{Наказ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2180/5/221 від 24.06.2020}

Про затвердження Положення про галузевий державний архів Міністерства оборони України

Відповідно до статті 26 Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” і постанови Кабінету Міністрів України від 12 квітня 1995 року № 276 “Про створення галузевого державного архіву Міністерства оборони” НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Положення про галузевий державний архів Міністерства оборони України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України та Міністерства оборони України від 03 липня 2007 року № 105/390 “Про затвердження Положення про галузевий державний архів Міністерства оборони України”, зареєстрований у Міністерстві юстиції України 07 серпня 2007 року за № 903/14170 (зі змінами).

3. Департаменту взаємодії з органами влади Міністерства юстиції України (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 “Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади”.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

ПОЛОЖЕННЯ
про галузевий державний архів Міністерства оборони України

1. Галузевий державний архів Міністерства оборони (далі - Архів) створено відповідно до статті 26 Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” і постанови Кабінету Міністрів України від 12 квітня 1995 року № 276 “Про створення галузевого державного архіву Міністерства оборони”.

Архів є державною архівною установою Міністерства оборони України (далі - Міноборони), здійснює управління, методичну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи у Міноборони і Генеральному штабі Збройних Сил України (далі - Генеральний штаб), інших органах військового управління, з’єднаннях, військових частинах, військових навчальних закладах, установах і організаціях Збройних Сил України, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління Міноборони та Збройних Сил України (далі - військові частини (установи)).

Архів може мати відокремлені архівні підрозділи - територіальні архівні відділи (далі - архівні відділи), для яких Міністром оборони України вводяться окремі штати.

Архів ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України.

2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією України та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міноборони, Міністерства юстиції, іншими нормативно-правовими актами, наказами Державної архівної служби (далі - Укрдержархів), а також цим Положенням.

3. Архів підпорядковується Міністру оборони України через заступника Міністра оборони України відповідно до розподілу обов’язків.

4. Архів є неприбутковою бюджетною установою. Фінансування Архіву здійснюється відповідно до законодавства.

5. Архів працює відповідно до річного плану діяльності, який затверджує заступник Міністра оборони України, і звітує перед ним про проведену роботу.

6. Архів здійснює приймання, облік та зберігання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) та інших документів Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ) та створює умови для користування цими документами.

7. Архів зберігає:

документи НАФ та архівні документи тривалого (понад 10 років) зберігання з різними носіями інформації, що відображають діяльність Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ);

мікрофотокопії страхового фонду документів та копії (у тому числі цифрові) фонду користування ними;

галузеві видання;

документи з кадрових питань (особового складу) Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ);

документи особового походження;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

8. Основними завданнями Архіву є:

забезпечення умов зберігання та обліку архівних документів;

ведення державного обліку документів НАФ та подання відомостей про них Укрдержархіву;

створення та організація зберігання страхового фонду документів НАФ і фонду користування ними;

ведення обліку страхового фонду унікальних документів НАФ;

комплектування Архіву документами Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ);

надання організаційно-методичної допомоги Міноборони і Генеральному штабу, військовим частинам (установам) з питань роботи з документами, що тимчасово зберігаються у них, та з питань підготовки документів до передавання в Архів;

проведення експертно-перевірною комісією Архіву експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або надання пропозицій щодо вилучення з нього;

здійснення заходів щодо охорони державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом та дотримання режиму секретності при користуванні архівними документами;

виявлення унікальних документів;

участь у виявленні профільних документів історико-культурної спадщини України, що перебувають за кордоном, їх поверненні або відтворенні в копіях;

створення й удосконалення довідкового апарату до документів, що знаходяться на зберіганні в Архіві;

забезпечення впорядкування документів, їх систематизації та автоматизації інформаційно-пошукових процесів;

контроль за станом діловодства та архівної справи у Міноборони і Генеральному штабі, військових частинах (установах);

нормативно-методичне забезпечення ведення архівної справи у Міноборони і Генеральному штабі, військових частинах (установах);

робота з власниками документів особового походження з метою передавання цих документів на зберігання до Архіву (за письмовою згодою власника);

організація в установленому порядку користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з архівних документів юридичним та фізичним особам;

підготовка документів до опублікування та експонування;

комплектування довідково-інформаційного фонду;

впровадження сучасних досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику роботи Архіву;

участь у розробці проектів нормативно-правових актів та методичних документів у сфері архівної справи.

9. Архів відповідно до покладених на нього завдань:

складає списки установ - джерел формування НАФ, які передають документи до Архіву, приймає ці документи на зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання в Міноборони і Генеральному штабі, військових частинах (установах);

організовує та здійснює зберігання, охорону, реставрацію і консервацію документів;

створює систему облікових документів Архіву;

веде державний облік документів НАФ та подає відповідні відомості про них один раз на рік Укрдержархіву, здійснює контроль за збереженістю, обліком і використанням інформації зазначених документів;

створює копії унікальних документів для страхового фонду документів та фонду користування ними;

складає анотовані переліки унікальних документів, готує пропозиції про внесення унікальних документів до Державного реєстру національного культурного надбання;

здійснює грошову оцінку документів НАФ, що зберігаються в Архіві, відповідно до Методики грошової оцінки документів Національного архівного фонду, затвердженої наказом Державного комітету архівів України та Фонду державного майна України від 28 березня 2005 року № 34/683, зареєстрованої в Міністерстві юстиції 25 червня 2005 року за № 692/10972;

перевіряє роботу Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ) з питань архівної справи та діловодства;

проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних архівних документів, що знаходяться за межами Архіву;

організовує приймання документів особового походження на прохання юридичних і фізичних осіб - власників документів НАФ, які стосуються діяльності Міноборони та Збройних Сил України, та забезпечує їх упорядкування та зберігання;

створює та вдосконалює систему довідкового апарату;

надає користувачам документи і довідковий апарат до них;

провадить у встановленому законодавством порядку діяльність, пов’язану з державною таємницею, забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю, іншої інформації з обмеженим доступом;

видає архівні довідки, копії, витяги з документів на запити осіб, готує до публікації документи, що зберігаються в Архіві;

організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впроваджує наукові досягнення, нові методи роботи в архівній справі;

розробляє документи переведення Архіву на функціонування в умовах особливого періоду.

10. Архів має право:

одержувати в установленому порядку від Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ) відомості стосовно зберігання і впорядкування документів НАФ у межах своєї компетенції;

надавати у межах своєї компетенції роз’яснення норм законодавства щодо забезпечення збереженості документів НАФ, що зберігаються у Міноборони і Генеральному штабі, військових частинах (установах);

здійснювати контроль за станом діловодства, за дотриманням норм законодавства щодо впорядкування, обліку та зберігання архівних документів Міноборони і Генеральним штабом, військовими частинами (установами);

повертати на доопрацювання неправильно сформовані справи, підготовлені описи, що не відповідають встановленим законодавством вимогам, а також справи, гриф секретності яких не приведено у відповідність до вимог чинного законодавства;

надавати за плату послуги з використання юридичними та фізичними особами відомостей, що містяться в архівних документах, виконувати на платній основі роботи, пов’язані з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 07 травня 1998 року № 639 “Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів”; виконувати роботи на договірних засадах. Кошти від надання платних робіт (послуг) використовувати на покриття витрат, пов’язаних з організацією та наданням робіт (послуг) згідно з основною діяльністю;

розробляти за погодженням з Укрдержархівом методичні посібники з архівної справи, скликати наради, семінари з питань, що входять до компетенції Архіву;

розробляти проекти розпорядчих документів Міноборони з питань архівної справи;

погоджувати інші проекти розпорядчих документів Міноборони та Збройних Сил України, які містять питання, що належать до компетенції Архіву;

надавати пропозиції щодо скасування розпорядчих документів Міноборони та Збройних Сил України, що суперечать законодавству з питань архівної справи;

брати участь у засіданнях колегії, рад, нарадах Укрдержархіву, а також Міноборони і Генерального штабу, військових частин (установ) з профільних питань;

з метою охорони державної таємниці і захисту права власності на інформацію, що міститься в документах Архіву, встановлювати відповідно до чинного законодавства умови для їх використання.

11. Архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з Укрдержархівом, іншими державними архівними установами, державними органами та органами місцевого самоврядування.

12. Архів очолює директор, який призначається на посаду та звільняється з посади Міністром оборони України.

13. Директор Архіву:

здійснює керівництво діяльністю Архіву;

представляє Архів в усіх державних установах і громадських організаціях;

персонально відповідає за виконання покладених на Архів завдань;

визначає обов’язки співробітників Архіву, затверджує посадові інструкції;

затверджує положення про архівні відділи, положення про структурні підрозділи Архіву;

видає в межах своїх повноважень накази та дає доручення, обов’язкові для виконання всіма працівниками Архіву;

забезпечує фінансово-господарську діяльність Архіву, розпоряджається згідно з чинним законодавством коштами, забезпечує ефективне їх витрачання;

укладає від імені Архіву господарські та трудові договори;

приймає на роботу та звільняє з роботи начальників архівних відділів та працівників Архіву (невійськовослужбовців);

забезпечує в межах своєї компетенції додержання вимог чинного законодавства при видачі у тимчасове користування документів Архіву Міноборони і Генеральному штабу, військовим частинам (установам) та користувачам;

забезпечує у межах повноважень роботу щодо дотримання вимог законодавства з питань охорони державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом;

здійснює переведення Архіву на функціонування в умовах особливого періоду;

проводить прийом громадян та розглядає запити, звернення, що належать до компетенції Архіву.

14. Для розгляду питань з проведення експертизи цінності документів в Архіві утворюється експертно-перевірна комісія.

Для розгляду питань науково-методичної роботи в Архіві створюється методична рада. Положення про методичну раду та її склад затверджуються наказом директора Архіву.

15. Міноборони забезпечує Архів приміщеннями, технологічним обладнанням, матеріальними ресурсами для виконання покладених на нього завдань.

Джерелом утримання Архіву є:

кошти державного бюджету;

власні надходження та інші не заборонені законодавством надходження.

Майно Архіву є державною власністю, що закріплюється за ним Міноборони України на правах оперативного управління.

У разі ліквідації Архіву майно, що закріплене за ним на праві оперативного управління, передається до Міноборони.

16. Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням, відповідні печатки і штампи та рахунки в Державній казначейській службі України.