвідчення (направлення) є чинним протягом строку здійснення моніторингу.
4. Голова комісії зобов’язаний:
1) після видання наказу про здійснення моніторингу:
розподілити між членами комісії завдання згідно з програмою здійснення моніторингу;
ознайомити членів комісії з результатами попереднього моніторингу (у разі його здійснення) і результатами взаємного оцінювання з боку національних органів з акредитації інших держав;
не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку моніторингу надіслати рекомендованим листом Агентству копію наказу про здійснення моніторингу;
2) повідомити у перший день здійснення моніторингу керівнику Агентства чи особі, яка виконує його обов’язки, про повноваження членів комісії під час здійснення моніторингу, узгодити строки надання документів і матеріалів, необхідних для здійснення моніторингу, та організаційні питання щодо здійснення моніторингу;
3) під час здійснення моніторингу:
не допускати дій та вчинків, які суперечать діловій етиці;
приймати від посадових осіб Агентства усні та письмові зауваження, пояснення з питань, що виникають під час здійснення моніторингу;
у разі відмови посадової особи Агентства від надання пояснень, документів чи належним чином засвідчених копій документів (витягів з документів) зафіксувати цей факт у довідці за результатами здійснення моніторингу (далі - довідка), підготувати та надати посадовій особі Агентства письмовий запит із зазначенням строку надання необхідної інформації, а в разі відмови в отриманні письмового запиту надіслати запит за місцезнаходженням Агентства рекомендованим листом. До примірника довідки, яка зберігається в Мінекономрозвитку, додаються документи, що підтверджують факт поштового відправлення письмового запиту на адресу Агентства рекомендованим листом, та копія письмового запиту;
у разі незгоди керівника чи іншої посадової особи Агентства з фактами, викладеними в довідці, запропонувати подати протягом п’яти робочих днів з дня отримання довідки письмові зауваження, провести їх перевірку та про результати повідомити відповідним посадовим особам Агентства;
у разі невиконання або неналежного виконання керівником Агентства або особою, яка виконує його обов’язки, вимог голови або членів комісії вказати про це в довідці із зазначенням дати, часу, місця та відомостей про таку особу, забезпечити складення комісією акта про перешкоджання здійсненню моніторингу і не пізніше ніж на наступний робочий день доповісти про це уповноваженій посадовій особі Мінекономрозвитку, яка прийняла рішення про здійснення моніторингу;
забезпечити дотримання комісією принципів законності, конфіденційності, об’єктивності, достовірності та обґрунтованості результатів моніторингу.
5. Комісії повинна бути надана повна, всебічна та достовірна інформація з усіх питань, які містяться у програмі здійснення моніторингу.
6. Голова та члени комісії запитують у керівника та інших посадових осіб Агентства документи і матеріали, необхідні для здійснення моніторингу, а саме:
розпорядчі документи Агентства;
протоколи засідань Ради з акредитації, технічних комітетів з акредитації, комісії з апеляцій;
настанову з управління, політики, методики, процедури здійснення акредитації та моніторингу акредитованих органів з оцінки відповідності;
документи та матеріали, пов’язані з проведенням оцінювання органів з оцінки відповідності та прийняттям рішення про їх акредитацію (розширення сфери акредитації) або про відмову в акредитації (відмову в розширенні сфери акредитації);
документи бухгалтерського обліку та фінансової звітності, господарські та цивільно-правові договори, укладені Агентством;
матеріали щодо проведення взаємного оцінювання Агентства з боку національних органів з акредитації інших держав;
особові справи персоналу з акредитації.
Інші документи і матеріали, необхідні для здійснення моніторингу, надаються на підставі письмового запиту голови комісії.
7. Посадові особи Мінекономрозвитку, які здійснюють моніторинг, мають право:
безперешкодно відвідувати Агентство за умови пред’явлення службового посвідчення та посвідчення (направлення) на здійснення моніторингу;
вимагати від Агентства надання документів і матеріалів, необхідних для здійснення моніторингу, одержувати копії таких документів і матеріалів;
вимагати від посадових осіб Агентства надання у погоджений з ними строк усних чи письмових пояснень з питань, що виникають під час здійснення моніторингу.
Посадові особи Мінекономрозвитку, які здійснюють моніторинг, не мають право розголошувати інформацію, отриману ними під час здійснення моніторингу.
8. Голова комісії узагальнює подані матеріали та забезпечує складення довідки у двох примірниках.
Довідка містить чотири розділи: вступ, опис, висновок та рекомендації.
9. У розділі “Вступ” довідки наводяться такі дані:
найменування Агентства відповідно до положення про нього;
реквізити наказу, на підставі якого здійснюється моніторинг;
прізвища, імена, по батькові та посади осіб, які здійснюють моніторинг;
інформація про надіслання Агентству рекомендованим листом копії наказу про здійснення моніторингу;
інформація про попередній моніторинг (у разі його здійснення), установлені під час його здійснення невідповідності вимогам та вжиті коригувальні заходи.
10. У розділі “Опис” довідки зазначається інформація про відповідність Агентства вимогам, а в разі виявлення фактів невідповідності - за кожним наведеним фактом необхідно:
чітко викласти зміст невідповідності вимогам та додати до довідки копії документів, що підтверджують наявність такого факту невідповідності, письмові пояснення посадових осіб Агентства щодо виявлених невідповідностей (за наявності) або вказати про відмову у наданні пояснень;
зазначити перелік документів, що не були надані під час здійснення моніторингу (якщо такі були), та причини їх ненадання, викладені у відповідних письмових поясненнях (за наявності).
11. У розділі “Висновок” довідки надається узагальнений висновок щодо відповідності Агентства вимогам та опис невідповідностей у разі їх виявлення під час здійснення моніторингу.
12. У розділі “Рекомендації” довідки надаються рекомендації щодо вжиття відповідних коригувальних заходів (у разі виявлення невідповідностей вимогам).
13. На останньому аркуші довідки зазначаються кількість примірників довідки та відмітка про вручення або надсилання рекомендованим листом одного примірника керівнику Агентства або особі, яка виконує його обов’язки.
14. Довідка підписується головою комісії та її членами. Будь-які доповнення у довідці після її підписання не допускаються, за винятком випадку, передбаченого пунктом 17 цього Порядку.
15. Перший примірник довідки зберігається в Мінекономрозвитку. До першого примірника довідки додаються:
програма здійснення моніторингу;
письмові пояснення посадових осіб Агентства щодо виявлених невідповідностей вимогам, надані під час моніторингу (за наявності);
копії документів і матеріалів, що підтверджують наявність фактів невідповідності вимогам;
письмові зауваження (за наявності);
акт про перешкоджання здійсненню моніторингу (за наявності).
16. Другий примірник довідки подається протягом 10 робочих днів після закінчення моніторингу для ознайомлення під підпис керівнику Агентства або особі, яка виконує його обов’язки.
17. У разі відмови керівника Агентства або особи, яка виконує його обов’язки, від ознайомлення під підпис з довідкою голова та члени комісії засвідчують це відповідним записом за своїми підписами в кінці довідки та передають довідку особі, на яку покладені обов’язки з реєстрації вхідної кореспонденції Агентства, або надсилають органу рекомендованим листом.
18. За наявності зауважень до довідки керівник Агентства або особа, яка виконує його обов’язки, робить про це застереження перед своїм підписом і не пізніше ніж через п’ять робочих днів з дня підписання довідки подає з цього приводу письмові зауваження.
19. Достовірність обґрунтувань, фактів, викладених у зауваженнях, комісія повинна ретельно перевірити і протягом п’яти робочих днів з моменту їх отримання скласти щодо них письмовий висновок та доповісти про результати моніторингу уповноваженій посадовій особі, яка прийняла рішення про його здійснення.
20. У разі коли за результатами здійсненого моніторингу визначено, що Агентство не відповідає хоча б одній вимозі, Мінекономрозвитку вживає відповідних коригувальних заходів до усунення такої невідповідності або забезпечує вжиття таких коригувальних заходів Агентством.
