open Про систему
  • Друкувати
  • PDF
  • DOCX
  • Копіювати скопійовано
  • Надіслати
  • Шукати у документі
  • Зміст
Чинна
                             
                             
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
Н А К А З
20.12.2012 N 1909/5
Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

21 грудня 2012 р.

за N 2140/22452

Про внесення зміни до Правил

ведення нотаріального діловодства

Відповідно до статті 14 Закону України "Про нотаріат"
( 3425-12 ) та з метою дотримання Переліку типових документів, що
створюються під час діяльності органів державної влади та
місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та
організацій, із зазначенням строків зберігання документів,
затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня
2012 року N 578/5 ( z0571-12 ), зареєстрованого в Міністерстві
юстиції України 17 квітня 2012 року за N 571/20884, Н А К А З У Ю:
1. Внести зміну до Правил ведення нотаріального діловодства,
затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня
2010 року N 3253/5 ( z1318-10 ), зареєстрованих в Міністерстві
юстиції України 23 грудня 2010 року за N 1318/18613 (із змінами),
виклавши додаток 32 в новій редакції, що додається.
2. Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування
центрального засвідчувального органу (Чижмарь К.І.) забезпечити
подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу
Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493 ( 493/92 ) "Про
державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших
органів виконавчої влади".
3. Начальникам головних управлінь юстиції Міністерства
юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах
Києві та Севастополі забезпечити належне виконання цього наказу.
4. Цей наказ набирає чинності з 1 січня 2013 року.

Перший заступник Міністра І.І.Ємельянова
ПОГОДЖЕНО:
Голова Державної
архівної служби України О.П.Гінзбург

Додаток 32

до Правил ведення

нотаріального діловодства

( z1318-10 )

(у редакції наказу

Міністерства юстиції України

20.12.2012 N 1909/5)

ТИПОВА НОМЕНКЛАТУРА

справ державної нотаріальної контори

та приватного нотаріуса

------------------------------------------------------------------ Ін- | Заголовок справи |Кіль-| Строки | Примітка | декс | (наряду) (тому, |кість|зберіга-| | спра-| частини) |справ| ння | | ви | |(то- | справи | | | | мів,| (тому, | | | |час- |частини)| | | |тин) |і номери| | | | | статей | | | | | за | | | | |перелі- | | | | | ком | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ----------------------------------------------------------------| 01 - Адміністративно-господарська діяльність | ----------------------------------------------------------------| 01-01|Накази Міністерства | |Доки не | | |юстиції України, | | мине | | |Головного управління | |потреба | | |юстиції Міністерства | | | | |юстиції України в | | | | |Автономній Республіці| | | | |Крим, головних | | | | |управлінь юстиції в | | | | |областях, містах | | | | |Києві та Севастополі | | | | |з питань основної | | | | |діяльності та з | | | | |особового складу, | | | | |надіслані до відома | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-02|Нормативно-правові | | До | | |акти щодо здійснення | | заміни | | |нотаріальної | | новими | | |діяльності, методичні| |ст. 20-б| | |вказівки та | | | | |рекомендації, | | | | |інформаційні листи | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-03|Накази приватного | |75 років|(1)Про прийняття на | |нотаріуса з кадрових | |ст. 16-б|роботу, переміщення | |питань(1) | | |за посадою, | | | | |переведення на іншу | | | | |роботу, звільнення; | | | | |підвищення | | | | |кваліфікації, зміна | | | | |біографічних даних; | | | | |заохочення | | | | |(нагородження, | | | | |преміювання), оплата | | | | |праці, нарахування | | | | |різних надбавок, | | | | |доплат, матеріальної | | | | |допомоги; надання | | | | |відпусток для догляду| | | | |за дитиною, відпусток| | | | |без збереження | | | | |заробітної плати | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-04|Накази державної | |5 років |(1)Про | |нотаріальної контори,| |ст. |короткострокові | |приватного нотаріуса | |16-б, |відрядження в межах | |з адміністративно- | |ст. 16-в|України та за кордон;| |господарських питань | | |стягнення; надання | |та з кадрових питань | | |щорічних оплачуваних | |тимчасового строку | | |відпусток та | |зберігання(1) | | |відпусток у зв'язку з| | | | |навчанням | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-05|Протоколи оперативних| |5 років | | |нарад державної | |ЕПК ст. | | |нотаріальної контори | | 13 | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-06|Документи (довідки, | |10 років| | |акти, доповідні | |ст. 76-а| | |записки) про | | | | |результати перевірок | | | | |державної | | | | |нотаріальної контори,| | | | |приватного нотаріуса | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-07|Документи (довідки, | |Доки не | | |аналітичні відомості | | мине | | |тощо) з узагальнення | |потреба | | |нотаріальної практики| | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-08|Документи (акти, | | 3 роки | | |звіти, листи, заявки)| | ст.119 | | |з обліку, зберігання | | | | |та витрачання | | | | |спеціальних бланків | | | | |нотаріальних | | | | |документів та | | | | |спеціальних бланків | | | | |інформаційної системи| | | | |Міністерства юстиції | | | | |України | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-09|Документи (запити, | | 3 роки | | |вимоги, заяви, | | | | |витяги, інформаційні | | | | |довідки тощо) щодо | | | | |внесення відомостей | | | | |до Єдиних та | | | | |Державних реєстрів | | | | |інформаційної системи| | | | |Міністерства юстиції | | | | |України та надання | | | | |інформації за даними | | | | |Єдиних та Державних | | | | |реєстрів | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-10|Документи з грифом | | ЕК | | |"Для службового | | | | |користування" | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-11|Плани роботи | |5 років | | |державних | |ст. | | |нотаріальних контор | |157-б, | | |та звіти про їх | |ст. | | |виконання | |302-г | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-12|Статистичні звіти про| |До | | |вчинені нотаріальні | |ліквіда-| | |дії, стягнення | |ції ст. | | |державного мита, | |302-б | | |плати за вчинення | | | | |нотаріальних дій тощо| | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-13|Особові рахунки | |75 років| | |працівників | | ст. | | | | | 317-а | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-14|Первинні документи і | | 3 |(1)За умови | |додатки до них, що | |роки(1) |завершення перевірки | |фіксують факт | |ст. 336 |державними | |виконання | | |податковими органами | |господарських | | |з питань дотримання | |операцій і стали | | |податкового | |підставою для записів| | |законодавства, а для | |у регістрах | | |органів виконавчої | |бухгалтерського | | |влади, державних | |обліку та податкових | | |фондів, бюджетних | |документах (касові, | | |організацій, | |банківські документи,| | |суб'єктів | |ордери, повідомлення | | |господарювання | |банків і переказні | | |державного сектору | |вимоги, виписки | | |економіки, | |банків, корінці | | |підприємств і | |квитанцій, | | |організацій, які | |банківських чекових | | |отримували кошти з | |книжок, нарядів на | | |бюджетів усіх рівнів | |роботу, акти про | | |та державних фондів | |приймання, здавання і| | |або використовували | |списання майна, | | |державне чи | |матеріалів, квитанції| | |комунальне майно, - | |і накладні з обліку | | |ревізії, проведеної | |товарно-матеріальних | | |органами державної | |цінностей, | | |контрольно-ревізійної| |рахунки-фактури, | | |служби за сукупними | |авансові звіти тощо) | | |показниками | | | | |фінансово-господарсь-| | | | |кої діяльності. У ра-| | | | |зі виникнення спорів | | | | |(суперечок), порушень| | | | |кримінальних справ, | | | | |відкриття судами | | | | |провадження у | | | | |справах - | | | | |зберігаються до | | | | |ухвалення остаточного| | | | |рішення | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-15|Документи (акти, | | 3 роки | | |квитанції) про | | ст. | | |знищення печаток і | | 1025, | | |штампів | |ст.1026 | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-16|Листування з | | 3 роки | | |юридичними та | |ст. 24, | | |фізичними особами з | | ст.26 | | |питань вчинення | | | | |нотаріальних дій | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-17|Особові справи осіб, | |75 років| | |які перебувають у | | ст. | | |трудових відносинах з| | 493-в | | |приватним нотаріусом | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-18|Акти | | До | | |приймання-передавання| |ліквіда-| | |з усіма документами | |ції ст. | | |та додатками, | | 45-а | | |складені при зміні | | | | |завідувача державної | | | | |нотаріальної контори,| | | | |особи, відповідальної| | | | |за ведення | | | | |нотаріального | | | | |діловодства | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-19|Акти | | До | | |приймання-передавання| |ліквіда-| | |з усіма документами | |ції ст. | | |та додатками, | | 45-а | | |складені при | | | | |заміщенні приватного | | | | |нотаріуса, зупиненні | | | | |нотаріальної | | | | |діяльності приватного| | | | |нотаріуса тощо | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-20|Журнал реєстрації | |75 років| | |фактів заміщення | | | | |нотаріуса | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-21|Книга реєстрації | |75 років|Перехідна | |наказів з кадрових | | ст. | | |питань | | 121-б | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-22|Книга реєстрації | |5 років |Перехідна | |наказів з | | ст. | | |адміністративно- | | 121-в | | |господарських питань | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-23|Журнал реєстрації | | 3 роки | | |вхідних документів | | ст.122 | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-24|Журнал реєстрації | | 3 роки | | |вихідних документів | |ст. 122 | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-25|Книга обліку | |75 років|Перехідна | |оприбуткування | | | | |спеціальних бланків | | | | |документів | | | | |інформаційної системи| | | | |Міністерства юстиції | | | | |України | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-26|Журнал обліку | | 3 роки |Перехідний | |викликів нотаріуса | | | | |для вчинення | | | | |нотаріальних дій поза| | | | |приміщенням державної| | | | |нотаріальної контори,| | | | |державного | | | | |нотаріального архіву,| | | | |приміщенням, яке є | | | | |робочим місцем | | | | |приватного нотаріуса | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-27|Журнал обліку | | До |Перехідний | |відбитків печаток та | |ліквіда-| | |штампів | |ції ст. | | | | | 1033 | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-28|Розносна книга для | |1 рік(1)|(1)Після закінчення | |місцевої | |ст. 128 |книги | |кореспонденції | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-29|Книга обліку | | До |Перехідна | |літератури | |ліквіда-| | | | |ції ст. | | | | | 805 | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 01-30|Документи (запити, | | 3 роки | | |вимоги, заяви, | | | | |витяги, інформаційні | | | | |довідки тощо) щодо | | | | |державної реєстрації | | | | |речових прав на | | | | |нерухоме майно та їх | | | | |обтяжень та надання | | | | |інформації за даними | | | | |Державного реєстру | | | | |речових прав на | | | | |нерухоме майно | | | | ----------------------------------------------------------------| 02 - Вчинення нотаріальних дій | ----------------------------------------------------------------| 02-01|Договори відчуження | |75 років| | |житлових будинків та | | ЕПК | | |документи, на | | | | |підставі яких вони | | | | |посвідчувались | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-02|Договори відчуження | |75 років| | |земельних ділянок та | | ЕПК | | |документи, на | | | | |підставі яких вони | | | | |посвідчувались | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-03|Договори відчуження | |75 років| | |квартир та документи,| | ЕПК | | |на підставі яких вони| | | | |посвідчувались | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-04|Договори відчуження | |75 років| | |іншого нерухомого | | ЕПК | | |майна та документи, | | | | |на підставі яких вони| | | | |посвідчувались | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-05|Договори довічного | |75 років| | |утримання (догляду) | | ЕПК | | |та документи, на | | | | |підставі яких вони | | | | |посвідчувались | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-06|Договори про | |75 років| | |приватизацію | | ЕПК | | |державного чи | | | | |комунального майна та| | | | |документи, на | | | | |підставі яких вони | | | | |посвідчувались | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-07|Договори про заставу | |75 років| | |(іпотеку) майна та | | ЕПК | | |документи, на | | | | |підставі яких вони | | | | |посвідчувались | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-08|Договори відчуження | |25 років| | |транспортних засобів | | | | |та документи, на | | | | |підставі яких вони | | | | |посвідчувались | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-09|Договори оренди | |75 років| | |земельних ділянок та | | ЕПК | | |документи, на | | | | |підставі яких вони | | | | |посвідчувались | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-10|Інші договори | |75 років| | |(засновницькі | | ЕПК | | |договори, установчі | | | | |акти, договори | | | | |відчуження рухомого | | | | |майна, оренди, | | | | |позики, управління | | | | |майном тощо) | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-11|Шлюбні договори | |75 років| | | | | ЕПК | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-12|Заповіти (у тому | |75 років| | |числі секретні | | ЕПК | | |заповіти) | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-13|Спадкові договори та | |75 років| | |документи, на | | ЕПК | | |підставі яких вони | | | | |посвідчувалися | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-14|Спадкові справи | |75 років| | | | | ЕПК | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-15|Заяви про вжиття | |75 років| | |заходів до охорони | | ЕПК | | |спадкового майна, за | | | | |якими припинено | | | | |провадження | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-16|Заяви від батьків про| |5 років | | |їх згоду на | | | | |тимчасовий виїзд за | | | | |кордон їх дітей та | | | | |заяви від | | | | |неповнолітніх осіб | | | | |віком від 14-ти до | | | | |18-ти років про їх | | | | |згоду на виїзд на | | | | |постійне місце | | | | |проживання за кордон | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-17|Звернення фізичних та| | 5 |(1)У разі | |юридичних осіб та | |років(1)|неодноразового | |результати їх | |ст.82-б |звернення - 5 років | |розгляду | | |після останнього | | | | |розгляду | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-18|Довіреності із | | 3 |(1)У разі | |зазначенням строку їх| |роки(1) |скасування - після | |дії (у тому числі | | |закінчення | |довіреності, видані в| | |строку їх дії | |порядку | | | | |передоручення) | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-19|Довіреності без | |Постій- |(1)У разі | |зазначення строку їх | | но(1) |скасування - 3 роки | |дії | | |після їх скасування | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-20|Копії виконавчих | | 3 роки | | |написів та документи,| | | | |на підставі яких вони| | | | |вчинені | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-21|Заяви про видачу | | 3 роки | | |дублікатів | | | | |документів, які | | | | |зберігаються у | | | | |державній | | | | |нотаріальній конторі,| | | | |у приватного | | | | |нотаріуса | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-22|Документи (у тому | |75 років| | |числі заяви, описи, | | ЕПК | | |свідоцтва), прийняті | | | | |на зберігання | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-23|Документи (заяви, | | 10 |(1)Після повернення з| |повідомлення тощо) | |років(1)|депозиту | |про прийняття в | | | | |депозит або | | | | |повернення з депозиту| | | | |грошових сум і цінних| | | | |паперів | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-24|Документи (заяви, | | 3 роки | | |свідоцтва) про | | | | |передачу заяв | | | | |фізичних і юридичних | | | | |осіб іншим фізичним | | | | |та юридичним особам | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-25|Свідоцтва про | | 3 роки | | |посвідчення фактів, | | | | |що громадянин є | | | | |живим, перебуває у | | | | |певному місці, | | | | |свідоцтва про час | | | | |пред'явлення | | | | |документа | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-26|Свідоцтва виконавцю | |75 років| | |заповіту, протоколи | | | | |про оголошення | | | | |секретних заповітів | | | | |та документи до них | | | | |тощо | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-27|Свідоцтва про | |75 років| | |придбання майна з | | | | |прилюдних торгів | | | | |(аукціонів) | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-28|Опис майна фізичної | |75 років| | |особи, яка визнана | | ЕПК | | |безвісно відсутньою | | | | |або місцеперебування | | | | |якої невідомо, та | | | | |договори на | | | | |управління спадщиною | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-29|Протести векселів та | |5 років | | |документи (заяви, | | | | |повідомлення тощо), | | | | |на підставі яких вони| | | | |вчинені | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-30|Акти про морські | | 3 роки | | |протести та документи| | | | |до них | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-31|Постанови про відмову| |5 років | | |у вчиненні | | | | |нотаріальних дій та | | | | |листування з питань | | | | |відмови у вчиненні | | | | |нотаріальних дій | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-32|Документи (постанови,| |75 років| | |ухвали, повідомлення | | | | |тощо) по накладенню і| | | | |зняттю заборон та | | | | |арештів відчуження | | | | |нерухомого та | | | | |рухомого майна | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-33|Реєстри для | |Постійно| | |реєстрації | | ст.27 | | |нотаріальних дій | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-34|Алфавітна книга | |75 років|Перехідна | |обліку договорів | | | | |відчуження нерухомого| | | | |майна | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-35|Алфавітна книга | |75 років|Перехідна | |обліку інших | | | | |договорів | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-36|Алфавітна книга | |75 років|Перехідна | |обліку заповітів | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-37|Алфавітна книга | |75 років|Перехідна | |обліку договорів | | | | |довічного утримання | | | | |(догляду) | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-38|Книга обліку і | |75 років|Перехідна | |реєстрації спадкових | | | | |справ | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-39|Алфавітна книга | |75 років|Перехідна | |обліку спадкових | | | | |справ | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-40|Реєстри для | |75 років|Перехідні | |реєстрації заборон | | | | |відчуження нерухомого| | | | |та рухомого майна, а | | | | |також арештів, | | | | |накладених на таке | | | | |майно судами, | | | | |слідчими органами, і | | | | |реєстрації зняття | | | | |таких заборон та | | | | |арештів | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-41|Алфавітна книга | |75 років|Перехідна | |обліку реєстрації | | | | |заборон відчуження | | | | |нерухомого та | | | | |рухомого майна, а | | | | |також арештів, | | | | |накладених на таке | | | | |майно судами, | | | | |слідчими органами, і | | | | |реєстрації зняття | | | | |таких заборон та | | | | |арештів | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-42|Книга обліку заяв про| |75 років|Перехідна | |вжиття заходів щодо | | | | |охорони спадкового | | | | |майна та встановлення| | | | |опіки над майном | | | | |фізичної особи, яка | | | | |визнана безвісно | | | | |відсутньою, або над | | | | |майном фізичної | | | | |особи, | | | | |місцеперебування якої| | | | |невідоме | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-43|Книга обліку | |75 років|Перехідна | |цінностей при вжитті | | | | |заходів щодо охорони | | | | |спадкового майна | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-44|Книга обліку | |10 років| | |депозитних операцій | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-45|Книга обліку | |75 років|Перехідна | |договорів на | | ЕПК | | |управління спадщиною | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-46|Книга обліку особових| |10 років| | |рахунків депонентів | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-47|Журнал реєстрації | |5 років | | |звернень, що надійшли| | ст.124 | | |під час прийому | | | | |фізичних та юридичних| | | | |осіб | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-48|Документи (картки, | | 5 |(1)Після завершення | |повідомлення, | |років(1)|ділових відносин, | |відомості) щодо | | ст.336 |завершення операції | |ідентифікації осіб, | | |строк зберігання може| |які провели фінансову| | |бути продовжений | |операцію, що підлягає| | | | |фінансовому | | | | |моніторингу, та | | | | |документи, що | | | | |стосуються ділових | | | | |відносин з клієнтом | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 02-49|Квитанційні книжки | |10 років| | |про прийняття в | | | | |депозит грошових сум | | | | |і цінних паперів | | | | ----------------------------------------------------------------| 03-Архів | ----------------------------------------------------------------| 03-01|Паспорт архіву | | 3 |(1)Після заміни новим| | | |роки(1) | | | | |ст. 131 | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 03-02|Справа фонду | | До | | |(історична довідка, | |ліквіда-| | |акти | |ції ст. | | |приймання-передавання| | 130 | | |документів, акти, | | | | |довідки про | | | | |результати | | | | |перевіряння наявності| | | | |й стану документів, | | | | |акти про вилучення | | | | |документів для | | | | |знищення, акти про | | | | |нестачу й невиправні | | | | |пошкодження | | | | |документів, акти про | | | | |видачу справ у | | | | |тимчасове | | | | |користування, огляди | | | | |фондів, списки, | | | | |аркуші, картки | | | | |фондів) | | | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 03-03|Описи справ | |Постійно| | |постійного зберігання| | ст. | | | | | 137-а | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 03-04|Описи справ тривалого| | 3 |(1)Після знищення | |(понад 10 років) | |роки(1) |справ | |зберігання | | ст. | | | | | 137-б | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 03-05|Описи спадкових справ| | 3 |(1)Після знищення | |тривалого (понад 10 | |роки(1) |справ | |років) зберігання | | ст. | | | | | 137-б | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 03-06|Описи справ з | | 3 |(1)Після знищення | |кадрових питань | |роки(1) |справ | | | | ст. | | | | | 137-б | | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 03-07|Книга обліку видачі | |1 рік(1)|(1)Після закінчення | |документів з архіву | |ст. 140 |книги та повернення | |для ознайомлення | | |документів до архіву | -----+---------------------+-----+--------+---------------------| 03-08|Номенклатура справ | | 5 |(1)Після заміни новою| |державної | |років(1)|та за умови складання| |нотаріальної контори,| |ст. 112 |зведених описів справ| |приватного нотаріуса | | | | -----------------------------------------------------------------
МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

щодо застосування Типової номенклатури справ

державної нотаріальної контори

та приватного нотаріуса
1. Типова номенклатура справ державної нотаріальної контори
та приватного нотаріуса установлює типовий склад справ, що
утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і
приватних нотаріусів (далі - Типова номенклатура), з єдиною
системою індексації кожної справи та зазначенням строків їх
зберігання і є нормативним актом. Типова номенклатура складена на основі вивчення складу і
змісту документів державних нотаріальних контор та приватних
нотаріусів і має на меті надання їм практичної і методичної
допомоги у веденні нотаріального діловодства, організації
зберігання документів і формуванні справ, а також відборі
документів для знищення.
2. Незалежно від наявності Типової номенклатури кожна
державна нотаріальна контора і кожний приватний нотаріус повинні
мати індивідуальну номенклатуру справ (далі - номенклатура справ). Для визначення строків зберігання документів у Типовій
номенклатурі використано Перелік типових документів, що
створюються під час діяльності органів державної влади та
місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та
організацій, із зазначенням строків зберігання документів,
затверджений наказом Міністерства юстиції від 12 квітня 2012 року
N 578/5 ( z0571-12 ), зареєстрований у Міністерстві юстиції
17 квітня 2012 року за N 571/20884 (далі - Перелік типових
документів).
3. Приватні нотаріуси, які зареєстрували приватну нотаріальну
діяльність у поточному році, складають номенклатуру справ з
початку нотаріальної діяльності в даному нотаріальному окрузі. З Типової номенклатури в номенклатуру справ переносяться
справи (наряди), реєстри, книги, журнали тощо. Не допускається
включення до номенклатури справ, не передбачених Типовою
номенклатурою. При складанні номенклатури справ строки зберігання справ,
передбачених Типовою номенклатурою, переносяться до номенклатури
справ і не можуть бути скорочені.
4. Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація
має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається
державною нотаріальною конторою або приватним нотаріусом, але не
може бути менше одного року. Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється
строк зберігання "доки не мине потреба" незалежно від строку
зберігання оригіналів документів.
5. Строк зберігання "До ліквідації" означає, що документи
безстроково зберігаються в державній нотаріальній конторі, у
приватного нотаріуса, а у разі ліквідації документи підлягають
повторній експертизі цінності, і залежно від її результатів ті з
них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до
державних нотаріальних архівів.
6. Позначка "ЕПК", яку встановлено в номенклатурі справ для
деяких видів документів, означає, що частина таких документів може
мати культурне значення і після проведення експертизи їх цінності
повинна вноситися до Національного архівного фонду (далі - НАФ).
Рішення про внесення до НАФ або знищення документів з позначкою
"ЕПК" приймаються експертно-перевірною комісією державного архіву. При складанні номенклатури справ враховуються всі відмітки,
зазначені у графі "Примітка" Типової номенклатури. Форма номенклатури справ державної нотаріальної контори або
приватного нотаріуса повинна відповідати формі Типової
номенклатури.
7. При заповненні граф номенклатури справ державної
нотаріальної контори або приватного нотаріуса необхідно врахувати
такий порядок. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне
позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справ складається
з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи. Наприклад: 02-08, де 02 - найменування напряму діяльності,
08 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу. У другій графі наводиться заголовок справи. Він повинен
відтворювати вид документів і розкривати їх зміст. Основною частиною заголовка є викладення питання, з якого
справа заводиться. Заголовки в номенклатурі справ повинні бути
короткими, чіткими, гранично точними. У заголовку вказуються види
документів (договори, свідоцтва, листування), період, за який
створено документи. Усі документи з грифом "Для службового користування"
формуються в одну справу. Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом
"Для службового користування" переглядається поаркушно. Документи
тривалого строку зберігання, що містяться у цій справі, формуються
в окрему справу, якій надається самостійний заголовок і яка
додатково включається до номенклатури справ. Якщо у справі "Документи з грифом "Для службового
користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання,
вона може не переформовуватися. Строк зберігання такої справи
встановлюється відповідно до найбільшого строку зберігання
документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі
номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється, і
зазначається уточнений строк зберігання. Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні
справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом
усього терміну їх вирішення під одним індексом. Третя графа (кількість справ) заповнюється після закінчення
діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася в
минулому діловодному році. Ці дані підлягають обов'язковому
відображенню у підсумковому записі, який оформляється після
закінчення діловодного року. У четвертій графі вказуються строки зберігання кожної справи. У п'ятій графі робляться відмітки про заведення справ,
передачу їх в архів, про перехідні справи тощо.
8. У кінці року номенклатура справ обов'язково закривається
підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії
фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплюється
підписом завідувача державної нотаріальної контори, приватного
нотаріуса та їх печаткою. Примірник номенклатури справ контори, приватного нотаріуса,
закритий підсумковим записом про кількість і категорії фактично
заведених за рік справ, надається конторою, приватним нотаріусом
до відповідного державного нотаріального архіву при погодженні ним
описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.
9. Номенклатура справ погоджується з відповідним державним
нотаріальним архівом і ЕК управління юстиції один раз на п'ять
років. Номенклатура справ складається у двох примірниках (перший
примірник номенклатури залишається у відповідній справі (наряді)
контори, приватного нотаріуса, а другий примірник передається до
державного нотаріального архіву). Номенклатура справ щороку, не
пізніше грудня, переглядається, уточнюється, передруковується та
складається у двох примірниках, після чого затверджується
завідувачем контори, приватним нотаріусом строком на один
діловодний рік та запроваджується в дію з 1 січня нового року.

Схвалено

Протокол Центральної

експертно-перевірної комісії

Державної архівної служби України

06.12.2012 N 5

  • Друкувати
  • PDF
  • DOCX
  • Копіювати скопійовано
  • Надіслати
  • Шукати у документі
  • Зміст
скопійовано Копіювати
Шукати у розділу
Шукати у документі

Пошук по тексту

Знайдено: