Про затвердження форм звітності з питань державної реєстрації актів цивільного стану та Інструкції про ведення звітності відділами державної реєстрації актів цивільного стану

Відповідно до статті 10 Закону України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану" та статей 13, 16 Закону України "Про державну статистику" НАКАЗУЮ:

1. Затвердити форми звітності, що додаються:

№ 97 "Звіт про державну реєстрацію актів цивільного стану" (місячна);

№ 98 "Звіт про державну реєстрацію актів цивільного стану" (піврічна, річна).

2. Затвердити Інструкцію про ведення звітності відділами державної реєстрації актів цивільного стану, що додається.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 12 жовтня 2009 року № 1822/5 "Про затвердження форм звітності з питань реєстрації актів цивільного стану та Інструкції про ведення звітності відділами реєстрації актів цивільного стану", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 12 жовтня 2009 року за № 949/16965.

4. Збирання та зведення адміністративних даних про державну реєстрацію актів цивільного стану здійснюються відділами державної реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі і Державною реєстраційною службою України.

5. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

6. Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне застосування наказу в роботі відділів державної реєстрації актів цивільного стану.

7. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О.В.

ЗВІТ
про державну реєстрацію актів цивільного стану (місячна)

ЗВІТ
про державну реєстрацію актів цивільного стану (піврічна, річна)

ІНСТРУКЦІЯ
про ведення звітності відділами державної реєстрації актів цивільного стану

1. Ця Інструкція визначає порядок ведення відділами державної реєстрації актів цивільного стану звітності та складання відповідних її форм.

2. Відділи державної реєстрації актів цивільного стану ведуть звітність та заповнюють такі форми звітності:

№ 97 "Звіт про державну реєстрацію актів цивільного стану" (місячна) (далі - звіт за формою № 97);

№ 98 "Звіт про державну реєстрацію актів цивільного стану" (піврічна, річна) (далі - звіт за формою № 98).

3. Відділи державної реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції на підставі актових записів цивільного стану, складених у відділі, а також поданих виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, після закінчення звітного місяця складають у трьох примірниках звіт за формою № 97 щодо державної реєстрації народжень, смертей, шлюбів, розірвань шлюбів.

4. Звіт за формою № 97 складається в цілому по району (місту) із зазначенням усіх виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, які проводять державну реєстрацію актів цивільного стану на території цього району (міста).

Перший та другий примірники звіту за формою № 97 разом з другими примірниками актових записів цивільного стану, включених до звіту, а також лікарськими свідоцтвами (фельдшерськими довідками) про смерть, лікарськими свідоцтвами про перинатальну смерть та копіями рішень суду про встановлення факту смерті надсилають до відділів державної реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі не пізніше 7 числа наступного за звітним місяця.

Третій примірник звіту за формою № 97 залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, який звітує.

5. Якщо актові записи цивільного стану не були включені до місячного звіту, то вони повинні бути включені до звіту за наступний місяць із зазначенням, які саме записи за попередній місяць були додатково включені до звіту за звітний місяць.

6. Відділи державної реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі перевіряють правильність складення та заповнення звіту форми № 97 відділами державної реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції.

Після проведення відповідної перевірки другі примірники звітів за формою № 97, а також другі примірники актових записів цивільного стану, включених до звіту, разом з лікарськими свідоцтвами (фельдшерськими довідками) про смерть, лікарськими свідоцтвами про перинатальну смерть та копіями рішень суду про встановлення факту смерті надсилаються відповідно до Головного управління статистики в Автономній Республіці Крим, областях, місті Києві, Управління статистики у місті Севастополі із супровідним листом, форма якого наведена у додатку до цієї Інструкції, не пізніше 10 числа наступного за звітним місяця.

Перший примірник звіту за формою № 97 залишається у відділах державної реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

7. Не пізніше 25 березня року, наступного за звітним, відділи державної реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі отримують від Головного управління статистики в Автономній Республіці Крим, областях, місті Києві та Управління статистики у місті Севастополі другі примірники актових записів цивільного стану, передані цим управлінням статистики протягом звітного року, без лікарських свідоцтв (фельдшерських довідок) про смерть, лікарських свідоцтв про перинатальну смерть та копій рішень суду про встановлення факту смерті.

При цьому акти повинні бути підібрані:

за місяцями:

у кожному місяці - за видами по кожному району, місту (місту обласного значення), району в місті;

за кожним районом - за виконавчими органами сільських, селищних та міських (крім міст обласного значення) рад.

8. Відділи державної реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції на підставі актових записів цивільного стану складають звіт за формою № 98 у трьох примірниках в цілому по району (місту) із зазначенням виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, які проводять державну реєстрацію актів цивільного стану на території цього району (міста).

Перший та другий примірники звіту за формою № 98 надсилають до відділів державної реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі не пізніше 15 липня поточного року та 15 січня наступного за звітним року.

Третій примірник звіту за формою № 98 залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, який звітує.

9. Відділи державної реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі на підставі поданих звітів за формами № 97 та № 98 складають звіти про державну реєстрацію актів цивільного стану за формою № 98 і не пізніше 25 липня поточного року та 25 січня наступного за звітним року подають їх відповідно до Головного управління статистики в Автономній Республіці Крим, областях, місті Києві, Управління статистики у місті Севастополі та до Державної реєстраційної служби.

До звіту за формою № 98, що подається до Головного управління статистики в Автономній Республіці Крим, областях, місті Києві, Управління статистики у місті Севастополі, додаються другі примірники звітів за формою № 98, складених відділами державної реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції.

10. Звіти за формами № 97 та № 98 підписуються керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану або особою, яка виконує його обов’язки, і скріплюються печаткою.

11. Звіт за формою № 97 складається відділами державної реєстрації актів цивільного стану таким чином:

11.1. У графі 2 "Найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану" вказуються повне найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану, а також в алфавітному порядку найменування виконавчого органу сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) рад, які подали актові записи цивільного стану, складені у звітному періоді.

11.2. Якщо у звітному місяці в цьому відділі державної реєстрації актів цивільного стану, виконавчому органі сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) рад не було жодного випадку державної реєстрації певного акта, то про це має бути вказано у звіті.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану робить відмітку у звіті "Не було державної реєстрації" лише за наявності письмового підтвердження виконавчого органу сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) рад про те, що державна реєстрація цих актів у звітному місяці не провадилась, яке додається до звіту.

11.3. У графах 3, 6, 9 та 11 указуються перший та останній номери (включно) відповідних актових записів цивільного стану, складених у звітному місяці. При цьому номери актових записів за кожним видом актів повинні збігатися з номерами других примірників актових записів цивільного стану, доданих до звіту.

11.4. Цифри, указані в графі 5 "у тому числі мертвонароджених", повинні включатися до графи 4 "загальна кількість", а цифри, включені до графи 8 "у тому числі у віці до одного року", - до графи 7 "загальна кількість".

11.5. До графи 7 "загальна кількість" актових записів про смерть не включаються записи про смерть осіб, які померли понад рік тому.

12. Звіт за формою № 98 складається відділами державної реєстрації актів цивільного стану таким чином:

12.1. У графах 11 і 12 "Відомості про поновлення актових записів цивільного стану" вказується кількість поновлених актових записів цивільного стану, складених у відповідному відділі державної реєстрації актів цивільного стану. Кількість складених висновків (на підставі матеріалів перевірок, проведених відділами державної реєстрації актів цивільного стану), надісланих для державної реєстрації до іншого відділу державної реєстрації актів цивільного стану, не включається до даних, наведених у графі "Відомості про поновлення актових записів цивільного стану".

12.2. У графах 13-15 "Відомості про анулювання актових записів цивільного стану" зазначається кількість анульованих актових записів цивільного стану в цьому відділі державної реєстрації актів цивільного стану.

СУПРОВІДНИЙ ЛИСТ
до звітів за формою № 97

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану______________________________
                                                                                                             (найменування відділу державної реєстрації

_______________________ надсилає звіти за формою № 97, складені відділами державної
       актів цивільного стану)

реєстрації актів цивільного стану районних, районних у місті, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції _______________ області за ______________року.